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Enterprise-Content-Management

DOI 10.1007/s11576-013-0384-0

Die Autoren

Dr. Sven Laumer (�)PD Dr. Daniel BeimbornDipl.-Wirtsch.Inf. Christian MaierChristoph Weinert, M.Sc.Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik,insb. Informationssystemein DienstleistungsbereichenOtto-Friedrich Universität BambergAn der Weberei 596047 BambergDeutschlandsven.laumer@uni-bamberg.dedaniel.beimborn@uni-bamberg.dechristian.maier@uni-bamberg.dechristoph.weinert@uni-bamberg.deurl: http://www.uni-bamberg.de/isdl

Eingegangen: 2013-07-15Angenommen: 2013-09-16Angenommen nach zwei Überarbei-tungen durch Prof. Dr. Sinz.Online publiziert: 2013-10-16

This article is also available in Englishvia http://www.springerlink.com andhttp://www.bise-journal.org: LaumerS, Beimborn D, Maier C, Weinert C(2013) Enterprise Content Manage-ment. Bus Inf Syst Eng. doi: 10.1007/s12599-013-0291-3.

© Springer Fachmedien Wiesbaden2013

1 Das Problem derInformationsüberflutung

Das vieldiskutierte und nach wie vor un-gelöste Problem der Informationsüber-flutung wird durch technologische Inno-vationen, wie zum Beispiel Social Me-dia, oder auch zunehmende Regulations-bestimmungen, wie insbesondere Doku-mentationsanforderungen, verstärkt undzieht negative Konsequenzen für Orga-nisationen und Individuen nach sich. Sowird für das Jahr 2015 ein weltweites

Gesamtinformationsvolumen von nahe-zu acht Zettabyte1 prognostiziert, wasgegenüber dem Jahr 2011 einen An-stieg um 400 Prozent bedeuten würde.Der Großteil dieses Informationsvolu-mens liegt in unstrukturierter Form, bei-spielsweise in E-Mails, auf Webseiten, aufSocial-Media-Plattformen oder in Text-dokumenten, vor (Beath et al. 2012).

Für den Umgang mit der Bereit-stellung und Verwaltung solcher über-wiegend unstrukturierter Informations-bestände im betrieblichen Kontext hatsich der Begriff des Enterprise-Content-Managements (ECM) etabliert (Grahl-mann et al. 2011). Während Software-hersteller immer ausgereiftere und um-fassendere ECM-Lösungen vermarkten2

und auch die BITKOM einen eige-nen Themenschwerpunkt ECM definierthat,3 befindet sich die Forschung zu ECMnoch in einem sehr unausgereiften Zu-stand (Grahlmann et al. 2011; Munkvoldet al. 2006; Tyrväinen et al. 2006).

2 Begriffsdefinition und-abgrenzung

Für ein Grundverständnis des ECM-Begriffes beziehen sich zahlreiche For-schungsarbeiten (z. B. Alalwan 2012;vom Brocke et al. 2011a, 2011b) auf dievon der Association for Information andImage Management (AIIM) geprägte Be-griffsdefinition: „Enterprise Content Ma-nagement (ECM) is the strategies, me-thods and tools used to capture, mana-ge, store, preserve, and deliver contentand documents related to organizationalprocesses. ECM tools and strategies al-low the management of an organization’sunstructured information, wherever thatinformation exists“.

Daneben haben sich in der Litera-tur andere, weiter gefasste Begriffsdefi-nitionen etabliert. So schlagen Grahl-mann et al. (2011, S. 272) vor, ECMals „the strategies, processes, methods,systems, and technologies that are ne-cessary for capturing, creating, mana-

ging, using, publishing, storing, preser-ving, and disposing content within andbetween organizations“ zu erfassen.

Basierend auf diesen verschiedenar-tigen Begriffsdefinitionen wird in derLiteratur diskutiert, inwiefern ECMein neues Forschungsgebiet der Wirt-schaftsinformatik darstellt oder ob essich lediglich um eine Zusammen-fassung bislang bekannter Ideen undKonzepte handelt (vom Brocke et al.2011b). In diesem Zusammenhangwird ECM als ein integriertes Konzeptdes Informationsmanagements aufge-fasst und als Zusammenführung desContent-, des Dokumenten- und desInformations-Ressourcen-Managementsangesehen (Munkvold et al. 2006;Grahlmann et al. 2011). Darüber hin-aus ordnet die Literatur ECM teilweiseauch als Teildisziplin des Wissensma-nagements ein (Munkvold et al. 2006),deren Aufgabe es ist, das im Unterneh-men vorhandene explizte Wissen zuverwalten. ECM hat zudem den An-spruch, das Dokumenten- und Wissens-mit Ansätzen des Workflow- und Ar-chivierungsmanagements zu verbindenund zu erweitern (Munkvold et al. 2006;Scheepers 2006).

