CAHIER DES CHARGESec.europa.eu/regional_policy/archive/tender/pdf/201052/... · Web viewDie Preise der zu erbringenden Leistungen sind daher Gesamtpreise, die alle Leistungen (einschließlich

LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Ausschreibung Nr. 2010CE16BAT052 im offenen Verfahren

„Dienstleistungen zur Durchführung von Maßnahmen zur Kommunikation, Veröffentlichung und Information in der Regional- und Kohäsionspolitik der

Europäischen Union“

Los 1: Konzeption und Erstellung von Informationsprodukten, Verwaltung der Verteilerlisten

Los 2: Organisation von Veranstaltungen

Los 3: Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte

Los 4: Stände

1. BEZEICHNUNG DES AUFTRAGS

Abschluss von vier Rahmendienstleistungsverträgen zur Durchführung von Maßnahmen zur Kommunikation, Veröffentlichung und Information in der Regional- und Kohäsionspolitik der Europäischen Union


Los 2: Organisation von VeranstaltungenLos 3: Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller ProdukteLos 4: Stände

Auftraggebende Behörde ist die Generaldirektion Regionalpolitik (GD REGIO). Die Rahmenverträge, die infolge dieser Ausschreibung geschlossen werden, könnten auch von anderen Generaldirektionen und Dienststellen der Europäischen Kommission genutzt werden.

2. ZIELE UND KONTEXT DES AUFTRAGS

2.1. Ziel

Ziel dieser in vier Lose unterteilten Ausschreibung ist es, vier Rahmenverträge mit Unternehmen abzuschließen, die das Referat „Kommunikation, Information, Beziehung zu den Drittländern“ der Generaldirektion Regionalpolitik (GD REGIO) durch Beratung, Entwurf, Weiterverfolgung und Erstellung von Informationsprodukten im Rahmen des Aktionsplans der GD REGIO unterstützen. Darüber hinaus soll die GD REGIO bei der Planung, der Organisation und der Durchführung diverser Veranstaltungen unterstützt werden (z. B. Ausstellungen, Stände, Animationen, Tag der Offenen Tür oder andere Veranstaltungen, die in bestehenden oder temporären Räumlichkeiten, im Freien, in kleinen oder großen Zelten usw. stattfinden).

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Die Dienststellen der GD REGIO haben zwar dabei weiterhin die Trägerschaft ihrer jeweiligen Tätigkeiten inne, doch sollen mit dieser Ausschreibung professionelle und kompetente Dienstleister in den abgedeckten Bereichen ermittelt werden. Dem Auftragnehmer werden dabei weder Aufgaben des öffentlichen Dienstes noch Entscheidungsbefugnisse übertragen. Ziel dieser Ausschreibung ist es nicht, Personal für die Erfüllung von Aufgaben bereitzustellen, welche in den Zuständigkeitsbereich des öffentlichen Dienstes fallen.

Innerhalb der Unternehmen, die durch diese Ausschreibung ausgewählt werden, darf der Auftragnehmer weder direkt noch indirekt Interessenbeteiligungen wahren oder erwerben, die von ihrer Art oder ihrem Umfang her seine Unabhängigkeit bei der Ausführung der Aufgaben beeinträchtigen könnten, die ihm im Rahmen des in dieser Ausschreibung vorgesehenen Vertrags übertragen werden.

2.2. Hintergrund

Mit der Kommunikations- und Informationspolitik der GD REGIO sollen den europäischen Bürgerinnen und Bürgern die Mechanismen, Ergebnisse und Auswirkungen der europäischen Regionalpolitik nähergebracht werden. Mit diesem Rahmenvertrag möchte die GD REGIO die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen zu den Grundsätzen und der Umsetzung der Kohäsionspolitik weiterentwickeln, vor allem hinsichtlich des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und des Kohäsionsfonds, aber auch – wenn auch in geringerem Maße – des Heranführungsinstruments und des Solidaritätsfonds. Angesichts der steigenden allgemeinen Transparenz sollen die Öffentlichkeitsarbeit und die Informationen dazu beitragen, dass die Öffentlichkeit für Programme und Projekte, die aus den Fonds kofinanziert werden, sensibilisiert wird bzw. darüber Bescheid weiß und dass in allen Mitgliedstaaten ein kohärentes Bild entsteht. Die Aktionen der GD REGIO ergänzen die Kommunikationsmaßnahmen der Mitgliedstaaten und der Regionen.

Die rechtlichen Bestimmungen der Regional- und der Kohäsionspolitik der EU zu Informations- und Kommunikationsaktivitäten sind bis zum Jahr 2013 in Artikel 69 der Verordnung 1083/2006 mit allgemeinen Bestimmungen zu den Kohäsionsinstrumenten und in den Artikeln 2 bis 10 der Verordnung 1828/2006 mit den Durchführungsvorschriften festgelegt. Diese spezifischen Verpflichtungen und Bestimmungen müssen vor dem Hintergrund der notwendigen Transparenz gesehen werden, die in der Haushaltsordnung des Rates festgelegt ist; darin wird die Veröffentlichung der Liste der Empfänger der EU-Interventionen, die gemeinsam mit den Mitgliedstaaten verwaltet werden, vorgeschrieben. Das Verzeichnis der Begünstigten der Kohäsionspolitik ist für jedes Programm zu veröffentlichen. Die Informationen müssen den Namen des Empfängers, die Bezeichnung der Projekte und die Höhe der für diese Projekte bewilligten öffentlichen Finanzmittel beinhalten.

Darüber hinaus sind Information und Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil bei der Durchführung der Regional- und der Kohäsionspolitik und stellen einen Mehrwert für die Qualität der Programme und Projekte vor Ort dar. Dies müssen die nationalen und regionalen Verwaltungen als Empfänger, aber auch die Kommissionsdienststellen verstehen, hervorheben und umsetzen. Somit ist es von großer Bedeutung, die Informations- und Kommunikationsstrategien und -maßnahmen hinsichtlich der Ziele der operationellen Programme kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern.

Zu den wichtigsten Informations- und Kommunikationsmaßnamen der GD REGIO zählen:

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die Internetseiten zur Regionalpolitik (Website des Kommissars, INFOREGIO, GD REGIO und Plattform „RegioNetwork 2020“);

Informationsinstrumente (Infomagazin „Panorama“, Infoflyer, Broschüren, Pressemitteilungen, Multimedia-Tools, Videoclips, Fotos, Ausstellungstafeln, Nachrichten im Rahmen des „Regioflash“);

die Verteilerlisten;

Organisation von Konferenzen, Seminaren und Ausstellungen, deren Ziel der Informationsaustausch mit EU-Regionalpolitikexperten wie auch die Sensibilisierung der breiten Öffentlichkeit ist;

Vernetzung und Austausch bewährter Verfahren im Bereich Informationsprogramme und Werbung der Mitgliedstaaten und der Regionen;

ein Informations- und Dokumentationszentrum für Besucherinnen und Besucher.

Die GD REGIO unterscheidet zwischen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, die an die „informierte Öffentlichkeit“, und solchen, die an die „breite Öffentlichkeit“ gerichtet sind. Die GD REGIO muss sich an diese beiden Gruppen sowie an ca. 230 000 monatliche Nutzerinnen und Nutzer ihrer Internetseite wenden. Die „informierte Öffentlichkeit“ umfasst:

Verwaltungsbehörden, z. B. die regionalen bzw. nationalen Wirtschafts- oder Arbeitsministerien, oder auch die Einrichtungen, die die europäischen Strukturfonds verwalten;

weitere betroffene Institutionen und Personen, wie EU-Organe, regionale Entwicklungsagenturen, Sozialpartner, in der Zivilgesellschaft aktive nichtstaatliche Organisationen und Mitglieder der Begleitausschüsse;

die Multiplikatoren, z. B. Informationszentren, Europe-Direct-Zentren, Vertretungen der Kommission und des Europäischen Parlaments oder Mittler der Verwaltungsbehörden;

akademische Kreise, darunter Hochschulen, Forscher und Studierende, die sich für die regionale Entwicklung in der EU interessieren, Stadtplaner und Wirtschaftsfachleute.

Zur „breiten Öffentlichkeit“ zählen die nationalen und regionalen Medien, Journalisten für Wirtschaft, Regionales oder Lokales, Meinungsführer, interessierte Bürgerinnen und Bürger wie Lehrpersonal, Parteimitglieder oder Jugendliche.

Die Prioritäten und Maßnahmen zu Information und Kommunikation werden jährlich im Rahmen der allgemeinen Strategie der GD REGIO geplant, um ein kohärentes Bild der verschiedenen Maßnahmen abzugeben. Der Kommunikationsplan 2011 der GD kann auf folgender Internetseite abgerufen werden: http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm.

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http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm

Im Jahr 2011 beschäftigt die GD REGIO 740 Beamtinnen und Beamte und verwaltet gemeinsam mit dem Mitgliedstaaten ein Budget von 38,4 Mrd. EUR. Während des Zeitraums 2007-2013 werden 270 Mrd. EUR zur Finanzierung von 334 Programmen zur regionalen Entwicklung aufgewendet.

3. AUFTRAGSGEGENSTAND

3.1. Art des Vertrags

Ziel dieser Ausschreibung ist es, für jedes Los einen einzigen Rahmenvertrag mit einem einzigen Auftragnehmer zu unterzeichnen.

Da im Voraus nicht genau festgelegt werden kann, wie viele Dienstleistungen erbracht werden sollen und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen soll, beabsichtigt die GD REGIO, den Auftrag in Form eines Rahmenvertrags abzuschließen (Muster in Anhang II). Der Bieter erklärt, dies zu akzeptieren; darüber hinaus muss er dies auch bei der Erstellung seines Angebots berücksichtigten.

Der Rahmenvertrag ist kein Auftrag, sondern hat lediglich zum Ziel, die rechtlichen, finanziellen, technischen und verwaltungstechnischen Bestimmungen festzulegen, welche die Beziehungen zwischen den Vertragsparteien während der Laufzeit des Vertrags regeln. Die Leistungen, welche die GD REGIO anfordert, sind Gegenstand eines Auftragsscheins oder eines Einzelvertrags (gemäß den Mustern in Anhang III), in dem die Bedingungen für die Durchführung, der Preis (entsprechend der vertraglichen Preisaufstellung), die Fristen für die Erfüllung, der Ort usw. beschrieben sind.

Durch die Unterzeichnung des Rahmenvertrags ist die GD REGIO nicht verpflichtet, Aufträge zu vergeben, und räumt dem Auftragnehmer kein Exklusivrecht auf Erbringung der unter den Rahmenvertrag fallenden Dienstleistungen ein. Die GD REGIO behält sich das Recht vor, jederzeit während der Laufzeit des Rahmenvertrags keine Aufträge mehr zu erteilen, ohne dass sie hierfür entschädigen müsste.

Die Durchführung eines Rahmenvertrags unterliegt allerdings der aufschiebenden Bedingung hinsichtlich der Finanzierungsbeschlüsse der Kommission; insbesondere im Hinblick auf die Finanzmittel für technische Hilfe im Rahmen des EFRE und des Kohäsionsfonds für den Zeitraum 2011/2014.

3.2. Aufteilung der Lose

Angesichts der Vielzahl an Dienstleistungen wurde beschlossen, mehrere Lose vorzugeben. Die Bieter können für ein Los oder auch für mehrere Lose ein Angebot einreichen. Für jedes Los müssen unbedingt sämtliche Aufgaben erbracht werden. Gibt der Bieter ein Angebot für mehrere Lose ab, so muss für jedes Los ein separates Angebot, bestehend aus dem technischen und dem finanziellen Angebot, eingereicht werden. Die Einreichung eines Angebots für einen Teil der Dienstleistungen eines Loses ist unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebots.

3.3. Zeitplan und Laufzeit, Leistungen, Erfüllungsort

Die Laufzeit des im Zuge dieser Ausschreibung abgeschlossenen Rahmenvertrags beträgt ein Jahr, beginnend mit dem Datum der Unterzeichnung durch die letzte Vertragspartei. Er wird stillschweigend drei Mal verlängert, sofern nicht eine Vertragspartei der anderen

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eine anders lautende Entscheidung mitteilt und sofern diese Mitteilung dem Empfänger drei Monate vor Ablauf des Rahmenvertrags zugeht.

Durchgeführt werden die Maßnahmen, die Gegenstand dieser Ausschreibung sind, hauptsächlich in Brüssel und generell in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union; allerdings können sie auch außerhalb der EU erbracht werden, insbesondere in den Kandidatenländern oder ausnahmsweise auch in ferneren Ländern, mit denen die GD REGIO in Verbindung steht (z. B. China oder Brasilien).

3.4. Technische Spezifikationen

Die technischen Spezifikationen für jedes der vier Lose finden sich in Anhang I.

Die nachstehenden Bestimmungen gelten für alle vier Lose:

3.4.1. Auftragserteilung, Leistungen, Kostenvoranschlag und Überwachung

Bei der Auftragserteilung und der Überwachung hält sich die Kommission an das nachstehend beschriebene Verfahren:

a) Sie benennt, von ihren Mitarbeitern, einen Vertragsmanager, der – mit Ausnahme des Referatsleiters – als einziger befugt ist, Arbeitsanweisungen zu geben. Der Vertragsmanager erörtert innerhalb der GD REGIO sowie gegebenenfalls auch mit dem Auftragnehmer, ob der Auftragnehmer für eine bestimmte Aufgabe in Frage kommt.

Der Auftragnehmer sollte darüber hinaus einen Ansprechpartner benennen, der für die Kohärenz des allgemeinen Ansatzes und der vorgeschlagenen Produkte zuständig ist. Dieser wird der Hauptansprechpartner für die Kommission für alle Bereiche. Die Kosten für die Dienstleistungen dieses Ansprechpartners sind in jeder Leistung, die in der Preisaufstellung aufgeführt wird, enthalten.

b) Auf der Grundlage dieser ersten Diskussion erstellt die GD REGIO eine schriftliche Anfrage für die Dienstleistungen, die sie dem Auftragnehmer vorlegt.

c) Diese ist die Grundlage für den Kostenvoranschlag des Auftragnehmers. Dieser Kostenvoranschlag muss spätestens eine Woche nach der Anfrage für die Dienstleistungen eingereicht werden, es sei denn, es wird eine besondere Dringlichkeit in dieser Anfrage angegeben. Der Kostenvoranschlag umfasst eine detaillierte Beschreibung der angefragten Leistungen, zusammen mit einer Schätzung der Kosten – Arbeitszeit und Material –, die für die Durchführung dieser angefragten Leistungen notwendig sind. Darüber hinaus beinhaltet er die Lieferfrist und für Los 4 (Stände) das Auf- bzw. Abbaudatum. Der Kostenvoranschlag ist also eine Verpflichtungserklärung hinsichtlich der Methode, der Kosten und des Qualitätsniveaus, im Einklang mit der Anfrage für die Dienstleistungen. Er kann auch weitere Angaben zur Kommunikation und Abstimmung sowie Bestimmungen für unvorhergesehene Ereignisse enthalten. Die Kosten des Kostenvoranschlags basieren – abgesehen von Ad-hoc-Leistungen – auf der Preisaufstellung im Anhang zum Vertrag, aus der Form und Höhe ohne Änderung übernommen werden.

d) Nach Genehmigung des Kostenvoranschlags durch die Kommission wird auf dieser Grundlage ein Auftragsschein oder ein Einzelvertrag erstellt, der die einzige Genehmigung zur Ausführung der Arbeiten darstellt. Der

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Auftragsschein/Einzelvertrag besteht im Prinzip aus einer Auflistung der Leistungen, die in der Preisaufstellung oder dem Angebot für Ad-hoc-Leistungen aufgeführt sind. Der von der Kommission unterzeichnete Auftragsschein/Einzelvertrag wird dem Auftragnehmer zur Unterschrift vorgelegt. Dieser hat spätestens acht Werktage nach Übermittlung durch die Kommission zu unterzeichnen. Er ist erst ab dem Datum der Unterzeichnung durch die letzte Vertragspartei gültig.

e) Schickt der Auftragnehmer den unterzeichneten Auftragsschein/Einzelvertrag zurück, so fügt er gegebenenfalls unter Nennung der Aktenzeichen des Rahmenvertrags und des betreffenden Auftrags die Rechnung für Vorauszahlungen in Höhe von 30 % bei (siehe Punkt 10.1).

Bei erheblichen Abweichungen der Art der Arbeiten, des Zeitplans der Arbeiten oder der veranschlagten Kosten muss (nach denselben Verfahren wie für den ersten Auftragsschein) ein zusätzlicher Auftragsschein erstellt werden.

Die Frist für die Erbringung jedes Einzelauftrags hängt von Umfang und Dringlichkeit des Produktes ab und wird vereinbart, wenn die GD REGIO die Anfrage für die Dienstleistungen abschickt, und vom Auftragnehmer bestätigt, wenn er den Kostenvoranschlag und die detaillierte Beschreibung der Leistungen einreicht. Allgemein gilt, dass die vorgesehene Zeit ausreicht, um die Leistung unter normalen Bedingungen zu erbringen. Allerdings muss sich der Auftragnehmer bewusst sein, dass manchmal Umstände auftreten können, in denen eine schnellere Durchführung vonnöten ist. Die vereinbarte Frist wird auf dem Auftragsschein, der für diese Leistung ausgestellt wird, bestätigt. Der Auftragnehmer hat die Leistung fristgerecht und in der geforderten Form zu erbringen. Wird kein Erfüllungsort angegeben, so erfolgt die Erbringung in den Räumlichkeiten der GD REGIO in Brüssel.

f) Ist die Leistung abgeschlossen und das Produkt geliefert/die Dienstleistung erbracht, so übermittelt der Auftragnehmer der Kommission einen Nachweis über die Lieferung/Erbringung, der anschließend von der Kommission als Eingangsnachweis für jedes gelieferte Produkt unterzeichnet wird. Darüber hinaus übermittelt der Auftragnehmer einen abschließenden Bericht über die technische Durchführung. Der Kommission steht eine Frist von 30 Tagen ab Eingang des Berichts zu, um ihn zu billigen oder abzulehnen; dem Auftragnehmer steht eine Frist von 10 Tagen zu, um weitere Informationen oder einen neuen Bericht einzureichen.

g) Der Auftragnehmer kann anschließend die Abschlussrechnung für die Zahlung des Restbetrags (siehe Punkt 10.3) einreichen. Bei langen Ausführungsfristen (über drei Monate) können eventuell auch Zwischenrechnungen eingereicht werden; hierzu ist allerdings die Genehmigung des Arbeitsfortschritts durch die Kommission erforderlich (siehe Punkt 11.2).

h) Der Vertragsmanager kann die gemäß den Auftragsscheinen oder Einzelverträgen erbrachten Leistungen halbjährlich prüfen. Auf der Grundlage der Aufträge, der ausgeführten Aufgaben und der halbjährlichen Überprüfungen erfolgt eine jährliche Beurteilung, um zu überprüfen, wie der Auftragnehmer seinen Aufgaben nachgekommen ist.

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3.4.2. Preisaufstellung der Standardleistungen und Verfahren bei weniger gängigen Leistungen

Jedes Los enthält einen Anhang mit der Bezeichnung „Preisaufstellung“, den der Bieter in seinem Angebot verwenden muss. Dabei sind unbedingt Preise je Einheit für jede in dieser Aufstellung angegebene Arbeit oder Leistung anzugeben. Diese Preise je Einheit sind Festpreise und beinhalten sämtliche Kosten und Ausgaben. Die Preise für die Leistungen enthalten somit also sämtliche Aufgaben (einschließlich Erstellung von Kostenvoranschlägen und Berichten), die für die Erbringung notwendig sind, sowie alle Kosten (Projektmanagement, Koordination, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des Auftragnehmers, Hilfsmittel, Visumsgebühren, Handy usw.) und Ausgaben (Unternehmensführung, Sekretariat, Reisekosten zum Haupterfüllungsort der Aufgaben (Brüssel), Sozialversicherung, Gehälter usw.), die beim Auftragnehmer während der Erbringung der Leistungen, die ihm eventuell übertragen werden, direkt oder indirekt anfallen.

In den Preisaufstellungen werden die meisten Aufgaben, die der Auftragnehmer ausführen soll, genannt. Allerdings sind weder die Zahl der Posten noch die Liste der Preise je Einheit in der Preisaufstellung vollständig. Die Kommission kann von dem Auftragnehmer zusätzliche Produkte und/oder Dienstleistungen verlangen. In diesem Fall sind die Güter und Dienstleistungen, deren Preis je Einheit nicht in der Aufstellung angefragt wird, Gegenstand einer Prüfung des Marktangebots. Diese Güter und Dienstleistungen betreffen insbesondere solche, für die aufgrund von Marktfluktuationen und der Art der Ausgaben kein Preis genannt werden kann. Dies wären z. B.: Miete von Multimediaausrüstung, Catering, Kosten für die Dekoration eines Standes mit Pflanzen, Miete eines großen Zeltes, Raummiete für den Aufbau eines Ausstellungsstands oder andere unterstützende Aufgaben.

Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass der Zweck der Preisaufstellung ausschließlich darin besteht, die finanziellen Bestimmungen für die Durchführung des Vertrags festzulegen und eine gerechte und nichtdiskriminierende Grundlage für den Vergleich der finanziellen Angebote zu schaffen. Die Preisaufstellung ist folglich keinesfalls als Verpflichtung der Kommission zum Abschluss von Auftragsscheinen/Einzelverträgen für die entsprechenden Dienstleistungen und Leistungen zu betrachten und darf beim Bieter weder zur Ableitung von Rechten noch zu legitimen Erwartungen führen.

3.4.3. Simulationen

Für die Lose 1 und 3 wurden Simulationen/Fallstudien ausgearbeitet. Der Bieter beschreibt den Ansatz, mit dem er das beschriebene Ziel erreichen will, und legt das Budget fest, mit dem er rechnet. Dieses Budget darf nur auf den in der Preisaufstellung gelisteten Tarifen basieren. Der für jede Simulation/Fallstudie vorgeschlagene Ansatz muss qualitativ hochwertig, kreativ und rentabel sein. Der Bieter kann so seine Fähigkeiten, die Qualität seines Managements und die Verwendung der Humanressourcen nachweisen. Die Antwort des Bieters wird nach dem qualitativen Zuschlagskriterium bewertet (siehe Punkt 13.3.1).

3.4.4. Urheberrechte

Hier ist Artikel II.8 des in Anhang II beigefügten Rahmenvertrags zu beachten (Eigentumsrechte an den Ergebnissen – geistiges und gewerbliches Eigentum).

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Die Urheberrechte für alle Texte, Vervielfältigungen und unbewegte Bilder, die bei der GD REGIO eingereicht werden, liegen bei der Europäischen Union und ihren bevollmächtigten Bedienstenten, die sich das Recht vorbehalten, die Texte jederzeit veröffentlichen, abändern (durch den Auftragnehmer oder andere) oder löschen zu lassen. Zu diesem Zweck ist der Auftragnehmer unbeschadet der geltenden allgemeinen Urheberrechtsbestimmungen verpflichtet, sämtliche Produkte unter Verzicht auf das Urheberrecht abzuliefern. Diesbezüglich ist allein der Auftragnehmer für Schäden haftbar, die sich aufgrund eines Verstoßes gegen das Urheberrecht oder gegen jede Form geistiger Eigentumsrechte oder ähnliche Rechte infolge der Veröffentlichung des/der bereitgestellten Produkts/Produkte durch die Kommission ergeben.

Verwendet der Auftragnehmer zur Ausführung des Vertrags urheberrechtlich geschütztes Text- oder Bildmaterial Dritter, so ist er allein dafür verantwortlich, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um vom Urheberrechtsinhaber oder seinem gesetzlichen Vertreter das uneingeschränkte Recht für die gesamte Dauer des Urheberrechts zu erhalten, das Material ganz oder teilweise in jeder Form der Herausgabe, auf jedem Träger und in jeder Sprache zu verwenden, zu drucken, zu veröffentlichen und zu verkaufen, sowie für die Europäische Kommission das Recht zur anschließenden Vervielfältigung oder Übersetzung und Weiterverbreitung dieses Materials zu erwirken.

3.4.5. Grüner Lebenszyklus

Angesichts der besonderen ökologischen Herausforderungen, mit denen die Dienstleistungen zu diesem Los verbunden sind, sollte der Auftragnehmer diesen Aspekt in besonderer Weise berücksichtigen, um nach Möglichkeit einen optimalen „grünen Lebenszyklus“ zu erzielen. Dies kann beispielsweise die Verwendung nicht aggressiver/umweltfreundlicher Komponenten und Materialien für Ausstellungsmittel, Werbeartikel oder Veröffentlichungen beinhalten, die Wiederverwendung und das Recycling von Ausstellungsmaterialien, die Verwendung einer speziellen Druckerfarbe für den Druck von Postern oder Veröffentlichungen, die Abfalltrennung, den nachhaltigen Personen- und Materialtransport, Energiesparmaßnahmen, die Verwendung von Recyclingpapier für Printmaterial, beidseitiges Drucken, nachhaltiges Catering (Verwendung lokaler, ökologisch kontrollierter und fair gehandelter Produkte, ein vegetarisches Essensangebot, wiederverwertbare Verpackung von Lebensmitteln usw.) usw. Diese Liste ist nicht erschöpfend.

Informationen über umweltgerechtes öffentliches Beschaffungswesen finden Sie auf folgender Webseite der Generaldirektion Umwelt: http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm

3.4.6. Pauschaler Schadenersatz

Entspricht die erbrachte Leistung nicht den im Auftragsschein/Einzelvertrag festgelegten Bedingungen oder Qualitätsanforderungen, so kann sie abgelehnt werden. Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Verpflichtungen nicht nach Maßgabe des Vertrags, so kann die Kommission – unbeschadet ihres Rechts, den Vertrag zu kündigen – im Verhältnis zum entstandenen Schaden Zahlungen kürzen oder bereits ausgezahlte Beträge einziehen. Außerdem kann die Kommission, wie nachstehend erläutert, finanzielle Sanktionen oder Vertragsstrafen verhängen (siehe Artikel I.11 des als Anhang II beigefügten Rahmendienstleistungsvertrags).

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http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm

3.4.6.1. Verzögerungen bei der Leistungserbringung

Sollten bei der Erbringung/Ausführung der Dienstleistungen, die in den technischen Spezifikationen vorgegeben werden und/oder vor der Aufnahme der Arbeiten vereinbart wurden, Verzögerungen auftreten, berechnet sich der pauschale Schadenersatz (L) nach der folgenden Gleichung:

L = V x R100

wobei V für den Gesamtwert des maßgeblichen Einzelvertrags steht (ausnahmslos alle Dienstleistungen) und R der Koeffizient ist, der aus der Zahl der überfälligen Werktage im Vergleich zu dem Zeitpunkt, der in den technischen Spezifikationen vorgegeben wird und/oder vor der Aufnahme der Arbeiten vereinbart wurde, gemäß der folgenden Formel, die eine geometrische Folge benutzt, berechnet wird:

R = 0,2 x D x (1,03)(D-1)

wobei D für die Anzahl der überfälligen Werktage steht. Die Werte für R sind folgender Tabelle zu entnehmen:

Ver-zögerung in Tagen

Wert des Koeffi-

zienten R


Wert des Koeffi-

zienten R


Wert des Koeffi-

zienten R

1 0.2 13 3.7 25 10.22 0.4 14 4.1 26 10.93 0.6 15 4.5 27 11.64 0.9 16 5.0 28 12.45 1.1 17 5.5 29 13.36 1.4 18 6.0 30 14.17 1.7 19 6.5 31 15.08 2.0 20 7.0 32 16.09 2.3 21 7.6 33 17.010 2.6 22 8.2 34 18.011 3.0 23 8.8 35 19.112 3.3 24 9.5 36 20.0

3.4.6.2. Ablehnung der Leistungen

Bei offensichtlichen Fehlern oder schlechter Qualität der Leistung (Veröffentlichung, Videoclip, Tafel usw.) trägt allein der Auftragnehmer die Kosten für die Korrektur dieser Fehler, die Bereitstellung neuer Druckfahnen, den erneuten Druck, die erneute Verbreitung usw.

Werden Schäden an den Produkten festgestellt (Stände usw.), so sind diese Produkte zu ersetzen. Die Kosten hierfür sind ausschließlich vom Auftragnehmer zu tragen.

4. TEILNAHME AM VERGABEVERFAHREN

Die Teilnahme an der Ausschreibung steht natürlichen und juristischen Personen im Geltungsbereich der Verträge unter denselben Bedingungen sowie natürlichen und

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juristischen Personen eines Drittlands, das mit den Gemeinschaften ein besonderes Abkommen im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens geschlossen hat, unter den Bedingungen dieses Abkommens offen.

In den Fällen, in denen das im Rahmen der Welthandelsorganisation geschlossene multilaterale Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen anwendbar ist, steht die Teilnahme am Verfahren auch Staatsangehörigen von Staaten, die das Übereinkommen ratifiziert haben, unter den Bedingungen dieses Übereinkommens offen.

Die Bieter sind verpflichtet, den Staat anzugeben, in dem sie ihren Geschäfts- oder Wohnsitz haben, und die hierfür gemäß den Rechtsvorschriften ihres Landes erforderlichen einschlägigen Nachweise vorzulegen.

Beteiligen sich mehrere Dienstleister an einem Angebot, so können sie:

– ein gemeinsames Angebot als Bietergemeinschaft einreichen; dann sind alle Dienstleister als Bieter und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Bieter zum Koordinator bestimmt werden, um im Falle der Auftragsvergabe die Vertragsabwicklung zu gewährleisten);

– ein gemeinsames Angebot einreichen; in diesem Falle sind alle Dienstleister als Bieter und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Bieter zum Koordinator bestimmt werden, um im Falle der Auftragsvergabe die Vertragsabwicklung zu gewährleisten);

– ein Angebot einreichen, in dem nur ein Bieter genannt wird (der, wenn das Angebot den Zuschlag erhält, alleiniger Auftragnehmer ist); in diesem Falle werden die übrigen Dienstleister als Unterauftragnehmer betrachtet.

Zu beachten ist, dass bei einem Angebot einer Bietergemeinschaft die Zusammensetzung der Bietergemeinschaft nach Abgabe des Angebots während dessen Gültigkeitsdauer unverändert bleiben muss.

Unabhängig davon, welche Art von Angebot eingereicht wird (gemeinsames Angebot/als Bietergemeinschaft oder Angebot, in dem nur ein einziger Bieter genannt wird), muss/müssen der/die Bieter unbedingt die Aufgaben, Qualifikationen und Erfahrung eines jeden Dienstleisters sowie gegebenenfalls die zwischen ihnen bestehenden Kontrollmaßnahmen angeben.

4.1. Bietergemeinschaft

Die ausgewählte Bietergemeinschaft kann aufgefordert werden, nach der Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform anzunehmen, wenn dies für die reibungslose Vertragsabwicklung erforderlich ist. Bietergemeinschaften müssen jedoch ein federführendes Mitglied benennen, das Zahlungen an die Mitglieder annimmt und bearbeitet sowie für die Verwaltung der Dienstleistungen und für die Koordinierung zuständig ist. Die unter den Punkten 13.1 und 13.2 dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten und geforderten Unterlagen müssen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Angebote von Bietergemeinschaften werden in jedem Fall wie jedes andere Angebot behandelt und nach den in dieser Leistungsbeschreibung

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angegebenen Kriterien und Verfahren geprüft. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch gegenüber der Kommission.

4.2. Zusammenschlüsse

Angebote von Zusammenschlüssen von Anbietern sind zulässig, wobei es nicht erforderlich ist, dass sie vor der Vergabe des Vertrags über eine bestimmte Rechtsform verfügen; allerdings können sie dazu nach der Vergabe angehalten werden. Unternehmenszusammenschlüsse müssen jedoch ein Mitglied ernennen, das für die Mitglieder des Zusammenschlusses Zahlungen annimmt und abwickelt sowie für die Verwaltung der Dienstleistungen und für die Koordinierung zuständig ist. Die nachstehend unter Punkt 13.1 und 13.2 geforderten und aufgeführten Unterlagen müssen von jedem Mitglied des Zusammenschlusses vorgelegt werden. Jedes Mitglied des Zusammenschlusses haftet gesamtschuldnerisch gegenüber der Kommission.

4.3. Unteraufträge

Der Auftragnehmer kann Unterauftragnehmer hinzuziehen, um besonderes Know-how einzubringen oder um unerwartete und außergewöhnliche Arbeitsbelastungen zu bewältigen.

Der Auftragnehmer bleibt für alle geleisteten Dienste, auch solche von Unterauftragnehmern, der einzige rechtlich und finanziell verantwortliche Ansprechpartner der GD REGIO. Bezüglich der Auswahlkriterien (vgl. Punkt 13.2) ist zu beachten, dass dem vom Auftragnehmer vorgeschlagenen Ansatz für den Umgang mit Unterauftragnehmern besonderes Augenmerk gilt.

Die Bieter haben anzugeben, wie viel Prozent sie maximal an Unterauftragnehmer vergeben möchten, die Arten der Arbeiten aufzuführen, die sie an Unterauftragnehmer vergeben möchten, und die Namen der Unternehmen zu nennen, mit denen sie zusammenarbeiten möchten. Der Auftragnehmer ist selbstverständlich für die Qualität der Arbeit seiner Unterauftragnehmer verantwortlich. Durch die Vergabe an Unterauftragnehmer ändert sich an der Haftung des Auftragnehmers gegenüber der Kommission nichts. Werden während der Laufzeit des Vertrags weitere Unterauftragnehmer in Anspruch genommen, holt der Auftragnehmer hierzu im Vorfeld gemäß Artikel II.13 des Rahmendienstleistungsvertrags die Genehmigung der Kommission ein.

Neben den Dokumenten hinsichtlich der Ausschluss- und Auswahlkriterien aus Punkt 13.1 und 13.2 hat jeder Unterauftragnehmer die folgenden Unterlagen vorzulegen:

– ein vom Unterauftragnehmer erstelltes Dokument, in dem klar Identität, Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeiten des/der Unterauftragnehmer/s festgelegt werden und Umfang oder Anteil der Aufgaben präzisiert werden, die jedem Unterauftragnehmer zugewiesen werden;

– eine Absichtserklärung, aus der seine Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit dem Bieter klar hervorgeht, falls dieser den Zuschlag erhält, mit Angabe der Mittel, die er diesem für die Ausführung des Auftrags zur Verfügung stellen wird;

Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt die Vergabe von Unteraufträgen den Bestimmungen von Artikel II.13 des Rahmendienstleistungsvertrags.

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Der Bieter informiert den/die Unterauftragnehmer über den für sie geltenden Artikel (Kontrolle und Audit) des Entwurfs des Rahmendienstleistungsvertrags (siehe Anhang II) und fügt ihn den Vertragsunterlagen über diese Untervergabe bei.

Alle Mitarbeiter, die der Bieter unter Vertrag nimmt, jedoch nicht zu seiner Stammbelegschaft gehören, gelten als Unterauftragnehmer. Dies gilt auch für unabhängige Berater, die befristet eingestellt werden, und für Personal, das von anderen Unternehmen an den Bieter entsandt wird.

Soll ein Teil der Aufgaben von Unterauftragnehmern ausgeführt werden, sollten die vertraglichen Vereinbarungen mit den Unterauftragnehmern die Mediation als Verfahren der Streitbeilegung vorsehen.

5. KEINE VERPFLICHTUNG ZUR AUFTRAGSVERGABE

Die Einleitung eines Vergabeverfahrens verpflichtet die Vergabebehörde nicht zur Vergabe des Auftrags.

Diese Aufforderung zur Angebotsabgabe bindet die Kommission in keiner Weise. Eine Verpflichtung entsteht erst nach Unterzeichnung des Vertrags mit dem Bieter, der den Zuschlag erhalten hat.

Der öffentliche Auftraggeber kann bis zur Unterzeichnung des Vertrags auf die Auftragsvergabe verzichten oder das Vergabeverfahren annullieren, ohne dass die Bewerber oder Bieter Anspruch auf eine Entschädigung haben. Eine entsprechende Entscheidung ist zu begründen und den Bewerbern oder Bietern bekanntzugeben.

6. INFORMATIONSMATERIAL FÜR DIE BIETER

Alle Informationen zu Regionalpolitik, die für die Einreichung eines Angebotes im Rahmen dieser Ausschreibung benötigt werden, sind auf folgender Website verfügbar: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_de.htm.

Unterlagen auf Papier und Beispiele für Veröffentlichungen der GD REGIO sind im Informationszentrum der GD REGIO, Avenue de Tervueren 41, 1040 Brüssel, erhältlich.

Öffnungszeiten: Montag bis Freitag, 9.30 bis 12.30 Uhr und 14 bis 17 UhrTelefon: +32 229-60634 (Informationszentrum)E-Mail: [email protected]

7. ORTSBESICHTIGUNG ODER INFORMATIONSVERANSTALTUNG

Entfällt.

8. VARIANTEN

Varianten sind nicht zulässig.

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mailto:[email protected]

http://ec.europa.eu/regional_policy/index_de.htm

9. AUFTRAGSVOLUMEN

Das maximale Auftragsvolumen setzt sich wie folgt zusammen:

Für Los 1 ist der indikative maximale Betrag 14 000 000 EUR (bis zu. 4 Jahren).Für Los 2 ist der indikative maximale Betrag 12 400 000 EUR (bis zu 4 Jahren).Für Los 3 ist der indikative maximale Betrag 4 000 000 EUR (bis zu 4 Jahren).Für Los 4 ist der indikative maximale Betrag 2 200 000 EUR (bis zu 4 Jahren).

Diese Schätzungen sind Richtwerte.

10. PREISE

– Die angebotenen Preise sind im ersten Jahr der Vertragslaufzeit fest und unwiderruflich. Ab Beginn des zweiten Jahres der Vertragslaufzeit können die Preise auf Wunsch einer der Vertragsparteien jährlich nach oben oder unten korrigiert werden, falls dies per Einschreiben spätestens drei Monate vor dem Zeitpunkt beantragt wird, an dem sich die Vertragsunterzeichnung jährt.

Die Preise werden nach folgender Formel angepasst:

IrPr=Po (0,2+0,8 - )

Io

Dabei sind:

Pr = der angepasste Preis;Po = der Preis im ursprünglichen Angebot;Io = der Index des Monats, in dem die Frist für die Angebotsabgabe ablief;Ir = der Index des Monats, in dem das Schreiben mit dem Antrag auf

Preisänderung eingegangen ist.

– Detaillierte Informationen zu dieser Formel finden sich im Vertrag (Artikel I.3.3 der Besonderen Bedingungen des Vertrags, Anhang II). Gemäß der Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union ist die Kommission von allen Zöllen, Steuern und sonstigen Abgaben, einschließlich der Mehrwertsteuer, befreit; diese Abgaben dürfen also nicht in die Preisberechnung eingehen. Die Mehrwertsteuer ist gesondert auszuweisen.

– Der Angebotspreis ist ein alle Leistungen umfassender Pauschalpreis in Euro, auch für Länder außerhalb der Eurozone. In Angeboten von Bietern aus Ländern außerhalb der Eurozone dürfen die Preise nicht entsprechend den Wechselkursschwankungen geändert werden. Der Bieter kann den zugrunde gelegten Wechselkurs frei wählen und trägt das mit etwaigen Schwankungen verbundene Risiko.

– Die Bieter haben Preise je Einheit für jede Arbeit oder Leistung bereitzustellen, wie für jedes Los in der Preisaufstellung in Anhang I aufgeführt. Die Preisaufstellung ist Posten für Posten vollständig auszufüllen, kein Posten darf ausgelassen werden. Bieter dürfen keine zusätzlichen Posten hinzufügen. Die Preise je Einheit sind Festpreise und beinhalten sämtliche Kosten und Ausgaben. Die Preise für die Leistungen enthalten somit sämtliche Aufgaben (einschließlich Erstellung von Kostenvoranschlägen und Berichten), die für die Erbringung notwendig sind, sowie alle Kosten (Projektmanagement, Koordination, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des

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Auftragnehmers, Hilfsmittel, Visumsgebühren, Handy usw.) und Ausgaben (Unternehmensführung, Sekretariat, Reisekosten zum Haupterfüllungsort der Aufgaben (Brüssel), Sozialversicherung, Gehälter usw.), die beim Auftragnehmer während der Erbringung der Leistungen, die ihm eventuell übertragen werden, direkt oder indirekt anfallen.

– Die Bieter werden insbesondere darauf hingewiesen, dass für Aufgaben, bei denen Reisekosten anfallen, die Leistungsbeschreibung keine separate Erstattung solcher innerhalb der Europäischen Union anfallenden Kosten vorsieht. Diese Kosten fließen in den Preis je Einheit für diese Leistungen ein. Die Bieter müssen auf der Grundlage von Festkosten arbeiten.

In bestimmten Fällen (in den Preisaufstellungen näher aufgeführt) sind diese Festkosten je nach Erfüllungsort skalierbar; die Erfüllungsorte sind einer von drei Zonen zuzuordnen:

Zone A umfasst Brüssel und Städte in einem Radius von 500 km, z. B. Paris, London, Amsterdam und Köln;

Zone B umfasst Erfüllungsorte in einem Radius von 500 bis 1500 km, wie Berlin, Wien, Rom, Madrid, Stockholm, Dublin, Kopenhagen, Warschau oder Prag;

Zone C umfasst andere Erfüllungsorte in der Europäischen Union, die mehr als 1500 km von Brüssel entfernt sind, und die Kandidatenländer.

– Die Erstattung der Reise- und Aufenthaltskosten bei außergewöhnlichen Dienstreisen, die nicht in den Produkten der Preisaufstellung enthalten sind (insbesondere für Dienstreisen in Länder außerhalb der Europäischen Union, mit denen die GD REGIO in Kontakt steht, z. B. Brasilien, Ukraine oder China) und die auf ausdrücklichen Wunsch und nach vorheriger Genehmigung durch die Kommission außerhalb des Haupterfüllungsorts der Aufgaben (Brüssel) unternommen werden, erfolgt in Euro. Grundlage für die Erstattung sind Originalbelege und die Regelung der Kommission zur Kostenerstattung (siehe Artikel II.7 des Vertragsentwurfs in Anhang II und Höchstbeträge für Unterbringungskosten in Anhang VIII).

– Die Kosten für die Erstellung und Einreichung des Angebots gehen zulasten der Bieter und können nicht erstattet werden.

11. ZAHLUNGSMODALITÄTEN

11.1. Vorauszahlung

Eine Vorauszahlung wird nur für Auftragsscheine und Einzelverträge mit einem Gesamtwert von mindestens 50 000 EUR gewährt.

Innerhalb von 30 Tagen nach

– dem Datum, an dem der Auftragnehmer den Auftragsschein bzw. den Einzelvertrag und die entsprechende Rechnung mit Referenznummer des Vertrags und des Auftrags oder Einzelvertrags zurückschickt;

– dem Eingang der ordnungsgemäß ausgestellten finanziellen Sicherheit über 30 % des Gesamtwerts des Auftrags bzw. des Einzelvertrags bei der Kommission

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je nachdem, was später eintritt, wird eine Vorauszahlung in Höhe von 30 % des Gesamtwerts des Auftrags bzw. des Einzelvertrags geleistet.

11.2. Zwischenzahlung

Eine Zwischenzahlung ist nur möglich, wenn der Wert der Aufträge bei mindestens 100 000 EUR liegt und die Durchführungsfrist für den Auftrag mehr als 3 Monate beträgt.

Sie beläuft sich auf 20 % des Gesamtauftragswerts (siehe Artikel I.5 des Musterrahmenvertrags in Anhang II).

Anträge auf Zwischenzahlung, die der Auftragnehmer gemäß Anhang I vorgelegt hat, sind zulässig, wenn ihnen Folgendes beiliegt:

– ein von der Kommission genehmigter Zwischenbericht über die technische Durchführung;

– die Rechnung, auf der die Nummer des Vertrags und des Auftragsscheins angegeben ist, denen sie zuzuordnen ist;

– gegebenenfalls Aufstellungen der erstattungsfähigen Kosten gemäß Artikel II.7. des Rahmenvertrags.

Der Kommission steht eine Frist von 30 Tagen ab Eingang des Berichts zu, um den Zwischenbericht zu billigen oder abzulehnen; dem Auftragnehmer steht eine Frist von 10 Tagen zu, um weitere Informationen oder einen neuen Bericht einzureichen.

Binnen 30 Tagen nach Eingang der betreffenden Rechnung/en erfolgt eine Zwischenzahlung in Höhe dieser Rechnungen.

11.3. Zahlung des Restbetrags

Anträge des Auftragnehmers auf Zahlung des Restbetrags sind zulässig, wenn ihnen Folgendes beiliegt:

– abschließender Bericht über die technische Durchführung (genehmigt von der Kommission) (siehe Artikel I.5 des Musterrahmenvertrags in Anhang II);

– die Rechnung, auf der die Nummer des Vertrags und des Auftragsscheins angegeben ist, denen sie zuzuordnen ist;

– gegebenenfalls Aufstellungen der erstattungsfähigen Kosten gemäß Artikel II.7. des Rahmenvertrags.

Der Kommission steht eine Frist von 30 Tagen ab Eingang des abschließenden Berichts über die technische Durchführung zu, um ihn zu billigen oder abzulehnen; dem Auftragnehmer steht eine Frist von 10 Tagen zu, um weitere Informationen oder einen neuen Bericht einzureichen.

Anschließend erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der entsprechenden Rechnung die Zahlung des entsprechenden Restbetrags.

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12. VERTRAGSBEDINGUNGEN UND SICHERHEITSLEISTUNGEN

– Die Vertragsbedingungen sind im Musterrahmendienstleistungsvertrag in Anhang II festgelegt.

– Beträgt die Vorauszahlung mindestens 50 000 EUR, so wird eine Sicherheit für Vorfinanzierungen gefordert. Ausgestellt wird diese von einer Bank oder einem Finanzinstitut. Anstelle einer Sicherheit ist auch die selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten zulässig. Sie wird in Euro ausgestellt (siehe Muster für das Formular zur Sicherheit für Vorfinanzierungen in Anhang IV).

