Einige Probleme der kaufmännischen Buchführung und allgemeine Hinweise

Wolf-Eckhard Wormser

Dresden, 17. März 2009

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Einige Probleme der kaufmännischen Buchführung und allgemeine Hinweise

1. Ausgangssituation in Dresden

2. Rules & Regulations

3. Aktuelle Arbeitspakete

4. Strategische Fragen

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Universitätshaushalt

Ausgaben 2008 nach Ausgabengruppen und Mittelherkunft

Ausgaben in Mio. €Zweckbestimmung Landesmittel Drittmittel Zentralkapitel Gesamtausgaben

Personalausgaben 146,5 71,8 1,2 219,5

Liegenschaftsbewirtschaftung 22,0 0,5 0,3 22,8

Sachausgaben 12,3 32,6 0,1 45,0

Zuweisungen und Zuschüsse 0,08 0,0 0,1 0,2Ersteinrichtung, Großgeräte und sonstige Investitionen 5,4 17,1 9,2 31,7

Ausgaben insgesamt 186,3 122,0 10,9 319,2Zuschuss an die Medizinische Fakultät  48,2 19,7 67,9

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• Modellversuch „Ergebnisorientierte Selbststeuerung an der TU Dresden“ von2000 bis 2004 – Ziel verbesserte Haushaltsflexibilität zukünftig für alle sächsischen Hochschulen einzuführen

- Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 bis 8, der HGr. 4 einseitig zu Gunsten der HGr. 5 und 8 sowie HGr. 5 und 8 gegenseitig deckungsfähig

- Bildung von Rücklagen und uneingeschränkte Übertragung von Haushaltsresten

- 5 %ige Flexibilisierung des Stellenplanes

• Im Ergebnis der Evaluation des Modellversuches durch CHE und GMO (von 2005 bis 2007) Einführung des kaufmännischen Rechnungswesen für die sächsischen Hochschulen

Ausgangssituation

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Gemeinsames Projekt der sächsischen Hochschulen des SMWK sowie der HIS GmbH zur Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens

• Auftaktveranstaltung am 02.10.2007Pilothochschulen sind die TU Dresden sowie der TU Chemnitz

• Erarbeitung der hochschulspezifischen Rahmenhandbücher und Richtlinien:- Bewertungsrichtlinie- Inventarordnung- Buchungsrichtlinie- Sachkontenrahmen- NHS-Rahmenhandbuch

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Rahmenhandbücher und Richtlinien (1)

1. Bewertungsrichtlinie regelt:

• die Bewertung des Anlagevermögens (materiell und immateriell) sowie die zukünftige Abschreibungsregelungen

• die Bewertung der Grundstücke und Gebäude• die Bewertung der Kunstgegenstände und Sammlungen• die Bewertung der Finanzanlagen (auch von verbundenen Unternehmen)• sowie von Fahrzeugen, Tier- und Pflanzenbeständen• Bewertung des Umlaufvermögens (Vereinfachungsverfahren)• Bewertung der Entgelte aus Aufträgen Dritter, Projektförderung• Rückstellung

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Rahmenhandbücher und Richtlinien (2)

2. Inventarordnung

Die bestehende Inventarordnung der TU Dresden muss u. a. in den nachfolgend aufgeführten Punkten an die Rahmeninventarordnung angepasst werden z. B.

bisher neu

• Prüfpflichten 2 Jahre 3 Jahre

• Def. Anlagevermögen beweglich selbstständig nutzbar und länger als

3 Jahre im Gebrauch 1 Jahr im Gebrauch

• Software und Lizenzen nicht erfasst muss erfasst werden

• Umlaufvermögen nicht erfasst muss erfasst werden

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Rahmenhandbücher und Richtlinien (3)

3. Buchungsrichtlinie

Das Buchungs- und Kontierungshandbuch für Hochschulen des Freistaates Sachen wurde unter Berücksichtigung des Rahmenkonzeptes Finanzbuchhaltung des Freistaates Sachsen auf Basis des Sachkontenrahmens für Hochschulen und des HGB erstellt. Es bildet die Grundlage für ein einheitliches Buchungsverhalten bei gleichartigen Geschäftsvorfällen der Hochschulen.Es ist in zwei Teile gegliedert:

