Die E-Rechnung in Deutschland und Europa, Wirtschaft und ......Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung –kurz & knapp ZUGFeRD –einfach

Die E-Rechnung in Deutschland und Europa,

Wirtschaft und Verwaltung – Praxiserfahrungen in

vergleichender Perspektive

Berlin, 18.5.2016

Stefan Engel-Flechsig

Rechtsanwalt und Leiter FeRD/AK 4.6

Trends & Perspektiven

E-Rechnung mit strukturierten Daten kommt in Wirtschaft und Verwaltung in Fahrt – nach langem Anlauf.

Einführung und/oder Umstellung nur erfolgreich, wenn Qualität der Prozesse und Qualität der Daten stimmen

E-Rechnung ist ein Bestandteil der digitalen Transformation von vielen, wenn nicht sogar allen Prozessen in der Wirtschaft und Verwaltung.

Hybrides Rechnungsformat findet Anerkennung als Lösung für KMU und Verwaltung.

18.05.2016 Landkreistag Berlin 2

Trends und Perspektiven, Billentis 2015


Überblick

Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Elektronische Rechnung – kurz & knapp

ZUGFeRD – einfach & effizient

Europäische Aspekte – mit langem Atem


Vorstellung FeRD

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) ist die nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland (> 30 Verbände, 5 Bundesministerien, 4 Universitäten, 7 Arbeitsgruppen)

Das Forum hat die Aufgabe, das Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.

Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben.



Überblick






Beim Buchen

Beim Zahlen

Beim Prüfen vor Buchung und

Zahlung

Nutzung von Rechnungsdaten


Einsparpotenziale

Prozesse

Effizienz

Kosten

Wegfall manueller Prüfungskosten

Nennenswerte Kostenersparnis, z.B. 15 Euro/Rechnung*

Niedrigere Druck- und Portokosten

Geringere Zahlungsverzögerungen *Uni Frankfurt, Kommunales Rechnungsvolumen, 1.3.2014, S. 13

Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte Schnellere Arbeitsabläufe im Eingang und Ausgang Wegfall mehrfacher manueller Prüfungen bei Eingangsrechnungen

Einsparpotenziale nur mit strukturierten Daten

Senkung der Fehlerquote der Rechnungsbearbeitung Verbesserung der Transparenz der jeweiligen Prozessschritte Beschleunigung des Prozessablaufs bei der Rechnungsbearbeitung


Umsatzsteuergesetz erlaubt es

Die EU-Mitgliedstaaten haben mit Richtlinie 2010/45 für elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleiche Bedingungen geschaffen.

Es gibt keine technischen Voraussetzungen an die Übertragung von eRechnungen.

Es können alle internen Kontrollverfahren im Unternehmen genutzt werden, um Prüfung von Authenzität, Integrität und Lesbarkeit vorzunehmen.

Hierzu ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Archivierung in der Form, wie die Rechnungen gesendet bzw. erhalten wurde. Auslegungsunterstützung durch DG TAXUD („Explanatory Notes“ Sept. 2011)

und durch Umsetzungsschreiben BMF vom 2.7.2012

18.05.2016

Die EU-Mitgliedstaaten haben mit Richtlinie 2001/112 die Datenelemente für alle Rechnungen in der EU festgeschrieben und die elektronische Übertragung zugelassen.

Landkreistag Berlin 10

Überblick






Übertragungsformate

PapierBild-Datei

ZUGFeRDPDF/A-3inkl. XML

Web EDI EDI

Verarbeitungstiefe

Allgemeine Verarbeitbarkeit+ -

+-

Bas

ic

Co

mfo

rt

Ex

ten

de

d


ZUGFeRD Grundsätze

ZUGFeRD definiert ein einheitliches Datenmodell für strukturierte Daten; ZUGFeRD basiert auf UN/CEFACT CII und CEN Message User Guidelines (MUG)

Prozessoptimierung mittels Auswertung strukturierter Daten durch den Rechnungsempfänger.

