„Effizientere Planung mit Advanced Budgeting“ · Fachartikel „Effizientere Planung mit Advanced Budgeting“ Erschienen in: White Paper April 2015 Daniel Borghs Consultant

Fachartikel

„Effizientere Planung mit Advanced Budgeting“

Erschienen in:White Paper April 2015

www.horvath-partners.com

Daniel BorghsConsultantBoard Deutschland GmbH

Bastian BorkenhagenCompetence Center Controlling & Finance

[email protected]

Whitepaper

Wie verschlankte Prozesse und die richtige IT-Strategie die größten Probleme bei der

Unternehmensplanung beheben

Eff izientere Planung mit Advanced Budgeting

Better decisions. Better business.

InhalT1. Einleitung 4

2. Management Summary 4

3. Die autoren 5

4. Statusquo:ineffizienteProzesseund 6 unzureichende IT-Unterstützung der Planung

5. advanced Budgeting in der Theorie 8

6. TechnischeUmsetzung 9

7. Fazit 11

8. herausgeber 12

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Planung ist ein zentrales Instrument für die aktive Unternehmenssteuerung. In einer Erhebung vonBARCundICVvomFebruar2014gaben63%derBefragtenan,dassdasThemainihremUnternehmen weiter an Wichtigkeit gewinnen werde.

Dieser Etabliertheit zum Trotz zeigen Umfragen regelmäßig, dass eine grundsätzlicheUnzufriedenheit mit dem Planungsprozess herrscht. In anbetracht dessen Wichtigkeit und des dafür veranschlagten Ressourcenaufwandes stellt sich die Frage „Was sind die Ursachen dieser Unzufriedenheit und was lässt sich dagegen unternehmen?“.

ImFolgendenwirduntersucht,woherdieseUnzufriedenheitrührt.Anschließendwirderklärt,wie das von horváth & Partners entwickelte „advanced Budgeting“-Prinzip die zugrunde liegenden Probleme lösen kann und weshalb das BOaRD Toolkit optimale Voraussetzungen für die IT-seitige Umsetzung dieser Methodik bietet.

Die Planung ist ein wesentliches Instrument für die Gestaltung und Steuerung der künftigenGeschäftsentwicklung.Planungsprozessesindhäufigzeit-undressourcenintensiv.Die Verbesserung der Effizienz wird durch eine stärkere Top-down-Orientierung mit vorgeschaltetem Zielsetzungsprozess gewährleistet. Der Verzicht auf unnötige Details bewirkt eine Vermeidung von Scheingenauigkeit sowie eine Reduzierung des aufwands. Spezielle Planungssoftware unterstützt eine moderne Planung. Planungs- und Simulationsfunktionalitäten, ein flexibles Datenmodell, die Anbindung an das ReportingsowieWorkflow-UnterstützungbildendabeieinenwesentlichenVorteilgegenüberaufExcelbasierenden Planungsprozessen.

Einleitung

Management Summary

Whitepaper: Effizientere Planung mit Advanced Budgeting

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Bastian Borkenhagen ist Senior Project Manager im Competence Center Controlling und FinanzenvonHorváth&PartnersundExpertefürPlanung,ForecastingundReporting.Erhat in den letzten Jahren eine Vielzahl an Projekten zur neugestaltung und Umsetzung von Planungsprozessen im Mittelstand und in Großkonzernen begleitet.

Daniel Borghs ist Consultant für Business Intelligence- und Corporate Performance Management-lösungen bei BOaRD Deutschland. Er setzt regelmäßig maßgeschneiderte Planungs- und Reporting-lösungen mit dem BOaRD Toolkit in europäischen Unternehmen aller Größen um und arbeitet dabei eng mit Kunden und Unternehmensberatungen wie horváth & Partners zusammen.

Die autoren


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In aktuellen, branchenübergreifend durchgeführten Studien wird von einer Vielzahl anProblemen mit der Planung berichtet. So sahen beispielsweise 49% der Befragten in„The Planning Survey 14“ langwierige Abstimmungsprozesse sowie den hohen Planungsaufwand als bedenklich an –mehr als bei jedem anderen Problem (BARC, S.21). Zum selben Ergebnis kommt auch die horváth & Partners Planungsstudie 2012: als Bereich mit dem größten Optimierungsbedarf wurde die Verringerung des aufwands im Planungsprozess identifiziert.Die„VerkürzungderPlanungsdauer/schnellereDurchführungderPlanung“landeteknappdahinteraufdemzweitenPlatz.WeiterePunkte,dieinbeidenErhebungen genannt werden, sind u.a. das Fehlen von Simulationen/Szenarien sowiemangelndeDatenqualität(Horváth&Partners2013,S.5).