- allgemeiner Teil mit ausführlicher Beschreibung und Beispielen für kontenklassenübergreifenden und hochschultypischen Buchungsfällen

- spezieller Teil, nach Kontengruppen gegliedert und mit Hinweisen zu allen bebuchbaren Konten auf der Basis 3-stelliger Kontonummern

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Rahmenhandbücher und Richtlinien (4)

4. Sachkontenrahmen

Die TU Dresden arbeitet nach einem 5-stelligen Sachkontenrahmen seit Oktober 2005. Dieser Sachkontenrahmen wurde auf der Basis des Bundeskontenrahmens und des Kontenrahmens des Freistaates Sachsen erstellt.

Anpassungen sind jetzt vorrangig im Personalbereich erforderlich.

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Rechtsgrundlage für das kaufmännische Rechnungswesen

• Verabschiedung des Sächsischen Hochschulgesetzes am 21.11.2008

Aus § 11 SächsHG„ Wirtschaftsführung und Rechnungswesen richten sich nach kaufmännischen

Grundsätzen.“Tritt zum 01.01.2009 in Kraft

• Erarbeitung einer Rechtsverordnung zu § 11 SächsHG zur Umsetzung der kaufmännischen Buchführung (zurzeit noch im Abstimmungsprozess zwischen den Ministerien)

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Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (1)

• Auftaktveranstaltung mit Wirtschaftsprüfer und Kanzler an der TU Dresden am 23.05.2008 unter Beteiligung aller Dezernate

• Bildung von zwei hochschulinternen Arbeitsgruppen

1. Einführung der kaufmännischen Buchführung an der TU Dresden - Eröffnungsbilanzbestehend aus:- Wirtschaftsprüfer von PWC- Dezernentin für Haushalt, Zentrale Beschaffung und Allg. Verwaltung- Sachgebietsleiterin Haushalt- Sachgebietsleiterin Zentrale Beschaffung- Mitarbeiterin vom Sachgebiet Controlling

2. Drittmittelabrechnung nach Übergang zum kaufmännischen Rechnungswesenbestehend aus: - Leiter des European Projekt Center - Mitarbeiterin der Drittmittelverwaltung- Mitarbeiterin der Personaldezernates- Sachgebietsleiter der Datenverarbeitung- Mitarbeiterin vom Sachgebiet Controlling

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Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (2)

• Eröffnungsbilanz zum Stichtag 31.12.2008 soll durch die 1. Arbeitsgruppe gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer bis zum 30.06.2009 erstellt werden.

• Erarbeitung erfolgt auf der Basis der o. g. Bewertungsrichtlinie für die Hochschulen des Freistaates Sachsen

• Nachfolgender Arbeitsstand wurde in den bisherigen 8 Sitzungen erreicht:

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1. Anlagevermögen

Ausgangssituation

- Immaterielle Vermögensgegenstände (Software wird zentral durch das ZIH verwaltet)

- Grundstücke und Gebäude stehen den Hochschulen unentgeltlich zur Verfügung

- bewegliches Anlagevermögen

Inventar liegt wertmäßig und mengenmäßig pro Kostenstelle im IVS vorInventur erfolgte bisher aller zwei Jahre (stichprobenartig) proKostenstelleInventar wurde nach DFG-Schlüssel abgeschrieben

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (3)

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1. Anlagevermögen

Aufgaben und Arbeitsstand

- Inventur des beweglichen Anlagevermögens

Alle Anlagegüter mit einem Restbuchwert > 50.000 EUR (315 Einzel-geräte) wurden bis zum 28.02.09 durch die Mitarbeiter des Dezernates 1überprüft.

