Das umfassende Workforce Management. · Fact Sheet 2 Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0 Funktionen – Mitarbeiter Positivzeiterfassung (Hardware-, ARGOS-Webterminal,

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Das umfassende Workforce Management.Das umfassende Workforce Management.

Jederzeit den richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personal-planung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden.

Das Controlling der Mitarbeiterdaten und Zeitkonten ist eben-falls ein wichtiger Bestandteil, um den effi zienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tarifl ichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden.

Das webbasierte Workforce Management ARGOS unterstützt übergreifend die Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei dem Zeitmanagement und der ganzheitlichen Personaleinsatz-planung.

ARGOS lässt sich vom Modul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce Management ausbauen. Personalressourcen werden effi zient eingesetzt und teure Unter- und Überbesetzungen werden vermieden.

Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaff en einen ganzheitlichen Überblick über die Perso-nalressourcen.

Darüber hinaus werden die Mitarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess (z.B. Urlaubsanträge stellen) eingebunden und der Verwaltungsaufwand wird reduziert.

ARGOS Module

Personaleinsatzplanung

Bedarfsermittlung

Zeitmanagement

Mitarbeiter-Self-Service

Fact SheetWorkforce Management

ARGOS


Personaleinsatzplanung

M fl exible Zeitraum- & Arbeitsplatzplanung in der Tages-/ Wochenansicht M Unterstützung durch SchichtmodelleM Übersicht der MonatsplanungM Planungsunterstützung durch Kennzahlen M Warnungen bei Regelverstößen (z.B. Unter-/ Überbesetzungen, bei Fehlbesetzungen, bei gesetzlichen, tarifl ichen Regelungen und Betriebsverein- barungen) M Berücksichtigung von Qualifi kationen & Pfl ichtfunktionenM Gruppierung nach Abteilung / BereichenM Echtzeit-Übersicht der Saldenstände & der anfallenden Personalkosten im PlanungsprozessM Planungs-Workfl ow: planen-prüfen-festschreiben-ändernM Duplizieren von Referenzwochen M Anlegen von individuellen Tages- und WochentemplatesM Übergreifende MitarbeiterausleiheM Planung der Personalkosten für einen defi nierten Zeitraum M Soll-Ist-Vergleiche

Bedarfsermittlung

M Manuelle Festlegung des PersonalbedarfsM Erstellung von Bedarfsvorlagen M Automatische Berechnung des Personalbedarfs aus prognostizierten & historischen Basiswerten M Visualisierung der Bedarfsabdeckung im Einsatzplan

Zeitmanagement

M Zeiterfassung über Web- oder Zeiterfassungsterminals M Auswahlmöglichkeit der Tätigkeit / des Bereiches & KostenstelleM Kontrolle sowie Korrektur der Ist-ZeitenM Soll-Ist-Vergleich M Arbeitszeitnachweis je Mitarbeiter/BereichM Freigabe der Ist-Zeiten M Abbildung von Zuschlags- & PausenregelnM Bewertungen von Abwesenheiten M Überwachung von maximal erlaubten Monats- & ÜberstundenM Abbildung verschiedener ArbeitszeitmodelleM Defi nition & Zuordnung von Kostenstellen

Fact SheetWorkforce Management

ARGOS

Mitarbeiter-Self-Service

M Abwesenheitserfassung M Genehmigungsworkfl ow M Saldenübersicht M Einsicht des persönlichen Einsatzplanes M zusätzliche ARGOS App für den Mitarbeiter

Controlling

M Online Berichte M Erstellung von individuellen Berichten M Aufbereitung von Informationen/Controlling-Werte auf der StartseiteM Übergabe an externe BI-Systeme

Logistik

M Anlage von SchichtenM Zuordnung von SchichtenM Bewertung der Stempelzeiten anhand der geplanten SchichtzeitM ganzheitliche Übersicht für den Zeitbeauftragten

Referenzen

Vorplanung

M Jahreshochrechnung - Planung der Personalkosten für das Folgejahr M Vertriebsplanung - Planung der Personalkosten für

potentielle Standorte und noch nicht eröff nete Filialen

Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.

