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Grundlagen der kaufmännischen RechnungslegungKleine Einführung in die wichtigsten Vorschriften

Version 3.10 © Harry Zingel 2001, EMail: HZingel@aol.com, Internet: http://www.zingel.deNur für Zwecke der Aus- und Fortbildung

Inhaltsübersicht1. Grundbegriffe ......................................................................... 21.1. Aufgaben des Rechnungswesens ............................................ 21.2. Gliederung des Rechnungswesens .......................................... 21.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens ................................ 21.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen ...................................................... 31.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften ............................................... 31.3.1.2. Steuerrechtliche Vorschriften ................................................. 41.3.2. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ............. 41.3.2.1. Dokumentationsgrundsätze .................................................... 41.3.2.2. Bilanzierungsgrundsätze ........................................................ 41.3.2.3. Ordnungsgemäße computergestützte Buchhaltung ................. 52. Buchführungspflicht ............................................................... 62.1. Handelsrechtliche Buchführungspflicht .................................. 62.2. Steuerrechtliche Buchführungspflicht ..................................... 62.3. Weitere Aufzeichnungspflichten ............................................. 63. Buchführungsorganisation ..................................................... 83.1. Grund- und Hauptbuch .......................................................... 83.2. Nebenbuchhaltungen .............................................................. 83.3. Aufbewahrungspflichten ......................................................... 83.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen ....................................... 83.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen .......................................... 93.4. Aufbewahrungsfristen ............................................................ 93.5. Unterscheidung der Belege ................................................... 103.6. Muster für die Behandlung von Belegen gemäß GoB ........... 103. Inventur, Inventar, Bilanz ..................................................... 103.1. Das Inventar ......................................................................... 103.2. Die Inventur ......................................................................... 113.2.1. Grundlegende Definition ...................................................... 113.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfachung ........................... 11

3.2.3. Inventurorganisation ............................................................ 123.2.4. Besondere Arten der Inventur ............................................... 133.2.4.1. Permanente Inventur ............................................................ 133.2.4.2. Verlegte Inventur ................................................................. 133.2.4.3. Stichprobeninventur ............................................................. 134. Inventar und Bilanz .............................................................. 134.1. Grundlegende Definition ...................................................... 134.2. Die Bilanzwaage .................................................................. 134.3. Das grundlegende Gliederungsschema ................................. 144.4. Beispiel für eine Bilanz ........................................................ 145. Die Ableitung der Buchungsmethodik .................................. 145.1. Bilanz und Buchungsregeln .................................................. 155.2. Ableitung von Buchungssätzen ............................................ 166. Übersichten zur Buchungssystematik ................................... 166.1. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 1: Die vier elementaren Buchungsfälle. ......................... 176.2. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten. ................. 186.3. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln.

Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital. ..................... 197.1. Anhang A: Allgemeine Kontenübersicht ............................... 207.2. Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschafts-

kontenrahmen der Industrie (GKR) ...................................... 217.3. Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen

(IKR) ................................................................................... 227.4. Anhang D: Das Merkblatt: Die Buchungsfälle der Geschäfts-

buchführung ......................................................................... 227.5. Anhang E: Alle Buchungsregeln: die elementaren

Buchungsregeln der Geschäftsbuchführung .......................... 24

Anstelle eines Vorwortes bitte nicht zu überlesen:

Die Buchführung ist der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und die Fertigkeit,Buchungen richtig vorzunehmen, ist eine Grundqualifikation jeder kaufmännischen Aus- und Fortbildung.Und daß es an dieser Qualifikation mangelt zeigt sich an dem Umstand, daß in kaufmännischen Prüfungenin keinem anderen Fach so viele Prüfungskandidaten durchfallen wie in der Buchführung.

Dieses Skript stellt die wichtigsten Grundzüge der kaufmännischen Rechnungslegung dar. Es enthält allegrundlegenden Gedanken von den Rechtsvorschriften, der Buchführungspflicht bis hin zur Bildung vonBuchungssätzen. Es wird ergänzt durch die auf der CD befindliche Foliensammlung, die besonders für denUnterrichtenden gedacht ist, aber auch Handouts und Thesenpapiere enthält, die dem Lernenden unbedingtvorliegen sollten.

In der Buchhaltung baut ein Thema auf dem anderen auf. Anders als in manchem anderen Fach gibt es inder Regel nur �richtig� oder �falsch�. Um Frustrationen und Fehlschläge zu vermeiden wird daherempfohlen, mit diesem Skript sehr gründlich umzugehen. Jedes seiner Elemente wird später wieder vonBedeutung sein. Nichts ist überflüssig. Wer die Grundregeln nicht verstanden hat, wird später mit Gewißheitscheitern. Also, bitte, nehmen Sie es ernst!

Zwei didaktische Anmerkungen aus meiner langjährigen Lehrerfahrung möchte ich noch voranstellen:

1. Buchungsregeln sind entweder Rechtsvorschriften oder nur gegenseitig auseinander abzuleiten, abernicht explizit verständlich. �Soll�, �Haben� oder �an� bedeuten nichts.

2. Die Regeln zum Bilden von Buchungssätzen sind aus der Bilanz abgeleitet. Verstehen Sie erst den Inhaltder Bilanz. Wenn Sie bildliches Vorstellungsvermögen besitzen, werden Sie es wahrscheinlich einfacherhaben, weil Sie sich vorstellen müssen, was �außen� und �innen� im Bilanzschema steht!

Viel Erfolg! Harry Zingel

Mein besonderer Dank geht an Herrn W. Aleker für den Hinweis auf zwei kleine Fehler, die in dieser Version inzwischen bereinigt sind!

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1. Grundbegriffe

Rechnungslegung ist der Oberbegriff für die Gesamtheitder Aufzeichnungspflichten, mit denen internen und ex-ternen Interessenten Rechenschaft über die Geschäftsvor-fälle und die Lage des Unternehmens gegeben wird.

Externe Interessenten könnten sein:

l Bankenl Gläubigerl Behörden, insbesondere das Finanzamtl Kapitalanleger

Interne Interessenten sind insbesondere

l Die Geschäftsleitungl Controller und interne Revisionl Mitarbeiter, insbesondere leitendel Kapitaleigentümer

Dieses Skript stellt die wesentlichen Grundlagen derbetrieblichen Rechnungslegung dar.

1.1. Aufgaben des Rechnungswesens

Allgemeine hat das Rechnungswesen die Aufgabe, dasgesamte Unternehmensgeschehen zahlenmäßig zu erfas-sen, zu überwachen und auszuwerten. Im besondere un-terscheidet man:

1. Dokumentationsaufgabe: Aufzeichnung sämtlicherGeschäftsfälle anhand von Belegen: zeitnah, zeit-richtig, geordnet, lückenlos, wahr und fortlaufend.

2. Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe:Periodenweise (jährliche) Berichterstattung an Unter-nehmenseigner, Behörden, Gläubiger (Kreditgeber)usw. über Vermögens- und Ertragslage (Jahresab-schluß).

3. Kontrollaufgabe: Aussagen über Produktivi-tät, Wirt-schaftlichkeit u. Rentabilität des Unternehmens, sei-ner Betriebe und anderen Teilsysteme (z.B. Kosten-stellen).

4. Dispositionsaufgabe: Bereitstellung von Zahlenma-terial als Grundlage für unternehmerische Entschei-dungen, z.B. über Investitionen, Märkte, Produkt-sortimente oder Absatzpolitiken.

1.2. Gliederung des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen besteht raditionell aus vier Teilbe-reichen:

l Buchführung: Diese ist eine unternehmensbezogeneZeitraum- und Zeitpunktrechnung. Die zeitraum-bezogene Rechnungslegung gipfelt in der Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) und die zeitpunktbezogeneRechnungslegung kulminiert in der Bilanz.

l Kosten- und Leistungsrechnung: Diese ist eine betriebs-bezogene Stück- und Gesamtrechnung, d.h., sie liefertDaten über den einzelnen Betrieb (nicht das Unter-nehmen) bezogen auf einen Zeitraum (nbicht unbe-dingt ein Geschäftsjahr) und eine Leistungseinheit(Stück, Exemplar, usw).

l Statistik: Im Rechnungswesen versteht man hieruntereine Vergleichs- und Analyserechnung, die etwa fürZeit-, Unternehmens- oder Betriebsvergleiche einge-setzt werden kann. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit wirddie Statistik auch in anderen unternehmerischen Teil-bereichen eingesetzt, insbesondere in der Marktfor-schung un im Qualitätsmanagement, so daß sich hierSchnittstellen des Rechnungswesens zu diesen Teil-bereichen ergeben.

l Planrechnung: Diese ist eine betriebs- oder unter-nehmensbezogene Vorschaurechnung, die Zukunfts-daten hinsichtlich relevanter Bereiche prognostiziert.Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet und istzugleich ein Teilgebiet des Controllings.

Dieses Skript befaßt sich ausschließlich mit der Buchfüh-rung. Zu den anderen Teilbereichen stehen vom gleichenAutor weitere Skripte zur Verfügung; zu allen Teilberei-chen (und vielen anderen Themen) sollten Sie auch im�Lesikon für Rechnungswesen und Controlling� des glei-chen Autors nachschlagen sowie die zahlreich vorhande-ne Lernsoftware des Autors benutzen.

1.3. Rechtsgrundlagen des Rechnungswesens

Allgemein versteht man unter einer Rechtsquelle eineErkenntnisquelle aus der Vorschriften für ein relevantesSachgebiet entnommen werden können. Die Buchhal-tung ist hochgradig reglementiert und (etwa im Gegen-satz zur Kostenrechnung, Statistik oder Planrechnung)von zahlreichen Rechtsquellen bis ins Detail geregelt.

Hierbei ist die Gesamtheit aller Rechtsnormen, die dieRechnungslegung regeln von Bedeutung. Man unter-scheidet dabei kodifiziertes Recht, Rechtsprechung undGewohnheitsrecht. Alle drei Arten von Rechtsnormenkommen im Rechnungswesen vor:

Die allgemeine Gliederungdes betrieblichen Rechnungswesens

Planrechnung:

Vorschaurechnungzu Investition, Ein-kauf, Absatz, Pro-

duktion usw.

Statistik:

Vergleichsrechnung(Zeit-, Unterneh-

mens- und Betriebs-vergleich).

Kosten- undLeistungsrechnung:

betriebsbezogeneStück- und Gesamt-

rechnung.

Buchführung:

unternehmens-bezogene Zeitraum-

und Zeitpunkt-rechnung.

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Kodifiziertes Recht(Gesetze, Verordnungen,

Richtlinien)(code law)

Rech-nungs-wesenRecht-

sprechung(Richterrecht)

(case law)

Gewohn-heitsrecht(common

law)

l Kodifiziertes Recht sind im Wesentli-chen gesetzliche Regelungen im Steu-er- und im Handelsrecht. Man un-terscheidet hierbei insbesondereGesetze, Verordnungen und Er-lasse.

l Rechtsprechung kommt ingroßem Umfang in allenGebieten der Rechnungs-legung vor.

l Gewohnheitsrecht findetsich in zahlreichen vonGesetzen nur unscharfoder überhaupt nicht de-finierten �Grundsätzen�,etwa den Grundsätzen derordnungsgemäßen Buch-führung, die vielfach nur ge-wohnheitsrechtlichen Charakter ha-ben, oder etwa auch in �Handelsbräuchen� (z.B. §346HGB) oder �Treu und Glauben� (§157 BGB).

Die kodifizierten Rechtsquellen und die Rechtsprechungsind leider äußerst unsystematisch und vermitteln viel-fach eher den Anschein zufälliger Sammlungen vonVorschriften anstatt systematischer und planmäßigerRechtssetzung. Insgesamt lassen sich das aber Handels-recht und das Steuerrecht als wesentliche Hauptrechts-quellen unterscheiden.

Obwohl das Maßgeblichkeitsprinzip und das umgekehrteMaßgeblichkeitsprinzip aufgrund von §5 Abs. 1 EStGund §254 HGB eine Einheit zwischen diesen beidenRechtsgebieten herzustellen versuchen ist diese Einheitdoch spätestens durch die Steuerreform 1999 weitgehendverlorengegangen (vgl. beispielsweise Teilwertabschrei-bung).

Für börsengängige Konzernmutterunternehmen kommendurch die Öffnung Deutschlands für die internationaleRechnungslegung derzeit noch die International Accoun-ting Standards (IAS) als Rechtsquelle hinzu. Die deut-schen Rechnungslegungsstandards (DRS) bieten eine neuekodifizierte Rechtsquelle, die sich aber gerade erst amAnfang befindet.

Eine Freigabe der IAS für alle Unternehmen ist bis 2005geplant.

1.3.1. Gesetzliche Rechtsquellen

Man unterscheidet hier zwei grundsätz-lich relevante Rechtsbereiche: das Steu-errecht und das Handelsrecht. BeideRechtsgebiete enthalten teilweise ver-streut, teilweise konzentriert Rechts-

vorschriften zur Rechnungsle-gung, die einander in der Theo-

rie ergänzen, in der Praxisaber oftmals widersprechen.Besonders die Bonner undBerliner Laienspieltruppevon 1998 hat mit ihren di-versen Steuerreformen die-sen Zustand verschärft. Dasist für den Unternehmer

schlecht, weil er allen ernstesgezwungen ist, einander direkt

widersprechenden Rechtsvorschriftenvoll zu genügen, tewa einem steuerrechtlichen Verbot derTeilwertabschreibung bei einer gleichzeitigen handels-rechtlichen Pflicht zu einer solchen Abschreibung.

