Brief zur Personalratsarbeit

Monatsgespräch

Monatsgespräch – wozu eigentlich?Die Bedeutung des Monatsgesprächs besteht darin, dassin freier, offener Atmosphäre ein regelmäßiger, organi-sierter Meinungsaustausch zwischen Dienststelle undPersonalvertretung als gleichberechtigten Partnernstattfinden kann und soll, um über die konkreten in derDienststelle anstehenden Probleme kontinuierlich undfrühzeitig im Gespräch zu sein. Im Idealfall können imMonatsgespräch Meinungsverschiedenheiten bereinigt,Unklarheiten oder Missverständnisse beseitigt und/oderzumindest Kompromisslösungen gefunden werden undes kann insbesondere auch Verständnis für die vomPartner vertretene Position geweckt werden. All diesdient der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischenDienststelle und Personalvertretung zu Gunsten der Be-schäftigten und der Erfüllung der der Dienststelle oblie-genden Aufgaben. Gerade das Monatsgespräch ist daherein Instrument, in der Dienststelle eine Atmosphäre derZusammenarbeit und des gemeinsamen Einsatzes fürdie beschriebenen Ziele zu schaffen.

Also ein Kompromiss „um jeden Preis“?Nein. Der Gesetzgeber erlegt den Gesprächsparteien auf,über strittige Fragen mit dem ernsten Willen zur Eini-gung zu verhandeln und Vorschläge für die Beilegungvon Meinungsverschiedenheiten zu machen. Damit wer-den die Beteiligten in der Tat gezwungen, sich die Argu-mente der „Gegenseite“ nicht nur anzuhören und zurKenntnis zu nehmen, sondern sich mit ihnen ernsthaftinhaltlich auseinander zu setzen. Wer in das Monatsge-spräch geht mit der Auffassung, seine Meinung sei dieausschließlich richtige und an ihr könne nicht mehrgerüttelt werden, hat im Prinzip den Sinn des Monats-gesprächs nicht erfasst. Denn es geht darum, offen zusein für die Argumente der anderen Seite und aufGrund neuer Aspekte den eigenen Standpunkt nocheinmal neu zu überdenken mit der Möglichkeit, ihnauch abzuändern. Auf der anderen Seite besteht keinZwang zum Kompromiss. Wird nach ernsthafter Abwä-gung auch der Argumente der „Gegenseite“ an dem beiGesprächsbeginn eingenommenen Standpunkt festge-halten, so stellt dies keine Pflichtverletzung dar.

Für welche Einrichtungen giltdas Monatsgespräch?Die Regelung über das Monatsgespräch in § 66 Abs. 1BPersVG gilt für die örtliche Personalvertretung, für dieStufenvertretungen und für den Gesamtpersonalrat.Der Jugend- und Auszubildendenvertretung steht dem-gegenüber kein Recht zu, ein eigenständiges Monatsge-spräch mit dem Dienststellenleiter zu führen, da sienach dem BPersVG – anderes gilt für manche LPersVG –nur mittelbar mit der Dienststelle in Kontakt tritt, näm-lich nur über den Personalrat. Dem entspricht es, dassder Personalrat die JAV dann zum Monatsgespräch hin-zuzuziehen hat, wenn Angelegenheiten aus deren Zu-ständigkeitsbereich behandelt werden.

Welche Personen nehmen an dem Gespräch teil?Die Teilnehmer sind in § 66 Abs. 1 BPersVG grundsätzlichabschließend aufgeführt. Es sind der Leiter der Dienst-stelle oder seine in § 7 BPersVG genannten Vertreterund die Personalvertretung. Auf Seiten der Personal-vertretung steht das Teilnahmerecht allen ordentlichenMitgliedern, bei deren Verhinderung den zuständigenErsatzmitgliedern, zu. Es ist also weder der Vorstandnoch der Personalratsvorsitzende allein berechtigt, dasMonatsgespräch zu führen, denn es handelt sich nichtum ein laufendes Geschäft. Der Intention des Monats-gesprächs würde es deshalb auch widersprechen, wenndas Personalratsplenum den Vorstand oder den Vorsit-zenden mit der Führung des Gesprächs beauftragenwürde, denn dessen Sinn besteht gerade auch in einerInformation jedes einzelnen Personalratsmitglieds, mitder die Grundlage für eine verantwortliche Ausübungdes Personalratsmandats gelegt wird. Keinesfalls zu-lässig wäre eine Regelung – mehrheitlich oder sogareinstimmig getroffen –, die dem einzelnen Personalrats-mitglied die Teilnahme verbieten würde. Auf die Ge-sprächsteilnahme kann ein Personalratsmitglied alsoimmer nur freiwillig verzichten. Der permanenteVerzicht auf die Teilnahme am Monatsgespräch dürftejedoch bereits in den Bereich der groben Pflichtverlet-zung rücken, da sich das Personalratsmitglied auf dieseArt und Weise von einem wesentlichen Teil der für dieAusübung seines Amtes erforderlichen Informationenabschneidet.

