Im Gespräch mit Rebekka Wyler

45 Kilometer Akten und der digitale Weg zumLangzeitarchiv

Elektronische Langzeitarchivierung

Ein digitales Gedächtnis für Kanton und Gemeinden

Fachstelle für das Meldewesen und die Einwohnerregister

Mit Rat und Tat für die Gemeinden da

egovREPORT1/2018

Kanton ZürichStaatskanzlei

Inhalte

Vorwort 2

Elektronische Langzeitarchivierung

Ein digitales Gedächtnisfür Kanton und Gemeinden. 3

Im Gespräch

Rebekka Wyler über 45 Kilometer Akten und den digitalen Weg zumLangzeitarchiv. 6

Fachstelle für das Meldewesen unddie Einwohnerregister

Mit Rat und Tat für dieGemeinden da. 8

ZHAW-Studie

eUmzugZH: Eine Erfolgsgeschichte dank Teamwork. 9

Zusammenarbeit

Projektportfolio 9

Titelbild:Rebekka Wyler, Projektleiterin Staatsarchiv,Bereich Gemeindearchive

Vorwort

Die Digitalisierung wird die Verwaltung modernisieren.

Geschätzte Leserinnen und Leser

Stellen Sie sich vor, Sie könnten sämtliche Geschäfte mit den Behörden digital er-ledigen. Wenn Sie umziehen, melden Sie sich mit ein paar Clicks am alten Wohnortab und dann am neuen wieder an. Am Abstimmungssonntag erledigen Sie dieStimmabgabe im Pyjama am Frühstückstisch. Oder für die Einbürgerung könnendie benötigten Dokumente elektronisch eingereicht werden. Würde dies Ihren All-tag erleichtern? Vor einiger Zeit war ich im digitalen Traumland Estland zu Besuch.Ich fühlte mich dort wie nach der Reise in einer Zeitmaschine: angekommen im tatsächlich digitalisierten Zeitalter. Alles – ausser Heiraten und ein Haus erwerben –kann man in Estland digital erledigen. Dies mit einer überall funktionierenden digi-talen Identität. Übertragen auf die Schweiz kann man das estische Modell aller-dings schlecht. Denn dieses entstand nach der Staatsgründung auf der grünenWiese praktisch von Null auf.

Die Verwaltung ist ein zurückhaltendes Umfeld fur digitale Pioniere. Ich bin den-noch davon überzeugt, dass die Digitalisierung die Verwaltung modernisieren wird:offnen, Transparenz schaffen, Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Aus diesen Gründen bin ich hoch motiviert, mich als Regierungsrätin und als Vorsitzende desSteuerungsausschusses egovpartner für eine digitale Verwaltung einzusetzen.

Es bewegt sich einiges. Wir haben im Kanton Zurich mit egovpartner.zh.ch eine gutfunktionierende Plattform fur die Zusammenarbeit des Kantons mit den Gemeindengeschaffen. Auch ein Blick auf die Projektliste ist ermutigend. Mehr zum Projekt der Langzeitarchivierung können Sie in dieser Ausgabe lesen. Auch Einburgernsollte in absehbarer Zeit elektronisch moglich sein. Das Steuerportal wird in Rich-tung medienbruchfreies System nun zugig weiterentwickelt. Und in Sachen OpenGovernment Data ist der Kanton Zurich eine der Lokomotiven. Die Digitalisierungnimmt Fahrt auf.

Ich wünsche Ihnen eine interessante Lektüre.

Ihre Jacqueline Fehr

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Jacqueline Fehr, Vorsteherin der Direktion der Justiz und des Innern, VorsitzendeSteuerungs ausschuss egovpartner

ImpressumegovREPORT, Ausgabe 1/2018

HerausgeberinStaatskanzlei des Kantons ZürichStabsstelle E-Governmentegovpartner.zh.chNeumühlequai 10 / Postfach8090 ZürichTelefon +41 43 259 59 53

Erscheinungsweise2-mal jährlich, als PDF

GesamtverantwortungLukas Steudler,lukas.steudler@sk.zh.ch

Gestaltung und ProduktionOrcamedia Werbeagentur ASW:Guido Schuppisser (Grafik/Layout),Martin Märchy (Redaktion/Text),Christian Höfliger (Fotografie)

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Elektronische Langzeitarchivierung

Ein digitales Gedächtnis für Kantonund Gemeinden.Die zunehmende Digitalisierung in der kantonalen und kommunalen Verwaltung verlangt nach einer nachhaltigen Lösung zur Archivierung der elektronischen Daten. Des-halb wurde 2017 ein innovatives E-Government-Projekt insLeben gerufen. Ziel ist es, den öffentlichen Organen ab2020 eine elektronische Langzeitarchivierung anzubieten.

