Erste Schritte - hilfe.cas.dehilfe.cas.de/doc/de/ErsteSchritteCASgenesisWorld.pdf · Erste Schritte CAS genesisWorld im Überblick 9 Was ist was? Mit einem Client von CAS genesisWorld

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Stand November 2018

Erste Schritte Inhalt

3

Inhalt

1 CAS genesisWorld im Überblick 7

1.1 Was ist CAS genesisWorld? .......................................................................................................... 7

1.2 Aufbau von CAS genesisWorld.................................................................................................... 8

1.3 Editionen, Module und Erweiterungen ..................................................................................... 9

1.4 Hilfe ..................................................................................................................................................... 11

2 Daten pflegen 11

2.1 CAS genesisWorld starten .......................................................................................................... 12

2.2 Das Programmfenster .................................................................................................................. 15

2.3 Mit Daten arbeiten ........................................................................................................................ 16

2.3.1 Datensätze anlegen und bearbeiten ......................................................................... 17

2.3.2 Datensätze löschen und wiederherstellen .............................................................. 19

2.4 Eingabehilfen ................................................................................................................................... 19

2.4.1 Spezielle Eingaben ........................................................................................................... 21

2.4.2 Besonderheiten bei Typ und Status ........................................................................... 21

2.5 Datensätze suchen ........................................................................................................................ 23

2.5.1 Symbolleiste Suche .......................................................................................................... 25

2.5.2 Mit der SmartSearch suchen ........................................................................................ 26

2.5.3 Zielgenau Filter festlegen .............................................................................................. 27

2.6 Vorlagen für Datensätze erstellen ........................................................................................... 31

2.7 Verknüpfungen und Akte ........................................................................................................... 32

2.7.1 Datensätze miteinander verknüpfen ......................................................................... 32

2.7.2 Verknüpfungen im Register Akte ............................................................................... 34

2.7.3 Verknüpfungen in der Ansicht Akte .......................................................................... 35

2.7.4 Mehrere Datensätze gleichzeitig verknüpfen ........................................................ 36

2.7.5 Verknüpfen mit Drag & Drop ...................................................................................... 37

2.7.6 Verknüpfung entfernen .................................................................................................. 37

3 Daten in Ansichten sehen 37

3.1 Was ist ein Programmnavigator? ............................................................................................ 38

3.2 Was sind Ansichten? ..................................................................................................................... 38

3.3 Das Cockpit ...................................................................................................................................... 40

3.3.1 Unternehmens-Cockpit .................................................................................................. 41

3.3.2 Datensatz-Cockpits .......................................................................................................... 41

3.4 Mit Kalenderansichten organisieren ....................................................................................... 42

3.4.1 Kalenderbereich ................................................................................................................ 43

3.4.2 Monatsübersicht ............................................................................................................... 44

3.4.3 Aufgabenliste im Kalender ............................................................................................ 44

3.4.4 Teamkalender: In fremde Kalender schauen .......................................................... 45

3.4.5 Einstellungen für den Kalender ................................................................................... 46


4

3.5 Mit Listenansichten arbeiten ..................................................................................................... 47

3.5.1 Reihenfolge der Felder und Sortierung ändern .................................................... 48

3.5.2 Nach Feldern gruppieren ............................................................................................... 49

3.5.3 Filter über Listen ................................................................................................................ 50

3.5.4 Einstellungen Listen ......................................................................................................... 51

3.6 Grafikansichten ............................................................................................................................... 52

3.6.1 Aktivitätengrafik ................................................................................................................ 52

3.6.2 Projektgrafik ....................................................................................................................... 53

3.6.3 Diagramme.......................................................................................................................... 53

3.7 Ansichten in Registerkarten ....................................................................................................... 54

4 Adressenverwaltung 56

4.1 Neue Adresse anlegen ................................................................................................................. 56

4.1.1 Firma und Ansprechpartner anlegen ........................................................................ 56

4.1.2 Einzelkontakt anlegen ..................................................................................................... 57

4.1.3 Adresstypen umwandeln ............................................................................................... 58

4.2 Spezielle Felder von Adressen .................................................................................................. 58

4.2.1 Anschrift und Anschreiben ............................................................................................ 59

4.2.2 Adressen mit Bild .............................................................................................................. 59

4.2.3 Telefon, Fax, E-Mail .......................................................................................................... 59

4.2.4 Kontaktarten ....................................................................................................................... 61

4.3 Spezielle Funktionen für Adressen .......................................................................................... 61