1.3.1.1. Handelsrechtliche Vorschriften

Die grunglegenden handelsrechtlichen Vorschriften sindkonsistent an einem Ort im Handelsgesetzbuch zusam-mengefaßt und gliedern sich im 3. Buch HGB in folgendeTeile:

1. §§238-263 Grundlegende Vorschriften für alleKaufleute,

2. §§264-335 Zusätzliche Vorschriften für Kapital-gesellschaften,

3. §§336-339 Zusätzliche Vorschriften für einge-tragene Genossenschaften,

4. §§340-341 o Zusätzliche Vorschriften für Unter-nehmen bestimmter Geschäftszwei-ge, insbesondere für die Kreditinsti-tute, Finanzdienstleister und Versi-cherungen,

5. §§342, 342 a Privates Rechnungslegungsgremium,Rechnungslegungsbeirat.

Rechtsformenspezische Vorschriften finden sich u.a. auchin den gesellschaftsrechtlichen Regelungen des Handels-gesetzbuches für die offene Handelsgesellschaft und dieKommanditgesellschaft, ferner für die Aktiengesellschaftim Aktiengesetz sowie für die GmbH im GmbHG. Weiter-hin sind zu beachten das Publizitätsgesetz (Offenlegungs-pflichten) und für die Genossenschaft, speziell dieGenossenschaftsprüfung das Genossenschaftsgesetz.

Größenspezifische Vorschriften sind insbesondere imHandelsgesetzbuch (vgl. z.B. §267 HGB) und im Publi-zitätsgesetz enthalten.

Branchenspezifische Regelungen finden sich insbeson-dere für das Versicherergewerbe im Versicherungsauf-sichtsgesetz (VAG) und für das Kreditgewerbe im Kredit-wesengesetz (KWG). Auch für Kraftwerksbetreiber, Kran-kenhäuser und viele andere Branchen gibt es mehr oderweniger konsistente Sonderrechte. Dabei sind insbeson-

Gesetzliche Grundlagen des Rechnungswesens

SteuerrechtHandelsrecht

AktG

GmbHG

GenG

PublG

HGB

und allgemeine GoB

EStG

KStG

UStG, GewStG

BewertungsG

AO

Div. VO'en, EU-Recht

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dere die sonderrechtlichen Einschränkungen für bestimmteBranchen verfassungsrechtlich bedenklich.

1.3.1.2. Steuerrechtliche Vorschriften

Waren schon die handelsrechtlichen Regelungen inho-mogen, inkonsistent und über viele Regelungsorte ver-streut, so trifft dies auf die steuerrechtlichen Regelungennoch viel mehr zu.

l Grundlegende Rechtsquelle ist die Abgabenordnung,in der etwa die steuerrechtliche Buchführungspflichtgeregelt ist - teilweise im Widerspruch zu den han-delsrechtlichen Regelungen.

l Wichtigste Rechtsquelle ist das Einkommensteuerge-setz mit seinen unzähligen und zum Teil hochkom-plexen Bewertungs- und Bilanzierungsregeln.

l Weitere Rechtsquellen finden sich in den einzelnenSteuergesetzen zu den jeweiligen Steuerarten. Beson-ders wichtig ist hierbei das Umsatzsteuergesetz (UStG),weil es fast alle Unternehmer betrifft.

l Zu fast allen Steuergesetzen bestehen Richtlinien-sammlungen, die die Regelungsinhalte der Gesetzevertiefen und konkretisieren, oft bis ins kleinste De-tail.

l Die Richtlinien werden ihrerseits durch amtliche Hin-weise vertieft, die wiederum die Richtlinien konkreti-sieren.

l Schließlich ist die steuerrechtliche Rechtsprechunggänzlich unübersichtlich geworden.

1.3.2. Die Grundsätze der ordnungsgemäßenBuchführung

Diese sind ein mehr oder weniger unbestimmter Rechts-begriff (Generalklausel), der die Gesamtheit der kodifi-zierten und nichtkodifizierten Vorschriften und Normenumschreibt, die für die Buchführung, die Jahresabschluß-gliederung, den Ansatz und die Bewertung im handels-rechtlichen Jahresabschluß maßgebend sind. Man unter-scheidet zwei Gruppen von �GoB�:

1. Grundsätze, die der Dokumentation dienen sind derGrundsatz der Übersichtlichkeit, der Grundsatz derRichtigkeit, der Grundsatz der Vollständigkeit undder Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Beleg-wesens;

2. Bilanzierungsgrundsätze sind der Grundsatz der Klar-heit, der Grundsatz der Wahrheit, der Grundsatz derKontinuität und der Grundsatz der Vorsicht.

1.3.2.1. Dokumentationsgrundsätze

Grundsatz der Übersichtlichkeit: dieser verlangt einesolche Beschaffenheit der Buchführung, daß sie einemsachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeiteinen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über dieLage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäfts-vorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklungverfolgen lassen (§238 Abs. 1 Satz 2 HGB, §145 AO, R 29

EStR). Darüber hinaus fordert §243 Abs. 2 HGB, daß derJahresabschluß klar und übersichtlich sein muß.

Grundsatz der Richtigkeit: dieser verlangt richtige Ver-buchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen (§239Abs. 2 HGB).

Grundsatz der Vollständigkeit: dieser gebietet, sämtlicheVermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgren-zungsposten, Aufwendungen und Erträge in den Jahres-abschluß einzubeziehen, soweit gesetzlich nichts anderesbestimmt ist (§246 Abs. 1 HGB). Dabei dürfen Bilan-zierungswahlrechte und Bilanzierungsverbote nur im ge-setzlich genau umgrenzten Rahmen wahrgenommenwerden. Es gilt das allgemeine Verrechnungsverbot, wo-nach keine Verrechnung von Posten der Aktivseite mitPosten der Passivseite, von Aufwendungen mit Erträgen,von Grundstücksrechten mit Grundstückslasten zulässigist (§246 Abs. 2 HGB). Darüber hinaus sind alle Geschäfts-vorfälle einzeln aufzuzeichnen (und grundsätzlich aucheinzeln zu bewerten).

Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Belegwesens: Da-mit sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung undAbwicklung verfolgen lassen (§238 Abs. 1 Satz 3 HGB),müssen bei der Belegbehandlung folgende Regeln beach-tet werden.

1. Belegzwang für Buchungen: Keine Buchung ohneBeleg.

2. Rechnerische Richtigkeit des Beleginhalts.

3. Datumspflicht von Buchungsbelegen: Jeder Beleg istmit einem Ausstellungsdatum zu versehen.

4. Unmißverständlicher Belegtext bei hinreichenderErklärung des Geschäftsvorfalls: Belege müssen ineiner lebenden Sprache gehalten werden (§239 Abs. 1HGB), Aufstellung des Jahresabschlusses dagegen indeutscher Sprache (§244 HGB). Bedeutung von Ab-kürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen mußeindeutig festliegen (§239 Abs. 1 Satz 2 HGB).

5. Gegenseitiges Verweisprinzip: Von der Buchung zumBeleg, vom Beleg zur Buchung.

6. Korrekturverbot: Keine nachträgliche Veränderungeiner Eintragung oder Aufzeichnung, so daß der ur-sprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§239Abs. 3 Satz 1 HGB). Auch keine Vornahme solcherÄnderungen, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt,ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wordensind (§239 Abs. 3 Satz 2 HGB). Pflicht zum Stornofehlerhafter Eintragungen, Aufzeichnungen und Bu-chungen (der fehlerhafte Vorgang ist aus Gründen derKlarheit und Übersichtlichkeit offen rückgängig zumachen). Pflicht zur Belegerstellung auch für Storno-buchungen.

1.3.2.2. Bilanzierungsgrundsätze

Grundsatz der Klarheit: dieser schreibt vor, den Jahresab-schluß klar und übersichtlich aufzustellen (§243 Abs. 2HGB). Er dokumentiert sich u.a. in den Vorschriften einerPostengliederung nach vorgeschriebener Reihenfolge

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(§265 Abs. 1 HGB), in der Verpflichtung zu zutreffenderund eindeutiger Postenbezeichnung, im Verrechnungs-verbot (§246 Abs. 2 HGB), in der Pflicht zur Einhaltungder vorgeschriebenen Ausweisformen (à Kontoform fürBilanz, §266 Abs. 1 HGB, à Staffelform für GuV-Rech-nung, §275 Abs. 1 HGB) sowie in der Pflicht zur Beach-tung des Grundsatzes der Wesentlichkeit (z.B. §265 Abs.3 HGB).

Grundsatz der Wahrheit: dieser bezieht sich auf diematerielle, inhaltliche Ordnungsmäßigkeit in bezug aufAnsatz- und Bewertungsfragen, umfaßt den Voll-ständigkeitsgrundsatz (§246 Abs. 1 HGB), das Verbot derTäuschung oder Irreführung Dritter (d.h., Pflicht zurOrientierung an der Generalklausel nach §264 Abs. 2HGB) und die Pflicht zu materiell richtiger Verbuchungvon Geschäftsvorfällen und Gestaltung des Jahresab-schlusses.

Grundsatz der Kontinuität: dieser gliedert sich in Bilanz-identität (die die Übereinstimmung der Eröffnungsbilanzmit der Schlußbilanz des Vorjahres hinsichtlich Gliede-rung, Ansatz und Bewertung fordert), formelle Kontinui-tät (welche die Beibehaltung von Gliederung und Posten-bezeichnung im Zeitablauf verlangt) und in materielleKontinuität (welche auf die Beibehaltung des Wert-zusammenhangs durch Wertfortführung im Zeitablaufzielt).

Grundsatz der Vorsicht: dieses auch als Vorsichtsprinzipbzw. Grundsatz der kaufmännischen Vorsicht bekannteGrundprinzip (§252 Abs. 1 Nr. 4 HGB) ist der vielleichtwichtigste Grundsatz überhaupt. Nach dieser Grundregelhat sich ein Kaufmann bei Bilanzierung im Zweifel ärmerdarzustellen, als er ist. Oberbegriff für eine Vielzahl vonEinzelgrundsätzen und vorschriften, die darauf abzielen,daß der Ausweis im Jahresabschluß nicht zu optimistischausfällt, sondern allen erkennbaren Risiken und GefahrenRechnung trägt. Das Vorsichtsprinzip wird überall dortzur Leitlinie, wo aufgrund unvollständiger Informationoder der Unsicherheit künftiger Ereignisse Ermessens-spielräume bestehen. In diesen Fällen bedeutet das Vor-sichtsprinzip, daß alle Gesichtspunkte, die für die Bewer-tung von Bedeutung sein können, sorgfältig und vollstän-dig zu erfassen sind, insbesondere solche, die eingetreteneVerluste erkennen lassen oder die auf bestehende Risikenhindeuten. Der Grundsatz der Vorsicht verlangt nicht,daß von der verlustbringendsten Annahme auszugehenist, allerdings sollte von mehreren Schätzungsalternativeneine etwas pessimistischere als die wahrscheinlichstegewählt werden. Richtschnur und Grenze für das Vor-sichtsprinzip ist die vernünftige kaufmännische Beurtei-lung, die fordert, daß für eine Maßnahme sachlicheGründe vorliegen müssen. Die willkürliche Bildung stil-ler Rücklagen (stille Reserven) mit dem Ziel, andereGesellschafter zu benachteiligen und den Informations-gehalt des Jahresabschlusses zu vermindern, ist durch denGrundsatz der Vorsicht nicht gedeckt. Das Vorsichts-prinzip kommt insbesondere bei der Bemessung der Ab-schreibungen, der Bewertung des Vorratsvermögens (Vor-räte) und der Forderungen sowie der Dotierung der Rück-stellungen zum Tragen.

1.3.2.3. Ordnungsgemäße computergestützteBuchhaltung

Hierbei handelt es sich um die Nachfolgevorschrift zu denalten �Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchfüh-rung�. Regelungsquelle sind die �Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)�nach BMF, Schreiben v. 7.11.1995, IV A 8 � S 0316 � 52/95, BStBl I 1995 S. 738

Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchfüh-rung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zubeurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB � der Maßstabfür die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung � für denBereich der DV-gestützten Buchführung präzisiert wer-den. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichenGrundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzuinsbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) die §§ 145 bis147 AO. Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkom-mensteuerrichtlinien 1993 (EStR 1993) dargestellt.

Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anfor-derung gestellt, daß Geschäftsvorfälle retrograd und pro-gressiv prüfbar bleiben müssen. Zur Erfüllung der Beleg-funktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zumOrdnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsda-tum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge derBuchungen ist zu dokumentieren.

Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfah-rens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchführung derin dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen istu.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Ver-fahrensdokumentation zu erbringen. Detailvorschriftender Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei com-putergestützten Verfahren umfassen Beleg-, Journal- undKontenfunktion, Buchung, Internes Kontrollsystem, Da-tensicherheit, Dokumentation und Prüfbarkeit, Auf-bewahrungsfristen, Wiedergabe der auf Datenträgerngeführten Unterlagen und Verantwortlichkeit.