Die digitale Wende gewinnt rasant anTempo – in Gesellschaft, Wirtschaft undVerwaltung. So stellen immer mehr kan-tonale und kommunale Behörden aufelektronische Informationsverwaltungum. Das Archivgesetz gibt vor, dass rele-vante Unterlagen von Kanton und Ge-meinden archiviert werden müssen.Deshalb ist es notwendig, für die digitaleArchivierung der Daten eine zukunftsfä-hige Lösung zu finden. Und dies in nütz-licher Frist. Denn schon bald sind dieöffentlichen Organe im Kanton Zürich aufPlattformen zur elektronischen Archivie-rung angewiesen, die nationale und inter-nationale Standards erfüllen.

Zahlreiche Städte und Gemeinden habenden Kanton um Unterstützung bei derelektronischen Archivierung gebeten. Ge-wünscht ist eine adaptive Lösung zur di-gitalen Speicherung und Pflege derDaten. Entsprechende Angebote Dritterüberzeugen bislang nur teilweise. Und dadie öffentlichen Organe ihre eigenen Ar-chive führen müssen, kann ihnen derKanton diese Aufgabe nicht abnehmen.Erklärtes Ziel jedoch ist, den Städten undGemeinden ein mandantenfähiges Ange-bot zur eigenverantwortlichen Archivie-rung ihrer elektronischen Unterlagen zurVerfügung zu stellen. Und natürlich hatauch der Kanton für die digitale Archivie-rung seiner eigenen Daten zu sorgen.

Mitte 2017 haben das Staatsarchiv, derVerein Zürcher Gemeindeschreiber undVerwaltungsfachleute (VZGV), die IG ICTZürcher Gemeinden und egovpartner einVorprojekt durchgeführt, in dessen Rah-men die Ausgangslage zur Realisierungeiner elektronischen Langzeitarchivierungdetailliert erarbeitet wurde. Dabei sindLösungsvarianten entwickelt worden,über deren Umsetzung bis Mitte 2018entschieden werden soll.

«Die Archivierung von elektronischen Unterlagen ist ein Fachgebiet,um das sich alle öffent lichen Organe kümmern müssen. Und dieHeraus forderungen sehen für alle ähnlich aus. Deshalb macht es Sinn,dass sich Kanton und Gemeinden bei der Erarbeitung von Lösungenzusammentun. Das Staatsarchiv und die Zürcher Gemeinden arbeitenseit Jahren sehr gut zusammen. So gibt es auch im Bereich der elektronischen Archivierung viel Synergiepotenzial.»Beat Gnädinger, Staatsarchivar Kanton Zürich

Lebenszyklus von Infor mationenIm Mittelpunkt der Entwicklung einer di-gitalen Archivierung steht das Konzeptdes «Life-Cycle der Informationsverwal-tung». Noch konsequenter als bei der

Geschäftsverwaltung auf Papier bedingt eine elektronische Archivierung die kor-rekte Bewirtschaftung von Dossiers inder ersten und zweiten Phase der Infor-mationsverwaltung:

Life-Cycle von Verwaltungsunterlagen

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Nach der Bearbeitung (Laufende Phase)werden die Dossiers abgeschlossen undgelangen in die Aufbewahrung (RuhendeAblage). Nach Ablauf der Aufbewah-rungsfrist entscheiden die verantwortli-chen Personen, welche Unterlagenarchivwürdig sind (Archiv) und welchegelöscht werden. Die grösste Herausfor-derung besteht dabei in einem optimier-ten Übergang von der zweiten in diedritte Phase: Was kommt wie, in welcherForm und Menge ins elektronische Ar-chiv? Von entscheidender Bedeutung ist,dass nur korrekt vorbereitete Daten mitvertretbarem Aufwand langfristig halt-und lesbar bleiben.

Die wesentlichen ProjektzieleAb 2020 soll den Städten und Gemein-den sowie der kantonalen Verwaltungeine elektronische Archivlösung nachgeltenden Standards und Normen zurVerfügung stehen. Diese Lösung wirdnicht nur Speicherkapazitäten umfassen.Vielmehr sind die Datenpflege und Bera-tungsdienstleistungen Teil eines ganz-heitlichen Pakets, das die langfristigeDatenintegrität sicherstellt und vorgege-bene Qualitäts- sowie Sicherheitsstan-dards erfüllt. Das zu entwickelndeAngebot soll in erster Linie die öffentlicheHand entlasten, beliebig ausbaubar undmandantenfähig sein. Das heisst, das di-gitale Archiv ist für eine beliebige Anzahlberechtigter Nutzer zugänglich. Denkbarist auch, dass die Lösung zusätzlichSpeicherplatz für die Ablage während derzweiten Phase (Ruhende Ablage, Aufbe-wahrung während vorgegebener Fristen)anbietet.