4.3.1 Adressen automatisch einfügen: Adress-Assistent .............................................. 62

4.3.2 Automatische Adressprüfung ...................................................................................... 64

4.3.3 Dubletten ............................................................................................................................. 66

4.3.4 Adresse deaktivieren ....................................................................................................... 67

4.3.5 Synchrone Feldwerte ....................................................................................................... 67

4.3.6 Zeichensatz und Unicode .............................................................................................. 68

4.3.7 Geomarketing und Karten ............................................................................................. 69

4.3.8 Soziale Netzwerke ............................................................................................................ 71

4.4 Verteiler ............................................................................................................................................. 73

4.4.1 Wie erstellen Sie einen Verteiler? ............................................................................... 74

4.4.2 Wie ändern Sie einen Verteiler? .................................................................................. 75

5 Dokumentenverwaltung 76

5.1 Anbindung an Microsoft Word ................................................................................................ 77

5.2 Adressen anschreiben .................................................................................................................. 77

5.3 (Serien-)Brief mit Microsoft Word ........................................................................................... 79

5.4 Standardvorlage Mailing ............................................................................................................ 81

5.4.1 Mailing erstellen ................................................................................................................ 81

5.4.2 Mailing schreiben ............................................................................................................. 83

5.4.3 Mailing testen .................................................................................................................... 84

5.4.4 Mailing senden .................................................................................................................. 85


5

5.4.5 Senden im Register Status verfolgen ........................................................................ 87

5.5 Vorlagen für Dokumente ............................................................................................................ 88

5.5.1 Vorlage für Dokumentdatensätze ohne Archivdatei ........................................... 89

5.5.2 Vorlage für Dokumentdatensätze mit Archivdatei .............................................. 90

5.6 Dokumente bearbeiten: Besonderheiten ............................................................................. 90

5.6.1 Spezielle Funktionen für Dokumente ........................................................................ 92

5.6.2 Versionen verwalten ........................................................................................................ 94

5.6.3 Felder von Dokumentenlisten ...................................................................................... 95

6 Kommunikation mit Komfort 96

6.1 Automatiken für Adressen ......................................................................................................... 97

6.1.1 Grundlegende Einstellungen ........................................................................................ 97

6.1.2 Felder automatisch ausfüllen lassen .......................................................................... 98

6.1.3 Gut zu wissen ..................................................................................................................... 99

6.2 Automatiken für Dokumente .................................................................................................... 99

6.2.1 Postalische Anschrift je nach Land des Empfängers ......................................... 100

6.2.2 Dokumentsprache .......................................................................................................... 101

6.2.3 Text, Seriendruckfelder und Dokumentvorlage .................................................. 101

6.2.4 Gut zu wissen ................................................................................................................... 102

7 Die E-Mail-Anbindung 102

7.1 Was brauchen Sie, um E-Mails zu sehen? .......................................................................... 104

7.1.1 Die unterschiedlichen Arten von E-Mails .............................................................. 105

7.1.2 Wo sehen Sie Ihre E-Mails? ......................................................................................... 106

7.1.3 Wie bearbeiten Sie E-Mails in CAS genesisWorld? ............................................ 106

7.2 Microsoft Outlook verwenden ................................................................................................ 107

7.3 Die verschiedenen E-Mailansichten ...................................................................................... 107

7.3.1 Postfach .............................................................................................................................. 108

7.3.2 Offlineordner: Neue Listenansicht E-Mails ............................................................ 108

7.4 E-Mails schreiben und versenden ......................................................................................... 109

7.5 E-Mails und Drag & Drop ......................................................................................................... 110

7.6 E-Mails archivieren ...................................................................................................................... 111

7.7 Signatur und Abwesenheit ....................................................................................................... 111

7.8 Regeln für E-Mails ....................................................................................................................... 112

8 Wichtige Einstellungen 113

8.1 Arbeitsumgebung einstellen ................................................................................................... 113

8.2 Benachrichtigungs- und Aktionsdienst ............................................................................... 115

9 Das Rechtesystem 117

9.1 Rechte für das Bearbeiten von Daten .................................................................................. 118

9.1.1 Besitzrechte ....................................................................................................................... 119

9.1.2 Fremdzugriffsrechte ....................................................................................................... 123


6

9.1.3 Persönliche und vertrauliche Datensätze .............................................................. 126

9.2 Rechte für das Darstellen von Daten.................................................................................... 127

9.3 Rechte für Funktionen................................................................................................................ 128

9.3.1 Erweiterungen mit Modulen ....................................................................................... 128

9.3.2 Funktionen je nach Arbeitsplatz................................................................................ 129

9.4 Verbindungen und Zusammenhänge .................................................................................. 130

Erste Schritte CAS genesisWorld im Überblick

7

1 CAS genesisWorld im Überblick

Die Kundenorientierung hat für den Unternehmenserfolg in den letzten Jahren entschei-

dend an Bedeutung gewonnen. Dabei spielen die folgenden Fragen eine fundamentale

Rolle:

Was wissen Sie über Ihren Kunden?

