Digitalisierung der Beschaffung im Mittelstand: Mit ... · Zusammenfassung Das Programm SAP® Ariba® Snap ist darauf aus-gerichtet, dass Sie die Kontrolle über Ihre Ausga-ben gewinnen

LösungsüberblickSAP®-Ariba®-Lösungen | SAP Ariba Snap

Digitalisierung der Beschaffung im Mittelstand: Mit weniger Aufwand zu mehr Ergebnis

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Inhalt3 Auf einen Blick

4 Für eine schnelle Wertschöpfung mit Ausgabenkategorien vorkonfiguriert

Intelligentes, digitales und skalierbares Beschaffungssystem

6 Überwachung, Steuerung und Kontrolle von Aus-gaben und Cashflow

7 Automatisierung des gesamten Beschaffungsprozesses – ohne Komplexität

8 Vereinfachung der Onlinekäufe für mehr Compliance im Einkauf

Bessere Lieferantenbeziehungen durch schnelle digitale Einbindung

10 Zügige Bereitstellung und schneller Ertrag

11 Passt SAP Ariba Snap zu Ihrem Unternehmen?

Sind Sie bereit für die ersten Schritte?

Zusammenfassung Das Programm SAP® Ariba® Snap ist darauf aus-gerichtet, dass Sie die Kontrolle über Ihre Ausga-ben gewinnen und Ihre Beschaffungsrichtlinien durchsetzen. Ausgabenkategorien sind bereits vorkonfiguriert und Beschaffungsrichtlinien, Geschäftsregeln und Genehmigungsabläufe sind ebenfalls integriert. Unsere jahrzehntelange Erfah-rung im Bereich Beschaffung ist in das Programm SAP Ariba Snap eingeflossen. Es unterstützt Best Practices, kann schnell eingeführt und einfach ver-waltet werden – und findet schnelle Akzeptanz bei den Anwendern. Die Konzeption, Konfektionierung und Preisgestaltung von SAP Ariba Snap ist spezi-ell auf den Mittelstand zugeschnitten. Ihr Unter-nehmen wächst? SAP Ariba Snap wächst mit.

Ziele • Mehr Überblick über die Ausgaben mit rollenba-sierten Dashboards gewinnen – in Echtzeit

• Bearbeitungszeiten und -kosten von Bestellun-gen, Rechnungen und Zahlungen verringern

• Lieferantenrabatte und Skonti besser ausschöpfen

• Anwenderakzeptanz fördern und Aufträge zu den bevorzugten Lieferanten mit vereinbarten Preisen leiten

• Up- und Down-Scaling für die dynamische Ver-waltung von Lieferanten, Prozessen, Budgets, Genehmigungen und Zahlungen weltweit

Lösung • Zentraler Marktplatz mit sicherer, integrierter Ver-tragsverwaltung und Beschaffungsfunktionalität

• Flexible Werkzeuge für die Dimensionierung des Ressourceneinsatzes

• Automatisierung vieler wichtiger, aber fehleran-fälliger und zeitaufwendiger Prozesse in der Kre-ditorenbuchhaltung und Beschaffung

• Klare, übersichtliche Website für den Einkauf, die mit Millionen von Lieferanten und Artikeln ver-netzt ist

Hauptnutzen • Mehr Transparenz und Nachverfolgbarkeit – vom Anlegen einer Bestellung bis hin zur Rech-nungstellung und Zahlungsabwicklung

• Richtlinienkonforme Ausgaben, Prozesseffizienz, effektives Cashflow- und Zahlungsmanagement

• Verbesserte gegenseitige Abstimmung der Beschaffungsprozesse, mehr Transparenz bei Transaktionen und weniger Bearbeitungsfehler

• Schneller Geschäftsbeitrag

Mehr erfahrenWeitere Informationen über SAP Ariba Snap finden Sie online.

Digitalisierung der Beschaffung im Mittelstand: mit weniger Aufwand zu mehr Ergebnis

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Auf einen Blick

„Wir suchten einen Partner. Dank der SAP-Ariba-Lösungen sparen wir viel Zeit und haben mit Digitalisierung den Zahlungsprozess der Fördermittel vollkommen neu gestaltet. Jetzt können wir uns voll auf die Unterstützung von Familien rund um alle Fragen der Ausbildung konzentrieren."

