Embed Size (px)
Citation preview
Dosen Pengampu: Anief Fauzan Rozi, S.Kom., M.Eng. Phone/WA: 0856 4384 6541 Email: [email protected] Website: http://anief.mercubuana-‐yogya.ac.id
3/13/17 1 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta
¡ Memahami dasar manajemen proyek
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 2
¡ manajemen ¡ organisasi ¡ sekilas tentang proyek ¡ ciri-‐ciri proyek ¡ bentuk pengerjaan proyek ¡ PLC ¡ mekanisme proyek ¡ pemicu adanya proyek ¡ faktor-‐faktor keberhasilan proyek 3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 3
¡ Seni untuk merealisasikan pekerjaan atau sesuatu.
¡ Cakupan: § Fungsi perencanaan ▪ Penetapan apa yang akan dilakukan
§ Pengorganisasian ▪ Perancangan dan penugasan kelompok kerja
§ Penyusunan personalia ▪ Penarikan, seleksi, penilaian prestasi kerja
§ Pengarahan ▪ Motivasi, kepemimpinan, pengelolaan konflik
§ Pengawasan
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 4
¡ Perspektif I § Intinya adalah melihat organisasi atau manajemen dari perspektif rancangan terstruktur
§ Aliran perspektif ini terfokus pada isu tentang bagaimana organisasi disusun? Fungsi yang harus berjalan? Siapa yang harus jadi pemimpin? Gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan?
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 5
¡ Perspektif II § Sering disebut dengan aliran pekerjaan (work-‐flow)
§ Cirinya: ▪ Melakukan formulasi persoalan ▪ Melakukan pemodelan ▪ Analisis dari pemodelan ▪ Pelaksanaan
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 6
¡ Perspektif III § Sudut pandang kemanusiaan, lebih menekankan pada unsur manusia.
§ Komponen: ▪ Aliran hubungan kemanusiaan ▪ Aliran pengembangan organisasi ▪ Aliran pemikiran multidimensional
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 7
¡ Manajemen proyek yang dibahas adalah manajemen proyek secara global.
¡ Dalam prakteknya, manajemen proyek menganut aturan pada organisasi tertentu.
¡ Keberhasilan suatu manajemen proyek sangat bergantung pada baik tidaknya manajemen dan organisasi yang bersangkutan.
¡ Komitmen dari pihak manajemen sangat menentukan keberhasilan manajemen proyek.
¡ Manajemen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan organisasi.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 8
¡ PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge): § proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. ▪ Sementara: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. ▪ Unik: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa yang lain.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 9
¡ Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.
¡ Dalam proses tersebut, ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan.
¡ Bersifat sementara dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan.
¡ Non-‐rutin dan tidak berulang-‐ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 10
¡ Swakelola § Dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri.
¡ Sub-‐kontrak § Proyek yang diproyekkan, atau dapat dikatakan proyek dilimpahkan kepada pihak ketiga.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 11
¡ Perumusan masalah ¡ Mencari solusi terhadap masalah ¡ Melaksanakan solusi ¡ Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 12
¡ Tahap penemuan (discovery phase) ¡ Tahap konsep (concept phase) ¡ Tahap desain (design phase) ¡ Tahap pelaksanaan (execution phase) ¡ Tahap penjaminan kualitas (SQA) ¡ Tahap implementasi (implementation phase) ¡ Tahap penutupan (closure phase)
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 13
¡ Proyek ditentukan oleh manajemen melalui suatu kebijakan.
¡ Selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan/manajer proyek dam pembentukan tim proyek.
¡ Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. § Manajer bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan
proyek tersebut. § Manajer harus mengkoordinasi tim dan wajib melaporkan
setiap kegiatan proyek kepada pihak manajemen. ¡ Dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibah harus
bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai kapasitasnya.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 14
¡ Rencana Pemerintah ¡ Permintaan Pasar ¡ Internal Perusahaan ¡ Penelitian dan Pengembangan
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 15
¡ Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme PLC.
¡ Menitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas, dan risiko dalam suatu proyek.
¡ Pengintegrasian perangkat (tools). ¡ Komitmen manajemen.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 16
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 17
¡ Stakeholder mempunyai proyek ¡ Proyek didelegasikan ke manajer proyek ¡ Manajer proyek mengelola proyek tersebut dengan baik hingga proyek sukses
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 18
¡ Beberapa pendekatan metodologi: § The traditional approach § Rational unified process § Temporary organization sequencing concepts § Critical chain § Extreme project management § Event chain methodology § Process-‐based management
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 19
¡ The traditional approach: § Project initiation § Project planning § Project executing § Project controlling § Project closing
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 20
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 21
Scope management Time management Cost management Quality management Human resource management Communication management Risk management Procurement management Project integration management
3/13/17 22 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta
¡ Mahasiswa mengetahui dan memahami area-‐area pembahasan penting dalam manajemen proyek
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 23
¡ Project Scope Management ¡ Project Time Management ¡ Project Cost Management ¡ Project Human Resource Management ¡ Project Risk Management ¡ Project Communication Management ¡ Project Quality Management ¡ Project Procurement Management ¡ Project Integration Management 3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 24
¡ Knowledge area adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan (manajemen) yang terdapat di dalam manajemen proyek.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 25
¡ Adalah ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. § Deliverable à produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran dalam bentuk lain.
