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Einführung in Einführung in SAP R/3SAP R/3
Di 12.10.04 13.00 – 15.00Di 12.10.04 13.00 – 15.00
Mag. Iris Weiskopf, Stabsstelle für Controlling, Mag. Iris Weiskopf, Stabsstelle für Controlling, Universität InnsbruckUniversität Innsbruck
Inhalt
1) TheorieteilWas ist SAP?
Fakten zur SAP AG
Zur Software SAP R/3
Technisches
Modulübersicht
3) Fortsetzung TheorieteilStammdaten vs. Bewegungsdaten
Unternehmensstruktur und SAP
Vorteile des Systems
Bsp. Integration
2) Arbeiten in SAPBildschirmaufbau
Navigieren im System
SAP Menü
4) Beispiele im System
Falls Zeit bleibt: Einführung SAP an der Uni Ibk, Modul CO
Was ist SAP?
• ... steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (Applications and Products in Data Processing)
• ... ist die weltweit meist verbreitete betriebswirtschaftliche Standardsoftware
• … ist ein umfassendes, riesiges System
• Bedeutung: 1998 war bei 98 der 100 größten deutschen Konzerne SAP implementiert.
Fakten zur SAP AG
Gründung: von fünf IBM-Mitarbeitern 1972 gegründet Sitz des Unternehmens: Walldorf/Baden in Deutschland Jahresumsatz 2003: 7,0 Mrd. Euro Mitarbeiterzahl: 30.166
davon in Software-Entwicklung 8.200 Mitarbeiter Kunden: 22.600 Anwender: 12 Mio. in über 120 Ländern SAP Entwicklungslabors unter anderem in Palo Alto (USA), Tokio,
Bangalore (Indien) und Sophia Antipolis (Frankreich)… Börse: die SAP AG ist an verschiedenen Börsen gelistet
(Quelle: http://www50.sap.com/germany/)
Andere Anbieter von Standardsoftware sind z.b Oracle undPeoplesoft.
Zur Software SAP R/3
• SAP R/3 stellt den Anspruch alle betriebswirtschaftlichen Bereiche (Logistik, Personalwirtschaft…) abzudecken und zu integrieren.
• Die Softwarelösung ist nicht für einzelne Kunden entwickelt, sondern “neutral“.
• Durch „Customizing“ wird die Software der Situation und den Anforderungen des Unternehmens angepasst.
=> Implementierung meist langwierig
(Customizing, ev. Schnittstellen, neue Prozesse)
Technisches
• R/3 steht für Realtime-System, Version 3 • SAP R/3 läuft auf verschiedenen Betriebssystemen• Die Unternehmensdaten (Kunden, Materialien etc.) werden in
einigen tausend Tabellen einer Datenbank gespeichert• Die Programmiersprache von SAP R/3 ist ABAP• 3-stufige Client-Server-Architektur:
– Präsentationsschicht– Anwendungsschicht – Datenbankserver
• Den Benutzern werden Rollen zugeordnet. Verschiedene Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen. (z.b. Stammdatenverwaltung CO)
Wenn SAP Toaster herstellen würde…
…wäre das Bedienungshandbuch ca. 10.000 Seiten dick, der Toaster hätte 2.500 Schalter, die alle nach exaktem Muster eingeschaltet werden müssten. Ein Team von Basis- und Funktionsunternehmern würde ungefähr ein Jahr brauchen, um den Toaster bestmöglich zu konfigurieren, und dann nochmals sechs Monate, um ihn zu testen. In der Zwischenzeit müsste Ihre gesamte Familie ausgedehnte Ausbildungskurse besuchen, um zu lernen, wie der Toaster zu bedienen ist. Und wenn einmal alles läuft, so werden sie sagen, dann haben Sie den besten Toast der Welt bekommen...
Aufbau SAP R/3: Modulübersicht
An der Universität Innsbruck im Einsatz:
R/3-Module:
FI-AA Asset Accounting Anlagenbuchhaltung
CO Controlling Controlling
FI Finance Finanzwesen
FM Funds Management Haushaltsmanagement
MM Material Management Materialwirtschaft
PS Project System Projektsystem
SD Sales & Distribution Vertrieb
BW
HR
Business Information Warehouse
Human Ressources
Business Information Warehouse
Personalwirtschaft (ab 01.01.2005)
Einstieg in SAP
Schritte:
• Aufruf der Seite: www.portal.at
• Benutzer und Passwort eingeben und auf „Sign On“ klicken
• „SAP-Client“ auswählen
• Im Kästchen unter VPN einen Hacken setzen und auf „Verbinden“ klicken
SAP R/3 Bildschirmaufbau
Navigieren im System I
• In SAP werden durch Transaktionscodes (= Zeichenfolge, die eine Transaktion benennt) verschiedene Transaktionen (Tätigkeiten, Arbeitsschritte) aufgerufen.
• Eine Transaktion ist z.b. das Anlegen einer Kostenstelle, Durchführung einer Buchung etc.
