DHL EXPRESS User Guide - DHL | Österreich | · PDF file4 DHL IntraShip – User Guide HAUPTMENÜ - FUNKTIONALITÄTEN Sendungsübersicht Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungsübersicht“,

1 DHL IntraShip – User Guide DHL EXPRESS

2 DHL IntraShip – User Guide

PROGRAMMEINSTIEG

Verwenden Sie den User Namen und ihr Passwort, welches Sie von DHL Express zur Verfügung gestellt bekommen

haben, um über folgenden Link, https://www.intrashipeu.dhl.com, in DHL Intraship einzuloggen. Bzw. verwenden Sie

den lokalen Link für Österreich: https://www.intrashipeu.dhl.com/intraship/jsp/LoginDlg1.jsp

Vorzugsweise sollte DHL Intraship über das MyDHL Portal, http://www.mydhl.com, angesteuert werden. Über MyDHL

können Sie mit einem einzigen Login alle ihre DHL Applikationen für den Versand, das Tracking und die Abrechnung

erreichen. Sie können sich via MyDHL selbst für DHL Intraship registrieren oder einen bereits bestehenden Intraship

Mandanten zu ihrem MyDHL Portal hinzufügen. Einer unserer Außendienstmitarbeiter bzw. unser eComm Helpdesk ist

ihnen hierbei sehr gerne behilflich.

https://www.intrashipeu.dhl.com/

https://www.intrashipeu.dhl.com/intraship/jsp/LoginDlg1.jsp

http://www.mydhl.com/


STRUKTUR DER APPLIKATION

Die

Hauptfunktionalitäten

können mittels den

Schnell Links in der

linken Menüleiste

aufgerufen werden.

Sprache. Sie können die in

der Applikation verwendete

Sprache hier ändern.

Der Hilfe & Hinweise – Bereich zeigt nützliche Informationen, wie ihre eindeutige

Mandanten ID und ihren User Namen, an, diese Informationen sind wichtig für

Anfragen beim technischen Support bei DHL. Relevante DHL Kontaktdetails, wie eMail

Adresse oder Telefonnummer, werden ebenfalls hier angezeigt.

Hinweise und Informationen. Sind

Sie einmal angemeldet werden hier u.

U. nützliche Hinweise und

Informationen zu DHL

Serviceleistungen und dem Versand

mit DHL angezeigt. Der Hinweis und

Informationsbildschirm kann auch über

den Link, ”Allgemeine Informationen”,

im Menü, ”Nützliche Links”, aufgerufen

werden.

Nützliche Links zu

verschiedenen

Services und

Ressourcen sind

hier angeführt.


HAUPTMENÜ - FUNKTIONALITÄTEN

Sendungsübersicht

Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungsübersicht“, um bereits von ihnen erstellte Sendungen

anzeigen zu lassen. Sie können die Suche über verschiedene Suchfilter eingrenzen.

Sendung erstellen

Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungen erstellen”, um neue Sendungen zu erstellen, die

Versandetiketten zu drucken und eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen.

Adressbuch

Wählen Sie den Menüpunkt “Adressbuch”, um bereits gespeicherte Adressen anzuzeigen und

Empfänger- sowie Absenderadressen hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Tagesabschluss

Wählen Sie den Menüpunkt “Tagesabschluss”, um die Sendungsdaten zu ihren erfassten

Sendungen an DHL zu übertragen oder die Tagesabschlussliste nochmals auszudrucken.

Abholung

Wählen Sie den Menüpunkt “Abholung”, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu buchen. Die

Buchung der Abholung kann auch im Rahmen der Sendungserfassung erfolgen. Hinweis: Letzter

Prozessschritt unter “Sendung erstellen”.

Preisauskunft

Wählen Sie den Menüpunkt “Tarifanzeige”, um die Tarife für ihre Standardprodukte anzeigen zu

lassen. Hinweis: Die Freischaltung dieses Menüpunktes müssen Sie über ihren Sales Betreuer

anfordern.

