Das A & O in der Übersicht 1 - Wiley-VCH

1Das A & O in der Übersicht

In diesem Kapitel

✔ Besser eigene Zahlenformate

✔ Endlich richtig kalkulieren!

✔ Pivot-Tabellen

✔ Das gute Drucken

Excel ist ein »exzellentes« Programm – es bietet Ihnen eineVielzahl von Optionen, Funktionen und Formeln, mit denenSie von einfachen Tabellen bis umfangreichen Berechnun-gen alles Mögliche mit Zahlen anstellen können.

Für dieses Buch müssen Sie bestimmte Sachen schon wis-sen und dieses Wissen möchte ich mit Ihnen vertiefen. Mitder Eingabe von Zahlen beschäftigen wir uns nicht so sehr,sondern vielmehr mit den Tricks. Für den Start von Excelerhalten Sie schon den ersten Tipp. Los geht’s!

Excel kann auch mehrfach gestartet werden. HaltenSie die -Taste gedrückt und klicken Sie auf dasExcel-Symbol des bereits geöffneten Programms inder Taskleiste. Wenn Sie mit der rechten Maustasteauf das Excel-Symbol in der Taskleiste klicken, kön-nen Sie über das Kontextmenü die zuletzt verwende-ten Excel-Dateien starten. Drücken Sie zusätzlich

, öffnet sich das Optionsmenü.

Nach dem Start erscheint die Benutzeroberfläche von Excel– na klar! In Excel arbeiten Sie ja mit Zeilen und Spalten: A1,B2, D10 und so weiter. Das erinnert ein wenig an das Spiel»Schiffe versenken« – »Treffer versenkt«!

Möchten Sie neue Zeilen beziehungsweise Spalteneinfügen, markieren Sie entsprechend die Spaltenund Zeilen per Mausklick auf den Spalten- bezie-hungsweise Zeilennamen. Mit + fügen Sieein, mit + löschen Sie. Markieren Sie zumBeispiel fünf Zeilen, können Sie auch fünf Zeileneinfügen.

Bei Excel kann man leicht den Überblick verlieren, da dasProgramm sehr viel bietet. Um den Überblick wieder zu-rückzugewinnen, fasse ich im Folgenden alle wichtigenGrundfunktionen kurz und übersichtlich für Sie zusammen.

Ist Ihnen der weiße Tabellenhintergrund zu lang-weilig? Auf der Registerkarte SEITENLAYOUT könnenSie über die Schaltfläche HINTERGRUND ein persönli-ches Hintergrundbild für das Tabellenblatt auswäh-len. Und wenn Sie auch noch die Farbe der Gitter-netzlinien ändern möchten, wählen Sie den WegDATEI IOPTIONEN. Geben Sie dann über ERWEITERT unterOPTIONEN FÜR DIESES TABELLENBLATT ANZEIGEN: einfacheine andere Farbe an.

Erinnern Sie sich noch? Die erste Version von Excel unterWindows hatte ein vollkommen anderes Aussehen. VonExcel 97 angefangen bis hin zu Excel 2003 waren die Unter-schiede nicht so groß.

Seit Excel 2007 verfügen Sie über die Office-Schalt-fläche. Per Mausklick öffnen Sie das Menü mit denEinträgen. In Excel 2010 und 2013 steht Ihnen dazuDATEI zur Verfügung.

18 Excel Tipps und Tricks für Dummies

Zum Beenden von Excel können Sie auch die Tas-tenkombination + drücken. Ein Doppel-klick auf das Excel-Symbol links oben beendet Excelebenfalls!

Schnell zwischen den Fenstern wechselnIn Excel können Sie beliebig viele Arbeitsmappen aktivieren,die in verschiedenen Fenstern erscheinen. Da kann auf demBildschirm ein ganz schönes Tohuwabohu entstehen. Siekönnen sich aber auch schnell eine Ordnung am Bildschirmschaffen.

Arbeitsmappen speichern Sie über die SchaltflächeSPEICHERN ( + ) beziehungsweise über DATEI

und den Befehl SPEICHERN UNTER ( ). Bereits ge-speicherte Arbeitsmappen öffnen Sie über die Tasten

+ , neue Arbeitsmappen starten Sie über+ . Bereits geöffnete Arbeitsmappen schlie-

ßen Sie über die Tasten + oder + .

Zurück zum Thema »Arbeitsmappen anordnen« In der Re-gisterkarte ANSICHT ( + ) klicken Sie auf die Schaltflä-che ALLE ANORDNEN, um alle aktiven Arbeitsmappen anzuzei-gen (siehe Abbildung 1.1).

