Die Einführung des Neuen Haushaltswesens in Hamburg ......SAP Chief und weitere SAP Experten „BI Verantwortlicher“ (neue Funktion / einzurichtende Stelle) u.a.m. Bei der Auswahl

Die Einführung des Neuen

Haushaltswesens in Hamburg:

Was erwartet die Behörden?

Messe NHH am 10. und 11. September 2009

2

Meilensteine der Projektplanung

1.5.07 1.1.08 1.1.09 1.1.10 1.1.11 1.1.12 1.1.13

Produktivstart

Bewirtschaftung

und Kasse

Justizbehörde,

Polizei

Produktivstart

Bewirtschaftung

und Kasse

BWA, BWF, BKSM,

BfI, FB, BSB*

Produktivstart

Bewirtschaftung

und Kasse

BSU, BSG,

und Bezirke

Produktivstart

Bewirtschaftung

und Kasse

EPL 9.2, BK, RH,

Senatsämter

Rollout

1.4.09

Probe-

Rollout

Roll In Roll In Roll In

Konzeption und Haushaltsplanung

Roll In

Rollout Bewirtschaftung/KasseWelle 1

Welle 0

Rollout Bewirtschaftung/Kasse


Welle 2

AT* AT AT ATKonzeption, Entwicklung, Integrationstest

Rollout Bewirtschaftung/Kasse


Welle 3

*Die Planungen für die Einführung des NHH in der BSB und die Planungen zur Umsetzung der

Schulstrukturreform werden so aufeinander abgestimmt, dass die geplanten Termine zur

Umsetzung der Schulstrukturreform nicht gefährdet werden.

*AT=Abnahmetest

3

Was muss mein Amt / die Behörde kurzfristig tun?

Erste Schritte und Aufgaben zur Projektaufnahme:

Einrichtung der Projektorganisation

Projektplanung und Kapazitäten

Benennung des Projektteams / partielle Freistellung der Mitarbeiter

1

2

3

(A) Projektstart: Aufgaben seitens der Behörde

4

Projekteinrichtung für die Behörde

Die Projektaufgaben betreffen verschiedene Fragestellungen, die zum Teil parallel bearbeitet

werden müssen. Es wird deswegen empfohlen, verschiedene Arbeitsgruppen (AG) nach

Themenschwerpunkten zu bilden – und damit die Arbeiten adäquat verteilt sind:

Das Projektmanagement der Arbeitsgruppen liegt bei der Projektleitung (PL) des

Behördenprojektes. Für die Lenkung des Behördenprojektes soll ein übergeordnetes

Steuerungsgremium (SG) eingerichtet werden.

(A) Projektstart: Projekteinrichtung

1

SG

Projektorganisation

der Behörde PL

AG 1 AG 2 AG 3 AG 4

5

Projekt- und Kapazitätsplanung für die Behörde

Für jede Behörde wird mit Arbeitsbeginn eine detaillierte Rollout-Planung auf Basis des

Gesamtprojektplanes erstellt. Zur Vereinfachung bereitet das Zentralprojekt eine

Musterplanung vor, nach der

die Behörden ihre eigene

Planung aufstellen.

Auf der Grundlage der

Behörden-Planung kann

dann eine Kapazitäts-

einschätzung vorgenommen

werden, um die Mitarbeiter für

die Arbeitsgruppen auszuwählen.

Ebenso lässt sich anhand der Kapazitätsplanung ermitteln, ob und in welchem Umfang

Mitarbeiter für die Projektarbeit freigestellt werden müssen.

(A) Projektstart: Projektplanung

Zsfsg. einzel

Tätig.

HH-

Plng.