Der Sender muss seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermitteln.

Jede auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung sein (sowohl die PDF- als auch die XML-Darstellung).

Es gibt mehrere Profile für das ZUGFeRD-Datenmodell.

Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen.

Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein.

Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist optional.


PDF/A-3

Belegbild & Rechnungsdaten Dem Empfang von PDF-Dateien mit eingebetteten strukturierten Daten (PDF/A-3) soll der Vorzug vor reinen PDF-(Bild)Dateien gegeben werden

Einfache Handhabung in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung

PDF/A als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005)

Einfache Integration in bestehende Erstellungsprozesse (z.B. Drucken)

Ein „normales“ PDF reicht gem. UStG für eine Rechnung aus, im Rahmen von ZUGFeRD wird PDF/A-3 verwendet, da hier eine ISO-standardisierte Methode beschrieben wird, wie ein PDF mit einer XML-Datei kombiniert werden kann.


ZUGFeRD – Vorteile

Unterstützung in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung Einfache Implementierung auf standardisierter Grundlage mit semantischem

Datenmodell (UN/CEFACT CCTS 2.01 und CEN MUG) Version 1.0 ab 25. Juni 2014 verfügbar; kostenfrei lizenziert; Downloads > 8.500

Verwendung von strukturierten Daten in allen Prozessschritten möglich Integration auf Eingangsseite technisch einfach Optionen für Ausgangsseite: z.B. bei Kostenrechnungen Einfache Übertragungsform als hybrides Format XML plus PDF

Fokus auf Prozessoptimierung für kleine und mittlere Unternehmen Prüfen der nach § 14 UStG relevanten Felder, Zahlen und Buchen Belegbild (als PDF/A-3) als etabliertes Archivierungsformat immer dabei Integration in Buchhaltungssoftware (DATEV, SAGE, LEXWARE, Diamant etc.)



Überblick






EUMSFPP

2001 – 2015 Europa Übersicht

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Expert Group

VAT Change

#1

VAT Change

#2

Task Force

EU MSF IIEU MSF I

CEN PC CEN MUG

Dir. Public

Procurement

CEN BII I/IICEN Workshop eInvoicing #1, #2, #3

0 1 2 3DIN

AK FeRD - ZUGFeRD AWV Projektgruppe


EU Nachbarschaft

Gesetzliche Verpflichtung für eRechnung im öffentlichen Bereich EU existiert bereits, z.B.:

Dänemark, 2005 Frankreich, 2008 Finnland, 2012 Spanien, 2013 Österreich (Bundesbehörden), 2013 Italien, 2014 Schweden, 2014 Niederlande, 2014 Vereinigtes Königreich (in einigen Behörden, NHS), 2014 Belgien, 2015

IT Infrastruktur mit eigenen Formaten entwickelt und erprobt:

XML und/oder UBL Plattformen für eRechnungen eingerichtet, z.B. Chorus in Frankreich Strukturierte Daten und/oder hybride Formen Prozesse der Rechnungsbearbeitung und -prüfung etabliert Peppol, ePrior und andere als Kommunikationsstruktur


DÄNEMARK, 2005

Keine eigene Plattform, sondern definierte Infrastruktur zum Austausch von Nachrichten

Kommunikation gesichert mit digitalen Zertifikaten Nur einen zentrales Element: NEMHandel Register, in dem alle Adressaten

verzeichnet sind Aufgabe der IT Dienstleister, die Standards zu beachten und Softwarelösungen für

die Marktanforderungen zu entwickeln IT-Dienstleister erhalten Zugang zu Richtlinien, validation tools, stylesheets und

open source Komponenten

eRechnung seit 2005 Alle Behörden einbezogen - zentral und lokal Alle Unternehmen einbezogen - klein, mittel, groß Etwa 18 Mio Rechnungen pro Jahr Gesetzliches Format: XML, Profil: DK Version von UBL Keine eigene Plattform eingerichtet, aber NEMHandel


