Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV APRIL2/2013

MODERNE TECHNIKPrivate Mobilgeräte der Mitarbeiter helfen auch Ihrem Betrieb

ZUFRIEDENE KUNDENMit guter Software werden Aufträge perfekt bearbeitet

SICHERE NACHFOLGENur wer rechtzeitig die Auswahl startet, kann den besten Kandidaten fi nden

Als Unternehmer tragen Sie viel Verantwortung.

Gut, wenn man da einen Partner hat, auf den man

sich in jeder Situation verlassen kann: Ihren steuer-

lichen Berater. Er unterstützt Sie bei allen betriebs-

wirtschaftlichen Fragen und in der Personalwirtschaft.

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Vertrauen ist die

beste Basis für

Entscheidungen.

Mein Vertrauen gehört

meiner Steuerberaterin.

2/2013 03

EDITORIAL

Liebe Leserinnen und Leser,

erinnern Sie sich noch an den Film „Und täglich grüßt das Murmel-tier“, in dem Hollywood-Star Bill Murray denselben Tag wieder und wieder erlebt? Vielleicht hatten Sie auch schon das Gefühl, in so einer Schleife zu stecken. Bei den ähn-lich klingenden Berichten zur IT-Sicherheit etwa, die Sie oft lesen?

In dieser TRIALOG-Ausgabe gibt es dazu wieder viele Informationen – von Datensicherung über Daten-schutz bis zu Sicherheitsaspekten beim Einbinden privater Smart-phones der Mitarbeiter in die Fir-men-IT, kurz BYOD genannt. Das klingt bekannt, ist es aber nicht: Hard- und Software machen der-zeit so große Entwicklungssprün-ge wie nie zuvor. Neue Geräte und Programmversionen kommen im-mer schneller auf den Markt. Das revolutioniert die Art und Weise, wie Erfolgsunternehmen agieren. Nicht auf dem Laufenden zu sein kann Sie da Ihre Wettbewerbsfä-higkeit kosten. Deshalb berichten wir über neue Trends, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen sollten.

Bill Murray lernt durch die Wie-derholungen übrigens seine Kolle-gin erst besser kennen und dann lieben, was die Zeitschleife durch-bricht. Auch beim Thema Daten-sicherheit kann man durch jeden neuen Beitrag etwas für sein Un-ternehmen Wertvolles dazulernen. Sie sehen gerne bewegte Bilder? Den Film zum Heft gibt es unter www.trialog.tv.Mehr aktuelle Themen fi nden Sie im Internet. Hier können Sie mit uns und anderen Firmenchefs dis-kutieren. Besuchen Sie uns unterwww.trialog-unternehmerblog.de.

Ihr Redaktionsteam

Fragen, Anregungen, Wünsche – schreiben Sie uns: trialog@datev.de.Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

INHALTAUSGABE 2/2013 APRIL

Idee & Unternehmen04 MELDUNGEN Durch Wirtschaftskriminelle verlieren deutsche Unternehmen

rund 20 Milliarden Euro pro Jahr. Jeder zweite Täter gehört zur Belegschaft.

06 NACHFOLGE Viele Mittelständler denken ungern daran, wer ihr Lebenswerk fortführen soll. Aber nur gute Planung sichert das Überleben des Betriebs.

10 MICROBILG Das Gesetz soll den Kleinstkapitalgesellschaften die Rechnungs-legung erleichtern. Doch wie so oft bei Reformen steckt der Teufel im Detail.

12 BRING YOUR OWN DEVICE Der Einsatz privater Smartphones oder Tablets im Betrieb kann sich lohnen – allerdings nur mit klaren Sicherheitskonzepten.

14 DATENSCHUTZ Häufi g sind Informationen ungenügend gesichert. Zahlrei-chen Firmen fehlt sogar der vorgeschriebene Datenschutzbeauftragte.

Service & Wissen16 MELDUNGEN DATEV Unternehmen online orientiert sich noch stärker an

Arbeitsabläufen und erlaubt so eine fein justierbare Unternehmenssteuerung.

18 AUFTRAGSWESEN Eine professionelle Software zum Erstellen von Angebo-ten und Rechnungen sorgt für schnelle Abläufe im Büro.

20 DATENSICHERUNG IN DER CLOUD Rechenzentren sind ideal zur Echtzeit-speicherung von Unternehmensdaten, weil technisch immer up to date.

Standards & Rubriken09 NOTIZBLOCK: ÄNDERUNGEN BEI STEUERN 2013 müssen Unternehmer

mit mehr Betriebsprüfungen rechnen und die E-Lohnsteuerkarte einsetzen.

22 IMPULS: INNOVATIONEN Aus bewährter Technik macht Frank Schwärzer maßgeschneiderte Produkte für die Expansion in neue Geschäftsfelder.

23 SERVICE & IMPRESSUM

Wird sie sorgfältig geplant, klappt die Amtsübergabe

meistens reibungslos

Rubrik oben&XxxxxxxxxxxxXXXX RUBRIK UNTENRubrik oben&XxxxxxxxxxxxXXXX RUBRIK UNTENIdee&UnternehmenMELDUNGEN

Massive Schäden durch Leichtsinn und Ignoranz Jeder vierte Betrieb war in den vergangenen zwei Jahren ein Ziel von Wirtschafts-kriminellen. Doch viele Firmenchefs verschließen ihre Augen vor dieser Bedrohung.

Die Zahlen sind gewaltig: 675.000 wirt-schaftskriminelle Delikte werden jährlich in Deutschland begangen. Das ergibt bei einem durchschnittlichen Schaden von 30.000 Euro pro Fall rund 20 Milliarden Euro, die pro Jahr in dunklen Kanälen verschwinden. Fast noch schlimmer als der fi nanzielle Verlust ist die Ignoranz vieler Firmenchefs bei diesem Thema, wie eine Analyse der Wirtschaftsprü-fungsgesellschaft KPMG offenbart. „Angesichts dieser Zahlen ist es alarmie-rend, dass vier von fünf Mittelständlern die Gefahr durch Wirtschaftskriminalität für das eigene Unternehmen als gering einschätzen und ihre Schutzmechanismen für ausreichend halten“, so KPMG-Part-ner Frank Hülsberg. „Hier gibt es eine völlig falsche Risikowahrnehmung.“ Das beginnt schon mit der Frage, wo-durch Betriebe besonders stark gefährdet sind. Firmenchefs fürchten vor allem Da-tendiebstahl sowie die Verletzung ihrer Schutzrechte. Tatsächlich werden sie in

Diese Straftaten haben die betroffenen Unternehmen gemeldet

Anteil der geschädigten Betriebe, die dem jeweilige Delikt zum Opfer gefallen sind (Angaben in Prozent, Mehrfachnennungen möglich)

erster Linie das Opfer klassischer Delikte wie Diebstahl, Unterschlagung oder Be-trug. Auch bei der Frage nach den Tätern verkennen viele die Realität. Fast jeder zweite Kriminelle kommt aus den eigenen Reihen, weil vor allem in inhaber- und familiengeführten Unternehmen eine Kultur des Vertrauens herrscht. „Die Stu-die bestätigt, dass Kontrollmechanismen wie Funktionstrennung oder Vier-Augen-Prinzip sträfl ich vernachlässigt werden“, sagt Frank Weller, bei KPMG Leiter des Bereichs Forensik. „So entwickeln sich oft gerade jene Mitarbeiter zu einer Ge-fahr, auf die man sich in besonderer Wei-se verlässt.“ Folgerichtig wird knapp die Hälfte aller Delikte eher zufällig aufge-deckt und nur 40 Prozent durch interne Kontrollsysteme. Für bedenklich halten die KPMG-Experten, dass Mittelständler kaum Investitionen zum Ausbau von Prä-ventionsmaßnahmen planen, obwohl die Kontrollstrukturen in vielen Unterneh-men nicht ausgereift seien.

Zum besseren Schutz vor Wirtschaftskri-minalität empfi ehlt KPMG-Partner Hüls-berg, den hierfür besonders anfälligen Vertriebsbereich mit durchdachten Kont-rollmechanismen intensiver unter die Lupe zu nehmen, die Mitarbeiter durch Schulungen stärker für das Thema zu sensibilisieren, Unregelmäßigkeiten durch externe Spezialisten untersuchen zu las-sen und – auch zur Abschreckung – bei klarer Beweislage straf- und zivilrechtlich mit aller Härte gegen die Täter vorzuge-hen. Dann, meint Hülsberg, lasse sich das Übel eindämmen: „Es gibt gute An-satzpunkte für die Ausgestaltung eigener, auf den spezifi schen Bedarf des einzelnen Unternehmens angepasster Präventions-maßnahmen.“

DATEV bietet Beratungen zu den The-men Datenschutz und Datensicherheit so-wie IT-Prüfung. Fragen Sie Ihren Steuer-berater danach, oder informieren Sie sich vorab unter www.datev.de/consulting.

DIEBSTAHL/UNTERSCHLAGUNG 65%

BETRUG/UNTREUE 37 %

DIEBSTAHL VON FIRMENINTERNA

21 %KARTELLRECHTS-VERSTÖSSE 4 %

KORRUPTION 6 %

PATENT-VERSTÖSSE

17 %

GELD-WÄSCHE 3 %

DATENDIEBSTAHL 31 %

Marketing wird mobilerMaßgeschneiderte E-Mail-Informationen für Smartphones steigern den Erfolg.

Das ist ein Ergebnis des Reports zur mobilen E-Mail-Nutzung von Return Path, einem führenden Anbieter von E-Mail-Intelligence-Lösungen. Inzwi-schen übersteigt die Öffnungsrate von E-Mails auf mobilen Endgeräten den Webmail-Zugriff mittels Browser. Zwei Drittel der Befragten lesen oder schreiben täglich elektronische Mitteilungen auf dem Smartphone. Für viele Unternehmer bedeutet dies, dass sie ihre Kommunika-tions- und Marketingstrategie an die Be-sonderheiten von Smartphones anpassen müssen. „Wer seine E-Mail-Kommunika-tion für die von den Empfängern bevor-zugten mobilen Endgeräte optimiert, kann jetzt punkten“, meint Matt Blum-berg, der CEO von Return Path. Sind die E-Mails gut gemacht, ist ihre Umwand-lungsrate fast doppelt so hoch wie beim Search-Marketing und siebenmal höher als bei Social Media. Und auch beim durchschnittlichen Einkaufswert liegen mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet vor dem stationären Computer.

Vorsicht beim FormulierenEine negative Bewertung im Zeugnis kann für den früheren Arbeitgeber sehr teuer werden.