Die wichtigsten Ordnungsvorschriften sind:

l Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssenrichtig, vollständig und zeitgerecht erfaßt sein sowiesich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgenlassen (Beleg- und Journalfunktion).

l Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, daß siegeordnet darstellbar sind und ein Überblick über dieVermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Konten-funktion).

l Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nachKonten und diese fortgeschrieben nach Kontensummenoder Salden sowie nach Abschlußposition dargestelltund jederzeit lesbar gemacht werden können.

l Ein sachverständiger Dritter muß sich in dem jewei-ligen Verfahren der Buchführung in angemessenerZeit zurechtfinden und sich einen Überblick über dieGeschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmensverschaffen können.

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l Das Verfahren der DV-Buchführung muß durch eineVerfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellenals auch die historischen Verfahrensinhalte nach-weist, verständlich und nachvollziehbar gemacht wer-den.

l Es muß gewährleistet sein, daß das in der Dokumen-tation beschriebene Verfahren dem in der Praxis ein-gesetzten Programm (Version) voll entspricht (Pro-grammidentität).

Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen sind dann ord-nungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungs-prinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht undverarbeitungsfähig erfaßt und gespeichert sind:

l Das Ordnungsprinzip bei DV-gestützten Buchfüh-rungssystemen setzt die Erfüllung der Belegfunktionsowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherungder Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten Ord-nungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forde-rung nach einem Ordnungsprinzip ist erfüllt, wennauf die gespeicherten Geschäftsvorfälle und/oder Tei-le von diesen gezielt zugegriffen werden kann.

l Die Verarbeitungsfähigkeit der Buchungen muß, an-gefangen von der maschinellen Erfassung über dieweiteren Bearbeitungsstufen, sichergestellt sein. Siesetzt voraus, daß � neben den Daten zum Geschäfts-vorfall selbst � auch die für die Verarbeitung erforder-lichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind.

l Durch Kontrollen ist sicherzustellen, daß alle Ge-schäftsvorfälle vollständig erfaßt werden und nacherfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohneZugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweisdes vorausgegangenen Zustandes verändert werdenkönnen.

l Die formale Richtigkeit der Buchungen muß durchErfassungskontrollen sichergestellt werden, um zugewährleisten, daß alle für die � unmittelbar oderzeitlich versetzt � nachfolgende Verarbeitung erfor-derlichen Merkmale einer Buchung vorhanden undplausibel sind. Insbesondere müssen die Merkmale füreine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nachSach- und Personenkonten gespeichert sein.

l Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung be-zieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (derrichtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfas-sung der Geschäftsvorfälle.

2. Buchführungspflicht

Wie nicht anders zu erwarten, ist die Buchführungspflichtim Handels- und im Steuerrecht uneinheitlich geregelt.

2.1. Handelsrechtliche Buchführungspflicht

Gemäß §238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet,Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfteund die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzenordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.Seit der Neuregelung des Kaufmannsbegriffes zum 1. Juli1998 gelten diese Vorschriften für alle eingetragenen

Kaufleute, d.h., für alle Gewerbetreibende. Als Kaufleuteim Sinne der Buchführungsvorschriften sind anzusehen:

1. Nach §1 HGB nunmehr seit 1. Juli 1998 alle Gewer-betreibende, wobei die alte branchenbezogene Defini-tion abgeschafft wurde;

2. Land- und Forstwirte, die nach §3 Abs. 2 HGB dieEintragung in das Handelsregister wegen ihres Ge-schäftsumfanges herbeigeführt haben (sogenannter�Kannkaufmann�);

3. Handelsgesellschaften im Sinne des §6 Abs. 1 HGB,d.h., alle Kapitalgesellschaften;

4. Eingetragene Genossenschaften (§17 Abs. 2 GenG);5. Versicherungsunternehmen, die nicht kleinere Verei-

ne sind (§53 Abs. 1 VAG).

Freiberufler sind Nichtgewerbetreibende und damit auchaus handelsrechtlicher Sicht nicht buchführungspflichtig.

2.2. Steuerrechtliche Buchführungspflicht

Die steuerliche Buchführungspflicht unterscheidet nichtnach Tätigkeit, sondern nach dem dabei erzielten Erfolg.Nach §141 AO ist buchführungspflichtig, wer

1. pro Jahr über 500.000 DM (bis 2001) bzw. 260.000 �(ab 2002) Umsatz macht oder

2. pro Jahr 48.000 DM (bis 2001) bzw. 25.000 � (ab2002) Gewinn erzielt oder

3. selbstgenutzte landwirtschaftliche Flächen im Wertvon über 40.000 DM (bis 2001) bzw. 20.500 � (ab2002) besitzt.

Die steuerliche Buchführungspflicht kann ebenfalls nurGewerbetreibende treffen. Bei der steuerlichen Buchfüh-rungspflicht wird ferner die abgeleitete von der originärenBuchführungspflicht unterschieden. Die abgeleitete Buch-führungspflicht ergibt sich aus §140 AO: Wer nachanderen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnun-gen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutungsind, hat die damit auferlegten Verpflichtungen auch imInteresse der Besteuerung zu erfüllen. Daneben beschreibt§141 Abs. 1 AO eine originäre steuerliche Buchführungs-pflicht für gewerbliche Unternehmen (Gewerbebetriebe)sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Größen-merkmale erfüllen.

2.3. Weitere Aufzeichnungspflichten

Gesonderte steuerliche Aufzeichnungspflichten, die ansich keine eigentliche Buchführungspflicht sind, die abervon der Buchführung wahrgenommen werden, bestehenhinsichtlich Warenein- und -ausgang (Führung desWareneingangsbuch und Warenausgangsbuch, §§143,144 AO), aufgrund von umsatzsteuerlichen Tatbeständen(§22 UStG, §§63 ff. UStDV), zur Berücksichtigung be-stimmter Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung,z.B. Geschenke, Bewirtungsaufwendungen (§4 Abs. 5und Abs. 7 EStG, R 21 EStR), für geringwertige Wirt-schaftsgüter (§6 Abs. 2 EStG, R 40 Abs. 4 EStR), fürArbeitnehmerdaten auf dem Lohnkonto (§41 EStG, §4LStDV), für Anbauverzeichnisse bei Land- und Forstwir-ten (§142 AO).

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Übersicht über die Definition der Kaufmannseigenschaft im Handelsgesetzbuch

Kaufmann kraft Gewerbebetrieb(§1) (Mußkaufmann, Istkaufmann)

Jeder, der ein Gewerbe betreibt.

Dienstleistungsbetriebe und Handwerkerwerden schon durch die tatsächliche Gewerbe-ausübung Kaufleute, sofern sie einen in kauf-männischer Art und Weise eingerichtetenGeschäftsbetrieb benötigen. MaßgeblicheGrenze hierfür werden wiederum die §§140,141 AO. Der Begriff des Minderkaufmanneswird abgeschafft.

Kaufleute kraft Eintragung

Kleingewerbekaufleute (§2)

Gewerbetreibende, die nach Art und Umfangeinen in kaufmännischer Weise eingerichte-ten Geschäftsbetrieb nicht benötigen, unddaher nicht durch §1 erfaßt sind. Grenze =steuerliche Buchführungspflicht nach §§140,141 AO. Auch Kleingewerbetreibende er-halten nunmehr die Möglichkeit zur Bildungeiner OHG oder KG.

Kannkaufleute (§3)

Land- und Forstwirte sind berechtigt abernicht verpflichtet, sich im Handelsregistereintragen zu lassen. Lassen sie sich eintra-gen, werden sie Kaufleute. Die Löschungeingetragener Kannkaufleute findet jedochnur noch nach den allgemeinen Vorschriftenüber das Handelsregister statt.

Formkaufleute (§6)

Juristische Personen des privaten oder öf-fentlichen Rechts (z.B. GmbH, Aktienge-sellschaft) erwerben durch Eintragung in dasHandelsregister Rechtspersönlichkeit undgleichzeitig auch die Kaufmannseigenschaft.§36 HGB, der bislang die juristischen Perso-nen des öffentlichen Rechts von der Eintra-gung ausnahm, wird abgeschafft und beste-hende juristische Personen des öffentlichenRechts müssen nachgetragen werden.

Handels- und steuerrechtliche Vorschriften für alle im Handelsregister eingetragenen Kaufleute

Die folgenden besonderen Rechtsinstitute kennt das Handelsrecht für Kaufleute:

1. Firma (§§17-37 HGB): Name des Kaufmannes, unter dem er klagt, verklagt werden kann und seine Geschäfts führt. Nicht der Betrieb des Kaufmannes. Man unterscheidet Sach-und Personenfirma sowie Kombinationen aus beidem. Bisherige rechtsformenspezifische Vorschriften wurden ebenfalls abgeschafft.

2. Handelsregister (§§8-16 HGB): Öffentliches Verzeichnis aller Kaufleute in einem Gerichtsbezirk. Das Handelsregister verzeichnet Tatbestände wie Gesellschafter, Geschäftsführer,Prokuristen, Kapital und Beteiligungen und ist jedermann jederzeit ohne Bedarfsnachweis zugänglich.

3. Buchführungspflicht (§§238ff HGB und §§140, 141 AO): Umfaßt Vorschriften über Bewertung, Rechnungslegung und Bilanzierung.

4. Prokura (§§48-58 HGB): Generalvertretung in allen gewöhnlichen und außergewöhnlichen Angelegenheit mit Ausnahme des Verkaufens und Belastens von Grundstücken.Sachverhalte, die nicht bevöllmächtigt werden dürfen, wie die Unterzeichnung der Bilanz und der Steuererklärung, sind auch dem Prokuristen nicht erlaubt.

Die Eintragung in das Handelsregister ist...

...deklaratorisch

Die Kaufmannseigenschaft besteht vor derEintragung schon durch die reine Ausübungdes Gewerbes und wird durch die Eintragungnur nach außen erklärt und bekanntgegeben.

...konstituiv (rechtsbegründend)

Die Kaufmannseigenschaft wird erst durch die Eintragung in das Handelsregister bewirkt. Sie besteht erst ab dem Moment derEintragung. Vor Bewirkung der Eintragung sind ausschließlich bürgerlich-rechtliche Regeln anwendbar. Die Handelnden haften Drittengegenüber gesamtschuldnerisch (§421 BGB).

Die Eintragung istpflicht

Die Eintragung istfreiwillig

Die Eintragung istfreiwillig

Die Eintragung istpflicht

Der Kaufmannsbegriff wurde zum 1. Juli 1998 neu gefaßt. Diese Übersicht zeigt nur noch die neue Rechtlage. Die alten Begriffe des Sollkaufmannes und des Minderkaufmannes wurdenabgeschafft und die Kaufmannseigenschaft wurde allgemein an den Gewerbebegriff gekoppelt. Insofern wurde die Rechtslage also vereinfacht. Freie Berufe bleiben Nicht-gewerbetreibende und sind daher von der Reform der Kaufmannseigenschaft nicht betroffen, so daß auch diese Reform eigentlich nur ein Reförmchen geblieben ist.

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3. Buchführungsorganisation

Äußere Organisation der buchhalteri-schen Arbeiten und insbesondere derAufbewahrung und Ordnung der buch-halterischen Dokumente und Aufzeich-nungen:

3.1. Grund- und Hauptbuch

Man unterscheidet zunächst in

1. Grundbuch mit zeitlicher Aufzeich-nung aller Geschäftsfälle in Formvon Buchungssätzen und

2. Hauptbuch mit sachlicher Ordnungaller Geschäftsfälle auf Konten.

Bei elektronischer Buchhaltung mußnur das Grundbuch durch den Buch-halter durch die Eingabe von Buchungs-sätzen geführt werden; die Konten desHauptbuches werden automatisch vomProgramm geführt.

3.2. Nebenbuchhaltungen

Ferner unterscheidet man

1. die Nebenbuchhaltungen, die spezielle buch-halterische Tatbestände und Informationen ver-arbeiten, z.B. Löhne und Gehälter, Wechsel,Anlagen. Diese leistet Zuarbeiten, die in der

2. Hauptbuchhaltung verarbeitet werden. Nur dieHauptbuchhaltung liefert dem Leser ein voll-ständiges Bild über die Geschäftsvorfälle unddie Lage des Unternehmens.

Die Belege für beide Bereiche der Buchhaltung sindgeordnet gemäß den handels- und steuerrechtlichen Auf-bewahrungsvorschriften aufzubewahren.

3.3. Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrung war im Steuerrecht und im Handels-recht übereinstimmend geregelt; durch die Neufassungdes §147 AO ergeben sich ab 2002 jedoch gravierendeÄnderungen. Kaufleute sind gemäß §257 HGB und §147AO zunächst zur Aufbewahrung folgender Unterlagenverpflichtet:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jah-resabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Kon-zernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis er-forderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Or-ganisationsunterlagen,

2. Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäfts-

briefe,4. Buchungsbelege,5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung

von Bedeutung sind.

