Driven by Quality

Maximale Kundenzufriedenheit ist das oberste Ziel des Nutzfahrzeugherstellers DAFTrucks N.V. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, strebt das in den Niederlandenansässige Unternehmen für seine Produktions- und Verwaltungsprozesse höchsteQualität an. Im Mittelpunkt steht ein zentraler Dokumenten-Pool.

DAF TrucksCase Study

Als erster Lkw-Hersteller der Welt erlangte DAF TrucksN.V. die Zertifizierung nach der neuen globalenQualitätsnorm ISO/TS 16949. Im Vergleich zur Norm ISO9001, die DAF bereits 1992 erfüllte, stehen hier Aspektewie kontinuierliche Verbesserung von Prozessen undVermeidung von Abweichungen und Verschwendungstärker im Mittelpunkt. Damit schließt die Norm nahtlos anMethoden wie Six Sigma und Kaizen an, die bereitszentrale Elemente des Produktionssystems desamerikanischen Mutterkonzerns PACCAR Inc. darstellen.

Zunehmend höhere Qualitätsstandards lassen sich ohneden Einsatz modernster Technologien nicht mehrerreichen. Ein Grund dafür, dass DAF Trucks im Jahr 2006das Projekt „Digital Archiving for parts invoices" zurdigitalen Archivierung von Rechnungen im BereichErsatzteile und Zubehör startete. Im Mittelpunkt derelektronischen Dokumentenverwaltung steht dasDocuWare-Archiv.

Als Ausgangspunkt für die DMS-Implementierung wähltendie DAF-Verantwortlichen den Bereich Rechnungswesenim Verwaltungssitz des Unternehmens im niederländischen Eindhoven. Der Abteilung drohte der Papier-GAU.Durchschnittlich 50.000 Ausgangsrechnungen mussten hier bisher monatlich in doppelter Ausfertigung ausgedruckt,jeweils den internen Sachbearbeitern zugeleitet und parallel an die circa 1.000 Handelspartner und Service-Stützpunkte in Europa, dem Mittleren Osten, Afrika, Australien, Neuseeland und Taiwan versandt werden. Nochbrisanter stellte sich die Situation bei der Bearbeitung der jährlich etwa 450.000 Eingangsrechnungen dar, die zu

DAF Trucks N.V.

Branche:Transportwesen, Produktion

Standort:Eindhoven (Niederlande), Produktionsstätten undVertriebsniederlassungen weltweit

Einsatzbereiche:Buchhaltung, Verwaltung, Händlerportal

Dokumentarten:Kaufmännische und buchhalterische Belege,Text- und Bilddokumente (PDF/Meinframe-generierte Dokumente, TIFF/gescannteDokumente)

Case StudyDAF Trucks 1

brisanter stellte sich die Situation bei der Bearbeitung der jährlich etwa 450.000 Eingangsrechnungen dar, die zugleichen Teilen per EDI und per Briefpost eintreffen. Die Rechnungsprüfung passiert nach den Worten von DMS-Projektleiter Teun Kremers anhand von drei Kriterien. „Erstens: Die Ware ist in unserem Lager eingetroffen. Zweitens:Die Ware entspricht in Art und Menge unserer Bestellung und drittens: Der Preis ist korrekt. Die Praxis zeigt, dass incirca 20 Prozent der Lieferungen – das heißt etwa bei 90.000 Eingangsrechnungen pro Jahr – eines dieser Kriteriennicht erfüllt ist und wir zur Klärung des Sachverhalts Rücksprache mit der jeweils auftraggebenden DAF-Fachabteilung,die die Bestellungen initiiert beziehungsweise Waren oder Dienstleistungen erhalten hatte, halten müssen", erklärtKremers. Nicht selten mussten zu diesem Zweck Rechnungskopien per Briefpost zu einer oder mehreren DAF-Produktionsstätten, Warenlagern oder Vertriebsniederlassungen geschickt werden, die DAF mittlerweile in 13europäischen Ländern betreibt.

Anforderungen und RahmenbedingungenDurch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse solltenKremers zufolge die enormen Papierberge abgebaut undder Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert werden.Zudem sollten im Rahmen der Weiterentwicklung guterpartnerschaftlicher Beziehungen zu Händlern undZulieferern das Serviceangebot und die Servicequalitätkontinuierlich ausgebaut werden. „Unser Ziel war es, dieAbläufe nicht nur zu beschleunigen, sondern dieRechnungsdokumente auch elektronisch recherchierbarzu machen, um damit unsere Auskunftsfähigkeit beieventuellen Reklamationen oder Nachfragen von Kundenund Lieferanten deutlich zu steigern", fasst Teun Kremersdie Vorgaben zusammen.