Jonathan Beckham, Vice President, Technology Strategy and Innovation bei Step Up For Students

https://www.ariba.com/de-de/solutions/solutions-overview/sap-ariba-snap

INTELLIGENTES, DIGITALES UND SKALIERBARES BESCHAFFUNGSSYSTEMHeutzutage müssen Unternehmen mit weniger Aufwand mehr Ergebnis erzielen – und das schnel-ler und effizienter als je zuvor. Zur Erhöhung ihrer Erfolgschancen konzentrieren sie sich darauf, die Kontrolle rund um ihre Ausgaben zu verstärken und ihr Unternehmen und ihre Prozesse zugleich agiler zu gestalten. Zwar setzen immer mehr mit-telständische Unternehmen dafür Softwarelösun-gen ein, aber vielen fehlen noch immer die notwendigen Tools für eine proaktive Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse, mit denen Einsparun-gen in den verschiedenen Kategorien und mehr Richtlinienkonformität im Einkauf möglich wären. Darüber hinaus behindern in vielen Unternehmen veraltete Prozesse, Systeme und technische Res-sourcen die Entwicklung globaler Beschaffungs-strategien.

Welche Maßnahmen sollte Ihr Unternehmen ange-sichts der großen Herausforderungen ergreifen?

Mit den integrierten Beschaffungslösungen (siehe Abbildung 1), die das Programm SAP Ariba Snap beinhaltet, gewinnen mittelständische Unterneh-men mehr Kontrolle über ihre Ausgaben. Die Lösungen basieren auf jahrzehntelanger Beschaf-fungsexpertise und bieten rollenbasierte Dash-boards für einen Ausgabenüberblick in Echtzeit. Sie beziehen ihre Intelligenz aus der Integration Ihrer bevorzugten ERP-Lösung mit dem Ariba Net-work, in dem Regeln, Workflows und die Vertrags-bedingungen der Lieferanten das Verhalten bestimmen. Damit kann jeder Bereich Ihrer Organi-sation Einkaufsaktivitäten vornehmen, denn den Beteiligten steht ein komfortabler, unkomplizierter Marktplatz mit sicheren und integrierten Vertrags-verwaltungs- und Beschaffungsfunktionen zur Verfügung.

Geben Sie Ihrer Beschaffung und Kreditorenbuch-haltung die richtigen Werkzeuge für eine erfolgrei-che Arbeit.


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Für schnelle Wertschöpfung mit Ausgabenkategorien vorkonfiguriertDas Programm SAP Ariba Snap unterstützt Best Practices. Die mit diesem Pro-gramm angebotenen Lösungen sind leicht zu verwalten, lassen sich intuitiv einsetzen und finden schnell die Akzeptanz der Anwender. Die wichtigsten Ausgabenkategorien für Ihre Branche sind bereits vorkonfiguriert. Speziell auf mittelständische Unterneh-men zugeschnitten bezüglich Preise und Konfektionierung, wachsen die Lösungen mit Ihren Anforderungen – für einen besseren Cashflow, stärkere Kontrolle und mehr Compliance, ganz ohne zusätzliche Komplexität.

Über SAP-Ariba-Lösungen

SAP-Ariba-Lösungen vernetzen Unternehmen für die Abwicklung ihrer Geschäfte. Im Ariba Network finden Einkäufer und Lieferanten aus Millionen von Unternehmen in 190 Ländern zahlreiche neue Geschäftschancen und nutzen das Ariba Network für die Zusammenarbeit bei Transaktionen und den Ausbau ihrer Geschäftsbeziehungen. Die Käufer können den gesamten Einkaufsprozess verwalten und dabei ihre Ausgaben steuern, neue Einsparpotenziale erkennen und eine robuste Lieferkette aufbauen. Die Lieferanten vernetzen sich mit neuen Kunden und bauen vorhandene Geschäftsbeziehungen effizient aus. Dabei verkürzen sie die Vertriebszyklen und gewinnen mehr Kontrolle über ihre Liquidität. Auf diesem dynamischen, digitalen Marktplatz werden Handelsumsätze von über zwei Billionen US-Dollar jährlich getätigt. Weitere Informationen über SAP-Ariba-Lösungen und wie diese die Transformation vorantreiben finden Sie auf unserer Webseite.