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ARGOS – Effizientes Zeitmanagement.

Das zukunftsweisende ARGOS Zeitmanagement stellt in Echtzeit alle zeitwirtschaftlichen Informationen für die Entgeltabrechnung bereit. Darüber hinaus unterstützt ARGOS bei der Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen (z.B. Mindestlohn, Ruhezeiten, Einsatzhäufigkeiten).

Die Ist-Zeiten und Tätigkeiten werden nach der zeitwirt-schaftlichen Bewertung automatisch via Schnittstelle oder Export an das Lohn- & Gehaltssystem übergeben. Die Übersicht der aktuellen Zeitsalden, Fehlzeiten, Überstunden und Zeitkonten sind stets per Knopfdruck möglich und bilden aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen für das Management.

Fact SheetARGOS

Zeitmanagement

Ob im Store, in der Zentrale, im Logistikzentrum oder von unterwegs – über das ARGOS Webterminal, die ARGOS App oder einem Hardwareterminal erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten effizient. Über den Employee Self Service stellen Mitarbeiter Abwesenheitsanträge und erhalten Einsicht in ihre aktuellen Saldenstände, Abwesenheiten sowie Über-/ Unterstunden. Auf diese Weise wird nicht nur der Vorgesetzte entlastet, sondern auch die Transparenz erhöht und die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert.

Zusammengefasst automatisiert ARGOS die Prozesse rund um die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, minimiert den Administrations-aufwand und reduziert Fehlerquellen bei der Zeitbewertung.

Referenzauszug

Fact Sheet

2

Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0

Funktionen – Mitarbeiter

Positivzeiterfassung (Hardware-, ARGOS-Webterminal, ARGOS App)Saldenabfragen (Zeitkonto, Urlaub)Kostenstellen- & Tätigkeitenauswahl

Funktionen – Vorgesetzter

Kontrolle, Korrektur und Freigabe von ZeitbuchungenSoll-Ist-VergleichÜbersichtliche Darstellung aller ZeitkontenFehlbuchungsprotokoll Arbeitszeitnachweis je Mitarbeiter/BereichUmfassendes Reporting

Allgemeine Vorteile

Positiv- oder NegativzeiterfassungBerücksichtigung von Zuschlags- & Pausen-regeln, gesetzlichen Regelungen,individuellen Betriebsvereinbarungen, Tarif-verträgen (z.B. Einzelhandel, Österreichischer Kollektivvertrag)Einheitliche zeitwirtschaftliche Bewertung der An- & AbwesenheitenAutomatische Übergabe der bewerteten Zeiten, Krankheits- & Urlaubstage an Lohn- & Gehaltssysteme (z.B. DATEV, PAISY, SAP)

Fact SheetARGOS

Zeitmanagement

Transparenz bei der ZeitwirtschaftProduktivitätssteigerungFehlerminimierung bei der AbrechnungControlling der Zeitkonten & KostenEinhaltung der gesetzlichen Regelungen(z.B. Mindestlohngesetz, Jugendarbeits-schutzgesetz)Zentrale Datenhaltung & Echtzeitdaten durch webbasierten ZugriffMehrsprachigkeit

Vorteile

Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Automatischer Planvorschlag Mitarbeiter-Self-Service Logistik

ARGOS Workforce Management System Module



basic AGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 32Anzahl Mitarbeiter: 750Länder: DE, AT

Deichmann SEBranche: SchuheinzelhandelAnzahl Filialen: 3.600Anzahl Mitarbeiter: ca. 36.000Länder: 24

Dirk Rossmann GmbHBranche: Einzelhandel-DrogerieAnzahl Filialen: mehr als 1.900Anzahl Mitarbeiter: ca. 29.000Länder: DE

Fitness First GmbHBranche: FitnessbrancheAnzahl Filialen: ca. 90Anzahl Mitarbeiter: ca. 4.300Länder: DE

Gries Deco Company - DepotBranche: Einzelhandel-EinrichtungAnzahl Filialen: ca. 480Anzahl Mitarbeiter: ca. 6.000Länder: DE, AT, CH