Arbeitgeber dürfen ihren ausgeschiede-nen Mitarbeitern nicht die Jobsuche er-schweren. Mit diesem Argument erstritt ein Mann die gerichtliche Aufforderung an seinen früheren Chef, extrem schlech-te Bewertungen aus seinem Zeugnis zu tilgen. Der Unternehmer kam dem aller-dings nicht nach und unterließ die Neu-formulierung. Etwas später wurde der Kläger von einem anderen Betrieb als As-sistent der Geschäftsführung abgelehnt, weil sein Zeugnis zu schlecht sei. Darauf-hin forderte er Schadenersatz vom Ex-Arbeitgeber, der eine Korrektur der Be-wertung verweigert habe. Das Arbeitsge-richt Bremen-Bremerhaven entschied für den Jobsuchenden (Az.: 1 Ca 1309/10), weil das unangemessene Zeugnis nach-weislich der Grund für die Absage beim Bewerben um den neuen Job war. Dem früheren Arbeitgeber hielten die Richter vor, dass er nicht der gerichtlichen Auf-forderung zur Änderung des Zeugnisses gefolgt sei.

Marketing

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Sofortabzug beschlossenDie Kirchensteuer auf Kapitalerträge soll künftig direkt abgeführt werden.

Bislang konnten die Anleger ent-scheiden, ob Banken, Bauspar-kassen, Versicherungen sowie Fondsgesellschaften auf Zinsen die Kirchensteuer abführen oder die Festsetzung erst im Veranla-gungsverfahren über das Finanz-amt erfolgt. Dieses Wahlrecht entfällt mit Einführung eines maschinellen Anfrageverfahrens (MAV), das erstmals anzuwen-den ist auf Kapitalerträge, die dem Sparer 2015 zufl ießen. Der automatisierte Abzug soll dazu dienen, das Kirchensteuerauf-kommen zeitnah zu erfassen und zu sichern. Dafür dürfen die Kre-ditinstitute beim Bundeszentral-amt für Steuern (BZSt) online über die Daten zur Steuer-Identi-fi kationsnummer oder die Daten zur Bildung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Datenbank) anfragen, ob für einen Kunden Kirchen-steuerpfl icht besteht. Anleger können schriftlich beim BZSt be-antragen, dass der Datenabruf zur Religionszugehörigkeit bis auf Widerruf entfällt. Dann er-folgt ein Sperrvermerk, der aber zugleich zur Abgabe einer Steuer-erklärung für die Kirchensteuer verpfl ichtet und den Wohnsitz-Finanzämtern mitgeteilt wird. Mehr Informationen zum neuen Verfahren hat der Steuerberater.

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Idee&UnternehmenMELDUNGEN

BETRUG/UNTREUE 37 %

06 2/201306 2/2013

Ist die Übergabe dann vollzogen, kann sich der Senior beruhigt aus dem

Geschäft zurückziehen

Idee&UnternehmenTOPTHEMA

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Idee&UnternehmenTOPTHEMA

NACHFOLGE

Gelungener AbgangViele Mittelständler drücken sich vor der Frage, wie der Generationswechsel aussehen soll – vor allem wenn kein Nachfolger in der Familie bereitsteht. Wer sein Lebenswerk erhalten will, plant den Stabwechsel aber früh und gründlich.

Text: Sigrun an der Heiden

geeigneter Nachfolger fi nden könnte. Da-durch wird der Generationswechsel immer mehr zum Risiko. 40 Prozent der Firmen-chefs räumen laut einer Studie der TNS Emnid Medien- und Sozialforschung GmbH in Bielefeld ein, dass sie ihren eige-nen Nachwuchs für fachlich ungeeignet halten, den Betrieb fortzuführen, 29 Pro-zent sehen persönliche Defi zite.

KONSEQUENT LOSLASSEN„Der Nachname allein macht keinen Un-ternehmer“, bringt es Birgit Felden auf den Punkt. Die Professorin für Mittelstand und Unternehmensnachfolge forscht und lehrt an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin. Neben fachlicher so-wie persönlicher Eignung, sagt sie, brau-chen Nachfolger unternehmerische Quali-täten wie Risikobereitschaft und strategi-schen Weitblick. Doch selbst wenn ein Kind das Zeug zum Firmenchef hat, ist der Stabwechsel oft zum Scheitern verur-teilt, da der Senior einfach nicht loslassen

Die Zahlen beeindrucken. Über 100 Jahre reicht die Familientradition der alt-eingesessenen Stuttgarter Firma Stempel-Gmähle-Schilder zurück. 1904 gegründet, ist der Betrieb seit drei Generationen in Familienhand, die vierte steht in den Start-löchern. Das ist solider schwäbischer Mit-telstand. Frühzeitig hat Paul Gmähle die Weichen gestellt, um die Erfolgsgeschich-te fortzuschreiben. Sein Sohn arbeitet seit fünf Jahren im elterlichen Betrieb. Der Zeitplan für den Stabwechsel steht. Der Junior soll schrittweise Verantwortung übernehmen – und dann kommt alles ganz anders. Plötzlich will der Unternehmer-sohn nicht mehr in die Fußstapfen des Va-ters treten und schlägt beruflich einen ganz anderen Weg ein.

INVESTOREN DURCHLEUCHTEN„Das war ein schwerer Schlag für den Se-nior“, erinnert sich Klaus Ruder, seit 2005 Inhaber der Stempel-Gmähle-Schilder GmbH & Co. KG. 1995 kam Ruder als familienfremder Geschäftsführer ins Un-ternehmen. Dass er den Betrieb nach dem Absprung des eigentlich vorgesehenen Nachfolgers zehn Jahre später kaufen würde, war damals nicht absehbar. „Nach einem Jahr gemeinsamer Geschäftsfüh-rung zog sich Paul Gmähle zurück, und ich durfte das Unternehmen wie mein ei-genes führen“, so Ruder. Als der Altinha-ber mit Ende 60 entschied, den Betrieb zu veräußern, suchte Ruder gemeinsam mit dem Steuerberater der Firma einen Käufer.

Bald wurde dem Geschäftsführer klar, dass die Interessenten nur Umsatz und Kunden übernehmen wollten: „Das Unter-nehmen und die Mitarbeiter waren zweit-rangig.“ Deshalb entschloss er sich, den Zwölf-Mann-Betrieb selbst zu kaufen und weiterzuführen. Sein Vorteil: Er kannte das Unternehmen, die Kunden sowie alle

Verträge und wusste das Potenzial einzu-schätzen. Mit Paul Gmähle wurde Ruder schnell handelseinig. „Der Steuerberater errechnete einen fairen Preis“, lobt der Nachfolger. „Der Inhaber hatte keine überzogenen Vorstellungen, und die Preis-fi ndung war transparent.“

Oft endet der Generationswechsel im Mittelstand weniger glücklich. Wer die Suche nach einem geeigneten Nachfolger nicht früh forciert, setzt sein Lebenswerk aufs Spiel. Dabei wird es immer schwieri-ger, geeignete Kandidaten zu fi nden, weil auch Unternehmer mit dem Problem des demografischen Wandels konfrontiert sind. Nach Schätzungen des Bonner Insti-tuts für Mittelstandsforschung (IfM) steigt die Zahl der Firmen, bei denen eine Übergabe ansteht. Viele Inhaber stehen kurz vor dem Rentenalter. 2012 seien rund 105.000 Betriebe reif für die Nach-folge, 2020 bereits 124.000. Gleichzeitig gibt es auch in Unternehmerfamilien im-mer weniger Kinder, unter denen sich ein

„Die Preisfi ndung war transparent, und der Steuerberater errechnete einen fairen Preis.“

teilt, da der Senior einfach nicht loslassen mer weniger Kinder, unter denen sich ein

„Die Preisfi ndung war transparent, und der Steuerberater errechnete einen fairen Preis.“

Klaus Ruder, Käufer derStempel-Gmähle-Schilder GmbH & Co. KG

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Idee&UnternehmenTOPTHEMA

kann. „Natürlich ist eine gemeinsame Übergangszeit von Vorteil“, meint Detlef Keese vom Institut für Mittelstandsfor-schung (ifm) der Universität Mannheim. „Der Nachfolger lernt Unternehmen, Kun-den sowie Mitarbeiter kennen und kann in seine Aufgabe hineinwachsen.“ Trotzdem sieht der Forschungsbereichsleiter Famili-enunternehmen eine solche Konstellation mit Skepsis: „Das funktioniert nur mit ei-ner klaren Kompetenzabgrenzung.“

Welche Dramen sich abspielen können, wenn der Senior weiter reinregiert, war jüngst bei der Unternehmensgruppe Fi-scher in Waldachtal zu beobachten. Patri-arch Klaus Fischer hatte 2011 die operati-ve Führung des Dübel- und Schraubenher-

stellers an seinen Sohn Jörg Klaus abgege-ben. Bereits im April 2012 schmiss dieser hin und verließ das Unternehmen „wegen gravierend unterschiedlicher Auffassun-gen.“ Klaus Fischer hat nun – kurz vor dem Rentenalter – wieder das alleinige Sa-gen. Ein Nachfolger ist nicht in Sicht.

EINEN FAHRPLAN VEREINBAREN „Hier wurden im Vorfeld offensichtlich die Hausaufgaben nicht gemacht“, kom-mentiert Birgit Felden den Fall. Unterneh-mer müssten die Nachfolge systematisch angehen, indem sie Wünsche und Ziele der Beteiligten berücksichtigen. Schnellschüs-se sind zum Scheitern verurteilt. Die Vor-bereitung und Umsetzung des Stabwech-

CHECKLISTEDiese Punkte müssen Sie bei der Nachfolge beachten

Zeitplan: Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung Ihres Rückzugs. Planung und Umset-zung des Generationswechsels dauern mindestens drei bis fünf Jahre.

Kandidaten: Reden Sie mit der Familie darüber, wer Nachfolgen könnte und auch wirklich will. Prüfen Sie Alternativen: Ein fähiger Mitarbeiter oder externer Manager ist häufi g ein besserer Kandidat als ein unwilliger oder unzureichend qualifi zierter Angehöriger.

Investitionen: Stärken Sie die Finanz- und Ertragskraft des Unternehmens. Werden notwen-dige Investitionen vernachlässigt, ist der Einstieg für externe Nachfolger uninteressant.

Organisation: Machen Sie sich überfl üssig. Stellen Sie den Betrieb so auf, dass er auch ohne Sie läuft. Dafür müssen klare Verantwortungsbereiche und Vollmachten festgelegt werden.

Wertermittlung: Lassen Sie durch eine objektive Unternehmensbewertung den fairen Preis feststellen. Oft scheitert die Nachfolge an überzogenen Preisvorstellungen des Seniors.

Übertragung: Geben Sie die Unternehmensanteile schrittweise in andere Hände. Das erleichtert dem Nachfolger die Finanzierung des Kaufes.

Zurückhaltung: Verabschieden Sie sich aus dem Tagesgeschäft: Der Senior sollte dem Nach-folger als Ratgeber zur Verfügung stehen, sich aber nicht ständig einmischen.

Informationen: Mehr erfahren Sie unter folgenden Internet-Adressen: www.nexxt.org, www.nexxt-change.org, www.nexxt.org/partner/freie_berufe/index.php.

