Geschäftsprozessoptimierung nach dem EGovG NRW - Wer geht ... · • Masterplan zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes NRW und zur weiteren Modernisierung in der Landesverwaltung

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E-NRW Kongress Düsseldorf, den 09.11.2016 1

Geschäftsprozessoptimierung nach dem

EGovG NRW -

Wer geht wie voran?

Barbara Weyer-Schopmans,

Ministerium für Inneres und Kommunales (MIK)

Leiterin der Abt.5- Stabsstelle für EGovernment, Informationssicherheit und Open.NRW

im Geschäftsbereich und im MIK

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Was erwartet Sie?

• Ziele des EGovernments

• Grundlagen in NRW

• Organisation auf Landesebene

• Geschäftsprozessoptimierung vor Digitalisierung

• Priorisierung

• Akzeptanz-und Veränderungsmanagement

E-NRW Kongress Düsseldorf, den

09.11.2016

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Was ist das Ziel von EGovernment?


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1. EGovernment ist kein Selbstzweck, sondern muss sich

an dem übergeordneten Ziel des größtmöglichen

Nutzens für die Allgemeinheit orientieren

= kostengünstiger, schneller, effizienter

2. EGovernment muss für die Beschäftigten zu spürbaren

Verbesserungen in ihrem Arbeitsalltag führen.

Die Optimierung der Geschäftsprozesse ist auf diese

Ziele auszurichten.

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Förderung des EGovernments - Grundlagen


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• Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in

Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) vom 08.07.2016

für die Landesverwaltung:

• Masterplan zur Umsetzung des E-Government-

Gesetzes NRW und zur weiteren Modernisierung in der

Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen (Entwurfsstatus)

• Konzept „Digitale Verwaltung NRW - Programm-und

Projektmanagement“ (Entwurfsstatus)

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EGovG NRW – wesentliche Regelungen


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für die Landes- und Kommunalverwaltungen:

• Elektronischer Zugang zur Verwaltung mit De-Mail, eID-Funktion

(Servicekonto),

• Informationspflichten, elektronische Nachweise, E-Payment

• elektronische Behördenkommunikation und Datenaustausch

nur Landesbehörden:

• vollständige Umstellung auf E-Akte bis 2022

• vollständige Umstellung auf elektronische Vorgangsbearbeitung

bis 2031

• Verpflichtung zur Geschäftsprozessoptimierung vor

Digitalisierung der Verwaltungsabläufe

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Umsetzungsplanung - Masterplan (Entwurf)


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44 Handlungsfelder

• Basisdienste (u.a.„Zugangsdrehscheibe“, eID/Servicekonto, E-

Payment )

• IT-Architekturmanagement

• E-Verwaltungsarbeit (z.B.E-Akte, ersetzendes Scannen)

• Geschäftsprozesse (u.a. landeseinheitliche Methode)

• Verfahrensentwicklung (z.B. Fachverfahren)

• Rechtsrahmen (RVOen, VV)

• IT-Infrastrukturkomponenten

• Organisatorische und technische Arbeitsstrukturen

• Programmmanagement

• …….

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Konzept Programm-und Projektmanagement


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• Die Handlungsfelder des Masterplans werden in

Maßnahmen konkretisiert.

• Planung und Durchführung der Maßnahmen erfolgt in

Form strukturierter Projekte.

• Koordinierung und Steuerung der Projekte erfolgt durch

das zentrale Programmmanagement.

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Organisation

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Organisationsstruktur Ressortebene


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IT-Planungs-

rat

IT-

Kooperations-

rat NRW

Ressorts

Digitalisierung

Verwaltungsarbeit

IT-Betrieb

CIO

Open.NRW

E-Government-

Rat

MIK

Geschäftsbereich

MIK

50 Polizeibehörden

5 Bezirksregierungen

FHöV, FA Herne, IöV/LPA

IT.NRW

Institut der Feuerwehr

EGovernment

Programm- und Projektmanagement

CIO

Grundlagen-

Projekte

Ressort-

Projekte

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Kompetenz- und Aufgabenverteilung

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Entscheidung

E-GovRat

Koordination

CIO

(zentrales Programm- und

Projekt-

management)

+

EGov-

Verantwortliche der Ressorts

Konzept-erstellung

CIO

(Projekte)

+

Ressorts mit Geschäfts-bereichen

operative

Umsetzung

Behörden/

Einrichtungen

IT.NRW (zentrale

IT-Lösungen)


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Programmmanagement - Struktur


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Programmmanagement „Digitale Verwaltung NRW“

E-Government

Grundlagenprojekte

z.B. Grundlagen

E-Akte

Projekte

zur Erstellung

von Digitalisierungs-

konzepten

Projekte zur

Umsetzung von

Digitalisierungs-

konzepten

Rollout-Projekte

z.B. Rollout einer

E-Akte

in einer Behörde

Geschäftsprozessoptimierung

Operative Umsetzung

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Geschäftsprozesse –

nur Basis für die Digitalisierung?