Unterschiedliche Nutzer und InteressenDie möglichen Nutzergruppen einer digi-talen Langzeitarchivierung sind sehr he-terogen und lassen sich in verschiedeneKategorien unterteilen: Im Zentrum ste-hen öffentliche Organe wie der Kantonund die Bezirke, Gemeinden, Verbände,Vereine oder Stiftungen. Aber auch pri-vate Unternehmen und Institutionen, Ar-chive, IT-Anbieter oder Benutzer ausForschung und Medien können von einerelektronischen Archivierung profitieren. Dabei haben die unterschiedlichen Nut-zergruppen auch unterschiedliche Inte-ressen: Diese reichen von einereinfachen Lösung für die Datenüber-nahme bis hin zu einem stabilen Gesamt-system mit möglichst geringemWartungsaufwand.

Komplexe HerausforderungenWelche Datenmengen insgesamt auf denServern des Kantons, der Städte undGemeinden lagern, lässt sich nicht genausagen. Wahrscheinlich bewegt sich dasGesamtvolumen im zweistelligen Peta-byte-Bereich (1 Petabyte = 1 Million Gi-gabyte). Nur ein Bruchteil davon sindallerdings archivwürdige Datenbestände, die es langfristig zu erhalten gilt. Derzeitbefinden wir uns noch in einer Phase derhybriden Ablage, in der Unterlagen so-wohl auf Papier als auch elektronischvorhanden sind. Man kann aber davonausgehen, dass ab 2030 sämtliche Abla-gen ausschliesslich elektronisch geführtwerden. Die Umsetzung einer elektroni-schen Archivierung stellt die öffentlichenOrgane vor komplexe Herausforderun-gen:

– Hohes technisches und organisa -torisches Know-how

– Bereitstellung personeller und finanzieller Ressourcen

– Durchgängig optimiertes Life-Cycle-Management

– Grosse Vielfalt an Formaten, Appli -kationen und IT-Systemen

– Langfristige Halt- und Lesbarkeit derDaten

– Gewährleistung von Datenschutz und Informationssicherheit

«Eine digitale Langzeitarchivie-rung ist der Wunsch vieler Ge-meinden – und eine hochkomplexeAufgabe. Denn viele Daten müs-sen auch noch nach hundert undmehr Jahren lesbar sein. Dies bedingt innovative Daten formateund Speichersysteme. Gemeinsammit Gemeinden und kantonalenStellen haben wir ein E-Govern - ment-Projekt mit dem Ziel lanciert,den öffentlichen Organen ab 2020verlässliche Infrastrukturen undDienstleis tungen für eine elektro-nische Archivierung zur Verfügungzu stellen.»Rebekka Wyler, Projektleiterin

Zwei Lösungsvarianten im FokusIm Vorprojekt zu einer digitalen Langzeit-archivierung wurden insgesamt drei Lö-sungsvarianten skizziert. Davon werdenin der Konzeptphase folgende zwei Vari-anten näher ausgearbeitet:

Variante 2 beinhaltet die Vermietungvon Speicherplatz in Form einer mandan-tenfähigen Lösung durch die kantonaleIT-Organisation. Hinzu kommen Bera-tung, Schulung und andere Dienstleitun-gen. Diese Variante beginnt beimÜbergang von der zweiten in die drittePhase des Life-Cycle der Informations-verwaltung. Durch eine sorgfältige Be-wertung und Behandlung der Daten wirddie langfristige Halt- und Lesbarkeit si-chergestellt.

Variante 3 umfasst alle drei Phasen desLife-Cycle und beinhaltet damit auch denBetrieb einer komplett ausgebautenGEVER-Softwarelösung. Diese Varianteist angelehnt an das Projekt «IntegrierteInformationsverwaltung» des Staats -archivs: In aktuell zehn Pilotgemeindenbetreuen Fachleute den gesamten Life-Cycle-Prozess. Diese Variante stellt ein insich geschlossenes System der Infor -mationsverwaltung mit hoher Qualitäts-sicherung dar, das modulartig aufgebautwäre. Die beiden vorliegenden Lösungs-varianten lassen sich auch miteinanderkombinieren.

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«Die Anforderungen an ein elek-tronisches Langzeitarchiv sindhoch. Einerseits wird eine Server-infrastruktur benötigt, welche diegespeicherten Daten vor unbe -fugtem Zugriff schützt und durchBackup-Strukturen das Risiko vonDatenverlusten ausschliesst. Andererseits müssen elektronischarchivierte Daten langfristig les-bar bleiben. Die Konvertierungvon Daten in archivtaugliche For-mate und eine strukturierte Ab -lieferung ans Archiv sind deshalbunabdingbar.»Ralph Ruch, Co-Projektleiter

Die Projektorganisation Sämtliche Mitglieder der Projektorgani-sation sind in ihrer Tätigkeit bei Kanton,Gemeinden und Verbänden in vielfältigerWeise in die Thematik der elektronischen

Informationsverwaltung und Archivierunginvolviert. Das Projekt einer digitalenLangzeitarchivierung wird im Portfoliovon egovpartner geführt und koordiniert.