http://www.ariba.com/


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Abbildung 1: Funktionen der SAP-Ariba-Lösungen im Programm SAP Ariba Snap

Vorkonfiguriert mit Unterstützung von Best Practices, Einkaufskanälen

und Inhalten – ab dem ersten Tag

Mehr Geldmittel – dynamische Rabattierung

Einkauf und Genehmigung per App

Papierlos – elektronische Bestellungen,

Wareneingangsbelege, Auftrags- und

Versandbestätigungen und Rechnungen

Ab Tag 1 Zugang zum Marktplatz mit mehr

als 15 Mio. Artikeln

Pulsierendes Handelsnetzwerk

Vertragsgerechte Ausgaben

Finanzberichte mit allen Daten

aus Ihrem SystemEchtzeit-

Budgetprüfung

Taktischer Einkauf und Auftragsvergabe

Elektronische Beschaffung

Einführung gesamter Beschaffungsprozess

in 12 Wochen


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Mit SAP Ariba Snap können Sie dank richtlinien-konformer Ausgaben, Prozesseffizienz und einem effektiven Cashflow- und Zahlungsmanagement deutliche Einsparungen erzielen. Außerdem helfen Ihnen die zusätzlichen Einblicke in die Unterneh-mensausgaben bei der Optimierung des Umlauf-vermögens, Nachverfolgung der Ausgaben und Aufdeckung von Risiken. Bei den bereits vorkonfi-gurierten, branchenspezifischen Ausgabenkatego-rien und Workflows profitieren Sie von unserer jahrzehntelangen Erfahrung mit Kostensenkungs-maßnahmen in Unternehmen.

ÜBERWACHUNG, STEUERUNG UND KONTROLLE VON AUSGABEN UND CASHFLOWDas Programm SAP Ariba Snap ist Ihr schneller Weg zur Ausgabenkontrolle und Verbesserung des Cashflow-Managements. Für die bessere Steue-rung Ihrer Geschäfte greifen Sie vom ersten Tag an auf ein vorkonfiguriertes Dashboard mit rollenba-sierten Berichten zu, die unter anderem nach Lie-ferant, Ausgabenkategorie und Bestellung gefiltert werden können und Ihnen mehr Transparenz und eine bessere Nachverfolgbarkeit Ihrer Einkaufspro-zesse ermöglichen.

„Die SAP-Ariba-Lösungen helfen uns dabei, unsere Beschaffung strategischer auszurichten. Wir konnten unsere Prozesse vereinfachen, Kosten senken, Transparenz gewinnen und haben bessere Einblicke in unsere Lieferkette. Ebenso können wir unsere Risiken minimieren und sicherstellen, dass wir höchste Anforderungen an die Produktsicherheit, den Gesundheits- und Umweltschutz erfüllen und unsere Geschäftstätigkeit keine nachteiligen Auswirkungen auf Umwelt oder Bevölkerung hat."

David Bury, Global Strategic Procurement Manager, Nufarm Limited


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Die regelbasierten Funktionen der im Programm enthaltenen SAP-Ariba-Lösungen vereinfachen Ihrer Kreditorenbuchhaltung die Arbeit: mit auto-matisiertem Rechnungs- und Zahlungsabgleich und automatisierten Zahlungen, mobilen Geneh-migungen und rollenbasierten Dashboards zur Transaktionshistorie. Sie können außerdem Funkti-onen für elektronische Rechnungen, mit digitaler Bestätigung, Lieferavisen und Lieferantenkommu-nikation einführen.

Vorteilhaft sind auch die speziell für Endbenutzer in der Beschaffung konzipierten Vertragsfunktio-nen. Mit ihnen erstellen Sie vertragsgerechte Rech-nungen, in denen Preise und Artikel den Vertragsbedingungen entsprechen, verfolgen die Gesamtausgaben und erhalten Warnmeldungen, wenn mit einem Vertrag etwas nicht stimmt.

Das SAP-Ariba-Snap-Programm beinhaltet auch eine Formularbibliothek mit fast 100 Formularen, die auf der Grundlage von Best Practices konzi-piert wurden. Diese können Sie ab dem ersten Tag verwenden – oder Sie erstellen mit dem Formu-lar-Editor Ihre eigenen Formulare.