10.0

8

11.0

8

12.0

8

01.0

9

02.0

9

03.0

9

04.0

9

05.0

9

06.0

9

07.0

9

08.0

9

09.0

9

10.0

9

11.0

9

12.0

9

01.1

0

02.1

0

03.1

0

04.1

0

05.1

0

06.1

0

Ziele und Kennzahlen

Kennzahlendefinition

Grundlagen Datenmodell

Basiskennzahlen

Kennzahlen

eingeschr. und abgel. Kennzahlen

Merkmale / Kennzahlenblätter

Strukturmerkmale

Bereitstellung Kennzahlen

Fachverfahren / Datenquelle

Schnittstelle

Lieferung Testdaten

Test der Datenübernahme

Berichtswesen

ERP / SAP BI

Standardberichte NHH

Berichtsmatrix SAP BI

Standardberichte ERP

Fach BI

Standardberichte NHH

Berichtsmartix Fach BI

2

6

Auswahl der Projektteammitglieder: Linienorganisation

Es reicht nicht aus, für das Rollout ein Spezialistenteam mit SAP Kenntnissen

(z.B. SAP Chief und Bewirtschafter / Buchhalter) einzusetzen.

Seitens der Linienorganisation müssen einbezogen werden:

Für das Steuerungsgremium die Behördenleitung oder ihre Vertretung sowie die

Amtsleitungen aufgrund der Gesamtverantwortung und als „Promotor“ / Vorbild für die

Umstellung (Stärkung der Akzeptanz in der Behörde).

Für die fachlichen Arbeitsgruppen Abteilungs- und Referatsleiter, damit

Haushaltsstrukturen, Bewirtschaftungsverfahren usf. aus Planungs- und

Steuerungssicht adäquat behandelt werden können.

Experten aus den Bewirtschaftungsverfahren, um Fragen der Prozessabbildung, der

Datenübernahme, Anbindung der Fachverfahren und ihre Teststellungen zu klären.

(A) Projektstart: Projektteam

3

7

Auswahl der Projektteammitglieder: Querschnittsbereiche

Neben der Linienorganisation müssen folgende Querschnittsfunktionen

beteiligt sein:

Haushälter und Controller

Organisations- / Personalreferent

IuK-Verantwortliche

SAP Chief und weitere SAP Experten

„BI Verantwortlicher“ (neue Funktion / einzurichtende Stelle)

u.a.m.

Bei der Auswahl der jeweiligen Personen muss berücksichtigt werden, dass das notwendige

Basis-Knowhow vorhanden ist, damit die fachlichen Themen im Projekt bearbeitet werden

Können; Weiterqualifizierungen für die Projektteammitglieder werden angeboten.

(A) Projektstart: Projektteam

3

8

Kann uns (noch) geholfen werden?

Das Zentralprojekt unterstützt die Projektarbeit der Behörde;

diese behält aber die „Hoheit“ und Verantwortung für ihr Projekt:

(B) Unterstützung für die Projektarbeit

1

2

3

Kontrakt

Interne und externe Unterstützung

Projektkommunikation / Projektmarketing

Qualifizierung4

9

(B) Unterstützung: Kontrakt

Kontrakt

Für einen erfolgreichen Projektabschluss müssen die Behörde

und das Zentralprojekt eng miteinander zusammenarbeiten.

Umgekehrt sind beide Partner darauf angewiesen, dass der

jeweils andere die komplexen Projektaufgaben erfüllt.

Damit Anforderungen und erforderliche Leistungen für beide Seiten trans-

parent sind, soll ein Kontrakt über die Projektarbeit abgeschlossen werden:

Welches Aufgabenspektrum muss erledigt werden?

Welche Basis gilt für die kooperative Zusammenarbeit?

Welche Unterstützungen werden zugesagt?

1

10

Rollout-Begleitung: ROM und ROB

Seitens des Zentralprojektes werden pro Behörde ein Rollout-

Manager („ROM“) und befristet ein externer Rollout-Berater („ROB“)

abgestellt, die die Behörde bei der Projektarbeit unterstützen:

Fachliche Vermittlung der Projektziele und Projektinhalte

Transfer der Projektthemen auf die AWB / Behörden

Hilfestellungen bei Bedarfsanalysen und Qualifizierungen

Unterstützung bei der internen Kommunikation bzw. der Kommunikation mit dem Projekt

Zusammengefasst begleiten der ROM und ROB die Behörden in allen

Belangen der Projektarbeit.

