Betreiberpflichten aus Sicht des Facility Managements · 6 thyssenkrupp Global Shared Services, GSS RE, Transition RE Zielsetzung Corporate Real Estate Management Maßgaben TK AG

Betreiberpflichten aus Sicht des Facility Managements

17.11.2017 | Dr. Guido Hardkop

thyssenkrupp Global Shared Services

2

thyssenkrupp Global Shared Services, GSS RE, Transition RE

Betreiberverantwortung

1 Vorstellung Referent

2 Kurzeinführung Projekt Transition

3 Einführung in das Thema Betreiberverantwortung

4 Konkretisierung am Beispiel Transition

Agenda

3


Rahmenparameter der operativen Bewirtschaftung

Vorstellung Referent

Dr. Guido Hardkop

Beruflicher Werdegang

Ab 2016 Leiter Transition RE International, Thyssenkrupp, Essen

Ab 2013 Leiter FM Consulting NRW, Drees & Sommer, Düsseldorf

ab 2012 Projektpartner FM Consulting, Drees & Sommer, Frankfurt

ab 2010 Leiter Abteilung Consulting, HSG Zander GmbH, Neu Isenburg

ab 2008 FM-Consultant, HSG Zander GmbH, Neu Isenburg

ab 2003 Projektleiter und wissenschaftlicher Mitarbeiter, RWTH,

Aachen

ab 2001 Projektleitungsassistent, Projektsteuerung Hahlhege,

Düsseldorf

Schwerpunkte

Konzeption und Implementierung von Betreiberorganisationen

Ausschreibung und Vergabe von FM-Leistungen

Auditierung von FM-Dienstleistungen

Nachhaltigkeitsbewertung von FM-Organisationen

Gremienarbeit DIN, VDI, Leiter GEFMA Lounge NRW, GEFMA AK

Nachhaltigkeit, FuE-Projekte, Betreuung von Diplom- und Masterarbeiten

Dr. Guido Hardkop

Dr.-Ing. Dipl.-Wirt.Ing.

Kontaktdaten

Dr. Guido Hardkop

Thyssenkrupp Business Services

GmbH

Thyssenkrupp Allee 1

45143 Essen

+49 (0)201 844 562379

[email protected]

4







Agenda

5


Kurzeinführung Projekt Transition

Ausgangssituation Vertragsstrukturen

• Bündelung der Anforderungen ( Demand

Manager)

• AG-Vertreter beauftragt und kontrolliert GSS (incl.

Budgets)

• GSS setzt die Maßnahmen operativ um und

steuert die externen Dienstleister

• Verlust von Synergien

• Hohes Maß an Schnittstellen und Redundanzen

• Fehlende Nutzung von Best practices und

Erfahrungen

• Mangelnde Transparenz

Integriertes Corporate Real Estate Management

CO/FIN GSS

Service Provider/ Vermieter

BA / OU

Dezentralisierte Verwaltung vor Transition

BA / OU Service

Provider/ Vermieter

6


Zielsetzung Corporate Real Estate Management Maßgaben TK AG

Zielsetzung des Konzernprogramms Corporate Real Estate Management ist es, ein konzernweites, integriertes Immobilienmanagement unter der Führung von Corporate Finance zu implementieren.

• Optimierung

Gesamtwert des

Immobilienportfolios

(inklusive

Investitionen und

Vertriebsergebnis)

• Management der

Eigentumsquote

• Optimierung Kosten

für Bewirtschaftung,

Verwaltung und

Bereitstellung

inklusive Kosten für

Dienstleistungen

• Definition Service

Level

• Optimierung

Flächeneffizienz

• Effiziente

Unterstützung der

TK-Primärprozesse

• Sicherstellung Nutzer-

/ Mieterzufriedenheit

• Sicherstellung der

Umwelt- /

Nachhaltigkeitsziele

• Minimierung und

Kontrolle möglicher

Risiken durch

Altlasten (Bergbau,

Umweltthemen)

Immobilienkosten

senken Qualität

erhöhen

Portfoliowert optimieren

Portfoliorisiken senken

7


Kurzeinführung Projekt Transition

• Konzernprojekt:

Einführung Corporate

Real Estate Management

(CREM) als

konzernweites,

integriertes

Immobilienmanagement

• Transition = Überführung

aller Liegenschaften in

die Bewirtschaftung durch

GSS-RE inkl. Nachweis

der Machbarkeit und

Wirtschaftlichkeit

• D.h. Konzeptionierung,

Planung und

Durchführung aller für die

Übernahme

erforderlichen Analysen

und Maßnahmen

Ziele

• Die Transition umfasst mehr als 300

Eigentums-standorte zzgl. zahlreicher

Anmietungen weltweit mit ca. 6,7 Mio. m2

Geschossfläche

8


Vorgehensweise bei der Immobilienintegration Schema einer Welle

Transition preparation • Kaufmännische Analyse • Flächenaufnahme • Technische Due Diligence • Analyse Brandschutz • Energieanalyse • Abstimmung IST-Kosten Baseline

Transition & Stabilization • Ausschreibung Technische

Gebäudemanagement Leistungen • Abstimmung Business Case • Start-up und Aufnahme Leistungen durch

Dienstleister

Operation • Aufnahme der Leistungen durch Dienstleister • Steuerung durch GSS RE • Kontinuierliche Optimierung laufender Kosten

Monatliche Faktura abgeleitet vom Budget; Abweichung zu IST-Kosten wird einmal am Ende des Geschäftsjahres abgerechnet

11 Monate 12 Monate 3 Monate

Flächen-

aufnahme

TDD

Brand-

schutz

Asset Analyse

Optimierung der

laufenden Kosten

Start-up

ext. DL

Ausführung

Services ext. DL

Baseline

Start

Ops

Transition

date

FM

Ausschreibung

Business

Case

6 Monate

Vorbereitung &

Kick-off’s

Stabilization Operation Transition Transition preparation

9


Vorgehensweise bei der Immobilienintegration Vorstellung Teilprojekt Brandschutzanalyse I/II

• Ziel:

− Vermeidung von Personen- und Sachschäden sowie wirtschaftlichen Folgen durch

Brände

− Beschaffung und strukturierte Ablage brandschutztechnisch relevanter Dokumente

(Baugenehmigungen mit allen Bauvorlagen) als unabdingbare Bewertungsgrundlage

− Identifikation von brandschutztechnischen Risiken durch bauliche, anlagentechnische und

organisatorische Mängel

− Minimierung des Haftungsrisikos aus Betreiberpflichten

− Aufbau einer Bewertungsgrundlage zur Implementierung eines

Brandschutzmanagementsystems zur kontinuierlichen Prüfung und Mängelverfolgung von

identifizierten brandschutztechnischen Mängeln und Risiken

10


Vorgehensweise bei der Immobilienintegration Vorstellung Teilprojekt Brandschutzanalyse II/II

• Vorgehen:

− Aufnahme von Immobilien und

brandschutztechnisch relevanten

Dokumenten

− Durchführung einer Begehung

zur Vervollständigung der

Datenlage und Identifizierung

von offensichtlichen

brandschutztechnischen Risiken

− Dokumentation von

offensichtlichen

brandschutztechnischen

Mängeln im Rahmen der

Begehung und nach

Dokumentationslage

− Erstellung eines

Begehungsberichtes

ID Mangel Frist bis Gefährdung Status Kategorie Gruppe

GER-HEN002-LL01

10 Das Dokument liegt nicht vor (Abnahmebescheinigung elektrische Anlagen). 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

11 Das Dokument liegt nicht vor (rechtskräftige Baugenehmigung). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

12 Das Dokument liegt nicht vor (Baubeschreibung). 21.10.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

13 Das Dokument liegt nicht vor (Betriebsbeschreibung). 21.10.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

14 Das Dokument liegt nicht vor (Nebenbestimmungen Feuerwehr). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

15 Das Dokument liegt nicht vor (Nebenbestimmungen Arbeitsschutz). 21.10.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

16 Das Dokument liegt nicht vor (Nebenbestimmungen Gefahrstoffe/Umwelt). 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

17 Das Dokument liegt nicht vor (Feuerwehrpläne). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

18 Das Dokument liegt nicht vor (Bestellurkunde Brandschutzbeauftragter). 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

19 Das Dokument liegt nicht vor (Information über beauftragte Personen). 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

20 Das Dokument liegt nicht vor (Brandschutzordnung). 21.10.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

21 Das Dokument liegt nicht vor (Gefahrstoffkataster). 21.10.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

22 Das Dokument liegt nicht vor (Flucht- und Rettungspläne). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument administrative-operative Dokumente (Bestandsdokumentation)