Teilnahmeberechtigt ist darüber hinaus stets dieSchwerbehindertenvertretung (§ 95 Abs. 5 SGB IX), dieJugend- und Auszubildendenvertretung ist es nurdann, wenn Angelegenheiten behandelt werden, diebesonders die von ihr vertretenen Beschäftigten betref-fen. Weitere Personen können nur mit Einverständnissowohl des Dienststellenleiters als auch der Personal-vertretung hinzugezogen werden (Sachverständige,sachverständige Beschäftigte, Gewerkschaftsbeauf-tragte), niemals gegen den Widerspruch eines der Betei-ligten. Voraussetzung für die Hinzuziehung ist stets,dass die Person sachliche Auskünfte zu dem behandel-ten Thema geben kann, ihre Teilnahme also der Sach-aufklärung dient. Deshalb ist die Hinzuziehung vonZeugen oder eines Protokollführers nicht erlaubt.

Muss „Monats“gespräch wörtlichgenommen werden?Grundsätzlich ja. Nach § 66 Abs. 1 Satz 1 BPersVG sollendie Gespräche mindestens einmal im Monat stattfinden.Danach muss, sofern nicht sachliche Gründe dagegensprechen, regelmäßig einmal im Monat ein Gesprächstattfinden. Hierauf hat jede Seite grundsätzlich einenRechtsanspruch. Das Wort „soll“ eröffnet allerdingseinen Spielraum nach oben und nach unten dann, wennein abweichender Gesprächsrhythmus sachlich gebotenist. Liegt also ein objektiver Grund dafür vor, ein zusätz-

liches Gespräch einzuschieben oder den Gesprächsturnusüber einen gewissen Zeitraum kürzer anzusetzen (hoherGeschäftsanfall, Umstrukturierungen), kann ausnahms-weise eine höhere Frequenz erforderlich sein. Umgekehrtgilt: Liegen keine Gesprächsthemen vor, kann das Monats-gespräch auch einmal ausfallen. Auch dies muss aberdie Ausnahme bleiben, da von seiner Intention her dasGespräch auch dem regelmäßigen Kontakt der Betei-ligten dienen soll, und zwar unabhängig von bestimm-ten Gesprächsgegenständen. Dass schlichtweg „nichts“zu besprechen ist, ist kaum denkbar. Deshalb ist es nichtzulässig, wenn der vom Gesetz vorgesehene Ein-Monats-Rhythmus generell auf einen Zwei-Monats-Rhythmusreduziert wird oder über einen längeren Zeitraum garkeine Gespräche stattfinden.

Welche Formalien sind einzuhalten?Das Gesetz sieht keine Verfahrensvorschriften vor. Ins-besondere sind §§ 34 ff. BPersVG nicht anzuwenden; dasMonatsgespräch ist keine Personalratssitzung. Eine be-stimmte Form für die Einladung ist nicht vorgeschrieben;wie diese erfolgt und durch wen, kann daher zwischenDienststellenleitung und Personalvertretung abgespro-chen werden. Grundsätzlich kann die Einladung sowohldurch den Dienststellenleiter als auch durch die Perso-nalvertretung ergehen. Der Ort muss zwischen beidenGesprächspartnern einvernehmlich festgelegt werden;dabei ist eine Lösung zu wählen, die die öffentlichenKassen möglichst schont. Die Einladung muss nichtzwingend eine Tagesordnung enthalten. Auch eineNiederschrift ist nicht zwingend. Beides ist jedoch mehrals nützlich und daher dringend zu empfehlen (OVGNW v. 4. 10. 1990, PersV 1995, 40), die Tagesordnungdeshalb, um allen Teilnehmern eine frühzeitige undmöglichst intensive Vorbereitung zu ermöglichen, wasschließlich der Abarbeitung der behandelten Themenzugute kommt, die Niederschrift, um im Nachhinein dieGesprächsergebnisse nachlesen zu können. Im Monats-gespräch obliegt die Leitung nach Absprache in derRegel entweder dem Dienststellenleiter oder dem Perso-nalratsvorsitzenden. Die einzelnen Personalratsmitgliederhaben Frage- und Rederecht.