Die Vielseitigkeit der aufgeführtenThemengebiete, deren Integration undWeiterentwicklung unter dem ECM-Begriff zeigen, dass unter diesem eineneue Klasse von Informationssystemenzu verstehen ist. Deren Aufgabe ist es, dieVersorgung von Geschäftsprozessen zurErstellung von Produkten und Dienst-leistungen mit Informationen aus unter-schiedlichen Quellen sicherzustellen. Ausdiesem Grund müssen ECM-Systeme so-wohl Funktionen bereitstellen, um denLebenszyklus von unstrukturierten In-formationen (z. B. Textverarbeitungs-dokumente) zu unterstützen, aber aucheine Integration mit den Datenquellenstrukturierter Informationen (z. B. ERP-Systemen) bieten. Der Aufgabenbereichdes ECM erstreckt sich in einem breitenFeld von der Aufbereitung, Präsentation

11 Zettabyte = 1 Milliarde Terabytes.2Laut BITKOM wächst alleine der deutsche ECM-Markt in 2013 auf über 1,6 Milliarden Euro (http://www.bitkom.org/de/themen/69257_75297.aspx).3http://www.bitkom.org/de/themen/69257.aspx bzw. http://www.ecm-navigator.de/.

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Abb. 1 Enterprise-Content-Management

und Personalisierung von Informatio-nen für den Anwender über informa-tionsbezogenes Workflow-Managementbis hin zur Entwicklung von Algorith-men zur Informationsaufbereitung und-transformation. Das Konzept des ECM,wie es im folgenden Abschnitt weiterfüh-rend beschrieben wird, geht somit überdie jeweilige Funktionalität seiner Wur-zeln hinaus, da es diese integriert undweiterentwickelt (Grahlmann et al. 2011;Scheepers 2006; Tyrväinen et al. 2006).

3 ECM-Konzept

Bisherige Forschungsarbeiten fokussie-ren überwiegend auf einzelne Teilbe-reiche des ECM, nehmen zur Einord-nung jedoch nur selten eine umfassendeKonzeptualisierung von ECM vor. Ab-bildung 1 stellt ein Rahmenwerk ausdrei Ebenen dar, welches eine gesamt-heitliche Sicht auf ECM erlaubt. Dabeiwird zwischen der Unternehmens-, derInformations- und der ECM-System-Ebene unterschieden, wobei deren Ge-staltung von regulativen und gesetzlichenVorgaben abhängt. Das in Abb. 1 illus-trierte und im Folgenden beschriebeneECM-Konzept veranschaulicht, dass aufder Unternehmensebene Produkte oderDienstleistungen für interne und externeKunden im Rahmen von Geschäftspro-zessen erstellt bzw. erbracht werden. Diehierfür benötigten Informationen wer-

den durch die Informationsebene bereit-gestellt. Hinsichtlich der Informationsar-ten kann zwischen der Generierung von(un-)strukturierten Information überMensch-Computer-Schnittstellen undder Integration von strukturierten Infor-mationen über Computer-Computer-Schnittstellen unterschieden werden.Auf der ECM-System-Ebene bietet einECM-System die notwendige techni-sche Funktionalität zur Unterstützungder nicht-automatisierten Erstellung von(un-)strukturierten sowie zur Integrati-on von automatisiert generierten struk-turierten Informationen zur Verwendungim Rahmen von Geschäftsprozessen.

3.1 Unternehmensebene

Die Unternehmensebene befasst sichmit geschäftsprozessbezogenen, ökono-mischen Aspekten des ECM. ECM ist inerster Linie für die Bereitstellung von In-formationen für Geschäftsprozesse ver-antwortlich, um Produkte oder Dienst-leistungen für interne wie externe Kun-den zu produzieren bzw. zu erbringen.

3.2 Informationsebene

Die Informationsebene befasst sich mitder geeigneten Strukturierung und Auf-bereitung von Informationen sowieder Ermittlung der Informationsan-forderungen der Endanwender oderder zu unterstützenden Geschäftspro-zesse. Beispiele für die Generierung

(un-)strukturierter Informationen überMensch-Computer-Schnittstellen sindFormulare, Textverarbeitungs- oder Ta-bellenkalkulationsdokumente. Die Er-stellung von Informationen durch dieKommunikation mit Personen wirddurch die ECM-System-Funktionen Er-fassung, Verwaltung, Speicherung, Archi-vierung und Bereitstellung unterstützt.Die ECM-System-Funktion Integrationermöglicht die Anbindung von exter-nen Datenquellen durch die Kommuni-kation mit weiteren Anwendungssyste-men. Hierbei können über Computer-Computer-Schnittstellen strukturierteInformationen beispielsweise aus ERP-,CRM- oder HRM-Systemen in das ECM-System integriert werden. Informationenwerden generell im jeweils proprietärenFormat im Rahmen der Datenverwal-tung gespeichert. Abbildung 2 illustriertdie unterschiedlichen Informationsar-ten der Informationsebene basierend aufdem ADK-Strukturmodell4 (Ferstl undSinz 2012).

