E-Government in der Landeshauptstadt Potsdamwi.uni-potsdam.de/hp.nsf/0/3bcaf5c968985684c125755b0059d53e/$FILE... · Masterplan zur Umsetzung von e-government-Projekten. Dr. Reiner

E-Government in der Landeshauptstadt Potsdam

Dr. Reiner Pokorny Verwaltungsmanagement LH Potsdam

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Gliederung

1. Einordnung des e-governments in die Verwaltungsmodernisierung2. Die digitale Verwaltung3. Prozessanalyse – Grundlage für E-Government4. Ausgangssituation für den WIKI-Einsatz5. Herkömmliche Bearbeitungsweise6. Elektronische Bearbeitung mit WIKI7. Erfahrungen bei der elektronische Bearbeitung mit WIKI8. Fazit


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Die Entwicklung zu einem Dienstleistungsunternehmen, welches seinen Bürgern und Kunden hochwertige, effizient erstellte Dienstleistungen anbietet.

Kostenbewusstsein – durch betriebswirtschaftliche Steuerung und dezentrale Ressourcen- und Ergebnisverantwortung

Qualitätssteigerung – durch Optimierung der Leistungsprozesse und Benchmark

Mitarbeiterorientierung – durch Gestaltung einer „gesunden Organisation“ und Personalentwicklung

Bürgerorientierung – durch integratives Handeln der Fach- und Servicebereiche

Partizipation – durch bürgerliches Engagement und Bürgerkommune

Strategisches Management –durch Ziele, Wirkungen und Steuerungskreisläufe in der Verwaltungsführung und Politik

1. Einordnung des e-government in die Verwaltungsmodernisierung


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Beteiligungssteuerung/Konzernsteuerung

Gesunde Verwaltung/Personalentwicklung

InvestitionscontrollingFM/KIS

Projektsteuerung

Dezentrale Ressourcen-und Ergebnisverant-

wortung/Budgetierung

Strukturreforme-government/Prozesse

Leitlinien/ZieleSteuerungskreisläufe

Derzeitige Projekte zur Zielerfüllung der Verwaltungsmodernisierung

Neue Steuerung durch Politik, Verwaltungsführung und Fachbereiche/Servicebereiche

Bürgerkommune undBürgerhaushalt

Doppik/Kosten- undLeistungsrechnung



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Was ist e-government?


E-government ist die Durchführung von Prozessen deröffentlichen Willensbildung, der Entscheidung und der Leistungserstellung in Politik, Staat und Verwaltung unter weitensgehender Nutzung der Informationstechnik(Internet/Intranet)Globalziel:Ziel ist es, mehr Bürgernähe der Verwaltung und Politikzu erreichen und zum Abbau von Bürokratiebeizutragen.E-Government bietet zudem die Möglichkeit, Ziele der Verwaltungsmodernisierung wie Stärkung des Kosten-bewußtseins und Haushaltskonsolidierung zu verbinden.


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Oberbürgermeister

Geschäftsbereich IZentrale Steuerung und

Service

Geschäftsbereich IIBildung, Kultur und Sport

Geschäftsbereich IIISoziales, Jugend,

Gesundheit, Ordnungund Umweltschutz

Geschäftsbereich IVStadtentwicklung und Bauen

FB 32 Ordnung undSicherheit

FB 37 Feuerwehr

FB 31 Soziales,Wohnen, Seniorenund Umwelt

FB 35 Jugend

FB 46 Stadtplanungund Bauordnung

FB 47 Straße undStadtgrün

FB 49 Stadterneuerungund Denkmalpflege

KISKommunalerImmobilienservice

15 SB Verwaltungsma-nagemente

11 SB Finanzen undBerichtswesen

16 SB Recht

FB 21 Schule undSport

FB 24 Kultur

27 Stadt- undLandesbibliothek

28 ÖffentlicheWeiterbildung

29 Musikschule

903Wirtschaftsförderung

905 Personalrat

FB 42 Vermessungund Kataster

902Büro der SVV

906 Marketing/Presse

907 RPA

Elektronische Bearbeitungder Bürgerleistungen

Elektronische Bearbeitungder internen Dienst-leistungen für dieFachbereiche



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5 - 6 Ämter

ZentraleFrontoffices

Dienstleistungsportal

Akte durchläuft die Verwaltungund der Bürger hinterher

Ausgewählte Produkte werden“digital gebündelt” und der Bürger wird aus einer Handim Office bedient.