13. KRITERIEN

13.1. Ausschlusskriterien

13.1.1. Von der Teilnahme ausgeschlossen werden Bieter,

a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden,

b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

e) die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

f) bei denen im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus dem Gemeinschaftshaushalt eine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen festgestellt worden ist.

Nachweise:

Die Bieter müssen eine ordnungsgemäß datierte und unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung vorlegen, dass sie sich nicht in einer Situation wie vorstehend beschrieben befinden (Anhang V). Diese Erklärung ist von allen Mitgliedern des Zusammenschlusses oder der Bietergemeinschaft sowie von den Unterauftragnehmern zu unterzeichnen.

Bieter, die einen Rahmenvertrag erhalten, legen innerhalb von 10 Werktagen und vor Unterzeichnung des Vertrags Nachweise zur Bestätigung der vorstehend genannten ehrenwörtlichen Erklärung vor.

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Als Nachweis, dass sie sich nicht in einer der vorigen Absatz genannten Situationen befinden, und insbesondere:

– für die Buchstaben a, b und e wird ein Strafregisterauszug oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige, von einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde ausgestellte Bescheinigung verlangt;

– für Buchstabe d eine Bescheinigung der zuständigen Behörde des betreffenden Landes.

Wird ein solches Dokument oder eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann es/sie durch eine eidesstattliche oder, in Ermangelung einer solchen, eine förmliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Auftragnehmer vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist, betreffen die oben genannten Urkunden juristische und natürliche Personen.

13.1.2. Ausschluss von der Auftragsvergabe

Aufträge werden nicht an Bieter vergeben, die zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe im Rahmen des vorliegenden Verfahrens:

a) sich in einem Interessenkonflikt befinden. Die Kommission muss sicherstellen, dass sich der Bieter zum Zeitpunkt seines Angebots nicht in einem Interessenkonflikt hinsichtlich dieser Ausschreibung befindet, welcher sich insbesondere aus wirtschaftlichen Interessen, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen oder anderen relevanten Beziehungen oder gemeinsamen Interessen ergeben kann. Die Kommission behält sich vor zu prüfen, ob ein Interessenkonflikt vorliegt.Zu diesem Zweck haben die Bieter anzugeben, ob zu ihrem Personal, ihren Aktionären oder Entgeltempfängern folgende Personen zählen:

√ ehemalige EU-Beamte, Vertragsbedienstete, Zeitbedienstete und Hilfskräfte, die in den letzten drei Jahren vor dieser Ausschreibung für die Europäische Union (EU) gearbeitet haben;

√ beurlaubte EU-Beamte;√ ehemalige an die europäischen Institutionen abgeordnete Beamte, die in den

letzten drei Jahren vor dieser Ausschreibung für die Europäischen Union gearbeitet haben;

√ ehemalige Praktikanten, die im Jahr vor dieser Ausschreibung ein Praktikum bei der Europäischen Union absolviert haben.

Die Bieter werden des Weiteren ersucht zu erklären:

√ dass sie keine Angebote gleich welcher Art gemacht haben und auch in Zukunft nicht machen werden, aus denen ein Vorteil im Rahmen des Auftrags abgeleitet werden kann;

√ dass sie weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Vergabe des Auftrags finanzielle Vorteile oder Sachleistungen gewährt, zu erhalten versucht oder angenommen haben, die als rechtswidriges Verhalten

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oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies auch künftig unterlassen werden;

√ dass sie dem öffentlichen Auftraggeber unverzüglich jeden Sachverhalt anzeigen, der einen Interessenkonflikt darstellt oder zu einem solchen führen könnte.

b) im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Angaben oder keine Angaben gemacht haben.

Nachweise:

Der Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass sich der Bieter nicht in einer der in Buchstabe a und b genannten Situationen befindet, eine vom Bieter unterzeichnete ehrenwörtliche Erklärung. Die Kommission behält sich das Recht vor, diese Angaben zu überprüfen.

13.1.3. Angebote von Bietergemeinschaften oder Zusammenschlüssen von Dienstleistern sowie Angebote mit Beteiligung von Unterauftragnehmern

Erfolgt ein Angebot einer Bietergemeinschaft, eines Zusammenschlusses oder eines Auftragnehmers, der einen Teil der Arbeiten an Unterauftragnehmer vergeben möchte oder der seine Aufgaben einem anderen Wirtschaftsteilnehmer übertragen hat, so müssen die vorstehend festgelegten Ausschlusskriterien von jedem am Auftrag beteiligten Wirtschaftsteilnehmer erfüllt werden.

Nachweise:

Bei Angeboten von Bietergemeinschaften oder Zusammenschlüssen von Dienstleistern hat jeder am Angebot beteiligte Wirtschaftsteilnehmer alle in Punkt 13.1.1. und 13.1.2. genannten Unterlagen vorzulegen, mit denen nachgewiesen wird, dass kein Ausschlusskriterium hinsichtlich der Teilnahme oder der Zuschlagserteilung auf ihn zutrifft. Der Bieter, der den Zuschlag erhält, erbringt innerhalb von 10 Tagen vor Unterzeichnung des Vertrags den im vorstehenden Absatz genannten Nachweis zur Bestätigung der ehrenwörtlichen Erklärung für jeden Wirtschaftsteilnehmer des Zusammenschlusses oder der Bietergemeinschaft.

Jeder Unterauftragnehmer hat ebenfalls alle in Punkt 13.1.1. und 13.1.2. genannten Dokumente vorzulegen. Der Bieter, der den Zuschlag erhält, erbringt für jeden Unterauftragnehmer, für den die Kommission dies wünscht, innerhalb von 10 Tagen vor Unterzeichnung des Vertrags den vorstehend genannten Nachweis zur Bestätigung der ehrenwörtliche Erklärung über die Ausschlusskriterien für die Teilnahme oder Auftragsvergabe.

13.2. Auswahlkriterien

13.2.1. Rechtslage

a) Wenn der Bieter eine besondere Genehmigung benötigt oder zur Erbringung der betreffenden Dienstleistungen in seinem Herkunftsland Mitglied einer besonderen Organisation sein muss, muss er nachweisen, dass er diese Genehmigung besitzt bzw. dieser Organisation angehört.

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b) Der Bieter hat seine Eintragung im Handels- oder Berufsregister nachzuweisen oder eine eidesstattliche Versicherung oder Bescheinigung vorzulegen, im Einklang mit den Bestimmungen des Mitgliedstaates, in dem er niedergelassen ist.

Nachweis:

Nachweis über den Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister oder eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation, ausdrückliche Vollmacht.

Bei Angeboten von Bietergemeinschaften oder Zusammenschlüssen von Dienstleistern hat jeder am Angebot beteiligte Wirtschaftsteilnehmer sämtliche in Punkt 13.2.1. vorgesehenen Dokumente vorzulegen.

Jeder Unterauftragnehmer hat ebenfalls alle dort genannten Dokumente vorzulegen.

13.2.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Die Bieter müssen über ausreichend Ressourcen verfügen, um die beschriebenen Aufgaben zu erfüllen und ihre Aktivität während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.

Nachweis:

Dieser Nachweis kann durch die folgenden Unterlagen erbracht werden:

– Der Bieter muss nachweisen, dass er in den letzten zwei Geschäftsjahren, für die ein Jahresabschluss durchgeführt wurde, einen Umsatz erzielt hat, der mindestens 1 Mio. EUR entspricht;

– Bilanzen oder Bilanzauszüge mindestens der letzten beiden Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Wirtschaftsteilnehmer ansässig ist, gesetzlich vorgeschrieben ist;

– eine Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz, die im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich (Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen) während eines Zeitraums erwirtschaftet wurden, der höchstens die letzten drei Geschäftsjahre umfasst;

– entsprechende Bankerklärungen oder Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung.

Kann ein Bieter die vorstehend genannten Unterlagen aus einem vom Bieter nachgewiesenen Grund nicht vorlegen, so kann der Auftraggeber auch andere Nachweise zulassen.

13.2.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bieter wird auf Grundlage ihres Know-how, ihrer Effizienz, ihrer Erfahrungen und ihrer Zuverlässigkeit bewertet.


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– Die Bieter müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in allen von dieser Ausschreibung abgedeckten Bereichen nachweisen;

– die Bieter müssen nachweisen, dass sie über ausreichende Humanressourcen verfügen, um die erforderlichen Dienstleistungen zu erbringen;

– die Bieter müssen nachweisen, dass sie in der Lage sind, kurzfristig auf Leistungsanforderungen zu reagieren;

– die Bieter müssen einen Projektleiter benennen. Der Projektleiter ist der einzige Ansprechpartner der Kommission, an den diese ihre Anfragen richtet und der an den Sitzungen zur Besprechung der Fortschritte teilnimmt. Der Projektleiter muss eine mindestens fünfjährige Berufserfahrung in dem Bereich nachweisen, der unter das Los fällt, für das das Angebot abgegeben wurde;

– die Bieter müssen nachweisen, dass sie über Erfahrung mit der Führung und Organisation fachübergreifender Mitarbeiterteams verfügen und in der Lage sind, ausgewogene Mitarbeiterteams zusammenzustellen und zu koordinieren, deren Mitglieder aus den erforderlichen Fachbereichen stammen und entsprechende Qualifikationen aufweisen;

– die Bieter müssen nachweisen, dass sie in allen EU-Amtssprachen arbeiten können, über ausgezeichnete Kommunikations- und Redaktionsfähigkeit in Englisch, Französisch und Deutsch verfügen und in der Lage sind, sich in diesen Sprachen zu verständigen und Unterlagen zu lesen. Dafür müssen die Bieter nachweisen, dass sie in der Lage sind, Teams mit diesen Sprachkenntnissen zusammenzustellen, damit sie die mit den Auftragsscheinen verbundenen sprachlichen Anforderungen abdecken können;

– die Bieter müssen Fachwissen und gute Erfahrungen im Bereich der Kommunikation und der institutionellen Information aufweisen (Mindestanforderung: die in den letzten drei Jahren erbrachten Kommunikations- und Informationsdienstleistungen müssen mindestens drei Politikbereiche umfassen);

– das vom Bieter vorgeschlagene Redaktionspersonal muss mindestens drei Jahre Erfahrung in der Erstellung von Veröffentlichungen und anderem nachweisen (Mindestanforderung: Erfahrung deckt mindestens drei Politikbereiche ab).

Nachweise:

– Angabe von Studien- und Berufsabschlüssen des Dienstleisters und/oder der Führungskräfte des Unternehmens und insbesondere der für die Dienstleistung zuständigen Personen, vor allem des vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartners, der für das Follow-up des Vertrags zuständig ist (siehe Punkt 3.4.1.a);

– Vorlage eines Verzeichnisses der wichtigsten in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen, mit Angabe des Betrags, des Datums und des Auftraggebers (öffentlich oder privat) der erbrachten Dienstleistungen; Dienstleistungen, welche unmittelbar mit dem Fachbereich zusammenhängen, auf den sich diese Ausschreibung erstreckt, sind gesondert aufzuführen. Wurden diese Leistungen teilweise von Unterauftragnehmern ausgeführt, so muss der Bieter seine Rolle und seinen Beitrag genau angeben;

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– Erklärung mit Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Belegschaftsgröße des Bieters und zur Zahl der Führungskräfte in den vorangegangenen drei Jahren;

– Erklärung über die sprachlichen und fachlichen Fähigkeiten des Personals und insbesondere des Teams, das konkret für die von dieser Ausschreibung betroffenen Dienstleistungen zuständig ist – der Bieter benennt die wichtigsten Personen, die für die Ausführung, Koordinierung und Überwachung der Arbeiten zuständig sind, wobei er auf deren Erfahrung und Fachkompetenzen in Bezug auf die betreffende Tätigkeit, auf ihre Position im Unternehmen, ihre politischen Kenntnisse, ihre Sprachkompetenzen, ihre redaktionellen Fähigkeiten und auf alle anderen Elemente eingeht, die er der Kommission daher zur Kenntnis bringen möchte;

– Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Lieferungen und Dienstleistungen und Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens;

– Angabe des Teils des Auftrags, den der Bieter möglicherweise untervergeben möchte, einschließlich Beschreibung der Unterauftragnehmer, die der Bieter bereits ausgewählt hat und die er möglicherweise zur Durchführung bestimmter Arbeiten einsetzt. Diese Erklärung muss auch die Fähigkeit des Bieters nachweisen, Unterauftragnehmer effizient zu managen, und es müssen darin die geeigneten Mechanismen beschrieben werden, eventuelle weitere Unterauftragnehmer zu ermitteln, welche die Dienstleistungen zu den bestmöglichen Bedingungen erbringen, insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Los 2: Organisation von Veranstaltungen





– die Bieter müssen ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch nachweisen. Dafür müssen die Bieter nachweisen, dass sie in der Lage sind, Teams mit diesen Sprachkenntnissen zusammenzustellen, damit sie die mit den Auftragsscheinen verbundenen sprachlichen Anforderungen abdecken können;

– die Bieter müssen nachweisen, dass sie über Erfahrung mit der Führung und Organisation fachübergreifender Mitarbeiterteams verfügen und in der Lage sind, Teams für gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zusammenzustellen und zu koordinieren;

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– das Redaktionspersonal muss mindestens drei Jahre Berufserfahrung auf dem Gebiet der Erstellung von Artikeln usw. nachweisen.

Nachweise:




– Erklärung über die sprachlichen und fachlichen Fähigkeiten des Personals und insbesondere des Teams, das konkret für die von dieser Ausschreibung betroffenen Dienstleistungen zuständig ist – der Bieter benennt die wichtigsten Personen, die für die Ausführung, Koordinierung und Überwachung der Arbeiten zuständig sind, wobei er auf deren Erfahrung und Fachkompetenzen in Bezug auf die betreffende Tätigkeit, auf ihre Position im Unternehmen, ihre redaktionellen Fähigkeiten und auf alle anderen Elemente eingeht, die er der Kommission daher zur Kenntnis bringen möchte;



Los 3: Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte



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– die Bieter müssen nachweisen, dass sie über Erfahrung mit der Führung und Organisation fachübergreifender Mitarbeiterteams verfügen und in der Lage sind, Teams für gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zusammenzustellen und zu koordinieren;

– die Bieter müssen ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Französisch nachweisen. Dafür müssen die Bieter nachweisen, dass sie in der Lage sind, Teams mit diesen Sprachkenntnissen zusammenzustellen, damit sie die mit den Auftragsscheinen verbundenen sprachlichen Anforderungen abdecken können;

– die Bieter müssen Fachwissen und gute Erfahrungen im Bereich der Kommunikation und der institutionellen Information aufweisen (Mindestanforderung: die in den letzten drei Jahren erbrachten Kommunikations- und Informationsdienstleistungen müssen mindestens drei Politikbereiche umfassen).

Nachweise:




– Erklärung über die sprachlichen und fachlichen Fähigkeiten des Personals und insbesondere des Teams, das konkret für die von dieser Ausschreibung betroffenen Dienstleistungen zuständig ist – der Bieter benennt die wichtigsten Personen, die für die Ausführung, Koordinierung und Überwachung der Arbeiten zuständig sind, wobei er auf deren Erfahrung und Fachkompetenzen in Bezug auf die betreffende Tätigkeit, auf ihre Position im Unternehmen, ihre politischen Kenntnisse, ihre Sprachkompetenzen, ihre redaktionellen Fähigkeiten und auf alle anderen Elemente eingeht, die er der Kommission daher zur Kenntnis bringen möchte;

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– Angabe des Teils des Auftrags, den der Bieter möglicherweise untervergeben möchte, einschließlich Beschreibung der Unterauftragnehmer, die der Bieter bereits ausgewählt hat und die er möglicherweise zur Durchführung bestimmter Arbeiten einsetzt. Diese Erklärung muss auch die Fähigkeit des Bieters nachweisen, Unterauftragnehmer effizient zu managen, und es müssen darin die geeigneten Mechanismen beschrieben werden, eventuelle weitere Unterauftragnehmer zu ermitteln, welche die Dienstleistungen zu den bestmöglichen Bedingungen erbringen, insbesondere im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis;

– Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer bei der Ausführung des Auftrags gegebenenfalls anwenden will.

Los 4: Stände





– die Bieter müssen nachweisen, dass sie über Erfahrung mit der Führung und Organisation fachübergreifender Mitarbeiterteams verfügen und in der Lage sind, Teams für gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zusammenzustellen und zu koordinieren.

Nachweise:

– Angabe von Studien- und Berufsabschlüssen des Dienstleisters und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, und insbesondere der für die Dienstleistung zuständigen Personen vor allem des vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartners, der für das Follow-up des Vertrags zuständig ist (siehe Punkt 3.4.1.a);


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– Erklärung über die fachlichen Fähigkeiten des Personals und insbesondere des Teams, das konkret für die von dieser Ausschreibung betroffenen Dienstleistungen zuständig ist – der Bieter benennt die wichtigsten Personen, die für die Ausführung, Koordinierung und Überwachung der Arbeiten zuständig sind, wobei er auf deren Erfahrung und Fachkompetenzen in Bezug auf die betreffende Tätigkeit, auf ihre Position im Unternehmen und auf alle anderen Elemente eingeht, die er der Kommission daher zur Kenntnis bringen möchte;



Angesichts der Besonderheit des Auftrags müssen die Bieter berücksichtigen, dass die geforderten Dienstleistungen im Allgemeinen in den 27 Mitgliedstaaten, den EU-Kandidatenländern (Kroatien, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien, Türkei) und in sämtlichen anderen Ländern erbracht werden müssen, in denen die Strukturfonds tätig werden können.

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13.3. Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien für jedes der vier Lose sind in Anhang I beschrieben.

Folgende Bestimmungen gelten für alle vier Lose:

Die Angebote werden verglichen und nach Maßgabe der erzielten Gesamtpunktzahl, in die eine qualitative und eine finanzielle Bewertung einfließen, in eine Liste eingetragen. Den Zuschlag erhält der erste Bieter mit dem höchsten Gesamtergebnis.

Die Angebote werden unter dem Gesichtspunkt der Qualität geprüft und erhalten jeweils eine qualitative Bewertung entsprechend den in jedem Los unter „Punktzahl für den qualitativen Wert“ erläuterten Regeln. Daraufhin werden die finanziellen Aspekte entsprechend den in jedem Los unter „Punktzahl für den finanziellen Wert“ erläuterten Regeln untersucht.

13.3.1. Punktzahl für den qualitativen Wert (maximal 100 Punkte)

Für die Qualität des Angebots werden maximal 100 Punkte vergeben. Die Kriterien werden in Teil I der Leistungsbeschreibung jedes Loses beschrieben.

Für alle Lose gilt: Die Bieter müssen bei jedem Zuschlagskriterium mindestens 50 % der möglichen Punktzahl erreichen. Anderenfalls werden sie vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.

Für alle Lose gilt: Angebote, die insgesamt weniger als 70 Punkte für den qualitativen Wert erhalten, werden vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.

Die Bieter sollten alle in dieser Leistungsbeschreibung genannten Aspekte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktzahl zu erreichen. Eine einfache Wiedergabe der in der Leistungsbeschreibung dargelegten Anforderungen ohne weitere Analyse hat eine sehr geringe Punktzahl zur Folge. Werden wesentliche Punkte der Leistungsbeschreibung im Angebot nicht ausdrücklich behandelt, können die Bewerter für die entsprechenden Qualitätskriterien null Punkte vergeben.

13.3.2. Punktzahl für den finanziellen Wert (Preisindex)

Der finanzielle Wert des Angebots wird als Summe der Preise je Einheit in der Preisaufstellung berechnet. Jeder Preis wird mit dem zugehörigen Gewichtungsfaktor multipliziert, und die gewichteten Preise werden addiert. Die so erhaltene Gesamtsumme spiegelt den Preisindex wider und geht in die endgültige Bewertungsformel ein.

Preisindex = Σ UP x WF

Σ = Summe

UP = Preise je Einheit in der Preisaufstellung des Loses, auf das das Angebot sich bezieht

WF = Gewichtungsfaktor der Preise je Einheit26

Für Los 1 gelten die Bestimmungen von Ziffer 9.2 der Leistungsbeschreibung.

13.3.3. Abschlussbewertung

Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem besten Verhältnis von Qualität und Preis.

Die Abschlussbewertung des qualitativen Werts im Verhältnis zum finanziellen Wert (Preisindex) erfolgt durch Benotung jedes Angebots in folgender Weise:

(Qualität ÷ 100) x 60 + (geringster Preis ÷ Preis) x 40

Die Angebote werden auf der Grundlage der erhaltenen Bewertung in absteigender Rangfolge eingestuft. Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Angebot am Ende der Abschlussbewertung die höchste Note erzielt hat.

14. ALLGEMEINE BEDINGUNGEN FÜR DIE EINREICHUNG EINES ANGEBOTS

Das Angebot muss den in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten Modalitäten entsprechen. Es kann in einer beliebigen Amtssprache der EU abgefasst werden.

Die Bieter können für ein Los oder auch für mehrere Lose ein Angebot einreichen. Für jedes Los müssen unbedingt sämtliche darin vorgesehenen Aufgaben erbracht werden. Gibt der Bieter ein Angebot für mehrere Lose ab, so muss für jedes Los ein separates Angebot, bestehend aus dem technischen und dem finanziellen Angebot, eingereicht werden. Die Einreichung eines Angebots für lediglich einige der Aufgaben eines Loses ist ausdrücklich ausgeschlossen und führt zum Ausschluss des Angebots.

Mit der Einreichung eines Angebots erkennt der Bieter alle in der vorliegenden Leistungsbeschreibung (einschließlich der Anhänge) festgelegten Bedingungen an und verzichtet gleichzeitig auf seine eigenen Verkaufs- und sonstigen Geschäftsbedingungen. Mit der Einreichung des Angebots ist der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags an sein Angebot gebunden.

Die Kommission erstattet keine Kosten, die bei der Erstellung und Einreichung des Angebots entstehen.

Dieses Ausschreibungsverfahren verpflichtet die Kommission nicht dazu, einen Auftrag zu vergeben.

Nicht berücksichtigte Bieter haben gegenüber der Kommission keine Entschädigungsansprüche. Dies gilt auch dann, wenn die Kommission auf die Auftragsvergabe verzichtet.

Das Angebot muss in dreifacher Ausführung eingereicht werden und ihm muss ein datiertes und vom Bieter oder einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter unterzeichnetes Anschreiben beiliegen, in dem er die Einhaltung der Bedingungen dieser Ausschreibung bestätigt und sich zur Erbringung der in seinem Angebot angebotenen Leistungen verpflichtet. Wenn das Angebot von einer Bietergemeinschaft oder einem Zusammenschluss von Dienstleistern eingereicht wird, muss ihm ein von jedem Mitglied unterzeichnetes Schreiben beiliegen, in dem dieses sich verpflichtet, die im Angebot

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beschriebenen Leistungen zu erbringen, und in dem seine Rolle und Qualifikationen beschrieben werden.

Alle Angebote müssen drei Teile umfassen:

14.1.1. Verwaltungstechnischer Teil

Dieser Teil umfasst allgemeine Informationen, insbesondere alle gemäß dieser Leistungsbeschreibung vorgeschriebenen Informationen und Unterlagen, damit überprüft werden kann, ob ein Ausschlusskriterium vorliegt (s. Punkt 13.1) und die Leistungsfähigkeit der Bieter anhand der Auswahlkriterien festgestellt werden kann (s. Punkt 13.2). Der verwaltungstechnische Teil muss folgende Angaben enthalten:

Namen und Beschreibung der Rechtsform des Bieters;

Anschrift des Geschäftssitzes des Bieters;

Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse und Internetauftritt des Bieters;

Namen der rechtmäßigen Vertreter (Direktoren usw.) des Bieters, die befugt sind, im Namen des Unternehmens Verträge mit Dritten zu unterzeichnen;

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Handelsregisternummer des Bieters;

das ordnungsgemäß ausgefüllte und von einem bevollmächtigen Vertreter des Bieters und von seiner Bank unterzeichnete Formular „Finanzangaben“ (siehe Anhang VI);

das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Formular „Rechtsträger“ (Anhang VII);

eine Erklärung über die Zulässigkeit des Bieters, aus der hervorgeht, dass er sich in keiner der in Artikel 93 und 94 der Haushaltsordnung der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 248 vom 16.9.2002) genannten Situationen befindet;

Nachweise der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit: Dokumente aus Punkt 13.2.2.;

Nachweise der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit: Dokumente aus Punkt 13.2.3.;

die Lebensläufe der Teammitglieder, die für die Leistungen gemäß dem Rahmenvertrag zuständig sind.

In den Angeboten von Bietergemeinschaften oder Zusammenschlüssen von Dienstleistern (oder Unternehmern oder Lieferanten, je nach Art des Auftrags) sind genaue Angaben zu Rolle, Qualifikationen und Erfahrung jedes Mitglieds bzw. Zusammenschlusses zu machen.

Der Nachweis des Marktzugangs, die Erklärung zum Nichtvorliegen eines Interessenkonfliktes und die im Rahmen der Ausschluss- und Auswahlkriterien geforderten Unterlagen sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. des Zusammenschlusses von Dienstleistern oder Unternehmern oder Lieferanten, die je nach Art des Angebots unter Umständen gemeinsam ein Angebot abgeben, zu erbringen.

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14.1.2. Technischer Teil

Dieser Teil des Angebots ist im Hinblick auf die Bewertung des Angebots, die Zuschlagserteilung und die künftige Ausführung daraus resultierender Aufträge von größter Bedeutung. Der technische Teil muss den technischen Spezifikationen aus Punkt 3.4 dieser Leistungsbeschreibung und aus dem ersten Teil von Anhang I entsprechen.

Im technischen Teil ist beschrieben, wie der Bieter die Aufgaben im Rahmen des Auftrags auszuführen gedenkt, wobei er sämtliche in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Verpflichtungen und die technischen Spezifikationen einhält; der technische Teil muss sämtliche Angaben und Unterlagen für die Bewertung der Angebote auf der Grundlage der Zuschlagskriterien enthalten (vgl. Punkt 12.3). Der technische Teil muss sich im Hinblick auf seine Gliederung nach der Art der gewünschten Leistungen richten, wie sie für die einzelnen Lose beschrieben werden.

Für Lose 1 und 3 sind zwei Simulationen vorgesehen; diese sind in den technischen Spezifikationen der jeweiligen Lose genauer beschrieben.

14.1.3. Preisangebot

Die Preisaufstellung ist auszufüllen (ausschließlich unter Verwendung des dafür vorgesehenen Formulars), zu datieren und auf jeder Seite zu unterschreiben.

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ANHÄNGE

I. Technische Spezifikationen

Los 1 (Beschreibung, Simulationen, Preisaufstellung)Los 2 (Beschreibung, Preisaufstellung)Los 3 (Beschreibung, Simulationen, Preisaufstellung)Los 4 (Beschreibung, Preisaufstellung)

II. Musterrahmenvertrag

III. A. Muster AuftragsscheinB. Muster Einzelvertrag

IV. Musterformular Sicherheit für Vorfinanzierungen

V. Formular für die ehrenwörtliche Erklärung

VI. Formular „Bankangaben“

VII. Formular „Rechtsträger“

VIII. Höchstbeträge für Unterbringungskosten

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AUSSCHREIBUNG 2010CE16BAT052

Technische Spezifikationen Los 1

Konzeption und Erstellung von Informationsprodukten, Verwaltung der Verteilerlisten

Teil I der Spezifikationen umfasst den Vertragsgegenstand, die Beschreibung der zu erbringenden, in acht Abschnitte unterteilten Leistungen und die Zuschlagskriterien.

Teil II beschreibt die beiden Simulationen, die der Bieter zwingend erbringen muss.

Teil III enthält die Preisaufstellung, die vom Bieter ebenfalls zusammen mit den Simulationen vorzulegen ist. Die Preisaufstellung ist vom Auftragnehmer jedem Angebot beizufügen.

TEIL I - GEGENSTAND DES VERTRAGS, BESCHREIBUNG DER ZU ERBRINGENDEN

LEISTUNGEN UND ZUSCHLAGSKRITERIEN

A. GEGENSTAND DES VERTRAGS

Gegenstand dieses Loses ist die Förderung der Kommunikation über die Europäische Regionalpolitik und die Stärkung der Beziehungen der Generaldirektion Regionalpolitik (GD REGIO) zu den spezifischen Zielgruppen und zur breiten Öffentlichkeit unter Einsatz hochwertiger Informationsprodukte.

Mit den Informationsaktivitäten im Rahmen der europäischen Regionalpolitik soll diese Politik bei einer großen Zahl von Organisationen sowie in der breiten Öffentlichkeit besser bekannt gemacht werden. Sie spiegeln auch die wichtige Rolle wider, die die GD REGIO bei der Verbreitung von Erfahrungen und bewährten Verfahren im Bereich Programmplanung, Bewertung und Verwaltung der Strukturfonds spielt.

Im Rahmen dieses Loses umfasst die Bezeichnung „Informationsprodukte“ alle schriftlichen, elektronischen oder rein visuellen Mittel, durch die eine vorher festgelegte Zielgruppe über Tätigkeiten, Errungenschaften und Zielsetzungen der GD REGIO im Rahmen ihres Aufgabenbereichs sowie über die Bestimmungen und Durchführungen der Regionalpolitik informiert werden soll.

Da Druck und Verbreitung der Veröffentlichungen größtenteils vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (OP) übernommen werden, betreffen die zu erbringenden Leistungen im Bereich Veröffentlichungen im Wesentlichen Aufgaben der Druckvorstufe.

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Der Auftragnehmer muss die Informationsprodukte auf Anforderung der GD REGIO erstellen. Im Rahmen seiner Aufgaben kontrolliert der Auftragnehmer auch alle Informationsprodukte und weist die GD REGIO auf alle Fälle hin, wo Verbesserungen oder Aktualisierungen möglich sind. Dazu sind spezifische Vorschläge von Seiten des Auftragnehmers ausdrücklich erwünscht.

Das Los umfasst eine Reihe von Aufgaben, die in die nachstehend genannten acht Abschnitte gegliedert und unter Ziffer B im Einzelnen erläutert werden:

1. Basisversion der Informationsprodukte2. Anfertigung der Sprachfassungen des Basistextes3. Grafikkonzept und grafische Gestaltung eines neuen

Informationsinstruments4. Auswahl der Fotos und Verwaltung der Fotothek5. Layout und Druckvorstufe6. Elektronische Veröffentlichungen: Websites, Webseiten, Internet-

Anwendungen7. Verwaltung der Verteilerlisten der GD REGIO (Mailinglisten)8. Andere Informationsprodukte und Werbemittel

Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer

Der Auftragnehmer arbeitet eng mit der Kommission zusammen.

Der Auftragnehmer bestimmt einen Koordinator, der für alle Aufgaben, die die Durchführung des Vertrags betreffen, als Hauptansprechpartner der Kommission zur Verfügung steht, wenn nichts anderes vereinbart wird. Diese Person muss mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Projektleiter im Bereich Kommunikation nachweisen können. Sie koordiniert alle Informationsprodukte insbesondere hinsichtlich Kohärenz und Komplementarität. Daher ist es wünschenswert, dass sie über gute Kenntnisse der Regionalpolitik verfügt, um insbesondere geeignete Kommunikationsmaßnahmen empfehlen zu können.

Die vom Auftragnehmer für die Ausführung der Aufgaben gewählte Person bzw. gewählten Personen muss bzw. müssen nachweisen, dass sie die geforderten Kompetenzen und Erfahrungen besitzen.

Die nachstehenden Bestimmungen gelten für alle acht Abschnitte:

Berechnung der Preise

Nach der Preisregelung der GD REGIO ist für die meisten Leistungen ein Gesamtpreis zu ermitteln, der alle Aspekte von Vertragskoordinierung, Projektmanagement, Abstimmung mit den verschiedenen Beteiligten, Follow-up- und Planungssitzungen, Personaleinsatz, Informationsrecherche, Arbeitssitzungen, Gemeinkosten und Materialkosten sowie Transportkosten umfasst.

Diese Kosten dürfen nicht gesondert in Rechung gestellt werden, es sei denn der Auftragsschein enthält einen entsprechenden Vermerk, wie beispielsweise Reisekosten für Spezialaufgaben.

Die Preise für Abschnitt 1 (Korrigieren, Lektorieren, Verfassen von Texten) und Abschnitt 2 (Sprachfassungen) in der Preisaufstellung sind als Preis pro Seite

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(1500 Anschläge ohne Leerschritte – gegebenenfalls einschließlich der Daten von Tabellen und/oder Grafiken) anzugeben. Im Angebot für Abschnitt 3 (Grafische Gestaltung) ist im Preis für die Entwicklung neuer Produkte ein Anteil an Personalkosten enthalten. Abschnitt 4 betrifft die Auswahl der Fotos und die Verwaltung des Inhalts der Foto-Datenbank. Für Abschnitt 5 (Layout und Druckvorstufe) sind Kosten für eine (einseitig bedruckte) Seite, drei Komplexitätsstufen und zwei Dokumentenstufen (Basistext bzw. Sprachfassung aus Basisversion) anzugeben. Abschnitt 6 beziffert die spezifischen Leistungen im Zusammenhang mit elektronischen Veröffentlichungen. Abschnitt 7 umfasst die Verwaltung der Verteilerlisten der GD REGIO und Abschnitt 8 (andere Informationsprodukte und Werbemittel) den Druck eventueller Informationsprodukte.

Die Preise für die zu erbringenden Leistungen werden entsprechend einer Tabelle mit folgenden Parametern berechnet:

– vier redaktionelle Arbeitsstufen (siehe Ziffer B.1);

– drei Gruppen von Sprachkombinationen für die Übersetzungen (siehe Ziffer B.2);

– zwei Stufen für das Dokumentenlayout – Basistext und Sprachfassungen (siehe Ziffer B.5) ;

– drei Komplexitätsstufen für das Layout – einfach, komplex 1 und komplex 2 (siehe Ziffer B.5)

Qualität

Die endgültige Version des Basistextes (ausschließlich für diese wird von der Kommission eine Druckfreigabe erteilt) ebenso wie jede der anzufertigenden Sprachfassungen müssen qualitativ so beschaffen sein, dass sie unmittelbar weiterverwendet werden können und keine Korrektur durch die Dienststellen der Kommission erforderlich ist.

Die Arbeiten müssen entsprechend den spezifischen Anweisungen auf dem jeweiligen Auftragsschein ausgeführt werden und vollständig und genau sein. Der Auftragnehmer muss die gesamte Leistung umfassend überprüfen, um sicherzustellen, dass sie unmittelbar, ohne zusätzliche Überarbeitung durch die Dienststellen der Kommission verwendet werden kann.

Der Auftragnehmer wird insbesondere auf Folgendes hingewiesen:

– Angegebene Links müssen funktionsfähig sein.– Bezugnahmen auf bereits veröffentlichte Dokumente sind zu überprüfen.– Zitate müssen richtig und mit Quellenangabe wiedergegeben werden.– Referenzdokumente müssen berücksichtigt und als solche bestätigt werden.– Die in den Informationsträgern verwendete Terminologie muss kohärent sein um mit

offiziellen und/oder früheren Versionen übereinstimmen.

Die GD REGIO legt besonderen Wert auf die Umweltverträglichkeit ihrer Informationsprodukte.

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Lieferfrist und Ort der Lieferung

Die Lieferfrist für jeden einzelnen Auftrag wird, in Abhängigkeit von Umfang und Dringlichkeit des Produkts, mit dem Auftragnehmer vor Auftragsbestätigung vereinbart. Im Allgemeinen ermöglicht die vorgegebene Frist eine Lieferung unter normalen Bedingungen. Allerdings muss sich der Auftragnehmer bewusst sein, dass gelegentlich auch Umstände auftreten können, die eine raschere Lieferung erfordern. Die vereinbarte Frist wird im Auftragsschein bestätigt. Der Auftragnehmer muss die Leistung innerhalb der vorgegebenen Zeit und in dem verlangten Format liefern. Die Lieferung erfolgt normalerweise in den Diensträumen der GD REGIO in Brüssel.

Follow-up und Planungssitzungen

Über die täglichen telefonischen oder E-Mail-Kontakte hinaus werden regelmäßig Arbeitssitzungen (voraussichtlich zwei Mal monatlich) in den Diensträumen der Kommission stattfinden, um die Entwicklung der laufenden und anstehenden Aufträge zu überwachen und die Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen zu gewährleisten (u. a. richtige Anwendung der Qualitätsstandards, Geschwindigkeit und Qualität der Reaktionen auf Leistungsanforderungen, Einhaltung der Fristen, Qualität der Vertragsverwaltung).

Für jede Sitzung legt der Auftragnehmer folgende Unterlagen vor:

– am Tag vor jeder Sitzung die Tagesordnung der Sitzung;

– spätestens zwei Tage nach der Sitzung das Sitzungsprotokoll, das insbesondere die von den jeweiligen Teilnehmern zu übernehmenden Aufgaben enthält; das Protokoll muss von der Kommission genehmigt werden.

Regelmäßiger zusammenfassender Bericht

Nach Eingang eines Briefings der Kommission legt der Auftragnehmer dieser alljährlich einen Bericht über die Informationsprodukte der GD REGIO vor (hauptsächlich gedruckte Veröffentlichungen, Websites, Verteilerlisten und Werbemittel, gegebenenfalls auch andere PR-Maßnahmen wie Informationskampagnen, Presse, audiovisuelle Medien, Veranstaltungen, Verbreitungsmaßnahmen, usw.).

Dieser Bericht umfasst maximal 20 Seiten und ist in französischer oder englischer Sprache zu verfassen.

Der Bericht soll keine Bestandsaufnahme der erteilten, laufenden oder anstehenden Aufträge sein, sondern in erster Linie einen allgemeinen Überblick im Hinblick auf Folgendes geben:

– mögliche Schlussfolgerungen aus den Erfahrungen der Vergangenheit;

– qualitative Analyse hauptsächlich in Bezug auf die Wirkung der durchgeführten Aktionen ;

– Information über vorhandene bewährte Verfahren;

– Vorschläge für innovative und attraktive Lösungen, um der breiten Öffentlichkeit oder speziellen Zielgruppen die europäische Regionalpolitik nahezubringen.

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Hierfür wird der Auftraggeber unter anderem

– die jährlichen Informations- und Kommunikationspläne der GD REGIO (http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm) berücksichtigen;

– sich allgemein über die veröffentlichten Informationsprodukte zur europäischen Regionalpolitik (EU-Organe, zuständige nationale/regionale/lokale Behörden, europäische/nationale Verbände und Organisationen, usw.) informieren;

– sich über den Inhalt der Erörterungen im Rahmen des Netzwerks INFORM (http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/index_en.cfm) auf dem Laufenden halten.

Alle Kosten im Zusammenhang mit dem regelmäßigen zusammenfassenden Bericht (Koordinierung, Recherchen, redaktionelle Arbeiten, Sitzungen, usw.) sind im Preis gemäß Preisaufstellung enthalten.

Im Laufe des Monats nach Übergabe des Berichts wird eine Sitzung der GD REGIO mit dem Auftragnehmer anberaumt, um die eventuell notwendigen Folgemaßnahmen zu erörtern.

Der regelmäßige zusammenfassende Bericht ist unter Ziffer 1.1.5 der Preisaufstellung erfasst. Hierzu wird ein gesonderter Vertrag abgeschlossen.

B. BESCHREIBUNG DER ZU ERBRINGENDEN LEISTUNGEN

1. BASISVERSION DER INFORMATIONSPRODUKTE

Die GD REGIO produziert eine breite Palette an Informationsprodukten, bei deren Erstellung zumeist zusätzliche Korrektur- und Lektoratsarbeiten oder redaktionelle Tätigkeiten erforderlich sind.

Neben den verschiedenen Sprachfassungen veröffentlicht die GD REGIO durchschnittlich rund 50 Informationsprodukte pro Jahr (vierteljährlich erscheinendes Magazin Inforegio Panorama, Regional Focus, Working Papers, Faltblätter, Informationsblätter, Berichte, Themenbroschüren, Poster, Werbemittel usw.). Folgende nicht erschöpfende Aufzählung der Informationsprodukte, für die Korrektur- und Lektoratsarbeiten oder redaktionelle Tätigkeiten angefordert werden können, kann dem Bieter als Anhaltspunkt dienen: Artikel des Magazins Inforegio Panorama oder thematische Veröffentlichungen, Kurzinformationen für den Bereich „News“ der Website Inforegio, Projektbeschreibungen, Pressemitteilungen, Interviews, Editorial, Power-Point-Präsentationen, Bilderlegenden, Texte auf Ausstellungstafeln, usw.

Ergänzende Informationen zu den Informationsprodukten der GD REGIO erhalten die Bieter auf der Website Inforegio: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_de.htm.

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, die englische, französische und deutsche Sprachfassungen der Informationsprodukte der GD REGIO zu korrigieren/lektorieren/verfassen. Das vom Bieter vorgeschlagene Redaktionspersonal

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http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/index_en.cfm


muss in der Lage sein, Texte verständlich zu formulieren und muss eine Berufserfahrung von mindestens drei Jahren nachweisen. Die Bieter müssen sich im Klaren darüber sein, dass die Veröffentlichung der Informationsprodukte in allen Sprachen der Europäischen Union möglich sein muss. Dies bedeutet, dass die Redakteure in der Lage sein müssen, die endgültigen Textversionen in anderen Sprachen als Englisch, Französisch und Deutsch im Hinblick auf Genauigkeit und angemessene Ausdrucksweise zu beurteilen.

Unabhängig von den spezifischen Anforderungen müssen die vom Auftragnehmer für die zu erbringenden Leistungen gewählten Personen (und insbesondere der Hauptansprechpartner und die mit Korrigieren/Lektorieren/Verfassen beauftragten Personen) sich immer auf dem neuesten Kenntnisstand der Entwicklungen, Tendenzen und Entscheidungen im Bereich der Europäischen Regionalpolitik befinden. Sie müssen Informationen über diese speziellen Themen sammeln, um sie für die Produkte, die die GD REGIO in Auftrag gibt, zu verwenden.

Alle Kosten in Verbindung mit den Informationsrecherchen sind in die Preise pro Seite (Ziffer 1 der Preisaufstellung zum Angebot des Bieters) einzurechnen.

Alle vom Auftragnehmer bearbeiteten Texte müssen von qualifizierten Redakteuren, die in ihrer jeweiligen Muttersprache arbeiten, korrigiert/lektoriert/verfasst werden.

Bei diesen Arbeiten ist auf die richtige Anwendung der Bestimmungen und Grundsätze des Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen (http://publications.europa.eu/code/de/de-000100.htm) sowie die eventuellen besonderen Regeln der GD REGIO zu achten.

Der Auftragnehmer legt für die angeforderten Produkte klar und prägnant formulierte Originaltexte vor. Er gewährleistet im Rahmen der Korrektur-, Lektorats- oder der redaktionellen Arbeit, dass die Texte der gesamten Veröffentlichung treffsicher formuliert sind und ein Höchstmaß an Konsistenz und Qualität aufweisen. Der Auftragnehmer muss sich vergewissern, dass der endgültige Text für die breite Öffentlichkeit ansprechend und verständlich formuliert ist, indem er auf einen geeigneten Schreibstil achtet. Er muss beispielsweise in der Lage sein, die für eine breitere Öffentlichkeit bestimmten Verwaltungs- und Fachtexte klar und zusammenfassend zu präsentieren. Zur Verbesserung von Klarheit und Kohärenz des Textes werden die von der Kommission übermittelten Kommentare/Korrekturen gebührend berücksichtigt.

Die Endprodukte müssen in einem oder mehreren digitalen Formaten (Word, Excel, InDesign und/oder PDF oder einem anderen Format, das mit den bei der GD REGIO eingesetzten Programmen kompatibel ist) geliefert werden und die nachstehenden beschriebenen oder jeweils genannten Vorgaben erfüllen. Der Auftragnehmer verwendet Programme, die mit den bei der GD REGIO verwendeten Programmen und Folgeversionen kompatibel sind. Derzeit wird bei der Kommission Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Power Point, Outlook, PDFCode 2.0) eingesetzt.

1.1. Beschreibung der zu erbringenden Leistungen

1.1.1. Korrektur von Abzügen

Bei der Korrektur von Abzügen achtet der Auftragnehmer in erster Linie darauf, dass alle Fehler (Typografie, Orthografie und Grammatik) im Text bereinigt werden.

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http://publications.europa.eu/code/de/de-000100.htm

1.1.2. Lektorieren von Texten

Der Auftragnehmer wird außerdem beauftragt, bestimmte Texte, die ihm die Kommission vorlegt, umzuschreiben, um sie ansprechender und für das jeweilige Zielpublikum verständlicher zu machen, ohne dass sich die Länge des Textes wesentlich ändert. Soweit verfügbar werden auch Referenzdokumente zum besseren Verständnis des Kontextes zur Verfügung gestellt. Gegebenenfalls und soweit möglich kann auch der Autor befragt werden, wenn dies für ein umfassendes Verständnis des gelieferten Textes notwendig ist.

Es geht nicht darum, unterschiedliche Nachbearbeitungsstufen vorzusehen. Es soll von dem Grundsatz ausgegangen werden, dass die vorzunehmende Lektoratsarbeit konsequent ist und einen beträchtlichen Arbeitsaufwand erfordert.

1.1.3. Verfassen von Texten

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, vor Verfassen des gewünschten Textes eine Informationsrecherche vorzunehmen. Die Kommission wird ihm alle ihr bekannten Referenzdokumente übermitteln, wenn möglich eine Kontaktperson benennen, die über einschlägige Fachkenntnisse verfügt, und die Länge des Textes sowie das Zielpublikum definieren.

1.1.4. Verfassen eines besonderen Textes für ein spezifisches Dokument

Möchte die Kommission einen Text in einem sehr spezifischen Bereich erstellen, ist der Auftragnehmer berechtigt, einen von der Kommission vorab zu genehmigenden Unterauftragnehmer damit zu befassen. Der Preis pro Textseite entspricht dem unter Ziffer 1.1.3 angegebenen Preis multipliziert mit einem Faktor von maximal 2,5.

