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Digitale Unterstützung für die Anwender
von G Suite ... sorgt für höhere Prozesscompliance und deutliche Einsparungen
im Anwendersupport
ALFREDO ZURDO | HEAD OF DIGITAL CHANGE
22INSIGHTS | TTS FORUM 2018
G Suite von Google Cloud ist der große Wettbewerber von
MS Office und Outlook – Insbesondere in den USA, zuneh-
mend aber auch in Europa, etabliert sich das Google-Produkt
bei Großunternehmen. Die Google Suite lässt sich auf
die individuellen Bedürfnisse anpassen – eine Chance für die
Unter nehmen, aber auch eine Herausforderung für den
Anwender support. Gemeinsam mit dem langjährigen Partner
Entelgy Digital hat tts hier eine integrierte Performance-
Support-Lösung geschaffen, die keine Wünsche offen lässt.
Entelgy, die BusinessTech Beratung,
bietet Lösungen zur digitalen Trans-
formation im Unternehmensbereich
Digital an. Alfredo Zurdo ist Head of
Digital Change bei Entelgy Digital und
Projektleiter des internen Digitalisie-
rungsprojekts.
Einer der Geschäftsschwerpunkte von
Entelgy Digital ist die Implementie-
rung von G Suite bei Großunterneh-
men. Um mit gutem Beispiel voran-
zugehen, wurde die Lösung zunächst
bei den 1.500 Mitarbeitern von Entelgy
eingeführt.
In der Ausgangslage galt es also, zwei
konträre Ziele zu erreichen. Zum ei-
nen sollten über 1.500 Mitarbeiter in
sechs Ländern erreicht, zum anderen
eine schnelle Umsetzung der digi-
talen Transformation gewährleistet
werden. Gefragt war eine smarte und
agile Lösung, die in kürzester Zeit
gleich mehreren Ansprüchen genüg-
te: Hunderte von Prozessen neu auf-
setzen, Mitarbeiter über diese neuen
Prozesse informieren und dazu schu-
len, sowie Unterstützung im laufen-
den Betrieb bieten.
Die Lösung – Mit zwei starken Partnern den Wandel beschleunigenUnter dem Motto „smart & digital“ sah
das Projektteam unter der Leitung
von Alfredo Zurdo eine ganzheitliche
vollständige Performance-Support-
Lösung vor: Kontextsensitiver Zugang
zu Anleitungen, Prozessbeschreibun-
gen, eine Schnittstelle zu relevanten
Wissensquellen – Und all das in den be-
währten „two clicks, ten seconds“. Mit
Hilfe dieses Baukastens sollte gleich-
zeitig die Entwicklung der Mitarbeiter
zu „smarten Anwendern“ fördern. Als
langjähriger tts Partner wusste Entelgy
Digital, dass die tt performance suite
im Grundsatz die perfekte Plattform
ist, aber würde das Ganze auch mit
G Suite zusammenpassen?
BEST PRACTICE | ENTELGY DIGITAL
„Über 1.500 Mitarbeiter in sechs Ländern
sollten erreicht werden und es musste eine
schnelle Umsetzung der digitalen Trans-
formation gewährleistet werden.“
23INSIGHTS | TTS FORUM 2018
„Der Fit ist absolut perfekt“, so Alfredo
Zurdo, „Die G Suite wurde als reine
Webanwendung aufgesetzt, die voll
integrierte tt performance suite er-
möglicht Anwendern blitzschnellen
Zugriff auf Inhalte in der G Suite. Das
Besondere an der Entwicklung: Der
Performance Support aktiviert sich
nur, wenn die tt performance suite
auch tatsächlich Wissenselemente
zum gerade genutzten Prozess vor-
hält. Dieses Feature erhöht die Anwen-
derfreundlichkeit und verhindert
sinnlose Suchläufe.
Lessons learned: Für Inspiration sorgen und schnell scheiternZur Vermarktung der integrierten
Plattform inspirierte Entelgy Digital
die Mitarbeiter zum einen über
G Suite Best Practices und spieleri-
sches Heranführen – „Gamification“–
an die neue Anwendung. In einer
„Transformation Gallery“ zeigte das
spanische Beratungsunternehmen,
wie andere Organisationen die G Sui-
te erfolgreich nutzen. Für Mitarbeiter
wurden so genannte „Dojos“ organi-
siert: Eine Art Wettbewerb, bei dem
Anwender zum Lösen einer Aufgabe
gegeneinander antreten und vonein-
ander lernen. Nach dem Prinzip der
agilen Entwicklung (Scrum) wurden
Ideen direkt in Prototypen überführt
und sofort unter realen Bedingungen
auf die Probe gestellt. Denn die Erfah-
rung von Zurdo zeigt: „Auch Scheitern
gehört dazu – aber besser jetzt als spä-
ter.“ G Suite und tt performance suite
sind nun eine integrierte Einheit, die
großen Industriekunden der Entelgy
angeboten werden – und das mit gro-
ßem Erfolg.
Facts & Figures
• Entelgy Digital bietet selbst
Lösungen zum digitalen
Wandel an
• 2017 verzeichnete das
Unternehmen einen Umsatz
von 70 Mio. €
• Neben dem Hauptsitz
in Spanien ist Entelgy in
6 Ländern Süd- und
Mittelamerikas vertreten
• 1.500 Anwender,
Projektlaufzeit 23 Monate
“Der Performance Support aktiviert sich nur, wenn die tt performance suite
auch tatsächlich Wissenselemente zum gerade genutzten Prozess vorhält.”
BEST PRACTICE | ENTELGY DIGITAL
24INSIGHTS | TTS FORUM 2018