Projektorganisation Personen Funktion und Organisationseinheit

Auftraggeberin Jacqueline Fehr Kanton (Direktionsvorsteherin JI)

Co-Auftraggeber Jörg Kündig Gemeinden (Präsident GPV)

Co-Auftraggeber Thomas-Peter Binder Gemeinden (Präsident VZGV)

Leitung Projektausschuss Beat Gnädinger Staatsarchivar

Mitglieder Projektausschuss Thomas-Peter Binder Präsident VZGV

Andrea C. Mazzocco Präsident IG ICT

Lukas Steudler Leiter Geschäftsstelle egovpartner

Marcel Meyer Amt für Informatik

Projektleiterin Rebekka Wyler Staatsarchiv (Bereich Gemeindearchive)

Co-Projektleiter Ralph Ruch Staatsarchiv (Bereich Gemeindearchive)

Meilensteine Geplant

Projektfreigabe bis 30. November 2017

Projektstart 01. Januar 2018

Variantenwahl bis 30. Juni 2018

Detaillierte Ausarbeitung der Variante(n), Definition von Workflows (organisatorisch und tech-nisch), Realisierung inkl. Services bis 30. Juni 2019

Tests bis 31. Dezember 2019

Inbetriebnahme 01. Januar 2020

Meilensteine und Termine

Weitere Informationenzum Thema Informationsverwaltung finden Sie online hier:

DigDataZH – Projektwebsite

Staatsarchiv: Informationsverwaltung – elektronisch und physisch

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Im Gespräch

Rebekka Wyler über 45 KilometerAkten und den digitalen Weg zum Langzeitarchiv.Sie arbeitet seit rund sieben Jahren im Staatsarchiv desKantons Zürich und leitet den Bereich «Gemeindearchive».Dies ist sozusagen der Aussendienst, der die kantonalenund kommunalen Behörden vor Ort in Fragen der Ge-schäftsverwaltung und Archivierung unterstützt. Seit 2017ist Rebekka Wyler Projektleiterin von «DigDataZH» – dem digitalen Langzeitarchiv für Kanton und Gemeinden.

Frau Wyler: Welche zentrale Auf-gabe hat das Staatsarchiv?Das Staatsarchiv ist in erster Linie dasArchiv der kantonalen Verwaltung. Wirübernehmen Akten, die für die Verwal-tungsarbeit nicht mehr gebraucht wer-den. Dabei treffen wir eine eng begrenzteAuswahl. Denn das Volumen an Papier-dossiers, das jährlich in der kantonalenVerwaltung anfällt, entspricht immerhineiner Strecke von 45 Kilometer (schmun-zelt)! Nur zwei Prozent davon sind aller-dings langfristig zu archivieren. DasStaatsarchiv ist also quasi ein Endlager –aber auch eine Beratungsstelle. Denn wirunterstützen die kantonalen Amtstellen inder Informationsverwaltung und die Ge-meinden beim Führen ihrer eigenenAkten und Archive.

Was sind die grundsätzlichen An-forderungen an ein Langzeitarchiv?Ich denke, die wichtigste Anforderung istKonstanz. Das heisst: Bei einer Institu-tion, die ein solches Archiv führt, solltedas langfristige Bestehen gesichert sein.Denn es gilt ja, die Dokumente weit in dieZukunft und für kommende Generatio-nen aufzubewahren. Dies ist bei der öf-fentlichen Hand besser gewährleistet alsbei privaten Unternehmen. Bereits 1837wurde das Staatsarchiv des Kantons Zü-rich zum ersten Mal schriftlich erwähnt.Aber natürlich gab es schon viel früherArchive. So ist unser ältestes Dokument, die Stiftungsurkunde der Fraumünster-abtei, ausgestellt von einem Enkel Karlsdes Grossen, fast 1200 Jahre alt. EineLangzeitarchivierung stellt auch spezielle

Anforderungen an die Infrastruktur hin-sichtlich Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Sicherheit und der Verzeichnung der Do-kumente. Denn schliesslich sollten dieseja wieder gut auffindbar und leserlichsein.

Sie leiten das Projekt einer digita-len Langzeitarchivierung im KantonZürich. Durch wen wurde das Pro-jekt initiiert, und welche Funktionübernimmt egovpartner?Unsere Abteilung berät die kommunalenVerwaltungen in der Aktenführung undArchivierung. In diesem Zusammenhang– und durch die zunehmende Digitali-sierung – haben uns die Gemeinden vermehrt um Unterstützung bei derArchi vierung im elektronischen Bereich

Rebekka Wyler: «Im Fokus stehen dieBedürfnisse der kantonalen Verwaltung, der Städte und Gemeinden.»