(B) Unterstützung: intern und extern

2

11

(B) Unterstützung: Veränderungsmanagement

Projektkommunikation / Projektmarketing

Der Erfolg des Projektes steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter

und ihrer Führungskräfte. NHH hat ein Team für das Veränderungsmanage-

ment eingesetzt, das die Behörden bei der internen Projektkommunikation

unterstützt:

Bereitstellung von Informationsmaterialien

Beteiligung an Informationsveranstaltungen

Organisation und Durchführung von Schulungen

3

12

Obligatorisch: differenzierte Qualifizierungen

Information der Führungskräfte (ein- oder zweitägig)

Schulung des Projektteams (4 Schulungsmodule)

Schulungen für die Testphase (bedarfsorientiert)

Informationsangebote / Workshops für einzelne Zielgruppen

(bspw. Personalentwickler, Organisationssachbearbeiter, Personalräte)

Schulungsprogramm für die späteren Anwender aller Hierarchiestufen

(über 20 anwenderbezogene Schulungsmodule)

(B) Unterstützung: abgestufte Qualifizierung

4

13

u 2. Qualitätssicherung bzw. Test

T Abgabe Templates

1 Haushaltsstruktur u … T

2 KLR-Struktur und Verrechnungen u … T

3 Ziele und Kennzahlen uT u u

Definition Ziele und Kennzahlen uT

Anpass. Fachverfahren / Entw. Schnittstelle u

Lieferung Testdaten u

4 BI-Werkstatt u u

Planung u

Berichte u

5 Bewirtschaftung und dez. Kassenprozesse u … T

6 Schnittstellen / Fachverfahren u u u

Konzeption u

Entwicklung u

Integrationstest u

7 (Alt-) Datenübernahme siehe Planung TP Datenübernahme

8 Testphasen IT AT

9 Haushaltsaufstellung u u

doppische Teilpläne u

Ziel- und Leistungsvereinbarungen u

Planung Verwaltungsmanagement-HH u

10 Organisatorische Absicherung(en) vgl. Detailplanung … … … … … … … … … … … … …

11 Projektkommunikation siehe Planung seitens VM

12 Projektdokumentation u

13 Nachbetreuung u

30.0

4.0

9

15.0

5.0

9

31.0

5.0

9

15.0

6.0

9

30.0

6.0

9

15.0

7.0

9

31.0

7.0

9

15.0

8.0

9

31.0

8.0

9

15.0

9.0

9

30.0

9.0

9

15.1

0.0

9

31.1

0.0

9

15.1

1.0

9

30.1

1.0

9

15.1

2.0

9

28.0

2.0

9

15.0

3.0

9

31.0

3.0

9

31.1

2.0

9

15.0

1.0

9

31.0

1.0

9

15.0

2.0

9

(C) Übersicht Produktivsetzungsplanung W0

14

0. Arbeitspaket: Vermittlung der Fachkonzepte

Hauptaktivitäten:

Vermittlung der Fachkonzepte Planung, Steuerung, Bewirtschaftung und dez.

Kassenprozesse, Schnittstellen / Fachverfahren, Rechnung und Haushalts-Strukturen /

Kennzahlen

Vermittlung des Organisationskonzeptes

Ergebnisse:

Grundsätzliches Verständnis für die Fachkonzepte ist hergestellt

Änderungen / Modifikationen / Ergänzungen sind schriftlich beantragt

Strittige Punkte sind geklärt

(C) Rollout Arbeitspakete

15

1. Arbeitspaket: Haushaltsstrukturen

Hauptaktivitäten:

Definition Budgethierarchie

- Aufgabenbereiche

- Subbudgetbereiche

- Besondere Budgetbereiche

- Budgeteinheiten

Definition Produkthierarchie

Ergebnisse:

Template pro Aufgabenbereich


16

2. Arbeitspaket: KLR-Strukturen und Verrechnungen

Hauptaktivitäten:

Definition Kostenstellen, Maßnahmen, PSP, Leistungsarten

Festlegung KLR-Verrechnung: Verrechnungsobjekte und -regeln,

Verrechnungsschlüssel, stat. Kennzahlen

Ergebnisse:

Templates für die Objekte

Festlegung der Verrechnungsregeln und Größen etc.