EXPERTENRATSo unterstützt Sie der Steuerberater

Nachfolge steuerlich optimieren: Der Steu-erberater hilft Ihnen, die gefundene Nachfol-gelösung möglichst steuergünstig zu gestal-ten und rechtlich abzusichern. Er prüft, ob eine Betriebsaufspaltung sinnvoll ist, um Ver-mögenswerte wie Grundstücke beim Senior zu belassen. Und er informiert Sie, welche Pfl ichtteilsansprüche jene Kinder haben, die nicht ins Unternehmen einsteigen wollen. Unternehmensverkauf vorbereiten: Hier un-terstützt der Steuerberater bei der Weichen-stellung und hilft, die Zahlen aufzubereiten, auf deren Basis eine Unternehmensbewer-tung stattfi nden kann.

sels dauert mindestens drei bis fünf Jahre und sollte einem festgelegten Fahrplan fol-gen. „Die Übertragung der Geschäftsfüh-rung und des Vermögens sollten Unterneh-mer getrennt betrachten“, rät Felden. Erst wenn der Nachfolger gefunden ist und der Nachfolgefahrplan steht, werden rechtli-che Absicherung und steuerliche Optimie-rung der Firmenübergabe relevant.

Steuerberater und Anwalt des Betriebs helfen hier, die Weichen richtig zu stellen. Wer Unternehmensteile herauslösen oder Anteile an der Firma vorab übertragen will, braucht das Know-how des Beraters. Auch ein Verkauf muss gut vorbereitet sein, damit der Betrieb nicht zum Laden-hüter wird. „Nur wenn der Senior die Fir-ma profi tabel geführt und Investitionen nicht vernachlässigt hat, ist der Einstieg für einen familienfremden Nachfolger at-traktiv“, sagt ifm-Experte Keese.

AN DIE ALTERNATIVEN DENKENDas weiß auch Klaus Ruder, der sich – durch die Erfahrung seines eigenen über-raschenden Einstiegs bei Stempel-Gmähle-Schilder klug geworden – gleich mehrere Nachfolge-Optionen offenhält. Wollen seine Kinder nach dem Studium nicht den Betrieb übernehmen, braucht er Alternati-ven. Ruder denkt an einen Juniorpartner, schließt aber auch eine Fusion nicht aus. Er ist auf alles vorbereitet: „Das Unterneh-men ist so aufgestellt, dass jeder Mitarbei-ter seinen Entscheidungsrahmen hat und weiß, was er tun muss, sollte ich ausfal-len.“ Die Firma läuft auch ohne Chef. Das erleichtert einem Nachfolger den Einstieg. „Und außerdem kann ich beruhigt in Ur-laub fahren“, freut sich Ruder.

„Die Übertragung der Geschäftsführung und des Vermögens sollten Unternehmer getrennt betrachten.“

Birgit Felden, Professorin an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin

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ÄNDERUNGEN BEI STEUERN

Die neuen Pfl ichtenE-Lohnsteuerkarte, härtere Betriebsprüfungen und Unsicher-heit über die Höhe der Erbschaftsteuer dürften das Steuer-jahr 2013 prägen. Dies sind die wesentlichen Neuerungen.

Text: Marco Düte

Aufkommen durch Lohnsteuer

Einkommensteuer-Mehraufkommendurch 13.226 Betriebsprüfer

Aufkommen durch Erbschaftsteuer Aufkommen durch Erbschaftsteuer

Einkommensteuer-Mehraufkommen

Aufkommen durch Lohnsteuer

Quelle: BMF 2011/BMF 2011/Statistisches Bundesamt 2011

Das hat der Staat 2011 eingenommen

E-Lohnsteuerkarte: Ab Januar 2013 kön-nen, im Dezember 2013 müssen die ELStAM erstmals abgerufen werden. Spätestens im Ju-ni 2014 müssen sie zur Anwendung kommen. Das Kürzel steht für Elektronische Lohnsteu-erabzugsmerkmale. Der Betrieb meldet sich unter www.elster.de zum Verfahren an und erhält ein „Organisationszertifi kat“. Für die Anmeldung von Mitarbeitern gibt er deren Namen, Geburtsdatum und steuerliche Iden-tifi kationsnummer an. Die bisher gewährten Freibeträge müssen die Beschäftigten neu be-antragen. Der Arbeitgeber muss zu jeder Ab-rechnung prüfen, ob aktualisierte ELStAM vorliegen. Nach der Anmeldung werden nur noch die Änderungen bereitgestellt. Wer die Lohnabrechnung von DATEV und Steuerbe-rater erledigen lässt, braucht sich um Anmel-dung und Abruf nicht selbst zu kümmern.

Lohnsteuernachschau: Wie bei der Um-satzsteuer soll es bei der Lohnsteuer unange-meldete Betriebsprüfungen geben, die „Nach- schau“. Ist sie beschlossen, könnten die Be-amten Betriebsstätten zu den Geschäftszeiten betreten, Unterlagen sichten sowie Auskünf-te verlangen. Entdecken sie Fehler, könnte das Verfahren nahtlos in eine reguläre Lohn-steuerbetriebsprüfung übergehen. Durch die-ses Verfahren könnten Prüfer die Razzien der Finanzkontrolle Schwarzarbeit begleiten und für die Lohnsteuer auswerten. Unabhängig davon könnte es jedoch jeden Betrieb treffen.

Steuerberatervergütung: Die neue Steuer-beratervergütungsverordnung (StBVV) regelt neben der Erhebung der Gebühren nun auch die Erstattung von Auslagen. 14 Jahre nach der letzten Gebührenreform gibt es nun eine lineare Erhöhung der Tabellen A bis E sowie eine Anhebung der Zeitgebühr und die Erhö-hung einiger Gegenstandswerte.

Pauschalsteuer PCs: Schon bisher können Firmenchefs ihren Mitarbeitern auch für den privaten Gebrauch einen PC überlassen und die Internet-Kosten tragen. Für den geldwer-ten Vorteil zahlt der Betrieb 25 Prozent pau-schale Lohnsteuer ans Finanzamt. Künftig soll statt „Personal Computer“ der umfassen-dere Begriff „Datenverarbeitungsgeräte“ gel-ten, womit beispielsweise auch Tablets ein-deutig unter diese Regelung fallen würden.

Betriebsnachfolger: Kindern oder ande-ren Nachfolgern, die den Betrieb unentgelt-lich übernehmen, droht eine deutlich höhere Schenkungsteuer. Der Bundesfi nanzhof hat verfassungsrechtliche Bedenken gegen die weitreichenden Steuervorteile für Betriebs-nachfolgen mit bis zu 2,8 Millionen Euro steuerfreiem Vermögensübergang (Az.: II R 9/11). Jetzt prüft das Bundesverfassungs-gericht. Die Finanzämter erlassen Steuerbe-scheide nur noch vorläufi g und ändern sie nach dem Urteil aus Karlsruhe (Ländererlass vom 14.11.2012).

Standards&RubrikenNOTIZBLOCK

10 X/2011

Keine Nachtschicht mehr für den Jahresabschluss?

MicroBilG

Ein neues Gesetz, kurz: MicroBilG, soll Kleinstkapitalgesellschaften die Rech-nungslegung erleichtern. Ob es sein Ziel erreicht, ist umstritten. Am besten prü-fen Firmenchefs mit ihren Steuerberatern, ob und wie sie die Regeln anwenden.

Text: Monika Hofmann

Idee&UnternehmenBilanzierung

Idee&Unternehmen Bilanzierung

Der Titel ist kompliziert, das Ziel Ver-einfachung: Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz, kurz Micro-BilG, nennt die Bundesregierung das Ge-setz. Sie setzt damit die EU-Richtlinie zum Jahresabschluss kleiner Kapitalgesell-schaften um und hofft, die Rechnungsle-gungskosten zu senken. Außerdem will sie die Firmen den Einzelkaufleuten gleich-stellen, die auf Buchführung und Bilanzie-rung unter bestimmten Bedingungen ver-zichten dürfen, seitdem das Bilanzrechts-modernisierungsgesetz (BilMoG) gilt.

Experten begrüßen die Änderungen, sehen aber Mehraufwand für Firmen, die sie nutzen. Mit der Kleinstkapitalgesell-schaft entsteht eine Kategorie von Betrie-ben, die an zwei aufeinanderfolgenden Ab-schlussstichtagen zwei von drei Grenzwer-ten nicht überschreiten: Ihr Umsatz liegt bei maximal 700.000 Euro, die Bilanz-summe bei 350.000 Euro, die Mitarbeiter-zahl bei zehn. Sie können wählen, ob sie die Bilanz im Bundesanzeiger veröffentli-chen oder im Unternehmensregister hinter-legen, wo sie auf Antrag einsehbar ist.

von entlastung keine spur„Das kommt manchem Betrieb entgegen, bringt aber keine große Entlastung“, sagt Christian Zwirner, Lehrbeauftragter der Universität Regensburg. Für wichtiger hält er andere Neuregelungen: „Kleinstkapital-gesellschaften müssen keinen Bilanzan-hang erstellen, haben aber einige Punkte wie die Haftungsverhältnisse zusätzlich zu skizzieren.“ Nutzen können sie zudem ver-kürzte Gliederungen für Bilanz sowie Ge-winn- und Verlustrechnung (GuV). Wer das tut, muss eventuell zusätzliche Anga-ben zur Bilanz machen, wenn die verkürz-te Darstellung kein realistisches Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ver-mittelt, warnt der Experte: „Damit weitet der Gesetzgeber die ursprünglich wenigen geforderten Angaben letztlich wieder aus.“

Zwirner meint, dass viele Betriebe gar nicht von der Neuerung profitieren: „Weil sich viele Kleinunternehmen mit Fremdka-pital finanzieren, können sie die Erleichte-rung nicht nutzen.“ Gesellschafter, Bank und andere Geldgeber wollen tiefer gehen-de, übersichtliche Informationen. „Sie er-warten klassisch gegliederte, aussagekräf-tige Bilanzen mit Anhang und GuV.“ Eine transparente Aufbereitung der Zahlen mit dem Steuerberater bleibt notwendig. Die Neuerungen stehen zudem in Widerspruch zur E-Bilanz. Für die elektronische Über-

mittlung ans Finanzamt sollen die Firmen ihre Daten aus Bilanz und GuV detailliert aufschlüsseln. So bleibt nur wenig Dere-gulierung. Handlungsbedarf sieht auch Reiner Veidt, Geschäftsführer der Wirt-schaftsprüferkammer (WPK) in Berlin: „Unternehmen sind künftig zur elektroni-schen Übermittlung der Bilanz und GuV verpflichtet – dadurch und mit dem damit verbundenen Detaillierungsgrad der Da-ten drohen die Erleichterungen des Micro-BilG zunichtegemacht zu werden.“

steuerBerater BleiBt wichtigWichtig sind für Veidt zwei Neuerungen: Die Möglichkeit, auf den Bilanzanhang zu verzichten, sofern einige wenige Angaben unter der Bilanz gemacht werden, etwa zu Haftungsverhältnissen oder Krediten und Vorschüssen an Organmitglieder – und Erleichterungen bei der Gliederung von Bilanz und GuV. Sein Urteil fällt aber dif-ferenziert aus: „Während der Verzicht auf den Anhang eine echte Erleichterung ist, führt die Reduktion der Gliederungsan-forderungen nicht zu einer wirklichen Ar-beits- und Kostenreduktion.“ Schließlich könnten Kleinstkapitalgesellschaften nicht auf Buchführung und Jahresabschluss ver-zichten, wie es das BilMoG Einzelkaufleu-ten unterhalb bestimmter Größenkriterien ermöglicht. „Insgesamt dürften die Neue-rungen ein Schritt zu weniger Komplexität sein, ohne die Interessen der Adressaten von Jahresabschlüssen wie Gesellschafter oder Kreditgeber vollkommen in den Hin-tergrund treten zu lassen.“