Einstellungen

Wählen Sie den Menüpunkt “Einstellungen”, um zusätzliche Funktionalitäten für Versender mit

großem Sendungsvolumen anzuzeigen. Sie können hier beispielsweise Reports generieren,

Standardeinstellungen tätigen sowie Adressen oder Sendungsdaten importieren.


NÜTZLICHE LINKS

Sendungsnachverfolgung

Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungsnachverfolgung”, um die Checkpoints zu ihren Sendungen

mittels Eingabe der DHL Sendungsnummer (AWB Nummer) zu ermitteln. Die Ergebnisse werden in

einem neuen Browserfenster angezeigt.

DHL Web

Wählen Sie den Menüpunkt “DHL Web”, um zur DHL Homepage zu gelangen und zusätzliche

Informationen über DHL und DHL Intraship einzuholen.

Mandanten-Informationen

Wählen Sie den Menüpunkt “Mandanten-Informationen”, um Informationen zu ihrem Intraship

Mandanten aufzurufen.

Allgemeine Informationen

Wählen Sie den Menüpunkt ”Allgemeine Informationen”, um den Hinweis- und Informationsbildschirm

aufzurufen. Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn aktuelle Informationen vorhanden sind.

Versandmaterial Order

Wählen Sie den Menüpunkt “Versandmaterial Order”, um ihr Versandmaterial direkt über Intraship zu

bestellen.


ORIENTIERUNG INNERHALB DER SENDUNGSERFASSUNG

Registerkarte Absender /

Empfänger

Durch Anklicken der

Registerkarten Absender bzw.

Empfänger gelangen Sie zur

jweiligen Eingabemaske . Die

letzten 10 verwendeten Adressen

können direkt innerhalb der

Registerkarte ausgewählt werden,

Orientierung durch die Fortschrittsbalken. Hier können Sie den Fortschritt des

Sendungserfassungsprozesses sehen (Sie können auch auf den jeweiligen Prozesschritt

klicken, um sich im Prozess vor und zurück zu bewegen). Erledigte Prozessschritte sind mit

einem -Zeichen markiert. Sie haben auch die Möglichkeit durch Betätigen der ”Zurück” und

Weiter Buttons am unteren Ende des Bildschirms zu den einzelenen

Sendungserfassungsschritten zu wechseln.

Adresse suchen

Suchen Sie eine Adresse im

Adressbuch

Adressinhalte löschen

Löschen Sie alle Adressfelder am

aktuellen Bildschirm

Global Mail Produkt

Klicken Sie auf diesen Button, um

das Produkt Global Mail zu

verwenden

Zusätzliche Informationen

Eingabe von optionalen Details

zum Empfänger

Adresse speichern

Zum Abspeichern und Editieren

von Adressdetails


NEUE SENDUNG – ABSENDER / EMPFÄNGER Bitte erfassen Sie die Absender- und Empfängerdetails. Die Absenderdetails werden automatisch mit dem zuletzt verwendeten

Absender vorbelegt.

Absender

Bitte erfassen Sie die Absenderdetails.

Mussfelder sind mit einem ‘*’

gekennzeichnet.

Empfänger

Bitte erfassen Sie die Empfängerdetails.

Mussfelder sind mit einem ‘*’

gekennzeichnet. Verwenden Sie den

Button “Postleitzahl & Ort suchen, um die

korrekte Ort / Postleitzahlen Kombination

zu ermitteln”

eMail Benachrichtigungen an den

Absender bzw. Empfänger

Setzen Sie das Häkchen in der Box “E-

Mail Benachrichtigung an”, um den

Absender bzw. Empfänger über die

Sendung vor zu informieren.

Benachrichtigungen einstellen

Durch das Klicken auf diesen Button

können Sie der eMail Benachrichtigung

zusätzlichen Text hinzufügen sowie

zusätzliche eMail Adressen für die

Benachrichtigung definieren.