127 Im Bau befindliche BMA (Lagerhalle A5) 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen tk_Bauwerk Allgemein

138 Das Dokument liegt nicht vor (Einrichtungen zur Brandbekämpfung). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

139 Das Dokument liegt nicht vor Prüfbescheinigung Rauch- und Feuerschutzabschlüsse). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

157 Das Dokument liegt nicht vor (Abnahmebescheinigung Sicherheitsbeleuchtung). 21.04.2017 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

158 Das Dokument liegt nicht vor (Prüfbescheinigung Sicherheitsbeleuchtung). 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen Dokument operative Dokumente (Betriebsdokumentation)

176 Es fehlt der Wartungsnachweis. 21.04.2016 00:00:00 keine Nicht begonnen tk_Anlage / Einrichtung Einrichtungen zur Brandbekämpfung

Mängelliste (Beispiel)

Eingesetzte Software (Beispiel)

11


11

Service Management

Service Erbringung

Regional Management

Disziplinarisch / Administrativ

Regional Manager

Überwachung / Führung FM Manager

Facility Manager

Sicherstellung operative Leistungserbringung

Facility Services Qualitätssicherung

General Management FM Leitung und Strategische Ausrichtung

• Wirtschaftlicher Eigentümer der Immobilien

• Übergreifendes Portfolio Management, Asset Management

• Bereitstellung IT Plattform

• Globales FM-Modell

• FM-Strategie

• Eigen-/Fremdleistungstiefe

• Verrechnungsmodell

• Organisationsverantwortung

COFIN RE Steuerung

• Kaufmännische und technische Verantwortung der Region

• Budgetverantwortung

• Steuerung der FM-Ebene

• Sicherstellung der Performance mittels KPIs

• Eskalation zu Kunden und Dienstleistern

• Steuerung des operativen FM-Geschäfts vor Ort

• Qualitätssicherung aller Dienstleistungen

• Einhaltung der gesetzlichen und EHS-Vorgaben

• Sicherstellung der Kundenzufriedenheit

• Schnittstelle zu Kunden und Dienstleistern

GS

S R

E F

M-E

igenle

istu

ng

Die

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iste

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etc.

Verschiedene Facility Services wie: Hausmeisterdienste, Instandhaltung, Reinigung,

Security, Entsorgung, Grünpflege, etc.

Service Management

Regional Management


Vorgehensweise bei der Immobilienintegration Organisations- und Steuerungszielmodell (Deutschland)

12


1

Konzeption

2

Planung

3

Errichtung

4

Vermarktung

5

Beschaffung

6

Betrieb &

Nutzung

7

Umbau

Sanierung

8

Leerstand

Planungsgrundlagen

ermitteln Objekt ver –

und entsorgen

Bauleistungen

Ausschreibung & Vergabe

Bauleistung Ausschreibung & Vergabe

Bauleistungen

überwachen

Obj / Flächen vermieten

oder verpachten

Obj / Flächen anmieten

oder pachten

Objekt betreiben

Planung durchführen

Projekt-entwicklung durchführen

Objektplanung durchführen

Bauleistungen erbringen

Objekt verleasen Objekt leasen Arbeitsstätten

bereitstellen

Planungsgrundlagen

ermitteln

Bauprojekte managen

Bauprojekte managen

Bauprojekte managen

Grundstück verkaufen

Grundstück ankaufen

Objektbetrieb managen

Projekte managen

Leere Objekte managen

Wettbewerb durchführen

Objekt reinigen und

pflegen

Bauleistungen erbringen

Projekte durchführen

Objekt schützen und

sichern

Objekt verwalten

Support bereitstellen

Bauleistungen überwachen

9

Verwertung &

Services

Construction Management Transaction

Management Facility Management

GSS RE Facility Management Lebenszyklus einer Immobilie

Expert Services

Quelle: GEFMA 100-1

Umsetzung erfolgt teilweise durch Construction Management

Unterstützung erfolgt teilweise durch CoC

Fachexperten / Facility Management

Altlasten beseitigen

Objekt abbrechen /

Rückbau

Bergbau-schächte sichern

Grundbuch-angelegenheit wahrnehmen

Einheits-bewertung vornehmen

Katasterpläne fertigen

(OSIRIS)