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Auch die Bundessteuerberaterkammer in Berlin begrüßt das Vorhaben, Bürokratie abzubauen. „Aber das MicroBilG enthält einige Ungereimtheiten“, so Präsidialmit-glied Roland Kleemann. Das gilt etwa für den Verzicht auf Rechnungsabgrenzungs-posten. Im ursprünglichen Entwurf sollten die Firmen sie trotzdem unter dem Punkt Forderungen/Verbindlichkeiten auswei-sen. „Das bringt keine Erleichterung, weil die gesonderte Berechnung der Posten auf jeden Fall erfolgen muss“, sagt Kleemann.

ordnungsgelder zu hochDer Gesetzgeber hat dies berücksichtigt. Aber bei der GuV will er Straffungen, die Fragen aufwerfen: „Wird das Gesamtkos-tenverfahren genutzt, ist auf den ersten Blick nicht klar, wo etwa aktivierte Eigen-leistungen und Bestandsveränderungen zuzuordnen sind.“ Auch in der gestrafften Variante des Finanzergebnisses sieht Klee-mann keine Erleichterung: „Bei Buchfüh-rungen kleiner Firmen werden die Positio-nen auf getrennte Konten gebucht, was ih-nen ermöglicht, auch die nicht verdichtete GuV auszufüllen.“ Gerade bei Kleinstka-pitalgesellschaften dienen Buchführung und Jahresabschluss dem Controlling und den Banken als Prüfungsgrundlage bei der Kreditgewährung, so der Experte. Dafür brauchen sie Zahlen mit Aussagekraft.

Nachbesserungsbedarf sieht Kleemann beim mit dem Gesetz zum elektronischen Handelsregister eingeführten Ordnungs-geldverfahren. Derzeit drohen Unterneh-men hohe Ordnungsgelder ab 2.500 Euro, wenn sie ihre Jahresabschlüsse nicht oder nicht rechtzeitig offenlegen. Kleemann plädiert dafür, sie nach der Betriebsgröße zu staffeln und einen behördlichen Ermes-sensspielraum einzuführen: „Besonders für kleine Firmen kann die aktuelle Rege-lung eine enorme Belastung bedeuten und sogar die Existenz bedrohen.“

datev So hilft Ihnen Ihr Steuerberater

Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob mit dem MicroBilG und der E-Bilanz Änderungen auf Sie zukommen. Er kann einschätzen, welche Neuerungen für Sie relevant sind und welche Auswirkungen das auf Buchführung und Jahresabschluss hat. Zudem kennt er die Anforderungen der Banken an Bilanz, Anhang und GuV. Weitere Informationen finden Sie auch unter www.datev.de/microbilg.

checklisteWas die Banken erwarten

Bilanzgliederung: Wie die Bilanz aufgebaut ist und was sie enthält, geben das Gesetz und die Grundzüge ordnungsgemäßer Buchfüh-rung (GoB) vor. Die Daten stammen aus der Buchführung. Banken erwarten von Firmen-kunden neben dem Jahresabschluss, also aus- führlicher Bilanz mit Anhang und GuV, unter- jährige betriebliche Zahlen der Buchführung. kennzahlen: Banken berechnen Kennzahlen, um eine Bilanz mit anderen Firmen und über die Jahre zu vergleichen. So bewerten sie die wirtschaftliche und finanzielle Lage. Kennzah-len gehen ins Rating und als Kreditklauseln in die Kreditverträge ein. Wesentliche Werte der Aktivseite sind Anlagenintensität, Working Capital und Umlaufquote. Auf der Passivseite wichtig sind Kennzahlen zur Liquidität sowie zur Eigen- und Fremdkapitalquote.

Bring Your own Device

Immer mehr vor allem junge Mitarbeiter nutzen das eigene Smartphone auch im Beruf. Vom Einsatz dieser hochmodernen Privatgeräte für betriebliche Zwecke kann ihr Chef profitieren – aber nur mit einem durchdachten Sicherheitskonzept.

Text: Ulf J. Froitzheim

unterstützten oder tolerierten den Einsatz privater Hardware. Die übrigen 29 Pro-zent verbieten ihrem Personal die Nutzung von Privatgeräten. Sie haben Bedenken, die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren.

einsatz muss sinnvoll sein Da ist durchaus etwas dran. „Probleme entstehen vor allem, wenn Geräte gestoh-len oder verloren werden“, meint Frank Fi-scher, verantwortlich für Informationssi-cherheits- und Datenschutzberatung bei der Technologieberatung Accenture. So gelangten Unbefugte eventuell an ein paar Gigabyte wichtiger Firmendaten. Darum rät Fischer, zunächst genau zu definieren, wofür ein Gerät genutzt wird: „Bereits die Kalenderfunktion und die Bearbeitung von weniger sensiblen Mails reicht oft, um den Produktivitätsgewinn sicherzustellen, der viele Smartphones so attraktiv macht.“ Mit Unternehmensdaten gearbeitet wer-den sollte möglichst in der Cloud, um kei-

Björn Eichstädt ist der prototypische Lieblingskunde der Mobilfunkbranche. Seine Visitenkarte weist ihn als einen der beiden Geschäftsführer der Technologie-PR-Agentur Storymaker in Tübingen aus. Über sein Bürotelefon in der schwäbischen Universitätsstadt erreicht man ihn aller-dings nur selten. Er lebt in München, wo wichtige Kunden sitzen, arbeitet oft von zu Hause aus und ist viel unterwegs. Man könnte ihn einen digitalen Nomaden nen-nen, technisch auf der Höhe der Zeit und Pionier des Management by mobile Inter-net. Eichstädts zentrales Arbeitswerkzeug ist ein iPhone 5. Damit greift er nicht nur auf das abgesicherte E-Mail-System seines Betriebs zu, sondern hält über Yammer – eine Art internes Facebook für Unterneh-men – auch Kontakt zu den Mitarbeitern.

nicht jeder ist ein apple-fanDie Technikbegeisterung des Münchners und seiner Seniorpartnerin, Storymaker-Gründerin Heidrun Haug, hat jedoch Grenzen. Ihre gesamte 26-köpfige Beleg-schaft würden sie nicht mit den teuren Apple-Geräten ausstatten. „Wir überlegen genau, wer ein iPhone braucht“, sagt Eich-städt kaufmännisch nüchtern. „Nur wenn jemand eine Mindestzahl an Tagen außer Haus arbeitet, rentiert sich die Anschaf-fung.“ Bei neuen Mitarbeitern ist dies zu-nächst oft nicht der Fall.

Der Firmenchef kann es sich aber auch aus einem weiteren Grund leisten, bei Smartphones eine gewisse Investitionszu-rückhaltung zu üben: In seiner Branche ist der Besitz eines zeitgemäßen Modells für die meisten Nachwuchskräfte sowieso be-reits eine Selbstverständlichkeit. Zudem ist nicht jeder Apple-Fan, und kaum je-mand läuft gerne mit zwei Geräten in der Tasche herum. Wichtiger als ein Firmen-Smartphone ist so manchem Mitarbeiter

deshalb, sein Privatgerät bei Bedarf dienst-lich nutzen zu können. Das tun bereits sie-ben Storymaker-Angestellte – aus eigenem Antrieb, wie Eichstädt betont.

BYOD – Bring Your Own Device, also bring dein eigenes Gerät mit, heißt dieser Trend im Jargon der IT-Branche. Erste Ar-beitgeber ermuntern die Beschäftigten in-zwischen, ihre private Lieblingshardware vom Handy über das Tablet bis zum Note-book in den Dienst der Firma zu stellen. Damit reagieren sie auf einen Wunsch vie-ler Mitarbeiter: Laut einer Studie im Auf-trag des Netzwerkspezialisten Cisco wol-len heute zwei Drittel der Büroarbeiter, dass ihr Chef ihnen die Auswahl der Gerä-te überlässt, mit denen sie sich ins Firmen-netz einklinken. „BYOD wird zum Stan-dard“, wirbt der Neu-Isenburger Work-place-Management-Spezialist Matrix 24. Nach Angaben des Unternehmens erklär-ten 71 Prozent der auf der Messe CeBIT 2012 befragten IT-Experten, sie planten,

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Idee&Unternehmenit-ausstattung

checklisteDas sollten Sie beim Einsatz von Privatgeräten im Betrieb beachten

sicherheitskonzept: egal ob Mitarbeiter sensible Daten im Privat- oder im Firmengerät haben, Sie müssen als chef ein klares Sicherheitskonzept durchsetzen und dabei modernste Technolo-gien für verschlüsselung und Datenaustausch nutzen. Diese regeln müssen für jeden gelten. schulung: wichtig ist eine Anleitung durch eigene iT-experten oder externe Sicherheitsberater, die die compliance-Anforderungen der geschäftspartner kennen. Spielen Sie alle Abwehrmaß-nahmen durch, vom Passwortwechsel über verschlüsselung bis zur Fernlöschung eines geräts. Betriebsvereinbarung: Lassen Sie sich via Betriebsvereinbarung erlauben, Software ihrer wahl auf Privatgeräten zu installieren und sie notfalls per Funkbefehl zu blockieren. Schreiben Sie vor, dass eingeschaltete geräte nirgends liegen gelassen oder jemandem gegeben werden dürfen. datenaustausch: Übertragungen via Bluetooth oder wLAn-Hotspots sind unsicherer als über Mobilfunk. Am gefährlichsten ist aber unvorsichtigkeit: wer im ice mit Kunden oder Kollegen redet, sollte immer bedenken, dass eine reihe weiter jemand von der Konkurrenz sitzen kann. vertrauen: 100-prozentige Sicherheit gibt es nicht. Machen Sie sich klar, dass sich nur das risiko unbeabsichtigter Zwischenfälle absichern lässt. Misstrauen Sie einem Mitarbeiter, dürften Sie ihm eigentlich gar keinen Zugriff auf sensible Daten gestatten – auch nicht im eigenen Büro.

Erfolg mit fremden Assen

DATEVSo wird Sicherheit garantiert

DATEV-Consulting unterstützt mit einem um-fassenden Beratungsangebot bei den aktuel-len Trendthemen. Mehr erfahren Sie unter www.datev.de/consulting | IT-Beratungen.

Über die Sicherheitsplattform DATEVnet pro mit den Komponenten Telearbeitsplatz und DATEVnet pro mobil lassen sich mobile End-geräte, vom Laptop über das Tablet bis zum Smartphone, sicher ans Unternehmensnetz anbinden. Weitere Informationen fi nden Sie unter www.datevnet.de.