Görgens Gruppe Branche: TextileinzelhandelAnzahl Filialen: 100Anzahl Mitarbeiter: 1.050Länder: DE & AT

Kienast Schuhhandels GmbH & Co.KG Branche: SchuheinzelhandelAnzahl Filialen: ca. 370Anzahl Mitarbeiter: ca. 1900Länder: DE

MARKANT - Fritz Feldmann GmbH & Co. KGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 30Anzahl Mitarbeiter: n.a.Länder: DE

ARGOSAuszug der Referenzen

„Ein hoher Bekanntheitsgrad in der Branche in Kombination mit einem sehr guten Ruf haben uns die Entscheidung pro „ETHALON“ erleichtert. Die kompetente enge Projektbetreuung mit fachkundigen ETHALON-Personal hat dazu geführt, dass wir uns von Anfang an gut betreut gefühlt haben.“

Astrid Kienast , Personalwesen,Kienast Schuhhandels GmbH & Co. KG

„ETHALON weiß, wie der Handel tickt und deckt somit unsere Anforderungen optimal ab. Die sehr persönliche und professionelle Betreuung während des gesamten Prozesses hat uns von Anfang an absolut überzeugt.“

Michael Obermeier, Personalleiter der SuperBioMarkt AG

„ARGOS ist für uns ideal, da sich die Software auch in Zukunft fl exibel an unsere Wachstumsziele anpasst.“

Martina Arnold , Personalreferentin und Projektleiterin ARGOSbasic AG

„Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht.“

Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail Operation, Gries Deco Company GmbH

SuperBioMarkt AGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 26Anzahl Mitarbeiter: ca. 700Länder: DE

LPP Deutschland GmbHBranche: TextileinzelhandelAnzahl Filialen: 1.600Anzahl Mitarbeiter: ca. 18.000Länder: DE

Stand 2016

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Mit PEP auf Wachstumskurs

Europas größter Schuheinzelhändler DEICHMANN setzt international auf eine webbasierte Personaleinsatzplanung, die individuell an die IT-Strategie des Unternehmens angepasst wurde.

Weltweite Expansion

Wachstum schreibt sich DEICHMANN: 33.700 Mitarbeiter sind inzwischen weltweit für den Konzern in 3.325 Filialen beschäftigt. Aber parallel zu dieser internationalen Expansion in inzwischen 23 Ländern wachsen auch die Herausforderungen. Besonders die IT muss beachten, dass ihr zentrales EDV-System die länderweit sehr unterschiedlichen Standards für Schnittstellen, divergierende Fiskalgesetze, verschiedene elektronische Zahlungssysteme, Sprachen und weitere Besonderheiten optimal integriert.

Komplexe Aufgabe für die IT

In 2007 suchte DEICHMANN eine passende Lösung zur Personaleinsatz-planung (PEP). Bisher verwendete das Unternehmen ein Personalmodul auf Basis von Lotus Notes. Wichtig war für die neue Lösung, dass PEP die Personalstammdaten und Arbeitszeiten problemlos aus den Filialen in die zentrale HR- und Lohn-software überträgt. PEP sollte durch das konzernweit eingesetzte SAP-System steuerbar sein. Außerdem wollte man Bearbeitungszeiten beschleunigen, doppelte Daten beseitigen und für eine fehlerfreie Abrechnung sorgen.

Viele PEP-Produkte, die auf dem Markt etabliert sind, konnten diese indivi-duellen Anforderungen jedoch nicht erfüllen. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ARGOS, die Personaleinsatzplanung von ETHALON.