Jetzt erfolgt die Korrektur der Daten im IVS (Inventarisierungsprogramm) bis zum 31.03.2009 (Dez. 1)

Die im IVS erfassten Anlagegüter (ca. 110.000 Einzelgeräte) müssen in die Anlagenbuchhaltung (ABU) überführt werden. Bearbeitungszeit ca. 6 bis 8 Wochen (Dez. 1)

Künftig erfolgt die Abschreibung nach steuerlichen Kriterien in der ABU

Klärung der organisatorischen Anbindung an der Anlagenbuchhaltung

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (4)

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2. Umlaufvermögen

Ausgangssituation

- Identifizierung von Lagern an der TU Dresden

- Stichtagsinventur zum 31.12.2008 innerhalb der ersten zwei Monate erforderlich

Aufgaben und Arbeitsstand

I. Chemielager (anorganische und organische Chemie)

Bestandsaufnahme erfolgte in den ersten zwei Januarwochen durch die Mitarbeiter des Dezernates 1

Preise zum Stichtag wurden bis zum 28.02.2009 ermittelt, die wertmäßige Erfassung wird zum 15.04.2009 abgeschlossen sein

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (5)

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2. Umlaufvermögen

II. Materiallager

Bestandsaufnahme erfolgte wetterbedingt erst in den ersten 10 Tagen des Monats März durch die Mitarbeiter des Dezernates 1

Preise zum Stichtag werden noch ermittelt und die wertmäßige Erfassung wird zum 15.04.2009 abgeschlossen sein

III. Forderungen (Dez. 1)

Liste der offenen Forderungen zum Stichtag 31.12.2008 liegt vor

Geldbestände der Zahlstelle sowie aller Geldstellen der TU Dresden wurden zum Stichtag erfasst

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (6)

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3. Rechnungsabgrenzungsposten

ARAPZeitschriftenabosKfz-SteuernAbschläge für Elt, Gas, Wasser, FernwärmeSoftwarelizenzen

PRAP

StudiengebührenTagungsbeiträgeSportbeiträge

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (7)

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4. Rückstellungen – Termin 31.05.09 (vorrangig Dez. 2)

Pension

Altersteilzeit

Beihilfe und Jubiläen (versicherungsmathematische Gutachten )

Übergangsgelder

Schwerbehindertenabgabe

nicht in Anspruch genommener Urlaub (repräsentative Teiler-hebung für ZUV und ausgewählte Fakultäten - BIW und WiWi)

Reisekosten (1/12-Regelung kommt zur Anwendung)

unterlassene Instandhaltung (Dez. 4)

Prozesskosten sowie drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (Dez.3)

ausstehende Rechnungen (Dez. 1)

Archivierung und Jahresabschluss (Dez. 1)

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (8)

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5. Verbindlichkeiten

Liste aller offener Verbindlichkeiten zum 31.12.2008 kann aus dem HIS-System generiert werden (Termin 31.03.2009) (Datenbestand Dez. 1)

6. Abgrenzung Auftragsforschung von Zuwendungsprojekten

Liste der Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Auftragsforschungund Zuwendungsprojekten liegt vor (Dez. 1)

Stand der Vorbereitungsarbeiten an der TU Dresden (9)

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Offene Probleme und Fragestellungen

- Anlagen im Bau

- Betriebe gewerblicher Art

- Vermögensverluste aus Literaturbeschaffungen aus Haushalts- und Drittmitteln undderen Inventarisierung in der SLUB

- Merchandisingprodukte

- Bewertung von Tieren und Pflanzen

- Bewertung von Kunstgegenständen und Sammlungen

- Behandlung interner Verrechnungen von Leistungen

- Festlegung zum Aufbau sowie arbeitsorganisatorische Anbindung der künftigen

Anlagenbuchhaltung unter Nutzung des Softwaremoduls HIS-ABU

- Beteiligung an Unternehmen

- Darstellung der Investitionszuschüsse für Baumaßnahmen durch die TU Dresden

- Tests der Reports in FSV-FIBU (Bilanz, GuV, Anlagespiegel, Saldenlisten)

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Stand der EDV

• Die HIS-Module FSV (MBS, IVS, ABU, FIBU) sind installiert und einsatzbereit.

• Die Daten für den Anlagespiegel müssen aus dem IVS in die ABU übernommen werden.

• Das Modul SVA (Personal)ist seit 2008 im Einsatz und die Schnittstelle zwischen Bezügestelle und SVA wird gerade angepasst.

• Für die Lager könnte zukünftig das Modul MAT eingesetzt werden. Die vorhandenen Datenbestände können übernommen werden.