3.3 ECM-System-Ebene

Auf der ECM-System-Ebene sind ECM-Systeme „positioned as (technical) solu-tions for the organization-wide manage-ment of all types of content“ (Grahlmannet al. 2011, S. 269). Diese Ebene umfasstdie notwendige technische Funktionali-tät für die Versorgung von Geschäftspro-zessen mit Informationen. Hierzu wird

4Das ADK-Strukturmodell nach Ferstl und Sinz (2012) unterteilt ein Anwendungssystem in die Teilsysteme Anwendungsfunktion (A), Datenver-waltung (D) und Kommunikation (K). Letztere wird weiter in Kommunikation mit Personen (KP) und Kommunikation mit Maschinen (KM )unterteilt.

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Abb. 2 Informationsarten der Informationsebene basierend auf dem ADK-Struk-turmodell (Ferstl und Sinz 2012)

zwischen der Funktionalität zur Unter-stützung der nicht-automatisierten Er-stellung von Informationen auf dereinen (Erfassung, Verwaltung, Speiche-rung, Archivierung und Bereitstellung)und der Funktionalität zur Integrationvon automatisiert erstellten Informatio-nen auf der anderen Seite unterschieden.Das Management nicht-automatisiert er-stellter Informationen zählt dabei zu denHauptaufgaben des ECM (AIIM 2013).ECM-Systeme bieten zudem Funktionenzur Zusammenarbeit und zur Sicherstel-lung der IT-Sicherheit. Sämtliche Funk-tionen greifen auf Hard- und Software-komponenten (Infrastruktur) zurück, diederen Umsetzung ermöglichen.

Die Hauptfunktionen von ECM-Systemen werden im Folgendenerläutert:� Erfassung: Die Erfassung von Inhalten

kann nicht-automatisiert durch Perso-nen oder automatisiert durch Anwen-dungssysteme (z. B. ERP, CRM, HRM)erfolgen (inkl. der Extraktion von In-halten durch Optical Character Reco-gnition (OCR) aus physischen Doku-menten). Um die so erfassten Inhal-te nutzbar zu machen, werden diesekategorisiert und indexiert.

� Verwaltung: Die Funktion der Ver-waltung fokussiert auf das eigentliche

Dokumenten-Management. In diesemZusammenhang ist vor allem das Me-tadatenmanagement von Bedeutung.Zum Dokumentenmanagement zäh-len zudem Funktionen wie die Bear-beitungskontrolle (Aus- und Einche-cken von Dokumenten für deren Bear-beitung) sowie eine Versionskontrolle.

� Speicherung: Unter Speicherung wirddie vorübergehende Speicherung vonInformationen verstanden. Hierzuwerden diverse Speichertechnologien(z. B. lokale Dateisysteme) verwendet,um Informationen und Dokumentefür den täglichen Betrieb verfügbar zumachen.

� Archivierung: Diese Funktionalität be-fasst sich dagegen mit der langfristigenSpeicherung von Informationen undDokumenten. Insbesondere das revisi-onssichere Archivieren von Informati-on, die in diesem Fall garantiert un-veränderbar abgelegt werden müssen,wird durch ECM-Systeme gewährleis-tet.

� Bereitstellung: Unter Bereitstellungwird die Veröffentlichung und Distri-bution von Informationen an derenEmpfänger verstanden. Dabei kanneine Information beispielsweise aktivüber E-Mails verteilt oder passiv auf ei-

ner Internet-, Intranet- oder Extranet-Seite veröffentlicht werden. Entspre-chende Suchfunktionen sind ebenfallsBestandteil dieser Komponente.

� Integration: Da in Unternehmen di-verse Systeme an der automatisiertenErstellung von Informationen beteiligtsind, die nicht Teil eines ECM-Systemssind, (z. B. ERP, CRM oder HRM-Systeme) bedürfen diese einer Inte-gration mit diesem. Ein ECM-Systemstellt entsprechende Funktionalitätenbereit, sodass sowohl Informationenaus anderen Systemen in einem ECM-System weiterverarbeitet, als auch um-gekehrt Informationen aus dem ECM-System für andere Systeme bereitge-stellt werden können.