Idee&UnternehmenIT-AUSSTATTUNG

ne Informationen auf dem Gerät zu spei-chern. Die Organisation und Verwaltung von Datenhaltung und Programmen fi ndet an zentraler Stelle statt. Dies ermöglicht eine Übersicht über die genutzten Firmen-daten und deren Datensicherung.

SICHERHEIT IST ENTSCHEIDENDStorymaker-Chef Eichstädt hat ein klares BYOD-Sicherheitskonzept. Bevor ein Mit-arbeiter sich in das Firmennetz einloggen darf, muss er eine Vereinbarung unter-schreiben, die dem Arbeitgeber zum Bei-spiel erlaubt, die Daten auf einem ver-schwundenen Smartphone per Fernzugriff zu löschen. Um sensible Kundendaten zu schützen, wird sowohl das Gerät als auch die Datenkommunikation durch Passwör-ter sowie durch Verschlüsselung gesichert. Das Microsoft-Exchange-Mailsystem und auch der Kommunikationsdienst Yammer funktionieren mit den gängigen Fabrika-ten, von iOS (Apple) über Windows Phone (Microsoft/Nokia) bis hin zu Android (Google/Samsung).

Auf BYOD verzichten würde Björn Eich-städt nur ungern, denn die Initiative dafür ging bei der Tübinger Agentur von den Mitarbeitern aus und kann sowohl die Zufriedenheit als auch die Reaktionsge-schwindigkeit erhöhen. „Wer abends auf eine dringende E-Mail wartet“, meint der Storymaker-Geschäftsführer, „möchte weder im Büro ausharren noch das Note-book nach Hause mitschleppen, wenn er die Nachricht genauso gut auf dem Handy lesen kann.“ Gerade für die Jüngeren sei das Smartphone ein normales Arbeits-werkzeug, das griffbereit neben dem Com-puter oder dem Sofa liege.

VERNETZUNG VERBESSERT SICHIn einem Fall hat die Vernetzung mit den Kollegen durch BYOD einer Storymaker-Mitarbeiterin sogar schon einen Termin gerettet: Als sie ein Skype-Videotelefonat mit den USA wegen der Zeitverschiebung abends von daheim führen wollte, versag-te die Technik. Ein Hilferuf über Yammer an die Kollegen der IT brachte binnen fünf

Minuten eine Lösung. Den Experten zu Hause telefonisch auf seiner Privatnum-mer anzurufen, hätte sie nicht gewagt. „Das ist der Vorteil dieser Art zu kommu-nizieren“, erklärt Eichstädt. „Niemand ist böse, wenn keiner reagiert, aber für Nut-zer mit Social-Media- und Smartphone-Erfahrung ist es eine Selbstverständlich-keit zu antworten.“

14 2/2013

Mit Lupe auf RisikosucheDATENSCHUTZ

Viele Unternehmer sind nachlässig im Umgang mit Personal- oder Kundendaten. Oft wissen sie nicht einmal, dass sie qua Gesetz einen Datenschutzbeauftragten brauchen, dessen Job das Aufspüren und Schließen von Sicherheitslücken ist.

Text: Eva-Maria Neuthinger

Dateien mit Informationen über Kun-den sind nicht passwortgeschützt und so für jeden Beschäftigten zugänglich. Rech-nungen werden als Anhang in einer unver-schlüsselten Mail verschickt. Die Firewall des Firmennetzwerks liegt auf dem Sicher-heitsniveau von 2010, womit sie regelrecht zu Hackerattacken einlädt. Dies sind nur einige der groben Verstöße gegen das Bun-desdatenschutzgesetz, die für Unterneh-men teuer werden können, wenn Personal- oder Kundendaten verschwinden.

Bei wenigen Firmen steht das Thema Datenschutz bisher so weit oben auf der Agenda und wird so breit ausgelegt wie in der Zentrale der Town & Country Haus

Lizenzgeber GmbH im thüringischen Behringen. Sensible Informationen über Kunden schützt das Franchiseunterneh-men durch mehrere Sicherheitsvorkehrun-gen. „Zum Beispiel senden wir prinzipiell eine Mail, wenn jemand sich auf unserer Internet-Seite anmeldet. Anschließend be-stätigt der Empfänger den Vorgang noch-mals mit einem Klick“, sagt Marketinglei-ter Sebastian Reif. So bestätigt ein poten-zieller Kunde ausdrücklich seine Identität und sein Interesse. Außerdem gewährleis-tet die Firma, dass niemand ohne Zustim-mung kontaktiert wird, so Reif: „Wir hal-ten in Kooperation mit Anwälten dazu entsprechende Formulare bereit.“ Darüber

hinaus wacht ein Datenschutzbeauftragter, wie gesetzlich vorgeschrieben, laufend darüber, dass die 57 Mitarbeiter der Zen-trale rechtssicher und verantwortungsbe-wusst mit Informationen umgehen. Ent-sprechende Schulungen sind Pfl icht.

DAS THEMA WIRD VERKANNT …Town & Country Haus gehört damit zur Minderheit der deutschen Unternehmen, die sich tatsächlich um Datenschutz küm-mern. „Vor allem bei kleinen und mittle-ren Firmen sieht das oft ganz anders aus“, klagt Roland Schäfer, Regionalleiter Mit-te des Berufsverbandes der Datenschutz-beauftragten Deutschland (BvD) und Ex-

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Idee&UnternehmenORGANISATION

Die Fahndung nach Datenlecks ist eine Aufgabe für Spezialisten

DATEVUnterstützung bei Datenschutz

Clevere Firmenchefs informieren sich recht-zeitig, ob sie betroffen sind, und erfüllen die Vorgaben. DATEV unterstützt sie, etwa durch den Datenschutz-Check. Damit wird geprüft, ob das Unternehmen die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes einhält. Auch der DATEV-Datenschutzexperte kann Firmenchefs zur Seite stehen, etwa bei Dokumentationen, Mitarbeiterschulungen sowie Problemen mit IT-Sicherheit. Mehr dazu erfahren Sie unter www.datev.de/consulting > Datenschutz-Beratungen.

perte für Verbraucherschutz bei der Deut-schen Vereinigung für Datenschutz (DVD). Ein Drittel der Betriebe, schätzt er, schütze aktiv und verantwortungsbewusst Daten der Mitarbeiter oder Kunden: „Das Thema nehmen die meisten nicht ernst.“

Das heißt: Angestellte sind nicht sensi-bilisiert, sorgsam mit Informationen um-zugehen. Sie plaudern leichtfertig Interna aus oder senden sorglos per Mail ohne jede Sicherheitsvorkehrung wichtige Ver-tragsbestandteile. Die meisten Unterneh-men holen weder die vom Gesetz vorge-schriebenen Einwilligungserklärungen über die Verwendung von Kundendaten ein, noch sichern sie Akten im Büro – egal ob in Papier- oder elektronischer Form – ausreichend gegen Angriffe von außen.

… UND ES GIBT VIELE PROBLEMEDoch erheblich mehr Engagement für den Schutz vor allem der im Rechner gespei-cherten Informationen wäre angebracht. Die polizeiliche Kriminalstatistik zeigt je-des Jahr rund 15.000 Fälle des „Ausspä-hens und Abfangens“ von Daten. Exper-ten schätzen, dass die Dunkelziffer um ein Mehrfaches höher liegt. Denn Hacker ver-

wischen ihre Spuren. Oft bemerken Betrie-be das Kopieren von Daten gar nicht. Auch neigen betroffene Mitarbeiter dazu, solche Probleme unter den Teppich zu keh-ren. „Um einen rechtssicheren Umgang zu gewährleisten, bedarf es deshalb qualifi -zierter Schulungen, am besten organisiert vom Datenschutzbeauftragten des Unter-nehmens – genau das aber passiert nicht“, moniert Datenschützer Schäfer. Dabei drohen auch kleinen und mittleren Betrie-ben oder Freiberufl ern bei einem Verstoß gegen das Datenschutzgesetz schnell Stra-fen im fünfstelligen Euro-Bereich. Anlass genug also, Vorsorge zu treffen.

DIE VORGABEN SIND EINDEUTIGPrinzipiell gilt: Einen Datenschutzbeauf-tragten müssen Unternehmen bestellen, die personenbezogene Informationen au-tomatisiert verarbeiten und damit über neun Personen beschäftigen. Bei personen-bezogenen Daten handelt es sich in erster Linie um Anschrift, E-Mail-Adresse, Tele-fon- und Kontonummer, aber auch Kredit-karteninformationen, Kfz-Kennzeichen oder Personalausweis- und Sozialversiche-rungsnummer. Automatisierte Verarbei-tung bedeutet vor allem die Erhebung oder Nutzung der Informationen durch EDV – also Computer, PDAs, moderne Mobilte-lefone sowie Videoanlagen mit Aufzeich-nungen. Können also beispielsweise bei ei-nem Einzelhändler mehrere Verkäufer auf die Privatkundendatei zugreifen und wei-tere Mitarbeiter auf die Lohnbuchhaltung, ist schnell die Neun-Personen-Grenze überschritten. Dann steht selbst eine klei-ne Firma in der Pfl icht, einen Datenschutz-beauftragten zu ernennen.

Diese Aufgabe kann aber nicht jeder Mitarbeiter ohne Weiteres erfüllen: Der Spezialist braucht eine besondere Qualifi -kation, umfassende Kenntnisse im IT-Be-reich sowie gute juristische und organisa-torische Kenntnisse sind obligatorisch. Er muss außerdem wissen, welche Informa-tionen im Unternehmen wo und wie verar-beitet oder verwendet werden. Er soll die Informationsfl üsse analysieren, dokumen-tieren und schützen, Schwachstellen auf-decken sowie für sichere Prozesse sorgen. „Ihm obliegt die Aufgabe, den Daten-schutz zu kontrollieren“, so Schäfer.

Zwar dürfte dieser Job in einem mittel-ständischen Unternehmen in aller Regel keine Vollzeittätigkeit sein. Der dafür aus-gewählte Mitarbeiter muss aber trotzdem genügend Zeit bekommen, um seine Auf-

gabe den gesetzlichen Vorschriften sowie betrieblichen Erfordernissen entsprechend sorgfältig zu erfüllen. Wie gut der Daten-schutzbeauftragte und seine Geschäftslei-tung den rechtlichen Vorgaben nachkom-men, prüfen die Landesbehörden. „Wir haben bei rund 1.000 Unternehmen nach-gefragt, ob sie einen Datenschutzbeauf-tragten ernannt haben“, berichtet Birgit Weck-Boeckh, die Sprecherin des Daten-schutzbeauftragten NRW. Zudem gehen die Länder Beschwerden nach. Und es fi n-den Stichproben vor Ort statt. Das Risiko aufzufallen ist also immer da.

HINTERGRUNDDer Datenschutzbeauftragte

Laut Datenschutzgesetz brauchen nicht nur Konzerne, sondern in vielen Fällen auch Mit-telständler einen Datenschutzbeauftragten.