Dieser Preis ist der Gesamtbetrag aller Kosten für die beauftragte Person (ausgenommen eventueller Reisekosten) und für den Auftragnehmer. Diese Position wird bei den Berechnungen zu den Zuschlagskriterien für dieses Los nicht berücksichtigt. Daher ist der in der Preisaufstellung angegebene Gewichtungskoeffizient Null.

1.2. Berechnung des Preises für die Leistungen

Die in der Preisaufstellung anzugebenden Preise beziehen sich auf eine Normseite (1 500 Anschläge ohne Leerschritte). Bei Textlängen von weniger als einer Seite (z. B. Fotolegenden oder Texte für Tafeln) wird die entsprechend anteilige Textlänge bezahlt.

Die GD REGIO gibt im Auftragsschein an, welche Leistungsart erbracht werden soll (Korrektur, Lektorat, redaktionelle Arbeit).

2. ANFERTIGUNG DER SPRACHFASSUNGEN DER BASISTEXTE

Viele Informationsprodukte der GD REGIO, für die redaktionelle und Layoutarbeiten angefordert werden, werden in allen offiziellen Sprachen der Union veröffentlicht (Präsentationsbroschüre der Europäischen Regionalpolitik, vierteljährliches Magazin Inforegio Panorama, Informationsblätter, usw.). Einige Veröffentlichungen werden gewöhnlich nur in einer Sprache erstellt, wie zum Beispiel die Regional Papers (Regional Focus, Working Papers) oder Unterlagen für die jährlichen Tagungen „OPEN DAYS“ und „REGIONS FOR ECONOMIC CHANGE“. Andere Unterlagen sind in zwei

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oder drei Sprachfassungen verfügbar (einige thematische Broschüren), in sechs Sprachversionen (wie die „News“ für die Website Inforegio), und wieder andere können in einigen Sprachen der Beitrittsländer, der möglichen Beitrittsländer oder Nicht-EU-Länder veröffentlicht werden. Zur Information: Seit 2007 wurden, um die Beziehungen der GD REGIO zu den Behörden einiger Drittländer zu begleiten, auch Übersetzungen ins Chinesische, Russische, Ukrainische, Armenische und Japanische erstellt.

Der Auftragnehmer muss mit einem Team von Übersetzern arbeiten, die in ihre Muttersprache übersetzen. Er sorgt dafür, dass die übersetzten Texte sprachlich korrekt sind und sowohl Stil als auch Struktur des Originaltextes widerspiegeln. Die übersetzten Texte müssen von der selben Qualität wie ein Originaltext sein. Alle Texte werden vom Auftragnehmer im Hinblick auf Stil, Syntax, Orthografie und Interpunktion revidiert, bevor sie der Kommission übermittelt werden.

Die Übereinstimmung mit den Bestimmungen und Grundsätzen der Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen (http://publications.europa.eu/code/de/de-000100.htm) ist für jede Übersetzung von wesentlicher Bedeutung.

Die Dokumente werden dem Auftragnehmer per E-Mail in elektronischer Form zugesandt. Die fertigen Texte müssen im angeforderten Format an die GD REGIO zurückgesandt werden. Die Dateien sind streng nach den Anweisungen der GD REGIO zu bearbeiten, um Umformatierungsarbeiten nach Lieferung der Texte zu vermeiden. Derzeit setzt die Kommission Microsoft Office 2003 ein (Word, Excel, Power Point, Outlook, PDFCode 2.0). Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich eventuellen späteren Änderungen anzupassen.

Die Lieferfristen für die verschiedenen Lieferprodukte sind in den zugehörigen Auftragsscheinen genannt.


Erfahrungsgemäß wird das Originaldokument von der Kommission entweder in englischer oder französischer Sprache geliefert.

Sprachkombinationen für die Übersetzungen:

(1) Übersetzung einer Seite eines Textes, der in einer der sechs folgenden Sprachen geliefert wird, in eine Sprache derselben Gruppe: EN, FR, DE, IT, ES, PL

Übersetzungen von weniger als einer Seite (1 500 Anschläge ohne Leerschritte), wie beispielsweise die Kurzinfos für die Website Inforegio, müssen innerhalb von 24 Stunden gerechnet ab dem Zeitpunkt der Anforderung durch die Kommission geliefert werden.

(2) Übersetzung einer Seite eines Textes, der in einer EU-Amtssprache verfasst ist, in eine andere Amtssprache, ausgenommen die im vorstehenden Punkt abgedeckten Sprachkombinationen

(3) Übersetzung einer Seite eines in Englisch, Französisch oder Deutsch verfassten Textes in eine Nicht-Amtssprache (Sprachen der Kandidatenländer, der potenziellen Kandidatenländer oder von Drittländern wie Ukraine, Russland oder China) oder umgekehrt

(4) Revision eines bereits übersetzten Textes38


Die Revisionsleistungen für einen fremd übersetzten Text werden pro Seite in Rechnung gestellt.


Die von der GD REGIO angeforderten Übersetzungsleistungen werden als Preis pro Seite mit 1 500 Anschlägen ohne Leerschritte in Rechnung gestellt. In diesem Preis sind alle im Rahmen der Übersetzung anfallenden Kosten enthalten. Bei Textlängen von weniger als einer Seite (Kurzinfos, Texte für Schilder usw.) wird die entsprechend anteilige Textlänge bezahlt.

Wenn ein als Datei gelieferter Text grafische Elemente (Tabellen, Diagramme, Karten, u. a.) mit zu übersetzenden Texten enthält, zählen nur die zu übersetzenden Anschläge. Im Preis pro Normseite sind alle Kosten des Auftragnehmers enthalten.

Eine Druckfreigabe durch die Kommission wird nur für die Basisversion eines Textes erteilt. Der Auftragnehmer ist für die Qualität der von ihm gelieferten Übersetzungen insgesamt verantwortlich. Für diese erteilen die Dienststellen der Kommission keine Druckfreigabe. Der Auftragnehmer erstellt daher gegebenenfalls direkt das Layout der von ihm übersetzten Texte.

Auch wenn die GD REGIO vom Grundsatz ausgeht, dass die gelieferte Arbeit qualitativ so gut ist, dass sie unmittelbar in Druck gehen und veröffentlicht werden kann, und die vom Auftragnehmer vorgelegten Sprachfassungen im Allgemeinen nicht überprüft werden, so wird der Übersetzungsdienst der Kommission dennoch von Zeit zu Zeit auf der Grundlage von formatierten pdf-Dateien oder Papierfassungen stichprobenartig die Qualität der Übersetzungen prüfen. Da die Sprachfassungen nicht der Druckfreigabe durch die Kommission unterliegen, werden keine Revisionsarbeiten bezahlt, wenn der Auftragnehmer fehlerhafte Übersetzungen geliefert hat. Sollten gelieferte Texte offensichtliche Fehler enthalten oder von schlechter Qualität sein, behält sich die GD REGIO das Recht vor (siehe Ziffer 3.4.6.2 des allgemeinen Teils der Leistungsbeschreibung dieser Ausschreibung), die Erstattung der Übersetzungskosten, eine Entschädigung für die aufgewendeten Druckkosten oder auch Berichtigung/Neudruck verlangen, ohne dass diese Kosten in Rechnung gestellt werden können.

3. GRAFIKKONZEPT UND GRAFISCHE GESTALTUNG EINES NEUEN INFORMATIONSINSTRUMENTES

Die GD REGIO legt besonderen Wert auf eine eigene visuelle Identität ihrer Veröffentlichungen. Alle von der GD REGIO entwickelten Informationsprodukte müssen daher der Identität der Generaldirektion entsprechen, die im Grafikkonzept für die verschiedenen Arten von Informationsinstrumenten definiert ist. Die meisten neuen Veröffentlichungen orientieren sich an den im Grafikkonzept definierten Elementen. Für die eine oder andere Veröffentlichung (Magazin Inforegio Panorama, Regional Focus, Working Papers, usw.) gibt es auch Sonderbestimmungen.

Die Leistungen unter Ziffer 3.1.1 (grafische Gestaltung) der Preisaufstellung werden daher nur gelegentlich beansprucht. Die Kosten für jeden neuen grafischen Entwurf schließen automatisch eine Aktualisierung des Grafikkonzepts ein.

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Das Grafikkonzept der GD REGIO kann unter dem folgenden Link abgerufen werden: http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm.


3.1.1. Grafische Gestaltung

Erstellung der Vorlage eines neuen Informationsproduktes in der Bezugssprache (neuer Veröffentlichungstyp oder völlig neues Werbemittel) unter Berücksichtigung der allgemeinen Merkmale des vorhandenen Grafikkonzepts.

Der Auftragnehmer muss je nach Zielsetzung der Veröffentlichung und Zielpublikum eine Vorlage der Veröffentlichung in der Bezugssprache vorlegen. Dabei muss er von Anfang an die Zahl der Sprachfassungen berücksichtigen, in denen das Dokument veröffentlicht wird.

Die Anzahl der vorzulegenden Abzüge, die im Angebot nicht begrenzt werden kann, ist abhängig von der Qualität der Vorschläge. Im Rahmen des Freigabeprozesses sind mehrere Abzüge vorzusehen.

Der Auftragnehmer achtet darauf, dass die gewählte grafische Gestaltung die von der Veröffentlichung übermittelte/n Botschaft/en unterstreicht.

Der Auftragnehmer muss die von der Kommission verlangten Korrekturen einarbeiten.


Eine Beschreibung befindet sich unter Abschnitt 3 der beiliegenden Preisaufstellung; der Preis ist pro Personentag anzugeben. Die Kosten für jeden neuen grafischen Entwurf schließen automatisch eine Aktualisierung des Grafikkonzepts mit ein.

Für die Leistungen, die in Preisen pro Personentag angegeben werden und die weniger als einen Tag beanspruchen, wird der Preis in entsprechend anteiligen Achteln berechnet (Personenstunde).

4. ILLUSTRATIONEN, AUSWAHL DER FOTOS UND VERWALTUNG DER FOTOTHEK DER GD REGIO

Für die Informationsprodukte der GD REGIO achtet der Auftragnehmer auf besonders sorgfältige Auswahl der Fotos und Illustrationen. Für jeden Auftragsschein legt der Auftragnehmer der Kommission eine Auswahl sorgfältig ausgewählter Fotos vor.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Vorschriften zu den Urheberrechten (Copyright) eingehalten werden (siehe hierzu Ziffer 3.4.4 der Leistungsbeschreibung dieser Ausschreibung).

Die Länge des Textes der Fotolegenden umfasst 100 bis 150 Anschläge ohne Leerschritte. Muss Legendentext verfasst werden, ist der Preis für diese Leistung entsprechend Ziffer 1.1.3 der Preisaufstellung in Rechnung zu stellen. Für Fotos, die für die Datenbank bestimmt sind, sind die Legenden, insoweit nichts anderes angegeben ist, nur in englischer Sprache zu verfassen.

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4.1.1. Auswahl und Verwaltung der Fotos

Fotos zur Illustration der Informationsprodukte der Generaldirektion wählt der Auftragnehmer vorrangig aus der Fotothek der GD REGIO (http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/load.do?lang=en&langChanged=true) oder dem Bestand der anderen Generaldirektionen der Kommission oder EU-Institutionen aus.

Der Auftragnehmer kann gegebenenfalls und nach Zustimmung der Kommission auch lizenzfreie Bilder auswählen oder Fotos kaufen. Die Kommission erstattet die tatsächlichen Kosten für den Kauf der Rechte an diesen Bildern. Die Auswahl der Fotos für die Informationsinstrumente der GD REGIO wird als Preis pro Personentag entsprechend der Preisaufstellung in Rechnung gestellt.

4.1.2. Verwaltung der Foto-Datenbank der GD REGIO

Der Auftragnehmer könnte beauftragt werden, an den Inhalt der Fotothek der GD REGIO (http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/load.do) zu neu zu organisieren und zu verwalten.

Diese Arbeit wird nach Aufwand (Personentag) in Rechnung gestellt.

4.1.3. Anfertigung einer Zeichnung

Für einige Informationsträger könnten Zeichnungen zur Illustration besser geeignet sein. Der Auftragnehmer setzt für die Anfertigung der angeforderten Zeichnungen professionelle Zeichner ein.


Siehe hierzu Abschnitt 4 der beiliegenden Preisaufstellung.

Für die Leistungen, die in Preisen pro Personentag angegeben werden und die weniger als einen Tag beanspruchen, wird der Preis in entsprechend anteiligen Achteln (Personenstunde) berechnet.

5. LAYOUT UND DRUCKVORSTUFE

Die GD REGIO produziert eine breite Palette von Veröffentlichungen als Printversionen, die professionell auf die Produktionsstufe vorbereitet werden müssen. Das Layout dieser Veröffentlichungen ist so zu erstellen, dass Text und grafische Elemente dem derzeitigen Grafikkonzept der GD REGIO entsprechen.

Der Auftragnehmer übernimmt hierbei die Koordinierung und sorgt für den guten Arbeitsablauf bei der Layouterstellung; er gewährleistet die Einhaltung der vorgegebenen Fristen und die Qualität der gelieferten pdf-Dateien.

Die Zahl der vorzulegenden Abzüge, die im Angebot nicht begrenzt werden kann, hängt von der Qualität der Vorschläge ab. Im Rahmen des Freigabeprozesses sind mehrere Abzüge vorzusehen.

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http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/load.do

http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/load.do?lang=en&langChanged=true

Der Auftragnehmer muss die von der Kommission gelieferten internationalen Kennnummern einarbeiten, die von der Kommission verlangten Korrekturen berücksichtigen und nach der Layoutmontage den Text von einem professionellen Korrektor korrekturgelesen werden. Insbesondere ist auch jeder in der Broschüre genannte Internetlink zu überprüfen.

Das Amt für Veröffentlichungen wird von Zeit zu Zeit stichprobenartig die Qualität – insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Vorschriften und Grundsätze der Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen (http://publications.europa.eu/code/de/de-000100.htm) – überprüfen.

Die Lieferfristen für die verschiedenen Produkte sind in den zugehörigen Auftragsscheinen genannt.

Für die Basisversion und jede Sprachfassung jedes Informationsprodukts liefert der Auftragnehmer auf einem geeigneten Datenträger drei pdf-Dateien mit unterschiedlicher Vorbereitung (druckoptimiert (Computer to Plate), weboptimiert und optimiert für die Ausgabe auf Digital-Farbkopierer).

Spätestens drei Tage nach Erhalt der endgültigen pdf-Dateien übermittelt der Auftragnehmer der GD REGIO dann ein digitales Archiv auf einem geeigneten Datenträger, der mit den von der GD REGIO eingesetzten Programmen kompatibel ist. Dieses Archiv umfasst alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Realisierung des Produktes und alle geforderten Sprachfassungen: Texte (im Format .doc oder .txt), Illustrationen (im Format .jpg oder .png), Layout-Dateien (im Format .indd oder gleichwertiges), Web-Dateien (im pdf-Format), Dateien für den digitalen Druck (im pdf-Format), Dateien für den Offset-Druck (im pdf-Format), usw.

Komplexitätsstufen

Es gibt drei Komplexitätsstufen für das Layout der Informationsprodukte der GD REGIO. Enthält der Auftragsschein keine andere Angabe, ist die komplexe Layoutstufe (1 oder 2, je nach Inhalt der betreffenden Seiten) verlangt.

Die einfache Stufe entspricht im Wesentlichen den Gesetzestexten (siehe z. B. Layout der Broschüre „Cohesion policy in support of growth and jobs“ (KN-76-06-441-EN-C)).

Bei den Komplexitätsstufen werden zwei Kategorien unterschieden:

– Komplexitätsstufe 1 beinhaltet die Layouterstellung von Text mit oder ohne Fotos.

– Komplexitätsstufe 2 beinhaltet die Layouterstellung von Text mit grafischen Elementen (Grafiken, Tabellen, Diagramme, Karten, u. ä.) und eventuell Fotos.

Bezugssprache und andere Sprachfassungen

Es wird davon ausgegangen, dass alle anderen Sprachfassungen als die Bezugssprache einfacher zu realisieren sind, weil die wesentliche Reflexionsarbeit in Bezug auf Positionierung der Elemente, das Hinzufügen der Bilder und anderer grafischer Elemente für die Bezugsversion bereits abgeschlossen sind. Daher ist der Preis pro Seite für die Bezugsversion und die Sprachfassungen dementsprechend festzusetzen.

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5.1.1. Bezugsversion

Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen bestehen zunächst in der Anfertigung der Bezugsversion eines Dokuments. Das Layout erfolgt auf der Grundlage eines im Allgemeinen französischen oder englischen (seltener deutschen) Manuskripts, wobei gegebenenfalls Illustrationen (Fotos, Grafiken, Karten, Tabellen, u. a.) unter Einhaltung der geltenden Layoutvorgaben eingebunden werden. Diese Illustrationen werden im Allgemeinen mit dem Manuskript geliefert, bedürfen möglicherweise jedoch einer Anpassung, um die gewünschten Qualitätskriterien zu erfüllen.

Die Arbeit umfasst:

– die Vorlage der für den Fortgang der Arbeit erforderlichen Abzüge; diese sind im pdf-Format für die Zwischenabzüge im Zusammenhang mit der Layouterstellung zu liefern. Diese Abzüge werden der Kommission zur Prüfung vorgelegt; entsprechende Kommentare sind vom Auftragnehmer für die Erstellung des endgültigen Abzugs zu berücksichtigen;

– die Vorlage eines endgültigen Abzugs in Farbe und auf Papier, um die Konformität des zu liefernden Endproduktes zu überprüfen und die Druckfreigabe durch die GD REGIO zu ermöglichen.

Nur für die Bezugsversion wird eine Druckfreigabe durch die Kommission erteilt.

5.1.2. Sprachfassungen

Die Sprachfassung eines Dokuments ist die Version, die in einer anderen Sprache als der Bezugsversion identisch und auf der Grundlage eines in der betreffenden Sprache gelieferten Manuskripts erstellt wird; es werden auch dieselben Illustrationen – angepasst an die verlangte Sprachfassung – eingebunden. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Anfertigung aller Sprachfassungen, einschließlich aller Bestandteile des Dokuments (Texte, Fotos, Legenden, Seitenformatierung, Kennungen, usw.).

Dies bedeutet, dass keine „Druckfreigabe“ durch die GD REGIO für andere Sprachfassungen als die Bezugsversion erteilt wird; allerdings kann die GD im Verlauf der Auftragsdurchführung Abzüge (im pdf-Format) verlangen.

Sollten Fehler im Zusammenhang mit den einzelnen vorerwähnten Bestandteilen des Dokuments nach Anfertigung und Druck der Sprachfassungen festgestellt werden, sind die Kosten für die Behebung dieser Fehler, die Lieferung neuer Abzüge, den Neudruck und die Neuverbreitung ausschließlich vom Auftragnehmer zu tragen (siehe hierzu auch Ziffer 3.4.6.2 im Allgemeinen Teil der Leistungsbeschreibung dieser Ausschreibung).


Der Preis für die Layouterstellung wird als Pauschalpreis pro (einseitig bedruckter) Seite des fertigen Dokuments berechnet und entsprechend den Angaben auf dem Auftragsschein und der endgültigen Anzahl der Seiten mit den Komplexitätsstufen 1 und 2 bestätigt.

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6. ELEKTRONISCHE VERÖFFENTLICHUNGEN: WEBSITES, WEBSEITEN UND INTERNET-ANWENDUNGEN

Die GD REGIO veröffentlicht verschiedene Dokumente und Informationen im Internet auf den folgenden Websites:

Inforegio: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_de.htm

Kommissar: http://ec.europa.eu/commission_2010-2014/hahn/index_de.cfm

GD: http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/index_de.htm

Digitale Bibliothek: http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/

Über die Website Inforegio läuft der größte Teil des Datenverkehrs und des Austausches mit den an der EU-Regionalpolitik interessierten Personen; dies erfordert mehrere tausend neuer Veröffentlichungen und Aktualisierungen pro Jahr. Da sich die Website an die Bürger aller Regionen Europas wendet, sind die Seiten in vielen EU-Amtssprachen und in den Sprachen einiger Kandidatenländer verfasst.

Auf der Website werden hauptsächlich Informationen im Format .html, .cfm oder als Textdateien veröffentlicht. Die ORACLE-Datenbank „Super Regio“ generiert auf dynamischen Seiten Informationen zu mehreren hundert Regionalentwicklungsprogrammen und zu Projekten, die im Rahmen dieser Programme finanziert werden.

Die Europäische Kommission betreibt ein auf Documentum1 basierendes Web Content Management System (WCMS). Einige Teile der Website Inforegio werden derzeit über dieses System verwaltet. Andere können auf diese Plattform oder später auf ein anderes WCSM migrieren.

Die GD REGIO stellt allen an der Regionalpolitik Interessierten eine Plattform für ein soziales Netzwerk – RegioNetwork 2020 – zur Verfügung.

Alle an der Veröffentlichung von Internetseiten oder der Einrichtung von IT-Anwendungen für die GD REGIO Beteiligten sind verpflichtet, die Konformität mit der IT-Politik der Europäischen Kommission2 und ihren Normen zu gewährleisten. Jedes für die Kommission entwickelte Produkt wird Eigentum der Kommission, die sich das Recht vorbehält, dieses Produkt ganz oder teilweise zu ändern, anzupassen oder wiederzuverwenden.

Hinsichtlich der Websites, dies sich auf dem Server der Europäischen Kommission befinden, muss sich der Auftragnehmer voll und ganz an den von der Kommission herausgegebenen „Leitfaden für Informationsproduzenten“ (Information Providers Guide)3 (oder seine eventuellen Aktualisierungen) halten. Dieser Leitfaden richtet sich an Koordinatoren, Webmaster und Dienstleister, die auf EUROPA4 Seiten erstellen, und deckt alle Fragen der redaktionellen, technischen und grafischen Umsetzung vor allem im Zusammenhang mit den Vervielfältigungsrechten, dem Informationszugang und der Nutzerfreundlichkeit ab.

1 http://ec.europa.eu/ipg/tools/wcm/index_en.htm.2 Siehehttp://ec.europa.eu/dgs/informatics/itgov/index_de.htm.3 Siehe http://ec.europa.eu/ipg/.4 Portal der EU unter http://europa.eu/

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http://europa.eu/

http://ec.europa.eu/ipg/

http://ec.europa.eu/dgs/informatics/itgov/index_de.htm

http://ec.europa.eu/ipg/tools/wcm/index_en.htm

http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/

http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/index_de.htm

http://ec.europa.eu/commission_2010-2014/hahn/index_de.cfm


Eventuelle Websites auf anderen Servern müssen ins Rechenzentrum der DIGIT eingebunden werden können und den Portalstandards, den Normen der Europäischen Kommission und der IT-Governance der Kommission (RUP@EC) genügen.

Der Auftragnehmer muss sich außerdem über jede Entwicklung der vorgenannten Vorschriften und Normen bei den EDV-Dienststellen der Kommission (DIGIT) und der GD REGIO (Referat Informatik) informieren, um die Kompatibilität der gelieferten Produkte mit der Umgebung, in der sie eingesetzt werden, und die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten.


Der Auftragnehmer muss für die GD REGIO alle Maßnahmen ergreifen, die für die elektronische Veröffentlichung, den Einsatz, die Erstellung, die Entwicklung, die Änderung und die Wartung von Websites und der betreffenden Anwendungen erforderlich sind, und zwar sowohl in Bezug auf den Inhalt als auch auf die Inhaltsträger. Dazu gehören beispielsweise, aber nicht ausschließlich:

– Internetseiten und Websites in allen derzeitigen und künftigen EU-Sprachen (einschließlich der Sprachen der Kandidatenländer) sowie die Sprachen der Länder, mit denen die GD REGIO internationale Beziehungen pflegt, in Form von statischen (z. B. .html) oder dynamischen Seiten (Coldfusion, jsp, usw.) und Flashmodul, audiovisuelle Galerien, die für das Internet oder ein anderes Medium bestimmt sind, einschließlich im Rahmen des Content-Management-Systems Documentum, und die an das vorerwähnte Grafikkonzept der GD REGIO angepasst sind;

– Datenbanken, wie „Super Regio“ oder andere, einschließlich Erstellung von anwenderfreundlichen Benutzeroberflächen und Automatisierung des Datentransfers aus anderen Anwendungen oder Dateiformaten (Beispiel: .xls, dump usw.);

– verschiedene Anwendungen, die im Rahmen von Diensten, die über unsere Websites angeboten werden, genutzt werden können, wie:

– Mini-CMS: ein zu entwickelndes kleines Content-Management-Tool, das einem Anfänger eine leichte Handhabung des Inhalts von Web-Seiten über eine einfache und benutzerfreundliche an bestimmte Bereiche der Website (z. B.: Coldfusion, Drupal, java, JSON, …) angepasste Oberfläche ermöglichen soll.

– Fotothek: http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/

– Interaktive informative Landkarte (z. B.: ArcIms, Java, Flash, etc.)

– Anwendung INFOREGIODOC: Datenbank für Verteilerlisten, sogenannte. Mailinglisten (Mitgliederzahl: 18 000) & Anwendung für Verwaltung und Versendung der Newsletter Regio Flash, vorübergehend vom Auftragnehmer verwaltet (https://www.inforegiodoc.eu). Daten zu der für diese Anwendung verwendeten Architektur:

– Sprache : Java EE 5 Plattform , JSP 2.1, Framework JSF– Datenbank: Oracle 10g– Anwendungsserver: Sun Java System Application Server 9.1

Update 2 (Glassfish)

45

https://www.inforegiodoc.eu/

http://ec.europa.eu/regional_policy/digitallib/

– Vorübergehende Verwaltung von Websites, Datenbanken und Anwendungen, Reservierung von Domainnamen, Erwerb der für die gute Durchführung der Aufgaben dieses Vertrags notwendigen Rechte sowie Lieferung von elektronisch bearbeiteten Produkten auf Ad-hoc-Trägern (CD-Rom, DVD, u. a.)

– Kommunikation der Regionalpolitik der Europäischen Union über die sozialen Medien, einschließlich Erstellung einer Präsenz auf RegioNetwork2020 und in den meist genutzten sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Youtube, Flickr, Slideshare, usw.), sowie Werbeaktivitäten (Facebook-Ads, usw.). Die Bieter werden aufgefordert, Vorschläge zu machen, wie die sozialen Medien für die Förderung der Regionalpolitik genutzt werden können.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, jede erbrachte Leistung sowohl in Bezug auf die technischen Besonderheiten wie auch den gängigen Einsatz gebührend zu dokumentieren (RUP@EC); damit soll ermöglicht werden, dass die Arbeiten unter besten Bedingungen von einer Dienststelle der Europäischen Kommission oder einem anderen zukünftigen Auftragnehmer fortgeführt oder Produkte angepasst werden können. Für jede erbrachte Leistung muss eine Garantie in Bezug auf die technische Wartung während der gesamten Vertragslaufzeit und mindestens für ein Jahr ab der Abnahme des fertiggestellten Produkts durch die GD REGIO gewährleistet werden. Die Abnahme der Leistung kann erst erfolgen, wenn das Produkt in der vorgesehenen Umgebung vollständig funktionsfähig ist; etwaige Fristen im Rahmen der Verfahren, die die Beziehungen zwischen der GD REGIO und den IT-Dienststellen der Kommission regeln, oder eigene Fristen dieser Dienststellen keinen Einfluss auf diese Bedingung. Die Anwendungen werden so geliefert, dass sie in der Arbeitsumgebung der Kommission installiert werden können, ebenfalls zu liefern sind die Programmquellen in nicht kompilierter Form und mit entsprechender Dokumentation.

Die vom Auftragnehmer produzierten Texte oder Dokumente, die auf den Websites der GD REGIO veröffentlicht werden sollen, verwenden Ad-hoc-Formatierung. Beispielsweise ist eine vom Auftragnehmer verfasste Success Story so zu formatieren, dass sie möglichst leicht in die Datenbank „Super Regio“ übernommen werden kann. Die Benennung und Indexierung der Dokumente erfolgt entsprechend den Normen der Website, für die sie bestimmt sind.


Relativ viele Seiten der auf den von der Generaldirektion betriebenen Websites sind mehrsprachig. Daher unterscheidet die GD REGIO zwischen den Preisen pro Seite der ersten Sprache, die gewöhnlich Englisch ist, und den anderen Sprachfassungen. Es wird davon ausgegangen, dass der Aufwand für die Erstellung aller Sprachfassungen, die nicht Basisversion sind, geringer ist, weil die meiste Reflexionsarbeit in Bezug auf die Positionierung der Elemente, das Hinzufügen der Bilder, die Erstellung der Links zu den verschiedenen Sprachfassungen eines Dokuments für die Bezugsversion bereits abgeschlossen ist.


Als eine Internet-Seite gilt eine Einheit, die bei einer Standardauflösung von 1024*768 (IPG-Definition) einer maximalen Länge von vier Bildschirmseiten ohne horizontales Scrollen entspricht.

46

Die Erstellung von Internetseiten oder ihrem Layout basiert auf vorhandenen Texten, die von der Kommission geliefert oder vom Auftragnehmer angefertigt werden; redaktionelle Arbeiten in diesem Zusammenhang sind in anderen Abschnitten der Preisaufstellung erfasst.

Sind in Ausnahmefällen bestimmte Lieferprodukte nicht in der Preisaufstellung erfasst, legt der Auftraggeber ein Preisangebot entsprechend dem Preisgefüge und dem Preisniveau der Preisaufstellung und unter Berücksichtigung der marktüblichen Preise vor. Dieses Angebot wird mit der Kommission verhandelt.

7. VERWALTUNG DER VERTEILERLISTEN DER GD REGIO (MAILINGLISTEN)

Die GD REGIO legt besonderen Wert auf die Verwaltung und Aktualisierung ihrer Mailinglisten. Diese Listen ermöglichen ihr insbesondere, die Informationsinstrumente optimal zu verbreiten.

Der Auftragnehmer übernimmt die Verwaltung und vorübergehende Unterbringung der Anwendung INFOREGIODOC (Datenbank zur Verwaltung der Listen & Versendung von Regio-Flash-Nachrichten (siehe Ziffer 6.1).

Es wurden etwa 20 spezifische Verteilerlisten (Institutionen, Verwaltungsbehörden, Verbindungsbüros, regionale und lokale Verbände, Universitätsverteilerliste, usw.) entwickelt, die ungefähr 5000 Einträge umfassen. Online-Anmeldungen über www.inforegiodoc.eu werden in der allgemeinen Liste erfasst (13 000 Mitglieder).

Es können folgende Leistungen in diesem Zusammenhang angefordert werden (nicht erschöpfende Liste):

– Erschließen von neuen Kontakten für die spezifischen Listen– Kodieren neuer Einträge– regelmäßige Aktualisierung der Listen– Berichtigung von Kontaktdaten– Verwaltung der Listen in Kooperation mit dem Referat Information &

Kommunikation der GD REGIO unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen

– Organisation von themenspezifischen oder allgemeinen Mailingaktionen, auch auf elektronischem Weg

– Verwaltung der Online-Datenbank in Bezug auf Anmeldung, Datenänderung oder Abmeldung

– Bearbeitung und Einbindung von Mailinglisten– Etikettendruck– Verwaltung der Anwendung für die elektronischen Newsletter Regio Flash– Versenden des Newsletters Regio Flash per E-Mail (Java Mail API)

Alle hierfür zu erbringenden Leistungen werden in Preisen pro Personentag angegeben.


Bei der Verwaltung der Daten, insbesondere ihrer Kodierung, sind die Besonderheiten zu beachten, die für Dateien gelten, die an das Amt für Veröffentlichungen (OP) zu liefern

47

http://www.inforegiodoc.eu/

sind, das für die Verbreitung der Veröffentlichungen zuständig ist. Derzeit wird beim Amt für Veröffentlichungen für die Verwaltung der Kontaktdaten die Software SAGAP eingesetzt.

8. ANDERE INFORMATIONSPRODUKTE UND WERBEMITTEL

Die GD REGIO ist für die Produktion verschiedener Kommunikationsmittel zuständig, die den Inhalt ihrer Botschaften nachdrücklich unterstützen, die Regionalpolitik besser sichtbar machen und die Bediensteten der GD REGIO und andere darin unterstützen sollen, die Wesenzüge und die Erfolge der Regionalpolitik zu verbreiten.

Im Kontext der Veranstaltungen, an denen sie teilnimmt oder die sie organisiert, wie die informationsintensive Woche „Open Days“ in Brüssel, produziert die GD REGIO umfangreiches Werbungsmaterial mit Aufschriften, die ihre derzeitigen Tätigkeitsbereich betreffen.

Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung dafür, dass das Grafikkonzept der GD REGIO bei allen Werbemitteln, mit denen er beauftragt wird, sorgfältig angewendet wird.


Zur Information sind nachstehend in einer nicht erschöpfenden Liste die zu entwickelnden Informationsprodukte und Werbemittel aufgeführt. Der Produktionsprozess kann nicht ohne vorherige Druckfreigabe gestartet werden. Die in der Preisaufstellung angegebenen Preise beinhalten Produktion und Anlieferung in Brüssel.

(a) USB-Stick 2 GB, Aufdruck 1-farbig: 1 Logo + Titel + Web-Adresse. Preis pro 100.

(b) USB-Stick 2 GB,. Aufdruck 1-farbig: 1 Logo + Titel + Web-Adresse. Speicherung verschiedener Dokumente (Texte, audiovisuelle Mittel, usw.). Die zu speichernden Dokumente werden von der Kommission spätestens drei Werktage vor dem gewünschten Liefertermin geliefert. Preis pro 100.

(c) USB-Stick 4 GB, Aufdruck 1-farbig: 1 Logo +Titel + Webadresse. Preis pro 100.

(d) USB-Stick 4 GB, Aufdruck 1-farbig: 1 Logo + 1 Titel + Webadresse. Speicherung verschiedener Dokumente (Texte, audiovisuelle Infos, usw.). Die zu speichernden Dokumente werden von der Kommission spätestens drei Werktage vor dem gewünschten Liefertermin geliefert. Preis pro 100.

(e) Poster, Maße: Größe A1, Papier 135 g; Druck vierfarbig; Lieferung plan verpackt. Preis pro 100.

(f) Ordnungsmappen für A4-Dokumente, Karton 350 g; Druck vierfarbig beidseitig, plastifiziert; Zuschnitt mit Rücken 14 mm; doppelseitiger Verschluss. Preis pro 100.

(g) Schreibblock A4 mit Deckblatt 250 g 4-farbig bedruckt; Innenseiten: 1-farbig, 25 Seiten liniert und EU-Logo; Papier 80 g. Preis pro 100.

48

(h) Kugelschreiber; Aufdruck 1-farbig: Logo + Text. Preis pro 1000.

(i) Informationsträger, faltbar („Lamas“); Maße: 650 x 1900 mm; Vorder-/Rückseite unterschiedlich; 4-farbiger Digitaldruck + laminiert; Kraftkarton 390 g; mit Versteifung, aber ohne Fuß oder Sockel.

8.2. Preisberechnung

Die in der Preisaufstellung angegebenen Preise beinhalten alle mit der Herstellung des Lieferprodukts verbundenen Kosten. Die GD REGIO übernimmt keine weiteren Kosten. Sind in Ausnahmefällen bestimmte Lieferprodukte nicht in der Preisaufstellung erfasst, legt der Auftraggeber ein Preisangebot entsprechend dem Preisgefüge und dem Preisniveau der Preisaufstellung und unter Berücksichtigung der marktüblichen Preise vor. Dieses Angebot wird mit der Kommission verhandelt.

9. ZUSCHLAGSKRITERIEN


Die Angebote werden unter dem Gesichtspunkt der Qualität geprüft und erhalten jeweils eine qualitative Bewertung entsprechend den nachfolgend unter „Punktzahl für den qualitativen Wert“ erläuterten Regeln. Daraufhin werden die finanziellen Aspekte entsprechend den nachfolgend unter „Punktzahl für den finanziellen Wert“ erläuterten Regeln untersucht.

9.1. Punktzahl für den qualitativen Wert (maximal 100 Punkte)

Für die Qualität des Angebots werden maximal 100 Punkte vergeben:

– Maximal 50 Punkte werden für das Gesamtkonzept gemäß den nachstehenden Kriterien vergeben.

– Maximal 50 Punkte werden für den fachlichen Teil des Vorschlags für die beiden Fallstudien gemäß den in Teil II angeführten Spezifikationen und Kriterien vergeben.

Die Bieter müssen bei jedem Zuschlagskriterium mindestens 50 % der möglichen Punktzahl erreichen. Anderenfalls werden sie vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.

Angebote, die insgesamt weniger als 70 Punkte für den qualitativen Wert erhalten, werden vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.


49

Die Punktzahl für den qualitativen Wert wird wie folgt errechnet:

Für das Gesamtkonzept (nachfolgende Punkte 1-3) erzielte Punktzahl + für die Fallstudien (nachfolgender Punkt 4) erzielte Punktzahl

Zuschlagskriterien Verlangte Angaben Höchst-punktzahl

1.Qualität, Konsistenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts

(30 Punkte)

Erforderliche Mindest-punktzahl: 15/30

– Die Bieter müssen das Konzept erläutern, mit dem sie die von der Europäischen Kommission verfolgten Ziele erreichen und die hier ausgeschriebenen Dienstleistungen und/oder Produkte bereitstellen wollen.

14

– Die Bieter müssen die wichtigsten Herausforderungen und Hindernisse ermitteln und entsprechende Lösungen dafür empfehlen sowie weitere für relevant erachtete Vorschläge unterbreiten.

8

– Die Bieter müssen die Qualitätssicherungsmechanismen und die wichtigsten Leistungsindikatoren erläutern, mit denen die Qualität der Dienstleistungen und/oder Produkte und die Einhaltung der Fristen gewährleistet werden sollen.

8

50

2.Qualität der Arbeits-organisation, Management des Teams

(15 Punkte)

Erforderliche Mindest-punktzahl: 7,5/15

– Die Bieter müssen die Zusammensetzung und Organisation des Arbeitsteams beschreiben, das vorgeschlagen wird, um die größtmögliche Kosteneffizienz, Schnelligkeit und Qualität der geforderten Dienste sicherzustellen.

5

– Die Bieter müssen die verschiedenen Maßnahmen zum Management der Mitarbeiter beschreiben, die getroffen werden, um ein einheitlich hohes Dienstleistungsniveau zu gewährleisten; ferner sind die Mechanismen zur Überwachung der an Unterauftragnehmer zu vergebenden Aufgaben darzulegen.

5

– Die Bieter müssen ihr Konzept für die alltägliche Organisation der Arbeit mit den zuständigen Kommissionsdienststellen darlegen.

5

3.Klarheit, Schlüssigkeit und Präsentation des Angebots

(5 Punkte)


– Die Bieter müssen sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung in Bezug auf Inhalt, Länge und Präsentation unter Wahrung von Klarheit und Schlüssigkeit erfüllen. Insbesondere müssen die Angebote einen Index/ein Inhaltsverzeichnis enthalten, die Seiten sind fortlaufend durchzunummerieren und zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise fest miteinander zu verbinden. Anlagen zum Angebot (Anhänge auf Papier, CD-ROM, DVD usw.) müssen mit der Losnummer, der Nummer der betreffenden Unterlage sowie einer Angabe des Inhalts versehen sein. Die Angebote dürfen nur Informationen mit unmittelbarem Bezug zu den verlangten Produkten und Dienstleistungen sowie den genannten Kriterien enthalten. Jegliche theoretische, schulbuchartige Beschreibung der Informations- und Kommunikationsstrategie ist daher zu vermeiden.

5

4.Qualitative Bewertung der beiden Fallstudien

(50 Punkte)


Es werden zwei Fallstudien verlangt (s. Teil II).

Eine ausführliche Anleitung für die Vorschläge des Bieters für die Fallstudien findet sich nachstehend. In Teil II wird die Beurteilung des fachlichen Werts der Fallstudien näher erläutert.

Gesamtpunktzahl: 100

51

Erforderliche Mindestpunktzahl: 70/100

Fallstudien (siehe Teil II)

Von den Bietern wird ein spezifischer fachlicher Vorschlag für jede Fallstudie und eine Kostenaufstellung (ein Kostenvoranschlag) für jeden fachlichen Vorschlag erwartet.

NB: Die Fallstudien wurden lediglich für die Zwecke des Vergabeverfahrens im Rahmen dieses Vertrages erstellt. Sie sind gänzlich fiktiv und erlauben in keinem Fall Rückschlüsse auf die Prioritäten oder die genaue Ausrichtung künftiger Maßnahmen.

Der fachliche Teil des Vorschlags muss Folgendes enthalten:

– eine detaillierte Beschreibung des Konzepts, der Phasen und Arbeitsmethoden, die der Bieter zur Durchführung der verlangten Arbeiten im Rahmen der Fallstudie vorsieht, wobei anzugeben ist, welche Leistungen an Unterauftragnehmer vergeben werden sollen;

– für jede Phase die Zusammenstellung des Projektteams und die den Mitarbeitern zugewiesenen Rollen unter Angabe der Zeiteinheiten je Mitarbeiterkategorie;

– einen Vorschlag in Bezug auf den für die einzelnen Phasen als notwendig erachteten Zeitplan unter Berücksichtigung der für die Interaktion mit den Kommissionsdienststellen und die verschiedenen Schritte des Validierungsprozesses benötigten Zeit;

– die verlangten Muster/Arbeitsproben.

Die Kostenaufstellung (der Kostenvoranschlag) muss

– alle vom Bieter für diese Fallstudie durchzuführenden Aufgaben und Arbeiten umfassen,

– für jede Fallstudie durch Ausfüllen der Tabellen am Ende von Teil II separat vorgelegt werden,

– die vorgeschlagene Preisaufstellung genau widerspiegeln.

NB: Die Kostenvoranschläge der Fallstudien werden zwar nicht zur Beurteilung des finanziellen Werts des Angebots herangezogen, dienen jedoch als Bezugspunkt für die Prüfung von Angeboten für spezifische Verträge zur Durchführung des Rahmenvertrags, der mit den erfolgreichen Bietern geschlossen wird.

9.2. Punktzahl für den finanziellen Wert (Preisindex)

Der finanzielle Wert des Angebots wird als Summe der Preise je Einheit in der Preisaufstellung (siehe Teil III) berechnet.

52

(1) Jeder Preis wird mit dem zugehörigen Gewichtungsfaktor multipliziert.

Preisindex = Σ UP x WF

Σ = SummeUP = Preise je Einheit in der Preisaufstellung des Loses, auf das sich das

Angebot beziehtWF = Gewichtungsfaktor der Preise je Einheit

(2) Für jeden der acht Abschnitte wird eine Zwischensumme errechnet (Produkte mit Text, Sprachfassungen usw.).

(3) Die Zwischensummen der einzelnen Abschnitte werden wie folgt multipliziert:

Abschnitt 1 x 1Abschnitt 2 x 5Abschnitt 3 x 4Abschnitt 4 x 0,5Abschnitt 5 x 4Abschnitt 6 x 0,5Abschnitt 7 x 2Abschnitt 8 x 1

(4) Die gemäß vorstehendem Punkt 3 errechneten Zwischensummen werden addiert. Diese so erhaltene Gesamtsumme spiegelt den Preisindex wider und geht in die endgültige Bewertungsformel ein.

9.3. Abschlussbewertung




Die Angebote werden auf der Grundlage der erhaltenen Bewertung in absteigender Rangfolge eingestuft. Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Angebot am Ende der Abschlussbewertung die höchste Note erzielt hat und alle Anforderungen der Ausschreibung erfüllt.

53

TEIL II - SIMULATIONEN Los 1Konzeption und Erstellung von Informationsprodukten

1) Es werden zwei Simulationen verlangt. Der Inhalt des vorzulegenden technischen Angebots ist unter Ziffer 9 „Zuschlagskriterien, Fallstudien“ im Einzelnen beschrieben.

Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass sie anhand dieser Simulationen a) ihr Verständnis der Regionalpolitik, b) die Originalität ihres Ansatzes; c) ihre Arbeitsmethode, d) ihr Zeitmanagement und e) ihr Verständnis für die damit verbundenen Kosten sowie ihre Fähigkeit, die Kosten im Rahmen der Grenzen der in der Preisaufstellung aufgelisteten Posten zu halten, nachweisen sollen. Der Bieter kann so seine Kompetenz, die Qualität seiner Verwaltung und seinen Personaleinsatz deutlich machen. Die Antwort des Bieters wird im Rahmen der qualitätsbezogenen Zuschlagskriterien bewertet.

Der Kostenrahmen muss ausschließlich auf die in der Preisaufstellung übermittelten Preise basieren.

SIMULATION 1.1: KONZEPTION, ANFERTIGUNG EINES POSTERS UND EINER BROSCHÜRE FÜR EINE GROSSE KONFERENZ

A) Hintergrund :

Entsprechend dem Kommunikationsplan der GD REGIO vom Januar soll vom 20. bis 21. Juni 2011 eine Konferenz in Brüssel (Gebäude CHARL) zum Thema Stadtentwicklung stattfinden.

Begleitend zu dieser Veranstaltung möchte die GD REGIO ein Poster und eine Broschüre (zusätzlich zum Programm der Konferenz) zum Thema der Konferenz erstellen.

Die bereits auf der Website Inforegio der GD REGIO verfügbaren Informationsdokumente können uneingeschränkt verwendet werden.

B) Dabei sind folgende Elemente zu berücksichtigen :

- Tagungsbroschüre, Nummer 38 des Magazins Inforegio Panorama: Druck von 28 Seiten in den 23 EU-Amtssprachen, Format A4

- Ab dem Zeitpunkt, an dem die freigegebene Datei übermittelt wurde, beträgt die Frist für den Druck einer Veröffentlichung durch das Amt für Veröffentlichungen (OP) drei Wochen (15 Werktage). Die Druckkosten für die Broschüren und das Poster werden in diese Simulation nicht einberechnet.