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angefragt. So sahen wir uns in der Ver-antwortung, diesem Wunsch zu ent -sprechen und nach einer adaptivenGemeinschaftslösung zu suchen. Dennes ist weder effizient noch ökonomischsinnvoll, wenn jede Gemeinde ihr eigeneselektronisches Langzeitarchiv aufbauenwürde. Für den Erfolg des Vorhabens istdie enge Zusammenarbeit zwischenKanton und Gemeinden unerlässlich.Hier verfügt egovpartner über spezifi-sches Know-how und breite Erfahrungbei E-Government-Projekten und über-nimmt damit eine wichtige Funktion in-nerhalb der Projektorganisation.

An wenn richtet sich das Projektprimär, und was ist die zentraleZielsetzung? Im Fokus stehen die Bedürfnisse derkantonalen Verwaltung, der Städte undGemeinden. Ziel ist es, den öffentlichenOrganen eine zukunftsgerechte Infra-struktur anbieten zu können, in der elek-tronische Daten über einen sehr langenZeitraum halt- und lesbar bleiben. Diesbedingt einerseits die Bereitstellung dernotwendigen Speicherkapazitäten undandererseits ein Angebot an geeignetenDienstleistungen zur nachhaltigen Pflegeder digitalen Daten. Natürlich können dieGemeinden selber entscheiden, ob sieunser Angebot nutzen, auch im elektro-nischen Bereich selber archivieren oderentsprechende Dienstleistungen von pri-vaten Anbietern in Anspruch nehmenwollen.

Wo liegen aus Ihrer Sicht die we-sentlichen Herausforderungen beider Projektplanung und Umsetzung? Die zentrale Frage lautet: Gibt es bereitsstandardisierte Lösungen im Bereich derdigitalen Archivierung, oder müssen wirdas Rad quasi neu erfinden? Also welcheSoftware und Dienstleistungen von Drit-ten sind für unser Vorhaben adaptierbar,und was wäre allenfalls neu zu entwik-keln? Auf diese Fragen muss noch eineAntwort gefunden werden. Auch gilt eszu klären, wie umfangreich unser Ange-bot tatsächlich sein soll. Diesbezüglichhaben wir unterschiedliche Varianten de-finiert, die von einer reinen Archivlösungbis hin zu einem Komplettangebot rei-chen, das den gesamten Lebenszyklusder Informationsverwaltung abdeckt. Umdie richtige Entscheidung treffen zu kön-nen, müssen wir die konkreten Bedürf-nisse der Gemeinden genau kennen.

Das Staatsarchiv im VideoportraitDieses filmische Kurzportrait (1:30) zeigtEinblicke in den Lesesaal, das Archiv unddie Werkstätten zur Konservierung undRestaurierung von Dokumenten.

Anhand welcher Kriterien unddurch wen wird entschieden, wel-che Daten archivwürdig sind?Was die Akten der kantonalen Verwal-tung anbelangt, entscheiden wir vomStaatsarchiv in Absprache mit den Amts-tellen, welche Unterlagen archivwürdigsind und welche nicht. Auf kommunalerEbene wird diese Entscheidung von denGemeinden selbst getroffen, da diese jaauch ein eigenes Archiv zu führen haben.Auf Wunsch unterstützen wir die kommu-nalen Behörden in ihrem Entscheidungs-prozess.

Was ist bei einem solch komplexenE-Government-Vorhaben hinsicht-lich dem Datenschutz zu beach-ten? In erster Linie müssen bei einer elektro-nischen Archivierung die Abläufe genaudefiniert und abgesichert sein: Wer hatauf was, wo und wann eine Zugriffsbe-rechtigung? Auch Dokumente auf Papierlassen sich natürlich stehlen oder fäl-schen. Im elektronischen Bereich kanndies aber innert Sekunden und in einemsehr viel grösseren Umfang geschehen.Der Datenschutz und die Informationssi-cherheit werden auf kantonaler wie kom-munaler Ebene durch entsprechendeVerordnungen geregelt. Wenn der Kantonden Gemeinden externe Speicherkapazi-tät auf einem zentralen Server anbietet,muss natürlich gewährleistet sein, dassdie Datenhoheit vollumfänglich bei denGemeinden liegt.