Aufzubewahrende Unterlagen sind in systematisch undchronologisch (zeitlich) geordneter Weise bis zum Endeder Aufbewahrungsfrist so zu verwahren, daß sie �inner-

halb angemessener Frist� verfügbar sind. Ab 2002 müs-sen die aufzubewahrenden Aufzeichnungen während derDauer der Aufbewahrungsfrist �jederzeit�, also nichtmehr innerhalb der �angemessenen Frist� verfügbar seinund maschinell ausgewertet werden können (§147 Abs. 2Nr. 2 AO). Das ist eine wesentliche Verschärfung derbisherigen Regelung.

3.3.1. Handelsrechtliche Detailregelungen

Eine detaillierte Vorschrift, wie die Aufbewahrung vor-zunehmen ist, besteht auf handelsrechtlicher Seite nicht,jedoch wird allgemein eine geordnete Aufbewahrunggefordert (§257 Abs. 1 HGB). Neben einer original-schriftlichen Aufbewahrung läßt das Gesetz auch eineAufbewahrung in Form der Wiedergabe auf einem Bild-träger oder anderen Datenträgern zu. Ausnahmen sindEröffnungsbilanz, Jahres- und Konzernabschlüsse. Die-ses Verfahren muß zudem den GoB entspricht und sicher-stellen ist, daß die Wiedergabe oder die Daten mit denempfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und Bu-chungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlageninhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wer-den, und wenn sie während der Aufbewahrungsfrist ver-fügbar sind und jederzeit �innerhalb angemessener Frist�bzw. �jederzeit� lesbar gemacht werden können.

Belege Grundbuch (Journal)

Eing.-rech-nungen

Ausg.-rech-nungen

Bank-auszüge

Kassen-belege

Bar-Quittng.

usw...

Grundbuch Seite: ... Jahr: ... Monat: ...

Datum: Beleg: Betrag:Konto:S H S H

Buchungstext:

.

.

.

.

.

.

à Eröffnungs-buchungen,

à Laufende Bu-chungen,

à VorbereitendeAbschluß-buchungen,

à Jahresab-schluß.

.

.

.

.

.

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.

.

.

.

.

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Zeitliche Ordnungder Buchungsaufzeichnung S

achl

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Lohn- u.Gehalts-buch

Kassen-buch

Anlage-buch-führung

Konto-korrent-buch(Girokto)

Hauptbuch

Nebenbücher nach Bedarf:

Wechsel-ko-pierbuch

OffenePostenBuch-führung

Bilanz-buch

Inventurbuch

S HKto...........

....

....

S HKto...........

....

....

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3.3.2. Steuerrechtliche Detailregelungen

Auf steuerrechtlicher Seite besteht ab 2002 die Regelung,daß mit Hilfe der EDV erstellte Unterlagen erstellt wor-den von den Finanzbehörden im Rahmen von Außen-prüfungen auch maschinell ausgewertet werden dürfen.Das entspricht einem Zugangsrecht der Finanzämtern zuden Computern der Steuerpflichtigen. Außerdem könnendie Prüfer verlangen, daß die Daten nach ihren Vorgabenmaschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unter-lagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell ver-wertbaren Datenträger (CD, DVD, Band) zur Verfügunggestellt werden. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflich-tige (§147 Abs. 6 AO).

Zur konkreten Durchführung dieser neuen Form derAußenprüfungen gibt es ein Inzwischen ist auch einBMF-Schreiben vom 16.07.2001, in dem der Finanzmi-nister zu den Details der digitalen Steuerprüfung Stellungnimmt. Hier sind die wichtigsten Eckpunkte zusammen-gefaßt:

l Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriffdurch die Finanzbehörden: Der Datenzugriff soll sichauf steuerlich relevante Daten beschränken (was nichtverwundert, aber die Betonung dieses Sachverhaltesmacht hellhörig).

l �Unmittelbarer Datenzugriff� ist dabei der Zugriffder Finanzbehörde auf Datenbestände des Steuer-pflichtigen, wobei dieser nur einen Nurlese-Zu-griff bereithalten muß. Online-Zugriffe durch dieFinanzbehörden aud Datenbestände des Steuer-pflichtigen werden (noch?) ausgeschlossen - diePrüfer müssen also immernoch persönlich zumSteuerfplichtigen kommen.

l �Mittelbarer Datenzugriff� ist die Auswertungdurch den Steuerpflichtigen nach den Vorgabender Behörde und die Übergabe von Datenträgern(§147 Abs. 6 AO).

Da für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungs-pflichtigen Daten der Buchführung ein unmittelbarerDatenzugriff verlangt werden kann, haben Systemewie Microfilme oder Microfiches ab 2002 wohl end-gültig ausgedient, weil diese keine �maschinelle Aus-wertung� der Daten erlauben: jetzt tut es nur noch dieDatenbank.

Die Finanzbehörden müssen spätestens nach Bestand-kraft der aufgrund einer Außenprüfung erlassenenSteuerbescheide die vom Steuerpflichtigen überlasse-nen Datenträger löschen oder zurückgeben.

l Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen: Der Steu-erpflichtige muß entsprechende Computer (Hard- undSoftware) und �eine mit der Datenverarbeitung ver-traute Person� bereitstellen, so daß die Finanzbeamtenmit der modernen Technik auch klarkommen. BeiDatenträgerüberlassung muß auch eine Dateibe-schreibung (Feldnamen, Feldinhalte usw.) zur Verfü-gung gestellt werden.

l Überlegungen zum Grundsatz der Verhältnismäßig-keit: Der Datenzugriff erstreckt sich grundsätzlichnur auf Daten, die ab dem 1. Januar 2002 erfaßt undarchiviert werden. Daten aus der Zeit bis zum31.12.2001 müssen weder erneut eingegeben nochdigitalisiert oder sonst zum unmittelbaren oder mittel-baren Datenzugriff bereitgehalten (wohl aber auf tra-ditionelle Art aufbewahrt!) werden. Auch die maschi-nelle Ausrüstung ist vorzuhalten - d.h., Soft- undHardware einschließlich der dazugehörigen Doku-mentationen (Handbücher!) sind archivierungs-pflichtig, wenn alte Daten nicht auf neue Systemeübertragen werden können (etwa beim Portieren einerBuchhaltung auf ein neues System).

l Archivierung und Aufbewahrung: Originär digitaleDaten dürfen nur noch in auswertbarer Form aufbe-wahrt werden. Ausdrucke auf Papier, Microfilm oderselbst in PDF-Dateien ist damit also nicht mehr ausrei-chend! Die maschinell auswertbare Form wird nichtverlangt, wenn Daten originär in Papierform anfallen,etwa handschriftlich ausgefüllte Quittungen. Bei digi-talen Rechnungen muß auch die digitale Signaturgemäß §14 Abs. 4 Satz 2 UStG mit Anbieterakkre-ditierung gemäß §15 Abs. 1 SigG aufbewahrt werden,weil sie einen Teil der Rechnung bildet. Ansonstengelten die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestütz-ter Buchhaltungssysteme von 1995 fort.

Ausblick: Als Maßnahme zur Terrorismusbekämpfungwurde inziwschen eine zentrale Erfassung sämtlicherKonten und Depots in den Gesetzgebungsprozeß ge-schickt, um verdächtige Geldbewegungen von Terrori-sten aufdecken zu können. Auch wenn Hans Eichel am 5.Oktober 2001 auf einer Pressekonferenz die Verwendungdieser Daten für Zwecke der Steuerfahndung bestrittenhat, so kann doch vermutet werden, daß nicht nur dieFinanzämter begehrlich nach dieser zentralen Erfassungschielen werden, sondern auch die Arbeitsämter, dieSozialämter, die Versicherungen und weiß-Gott-wer-noch.Die Terroranschläge vom 11. September scheinen unsdem Überwachungsstaat mit Riesenschritten näherzu-bringen!

3.4. Aufbewahrungsfristen

1. Einer 10jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegenHandelsbücher bzw. Bücher und Aufzeichnungen,Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzern-abschlüsse, Lageberichte und Konzernlageberichte,die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanwei-sungen und sonstige Organisationspapiere sowie ab1999 auch die Belege.

2. Einer 6jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen emp-fangene Handels- oder Geschäftsbriefe, die Wiederga-be der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerungvon Bedeutung sind, sowie bis 1998 die Belege.

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solan-ge die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die

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die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Auf-bewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalender-jahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuchbzw. Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröff-nungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, derKonzernabschluß aufgestellt, der Handels- oder Geschäfts-brief empfangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg ent-standen, die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonsti-gen Unterlagen entstanden sind (fast gleichlautend in§257 HGB und in §147 AO).

3.5. Unterscheidung der Belege

Allgemein kennt die Buchhaltung zwei Kategorien vonBelegen:

Fremdbelege sind Belege, die von einem anderen Wirt-schaftsteilnehmer erstellt wurden, und uns im Geschäfts-verkehr zugegangen sind

l Eingangsrechnungenl Quittungenl Bank- und Postbelegel Erhaltene Wechsel und Schecksl Erhaltene Begleitbriefe zu Schecks und Wechselnl Erhaltene sonstige Handelsbriefel Gutschriftenanzeigen von Lieferantenl Steuerbescheidel Strafbescheide

Eigenbelege sind alle Belege, die wir im Wirtschafts-verkehr mit anderen selbst hergestellt haben

l Ausgangsrechnungenl Quittungsdurchschriftenl Kopien eigener Wechsel und Schecksl Kopien abgesandter Handelsbriefel Gutschriftenanzeigen an Kundenl Entnahmebelegel Lohn- und Gehaltslistenl Belege über Storno, Umbuchungen und Buchungsfeh-

lerl Ergebnisverwendungebeleg

Konto-Nr. Buchungstag(e) Blatt-Nr. Bankleitzahl Erstellungsdatum

Kontoauszug/StatementKapitalerträge sind einkommenssteuerpflichtig.Dieser Beleg ist keine Steuerbescheinigung.

Art. 1540106 Kontoauszug KAD IBM 8912" Stand 1/99

5195415871 000-011 1 51210010 13.01.1999

11.01. Gutschrift Kunde Hirsekorn 1170,23H12.01. Barauszahlung 1000,00S

FirmaH.B. Nichts GmbH & Co. KG ALTER SALDO EUR 215,30SAm Leihhaus 13

NEUER SALDO EUR 45,07SW-6000 Bankfurt 13

BAY. HYPOBANK AG

BA #6BA #6BA #6BA #6BA #6

Bayerische Hypotheken- und Wechsel-BankAktiengesellschaft

Nur für Übungszwecke !

Ein Kontoauszugeiner Bank, d.h.,ein Eingangsbeleg,der gemäß denRegeln der GoBbehandelt wordenist. Als Organisati-onsmittel dienenBuchungsstempel,in die dieBuchungssätzeeingetragenwerden. DieserZustand repräsen-tiert die Arbeits-schritte bisNummer 1.5 in dervorstehendenGliederung.

3.6. Muster für die Behandlung von Belegengemäß GoB

Skizze des Mindestumfanges der buchhalterischen Ar-beiten, die erforderlich sind, um den Grundsätzen derordnungsgemäßen Buchführung zu genügen:

1. Vorbereitende Arbeiten1.1. Prüfung auf sachliche und rechnerische

Richtigkeit1.2. Bestimmung des Buchungsbeleges und Zusam-

menführung von Doppelbelegen (Vermeidungvon Doppelbuchungen)

1.3. Ordnen nach Belegarten(Belegkategorisierung)

1.4. Fortlaufende und kategorienweiseNummerierung der Belege

1.5. Vorkontierung der Belege2. Buchen der Belege

2.1. Buchung in Nebenbuchhaltung, wenn erforder-lich

2.2. Buchung im Grundbuch2.3. Buchung im Hauptbuch (in EDV-Buchhaltung

automatisch aus Journalbuchung)3. Ablage und Aufbewahrung (Fristen: §257 Abs. 4

HGB)

Unten ist ein Muster für einen bearbeiteten Fremdbeleg zusehen.

3. Inventur, Inventar, Bilanz

Dieser Abschnitt führt die grundlegenden Begrifflichkeitender Buchführung ein.

3.1. Das Inventar

Unter einem Inventar versteht man eine detaillierte Zu-sammenstellung der am Bilanzstichtag im Jahresabschlußanzusetzenden Vermögensgegenstände und Schulden ei-ner Unternehmung, und zwar nach Art, Menge und Wert.Der besondere Vorzug des Inventars gegenüber der Bi-lanz liegt in seinem bis ins einzelne gehenden Nachweis.

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Das. Inventar folgt dabei der Staffelform und gliedert sichin

1. Vermögenswerte,2. Schuldwerte sowie3. Reinvermögen

Die Vermögenswerte (unterteilt in Anlage- und Umlauf-vermögen) gliedert man nach ihrer zeitlichen Bindungbzw. steigenden Liquidierbarkeit (beginnend mit Immo-bilien, endend mit Kassenbestand), die Schulden nachFälligkeit bzw. Dringlichkeit der Zahlung (beginnend mitlangfristigen, endend mit kurzfristigen Schulden).

Grundlage für die Aufstellung des Inventars ist die Erfas-sung der Vermögensgegenstände und Schulden. Diesenennt man auch Inventur.