• Sobald die sächsischen Hochschulen ihren unbaren Zahlungsverkehr unabhängig von der Hauptkasse realisieren dürfen, ist die Einführung von KBS erforderlich.

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Stand der Weiterbildung

Schulung der Mitarbeiter

1. zur kaufmännischen Buchführung

in 4 Kursen je 16 h wurden insgesamt 80 Mitarbeiter der ZUV in die Bilanzbuchhaltung eingeführt (HIS)

2. zur Anlagenbuchhaltungin 1 Kurs je 16 h wurden insgesamt 20 Mitarbeiter der ZUV in die Anlagenbuchhaltung eingeführt (HIS)

3. zur Steuerproblematikin 3 Kursen je 20 h wurden insgesamt 5 Mitarbeiter des Sachgebietes Haushalt zu Problemen der Umsatzsteuer an Hochschulen weitergebildet (Fernuni Hagen)

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Strategische Fragen

• Qualifizierungsmaßnahmen

• EDV-Entscheidung

• Integration KLR und Finanzbuchhaltung

• Interne Steuerung nach anderen Regeln?

• Liegenschaften

• Berufungszusagen

• Sonderposten für Investitionen

• Umsatzkostenverfahren und Segmentberichterstattung

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Qualifizierungsmaßnahmen & EDV-Entscheidung

Die Einführung kaufmännischer Buchführung kann nicht wegdelegiert werden

Qualifikation der eigenen Leute inThemen: Grundsätze kaufmännischer BuchführungRules & RegulationsEDVBilanzbuchhalter

EDV-Einführung und Systemumstellung zugleich?

Optimierung der Geschäftsprozesse und Akzeptanz durch intensive Schulung auf der vorgesehen Standardlösung

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Integration KLR und Finanzbuchhaltung &

Interne Steuerung nach anderen Regeln?

Häufig sind KLR und Buchhaltung getrennt aufgestelltHaushaltsabteilung und Kasse vs. ControllingHIS-MBS vs. HIS-COBBuchhaltung für Landeshaushaltsrechnung vs. KLR-Quartals-Bericht

Das ist – behutsam – zusammenzuführenAnlagenbuchhaltung + FiBuFinanzstatistikVollkostenabrechnung von Drittmittelprojekten

Was ist führend? Kaufmännisch oder kameral? Wie lange sollen verschiedene Ebenen nach verschiedenen Prinzipien gesteuert

werden?

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Sonderposten für Investitionen & Liegenschaften

Sonderposten zur Neutralisierung der Abschreibung in der ErfolgsrechnungEmpfehlung der Wirtschaftsprüfer zur Behandlung staatliche Zuschüsse bei

UnternehmenPraxis bei Krankenhäusern und UniklinikenBei Unis ist Drittmitteleinwerbung KerngeschäftOhne Ausweis der Abschreibung geringe Differenz zur Kameralistik

Einbezug der Liegenschaften essentiellNotwendiges WirtschaftsgutAbrechnung gegenüber EUEmpfehlung der Kanzler: Ausweis als Teilbetrieb, auch wg. benchmarks

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Berufungszusagen & Umsatzkostenverfahren und Segmentberichterstattung

Berufungs- und Bleibezusagen binden Mittel, sind aber keine VerbindlichkeitenÖffentlicher Ausweis?Bindung in statuarischer Gewinnrücklage als Sperre gegen den Zugriff des FMTransparenz und Rechenschaftslegung

Standard in Deutschland ist Gesamtkostenverfahren, internationalUmsatzkostenverfahren

Im Jahresabschluss Informationsgewinn durch zusätzliche Gliederung der Kosten:unter Einbezug der Kostenstelleninformation nach Herstellungskosten,

Vertriebskosten usw. sowie durch eine integrierte Segmentberichterstattung (z.B. Forschung & Lehre)

und durch Integration der Kostenrechnung standardisierter Ausweis des Aufwands

und der Erträge der Fächer

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1. Man kann nicht früh genug anfangen, sich

vorzubereiten

2. Es ist kein Hexenwerk

3. Viel Erfolg!

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