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Dokumentenlenkung
Fred SchachtlProjektleiter
St. Wolfganger Krankenhaustage 16. und 17. Juni 2011
aktuell, bekannt, auffindbar
Aber wie?
2
Dokument und Begleitinformationen
Der Verfasser lädt das Dokument ins System
Informationen zum Dokument wie Position(en) im
Intranet, Vidierer, Freigebender können hinzugefügt werden
VerfasserVerfasser
Dokument und InfoDokument und Info
3
Der Freigebende kann das Dokument und
auch die Informationen nachbearbeiten oder
das Dokument an den Verfasser zurückgeben
Ist alles in Ordnung, wird das Dokument
freigegeben
Prüfung, Korrekturen und Freigabe
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Durch Abschließen der Erfassung wird zur
Freigabe aufgefordert
4
Umwandlung und Präsentation
Umwandlung
Durch die Freigabe wird das Dokument in
PDF-Format umgewandelt.
Das PDF nimmt den geplanten Platz des
Original-Dokuments im Intranet ein und kann
nach Prüfung der Rechte aufgerufen
werden.
INTRANET
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
5
Versionsverwaltung und Originaldokument
Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Original
Das Original-Dokument und eventuelle
Vorversionen werden in der bearbeitbaren ursprünglichen Form mit Versionsnummer
gespeichert.
6
Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Vidierer
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Original
Lesebestätigung und Überwachung
Die eingetragenen Vidierer werden mit der Freigabe automatisch über das
neu eingebundene Dokument informiert.
Die Vidierer rufen das freigegebene Dokument im Intranet auf ...
7
Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Vidierer
Lesebestätigung
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Überwachung
Original
Lesebestätigung und Überwachung
... und bestätigen elektronisch die Kenntnisnahme
Die Kenntnisname wird protokolliert und ggf. auch gemahnt. Der
Freigebende kann auf das Protokoll zugreifen
8
Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Vidierer
Lesebestätigung
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Überwachung
Original
WiMa-Dokumentenlenkung
Der Freigebende hat jederzeit Zugriff auf
das Originaldokument und auch die
Vorversionen, die er bei Bedarf auch
reaktivieren kann
9
Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Vidierer
Lesebestätigung
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Überwachung
Original
WiMa-Dokumentenlenkung
Ein Modul aus WiMa – dem Wissens- und Contentmanagementsystem der uhb consulting AG
Dokumentenlenkung mit Freigabe und Lesebestätigung
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Umwandlung
Versionsverwaltung
INTRANET
Vidierer
Lesebestätigung
Freigabe
Dokument und Info
Verfasser
Freigebender
Überwachung
Original
Gesamtübersicht Dokumentenlenkung
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WiMa-Dokumentenlenkung Ein weiteres Modul zu WiMa,
dem Wissens- und Contentmanagementsystem der uhb consulting AG
Bisherige WiMa-Lösungen:• Intranetsystem – einfachste Verbreitung von Informationen
• Online-Erfassung – Information da erfassen, wo sie entsteht
• ProWatch – Projekte im Griff
• Elektronisches Verbandbuch – hieb- und stichfest
• Dokumentenüberwachung – ist auch alles aktuell?
• Helpdesk – Leistungsanforderung beliebiger Art
• Umfragetool – selbstgebaute Umfragen mit Auswertungen
• Permanente Befragungen – wie z.B. Patientenbefragung
und die Entwicklung geht weiter ...
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Sollten Sie Fragen haben, wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung – jetzt oder auch zu einem späteren Zeitpunkt
Ihr Problem - unsere Herausforderung
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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