3.2. Die Inventur3.2.1. Grundlegende Definition

Untereiner Inventur versteht man die tatsächliche Be-standsaufnahme des Vermögens und der Schulden zwecksAufstellung des Inventars. Die Inventur ist bei Beginnoder Beendigung des Handelsgewerbes sowie bei Ge-schäftsjahresschluß durchzuführen (§240 Abs. 1 und 2HGB) und muß sämtliche Vermögensgegenstände undSchulden umfassen. Normalfall ist die Stichtagsinventur,bei der zu einem Stichtag eine Gesamtaufnahme aller

Vermögensgegenstände stattfindet. Diese muß zeitnah,regelmäßig binnen 10 Tagen vor und nach dem Bilanz-stichtag (R 30 EStR), erfolgen. Zwischenzeitliche Be-standsveränderungen sind ordnungsgemäß aufzuzeich-nen. Daneben sind als Inventurerleichterungen die per-manente Inventur und die verlegte Inventur sowie dieStichprobeninventur zulässig.

3.2.2. Bewertung und Bewertungsvereinfa-chung

Grundsätzlich gilt stets der Grundsatz der Einzelbewertung(§252 Abs. 1 Nr. 3 HGB), der besagt, daß jeder Vermögens-gegenstand und Schuldposten einzeln zu bewerten ist.Hierbei ist die Verkehrsfähigkeit zugrundezulegen, d.h.,die selbständige Nutzbarkeit. Jede Schraube ist daherprinzipiell ein eigenständiger Vermögensgegenstand, dereinzeln zu bewerten wäre. Dies ist in der Praxis kaum zubewerkstelligen, so daß der Gesetzgeber drei wesentlicheArten von Erleichterungen vorgesehen hat:

1. Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens so-wie Roh-, Hilfs-und Betriebsstoffe können, wenn sieregelmäßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert für dasUnternehmen von nachrangiger Bedeutung ist, miteiner gleichbleibenden Menge und einem gleichblei-benden Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand inseiner Größe, seinem Wert und seiner Zusammenset-

Stempel

Datum:Schreiber:Zähler:Kontrolle:

Nr. Art. Nr. Bezeichnung Alter; Beschaffenheit

Warengruppe Einheit Menge, Anzahl

1

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3

4

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6

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9

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Abnahme von: Unterschrift:

Inventuraufnahmeblatt(Entwurf)

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zung nur geringen Veränderungen unterliegt (240Abs. 3 HGB). In diesem Fall ist dennoch alle drei Jahreeine körperliche Bestandsaufnahme erforderlich.

2. Gleichartige Vermögensgegenstände des Vorrats-vermögens sowie andere gleichartige oder annäherndgleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände undSchulden können jeweils zu einer Gruppe zusammen-gefaßt und mit dem gewogenen Durchschnittswertangesetzt werden (§240 Abs. 4 HGB). Dieses Verfah-ren ist auch als Durchschnittsmethode bekannt.

3. Soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buch-führung entspricht, d.h., soweit ein entsprechenderbelegmäßiger Nachweis geführt werden kann, darf fürden Wertansatz gleichartiger Vermögensgegenständedes Vorratsvermögens unterstellt werden, daß diezuerst oder daß die zuletzt angeschafften oder herge-stellten Vermögensgegenstände zuerst oder in einersonstigen bestimmten Folge verbraucht oder veräu-ßert worden sind. Dieses Verfahren ist auch alsVerbrauchsfolgebewertung bekannt und umfaßt dasFIFO-Verfahren und das LIFO-Verfahren.

3.2.3. Inventurorganisation

Ein von der Geschäftsleitung zu bestimmender Inventur-leiter ist für Planung und Durchführung verantwortlich.Dieser hat ein Inventurprotokoll zu führen, das alle

wesentlichen Tätigkeiten enthält. Wichtige Aufgaben desInventurleiters umfassen:

1. Prüfung, ob alle Belege und Unterlagen vollständigvorhanden sind;

2. Nummerierung und/oder Verzeichnung allerAufnahmeorte (auch Produktions- und Werkstätten,Verkaufsräume, Außengelände und Büros gehören zuden Inventurbereichen);

3. Einsatzplanung des Personals, insbesondere die Zu-ordnung von Funktionen/Verrichtungen den einzel-nen an der Inventur beteiligten Mitarbeitern (à Orga-nisation);

4. Das Personal den Aufnahmeorten zuordnen;

5. Wenn erforderlich Personalschulungen durchführen;

6. Unmittelbar vor Durchführung der Inventur das Lagerordnen und kennzeichnen;

7. Unmittelbar vor und während der Inventur Kunden,Geschäftspartner und andere Dritte über die Betriebs-unterbrechung/Schließung informieren;

8. Die Abgrenzung anweisen, insbesondere hinsichtlichder Aufnahme von Geringwertigen Wirtschaftgütern,Fremdeigentum und Leasinggegenständen;

9. Personal bei Beginn der Inventur einweisen;

Stempel

Nr. Tätigkeit erledigt/Datum Unterschrift1 Belege und Unterlagen vollständig

vorhanden2 Aufnahmeorte nummeriert und verzeichnet3 Personal geplant und Funktionen

zugeordnet4 Personal den Aufnahmeorten zugeordnet5 Personal geschult6 Lager geordnet und gekennzeichnet7 Dritte informiert8 Abgrenzung angewiesen9 Einweisung Personal bei Inventur10 Kontrolle, Freigabe und Belegablage11 Abgrenzungsprotokoll

Inventurleiter: Unterschrift:

Inventurprotokoll(Entwurf)

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10. Belege, insbesondere Inventuraufnahmelisten ausge-ben, nach Durchführung der Inventur einsammeln,kontrollieren und geordnet ablegen;

11. Ein Abgrenzungsprotokoll erstellen, das detaillierteArbeitsanweisungen für alle genannten Grenzfälleenthält.

Das vorstehende Inventurprotokoll ist der Gesamtbeleg,der die Durchführung aller einzelnen Schritte protokol-liert. Da Verstöße gegen den Grundsatz der Ordnungsge-mäßen Buchführung Straftaten sein können (§§283ffStGB), ist es ein wichtiges Dokument mit Beweiskraft.Auf der Folgeseite ist ein Aufnahmeblatt abgebildet, dasder Werterfassung der einzelnen Vermögensgegenständeund Schulden dient.

3.2.4. Besondere Arten der Inventur

Da die Inventur eine große organisatorische Belastungdarstellt, hat der Gesetzgeber nicht nur Bewertungs-erleichterungsvorschriften erlassen, sondern auch beson-dere Arten der Inventur ermöglicht, die die mit dervollständigen körperlichen Bestandsaufnahme verbunde-ne Arbeitsbelastung verringern sollen.

3.2.4.1. Permanente Inventur

Hierunter versteht man die Durchführung der Inventurüber einen großeren Zeitraum oder ununterbrochen ge-mäß §241 Abs. 2 HGB. Hier kann die Erfassung dereinzelnen Bestände über das gesamte Geschäftsjahr ver-teilt werden (z.B. Bestandsaufnahme dann, wenn derjeweilige Bestand sehr niedrig ist). Sie setzt genaueAufzeichnungen über Bestände, Zu- und Abgänge nachTag, Art und Menge voraus, aus denen sich die Stichtags-bestände der einzelnen Wirtschaftsgüter ermitteln undbewerten lassen.

Die permanente Inventur ist nur dann ordnungsgemäß,wenn gewährleistet ist, daß jeder Inventurposten einmalim Jahr inventurmäßig erfaßt wird; sie darf sich nicht nurauf Stichproben oder die Verprobung eines repräsentati-ven Querschnitts beschränken (vgl. R 30 EStR).

Für Wirtschaftgüter, die besonders wertvoll sind oderunkontrollierbaren Abgängen unterliegen, ist die perma-nente Inventur nicht zulässig (R 30 EStR).

3.2.4.2. Verlegte Inventur

§241 Abs. 3 HGB gestattet die Aufstellung eines besonde-ren Inventars auf einen Zeitpunkt innerhalb der letztendrei Monate vor oder der beiden ersten Monate nach demBilanzstichtag, dessen Inventarposten lediglich wertmä-ßig, nicht aber nach Art und Menge fortzuschreiben bzw.rückzurechnen sind.

Dieses besondere Inventar kann auch auf Grund einerpermanenten Inventur erstellt werden. Die in dem beson-deren Inventar erfaßten Vermögensgegenstände brau-chen nicht im Inventar für den Schluß des Geschäftsjahresverzeichnet werden.

Die zeitlich verlegte Inventur ist wie die permanenteInventur für Bestände, bei denen ins Gewicht fallende

unkontrollierbare Abgänge eintreten, und für besonderswertvolle Wirtschaftsgüter nicht zugelassen (R 30 EStR).

3.2.4.3. Stichprobeninventur

Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand derVermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auchmit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Metho-den auf Grund von Stichproben ermittelt werden (§241Abs. 1 HGB). Der Aussagewert des auf diese Weiseaufgestellten Inventars muß dem eines auf Grund einerkörperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventarsgleichkommen. Voraussetzung für die Anwendung dieserMethode ist, daß die Lagerpositionen durch Zufallsaus-wahl aus dem Lagerkollektiv in die Stichprobe gelangen.Das Verfahren muß den GoB entsprechen.

4. Inventar und Bilanz

Dieser Abschnitt stellt dar, wie aus dem Inventar dieBilanz abgeleitet wird. Das ist grundlegend für die Dis-kussion der Buchungsmethodik, die sich anschließt. Über-gehen Sie diesen Abschnitt nicht, weil der folgendeAbschnitt darauf aufbaut!

4.1. Grundlegende Definition

Allgemein ist eine Bilanz eine Gegenüberstellung derAktiva (Vermögensgegenstände) und Passiva (Kapital-positionen) mit dem Ziel, als Restgröße (Nettovermögens-größe) das Eigenkapital zu ermitteln.

Die Bilanz ist damit eine gedrängte Gegenüberstellungvon Vermögen und Kapital der Unternehmung. Sie grün-det sich auf das Inventar, das Vermögensverzeichnis. DerVorzug der Bilanz gegenüber dem Inventar besteht inihrer Übersichtlichkeit, da sie die vielen Einzelposten desInventars in Gruppen zusammenfaßt.

4.2. Die Bilanzwaage

Man kann eine Bilanz gut als Waage visualisieren. tat-sächlich kommt das Wort von ital. Bilancia, Balkenwaa-ge. Das Bild stellt dar, daß die Bilanz stets ausgewogensein muß, d.h., die Vermögensgegenstände müssen denSchulden und dem Eigenkapital entsprechen:

Die Buchführung legt also stets doppelt Rechenschaft ab:einmal auf der Aktiv- und einmal auf der Passivseite. Man

ANLAGE-UND

UMLAUF-VERMÖGEN

EIGENESUND

FREMDESKAPITAL

AKTIVA PASSIVA

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spricht in diesem Zusammenhang auch von der soge-nannten doppelten Buchführung. Das Prinzip der doppel-ten Rechnungslegung ist kurz auch als Doppik bekannt.

4.3. Das grundlegende Gliederungsschema

Dieses Schema gibt einen grundlegenden Überblick überdie Inhalte der Bilanz:

Die Aktivseite legt Rechenschaft ab über das Vermögen.Sie enthält Informationen über die Mittelverwendung,d.h., die Investition.

Die Passivseite enthält Daten über die Mittelherkunft,d.h., das Kapital, also die Finanzierung.

Grundschema der BilanzAktiva Passiva

Anlagevermögen(langfristigeNutzungsabsicht)

Eigenkapital

Umlaufvermögen(kurzfristigeNutzungsabsicht)

Fremdkapital(Schulden, Verbindlichkei-

ten)

Rechnungsabgrenzung Rechnungsabgrenzung

SummeSumme

Aktiva Berichtsjahr PA. Anlagevermögen A

Maschinen und Anlagen 12.653,50Fahrzeuge, Fuhrpark 25.650,00Betriebs- und Geschäftsausstatt. 31.450,00

69.753,50B. Umlaufvermögen B

Warenbestand 45.876,29Forderungen aus Lieferungen 4.768,20Sonstige Forderungen 1.468,60Schecks, Kasse, Bankguthaben 3.878,87

55.991,96 CC. Rechnungsabgrenzungsposten 745,60

SUMME 126.491,06 S

Karl Fran

Stuttgart, den

Passiva BerichtsjahrA. Eigenkapital

Komplementär Karl Franke 20.000,00Kommanditist K. Scheuermann 10.000,00Kommanditist P. Schneider 10.000,00

40.000,00B. Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten gegenüber Banken 31.500,00Verbindlichkeiten aus Lieferungen 47.067,81Sonstige Verbindlichkeiten 7.835,65

86.403,46C. Rechnungsabgrenzungsposten 87,60

SUMME 126.491,06

nke KG

31.12.20..

Die Aktivseite wird von §247 Avs. 2 HGB in die Positio-nen �Anlagevermögen� und �Umlaufvermögen� unter-teilt. Dabei entscheidet alleine die Nutzungsabsicht, undnicht das tatsächliche Verhalten: eine Ware, die zurEigennutzung entnommen wird, geht in das Anlagever-mögen über, während eine mit Verkaufsabsicht gehalteneWare im Umlaufvermögen bleibt, selbst dann, wenn siesich de facto nicht kurzfristig (sondern nur überhauptirgendwann) verkaufen läßt.