Die Tatsache, dass beide Erhebungen unabhängig voneinander dieselben Problemeaufdecken, lässt den Schluss zu, dass letztere sehrweit verbreitet sind.DieseVermutungdeckt sich mit den Projekterfahrungen von horváth & Partners und BOaRD Deutschland.

WennalsodieProblememitderPlanungbranchenübergreifenddieselbensind,sinddannauchdieGründedieselben? Ein Blick auf diebeiden Studienoffenbart folgende typischePlanungsgewohnheiten:

Ineffizienter Planungsprozess:1. Bottom-up-Planung bzw. Planung im Gegenstromverfahren mit mehreren Iterationen2. Unklare bzw. sich überschneidende Verantwortlichkeiten und Unklarheiten in der

Steuerungslogik führen zu Parallelplanungen und zeitintensiven abstimmungen3. Intensive Verhandlungen („Budget Gaming“) infolge mangelnder Zielsetzung bei der

Planung4. UnzureichendeFokussierungaufdasWesentliche,hoherDetailgradinderPlanung

Unzureichende IT-Unterstützung der Planung:1. Mangelnde Prozessunterstützung2. Planungsprozess über mehre Software-Lösungen und/oder Spreadsheets hinweg

abgebildet,dadurchmanuelleDatenkonsolidierungmitMicrosoftExcel3. Mangelnde Integration von Ist- und Plan-Zahlen4. Manuelle Plandatengenerierung, unzureichende Verwendung von (Standard-)

Planungsfunktionalitäten

In diesen Planungsgewohnheiten ist auch die Ursache für die gravierenden Probleme mit der Planung zu suchen. Häufig erfolgt eine sehr detaillierte Planung imGegenstromverfahren, also iterativ und mit potenziell sehr vielen Abstimmungsrunden.Folglich ist die Planungsdauer entsprechend lang und der damit verbundene aufwand hoch.Gleichzeitig ist der unzureichende Einsatz geeigneter Software-Unterstützung ein weiteres Problemfeld. Microsoft Excel, als sehr weit verbreitetes „Tool“, ist ein wesentlicherKomplexitätstreiber in Bezug auf den manuellen Aufwand als auch auf die Fehleranfälligkeit, u.a. durch Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen.

Statusquo:ineffizienteProzesseundunzureichende IT-Unterstützung der Planung

68%


7

Gegenstrom-Verfahren weiterhin das dominate Planungsverfahren

abb. 1: Bevorzugtes Planungsverfahren (horváth & Partners Planungsstudie)

In den meisten Fällen ist die Planung sehr detailliert

abb. 2: Detailgrad der operativen Planung (horváth & Partners Planungsstudie)

15%

11%

68%

46%

17%

43%

Gegenstrom-Verfahren

Eher bottom-up

Eher top-down

Deutlich aggregierter als

das Ist-Reporting

Etwas aggregierter als das Ist-Reporting

Analog zum Ist-Reporting


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Der „advanced Budgeting”-ansatz reduziert den Planungsaufwand nachhaltig. Zugleich wird die Qualität der Steuerungsinformationen verbessert. Eine moderne Planung im Verständnis von horvath & Partners besteht aus drei Säulen: 1. „Frontloading“ auf Basis von Treibermodellen 2. Effizienzsteigerungv.a.durchIT-Unterstützung 3. Dynamisierung,d.h.VerknüpfungvonPlanungundForecast

Abb. 3: Frontloading als zentrale Säule einer modernen (Top-Down-) Planung

„Frontloading“ bedeutet ein Verlagern des Planungsfokus: weg von einer arbeitsintensiven GegenstromplanungmitmehrerenAbstimmungsrunden,hinzueinerstärkeraggregiertenEckwerteplanungmit VerabschiedungdurchdasManagement und einer anschließenden,verkürzten ausplanung durch die Fachbereiche (vgl. abb. 3).