Die Personalratsmitglieder sind rechtzeitig vom Terminzu informieren, damit sie ihr Teilnahmerecht wahrneh-men können. Entsprechendes gilt für die Schwerbehin-dertenvertretung und ggf. die JAV. Sinnvoll erscheint,wenn sich Dienststellenleiter und Personalvertretungauf ein Verfahren einigen, insbesondere über: Zustän-digkeit und Frist für die Einladung, Erstellung einerTagesordnung einschl. des hierfür erforderlichen Abstim-mungsprozesses zwischen Personalrat und Dienst-stellenleitung, die Tatsache, dass eine Niederschrifterstellt wird, von wem und in welchem Umfang sowieSpielregeln für Redebeiträge.

Welche Themen können besprochen werden?Das Gesetz spricht von der „Gestaltung des Dienst-betriebs, insbesondere allen Vorgängen, die die

Beschäftigten wesentlich berühren“. Damit ist ein sehrweiter Themenbereich eröffnet, der über die der Beteili-gung des Personalrats unterliegenden Angelegenheitenhinausgeht, die in der Personalversammlung zulässiger-weise behandelten Themen umfasst und seine Grenzeerst in der Zuständigkeit der Personalvertretung fin-det. Politische und die Besoldungs-, Tarif- und Sozialpoli-tik betreffende Themen können daher nicht besprochenwerden.

Dürfen auch Fragen behandelt werden, dienicht in der Tagesordnung stehen?Ja. Die – vom Gesetz nicht vorgeschriebene – Tagesord-nung soll sicherstellen, dass Dienststellenleiter undPersonalvertretung sich auf die Themen vorbereitenkönnen. Auf der Seite des Personalrats ist die Tagesord-nung im Plenum abzusprechen. Ergibt sich im Rahmendes Monatsgesprächs aber spontan Anlass zur Behand-lung weiterer Themen, so können auch diese besprochenwerden, sofern die Beteiligten damit einverstanden sind.Dies gilt insbesondere deshalb, weil das Monatsgesprächin einer entspannten und offenen Atmosphäre stattfin-den soll und im Laufe eines Gesprächs auch mit einemThema nur lose zusammenhängende andere Themenzur Sprache kommen können, deren sofortige Diskussionsich anbietet. Es wäre dann Formalismus, der auch demgegenseitigen offenen und flexiblen Austausch schäd-lich wäre, wenn eine Seite sich unter Berufung auf dieTagesordnung weigern würde, das Gespräch zu diesemThema fortzuführen.

Ist es der Personalratsvorsitzende, der ein Thema „nach-schiebt“, so ist auch dies zulässig. Es darf aber nicht dieRegel werden oder gar planmäßig geschehen, dass nichtim Plenum angekündigte und daher von den Personal-ratsmitgliedern auch nicht vorbereitete Punkte imMonatsgespräch behandelt werden. Eine Grenze istdeshalb in jedem Fall bei Missbrauch gegeben.

Wie verhalten sich Monatsgespräch undPersonalratssitzung zueinander?Das Monatsgespräch ist keine Personalratssitzung. Des-halb gelten die für die Personalratssitzung vorgesehenenRegelungen grundsätzlich nicht. Sie können aber verein-bart werden zwischen Dienststellenleiter und Personal-vertretung, um dem Monatsgespräch Struktur zu geben.Dies ist dann aber eine Selbstbindung der Beteiligten,von der im gegenseitigen Einvernehmen auch wiederabgewichen werden kann. Möglich ist es, u. U. auch sinn-voll, das Monatsgespräch im zeitlichen Zusammenhangmit einer Personalratssitzung anzuberaumen. Dieskann unter Umständen Reisekosten sparen und ggf. derPersonalvertretung ermöglichen, in der unmittelbar andas Monatsgespräch stattfindenden Personalratssitzungnoch unter dem frischen Eindruck der erhaltenenInformationen über Tagesordnungspunkte zu beratenund zu beschließen. Dennoch ist eine klare Trennung