Alle Produkte werden “digitalgebündelt” dem Bürger imPortal Potsdam.de angeboten.

BürgerserviceBauservice

Sozialservice

Herkömmliche Verwaltung

Dienstleistungenim Internet

Onlinedienste

2. Die Digitale Verwaltung

Durchsetzung der vollständigen elektronischen Bearbeitung von Leistungen


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FB 32 Ordnung undSicherheit

FB 37 Feuerwehr

FB 31 Soziales,Wohnen, Seniorenund Umwelt

FB 35 Jugend

FB 46 Stadtplanungund Bauordnung

FB 47 Straße undStadtgrün

FB 49 Stadterneuerungund Denkmalpflege

FB 21 Schule undSport

FB 24 Kultur

27 Stadt- undLandesbibliothek

28 ÖffentlicheWeiterbildung

29 Musikschule

903WirtschaftsförderungFB 42 Vermessung

und Kataster

906 Marketing/Presse

Elektronische Bearbeitungder Bürgerleistungen

Dienstleistungsportal Potsdam.de


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Service




16 SB Recht

Sport

905 Personalrat

902Büro der SVV

907 RPAElektronische Bearbeitungder internen Dienst-leistungen für dieFachbereiche


Dienstleistungsportal Startseite Intranet der LHP


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Zentrale Dienstleistungen

Kommunale Leistungen

- Finanzdienste- Personalsdienste- Organisationsdienste- IT – Dienste- Beschaffungsdienste- Fuhrparkdienste- Druckereidienste- Telefondienste- Gebäudedienste- Rechtsdienste- Steuerdienste- zentrale Fortbildung

- Kommunale Dienstevon Beratung, Informationbis Bescheide, Genehmigungen

GB 1

FachbereicheServicebereiche

GB 2, 3, 4

Oberbürgermeister BK

egovernment

egovernment

Bürger/Kunde

Effiziente Bearbeitung



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Kick-Off

E-Government-MasterplanWirtschaftlichkeitsbetr.

E-Gov.-Potenziale

Phase 4

Vorgehensweise im Projekt - Prozessbetrachtung

Potenzialcheck Produkte und

Dienstleistungen

Top-Produkte

Online-Befragung

Potenzial-Workshop

Prozessbetrachtung

Top-Produkte

Interviews

PotenzialcheckIT-Infrastruktur

Interview

E-Gov.-Eignung

3. Prozessanalyse – Grundlage für e-government


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ProzessdarstellungBeispiel Gewerbeanmeldung


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2007 2008 – 200X

weitere Online-Beratungsangebote

2006

E-Government-Gesamtlösung

Portalbasis (Authentifizierung/Personalisierung/Integrationsplattform)

Redaktionssystem (ICO>>CMS) & Dokumenten/ Formularservice

Internet-Antragssystem (inkl. Workflow)

weitere Online-Dienstleistungen

weitere IT-Komponenten

Nut

zenp

oten

zial

E-Payment-Komponente Virtuelle Poststelle (dig. Signatur)

Zentrale Dienste

Liegenschaftsk.Dienstreise/RK.

Gewerbeauskunft

Wohngeld

Haushaltsd.