Das Eigenkapital ist das Kapital im Eigentum der Gesell-schafter, also ohne Rückzahlungsfrist, während Fremd-kapital Finanzierungsmittel sind, die einem externenKapitalgeber zurückzuzahlen sind.

Die Rechnungsabgrenzungsposten enthalten vorausge-zahlte Aufwendungen oder vorauserhaltene Erlöse.

4.4. Beispiel für eine Bilanz

Nachfolgend betrachten wir als Beispiel die Bilanz einerkleinen Kommanditgesellschaft: Das Unternehmen isteine Handelsgesellschaft mit Ladengeschäft in einer Ein-kaufszone.

Die §§265ff HGB sind für Personengesellschaften nichtanwendbar, so daß das Anlage- und das Umlaufvermö-gen, Eigenkapital, Schulden und Rechnungsabgrenzungs-posten nur �gesondert ausgewiesen und hinreichend auf-

gegliedert� (§ 247 Abs. 1 HGB) sein müssen. Zur dieserhinreichenden Aufgliederung gehört die Trennung derverschiedenen Arten von Anlage- und Umlaufvermögensowie die Aufstellung über die Einlagen der beteiligtenGesellschafter.

Es hätte in diesem Fall gereicht, die Kommanditistengemeinsam in einer Position �Kommanditkapital� auszu-weisen. Aus Gründen des besseren Verständnisses wurdedie Position jedoch separat dargestellt. Der Warenbestandumfaßt das Lager und den Warenbestand im Verkaufsbe-reich. Die sonstigen Forderungen enthalten u.A. auch dieantizipativen Rechnungsabgrenzungsposten; in den son-stigen Verbindlichkeiten sind außer diesen auch die

Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungs-verbindlichkeiten enthalten.

In dieser Bilanz (wie auch in allen folgenden) sind dieUnterschriften der persönlich haftenden Gesellschafter(§245 HGB) bzw. der entsprechenden Rechtsvertreter ausVereinfachungsgründen weggelassen worden.

5. Die Ableitung der Buchungsmethodik

Grundgedanke ist, daß die Position eines Bilanzobjektesdie Art und Weise definiert, wie buchhalterisch mit demBilanzobjekt zu verfahren ist. Das Verständnis derBuchungsregeln setzt also das Verständnis der Bilanzvoraus. Für jeweils die Aktiva oder die Passiva bestehen

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eigene Buchungsregeln, die zwar in sich logisch aber alsganzes nicht begründbar sind außer aus den Zusammen-hängen mit der Bilanz.

Dieser Abschnitt ist der wichtigste von allem. Wenn Siediesen Teil nicht verstehen, haben Sie später keine Chan-ce!

5.1. Bilanz und Buchungsregeln

Buchungsregeln sind allgemein gesagt die Regeln, aufwelcher Seite von Konten welche Sachverhalte zu erfas-sen sind. Die Buchungsregeln bilden Grundlage für dieBildung von Buchungssätzen und betreffen Vereinbarun-gen darüber, was auf der linken �Soll�-Seite und derrechten �Haben�-Seite der Konten zu stehen hat. Sie sindfür jede Kontenart einzeln definiert und bilden ein in sichgeschlossenes Regelwerk.

Diese Regeln können nicht aus der Sache heraus logischbegründet, sondern nur auswendig gelernt und angewen-det werden.

Dabei unterscheidet man Regeln für vier Kontenarten:

l Aktivkonten sind Konten, die Wertbestände aufVermögenskonten abbilden;

l Passivkonten sind Konten, die Wertbestände auf Ka-pitalkonten abbilden;

l Aufwandskonten sind Konten, die einen Wertverzehrvon Vermögen (d.h., Verbräuche) abbilden und

l Ertragskonten sind Konten, die Verwertungen vonVermögen (d.h., Wertmehrungen) darstellen.

Im einzelnen gibt es für die vier Kontenarten die neben-stehenden Buchungsregeln.

Soll Haben

Anfangsbestand aus Eröffnungsbilanz

- Minderungen

+ Mehrungen= Schlußbestand in

Schlußbilanz

Summe S Summe H

Aktivkonto

=

Soll Haben

- MinderungenAnfangsbestand aus

Eröffnungsbilanz

= Schlußbestand in Schlußbilanz

+ Mehrungen

Summe S Summe H

Passivkonto

=

Soll Haben

- Aufwands-minderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

=

Summe der Aufwandsbuchungen

Soll Haben

- Erlösminderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Erlös- und Leistungskonto

=

Summe der Erlösbuchungen

Kurz und bündig: Buchungsregeln

Aktiv- und Passivkonten:

Die Buchungsregeln der Aktiva und der Passiva sindgenau spiegelverkehrt, d.h., was man in den Aktiva im�Soll� bucht, das gehört bei den Passiva in�s �Haben�.Merksatz: Die Bestandskonten haben ihre Anfangsbe-stände und Mehrungsbuchungen auf der Seite, auf dersie in der Bilanz stehen, und die Minderungsbuchungenund Schlußsalden auf der gegenüberliegenden Seite.

Aufwands- und Ertragskonten:

Diese Konten sind Unterkonten zum Eigenkapital.Merksatz: Aufwendungen und Erträge bucht man so,wie man ihre Auswirkung im Eigenkapitalkonto bu-chen würde, also Aufwendungen im �Soll� (=Eigen-kapitalminderung!) und Erträge im �Haben� (=Eigen-kapitalmehrung!).

Wichtig:

Diese Regeln sind Vereinbarungen. Sie passen zuein-ander, aber können nur gegenseitig aus einander be-gründet werden. Lernen Sie diese Regeln, und hinter-fragen Sie sie nicht!

Um richtig zu buchen, muß der Buchhalter das vorstehen-de gedankliche Schema vollkommen internalisiert habenund im Schlaf herbeten können!

Die vorstehenden Regeln haben den Charakter von Ver-einbarungen, und lassen sich in keiner Weise aus derSache begründen. Sie würden seitenverkehrt ebensogutfunktionieren. Ihre vollständige Beherrschung durch denBuchhalter ist eine Grundvoraussetzung für das Funktio-nieren des betrieblichen Rechnungswesens.

Die Summe der Buchungen im �Soll� und der im �Haben�muß stets gleich sein, und zwar sowohl im einzelnenKonto als auch in jeder beliebigen Summe von Konten.Eine Saldendifferenz ist ein untrügliches Zeichen füreinen Buchungsfehler. Es ist nicht möglich, durch regel-gerechtes Buchen Saldendifferenzen zu erzeugen, d.h.,bei fehlerfreier und vollständiger Anwendung allerBuchungsvorschriften werden alle einzelnen Konten eben-so wie die Bilanz immer ausgewogen sein. Das ange-wandte Regelwerk ist in sich stabil und fehlerintolerant.

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Die �fünf eisernen Regeln�:1. Was für Konten sind an der durchzuführen-

den Buchung beteiligt? Es müssen immermindestens zwei verschiedene Konten sein,können aber auch wesentlich mehr als zweiKonten werden!

2. Was für Konten sind das? D.h., handelt essich um Aktiv-, Passiv-, Aufwands- oderErlöskonten?

3. Nehmen diese Konten, jeweils einzeln be-trachtet, durch die auf ihnen durchzuführen-de Buchung ab oder zu?

4. Wo, d.h., im �Soll� oder im �Haben�, sinddiese Zu- oder Abnahmen zu buchen? Ver-wenden Sie die Buchungsregeln!

5. Aus den bisherigen Erkenntnissen erst imGrundbuch, d.h., durch einen BuchungssatzSOLL AN HABEN, und dann im Hauptbuch(d.h., auf Konten) buchen. Bei elektronischerBuchführung wird die Hauptbuchbuchungvom Programm erledigt, und der Buchhaltermuß lediglich die Buchungssätze eingeben.

Die Begriffe �Soll� und �Haben� deuten also heute nichtsmehr an. Es ist jedoch bekannt, daß italienische Möncheder Renaissance Schuldnerlisten führten, die unterteiltwaren in �Gezahlt haben� und �Zahlen sollen�. Diesbegründet die historische Entwicklung von �Soll� und�Haben�, die ihren damaligen Sinnbezug jedoch inzwi-schen vollkommen verloren haben. Die Buchungsregelnlassen sich heute überhaupt nicht mehr aus der Sachebegründen, sondern müssen gelernt und angewandt wer-den.

5.2. Ableitung von Buchungssätzen

Ein Buchungssatz ist eine formelhafte Benennung derdurch einen Buchungsvorgang (eine Buchung) bebuchtenKonten, der jeweiligen Kontenseiten (auf denen die Bu-chung vorgenommen wird) und der Beträge nach derForm

�Soll� AN �Haben�

wobei unter �Soll� und �Haben� die jeweils beteiligtenKonten und die dort zu erfassenden Geldbeträge zu ver-stehen sind:

Kasse AN Bank

Es kann auch mehr als ein Konto unter �Soll� und/oderunter �Haben� vorkommen:

Wareneinkauf und VorsteuerAN Verbindlichkeiten

Die im �Soll� und im �Haben� zu buchenden Geldbeträgemüssen einander jedoch in der Summe stets entsprechen.Ist das nicht der Fall, so wird die nachfolgende Bilanznicht ausgewogen sein.

Das im �Soll� zu bebuchende Konto ist immer zuerst unddas im �Haben� zu buchende Konto immer zuletzt zunennen.

Das Wörtchen �AN� hat die Funktion der Trennung derSoll- von den Haben-Konten. Es deutet keine Bewegungs-oder Buchungsrichtung an.

Nach den vorstehend skizzierten Buchungsregeln könnenMehrungen oder Minderungen auf den beteiligten Kon-ten sowohl im Soll als auch im Haben erfaßt sein. Daß einKonto im �Soll� oder im �Haben� bebucht wird, sagt alsofür sich genommen noch nichts darüber aus, ob der aufdiesem Konto zu erfassende Geldbetrag eine Mehrungoder eine Minderung darstellt; um dies zu erkennen, istdie Erkenntnis erforderlich, um was für ein Konto es sichhandelt, und die nachfolgende Anwendung der relevan-ten Buchungsregeln.

6. Übersichten zur Buchungssystematik

Auf den folgenden Seiten stellen wir die Buchungs-systematik in der Form von Kreislaufdarstellungen dar.Wir analyseieren dabei, welche Wertbewegungen zu wel-chen Buchhalterischen Darstellungsformen führen.

Sie müssen diese Darstellungen vollkommen verstandenhaben - bis auf den Grund. Sie müssen sich absolut überdie Bedeutung jeder einzelnen Zahl klar sein. Ist das nichtder Fall, werden Sie mit größter Wahrscheinlichkeitmassive Probleme beim Verständnis der folgenden Skrip-te haben!

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ÈÈ

6.1. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 1: Die vier elementaren Buchungsfälle.Man kann sich die Bilanz als Waage (�Bilanzwaage�) mit einem kleinen Schälchen für jede Position vorstellen. Jeder Buchungsfall verändert die Gewichte in den Schälchen:

BilanzAktiva= Vermögen, Mittelverwendung, Investition

Passiva= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Geschäfts-ausstattung

Rohstoffe(�Material�)

Kasse(Bargeld)

SummeAktiva

SummePassiva

Eigenkapital Darlehens-schulden

Liefer-schulden

30.000,00 �Anfangsstand 20.000,00 � 20.000,00 � 70.000,00 � 70.000,00 � 40.000,00 � 25.000,00 � 5.000,00 �

38.000,00 �Buchung 1: 20.000,00 � 20.000,00 � 78.000,00 � 78.000,00 � 40.000,00 � 25.000,00 � 13.000,00 �

Buchung 1: �Wir kaufen einen neuen Computer im Wert von 8.000 ��. Der Buchungsbeleg isteine Rechnung (=Kauf �auf Ziel�).

Geschäftsausstattung AN Lieferschulden 8.000

Geschäftsausstattung á Lieferschulden áDie Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz steigen gleichzeitig.

Bilanzverlängerung (Bilanzmehrung)

38.000,00 �Buchung 2: 20.000,00 � 14.000,00 � 72.000,00 � 72.000,00 � 40.000,00 � 25.000,00 � 7.000,00 �

Buchung 2: �Wir leisten eine Teilzahlung aus vorstehender Rechnung in Höhe von 6000 � inbar�. Der Buchungsbeleg ist eine Quittung.

Lieferschulden AN Kasse 6.000

Kasse â Lieferschulden âDie Summe der Aktiv- und der Passivseite der Bilanz sinken gleichzeitig.

Bilanzverkürzung (Bilanzminderung)

Buchung 3: �Wir kaufen Rohstoffe im Wert von 10.000 � gegen Barzahlung�. Der Buchungs-beleg ist ebenfalls eine Quittung.

Rohstoffe AN Kasse 10.000

Rohstoffe á Kasse âDie Summe der Aktiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.

Aktivtausch

Buchung 4: �Der Lieferant aus Buchung 1 und 2 gewährt für die Restschuld eine langfristigeStundung�. Der Buchungsbeleg ist ein Handelsbrief.

Lieferschulden AN Darlehensschulden 2.000 �

Darlehensschulden á Lieferschulden âDie Summe der Passiva sinkt und steigt zugleich, bleibt also insgesamt gleich.