Wie schnell können Sie dieses Wissen abrufen?

Um diese Fragen zu beantworten, bietet CAS genesisWorld

Zeit- und damit Kostenersparnis durch effiziente Prozesse bei allen Verwaltungs- und

Beratungsaufgaben im Büro und unterwegs,

höhere Kundenzufriedenheit und -bindung,

konsistente und individuelle Kundenansprache in Marketing, Vertrieb und Service – an

jedem Arbeitsplatz,

aktuelles Wissen über Kunden und Märkte und

eine optimierte Zusammenarbeit im Unternehmen (Groupware).

1.1 Was ist CAS genesisWorld?

CAS genesisWorld ist ein Programm, mit dem Sie Kundenbeziehungen effizient organi-

sieren und mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten.

Wichtige Funktionen von CAS genesisWorld sind z. B.

hierarchische Adressenverwaltung mit Firmenadressen und Ansprechpartnern sowie

Einzelkontakten,

komplette Kundenakte mit allen Informationen zu einer Adresse: Schriftverkehr,

E-Mail, Telefonate usw.,

Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung, Anbindung an Textverarbeitung,

Anbindung an ein E-Mail-System,

Termin-/Aufgabenverwaltung und

Erfassen und Verwalten von Telefonaten.

Alle Informationen bzw. Daten werden in CAS genesisWorld zentral gespeichert und sind

so für alle verfügbar, die die Daten benötigen.

Welche Daten ein Anwender sieht, hängt von seinen Rechten und Einstellungen ab. Zu-

griffsrechte für jeden Anwender regeln, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.


8

Die Daten, d. h. Termine, Aufgaben, Adressen, Dokumente usw. werden in CAS genesis-

World gepflegt und aktuell gehalten. Mit verschiedenen Einstellungen legen Sie fest, wie

diese Daten in CAS genesisWorld angezeigt werden sollen.

Darüber hinaus lassen sich alle Daten beliebig miteinander verknüpfen. So werden zu-

sätzliche Zusammenhänge deutlich und der Informationsgehalt erhöht sich. Ein Bespre-

chungstermin lässt sich beispielsweise mit den Adressen der Teilnehmer und dem Doku-

ment der Tagesordnung verknüpfen.

CAS genesisWorld arbeitet mit weiteren Systemen zusammen: Beispielsweise können Sie

weiterhin mit Microsoft Word Ihre Briefe und andere Dokumente verfassen und diese

Dokumente mit CAS genesisWorld verwalten.

1.2 Aufbau von CAS genesisWorld

Die Abbildung zeigt den prinzipiellen Aufbau von CAS genesisWorld: CAS genesisWorld

besteht aus mehreren Programmen.

Als Anwender arbeiten Sie mit einem oder möglicherweise auch mit mehreren Clients,

die in der obersten Zeile der Abbildung angezeigt werden.

Die anderen Programme wie Applikationsserver, Datenbank usw. installiert und ver-

waltet üblicherweise der Administrator.


9

Was ist was?

Mit einem Client von CAS genesisWorld erfassen Sie die Daten für Ihre tägliche Arbeit,

also Termine, Aufgaben, Adressen, Dokumente usw.

In der Datenbank werden diese Daten und weitere Daten für Einstellungen zentral ge-

speichert. Durch diese zentrale Speicherung sind die Daten prinzipiell auch zentral ver-

fügbar - für alle Anwender und für alle Clients.

Das Dokumentenarchiv ist ein spezieller Ordner, in dem z. B. Microsoft Word-Doku-

mente, Microsoft Excel-Tabellen oder Grafikdateien gespeichert werden. Diese so ge-

nannten Archivdateien sind durch das Dokumentenarchiv ebenfalls zentral für Anwender

und Clients verfügbar.

Die Management Konsole ist ein Programm für den Administrator. Damit werden Be-

nutzerkonten angelegt, damit Sie mit einem Client von CAS genesisWorld arbeiten dür-

fen. Außerdem werden Zugriffsrechte vergeben und weitere Anpassungen und Arbeits-

abläufe für Ihr Unternehmen eingerichtet.