Schulkosten

AbfallwirtschaftBaumfällung

E-Vergabe Public Tender

DMS SAPERION

Melderegisterauskunft

Vergabe

Baugenehmigung

3. Prozessanalyse – Grundlage für egovernment

Masterplan zur Umsetzung von e-government-Projekten


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4. Ausgangsituation für WIKI-Einsatz


Service




16 SB Recht

Sport

905 Personalrat

902Büro der SVV

907 RPAElektronische Bearbeitungder internen Dienst-leistungen für dieFachbereiche

Beteiligungsprozesse bei derEntwicklung von Dokumenten

Dienstleistungsportal Startseite Intranet der LHP


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4. Ausgangsituation für WIKI-Einsatz

Allgemeine Dienst- und Geschäftsordnung (ADGO)

- innerdienstliche Vorschriften für den Dienstbetrieb und Geschäftsgang-regelt und sichert die Rechtmäßigkeit der Bearbeitungsprozesse- regelt die verwaltungsweiten Geschäftsprozesse- regelt die Verantwortlichkeit unterschiedlicher Akteure- sichert ein einheitliches, zweckorientiertes und wirtschaftliches Vorgehen

- ist ein Regelwerk der Verwaltungsführung- ist verbindlich für alle Mitarbeiter der LHP

Entwurf wird durch den Servicebereich Personal und Organisation erstellt.Beteiligungsverfahren Geschäftsbereichsleiter Fach- bzw. Servicebereichsleiterund PersonalratBearbeitungsprozess durch Beteiligte: Endfassung ADGO Beschluss OB


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Erstellung des Dokuments62 Inhalte

Verteilen des Dokuments30 Führungskräfte Digitales Dokument Papierdokument

Bearbeitung des Dokuments

Bearbeitungsergebnisse an denBereich Personal und Organisation

Digital bearbeitetesWorddokument (gesamt)

Bearbeitetes Papierdokument

Digital bearbeitetes Dokument über Autokorrektur

Digitales Dokument mit gewünschten Änderungen

Auswertung und Zusammenstellung des endgültigen Dokuments

30 Dokumente in unterschiedlicher Formmit durchschnittlich 25 Änderungen/Dokument

5. Herkömmliche Bearbeitung


1711.03.09

Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatikund Electronic Government

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6. Elektronische Bearbeitung mit WIKI


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Die Hauptseite

11.03.09 18Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

und Electronic Government



1911.03.09 19




2011.03.09


20



2111.03.09


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7. Erfahrungen bei der elektronische Bearbeitung mit WIKI

Nutzergruppen

Führungskräfte der LHP (30)

Mitarbeiter Bereich Personal und Organisation

Personalrat


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Subjektive WahrnehmungFührungskräfte

• Generelle Unsicherheiten bei der Arbeit am Bildschirm – Weg von der Papierakte

• Keine Delegierung der Aufgabe/Rechtevergabe• Größerer Bildschirm• Schulung WIKI/Internetarbeit generell

• Praktikable und schnelle Bearbeitung der Aufgabe/sinnvolles Werkzeug

• Übersichtlich• Schnelle Fortführung der Bearbeitung nach

Arbeitsunterbrechung• Kein zusätzliches Speichern und Versenden• Schneller Zugriff zu Bearbeitungsergebnissen anderer• Sollte als Instrument gemeinsamer Bearbeitung

eingeführt werden

XX



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Subjektive WahrnehmungMitarbeiter Personal und Organisation

• Generelle Unsicherheit bei der Arbeit am Bildschirm - „Angst“

• Neue Bearbeitungsweise/Angst vor Überflutung mit Informationen

• Erste Bedenken nach dem Test/Festhalten an herkömmlicher Arbeitsweise

• Größerer Bildschirm

• Schneller Zugriff zu Bearbeitungsergebnissen • Aufstellen von Regeln um die Informationen effizient

zu bearbeiten• Auswertung und Neuerstellung des Dokument

effizienter• Entscheidung???



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• Schutz der Rechte der Mitarbeiter• Probleme mit der Leistungstransparenz• Dokumentation der Leistung/ wie oft,

wann, wie lange

Subjektive WahrnehmungPersonalrat



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Der Einsatz eines WIKI in der Verwaltung ist nur ein kleiner Baustein zur Entwicklung einer digitalen Verwaltung.

LHP wird diese Möglichkeit nutzen, um den Zielstellungendes Projektes egovernment nachzukommen.

LHP nutzt diese Möglichkeit auch, um die Mitarbeiterschrittweise an eine digitale Arbeitswelt zu gewöhnen.

8. Fazit


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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