Gesetz: Seit 1. September 2009 gilt die Da-tenschutznovelle II. Sie hat die Anforderungen an den Schutz von Mitarbeiter- und Kunden-daten verschärft. Die Behörden prüfen zuneh-mend auch im Mittelstand ihre Einhaltung. Bei Verstößen sind Bußgelder fällig.

Organisation: Betroffene Firmen müssen ein Datenschutzmanagement einrichten und ein datenschutzrechtliches Verfahrensverzeichnis sowie ein Datenschutzhandbuch erstellen. Sie müssen ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit Daten schulen und auf die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes verpfl ichten.

Beauftragter: Der Datenschutzbeauftragte darf wegen möglicher Interessenkollision we-der Inhaber noch Gesellschafter noch in lei-tender Funktion im Unternehmen tätig sein. Er genießt erweiterten Kündigungsschutz. Viele Betriebe bestellen daher alternativ einen externen Datenschutzbeauftragten.

§

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Wer mit wenigen Klicks alle Daten erhält, kann die Informationsflüsse besser steuern und seine Entscheidungen leichter treffen

Service &WissenMELDUNGEN

Optimaler Leitstand für FirmenlenkerDATEV Unternehmen online orientiert sich noch stärker an Arbeitsabläufen im Betrieb und erlaubt damit eine fein justierbare Unternehmenssteuerung.

Die neuen Startseiten von DATEV Belege und Bank online führen den Anwender direkt in den Prozess der Belegbear-beitung und Belegbezahlung und bieten viele Vorteile über das Digitalisieren der Belege hinaus. So zeigt die Startseite von DATEV Belege online auf den ersten Blick, welche Be-lege noch bearbeitet werden müssen. Außerdem liefert sie eine rasche Übersicht über zu begleichende Lieferantenrech-nungen und zu überwachende Kundenrechnungen. Beim Bezahlen der Rechnungen entfällt das mühsame Ausfüllen der Zahlungsträger. Diese werden automatisch gefüllt und müssen nur noch zur Bank gesendet werden. Der Beleg und die Zahlung sind dauerhaft verbunden und die Informatio-nen über den Bearbeitungsstatus sowie den Status der Zah-lung sind jederzeit abrufbar. Die Startseite von DATEV Bank online dient zur Steuerung der Bankgeschäfte. Sie enthält die Bankverbindungen mit den jeweiligen Kontoständen sowie die offenen Zahlungen. Ein komfortables und schnelles Arbeiten ist garantiert. So lassen sich beispielsweise in der Beleg- und Zahlungsüber-sicht mit der Sortierung die Zahlungen an einen Lieferanten mit wenigen Mausklicks aufrufen. Fragen zur Zahlungspo-sition sind einfach nachzuvollziehen, weil die Zahlung und der Beleg verbunden sind. Für Recherchezwecke steht die Zahlung dauerhaft zur Verfügung. Auch das Prüfen der Kontoumsätze ist auf der Startseite von DATEV Bank online integriert und unterstützt die Kontrolle der Umsätze mit weiteren Funktionen. Zum Bei-spiel werden bei einer Sammelüberweisung automatisch die passenden Belege den Einzelpositionen der Sammelüberwei-sung zugeordnet. Mit einem Klick lässt sich ganz einfach der Zahlungsstatus hinterlegen, beispielsweise dass der Be-leg bezahlt ist. Auf der Startseite von DATEV Belege online sind dann nur noch offene Rechnungen sichtbar.Die voraussichtliche Freigabe erfolgt im April. Weitere Informationen zu DATEV Belege und Bank online erhalten Sie von Ihrem steuerlichen Berater und im Internet unter www.datev.de/digitale-buchfuehrung.

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Service &WissenMELDUNGEN

Rechnungsstellung in Höchstgeschwindigkeit Wer Dokumente von DATEV drucken, eintüten und versenden lässt, spart viel Zeit und Geld.

Vor allem Betriebe, die jeden Monat viele Rechnungen, Mahnungen oder Gebüh-renbescheide erstellen und versenden, profitieren von den maßgeschneiderten Outsourcing-Angeboten des Druck-, Logistik- und Servicezentrums der DATEV. Diese Dienstleistungen lassen sich komfortabel und sicher über die bestehenden IT-Anbindungen an DATEV abwickeln. Auf elektronischem Weg stellen Kunden ihre Geschäftspost zur Verfügung, beispielsweise Rechnungen, Mahnungen oder Konto- und Depotauszüge. Im DATEV-Druckzentrum werden die Dokumente kostengünstig über Nacht gedruckt, kuvertiert, frankiert und an den gewünsch-ten Adressaten versendet. Dieses gezielte und sichere Outsourcing reduziert für die Auftraggeber den bürokratischen Aufwand und damit die Kosten. Näheres erfahren Sie beim Steuerberater oder vorab unter www.datev.de/ddv.

Innovation im LohnCloud-Lösung gibt Mitarbeitern Zugriff auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente.

Seit Jahresbeginn ist es mit DATEV Arbeitnehmer online möglich, den Mitarbeitern ausgewählte Lohn- und Ge-haltsdokumente sicher über das Internet zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeiter kön-nen Dokumente des aktuellen sowie des vergangenen Jahres einsehen, herunterladen und ausdrucken. Auf Wunsch in-formiert eine E-Mail darüber, dass ein neues Dokument be-reitsteht. Um die Daten best-möglich zu schützen, ist das Log-in nur mit dem neuen Per-sonalausweis und aktivierter Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion) möglich. Mit DATEV Arbeitnehmer online kann das aufwändige Verteilen der Lohn- und Gehaltsdoku-mente entfallen, weil die Mit-arbeiter jederzeit direkten Zu-griff darauf haben. Mehr In-formationen gibt es beim Steu-erberater und unter www.datev.de/arbeitnehmer-online.

Perfekt angekoppelt durch neue IT-LösungMit DATEV E-Zahlungstransfer kommen PayPal-Daten in die Finanzbuchführung.

Viele Online-Shops nehmen bereits einen Großteil ihres Umsatzes via PayPal ein. Die Tochter des Internet-Auktionshauses Ebay zählt zu den führenden Zahlungsdienstleistern im World Wide Web. Die Anwendung DATEV E-Zahlungstransfer ermöglicht künftig durch einfache Übernahme der PayPal-Transaktionen in die Finanzbuch-führung ein perfektes Zusammenspiel mit dem Steuerberater. Über

DATEV E-Zahlungstransfer wer-den Transaktionen abgerufen und aufbereitet sowie die entsprechen-den Daten in DATEV Kassenbuch online geladen, einen Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Dann können sie bei Bedarf nach-bearbeitet und für die Buchführung bereitgestellt werden. Abschließend folgt die Verbuchung der Buchun-gen als Stapel oder Buchungsvor-schlag in den DATEV pro-Rech-nungswesen-Programmen. Mehr Details zu diesem Thema unter www.datev.de/info-db/1070119.

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Service & WissenerfahrungsberichT

AuftrAgswesen

So wird Arbeit zu ErtragProfessionelle Software zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen garan-tiert reibungslose Abläufe im Büro. Die Investition rechnet sich durch früheren Geldeingang und wochenaktuelle Auswertungen zur Unternehmenssteuerung.

Von ihren Auftraggebern wird die Fir-ma en-gedi IT-Management im fränki-schen Lauf als kompetenter und zuverläs-siger Partner geschätzt. Die mittelständi-schen Kunden erhalten maßgeschneiderte Dienstleistungen rund um Hardwarebe-schaffung, Software-Hosting, Netzwerk-betreuung und die Entwicklung von Kom-munikationslösungen. Zu ihrer Zufrieden-heit trägt bei, dass die getane Arbeit rasch und präzise abgerechnet wird. Dafür setzt Geschäftsführer David Kloska neuerdings auf DATEV Mittelstand compact pro.

Nach der Firmengründung liefen An-gebote und Rechnungen zunächst über Microsoft Word und Excel. „Das war aber umständlich“, erinnert sich der Un-ternehmer. „Kalkulationen und Rechnun-gen haben wir mit Excel erstellt, Angebo-te und Auftragsbestätigungen mit Word.“

Text: Tanja Pfeiffer

Schnittstellen gab es nicht. „Wer soll gera-de in einem kleinen Betrieb diesen Auf-wand leisten?“, fragt Kloska. Er wollte eine Lösung, die alle Arbeitsschritte vom

Schreiben der Angebote und Rechnungen über das Verwalten von Artikeln und Preisen bis hin zu einer professionellen Ablage der Dokumente unterstützt.

KosTen- und zeiTeinsparungAuf Empfehlung seines Steuerberaters be-schäftigte sich Kloska deshalb genauer mit DATEV Mittelstand compact pro und war sofort überzeugt. Seit Einführung der Software hat sich im Unternehmen viel ge-ändert. Alle Daten zu Kunden und Arti-keln werden jetzt direkt im Programm ge-pflegt. Der Einrichtungsaufwand hat sich deutlich reduziert. Auch die Artikelliste begeistert ihn, solch eine Übersicht hatte Kloska vorher nicht. Gleiches gilt jetzt für die Vergabe lückenlos fortlaufender Rech-nungsnummern. Deutliche Einsparungen ergaben sich außerdem beim Schreiben

david Kloska, Inhaber von en-gedi It-Management, hat durch DAteV Mittelstand compact pro alle Informationen zu einem Kunden und den laufenden Projekten sofort zur Verfügung

„Pro Woche brauchen wir locker zwei Stunden weniger für die Auftrags- bearbeitung.“

daTeV So wird die Arbeit erleichtert

Diese professionellen softwarelösungen können sie im Büro nutzen, und die Buchfüh-rung erledigt Ihr steuerberater: daTeV auftragswesen online ist die Online-Lösung für die rechnungsschreibung. daTeV Mittelstand compact pro ist die Vor-Ort-Lösung für das komplette Auftrags-wesen inklusive digitaler Ablage. Weitere informationen erhalten sie bei Ihrem steuerberater oder vorab unter www.datev.de/mittelstand.