✔ Ein Doppelklick auf die Titelleiste schaltet eine Mappevon der Fensteransicht zur Vollansicht.

✔ Über die Schaltfläche FENSTER WECHSELN holen Sie einFenster in den Vordergrund.

Über die Tasten geht es noch schneller (siehe Tabelle 1.1)!

1 ➤ Das A & O in der Übersicht 19

Abbildung 1.1: Wie sollen die Mappen angeordnet werden?

Tastenkombination Erklärung

+ Mappen schnell anordnen

+ Zum nächsten Fenster wechseln

+ + Zur vorherigen Mappe wechseln

Tabelle 1.1: Die richtige Mappe schnell angezeigt

Mit der Tastenkombination und reduzierenSie sämtliche auf dem Desktop geöffneten Arbeits-fenster zu den einzelnen Symbolen in der Taskleiste.

Tasten zum FormatierenSie wissen bestimmt auch, dass Sie Zellen optisch zum Her-vorheben formatieren können (siehe Tabelle 1.2). In das ent-sprechende Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN gelangen Sie überdie Tasten + .



+ Durchstreichen

+ + oder + Fettschrift

+ + oder + Kursivschrift

+ + Prozentformat

+ + Rahmen entfernen

+ + Rahmen setzen

+ + Standard-Zahlenformat

+ + Tausendertrennzeichen mit zweiDezimalstellen

+ + oder + Unterstreichen

+ + Währungsformat

Tabelle 1.2: Tastenkombination zur Formatierung

Haben Sie viel formatiert und möchten Sie wiederschnell zurück zum Standard, drücken Sie einfach

+ + .

Für die eine oder andere Arbeit erleichtern die Tastenkombi-nationen das Excel-Leben sehr. Hier soll noch mal kurz aufdie Vorteile einer Tastenkombination für das Währungsfor-mat eingegangen werden:

Wenn Sie in der Registerkarte START die Schaltfläche für dasWährungsformat aktivieren, wird die Zelle automatisch mitzwei Nachkommastellen dargestellt: 2,00 Euro. Das errei-chen Sie auch über die Tasten + + . Allerdingswerden hier negative Zahlen sofort in Rot dargestellt unddas Minus erscheint direkt vor der Zahl!

Weg mit den Zahlen und der Währung und zurück zurHandhabung. Den letzten Befehl in Excel wiederholen Sieüber die Taste . In diesem Zusammenhang sollen auch


die Befehle RÜCKGÄNGIG und WIEDERHERSTELLEN kurz erwähntwerden (siehe Tabelle 1.3), deren Schaltflächen bereits inder Symbolleiste für den Schnellzugriff platziert sind.


+ Rückgängig

+ Wiederherstellen

Tabelle 1.3: Befehle schnell korrigieren

Möchten Sie eine Bruchzahl wie 3⁄4 in eine Dezimal-zahl umwanden, tippen Sie eine 0 und drücken die

, dann geben Sie den Bruch 3/4 ein. So-bald Sie bestätigen, führt Excel den dezimalen Wertin der Bearbeitungsleiste auf.

Besser eigene ZahlenformateIn Excel gibt es für die Zahlen bestimmte Formate – die An-wendung ist Ihnen ja bereits geläufig. Die vordefiniertenZahlenformate sind nur eine kleine Auswahl der Möglichkei-ten, die Sie haben. Einmal angelegt, erleichtern benutzerde-finierte Zahlenformate schnell die Eingabe und Formatie-rung von Zahlen. Eigene Zahlenformate legen Sie im Dia-logfeld ZELLEN FORMATIEREN in der Registerkarte START über dieGruppe ZAHL fest ( + ).

Alles in Farbe – die Codes dazu!Sie geben Platzhalter für Ihre eigenen Zahlenformate ein.Dazu gibt es hier die folgenden Erklärungen (siehe auch Ta-belle 1.4). Verwenden Sie »#« für Tausenderstellen und »0«für Zahlen und Nachkommastellen. Farbcodes geben Sieimmer in eckigen Klammern an. Die Farbcodes lauten:


[Schwarz], [Weiß], [Rot], [Blau], [Gelb], [Cyan],[Magenta], [Grün] oder [Farbe n] (n = 0 bis 56)

Beispielformat:

[Blau]#.##0,00 Euro;[Rot]–#.##0,00 Euro;''Null''

In diesem Beispiel werden positive Zahlen blau, negativeZahlen rot dargestellt. Die Zahl »0« erhält den Text »Null«.

Auf die Stelle kommt es an . . .Weist eine Zahl mehrere Ziffern nach dem Komma auf, wirdsie auf die entsprechende Stellenzahl gerundet!