Vermessungen durchführen

Grundstücks-entwicklungen vornehmen

13







Agenda

14


Betreiber-verantwortung

*) u.a. GG §14 (2); BGB §§ 823 ff., GEFMA 190; OWiG § 130; Musterbauordnung; Arbeitsschutzgesetz; **vgl. VGH Bad. Württ. DVBl. 1988, 542; VG Gießen BVwZ 1991, 914 )


Der Gesetzgeber* erlegt demjenigen besondere Pflichten auf, der

ein Grundstück mit einem Gebäude im Eigentum hat,

Gebäude mit gebäudetechnischen Anlagen betreibt,

als Arbeitgeber fungiert, d.h. Arbeitnehmer beschäftigt oder

Arbeitsplätze und/oder Arbeitsmittel (einschließlich

überwachungsbedürftiger Anlagen) bereitstellt.

Vorstellung Betreiberverantwortung Allgemein

Einführung

Jedem Unternehmen, das im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit Gebäude betreibt, wird vom

Gesetzgeber die Verantwortung dafür auferlegt, alle erforderlichen und zumutbaren Maßnahmen

zu ergreifen, um Gefahren oder Nachteile zu vermeiden oder zu verringern. Eine Delegation von

Pflichten ist möglich.

Als Betreiber und damit Träger der Betreiberverantwortung ist zunächst

stets die juristische Person des Grundstücks- und Gebäudeeigentümers

anzusehen. Damit gilt der Grundsatz: Eigentum verpflichtet.

Aber

- Übertragung von Betreiberpflichten prinzipiell möglich und in der Praxis häufig anzutreffen

- als Betreiber kommt insbesondere derjenige in Betracht, welcher die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen

15




Einführung - Schutzziel Arbeitsschutz und Betreiberpflichten

Gesetze Grundgesetz GG Arbeitsschutzgesetz ArbSchG Arbeitssicherheitsgesetz ASiG Arbeitszeitgesetz ArbZeitG Mutterschutzgesetzt MuSchG …

Verordnungen Betriebssicherheitsverordnung BetrSichV Arbeitsstättenverordnung ArbStättV Baustellenverordnung BaustellV Gefahrstoffverordnung GefStoffV Bildschirmarbeitsverordnung BildArbV PSA Benutzungs-Verordnung PSABenV ….

Richtlinien / (Technische) Regeln Arbeitsstättenrichtlinien ASR Technische Regeln Betriebssicherheit TRBS Regeln für den Arbeitsschutz auf Baustellen RAB

…

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung Vorschriften (DGUV) DGUV 1 Grundsätze der Prävention DGUV 2 Betriebsärzte und FaSi DGUV 3 Elektrische Anlagen und Betriebsmittel DGUV 38 Bauarbeiten …

16


Vorstellung Betreiberverantwortung Allgemein Steigende Anforderungen vs. Umsetzungsgrad (schematisch)

t

Anfo

rderu

ngen

ArbSchG

BetrSichV

ArbStättV

1996 2002 2016

ISO 14001 ISO 45001

ISO 14001

2005

Umsetzungsgrad

VBG

BGV

DGUV

17


3. Vorstellung Betreiberverantwortung Allgemein

Ziel: Pflichterfüllung damit Schutzziele eingehalten sind

Gesetzliche Betreiberpflichten

Pflichterfüllung Pflichtverletzung Verschulden +

Schutzziel

• Mitarbeiter

• Dritte

• Umwelt

• Sonstige Rechte erfüllt Mögliche Rechtsfolgen

Schaden

18



Ziel, notwendige Mittel / Maßnahmen (Beispiele) Z

iel

Rechtssichere Betreiberorganisation

Mit

tel / M

aß

na

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Ve

ran

two

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e

- Organisationsverantwortung

Trägerschaft der Betreiberverantwortung; Bereitstellung von notwendigen Managementsystemen, Informationen und Daten; rechtssichere Aufbau- / Ablauforganisation; Bestellung von Betriebsbeauftragten; Veranlassung von An-/Ein-/Unterweisungen etc.

- Führungsverantwortung

Steuerung und Kontrolle der Betreiberpflichten; korrekte Übertragung / Delegation der Pflichten; Erteilung von An-/Ein-/Unterweisungen; Organisation von gesetzlichen Prüfungen; Einsatz geeigneter Beschäftigter/Dienstleister etc.

- Ausführungsverantwortung

Durchführungsverantwortung; Einhaltung Ablauforganisation/Prozesse; operative Umsetzung Vorgaben etc.