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Geschäftsprozessoptimierung vor Digitalisierung


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„Die Optimierung der Verwaltungsabläufe ist ein

wesentlicher Aspekt der Programmziele, da z. B. in

der Vereinheitlichung von Querschnittsprozessen, in

der Reduzierung der Prozesse um unnötige

Prozessschritte oder in der Digitalisierung der

Prozesse ein erhebliches Potenzial begründet ist.

Diese Optimierungen der Geschäftsprozesse sind

daher vor technischen Umsetzungen verpflichtend

umzusetzen.“ (Quelle: Entwurf des Konzepts für „Digitale Verwaltung NRW - Programm-und Projektmanagement“)

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Geschäftsprozesse sind auch Basis für ….


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• das Wissensmanagement

• die Erfassung von Steuerungsinformationen

• einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Umsetzung durch Einführung eines

Geschäftsprozessmanagements.

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Ganzheitlicher Ansatz

EGovernment

Informations-sicherheit

Open.NRW

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Wer geht wie voran?

…..oder was ist prioritär?

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nächste Schritte…


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CIO in Zusammenarbeit mit den Ressorts:

• Festlegung einer einheitlichen Methodik in der

Landesverwaltung (Kabinettentscheidung)

• Beschaffung einer Software als Standardanwendung

• Erarbeitung einer Dokumentationsnotation

• Erstellung eines Handlungsleitfadens für die

Dokumentation, Analyse und Optimierung

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Priorisierung


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Ziele

des CIO

behörden-spezifische Ziele

geschäfts-bereichs-spezifische Ziele

An

ford

eru

ng

en

der

Ku

nd

en

p

olitis

ch

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org

ab

en

Anforderungen von EU, Bund und Kommunen

Fristen nach dem EGovG NRW

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Akzeptanz- und Veränderungsmanagement


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Mensch – Organisation – Technik

• Reorganisation = Zunahme von Stress, Arbeitsdruck,

Arbeitsanforderungen!

• Nicht das Ob sondern das Wie ist entscheidend!

• potentielle Auswirkungen auf die Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter in den Blick nehmen!

• Zielgruppenspezifische Aus-und Fortbildung!

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Barbara Weyer-Schopmans

[email protected]

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Modell für die Einführung eines GP-

managements

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Phasenmodell


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Phase I:

Geschäftsprozess-Erhebung durch die Fachreferate selbst -

• Sie bleiben in der Verantwortung für ihre internen Prozesse

• Führungskräfte und Mitarbeiter/innen sprechen gemeinsam über ihre

Arbeit

• Sie dokumentieren das für die Aufgabe notwendige Fachwissen

• Sie identifizieren in einem ersten Schritt Schwachstellen und

Optimierungsmöglichkeiten

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Phasenmodell Geschäftsprozessmanagement


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Phase II:

Analyse durch die Fachreferate mit orga-fachlicher

Unterstützung

• die Fachreferate bleiben weiterhin in der Verantwortung für ihre

internen Prozesse

• die IST-Prozesse werden gemeinsam mit der orga-fachlichen

Unterstützung analysiert

• die bereits identifizierten Schwachstellen ggfls. ergänzt

insbesondere um Hindernisse für eine Digitalisierung

• unter Berücksichtigung von vor-und nachgelagerten Prozessen

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Phase III:

Optimierung durch die Fachreferate mit orga- und IT-

fachlicher Unterstützung

• auf der Grundlage der Analyse der IST-Prozesse wird gemeinsam

der SOLL-Prozess entwickelt

• mit dem Ziel der vollständigen elektronischen Unterstützung durch

• Fachverfahren und/oder

• (Basis-) Diensten (E-Akte, E-Laufmappe, E-

Zusammenarbeitsplattformen usw.)

• ggfls. Ergänzung um Steuerungsinformationen (z.B.Kennzahlen)

• ggfls. Entwicklung des Fachverfahrens z.B. durch IT.NRW

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Phase IV:

Einführung des Soll-Prozess durch die Fachreferate mit

Orga-und IT-fachlicher Unterstützung

Phase VI:

Pflege und Weiterentwicklung des neuen IST-Prozess

durch die Fachreferate

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Fachreferat

Ist-Erhebung

Fachreferat + Orga

Analyse

Fachreferat +

Orga + IT

Sollprozess

Fachreferat +

Orga + IT

Einführung des „E-“ Sollprozess

Fachreferat

Pflege + Weiterentwicklung des

neuen Ist-Prozesses

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Organisation im MIK

Abteilungsleitung 5

Abt.5 – Stabsstelle

EGovernment, Informationssicherheit und Open.NRW

Koordinierungsgruppe

AG E-Akte

AG

E-Verwaltungs-

arbeit

AG Basisdienste

Schnittstellen

Fachverfahren

AG…

Externe Unterstützungsleistungen (CCD, externe Dienstleister, IT.NRW, Landesarchiv)


09.11.2016

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