AUTOMATISIERUNG DES GESAMTEN BESCHAF-FUNGSPROZESSES – OHNE KOMPLEXITÄTErfolgreiches Geschäft erfordert effektive Werk-zeuge. Wenn Sie Ihre Geschäftsvorgänge unter Kontrolle behalten und gleichzeitig agil bleiben wollen, dann benötigen Sie flexible Werkzeuge für die Dimensionierung Ihrer Ressourcen. Es gibt kaum einen Bereich im Unternehmen, der dynami-scher ist als der Beschaffungsprozess (siehe Abbil-dung 2).

Das SAP-Ariba-Snap-Programm sorgt für eine Automatisierung der wichtigsten, fehleranfälligen und zeitintensiven Prozesse in Ihrer Kreditoren-buchhaltung und Beschaffung. Für die Beschaf-fung bedeutet dies die Beseitigung papiergebundener Prozesse, der E-Mail-Flut und aufwendiger PDFs, sodass die Bearbeitung schnel-ler und mit weniger Fehlern erfolgt. In der Kredito-renbuchhaltung bewirkt die Automatisierung eine Reduzierung der Bearbeitungszeiten und -kosten von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen, wobei gleichzeitig Rabatte und Skonti besser aus-geschöpft und somit die Beschaffungskosten gesenkt werden können.

Abbildung 2: Transparenz und Durchsetzung der Compliance in jedem Schritt

Auswahl von Waren und Dienstleistungen

Durchsetzung von Compliance und

Anordnungen

Empfang und Abgleich Rechnungstellung und Zahlung


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BESSERE LIEFERANTENBEZIEHUNGEN DURCH SCHNELLE DIGITALE EINBINDUNG Jedes Unternehmen kauft Waren und bei jedem Kauf werden Produkte, Daten und Zahlungsmittel ausgetauscht. In der Vergangenheit mussten alle Transaktionen mit Lieferanten außerhalb des ERP-Systems abgewickelt werden – umständlich per Telefon, E-Mail, Papier oder Fax und mit propri-etären Dateien und Formaten.

Heute profitieren Käufer und Lieferanten von der Integration in das Ariba Network. Einkäufer können manuelle papiergebundene und sonstige Prozesse automatisieren, während Lieferanten ihre Abläufe und die Kommunikation mit den Einkäufern straf-fen. Missverständnisse und Fehler werden so auf beiden Seiten reduziert.

Die Lösungen des SAP-Ariba-Snap-Programms bieten Ihnen noch weitere Vorteile: Die Registrie-rung und Einbindung von Lieferanten erfolgt online und ist einfach und kostenlos. Sie können den Ein-kauf auf bevorzugte und geprüfte Lieferanten sowie auf bestätigte Verträge und genehmigte Arti-kel beschränken (siehe Tabelle auf der nächsten Seite). Sie sehen sofort die Geschäfts-, Steuer- und Bankdaten sowie Zertifikate und Marketinginfor-mationen in den Profilen der Lieferanten. Sie stär-ken Ihre Lieferantenbeziehungen, verbessern die Kommunikation, sichern sich bessere Preise und Zahlungsbedingungen und gewinnen die Transpa-renz, die für schnelle und pünktliche Zahlungen sowie ein besseres Cashflow-Management erfor-derlich ist.

VEREINFACHUNG DER ONLINEKÄUFE FÜR MEHR COMPLIANCE IM EINKAUF Mittelständische Unternehmen können mit kom-fortablen Einkäuferportalen, die einfach und per Selfservice zu verwalten und überwachen sind, mehr Richtlinienkonformität im Einkauf erreichen und unkontrollierte Ausgaben reduzieren. Sie sind von Anfang an mit Millionen geschäftsbereiten Lie-feranten vernetzt – dort, wo Sie sie brauchen, lokal und global.

Mit der Lösung SAP Ariba Spot Buy Catalog erhal-ten Sie Zugang zu Hunderten von Lieferanten, die vorverhandelte Inhalte für unseren Marktplatz bereitstellen. Dort finden Ihre Mitarbeiter ab dem ersten Tag mehr als 15 Millionen indirekte Waren. Diese riesige Auswahl fördert die Akzeptanz der Endbenutzer und hilft Ihnen, die Ausgaben in Richtung Ihrer bevorzugten Lieferanten mit verhandelten Preisen zu lenken und einheitliche Einkaufsvorgänge, Transparenz der Transaktionen und eine Reduzie-rung der Bearbeitungsfehler zu realisieren.