Wie ist per dato der Stand derDinge, und wie sieht die Zeitachsebis zur Realisierung aus?Im Anschluss an das Vorprojekt 2017,haben wir zu Beginn dieses Jahres daseigentliche Projekt lanciert. Unser Ziel istes, ab 2020 der kantonalen Verwaltungund den Gemeinden eine digitale Platt-form anbieten zu können, auf der die Be-hörden ihre elektronischen Dokumenteunkompliziert, dauerhaft und sicher ar-chivieren können. Da die Amtsstellen erstnach und nach auf eine digitale Informa-tionsverwaltung umstellen und die Aktenin der Regel noch zehn Jahre bei den Ge-meinden verbleiben, rechnen wir ab 2025mit einem stark wachsenden Bedarf – aufden wir gut vorbereitet sein werden!

Frau Wyler, herzlichen Dank fürdas Gespräch!

Staatsarchiv: Videoportrait

Website des Staatsarchivs

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Fachstelle für das Meldewesen und die Einwohnerregister

Mit Rat und Tat für die Gemeinden da.Das Gemeindeamt unterstützt die kommunalen Verwaltungen bei ihrer Arbeit mit einerVielzahl von Dienstleistungen. So auch durch die Schaffung einer Fachstelle für dasMeldewesen und die Einwohnerregister, die sich den spezifischen Anforderungen undBedürfnissen der Einwohnerkontrollen annimmt.

Das Gemeindeamt ist eine organisatori-sche und finanzielle Nahtstelle des Kan-tons zu den Gemeinden. Es hilft denkommunalen Verwaltungen, sich in Über-einstimmung mit dem kantonalen Rechtzu organisieren. Mit dem Finanzaus-gleich stellt das Amt sicher, dass alle Ge-meinden ihre Grundaufgaben erfüllenkönnen. Die Abteilung Gemeindefinan-zen unterstützt bei der Haushalts- undRechnungsführung und schult die Ver-wal tungen beispielsweise zum neuenharmonisierten Rechnungslegungsmo-dell (HRM2). Für alle rechtlichen Belangesind die Juristen der Abteilung Gemein-derecht die kompetenten Ansprechpart-ner. Ein aktuelles Schwerpunktthemabildet hier das neue Gemeindegesetz.Zudem erfüllt das Gemeindeamt die kan-tonalen Zivilstands- und Einbürgerungs-aufgaben wie etwa An er kennungsver -fügungen von ausländischen Urkunden,Namensänderungen, Berechtigung undLöschung von Beurkundungen sowie ordentliche und erleichterte Einbürge-rungen oder auch Wieder einbürgerungs-gesuche. Beratung, Schulung und Wei-terbildung sind zentrale Aufgaben desGemeindeamts. Dies auch durch dieSchaffung einer eigenen Fachstelle fürdie spezifischen Belange der Einwohner-register.

Fachstelle für das Meldewesenund EinwohnerregisterSeit 2016 ist im Kanton Zürich dasMelde- und Einwohnerregistergesetz(MERG) in Kraft. Ein bemerkenswertesNovum – denn zum ersten Mal wird demEinwohnerregisterwesen ein eigenes Ge-setz gewidmet. Dieses regelt insbeson-dere die Melde- und Auskunftspflicht derEinwohnerinnen und Einwohner. Aberauch das konforme Führen der Einwoh-nerregister und wann welche Personen-daten aus den Registern bekannt ge-geben werden dürfen. Schon beim Ent-wurf des Gesetzes wurde die Schaffungeiner spezialisierten Fachstelle für dasMeldewesen und die Einwohnerregistervorgesehen. Dies mit dem Ziel, die Einwohnerdienste der Gemeinden mitkompetenter Beratung praxisgerecht insämtlichen Belangen ihrer Arbeit zu unterstützen. Denn neue Gesetze und Verordnungen oder auch moderne E-Government-Instrumente, wie etwa dieKantonale Einwohnerdatenplattform (KEP)oder die elektronische Umzugsmeldung(eUmzugCH), stellen die Gemeinden vorvielfältigen Herausforderungen.

Kompetenz schafft VertrauenDaniela Fusco unterstützt seit Mitte 2017im Gemeindeamt den Betrieb des eUm-zugs sowie den Aufbau der KEP. Mit ihrerlangjährigen Erfahrung in der Leitunggrosser Einwohnerkontrollen und ihremspezifischen Know-how im Meldewesensowie als Vizepräsidentin im VerbandZürcher Einwohnerkontrollen (VZE) ist sie für diese Aufgabe bestens gewappnet.«Derzeit sind wir in der konzeptionellenPhase und im Speziellen daran, die ei-gentlichen Aufgaben der Fachstelle exaktzu definieren. Darauf basierend wirddann über die strukturellen und personel-len Ressourcen entschieden», so DanielaFusco. Eine der grössten Herausforde-rungen sieht sie in der Akzeptanz derneuen Dienstleistung: «Für die Einwoh-nerkontrollen ist eine eigene Fachstellenatürlich noch Neuland. Mit der Digitali-sierung kommen jedoch viele neue He-rausforderungen und Veränderungen aufdie Einwohnerkontrollen zu. Deshalb wol-len wir mit Fachwissen, Praxisnähe undPartnerschaft überzeugen und das not-wendige Vertrauen schaffen.»