Wahrnehmung der jeweiligen Pflichten ist durchgängig und nachweislich sicherzustellen

- Nachweisführung bzgl. der Pflichten (Dokumentation, Reporting etc.)

- Rechtssichere Delegation (Einhaltung der Grundregeln der Pflichtenübertragung; Beachtung der Grenzen der Pflichtübertragung etc.)

De

leg

ation

/ K

on

trolle

Report

ing

/ N

achw

eis

19



Laufende Aufsicht/ Überwachung

An-/ Ein-/ Unterweisungen des Verpflichteten

Ausstattung des Verpflichteten mit erforderlichen

Mitteln und Befugnissen

Sorgfältige Auswahl (Selektion) von geeigneten

Führungskräften/ Beschäftigten/ Dienstleistern

Widerspruchsfreie Aufgabenverteilung (keine

Überschneidungen oder Lücken)

Klare, eindeutige Definition der zu übertragenden

Pflichten


Allgemeine Grundregeln

Grundregeln der Pflichtübertragung

Dele

gation / K

ontr

olle

Report

ing

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achw

eis

- Betreiber-verantwortung nicht in Gänze delegierbar

- ABER Betreiber-pflichten übertragbar

- Dafür Einhaltung Grundregeln der Delegation erforderlich

20







Agenda

21


Ausgangssituation

- Rechtssichere Betreiberorganisation nicht nachweislich standortübergreifend vorhanden

Sicherstellung der BetrV beim Projekt Transition

Ausgangssituation und Motivation / Ziele

Angestrebte Ziele

- Einführung rechtssichere Betreiberorganisation

- Werterhalt, Leistungs-/Kostenoptimierung, Risikominimierung

- Nutzerzufriedenheit, Zukunftsfähigkeit

Strategische Ebene

Administrative Ebene

Operative Ebene

Ist-Organisation Soll-Organisation

22


OU

GSS-RE CO/FIN-RE


Governance- Funktion

Externer FM-Dienstleister

Überblick Ist-Konstellation – beteiligte Stakeholder

23


OU • Rechtlicher Eigentümer des Grundstücks und der darauf

stehenden Gebäude (Regelfall)

• Träger der Betreiberverantwortung

CO/FIN-RE • Übernimmt die wirtschaftliche Verwaltung gem. CREM

• Controlling der Betreiberpflichten

• Eigentümer-/ Auftraggeberfunktion

GSS-RE • GSS-RE als Konzerndienstleister zur zentralen

Immobilienbewirtschaftung bestellt (in D über TKBS)

• Verantwortung für und Wahrnehmung grundlegender Betreiberpflichten

Externer FM-

Dienstleister

• Erfüllungsgehilfe für GSS-RE zur Übernahme / Wahrung der Betreiberpflichten

Beauftragung zur

Wahrung der

Eigentümerrechte u. -

pflichten gem. KRV

Übertragung der

wesentlichen

Betreiberpflichten

über FM-Vertrag

Gemäß der vertraglichen Konstellation liegt die Wahrung der Betreiberpflichten beim

Erfüllungsgehilfen. Im Schadensfall ist jedoch der Träger der Betreiberverantwortung

rechenschaftspflichtig.

Übertragung der

Betreiberpflichten

über Einzelvertrag

zum KRV


Delegation der Betreiberpflichten

Der Gesetzgeber erlegt demjenigen besondere Pflichten auf, der ein

Grundstück mit einem Gebäude im Eigentum hat und/oder ein Gebäude

betreibt . Diese Pflichten können delegiert werden.

24



Service Management

Service Erbringung

Regional Management


Regional Manager

Überwachung / Führung FM Manager

Facility Manager

Sicherstellung operative Leistungserbringung

Facility Services Qualitätssicherung

General Management FM Leitung und Strategische Ausrichtung

• Wirtschaftlicher Eigentümer der Immobilien

• Übergreifendes Portfolio Management, Asset Management

• Bereitstellung IT Plattform

• Globales FM-Modell

• FM-Strategie

• Eigen-/Fremdleistungstiefe

• Verrechnungsmodell

• Organisationsverantwortung

COFIN RE Steuerung

• Kaufmännische und technische Verantwortung der Region

• Budgetverantwortung

• Steuerung der FM-Ebene

• Sicherstellung der Performance mittels KPIs

• Eskalation zu Kunden und Dienstleistern

• Steuerung des operativen FM-Geschäfts vor Ort

• Qualitätssicherung aller Dienstleistungen

• Einhaltung der gesetzlichen und EHS-Vorgaben

• Sicherstellung der Kundenzufriedenheit

• Schnittstelle zu Kunden und Dienstleistern

GS

S R

E F

M-E

igenle

istu

ng

Die

nstle

iste

r z.B.

etc.