# = Zeigt nur wichtige Ziffern an, unwichtige werden igno-riert.

0 = Zeigt Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen auf-weist, als Nullen im Format vorhanden sind.

? = Fügt an beide Seiten der Dezimalstelle Leerzeichen fürunwichtige Nullen ein.

Zahlenformat Code

1234,59 als 1234,6 ####,#

8,9 als 8,900 #,000

,632 als 0,6 0,#

12 als 12,0 und 1234,568 als 1234,57 #,0#

44,398, 102,65 und 2,8 mit ausgerichteten Dezimalstellen ???,???

5,25 als 5 1/4 und 5,3 als 5 3/10 mit ausgerichteten Divi-sionszeichen

# ???/???

Tabelle 1.4: #,0 und ? als Platzhalter


Wo steht das Trennzeichen?Zur Anzeige des Tausendertrennzeichens fügen Sie einenPunkt in das Zahlenformat ein (siehe Tabelle 1.5).

Zahlenformat Code

12000 als 12.000 #.###

12000 als 12 #.

Tabelle 1.5: Der Punkt als Trennzeichen

Texte und Bedingungen bei ZahlenGeben Sie zum Beispiel »50 Stück« in eine Zelle ein, könnenSie damit nicht rechnen! Denn das ist für Excel ein Text.Möchten Sie Texte vor oder hinter der Zahl platzieren, tip-pen Sie diesen einfach in Anführungszeichen:

#.### ''Stück''

So können Sie das (theoretisch) auch für ''Äpfel'', ''Bir-nen'', ''Eier'' und so weiter durchführen. Das Wichtige sinddabei die Gänsefüßchen ('' '') (beziehungsweise Anführungs-zeichen).

Um Nullwerte zu unterdrücken, tippen Sie die An-führungszeichen ('' '') ein.

Auch Bedingungsformate stehen Ihnen zur Verfügung. Hierzum Beispiel:

[>0]#.### [Grün]

✔ Alle Zahlen, die eingegeben werden und größer als 0sind, werden auf- beziehungsweise abgerundet und inder Farbe Grün dargestellt.


[Grün][>=1000]#.###;[Rot][<=500]#.###;[Gelb]#.###

✔ Alle Zahlen, die größer oder gleich 1.000 sind, werdenauf- beziehungsweise abgerundet und in der Farbe Gründargestellt.

✔ Alle Zahlen, die kleiner oder gleich 500 sind, werdenauf- beziehungsweise abgerundet und in der Farbe Rotdargestellt.

✔ Sämtliche anderen Zahlen werden auf- beziehungsweiseabgerundet und in der Farbe Gelb dargestellt.

Richtige Formate für die ZeitEin Tag hat Stunden, Minuten und Sekunden. Entsprechenddazu gibt es die Formate (siehe Tabelle 1.6).

Zahlenformat Zeitangabe

T Tag

h Stunde

m Minute

s Sekunde

Tabelle 1.6: Platzhalter für Zeitwerte

Mit der Tastenkombination + formatierenExcel 2010 und 2013 Zellen mit dem DatumsformatTT.MMMM.JJ.

Mal so richtig kalkulierenWie Sie mit Excel rechnen können, wissen Sie vielleichtschon. Die Rechenzeichen, die Sie brauchen, sind: +,–,* und


/. Buchstaben richten sich in einer Zelle immer nach linksaus, Zahlen dagegen nach rechts.

Zelleninhalte können auch gedreht werden. In derRegisterkarte START können Sie im Bereich AUSRICH-

TUNG die genaue Gradzahl der Drehung auswählen.Geben Sie zum Beispiel den Wert 0 ein, richtet sichder Zelleninhalt wieder normal aus.

Wenn Sie die Taste drücken, wandert der Zellzeigernach unten, drücken Sie + bewegt er sich nach oben.

Soll ein Rechenzeichen als Text eingegeben werden,tippen Sie vor der Eingabe ein Hochkomma »'« ein.

Schnell zum Ergebnis kommenExcel ist eine Software zum Rechnen – manchmal geht esschneller als man denkt. Kein Problem, wenn es immer diegleiche Rechenart ist. So ermittelt Excel in Tabellen schnelldie Summen. Sie brauchen nur die Tabelle einschließlichder Ergebniszellen zu markieren und zum Beispiel dieSchaltfläche AUTOSUMME zu klicken (siehe Abbildung 1.2).

Nullen können stören! Das ist nicht nur im richtigenLeben so, sondern auch bei Excel. Um Nullen auszu-blenden, wählen Sie DATEI IOPTIONEN IERWEITERT unddeaktivieren bei OPTIONEN FÜR DIESES ARBEITSBLATT AN-

ZEIGEN: das Häkchen bei IN ZELLEN MIT NULLWERT EINE

NULL ANZEIGEN.