NEUE SENDUNG - PACKSTÜCKE

Bitte geben Sie die Sendungsreferenznummer, den Sendungsinhalt sowie die Packstückdetails zu ihrer Sendung ein

Sendungsart

Wählen Sie die Sendungsart- Dokument /

Ware. Diese Auswahl ist für Sendungen

innerhalb von AT und innerhalb der EU

nicht notwendig

Auswahlkriterien

Beim Versenden in Nicht-EU

Destinationen haben Sie den Button

“Auswahlkriterien” verfügbar, um

feststellen zu können, ob die zu

versendenden Artikel zollpflichtig oder

verboten sind bzw. nur eingeschränkt

versendet werden dürfen.

Sendungsreferenz

Erfassen Sie ihre interne Referenznummer

zur Sendung, diese scheint auch auf ihrer

DHL Rechnung auf

Inhaltsbeschreibung

Erfassen Sie den Inhalt der Sendung

Deklarierter Warenwert

Geben Sie den Wert der Sendung ein.

Diese Eingabe ist ausschließlich für

zollpflichtige Warensendungen notwendig.

Packstückdetails

Erfassen Sie die Packstücke zu ihrer

Sendung. Sie können gespeicherte

Vorlagen in der Drop-Down-Liste

“Vordefiniertes Packstück” auswählen.


NEUE SENDUNG – SERVICES & OPTIONEN

Bitte wählen Sie ein DHL Produkt und optionale DHL Zusatzservices

Verfügbare Services

Wählen Sie eines der verfügbaren

DHL Produkte für die gewählte

Destination

Zusätzliche Optionen

Wählen Sie optional zusätzliche DHL

Services für ihre Sendung

Zahlungsoptionen ändern

Definieren Sie den Bezahler der

Transportkosten und geben Sie eine

gültige DHL Kundennummer an.

Wenn das Service “Duties & Taxes

Paid” ausgewählt wurde, können Sie

eine separate DHL Kundennummer

zur Verrechnung der Zölle und

Steuern definieren.

.

Speichern & Drucken

Haben Sie alle Mussfelder

ausgefüllt, wird der Button

“Speichern & Drucken” aktiv


NEUE SENDUNG – ABHOLUNG

Buchen Sie eine Abholung für ihre Sendung. (Dies ist nur notwendig, wenn bislang noch keine Abholung für die Abholadresse gebucht wurde)

Abholdatum

Geben Sie ein Datum im geforderten

Format (dd.mm.yy) ein oder wählen

Sie das Datum aus, indem Sie in das

Feld klicken

Abholbereit ab

Bitte geben Sie hier im geforderten

Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu

welcher ihre Sendungen versandbereit

zur Abholung durch den DHL Fahrer

sind

Abholzeit bis

Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der

spätesten Abholung ein

Hinweise für DHL

Bitte erfassen Sie hier Hinweise für

den Abholfahrer falls notwendig

Abholstelle

Bitte definieren Sie den Standort ihrer

Pakete innerhalb ihrer

Geschäftsräume. Bspw.: Rezeption

Abholadresse ändern

Wählen Sie eine Abholadresse aus

dem Adressbuch, wenn die

Abholadresse von der erfassten

Absenderadresse abweicht.

Abholung buchen

Buchen Sie eine Abholung

oder setzen Sie fort ohne zu

buchen.


ZOLLPFLICHTIGE SENDUNGEN IN DEN NICHT-EU-RAUM

Wenn Sie Sendungen in den Nicht-EU-Raum versenden, sind Warensendungen zollpflichtig und die Erfassung eines

Warenwertes ist verpflichtend. Beim Versenden in Nicht-EU Destinationen haben Sie den Button “Auswahlkriterien” verfügbar, um

feststellen zu können, ob die zu versendenden Artikel zollpflichtig oder verboten sind bzw. nur eingeschränkt versendet werden

dürfen.

Für zollpflichtige Sendungen müssen Zolldokumente vorbereitet werden. Sie können die Zolldokumente in DHL Intraship

erzeugen oder ihre eigenen Unterlagen verwenden. Wenn Sie eine zollpflichtige Warensendung erfassen, erscheint eine neue

Option, “Dokumente”, innerhalb ihres Sendungsfortschrittsbalken.