Verschiedene Facility Services wie: Hausmeisterdienste, Instandhaltung, Reinigung,

Security, Entsorgung, Grünpflege, etc.

Service Management

Regional Management


Organisations- und Steuerungsmodell (BA-übergreifend)

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Laufende Aufsicht/ Überwachung

An-/ Ein-/ Unterweisungen des Verpflichteten

Ausstattung des Verpflichteten mit erforderlichen

Mitteln und Befugnissen

Sorgfältige Auswahl (Selektion) von geeigneten

Führungskräften/ Beschäftigten/ Dienstleistern

Widerspruchsfreie Aufgabenverteilung (keine

Überschneidungen oder Lücken)

Klare, eindeutige Definition der zu übertragenden

Pflichten


Allgemeine Grundregeln

Vertrag mit FM-Dienstleister

Detaillierte Leistungsbeschreibung

Standardisierte Service Level

Festgelegte Verantwortlichkeiten

Definierte Schnittstellen zum Dienstleister

standardisierte Prozesse

Betriebsanweisungen

Sicherheitsunterweisungen

Objekt- und Anlageneinweisungen

Schulung der Prozessbeteiligten

24/7-Störhotline

DL-Portal als Dokumentenmanagementsystem

Rechtssichere Aufbauorganisation

Sorgfältige Ausschreibung der Leistungen

Regelmäßige Überprüfung der Dienstleister

Stichprobenkontrollen

Durchführung von Audits

Transparente Dokumentation mit Hilfe des CAFM

Instrumente und Werkzeuge GSS-RE

Pflichtübertragung im Rahmen der Transition

Betreiber-pflichten!

26


•Controlling der Betreiberpflichten (Strategie / Risikomanagement)

•Sicherstellung Organisationsverantwortung (übergeordnet)

•Rechtssichere Delegation der Betreiberpflichten (Governance)

CO/FIN-RE/ Grundbesitz-

gesellschaften

•Kontrolle und Abnahme der erbrachten Leistungen (Kontrollpflicht administrativ)

•Sicherstellung Führungsverantwortung und rechtssichere Delegation der Betreiberpflichten

•Analyse und Bewertung Risiken gem. übergeordneter Strategie

•Mitwirkung Sicherstellung Organisationsverantwortung (Leistungsbereiche GSS-RE)

GSS-RE (Regional-

Mgmt.)

•Aufbau eines regional übergreifenden Brandschutzmanagements

•Standardisierte, überregionale Bewertung von Betreiberrisiken und Festlegung von Maßnahmen

•Entwicklung von Standards zur Erfüllung gesetzlicher Schutzziele

CoC Fachexperten

•Kontrolle und Abnahme der erbrachten Leistungen (Kontrollpflicht operativ)

•Beauftragung der Instandhaltungsleistungen (Wartung, Prüfung, Inspektion)

•An-/Ein-/Unterweisungen, Auditierung der Leistungen, Betriebsanweisungen, Sicherheits-unterweisungen, Stichprobenkontrollen, Transparente Dokumentation

GSS-RE

Facility Mgr.

•Durchführung der delegierten Betreiberpflichten (Verkehrssicherheit, Bedienung der technischen Anlagen, Instandhaltungsplanung, gesetzliche Prüfungen, Wartungen und Inspektionen, Hausmeisterservice)

•Überwachung des laufenden Betriebes als Erfüllungsgehilfe („verlängerter Arm“) des AG

Dienstleister (Operative)

Dele

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Sicherstellung der BetrV beim Projekt Transition Konkretisierung der Verantwortlichkeiten (Auszug)

FM

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ngsorg

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27



• Kontinuierliche Durchführung von Kontrollgängen in den Flächen des AG sowie entsprechende Dokumentation (unter Aspekten wie z. B. Verkehrssicherungspflichten, Mängeldokumentation, Brandlasten, Sicherheits- und Fluchtwegbeleuchtung),

• Dokumentation besonderer Vorkommnisse und Meldung, ggf. Behebung von Mängeln und sonstigen Schäden,