Abbildung 1.2: Per Mausklick werden die Summen für mehrereZellen berechnet.

Auf der Registerkarte START können Sie weitere Funktionenfür mehrere Ergebniszellen ausführen. Zum Beispiel kön-nen Sie, wenn Sie auf AUTOSUMME klicken, den Mittelwert, dasMaximum oder Minimum berechnen (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3: Die Auswahl für weitere Funktionen

Sie können mit Funktionen auch rechnen. So ergibtdie Formel =100*SUMME(A1:A3) das Hundertfacheeiner Summe!

Diese Funktionen sollen bis zu 255 Argumente beinhaltenkönnen, gleichgültig ob Zahlen, Zellen oder Bereiche. Aber,um ehrlich zu sein, habe ich das nicht nachgezählt . . . Essind jedenfalls eine Menge!


Mit dem Befehl =SUMME(Spalte:Spalte) summieren Siesämtliche Zahlenwerte einer Spalte. Das Gleiche können Sienatürlich auch bei Zeilen angeben.

Gesamte Spalten oder Zeilen markieren Sie schnellmit einem Mausklick auf den Spaltenkopf (oder

+ ) beziehungsweise Zeilennamen(oder + ).

Wir fordern: Leichte Bezüge für alle!Und dann gibt es da noch diese »komische Sache« mit denBezügen: absolut und relativ. Die Begriffe halte ich persön-lich für unwichtig. Wichtig ist, dass Sie wissen, wann Sieeine Zelle fixieren müssen, da sich eine bestimmte Rech-nung darauf bezieht.

Wie immer . . . Dollarzeichen!Wie in dem Beispiel in Abbildung 1.4 gezeigt, ist ein einfa-ches Kopieren der Formel nicht möglich, da sich die Ermitt-lung der Prozentzahlen auf den Gesamtbetrag bezieht, derin einer bestimmten Zelle steht.

Abbildung 1.4: Ohne Fixierung der Zelle geht in dieser Tabelle nichts!

Um die Zelle zu fixieren, klicken Sie in die Bearbeitungsleis-te, markieren die entsprechende Zelle und drücken die Taste


. Die Fixierung erscheint in Form von Dollarzeichen(siehe Abbildung 1.5).

Abbildung 1.5: Die Berechnung bezieht sich immer auf die Zelle,hier im Beispiel: B14.

Das Kopieren der Formel kann nun durchgeführt werdenund die Berechnung der Kalkulation erfolgt.

Besser Zellen mit NamenVergeben Sie Namen für bestimmte Zellen beziehungsweiseBereiche, sind diese für eine Berechnung genauso fixiert.

1. Klicken Sie in die Zelle, die zu fixieren ist.

2. Klicken Sie in das NAMENFELD.

3. Vergeben Sie einen Namen für die Zelle (siehe Abbil-dung 1.6).

4. Bestätigen Sie über die -Taste.

Die Berechnung kann erfolgen. In der Formel erscheint jetztnicht mehr eine Zellenbezeichnung wie »B14«, sondern derZellenname »Gesamt«.

Wenn die Namen für Zellen vergeben sind, können sie nichtmehr so leicht geändert werden. Das geht nur über denNamens-Manager (siehe Abbildung 1.7). Diesen starten Siein der Registerkarte FORMELN oder über die Tasten +

.


Abbildung 1.6: Die Vergabe eines Namens fixiert eine Zellefür Formeln.

Abbildung 1.7: Der Manager für Namen von Zellen beziehungs-weise Zellenbereichen

Rechnen über mehrere TabellenblätterEine Arbeitsmappe umfasst mehrere Tabellenblätter (sieheden Abschnitt »Tabellenblätter leicht gemacht«). MöchtenSie über mehrere Tabellenblätter rechnen, verknüpfen Siedie Zellen einfach. Das macht etwa bei einem Kassen- oderFahrtenbuch Sinn, das mehrere Monate beinhaltet.

1. Aktivieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis stehen sollund geben Sie das Gleichheitszeichen für die Formelein-gabe ein (siehe Abbildung 1.8).

2. Wechseln Sie in das entsprechende Tabellenblatt.


Abbildung 1.8: Zelle auf dem Blatt, in der das Ergebnis stehen soll

3. Aktivieren Sie die Zelle, die verknüpft werden soll undschließen Sie die Eingabe ab, indem Sie zum Beispielüber die -Taste bestätigen (siehe Abbildung 1.9).