Das können SAP-Ariba-Snap-Kunden erreichen:

• Bis zu 2,5 % Einsparungen bei den Gesamtausgaben

• Bis zu 100 % Compliance mit SAP Ariba Spot Buy Catalog

• Bis zu 45 % Einsparungen bei Bestellvorgängen


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SAP Ariba Snap: eine unkomplizierte und umfassende GrundlageBeschaffung Verträge LieferantenmanagementAngebotsanfragen (RFQs) Vertrag im Rahmen der Rech-

nungstellung – Dienstleis-tungsrechnungen ohne Bestellung im Rahmen eines Vertrags anlegen

Digitale und kostenlose Liefe-rantenregistrierung und -ein-bindung im Ariba Network

Paralleler Vergleich von Lieferantenangeboten

Einhaltung der Vertragsricht-linien in Bezug auf Tarife und Artikel

Von Lieferanten verwaltete Pro-file mit Geschäfts-, Steuer- und Bankdaten sowie Marketinginfor-mationen und Zertifikaten (ISO, International Organization for Standardization; Diversität, und andere mehr)

Erteilung des Zuschlags Ausgaben im Rahmen von Verträgen – alle Einkäufe im Rahmen eines Vertrags anzei-gen und die Gesamtausgaben für einen Vertrag verfolgen

Standardprofil-Fragebogen und die Möglichkeit, Dokumente anzuhängen

Angebot auf Bestellanforde-rung als Eintrag im Genehmigungsworkflow

Benachrichtigungen – Warn-hinweise bei wichtigen Parame-tern, wie Ablaufzeitpunkt, Mindestzusage und Höchstzusage

Einrichten der bevorzugten Lieferanten als Einkaufskanal

Auslagern von Einkaufsevents an Partner und die Fähigkeit, Ad-hoc-Events für Kunden durchzuführen

Vorteile von SAP Ariba Snap

• Maximaler Nutzen von Einkaufsverhandlungen• Proaktive Einhaltung von Vertragsbestimmungen, Prozessen, Richtlinien und

Lieferantenstrategien• Weltweite Ausgabenkontrolle mit flexiblen Tools für die Verwaltung und für mehr Transparenz• Konsolidierung und Management von Handelsprozessen• Höherer Anteil der Ausgaben mit Bestellung und nahezu 100 % automatisierte

Rechnungsbearbeitung• Richtlinienkonformität für Rechnungen mit und ohne Bestellung, automatische

Wareneingangsabrechnung und Rechnungen für komplexe Dienstleistungen• Interoperabilität mit anderen Netzwerken und Unterstützung von Standardrechnungsdateiformaten• Verbesserte Verwaltung des Bar- und Umlaufvermögens für Käufer und Lieferanten


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führungszeit von nur maximal zwölf Wochen bewirkt einen schnellen Geschäftswertbeitrag.

Die Bereitstellung der Lösungen erfolgt per Konfi-guration, ohne spezifische Anpassungen, und erfordert so weniger Implementierungs- und War-tungsressourcen. SAP Ariba Snap ist damit kosten-günstiger als andere Bereitstellungsmethoden und die beinhalteten Premium-Funktionen werden mit jedem neuen Release automatisch aktualisiert.

Unterschiedliche Sprachen, ERP-Systeme und Standorte sind kein Problem. Alles, was Sie brau-chen, ist eine Computerverbindung. Die Prozesse der SAP-Ariba-Lösungen sind extrem sicher. Sie werden von einigen der weltweit größten und sicherheitsbewusstesten Unternehmen und Behörden eingesetzt.

ZÜGIGE BEREITSTELLUNG UND SCHNELLER ERTRAGSAP Ariba Snap ist ein Software-as-a-Service-Pro-gramm. Es bietet Ihnen große Flexibilität und hilft Ihnen, die Kontrolle und Compliance in Bezug auf Anbieter, Verträge, Vorschriften, Käufer und Ihr Finanzwesen zu gewährleisten. Die mit diesem Programm angebotenen SAP-Ariba-Lösungen können Sie bedarfsgerecht skalieren (Up- und Down-Scaling) und so Ihre Lieferanten, Prozesse, Budgets, Genehmigungen und Zahlungen weltweit dynamisch verwalten.