„Dank ARGOS gelingt unseren Mitarbeitern die Verwaltung von Personal-daten effizienter. Sie können sich intensiver um ihre Kernkompetenz kümmern – denService am Kunden.“

Uwe Metz, Leiter POS-Systeme,DEICHMANN

UnternehmenDEICHMANN SE

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Weitere Informationen

IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße 5-9 20095 Hamburg

T: 040 32 04 696 40F: 040 32 04 696 50E: [email protected]

ImpressumIT-Informatik GmbHStand: 05.13

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Sichere und effiziente Planung

ARGOS erfasst bei DEICHMANN automatisch alle relevanten Größen: Vertragsarbeitszeiten, Tarifbestimmungen, Qualifikationen und Freizeit-wünsche. Der Zugriff auf PEP erfolgt an der Kasse per Browser. Der Verkaufs-leiter profitiert dabei von übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plan-tafeln. Er hat außerdem in Sachen Budgetkontrolle immer Kennzahlen und Abweichungen, beispielsweise zu verbrauchten und geplanten Kosten, im Blick und kann mögliche Kurskorrekturen vornehmen. Die Zentrale wiederum verschafft sich einen schnellen Überblick über die Filialen und Standorte.

Länderspezifisch und individuell anpassbar

Ein weiterer Pluspunkt: ARGOS steht in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Es berücksichtigt diverse länderspezifische Tarifmodelle und Regeln, lässt sie sich immer wieder leicht an eine gewünschte Sprache und spezielle nationale Anforderungen anpassen, beispielsweise die sehr individuellen Zuschlagsregeln.

Nach der erfolgreichen Einführung von ARGOS in den deutschen Filialen von DEICHMANN ist die PEP deshalb seit 2009 auch im internationalen Filialnetz im Einsatz. Mittlerweile sind 22 Länder mit ARGOS auch während des laufenden Betriebs abgedeckt worden.

Fazit:

Mit ARGOS ist die Personalplanung bei DEICHMANN jetzt übersichtlicher, schneller und zuverlässiger. Außerdem kann sie im Rahmen des internatio-nalen Wachstums leicht an die gewünschte Sprache oder spezifische Länderanforderungen angepasst werden.

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Flexibel in allen FilialenEffiziente Personaleinsatzplanung in den Bio-Supermärkten der basic AG

Die basic AG betreibt in 17 deutschen Städten erfolgreich 33 Bio-Supermärkte im Lebensmittelhandel. Mit Kurs auf Wachstum. Ihre Frische-Supermärkte bieten ein Vollsortiment mit rund 12.000 Produkten. Seit März 2015 setzt das Unternehmen in seinen Filialen das innovative Workforce Management ARGOS von ETHALON (IT-Informatik GmbH) ein.

Komplexe Daten

Vorher hatte die basic AG eine eigene Software verwendet, mit der die Filialleitungen vor Ort den Einsatz ihrer Mitarbeiter planen konnten. Sie bil-dete jedoch viele neue Anforderungen, zum Beispiel komplexe betriebliche Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Regelungen, nicht mehr ausreichend ab. Weitere Aspekte, die eine moderne Personaleinsatzplanung beim Unterneh-menswachstum gerecht werden muss, waren nur schwer zu integrieren.

Ein internes Gremium aus Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, IT und Filialleitern entschied sich daher für ARGOS. Wichtig war, dass die Software bereits als Standardvariante viele firmeneigene Bedürfnisse abbilden konnte und mit einigen Anpassungen in kurzer Zeit einsetzbar war.

Schulung und Rollout

Während der Pilotphase, ließ die basic AG ihre Filialleiter von ETHALON in einem eintägigen Training schulen. Ziel war, sie mit der Bedienung von ARGOS vertraut zu machen und eine schnelle Einarbei-tung in das Programm zu ermöglichen. Dank über-sichtlicher Gestaltung und MouseOver ist die Software in vielen Bereichen des täglichen Handlings selbst-erklärend. ETHALON begleitete den folgenden Rollout mit umfangreicher und kompetenter Beratung.

Unternehmenbasic Aktiengesell-schaft Lebensmittel-handel

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„Die Filialleiter berichteten bereits nach kurzer Zeit, dass sie dank ARGOS, einfa-cher und übersichtlicher planen können und somit auch wichtige Zeit einsparen.ARGOS ist für uns ideal, da sich die Soft-ware auch in Zukunft flexibel an unsere Wachstumsziele anpasst.“

Martina Arnold, Personalreferentin und Projektleiterin ARGOS, basic AG

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Seit mehreren Monaten verfügen die 33 Filialleiter nun bundesweit mit ARGOS über ein Instrument, mit dem sich ihre tägliche Arbeit erleichtert hat. Damit können ihre Daten in der übersichtlichen Anwendungsoberflä-che schneller und einfacher eingegeben oder bei neuen Entwicklungen korrigiert werden.