Abbildung 1.9: Tabellenblätter rechnerisch verknüpfen

Tabellenblätter leicht gemachtArbeitsmappen enthalten Tabellenblätter. Diese befindensich am unteren Rand des Bildschirms. Die Tabellenblättersind wie einzelne Blätter in einem Ordner. Der Ordner wie-derum stellt die Arbeitsmappe dar. So können Sie leicht mitTabellenblättern arbeiten und Rechnungen zwischen ihnenherstellen. Im Laufe der Zeit werden Sie immer mehr mitTabellenblättern arbeiten. Für die schnelle Bearbeitung soll-ten Sie ein paar Tricks anwenden.


Sie navigieren leicht zwischen den Tabellenblättern,indem Sie und die -Tasten ent-sprechend der Richtung drücken.

Tabellenblätter per MausklickUm neue Tabellenblätter mit nur einem Mausklick anzule-gen, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben den Regis-terblättern (siehe Abbildung 1.10) oder drücken die Tasten-kombination + .

Abbildung 1.10: Ein neues Tabellenblatt anlegen

Neue Arbeitsmappen verfügen automatisch über dreiTabellenblätter. Die Anzahl der Tabellenblätter er-höhen Sie über die Registerkarte DATEI. Wählen Siehier den Eintrag OPTIONEN. Bei ALLGEMEIN ändern Siedie Anzahl der Tabellenblätter.

Um die neue Option auszuführen, müssen Sie Excel beendenund wieder starten. By the way – auf gleiche Art und Weiseändern Sie in Excel auch die Standardschrift (Schriftart und-größe).

Farblich hervorhebenDie Register von Tabellenblättern können zur besseren Ori-entierung farblich markiert werden.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Register.

2. Wählen Sie über REGISTERFARBE eine Farbe aus.


Inhalte schnell verschieben und kopierenMit einem Rechtsklick auf ein Tabellenblatt stehen Ihnennoch weitere Möglichkeiten wie EINFÜGEN, LÖSCHEN, VERSCHIE-

BEN oder KOPIEREN zur Verfügung. Einfacher und vor allemschneller geht es so: Möchten Sie den Inhalt von einem Ta-bellenblatt zum nächsten verschieben, klicken Sie auf dasRegisterblatt und ziehen es mit gedrückter Maustaste aufdas entsprechende Registerblatt.

Wollen Sie den Inhalt eines Tabellenblattes kopieren, drü-cken Sie zusätzlich die -Taste. Es erscheint am Maus-zeiger ein Plus (siehe Abbildung 1.11).

Abbildung 1.11: Inhalte von Tabellenblättern kopieren

Excel springt automatisch in das andere Arbeitsblatt undzeigt Ihnen dessen Inhalt an. Das neu angelegte Blattregis-ter trägt hier den Namen »Beispiel (2)«. Möchten Sie ein Ta-bellenblatt umbenennen, doppelklicken Sie auf den Namen(siehe Abbildung 1.12) und überschreiben die Markierungeinfach.

Abbildung 1.12: Den Namen für das Tabellenblatt ändern –doppelklicken und einfach überschreiben

Sie können für den Namen von Tabellenblättern biszu maximal 31 Zeichen (Buchstaben, Zahlen) ver-wenden – nicht erlaubt sind die sogenannten Son-derzeichen wie /% [.


Mehrere Tabellenregister (3D-Markierung) markierenSie mit (einzeln) oder (von . . . bis) und kli-cken entsprechend mit der Maus. Haben Sie mehrereTabellenblätter markiert, bilden sie eine Gruppe. Ein-gaben und Änderungen gelten dann automatisch fürdie gesamte Gruppe. Klicken Sie auf ein Tabellen-blatt, das nicht zur Gruppe gehört, oder mit aufdas erste Blatt, wird die Gruppe wieder gelöscht.

Tabellenblätter: Top SecretMöchten Sie einzelne Tabellenblätter vor fremden Zugriffenschützen, blenden Sie diese aus. So können Sie hier zum Bei-spiel geheime Informationen oder Berechnungen verstecken.

Untergetaucht – nicht sichtbar!Klicken Sie zum Ausblenden des Inhalts eines Tabellenblattsmit der rechten Maustaste in das Register und geben Sie denBefehl AUSBLENDEN an. Über EINBLENDEN blenden Sie die Tabel-lenblätter natürlich wieder ein.

Zeilen und Spalten lassen sich auch schnell ein- undausblenden. Das geht mit rechtem Mausklick aufZeilen- oder Spaltenkopf.

Noch schneller geht’s über die Tastatur (siehe Tabelle 1.7).