¡ Area pembahasan meliputi: § Scope planning, scope definition, Work Breakdown Structure (WBS), scope verification, scope control
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 26
¡ Scope planning § Menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan dikontrol
§ Menjelaskan bagimana Work Breakdown Structure (WBS) didefinisikan
¡ Scope definition § Membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan proyek, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi: aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 27
¡ Work Breakdown Structure (WBS) § Menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah dikelola, serta dikelompokkan berdasar deliverable utama.
¡ Scope verification § Mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal
¡ Scope control § Mengontrol perubahan ruang lingkup proyek
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 28
¡ Meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan.
¡ Area pembahasan meliputi: § Penyusunan jadwal proyek § Monitoring jadwal proyek § Pengontrolan perubahan jadwal proyek
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 29
¡ Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
¡ Area pembahasan meliputi: § Cost estimating § Cost budgeting § Cost control
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 30
¡ Cost estimating § Membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas.
¡ Cost budgeting § Menyusun total perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline.
¡ Cost control § Mengontrol faktor-‐faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 31
¡ Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan mengelola tim proyek.
¡ Area pembahasan meliputi: § Human resource planning à mengidentifikasi kualifikasi dan
jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-‐masing
§ Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek
§ Membentuk tim proyek degan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.
§ Mengelola tim proyek dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 32
¡ Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek.
¡ Area pembahasan meliputi: § Risk management planning § Risk identification § Qualitative risk analysis § Quantitative risk analysis § Risk response planning § Risk monitoring & control
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 33
¡ Risk Management Planning: § Menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan manajemen resiko yang akan ditetapkan
¡ Risk Identification: § Mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berasarkan karakteristiknya serta mendokumentasikannya
¡ Qualitative Risk Analysis: § Memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 34
¡ Quantitative Risk Analysis: § Membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko.
¡ Risk Response Planning: § Menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak.
¡ Risk Monitoring & Control: § Memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 35
¡ Kategori risiko: § Risiko manajemen proyek ▪ Kurang dukungan pihak manajemen, ruang lingkup yang tidak jelas.
§ Risiko teknologi ▪ Adopsi teknologi baru.
§ Risiko sumber daya ▪ Pendanaan, ketersediaan tim, sarana & prasarana, alokasi sumber daya.
§ Risiko organisasi ▪ Konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan.
§ Risiko eksternal ▪ Bencana alam, perubahan regulasi pemerintah, isu ketenagakerjaan, krisis moneter
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 36
¡ Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien.
¡ Area pembahasan meliputi: § Communication Planning § Information Distribution § Performance Reporting § Manage Stakeholders
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 37
¡ Communication Planning: § Menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai
dengan kebutuhan dan harapan stakeholders ¡ Information Distribution:
§ Menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan
¡ Performance Reporting: § Melaporkan status dan kemajuan proyek secara objektif dan
tepat waktu ¡ Manage Stakeholders:
§ Membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder ▪ Pemenuhan kebutuhan ▪ Pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 38
¡ Untuk memastikan kesesuaian antara kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan.
¡ Area pembahasan meliputi: § Quality Planning § Quality Assurance § Quality Control
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 39
¡ Quality Planning: § Menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya.
¡ Quality Assurance: § Melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan.
¡ Quality Control: § Memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 40
¡ Meliputi proses yang diperlukan untuk memnuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontaktor sesuai jadwal.
¡ Area pembahasan meliputi: § Procurement Planning § Solicitation Planning § Conduct Solicitation § Source Selection § Contract Administration § Contract Closure
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 41
¡ Procurement Planning: § Menentukan kebutuhan pengadaan barang dan atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan.
¡ Solicitation Planning: § Menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian.
¡ Conduct Solicitation: § Mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 42
¡ Source Selection: § Memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang.
¡ Contract Administration: § Menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-‐sama vendor/kontraktor pemenang me-‐review dan menyempurnakan isi kontrak.
¡ Contract Closure: § Penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana).
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 43
¡ Meliputi proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 44
¡ Area pembahasan meliputi: § Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek
§ Membuat project management plan § Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek § Memonitor dan mengontrol aktivitas-‐aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek.
§ Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control prosedure
§ Menyelesaikan dan menutuo proyek secara formal 3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 45
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 46
¡ Buatlah surat tugas untuk proyek Anda!
¡ Tugas dikumpulkan via email paling lambat hari Jum’at, 17 Maret 2017 jam 23.59 waktu bagian email. § Subject: 2016-‐2 Surat Tugas § Filename: 20162_ManPro_ST_Prodi_kelas_NIM_Nama.pdf
3/13/17 Manajemen Proyek IT -‐ Universitas Mercu Buana Yogyakarta 47