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Service & WissenerfahrungsberichT

von Angeboten und Rechnungen, berich-tet der Firmenchef: „Pro Woche brauchen wir locker zwei Stunden weniger für die Auftragsbearbeitung.“

Besonders angetan hat es Kloska die in DATEV Mittelstand compact pro enthal-tene Dokumentenablage. „Es gibt keinen Wildwuchs mehr bei der Dateiablage und den Verzeichnissen, DATEV Mittelstand compact pro erledigt die Ablage fast von selbst“, freut er sich. „Alle Informationen zu einem Kunden und den laufenden Pro-jekten stehen sofort zur Verfügung.“ Auch den Austausch mit dem Steuerberater, der die Buchführung erstellt, hat Mittelstand compact pro optimiert. Wurden Belege früher im Pendelordner sortiert und mo-natlich zur Kanzlei gebracht, geht es jetzt automatisch. Über DATEV Unternehmen online stehen Ausgangsrechnungen sowie gescannte Eingangsrechnungen jederzeit für den Steuerberater bereit, der so aktuell die Buchführung erstellt. Jetzt bekommt David Kloska jede Woche eine Mahnvor-schlagsliste von seiner Kanzlei sowie ein-mal im Monat weitere betriebswirtschaft-liche Auswertungen wie die BWA.

guTer überblick über zahlenAn effizienter Rechnungsschreibung wa-ren auch Eva Wörner und Kathrin Uhl schon bei der Vorbereitung ihrer Firmen-gründung interessiert. Blumen und Geste-cke sind die große Leidenschaft der Ge-schäftsführerinnen der Blumenmanufak-tur GmbH in Augsburg. Die Floristinnen fertigen in ihrer Werkstatt ausschließlich auf Bestellung für Unternehmen oder Pri-vatkunden und betreiben einen Internet-Handel. Aber sie haben auch die Zahlen im Blick und suchten daher gleich nach dem Start die passende Software. Den Zu-schlag erhielt das Angebot des Steuerbera-ters: DATEV Auftragswesen online. „Die super Unterstützung der Kanzlei hat hier einfach überzeugt“, erinnert sich Kathrin Uhl. „Gleich im ersten Gespräch zur GmbH-Gründung wurde uns beim Steu-erberater die Lösung vorgestellt.“

Das Programm unterstützt das Schrei-ben von Angeboten und Aufträgen. Au-ßerdem können Artikel verwaltet werden. Updates sind kein Thema: Weil es sich bei Auftragswesen online um eine Cloud-Lö-sung handelt, greift der Nutzer via Inter-net darauf zu und arbeitet immer mit der aktuellsten Version. Früher erstellten die Geschäftsführerinnen der Blumenmanu-faktur ihre Angebote oder Rechnungen

kathrin uhl und eva Wörner haben sich nach Gründung der Blumenmanufaktur für DATEV Auftragswesen online entschieden, um die Abläufe im Griff zu haben

unter Zeitdruck mühevoll über Microsoft Excel. Das ist mit Auftragswesen online jetzt Vergangenheit.

Der Umstieg auf neue Lösungen bringt zwar einen gewissen Erfassungsaufwand mit sich. Informationen wie Artikelnum-mern und -bezeichnungen, Preise oder Textbausteine für Angebote und Rech-nungen sind in der Software zu hinterle-gen. Doch das hat sich rasch ausgezahlt, loben die Unternehmerinnen: „Jetzt sehen wir sogar direkt, welche Angebote ausste-hen, das ist vorher nie möglich gewesen.“

Auch bei der Blumenmanufaktur gingen Belege für Buchführung und Umsatzsteu-ervoranmeldung früher am Monatsende zur Kanzlei. Durch Auftragswesen online stehen ihr die Ausgangsrechnungen direkt zur Verfügung. Jede Woche erhält sie die gescannten Eingangsrechnungen und erle-digt die Buchführung. „Früher gaben uns Excel-Listen etwas Überblick über die Ge-schäftsentwicklung“, meint Kathrin Uhl. „Jetzt liefert uns die Kanzlei betriebswirt-schaftliche Auswertungen, und bei Fragen steht immer jemand für uns bereit.“

„Jetzt können wir sogar direkt sehen, welche Angebote noch ausstehen, das ist vorher nie möglich gewesen.“

Kaum zu begreifen, nicht zu durchbrechen

Datensicherung in Der clouD

Rechenzentren sind ideal für die Echtzeitspeicherung von Unternehmensdaten. Zuverlässige Dienstleister garantieren höchste Datensicherheit und ersparen den Kunden zugleich Kosten für Kauf und Betrieb eigener Sicherungshardware.

Text: Roland Binder

„Es gibt keine Sicherheit, nur verschie-dene Grade der Unsicherheit“ – diese Er-kenntnis stammt vom deutschen Philoso-phen und Schriftsteller Anton Neuhäusler. Zwar meinte der damit wohl kaum die Datenspeicherung im 21. Jahrhundert. Trotzdem sollte dieses Zitat jedem Fir-menchef zu denken geben. Denn eine ge-schützte Aufbewahrung sowie die regel-mäßige Sicherung interner Unternehmens-daten sind heute keine lästige Pflicht mehr. Ganz im Gegenteil: Sie gehören zu den wichtigsten Maßnahmen, die dafür sor-gen, dass ein Betrieb schon im Tagesge-schäft, aber erst recht nach einem uner-warteten Zwischenfall funktionsfähig bleibt, weil weiter auf die Unternehmens-daten zugegriffen werden kann.

Um die Unsicherheit bestmöglich zu mini-mieren, setzen viele Firmenchefs auf kom-plexe IT-Systeme und investieren viel Geld. Aber selbst die leistungsfähigste und sicherste Speicherplatte hilft spätestens dann nicht mehr, wenn sie bei einem Brand gegrillt wird – oder ein Dieb die Hardware samt Daten einfach mitnimmt.

technische details klären Für solche Fälle empfiehlt es sich, Unter-nehmensdaten bei einem spezialisierten und auf höchstem Sicherheitsniveau arbei-tenden Dienstleister in der Cloud zu la-gern – wenn schon nicht generell, dann zu-mindest als zusätzliches Back-up. So etwas will allerdings von Anfang an gut durch-dacht sein, damit die Speicherung der Da-

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ten ebenso wie der Zugriff darauf sowohl den gesetzlichen Vorschriften und techni-schen Möglichkeiten als auch den Vorstel-lungen des Auftraggebers entspricht.

Das beginnt schon bei der Auswahl des richtigen Dienstleisters. Erkundigen Sie sich vor Ihrer Entscheidung vor allem nach der Kompatibilität mit Ihrem System, und fragen Sie, welche Betriebssysteme und Programme bei der Sicherung sowie im Support unterstützt werden. Klären Sie unbedingt auch, ob die Daten auf mehre-re Ziele repliziert sowie nachgelagert gesi-chert werden und inwieweit garantiert ist, dass die datenschutzrechtlichen Vorschrif-ten eingehalten werden, beispielsweise durch die Zertifizierung des Rechenzen-trums nach der Norm ISO 27001.

Service&Wissentutorial

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Service&WissenTUTORIAL

Wichtig ist, wo die Server stehen, die Ihre Daten aufnehmen. Die EU-Kommission hat neben den EU-Mitgliedern derzeit nur eine Handvoll weiterer Länder zu uneinge-schränkt sicheren Staaten erklärt, in die man Daten auslagern darf. Generell gilt: Steuerlich relevante Informationen dürfen gemäß Abgabenordnung nur im Inland, auf Antrag in EU- oder EWR-Staaten auf-bewahrt werden, und deutsche Finanzbe-hörden müssen darauf zugreifen können.

den RechTsRAhmen beAchTen Wer personenbezogene Daten in der Cloud lagert oder verarbeitet, ist dafür verant-wortlich, dass sein Provider diese Daten schützt. Er muss schriftlich festhalten, was damit geschieht, und das Schutzkonzept des Auftragnehmers regelmäßig checken. Der Dateneigentümer braucht weitreichen-de Informations- und Kontrollrechte, er muss etwa jederzeit Daten sperren oder lö-schen können. Dies spricht dafür, grund-sätzlich einen Dienstleister zu bevorzugen, dessen Rechenzentrum in Deutschland steht – zumal dann auch deutscher Ge-richtsstand und deutsche Datenschutzvor-schriften gelten, während beispielsweise EU-weit nur ein Mindeststandard an „an-gemessenem Datenschutzniveau“ greift.

Haben Sie einen Anbieter im Auge, müssen Sie die technischen Details klären. Prüfen Sie, ob für die Erstsicherung großer Datenmengen weitere Übertragungswege existieren. Fragen Sie, ob Sie die Daten auf einem Datenträger zurückerhalten kön-nen. Lassen Sie sich erklären, welche Form der Verschlüsselung die Daten auf dem Weg zum Cloud-Dienstleister schützt. Den Schlüssel sollte nur der Nutzer kennen. Zusätzlich zum Zugriffsschutz wird idea-lerweise eine Besitzkomponente einge-setzt, etwa eine Smartcard oder ein soge-nannter Hardware-Dongle, also ein USB-Stick mit einzigartiger Kennzeichnung.

eIne sTRATegIe enTwIckeLn Auch die Sicherungssoftware selbst sollten Sie genau unter die Lupe nehmen. Dazu gehört die Frage, wie die zu übertragende Datenmenge ermittelt und ob eine Ermitt-lung auf Blockebene unterstützt wird. Nur dann lassen sich große Dateien wie Daten-banken schnell über das Internet sichern, indem nach der ersten Sicherung jeweils nur die Änderungen innerhalb der Datei übertragen werden und nicht die ganze Datei. Ebenfalls wichtig ist, ob benötigte Rücksicherungen jederzeit selbst und be-

liebig oft durchgeführt werden können und wie Sie als Kunde informiert werden, falls Probleme bei der Sicherung auftreten.

Beim Sichern von Unternehmensdaten in der Cloud ist zudem entscheidend, dass Sie eine Strategie haben. Klären Sie, was wo gelagert werden soll. Stellen Sie sicher, dass geschäftsrelevante Informationen ausreichend gesichert sowie ständig ver-fügbar sind. Was wann und wie gesichert werden soll, hängt von der Bedeutung der Daten und der für Ihre Firma tolerierba-ren Ausfallzeit ab. Sind Verzeichnisse fest-gelegt, die gesichert werden, muss jeder die Daten dort ablegen – egal ob im Büro, von zu Hause oder vom Laptop gearbeitet wird. Sorgen Sie dafür, dass die Datensi-cherung funktioniert. Prüfen Sie, ob Da-ten vollständig gesichert wurden. Klären Sie in regelmäßigen Rücksicherungstests, ob die Daten auch lesbar sind.

ImmeR sORgfäLTIg speIcheRn Idealerweise wählen Sie eine Lösung, die eine Datensicherung in Ihrem Betrieb wie auch die externe Speicherung beim Cloud-Dienstleister ermöglicht und kombiniert. So verringern Sie das Risiko von Datenver-lusten und den Zeitaufwand zur Wieder-herstellung von Daten. Damit gewährleis-ten Sie die Funktionsfähigkeit Ihrer Firma und können Kunden rasch weiterbetreuen.

Wenn Sie sich für DATEV als Cloud-Dienstleister entscheiden, können Sie Ihre Daten automatisiert und sicher mit der

dATen In deR cLOUd Die Vorteile der DATEV-Lösung

software: Die Software lässt sich leicht in eine bestehende Systemumgebung integrieren. Inbetriebnahme: Ein Einrichtungsassistent findet automatisch die DATEV-Daten und hilft bei der Einrichtung der Aufbewahrungsregeln sowie Sicherungszeiten. flexibilität: Die individuelle Konfiguration lässt sich exakt auf Ihren persönlichen Bedarf zuschneiden und ist jederzeit änderbar. speicherung: DATEV-Daten können im laufen-den Betrieb gut gesichert werden. Exchange-Server lassen sich auf Datenbankebene sowie auf Postfach- und E-Mail-Ebene sichern, auch im laufenden Betrieb. einsatzspektrum: Datensicherung online garantiert den Schutz der Daten bei Katastro-phen, Einbrüchen oder technischen Defekten. Es ergänzt die bestehende Datensicherung und kann als einzige Lösung genutzt werden. Datensicherung online ermöglicht auch eine gezielte Wiederherstellung von Daten zur Korrektur länger zurückliegender Fehler.