+ + Zeilen ausblenden

+ Zeilen einblenden

+ Spalten ausblenden

+ + Spalten einblenden

Tabelle 1.7: Zeilen und Spalten ein- und ausblenden


Der bisherige Nachteil: Jeder kann ausgeblendete Tabellen-blätter mit einem einfachen Mausklick auch wieder einblen-den. Blenden Sie Zeilen beziehungsweise Spalten aus, kön-nen Sie eine Bearbeitung des Tabellenblattes verhindern.

1. Drücken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namendes Tabellenblatts.

2. Wählen Sie den Eintrag BLATT SCHÜTZEN . . . (siehe Abbil-dung 1.13).

Abbildung 1.13: Ein Tabellenblatt vor Änderungen schützen

3. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie über dieSchaltfläche OK.

Tabellenblätter Undercover: Very HiddenEine andere Möglichkeit, Tabellenblätter zu verstecken, istdie Angabe VERYHIDDEN. Dazu nutzen Sie den Visual Basic-Editor (siehe Abbildung 1.14).


1. Starten Sie den Visual Basic-Editor über die Tastenkom-bination + .

2. Starten Sie im Menü ANSICHT den PROJEKT-EXPLORER mit+ .

3. Aktivieren Sie im Menü ANSICHT das EIGENSCHAFTENFENSTER

mit .

4. Markieren Sie im Fenster PROJEKT – VBAPROJECT das zuversteckende Tabellenblatt.

5. Klicken Sie im Fenster EIGENSCHAFTEN auf VISIBLE.

6. Wählen Sie XLSHEETVERYHIDDEN aus.

Abbildung 1.14: Zuerst das Tabellenblatt aktivieren,dann auf VeryHidden einstellen.

7. Wechseln Sie zurück zum Programm Excel mit +.


Nun könnte aber ein nicht berechtigter Anwender die Very-Hidden-Einstellung auch wieder aufheben! So können Siedas verhindern:

1. Klicken Sie im Visual Basic-Editor mit der rechten Maus-taste auf das Projekt.

2. Wählen Sie den Eintrag EIGENSCHAFTEN VON VBAPROJECT . . .

3. Geben Sie in der Registerkarte SCHUTZ ein Kennwort an.

4. Speichern Sie die Datei als Makro-Arbeitsmappe (*.xlsm).

Sie können Dateien zum Öffnen und Bearbeitenschützen! Aktivieren Sie bei SPEICHERN UNTER dieSchaltfläche TOOLS. Geben Sie unter ALLGEMEINE OP-

TIONEN die Kennwörter ein.

Schnelle Analysen mit Pivot-TabellenBei umfangreichen Tabellen kann man leicht den Überblickverlieren: Zahlen, Zahlen und noch mehr Zahlen. Wie sollman da wissen, wer zum Beispiel wie viel ausgegeben hat.

Pivot-Tabellen sind Auswertungen einer Liste oder Daten-bank. Sie ermöglichen eine komfortable Analyse von Daten(siehe Abbildung 1.15).

1. Aktivieren Sie eine Zelle innerhalb der Tabelle.

2. Aktivieren Sie über die Registerkarte EINFÜGEN die Schalt-fläche PIVOTTABLE.

3. Bestätigen Sie mit OK (siehe Abbildung 1.16).

Der Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDLISTE erscheint amrechten Bildschirmrand. Über die Schaltfläche FELDLISTE

blenden Sie diesen ein und aus.


Abbildung 1.15: Je umfangreicher Tabellen werden, desto schwererist die Datenanalyse – hier ist es ja noch übersichtlich, aber für

ein Beispiel reicht es.

Abbildung 1.16: Excel erstellt automatisch ein neues Tabellenblatt,wenn Sie nichts anderes angeben.

Ziehen Sie mit der gedrückten, linken Maustaste die Felderin den angezeigten Bereich, um das Aussehen für die Pivot-Tabelle festzulegen (siehe Abbildung 1.17). Durch das Zie-hen mit der Maus ändern und entfernen Sie die Felder auchwieder. Der Vorteil dabei ist, Sie sehen alles in der Vorschauim Tabellenblatt.


Abbildung 1.17: Mit gedrückter, linker Maustaste legen Sie dasLayout der Pivot-Tabelle fest.

Daten sofort auswertenPivot-Tabellen ermöglichen verschiedene Ansichten (Aus-wertungen) des Datenmaterials. Klicken Sie auf das kleineDreieck, öffnet sich eine Liste, in der Sie sich bestimmteDaten anzeigen lassen können (siehe Abbildung 1.18).

