E-Procurement Clemens Grötz, Miriam Pabst, Carola Schmidt E-Procurement 1. Informations- und Kommunikationstechnologie a) Entwicklung der IT und KT b)

E-Procurement Clemens Grötz, Miriam Pabst, Carola Schmidt

E-Procurement

1. Informations- und Kommunikationstechnologiea) Entwicklung der IT und KT

b) Begriffe (New Economy, E-Business, E-Commerce, E-Procurement)

2. E-Procurementa) Beschaffung

b) DPS

c) Standardisierung mit EDI

c) Klassifikation mit eCl@ss

3. Chancen und Risiken


Informations- und Kommunikationstechnologie

1. IT und KTa) Entwicklung der IT

und KT

b) Begriffe

2. E-Procurement



Entwicklung der IT und KT

1941: erste elektronische Rechenmaschine

60er: erster Einsatz von Großrechnern

80er: erste firmeninterne Netzwerke; Just-in-Time- Beschaffung

90er: Entstehung des Internet


und KT

b) Begriffe

2. E-Procurement



Begriffe

New Economy

E-Business

E-Commerce

C-to-C B-to-C B-to-B

E-Procurement

BWL

VWL


und KT

b) Begriffe

2. E-Procurement



New Economy

-Wandel in der Wirtschaft, durch IT und KT

- Digitalisierung, Vernetzung und Globalisierung

- neue Verhaltensweisen und Strategien werden gefordert


und KT

b) Begriffe

2. E-Procurement



Neue Verhaltensweisen

E-Business: elektronische Unterstützung der Leistungserstellung

E-Commerce: elektronischer Einkauf und Verkauf

E-Procurement: elektronische Beschaffung


und KT

b) Begriffe

2. E-Procurement



„...E-Procurement bedeutet die Nutzung v.

IuK – Technologien zur Unterstützung von

elektrischen Beschaffungsprozessen in

Unternehmen...“

(KPMG – Consulting)

E-Procurement

1. IT und KT2. E-Procurement

a) Beschaffungb) DPSc) EDId) eCl@ss



WARUM E-Procurement???

Grund für die Entwicklung von E-Procurement sinddie ökonomisch unvertretbar hohen Kosten deradministrativen Beschaffungsprozesse.

Das Hauptziel von E-Procurement ist also, einmaximaler Beitrag zur Steigerung desUnternehmenswertes.




E-Procurement


• E-Procurement beschleunigt und strafft den Beschaffungsprozess u.a. durch Reduktion von Lagerbeständen und Produkt-einsparungen durch exakte Bedarfsermittlung

• Synergieeffekte von E-Procurement sind u.a. Senkung von Verwaltungskosten und ein besseres Preis – Leistungsverhältnis bei C – Artikeln und MRO – Gütern

E-Procurement





Beschaffung

Unter Beschaffung versteht man in funktionaler Abgrenzung

diejenigen Aktivitäten, die der Versorgung des Unternehmens mit

fremd erstellten Gütern dienen.

Die Beschaffung lässt sich auch als Beschaffungsprozess in die

Phasen

• Bedarfsentstehung

• Bedarfsplanung

• Bestellvorschlag

• Einkauf

aufteilen





Beschaffung

Der Beschaffungsprozess ist nicht nur ein interner Vorgang, denn

er verlangt auch eine Miteinbeziehung von Lieferanten

Supply Chain Management

Er hat eine bestimmte Reihenfolge von Markttransaktionen, die

mit dem Vier – Phasen – Modell strukturiert werden können:

• Bedarfsentstehung / TA der Informationsphase

• Bedarfsplanung / TA der Absichtsphase

• Bestellvorschlag / TA der Verhandlungsphase

• Einkauf / TA der Abwicklungsphase





Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann ebenso durch unterschiedliche

Organisationsformen erfolgen, die alle eine strategische und

operative Ebene beinhalten. Diese wären:

• Zentralisierte Struktur (eine Einkaufsabteilung, wo strategische

und operative Ebene zusammengefasst ist)

• Dezentralisierte Struktur (Abwicklung über einzelne Geschäftseinheiten mit eigenem strategischen / operativen Beschaffungsbereich)

• Hybride Struktur (Mischung aus zentraler / dezentraler Struktur

mit Empfehlung für Nutzung der e – Technologien)





DPS

Desktop-Purchasing-System





DPS

Ein DPS ermöglicht über eine einfache Benutzeroberfläche den Zugriff auf Produkt- und Anbieterinformationen mit integrierter Bestellfunktionalität.