• Durchführung von mindestens jährlichen Rundgängen der Baukonstruktion, Technischen Anlagen und Außenanlagen sowie Dokumentation der Rundgänge im Verkehrssicherungs-Protokoll des AG und Rückmeldung im System des AG,

• Mindestens jährliche Begehung der Dächer und Meldung von Mängeln sowie die Veranlassung der Behebung, Entfernung von Laub / Unrat / Wasseransammlungen,

• Kontrolle sämtlicher mechanischer Teile wie Scharniere, Türschließer insbesondere an Brandabschnittstüren, Schließzylinder und ggf. Weiterleitung von Mängeln bzw. Beseitigung von Störungen, z. B. an Türen und technischen Einrichtungen,

• Einweisung, Begleiten, Koordination, Kontrolle externer (auch durch den AG beauftragte) Dienstleister und Handwerker, ggf. Einlass und Begleitung im jeweiligen Gebäude bzw. Standort, Leistungsabnahme,

• Überwachung der Einhaltung der baurechtlichen Vorgaben,

• …

Dienstleister

(Operative)

Leistungs-bild

Hausmeister

(Details gem. Leistungs-

beschreibung TGM)

Konkretisierung der Verantwortlichkeiten (Auszug Hausmeister)

Dele

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Report

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• … …

Quelle: Leistungsbeschreibung TGM Region West, TKBS, Stand 6/2016

28



Gesamtüberlick Scope und Querschnittsthemen

Scope … … … … … … … … Haus-

meister

…

…

…

…

…

…

… …

Qualitätsmanagement

Reporting / Dokumentation

…

OU

CO/FIN-RE

GSS-RE

Ext. Dienstleister

Quer-schnitts-themen

Scope

De

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- Projekt-verantwortung

- Objektleitung

- Energie-management

- Inbetriebnahme

- Bedienen / Betreiben

- Wartung TGA

- Prüfungen TGA

- Wartung Bau

- Prüfungen Bau

- Instandsetzung

- Hausmeister

- Aufzugs-befreiung

- Störungs-beseitigung

- Rufbereitschaft

- Leerstands-management

- …

29


Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

30


299 Standorte

in Deutschland

Immobilienportfolio 1)

Büro Produktion Lager Gesamtfläch

e

Summe 460.900 766.879 1.127.679 2.355.458 2)

1) Immobilienportfolio exklusive spezifische Objekte wie AKBH-Wohnen, tk AG Wohnen und NBG-Immobilien, Werke tk-Steel

2) Optimierung des Immobilienportfolios im GJ 20/21 berücksichtigt: Büro um 5% und Lager um 10%

tkQ und Essen

GSS RE Facility Management Organisation in Deutschland

General

Management FM

Region Mitte /West

Region Essen &tkQ

Region Süd

Sonderobjektver.

Wohnen & NBG

CoC Fachexperten

CoC Application Management

Nebenkosten Governance

Transition RE

SSC in Bochum

SSC in Danzig

Region Nord /Ost

31



Arbeitssicherheit - Vorgehen im Rahmen der Start-up-Phase (Stand TD17)

Ausgabe der HES Dokumente 1)

bei der Bestellung

NU Rücklauf der Supplier Declaration

an Facility Manager

Terminabsprache Projektstart mit Facility Manger und OU Vertreter

Projektstart

Am Werkstor

Projektvorlauf

Ausgabe der Besucherausweise durch den Werksschutz

Sicherheitscheck Auftragsverantwortlicher NU,

Facility Manager, Vertreter des Nutzers

Heißarbeiten ?

Enge Räume Behälter ?

Ausführung mit Erlaubnisschein II

Ausführung mit Erlaubnisschein III Dacharbeiten, Absturzgefahr?

Projektausführung

Sonst?

Ausführung ohne Erlaubnisschein

Ausführung mit Erlaubnisschein I

Werkseinweisung

durch Objektleiter

1) HES Dokumente

# Regeln für Fremdfirmen und Besucher

# Code Of Conduct

# Supplier Declaration

# ZVB Zusätzliche Vereinbarung für Ausführungen von Bauleitungen

------------------------------------------------------

Informativ bei der Ersteinweisung

- Ablaufschema Nachunternehmer

- Schaubild Elektroorganisation

- Erlaubnisscheine I-III

- Sicherheitscheck

@TAS / @SIL was wurde früher gemacht ?

Documents

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