Die Auswertung der Daten kann auf unterschiedliche Artund Weise erfolgen. Sobald Sie eine Pivot-Tabelle angefer-tigt haben, stehen Ihnen unter der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS in der Multifunktionsleiste zwei weitere Registerkar-ten zur Verfügung.

Auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ENTWURF wählen Sieüber die Schaltfläche GESAMTERGEBNISSE, wie die Gesamter-gebnisse der Zeilen und Spalten erscheinen beziehungsweiseaktiviert werden sollen.


Abbildung 1.18: Die Daten können nun analysiert werden.

Über die Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/OPTIONEN könnenSie die Darstellung der Zellenwerte ändern. Dazu aktivierenSie die Schaltfläche WERTE ANZEIGEN ALS im Bereich BERECH-

NUNGEN. Hier legen Sie fest, wie die Werte erscheinen sollen,zum Beispiel als Prozente der Gesamtsumme.

Die Auswertungen schnell umstellenEin besonders großer Vorteil von Pivot-Tabellen ist das ein-fache nachträgliche Umstellen und Ändern der Daten, ohneeine neue Pivot-Tabelle erstellen zu müssen. Ziehen Siedafür die Pivot-Tabellen-Felder einfach mit der Maus ineinen anderen Bereich (siehe Abbildung 1.19).


Abbildung 1.19: Die Pivot-Tabellen-Felder einfach mit der Maus inandere Bereiche ziehen

Sie können eine Zelle mit den Auswertungen derPivot-Tabelle verknüpfen (siehe Abbildung 1.20). Da-bei hilft Ihnen die Funktion: PIVOTDATENZUORD-NEN().

Abbildung 1.20: Zellverknüpfungen auf Pivot-Tabellen


Der versteckte AssistentBis zu Office 2007 gab es den nützlichen PivotTable-/Pivot-Chart-Assistenten. Auf den ersten Blick sieht es so aus, alswäre dieser abgeschafft worden ... Ist er aber nicht!

Wenn Sie die Tasten + + drücken, kommt der alteAssistent wieder zum Einsatz.

Im klassischen Layout, erstellt mit dem Assistenten, könnenSie die Feldsymbole nicht nur aus der Feldliste ziehen, son-dern auch innerhalb des Layouts verschieben. Dazu mussdie Arbeitsmappe allerdings im Kompatibilitätsmodus abge-speichert sein.

Eine Pivot-Tabelle wird »eigentlich« aus einzelnen Listen er-stellt. Wenn Sie aber den Assistenten mit + + star-ten, können Sie mehrere Bereiche berücksichtigen. GebenSie dazu in Schritt 1 MEHRERE KONSOLIDIERUNGSBEREICHE an.

PowerPivot ermöglicht den Import und die Auswer-tung sehr großer Datenmengen. Den Download vonMicrosoft dazu finden Sie unter www.powerpivot.com.

Das gute DruckenWenn Sie Ihre Zahlen schwarz auf weiß auf Papier habenmöchten, können Sie Ihre Excel-Tabellen natürlich auchausdrucken. Um zu sehen, wie das Tabellenblatt ausgedrucktaussieht beziehungsweise ausgedruckt aussehen würde,wechseln Sie unter ANSICHT von NORMAL zu SEITENLAYOUT.


Die Seitenränder anpassenVielleicht möchten Sie die Seitenränder vor dem Druckennoch ändern? Sie können die Seitenränder einer Arbeits-mappe in NORMAL, BREIT oder SCHMAL ändern. Wählen Siedazu die Registerkarte SEITENLAYOUT ( + ) und dieSchaltfläche SEITENRÄNDER. Das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN er-scheint auf dem Bildschirm. Sie können die Angaben selbstfestlegen.

Noch schneller geht es so: Die Seitenansicht ( + )zeigt den Druck so, wie das Papier aus dem Drucker kom-men würde. Das spart Zeit und vor allem Papier und schontvielleicht sogar Ihre Nerven, bevor Sie immer wieder undwieder drucken.

Die Schaltfläche SEITENANSICHT UND DRUCKEN können Sie in dieSymbolleiste für den Schnellzugriff einfügen (siehe Abbil-dung 1.21).

Wenn Sie in der Seitenansicht rechts unten die Randsym-bole einschalten, können Sie Spaltenbreiten, Seitenränderund/oder Kopf- und Fußzeilenbereiche direkt mit Ziehender Maus ändern.

Passt Ihre breite Kalkulation nicht auf eine Seite, da dieseauf das Hochformat eingestellt ist, wechseln Sie zum Quer-format. Aktivieren Sie dazu die Registerkarte SEITENLAYOUT

und klicken Sie dort auf die Schaltfläche AUSRICHTUNG.