CharakteristischfürdieTop-Down-Planungsindambitionierte,jedochrealistischeZielwerte.Diesewerdennichtwillkürlichgesetzt,sondernsindErgebniseinerkonsistentenHerleitungaufBasiseinertreiberbasiertenSimulation.SowerdenanhandeinesgeschäftsmodellspezifischenTreibermodells die auswirkungen wesentlicher Treiber des Geschäfts sowie strategischer Maßnahmensimuliert,bevordiesealsManagement-VorgabeindiePlanungübernommenwerden.GrundlagefürdieHerleitungdieserFaktorenbildendieUnternehmensstrategie,dieaktuellePerformanceimSinneeinesForecasts,dasAmbitionsniveauseitensderKapitalgebersowieunternehmensinterneund-externeVergleichedereinzelnenBereiche.

Diese Vorgehensweise erfüllt einen doppelten nutzen:1. Der Planungsprozess wird verkürzt, da intensive Abstimmungen am Anfang des

Prozesses auf Basis aggregierter Daten erfolgen.2. DieUnternehmensstrategiesowieexterneFaktorenwerdenkonsistentinderoperativen

Planung operationalisiert und verankert.

4Konsoli-dierung& Review

Anpassung,VerringerungPuffer

advanced Budgeting in der Theorie

22 Bottom-up-Planung der Einheiten

22Eckwerteplanung/Zielsetzung

Kurze Ausplanungder Einheiten

StrategieprozessBenchmarkingForecast

Typischer Planungsprozess


BedingtverbindlicheZielvorgaben

Advanced Budgeting

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Die ausplanung der für die operative Steuerung benötigten Details erfolgt anschließend auf Basis der abgestimmten Vorgaben und Prämissen. Bei der ausplanung dieser Details wiederum bieten sich eine Reihe von ansätzen zur aufwandsreduktion an: die aufwandsarme Generierung von Zahlen durch entsprechende Planungsfunktionalitäten des Tools bis hin zum grundsätzlichen Verzicht auf einzelne Details. So ist beispielsweise eine Planung auf spezifischen,verdichtetenPlankostenartenoderdieaggregiertePlanungaufProduktgruppeno.ä. denkbar.

AnforderungenDie Beteiligung unterschiedlicher Stellen innerhalb des Unternehmens bedeutet immer unterschiedliche Blickwinkel sowie die Betrachtung der Unternehmensdaten in verschiedenen Detaillierungsgraden. Ebenso wie die Detailstufe unterscheiden sich je nach Rolle des nutzers die genutzten Datenbereiche. Grundvoraussetzung für eine gewinnbringende und umfassende technische Umsetzung ist also ein flexibles und leistungsstarkes Planungssystem,daseinegroßeMengevonUnternehmensdatenvorhältundimZugedesPlanungsprozesses verwaltet.

Diese Datenmüssen umfänglich beeinflussbar und bei Bedarf kurzfristig zu aktualisierensein. Das Planungssystem muss außerdem nicht nur zur Erfassung von Plandaten durch die MitarbeiterzurVerfügungstehen.BereitswährenddesPlanungsprozessesmüssenReports,sowohlzurentstehendenPlanungalsauchzuVergangenheitsdaten,vorliegen.SokanneinsinnvollesProzess-undErgebnismonitoringstattfinden.

Lösungen, bei denen Daten in Tabellenkalkulationsprogrammen aufbereitet werden, fehltesanFlexibilität.DiesführtzueinemhohenmanuellenAufwandinDatenbeschaffungundaufbereitung. Darüber hinaus ist diese Vorgehensweise sehr fehleranfällig.

UmdieseProblemezuumgehen,musseinePlanungslösungüberdieMöglichkeitverfügen,die benötigten Daten über eine Schnittstelle aus dem Unternehmenssystem zu laden und in der Planungsanwendung bereit zu stellen. Ferner muss die Planungslösung für alle Planer erreichbar sein und im Sinne des „Single Point of Truth“-Prinzips über eine einzige, zentral von allen Prozessbeteiligten genutzte Datenhaltung verfügen. Da im advanced Budgeting parallel auf verschiedenen aggregationsebenen geplant und analysiert wird,eignetsichhierzueinemultidimensionale Datenbank.