erforderlich, deren Notwendigkeit schon daraus folgt,dass der Dienststellenleiter an der internen Beratung,die der Beschlussfassung der Personalvertretung unmit-telbar vorausgeht, ebenso wenig wie an der Beschluss-fassung teilnehmen darf. Es gelten eben unterschied-liche Spielregeln: Die Personalratssitzung wird vomPersonalratsvorsitzenden geleitet, während die Leitungdes Monatsgesprächs nach Absprache entweder durchden Dienststellenleiter oder den Personalratsvorsitzen-den erfolgen kann. Entsprechendes gilt für die Festset-zung der Tagesordnung. Unterschiede bestehen auch inBezug auf die Möglichkeit der Hinzuziehung von Aus-kunftspersonen. Wesentlich ist der unterschiedlicheCharakter beider Institutionen: Das Monatsgesprächauf der Basis gleichberechtigter Partnerschaft, diePersonalratssitzung als internes Beratungs- undBeschlussforum des Personalrats, bei der der Dienst-stellenleiter lediglich „ein Teilnahmerecht“ bei der all-gemeinen Beratung besitzt. Die Trennung zwischenMonatsgespräch und Personalratssitzung muss auch ausder Einladung hervorgehen.

Schließt das Monatsgespräch andereMöglichkeiten der Kontaktaufnahme aus?Keineswegs. Das Monatsgespräch ist ein institutionali-siertes Forum für Dienststellenleiter und Personalvertre-tung. Der Gesetzgeber wollte damit sicherstellen, dasszumindest dieses Gespräch geführt wird und – jeden-falls dem Grunde nach – nicht zur Disposition der Be-teiligten steht. Deshalb sind weitere Möglichkeiten derKontaktaufnahme selbstverständlich nicht ausgeschlos-sen. Das Monatsgespräch soll nicht den Kontakt begren-zen, sondern nur einen Mindeststandard festlegen.Weitere Gespräche mit dem Dienststellenleiter oderanderen fachkundigen Personen auf Dienststellenseitesind im Rahmen der Informationsgewinnung möglich,naturgemäß aber vom Einverständnis des Dienststellen-leiters abhängig. Gerade in dem Erfordernis dieses Ein-verständnisses unterscheidet sich deshalb das Monats-gespräch von anderen Möglichkeiten der Kontaktauf-

nahme. Auch wenn solche anderen Kontakte zur Infor-mationsgewinnung wahrgenommen werden, könnendiese nicht den Anspruch des Personalrats auf dasMonatsgespräch ausschließen.

Wie steht es mit der Schweigepflicht?Selbstverständlich unterfallen die im Monatsgesprächausgetauschten Informationen der Schweigepflicht.Man könnte sagen, in besonderem Maße, da die strikteEinhaltung der Schweigepflicht geradezu Voraussetzungfür den mit dem Monatsgespräch bezweckten offenenMeinungs- und Informationsaustausch ist. Muss eineSeite damit rechnen, dass die andere die erlangten In-formationen nach außen weitergibt, so wird sie logi-scherweise den Informationsfluss reduzieren. Dies kannnicht Sinn des Monatsgespräches sein. Bei der Weiter-gabe von im Monatsgespräch erlangten Informationenist daher äußerste Sensibilität geboten. In Zweifels-fällen sollte eine Klärung mit dem Dienststellenleitererfolgen, was an die Beschäftigten weitergegebenwerden darf und was nicht. Keinesfalls ist es zulässig,Dritte über den Gesprächsverlauf zu informieren; zuläs-sig ist demgegenüber unter Umständen die Bekannt-gabe der wesentlichen Ergebnisse des Monatsge-sprächs gegenüber den Beschäftigten, wobei derPersonalrat darauf achten muss, dass die Durchführungvon Entscheidungen nicht ihm, sondern ausschließlichdem Dienststellenleiter zusteht (vgl. hierzu OVG Berlin v.25. 10. 1995, PersR 1996, 396).

Und im Länderbereich?Die vorstehenden Ausführungen basieren auf demBundespersonalvertretungsgesetz (§ 66 Abs. 1). Die meisten Landespersonalvertretungsgesetze ent-halten aber entsprechende Regelungen. Unterschiedebestehen insbesondere im zeitlichen Rhythmus der„Monatsbesprechungen“, die in den LPersVG häufig auch als „Vierteljahres“-Besprechungen definiert sind,sowie in Bezug auf den teilnahmeberechtigten LPersVGPersonenkreis.

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