17

3. Arbeitspaket: Ziele und Kennzahlen

Hauptaktivitäten:

Festlegung der Ziele

Strukturierung und Definition der Kennzahlen

Anpassung Fachverfahren / Schnittstellenentwicklung (sofern erforderlich)

Ergebnisse:

Templates zu Kennzahlenstrukturen

Lieferung der (Test-) Daten / Test der Datenübernahme


18

4. Arbeitspaket: BI-Berichtswesen

Hauptaktivitäten:

Neue, erweiterte Anforderungen / Umsetzung Planungsfunktionalitäten

Neue, erweiterte Anforderungen / Umsetzung Standardberichtswesen

Knowhow-Vermittlung

Konzeption indiv. (behördenspez.) Berichtswesen

Ergebnisse:

Integrations- und Abnahmetest


19

5. Arbeitspaket: Bewirtschaftung und dez. Kassenprozesse

Hauptaktivitäten:

Roll-In Prozesse

Festlegung / Definition der Struktur- und Stammdaten

Ergebnisse:

Antrag notwendiger Änderungen und deren Realisation

Dokumentation Struktur- und Stammdaten (Templates)


20

6. Arbeitspaket: Schnittstellen / Fachverfahren

Hauptaktivitäten:

Anbindung rel. Fachverfahren an die allg. Schnittstelle SAP ERP

Anbindung spez. Fachverfahren an SAP ERP

Anpassung(en) Fachverfahren

Ergebnisse:

Integrations- und Abnahmetest (NHH)

Eigenes Abnahmeverfahren für veränderte FV notwendig

• COMVOR

• KaBu

• Paisy

(INEZ nicht in 2009)


21

7. Arbeitspaket: (Alt-) Datenübernahme

Hauptaktivitäten:

Bereinigung und Übernahme Geschäftspartnerdaten

Inventur / Übernahme Anlagendaten

Prüfung, Bereinigung, Übernahme der offene Posten / Kontenbereinigung

Übernahme Dauerbelege

Ergebnisse:



22

8. Arbeitspaket: Testphasen

Hauptaktivitäten:

Beteiligung am Fachtest (soweit vorgesehen)

Integrationstest

Ergebnisse:

Unterstützung des Fachtests (ERP und BI)



23

9. Haushaltsaufstellung

Hauptaktivitäten:

Erstellung doppischer Teilpläne

Ziel- und Leistungsvereinbarung(en)

Knowhow-Vermittlung

Planung Verwaltungsmanagement-HH

Ergebnisse:

Erstellung Teilpläne inkl. Ziel- und Leistungsvereinbarung

Vorlage für Drucksache

(Teil-) Erstellung Verwaltungsmanagement-HH


24

10. Organisation

Hauptaktivitäten und Ergebnisse:

(Organisatorische) Absicherung der Planungs-, Steuerungs- u. Bewirtschaftungsprozesse

Absicherung der Abschlussarbeiten / Umsetzung der Anforderungen der HH-Rechnung

Festlegung der Berechtigungen / Personenzuordnung

Personalauswahl und Qualifizierung


25

11. Projektkommunikation

Hauptaktivitäten:

Laufende Information über die Projektergebnisse

Information über Änderungen ab 2. Jan. 20XX

Information der Führungskräfte zur Akzeptanzförderung

Ergebnisse:

siehe Aktivitätenplan VM


26

12. Projektdokumentation

Hauptaktivitäten:

Erstellung Behördenfachkonzept

Kontierungshandbuch

Behördenindividuelles Berechtigungskonzept

Ergebnisse:

Dokumentation von notwendigen Änderungen in der Ablauforganisation

Dokumentation der Projektergebnisse

Verteilung und Information der Projektdokumentation


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13. Arbeitspaket: Nachbereitung

Hauptaktivitäten:

Vorbereitung und Organisation der Nachbereitung

Unterstützung im ersten Quartal nach der Produktivsetzung

- Systemtechnisch

- Fachlich, analytisch

Überführung des Supports in die Linie

Ergebnisse:

Bereitstellung und Durchführung der Unterstützung


28

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