Enterprise Content Management: Status Quo und Zukunft | Coextant | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 2007

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Enterprise Content Management: Status Quo und Zukunft

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

1

Coextant Seminar 2007Mitarbeiterportale und Web Anwendungen optimal gestalten und nutzen

Enterprise Content Management – Status Quo und ZukunftKeynote Dr. Ulrich KampffmeyerStuttgart, 13.09.2007

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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2

Agenda

• Definition & Merkmale von ECM• Komponenten von ECM• Aktuelle Trends im Markt• Ausblick:

Verlieren wir die Herrschaft über die Information?

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5

ECM: Definition

“Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”

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ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplicationsEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegrationIntegrationIntegration

Source: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM

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Integrative Middleware -Integrative Middleware

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications




System



EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware

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Independent Services – Dienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen

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Federated Repository – Einheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp

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ECM: das 5-Komponenten-Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

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CAPTURE

Human created Recogniton

Indexing

Input Designs

Categorization

• Office Documents • OCR

• Form • HCR

• Rich Media • ICR

• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

• XML

• Finacial Applications Aggregation

• E-Billing COLD/ERM

Input

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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

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Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung

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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-

führung

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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung

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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung

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Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung

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STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM

• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc

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PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE

Aussonderung

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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output

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Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management


Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

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ECM

Collaboration

Outputmanagem

ent

Storage/Archivierung

Hard

wa

re

Datab

ase

ER

P-W

ork

flo

w/

Rec

ord

s M

ana

g.

WCM

/Porta

l

Integration

Lösungsanbieter im Wettbewerb

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Internationale ECM Anbieter

• IBM / FileNet

• EMC Documentum

• OpenText

• ASG, BancTec, Hyland, CA u. a.

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Deutsche ECM Anbieter

• Ceyoniq

• d.velop

• Docuware

• Easy

• ELO

• Optimal Systems

• Saperion

• SER• und rund 50 weitere

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Collaboration

• MicrosoftVista mit Workflow, SharepointPortal Server, InfoPath, Exchange

• IBM Websphere, Domino, Quickr

• Oracle 10g Content Services, Workflow

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Output Management

• Adobe

• Betasystems

• ISIS

• XEROX

• und andere

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„Drucker“-Hardware

• XEROX

• CANON

• Brother

• Lexmark

• Ricoh

• und andere

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Datenbanken

• IBM

• Oracle

• Microsoft

• und andere

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Speichersystemanbieter

• EMC

• HDS

• HP

• IBM

• NetApp

• SUN

• und andere

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Systemhäuser

• Postkorb, elektronische Akte und andere Anwendungen

• immer mehr …

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ERP Standardsoftware

• SAP

• Oracle

• Sage

• und andere

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• Vignette

• Day

• Interwoven

• Hyperwave• und viele andere

• … und auch Open Source …

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Der Markt wächst stürmisch…

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Der Markt wächst stürmisch…Das Wachstum verteilt sich

jedoch auf viele alte und neue Anbieter

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Magic Quadrant der Gartner Gruppe

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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007

1. Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte!

2. Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!

3. Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!

4. Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!

5. Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!

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6. Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!

7. Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr!

8. Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management - Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an!

9. Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, Whiteboards, Video-Conferencing, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Spracherkennung, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive!

10. Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!

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11. Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmlicher Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse.

12. Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-Datenbank im Bauch haben.

13. Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig.

14. Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen.

15. Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.

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16. Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden.

17. Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt.

18. Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert.

19. Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben.

20. Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.

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SOA: DefinitionService Oriented Architecture

SOA ist ein Konzept für eine Systemarchitektur mit dem Ziel einer unternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration.

SOA ist ein Designansatz zum Entwurf von komplexenSoftwaresystemen, deren Funktionalität durch voneinanderunabhängige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.

Wesentliche SOA-Eigenschaften:• SOA ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug• Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik• SOA aggregiert lose gekoppelte Services zu

Geschäftsprozessen• Services sind interoperabel und kommunizieren über

standardisierte Schnittstellen miteinander

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Microsoft als Standard?

• Erfüllt viele grundlegende ECM-Bedürfnisse • Einfache Handhabung• Eine SharePoint-only Strategie erfüllt selten alle

Content-Management Ansprüche eines Unternehmens

• Die Stärken von SharePoint mit denen der etablierten ECM-Systeme verbinden

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SaaSSoftware as a Service

• SaaS wird gleichbedeutend mit ASP gesehen• Projektdokumentation, Collaboration und

gemeinsames Arbeiten sind als Vorreiter von SaaS auf dem Vormarsch

• SaaS wird zukünftig als Dienstleistung auch ECM für größere Unternehmen abdecken

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Konvergenz im ECM

Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesonderedurch das Zusammenwachsen von Technologien, dieursprünglich nicht zum Kernbereich desDokumentenmanagement gerechnet wurden: • Capture• Output-Management• Asset Management• Digital Rights Management• Elektronische Signatur• Web Content Management• Business Process Management• ...