Angelegte Sicherungs-aufträge

Fortschrittsanzeige zum laufenden Vorgang

Laufende Aktivitäten

Software DATEV Datensicherung online im DATEV-Rechenzentrum speichern. Dessen hohes Niveau bestätigte im Herbst 2012 erneut ein Datenschutzaudit der DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (siehe Seite 23). Mehr Informationen und eine Programmdemo finden Sie unter www.datev.de/datensicherung-online.

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schneLL speIcheRn Und jedeRzeIT zUgReIfen So einfach funktioniert die Datensicherung in der Cloud

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Standards&Rubrikenimpuls

InnovatIonen

Ideen durch ZuhörenFrank Schwarzer nutzt bewährte Technik als Basis zur Expansion in weitere Geschäftsfelder. Ohne ständig das Rad neu zu erfinden, schafft der Geschäfts-führer der auf Tunnelbau spezialisierten ITE GmbH in Wesel so Innovationen.

Text: Pia Weber

Es scheint, als könnten sie mit ihrem neuesten produkt Gold aus schweine-mist machen. Na ja – nicht gerade Gold, aber Gülle ist tatsächlich ein gefragter Rohstoff, etwa in Biogasanlagen oder als Dünger in nähr-stoffarmen Gebieten. Dort transportiert man die Gülle oft über große Distanzen. Unsere neue Separationsanlage AgraSEP ermöglicht es, die hauptsächlich an den Feststoffen gebundenen Nährstoffe in der Gülle weitgehend vom Wasser zu trennen, und zwar mit sehr hohem Abscheidegrad.

Welchen Vorteil bringt das?Das spart Transportkosten. Außerdem entsteht durch die Separation ein stapelfä-higes Produkt, das problemlos gelagert werden kann.

Wie kamen sie auf die idee, wo sie doch eigentlich ein spezialist für Tun-nelbau sind?Innovationen ergeben sich oft aus Gesprä-chen mit Kunden und Interessenten. Weil ich für den Vertrieb verantwortlich bin, habe ich direkten Kontakt zu ihnen und muss eigentlich nur gut zuhören. Nehmen Sie das Beispiel AgraSEP: Wir waren bis-lang zwar nicht in der Agrarwirtschaft tä-tig, dort hatte man aber von unserer Kom-petenz und Innovationsstärke gehört. Die Leute glaubten, dass wir eine gute Lösung fänden, da es bei ihnen um ähnliche tech-nische Prinzipien geht wie in unserem Kerngeschäft, dem Tunnelbau. Also ha-ben sie Kontakt mit uns aufgenommen.

sie erfinden nicht immer das Rad neu?Nein, ich folge dem Prinzip, bewährte Techniken und Verfahrensweisen in neu-en Bereichen einzusetzen. Übrigens nicht nur, um neue Märkte zu erschließen, son-dern auch im Tunnelbau. In enger Zusam-

menarbeit mit unseren Kunden haben wir schon viele Lösungen für ganz unter-schiedliche Bodenverhältnisse erarbeitet.

Wie gehen sie dabei vor?2010 haben wir die Feststoff-Wasser-Sepa- rationsanlage GeoSEP II entwickelt. Sie reinigt das Spül- und Kühlwasser bei einer Brunnenbohrung, um es in den Kreislauf zurückzuführen. Zwar gab es damals Se-parationsanlagen für Groß- und Tiefboh-rungen, aber die waren groß und teuer. Wir erstellten darum aus den Angaben der Kunden ein Lastenheft mit Anforde-rungen an Ausmaße, Energieverbrauch, Transportmöglichkeiten und so weiter. Auf dieser Basis bauten wir einen Proto-typ, der bereits 70 Prozent der Anforde-rungen für dieses Marktsegment erfüllte.

Wie lange dauert es bis zum produkt?In der Regel sechs bis neun Monate, weil bei uns die Entscheidungswege kurz sind. Mit der AgraSEP beschäftigten wir uns seit 2011, im Juni 2012 war der Prototyp fertig, seit November präsentieren wir die Lösung auf verschiedenen Messen.

Wie konnten sie so schnell sein?Einer meiner Mitarbeiter betreibt Land-wirtschaft als Hobby. Das war ein echter Glücksfall. Er kennt sich in der Szene aus und spricht die Sprache der potenziellen Kunden. Er hat viel Herzblut in die Ent-wicklung der Anlage gesteckt.

Wie finanzieren sie die innovationen?Beide Projekte wurden im Zentralen In-novationsprogramm Mittelstand (ZIM) aufgenommen. Ohne Förderung wäre es sehr schwer, Ideen umzusetzen. Deshalb unterstützt uns bei der Antragstellung ein darauf spezialisierter Dienstleister, der sich mit den Details exzellent auskennt.

sTEckbRiEfFrank Schwarzer

Der 47-jährige Frank Schwarzer ist Unterneh-mer aus Leidenschaft. er gründete schon vor 20 Jahren sein erstes Unternehmen. Bevor der Selfmademan sich 2008 mit der Ite GmbH selbständig machte, arbeitete er für eine amerikanische Öl- und Gasfirma im tunnel-bau. Mit seinen 15 Mitarbeitern bewegt er sich nicht nur erfolgreich auf dem internatio-nalen Markt des tunneling, sondern sucht auch nach neuen Möglichkeiten innerhalb der entsorgungs- und aufbereitungstechnik. Im Dezember 2010 verlegte er den Firmensitz von alsdorf an einen neuen größeren Standort nach Wesel am niederrhein.

Wie Frank Schwarzer erreicht, dass sein An- gebot im Internet gefunden und Kontakt zu Kunden hergestellt wird, lesen Sie unter www.trialog-unternehmerblog.de.

löst mit bewährter Technik neue Aufgaben und ist so hochinnovativ: frank schwarzer

Herausgeber DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90329 Nürnberg

Verantwortlich Claus Fesel

Chefredaktion Markus Korherr, Tel.: +49 911 319-5253

E-Mail trialog@datev.de

Redaktion Frank Wiercks (Ltg. Burda Creative Group), Karin Bauerfeind, Tel.: +49 911 319-3269,

Martina Mendel, Tel.: +49 911 319-1453

Verlag Burda Creative Group GmbH, Konrad-Zuse-Platz 11, 81829 München

Druck DCM Druck Center Meckenheim GmbH, Werner-von-Siemens-Straße 13, 53340 Meckenheim

Anzeigenleitung Herbert Fritschka

Erscheinungsweise viermal im Jahr

Bildnachweise Titelillustration: Thomas Thiesen; S. 3 Illustration: Thomas Thiesen; S. 4 Grafik Hedi Lusser; S. 5 Shutterstock; S. 6 Illustration: Thomas Thiesen; S. 10 Plainpicture; S. 13 gettyimages/Nicholas Eveleigh, Shutterstock (5); S. 14–15 Thomas Thiesen; S. 16–17 gettyimages/Fancy, Glowimages/ Orangestock, United Archives; S. 18 David Hartfiel; S. 19 Dominik Gigler; S. 20 gettyimages/Ralf Hettler, Shutterstock; S. 23 Fotolia/Scott Maxwell

Allgemeine Hinweise Die Zeitschrift wurde mit größter Sorgfalt erstellt (Stand 2/2013), wir bitten jedoch um Verständnis, dass wir für etwaige enthalteneInformationsfehler – einschließlich der angegebenen Internet-Links – keine Haftung übernehmen. DATEV macht sich die Inhalte der über dieangegebenen Internet-Links erreichbaren Internet-Seiten Dritter nicht zu eigen. Die Angaben sollen nur den Zugriff auf weitergehende Informationenermöglichen. Die Zeitschrift kann nicht die persönliche Beratung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen.Nachdruck sowie Übernahme von Texten und Abbildungen (auch Teilen davon) nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch DATEV.

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DATEV informiert Ein aktuelles Datenschutzaudit hat bestätigt, dass Datensicherheit bei DATEV ganz groß geschrieben wird. Und viele Kunden können jetzt noch komfortabler auf Daten zugreifen. Weitere Details dazu finden sich in der Info-Datenbank.

sEhR GuTER DATEnschuTz bEi DATEV bEsTäTiGTSeit 2006 unterzieht sich DATEV freiwillig einem regelmäßigen Datenschutzaudit nach § 9 a Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Für die jüngste Überprüfung hat die renommierte DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsys-temen aus Frankfurt 2012 die zentralen Standorte der DATEV in Nürnberg sowie vier der 25 deutschen Niederlassungen in-tensiv durchleuchtet. Dabei wurde erneut die uneingeschränkte Konformität des Datenschutz-Managementsystems sowie die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnah-men bei DATEV festgestellt. Gemäß § 11 Absatz 2 Satz 4 BDSG sind Kunden dazu verpflichtet, sich vor Beginn einer Auftragsdatenverarbeitung sowie dann regelmäßig davon zu über-zeugen, dass ihr IT-Dienstleister verein-barte technische und organisatorische Maßnahmen einhält. Mit dem DQS-Zertifikat können die DATEV-Kunden gegenüber ihren Geschäftspartnern und den Aufsichtsbehörden nachweisen, dass bei DATEV angemessene Datenschutz-maßnahmen ergriffen werden. Zertifikat und mehr Infos gibt es unter www.datev.de/datenschutz.

schnEllERER zuGRiff Auf noch mEhR DATEnNeu im DATEV-Arbeitsplatz sind die Serviceanwendungen. Sie machen die Anwendung der Programme jetzt noch komfortab-ler. Wenn Sie als Geschäftspartner der DATEV die DATEV-Rechnung direkt erhalten, dann können Sie künftig über die Funktion „DATEV Rechnungsdaten“ online die Rechnungspo-sitionen nachvollziehen sowie Rechnungsdaten-Einzelsätze zur Weiterverarbeitung herunterladen. In den Vertragsübersichten sehen Sie dann alle bei DATEV gespeicherten Verträge zu Abon-nements, Software und Schulungen. Die Funktion „Personen-daten verwalten“ zeigt Ihnen nicht nur die zur Beraternummer

gespeicherten Personendaten, sondern erlaubt außerdem deren Bearbeitung. Erforderlich sind diese Personendaten für einen direkten Informationsversand per E-Mail an Mitarbeiter, für Schu-lungsteilnahmen sowie für Smartcard-Bestellungen. Weitere Informationen zu den Rechnungsdaten gibt es unter www.datev.de/info-db/1021949. Mehr zu den Personendaten finden Sie unter www.datev.de/info-db/1021928, mehr zu den Vertragsübersichten unter www.datev.de/info-db/1021950.

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