54

- Die französischen, englischen und deutschen Sprachfassungen, die das OP in Druck gibt, müssen fünf Werktage vor der Tagung verfügbar sein. Die anderen Sprachfassungen (die als pdf-Dateien dem OP vorzulegen sind) müssen innerhalb eines Monats nach der Tagung vorliegen.

- Im Rahmen dieser Simulation fertigt der Bieter folgende Elemente der Broschüre an und reicht sie als Angebot ein: Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Editorial (ungefähr 2 000 Anschläge ohne Leerschritte) und einen Artikel über vier Seiten (ca. 8 000 Anschläge ohne Leerschritte), in dem insbesondere die Berechtigung einer Stadtentwicklungspolitik, die Synergien mit den anderen EU-Politikfeldern und die Notwendigkeit, diese Politik für den Programmzeitraum 2014-2020 fortzusetzen, herausgestellt werden. Es sind mindestens drei Fotos und eine Landkarte einzubinden.

- Die anderen Texte aus dem (vom Auftragnehmer vorgeschlagenen) Inhaltsverzeichnis werden von den Dienststellen der Kommission verfasst und vom Auftragnehmer lektoriert. Es werden insgesamt zehn Artikel sein, einschließlich Inhaltsverzeichnis, mit 52 589 Anschlägen ohne Leerschritte. Diese Texte müssen nicht geliefert werden, sich aber in der Ausarbeitung der Simulation widerspiegeln. Soweit möglich soll der zu erstellende Zeitplan eine Verfassung der Artikel möglichst zeitnah zum Tagungszeitpunkt ermöglichen.

- Für das Poster und für die Broschüre (Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Editorial und vierseitiger Artikel) werden zwei grafische Gestaltungsvorschläge verlangt. Der erste Vorschlag berücksichtigt das Grafikkonzept, das für das Magazin Inforegio Panorama und für Poster festgelegt ist. Für den zweiten Vorschlag gibt es weder Vorgaben noch Einschränkungen. Hier ist Kreativität gefragt! Der zu erstellende Kostenrahmen muss nur den ersten Vorschlag berücksichtigen.

- Komplexitätsstufe: Komplexität 1 (24 Seiten), Komplexität 2 (4 Seiten)

- Alle vorgeschlagenen Fotos müssen der Fotothek der GD REGIO, dem Bestand anderer Generaldirektionen der Kommission oder anderer Institutionen entnommen werden.

- Das Poster für die Tagung (nur in englischer Sprache zu erstellen) muss vier Wochen vor der Tagung verfügbar sein.

C) Der Bieter muss folgende Aufgaben erfüllen:

- Er muss zum 7. Februar 2011 den Zeitplan für die Produktion des Posters und der Broschüre für die Tagung erstellen (der Bieter gibt insbesondere an, wann die Kommission die Artikelentwürfe zum Lektorieren übermitteln muss und nennt ausdrücklich und im Einzelnen alle Folgephasen (mit Angabe der erforderlichen Zeitspanne für jede Phase) bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Dateien für jede der 23 Sprachfassungen an das Amt für Veröffentlichungen.

- Er muss einen Vorschlag (einschließlich Layout) für ein Deckblatt in englischer Sprache und ein detailliertes Inhaltsverzeichnis für die Tagungsbroschüre vorlegen.

55

- Er muss das Editorial der Tagungsbroschüre in französischer Sprache zur Unterzeichnung durch den Kommissar für Regionalpolitik verfassen (ca. 2000 Anschläge ohne Leerschritte).

- Er muss eine Übersetzung des Editorials in deutscher und in schwedischer Sprache liefern.

- Er muss in englischer Sprache den vierseitigen Hauptartikel (ca. 8 000 Anschläge ohne Leerzeichen) verfassen und sein Layout erstellen.

- Er muss 20 Fotos zur Bebilderung der Broschüre für die Tagung auswählen.

- Er muss zwei Vorschläge zur grafischen Gestaltung für das Poster und die Broschüre entwerfen (Deckblatt in englischer Sprache, Inhaltsverzeichnis in englischer Sprache, Editorial in französischer Sprache und den vierseitigen Artikel in englischer Sprache). Es ist eine Papierversion zu liefern, die grafischen Quellen werden in elektronischer Form im Format InDesign oder PDF mit hoher Auflösung geliefert.

- Für Frankreich, Schweden, Polen und Slowenien muss er eine einzige Excel-Datei übermitteln, die für jeden dieser vier Mitgliedstaaten die Daten der spezifischen Zielkontakte/Personen im Bereich Stadtentwicklung enthält (20 für Frankreich und Polen, 12 für Schweden und Slowenien), die zur Teilnahme an der Tagung vom 20. und 21. Juni 2011 eingeladen werden.

- Er muss die Gesamtkosten im Zusammenhang mit der Herstellung des Posters, der Broschüre (alle Sprachversionen zusammengenommen) und der Listen mit den Zielkontakten ermitteln.

D. Zuschlagskriterien (maximal 25 Punkte) :

Fachliche Zuschlagskriterien Höchst-punktzahl

1 Qualität des Gesamtkonzepts (erforderliche Mindestpunktzahl: 3,5/7)

Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts und der Arbeitsmethoden (einschließlich detaillierter Planung und Konsistenz der vorgeschlagenen Preisaufstellung)

7

2 Qualität der gelieferten Produkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 9/18)

– Redaktionelle Tätigkeit– Grafische Tätigkeit– Übersetzung– Zielkontaktlisten– Foto-Auswahl

18

64332

Gesamtpunktzahl 25

56

E. Kostenvoranschlag :

Die Bieter werden gebeten, unter Zugrundelegung der mit dem Angebot eingereichten Standard-Preisaufstellung, der vorstehenden Erläuterungen und der folgenden Tabelle eine Schätzung der Kosten der Fallstudie vorzunehmen.

Kostenvoranschlag für Los 1, Fallstudie Nr. 1(*)

Aufgaben-beschreibung Art der Einheit Zahl der

Einheiten Preis je Einheit Zwischen-summe

…

Insgesamt

(*) Alle Preise sind in Euro ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Beim Ausfüllen der Tabelle zu den geschätzten Kosten der Fallstudie sollten die Bieter Folgendes bedenken:

Die Ausführung einer Aufgabe kann aus verschiedenen Arbeitsschritten bestehen. Je nach Arbeitschritt sind u. U. unterschiedliche Arten von Einheiten anzugeben (die unterschiedlichen in der Preisaufstellung aufgeführten Personalkategorien, Standarddienstleistungen usw. entsprechen). Daher ist es wichtig, die für die Ausführung eines Arbeitsschritts oder einer Aufgabe jeweils relevanten Einheiten eindeutig anzugeben.

57

SIMULATION 1.2: WEBSEITEN ZU DEN FINANZIERUNGSINSTRUMENTEN

A. Gegenstand :

Konzeption und Erstellung von html-Seiten für eine Mini-Website zu den „Finanzierungsinstrumenten“. Ziel dieser Mini-Website ist es, vier Finanzierungsinstrumente der Europäischen Union (JASPERS, JEREMIE, JESSICA und JASMINE) den möglichen Begünstigten dieser Maßnahmen vorzustellen. Die Bieter sind aufgefordert, die hier derzeit veröffentlichten Informationen (siehe: http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/2007/jjj/index_en.htm) den Bedürfnissen dieses Zielpublikums anzupassen und sie eventuell zu aktualisieren und anzureichern.

Die Mini-Website soll in zwei Sprachfassungen (Englisch und Französisch) erstellt werden. Zusammen mit dem Vorschlag ist eine umfassende und detaillierte methodologische Beschreibung sowie ein Aktionsplan für die Bewerbung der Website vorzulegen.

Die zu erstellenden Seiten müssen den Regeln des Information Providers Guide (IPG) unter besonderer Berücksichtigung der WAI-Normen entsprechenhttp://ec.europa.eu/ipg/index_fr.htm.

Die Aufgabe umfasst zum Einen das Verfassen einer allgemeinen, für die breite Öffentlichkeit verständlichen Einführungsseite, einer Seite für jedes Finanzierungsinstrument, zugeschnitten auf mögliche Begünstigte, sowie eine detailliertere Darstellung eines der Finanzierungsinstrumente (nach Wahl).

Besondere Aufmerksamkeit muss der redaktionellen Qualität und der Abstimmung von Inhalt, Zielpublikum und Zielsetzung zukommen. Die Umsetzung muss nicht zwangsläufig dem Grafikkonzept der GD REGIO folgen, sondern es kann – unter Einhaltung des IPG – auch eine gewisse grafische Kreativität eingebracht werden und die Originalität des Ansatzes widerspiegeln.

Die Simulation ist als Datei auf elektronischem Träger und als Papierausdruck zu liefern.

B. Benotungskriterien (maximal 25 Punkte) :


1 Qualität des Gesamtkonzepts (erforderliche Mindestpunktzahl: 2,5/5)

Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts und der Arbeitsmethoden (einschließlich detaillierter Planung und Konsistenz der vorgeschlagenen Preisaufstellung)

5

2 Qualität der gelieferten Produkte (erforderliche Mindestpunktzahl: 7,5/15)

15

3 Qualität des vorgeschlagenen Aktionsplans (erforderliche Mindestpunktzahl: 2,5/5) 5

Gesamtpunktzahl 25

58

http://ec.europa.eu/ipg/index_fr.htm

http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/2007/jjj/index_en.htm

Kostenvoranschlag:



Aufgaben-beschreibung Art der Einheit Zahl der

Einheiten Preis je Einheit Zwischen-summe

…

Insgesamt


Die Ausführung einer Aufgabe kann aus verschiedenen Arbeitsschritten bestehen. Je nach Arbeitschritt sind u. U. unterschiedliche Arten von Einheiten anzugeben (die unterschiedlichen im Preisverzeichnis aufgeführten Personalkategorien, Standarddienstleistungen usw. entsprechen). Daher ist es wichtig, die für die Ausführung eines Arbeitsschritts oder einer Aufgabe jeweils relevanten Einheiten eindeutig anzugeben.

59

TEIL III - PREISAUFSTELLUNG Los 1Konzeption und Erstellung von Informationsprodukten, Verwaltung der Verteilerlisten

Jedes Preisangebot muss vom Bieter unter Verwendung dieser Form der Preisaufstellung vorgelegt werden.

Der Bieter füllt zwingend für jedes zu liefernde Produkt oder für jede Leistung beide Preisspalten (EUR und Insgesamt) entsprechend diesem Verzeichnis aus. Die Preise je Einheit sind fest und enthalten alle Kosten und Ausgaben. Die Preise der zu erbringenden Leistungen sind daher Gesamtpreise, die alle Leistungen (einschließlich Erstellung von Angeboten und Berichte) beinhalten, die für ihre Realisierung notwendig sind, das heißt, sie berücksichtigen sämtliche Kosten (Projektmanagement, Koordinierung, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des Auftragnehmers, Hilfsmittel und Ressourcen usw.) sowie alle Ausgaben (Betriebsführung, Sekretariat, Sozialversicherung, Arbeitslöhne, usw.), die der Auftragnehmer direkt oder indirekt bei der Erbringung der ihm gegebenenfalls übertragenen Leistungen zu tragen hat. In der letzten Spalte wird der Preis je Einheit multipliziert mit dem Gewichtungsfaktor eingetragen.

BESCHREIBUNG STÜCK EUR Gew. Ins-gesamt

1. Abschnitt 1 – Produkte mit Textbedarf1.1.1 Eine Textseite (1500 Anschläge ohne Leerschritte),

KorrekturEUR/Seite 5

1.1.2 Eine Textseite (1500 Anschläge o. L.), Lektorieren EUR/Seite 751.1.3 Eine Textseite (1500 Anschläge o. L.), Verfassen EUR/Seite 751.1.4. Eine Textseite (1500 Anschläge o. L.) Verfassen

Sondertext für spezifisches DokumentEUR/Seite 0

1.1.5 Regelmäßiger zusammenfassender Bericht EUR/Bericht 1Zwischensumme Abschnitt 1 xxx xx

xxxx

2. Abschnitt 2 – Sprachfassungen2.1.1 Eine Seite (1500 Anschläge o. L.) einer Sprache (FR, DE,

EN, IT, ES, PL) in eine Sprache derselben GruppeEUR/Seite 75

2.1.2 Eine Seite (1500 Anschläge o. L.) EU-Amtssprache, von und in Amtssprache (alle vorhandenen und künftigen Sprachen, außer Sprachkombinationen unter Ziffer 2.1.1)

EUR/Seite 20

2.1.3 Eine Seite (1500 Anschläge o. L.) von FR/DE/EN in nicht EU-Sprache oder umgekehrt

EUR/Seite 5

2.1.4 Revision eines bereits übersetzten Textes EUR/Seite 1Zwischensumme Abschnitt 2 xxx xx

xxxx

3. Abschnitt 3 – Grafikkonzept und grafische Gestaltung eines neuen Informationsinstruments

3.1.1 Grafische Gestaltung EUR/Person/Tag

5

Zwischensumme Abschnitt 3 xxx xxx

xxx

4. Abschnitt 4 – Illustrationen, Auswahl von Fotos und Verwaltung des Inhalts der Fotodatenbank der GD REGIO

4.1.1 Foto-Auswahl EUR/Person/Tag

20

60

4.1.2 Verwaltung des Inhalts der Fotodatenbank der GD REGIO

EUR/Person/Tag

10

4.1.3 Erstellung einer Zeichnung EUR/Person/Tag

1

Zwischensumme Abschnitt 4 xxx xxx

xxx

5. Abschnitt 5 - Layout und Druckvorstufe5.1.1 Lieferung von PDF-Dateien (für Druck, Internet und

Farbfotokopierer), einfache Stufe, BasisversionEUR/Seite 1

Dasselbe, Komplexitätsstufe 1, Basisversion EUR/Seite 50Dasselbe, Komplexitätsstufe 2, Basisversion EUR/Seite 50

5.1.2. Dasselbe, einfache Stufe, Sprachfassung EUR/Seite 1Dasselbe, Komplexitätsstufe 1, Sprachfassung EUR/Seite 50Dasselbe, Komplexitätsstufe 2, Sprachfassung EUR/Seite 50Zwischensumme Abschnitt 5 xxx xx

xxxx

6. Abschnitt 6 - Elektronische ErstellungStatische Websites

6.1. Erstellung einer Homepage-Vorlage entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – erste Sprache

EUR/Web-seite

1

6.2. Anpassung einer Homepage-Vorlage entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – pro Zusatzsprache

EUR/Web-seite

1

6.3. Erstellung einer Homepage-Vorlage Stufe 2 gemäß Grafikkonzept der GD REGIO – erste Sprache

EUR/Web-seite

10

6.4. Anpassung einer Homepage-Vorlage Stufe 2 entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – pro Zusatzsprache

EUR/Web-seite

20

6.5. Konzeption von Aufbau und Navigation der Site EUR/Person/Tag

1

6.6. Erstellung von HTML-Seiten aus einer Vorlage und mit vorhandenen Texten - erste Sprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Web-seite

50

6.7. Erstellung von HTML-Seiten aus einer Vorlage und mit vorhandenen Texten - pro Zusatzsprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Web-seite

75

6.8. Aktualisierung von Seiten auf der Grundlage von vorhandenen Texten - erste Sprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Person/Tag

10

Datenbank-Anwendung (ORACLE)6.9 Datenbank-Design EUR/

Person/Tag50

6:10 Analyse von vorhandener Datenbank EUR/Person/Tag

10

6:11 Einspeichern von von der Kommission gelieferten Daten in vereinbartem Format; z. B.: aus Excel-Tabelle mit Daten in Spaltenanordnung, aus einer E-Mail oder einem anderen Dokument

EUR/Person/Tag

75

6:12 Installation einer Datenbank-Anwendung im Rechenzentrum der Kommission (Luxemburg)

EUR/Person/Tag

20

6:13 Anwendungsdesign, einschließlich Back-Office-System EUR/Person/Tag

50

6:14 Anwendungsentwicklung, einschließlich Test, EUR/Person/Tag

50

61

Debugging, usw.6:15 Verwaltung der Datenbank Inforegiodoc (Mailinglisten

und Newsletter), einschließlich Back-up (siehe Ziffer 7 der Spezifikationen dieses Loses)

EUR/Jahr 1

Dynamische Anwendung (z. B. Cold Fusion ; .jsp, java…) Da dynamisch erstellt Seiten oft eine einzige Vorlage zur Anzeige von vielen Inhaltssätzen verwenden, insbesondere unabhängige Menus oder Seitenteile, wird eine „Seite“ definiert als ein Satz von Inhalten, die angezeigt eine HTML-Seite ausmachen.

6:16 Erstellung einer Homepage-Vorlage entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – erste Sprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

1

6:17 Anpassung einer Homepage-Vorlage entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – pro Zusatzsprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

1

6:18 Erstellung einer Seiten-Vorlage Stufe 2 gemäß Grafikkonzept der GD REGIO – erste Sprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

10

6:19 Anpassung einer Seiten-Vorlage Stufe 2 entsprechend Grafikkonzept der GD REGIO – pro Zusatzsprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

20

6:20 Konzeption von Aufbau und Navigation der Site EUR/Person/Tag

1

6:21 Erstellung von Seiten aus einer vorhandenen Vorlage - erste Sprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Web-seite

50

6:22 Anpassung von Seiten aus vorhandener Vorlage pro Zusatzsprache Sprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, zugehörige Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Web-seite

75

6:23 Aktualisierung von Seiten; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test

EUR/Person/Tag

10

WCMS-(Documentum-) basierte Websites

6:24 Definition der XML-Struktur EUR/Person/Tag

1

6:25 Anpassung der Grafikkonzept im erforderlichen Format - erste Sprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

20

6:26 Anpassung der Grafikkonzept im erforderlichen Format - pro Zusatzsprache

EUR/Web-seiten-

Vorlage

10

6:27 Einspeichern von Daten für Documentum EUR/Person/Tag

10

6:28 Konvertieren einer vorhandenen statischen Website in Documentum – erste Sprache

EUR/Web-seite

10

6:29 Konvertieren einer vorhandenen statischen Website in Documentum – Zusatzsprache

EUR/Web-seite

10

6:30 Erstellung von Seiten unter Verwendung einer vorgegebenen XML-Struktur – erste Sprache; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test.

EUR/Web-seite

50

6:31 Erstellung von Seiten unter Verwendung einer vorgegebenen XML-Struktur – pro Zusatzsprache;

EUR/Web-seite

75

62

einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test.

6:32 Aktualisierung von Seiten unter Verwendung einer vorgegebenen XML-Struktur; einschließlich Einfügen von Metadaten, von zugehörigen Dateien, Linkanpassung und -test.

EUR/Std/Tag

10

Anwendung in Verbindung mit dem Internet

6:33 Spezifikation und Design der Tools zur Verwendung in Verbindung mit einer Website, z. B. wie unter Ziffer 6.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen

EUR/Person/Tag

1

6:34 Entwicklung der Tools zur Verwendung in Verbindung mit einer Website, z. B. wie unter Ziffer 6.1 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen

EUR/Person/Tag

1

Zwischensumme Abschnitt 6 Xxx xxx

xxx

7. Verwaltung der Verteilerlisten der GD REGIO (Mailinglisten)

EUR/Person/Tag

20

Zwischensumme Abschnitt 7 Xxx xxx

xxx

8. Abschnitt 8 – Andere Informationsprodukte und Werbemittel

8.1 USB-Stick 2 GB EUR/100 Sticks

1

8.2 USB-Stick 2 GB einschl. Dok-Speicherung EUR/100 Sticks

1

8.3 USB-Stick 4 GB EUR/100 Sticks

1

8.4 USB-Stick 4 GB einschl. Dok-Speicherung EUR/100 Sticks

1

8.5 Poster A1 EUR/100 Poster

1

8.6 Aufbewahrungsmappen A4 EUR/100 Mappen

1

8.7 Schreibblock A4 EUR/100 Blöcke

1

8.8 Kugelschreiber (1 000) EUR/1000 Kugel-schreiber

1

8.9 Biegsame Informationsträger EUR/Träger 1Zwischensumme Abschnitt 8 Xxx xx

xxxx

SUMME

Unterschrift: ........................................................

Name: ........................................................

Datum: ........................................................

63


Technische Spezifikationen - Los 2

Organisation von Veranstaltungen

Die verschiedenen Bestandteile des vorliegenden Loses werden in Teil I erläutert. Teil II enthält die Preisaufstellung, die vom Bieter auszufüllen ist.

Dieses Los umfasst Konzeption, Planung, Organisation, Aufbau und Durchführung von Veranstaltungen wie Konferenzen und Seminare.

TEIL I – GEGENSTAND DES VERTRAGES, BESCHREIBUNG DER ZU ERBRINGENDEN LEISTUNGEN UND

ZUSCHLAGSKRITERIEN

1. Allgemeines

Veranstaltungen in Brüssel und ganz Europa zählen zu den Tätigkeiten der Generaldirektion Regionalpolitik, die von der Öffentlichkeit am stärksten wahrgenommen werden. Deshalb ist es außerordentlich wichtig, dass solche Veranstaltungen professionell organisiert werden und dass sie mit der politischen Strategie der Generaldirektion Regionalpolitik (GD REGIO) sowie mit den Materialien, Programmen, Inhalten und visuellen Mitteln, die von der Generaldirektion Regionalpolitik nach den Vorgaben von Los 1 „Konzeption und Erstellung von Informationsprodukten“, Los 3 „Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte“ und Los 4 „Stände“ dieser Ausschreibung erstellt werden, durchgängig konsistent sind.

Es ist äußerst wichtig, dass das aufsichtsführende und leitende Personal des Auftragnehmers über ein umfassendes Verständnis der Anliegen der GD REGIO verfügt und in der Lage ist, die politischen Inhalte der Generaldirektion, selbständig und angemessen umzusetzen und zu interpretieren. Der erfolgreiche Bieter muss bereit sein, eng mit dem jeweiligen Auftragnehmer der vorstehenden Lose 1, 3 und 4 eng zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die auf der Grundlage der verschiedenen Lose erbrachten Leistungen vollständig und in gewinnbringender Weise miteinander koordiniert werden.

Das gesamte vom Auftragnehmer zur Erfüllung der Aufträge der Generaldirektion Regionalpolitik eingesetzte Personal verfügt unabhängig davon, ob es sich um leitende oder aufsichtsführende Mitarbeiter, Konstrukteure oder Fahrer handelt, über die Papiere, die für die Einreise in alle Mitgliedstaaten, in denen Veranstaltungen und Ausstellungen durchgeführt werden sollen, und für die Ausübung einer erwerbsmäßige Tätigkeit vor Ort erforderlich sind. Die Dienststellen der Kommission werden sich nicht mit den Behörden der Mitgliedstaaten zur Erteilung der Visa in Verbindung zu setzen. Die Bieter

64

werden darauf hingewiesen, dass die Generaldirektion die Möglichkeit, uneingeschränkten Kontakt mit allen ihren Mitarbeitern aufzunehmen, die an der Durchführung der Veranstaltungen in und außerhalb von Brüssel beteiligt sind, voraussetzt.

Ferner sollten die Bieter berücksichtigen, dass der Fall eintreten kann, dass angesichts der großen Anzahl der Veranstaltungen und Ausstellungen, die von der Generaldirektion Regionalpolitik jährlich organisiert werden oder an denen sie sich beteiligt, zur gleichen Zeit verschiedene Veranstaltungen an unterschiedlichen Orten stattfinden. Deshalb müssen die Bieter den Nachweis erbringen, dass sie über die Kapazitäten zur Bewältigung solcher gelegentlich auftretenden Engpässe verfügen.

2. KONTEXT: VERANSTALTUNGEN, KONFERENZEN UND SEMINARE

Da ein wesentlicher Teil der Kommunikationspolitik der Generaldirektion Regionalpolitik in der Durchführung von Veranstaltungen besteht, ist das Eventmanagement von herausragender Bedeutung. Die GD REGIO unterstützt so Capacity-Building, ermöglicht Erfahrungsaustausch und Diskussion über regionalpolitische Angelegenheiten und stärkt ihr Ansehen und ihr Profil als Informationsquelle. Diese Veranstaltungen können unterschiedlicher Art sein. Im Jahr 2010 zählte die größte Veranstaltung mehr als 6000 Teilnehmer („OPEN DAYS – Europäische Woche der Regionen und Städte“). Andere Veranstaltungen wären zum Beispiel das alle drei Jahre stattfindende Europäische Kohäsionsforum und die Jahreskonferenz der Initiative „Regionen für den wirtschaftlichen Wandel“, die ebenfalls in Brüssel abgehalten werden. An einer ganzen Reihe anderer Veranstaltungen, die regelmäßig einmal im Jahr und meistens, aber nicht immer, in Brüssel stattfinden, nehmen bis zu 600 Personen teil. Darüber hinaus gibt es zahlreiche kleinere Veranstaltungen, die von der GD REGIO alleine oder in Zusammenarbeit mit nationalen oder regionalen Behörden in oder außerhalb von Brüssel durchgeführt werden.

Um den Bietern einen Bezugsrahmen zu geben, wird darauf hingewiesen, dass die Generaldirektion Regionalpolitik davon ausgeht, dass pro Jahr drei Großveranstaltungen mit mehr als 600 Teilnehmern, einschließlich der jährlich stattfindenden OPEN DAYS mit ungefähr 6000 Besuchern, sechs mittlere Veranstaltungen mit 251 bis 600 Teilnehmern und zwischen fünf und fünfzehn Kleinveranstaltungen mit 40 bis 250 Teilnehmern stattfinden werden.

Der Arbeitsaufwand, der für die erfolgreiche Durchführung dieser Veranstaltungen erforderlich ist, hängt von der Größe des jeweiligen Events ab. Die Größenordnung kann variieren und reicht von einer einfachen Kleinveranstaltung mit 40 bis 250 Teilnehmern bis zu einer viertägigen Seminarveranstaltung an einer wichtigen Tagungsstätte mit hochrangigen Rednern und Teilnehmern, wobei in solch einem Fall außer der gesamten Logistiktätigkeit auch Anreise- und Unterbringungsarrangements getroffen werden müssten. Bei einfachen Kleinveranstaltungen, wie ein Vormittagstreffen in Brüssel, könnte das Aufgabenspektrum dagegen das Versenden der Einladungen auf der Grundlage der vorhandenen, allerdings zu aktualisierenden Adressenliste der regionalen Verbindungsbüros in Brüssel, die Abstimmung mit dem für die räumliche Unterbringung der Veranstaltung zuständigen regionalen Verbindungsbüro und Organisation von angemessener Bewirtung mit Getränken, die Bestuhlung und Beschallungstechnik umfassen.

65

3. BESCHREIBUNG DER AUFGABEN

3.1. Kernaufgaben: Veranstaltungstypen

Die Veranstaltungen werden in drei verschiedene Kategorien unterteilt:

Kleinveranstaltungen mit 40 bis 250 Teilnehmern, die häufig, aber nicht immer, in Brüssel stattfinden;

Veranstaltungen mittlerer Größe mit 251 bis 600 Teilnehmern, die häufig, aber nicht immer, in Brüssel stattfinden.

Großveranstaltungen mit mehr als 600 Teilnehmern, die häufig, aber nicht immer, in Brüssel stattfinden.

Für einige Tätigkeiten, zum Beispiel die Erstellung der Teilnehmerlisten auf der Grundlage der Anmeldungsseite im Internet für die jeweilige Veranstaltung, ist bei größeren Veranstaltungen ein höherer Arbeitsaufwand erforderlich.

Wenn die anfallenden Tätigkeiten zu weniger als 50 % in Kernaufgaben bestehen, sind die für die jeweilige Veranstaltung im Einzelnen angefallenen Tätigkeiten der Kommission gesondert und nicht das Gesamtpaket der Kernaufgaben in Rechnung zu stellen.

Die Kernaufgaben, die erforderlich sind, um die GD REGIO bei der Durchführung eines erfolgreichen Veranstaltungsprogramms zu unterstützen, können folgendermaßen definiert werden.

3.1.1. Allgemeine Beratung

Der Auftragnehmer berät die GD REGIO im Hinblick auf Thema und Format sowie Programminhalt, Programmstruktur und Ort der Veranstaltung.

3.1.2. Veranstaltungsort und technische Ausrüstung

Dem Auftragnehmer obliegt die Benennung geeigneter Veranstaltungsorte und die Kontaktaufnahme mit deren Betriebsleitern. Ist der Veranstaltungsort noch nicht bekannt, was bei Kleinveranstaltungen allerdings meistens der Fall ist, ist es Aufgabe des Auftragnehmers, einen Raum oder ein Tagungsgebäude entsprechender Größe und angemessenen Rahmens zu finden, den günstigsten Preis für alle erforderlichen Dienstleistungen zu ermitteln und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ausrüstungen und technischen Anlagen vorhanden sind und der Auftragnehmer berechtigt ist, darüber zu verfügen. Nähere Angaben zu diesen Angebotsbestandteilen, insbesondere im Hinblick auf die Bereitstellung von Beschallungsausrüstung, Gewährleistung der Internetübertragung, Beleuchtung, Bühne, Heizung oder Klimaanlage, Blumenschmuck, Catering, Dekoration und Garderoben sind den Ziffern 5 und 6 der Preisaufstellung zu entnehmen.

3.1.3. Mögliche Teilnehmer/geladene Gäste

Auch wenn die meisten einschlägigen Daten bereits vorhandenen Listen der Generaldirektion Regionalpolitik entnommen werden können, ist der Auftragnehmer verpflichtet, bei der Vorbereitung, Aktualisierung und Fertigstellung der Listen der

66

möglichen Teilnehmer/geladene Gäste für die drei Veranstaltungskategorien mitzuwirken.

3.1.4. Einladungsschreiben oder -formular

Der Text für das Einladungsschreiben oder -formular wird zusammen mit eventuell erforderlichen Übersetzungen von der GD REGIO zur Verfügung gestellt.

Der Auftragnehmer übernimmt die Anpassung der Einladungsschreiben im Hinblick auf persönliche Anreden und Höflichkeitsfloskeln und aktualisiert erforderlichenfalls das Programm, bevor die Einladungsschreiben an die möglichen Teilnehmer versandt werden. Bei der Erfüllung dieser Aufgaben hat der Auftragnehmer besonderes Augenmerk auf Wortwahl und Stil zu legen, da er im Namen der GD REGIO tätig ist und den ersten Kontakt mit den möglichen Teilnehmern herstellt.

Der Auftragnehmer muss auch mögliche Teilnehmer mit normaler Post, per E-Mail, telefonisch oder auf andere geeignete Weise an die anstehende Veranstaltung erinnern und Anfragen zu allen möglichen Aspekten der Veranstaltung beantworten.

3.1.5. Anmeldung der Teilnehmer und Anmeldungsbestätigungen

Der Auftragnehmer setzt für die Bearbeitung und Bestätigung der Anmeldungen das Conference Management System der GD REGIO ein. Dieses System wird hauptsächlich für große Tagungen mit mehreren, parallelen Workshops verwendet. Es handelt sich hierbei um ein webbasiertes Tool zur Präsentation und Verwaltung von Workshops und Teilnahmeanträgen für alle Konferenzen der GD REGIO. Der erfolgreiche Bieter wird von den Dienststellen der Kommission in der Handhabung dieses Systems geschult werden.

Ferner muss der Auftragnehmer mit einem anderen Anmeldesystem, dem Interactive Policy Making System (IPM), vertraut sein, das von der GD REGIO entwickelt wurde und in erster Linie bei Veranstaltungen mit einer einzigen Sitzung eingesetzt wird.

Es kann auch der Fall eintreten, dass der Auftragnehmer aufgefordert wird, für einige Veranstaltungen ein eigenes Anmeldesystem zu entwickeln.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Daten der Redner und Teilnehmer (Name, Anschrift, Beruf/Funktion, Sprache, E-Mail, Geburtsdatum usw.) richtig erfasst und sicher gespeichert werden. Diese Daten dienen ausschließlich statistischen Zwecken (regelmäßige Einreichung eines Mindestdatensatzes), der Anfertigung von Namensschildchen, der Liste für die Direktion Sicherheit der Europäischen Kommission (was den Teilnehmern den Zutritt zur Kommission erlaubt) und der Erstellung der Liste der Teilnehmer für die Teilnehmer selbst.

Diese Liste muss den rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten und die statistische Geheimhaltungspflicht im Sinne von Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen (http://ec.europa.eu/geninfo/legal_notices_de.htm).

67

http://ec.europa.eu/geninfo/legal_notices_de.htm

3.1.6. Abstimmung mit den Rednern

Der Auftragnehmer hat im Rahmen aller genannten Veranstaltungskategorien die Pflicht, die Redner über den Veranstaltungsort, das Programm und die Präsentationshilfsmittel immer aktuell zu informieren.

Ferner nimmt der Auftragnehmer Kontakt mit den Rednern auf und stimmt insbesondere alle Fragen der Anreise und Unterkunft mit ihnen ab.

Der Auftragnehmer beschafft die zur Verteilung - in erster Linie an den Dolmetschdienst - bestimmten Unterlagen und bereitet sie auf. Bei mittleren und großen Veranstaltungen kann es manchmal erforderlich werden, dass der Auftragnehmer den Rednern einen FTP-Server zur Verfügung stellt, damit diese ihre Präsentationen selbst hochladen können. Dies kann zum Beispiel bei den Open Days der Fall sein.

3.1.7. Abstimmung mit den Teilnehmern

Nähere Angaben zu Einkauf, Zusammenstellung und Verteilung der Teilnehmermappe (Mappe, Arbeitsunterlagen, Notizblock, Kugelschreiber etc. nach Abstimmung mit den Dienststellen der Kommission) sind den Ziffern 2.3 und 2.4 der Preisaufstellung zu entnehmen.

3.1.8. Abstimmung mit der Generaldirektion Regionalpolitik

Je nach Typ der Veranstaltung, Dauer der Vorbereitungsphase und der Veranstaltung selbst wird der Umfang der Koordinierungskontakte mit den Dienststellen der Kommission variieren. Die Kosten im Zusammenhang mit diesen Kontakten sind in den Preis der Kernaufgaben einzurechnen.

3.1.9. Programm

Bei allen drei Veranstaltungskategorien werden die Programminhalte weitgehend von der Generaldirektion Regionalpolitik vorgegeben. Die Unterstützung der Auftragnehmer wird in erster Linie bei der Ausarbeitung des Veranstaltungsformats und bei der Layoutgestaltung des Programms entsprechend dem Grafikkonzept der GD REGIO erforderlich sein(http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm).

Darüber hinaus ist der Auftragnehmer für den Druck des Programms verantwortlich. Für diesen ist ausnahmslos das Format A4 zu verwenden; sowohl Titelseite als auch der Inhalt sind im Vierfarbdruck umzusetzen.

Bei allen drei Veranstaltungskategorien fällt eine eventuell erforderliche Übersetzung der endgültigen Programmversion in den Aufgabenbereich des Auftragnehmers von Los 1 „Konzeption und Herstellung von Informationsprodukten“, mit dem der erfolgreiche Bieter von Los 2 professionell und effizient zusammenarbeiten muss. Für die Gestaltung und den Druck der endgültigen Version des Konferenzprogramms ist der Auftragnehmer von Los 2 verantwortlich.

68


3.1.10. Teilnehmerliste

Der Auftragnehmer ist auch für die Erstellung und den Druck der endgültigen Teilnehmerliste einer jeden Veranstaltung verantwortlich.

Für die endgültigen Teilnehmerlisten aller drei Veranstaltungskategorien ist ausschließlich das Format A4 zu verwenden. Die Titelseite ist jeweils im Vierfarbdruck, die Inhaltsblätter sind im Schwarzweißdruck zu gestalten; dabei sind die folgenden Vorgaben zu beachten:

Bei Kleinveranstaltungen sind die Nachnamen der Teilnehmer in aufsteigender, alphabetischer Reihenfolge anzugeben.

Bei mittleren und großen Veranstaltungen sind die Nachnamen der Teilnehmer in der nachfolgenden Hierarchie und innerhalb einer jeden Kategorie in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge anzugeben:

1. Redner

2. EU-Mitgliedstaaten (in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge gemäß den englischen Bezeichnungen der Mitgliedstaaten)

3. andere Staaten (in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge gemäß den englischen Bezeichnungen dieser Staaten)

4. Organe und Einrichtungen der Europäischen Union

a. Institutionen

Das Europäische Parlament, der Europäische Rat, der Rat der Europäischen Union, die Europäische Kommission, der Gerichtshof der Europäischen Union, die Europäische Zentralbank, der Europäische Rechnungshof, der Präsident des Europäischen Rates, der Hohe Vertreter der Union für Außen- und Sicherheitspolitik.

b. Beratende Organe

Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss, der Ausschuss der Regionen

c. Andere Einrichtungen

Die Europäische Investitionsbank, der Europäische Investitionsfonds, der Europäische Bürgerbeauftragte, der Europäische Datenschutzbeauftragte.

Aktuelle Informationen können von der folgenden Internetseite abgerufen werden: http://publications.europa.eu/code/de/de-390500.htm

69


5. Hinweis auf den Schutz personenbezogener Daten (wird von der GD REGIO zur Verfügung gestellt)

Wenn keine anderen Anweisungen erfolgen, wird die endgültige Teilnehmerliste in englischer Sprache erstellt.

3.1.11. Beschilderung

Der Auftragnehmer stellt für alle Veranstaltungen eine klare, angemessene Beschilderung zur Verfügung, bei der die Prinzipien der Signaletik zu berücksichtigen sind. Entwurf und Druck der mit einem Sockel, einem Gestell oder einem anderen Unterteil zur Halterung und Befestigung versehenen Schilder und optischen Informationsmittel ist dem Veranstaltungsort anzupassen (grafische Darstellungen, Textlayout und Bilder im Format von 103 x 90 cm). Als Mindestanforderung sind die folgenden Elemente bereitzustellen:

1 ein allgemeines Hinweisschild am Eingang; 1 ein Begrüßungs- und Registrierungsschild am Anmeldestand 1 ein Schild vor jedem Raum.

Die Beschilderung ist Teil der Kernaufgaben einer jeden Veranstaltung. Für eine zusätzliche Beschilderung ist Ziffer 6.12 der Preisaufstellung vorgesehen.

Die einzelnen Layoutelemente der Beschilderung werden von der GD REGIO entsprechend ihrem Grafikkonzept(http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm) oder dem etwaigen Grafikkonzept einer bestimmten Veranstaltung zur Verfügung gestellt.

3.1.12. Nachbereitung

Dem Auftragnehmer obliegt die Nachbereitung der Veranstaltung, das heißt: Veröffentlichung der Reden und Präsentationen, zum Beispiel im Internet oder auf CD-ROM, Versendung der Dankesschreiben, Sammlung der Pressestimmen, oder auch Fernsehberichte oder Radiobeiträge.

3.2. Zusätzliche Aufgaben

Abgesehen von der Erfüllung der Kernaufgaben, kann es aufgrund der Veranstaltungsart, der Veranstaltungsgröße oder des Veranstaltungsortes erforderlich werden, dass einige oder alle der nachstehenden Tätigkeiten zusätzlich zu erledigen sind:

Da Entwurf und Druck des Programms und der Teilnehmerliste einer Veranstaltung zu den Kernaufgaben zählen, ist der Druck von anderen Unterlagen, die im Rahmen einer Veranstaltung benötigt werden, unter den Ziffern 2.1 und 2.2 der Preisaufstellung, je nachdem ob es sich um einen Schwarzweiß- oder einen Farbdruck handelt, anzugeben.

Organisation, Erstattung/Übernahme von Reise- und Unterbringungskosten der Redner, Teilnehmer oder Journalisten erfolgt unter Berücksichtigung der Höchstsätze gemäß Anhang VIII der Allgemeinen Leistungsbeschreibung. Die im vorgenannten Anhang festgelegten Höchstsätze dürfen nur nach vorheriger Genehmigung der Generaldirektion Regionalpolitik überschritten werden. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer in

70


vielen Fällen die entsprechenden Auszahlungen an Redner und Teilnehmer regelt. Deshalb sollte er unter Berücksichtigung der fristgerechten Erstattung der Auszahlungsbeträge durch die Kommission nach Vorlage der Belege über die notwendigen Kreditfazilitäten und sonstigen Möglichkeiten zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs verfügen. Für die endgültige Wahl des Hotels ist die Genehmigung der Kommission einzuholen.

Mappen und Konferenztaschen sind unter den Ziffern 2.3 bzw. 2.4 der Preisauflistung, je nachdem, ob es sich um nicht biegsame (Ziffer 2.4) oder um biegsame (Ziffer 2.3) Hüllen handelt, anzuführen.

3.3. Veranstaltungspersonal

3.3.1. Hostessen/Stewards

Der Auftragnehmer ist für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung verantwortlich. Deshalb ist bei allen Veranstaltungen der Einsatz von Hostessen oder Stewards erforderlich, die für die Anmeldung der Teilnehmer vor Ort und für die Registrierung der Pressevertreter verantwortlich sind. Ferner bereiten sie Namensschildchen vor und händigen diese aus, führen die Teilnehmer zu den richtigen Sitzungssälen, bringen die Redner zu etwaigen VIP-Bereichen, bereiten alle Arten von Materialien für die Teilnehmer vor und verteilen diese (Konferenztaschen, Dokumentation usw.), sind für die Weiterreichung der Mikrophone bei Fragerunden verantwortlich und stimmen sich mit der Technik im Sitzungssaal ab, um das reibungslose Funktionieren von zum Beispiel Powerpointpräsentationen, Videos oder Dias zu gewährleisten.

Die Hostessen, Stewards und alle anderen Mitarbeiter des Auftragnehmers tragen eine Uniform, zum Beispiel einen dunklen Anzug bzw. ein dunkles Kostüm, ein helles Oberteil und ein farbiges Tuch, damit sie von den Teilnehmern auf dem ersten Blick als Veranstaltungspersonal identifiziert werden können. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer die Hostessen und Stewards nach den Vorgaben der Generaldirektion Regionalpolitik einzuweisen.

Es wird vorgeschlagen, dass pro hundert Teilnehmer zwei Hostessen oder Stewards zur Verfügung gestellt werden. Allerdings wird die konkrete Anzahl für jede Veranstaltung separat ermittelt. Deshalb sind die dadurch entstehenden Kosten nicht in den Kosten der Kernaufgaben zu berücksichtigen. Die Preiskalkulation der Kernaufgaben ist ausschließlich auf die Anwesenheit von Mitarbeitern des Auftragnehmers bezogen, die für die Dauer der Veranstaltung eine aktive oder aufsichtsführende Funktion ausüben. Die Ausgaben für den Steward- und Hostessenservice sind unter Ziffer 3.1 der Preisauflistung, in der Rubrik Kosten für das Veranstaltungspersonal, zu veranschlagen.

3.3.2. Berater, Moderatoren, Sicherheitspersonal

Die Kosten für potenzielle Mitarbeiter, wie Berater, Moderatoren oder Sicherheitspersonal, sind in den Ziffern 3.2 bis 3.4 der Preisauflistung anzuführen. Berater bereiten die Veranstaltung entsprechend den Vorgaben und Orientierungshilfen der Generaldirektion Regionalpolitik vor- und nach. Moderatoren moderieren am Tag der Veranstaltung Debatten und Diskussionen und bereiten diese Tätigkeit entsprechend den Vorgaben und Orientierungshilfen der Direktion Regionalpolitik ebenfalls vor- und nach.

71

3.3.3. IT-Techniker

Die Ausgaben für IT-Techniker sind in Ziffer 3.5 der Preisauflistung einzutragen.

3.4. Medienspezifische Aufgaben

Bei einigen Veranstaltungen lädt die Generaldirektion Regionalpolitik eine Reihe von Journalisten zur Teilnahme an der Konferenz und an einem spezifischen Programm für Medienvertreter ein. Die Reise- und Unterbringungskosten werden in diesen Fällen übernommen (vergleiche hierzu die vorstehende Ziffer 3.2). Es kann deshalb auch zu den Aufgaben des Auftragnehmers zählen, die Veranstaltungen bei lokalen und regionalen Medien im Vorfeld bekannt zu machen und zum Beispiel durch einen reibungslosen Informationsfluss dafür zu sorgen, dass in angemessener Form über die Veranstaltung berichtet wird, während sie stattfindet. Die Berichterstattung vor Ort kann ferner durch die Ausgabe von Pressemappen, die Vorbereitung des Presseraums, die Begleitung der anwesenden Journalisten usw. erleichtert werden. Die Förderung der Berichterstattung in den Medien nach Abschluss der Veranstaltung durch die Kontaktaufnahme mit Journalisten, Printmedien und TV- oder Radiosendern zur Überprüfung der Sendezeiten und zur Beantwortung etwaiger Fragen fällt ebenfalls in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers.

3.4.1. Recherchen zur Erstellung einer Liste geeigneter Journalisten

Der Auftragnehmer erstellt eine Liste mit Journalisten, die besonderes Interesse an der Thematik der Veranstaltung haben, sowie eine Ersatzliste, falls Ersatz erforderlich sein sollte. In den Listen sind umfassende Angaben zu den Kontaktdaten der Journalisten zu machen. Die Region und das Land des jeweiligen Medienvertreters sind ebenso anzugeben wie die Medienart (Printmedien, Television, Radio, Internet usw.).

3.4.2. Versendung der Einladungen und der Hintergrunddokumentation an geeignete Journalisten

Einladungen sind prinzipiell auf elektronischem Weg zu übermitteln. Bei bestimmten Gelegenheiten kann jedoch die Versendung einer Einladung in Briefform erforderlich sein. Um das Interesse an der Veranstaltung zu fördern, sollte den Einladungen eine Hintergrunddokumentation beigefügt werden, in der die Schlüsselthemen und -fragen der Veranstaltung beleuchtet, die Redner und hochrangigen Teilnehmer vorgestellt werden etc. Zu diesem Aufgabenbereich können auch die Platzierung von Artikeln in den Medien und die Verteilung von Pressemitteilungen zählen.