NEUE SENDUNG – DOKUMENTE

Generieren Sie die Export Dokumente für ihre Sendung.

Rechnungstyp

Wählen Sie den Rechnungstyp

(Proformarechnung / Handelsrechnung)

Exportgrund

Geben Sie den Grund für den Export an

Export typ

Wählen Sie den Exporttyp (Permanent /

Repair/Return / Temporary)

Position in Firma

Position des Unterfertigers in der Firma

Kommentar

In diesem Feld können Sie, wenn

notwendig, Kommentare eintragen

Export Incoterm

Definieren Sie hier den gewünschten

Incoterm zur Sendung

Rechnungsadresse ändern

Hier können Sie die Rechnungsadresse

ändern, wenn diese von der

Empfängeradresse abweicht

• f

Position hinzufügen

Klicken Sie auf diesen Button,

um eine neue Position zur

Rechnung hinzuzufügen


SENDUNGSÜBERSICHT

Wählen Sie den Menüpunkt “Sendungsübersicht”, um bereits erstellte Sendungen anzeigen zu lassen.

Sie können ihre Sendungen nach mehreren Suchkriterien filtern. Mehrere Sendungen können

gleichzeitig für den Druck oder das Tracken ausgewählt werden. Sie können Sendungen kopieren

sowie die Sendungspapiere per eMail zur Abholstelle übermitteln indem Sie die Symbole in der Spalte

Optionen anklicken.


ABHOLUNG BUCHEN

Wählen Sie links in der Menü Übersicht “Abholung”, um eine Abholung durch den DHL Kurier zu

buchen. Die Abholung kann auch als Teil des Sendungserfassungsprozesses gebucht werden.

Vorlage für Abholungen definieren

Sie können ihre Standard

Abholungsdetails speichern indem Sie

auf diesen Button klicken

Abholdatum

Geben Sie ein Datum im geforderten

Format (dd.mm.yy) ein oder wählen Sie

das Datum aus, indem Sie in das Feld

klicken

Abholbereit ab

Bitte geben Sie hier im geforderten

Format (hh:mm) die Uhrzeit ein zu

welcher ihre Sendungen versandbereit

zur Abholung durch den DHL Fahrer sind

Abholzeit bis

Bitte geben Sie hier die Uhrzeit der

spätesten Abholung ein

Hinweise für DHL

Bitte erfassen Sie hier Hinweise für den

Abholfahrer falls notwendig

Abholstelle

Bitte definieren Sie den Standort ihrer

Pakete innerhalb ihrer Geschäftsräume.

Bspw.: Rezeption

Abholadresse ändern

Wählen Sie eine Abholadresse aus dem

Adressbuch, wenn die Abholadresse von

der erfassten Absenderadresse

abweicht.


TAGESABSCHLUSS – ÜBERMITTLUNG DER

SENDUNGSDATEN AN DHL

Die Sendungsdaten müssen bei Versandschluss vor der Abholung durch den DHL Kurier an DHL

übertragen werden.

Wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Tagesabschluss“ und wählen Sie die Option „EOD-Manifest

erstellen + Daten übertragen“, um den Tagesabschluss durchzuführen oder wählen Sie „EOD-Report

erstellen“, um eine Tagesabschlussliste erneut auszudrucken.

EOD-Manifest erstellen + Daten übertragen

Wählen Sie die Sendungen aus, die Sie auf den Tagesabschluss setzen wollen und klicken Sie auf

den Button “Tagesabschluss erstellen”, um die Sendungsdaten an DHL zu übertragen.

Werden in der Liste keine Sendungen angezeigt, so wurden die Sendungen bereits an DHL

übertragen. Sie können in diesem Fall die Option „EOD-Report erstellen“ auswählen, um die

Tagesabschlussliste für den DHL Kurier auszudrucken.


SUPPORT

Bitte kontaktieren Sie für zusätzlichen Support unseren eComm Helpdesk

DHL IntraShip – Technical Support

Mon-Fri ____08:00____ - ______17:00____

Phone: __+43 2236 207 DW 1112 bzw. 1114_____________________

Email: [email protected]___________________

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