Die Kantonale Einwohner-datenplattform (KEP)Um ihre vielfältigen Aufgaben erfüllen zukönnen, benötigt die kantonale Verwal-tung in praktisch allen Bereichen Per -sonendaten. Die Amtsstellen beziehendiese aus den kommunalen Einwohner-registern – per Telefon, Fax, Briefpostoder E-Mail. Für die Gemeinden wie auchfür die kantonalen Datenbezüger ist diesein aufwendiger Prozess, verbunden mitFehlerquellen und Sicherheitslücken. Beieiner Erhebung im Jahr 2011 wurde fest-gestellt, dass rund 200 kantonale Stellenpro Jahr fast 1,8 Mio. Anfragen zu Perso-nendaten tätigten. 2016 wurde das Ge-meindeamt mit dem Aufbau und demBetrieb einer Kantonalen Einwohnerda-tenplattform (KEP) beauftragt. Mit derKEP wird bis 2018 zentral eine Kopiesämtlicher Einwohnerregister der ZürcherGemeinden geschaffen, von der berech-tigte öffentliche Organe Personendatenbeziehen können. Damit wird dieserheute dezentrale und umständliche Pro-zess vereinfacht und sicherer. Zudem ist die KEP stets tagesaktuell, da diePlattform laufend Mutationsmeldungenaus den Gemeindesystemen erhält. Die Hoheit über die Einwohnerdaten bleibt jedoch weiterhin bei den Gemeinden.

Website des Gemeindeamts

«2016 wurde das Gemeindeamtmit dem Aufbau und Betrieb derKantonalen Einwohnerdatenplatt-form (KEP) beauftragt. In diesemZusammenhang haben wir dieAufgabe, für eine gute Einwohner-datenqualität zu sorgen und dieGemeinden beim Führen ihrer Ein-wohnerregister sowie Dritte beimErfüllen ihrer Meldepflichten zuunterstützen.»Arthur Helbling, Amtsleiter

«Die Schaffung einer Fachstellefür das Meldewesen und die Ein-wohnerregister stellt im KantonZürich ein Novum dar und ent-spricht gleichzeitig einem echtenBedürfnis der Praxis. Denn endlich erhalten die Einwohner-kontrollen eine eigene, speziali-sierte Anlaufstelle, welche siekompetent und praxisgerecht beiihrer anspruchsvollen Arbeit unterstützt!»Daniela Fusco, Fachstelle für das Meldewesen und die Einwohnerregister

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Zusammenarbeit

ProjektportfolioDas laufend aktualisiertePortfolio bietet eine Über-sicht sämtlicher Projektevon egovpartner.zh.ch.

Im Portfolio lassen sich Phase, Statusund Tendenz der laufenden Projekte ab-lesen. Darüber hinaus finden Sie hierauch eine Projektideenliste samt Einga-bemöglichkeit sowie eine Übersicht be-reits abgeschlossener Projekte.

egovpartner.zh.ch / Projekte

Staatskanzlei

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Legende Phasen: A = Projektanstoss I = Initialisierung K = Konzeption R = Realisierung E = Einführung B = Betriebsphase

Projektportfolio egovpartner, Stand 31.01.2018

ID Phase / Phasenabschluss

ProjekttitelFederführende Organisation (Umsetzungsorgan)

Projekt-laufzeit

Status Bem.

P004 R / 2018 / Q2 KEP Kantonale EinwohnerdatenplattformGemeindeamt

2016 -2018

P005 R / 2018 / Q4 eBaugesucheZH elektronische BaugesucheBaudirektion

2015 -2018

P010 I / 2018 / Q2 E-VotingStatistisches Amt

2016 -2022

(1)

P016 I / 2018 / Q2 ObjektwesenZHBaudirektion, Amt für Raumentwicklung, Abteilung Geoinformation

2017 2020

(2)neu

P017 A / 2018 / Q2 eEinbürgerungZH elektronische EinbürgerungGemeindeamt

2017 offen

P023 B / 2018 / Q2 CHM-ZH Steuerliche WegzugsmeldungenVerband Gemeindesteuerämter (VGS)

2015 2018

P027 K / 2018 / Q4 DigDataZH Archivierung Kanton und GemeindenStaatsarchiv

2017offen

P029 I / 2018 / Q2 KatasterwesenZH Nachführungsprozesse KatasterwesenBaudirektion, Amt für Raumentwicklung, Abteilung Geoinformation

2017 offen

(3)neu

Über egovpartner:

Um E-Government wirtschaftlich weiter zu entwickeln, haben der Kanton und zahlreiche Zürcher Ge-meinden die Zusammenarbeits -organisation egovpartner.zh.ch insLeben gerufen. Im Zentrum steht diegemeinsame Planung und Um setzungzeitgemässer Online-Angebote.