3.4.3. Nachfassaktionen im Hinblick auf die Medienvertreter

Der Auftragnehmer erbringt per E-Mail, in Briefform oder fernmündlich Nachfassaktionen im Hinblick auf die Medienvertreter, erinnert die Journalisten per E-Mail, mit normaler Post oder telefonisch an ihre Teilnahme an der Veranstaltung und/oder die entsprechende Berichterstattung, überprüft, ob bestimmte Berichte oder Programme eingereicht wurden, und fordert Kopien an.

3.4.4. Zusammenstellung und Verteilung spezieller Pressemappen

Der Auftragnehmer stellt das Pressematerial zusammen und verteilt es an die teilnehmenden Journalisten (durchschnittlich 50 Dokumentenpakete in gedruckter Form oder auf USB-Sticks).

72

3.4.5. Verfassen von Informationsschriften für die Journalisten

Der Auftragnehmer ist erforderlichenfalls verpflichtet, Berichte, Pressemitteilungen und Informationsblätter für Journalisten zu verfassen.

3.4.6. Medientraining

Der Auftragnehmer organisiert Ad-hoc-Schulungen für die Mitarbeiter der Kommissionsdienststellen vor den Presseterminen. Hierzu gehört auch die Durchführung simulierter Fernseh- und Radiointerviews.

3.4.7. Entwicklung der Kernaussage und der Kommunikationsstrategie

Der Auftragnehmer steht der GD REGIO bei der Entwicklung der Botschaften, die die Veranstaltung aussenden soll, und dem Aufbau einer Kommunikationsstrategie im Einklang mit spezifischen Medienerfordernissen unterstützend zur Seite und bringt sein diesbezügliches Fachwissen ein.

3.4.8. Zusätzliche medienspezifische Tätigkeiten

Gegebenenfalls kann der erfolgreiche Bieter damit beauftragt werden, Vorbereitungen für die Registrierung der Journalisten vor Ort zu treffen.

Darüber hinaus können ihm unter Umständen weitere medienbezogene Tätigkeiten von der GD REGIO übertragen werden, zum Beispiel der Erwerb von Anzeigenraum oder die Schaltung von Textanzeigen (Advertorials) in bestimmten Medien im Rahmen bestimmter kommunikativer Maßnahmen.

4. PREISKALKULATION

4.1. Kostenberechnung

Die Berechnung der Kosten hat möglichst auf der Grundlage der weiter oben dargelegten Kernaufgaben zu erfolgen. Die in Teil II des vorliegenden Loses wiedergegebene Preisaufstellung ist in drei Veranstaltungskategorien untergliedert.

Wegen der großen Unterschiedlichkeit der Veranstaltungen der Generaldirektion Regionalpolitik wird die Beschreibung der Kernaufgaben der drei grundlegenden Veranstaltungstypen nicht immer den tatsächlichen Gegebenheiten und Anforderungen entsprechen. Deshalb wird eine ganze Reihe zusätzlicher Tätigkeiten und Dienstleistungen aufgelistet, für die erforderlichenfalls ein Aufschlag auf den Referenzpreis der betreffenden Veranstaltung erfolgen kann, um so einen korrekten und angemessenen Gesamtpreis zu erhalten.

Die einzelnen Preislisten enthalten einen Großteil der vom Auftragnehmer zu erfüllenden Aufgaben. Sie sind allerdings nicht vollständig und die Dienststellen der Kommission können vom Auftragnehmer die Bereitstellung weiterer Produkte und/oder Dienstleistungen verlangen, die der Auftragnehmer zum günstigsten Marktpreis anbieten wird.

73

4.2. Zeitaufwand für Recherche und Koordination

Es wird den Bietern angeraten, bei der Kalkulation des Referenzpreises ein ausreichendes Zeitpensum für ein umfassendes Programm von Koordinierungssitzungen mit der GD REGIO und für die Anwesenheit bei der Veranstaltung selbst einzuplanen, da nach der Unterzeichnung des Auftragsscheins keine zusätzlichen Ausgaben mehr bewilligt werden. In der Preisliste sind die voraussichtliche Vorbereitungszeit und Dauer einer jeden Veranstaltungskategorie angegeben. Es sollte auch nicht außer Acht gelassen werden, dass der Zeitaufwand für Recherche und Koordinierung bei großen und mittleren Veranstaltungen generell umfangreicher ist als bei Kleinveranstaltungen.

4.3. Reisekosten

Die Preise dieses Loses werden sowohl auf der Grundlage von Ad-hoc-Erfordernissen als auch als auf der Grundlage feststehender Produkte berechnet. Den Bietern wird allerdings insbesondere Ziffer 10 der allgemeinen Vergabebedingungen über Reiseentfernungen und Reisekosten (Kraftstoffverbrauch) nahegelegt. Für bestimmte Positionen der Preisliste ist die Angabe dreier unterschiedlicher Preisstufen erforderlich, die zur Entfernung des Veranstaltungs- oder Ausstellungsortes von Brüssel in Korrelation stehen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass in den Spezifikationen im Hinblick auf den überwiegenden Anteil der zu erbringenden Tätigkeiten die gesonderte Rückerstattung von Kosten für Reisen innerhalb der Europäischen Union nicht vorgesehen ist. Diese Ausgaben sollten in den Preisen der einzelnen Einheiten enthalten sein. Die Angebote sind auf der Basis von Festkosten auszuarbeiten.

Die Höhe dieser Festkosten kann in Abhängigkeit vom Erfüllungsort variieren. Hierfür werden drei verschiedene Zonen unterschieden:

Zur Zone A zählen Brüssel und alle Städte, die innerhalb eines Radius von 500 km von Brüssel entfernt liegen; zum Beispiel Paris, London, Amsterdam oder Köln.

Zur Zone B zählen alle Orte, die in einem Radius liegen, der zwischen 500 km und 1500 km von Brüssel entfernt ist; zum Beispiel Berlin, Wien, Rom, Madrid, Stockholm, Dublin, Kopenhagen, Warschau oder Prag.

Zur Zone C zählen neben den Kandidatenländern alle Orte in der Europäischen Union, deren Entfernung zu Brüssel mehr als 1500 km beträgt.

Die Kommissionsdienststellen beabsichtigen nicht, innerhalb dieser drei Zonen unterschiedliche Reise- oder Beförderungskosten zu akzeptieren.

Die Rückerstattung von Reisekosten und Spesen, die aufgrund von außerordentlichen, nicht durch die Positionen des Preisverzeichnisses erfassten Dienstreisen entstehen, die zur Abwesenheit vom Haupterfüllungsort (Brüssel) führen, wie es bei durch die GD REGIO veranlasste Dienstreisen in Länder außerhalb der EU, beispielsweise nach Brasilien, in die Ukraine oder nach China, der Fall ist, erfolgt in Euro, solange diese Reisen aufgrund der ausdrücklichen Aufforderung der Kommission unternommen werden und vorab die Genehmigung der Kommissionsdienststellen eingeholt wurde. Die Rückerstattung dieser Kosten erfolgt anhand der Originalbelege, vgl. hierzu Artikel II. 7 des in Anhang 2 beigefügten Mustervertrags und die in Anhang 8 dargelegten Höchstsätze für Hotelkosten.

74

Die GD REGIO ist grundsätzlich befugt, vom Auftragnehmer die Erbringung mehrerer spezifischer Leistungen zu verlangen, ohne dass ihr dafür die Vergütung für die Kernaufgaben einer Veranstaltung in Rechnung gestellt werden kann.


Die Angebote werden einem Vergleich unterzogen, der der Erstellung einer Rankingliste dient. Dieses Ranking beruht auf der in der qualitativen und in der preislichen Bewertung jeweils erreichten Punktzahl, aus der eine Gesamtpunktzahl gebildet wird. Den Zuschlag erhält der Bieter, der die höchste Punktzahl erreicht hat.

Die Angebote werden unter Zugrundelegung von Qualitätskriterien beurteilt, wodurch der fachliche Wert eines jeden Angebots mit Punktzahlen bewertet wird, die anhand der Vorgaben des nachstehenden Kapitels „Fachliche Bewertung“ ermittelt werden. Im Anschluss daran werden die finanziellen Aspekte anhand der Vorgaben des nachfolgenden Kapitels „Finanzielle Bewertung“ einer Bewertung unterzogen.

5.1. Fachliche Bewertung (maximal 100 Punkte

Die Qualität des Angebots wird anhand einer Gesamtpunktzahl von 100 Punkten bewertet, die sich folgendermaßen aufgliedern lassen:

Zuschlagskriterien Vorzulegende Informationen Punkte

1. Qualität und Konsistenz des Angebots im Hinblick auf die zu erbringende Leistung (60 Punkte)


Der Bieter sollte nachweisen, dass die Zusammenhänge im Hinblick auf die zu erbringende Leistung verstanden wurden, und darlegen, wie er die Ziele der Kommission umsetzen und die Dienstleistungen und/oder Produkte dieses Loses zu liefern beabsichtigt.

20

Das Angebot verfügt über innovative Elemente zur Umsetzung der Veranstaltungsorganisation gemäß Ziffer 3 der vorliegenden Spezifikationen. Der Bieter legt ein besonderes Augenmerk auf die Qualität der von ihm zu erbringenden Leistung und legt dar, wie er beabsichtigt, bei der Konzeption und Durchführung der Veranstaltungen kreative Ansätze zum Tragen kommen zu lassen, und welche Kapazitäten ihm hierfür zur Verfügung stehen; insbesondere führt er Referenzen für bereits durchgeführte Projekte an, die mit den Leistungen des vorliegenden Loses vergleichbar sind.

25

Der Bieter hat die Schlüsselindikatoren ebenso zu erläutern wie seine Verfahren zur Sicherung der Qualität der bei Zuschlagserteilung zu liefernden Dienstleistungen und Produkte.

10

Der Bieter hat die wichtigsten Risikofaktoren zu benennen und darzulegen, mit welchen Mitteln er beabsichtigt, diese Risiken zu bewältigen.

5

75

2. Arbeitsorganisation und Führung des Teams, das der Bieter zur Erbringung der Leistung dieses Loses vorschlägt (30 Punkte)


Der Bieter stellt die Arbeitsorganisation und die Güte der Kontrollmechanismen dar und erläutert insbesondere, inwiefern Leistungen durch Subunternehmer erbracht werden.

15

Der Bieter erläutert die Zusammensetzung und Organisation des vorgeschlagenen Teams unter dem Gesichtspunkt der größten Effizienz in Bezug auf Kosten, Schnelligkeit und Qualität der zur erbringenden Leistungen und der Abwicklung des Tagesgeschäfts.

15

3. Klarheit, Prägnanz und Präsentation des Angebots (10 Punkte)


Das Angebot muss im Hinblick auf Inhalt, Länge und Aufmachung alle Vorgaben der Spezifikationen erfüllen und dabei klar und präzise abgefasst sein; insbesondere enthält das Angebot ein Inhaltverzeichnis und ist mit einer durchlaufenden Seitennummerierung versehen; ferner sind die Seiten des Angebots zu binden, zu heften oder in anderer Weise übersichtlich miteinander zu verbinden; Anlagen (Papierausdrucke, CD-ROM, DVD) sind mit der Losnummer, der fortlaufenden Nummer der jeweiligen Anlage und einer kurzen Bezeichnung ihres Inhalts zu versehen.

4

Die Angebote dürfen nur solche Informationen enthalten, die ausschließlich auf die im Rahmen des jeweiligen Loses zu liefernden Produkte und Dienstleistungen und die angegebenen Kriterien bezogen sind. Deshalb sind theoretische, schulbuchartige Beschreibungen der Informations- und Kommunikationsstrategie unbedingt zu vermeiden.

6



Es werden nur die Angebote beim weiteren Bewertungsverfahren berücksichtigt, die bei jedem der vorstehenden Zuschlagskriterien mindestens 50 % der genannten Punktzahl erreichen. Ist dies nicht der Fall, kommt das betreffende Angebot für die Auftragsvergabe nicht mehr in Frage.

Angebote, die im Rahmen der fachlichen Bewertung eine Gesamtpunktzahl von weniger als 70 Punkte erreichen, werden vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und deshalb bei der Auftragsvergabe nicht mehr berücksichtigt.

Die Bieter sollten alle in den Spezifikationen angeführten Themen behandeln, um eine möglichst hohe Punktzahl zu erreichen. Das bloße Wiederholen der zwingend vorgeschriebenen Erfordernisse, wie sie in der Spezifikationen dargelegt werden, ohne eine weiterreichende Analyse zu bieten, wird lediglich dazu führen, dass das Angebot mit einer sehr niedrigen Punktzahl bewertet wird. Außerdem kann der Fall eintreten, dass

76

ein Angebot bei der Bewertung eines Zuschlagskriteriums keine Punkte erhält, wenn bestimmte wesentliche Themen der vorliegenden Spezifikationen durch das Angebot nicht ausdrücklich behandelt werden.

5.2. Finanzielle Bewertung (Preisindex)

Der finanzielle Wert des Angebots wird als Gesamtsumme aus den Preisen je Einheit aus dem Preisverzeichnis (Teil II) berechnet. Jeder Stückpreis wird mit dem zugehörigen Gewichtungsfaktor multipliziert. Der endgültige Gesamtbetrag besteht aus der Summe aller gewichteten Preise. Diese Gesamtsumme spiegelt den Preisindex wider und geht in die endgültige Bewertungsformel ein.

Preisindex = Σ (UP x WF)

Σ = SummeUP = Preis pro Stück entsprechend dem Preisverzeichnis des Loses, auf das sich das Angebot beziehtWF = Gewichtungsfaktor des Preises einer Einheit.


Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem besten Verhältnis von Qualität zu Preis.

Die Abschlussbewertung des qualitativen Werts im Verhältnis zum finanziellen Wert (Preisindex) erfolgt durch die Benotung jedes Angebots in folgender Weise:

(Qualität ÷ 100) x 60 + (niedrigster Preis ÷ Preis) x 40

Die Angebote werden auf der Grundlage der erhaltenen Note in absteigender Reihenfolge eingestuft. Den Zuschlag erhält der Bieter, dessen Angebot am Ende der Abschlussbewertung die höchste Note erzielt hat.

77

PART II - PREISVERZEICHNIS – Los 2Organisation von Veranstaltungen

Die Preise je Einheit sind für alle im Verzeichnis angeführten Liefergegenstände und Dienstleistungen anzugeben. Diese Preise sind verbindlich und haben alle Kosten, Spesen und Ausgaben zu beinhalten. Deshalb müssen in den Preisen der Liefergegenstände und Dienstleistungen die Ausgaben für alle Tätigkeiten (einschließlich der Erstellung von Angeboten und Berichten) enthalten sein, die für die Leistungserbringung erforderlich sind (Projektmanagement, Koordination, Qualitätskontrolle, Schulungen der Mitarbeiter des Auftragnehmers, Betreuung und Support, Ressourcen etc.), insbesondere sind alle Ausgaben zu berücksichtigen, die dem Auftragnehmer direkt oder indirekt bei der Erbringung der ihm eventuell übertragenen Tätigkeiten entstehen; hierzu zählen zum Beispiel: Kosten für die Geschäftsführung und Sekretariatsdienstleistungen, für die Anreise an den Hauptort der Erbringung der Leistung, also Brüssel, Löhne und Gehälter, Sozialabgaben etc. In der letzten Spalte hat der Bieter jeweils das Produkt aus dem Preis je Einheit und dem zugehörigen Gewichtungsfaktor einzutragen.

78

Beschreibung Einheit Euro

Gewichtungs-faktor

Gesamtsumme

1. Kernaufgaben: Veranstaltungstypen1.1 Kleinveranstaltung: Zone A.

Zwischen 40 und 250 Teilnehmer, höchstens 10 Redner, 1-1,5 Tage, zwei Monate Vorbereitungszeit: Kernaufgaben gemäß Ziffer 1.1 bis 1.12: allgemeine Beratung, Veranstaltungsort und technische Ausrüstung, Liste der einzuladenden Personen, Einladungen (Entwurf, Versandt, Follow-up), Anmeldungen, Bestätigungen, Abstimmung mit Rednern (Anreise, Unterkunft, Präsentationen), Abstimmung mit Teilnehmern, Abstimmung mit der GD REGIO, Programm, Teilnehmerliste, Beschilderung, Nachbereitung

EUR/Veranstaltung

10

1.2 Dasselbe in Zone B.

EUR/Veranstaltung

4

1.3 Dasselbe in Zone C.

EUR/Veranstaltung

1

1.4 Mittlere Veranstaltung: Zone A251-600 Teilnehmer, höchstens 25 Redner, 1-2 Tage, vier Monate Vorbereitungszeit: Kernaufgaben gemäß Ziffer 1.2.1

EUR/Veranstaltung

2


EUR/Veranstaltung

2


EUR/Veranstaltung

2

1.7 Großveranstaltung: Zone A.Mehr als 600 Teilnehmer, höchstens 200 Redner, 2-5 Tage, sechs Monate Vorbereitungszeit: Kernaufgaben gemäß Ziffer 1.2.1

EUR/Veranstaltung

1


EUR/Veranstaltung

1


EUR/Veranstaltung

1

2. Zusätzliche Aufgaben

2.1 Schwarzweißfotokopien EUR/Seite 502.2 Ausdruck von Farbkopien EUR/Seite 502.3 Mappen/Konferenztaschen im

Zweifarbdruck (Sterne und Titel der Konferenz) mit einem A4-Block und

100 Stück 20

79


Gewichtungs-faktor

Gesamtsumme

einem Schreibgerät mit dem EU-Logo (Zellstoff)

2.4 Dasselbe in nicht biegsamer Ausführung 100 Stück 203. Veranstaltungspersonal

3.1 Hostessen/Stewards EUR/Tag/Person 503.2 Berater EUR/Tag/Person 53.3 Moderator EUR/Tag/Person 103.4 Sicherheitspersonal EUR/Tag/Person 13.5 IT-Techniker EUR/Tag/Person 504. Medienspezifische Aufgaben

4.1 Rechercheliste geeigneter Journalisten 10 Personen 24.2 Versand der Einladungen und der

Hintergrunddokumentation an geeignete Journalisten

10 Personen 5

4.3 Telefonische Nachfassaktionen im Anschluss an den Versand der Einladungen und nach der Veranstaltung bei den Journalisten

10 Personen 5

4.4 Zusammenstellung und Verteilung einer separaten Pressemappe (durchschnittlich 50 Dokumentenseiten)

EUR/Mappe 10

4.5 Verfassung von schriftlichen Infos für Journalisten (eine Seite umfasst 1500 Anschläge ohne Leerschritte)

EUR/Seite 5

4.6 Medienschulung (Preis für eine Schulungsstunde in Brüssel für zehn Personen einschließlich des Einsatzes von Videomaterial und der Vorbereitungszeit)

EUR/Stunde/ 2

4.7 Entwicklung der Kernaussage und der Kommunikationsstrategie

EUR/Tag/Person 2

5. Multimediatechnik (inklusive Transport und Aufbau)

5.1 Miete für den Veranstaltungsort (Konferenzraum, Empfang und Garderobe)

EUR/Veranstal

tung

50

5.2 Anmietung eines Computers inklusive Verbindung

EUR/Einheit 10

5.3 Anmietung eines DVD-Player EUR/Einheit 105.4 Anmietung eines Videogeräts EUR/Einheit 105.5 Anmietung eines großen

Plasmabildschirms mit einer Bilddiagonale von ca. 100 cm (42“), der an einen PC oder DVD-Player angeschlossen werden kann

EUR/Einheit 5

5.6 Anmietung eines Monitors mit einem Fußstück

EUR/Einheit 5

5.7 Anmietung eines Tischkopierers EUR/Einheit 580


Gewichtungs-faktor

Gesamtsumme

5.8 Anmietung eines Schnellkopierers EUR/Einheit 55.9 Anmietung eines Laserdruckers

(schwarz/weiß)EUR/Einheit 5

5.10 Anmietung einer Projektionsleinwand EUR/Einheit 105.11 Anmietung eines Overheadprojektors EUR/Einheit 105.12 Anmietung eines Videoprojektors oder

Beamers EUR/Einheit 10

5.13 Anmietung eines Telefons/ Faxgeräts EUR/Einheit 55.14 Anmietung eines Dialoggeräts EUR/Einheit 55.15 Anmietung zusätzlicher technischer

Ausrüstungsgegenstände, insbesondere audiovisueller Geräte und Informations- und Kommunikationstechnik

EUR/Einheit 50

5.16 Aufnahme der Konferenzdebatten

EUR/Veranstaltu

ng

5

5.17 Webstreaming der Konferenz

EUR/Veranstaltu

ng

10

5.18 Anmietung von Dolmetschkabinen, inklusive technischer Installationen für die Simultanverdolmetschung gemäß ISO 4043-1998 (http://scic.cec.eu.int/EURpa/display.jsp?id=c_6575)

EUR/Kabine/Tag 10

5.19 Infrarot Kopfhörer/Empfänger Stück/Tag 106 Zusätzliche Möblierung und andere

Materialien (inklusive Transport und Aufbau) für Veranstaltungen in Zone A

6.1 Blumenschmuck für eine Veranstaltung mit weniger als 200 Personen (zwei Sträuße am Eingang und zwei am Rednerpult)

EUR/Veranstaltu

ng

10

6.2 Blumenschmuck für eine Veranstaltung mit mehr als 200 Personen (zwei Sträuße am Eingang, fünf auf der Bühne)

EUR/Veranstaltu

ng

10

6.3 Anmietung eines Fahrzeugs mit bis zu 30 Sitzplätzen inklusive Fahrer

EUR/Stunde 5

6.4 Anmietung eines Fahrzeugs mit 50 Sitzplätzen inklusive Fahrer

EUR/Stunde 10

6.5 Musikalische Unterhaltung Rechnung 06.6 Cocktails: Schaumwein, Wein,

Fruchtsäfte, Aperitifs, fünf Canapés pro Gast, einschließlich Service (zwei Stunden)

EUR/Gast 50

6.7 Kaffee, Tee, Saft, Wasser und Gebäckauswahl für die Pausen

EUR/Gast 50

6.8 Mittagsbuffet – kalte Speisenauswahl (verschiedene Fleischsorten, Wurstwaren,

EUR/Gast 10

81


Gewichtungs-faktor

Gesamtsumme

Schalentiere, Räucherfisch)6.9 Mittagsbuffet – wie vorstehend aber mit

warmer SpeisenauswahlEUR/Gast 10

6.10 Mittagsbuffet für einen Empfang (drei Gänge: Vor-, Haupt- und Nachspeise) – kalte Speisenauswahl (verschiedene Fleischsorten, Wurstwaren, Schalentiere, Räucherfisch)

EUR/Gast 10

6.11 Mittagsbuffet für einen Empfang (drei Gänge: Vor-, Haupt- und Nachspeise) – wie vorstehend, jedoch mit warmer Speisenauswahl

EUR/Gast 10

6.12 Zusätzliches Schild EUR/Stück 107 Verschiedenes

7.1 …………………………………………….

Rechnung

7.2 …………………………………………….

Rechnung

7.3 …………………………………………….

Rechnung

7.4 …………………………………………….

Rechnung

7.5 …………………………………………….

Rechnung

7.6 …………………………………………….

Rechnung

7.7 …………………………………………….

Rechnung

7.8 …………………………………………….

Rechnung

7.9 …………………………………………….

Rechnung

GESAMTSUMME IN EUR

Unterschrift: ........................................................

Name: ........................................................

Datum: ........................................................

82



Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte

Die verschiedenen Bestandteile dieses Loses werden im ersten Teil beschrieben.

Im zweiten Teil werden die zwei Simulationen erläutert, die der Bieter vorlegen muss.

Im dritten Teil ist ein Preisverzeichnis enthalten, dass der Bieter auszufüllen hat.

TEIL I: ZWECK DES VERTRAGS, BESCHREIBUNG DER AUFGABEN UND ZUSCHLAGSKRITERIEN

1. VERTRAGSGEGENSTAND

Der Gegenstand dieses Loses besteht darin, die Kommunikation über die Regionalpolitik zu fördern und die Beziehungen zwischen der Generaldirektion Regionalpolitik (GD REGIO) und bestimmten Zielgruppen, einschließlich der breiten Öffentlichkeit, mit Hilfe hochwertiger audiovisueller Produkte auszubauen.

Mit den Informationsmaßnahmen, die im Rahmen der europäischen Regionalpolitik unternommen werden, sollen eine große Anzahl von Organisationen sowie die breite Öffentlichkeit für die Politik sensibilisiert werden. Sie spiegeln ebenfalls die wichtige Rolle wieder, die die GD REGIO als Multiplikator bewährter Verfahren und von Erfahrungen im Bereich der Planung, Bewertung und Verwaltung der Strukturfonds in den Mitgliedstaaten und Kandidatenländern spielt.

So produziert die GD REGIO beispielsweise jedes Jahr 10 Projektclips, wozu auch eine Reihe von Clips über die Gewinner der jährlichen RegioStars (siehe http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/interregional/ecochange/regiostars_en.cfm?nmenu=4#2010) gehören. Die GD produziert darüber hinaus weitere audiovisuelle Produkte über wichtige Entscheidungen in der Kohäsionspolitik, wie z. B. die EU-Strategie für den Ostseeraum (http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/baltic/index_en.htm). Aufgrund der Tatsache, dass die Europäische Union, die Mitgliedstaaten und die Regionen gemeinsam für die Umsetzung der EU-Regionalpolitik zuständig sind, legt die GD REGIO großen Wert darauf, dass alle ihre audiovisuellen Produkte den EU-Mehrwert sowie die Auswirkungen der Politik auf das Alltagsleben der Menschen widerspiegeln.

83

http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/baltic/index_en.htm

http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/interregional/ecochange/regiostars_en.cfm?nmenu=4#2010

http://ec.europa.eu/regional_policy/cooperation/interregional/ecochange/regiostars_en.cfm?nmenu=4#2010

2. AUFGABENBESCHREIBUNG

Der Auftragnehmer hat auf Anforderung der GD REGIO audiovisuelle Produkte zu erstellen. Dazu gehören die Vorbereitung, Herstellung und der Vertrieb audiovisueller Informationsprodukte für bestimmte Zielgruppen, die Medien oder die breite Öffentlichkeit.

Die Produktionen sind vorgesehen für nationale, regionale und lokale Fernseh- oder Radiostationen, Konferenzen und andere Veranstaltungen, den Vertrieb im Internet, auf DVD oder über bestimmte Wege wie regionale Behörden oder Verbände.

Weiterhin wird es zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehören, die gesamte Bandbreite audiovisueller Produkte zu beobachten und der GD REGIO mitzuteilen, wenn Verbesserungen oder Aktualisierungen vorzunehmen sind. Zu diesem Zweck kann der Auftragnehmer spezifische Vorschläge unterbreiten.

Die Ausführung folgender Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Kommissionsdienststellen kann vom Auftragnehmer verlangt werden (nicht erschöpfende Liste):

Herstellung von Videoreportagen, Dokumentarfilmen, Videopressemitteilungen (VNR), Spots, Videoclips, Animationsfilmen, kurzen Werbefilmen („Teasers“), Screencasts, Führungen durch Websites, Folienvorträgen usw. hauptsächlich, aber nicht ausschließlich, zur EU-Regionalpolitik in allen Amtssprachen der EU und/oder anderen Sprachen (einschließlich Übersetzung und/oder Adaptation von Texten, Kommentaren, Untertiteln usw.)

Internationale Versionen, B-Roll-Material, Bildindizes, Skripts und Hintergrundinformationen gemäß den Anforderungen der GD COMM (siehe Anhänge 1 und 2 zu diesem Los)

Videos und/oder Fotos zu Veranstaltungen in Brüssel oder an anderen Orten

Organisation von Video- und/oder Audiomitschnitten von Veranstaltungen in Brüssel oder an anderen Orten durch geladene Fernseh- und Hörfunkjournalisten (Suche geeigneter Journalisten, Kontakt und Einladung zur Veranstaltung, Begleitung während der Veranstaltung und Unterstützung vor Ort)

Erstellung von Fotoreportagen einschließlich der Bildunterschriften für alle Bilder. Dies erfordert, dass der Auftragnehmer an verschiedene Orte in der Europäischen Union reist und hochwertige Bildreportagen zu Projekten erstellt, die aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung unterstützt werden.

Aktualisierung der Online-Fotobibliothek der GD REGIO mit neuen Fotos [die vom Auftragnehmer des Loses 1 entwickelt und gepflegt wird]; elektronische Archivierung des Materials der Online-Fotobibliothek, einschließlich der Bildunterschriften für alle Bilder in den verschiedenen Amtssprachen der EU

Unterstützung bei der Ermittlung von Zielgruppen und ihrer Bedürfnisse

Identifikation von Zielgruppen wie Journalisten oder Fernseh- und Radioproduzenten, die an den Aktivitäten der Europäischen Union interessiert sind

Beratung der Europäischen Kommission zu ihrer Kommunikationsstrategie gegenüber Fernseh- und Hörfunksendern, Websites und den verschiedenen Zielgruppen

Überwachung der Wirkungen der EU-Aktivitäten in den Rundfunkmedien und/oder im Internet insbesondere im Bereich der Regionalpolitik

84

Verschiedene Aufgaben wie die Untertitelung bestehender Produktionen in anderen Sprachen, Voice-overs, Mischen, Schnitt und Vervielfältigung

Aktive Verbreitung von Material unter Fernsehanstalten und -netzen und/oder Internetplattformen. Dazu muss der Auftragnehmer regelmäßige Kontakte zu aktuellen und potenziellen Nutzern der Videopressemitteilungen (VNR) der GD REGIO pflegen und die Medien vor deren Verbreitung bzw. der Verbreitung anderer Produkte mit Kurzmeldungen darauf aufmerksam machen.

Beantwortung von Anfragen von Fernsehveranstaltern und Lösung eventuell auftretender Probleme im Zusammenhang mit Videopressemitteilungen oder anderen Produkten

Erstellung detaillierter Berichte für die GD REGIO zur Verwendung der Videopressemittelungen der GD seitens der Rundfunkanstalten. Im Bericht ist u. a. Folgendes anzugeben: Bezeichnung des Senders/der Sender, Sendeplatz, Art des Programms, Zeit und Datum der Übertragung, Bewertung und Marktanteil.

Anforderungen an die Formate: Der Auftragnehmer stellt der Kommission neben den für die Zielgruppen bestimmten audiovisuellen Produktionen die Originalbänder des bearbeiteten Materials, die ungeschnittenen Bilder und das Rohmaterial (Rushes) der audiovisuellen Produktionen zur Verfügung. Die Formate und Anzahl der erforderlichen Kopien ändern sich je nach den spezifischen Anforderungen eines Projekts. Daher werden die Bieter gebeten, die Einzelpreise der Produktion möglichst vieler unterschiedlicher Formate anzugeben. Des Weiteren wird vom Auftragnehmer erwartet, dass er alle audiovisuellen Produktionen entweder in hoch auflösenden oder gering auflösenden Video-Streaming-Formaten, die von den gängigsten Geräten gelesen werden können, liefert.

Detaillierte Beschreibungen der häufigsten Produkte sind in der Preisaufstellung enthalten.

3. BERECHNUNG DES PREISES

Die GD REGIO wird ein Preissystem anwenden, bei dem der Preis für die häufigsten Aufgaben (Video- und Fotodossiers) für die kompletten Arbeitsergebnisse angegeben wird, so dass alle Aspekte der Projektmanagementkosten, Koordinierungs-, Gemein-, Personal-, Material-, Reise- und Aufenthaltskosten im Preis enthalten sind.

Der Bieter wird insbesondere auf Punkt 10 der Allgemeinen Bedingungen hingewiesen, in dem Reiseentfernungen und Reisekosten geregelt sind. Für bestimmte Elemente der Preisaufstellung sind drei Preisniveaus anzugeben, die in Abhängigkeit der Entfernung von Brüssel bei der erforderlichen Reise berechnet werden.

Der Bieter wird insbesondere darauf hingewiesen, dass für die meisten Ausgaben gemäß den Spezifikationen keine separate Erstattung der Reisekosten innerhalb der Europäischen Union vorgesehen ist. Diese Ausgaben sollten in den Preisen je Einheit enthalten sein. Die Bieter müssen auf der Grundlage von Fixkosten arbeiten.

Diese Fixkosten hängen von dem Ort ab, wo die Leistung erbracht wird, mit einer Unterteilung in drei Zonen:

Zone A umfasst Brüssel und Städte in einem Radius von 500 km, wie Paris, London, Amsterdam oder Köln.

Zone B umfasst Orte innerhalb eines Radius von 500 bis 1500 km von Brüssel, wie Berlin, Wien, Rom, Madrid, Stockholm, Dublin, Kopenhagen, Warschau oder Prag.

85

Zone C umfasst Orte in der EU, die mehr als 1500 km von Brüssel entfernt sind, und die Kandidatenländer.

Es ist nicht vorgesehen, Reiseentfernungen oder Reisekosten innerhalb der Zonen zu variieren.

Die Rückerstattung von Reise- und Aufenthaltskosten, die bei außergewöhnlichen Aufträgen entstehen, die nicht den Produkten in der Preisaufstellung enthalten sind, aber auf speziellen Wunsch der Kommission und nach deren vorherigen Genehmigung außerhalb des zentralen Ausführungsortes für die Aufgaben (Brüssel) erfüllt werden, erfolgt in Euro. Die Rückerstattung erfolgt auf der Grundlage von Originalbelegen (siehe Artikel II. 7 des Vertragsentwurfs im Anhang 2).

4. QUALITÄT

Auch wenn eine Endkontrolle durch die Kommission vorgesehen ist, muss die Arbeit von solcher Qualität sein, dass keine weiteren Korrekturen durch die Kommissionsdienststellen erforderlich sind.

Die Arbeiten müssen vollständig und genau sein. Die im Auftragsschein oder Einzelvertrag enthaltenen speziellen Anweisungen sind genau zu befolgen. Es obliegt dem Auftragnehmer, die gesamte Arbeit sorgfältig zu überprüfen, um zu gewährleisten, dass sie so, wie sie ist, verwendet werden kann, ohne dass die Kommissionsdienststellen sie revidieren müssen. Der Auftragnehmer hat sich insbesondere zu vergewissern, dass alle Angaben überprüft und diese korrekt zitiert wurden, dass alle mitgelieferten Unterlagen konsultiert wurden und dass die Terminologie bei allen audiovisuellen Produkten kohärent verwendet wurde.

5. ARBEITSMETHODEN

Die Bieter bezeichnen in ihrem Angebot klar eine mit dem Vertragsmanagement beauftragte Führungskraft. Insbesondere fungiert der Vertragsmanager nach Auftragserteilung als Ansprechpartner für die Kommission sowie als allein Bevollmächtigter, dem die Kommission Aufträge erteilt und der an den Follow-up-Sitzungen teilnimmt. Der Vertragsmanager unterbreitet der Kommission sowohl im Hinblick auf den Vertragsgegenstand als auch im Hinblick auf die Organisation oder Verwaltung (einschließlich Problemen bei Rechnungsstellung und Zahlungen) die Antworten und Lösungen und setzt diese nach Zustimmung der Kommission um. Der Auftragnehmer informiert die Kommission über jede Veränderung der Zusammensetzung des Teams (Personalab- und -zugänge, Beförderungen usw.), die sich während der Vertragserfüllung ergibt.

Der Vertragsmanager benennt für die Ausführung jedes spezifischen Auftrags ein Team. Das Team wird von einem Projektleiter geführt. Der Vertragsmanager und der Projektleiter müssen über ein gutes Verständnis der Europäischen Regionalpolitik verfügen und über die Aktivitäten der Partner der GD REGIO (insbesondere der Mitgliedstaaten) in diesem Bereich informiert sein.

Das Team muss über das Know-how und die Erfahrung verfügen, die für die Ausführung der Aufgaben gemäß den vorliegenden Spezifikationen erforderlich sind. Alle Teammitglieder, die in Verbindung mit den Dienststellen der Kommission stehen, müssen in der Lage sein, Französisch und/oder Englisch als Arbeitssprache zu benutzen.

86

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Zusammenstellung des Teams für die gesamte Vertragslaufzeit den Bedingungen seines Angebots entspricht. Der Auftragnehmer trägt Sorge für die notwendige Ausbildung und Schulung, um ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau der Leistungen des Teams sicherzustellen. Die Kommission behält sich das Recht vor, nach Erläuterung ihrer Beweggründe bei unangemessener Erfahrung und/oder Kompetenz den Ersatz eines Mitglieds des Personals zu fordern. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Verfahren des Auftragnehmers für Unterauftragnehmer. Die Bieter haben die Natur der Arbeiten, die sie an Unterauftragnehmer zu vergeben beabsichtigen, und gegebenenfalls die Namen der Unterauftragnehmer, die sie für die Vergabe eines Teils der Arbeiten vorgesehen haben, anzugeben, wie dies im Teil 4.2 der allgemeinen Leistungsbeschreibung vorgesehen ist.

Zwischen dem Auftragnehmer und der Kommission werden jährliche oder halbjährliche Treffen organisiert, bei denen der Auftragnehmer einen kurzen Bericht zu den Aktivitäten innerhalb des vorangegangenen Zeitraums und der Wirkung sowie Verbesserungsvorschläge vorlegt und bei denen Probleme/Fragen, die bei der der Durchführung des Vertrags entstanden sind, von beiden Seiten diskutiert und Lösungen vorgeschlagen werden.

Die Auftragnehmer müssen innerhalb von 24 Stunden für ein Treffen in Brüssel zur Verfügung stehen und in ihrem Angebot darlegen, wie sie dies zu tun gedenken.

Die Kosten für die Verwaltung des Vertrags durch den Auftragnehmer sowie der jährlichen oder halbjährlichen Treffen und Berichte (einschließlich der Reisekosten) sind im Preis der Enderzeugnisse enthalten; diese Leistungen werden ohne zusätzliche Gebühren erbracht.

6. ZUSCHLAGSKRITERIEN – BEWERTUNG DER ANGEBOTE

Die Angebote werden verglichen und nach Maßgabe der erzielten Gesamtpunktzahl, in die sich aus einer qualitativen und einer finanziellen Bewertung ergibt, in eine Liste eingetragen. Den Zuschlag erhält der Bieter, der das höchste Gesamtergebnis erzielt hat.



Für die Qualität des Angebots werden maximal 100 Punkte vergeben:

– Maximal 30 Punkte werden für das allgemeine Konzept gemäß den nachstehenden Kriterien in der Tabelle vergeben.

– Maximal 70 Punkte werden für den fachlichen Teil des Vorschlags für die beiden Fallstudien gemäß den in Anhang 3 angeführten Spezifikationen und Kriterien vergeben. Die Höchstpunktzahl pro Fallstudie beträgt 35.

Die Bieter müssen bei jedem Zuschlagskriterium mindestens 50 % erreichen. Andernfalls werden sie vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und kommen damit für die Auftragsvergabe nicht in Betracht.

Angebote, die insgesamt weniger als 70 Punkte für den qualitativen Wert erhalten, werden vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und kommen damit für die Auftragsvergabe nicht in Betracht.

87

Die Bieter sollten alle in diesen Spezifikationen genannten Aspekte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktzahl zu erreichen. Eine einfache Wiedergabe der in den Spezifikationen dargelegten Anforderungen ohne weitere Analyse hat eine sehr geringe Punktzahl zur Folge. Werden wesentliche Punkte der Spezifikationen im Angebot nicht ausdrücklich behandelt, können die Bewerter für die entsprechenden Qualitätskriterien null Punkte vergeben.

Die Punktzahl für den qualitativen Wert wird wie folgt errechnet:

Für das Gesamtkonzept (nachfolgende Ziffern 1-3) erzielte Punktzahl + für die Fallstudien (nachfolgende Ziffer 4) erzielte Punktzahl.

Zuschlagskriterien Verlangte Angaben Höchst-punktzahl

1.Qualität, Konsistenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts

(15 Punkte)


– Die Bieter müssen das Konzept erläutern, mit dem sie die von der Europäischen Kommission verfolgten Ziele erreichen und die hier ausgeschriebenen Dienstleistungen und/oder Produkte bereitstellen wollen.

5

– Die Bieter müssen die wichtigsten Herausforderungen und Hindernisse ermitteln und entsprechende Lösungen dafür empfehlen sowie weitere für relevant erachtete Vorschläge vorbringen.

5

– Die Bieter müssen die Qualitätssicherungsmechanismen und die wichtigsten Leistungsindikatoren erläutern, mit denen sie die Qualität der Dienstleistungen und/oder Produkte und die Einhaltung der Fristen gewährleisten wollen.

5

2.Qualität der Arbeitsorganisa-tion, Manage-ment des Teams

(9 Punkte)


– Die Bieter müssen die Zusammensetzung und Organisation des Arbeitsteams beschreiben, das vorgeschlagen wird, um die größtmögliche Kosteneffizienz, Schnelligkeit und Qualität der geforderten Dienstleistungen sicherzustellen.

3

– Die Bieter müssen die verschiedenen Maßnahmen zum Management des Arbeitsteams beschreiben, die getroffen werden, um ein einheitlich hohes Dienstleistungsniveau zu gewährleisten, und die Mechanismen zur Beaufsichtigung der an Unterauftragnehmer zu vergebenden Aufgaben darlegen.

3

88

– Die Bieter müssen ihr Konzept für die alltägliche Organisation der Arbeit mit den zuständigen Kommissionsdienststellen darlegen.

3

3.Klarheit, Schlüssigkeit und Präsentation des Angebots

(6 Punkte)


– Die Bieter müssen sämtliche Anforderungen der Spezifikationen in Bezug auf Inhalt, Länge und Präsentation unter Wahrung von Klarheit und Schlüssigkeit erfüllen. Insbesondere müssen die Angebote ein Inhaltsverzeichnis enthalten, die Seiten sind fortlaufend durchzunummerieren und zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise fest miteinander zu verbinden. Anlagen zum Angebot (Anhänge auf Papier, CD-ROM, DVD usw.) müssen mit der Losnummer, der Nummer der betreffenden Unterlage sowie einer Angabe des Inhalts versehen sein.

3

– Die Angebote dürfen nur Informationen mit unmittelbarem Bezug zu den verlangten Produkten und Dienstleistungen sowie den genannten Kriterien enthalten. Jegliche theoretische, schulbuchartige Beschreibung der Informations- und Kommunikationsstrategie ist daher zu vermeiden.

3

4.Qualitative Bewertung der beiden Fallstudien

(2 x 35 Punkte)


Es werden zwei Fallstudien verlangt (s. Teil II).

Eine ausführliche Anleitung für die Fallstudien des Bieters findet sich nachstehend. Im Teil II wird die Beurteilung des fachlichen Werts der Fallstudien näher erläutert.



Fallstudien (siehe Teil II)

Von den Bietern wird ein spezifischer fachlicher Vorschlag für jede Fallstudie und eine Kostenaufstellung (ein Kostenvoranschlag) für jeden fachlichen Vorschlag erwartet.

HINWEIS: Die Fallstudien wurden lediglich für die Zwecke des Vergabeverfahrens im Rahmen dieses Vertrages erstellt. Sie sind vollständig fiktiv und erlauben in keinem Fall Rückschlüsse auf die Prioritäten oder die genaue Ausrichtung künftiger Maßnahmen.

89

Der fachliche Teil des Vorschlags muss Folgendes enthalten:

– eine detaillierte Beschreibung des Konzepts, der Phasen und Arbeitsmethoden, die der Bieter zur Durchführung der verlangten Arbeiten im Rahmen der Fallstudie vorsieht, wobei anzugeben ist, welche Leistungen an Unterauftragnehmer vergeben werden sollen

– für jede Phase die Zusammenstellung des Projektteams und die den Mitarbeitern zugewiesenen Rollen unter Angabe der Zeiteinheiten (Personentage) je Mitarbeiterkategorie

– einen Vorschlag in Bezug auf den für die einzelnen Phasen als notwendig erachteten Zeitplan unter Berücksichtigung der für die Interaktion mit den Kommissionsdienststellen und die verschiedenen Schritte des Validierungsprozesses benötigen Zeit

– die verlangten Muster/Arbeitsproben

Die Kostenaufstellung (der Kostenvoranschlag) muss

– alle vom Bieter für diese Fallstudie durchzuführenden Aufgaben und Arbeiten umfassen– für jede Fallstudie durch Ausfüllen der Tabellen am Ende von Teil II separat vorgelegt

werden– die vorgeschlagene Preisaufstellung genau widerspiegeln

HINWEIS: Die Kostenvoranschläge der Fallstudien werden zwar nicht zur Beurteilung des finanziellen Angebots herangezogen, dienen jedoch als Bezugspunkt für die Prüfung von Angeboten für Einzelverträge zur Durchführung des Rahmenvertrags, der mit den erfolgreichen Bietern geschlossen wird.


Der finanzielle Wert des Angebots wird als Gesamtsumme der Einheitspreise im Preisverzeichnis (Teil III) berechnet. Jeder Preis wird mit dem zugehörigen Gewichtungsfaktor multipliziert; die Summe aller gewichteten Preise ergibt die Gesamtsumme. Diese Gesamtsumme spiegelt den Preisindex wider und geht in die endgültige Bewertungsformel ein.

Preisindex = Σ (UP x WF)

Σ = Summe

UP = Preis je Einheit in der Preisaufstellung des Loses, auf das sich das Angebot bezieht

WF = Gewichtungsfaktor der Preise je Einheit.

90






91

TEIL II: FALLSTUDIEN Los 3Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte

Es sind zwei Simulationen erforderlich. Für jede Simulation muss der Bieter das Konzept beschreiben, das er zur Erreichung der Ziele vorschlägt, und die Mittel (mit Hilfe der untenstehenden Tabelle) anzugeben, die er dafür vorsieht.

Der Bieter wird daran erinnert, dass diese Simulationen dazu dienen sollen, folgende Aspekte aufzuzeigen: a) Verständnis der Regionalpolitik, b) Originalität des Konzeptes, c) Arbeitsmethode und d) Einschätzung der Kosten sowie Fähigkeit, die Kosten auf Grundlage der Elemente aus der Preisaufstellung zu kalkulieren. Der Bieter kann damit seine Fähigkeiten, die Qualität seines Managements und die Bereitstellung personeller Mittel demonstrieren. Die Antwort des Bieters wird nach einem qualitätsorientierten Zuschlagskriterium bewertet.