Das Lösungskonzept sah vor, ein spezielles Händler-Portal im Internet zu errichten, um darüber dieAusgangsrechnungen zu verteilen. Ausgestattet mit dedizierten Zugriffsrechten sollte jeder Händler die Möglichkeiterhalten, die an ihn adressierten Ersatzteil- oder Zubehörrechnungen rund um die Uhr aus seinem Postfachelektronisch abrufen zu können, um sie dann lokal auszudrucken. Bei der Realisierung des Portals galt es nebentechnologischen Aspekten auch rechtliche Gesichtspunkte zu beachten. „Nach niederländischem Recht müssenelektronische Rechnungen zehn Jahre gespeichert werden. Endet das Geschäftsverhältnis zwischen DAF Trucks undeinem Händler, sind wir verpflichtet, diesem die gespeicherten Rechnungen in elektronischer Form – etwa auf einer CD– zur Verfügung zu stellen“, fasst Teun Kremers die gesetzlichen Vorgaben zusammen.

Mit elektronischen Workflows plante man, die Bearbeitung der Eingangsrechnungen zu optimieren. Alle bislangpapierbasierten Rechnungsdokumente sollten zu diesem Zweck über Dokumentenscanner vom Typ Fujitsu fi-6770digitalisiert, zentral archiviert und im Rahmen eines elektronisch gesteuerten Prozesses geprüft und zur Zahlungfreigegeben werden. Europaweit – und teilweise auch außerhalb Europas – sind bis zu 700 DAF-Mitarbeiter in denProzess der Rechnungsprüfung involviert.

Eine besondere Herausforderung bei der DMS-Implementierung stellte die vorhandene IT-Infrastruktur dar. Es handeltsich dabei um ein IBM-Mainframe-System, auf dem eine eigenentwickelte ERP-Lösung läuft. „Uns war klar, dass hiervielfältige Softwareanpassungen erforderlich waren. Glücklicherweise verfügt DAF über ein hochqualifiziertes Team anIT-Spezialisten", so Teun Kremers.

Die Aufgabe

Datenübernahme aus dem proprietärenWarenwirtschafssystem

Bereitstellung von Ausgangsrechnungen überdie eigenentwickelte Portallösung

Workflow-gesteuerte Bearbeitung vonEingangs- und Lohnabrechungen

Case StudyDAF Trucks 2

Die LösungAuch bei der inzwischen realisierten Portallösung zurVerteilung der Ausgangsrechnungen für Ersatzteile undZubehör an die DAF-Fachhändler handelt es sich um eineDAF-Eigenentwicklung. Eine Schlüsselrolle bei derDatenübertragung der Rechnungsdokumente vom aufdem Mainframe befindlichen ERP-System zum Portal undzum zentralen Dokumenten-Pool spielt ein vomautorisierten DocuWare-Partner entwickeltes Modul, dasals universelle Integrationsschnittstelle fungiert. Seinehohe Anpassungsfähigkeit und Funktionalität stelltDocuWare auch bei der Prüfung und Rechnungsfreigabeder Eingangsrechnungen unter Beweis. Die vor demScannen mit einem Barcode-Aufkleber versehenenRechnungsbelege werden für die weitere Verarbeitungautomatisch indiziert. Ein Dokumenten-Workflow steuertden Rechnungsfreigabe-Prozess. EigenentwickelteSoftware-Tools erlauben den circa 300 im Bereich desRechnungswesens tätigen DAF-Mitarbeitern die Erstellungvielfältiger Reports, etwa über offene Rechnungsfreigaben.

Insgesamt greifen somit etwa 1.000 Mitarbeiter auf denzentralen Dokumenten-Pool zu. Der Zugriff erfolgtkomfortabel über den DocuWare Web Client; und zwarsowohl für die Mitarbeiter in der EindhovenerFirmenzentrale als auch für die über das firmeneigenePACCAR-Unternehmensnetzwerk angeschlosseneneuropäischen und außereuropäischen Niederlassungen.