ITALIEN, 2014

„Sistema di interscambio“ (SdI) Eingerichtet und gemanagt von der „Agenzia Entrate“ SdI sendet die eRechnung an die richtigen Adressanten auf der Grundlage eines

„Unique Office Code“ Keine Archivierung durch SdI

E-Rechnung in b-2-g gesetzlich vorgeschrieben für alle Lieferanten in Italien: Seit 6 Juni 2014: Ministerien, Steuerbehörden, Sozialversicherungsträger Seit 31 März 2015: alle öffentlichen Behörden, auch lokal

Gründe für gesetzliche Verpflichtung: Kostenersparnis, Ausgabenkontrolle Ca. 50 Mio Rechnungen/Jahr; 2 Mio Lieferanten Übermittlung der eRechnungen mit einem zentralen Hub Qualifizierte elektronische Signatur erforderlich (Authentizität und Integrität) Drittanbieter/Serviceprovider sind erlaubt Nationales Format („FatturaPA“): XML basiert, kompatibel mit CEN/BII und MUG“


FRANKREICH, 2008

„CHORUS Factures“ Seit 1.1.2012 frz. Regierung betriebt diesen Service als Plattform Chorus factures erlaubt es Lieferanten und öffentlicher Verwaltung, Rechnungen

auszutauschen Ca. 5.000 Behörden sind zur Zeit verbunden Definition der Formate und der Übermittlungswege Klare Regelung der Governance und der Regeln

eRechnung gefördert seit 2008/2012 Bürokratieabbaugesetz 3.1.2014: „Choc de simplification“; verpflichtet alle

Unternehmen ab 2017/2018/2019/2020 (groß/mittel/klein/micro) nur noch e-Rechnungen zu senden;

XML Formate: UBL und UNCEFACT CII Ca. 95 Mio. Rechnungen/Jahr 335 Mio. Euro Ersparnis/Jahr für Unternehmen 375 Mio. Euro Ersparnis/Jahr für Verwaltung


FeRD: Zukünftige Themen

18.05.2016

Erweiterung von ZUGFeRD 1.0 um Bestellung, Bezahlung u.a.

Verbreitung von ZUGFeRD 1.0 als Rechnungslösung

Prüfung der Verwendung von ZUGFeRD bei Gebührenrechnungen

Integration von ZUGFeRD 1.0 in vorhandene Anwendungen mit allen Profilen

Digitalisierung: Archivierung, ersetzendes Scannen, GOBD

EU und bilaterale Zusammenarbeit und EU Standardisierung

Vorteile und Nutzen der eRechnung

Rechnungsprozesse bei der öffentlichen Verwaltung

Landkreistag Berlin 23

Termine 2016

4. Deutsch-Französischer Workshop e-Rechnung, 10./11.10.2016 (Paris)

4. ZUGFeRD Entwicklertage, Juni 2016 (Bielefeld)

GS1 Rechnungstag, 12.11.2016 (Köln)

3. FeRD Konferenz: 7./8.9.2016 (Berlin)

Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis, Berlin 18.05.2016


2. Deutsch-Französische Digitale Konferenz, 11.12.2016 (Berlin)

Informationen

www.ferd-net.de

18.05.2016

www.zugferd.de

Landkreistag Berlin

www.zugferd-community.net

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http://www.ferd-net.de

http://www.zugferd.de

http://www.zugferd-community.net

Kontakt

Stefan Engel-FlechsigRechtsanwalt und Leiter [email protected]+49 172 944 70 93


mailto:[email protected]

Europäische Aspekte

18.05.2016 Landkreistag Berlin

Übereinstimmung EU Norm mit ZUGFeRD ist angelegt Entwicklung bei CEN („Project/Technical Committee“) muss mit

Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung (via DIN) aktiv begleitet werden

FeRD und ZUGFeRD sind dabei - Konkurrenten aber auch.

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