Die Mittel dürfen sich ausschließlich auf die Sätze in der Preisaufstellung beziehen.

Bitte beachten Sie, dass die Bieter für diese Ausschreibung kein reales audiovisuelles Produkt für die einzelnen Fallstudien vorlegen müssen. Die zu liefernden Arbeiten werden im Folgenden für jede der Fallstudien beschrieben.

FALLSTUDIE NR. 1: ERSTELLUNG EINER VIDEO-PRESSEMITTEILUNG (VNR)Der Bieter hat eine 3-minütige gemeinfreie Videopressemitteilung (VNR) in englischer, französischer und deutscher Sprache im Format 16:9 über das Environmental Technology Centre (ETC) zu produzieren, das aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (ERFE) unterstützt wird. Die VNR soll die Ergebnisse des Projektes sowie die klaren Vorteile der Kohäsionspolitik anhand dieses Projektes aufzeigen; sie soll auf den Beitrag der EU am Projekt hinweisen und diesen Beitrag unter dem Gesichtspunkt betrachten, wie dieses Projekt zu den allgemeinen Zielen der Kohäsionspolitik beiträgt.(http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/feder/index_de.htm).

Das Hauptprodukt wird von einer Kurzversion (1 min 30) in Englisch und einem „Testimonial“ (einminütiger Clip) in Englisch begleitet, in welchem ein/e Bürger/in oder ein Unternehmen darüber berichtet, welche Vorteile dieses bestimmte Projekt für sein/ihr Leben bzw. für das Unternehmen mit sich gebracht hat.

Die drei Elemente (VNR, Kurzversion und das einminütige Testimonial) und die Sprachversionen bilden zwei Einzeleinträge in der Preisliste (Punkte 1.12 und Punkte 1.15). Für den Zweck dieser Ausschreibung müssen die Bieter in ihrem Angebot jedoch nur eine Beschreibung der Aufgaben und der Endprodukte (zu der 3-minütigen VNR) vorlegen, auch wenn alle Elemente (VNR-Gesamtpaket und Sprachversionen) in das Preisangebot gemäß der Preisaufstellung aufzunehmen sind. Alle Aspekte der Projektmanagementkosten, Koordinierungs-, Gemein-, Personal-, Material-, Reise- und Aufenthaltskosten sind im Preis enthalten. Das bedeutet, dass keine weiteren Posten aus der Preisaufstellung zulässig sind, mit Ausnahme weiterer Kopien für die Verbreitung des Produkts.

92

Die Produktion des Films beinhaltet Arbeiten in den Bereichen Vorproduktion, Filmen, Schnitt, Bild- und Ton-Postproduktion. Dabei sind folgende Vorgaben zu berücksichtigen:

Zielgruppen der VNR sind a) Interessenträger der Regionalpolitik (nationale, regionale und lokale Behörden) sowie b) audiovisuelle Medien.

Für die Ausarbeitung der VNR verwenden die Bieter die Informationen, die zum Environment Technology Centre auf folgenden Websites verfügbar sind:

– http://ec.europa.eu/regional_policy/projects/stories/details_new.cfm?pay=UK&the=45&sto=1859&lan=7&region=ALL&obj=ALL&per=2&defL=EN

– http://www.nottingham.ac.uk/~enzetc/

Der Bieter schlägt Orte für die Dreharbeiten vor, die nach seiner Auffassung am besten geeignet sind, das Thema hinreichend zu beleuchten.

Interviews sind in den einzelnen Sprachfassungen mit Untertiteln zu versehen oder zu synchronisieren.

Die Entscheidung über die Vorgehensweise bei den Dreharbeiten bleibt dem Bieter überlassen.

Das Video hat zusätzlich Filmmaterial in Länge von 10 Minuten („B-Roll“) zu enthalten, das für Fernsehjournalisten bestimmt ist und Interviews oder Bildsequenzen enthält.

Vom Bieter zu simulierende Leistungen

HINWEIS: Alle im Folgenden genannten Aufgaben hat der Bieter in seinem Kostenvoranschlag explizit aufzuführen.

(a) Beratung, Vorbereitung des Projekts (Methodik zur Erreichung der Zielgruppen, Inhalte, detaillierte Planung und Budget), Überwachung der Arbeiten und Koordinierung des Projekts während der gesamten Laufzeit

(b) Realisierung der VNR in englischer Sprache; dies umfasst folgende Arbeitsschritte:

2.1 Vorproduktion

2.2 Dreharbeiten

2.3 Schnitt

2.4 Bild- und Ton-Postproduktion

(c) Übersetzung ins Französische und Deutsche

(d) Parallele Produktion des 10-minütigen B-Roll-Materials

(e) Ankündigung des Videos bei Journalisten von Fernsehsendern in den Ländern/Regionen, in denen das Projekt aktiv ist, und fristgerechte Bereitstellung

93

einer professionellen Kopie der VNR für Fernsehjournalisten auf deren Anfrage hin

(f) Überwachung der Verwertung und Ausstrahlung des Videos oder einzelner Teile davon durch die Fernsehsender und entsprechende Berichterstattung

(g) Vervielfältigung und Versand:

– Bereitstellung – für die Europäische Kommission – einer digitalen Betacam-Kopie pro Sprachfassung (+ internationale Fassung + B-Roll) zur Archivierung sowie einer digitalen Betacam-Kopie in englischer Sprache (+ internationale Fassung + B-Roll) für die Ausstrahlung über „Europe by Satellite“ („EbS“: http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm)

– Bereitstellung von 40 Kopien in professionellem Format für Fernsehjournalisten in verschiedenen EU-Ländern.

Bei den Mitteln für die Aufgabe 2 handelt es sich um einen festen Posten in der Preisaufstellung; sie umfassen die Kurzversion (1 min 30) und das Testimonial (1 min).

Die Mittel für die Aufgaben 5, 6 und 7 müssen separat angegeben werden; eine Gesamtsumme ist dann zu berechnen.

Der Kommission (im Rahmen dieser Ausschreibung) vorzulegende Arbeitsergebnisse

Erläuterung des vom Bieter gewählten Konzepts für die Produktion der VNR und für das Drehen des Videos

Detaillierte Planung der Realisierung des Projekts, wobei unter anderem Zeit für die Interaktion mit der Europäischen Kommission sowie für die verschiedenen Schritte des Validierungsprozesses einzuplanen ist

Detaillierte „Shot-List“ der VNR, wobei für jede Sequenz in tabellarischer Form folgende Angaben zu machen sind:

– Timecode am Anfang und am Ende der Sequenz

– genaue Beschreibung des Inhalts der Sequenz

– Beschreibung der Bilder (Gegenstand, Ort, Grafik usw.)

– Beschreibung etwaiger Sound-Effekte, visueller Effekte und Übergangseffekte

Der Bieter hat detailliert zu beschreiben, wie er vorzugehen gedenkt, um die VNR bei Fernsehjournalisten anzukündigen und auf Wunsch an diese zu verteilen.

Außerdem hat er im Einzelnen darzulegen, in welcher Form er über die Verwertung und Ausstrahlung der VNR durch die Fernsehsender sowie über die Resonanz bei den Zielgruppen berichten wird.

94

Benotungskriterien (maximal 35 Punkte)

VNR (Video-presse-mittei-lung)

(8)


1 Qualität des Gesamtkonzepts

Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts und der Arbeitsmethoden, einschließlich detaillierter Planung

5

2 Qualität des Produkts

Dreharbeiten: Relevanz der vorgeschlagenen Drehorte, Qualität und Originalität der Aufnahmen, Eignung und Interessantheitsgrad der Experten/Interviewpartner usw.

Struktur: Handlung, ausgewogene Themenauswahl usw.

Inhalt: Hintergrundinformationen zu EU-Initiativen, Kernaussagen, Lösungen/EU-Mehrwert, Relevanz und Originalität des Drehbuchs, Schlussfolgerungen usw.

Stil: Klarheit und Flüssigkeit, Rhythmus, Übergänge/Schnitt, grafische und visuelle Effekte, Musik und Audioeffekte usw.

20(5 + 5 + 5 +

5)

3 Qualität von Werbung und Verbreitung

Werbung bei audiovisuellen Medien Verbreitung: Relevanz der geografischen Abdeckung

und Lieferservice

5(2,5 + 2,5)

4 Qualität von Überwachung und Berichterstattung

Überwachung der Medienberichterstattung: Informationen über die Ausstrahlung der AV-Produktion

Berichterstattung: Quantitative Daten zur Medienresonanz und qualitative Analyse derselben einschließlich Schlussfolgerungen und Empfehlungen

5(2,5 + 2,5)

Gesamtpunktezahl 35

Erforderliche Mindestpunktzahl: 17,5/35

95

Kostenvoranschlag



Aufgaben-beschreibung Art der Einheit Stückzahl Preis pro Einheit Zwischen-

summe

Aufgabe 1

Aufgabe 2

Aufgabe 3

Aufgabe 4

Aufgabe 5

Aufgabe 6

Aufgabe 7

Gesamt


Die Ausführung einer Aufgabe kann aus verschiedenen Arbeitsschritten bestehen. Je nach Arbeitschritt sind u. U. unterschiedliche Arten von Einheiten anzugeben (die unterschiedlichen in der Preisaufstellung aufgeführten Personalkategorien, Standarddienstleistungen, technischen Ausrüstungen usw. entsprechen). Daher ist es wichtig, die für die Ausführung eines Arbeitsschritts oder einer Aufgabe jeweils relevanten Einheiten eindeutig anzugeben.

96

FALLSTUDIE NR. 2: ERSTELLUNG EINES EINMINÜTIGEN VIRALEN CLIPSDer Bieter hat ein gemeinfreies, (höchstens) 60-sekündiges AV-Produkt (im Folgenden „Clip“) im Format 16:9 in allen EU-Amtsprachen zu erstellen. Mit diesem soll die breite Öffentlichkeit auf klare, originelle und ansprechende/fesselnde Weise über die Auswirkungen und Vorteile des Solidaritätsfonds der Europäischen Union informiert werden. Der Clip sollte für die Verbreitung über das Internet geeignet sein, unter anderem durch Veröffentlichung auf verschiedenen Websites auf dem Server Europa und anderen Websites sowie durch virales Marketing.

Für die Realisierung des Clips gelten folgende Vorgaben:

Zielpublikum für diesen Clip ist die breite Öffentlichkeit

Bieter verwenden für die Entwicklung des Clips die Informationen zum Solidaritätsfonds der Europäischen Union, die im Internet verfügbar sind unter http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/solidar/solid_de.htm

Die Entscheidung über die Vorgehensweise bei der Realisierung des Clips bleibt dem Bieter überlassen. Der Clip kann gedrehte Szenen beinhalten oder auch ausschließlich als Trickfilm konzipiert sein, es kann ein Begleittext vorgesehen sein oder auch nicht, usw.

Es muss sich um ein kreatives, attraktives Produkt handeln, das gleichzeitig klare Sachinformationen bietet

Sind Dreharbeiten vorgesehen, hat der Bieter Drehorte vorzuschlagen, die er für am besten geeignet hält, um das Thema auf EU-Ebene in zufriedenstellender Weise und unter Gewährleistung eines vernünftigen Preis/Leistungs-Verhältnisses zu präsentieren. Archivbilder können verwendet werden

Vom Bieter zu simulierende Leistungen

HINWEIS: Alle im Folgenden genannten Aufgaben hat der Bieter in seinem Kostenvoranschlag explizit aufzuführen.

(a) Beratung, Vorbereitung des Projekts (Methodik zur Erreichung der Zielgruppen, Inhalte, detaillierte Planung und Budget), Überwachung der Arbeiten und Koordinierung des Projekts während der gesamten Laufzeit

(b) Realisierung des Clips in allen EU-Amtssprachen. Alle Schritte des Produktionsprozesses müssen klar und deutlich als „Unteraufgaben“ gekennzeichnet werden

(c) Bereitstellung – für die Europäische Kommission – einer digitalen Betacam-Kopie pro Sprachfassung für Archivierungszwecke, von drei digitalen Betacam-Kopien in englischer, französischer und deutscher Sprache zum Einstellen in EUTube sowie einer CD-ROM für jede Sprache mit komprimierten Dateien für ein späteres Streamen oder Downloaden in folgenden Formaten: MPEG1, MPEG2, MP4, .mov, .wmv, .rm, .flv.

97

http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/solidar/solid_de.htm

(d) Produktion einer Master-DVD-5 für eine anschließende Vervielfältigung auf DVD. Die DVD muss einen Menübildschirm enthalten, auf dem man die Sprache auswählen kann, sowie einen Titelbildschirm für jede Sprachfassung

(e) Lieferung von 2 000 DVD-Kopien in Papphüllen (124 mm x 124 mm x 1,5 mm, beidseitig bedruckt, vier Farben), eingeschweißt in Zellophan, an die Europäische Kommission

(f) Durchführung einer Internet-Werbekampagne, einschließlich viralen Marketings, zur Gewährleistung der Verbreitung des Clips und Berichterstattung über die Kampagne Alle Phasen der Werbekampagne im Internet sowie die Berichterstattung darüber sind klar und deutlich als „Unteraufgaben“ auszuweisen.

Der Kommission (im Rahmen dieser Ausschreibung) vorzulegende Arbeitsergebnisse

Detaillierte Erläuterung des Konzepts und des Formats, für das sich der Bieter entschieden hat, um das Produkt zu realisieren und den Adressaten auf transparente und ansprechende Weise das Thema nahezubringen und die Vorteile aufzuzeigen

Detaillierte Planung der Realisierung des Projekts, wobei unter anderem Zeit für die Interaktion mit der Europäischen Kommission sowie für die verschiedenen Schritte des Validierungsprozesses einzuplanen ist

Sehr detailliertes, in tabellarischer Form vorgelegtes Drehbuch in englischer Sprache, wobei für jede Sequenz folgende Angaben zu machen sind:

– Timecode am Anfang und am Ende der Sequenz

– genaue Beschreibung des Inhalts der Sequenz

– Beschreibung der Bilder (Gegenstand, Ort, Grafik, Animation usw.)

– Beschreibung der Sound-Effekte, visuellen Effekte, Übergangseffekte und etwaigen anderen Effekte

– Begleittext

Der Bieter hat detailliert die Strategie für das Einstellen des Clips ins Internet und für seine Verbreitung via Internet darzulegen

Darüber hinaus hat er genauestens zu erläutern, wie die Berichterstattung mittels quantitativer Daten und einer qualitativen Analyse der Wirkung des Clips bei den Zielgruppen erfolgen soll.

98

Benotungskriterien (maximal 35 Punkte)

Kurzes audiovisuelles

Produkt

(1:30)


1 Qualität des Gesamtkonzepts

Kohärenz und Relevanz des vorgeschlagenen Konzepts und der Arbeitsmethoden, einschließlich detaillierter Planung

5

2 Qualität des Produkts

Aufbau/Inhalt: Kontext, Handlung, Kernaussage(n), Relevanz und Originalität des Drehbuchs, EU-Mehrwert, Schlussfolgerungen usw.

Stil: Art des vorgeschlagenen Produkts, Kreativität, Rhythmus, Übergänge/Schnitt, grafische und visuelle Effekte, Musik und Audioeffekte usw.

20(8 + 12)

3 Qualität der Öffentlichkeitsarbeit

Werbung durch Einstellen der AV-Produktion in Websites und virales Marketing; Effizienz, Relevanz und geografische Abdeckung der zum Erreichen des Zielpublikums via Internet genutzten Kanäle

5

4 Qualität von Überwachung und Berichterstattung

Überwachung: Follow-up der Internet-Wirkung der AV-Produktion

Berichterstattung: Quantitative Daten und qualitative Analyse der Internet-Wirkung, einschließlich Schlussfolgerungen und Empfehlungen

5(2,5 + 2,5)

Gesamtpunktezahl 35


99

Kostenvoranschlag



Aufgabenbeschreibung Art der Einheit Stückzahl Preis pro Einheit

Zwischen-summe

Aufgabe 1

Aufgabe 2

Aufgabe 3

Aufgabe 4

Aufgabe 5

Aufgabe 6

Gesamt-


Die Ausführung einer Aufgabe kann aus verschiedenen Arbeitsschritten bestehen. Je nach Arbeitschritt sind u. U. unterschiedliche Arten von Einheiten anzugeben (die unterschiedlichen im Preisverzeichnis aufgeführten Personalkategorien, Standarddienstleistungen, technischen Ausrüstungen usw. entsprechen). Daher ist es wichtig, die für die Ausführung eines Arbeitsschritts oder einer Aufgabe jeweils relevanten Einheiten eindeutig anzugeben.

100

TEIL III: PREISAUFSTELLUNG Los 3Konzeption, Erstellung und Verbreitung audiovisueller Produkte

Der Bieter hat die Preisaufstellung für die betreffenden Dienstleistungen vollständig auszufüllen. Die Preise sind in Euro ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Pro Kästchen ist nur ein Betrag einzusetzen.

Die in der Preisaufstellung angegebenen Preise werden entsprechend ihrer Bedeutung mit einem variablen Faktor von 1 (am wenigsten wichtig/häufig) bis 10 (am wichtigsten/häufigsten) gewichtet und bei der Berechnung des finanziellen Wert des Angebots berücksichtigt. In der letzten Spalte muss der Bieter den Preis je Einheit multipliziert mit dem entsprechenden Gewichtungsfaktor angeben. Für alle Arbeitsergebnisse oder Dienste, die in der Aufstellung aufgelistet werden, ist der Preis je Einheit anzugeben. Diese Preise je Einheit sind Festpreise und umfassen alle Kosten und Ausgaben. Die Preise für die Arbeitsergebnisse umfassen damit alle Arbeiten (einschl. der Erstellung von Kostenvoranschlägen und Berichten), die für deren Erstellung erforderlich sind, einschließlich sämtlicher Kosten (Projektmanagement, Koordinierung, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des Auftragnehmers, Unterstützungsmittel usw.) und sämtlicher Ausgaben (Verwaltung der Firma, Sekretariat, Reisekosten an den Haupterfüllungsort (Brüssel), Sozialversicherung, Gehälter usw.), die dem Auftragnehmer direkt oder indirekt bei der Ausführung der ihm anvertrauten Aufgabe entstanden sind.

Im speziellen Fall derzeit noch unbekannter oder noch nicht verfügbarer Technologien, insbesondere im IT- und Multimediabereich, kann die Kommission den Auftragnehmer zu einem späteren Zeitpunkt um Lieferung weiterer Produkte bzw. Erbringung weiterer Dienstleistungen bitten, die der Auftragnehmer zum günstigsten Marktpreis anzubieten hat. In derartigen Fällen schlägt der Auftragnehmer einen der Struktur und dem Preisniveau dieser Preisaufstellung entsprechenden Preis vor. Der entsprechende Vorschlag ist der Kommission zur Zustimmung vorzulegen.

Soweit nicht anders angegeben, müssen alle Preise die Auslieferung der Produkte an die Kommission in Brüssel einschließen.

101

Warenbezeichnung Einheit EURGF

(Gewichtungs-faktor)

Gesamt-

1. Unterlagen

1.1 Foto-Mappe: Zone A.Fotoaufnahmen 1 Projekt, 10 Bilder verschiedener Aspekte des Projekts und der Endbegünstigten eines Projekts, einschließlich Set-up, Aufnahmen und der vom Fotografen und seinen Assistenten aufgewandten Bearbeitungszeit, Reise- und Aufenthaltskosten, Erstellung einer englischen Bildunterschrift für jedes Bild, Kopie aller Bilder auf Festplatte und CD, Sendung von Kopien aller Fotos an beteiligte Projektmanager Hinweis: Kosten pro Aufnahmen, nicht pro Arbeitstag

Hinweis: Bildunterschriften müssen 100 bis 150 Zeichen ohne Leerzeichen umfassen und enthalten:

Projekte: Projektname, Projektbeschreibung, Ort und Finanzierungszeitraum

Schlüsselbegriffe

/Mappe 10

1.2 Idem Zone B /Mappe 101.3 Idem Zone C /Mappe 101.4 Weitere Foto-Mappe in derselben geografischen

Zone/Region: Zone A /Mappe 10

1.5 Idem Zone B /Mappe 101.6 Idem Zone C /Mappe 101.7 Veranstaltungsfotos: Zone A

Einschl. Set-up, Reise, Zeit des Fotografen für Aufnahmen, Auswahl der Fotos und Erstellung einer englischen Bildunterschrift pro BildHinweis: Bildunterschriften müssen 100 bis 150 Zeichen ohne

Leerzeichen umfassen und enthalten: Veranstaltungen: Titel und Datum der Veranstaltung,

Namen der VIPs auf dem Bild oder Beschreibung der Szene

Schlüsselbegriffe

/Person/Tag 10

1.8 Idem Zone B /Person/Tag 51.9 Idem Zone C /Person/Tag 51.10 CD mit Fotos von Konferenz (bis zu 1000 hoch auflösende

Fotos) / CD-Set 10

Foto-Reportage mit „Konzeptfotos“ einschl. Set-up, Reise innerhalb Belgiens, Zeit des Fotografen und des Assistenten für Aufnahmen, Auswahl der Fotos und Erstellung jeweils einer englischen Bildunterschrift pro BildHinweis: Bildunterschriften müssen 100 bis 150 Zeichen ohne

Leerzeichen umfassen und enthalten: Konzeptfotos: Thema, Ort und Datum Schlüsselbegriffe

/Person/Tag 10

1.12Video-Dossier: Zone ABesteht aus drei Produkten zum selben Thema: a) einer Videopressemitteilung (3 min) im Format 16:9 in englischer Sprache zu einem Projekt, das aus dem ERFE in einem EU-Mitgliedstaat unterstützt wird, b) einer kurze Version (90 s) desselben Clips in Englisch, c) einem „Testimonial“

/Mappe 10

102

(einminütiger Clip) in Originalsprache mit englischen Untertiteln, das sich auf die Aussage eines Endbegünstigten eines Projekts konzentriert, d) 2 Seiten (3000 Zeichen ohne Leerzeichen) Beschreibung des Projekts in journalistischem Stil. Die VNR soll die klaren Vorteile der Kohäsionspolitik anhand des Projektes aufzeigen; sie soll auf die EU-Beteiligung am Projekt hinweisen und diesen Beitrag unter der Frage betrachten, wie dieses Projekt zu den allgemeinen Zielen der Kohäsionspolitik beiträgt (http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/feder/index_de.htm).Im Preis enthalten sind die gesamte Vorbereitung, Vorproduktion, Set-up und Drehzeiten, Schnitt, Bild- und Ton-Postproduktion, Archivrecherche, Tonstudio, Material und Ausrüstung.Bereitstellung – für die Europäische Kommission – einer digitalen Betacam-Kopie pro Sprachfassung (+ internationale Fassung + B-Roll) zur Archivierung sowie einer digitalen Betacam-Kopie in englischer Sprache (+ internationale Fassung + B-Roll) für die Ausstrahlung über „Europe by Satellite“ („EbS“: http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm). Dazu gehören auch Metadaten (Produkttyp, Titel, Sprachen, Produktionsdatum und -ort, detailliertes Skript oder Shotlist usw.), Copyright-Informationen und Freigabeerklärungen. Weiterhin: Web-Formate MPEG2 und .flv, eine DVD, Hochladen in Online-Videodatenbank der GD REGIO durch den Auftragnehmer.

1.13Idem Zone B /Mappe 101.14Idem Zone C /Mappe 101.15 Video-Dossier, zusätzliche Sprachversion /Version 51.16 Video zu Veranstaltung: Zone A

Einschließl. Kurzinterviews mit Sprechern und Teilnehmern. Umfasst Vorbereitung, Set-up und Dreharbeiten.

/Film Crew/Tag 10

1.17Idem Zone B /Film Crew/Tag 10

1.18Idem Zone C /Film Crew/Tag 10

1.19 Nachrichten vom Tage: in Englisch, maximal 5-minütige Zusammenfassung eines Veranstaltungstages mit dem Bildmaterial aus den Punkten 1.16, 1.17 und 1.18 dieser Preisaufstellung.

Bereitstellung – für die Europäische Kommission – einer Datei, die in ein webkompatibles Format und ein DVD-Format umgewandelt wurde, sowie im MPEG2- und im .flv-Format, die am Tag nach dem Konferenztag auf der Konferenz-Website veröffentlicht werden, und einer Betacam-Kopie pro (+ internationaler Fassung + B-Roll) zur Archivierung; Hochladen in Online-Videodatenbank der GD REGIO durch den Auftragnehmer

/tgl. Clip 10

1.20 Interviews: Video-Botschaften (jeweils maximal 2 min) in englischer Sprache mit dem Bildmaterial aus den Punkten 1.16, 1.17 und 1.18 dieser Preisaufstellung

Bereitstellung – für die Europäische Kommission – einer Datei, die in ein webkompatibles Format und ein DVD-Format umgewandelt wurde, sowie im MPEG2- und im.flv-Format, die am Tag nach dem Konferenztag auf der Konferenz-Website veröffentlicht werden.

/Gruppe von 5 Video-

Botschaften10

1.21 Misch-Clip: maximal 10-minütiger Clip in englischer Sprache bestehend aus Einleitung, Vorführung von 3-4 Beispielen eines aus dem ERFE geförderten Projekts und

/ Misch- Clip 10

103

http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm

Abschluss. Für dieses Produkt wird hauptsächlich vorhandenes Filmmaterial genutzt mit Ausnahme eines kurzen Interviews, um ein kurzes Statement für die Einleitung zu erhalten. Video-Clip mit Voice-over und Musik; enthalten sind die gesamte Vorbereitung, Vorproduktion, Set-up und Drehzeiten für das Interview, Schnitt, Bild- und Ton-Postproduktion, Archivrecherche, Tonstudio, Material und Ausrüstung.

Alle Filme (nach Sprachversion) sind der Europäischen Kommission in einem webkompatiblen Format, im DVD-Format, als MPEG2 und als .flv-Format zu übermitteln, die die Europäische Kommission dann in ihre Audiovisuelle Bibliothek aufnehmen kann, einschließlich Metadaten, Copyright-Informationen und Freigabeerklärungen. Der Auftragnehmer wird den Film ebenfalls in die Online-Videodatenbank der GD REGIO hochladen.

1.22 Idem, zusätzliche Sprachfassung /Version 5

2. Mitarbeiter

2.1 Senior-Manager /Person/Tag 22.2 Projektmanager, Koordinator /Person/Tag 32.3 Junior-Projektmanager /Person/Tag 12.4 Journalist /Person/Tag 12.5 Drehbuchautor, Szenarist /Person/Tag 22.6 Regisseur /Person/Tag 32.7 Regieassistent /Person/Tag 12.8 Produktionsmanager /Person/Tag 32.9 Produktionsassistent /Person/Tag 12.10Chefbeleuchter, Chefkameramann /Person/Tag 22.11Kameramann /Person/Tag 32.12Kameraassistent (Video) /Person/Tag 12.13Experte für Fernsehen/Radio, Kommunikationsberater /Person/Tag 22.14Videoeditor /Person/Tag 32.15Spezialist für virales Web-Marketing/3G-Telefonie /Person/Tag 22.16Pressesprecher /Person/Tag 32.17Assistent des Pressesprechers /Person/Tag 12.18Studio-Toningenieur /Person/Tag 22.19Tontechniker /Person/Tag 32.20Zeichner /Person/Tag 22.21Grafikdesigner(in) /Person/Tag 12.22Techniker, Elektriker, Ausstatter /Person/Tag 32.23Stylist – Requisiteur /Person/Tag 12.24Szenenbildner /Person/Tag 12.25Schauspieler /Person/Tag 12.26Statisten /Person/Tag 1Kürzungsfaktor für ½ Tag für die oben genannten Personalkategorien 50% _

3. Technische Ausrüstung für das Drehen von Videos, VNR, Werbespots und Ähnlichem3.1 Kamera Betacam SP /Tag 33.2 Kamera Digital Betacam /Tag 33.3 Videozubehör /Tag 33.4 Ausrüstung/Reise /Tag 33.5 Grundlegende Tontechnik /Tag 33.6 HF-Mikrofon /Tag 33.7 Beleuchtung: Kit 1 (Reportage) /Tag 3

104

3.8 Beleuchtung: Kit 2 (ausgestatteter Kleinbus) /Tag 103.9 Versicherung (% für obiges Material) _

Kürzungsfaktor für ½ Tag für die oben genannten Ausrüstungskategorien 50 % _

4. Technische Ausrüstung und Basisleistungen im Bereich Schnitt und Vertonung

4.1 Computerarbeitsplatz zum Sichten von ungeschnittenem Filmmaterial /Tag 3

4.2 Erwerb von Archivbildern (in Europa zu zahlende durchschnittliche Gebühr) /Min. 2

4.3 Technische Kosten für Archivbilder (geschätzter Durchschnittspreis) /Min. 2

4.4 Digitalisierung von Bildern /Stunde 34.5 SD-Schnitt (einschließlich Cutter) /Stunde 34.6 HD-Schnitt (einschließlich Cutter) /Stunde 14.7 Studiomiete /Tag 14.8 Prompter /Tag 14.9 Grafikpalette 2D (einschließlich Grafiker) /Stunde 34.10Grafikpalette 3D (einschließlich Grafiker) /Stunde 1

4.11Übersetzung/Adaptation in eine/einer EU-Sprache

/Seite (1 500 Zeichen

ohne Leerzeichen)

3

4.12Transkription von Interviews in der Originalsprache

/Seite (1 500 Zeichen

ohne Leerzeichen)

3

4.13Begleitkommentar, Kommentator, Sprecher /Stunde 34.14Aufnahmestudio – Aufnahme /Stunde 34.15Untertitel (für Interviews, einschl. Übersetzung und Spotting) /Min. 34.16Synchronisierung von Interviews /Min. 24.17Aufnahmestudio – Mischen /Stunde 34.18Musikanpassung (einschl. Rechteübertragung) /Min. 24.19Originalmusik (einschl. Rechteübertragung) /Min. 24.20Suche nach Fotos oder Illustrationen /Person/Tag 14.21Retouchieren von Fotos /Foto 14.22Erwerb von Fotos (einschl. des ausschließlichen

Vervielfältigungsrechts)/Foto 1

Kürzungsfaktor für ½ Tag für die Kategorien 4.1, 4.7, 4.8 und 4.20

50 % _

5. Versand/Verbreitung/Übertragung5.1 Lieferung per Expresskurier in EU27-Länder und andere

Länder /Stück 3

5.2 Lieferung per Expresskurier/Botendienst (national) /Stück 25.3 Downloaddienst in professionellem Format /Stück 35.4 Satellitenübertragung /Min. *5.5 Koproduktion von Fernsehsendungen mit europäischen

Fernsehsendern /Min. *

Die Angaben in den mit einem Sternchen (*) markierten Kästchen werden bei der Berechnung der Preisindexformel nicht berücksichtigt.

6. Erstellung von Multimedia-Produkten (CD-ROM, DVD usw.)[Alle Personalkosten enthalten]

6.1 Kompression in unterschiedlichen Formaten für Vervielfältigung, Download und Videostreaming (MPEG1,

/Min./5 Min.

11

105

MPEG2, MP4, Formate .rm, wmv, .mov und .flv) /10 Min./20 Min.

/30 bis 60 Min.

311

6.2 Herstellung einer Master-CD-ROM /Stück 16.3 Herstellung einer Master-DVD5 /Stück 36.4 Herstellung einer Master-DVD9 /Stück 16.5 Herstellung eine Master-Blu-ray-Disk /Stück 1

7. Standardlieferungen7.1 DVD mit Inhalt bis zu 4 GB (s. Abschnitt 5 für

Bearbeitungskosten) mit ISBN, Label und Broschüre 4 Seiten/4 Farben in Kunststoffbox (bis zu 100 Kopien)

/Stück 3

7.2 Idem (bis zu 500 Kopien) /Stück 37.3 Idem (mehr als 500 Kopien) /Stück 37.4 DVD/CD mit ISBN und Label in Kunststoffhülle (bis zu 100

Kopien) /Stück 3

7.5 Idem (bis zu 500) /Stück 37.6 Idem (mehr als 500 Stück) /Stück 37.7 Digital Betacam-Kassette (bis zu 5 Minuten, 200 Kopien,

Box, Transkriptionen, Hülle mit Titel) /Stück 3

7.8 Idem, bis zu 20 min /Stück 37.9 Idem, 20-60 min /Stück 37.10 DVCAM-Kassette (bis zu 5 Minuten, 200 Kopien, Box,

Transkriptionen, Hülle mit Titel) /Stück 3

7.11 Idem, bis zu 20 min /Stück 37.12 Idem, 20-60 min /Stück 3

Unterschrift: ........................................................

Name: ........................................................

Datum: ........................................................

Anhang 1: Guidelines for the deposit of audiovisual material at the European Commission's Audiovisual Library (Leitfaden für die Einstellung audiovisuellen Materials in der audiovisuellen Bibliothek der Europäischen Kommission)

Anhang 2: Produktionsleitfaden „Europe by Satellite Production Vademecum“

106

COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GÉNÉRALE COMMUNICATION

INSTRUMENTS DE COMMUNICATIONServices audiovisuels

Guidelines for the deposit of audiovisual material at the Audiovisual Library (DG COMM)

February 2011

The Audiovisual Library of DG COMM functions as central deposit for any audiovisual material (photo, video, audio) produced by the services of the Commission.

It only accepts material for which the Commission is the copyright owner.

If a service wants to integrate some material into the Audiovisual library for long term archiving and distribution/publishing via EbS, EU-tube or the audiovisual portal, the following guidelines should be respected.

GENERAL INFORMATION

Publication Indicate which type of publication is wanted: EbS, audiovisual portal, EU-tube or only for archives

Editorial context If the material is news/event related, give short information about its context and the desired publication date.

Name of the editor responsible for the contentDelay Material (including metadata and copyright information)

should be sent at least 2 days before publication/transmission!

Whom to inform In general: [email protected]

EU-Tube: [email protected] and [email protected]

Where to send your material

DG COMMService audiovisuelMédiathèque centraleSandra Nsambi NzaliBERL -1/ME26

Contact tél.: 02.2959471 e-mail: [email protected]

Technical issues tél.: 02.2995235 e-mail: [email protected]

EU-Tube tél.: 02.2968684 e-mail: [email protected]

SPECIFIC INFORMATION

1. Video

Technical aspects The preferred delivery is by FTP following these guidelines:

SD files:

MPEG2 15Mb/s MP@ML or H264 MP4 Hip level 3 at 10Mb/s.

Resolution: 720*576, 25 pictures / 50 fields per second ("PAL")

Aspect ratio: 4/3 or 16/9 (no letterbox, if transmission on EbS is intended)

Chroma 4.2.0 1 file per language version

HD files:

MOV (DV100) file, XDCAM EX, H264 MP4 at broadcast quality bit rates. Other formats can be accepted after prior consultation.

Resolution 1080i25 or 720p50 1 file per language version.

Upload on:

ftp: fts.ec.europa.eu (port21) login: eu_upload pswd: 1onion:( No other FTP server allowed

Alternatively a delivery on a physical carrier is also accepted:

SD items: 1 copy of all language versions in a professional format (preferably BetaDigital or BetaSp, BetaSX, DVCpro). Consumer formats will not be accepted.

HD items: 1 copy of all language versions on an IT support (external hard disc, solid state memory), P2 (DV100) or HDCAM

each version has to be preceded by a title different versions on the same tape have to be separated by

black images clear description of the sound tracks

Guidelines for the deposit of audiovisual material at the Audiovisual Library - 108 –DG COMM/A.4

indication of the duration of the product tapes have to be clearly identified (title, producer, duration,

sound tracks)

Sound, if transmission on EbS is intended:

Single mono sound track Multiple sound tracks or A/B sound tracks are not

acceptable Applies only to the international version. Other language

versions are not transmitted on EbS

Any questions regarding formats, compression and other technical details must be cleared with the audiovisual library before delivery.

Metadata Detailed information in English and/or French:

type of product: video news release, documentary, stockshots, clips, …

title original title (if different) language versions producer director place of production end date of production place of event start date of shooting end date of shooting start date of distribution (if the distribution is authorised

only from a certain date on) end date of distribution (if the video may not be distributed

after a certain date) summary script or shotlist with names and functions of the

personnalities filmed and clear identification (e.g.: from left to right; 2nd from left; etc.)

links to IP note, other useful information/website, DG website where the product can be viewed or downloaded

For EUtube:

A "Punchy Title" Context Web link Pertinent tags in each version

Copyright Videos realised within a framework service contract: copy of the signed framework service contract and the signed


specific agreement. The contract has to contain the standard copyright clause (see annexe 1)

Videos and video sequences acquired from third parties (agencies, archives etc.) oudside a framework contract: copy of the signed rights agreement (see annexe 2)

Persons filmed: signed model release for all persons that are not public figures. For children the model release has to be signed by their parents. (text of the model releases see annexe 3)

Work of art photographed: clear identification (author, title) and signed publishing agreement

Third party rights (music, pictures): detailed information (author, title) and copy of the declaration and payment to the appropriate collecting society

Site licensing and property release, where applicableCost and impact Copy of the invoice

DG's assessement of the impact of the audiovisual product in terms of distribution/real audience'

2. Photo

Technical aspects Format: jpeg-file for news photos and tiff-file for thematic photos

Resolution: news photos: 300dpi with a 15x21 cm picture sizethematic photos: 300 dpi with an A3 picture size

Image Quality in Photoshop: 10/12 compression 8Bit RGB


date when the photo has been taken place where the photo has been taken event description description of each photo with names and functions of the

personnalities photographed and clear identification (e.g.: from left to right; 2nd from left; etc.)

name of the photographer links to IP note, other useful information/website, DG

website where the product can be viewed or downloaded

Where technically possible, the IPTC metadata fields of the jpeg-file should be filled in by the photographer/producing service.

Copyright photos produced within a framework service contract: copy of the signed contract and the signed specific agreement. The contract has to contain the standard copyright clause (see annexe 1)

photos acquired from third parties (agencies, archives etc.) Guidelines for the deposit of audiovisual material at the Audiovisual Library - 110 –DG COMM/A.4

oudside a framework contract: copy of the signed rights agreement (see annexe 2)

Persons photographed: signed model release for all persons that are not public figures. For children the model release has to be signed by their parents. (text of the model releases see annexe 3)

Work of art photographed: clear identification (author, title) and signed publishing agreement

Site licensing and property release, where applicable

3. Audio

Technical aspects WAV (PCM) ou MP3 file (64Kbps to 192Kbps – professional encoding CBR & VBR)

international sound has to be mixed indication of the duration of the product


type of product: magazine, documentary, speech, interview, …

title original title (if different) language versions producer director place of production end date of production place of event start date of recording end date of recording start date of distribution (if the distribution is authorised

only from a certain date on) end date of distribution (if the video may not be distributed

after a certain date) summary script with names and functions of the personnalities

interviewed links to IP note, other useful information/website, DG

website where the product can be viewed or downloadedCopyright Sound recordings realised within a framework service

contract: copy of the signed framework service contract and the signed specific agreement. The contract has to contain the standard copyright clause (see annexe 1)

Sound recordings acquired from third parties (agencies, archives etc.) oudside a framework contract: copy of the signed rights agreement (see annexe 2)

Persons interviewed: signed model release for all persons that are not public figures. For children the model release has to be signed by their parents. (text of the model releases see annexe 4)


Third party rights (music): detailed information (author, title) and copy of the declaration and payment to the appropriate collecting society

Site licensing and property release, where applicable

ANNEXE 1:

Copyright clause for framework contracts:

Article II.8 - OWNERSHIP of the results - Intellectual and Industrial Property

Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Community, which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract being entered into.


ANNEXE 2:

Assignement of rights for videos, photos and sound recordings acquired from third parties outside a framework contract

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERAL COMMUNICATIONMULTIMEDIA COMMUNICATION

Audiovisual Service

COMM/C-1 D (2008)

ASSIGNMENT OF RIGHTS

Assignor:

Content of documents assigned:

Entire duration:

Article 1

The assignor shall assign exclusively to the European Commission all copyright and related rights associated with the film, photographs, sound recordings or other elements of the film necessary for producing, making, publicising and distributing the film, photographs and/or sound recordings. These rights shall include rights of reproduction, communication to the public, secondary use and derived use of the film, photographs and/or sound recordings and, in particular, the rights listed below:

1.1. The right of reproduction and, in particular:

- the right to record or commission the recording of photographs in black and white and in colour, in two and three dimensions, original and dubbed sound, titles or sub-titles, fixed film photographs and animated sequences, texts and programmes which comprise the film, and to do so on all media, whether mechanical, optical, magnetic, electronic, etc., known or unknown at this date, and by all analog or digital processes known or unknown at this date, in all definitions and in all formats, using all framing ratios;

- the right to make and/or commission the making of, in such numbers as the European Commission or those entitled under it see fit, one or more originals, duplicates and/or copies, in all formats and by all procedures known or unknown at this date and on all mechanical, optical, magnetic, electronic, analog or digital and/or optical-digital media known or unknown at this date;


- the right to deal with all manufacturers and producers of videos and sound recordings for the use, reproduction, communication to the public and distribution of the film, photographs and/or sound recordings on all videos and sound carriers and, in particular, on videocassettes, videodiscs, DVDs, CD-Roms or on any other medium or by any procedure known or unknown at this date;

- the right to put into circulation or commission the putting into circulation of these originals, duplicates and/or copies, for sale, hire, loan for public use and private use by the public, and in general for all communication to the public using the methods of distribution set out in the following paragraphs;

- the right to create or commission the creation of all language versions of the film and/or sound recording as well as dubbed, sub-titled and/or localised versions in all languages;

- the right to digitise the film, the photographs and/or sound recordings, to store it on any medium, to modulate, compress and decompress or use any other technical procedure of the same kind with regard to the film, digital photographs and/or sound recordings, for the purposes of storing, transferring and/or distributing the film or sound recording;

- the right to hire and loan.

1.2. The right to communicate to the public, in particular:

- the right to communicate to the public or authorise the communication to the public of the film, the photographs and/or sound recordings, worldwide, in all original, localised, dubbed and/or sub-titled versions, in all languages, in all public places, by all broadcasting bodies, by wave transmission, cable transmission, satellite transmission, digital television, and all other telecommunication networks, etc. and by all audiovisual procedures on all media known or foreseeable, unknown and unforeseeable at this date;

- the right to authorise the communication of the film, the photographs and/or sound recordings by all bodies other than the broadcasting and television company and in a general manner, the right to show, make or distribute the film, the photographs and/or sound recordings in any way using all methods known or unknown at this date;

- the right to broadcast or to commission the broadcasting of all or part of the film, the photographs and/or sound recordings worldwide, to all audiences in the original, dubbed and subtitled versions, in all languages and on all networks, such as IT and computer networks, in particular on the Internet, by all procedures used for these types of distribution;

- the right to use the film, the photographs and/or sound recordings privately;- the right to communicate the film, the photographs and/or sound recordings to the

public on the premises of cultural and educational institutions, whether public or private, whether domestic or foreign (museums, libraries, educational and training establishments, etc.), on internal networks belonging to companies, corporate groups or all other natural or legal persons, whether public or private, domestic or foreign;

- the right to communicate the film, the photographs and/or sound recordings to the public by means of videos, whether linear or interactive, such as videocassettes, videodiscs, CD-Roms and DVDs (this list being indicative and not exhaustive);


- the right to distribute the film, the photographs and/or sound recordings by all processes which are known, unknown or unforeseeable at this date;

- all forms of communication to the public which are designed to provide information, promote, demonstrate and publicise the film, the photographs and/or sound recordings.

1.3. Rights of secondary use, in particular:

- the right to authorise the reproduction and communication to the public of any extract or fragment of the film, the photographs and/or sound recordings, as well as all the images and sound elements of the film with a view to distribution using all procedures and on all media;

- the right to include the film, the photographs and/or sound recordings in the European Commission’s database, accessible to the public free of charge.

1.4. The European Commission shall be able to exercise the aforementioned rights and do so by the conclusion of any contract for this purpose. It shall be able to assign or grant all or some of the rights assigned and all or some of the extracts of the film, photographs and/or sound recordings.

Article 2

For each of the methods listed above, the assignment of rights shall apply worldwide for the entire duration of the copyright, related rights and any extensions thereof in exchange for a lump-sum payment of € … . The payment shall be divided equally between each distribution method.

Article 3

The assignor guarantees:

– that he has acquired all the copyright on the subject, screenplay, dialogue, shooting script, editing, names, image, photographs of individuals and other creative elements of the film and of any individual involved in making the film;

– that he has had assigned to him all the rights ordinarily acquired for all the methods of televisual and audiovisual distribution of the film, photographs and/or sound recordings, these rights being the most extensive possible (including the right of distribution on videos and videodiscs, via transmission on digital networks, via all forms of televisual and audiovisual communication, including pay per view (video on demand, near video on demand, cable, satellite)), on the subject, screenplay, dialogue, shooting script and the other creative elements of the film and, in particular and in a general manner, all the rights of distribution and reproduction on all media and in all formats, all rights to communicate the film and/or sound recordings to the public in


cinemas and by audiovisual means, and the right to add or authorise the adding of publicity messages to episodes of the film and/or sound recording, worldwide and for the entire duration of the copyright;

– that he has acquired or is confident of acquiring all the related rights from everyone involved in the performance side and production side of the film, photographs and/or sound recordings;

– that he has settled all the copyright on the music track of the film;

– that the film, the photographs and/or sound recordings do not violate the rights of any third party and that, where appropriate, he has obtained all the requisite authorisations from these third parties and has met all his obligations towards these third parties;

– that he has obtained all the requisite authorisations from all recognisable persons represented in the film, photographs and/or sound recordings and has met all his obligations towards these third parties.