Eingesetzte Module

Internet Server

Active Import

Recognition

Autoindex

Content Folder

Connect to SharePoint (imTest)

Connect to SAP (im Test)

Die Vorteile„Der Rechnungsversand über das Händlerportal statt perBriefpost stellt für uns eine deutliche Erleichterung und fürunsere Händler – wie ihr Feedback zeigt – einewillkommene Serviceverbesserung dar", bestätigt TeunKremers. „Durch den blitzschnellen Zugriff auf dieDokumente können zudem Rückfragen undReklamationen schnell und unbürokratisch bearbeitetwerden. Hinzu kommt, dass wir sehr viel Lagerflächeeinsparen, wesentlich weniger Papier verbrauchen undDokumente nicht mehr auf dem Postweg verloren gehenbeziehungsweise unauffindbar sind.“ Noch deutlicher wirdder Nutzen einer durchgehenden Prozessdigitalisierungbei der Eingangsrechnungsbearbeitung. Insbesondere,wenn der Auftraggeber einer Bestellung nicht eindeutigzuzuordnen war, erwies sich die Rechnungsprüfung nach den Worten von Teun Kremers als extrem zeitaufwändig.Nicht selten mussten Rechnungskopien an unterschiedliche Niederlassungen geschickt werden, um den Auftraggeberzu identifizieren und die Richtigkeit der Rechnungsstellung bestätigen zu lassen. „Heute können wir unklareRechnungen elektronisch in kürzester Zeit an einen großen Personenkreis verteilen und den Auftraggeber einerBestellung so schnell finden“, erklärt der DMS-Projektverantwortliche. Ein Vorteil, der nicht nur die Effizienz derRechnungsprüfung steigert, sondern gleichzeitig sicherstellt, dass durch die zeitnahe Bearbeitung selbst kurzeSkontofristen wahrgenommen werden können. Durch die Steuerung der Rechnungsprüfung über klar definierteelektronische Workflows wird die Kontrolle zudem transparenter und sicherer. „Senkungen der Betriebs- undVerwaltungskosten auf Seiten von DAF Trucks steht ein spürbarer Gewinn an Servicequalität auf Seiten unsererHändler und Lieferanten gegenüber", so Kremers.

Die Vorteile

Drastische Reduktion papierbasierter Ablagen

Einsparungen beim Raumbedarf

Besserer Service gegenüber Händler undLieferanten

Schnelle Rechnungsprüfung

Transparente Prozesse

Case StudyDAF Trucks 3

FazitSchätzungsweise mehr als fünf Millionen Dokumente werden nach Angaben von Teun Kremers in 2011 sicher imzentralen Dokumenten-Pool verwahrt. „Wir sind angehalten, vorzugsweise dort Investitionen zu tätigen, wo mit einerAmortisation des eingesetzten Kapitals innerhalb eines Jahres zu rechnen ist. Eine Vorgabe, die das Projekt ,DigitalArchiving‘ mühelos erfüllt hat“, resümiert Kremers.

Grund genug für die Verantwortlichen, das elektronische Archiv sukzessive für weitere Geschäftsprozesse zuverwenden. „Nach den positiven Erfahrungen mit dem Händler-Portal möchten wir auch die Kommunikation mit unserenZulieferern stärken und ihnen qualitativ noch bessere Serviceangebote machen“, plant Teun Kremers.

Mittelfristig sollen bislang proprietäre Softwarelösungen wie das eigenentwickelte ERP-System oder die eingesetztePortallösung durch Standardprodukte wie SAP und SharePoint ersetzt werden. Auch im Hinblick auf die damitverbundene Software-Migration bietet DocuWare aufgrund seiner Modularität den DAF-Verantwortlichen umfassendeInvestitionssicherheit. Die DocuWare-Zusatzmodule CONNECT to SAP und CONNECT to SharePoint werden derzeit inder DAF IT-Infrastruktur getestet.

„Jährlich rund 600.000 Ausgangsrechnungen und circa 450.000Eingangsrechnungen werden heute über automatisierte Dokumenten-Work-flows bearbeitet. Die Zeitersparnis ist enorm und der Service gegenüberHändlern und Zulieferern konnte deutlich verbessert werden. Da das DMS-Projekt sich innerhalb eines Jahres amortisiert hat, sparen wir viel Geld.“

Treun Kremers, IT-Projektmanager, DAF Trucks, Eindhoven

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Case StudyDAF Trucks 4