• Aufruf einzelner Transaktionen durch:– Eingabe des Transaktionscodes in der Kommandoleiste
– Pflege der Favoriten
– Klick auf gelbe Ordner im Transaktionsbaum
Navigieren im System II
• Eine Transaktion wird durch Klick auf eines der folgenden Symbole beendet bzw. abgebrochen:
• Grünes Symbol: einen Schritt zurück
• Gelbes Symbol: Beenden
• Rotes Symbol: Abbrechen
• Ein neuer Modus („Bildschirm“) kann mit folgendem Symbol geöffnet werden:
• Zwischen dem Benutzermenü (z.b. Stammdatenverwalter CO) und dem SAP Standardmenü kann durch Klick auf diese Symbole gewechselt werden:
SAP Menü:SAP Menü:Durch „Stöbern“ im SAP Menü (Klick auf die Ordner, Unterordner etc.) erhält man einen kleinen Einblick in die Dimension der Software.
Bitte nur in die Ordner schauen und keine Transaktion (Symbol ) aufrufen!!
Stammdaten vs. Bewegungsdaten
Generell werden zwei Arten von Daten unterschieden:
• Stammdaten (z.b. Kostenstelle, Konto, Kostenart, Lieferantendaten, Kundendaten etc.)Stammdaten (engl.: master data) werden auch als feste Daten bezeichnet. Sie werden einmal im System angelegt und stehen unverändert über einen längeren Zeitraum hinweg zur Verfügung stehen. Die Stammdaten stellen eine Art „Gerüst“ dar.
• Bewegungsdaten (Buchungen, Verrechnungen etc.)Bewegungsdaten (engl.: transaction data) entstehen immer wieder neu durch betriebliche Prozesse. Bei Buchungen etc. wird auf die Stammdaten zurückgegriffen.
UnternehmenUnternehmen Mandant
Firma Tochtergesellschaft
Verkaufsorganisation
Unternehmensstruktur und SAP
Abteilung
Werk
Lagerhalle
Vertriebsgesellschaft
Buchungskreis
Werk
SparteGeschäfts-
bereichSparte
Lagerort
SAPSAP
Universität Innsbruck 103 Mandant
Buchungskreis 1:Universitätsgebarung
Buchungskreis 2:Projekte nach §26 UG 2002
Uni Innsbruck IBK1
SD Verkaufsbüro,MM Einkäufergruppe
Universität InnsbruckUniversität Innsbruck
Keine Logistik MM/SD
Verkaufsorg./Einkaufsorg./Werk
Institute, Dienstleistungseinricht.
Uni Innsbruck IBK2
Bsp. Unternehmensstruktur und SAP
Organisationsstrukturen in Controlling
OrganisationseinheitenMandant
Kostenrechnungskreis
Buchungskreis 3
Werk
COOM
FI
LO
KOKRS 2 (möglich)
Buchungskreis 1 Buchungskreis 2
WerkWerkWerk
Vorteile von SAP
• Individuelle Anpassung an Bedürfnisse eines Unternehmens möglich
• Realtime Integration:• Eine Kostenstelle wird im CO-Modul angelegt => die anderen
Module können sofort auf diese Kostenstelle zugreifen.• Eine Buchung in der Finanzbuchhaltung ist sofort in den
verschiedenen Berichten ersichtlich• Integration zu MM Bestellungen => Obligo Fortschreibung
• Flexibles Gestalten der Organisationsstrukturen durch • Kostestellenhierarchie• Kostenartenhierarchie etc.
• Durch die Komplexität und der Größe des Systems ergeben sich auch Nachteile (aufwendig, hoher Abstimmungsbedarf zwischen den Modulen etc.) sowohl in der Einführung als auch im laufende Betrieb.
BestellanforderungenBestellanforderungen
BestellungenBestellungen
Kostenstelle
Finanzbuchhaltung
RechnungenRechnungen
Buchungen
Materialwirtschaft
Controlling
WarenbewegungenWarenbewegungen
EigenleistungenEigenleistungen
UmbuchungenUmbuchungen
MittelreservierungenMittelreservierungen
Statist. KennzahlenStatist. Kennzahlen
Wartung
Investitionen
Reparaturen
usw.
FI
MM
CO
Bsp. zur Integration des Systems
Bsp. im System
Gemeinsam:
– Kostenstelle anzeigen
– Kostenart anzeigen
– Berichte
Nur Vorzeigbar:
– Bestellung anzeigen
– Beleg anzeigen
– Kostenstellengruppen
– Kostenartengruppen
– Umlagen, Verrechnungen etc.
Einführung von SAP an den Universitäten
• Hintergrund: Universitätsgesetz 2002• Universitäten wurden mit 1.1.2004 aus der
Haushaltsverrechnung des Bundes ausgegliedert und arbeiten nach HGB (vorher: Kameralistik)
• Universitäten können individuell eine neue Organisationsstruktur gestalten
• Großes Projekt zur Einführung von SAP R/3 an allen österreichischen Universitäten – Projekt uni.verse
• „go live“ (Produktivstart) am 01.01.2004• Ablauf: Mastererstellung (Prototyp) in Wien,
Anpassung an einzelnen Universitäten
Ausschnitt eines Projektplans
Links
SAP-Homepage der Uni Innsbruck
http://www2.uibk.ac.at/fakten/leitung/rektor/sap/
(Begriffserläuterungen, Hilfen, Links etc.)
SAP Deutschland
http://www50.sap.com/germany/
„SAP Kochbuch“
http://wwwai.wu-wien.ac.at/~koch/forschung/bpr/sap/kochbuch/kochbuch.pdf
Institut für Wirtschaftsinformatik, Saarbrücken
http://www.iwi.uni-sb.de/lehre/vorlesung/SAP/