Article 4

The assignor guarantees that:

– the film, the photographs and/or sound recordings will not make any allusions to persons or events which are likely to provoke a lawsuit, nor bear any unlawful resemblance to other works;

– the elements used in the production of the film, the photographs and/or sound recordings are not borrowed unlawfully from other works;

– the rights acquired have not been assigned to third parties and are not held by them;

– the exercise of these rights has not been entrusted to third parties, other than copyright belonging to authors who are members of authors’ associations with respect to rights which these associations normally manage and, to the extent necessary for the management of these rights, the rights which they acquire from authors and other service providers do not violate the rights of third parties;

– this contract sets out all the rights and obligations of the parties and that there is no other impediment or commitment to third parties which could make it impossible or more difficult to perform the services which each party has guaranteed to the other to perform.

Should it transpire that the rights acquired by the assignor have not been acquired lawfully as provided for in this contract, the party at fault shall bear the full cost of, and assume full liability for, the resultant losses and shall assume liability for any costs, compensation and other expenditure which could arise from such fault, including legal defence costs, without prejudice to any rights to damages on the part of the other party.

(Signature of the assignor preceded by “read and approved”)


ANNEXE 3:

A. Model release form for photos or videos of adult persons


Audiovisual Service

…………………………, ……/……/2008COMM/C-1 D(2008)

ATTESTATION

Subject of the photograph/take:

Date and location of the photograph/take:

I the undersigned:

Position (where appropriate):

Resident at:

hereby declare that I have posed willingly and agreed to be photographed or filmed by

……………………………………………........….…(name of photographer, cameraman or producer) working on behalf of the European Commission.

I authorise the European Commission:

– to make free use of the photographs and films bearing my image in all types of publications, television broadcasts or communications via the Internet;

– to include and archive these photographs and films in the European Union’s online database, accessible to the public free of charge online. Third parties with access to the European Union’s database may use these photographs and films for information or education purposes only.

This authorisation shall apply worldwide for as long as my image is subject to legal protection.

(Signature preceded by “read and approved”)


B. Model release form for photos or videos of children

EUROPEAN COMMISSIONCOMMUNICATION DIRECTORATE-GENERAL MULTIMEDIA COMMUNICATION

Audiovisual Service

…………………………, ……/……/2008COMM/C-1 D(2008)

ATTESTATION

Subject of the photograph/take:

Date and location of the photograph/take:

We, the undersigned (name of both parents/guardians in capital letters):

-

-

with parental authority over our child/ward, who is still a minor,

residing at:

hereby declare that our son/daughter/ward ……………………………….

may be photographed and/or filmed by …………………………………………..

(name of photographer/cameraman), working for the European Commission.

We authorise the Commission, free of charge, to:

– use without restriction the photographs and films bearing our son’s/daughter’s/ward’s image, in any publication, in any form of televisual broadcasting or communication on the Internet ;

– include and store these photographs and films in the European Union database accessible free-of-charge to the public. Third parties with access to this database may use these photographs or films only for information or educational purposes.

This authorisation is granted worldwide for the entire period of legal protection of the image of our child/ward.

(Signatures of BOTH PARENTS preceded by the words “ read and approved”)


ANNEXE 4:

A. Model release form for sound recordings of adult persons


Audiovisual Service

…………………………, ……/……/2008COMM/C-1 D(2008)

ATTESTATION

Subject of the sound recording:

Date and location of the sound recording:

I the undersigned:

Position (where appropriate):

Resident at:

hereby declare that I have posed willingly and agreed to be interviewed by

……………………………………………........….…(name of sound engineer or producer) working on behalf of the European Commission.

I authorise the European Commission:

– to make free use of the recording bearing my voice in all types of publications, television broadcasts or communications via the Internet;

– to include and archive these sound recordings in the European Union’s online database, accessible to the public free of charge online. Third parties with access to the European Union’s database may use these sound recordings for information or education purposes only.

This authorisation shall apply worldwide for as long as my voice is subject to legal protection.

(Signature preceded by “read and approved”)


A. Model release form for sound recordings of children

EUROPEAN COMMISSIONCOMMUNICATION DIRECTORATE-GENERAL MULTIMEDIA COMMUNICATION

Audiovisual Service

…………………………, ……/……/2008COMM/C-1 D(2008)

ATTESTATIONSubject of the sound recording:

Date and location of the sound recording:

We, the undersigned (name of both parents/guardians in capital letters):

-

-

with parental authority over our child/ward, who is still a minor,

residing at:

hereby declare that our son/daughter/ward ……………………………….

may be interviewed by …………………………………………..

(name of sound engineer/producer), working for the European Commission.

We authorise the Commission, free of charge, to:

– use without restriction the sound recordings bearing our son’s/daughter’s/ward’s voice, in any publication, in any form of televisual broadcasting or communication on the Internet ;

– include and store these voice recordings in the European Union database accessible free-of-charge to the public. Third parties with access to this database may use these voice recordings only for information or educational purposes.

This authorisation is granted worldwide for the entire period of legal protection of the voice of our child/ward.

(Signatures of BOTH PARENTS preceded by the words “ read and approved”)


COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GÉNÉRALE COMMUNICATION

INSTRUMENTS DE COMMUNICATIONServices audiovisuels

VADEMECUM

AUDIOVISUAL PRODUCTION Februrary 2011

TABLE OF CONTENTS:

INTRODUCTION.............................................................................................. 14

USERS' GUIDE TO AV SERVICES AND GLOSSARY..................................14

INVENTORY OF PRODUCTS AND SERVICES.............................................14

EbS and EbS+............................................................................................14

News Edits.................................................................................................. 14

Audiovisual Portal......................................................................................14

Video stockshots......................................................................................... 14

Archives..................................................................................................... 14

Videoclips................................................................................................... 14

Complete TV productions (documentaries).................................................14

Studios and technical AV assistance...........................................................14

Non-studio-based live broadcasts from elsewhere.......................................14

Library services for TV, photo and radio....................................................14

Photo services............................................................................................. 14

Consultancy and assistance.........................................................................14

Framework contracts..................................................................................14

121

TECHNICAL ANNEX......................................................................................14

Basics and General Principles.....................................................................14

Languages......................................................................................... 14

Technical Requirements....................................................................14

Producers.......................................................................................... 14

Filming EU presence.........................................................................14

News Edits.................................................................................................. 14

Video Stockshots........................................................................................14

Archives..................................................................................................... 14

Examples of best practice: shotlists.............................................................14

Example 1: Press Conference edit.....................................................14

Example 2: News edit:......................................................................14

Example 3: Report............................................................................14

Example 4: Video Stockshots............................................................14

122

1. INTRODUCTION

The Audiovisual Service of the European Commission (COMM Unit C1) offers a range of media production services to a wide variety of institutional and non-institutional users.

Building on long-established links with the worldwide professional media community (TV, radio and multimedia), the service is constantly extending its services to include new formats and to help Commission communicators reach their various target publics, both professional and non-professional.

Its mission extends to the creation of content for the enhanced Europe-by-Satellite service including EbS+ and EbS and to production aimed directly at the general public.

This Vademecum contains guidelines covering the availability, use and definition of the services on offer and the procedures for production.

The central contact point for the Audiovisual Service is [email protected].

1. USERS' GUIDE TO AV SERVICES AND GLOSSARY

The range of productions and services offered by COMM C1 vary according to:

target medium, and target audience, and the speed with which they are required

The client base can vary, both from within the EU and beyond it. Projects may be made only for reuse by journalists and broadcasters or as finished products aimed at the general public, or specialist audiences.

The format is vital too, dictated by the medium for which the production s intended- TV broadcast quality in digital or non-digital, Internet file, or narrowcast cassette.

Because of these factors it's important to identify the likely impact of production work in terms of audience outreach at the beginning and to evaluate the appropriate product required. Quite simply, what? why? when? how?

2. INVENTORY OF PRODUCTS AND SERVICES

2.1.

2.2. EbS and EbS+

EbS has been to date an EU-wide satellite broadcast offer of copyright free pictures featuring live EU events or illustrative material on key EU themes, for use by broadcasters.

Distribution is by free-to-air satellite receivable in Europe and North Africa, the Eastern US seaboard, the Caribbean and Central and South America and increasingly via Internet.

123

mailto:[email protected]

This offer - of audiovisual raw material in pictures and sound - is inter-institutional – making available inter alia Council meetings, European Parliamentary proceedings, and Commission events and press conferences. Contents are intended to relate to the television news agenda, making the speed with which material is put on air, a key factor in terms of its interest for client broadcasters.

Swift and efficient cooperation between the EU institutions is therefore critically important as well as a harmonised approach and style to the material contributed. The Vademecum contains technical annexes covering the optimal procedure for the production of news items and video stockshots.

The joint editorial approach is discussed in a weekly editorial meeting (see below under planning) and the Vademecum contains editorial guidelines covering the principles governing the agreed approach by the institutions taking part.

2.3. News Edits

News edits of 3.5 minutes' duration are fundamental to the service offered to journalists by EbS. A news edit may often consist of an edit of a long press conference or VIP corner, providing the journalists with the most salient points and best soundbites.

News edits can be extended to up to 4.5 minutes in order to be more detailed and involve more production. They are, in effect, a news report without a commentary. They open with visuals to situate the story and then intercut with appropriate soundbites from one or more persons, more footage of the subject, and end on a closing visual sequence.

2.4. Audiovisual Portal

The audiovisual service's website offers Internet access to the European Commission's audiovisual material of videos, photographs, and sound clips either from the archive or from topical coverage of the news. The site is intended for audiovisual media professionals, but the general public can access information through the EU Tube channel on YouTube.

All the material is free of charge and of rights for EU-related information and educational purposes on condition that a "European Union" credit is given.

The portal also offers video streaming of Europe by Satellite in 23 official languages.

2.5. Video stockshots

Are compilations of semi-edited broadcast quality video footage with natural sound but without commentary, shot to illustrate priority Commission dossiers and activities, with a duration of between 5 to 60 minutes. They are intended to help the audiovisual media produce their own programmes, for example, news reports or documentaries. Technical and production specifications are annexed to the Vademecum.

2.6. Archives

Are also short, sequences of semi-edited pictures without commentary, taken from the archives to illustrate specific news events and again aimed at professional users. Technical and production specifications are annexed to the Vademecum.

2.7. Videoclips

Are, in the main, voiced productions of short duration (maximum three minutes) in various European Union languages, produced as part of a package of publicity materials around a specific event. They are more and more produced for the Internet.

124

2.8. Complete TV productions (documentaries)

With voice-over in various languages, sound track, opening and closing title credits etc, these are productions aimed directly at the general public, and a product in the service which is currently under expansion. They may be entirely on video, studio-based or a mixture of the two, and are more time consuming to produce because of their greater sophistication, increased post-production needs and multi-lingual nature.

DG COMM C1 has framework contracts for documentary production and can give relevant advice.

2.9. Studios and technical AV assistance

Two broadcast quality TV studios and a radio studio are located in the Berlaymont building. They may be used for live broadcasts or for recorded programmes featuring one or more participants. Video crews are also available for non-studio recordings of EU –related material.

They are available to broadcasters reporting on EU-related news or making longer programmes about Europe, and play-out services are provided for journalists and broadcasters wanting to send material back to their home stations.

Editing and copying facilities may also be requested. The studio recordings are available in various TV and radio formats, either aimed at use on websites for the general public, or by radio or TV broadcasters.

Recordings for use at conferences can also be arranged where a recorded message may be used to replace the physical presence of a Commissioner or similar key figure, and are available in various copy formats to be specified by clients.

2.10. Non-studio-based live broadcasts from elsewhere

These special events have to be arranged via external contract, for happenings of considerable EU political significance and must be broadcast at a minimum, by EBS.

2.11. Library services for TV, photo and radio

The library is the biggest single source of AV material on the EU project and its history with more than 100,000 items in the catalogue dating from 1948. It also acts as the central deposit for the videos, photos and sound recordings produced throughout the Commission. Most of its contents may be consulted and downloaded from the AV Portal and are also available in various professional and general public formats.

2.12. Photo services

The photo service provides extensive picture coverage of personalities and events, from the official portrait of the President and his college to daily EU-related news images. Users can access urgently-required pictures via the Europa website. The photos are available within 60 minutes after the event covered.

2.13. Consultancy and assistance

The unit offers general advice on Audiovisual Production questions, particularly to the SPP, to DG COMM project teams and to other DGs, in various inter-service forward planning fora. This advice covers the production and formatting of VNRs to ensure compliance with EbS requirements (see technical annex).

125

2.14. Framework contracts

The service has a series of specific service contracts covering a wide range of types of media production and post-production, which are at the disposal of other Commission services, at their expense. They include worldwide video and photo news coverage, multimedia production such as video documentaries, clips and graphic design and audio, photo, video and multimedia work. Conditions of access are available on request.

3. TECHNICAL ANNEX

Editorial and production guidelines for news output: video stockshots, news edits and archives

3.1. Basics and General Principles

Shots are approx 6 seconds in duration

Audio is always mono and fully mixed: one transmission track only. A/B and stereo sound tracks will not be transmitted.

Basic TV grammar applies: "Wide shot – Medium shot – Close-up"

Never finish an edit on a sound-bite

Always finish an edit on pictures (no sound over black after the last picture).

As a general rule, do NOT use pans or zooms: they are difficult to edit with

Pans and zooms must add to the visual story if used (i.e. perhaps at a massive demonstration)

A pan is 3 shots combined: 3" fixed – 5" the pan motion – 3" fixed, and certainly no more than 11 seconds in total. Allows an editor 3 shots rather than 1!

Always provide cutaways (especially for talking-heads, interviews, press conferences) so that broadcasters can make 'a join' if they want to. Cutaways must not be inserted over speech: They must be either placed at the end of the edited section or be placed between different parts of the press conference. In both cases the sound with the cutaway must be general ambience: there must be no speech or questions audible, even at low level.

As a general rule, an edit should be 3 minutes duration. Maximum 5 minutes for very important subjects.

126

EbS is a service whereby its principal clients expect coverage during the period 0900CET-1900CET. Aim for our news bulletins (1130CET, 1430CET, 1730CET and 1900CET) or classic Eurovision slots (1030CET, 1200CET, 1515CET, 1700CET, 1830CET).

Communication is key! Keep the newsdesk and production desk updated on developments.

Do not miss a feed without good reason! (Traffic is not an excuse – it just shows poor planning!)

3.1.1. Languages

English is the working language of EbS Other European languages may be used as and when our resources allow for edit &

translation by a translator or producer in the field (cf 'Language Targeting' below) We must NEVER offer a soundbite when we have no comprehension (or promised

translation coming in a script) of what is being said On occasions, crews may be asked to produce different language versions of the same news-

package to widen our potential target audience This means the edit stays virtually identical – only the soundbites change with the local

European language being 'dropped' into the edit This results into 2 language versions of the same edit i.e. a) English Version (all sound-bites

in English) b) German/Italian Version (a mix of soundbites with the same speakers but in German and Italian)

3.1.2. Technical Requirements

Good picture and sound quality is required, meeting accepted good broadcast practice. The footage forms the basis for news reports, extended news reports and even documentaries.

Radio microphones, boom mikes MUST be used for interviews/soundbites/speeches and press conferences.

Always carry a boom mike to ensure you can get the sound in the all situations! Classic TV grammar is to be followed, e.g. filming in sets of sequences with a minimum of

three shots. Wide, medium and close up shots to be provided. Tripods MUST be used in most circumstances. Exceptions: demonstrations, arrivals etc. Creative camerawork is appreciated especially where subject matter is visually uneventful Unless specific to subject matter, avoid filming trade names (Coca Cola, Spa, Renault, etc.)

to avoid inadvertent product placement. For news and for close-ups of people doing work, hand held ,shoulder shots and low

travelling shots are welcome, e.g. filming people working on computers or other equipment

3.1.3. Producers

Producers are responsible for all logistics and planning from A-Z, with regard to the quality of the finished product

Producers on location are responsible for editing their item Producers are responsible for meeting deadlines Producers should have excellent knowledge and understanding of edit techniques It is desirable for producers/cameramen to be able to complete basic news edits on portable

edit machines and ensure they have the machine with them

127

Feeding RUSHES is NOT acceptable except in specially agreed circumstances Producers are expected to be able to direct scenes to ensure maximum benefit from the shoot

and the expense involved. Producers must understand the various products e.g. news-package, stockshots and explain

those to cameramen/soundmen and all those involved in the production. Producers must ensure when filming on EU premises not to show special security

arrangements. Producers must clearly explain the nature of the filming to all those involved (press officers,

interviewees etc.) and that it is a news edit or video stockshot. Please explain that it is an 'agency-style' production designed to optimise its use by professional broadcasters. It is NOT a finished product, voiced-over and ready for broadcast!

3.1.4. Filming EU presence

Shots of EU flags on buildings and nameplates are very important and should be part of a sequence not just a one off shot , e.g. the EU flag plus the host country flag and then close up of the EU flag and ditto for the nameplate of organisation. You should also carry a stock of EU or EU agency stickers in various sizes.

3.2. News Edits

Why are news edits important?

Because broadcasters always prefer 'fresh' picture when our resources allow it. Because broadcasters cannot afford to endlessly record EbS. Broadcast journalism is based upon a principle of being concise and to the point. We must be

the same. The art of good television journalism is the ability to turn a complex issue into a short and

easily comprehensible story. Broadcasters/journalists are very busy. Give them what they need - quickly and efficiently. Are we editorialising? It is true that an element of editorial decision must go into an edit

otherwise we must feed 30 minutes (or more) of rushes every time we cover an issue. The 'agency-style' package is a compromise. We must try to be fair and balanced whilst providing the elements that broadcasters need and want.

In the field:

Do NOT over-shoot . It only slows you down and makes you inefficient! This is news, NOT documentaries. As a rule, you should be able to visualise your news item already before you start or it

should come very quickly once you begin. Start – Middle – End. Knowing your piece is 3.5 minutes maximum, including sound-bites means you quickly

have all that you need, e.g. 2 relevant interviews will be enough to get 2 sound-bites. When you can shoot your edit in the camera – do so! Start: the pictures that set up your

story. Middle – the core or main pictures needed to illustrate. The End: pictures to close your story.

Interviews: normally a couple of questions are sufficient to get 'the sound-bite' you need. Keep it short if possible.

Press Conferences: Are sometimes long and tedious! If you are under time-pressure – often all you need is said in the initial remarks. Take it and leave.

Soundbites: If a press conference is too late for EbS editorial requirements – try to arrange a quick 'door-stop' with the Commissioner. Advance contact with spokespeople is essential!

128

Be flexible! Television news is a business whereby changes take place all the time. Quick thinking 'on your feet', flexibility, strong logistics are all key to its success.

News Edits: Duration 3.5 minutes maximum

1. Press Conferences/VIPs:

When possible an exterior starts the edit and ends the edit (we are covered legally for news-usage). Important to place an EU flag (or other central object) in the picture – this way we are shooting the flag and not the building which happens to be behind it!

Pan (wide) is acceptable to follow walk-in of VIP to podium. Make sure you have plenty of cutaways of press and wide shots (done during questions). Soundbites on average 30" to 40" unless very important. Use editorial judgement/the news-

wires To avoid clipping the first or last words of a soundbite, it's best to leave several frames at the

beginning and end but with natural ambience. This will give picture editors the choice to dissolve or mix rather than just make a simple cut.

All soundbites are to be followed by cutaways of journalists listening or writing, but never talking to each other or asking a question. The sound should be of general room noise.

There must not be any blacks between soundbites. Always consider whether there is a particular theme/story the media is chasing i.e. Iraq. We

cannot always be 'all things to all men' but we can try to do one thing well!

2. Arrivals and roundtables:

When possible an exterior starts the edit and ends the edit (we are covered legally for news-usage) Important to place an EU flag (or other central object) in the picture – this way we are shooting the flag and not the building which happens to be behind it!

Make sure you have plenty of cutaways. Soundbites on average 30" to 40" unless very important. Rarely longer than 1 minute. Be aware of the news of the day and which personalities arriving, or at the roundtable, are in

the news if it increases the "saleability" of our item.

3. Structure:

Start with exterior, wide shot of room, or arrival of participants. Use the cutaways with ambient sound (no speech) to then 'break-up' the soundbites. Do NOT

use black intervals! Never end on a soundbite – always end on pictures i.e. wide of press room or exterior (with

flag).

4. Audio

Channel 1 = Channel 2. Audio is mono and mixed: there is one transmission track only. A/B tracks are not acceptable.

All images must have natural sound. Audio is always original and not translation.

Shotlists & Scripts:

129

Shotlists are in English with English translation of soundbites All interviewees (press conference, statement or VOX POP) must have their correct name

and title included in the shotlist Editorial accuracy is essential ! If in doubt – check and ask. Mistakes undermine our

credibility. As a general rule, shotlists should follow within 30 minutes of transmission. Preliminary

shotlists can be dictated over the phone but the final shotlist should always follow electronically, via a Commission's web application designed especially for shotlists..

Storyline only needs to be three to five paragraphs of information providing a general understanding of the piece and placing it in context

Use press releases from the Spokespersons' Group if necessary as background, but do not copy and paste. Take it and turn it into a few comprehensible journalistic lines that are digestible. You can always add the link so people can access further info.

Spelling – please try and be accurate. Use an on-line dictionary. Remember many users don't have English as a first language, so just do the very best that you can.

Extended News Edits: Duration 4.5 minutes

The extended news edit aims to:

Provide broadcasters with up-to-date pictures with sound-bites to provide visual references for the event. It is NOT voiced-over but natural sound footage

It is generally shot within 48 hours of broadcast i.e. recent pictures linked to the news agenda It contains all that a broadcaster needs to illustrate an issue – in simple and basic terms Ideally, the pictures 'tell' a comprehensible story without a voice-over At its simplest, it has a start – middle – end It should be edited with an average duration of 4.5 minutes maximum. Even less is

acceptable/better. Speed is of the essence and the edited material must be sent to the EbS control room in

Brussels as soon as possible. Shotlist to follow –normally within one hour by email. Never finish an edit with a SOUNDBITE! Always end with general views. If we have the news that counts then we automatically have the archive that counts.

Broadcasters only use the best archive to illustrate a piece.

3.3. Video Stockshots

Most Commission stockshot production will be in HD from March 2010. All material, both SD and HD must be shot in 16:9 protected for 4:3 use.

Masters in SD must be o A file format delivered by FTP

Preferably MPEG2 at 15Mb/s MP@ML or H264 HiP level 3 at 10Mb/so a digital video tape

Preferably digital Betacam or DVCPro Masters in HD must be

o In the preferred format of 1080i/25. where it is unavoidable 720p/50 will be accepted

o A file format delivered by FTP H264 at bit rates appropriate to the format.. EBU recommendations on

the matter are used as a referenceo a digital video support

P2 or HDCam 130

Titles in English and French fully visible in both 4:3 and 16:9 Use the Audiovisual Service’s start and end credits (copyright “European Union”) Length of video stockshots: typically for transmission slots of 5, 15, 30, 45 or 60

minutes. Mono sound track, tracks 1 and 2 should be identical. A/B tracks are not acceptable. Sound levels should be carefully checked and consistent throughout the item The video stockshot should be divided into chapters (with English/French titles on

screen for 5 seconds at the beginning of each chapter). Maximum duration of each chapter is 10 minutes

The editor should complete a detailed technical report noting any problems which arise from the original footage.

Supply a shotlist either in French or English. The relevant EBU technical specifications and good broadcast practice must be

observed. Shotlists and scripts as per News Edits.

3.4. Archives

Edited items based on archives are produced to the same standard as Video Stockshots.

When the whole edited item is based on 4:3 original material, the master version must be produced in 4:3 but a 16:9 master must be provided as well with the cropping adapted to the picture content on a shot by shot basis (a standard centre crop is rarely satisfactory).

When the item is a mix of 4:3 and 16:9 original material, the material on the editing time line must be kept in the original format. When the edit is complete, two masters must be created separately, one in 4:3 and one in 16:9. As appropriate 'pan and scan' and cropping adapted to the picture content for each shot separately (and for each version) must be provided.

In all cases there should never be a black bar at the sides or at the top or bottom of the picture in either format unless it is absolutely unavoidable.

Either or both versions may be transmitted on EbS. Where there are time constraints to complete the edit, only one version may be transmitted (consult the Newsdesk). The other version can be completed and delivered later.

131

3.5. Examples of best practice: shotlists

3.5.1. Example 1: Press Conference edit

General Affairs and External Relations Council (Development): extracts from the joint press conference by Alain Joyandet and Louis Michel

First Transmission: 11/11/2008

Duration: 00:03:46

End of Production: 11/11/2008

Ref: I-059530

EU Ministers for Development met on 11 November 2008, on the occasion of the Council of General Affairs and External Relations. They prepared the EU position for the UN meeting in Doha (29 November-2 December) on financing for development. They discussed the consequences of the financial crisis for development aid and especially on food security. The EU will meet in Paris in 8-9 December 2008 in order to launch a process which would lead to a kind of Common Agriculture Policy for Africa. Regional integration and economic partnership agreements (EPAs) were also discussed.

10:27:14 Title

10:27:19 General view press conference room

10:27:25 SOUNDBITE (French) by Alain Joyandet, French Minister of Foreign and European Affairs, with responsibility for Cooperation and the Francophonie and President in office of the Council of the EU: I can confirm that there will be an international conference, in Paris, on 8-9 December 2009, in the context of the French Presidency, whose objective is to launch a process of a structural and sustainable revival of the food-producing agriculture; this conference will focus on two points; first, it will do an inventory of the needs in terms of public equipment necessary to revive the agriculture (such as dams, irrigation, stock, communication road, etc); it will create a Common Agricultural Policy for Africa.

10:28:25 Cutaway

10:28:32 SOUNDBITE (French) by Louis Michel, Member of the EC in charge of Development and Humanitarian Aid, on the possibility of an agreement on the EPAs: I am optimistic regarding this issue; the developing countries now realize that it's for their own interest to take an active part in the regional integration; they will not be able to take full advantage of the globalisation if they don't accept to play an active role in the regional integration and if they don't accept reforms that can be sometimes difficult but necessary.

10:29:00 Cutaway

10:29:06 SOUNDBITE (French) by Alain Joyandet: The EPAs can not be only a trade agreement but they need to enclose a strong notion of development; Agriculture must be an integral part of these APEs; we can not revive the agriculture in developing countries in a sustainable manner, if we don't have a strong idea on the agriculture; the Presidency asked for an exception in the regulation of the food-producing agriculture; now with the ongoing "Breton

132

Woods 2", we can not consider the food-producing agriculture as any other commercial product.

10:30:00 Cutaway

10:30:06 SOUNDBITE (French) by Louis Michel (on the 1 billion euro aid): In my opinion, the proposal is set for 2009-2010, and I know that certain dream of setting it on a longer term period in order to make it easier accepted by some Member States; it is not possible and it doesn't correspond to the EC's proposal; the EC's proposal is on 2 years, it is 1 billion euros and will serve essentially to promote the access to the seeds and to fertilisers, to save the harvests; if we want to do this - I mean, if we want to put in place this billion euros fast- we must finance existing projects and programmes.

10:30:48 Cutaways (2 shots)

10:31:01 END

3.5.2. Example 2: News edit:

Operation of the European Agency for the Management of the External Borders Frontex


Duration: 00:04:30


Ref: I-052219

Italian and Spanish boats and planes started patrolling the coast of Senegal on September 8th in order to prevent 'Cayucos', small wooden boats carrying African migrants to land on the Canary Islands. This Frontex operation is called Hera II. Previous deployments took place in Cape Verde where Portuguese Corvette 'Baptista de Andrade' operates and in Mauritania, lead by Spanish Guardia Civil boats and helicopters.

586 people have been intercepted so far in Senegalese waters since 'Hera II' started. The ATR-42 Italian aircraft together with the 'Diciotti', Italian overseas patrol vessel, 2 Guardia Civil patrol boats, 1 Spanish Police helicopter and 3 Senegalese boats are covering the area. 23 Spanish Guardia Civil officials are working there. The Frontex deployment in Senegal was delayed due to the lack of an agreement with the government of that country.

The Italian aircraft crew (3 pilots, 3 system operators and 3 technical staff) flies from 3 to 5 hours a day to cover an area of around 1200 sea miles. The Italian vessel (500 tons, 50 meters length, consuming 1500 litres per hour) has on board a crew of 30 marines and commanders. At least one Senegalese official must be on board as only they have the authority to stop and return the 'Cayucos' inside Senegalese territorial waters. When a target is seen, they get in touch with the other Frontex means deployed and Frontex local coordination centre in Santa Cruz de Tenerife and prepare the interception.

Normally the Senegalese boats escort the migrants inshore, start the legal procedure and try to arrest the people that were paid for organising the journey. With Spain overwhelmed by 20,000 arrivals so far this year, the European Union external border agency, Frontex, is redoubling efforts to secure greater cooperation from African states

133

and other EU states in fighting the problem. Experts from Italy, UK, Portugal, The Netherlands, and Germany are working in Tenerife with the identification of the migrants landed on the Canary Islands, in the framework of Hera I operation.

10:01:38 Title

10:01:43 General view of the Italian plane at Dakar Airport

10:01:49 Pilots inside the cockpit

10:01:56 Plane taking off

10:02:04 General view inside the plane with radars

10:02:13 Reading the map of Dakar: they are flying from North to South, the inverse way of 'Cayucos'

10:02:20 Radio operator

10:02:26 Screen showing a 'Cayuco', (boat of African migrants) being targeted by the plane

10:02:33 Captain Tommaso Santillo, Pilot of ATR-42 Italian plane, (in ENGLISH): "In fact we were able to find out 2 targets of interest, 2 'Cayucos' full of immigrants West of Dakar a little bit south with a track of 290/300 heading to the Canary Islands"

10:03:00 Zoom on a 'Cayuco' through the plane's bubble window

10:03:09 Exterior view of the Italian 'Diciotti' Guardia Costiera boat patrolling near Dakar

10:03:16 Senegalese, Italian and EU flags

10:03:21 Inside the helm room

10:03:29 Member of the crew looking for targets with binoculars

10:03:35 Major Aldo Venditti warns Frontex headquarters in Tenerife and Italian boat 'Diciotti'

10:03:48 Radio operator on 'Diciotti' gives their position, a bit far away from the target

10:03:57 Taking pictures from bubble window

10:04:03 While seeing the target, the communication continues: the orders are that a Senegalese boat will approach and intercept the 'Cayuco'

10:04:11 Close up of the 'Cayuco'

10:04:17 Operator with radar inside the plane (3 shots)

10:04:40 General view inside the plane

10:04:54 Screen showing a second migrants boat (2 shots)

10:05:14 Second in Command of Italian patrol vessel 'Diciotti' Pasquale Golizia and Commanding Officer Felice Tedone looking at the plane and giving instructions

10:05:21 Close up of the 'Diciotti'

134

10:05:26 Pasquale Golizia (in ENGLISH) "Our duty is to report any sight of the so called 'Cayucos' to the Frontex coordination centre in Canarias, Tenerife, so they can arrange with Senegal authorities to stop and repatriate them immediately before they leave territorial waters"

10:05:46 Senegalese authority inside the Italian boat, talking to another Commander

10:05:56 Patrol vessel 'Diciotti' sailing (2 shots)

10:06:02 Cutaway

10:06:09 END

3.5.3. Example 3: Report

Visit of Louis Michel to Kinshasa


Duration: 00:03:31


Ref: I-059939

Louis Michel, Member of the EC in charge of Development and Humanitarian Aid, was in Kinshasa on 12 December 2008 to meet with Leon Kengo Wa Dondo, President of the Senate of the Democratic Republic of the Congo, and with Raymond Tshibanda, Director of Cabinet of Joseph Kabila, President of the Democratic Republic of the Congo.

11:19:22 Title

11:19:27 Arrival of the EU plane at Ndolo Airport, Kinshasa (4 shots)

11:19:43 Louis Michel, Member of the EC in charge of Development and Humanitarian Aid, stepping out of the plane and shaking hands (4 shots)

11:19:58 Louis Michel's convoy (3 shots)

11:20:06 Arrival of Louis Michel at the National Palace (2 shots)

11:20:13 Louis Michel meeting Leon Kengo Wa Dondo, President of the Senate of the Democratic Republic of the Congo (3 shots)

11:20:23 Arrival of Louis Michel at the Parliament (3 shots)

11:20:30 Louis Michel meeting with Members of the Parliament (3 shots)

11:20:40 Cutaway

11:20:41 Louis Michel (in FRENCH) saying that Laurent Nkunda does not have the right from a personal opinion to want to change the constitution and to discuss and negotiate everything; he is not President, he is not Prime Minister; what he can do is to complain about what is legitimate and try to bring those issues to discussion with the government.

135

11:21:14 Cutaway

11:21:15 Louis Michel (in FRENCH) saying that he is in favour of European troops; saying that first, an agreement is needed between the European Member States because their analysis is different; but what is sure is that all the EU Member States want peace in east DRC; some think the only option is the diplomatic one and others think the military option is the good one; he thinks that the truth lies in the middle; they must work hard on the diplomatic option and maybe stabilize the agreement by the military option to protect the people. (2 shots)

11:21:47 Cutaway

11:21:49 Louis Michel (in FRENCH) saying that he met with Olusegun Obasanjo, United Nations Special Envoy for the Great Lakes Region, and with Paul Kagame, President of Rwanda; he also met with Laurent Nkunda, as requested by Olusegun Obasanjo; saying that he has the feeling that there are some perspectives, that the political dialogue can start, that final solutions can be found.

11:22:14 Cutaway

11:22:15 Louis Michel (in FRENCH) saying that he has good contacts with all the protagonists; saying that the message he gave to Laurent Nkunda was very clear: what he wants to negotiate is not reasonable because he is asking for a change of government and regime, for a constitutional change, he wants to talk about all the problems in DRC.

11:22:37 Louis Michel and Raymond Tshibanda, Director of Cabinet of Joseph Kabila, President of the Democratic Republic of the Congo, in the conference room of Kabila's office at national palace

11:22:39 Louis Michel (in FRENCH) saying that some analyses have evolved in some minds so that today, there is real awareness that regional stability requires good neighbourhood relations.

11:22:53 END

3.5.4. Example 4: Video Stockshots

India - 2009


Duration: 00:36:33


Ref: I-063233

In order to illustrate the EU/India Summit which will be held on 06/11/2009 in New Delhi, the EC's audiovisual service has produced a video stock shot on India, which contains the following images:

136

- general views of the main cities of India: New Delhi, Mumbai, and Chennai;- and areas of trade, aid, and high technology work in the subcontinent, in

Thiruvananthapuram, Kerala State, and in Noida and Greater Noida, Uttar Pradesh State.

10:00:00 Credits and title

1. NEW DELHI

General views and aspects of daily life in New Delhi, the capital of India, which is the political hub of the country and seat of the federal government. The city has grown exponentially during the last two decades, with expanding commerce, urbanization, and migration straining its infrastructure to the extreme. The city also includes stray pockets of rural economy, not far from the urban, modern areas.

10:00:17 Title

10:00:19 India Gate (War Memorial) with its reflection seen in water

10:00:26 India Gate (2 shots)

10:00:37 Indian Parliament with pigeons flying in the foreground

10:00:45 Parliament and Secretariat buildings housing the various Government Ministries

10:00:58 North Block of the Secretariat

10:01:03 South Block of the Secretariat

10:01:08 President's Residence

10:01:13 Jama Masjid, Delhi's largest mosque (2 shots)

10:01:24 Red Fort (2 shots)

10:01:34 Qutab Minar

10:01:39 Central business district, Connaught Place

10:01:45 Commercial complexes housing various businesses

10:02:00 Buildings housing offices (2 shots)

10:02:11 Traffic (4 shots)

10:02:39 Delhi Metro, which runs on an elevated corridor, with traffic moving under it

10:02:46 Metro construction (5 shots)

10:03:17 Exterior of a shopping centre (2 shots)

10:03:37 Smoke coming out of a chimney at a thermal power plant (2 shots)

10:03:51 Yamunâ River with polluted water (2 shots)

10:04:05 Boatmen collecting garbage from the river (2 shots)137

10:04:21 Man bathing in the river

10:04:29 Slum housing

10:04:35 Rubbish dump on the banks of the Yamunâ River

10:04:41 Woman seated inside a pipe with two children seated on top of it, barber, and woman doing dryer clothes (2 shots)

10:04:52 Metro train moving on its elevated corridor with slums beneath it

10:05:15 Paddy fields with train moving in the background

10:05:21 Harvested fields and threshing grain (5 shots)

10:05:52 Fields with planting crops (3 shots)

10:06:19 Winnowing grain (3 shots)

10:06:36 Fields with men working (4 shots)

10:07:11 Haystack

10:07:18 Self Employed Women's Association (SEWA) showroom

SEWA is a trade union that works with poor, self-employed women workers. These women earn a living through their own labour, or by working for small handicraft businesses, and have remained in the unorganized labour sector for a long time. SEWA also provides support services such as savings, credits, health care, and legal aid. The EC has supported many of their projects in the past, including the rehabilitation and reconstruction of houses, educational institutions, and livelihoods after the Gujarat earthquake in 2001.

10:07:24 Exterior and show window of a SEWA shop

Hansiba is a shop which sells products made by women, from rural areas under the Non-Government Organisation Self Employed Women's Association (SEWA) (3 shots)

10:07:47 Posters and publications inside the shop (7 shots)

10:08:40 Hand-crafted articles and clothes (9 shots)

10:09:39 EU Delegation: European Union flag, exterior views, and reception (9 shots)

2. MUMBAI

Mumbai, a teeming cosmopolitan city, is home to the country's financial and movie business. It is the nerve centre of the Indian stock market and industrial activity. It is also the city that symbolises the stark contrasts in wealth distribution, being home to one of the biggest slums in Asia.

10:10:40 Title

10:10:45 Skyscrapers

10:10:52 Traffic

10:10:59 Sea with buildings in the background138

10:11:05 Skyscrapers

10:11:10 Taj Mahal Hotel and Gateway of India (3 shots)

10:11:37 Statue of Hindu Warrior Shivaji astride a horse

10:11:42 Traffic outside CST station (3 shots)

10:12:03 Crowded market place (4 shots)

10:12:27 Exterior of the National Stock Exchange building (2 shots)

10:12:45 Bombay Stock Exchange and Dalal Street (4 shots)

10:13:17 Bridge (3 shots)

10:13:41 Building under construction

10:13:53 Roadside rubbish dump

10:13:58 Man being shaved in a roadside salon

10:14:05 Polluted sea shore with woman washing a young boy (2 shots)

10:14:16 Family squatting at roadside

10:14:21 Slums (2 shots)

10:14:27 Slums, polluted pipes, rubbish (8 shots)

10:14:38 Smoking chimney (2 shots)

10:14:50 Local train with smoking chimney in background

10:15:43 Bollywood billboards with traffic in foreground (5 shots)

Bollywood is the Indian film empire which produces nearly 1000 movies every year, mainly in Hindi and 29 other languages. The Bollywood dream brings in thousands of aspiring actors and film-makers, to Mumbai every day, who hope to become part of this industry, which offers an escape from the reality, through its glitzy songs and emotional celluloid dramas.

10:16:12 'Famous Studios': film studio (2 shots)

10:16:22 Humsafar Trust building

The Humsafar Trust was set up in April 1994 by the leading gay activist Ashok Row Kavi and 2 other men, who wished to reach out to the gay population in the Mumbai Metro and surrounding areas. It is a Gay Community Based Organization, and its activities include inviting gay men and lesbian women, to attend workshops at its drop-in centre, and address issues like coming out to self and family, dealing with relationships, dealing with legal issues of gay men, health and human rights related issues. Their outreach programme distributes over 700,000 condoms every year. One of their projects, which supports Indian civil society organizations in many social sectors, including health and HIV-AIDS, is funded by the EC.

10:16:28 Humsafar Trust sign

10:16:33 People in the office (7 shots)

10:17:20 Notice board with various HIV-AIDS awareness posters

139

10:17:25 People consulting the doctor, attending counseling sessions, and doing blood tests (7 shots)

10:18:15 Group discussion (4 shots)

10:18:44 Volunteers performing street theater, and distributing condoms to spread AIDS awareness (7 shots)

10:19:50 Condom packet with a message saying: "Say yes to condoms, for a healthy life"

10:19:57 AIDS awareness posters at the Humsafar Trust (2 shots)

10:20:13 Humsafar Trust Board and boxes of condoms

3. CHENNAI

Chennai, formerly known as Madras, is the capital city of Tamil Nadu State in South India. Chennai's economy has a broad industrial base mainly in sectors, such as the automobile industry, technology, hardware manufacturing and healthcare industries. The city is one of India's largest exporters of software, information technology and information-technology-enabled services; it is also the hub of India's automotive export sector.

10:20:25 Title

10:20:30 Statues at Marina Beach

10:20:37 Horse riding on Marina beach

10:20:43 People on the beach in the morning

10:20:50 People walking in the street

10:20:57 Exterior of the Kartikeya Hindu temple

10:21:03 Elderly man seated by the roadside

10:21:08 Women making flower garlands

10:21:13 Traffic (4 shots)

10:21:41 Bus depot

10:21:47 Train arriving in the railway station, people alighting from the train (2 shots)

10:22:03 Traffic on the bridge (2 shots)

10:22:15 Exterior of a building

10:22:21 Traffic on road leading to a building site

10:22:27 Construction work (4 shots)

10:22:52 Crowded market place (4 shots)

10:23:17 Saravan Selvarathnam building: a well-known South Indian food chain

10:23:26 Man frying snacks (3 shots)140

10:23:45 Men chopping onions and grating cabbage (3 shots)

10:24:02 Preparing "dosas", pancakes made of rice (3 shots)

10:24:17 Women selling fish (2 shots)

10:24:27 Shops selling vegetables and spices (4 shots)

10:24:53 Slum-dwellers collecting water from a handpump (2 shots)

10:25:06 Man bathing a child in the street

10:25:12 Female slum dweller collecting water from a handpump, and washing clothes (4 shots)

10:25:45 Call centre: people working on computer (7 shots)

10:26:38 Hyundai car showroom (2 shots)

10:26:49 AVM film production studio sign

4. THIRUVANANTHAPURAM, KERALA STATE

Handloom weaving is one of India's most ancient traditions, and is the second largest rural employment provider in the country, next to agriculture. Hundreds of thousands of domestic handlooms are spread across India, providing livelihood to weavers and their families. Handloom products from India enjoy international reputation, and are much in demand in the global market, but weavers have been facing hardships due to increasing costs and rising competition from machine-made cloth.

10:26:58 Title

10:27:03 People and traffic

10:27:14 Traditional handloom weaver's factory

10:27:20 Women weaving cloth on handlooms (15 shots)

10:28:43 Man spinning cotton thread on a loom (3 shots)

10:29:00 Handloom sarees and clothes (3 shots)

5. NOIDA, UTTAR PRADESH STATE

Nokia Siemens is a leading global communication infrastructure and service provider, that has established its operations in India, to tap into one of the fastest growing telecom markets in the world. India is also one of the world leaders in providing business process outsourcing services for global companies. Nokia Siemens has opened a Global Network Solutions Centre (GNSC) in Noida, as part of the company's response, to the growing trend for operators to outsource network management, and maintenance as a way to increase efficiency.

141

10:29:18 Title

10:29:22 Exterior of the building and sign (2 shots)

10:29:42 "Nokia Siemens Networks" sign in the reception area

10:29:50 People working on computer in the service centre (14 shots)

10:31:13 "Nokia Siemens Networks" sign in the reception area (2 shots)

6. GREATER NOIDA, UTTAR PRADESH STATE

ST Microelectronics, one of the world's largest semiconductor manufacturers, has a state-of-the-art design and development facility in Greater Noida, near New Delhi. It has been designing integrated circuits and developing software solutions in India since 1992. The manufacturing facility showcases the capabilities and competences of the technical community of India, in developing a portfolio of products and technologies. India has recently become one of ST's major centers, for developing key applications, such as set-top box (STB), DVD, wireless-telecom and multimedia imaging.

10:31:27 Title

10:31:32 Exterior of the building and sign "ST" (2 shots)

10:31:55 People working in an office, using electronic equipment (26 shots)

10:35:26 Multi-storied office building complex (3 shots)

10:36:12 Company logo "ST Microelectronics"

10:36:21 Copyright

10:36:33 END

Inde - 2009

Première diffusion: 03/11/2009

Durée: 00:36:33

Fin de production: 29/10/2009

Réf: I-063233

Afin d'illustrer le Sommet UE/Inde qui se tiendra le 06/11/2009 à New Delhi, le Service audiovisuel de la CE a produit une banque d'images vidéo sur l'Inde, qui contient les images suivantes:

- vues générales des principales villes de l'Inde: New Delhi, Mumbai et Chennai;- et zones de commerce, aide, et travail de haute technologie, dans le sous-continent, à

Thiruvananthapuram, dans l'Etat du Kerala, et à Noida et Grand Noida, dans l'Etat de l'Uttar Pradesh.

142

10:00:00 Générique et titre

1. NEW DELHI

Vues générales et aspects de la vie quotidienne à New Delhi, la capitale indienne. Il s'agit du centre politique du pays et du siège du gouvernement fédéral. La ville s'est développée de façon exponentielle durant les deux dernières décades avec un commerce grandissant, une urbanisation et une migration épuisant ses infrastructures à l'extrême. Non loin des quartiers modernes et urbain, coexistent des zones d'économie rurale.