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E-Mail-Archivierung

Immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E-Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen

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Records Management

• Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen

• RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden

• RM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt

• Eine Reihe neuer eigenständiger und integrierter Produkte wird dem Thema elektronische Archivierung neue Perspektiven geben

• RM erfährt durch Compliance und Standards Aufschwung

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BPM & Workflow

• Als BPM Business Process Management etikettiert werden neue Entwicklungen von Workflow-Werkzeugen vorgestellt, die einigen traditionellen Anbietern erlauben, den Anschluss an den Wettbewerb wieder zu gewinnen

• Der Markt trennt sich in• Process Engines als Verbindungskomponenten „im Untergrund“

• Anwendungen mit eigenem Clienten wie im herkömmlichen Workflow

• Business Process Management als integrative Gesamtlösung

• Process Enabling für vorhandene Standardanwendungen

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Die Signifikanz von Taxonomien und Suche

• Anwender müssen in der Lage sein, die Informationen, die im ECM-System gespeichert wurden, wieder zu finden

• Eine Unternehmensweite Struktur für die Organisation von Informationen als Grundvorrausetzung für das gemeinsame Arbeiten auf den Daten

• Erstellung einer Unternehmens-Taxonomie schon bei der Einführung eines neuen ECM-Systems erleichtert die spätere Benutzung

• Taxonomien, Thesauri und Nomenklaturen werden zunehmend multilingual

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Automatische Klassifikation

• Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut

• Zu unterscheiden sind die Ansätze:• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer

Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und

Strukturierung der Ergebnisse

• Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend

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Portallösungen

• Portal-basierte Lösungen, die mit anderen Anwendungen zusammenspielen, entwickeln sich zu einem eigenen Segment

• Produkte hierzu kommen sowohl von den Web-Content-Management- als auch von den Dokumenten-Management-Anbietern

• Die Zahl der Portal-Anbieter und – Produkte wird sich drastisch reduzieren

• Durch die Standards JSR 168, JSR 170 und JSR 283 sowie WebDAV können auch „dokumentenlastige“ Anwendungen einfach integriert werden.

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ILM Information Lifecycle Management

ILM Information Lifecycle Management ist gekennzeichnet durch:• Regelbasierte Verlagerung von Informationen von einem Speicherort

an einen anderen• Berücksichtigung der Eigenschaften von Speichern in Bezug auf

Geschwindigkeit, Ort, Kosten und Einbindung nur einmal beschreibbarer Speichersubsysteme

• Auswertung von Eigenschaften wie Quellsystem der Information, Format, letzte Nutzung, Dateiname, aktueller Speicherort etc.

• Berücksichtigung aller Arten von Daten und Dokumenten, egal welchen Formats und egal aus welchem erzeugenden System.

• Eigenständige Bereitstellungs- und Wiederherstellungsmechanismen• Bereitstellung optimierter Speichersysteme als IT-Infrastruktur im

Netzwerk, die transparent von allen Anwendungen genutzt werden kann

• Ansatz einer eigenen Speicherschicht mit Verwaltungs-, Statistik- und Virtualisierungsfunktionalität

• Ausweitung, bzw. zusätzliche spezielle Lösungsansätze wie HSM, E-Mail-Management, elektronische Archivierung etc.

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Compliance

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten einesUnternehmens, seiner Organisationsmitglieder undseiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von gesetzlichen und regulativenVorgaben.

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XML

• XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet.

• XML kann für die Dokumentenauszeichnung, für Meta-Daten, als Format, Schnittstelle, Typ-Definition oder sogar als Basis für komplette Datenbanken genutzt werden.

• Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt

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AJAX

• AJAX Asynchronous Javascript and XML gewinnt Bedeutung weil es an den letzten Grundfesten der „Fat-Clients“ rührt

• “Web 2.0” gewinnt durch AJAX an Momentum• Die Asynchronität ermöglicht damit neue Konzepte, auch in

Richtung Service orientierter Architekturen (SOA) • AJAX ist hier nicht vollkommen neu sondern bündelt eine

Reihe altbekannter Technologien• Der Ansatz jedoch ist neu und begründet damit auch

inzwischen ernsthaft von einem „Web 2.0“ zu sprechen• Auch AJAX hat noch eine Reihe immanenter Probleme, die

vor einer breiten Nutzung noch gelöst werden müssen, was auch die bisher nur sehr zurückhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes erklärt

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Standards

• In dem Maße wie immer mehr regulative Vorschriften den Einsatz von Dokumenten-Technologien betreffen, und die Kunden die Übereinstimmung mit diesen fordern, werden auch bei Schnittstellen, Strukturen und Metadaten immer mehr Standards implementiert.

• Standards verringern die Fertigungstiefe beim Anbieter.

• Standards schaffen Akzeptanz beim Anwender und ermöglichen es ihm, auch komplexen Lösungen zu vertrauen.

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Der Content “Big Bang“

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

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Der Content “Big Bang“

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte

200687 Mrd

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Exponentielles Wachstum in der Computertechnik

1900 1940 1980 2020 2060 2100

10-20

10

10-10

10-20

10-30

10-40

10-50

10-60

Re

che

nsc

hrit

te p

ro S

ekun

de fü

r 10

00

Do

llar

Jahr

Computer

ein Insektengehirn

ein Mäusegehirn

ein menschliches Gehirn

alle menschlichen Gehirne zusammen

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Die Zukunft von ECM

“ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”

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82

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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