AufgrundvonBranchenspezifikaundUnterschiedeninderKulturundOrganisationeinzelnerUnternehmengibtesnichtdieeine,standardisierte„AdvancedBudgeting“-Applikation.Einesinnvolle lösung muss vielmehr passgenau auf ein Unternehmen und dessen Besonderheiten zugeschnitten sein. Dies betrifft sowohl die operative wie auch die strategische Planung,die in einem durchgängigen Gesamtplanungsprozess auch idealerweise in einer einheitlichen Planungslösung abgebildet werden und nahtlos ineinandergreifen. Eine gewisseFlexibilitätimDatenmodellderPlanungunddieMöglichkeit,denPlanungsworkflowandieUnternehmensspezifikaanzupassen,sindebenfallsGrundvoraussetzung.

Technische Umsetzung


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Da BOaRD aufgrund seines Toolkit-Prinzips zum einen über eben diese anpassbarkeit und Flexibilität verfügt und zum anderen auch die technischen Voraussetzungen vollständigabdeckt,eignetessichsehrgutfürdieDarstellungintegrierterPlanungssystemeim„All in One“-Ansatz.

Umsetzung in BOARDDie BOARD-Beispielapplikation für Advanced Budgeting setzt die gestellten anforderungen wie folgt um:Die Produktivdaten des planenden Unternehmens werden direkt aus dem Unternehmenssystem (z.B.SAPERP/BW)geladenundkönnenjederzeitohnemanuellenAufwanderneutrepliziertwerden. Planungsdaten und -applikation sind zentral im Firmennetzwerk erreichbar und für jeden Planer zugänglich. Durch die zentrale Datenhaltung ergibt sich zu jedem Zeitpunkt im Planungsprozess für alle Beteiligten dieselbe „Datenwahrheit“. BOaRD als programmierfreie Corporate Performance Management-Lösung bietet zudem die Möglichkeit, einmalentwickeltePlanungsworkflowsimBudgeting-Prozesszuüberarbeiten,zuverfeinernoderanEntwicklungen des Unternehmens anzupassen.

Eine BOARD-„Advanced Budgeting“-Lösung bietet in der Standardkonfiguration bereitsdie Möglichkeit, in einem zweistufigen Planungsprozess zunächst ein treiber- undmaßnahmenbasiertes Set von Zielgrößen zu erzeugen und dieses anschließend in die detaillierte ausplanung zu übernehmen. Dies entspricht der von horváth & Partners entwickelten Vorgehensweise und setzt diesen konsequent in einer anwendungsumgebung um.

1 3

5 6 7

2 4

(1) Live-Simulation der Unternehmens-KPIs inkl. Darstellung der Zusammenhänge(2) Anpassung der relevanten Einflussgrößen (Treiber)(3) Einbeziehen/Ausschließen geplanter Maßnahmen im Szenario(4) Plan-EBITDA, dargestellt als Wasserfalldiagramm, bestehend aus Basis-Szenario (1) und geplanten Maßnahmen (3)(5) Speichern/Zurücksetzen der Simulationsanwendung (6) Absprung zur Eingabemaske der Maßnahmenplanung(7) Übergabe des erstellten Szenarios in die Ausplanung durch die Fachbereiche


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ImerstenSchrittwerdenzunächstEinflüsse(Zusammengefasstunter„Maßnahmen“)ausdenBereichenInvestitionsplanung,strategischeMaßnahmen,Effizienz-MaßnahmenundChancen/Risikendefiniert.DieserfolgtdurchdiePlanungderAuswirkungenderjeweiligenMaßnahmeproPlanungspositionundOrganisationseinheit.IstdieMaßnahmenplanungabgeschlossen,wird BOaRD advanced Budgeting mit Kosten und Erträgen aus einer Vorperiode initialisiert undentlangeinesunternehmensspezifischenKPI-Baums(1) dargestellt.