Passivtausch

38.000,00 �Buchung 3: 30.000,00 � 4.000,00 � 72.000,00 � 72.000,00 � 40.000,00 � 25.000,00 � 7.000,00 �

38.000,00 �Buchung 4: 30.000,00 � 4.000,00 � 72.000,00 � 72.000,00 � 40.000,00 � 27.000,00 � 5.000,00 �

Erläuterungen zu den einzelnen Buchungsfällen:

Jede Bilanzbuchung kann in einen der vier Fälle eingeordnet werden, aber manche komplexere Buchungen gehört zu mehreren Fällen gleichzeitig. Die Buchungsregeln sind sobeschaffen, daß bei sach- und regelgerechter Buchung niemals eine unausgewogene Bilanz entstehen kann. Allerdings führt man die Buchungen in der Realität auf Konten:

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6.2. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 2: Der Buchungskreislauf der Bilanzkonten.

Eröffnungsbilanzkonto (EBK)Passiva= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Aktiva= Vermögen, Mittelverwendung, Investition

Eigenkapital ...............................................................................40.000,00 �Darlehensschulden ..................................................................... 25.000,00 �Lieferschulden ..............................................................................5.000,00 �

Geschäftsausstattung ................................................................. 30.000,00 �Rohstoffe ................................................................................... 20.000,00 �Kasse ......................................................................................... 20.000,00 �

70.000,00 � 70.000,00 �

Schlußbilanzkonto (SBK)Aktiva= Vermögen, Mittelverwendung, Investition

Passiva= Kapital, Mittelherkunft, Finanzierung

Geschäftsausstattung..................................................................38.000,00 �Rohstoffe ....................................................................................30.000,00 �Kasse ............................................................................................4.000,00 �

Eigenkapital .............................................................................. 40.000,00 �Darlehensschulden..................................................................... 27.000,00 �Lieferschulden ............................................................................. 5.000,00 �

72.000,00 � 72.000,00 �

Konto �Rohstoffe�Soll Haben

Eröffnungsbilanz 20.000Buchung 3 10.000Summe 30.000

Schlußbilanz 30.000

Summe 30.000

Konto �Geschäftsausstattung�Soll Haben

Eröffnungsbilanz 30.000Buchung 1 8.000Summe 38.000

Schlußbilanz 38.000

Summe 38.000

Konto �Kasse�Soll Haben

Eröffnungsbilanz 20.000

Summe 20.000

Buchung 2 6.000Buchung 2 10.000Schlußbilanz 4.000Summe 20.000

Konto �Eigenkapital�Soll Haben

Schlußbilanz 40.000Summe 40.000

Eröffnungsbilanz 40.000Summe 40.000

Konto �Darlehensschulden�Soll Haben

Schlußbilanz 27.000

Summe 27.000

Eröffnungsbilanz 25.000Buchung 4 2.000Summe 27.000

Konto �Lieferschulden�Soll Haben

Buchung 2 6.000Buchung 4 2.000Schlußbilanz 5.000Summe 13.000

Eröffnungsbilanz 5.000Buchung 1 8.000

Summe 13.000

Das Eröffnungsbilanzkontomuß �seitenverkehrt� erschei-nen, damit die Buchungslogik�Soll AN Haben� auch bei denEröffnungsbuchungen erhaltenbleibt. Die Buchungen der Er-öffnungssalden lauten:

Aktivkonto AN EBKEBK AN Passivkonto

Die Abschlußbuchungen amJahresende sind:

SBK AN AktivkontoPassivkonto AN SBK

Bei sach- und regelgerechterBuchung kann es daher nie eineunausgewogene Schlußbilanzgeben.

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6.3. Übersicht über die wichtigsten Buchungsregeln. Teil 3: Erfolgskonten, GuV und Eigenkapital.

Aktives BestandskontoSoll Haben

Σ Minderung(en) 125.000

Zahlungs- oder Forderungskto.Soll Haben

Σ Mehrung(en) 140.000

Gewinn und Verlust (GuV)Soll Haben

Rohstoffaufwand 30.000Löhne 20.000Gehälter 15.000Sozialversicherung 18.000Weitere Aufw. 42.000Eigenkapital 15.000Summe 140.000

Umsatzerlöse 140.000

Summe 140.000

RohstoffaufwandSoll Haben

Aktivkonto 30.000 Gewinn & Verlust 30.000

Umsatzerlöse/WarenverkaufSoll Haben

Gewinn & Verlust 140.000 Zahlung/Forderg. 140.000

LöhneSoll Haben

Aktivkonto 20.000 Gewinn & Verlust 20.000

GehälterSoll Haben

Aktivkonto 15.000 Gewinn & Verlust 15.000

SozialversicherungSoll Haben

Aktivkonto 18.000 Gewinn & Verlust 18.000

Weitere AufwandsartenSoll Haben

Aktivkonto 42.000 Gewinn & Verlust 42.000

Konto �Eigenkapital�Soll Haben

Schlußbilanz 55.000

Summe 55.000

Eröffnungsbilanz 40.000Gewinn & Verlust 15.000Summe 55.000

ÈAufwand - Verbrauch:

Minderungen auf Aktivkonten, die Verbräuche darstellen, heißen Aufwand. Sie werdenauf einer eigenen Kontenklasse, den Aufwandskonten erfaßt. Alle Aufwandskontenmindern eigentlich das Eigenkapital (d.h., verkürzen indirekt die Bilanz), werden ausGründen der Übersichtlichkeit und Klarheit jedoch über eigene Konten geführt, dieAufwandskonten. Diese werden in die GuV-Rechnung abgerechnet.

Ertrag - Verwertung:

Mehrungen auf Aktivkonten, die keine Umbuchungen anderer Bestände sind, heißenErtrag oder Erlös. Es handelt sich um die Verwertung von Gütern. Sie mehren indirekt dasEigenkapital, sind also indirekte Bilanzverlängerungen. Erträge werden aus Gründen derKlarheit und Übersichtlichkeit ebenfalls über eigene Konten geführt, die Ertragskonten.Auch die Ertragskonten rechnet man zunächst in die GuV-Rechnung ab.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, G&V):

Diese ist ein Unterkonto zum Konto �Eigenkapital�. Da das Eigenkapital durch direkt abgerechnete Aufwendungen und Erträge jedoch unübersichtlich wäre, und Probleme bei derZurechnung zu den einzelnen Gesellschaftern entetehen würden, erfaßt die GuV-Rechnung zunächst alle erfolgswirksamen Vorgänge, und rechnet dann nur noch deren Saldo, d.h.,den Gewinn der Rechnungsperiode, an das Konto �Eigenkapital� ab, ggfs. in mehreren Teilbuchungen für jeden beteiligten Gesellschafter.

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Anhang A: Allgemeine KontenübersichtAktiva, Passiva, Aufwands- und Ertragskonten

Aktiva

Anlagevermögen:

Grundstücke

Gebäude

Maschinen

Büro- und Geschäftsaus-stattung (BGA)

Büromaschinen

Fuhrpark

Geringwertige Wirt-schaftsgüter (GWG)

Wertpapiere des Anlage-vermögens (WPAV)

Darlehensforderungen

Umlaufvermögen:

Rohstoffe

Hilfsstoffe

Betriebsstoffe

Fertigerzeugnisse (FE)

Unfertigerzeugnisse (UFE)

Wareneinkauf (WEK)

Lieferantenskonti, Liefer-antenboni, Erlösschmäle-rungen

Forderungen aus Lieferun-gen und Leistungen (Ford.L&L)

Zweifelhafte Forderungen

Geleistete Anzahlungen

Forderungen an Mitarbei-ter

Vorsteuer

Besitzwechsel (=Wechsel-forderungen)

Protestwechsel

Sonstige Forderungen

Schecks (Kundenschecks)

Bankguthaben

Postgiroguthaben

Kasse

Rechnungsabgrenzung:

Aktive Rechnungsabgren-zungsposten (ARAP)

Passiva

Eigenkapital:

Eigenkapital (Vollhafter)

Eigenkapital (Kommandi-tist)

Gezeichnetes Kapital(Kapitalgesellschaft)

Rücklagen

Bilanzgewinn (Kapitalge-sellschaft)

Gewinnvortrag (Kapitalge-sellschaft)

Lfr. Fremdkapital:

Darlehens-verbindlichkeiten

Hypothekenverbindlk.

Kfr. Fremdkapital:

Verbindlichkeiten ausLieferungen und Leistun-gen (Verb. L&L)

Erhaltene Anzahlungen

Umsatzsteuer

Schuldwechsel (=Wechsel-schulden)

Bankschulden

Postgiroschulden

Verbindlichkeiten gegenFinanzamt (Verb. FA)

Verbindlichkeiten gegenSozialversicherungsträger(Verb. SV)

Sonstige Verbindlichkeiten

Rechnungsabgrenzung:

Passive Rechnungsabgren-zungsposten (PRAP)

Aufwendungen

Rohstoffaufwand(=Fertigungsmaterial, FM,Materialeinzelkosten)

Hilfsstoffaufwand

Betriebsstoffaufwand

Löhne

Gehälter

Sozialkosten

Steuern, Gebühren

Rechtsberatungsaufwand

Bürokosten

Kosten des Geldverkehrs

Mietaufwand, Pachtauf-wand

Leasingaufwendungen

Haus- und Grundaufwand(HuGA)

Instandhaltungsaufwand

Sondereinzelkosten desVertriebes (SEKV)

Abschreibung (AfA)

Zinsaufwand

Kalkulatorische Kosten(diverse)

Außerordentlicher Auf-wand (A.o. Aufw.)

Erträge

Warenverkauf (WVK)

Verkaufserlöse (VKErl.)

Mieterlös, Pachterlös

Leasingerlöse

Haus- und Grunderlöse(HuGE)

Zinserlös

Außerordentlicher Erlös(A.o.Erl.)

Kundenskonti, Kunden-boni, Erlösschmälerung

Eröffnungskonten

Eröffnungsbilanzkonto(EBK)

Abschlußkonten

Privatkonto

Betriebsergebniskonto(BEK)

Neutrales Ergebniskonto(NEK)

Gewinn- und Verlust(GuV; G&V)

Schlußbilanzkonto (SBK)

Bitte beachten Sie: Diese Übersicht ist ausschieß-lich ein Hilfsmittel für Übungen. Sie sollteebenso ausschließlich für Übungszwecke undkeinesfalls zur realen Kontierung wirklicherGeschäftsfälle verwandt werden. Bei Mißbrauch,Irrtum oder Verwendung im wirklichen buch-halterischen Geschehen keine Haftung! Dies istkein Kontenplan. Für Vollständigkeit wird kei-ne Garantie übernommen. Begriffe der Kosten-rechnung werden nicht berücksichtigt (d.h., keineTrennung von neutralen Aufwendungen undKostenarten).

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Anhang B: Gliederungsschema des Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR)Nachfolger des Pflichtkontenrahmen von 1937, Musterbeispiel für einen Prozeßgegliederten Kontenrahmen

Kontenklasse0

Kontenklasse1

Kontenklasse2

Kontenklasse3

Kontenklasse4

Kontenklassen5-6

Kontenklasse8

Kontenklasse9

LangfristigeBestands-konten

niedrigliquideAktiva, Eigenka-pital, langfristigeVerbindlichkei-ten.

KurzfristigeBestands-konten

hochliquideAktiva, kurzfristi-ge Verbindlich-keiten)

Neutrale Auf-wendungenund Erträge

Von Kosten oderLeistungenwesens- oderperiodenfremdeGrößen wieaußerordentlicheAufwendungenoder Erträge,ferner verrechnetekalkulatorischeKosten.

Aktivkonten:Material- undWarenkonten

Bestände an Roh-,Hilfs- und Be-triebsstoffen sowieHandelswaren, diebei Verbrauch alsAufwendungen zuerfassen sind. FürEinzelkosten-rechnung bedeut-sam.

Echte Kosten-arten

Nach Kostenartengegliederte Kon-tierung echterKostenarten ein-schließlich derkalkulatorischenKosten.

Frei für Ko-stenrechnung

Für die Kosten-rechnung vorgese-hener Raum,wenn der BABmit Buchungs-sätzen erstelltwerden soll (inder Praxis selten).

BetrieblicheLeistungen

Verkaufs- undsonstige Leis-tungskontierung,nicht jedochBestandsänderun-gen oder Neben-geschäfte.

Kontenklasse7

Bestandsverän-derungen

Abrechnung derBestandsverände-rungen bei Fertig-und Unfertiger-zeugnissen inBilanz und GuV.Sonderfall derBestandskontenmit Erfolgs-komponente.

Abschluß-konten

Eröffnungs- undAbschlußkonten(EBK, BEK,NEK, GuV undSBK).

RuhendeKonten

Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsprozeß abbilden, und während des Geschäftsjah-res vielfach bebucht werden.

RuhendeKonten

Bilanzkonten(Aktiva und Passiva)

Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag, Kosten und Leistungen)(Sonderfälle: Waren- und Materialbestände, Bestandsänderungen: Aktiva mit Erfolgskomponente).

Bilanzkonten

im Jahr 1951 allgemein empfohlener Kontenrahmen, Nachfolger des Pflichtkontenrahmen von 1937(Erlaßkontenrahmen).

