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Elektronische Rechnungen –„vom ZUGFeRD bis zur X-Rechnung!“

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DAS ALLES

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BELEGE

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Mobil: 0171 33 62 681

Fax: 0911 147-04012

E-Mail: christian.goede-diedering@datev.de

Internet: www.datev.de/unternehmensloesungen

Ihr Referent

Seite 3

Dipl.-Jurist (Univ.)

Christian Goede-Diedering Unternehmenskammern und -verbände, DATEV eG

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Digitale Wirklichkeit oder Wunschvorstellung?

© Sergey Nivens / fotolia.com

digital

analog

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 4

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Die Realität sieht vielfach noch anders aus

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Der Druck steigt und kommt näher!

Pflicht zur eRechnung in

Dänemark seit 2005

Norwegen seit 2012

Österreich seit 2014

Schweiz seit 2016

Seit 01.01.2014 können Rechnungen an die Republik Österreich nur noch auf

elektronischem Weg erstellt werden. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert.

Österreich als Vorbild?

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 6

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Definition Rechnung und Definition eRechnung

Definition Rechnung: (UStG § 14)

„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung

abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Definition eRechnung: (UStG § 14)

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in

einem elektronischen Format ausgestellt und

empfangen wird.“

Übermittlungswege

Weberfassung

Upload (Dateiupload)

per E-Mail (Bilddatei, Textdatei)

DE-MAIL

E-POSTBRIEF

Computerfax/Faxserver

Webdownload

EDI (Datenaustausch)

PEPPOL

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 7

Definition eRechnung: (EU Richtlinie 2014/55 Art. 2)

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in

einem strukturierten elektronischen Format

ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre

automatische und elektronische Verarbeitung

ermöglicht.“

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Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitung

digitale Belegbearbeitung

Scannen und UploadBuchungs-

vorschlagdigitale Ablage

revisionssicheres Archiv

Rechnungs-

bearbeitung

Vernichten der

Papierunterlagen

digitaler Prozess:

effizient und transparent

Ordnung der Ablage

einfache Suche

unterstützte Erfassung

(OCR-

Buchungsassistent)

nachvollziehbarer

Prozess (durch

Dokumentation)

Sicherheit der Daten

Posteingang

analoge Belegbearbeitung

Posteingang Buchung Ablageanaloger Prozess:

aufwendig

nicht transparent

hohe Fehlerquote

teuer

Rechnungs-

bearbeitung

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Digitalisierung - GoBD ZusammenhängeTrend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes Scannen

GoBD

PDF u./o. ZUGFeRD

Ersetzendes Scannen

Eingescannte

Papierbelege

Ein- und Ausgangs-

rechnungen als PDF

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 9

Aufbewahrungspflicht

von elektronischen

Belegen, Daten aus

Vorsystemen und

Stammdaten

(Bare und Unbare

Geschäftsvorfälle)

Ein- und Ausgangs-

rechnungen als PDF mit

XML-Rechnungsdaten-

Daten

Aufbewahrung

eingescannter Belege

und Vernichtung

Papierbelege

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Ersetzendes Scannen, GoBD, ZUGFeRD und X-RechungWas ist der Unterschied?

GoBDErsetzendes

Scannen

E-Rechnung

ZUGFeRD

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 10

X-RechnungVerfahrens-

dokumentation

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Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland vs. X-Rechnung EU Richtlinie 2014/55/EU

ZUGFeRD und X-Rechung

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Europa: Formate heute und Ausblick

2000 2010 2020

100 %

90 %

80 %

70 %

60 %

50 %

40 %

30 %

20 %

10 %

0 %

reine

Strukturdaten

EDI, XML Hybrid

PDF, XML

elektronische

Bilder

PDF etc.

Quelle: Billentis

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 12

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Überblick Rechnungsformate

ZUGFeRD 1.0 / ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD 1.0 wird nicht von der öffentlichen Verwaltung unterstützt

ZUGFeRD 2.0 referenziert auf die CEN-Norm 16931 und wird voraussichtlich

Ende Q1/2019 veröffentlicht

ZUGFeRD ist en hybrider Rechnungsstandard und bietet den Vorteil, dass es neben

der XML Datei immer noch eine Visualisierung der Rechnung als PDF gibt

X-Rechnung

Basiert auf der CEN-Norm 16931

Ist das vom IT-Planungsrat und von der öffentlichen Verwaltung favorisierte Format

Ist eine reine XML Datei ohne Belegbild

25.09.2019 Seite 13

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FeRD:Forum elektronische Rechnung Deutschland

Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von

Ministerien, Verbänden und Unternehmen

ZUGFeRDGrundlagen FeRD

einheitliches

Rechnungsdatenformat

ZUGFeRD:

Zentrale User Guide des

Forums elektronische

Rechnung Deutschland

(XML-)

Rechnungsdaten

Arbeitsgemeinschaft für

wirtschaftliche Verwaltung e. V.

• Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen,

um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in

Deutschland zu schaffen.

• Aufgabe:

Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen,

wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie

geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer

Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.

• www.ferd-net.de

Ergebnis:

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 14

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Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3

PDF-Rechnung

mit integrierter

XML-Datei

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 15

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Wie kommt der digitale Beleg in die Buchhaltung?

Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung Online)

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Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3

PDF-Rechnung

mit integrierter

XML-Datei

25.09.2019 Seite 17

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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format

Kennung ZUGFeRD

Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten

Daten direkt in Erfassungsfelder

Bankverbindungsdaten aus

25.09.2019 Seite 18

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Buchen von eRechnung in DATEV (Kanzlei-)Rechnungswesen pro

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 19

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ZUGFeRD-Umsetzung in den DATEV-AnwendungenDigitales Belegbuchen: ZUGFeRD-Dokument aus Belege online buchen

Kennung ZUGFeRD

Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten

Daten direkt in der Buchungsmaske

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 20

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Digitale Zusammenarbeit mit dem SteuerberaterBeispiel: Finanz-, Lohn- und Gehaltsbuchführung

Seite 21

21

Belege digitalisieren

Kanzlei

Buchführung

und Lohnabrechnung

DATEV-Cloud

DATEV Unternehmen

online

Unternehmer

Arbeitnehmer

■ DATEV Upload mobil

■ DATEV Dokument-Upload online

■ DATEV Belegtransfer

Belege und Rechnungsdaten

Lohndaten: Stamm- und Bewegungsdaten

Belege und Dokumente

Auswertungen

digital zur

Verfügung stellen

Auswertungen für Unternehmer

Auswertungen für Arbeitnehmer

Zahlungsvorschläge

Unternehmer

Buchung

Archivierung

25.09.2019

DATEV eG25.09.2019 Seite 22

Umsetzung der Europäische Richtlinie 2014/55

27. Mai2017

06. Sept 2017

17. Okt 2017

Ab 27. Nov 2018

Ab 27. Nov 2019

18. April 2020

Ab 27. Nov 2020

Ermächtigung des E-Government-Gesetzes

Bundeskabinett beschließt Verordnung zur elektronischen

Rechnungstellung

Veröffentlichung der CEN Norm 16931

Pflicht der obersten Bundesbehörden,elektronische Rechnungen empfangen und

verarbeiten zu können

Pflicht aller nachgeordneten Einrichtungenzum Empfang und Verarbeitung

elektronischer Rechnungen

Inkrafttreten des E-Rechnungs-Gesetzes Art. 2 bezüglich

Ausgangsrechnungen

Pflicht der Länder zur Umsetzung der

EU-Richtlinie 2014/55/EU

Verpflichtung auf Bundesebene für Lieferanten

zum Senden elektronischer Rechnungen

Verpflichtung auf Bundesebene für Lieferanten

zum Senden elektronischer Rechnungen

Pflicht aller nachgeordneten Einrichtungenzum Empfang und Verarbeitung

elektronischer Rechnungen

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Architekturmodell

Seite 23

ERP-System(Rechnungswesen)

Zentrale E-Rechnungs-Eingangsplattform (zERKIA)

Servicekonto

Weberfassung

Workflow

25.09.2019

Webanwendung

PEPPOLAccessPoint

Em

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Prüftool

Buchungs-

beleg

RevisionssichereAblage

Scan-Dienst

Rechnung

Papier-

Rechnung

Rechnung

Anlagen

Protokoll

Rechnung

Anlagen

Protokoll

Upload

E-Mail

DE-Mail

PEPPOL

DATEV eG Seite 2425.09.2019

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Fazit

Digitalisierung ist kein aktuelles Modethema sondern erlebbare Wirklichkeit

Starke Thematisierung und Förderung durch Bundesregierung

Digitalisierung wird immer stärker zu einem Wettbewerbsfaktor auch für kleine und

mittlere Unternehmen

Der Einstieg in Digitalisierungsszenarien ist einfach - Legen Sie los, wir unterstützen Sie

gerne!

25.09.2019 Das digitale Büro Seite 25

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25.09.2019 Seite 26

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25.09.2019 Seite 27

Anmerkung: Es handelt sich nicht um eine steuerrechtliche oder rechtliche Beratung!

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25.09.2019 Das digitale Büro

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Seite 28

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