Haben Sie Fragen, Anregungen oder eigene Ideen für E-Government-Projekte? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf:

Staatskanzlei des Kantons ZürichStabsstelle E-Governmentegovpartner.zh.chLukas SteudlerNeumühlequai 10 / Postfach8090 Zürich

Telefon +41 43 259 59 53lukas.steudler@sk.zh.ch

ZHAW-Studie

eUmzugZH: Eine Erfolgsgeschichtedank Teamwork.Eine Evaluation des Projekts eUmzugZH durch die ZürcherHochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bestä-tigt: Die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligtenunter der Koordination von egovpartner funktionierte sehrgut und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Nach der flächendeckenden Einführung im Kanton Zürich schliessensich immer mehr Schweizer Kantone und Gemeinden demelektronischen An- und Ummeldeverfahren an.

Pilotprojekt und Referenzmodell Mit eUmzugZH wurde im Kanton Zürichein neuer Online-Service geschaffen, derinzwischen als Vorreiter für die landes-weite Umsetzung dient. Seit April 2016können die Einwohnerinnen und Ein -wohner des Kantons bei einem Umzugalle Ab- und Anmeldedokumente mit we-nigen Klicks ausfüllen und versenden.Mittlerweile bieten sämtliche Zürcher Gemeinden den elektronischen Umzugan, so dass rund 1.5 Millionen Einwohne-rinnen und Einwohner das Angebot nut-zen können. Möglich wird dies ins-besondere durch die beispielhafte Zu-sammenarbeit zwischen dem Kanton,den Gemeinden, Softwareanbietern undweiteren Netzwerkpartnern. Lukas Wei-bel, Projektleiter eUmzugZH, zieht einpositives Fazit: «Diese Zusammenarbeitwar vorbildlich!» Dies bestätigt auch eineaktuelle Studie, welche das Institut fürVerwaltungs-Management der ZHAW(IVM), Mitte 2017 im Auftrag der Staats-kanzlei Zürich durchgeführt hat.

Studie der ZHAW zieht positive BilanzDie Projektpartner haben für ihre Koope-ration im Projekt eUmzugZH erfreulichesFeedback erhalten: Initiiert durch dieStaatskanzlei des Kantons Zürich unddas IVM, wurden in einer Online-Befra-gung und in persönlichen Interviews dieProzesse, Strukturen und Erfolgsfaktorenevaluiert, um hieraus Handlungsempfeh-lungen für die Zukunft abzuleiten. DieStudie bestätigt eine hohe Motivationund gute Vorbereitung ebenso wie dieKompetenz der Projektleitung auch im

fachlichen Bereich sowie eine schlanke,effiziente Organisation. Die Verständi-gung zwischen Kanton, Gemeinden undTechnologiepartnern sei offen und pro-fessionell, und die Arbeit von egovpart-ner als Koordinationsstelle werde sowohlvon den Gemeindevertretern als auchder Projektleitung sehr geschätzt. DieseErgebnisse motivieren für die Zukunftund geben praktische Hinweise für dieweitere Zusammenarbeit. So sollen dieaktive Kommunikation und eine gezielteVernetzung von Wissen und Kooperatio-nen weiter vorangetrieben werden. Eben-so wichtig ist es, Führungskompetenzenauszubauen und eine verantwortungs-volle «Unternehmer»-Haltung sowie In-novations-Denken zu fördern.

eUmzug schweizweit auf Kurs Das bequeme An-, Ab- und Ummeldenüber das Internet ist in der Bevölkerungein wichtiges Anliegen. Immerhin ziehenin der Schweiz jährlich rund 800'000Menschen um. Deshalb möchten immermehr Kantone und Gemeinden demWunsch ihrer Einwohnerinnen und Ein-wohner nachkommen. Seit August 2017gibt es eUmzug auch in den KantonenAargau, Uri und Zug. Alle 22 übrigenKantone sind ebenfalls an der Online-Plattform interessiert; 16 von ihnen pla-nen die Einführung bereits im Jahr 2018.Lukas Steudler, Leiter der Geschäfts-stelle von egovpartner, ist begeistert überden Anklang: «Hier trifft moderner Ser-vice public auf effiziente eGovernment-Praxis. eUmzug ist ein Gewinn für alleBeteiligten – wir freuen uns auf die wei-tere Zusammenarbeit!»

Bewertung der Projektergebnisse

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Quelle: zhaw, School of M

anagement and Law