DPS

Elektronischer Produktkatalog





Komponenten eines DPS

• Content-Management

• Prozesse und Workflowfunktionalität

• Systemadministration





Content-Management

• Pflege des Produktkatalogs

• Klassifizierung der Inhalte

• Aggregierung der Inhalte

• Personalisierung der Inhalte





• Produktsuche

• Verfügbarkeitsprüfung

• Autorisierungsworkflow

• Zuordnung zu Kostenstellen

• Tracking

Prozesse und Workflowfunktionalität





Systemadministration

• Anlegen der Benutzer-, Anbieterprofile und Geschäftsregeln

• Benutzer- und Benutzerrechteverwaltung





Verwaltung des Produktkatalogs

3 Methoden zur Verwaltung der Daten

- „Buyer-driven catalog“

- „Supplier-driven extranets“

- „Party catalogs and online trading communities“





Standardisierung

Lieferant UnternehmenStammdatenPreisliste/ KatalogAnfrageAngebotBestellungBestellbestätigungBestelländerungLiefermeldungEmpfangsbestätigungRechnung





Standardisierung

Austausch ohne Medienbrüchevereinheitlichtes Format und

gleiche Sprache notwendig

Lösung:

EDI – Electronic Data Interchange





Komponenten von EDI

E

D

I

EDI - Standard

Kommunikation

Konverter

EDI – Know How





Klassifikation von Produkten

Suche nach einem „Auto“ im Internet:Schlagworte: Auto

FahrzeugKraftfahrzeug PersonenkraftwagenKFZPKWWagenMotorfahrzeugeund... und... und...





Entwicklung von eCl@ss

• Bei elektron. Bestellung häufig verbale Beschreibung der Materialien, Produkte, etc. Sprachschwierigkeiten, Mißverständnisse gemeinsame „Sprache“ notwending

• Entwicklung einer einheitlichen Klassifikationsstruktur eCl@ss





Entwicklung von eCl@ss

• Entwicklung unter Leitung des Bundesverbandes der Deutschen Industrie von einer Gruppe von Unternehmen

(BASF, Bayer, Degussa, Hüls, Henkel, InfraServ, Merck, SAP, Solvay, E.ON und Wacker)





Aufbau der eCl@ss-Struktur

21Sachgebiete

215 Hauptgruppen

1957 Gruppen

2059 Untergruppen

Standard-Merkmalsleisten








Klassifikation – weitere Beispiele

• UN/SPSC (Universal Standard Products and Services Classification Code) USA

• RosettaNet (Konsortium von mehr als 350 Unternehmen)

• ETIM (Vom Zentralverband der elektrotechnischen Handwerke in Holland entwickelt)





Chancen und Risiken

Grundsätzlich können keine Aussagen über Chancen / Risiken ge-

troffen werden, da das Risikopotential sehr hoch ist.

Chancen sind klar eine Straffung und Beschleunigung der Be-

schaffungsprozesse sowie eine Verschlankung der Verwaltung.

Andererseits stehen diesen Chancen Risiken wie unzählige Stand-

ards und noch nicht ausgereifte Beschaffungssysteme gegenüber.

Zudem ist auch das Thema Security sehr heikel, da auch hier die

Verwundbarkeit der Systeme nach außen sehr groß ist.

1. IT und KT

2. E-Procurement



Chancen und Risiken

Um E-Procurement optimal nutzen zu können, sollte u.a.

• jedem Mitarbeiter Zugang zum DPS ermöglicht werden

• eine klare Regelung der Orderbefugnisse vorhanden sein

• die Verfügbarkeit aktueller, vollständiger Produktkataloge im DPS gegeben sein und als letzter Punkt

• wird die Nutzung internationaler einheitlicher Standards bei Soft- und Hardware empfohlen

1. IT und KT

2. E-Procurement


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