10:00:17 Titre

10:00:19 Porte de l'Inde ("India Gate", monument aux morts) et son reflet dans l'eau

10:00:26 Porte de l'Inde (2 plans)

10:00:37 Parlement indien avec pigeons volant à l'avant-plan

10:00:45 Parlement et bâtiments du Secrétariat, abritant plusieurs ministères

10:00:58 Bâtiment nord du Secrétariat

10:01:03 Bâtiment sud du Secrétariat

10:01:08 Résidence présidentielle

10:01:13 Jama Masjid, plus grande mosquée d'Inde (2 plans)

10:01:24 Fort Rouge (2 plans)

10:01:34 Qutab Minar

10:01:39 Quartier central des affaires de Delhi, Connaught Place

10:01:45 Complexes commerciaux abritant différentes sociétés

10:02:00 Bâtiments abritant des bureaux (2 plans)

10:02:11 Trafic routier (4 plans)

10:02:39 Métro de Delhi circulant sur une voie surélevée, avec le trafic routier évoluant en dessous

10:02:46 Construction du métro (5 plans)

10:03:17 Extérieur d'un centre commercial (2 plans)

10:03:37 Fumée sortant des cheminées d'une centrale thermique (2 plans)

10:03:51 Eau polluée de la rivière Yamunâ (2 plans)

10:04:05 Bateliers recueillant des déchets dans la rivière (2 plans)

10:04:21 Homme se baignant dans la rivière

10:04:29 Bidonvilles

143

10:04:35 Dépôts de déchets sur les berges de la rivière Yamunâ

10:04:41 Femme assise dans un large tuyau avec deux enfants assis au-dessus, barbier, et femmefaisant sécher le linge (2 plans)

10:04:52 Zoom arrière depuis le métro aérien vers un plan d'ensemble de bidonvilles situés en dessous

10:05:15 Rizières avec un train se déplaçant à l'arrière-plan

10:05:21 Champs moissonnés et battage du grain (5 plans)

10:05:52 Plantations de cultures dans les champs (3 plans)

10:06:19 Vannage des céréales (3 plans)

10:06:36 Champs avec des hommes au travail (4 plans)

10:07:11 Meule de foin

10:07:18 Self Employed Women's Association (SEWA)

La SEWA est un syndicat qui travaille avec des femmes pauvres et indépendantes. Ces femmes gagnent leur vie grâce à leur propre travail, ou en travaillant pour des petites entreprises artisanales, et étant restées dans le secteur du travail non organisé depuis longtemps. La SEWA fournit également des services de soutien tels que l'épargne, les crédits, les services de santé et l'aide juridique. La CE a soutenu bon nombre de leurs projets dans le passé, comme la réhabilitation et la reconstruction des maisons, d'établissements d'enseignement, et des moyens de subsistance, suite au tremblement de terre survenu à Gujarat en 2001.

10:07:24 Extérieur et vitrine d'un magasin de la SEWA

Hansiba est une boutique qui vend des produits fabriqués par des femmes des zones rurales sous l'égide de l'ONG SEWA (3 plans)

10:07:47 Affiches et publications à l'intérieur du magasin (7 plans)

10:08:40 Articles et vêtements artisanaux (9 plans)

10:09:39 Délégation de la CE: drapeau de l'Union européenne, vues extérieures, et réception (9 plans)

2. MUMBAI

Mumbai, ville cosmopolite grouillante de monde, est le centre financier et de l'industrie du cinéma. C'est le centre névralgique du marché boursier indien et de l'activité industrielle. C'est aussi la ville qui symbolise les contrastes dans la répartition des richesses, avec l'un des plus grands bidonvilles d'Asie.

10:10:40 Titre

10:10:45 Gratte-ciels

10:10:52 Circulation

10:10:59 Mer avec bâtiments en arrière-plan144

10:11:05 Gratte-ciels

10:11:10 Hôtel Taj Mahal et Porte de l'Inde (3 plans)

10:11:37 Statue du guerrier hindou Shivaji sur son cheval

10:11:42 Circulation en-dehors de la station CST (3 plans)

10:12:03 Marché bondé (4 plans)

10:12:27 Extérieur du bâtiment de la Bourse nationale (2 plans)

10:12:45 Bourse de Bombay et rue Dalal (4 plans)

10:13:17 Pont (3 plans)

10:13:41 Immeuble en construction

10:13:53 Décharge le long de la route

10:13:58 Homme se faisant raser dans un salon en bordure de route

10:14:05 Bord de mer polluée avec femme lavant un jeune garçon (2 plans)

10:14:16 Famille au bord de la route

10:14:21 Taudis (2 plans)

10:14:27 Cheminée fumante (2 plans)

10:14:38 Train local avec cheminée qui fume en arrière-plan

10:14:50 Bidonvilles, canalisations polluées, ordures (8 plans)

10:15:43 Panneaux d'affichage Bollywood avec circulation en avant-plan (5 plans)

Bollywood est l'empire du cinéma indien qui produit près de 1000 films chaque année, principalement en hindi et dans 29 autres langues. Le rêve bollywoodien attire chaque jour à Mumbai, des milliers d'acteurs en herbe et des cinéastes, espérant faire partie de cette industrie, qui offre une évasion hors de la réalité, à travers des chansons et des drames émotionnels.

10:16:12 'Famous Studios': studio de cinéma (2 plans)

10:16:22 Bâtiment Humsafar Trust

Le Humsafar Trust a été créé en avril 1994 par l'activiste gay Ashok Row Kavi et deux autres hommes, qui voulaient aider la population gay dans le métro de Mumbai et de ses environs. Il s'agit d'une organisation communautaire gay, qui invite les gays et les lesbiennes à participer aux ateliers dans ses haltes-centres; elle traite des problèmes tels que les coming-out personnel et familial, les relations, les aspects juridiques des hommes gays, la santé et les questions relatives aux droits de l'homme. Grâce à leur programme de sensibilisation, plus de 700.000 préservatifs sont distribués chaque année. Un de leurs projets, qui soutient les organisations de la société civile indienne dans de nombreux secteurs sociaux, notamment la santé et le VIH-SIDA, est financé par la CE.

10:16:28 Panneau Humsafar Trust

10:16:33 Gens au bureau (7 plans)

10:17:20 Tableau d'affichage avec diverses affiches de sensibilisation au VIH-SIDA145

10:17:25 Personnes consultant le médecin, assistant à des séances de soutien, faisant des tests sanguins (7 plans)

10:18:15 Discussion de groupe (4 plans)

10:18:44 Bénévoles jouant un spectacle de théâtre de rue, et distribuant des préservatifs, pour étendre la sensilibilisation au problème du sida (7 plans)

10:19:50 Paquet de préservatifs avec un message disant: «Dites oui aux préservatifs, pour une vie saine»

10:19:57 Affiches de sensibilisation au sida au Humsafar Trust (2 plans)

10:20:13 Panneau Humsafar Trust et caisses de préservatifs

3. CHENNAI

Chennai, anciennement connu sous le nom de Madras, est la capitale du Tamil Nadu en Inde du Sud. L'économie de Chennai est largement basée sur l'industrie, principalement dans les secteurs de l'industrie automobile, de la technologie, du matériel de fabrication et des industries de soins de santé. La ville est l'une des plus grandes exportatrices de l'Inde de logiciels, de technologies de l'information, et de services habilités à la technologie de l'information; elle sert également de plaque tournante dans le secteur de l'exportation automobile en Inde.

10:20:25 Titre

10:20:30 Statues à la plage de Marina

10:20:37 Courses de chevaux sur la plage de Marina

10:20:43 Gens sur la plage le matin

10:20:50 Gens marchant dans la rue

10:20:57 Extérieur du temple hindou de Kartikeya

10:21:03 Homme âgé assis au bord du chemin

10:21:08 Femmes confectionnant des guirlandes de fleurs

10:21:13 Circulation (4 plans)

10:21:41 Dépôt de bus

10:21:47 Train arrivant en gare, gens descendant du train (2 plans)

10:22:03 Circulation sur le pont (2 plans)

10:22:15 Extérieur d'un bâtiment

10:22:21 Circulation sur la route menant à un chantier

10:22:27 Travaux de construction (4 plans)

10:22:52 Place du marché bondé (4 plans)

10:23:17 Bâtiment du Saravan Selvarathnam: chaîne alimentaire bien connue du Sud de l'Inde

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10:23:26 Homme faisant frire des snacks (3 plans)

10:23:45 Hommes hachant des oignons et râpant des choux (3 plans)

10:24:02 Préparation des "dosas", crêpes à base de riz (3 plans)

10:24:17 Vendeuses de poissons (2 plans)

10:24:27 Echoppes de légumes et d'épices (4 plans)

10:24:53 Habitants de taudis recueillant de l'eau d'une pompe manuelle (2 plans)

10:25:06 Homme donnant un bain à un enfant dans la rue

10:25:12 Habitante de taudis collectant de l'eau à la pompe, et lavant des vêtements (4 plans)

10:25:45 Centre d'appel: personnes travaillant sur ordinateur (7 plans)

10:26:38 Showroom de voitures Hyundai (2 plans)

10:26:49 Panneau du Studio de production cinématographique AVM

4. THIRUVANANTHAPURAM, ETAT DU KERALA

Le tissage à la main est l'une des plus anciennes traditions de l'Inde, et est le deuxième plus grand secteur de l'emploi rural dans le pays, à côté de l'agriculture. Des centaines de milliers de métiers à tisser domestiques sont répartis à travers l'Inde, et fournissent des moyens de subsistance aux tisserands et à leurs familles. Les articles tissés à la main et fabriqués en Inde, jouissent d'une réputation internationale, et sont fort demandés sur le marché mondial, mais les tisserands ont été confrontés à des difficultés, en raison des coûts croissants et de la concurrence grandissante des tissus fabriqués à la machine.

10:26:58 Titre

10:27:03 Gens et circulation (2 plans)

10:27:14 Usine de tisserand traditionnelle

10:27:20 Femmes en train de tisser du tissu sur des métiers à tisser (15 plans)

10:28:43 Homme filant du coton sur un métier (3 plans)

10:29:00 Saris et tissus faits main (3 plans)

5. NOIDA, ETAT DE L'UTTAR PRADESH

Nokia Siemens est une entreprise mondiale de premier plan de communication et un fournisseur de services, qui a établi ses opérations en Inde, afin de s'insérer dans l'un des marchés de télécommunications les plus dynamiques au monde. L'Inde est aussi l'un des leaders mondiaux dans la fourniture de services d'externalisation pour les entreprises mondiales. Nokia Siemens a ouvert un Centre mondial de solutions réseaux (GNSC) à Noida, en réponse à la tendance croissante des opérateurs, qui externalisent la gestion du réseau, et à la maintenance comme un moyen d'accroître l'efficacité.

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10:29:18 Titre

10:29:22 Extérieur du bâtiment et enseigne (2 plans)

10:29:42 Enseigne "Nokia Siemens Networks" dans le hall d'accueil

10:29:50 Personnes travaillant sur ordinateur dans le centre de services (14 plans)

10:31:13 Enseigne "Nokia Siemens Networks" dans le hall d'accueil (2 plans)

6. GRAND NOIDA, ETAT DE L'UTTAR PRADESH

La société ST Microelectronics, l'un des premiers fabricants mondiaux de semi-conducteurs, détient le modèle dernier cri, et une facilité de développement, dans la Grand Noida, près de New Delhi. Il a conçu des circuits intégrés et développé des solutions de logiciels en Inde depuis 1992. Les usines de fabrication démontrent les capacités et les compétences de la communauté technique de l'Inde, dans le développement d'un éventail de produits et de technologies. L'Inde est récemment devenue l'un des principaux centres dans le domaine de la technologie de logiciels, grâce à un développement d'applications clés, tels que le set-top box (STB), le DVD, la télécommunication sans fil et l'imagerie multimédia.

10:31:27 Titre

10:31:32 Extérieur du bâtiment et enseigne "ST" (2 plans)

10:31:55 Personnes travaillant dans un bureau sur du matériel électronique (26 plans)

10:35:26 Complexe de bureaux à plusieurs niveaux (3 plans)

10:36:12 Logo de l'entreprise "ST Microelectronics"

10:36:21 Copyright

10:36:33 FIN

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ANGEBOTSAUSSCHREIBUNG 2010CE16BAT052


Stände

Der erste Teil der Spezifikationen beinhaltet die Festlegung des Vertragsgegenstands, die Beschreibung der zu erfüllenden Aufgaben und die Darlegung der Vergabekriterien.

Der zweite Teil enthält die zu übermittelnde Preisaufstellung. Diese ist vom Auftragnehmer mit jedem Kostenvoranschlag einzureichen.

TEIL I – VERTRAGSGEGENSTAND, BESCHREIBUNG DER AUFGABEN UND VERGABEKRITERIEN

1. ALLGEMEINE BETRACHTUNGEN

Das Ziel der Ausstellungsstände besteht darin, verschiedenen öffentlichen Zielgruppen (Sachverständige im Bereich der Regionalpolitik und breite Öffentlichkeit) die diversen Formen der Einflussnahme durch Strukturfonds, die Mechanismen der Regionalpolitik der Europäischen Union sowie die Ergebnisse und einige Beispiele für kofinanzierte Projekte zu präsentieren und deutlich zu machen. Es ist daher erforderlich, dass Konzeption und Montage dieser Ausstellungsstände dergestalt vorgenommen werden, dass sie eine anspruchsvolle visuelle Darstellung und einen sehr hohen informativen Wert gewährleisten.

Wichtig ist, dass eine Interaktion zwischen der Montage der Ausstellungsstände und den übrigen Rahmenverträgen zur Herstellung von Informationstools und zur Organisation von Veranstaltungen besteht, um in Bezug auf das „Corporate Image“, die grafische Linie, die Berücksichtung von Logos usw. Kohärenz zu erzielen.

Lagerung und regelmäßige Bestandsaufnahme der Schautafeln (Forex-, Textil-, Sichtelemente) sind auftragnehmerseitig abzusichern. Die GD REGIO misst dem Vorhandensein eines optimalen Inventursystems für die Schautafeln, einschließlich bereits vorhandener Tafeln, große Bedeutung bei. Jede (alte und neue) Schautafel ist zu fotografieren, zu nummerieren und in eine Datenbank einzuordnen, die deren leichtes Wiederauffinden ermöglicht.

Es wird gewünscht, dass das zur Konzipierung des Inhalts einer Ausstellung herangezogene Personal fundierte Kenntnisse über die europäische Regionalpolitik aufweist und in der Lage ist, diese darzulegen und darüber zu kommunizieren. Die GD REGIO stellt dabei keine speziellen Forderungen an die beruflichen Qualifikationen des vom Auftragnehmer eingebundenen Personenkreises.

149

Es ist von vorrangiger Bedeutung, dass das gesamte zur Montage der Ausstellungsstände herangezogene Personal – einschließlich eventueller Unterauftragnehmer, Monteure und Fahrer – alle zur Reise und Arbeit in alle/n Länder/n der EU erforderlichen verwaltungstechnischen Bestimmungen genauestens einhält. Dies gilt auch für andere Länder, in denen die GD REGIO Stände zu montieren beabsichtigt. Die GD REGIO wird in keinem Fall bei Botschaften zwecks Visaerteilung vorstellig werden.

Die Bieter werden zudem darauf hingewiesen, dass die GD REGIO bei Auslandsreisen im Rahmen eines bestimmten Vorhabens mit allen Mitarbeitern ihres Personalbestands (unter anderem Monteure und Fahrer) in Kontakt bleiben können muss.

Die Bieter müssen sich des Weiteren der Tatsache bewusst sein, dass die GD REGIO in Ausnahmefällen mehrere Montagearbeiten an demselben Tag an unterschiedlichen Orten fordern kann. Sie haben daher den Nachweis zu erbringen, dass sie über die notwendigen technischen Kapazitäten zur Erfüllung dieser Forderung verfügen.

2. BESCHREIBUNG DER AUFGABEN

Die GD REGIO kann den Auftragnehmer zu folgenden Aufgaben heranziehen:

(a) Erstellung eines Ausstellungskonzepts mit einer bestimmten visuellen Identität und einem konkreten Inhalt sowohl für einen professionellen Personenkreis als auch für die breite Öffentlichkeit auf der Grundlage des in Punkt 2.2 der Leistungsbeschreibung beschriebenen Kontexts und gemäß den Angaben der GD REGIO. Letztgenannte versteht unter dieser Leistung die Vorlage von 2 bis 3 zu erstellenden Kommunikationsprojekten, die von ihr vor Freigabe gegebenenfalls Änderungen unterzogen werden können. Der Ausstellungsentwurf soll dabei innovativ, modulweise aufgebaut, an verschiedene Standorte anpassbar und interaktiv sein. Darüber hinaus sind verfügbare Multimedia-Ressourcen zu nutzen.

(b) Konzipierung geeigneter Trägermaterialien für die Ausstellung, Konzipierung und Installation von Ausstellungsdekoration und -verkleidung (Stand-Design). Das Preisangebot soll dabei wie folgt aufgebaut sein:

– entweder basierend auf einem Preis je Modul von 3 x 3 m des Modulsystems Octanorm (Stützen, Streben, HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannte Rahmen) oder eines anderen Systems, wobei es möglich sein muss, ein Vielfaches der Module aufzustellen, so dass je nach verfügbarem Platz und Größe der Veranstaltung Ausstellungen von 18, 27, 36 m² usw. organisiert werden können. In der Preisaufstellung sind der Preis für ein Modul und gegebenenfalls eine Rabattstaffelung in Abhängigkeit von der Anzahl der montierten Module anzugeben.

– oder basierend auf einem Preis je m², berechnet anhand der Gesamtausstellungsfläche unter Berücksichtigung deren Ausstattung mit dem Modulsystem Octanorm (Stützen, Streben, HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannte Rahmen) oder mit einem anderen System, gegebenenfalls mit Angabe einer Rabattstaffelung in Abhängigkeit von der Ausstellungsgröße.

Die Vermietung eines Ausstellungsstands wie zuvor beschrieben umfasst weder Bodenbelag noch Beleuchtung (Typ „Spotlights“).

150

Der Bieter hat mehrere Vorschläge (mit oder ohne zentralen Inselbereich) vorzulegen und die diversen Konzepte und eingesetzten Materialien in chronologischer Reihenfolge verständlich und genau zu spezifizieren. Gegebenenfalls sind auch Art und Qualität des verwendeten Bodenbelags (Platten, lose verlegte Auslegeware, ökologische Qualität usw.) anzugeben. Die technischen Spezifikationen der bieterseitig vorgeschlagenen diversen Konzepte und Entwürfe / Designs sind Bestandteil des Angebots. Die Tatsache, dass mehrere Konzepte und Entwürfe angeboten werden, bedeutet nicht, dass dafür unterschiedliche Preise geboten werden können. Die Kreativität der Entwürfe findet bei der Vergabe Berücksichtung.

(c) Vermietung selbsttragender Trennwände mit Beleuchtung (Typ „Spotlights“), die eine Befestigung von Schautafeln oder Fotos gestatten, mit oder ohne Dokumentationsständer.

(d) Grafische Gestaltung (Formatierung und grafisches Design) von Sichtelementen für mobile Stände sowie von neuen Schautafeln oder Gewebeelementen gemäß der grafischen Charta der GD REGIO unter Einhaltung der von der GD REGIO geforderten Lieferfrist. Die grafische Charta der GD REGIO kann unter folgender Adresse eingesehen werden: http://ec.europa.eu/dgs/regional_policy/documentation/document_de.htm.

(e) Druck neuer Schautafeln und Druck auf Textilmaterial/Gewebe auf der Grundlage des Designs/der grafischen Gestaltung wie vom Auftragnehmer erarbeitet (2.4) oder auf der Grundlage einer von der GD REGIO auf CD-Rom beigestellten oder per E-Mail übermittelten PDF-Datei.

(f) Druck von Sichtelementen für einen mobilen Stand (Typ „umbrella stand“ – Tragkonstruktion vorhanden – Circa-Abmessungen: Höhe: 228 cm – Breite: 375 cm) auf der Grundlage des Designs/der grafischen Gestaltung wie vom Auftragnehmer erarbeitet (2.4) oder auf der Grundlage einer von der GD REGIO auf CD-Rom beigestellten oder per E-Mail übermittelten PDF-Datei.

(g) Vierfarbdruck von Kakemonos und Herstellung von Tafeln von 0,80 m x 2,28 m auf Wabenkarton oder auf einem „Roll up-System“.

(h) Nachdruck bereits bestehender Tafeln (Gewebe/Forex) und Sichtelemente auf der Grundlage einer bereits vorhandenen PDF-Datei oder einer von der GD REGIO auf CD-Rom beigestellten oder per E-Mail übermittelten PDF-Datei.

(i) Druck einer neuen Tafel auf Papierträger (Affiche) als Poster. Druck von Postern (Format A2, A1 oder A0) auf der Grundlage des Designs/der grafischen Gestaltung wie vom Auftragnehmer erarbeitet oder auf der Grundlage einer von der GD REGIO auf CD-Rom beigestellten oder per E-Mail übermittelten PDF-Datei.

(j) Druck und Herstellung von Signalschildern mit oder ohne Stützfuß.

(k) Druck einer neuen Tafel für die „Lightbox“.

(l) Vermietung von Mobiliar und Zubehör wie im Preisverzeichnis beschrieben.

(m) Tageweise Vermietung eines oder mehrerer Plasmabildschirme, DVD-Player und PCs.

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(n) Vermietung von Regalen, Display-Racks, Tischen oder sonstigen falt-/klappbaren Präsentationsständern zur Auslage von Dokumentation. Die GD REGIO legt großen Wert auf eine praktische und rationelle Dokumentationsverteilung (verschiedene Sprachen und zuweilen beträchtliche Exemplarzahl).

(o) Transport, Montage und Demontage der Ausstellungsausrüstungen (siehe obigen Punkt 2.2). Der Preis umfasst gegebenenfalls das Anbringen von Tafeln (Fotos, Text, Affichen oder textiles Füllmaterial unter Verwendung eines geeigneten Befestigungssystems), die Reinigung nach Montage und Demontage, die Entsorgung der Abfälle, den Antransport der Dokumentation ab Brüssel, die Anlieferung zum Stand und den Abtransport der vom Verantwortlichen der GD REGIO vor Ort vorbereiteten, jedoch nicht zur Verteilung gebrachten Dokumentation, die Bereitstellung und Installation des Mobiliars, eines oder mehrerer PCs und gegebenenfalls eines Plasmabildschirms mit DVD-Player. Der beizustellende PC soll folgenden technischen Mindestanforderungen genügen: Prozessor Intel Core i7860, 8 GB DDR3 1600 MHz, Netzwerkkarte 1 TB, Modem, WIFI, Blu-ray-Player, Bildschirm 22-24" mit TV-Funktion, Grafikkarte, NVIDIA GeForce GTX 480 (1536 MB); Software Windows 7 und Multimedia-Player, Office 2007.

Der PC, der DVD-Player und ein Plasmabildschirm müssen so in den Stand integriert sein, dass die Ausrüstungen vor Diebstahl geschützt sind. Die Installation aller Standkomponenten (Beleuchtung, Mobiliar, Präsentationsständer für Dokumentation, Plasmabildschirm, DVD-Player, PC usw.), einschließlich Anschlüssen (Internet und Sonstiges), ist Bestandteil der Kosten für Montage und Demontage. Im Preisverzeichnis ist lediglich die Variante Montage mit oder ohne Bodenbelag vorgesehen.

(p) Transport und Montage selbsttragender Trennwände mit Beleuchtung (Typ „Spotlights“).

(q) Bereitstellung eines Reserveraums zur Lagerung von Dokumenten sowie von Möglichkeiten zur sicheren Zwischenlagerung von persönlichen Sachen und von Ausrüstungen sowie jede Art von Hilfestellung zur Erleichterung der Arbeit der Aussteller und der Vertreter der GD REGIO vor, während und nach der Veranstaltung.

(r) Gegebenenfalls – sofern auf dem Auftragsschein spezifiziert – ein professioneller Standverantwortlicher (ständig oder auf Abruf verfügbar), der (bei der Montage, während der Veranstaltung und bei der Demontage) – auch an Wochenenden – auf dem Ausstellungsstand anwesend ist.

(s) Kauf kompletter mobiler Stände, einschließlich Spotlights und Transportkoffer.

(t) Vermietung von Pagoden (Minizelte) von 3 x 3 m.

3. BESCHREIBUNG VON AD-HOC-AUFGABEN

Die Kommission kann vom Auftragnehmer zusätzliche Produkte und/oder Dienstleistungen abfordern. In diesem Fall werden Güter und Leistungen, deren Preis je Einheit nicht in der Preisaufstellung verfügbar ist, zunächst einer Marktrecherche unterzogen. Hierzu gehören insbesondere Güter und Leistungen, für die aufgrund der

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Marktschwankungen und der Art der Ausgabe keine genaue Preisangabe möglich ist. Dazu könnten beispielsweise folgende Posten gehören: Mietpreis einer Fläche zur Montage eines Ausstellungsstands, Mietpreis für Multimedia-Ausrüstungen, diverse Kosten wie Catering, Dekoration eines Stands mit Pflanzen, Mietpreis für ein Großraumzelt usw.

3.1. Anmietung einer Ausstellungsfläche in Ausnahmefällen

In der Regel führt die GD REGIO keine Ausstellungen an Orten durch, an denen Kosten für die Raummiete anfallen. Jedoch kann es aus Opportunitätsgründen vorkommen, dass die GD REGIO in Ausnahmefällen zur Zahlung einer Raummiete bereit ist. In diesem Fall werden die Kosten nach vorheriger Zustimmung zunächst vom Auftragnehmer übernommen und dann von der GD REGIO erstattet, wobei der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Berechnung von Verwaltungskosten für die erbrachte Dienstleistung hat.

3.2. Multimedia-Ausrüstungen

Hierbei handelt es sich um die ausnahmsweise Anmietung von Multimedia-Ausrüstungen, deren Mietpreise ständigen Schwankungen unterliegen, so dass es dem Bieter nicht möglich ist, für die Laufzeit des Vertrags einen korrekten und festen Preis anzugeben. Davon betroffen sind insbesondere folgende Posten: Anmietung eines Plasmabildschirms mit Fuß, anzuschließen an einen PC und/oder an einen Video-Player, einschließlich Installation und Transport, Anmietung, Installation und Transport einer Bildschirmwand (4, 8 oder 12 Bildschirme), Anmietung, Installation und Transport einer interaktiven Säule, Anmietung, Installation und Transport eines Video-Projektors/Beamers, Anmietung, Installation und Transport von Ausrüstungen zur Beschallung (im Innen- und Außenbereich), Anmietung, Installation und Transport eines Großbildprojektors für den Außeneinsatz. Für derartige Güter und Leistungen hat der Bieter zunächst eine Marktrecherche durchzuführen. Die GD REGIO trifft ihre Auswahl auf der Grundlage einer ersten, vom Auftragnehmer vorgenommenen Einschätzung. Der akzeptierte Preis ist in den endgültigen Kostenvoranschlag des Auftragnehmers einzubeziehen. Der Bieter hat in seinem Angebot zwingend den Prozentsatz mitzuteilen, den er als Verwaltungskosten bezogen auf die Gesamtkosten zum Ansatz bringt. Mit Versand seiner Rechnung hat der Auftragnehmer über die beim Einsatz der Ausrüstungen erzielten Ergebnisse zu berichten und gegebenenfalls Empfehlungen für die Zukunft auszusprechen.

3.3. Sonstiges

Hierbei handelt es sich um die ausnahmsweise Anmietung folgender Posten: Catering/Empfangsservice, Hostessen, Zierpflanzen, Anmietung, Installation und Transport von Großraumzelten, einschließlich Versicherung, Anmietung, Installation und Transport von Heizstrahlern für Großraumzelte/Ausstellungszelte, Anmietung, Installation und Transport von Präsentationssäulen vom Typ „Air tower“ zur Aufstellung im Außen- und Innenbereich, Anmietung, Installation und Transport von Absperrständern mit Rollgurt oder Kordel, Kauf bestimmter Handelsteile im allgemeinen Vertragskontext auf ausdrückliches Ersuchen der GD REGIO hin. Der Bieter hat hierzu in derselben Weise wie für die Multimedia-Ausrüstungen beschrieben (siehe Punkt 3.2) vorzugehen.

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4. PREISBERECHNUNG

Die Bieter müssen die Preise je Einheit für jede Leistung oder Liefereinheit zwingend so angeben wie in der Preisaufstellung ausgewiesen. Diese Preisaufstellung ist vollständig Posten für Posten auszufüllen, Auslassungen sind nicht zulässig. Die Bieter dürfen keine Posten zusätzlich aufnehmen. Die Preise je Einheit sind feststehend und beinhalten alle Kosten und Ausgaben. Die Preise für die Liefereinheiten verstehen sich also als Preise, die alle zu deren Bereitstellung notwendigen Aufgaben (einschließlich Erstellung von Kostenvoranschlägen und Berichten) umfassen. Dazu gehören alle Kosten (Projektmanagement, Koordinierung, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des Auftragnehmers, Support-Ressourcen, Visakosten, Mobilfunk usw.) und alle Ausgaben (Unternehmensleitung, Sekretariat, Reisekosten zum Hauptort der Aufgabenerfüllung (Brüssel), Sozialversicherung, Löhne und Gehälter usw.), die dem Auftraggeber bei der Erbringung der ihm möglicherweise übertragenen Dienstleistungen direkt oder indirekt entstehen.

Die Bieter werden insbesondere darauf hingewiesen, dass für die meisten Aufgaben in der Leistungsbeschreibung keinerlei separate Erstattung von Reisekosten innerhalb der Europäischen Union vorgesehen ist. Diese Kosten sind Bestandteil der Preise je Einheit für diese Dienstleistungen. Die Bieter müssen diesbezüglich auf der Grundlage von Fixkosten arbeiten.

In einigen Sonderfällen (in der Preisaufstellung detailliert dargestellt) sind diese Fixkosten je nach Ausführungsort der Leistungen veränderlich. Sie werden in drei Zonen eingeteilt:

Zone A: Brüssel und die in einem Umkreis von 500 km gelegenen Städte –wie Paris, London, Amsterdam und Köln,

Zone B: alle Ausführungsorte, die sich in einem Umkreis zwischen 500 und 1500 km befinden – wie Berlin, Wien, Rom, Madrid, Stockholm, Dublin, Kopenhagen, Warschau oder Prag,

Zone C: alle sonstigen Ausführungsorte der Europäischen Union, die sich in einer Entfernung von mehr als 1500 km von Brüssel entfernt befinden, und alle Kandidatenländer.

Die Porto- und Zollgebühren sowie die Kosten für den Versand eines Stands per Luftfracht sind gegen Vorlage der entsprechenden Belege auf die Rechnung aufzuschlagen. Bei derartigen Leistungen kann in den Kostenvoranschlag ein Betrag für unvorhergesehene Kosten aufgenommen werden.

Die Preise für Vermietung, Montage und Demontage umfassen für jede Zone die Kosten für den Transport vom Ort des Auftragnehmers zum Ausführungsort, die vor Ort gefahrenen Kilometer und gegebenenfalls die Aufenthaltskosten. Varianten sind nicht zulässig.

Die Erstattung der Reise- und Aufenthaltskosten, die im Rahmen außerordentlicher Aufgaben verauslagt werden, die nicht in der Preisaufstellung ausgewiesen sind (insbesondere für Aufgaben in den Ländern außerhalb der Europäischen Union, mit denen die GD REGIO in Kontakt steht – wie beispielsweise Brasilien, die Ukraine oder China) und auf ausdrücklichen Wunsch sowie nach vorheriger Genehmigung der Kommission außerhalb des Hauptorts der Aufgabenerfüllung (Brüssel) ausgeführt

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werden sollen, wird in Euro vorgenommen. Die Erstattung erfolgt gegen Vorlage entsprechender Belege im Original (siehe Artikel II.7 des in Anhang II beiliegenden Vertragsentwurfs, siehe auch Höchstbeträge für Übernachtungskosten in Anhang VIII).

Die Strom- und Internetkosten in einem Konferenzzentrum sind vom Auftragnehmer zu zahlen und werden von der GD REGIO in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten ohne Berücksichtigung von Verwaltungskosten für den Auftragnehmer erstattet.

5. QUALITÄT

Wie in Punkt 3.4.6 des allgemeinen Teils der Leistungsbeschreibung ausgeführt kann eine Arbeit, die nicht dem Aufgabenumfang oder den Qualitätsstandards gemäß Auftragsschein entspricht, zurückgewiesen werden. Kommt ein Auftragnehmer seinen Pflichten gemäß den vertraglichen Bestimmungen nicht nach, kann die Kommission – unbeschadet ihres Rechts auf Kündigung dieses Vertrags – ihre Zahlungen im Verhältnis zu den festgestellten Mängeln reduzieren oder rückfordern. Die Kommission kann des Weiteren gemäß Artikel II.16 des Vertrags Strafmaßnahmen verhängen oder Schadensersatzforderungen stellen.

6. LIEFERFRIST UND LIEFERORT

Die Lieferfrist für jeden Einzelauftrag, die vom Umfang und von der Dringlichkeit der Produktbeschaffung abhängt, wird bei Versand der Anfrage für die Dienstleistung durch die GD REGIO bekanntgegeben und ist vom Auftragnehmer bei Vorlage seines Kostenvoranschlags und der detaillierten Leistungsbeschreibung zu bestätigen. In der Regel sind die Lieferfristen so gestaltet, dass die Lieferung unter normalen Bedingungen erfolgen kann. Der Auftragnehmer muss sich allerdings der Tatsache bewusst sein, dass zuweilen Umstände eintreten können, unter denen eine schnellere Lieferung erforderlich wird. Die vereinbarte Lieferfrist wird auf dem Auftragsschein/im Einzelvertrag, der für die betreffende Leistung übermittelt wird, bestätigt. Der Auftragnehmer hat die Leistung innerhalb der geforderten Fristen und in der geforderten Form zu erbringen. Ist kein Lieferort angegeben, erfolgt die Lieferung in die Räume der GD REGIO in Brüssel.





Für die Qualität des Angebots werden maximal 100 Punkte vergeben.

Zuschlagskriterium Geforderte Informationen Maximale

155

Punktzahl

1. Qualität und Übereinstimmung des Angebots mit den technischen Spezifikationen und dem Vertragskontext (55 Punkte)

Geforderte Mindestpunktzahl: 27,5/55

Die Bieter müssen nachweisen, dass sie den Aufgabenkontext verstanden haben, und die Herangehensweise präzisieren, die sie zur Erreichung der Zielstellungen der Europäischen Kommission und zur Erbringung der Dienstleistungen und/oder zur Lieferung der Produkte vorgeschlagen haben.

20

Einbringung innovativer Elemente in die Realisierung eines Stands gemäß Punkt 2.1 der technischen Spezifikationen. Der Bieter hat die Qualität seiner Dienstleistungen und die Kreativität in seiner Herangehens- und Arbeitsweise herauszustellen. Dazu hat er vor allem auf Referenzen für seinerseits realisierte gleichgelagerte Arbeiten zu verweisen.

30

Darlegung der Auswirkung der realisierten Aktionen. Die Bieter müssen auch die Schlüsselindikatoren und die zur Gewährleistung der Qualität der geforderten Dienstleistungen und/oder Produkte gewählte Herangehensweise erläutern.

5

2. Organisation und Leitung des zur Erbringung der geforderten Dienstleistungen vorgeschlagenen Teams (40 Punkte)

Geforderte Mindestpunktzahl: 20/40

Beschreibung der Arbeitsorganisation und der Mechanismen zur Qualitätskontrolle, insbesondere der Einrichtung von Mechanismen zur Qualitätskontrolle der von Unterauftragnehmern durchgeführten Arbeit. Detaillierte Beschreibung des von Unterauftragnehmern ausgeführten Teils.

20

Beschreibung der Zusammensetzung und der Organisation des vorgeschlagenen Teams zur Absicherung bestmöglicher Effizienz im Hinblick auf Kosten, Schnelligkeit und Qualität der geforderten Dienstleistungen sowie im Hinblick auf das tägliche Management.

20

156

3. Klarheit, Schlüssigkeit und Präsentation des Angebots (5 Punkte)


Die Bieter müssen sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung in Bezug auf Inhalt, Länge und Präsentation unter Wahrung von Klarheit und Schlüssigkeit erfüllen. Insbesondere müssen die Angebote einen Index/ein Inhaltsverzeichnis enthalten, die Seiten sind fortlaufend durchzunummerieren und zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise fest miteinander zu verbinden. Anlagen zum Angebot (Anhänge auf Papier, CD-ROM, DVD usw.) müssen mit der Losnummer, der Nummer der betreffenden Unterlage sowie einer Angabe des Inhalts versehen sein.

2

Die Angebote dürfen nur Informationen mit unmittelbarem Bezug zu den verlangten Produkten und Dienstleistungen sowie den genannten Kriterien enthalten. Jegliche theoretische, schulbuchartige Beschreibung der Informations- und Kommunikationsstrategie ist daher zu vermeiden.

3



Die Bieter müssen bei jedem Zuschlagskriterium mindestens 50 % der möglichen Punktzahl erreichen. Anderenfalls werden die Bieter vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.

Angebote, die insgesamt weniger als 70 Punkte für den qualitativen Wert erhalten, werden vom weiteren Bewertungsverfahren ausgeschlossen und daher bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt.


157


Der finanzielle Wert des Angebots wird als Summe der Preise je Einheit in der Preisaufstellung berechnet. Jeder Preis wird mit dem zugehörigen Gewichtungsfaktor multipliziert, und die gewichteten Preise werden addiert. Die so erhaltene Gesamtsumme spiegelt den Preisindex wider und geht in die endgültige Bewertungsformel ein.

Preisindex = Σ UP X WF

Σ = Summe

UP = Preise je Einheit in der Preisaufstellung des Loses, auf das sich das Angebot bezieht

WF = Gewichtungsfaktor der Preise je Einheit






158

TEIL II – PREISAUFSTELLUNG Los 4

Stände

Der Bieter hat zur Erstellung seines finanziellen Angebots zwingend das nachfolgende Verzeichnisformat zu verwenden.

Der Bieter muss dazu für jede Liefereinheit wie in diesem Verzeichnis angegeben die 2 Preisspalten ausfüllen. Diese Preise je Einheit sind feststehend und beinhalten alle Kosten und Ausgaben. Die Preise für die Liefereinheiten verstehen sich also als Preise, die alle zu deren Bereitstellung notwendigen Aufgaben (einschließlich Erstellung von Kostenvoranschlägen und Berichten) umfassen. Dazu gehören alle Kosten (Projektmanagement, Koordinierung, Qualitätskontrolle, Schulung des Personals des Auftragnehmers, Support-Ressourcen usw.) und alle Ausgaben (Unternehmensleitung, Sekretariat, Sozialversicherung, Löhne und Gehälter usw.), die dem Auftraggeber bei der Erbringung der ihm möglicherweise übertragenen Dienstleistungen direkt oder indirekt entstehen.

159

BESCHREIBUNG EINHEIT PREISGEWICHTUN

G GESAMT

1. Erstellung eines Ausstellungskonzepts mit einer bestimmten visuellen Identität und einem konkreten Inhalt. Siehe Punkt 2.1 der technischen Spezifikationen. Die Vermietung eines Stands, Montage, Bodenbelag, Spotlights usw. sind in diesem Preis nicht enthalten. Mannstunde 252. Konzipierung geeigneter Trägermaterialien für die Ausstellung, einschließlich Ausstellungsdekoration und -verkleidung, Vermietung und Montage. 2.1 Designer-Stand: Erarbeitung eines Plans für einen Stand in den Räumen der Europäischen Kommission (Charlemagne-Gebäude), häufig in derselben Konfiguration, wobei der Plan jedoch zur Vorlage bei den zuständigen Dienststellen der Kommission erforderlich ist. Mannstunde 202.2 Designer-Stand: Erarbeitung eines Plans für einen Stand, der außerhalb der Räume der Europäischen Kommission montiert wird. Mannstunde 202.3 Vermietung von Modulen à 9 m² (3 x 3 m),18 m², 27 m², 36 m² usw., mit HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannten Rahmen (Variante). Der Bieter kann eine Rabattstaffelung in Abhängigkeit von der Modulanzahl angeben. Preis/Modul 12.4 Preis je m², berechnet anhand der Gesamtausstellungsfläche unter Berücksichtigung deren Ausstattung mit einem Modulsystem, mit HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannten Rahmen (Variante). Der Bieter kann eine Rabattstaffelung in Abhängigkeit von der Ausstellungsgröße angeben. Preis/m² 12.5 Vermietung selbsttragender Trennwände von 2 x 1 m mit Spotlights 2.5.1 mit Dokumentationsständern Preis/Einheit 102.5.2 ohne Dokumentationsständer Preis/Einheit 103. Montage und Demontage 3.1 Montage und Demontage - HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannte Rahmen (Variante) – je Modul à 3 x 3 m, einschließlich Transport- und gegebenenfalls Aufenthaltskosten – jeweils für Zone A, B und C3.1.1 ohne Bodenbelag Zone

A Preis/Modul 1 Zone B Preis/Modul 1Zone C Preis/Modul 1

3.1.2 mit Bodenbelag Zone A Preis/Modul 5 Zone B Preis/Modul 5Zone C Preis/Modul 5

3.2 Montage eines Ausstellungsstands mit HDK-Platten oder mit Textilmaterial bespannten Rahmen (Variante), einschließlich Transport- und gegebenenfalls Aufenthaltskosten – jeweils für Zone A, B und C3.2.1 ohne Bodenbelag Zone

A Preis/m² 1 Zone B Preis/m² 1Zone C Preis/m² 1

3.2.2 mit Bodenbelag Zone A Preis/m² 5 Zone B Preis/m² 5

160

Zone C Preis/m² 5

3.3 Montage selbsttragender Trennwände, einschließlich Transport- und gegebenenfalls Aufenthaltskosten – jeweils für Zone A, B und C

Zone A Preis/Einheit 10 Zone B Preis/Einheit 10Zone C Preis/Einheit 10

3.4 einfacher Belag (Platte, Rolle, feuerfest) Preis/m² 20 3.5 Belag mit Vierfarb-Logo (feuerfest) Preis/m² 20 3.6 Spotlights für den Stand Preis/Einheit 20 3.7 Herstellung einer Lightbox Preis/Einheit 5 3.8 Unterstützung vor Ort auf Anfrage Manntag 5 3.9 Plattform, erhöht Preis/m² 5 3.10 Boden, erhöht Preis/m² 5 3.11 Errichtung einer Empfangstheke Preis/m² 10 4. Mobiliar, Präsentationsständer (Displays) 4.1 Theke, Modulbauweise, Standard Preis/Einheit 10 4.2 Theke, Modulbauweise, hochwertig Preis/Einheit 10 4.3 Stuhl, ökonomisch Preis/Einheit 5 4.4 Stuhl, Standard Preis/Einheit 10 4.5 Stuhl, hochwertig Preis/Einheit 5 4.6 Hocker, hoch, ökonomisch Preis/Einheit 5 4.7 Hocker, hoch, Standard Preis/Einheit 10 4.8 Hocker, hoch, hochwertig Preis/Einheit 5 4.9 Hocker, niedrig, Standard Preis/Einheit 10 4.10 Hocker, niedrig, hochwertig Preis/Einheit 5 4.11 Versammlungstisch 150 x 80 x 70 cm Preis/Einheit 20 4.12 Tisch 120 x 80 cm Preis/Einheit 10 4.13 Tisch 60 x 60 cm Preis/Einheit 10 4.14 Tisch, niedrig, für Sitzecke Preis/Einheit 20 4.15 Sessel / Couch Preis/Einheit 40 4.16 Tisch, rund (Durchm. 80 cm) Preis/Einheit 10 4.17 Mantelständer Preis/Einheit 40 4.18 Metallschrank, verschließbar (Volumen ½ m³) Preis/Einheit 40 4.19 Präsentationsständer/Displays für Dokumentation Preis/Einheit 10 4.20 Vermietung von Pagoden (Minizelte) 3 x 3 m Preis/Einheit 25 4.21 Vermietung von Präsentationsständern Preis/Einheit 20 5. Design/grafische Gestaltung und Druck 5.1 Grafische Gestaltung (Formatierung) einer Schautafel, eines Gewebe- oder Sichtelements (siehe 2.4) Stunde 1 5.2.1 Druck von Schautafeln (siehe 2.5) Preis/m² 1 5.2.2 Druck auf Textilmaterial (siehe 2.5) Preis/m² 15.3 Druck von Sichtelementen für einen mobilen Stand (siehe 2.6) Preis/m² 1 5.4 Vierfarbdruck von Kakemonos: auf Wabenkarton oder auf Gewebe/Vinyl (siehe 2.7)

5.4.1 auf Wabenkarton oder (siehe 2.7) Preis/m² 105.4.2 auf Gewebe/Vinyl (siehe 2.7) Preis/m² 10

5.5.1 Nachdruck bereits bestehender Tafeln (Gewebe) und Sichtelemente (siehe 2.8) Preis/m² 20 5.5.2 Nachdruck bereits bestehender Tafeln (Forex) und Sichtelemente (siehe 2.8) Preis/m² 205.6 Druck einer neuen Tafel auf Papierträger als Poster (siehe 2.9) Preis/m² 1 5.7 Druck und Herstellung von Signalschildern (siehe 2.10) Preis/m² 20 5.8 Druck einer Tafel für die „Lightbox“ (siehe 2.11) Preis/m² 20 6. IT- und AV-Ausrüstungen 6.1 Vermietung eines Plasmabildschirms mit Anschlussmöglichkeit an einen PC oder einen Video-Player Preis/Tag 30

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(siehe 2.13 und 2.16)6.1.1 Idem 6.1 unter Anwendung eines Koeffizienten je nach Mietdauer für 2, 3, 4 Tage usw. Preis/Tag 30 6.2 Vermietung eines PC (siehe 2.13 und 2.16) Preis/Tag 30 6.2.1 Idem 6.2 unter Anwendung eines Koeffizienten je nach Mietdauer für 2, 3, 4 Tage usw. Preis/Tag 30 6.3 Vermietung eines Video-Players (siehe 2.13 und 2.16) Preis/Tag 30 6.3.1 Idem 6.3 unter Anwendung eines Koeffizienten je nach Mietdauer für 2, 3, 4 Tage usw. Preis/Tag 30 7. Kauf mobiler Stände, einschließlich Spotlights und Transportkoffer Preis/Einheit 30 Realkosten % der Gesamtverwaltungskosten

Unterschrift: ........................................................

Name: ........................................................

Datum: ........................................................

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CAHIER DES CHARGESec.europa.eu/regional_policy/archive/tender/pdf/201052/... · Web viewDie Preise der zu erbringenden Leistungen sind daher Gesamtpreise, die alle Leistungen (einschließlich