Bevor Sie eine Kalkulation ausdrucken, sollten Sie den Aus-druck auf seine Korrektheit hin zuerst am Bildschirm prü-fen! Durch den Befehl UMBRUCHVORSCHAU wird eine Kalkulati-on auf Druckseiten verkleinert. Hier können Sie auch Ände-rungen vornehmen.


Abbildung 1.21: Auswahl öffnen und die Schaltfläche SEITENANSICHT

UND DRUCKEN in die Symbolleiste einfügen

Der SchnelldruckUm nur das jeweilige Arbeitsblatt auszudrucken, auf dem Siesich gerade befinden, nutzen Sie am einfachsten denSchnelldruck. Dafür legen Sie die Schaltfläche DRUCKEN (fürden Schnelldruck) in der Symbolleiste für den Schnellzu-griff an. Außerdem ist es empfehlenswert, die SchaltflächeSEITENANSICHT UND DRUCKEN, also die Vorschau eines Drucks,einzubinden.

1. Öffnen Sie die Auswahl neben der Symbolleiste für denSchnellzugriff.

2. Aktivieren Sie den SCHNELLDRUCK.


Der präzise DruckFür den Ausdruck steht Ihnen zusätzlich auf der Register-karte DATEI der Menübefehl DRUCKEN ( + ) zur Verfü-gung. Hier können Sie Ihre Angaben noch weiter detaillie-ren. So geben Sie hier zum Beispiel an, wie viele ExemplareSie von Ihrer Kalkulation wünschen oder welche Seiten ge-druckt werden sollen.

Möchten Sie nur einen bestimmten (Zellen-)Bereich inner-halb eines Arbeitsblatts ausdrucken, können Sie einen be-stimmten Druckbereich festlegen.

1. Markieren Sie den Zellenbereich, den Sie ausdruckenmöchten. Eine Liste beziehungsweise einen Druckbe-reich können Sie über die Tasten + markieren.

2. Klicken Sie in der Registerkarte SEITENLAYOUT ( + )auf die Schaltflächen DRUCKBEREICH IDRUCKBEREICH FESTLE-

GEN. Der Druckbereich wird festgelegt.

Um verschiedene Zellenbereiche zu markieren, wäh-len Sie diese mithilfe der -Taste aus. Halten Siedazu die Taste gedrückt, während Sie die gewünsch-ten Zellen markieren.

Sind mehrere Bereiche markiert, wird jeder mar-kierte Block einzeln ausgedruckt.

Beim nächsten Ausdruck wird nur dieser Bereich gedruckt.Soll später die gesamte Tabelle ausgedruckt werden, wählenSie wieder die Registerkarte SEITENLAYOUT. Aktivieren Siedann DRUCKBEREICH IDRUCKBEREICH AUFHEBEN. Excel merkt sichden Druckbereich über einen Bereichsnamen. Diesen kön-nen Sie im NAMENS-MANAGER leicht bearbeiten (RegisterkarteFORMELN oder + ).


Wenn Sie einen Druckbereich mit der FunktionBEREICH.VERSCHIEBEN() anlegen, werden immeralle Zeilen und Spalten ab der Zelle A1 gedruckt.Geben Sie die Funktion im NAMENS-MANAGER über dieSchaltfläche BEARBEITEN bei BEZIEHT SICH AUF: an.

Sie können eine Tabelle durch Verkleinern an die Druckseiteangleichen. Dadurch wird die Tabelle automatisch bei jedemAusdruck angepasst (Registerkarte SEITENLAYOUT ISKALIERUNG).

Im Zusammenhang mit dem Thema »Drucken«möchte ich hier noch kurz auf das Erstellen vonPDF-Dateien eingehen! Sie haben die MöglichkeitPDF-Dateien zu erstellen. Dazu geben Sie einfach imDialogfeld SPEICHERN UNTER als Dateityp »PDF« an. Siekönnen aber auch DATEI ISPEICHERN UND SENDEN ( +

+ ) wählen und geben PDF/XPS-DOKUMENT ERS-

TELLEN IPDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN an. Bei Excel2013 können Sie nicht nur PDF-Dateien erstellen,sondern auch lesen und sogar verändern. Mit Excel2007 und 2010 dagegen können Sie diese nur erstel-len. Zum Lesen benötigen Sie ein Programm, das Siesicherlich bereits kennen: zum Beispiel den AdobeReader (Freeware). Ich empfehle immer das Pro-gramm PDF-XChange Viewer (Freeware). Mit dieserSoftware können Sie nicht nur PDF-Dateien lesen,sondern auch verändern.


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