Beim GKR ist die Verzahnung zwischen Finanz- und Betriebsbuchführung deutlich sichtbar. Er eignetsich daher besser für die Integration der Kostenrechnung. Die Kontenklassen 4 bis 8 enthalten dieKostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Jedoch nur die Kontenklassen 5 und 6 sindausschließlich für die Betriebsbuchführung vorgesehen, die Klassen 4, 7 und 8 haben Mischcharakter unddienen der Finanzbuchführung gleichermaßen.

Zu erkennen ist auch die Gliederung nach Prozeßabläufen (Prozeßgliederungsprinzip). In den Klassen 0und 1 sind die Anlage- und Finanzkonten untergebracht. Aufwendungen, die den Produktionsprozeßselbst nicht betreffen, werden in der Klasse 2 abgegrenzt und zum neutralen Ergebnis (Klasse 9)

weitergeleitet. Andere Aufwendungen, die das Betriebsergebnis betreffen und daher Kosten darstellen,werden, gegliedert nach Kostenarten, in der Klasse 4 erfaßt, anschließend in 5 und 6 auf die einzelnenKostenstellen umgelegt und in 7 und 8 den Erzeugnissen und Leistungen (Kostenträger) zugerechnet. DieKontenklassen 0, 1, 3 und 7 beinhalten Bestandskonten. Sie werden über das Schlußbilanzkontoabgeschlossen. Die Kontenklassen 2, 4 und 8 beinhalten Erfolgskonten. Ihr Abschluß erfolgt über dasGuV-Konto, dem das neutrale Ergebniskonto und das Betriebsergebniskonto vorgeschaltet sind.

Im Vergleich zum Industriekontenrahmen (IKR) hat der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie denNachteil, für Anfänger schwerer verständlich zu sein, aber den gewichtigen Vorteil, eine lückenloseVerkoppelung der Buchführung und der Kostenrechnung zu ermöglichen.

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Anhang C: Gliederungsschema des Industriekontenrahmen (IKR)Musterbeispiel für einen bilanzgegliederten Kontenrahmen mit sekundärer Berücksichtigung der Kostenrechnung

Kontenklasse0

Sachanlagenund immateri-elle Anlagen

Grundstücke,Gebäude,Maschinen,Anlagen,Konzessionen,gewerblicheSchutzrechte.

RuhendeKonten

Bewegte Konten: Konten, die den betrieblichen Leistungserstellungsprozeß abbilden, und während desGeschäftsjahres vielfach bebucht werden.

BewegteKonten

Bilanzkonten: Aktiva

Kontenklasse1

Finanzan-lagen undGeldkonten

Beteiligungen,Ausleihungen,Wertpapiere,Kassen, Ban-ken.

Kontenklasse2

Vorräte,Forderungen,Aktive RAP

Roh-, Hilfs- undBetriebsstoffe,Waren, unferti-ge- und Fertig-erzeugnisse,Forderungen,RAP.

Kontenklasse3

Eigenkapital,Wertbericht.u. Rückstell.

Eigenkapital(rechtsformen-spezifisch),Sonderpostenmit Rücklage-anteil, IndirekteWertbericht.EWB und PWB,Rückstellungen.

Kontenklasse4

Verbindlich-keiten undpassive RAP

Anleihen,Kredite, Ver-bindlichkeitenaus Lieferungenund Leistungen,SonstigeVerbindlichkei-ten, PassiveRAP.

Kontenklasse5

Erträge (Leis-tungen undneutrale Ert.)

Umsatzerlöse,Bestandsände-rungen, akti-vierte Eigenlei-stungen, Zinsenund neutraleErträge allerArt.

Kontenklasse6

Material- u.Personalaufw.,AfA

Materialauf-wendungen,Löhne, Gehäl-ter, SV, AfAnach verschie-denen Anlässenund Arten.

Kontenklasse7

Zinsen, Steu-ern, sonstigeAufwend.

Zinsaufwendun-gen, Steuernvom Einkom-men und Ertrag,Sonst. Steuern,Einstellungen inSonderpostenmit Rücklage-anteil, Versich.

Kontenklasse8

Eröffnungs-u. Abschluß-konten

EBK, GuV,SBK. Im IKRexistieren keineNEK- undBEK-Konten, sodaß keine kalk.Kosten gebuchtwerden können.

Kontenklasse9

Kosten- undLeistungs-rechnung

Unternehmens-bezogeneAbgrenzung,VerrechneteLeistungen undKosten, Kosten-stellen, Kosten-träger, interneLeistungen usw.

RuhendeKonten

Bilanzkonten: Passiva Erfolgskntn:Erträge

Erfolgskonetn: Aufwendun-gen und Kosten

Eröffnungund Abschluß

Kostenrech-nung

Ein abschlußgegliederter Kontenrahmen (Abschlußgliederungsprinzip) im Gegensatz zum prozeß-gegliederten Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR) (Prozeßgliederungsprinzip). Der IKR isteine neuer Entwicklung und derzeit weiter verbreitet als der GKR.

Die Kontenklassen 0 bis 8 bilden den Rechnungskreis Abs. 1 und umschließen die Finanzbuchführung(Dokumentation und Rechnungslegung). Diese ist streng an die Doppik gebunden. Die Kontenklasse 9

wird als Rechnungskreis Abs. 2 bezeichnet, der die Kosten- und Leistungsrechnung einschließlich derAbgrenzungsrechnung umschließt. Er kann buchhaltersich oder statistisch durchgeführt werden.

Die Kontenaufteilung im Rechnungskreis Abs. 1 des IKR führt durch ihre Abschlußorientierungautomatisch zum klaren Ablauf der Abschlußarbeiten. Das gilt auch für Zwischenabschlüsse und für denAufbau von Sonderbilanzen. Kostenrechnerische Gesichtspunkte entfallen im Rechnungskreis Abs. 1vollständig. Das ergibt sich schon aus der Übernahme der GuV-Gliederung nach dem Gesamtkosten-verfahren (§275 Abs. 2 HGB).

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Die Buchungsfälle der GeschäftsbuchführungAuf diesem Merkblatt finden Sie die wichtigsten Verfahrenswei-sen und Rechtsvorschriften zur Bildung von Geschäftsbuchungs-sätzen übersichtlich auf einer einzigen Seite zusammengefaßt.© Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

Soll Haben

Anfangsbestand aus Eröffnungsbilanz

- Minderungen

+ Mehrungen= Schlußbestand in

Schlußbilanz

Summe S Summe H

Aktivkonto

=

Soll Haben

- MinderungenAnfangsbestand aus

Eröffnungsbilanz

= Schlußbestand in Schlußbilanz

+ Mehrungen

Summe S Summe H

Passivkonto

=

Soll Haben

- Aufwands-minderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Aufwands- und Kostenkonto

=

Summe der Aufwandsbuchungen

Soll Haben

- Erlösminderungen

= Schlußbestand in GuV

Summe S Summe H

Erlös- und Leistungskonto

=

Summe der Erlösbuchungen

BUCHUNGSREGELNAUF EINEN BLICKUnd so bucht man auf Konten:

DIE WICHTIGEN WERT-GRENZEN:Nur bei Kauf von Gegenständenzur eigenen Benutzung (also keineWaren oder Materialarten):

Über 410 � besteht immer Ab-schreibungspflicht: Der Ge-genstand muß über mehrereJahre abgeschrieben werden.

410 �Über 60 � aber unter 410 �besteht Abschreibungswahl-recht: Der Gegenstand darf ineinem einzigen Jahr abge-schrieben werden, muß abernicht. Buchung als

Geringwertiges Wirtschaftsgut

60 �Unter 60 � ist der Gegenstandsofort als Aufwand (Ver-brauch) zu erfassen (die soge-nannte Verbrauchsfiktion).

DIE UMSATZSTEUER-SPALTE:Wichtige Rechtsgrundlagen:

Steuersatz: Normalerweise beträgtdie Steuer immer 16%. Andere Län-der haben andere Steuersätze. Fol-gende Ausnahmen bestehen von die-sem Satz in Deutschland:

UMSATZSTEUERFREI:

Alle staatlichen Monopolleistungen(Behördengebühren usw.), Post (nichtaber private Paketdienste!), Vermie-tung und Verpachtung von Wohnun-gen (Gewerberäume aber nur einge-schränkt), Alle Umsätze von Banken(Gebühren, Kredite, der Wertpapier-handel usw.), Leistungen von Ärz-ten, Krankenhäusern, Versicherun-gen, viele Kultureinrichtungen, Aus-und Fortbildung (vereinfacht).

UMSATZSTEUER 7%:

l Die meisten rohen Lebensmittell Bücher, Zeitungen und Zeitschrif-

ten (mit Ausnahme der jugendge-fährdenden Schriften)

l Kunstwerke, Kunstsammlungenl Rollstühle und Prothesenl Nahverkehr (bis 50 km)

Grundlegend: Folgendermaßen isteine Rechnung aufgebaut:

Nettobetrag 100%+ Umsatzsteuer 16%

= Bruttobetrag 116%

Bei Belegen unter 100 � genügt der Bruttobe-trag und die Nennung des Steuersatzes.

Die wichtigsten Rechenformeln:

16,1BruttoNetto =

16,1⋅= NettoBrutto

16,0. ⋅= NettoUSt

Die wichtigsten Kontierungen:

Einkauf immer mit Vorsteuer:

<Aktiv/Aufwand>VorsteuerAN Kasse/Bank/Verbindlichkeiten

Verkauf immer mit Umsatzsteuer:

Kasse/Bank/ForderungenAN Verkaufserlöse/WVK

Umsatzsteuer

DIE SOG. FÜNF �EISER-NEN REGELN�:So bildet man Buchungssätze:

1. Welche Konten sind berührt?2. Was für Konten sind das? (Akti-

va, Passiva, Aufwendungen oderErträge)

3. Nehmen diese Konten zu odernehmen sie ab?

4. Wenden Sie das Buchungssysteman! (vgl. nebenstehend)

5. Nennen Sie zuerst das im �Soll�zu buchende Konto, dann das im�Haben� zu buchende Konto un-abhängig davon, ob diese Kontenzu- oder abnehmen:

SOLL AN HABEN

SKONTOBUCHUNGEN:

So bucht man Skonti im Einkauf:Verbindlichkeiten aus L&L

AN Bank/Kasse<Aktivkonto>Vorsteuer

So bucht man Skonti im Verkauf:Bank/KasseVerkaufserlöse/WVKUmsatzsteuerAN Forderungen aus L&L

Regeln: Skonto ist Teilstorno. Storno ist eineUmkehrung der ursprünglichen Buchung.

BUCHUNG BEZUGS- U.NEBENKOSTEN:

Immer wie Sache selbst buchen!

DAS MERKBLATT

© HZ

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Übersicht: die elementaren Buchungsregeln der GeschäftsbuchführungNehmen Sie diese Seite zu Ihren Unterlagen und halten Sie sie in Sichtweite, solange Sie noch dasGefühl haben, mit den Buchungsregeln nicht absolut und vollkommen sicher zu sein!

© Harry Zingel 1999-2001 Internet: http://www.zingel.de, EMail: HZingel@aol.com

ALLE BUCHUNGSREGELN

BilanzAktiva Passiva

Definition: Vermögen, Wirtschaftsgüter, unter-nehmerische Mittelverwendung, Investition

Definition: Kapital, unternehmerische Mittel-herkunft, Finanzierung

AktivkontoSOLL HABEN

MinderungenAnfangsbestand

Mehrungen

Schlußbestand

Summe im SOLL Summe im HABEN=

PassivkontoSOLL HABEN

Minderungen Anfangsbestand

Mehrungen

Schlußbestand

Summe im SOLL Summe im HABEN=

Gewinn- und VerlustrechnungAufwand Ertrag

Definition: Verbrauch von Gütern Definition: Verwertung von Gütern

AufwandskontoSOLL HABEN

MinderungenAufwendungen

Saldo (Summe)der Aufwendungen

Summe im SOLL Summe im HABEN=

ErtragskontoSOLL HABEN

Minderungen Erträge

Saldo (Summe)der Erträge

Summe im SOLL Summe im HABEN=

UND DAS SIND DIE SOGENANNTEN FÜNF �EISERNEN REGELN�:

So bildet man Buchungssätze:Beantworten Sie für jeden einzelnen Geschäftsfall die folgenden Fragen in der folgenden Reihenfolge:

1. Welche Konten sind berührt?2. Was für Konten sind das? (also: sind es Aktiva, Passiva, Aufwendungen oder Erträge)

(Verwenden Sie hierfür die Definitionen!)3. Nehmen diese Konten zu oder nehmen sie ab?

(Sehen Sie sich die Buchungsregeln oben an!)4. Wenden Sie die Buchungsregeln an!

(d.h., finden Sie heraus, welches Konto im SOLL und welches im HABEN zu buchen ist!)5. Nennen Sie zuerst das im �Soll� zu buchende Konto, dann das im �Haben� zu buchende Konto

unabhängig davon, ob diese Konten zu- oder abnehmen. Der Buchungssatz lautet also immer:SOLL-Konto; SOLL-Betrag AN HABEN-Konto; HABEN-BetragDas Wörtchen �AN� dient dabei lediglich der Trennung von Soll und Haben bei mehreren Kontenauf einer Seite und bedeutet ansonsten nichts.