Darüber hinaus werden im Folgen-den weitere Unterstützungskomponen-ten von ECM-Systemen beschrieben:� Zusammenarbeit: Neben den grund-

legenden Funktionen zur Verwen-dung von Informationen im Rahmenvon Geschäftsprozessen stellen ECM-Systeme Möglichkeiten zur Kommu-nikation, Koordination und Kollabo-ration der beteiligten Mitarbeiter zurVerfügung. Diese Funktionalitäten un-terstützen die Kommunikation mittelstextueller oder visueller Medien underlauben auf diese Weise die Koor-dination von Gruppenmitgliedern so-wie die Zusammenarbeit an gemein-samen Aufgaben. In diesem Kontextspielt auch eine social-media-basierteKommunikation eine immer größe-re Rolle, deren Einsatz im Unterneh-men den Informationsaustausch sowiedie Zusammenarbeit bei der Erstellungvon Informationen bzw. Dokumentenunterstützen soll.

� Sicherheit: Im Zusammenhang mitECM-Systemen stellt die Sicherheit derInformationen und Dokumente einenentscheidenden Faktor dar. Die Inhal-te müssen vor unberechtigtem Zugriffgeschützt sein. Dies beginnt bei un-berechtigten Mitarbeitern des eigenenUnternehmens und setzt sich fort inZugriffen von außerhalb des Unter-nehmens. In diesem Zusammenhangsind insbesondere elektronische Signa-turen, Benutzerkonten- und Rechte-verwaltung sowie eine Datenverschlüs-selung von hoher Bedeutung, welcheeinen sicheren und geschützten Zu-griff auf Informationen und Doku-mente sowie für alle Prozesse zur Er-stellung und Verwaltung von Doku-menten bieten sollen.

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� Infrastruktur: Die Infrastrukturkom-ponente der ECM-System-Ebene be-zieht sich auf die grundlegenden ECM-Basistechnologien. Beispiele für Hard-und Softwarekomponenten sind ausHardware-Sicht Speichersysteme fürdie Informationsaufbewahrung undaus Software-Sicht Algorithmen fürdie Informationsaufbereitung und-transformation.

3.4 Regulative und gesetzlicheVorgaben

Die organisatorischen Aspekte auf derUnternehmens-, Informations- undECM-System-Ebene unterliegen regu-lativen und gesetzlichen Vorgaben. Diesestellen Anforderungen sowohl an dieGestaltung der Produkte und Dienstleis-tungen sowie der korrespondierendenProzesse, aber auch an die verwendetenInformationen und Systemkomponen-ten. Beispiele in diesem Zusammenhangsind das Gesetz zur Kontrolle und Trans-parenz im Unternehmensbereich, dasZugangskontrolldiensteschutzgesetz, dasBundesdatenschutzgesetz sowie Grund-sätze zum Datenzugriff und zur Prüf-barkeit digitaler Unterlagen. Auf allenEbenen müssen die Anforderungen die-ser externen Vorgaben umgesetzt bzw.durch das ECM-System entsprechendeFunktionalität bereitgestellt werden.

4 ECM-Implementierungs-konzepte

Je nach Anwendungsszenario und derZusammensetzung der zu verwaltenden

Informationen kann ECM als ein ganz-heitliches Managementsystem für unter-schiedlichen Arten von Informationenangesehen werden und somit als „Con-tent Warehouse“ implementiert werden(Grahlmann et al. 2011). ECM wirdin diesem Zusammenhang als ein Ser-vice verstanden, dessen Aufgabe es ist,unterschiedliche Arten von Informatio-nen bereitzustellen, der unter anderemauch von anderen Applikationen in An-spruch genommen werden kann (Grahl-mann et al. 2011). Als weitere Möglich-keit kann ECM als integrative Middlewa-re implementiert werden, um eine ver-tikale heterogene Applikationslandschaftzu integrieren (Grahlmann et al. 2011).In dieser Lösung ist der Endanwendersich der Existenz eines ECM-Systems garnicht bewusst, da ECM die benötigte In-frastruktur bereitstellt, um verschiedeneAnwendungen zu integrieren, und demNutzer den Zugriff über beispielsweiseWebtechnologien auf die unterschiedli-chen Informationen zu ermöglichen.

ECM ist somit ein ganzheitliches Kon-zept zum Management der Verwendungvon Informationen im Rahmen von Ge-schäftsprozessen, das im Rahmen vonECM-Systemen die notwendige techni-sche Funktionalität zur Erstellung von(un-)strukturierten Information überMensch-Computer-Schnittstellen undzur Integration von strukturierten In-formationen über Computer-Computer-Schnittstellen bietet.

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