Die bereits vorkonfigurierten Ausgabenkategorien für Ihre Branche, integrierte Beschaffungsrichtli-nien, Geschäftsregeln und Genehmigungsabläufe, die Sie komfortabel und per Selfservice administ-rieren können, unterstützen Sie wirkungsvoll bei der Steuerung Ihrer Ausgaben – und die kurze Ein-

• Leistungsstarke Berichts- und Verwaltungswerkzeuge

• Schneller Geschäftsbeitrag • Minimaler Aufwand für die IT-Abteilung • Integrierte Best Practices • Zentrale Steuerung der Waren und Dienstleistungen • Zertifizierte, sichere Technologie mit vorkonfigurier-ten Schnittstellen zu allen verbreiteten ERP-Lösungen

• Straffe Katalogpflege • Voraktivierte Inhalte • Schnelle Aktivierung neuer Lieferanten • Einkaufswagen wie in den populären Verbraucherportalen

• Individuell anpassbare Dashboards • Flexible weltweite Prozesse, Budgetprüfungen und Genehmigungen mit dynamischen Einkaufsabteilungen

• Verbesserte Vertragseinhaltung

• Mobile Genehmigungen • Unkomplizierte Eingangs- und Abstimmungsprozesse

Technologie der SAP-Ariba-Lösungen in SAP Ariba Snap


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Einkauf und die Rechnungstellung sowie an effizi-enteren Prozessen in ihren kleinen Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsteams ist allerdings massiv.

Die Lösungen des Programms SAP Ariba Snap werden von einem unserer erfahrenen Partner in maximal zwölf Wochen implementiert – mit vor-konfigurierten Workflows und Ausgabenkategorien für Ihre Branche.

SIND SIE BEREIT FÜR DIE ERSTEN SCHRITTE?Mehr als zwei Millionen Unternehmen nutzen SAP-Ariba-Lösungen für ihre Handelsaktivitäten. Wollen Sie dazugehören? Erfahren Sie auf unseren Websites mehr über unser ProgrammSAP Ariba Snap oder wenden Sie sich an Ihren Kundenberater.

PASST SAP ARIBA SNAP ZU IHREM UNTERNEH-MEN?Die mit dem Programm SAP Ariba Snap angebote-nen SAP-Ariba-Lösungen lassen sich einfach ein-führen und administrieren und verschaffen Ihnen Kontrolle über Ihre Ausgaben. Einerseits werden Ihre Mitarbeiter die unkomplizierte Einkaufsseite schätzen, die mit Millionen von Lieferanten und Artikeln vernetzt ist, und daher die Software schnell akzeptieren und Sie im Gegenzug erzielen einen besseren Cashflow, stärkere Kontrolle und mehr Compliance – ganz ohne zusätzliche Komplexität.

Unser Ziel ist es, dass Kunden mit dem Programm das Maximum aus den SAP-Ariba-Lösungen her-ausholen. Die meisten unserer mittelständischen Kunden haben bisher nicht in Beschaffungslösun-gen investiert. Ihr Bedarf an Funktionen für den

SAP-Ariba-Snap-Community

• Zugang zum Ariba Network, einem der größ-ten weltweiten Netzwerke von Handelspart-nern mit rund 3,7 Millionen Unternehmen

• Effektive Zusammenarbeit zwischen Einkäu-fern und Lieferanten und effizientes Manage-ment auch der schwierigsten Einkäufe

• Unterstützung von Fähigkeiten und Best Practices in einem flexiblen Modell mit Aus-richtung auf den erzielten ROI

• Kategorie- und Prozessexpertise für die Ent-wicklung und Implementierung eines Einfüh-rungsplans und umfassenden Einsparprogramms

• Schulungs- und Implementierungsressour-cen für frühzeitigen Start, einen schnelleren Durchsatz von Ausgaben und einen beschleunigten ROI

https://www.ariba.com/de-de/solutions/solutions-overview/sap-ariba-snap

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