Mehr Transparenz

ARGOS ist webbasiert und muss nicht auf den PCs in den Filialen installiert werden. Updates, Backups und Sicherheitssysteme laufen aktualisiert im Hintergrund. Das Controlling der Märkte sowie ihre Personalressourcen können durch ARGOS zentral gebündelt und filialübergreifend analysiert werden. Berichte zu Urlaubs- oder Arbeitszeiten sind hierdurch leichter auszuwerten.

Weitere Rollouts

Bereits im ersten Halbjahr 2016 unterstützt ARGOS weitere Filialen: Die basic AG wird die Software auch in den beiden österreichischen Filialen imple-mentieren. Besonders wichtig bei der Einführung in Österreich wird die Berücksichtigung der länderspezifischen kollektivvertraglichen Regelungen.

Gries Deco Company GmbH plant in Ihren 400 Depot Filialen mit ARGOS kostenübersichtlicher

Die Gries Deco Company GmbH – mit über 7.100 Mitarbeitern, in drei Län-dern (D / AT / CH) - suchte 2011 die optimale Personalplanungssoftware für Ihre Filialen. Eine automatisierte Abrechnung und volle Transparenz in Bezug auf die Personalkosten waren Voraussetzung. Da ARGOS diese Vorausset-zungen problemlos abdeckt, unterstützt ARGOS nun seit 3 Jahren die Gries Deco Company bei der Personalplanung.

Volle Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnung

Die Personaleinsatzplanung ARGOS wurde 2012 bei der Gries Deco Company eingeführt. Seitdem wird das Personal dezentral geplant. Die gesetzlichen Vor-gaben sowie fi rmeninterne Arbeitszeitregeln werden in ARGOS systemisch abgebildet.

Durch die Schnittstelle zum Abrechnungssystem PAISY wird der Abrechnungspro-zess automatisiert und op-timiert. Das Unternehmen hat durch die zukunftsge-richtete Hochrechnung Ihrer Personalkosten die volle Kostenkontrolle.

Länderspezifi sche Regelungen wurden angepasst, um ARGOS 2013 in Österreich erfolgreich einzuführen. Ab dem Jahr 2012 wird die in ARGOS integrierte Zeiterfassung in der Zentrale eingesetzt, die Mitarbeiter erfassen Ihre Arbeits- und Pausenzeiten über ein Webterminal.

Ein weiterer Pluspunkt für DEPOT ist, dass ARGOS komplett webbasiert ist und unterschiedlichste Nutzer per Webbrowser mit dem System arbeiten. Dadurch liegen immer aktuelle Daten vor.

ARGOS soll 2015 auch in den 31 Schweizer Filialen eingesetzt werden. Hier wird ARGOS auch in französischer Sprache zur Verfügung stehen.

„Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht.“

Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail - Organisation,Gries Deco Company GmbH

UnternehmenGries Deco Company GmbH

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Einführung von ARGOS

Neben dem typischen Präsenztraining für die Einführung von ARGOS, hat die Gries Deco Company sich entschlossen ein maß-geschneidertes E-Learning für die Mitarbeiter bereit zustellen.

Durch das E-Learning fühlen sich die Mitarbeiter sicherer im Umgang mit der Software -dies war einer der Schlüssel für den Erfolg des Projektes.

„Dank ARGOS erfolgen unsere Abrech-nungen nun automatisch, so konnten wir unseren Verwaltungsaufwand verringern.“

Hans Dieter Christ, COO,Gries Deco Company GmbH

Documents

Das umfassende Workforce Management. · Fact Sheet 2 Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0 Funktionen – Mitarbeiter Positivzeiterfassung (Hardware-, ARGOS-Webterminal,