In der unteren hälfte des anwendungsbildschirmes (2) können nun die auswirkungen von Einflüssen verschiedener Unternehmenstreiber wie beispielsweise Retourenquote,Materialkosten und Marktvolumen auf den Unternehmenserfolg live simuliert werden. Über die einzelnen Einflussgrößen (Treiber) kann eine Veränderung der jeweiligen Größevorgenommen werden. Jede Änderung wirkt sich direkt auf die im KPI-Baum dargestellten Größen aus. Im Bereich „Maßnahmen“ (4) können die im ersten Schritt geplanten Maßnahmen einzelnein-undausgeschaltetwerden,wassichebenfallsdirektaufdierestlichenElementedes Screens auswirkt. außerdem können die einzelnen Maßnahmen isoliert von der restlichen Planung ausgewählt und entlang des Treiberbaumes dargestellt werden. Der Bereich (3) stellt die ausgewählten Maßnahmen sowie die Basis-Simulation über den Planungshorizont dar.

Über den Button „ausplanung“ (5) wird das jeweils aktive Szenario in den weiteren Planungsworkflow übergeben. Hier folgen in der Praxis regelmäßig VertriebsplanungensowiedarananknüpfendbeispielsweiseKapazitäts-,Produktions-undKostenplanungen.

DiePlanungzähltzueinemderKernprozessedesControllings.SiebindetvieleRessourcen,sowohl im Controlling als auch in den Fachbereichen. Zugleich ist die Planung das wesentliche Instrument,umdieStrategieunddieVorgabendesManagementszuoperationalisierenunddienthäufigalsBasisfürdieUnternehmenssteuerung.Mit dem „advanced Budgeting“-ansatz von horváth & Partners lässt sich die Planung erheblich effizientergestalten.DieAusgestaltungvonAdvancedBudgetingumfasstimWesentlichendiedreiSäulenFrontloading,EffizienzsteigerungundDynamisierung.NebendergrundlegendenPlanungsmethodik steht hier v.a. die adäquate nutzung von automatisierungspotenzialen durch IT-Unterstützung im Vordergrund. Die Corporate Performance Management-lösung von BOaRD unterstützt den „advanced Budgeting“-ansatz durchgängig. DiesumfasstsowohldiezuGrundeliegendeMethodikdesFrontloading,denPlanungsprozessals auch die Bereitstellung einer integrierten lösung zur Datenanalyse und Reporting. Die Kombination aus einem Best-Practice-Planungsansatz und professioneller Tool-Unterstützung machen eine moderne Planung aus.

Fazit


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Horváth & PartnersManagement Consultants

horváth & Partners ist eine international tätige, unabhängigeManagementberatung mit Sitz in Stuttgart. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 600hochqualifizierteMitarbeiterinnenundMitarbeiteranStandorteninDeutschland,Österreich,Rumänien,derSchweiz,Saudi-Arabien, Ungarn und den Vereinigtenarabischen Emiraten. Die Mitgliedschaft in der internationalen Beratungsallianz „Cordence Worldwide“ unterstützt die Fähigkeit, Beratungsprojekte in wichtigenWirtschaftsregionen mit höchster fachlicherExpertiseundgenauerKenntnisder lokalen Gegebenheiten durchzuführen.Die Kernkompetenzen von horváth & Partners sind Unternehmenssteuerung und Performanceoptimierung – für das Gesamtunternehmen wie für die Geschäfts- und Funktionsbereiche Strategie, Innovation, Organisation,Vertrieb,Operations, Einkauf, Controlling,Finanzen und IT. horváth & Partners steht für Projektergebnisse, die nachhaltigenNutzen schaffen. Deshalb begleitethorváth & Partners seine Kunden von der betriebswirtschaftlichen Konzeption bis zur Verankerung in Prozessen und Systemen.

Kontakt:horváth & Partner GmbhPhoenixbau|Königstr.570173 StuttgartTel:[email protected]

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BOaRD International ist ein weltweit führender anbieter von Software zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse durch effektivere Entscheidungsfindung.Dank der nahtlosen Verschmelzung von Business Intelligence (BI), CorporatePerformance Management (CPM) und Predictive analytics in einem Produkt ermöglicht BOaRDs Management Intelligence-Lösung Unternehmen,eine einheitliche Sicht auf ihre Business Performance und somit eine einzige Version der Wahrheit zu erreichen. Seit 1994 hat BOARD so über 3.000Organisationen wie DHL, Fissler, GigasetCommunications oder Puma zu besserer Unternehmensleistung durch bessere Entscheidungen verholfen. BOaRD verfügt über ein weltweites netzwerk an Niederlassungen, Distributoren undlokalen Partnern.

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