Der Applikationsserver führt Arbeitsschritte durch wie das Suchen von Datensätzen, das

Speichern oder Ändern eines Datensatzes usw. und greift dafür auf die Datenbank und

das Dokumentenarchiv zu. Mit jedem Client melden Sie sich am Applikationsserver an.

Mit dem Anmelden werden Ihr Benutzerkonto für CAS genesisWorld und Ihre Zugriffs-

rechte geprüft.

Wodurch unterscheiden sich die Clients?

Die verschiedenen Clients unterstützen unterschiedliche Betriebssysteme, Technologien

und bieten so unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten und Schwerpunkte für CRM

(Customer Relationship Management) und Kundenbetreuung.

Mit CAS genesisWorld Desktop arbeiten Sie mit dem Betriebssystem Windows. In diesem

Client werden die meisten Funktionen für Anwender vollständig unterstützt.

Bei CAS genesisWorld Web arbeiten Sie mit einem der unterstützten Browser. Das Be-

triebssystem spielt hier keine Rolle. Dieser Client kann beispielsweise unterwegs oder an

einem Heimarbeitsplatz empfehlenswert sein.

Mit den CAS genesisWorld SmartDesign Apps für iPhone, iPad App, Android und Win-

dows arbeiten Sie mit den jeweiligen Betriebssystemen sowie entsprechenden Endge-

räten. Mit diesen Clients wird insbesondere der mobile Einsatz unterstützt und damit

auch die Funktionen, die z. B. im Vertrieb wesentlich sind.

1.3 Editionen, Module und Erweiterungen

CAS genesisWorld ist in unterschiedlichen Editionen erhältlich: In der Standard Edition

sind die zentralen Funktionen für Beziehungs- und Informationsmanagement verfügbar.


10

Weitere Editionen bieten Kombinationen von Modulen für spezielle Anforderungen eines

Unternehmens oder von Branchen.

In diesem Handbuch sind bis auf wenige Ausnahmen die Funktionen der Standard Editi-

on beschrieben. Einige wesentliche Funktionen der Premium Edition sind ebenfalls be-

schrieben, wenn diese für viele Anwender interessant sein können. Im entsprechenden

Kapitel dieses Handbuchs wird dann darauf hingewiesen. Die Funktionen aller Editionen

und der meisten Erweiterungen finden Sie in der Online-Hilfe.

Module als Erweiterungen von CAS genesisWorld bieten Funktionen etwa für das Finden

und Auflösen von Dubletten, Erstellen und Verwalten von Belegen oder Auftrags- und

Projektmanagement. Auch mobile Clients wie CAS genesisWorld iPhone App, iPad App,

Android App und Windows App sind Erweiterungen.

Erste Schritte Daten pflegen

11

Für Module sind Leitfäden oder eigene Online-Hilfen mit der entsprechenden Dokumen-

tation verfügbar. Auf der Seite hilfe.cas.de finden Sie Links zu diesen Dokumentationen.

CAS genesisWorld kann Daten mit anderen Systemen austauschen. Dazu gehören die

Anbindungen an eine Telefonanlage, an Microsoft Outlook und an Microsoft Word, so

dass Sie beispielsweise weiterhin Ihre Briefe mit Microsoft Word schreiben. Verwaltet

werden diese Dokumente mit CAS genesisWorld. Dies sind Funktionen der Standard Edi-

tion.

CAS genesisWorld wird in mehreren Sprachen ausgeliefert. Darüber hinaus sind weitere

Sprachen verfügbar. Bitte informieren Sie sich ggf. bei CAS Software AG. Der internatio-

nale Einsatz wird durch verschiedene Funktionen unterstützt, die in den Online-Hilfen ge-

nauer beschrieben sind.

1.4 Hilfe

Dieses Handbuch bietet Ihnen einen schnellen Einstieg in CAS genesisWorld. Als Nach-

schlagewerk für alle Funktionen verwenden Sie die Online-Hilfe für Anwender.

Um die Online-Hilfen zu öffnen, ist ein Internet-Zugang notwendig. Beim Öffnen der

Hilfe wird Ihr Standardbrowser verwendet und zwar mit den Einstellungen auf Ihrem

Rechner.

Um die Hilfe zu verwenden, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Um passende Informationen zum aktiven Fenster bzw. Register von CAS genesisWorld zu

erhalten,

drücken Sie einfach die F1-Taste der Tastatur oder

klicken Sie im Menü ? auf Hilfe oder

klicken Sie auf dieses Symbol oder auf eine Schaltfläche Hilfe im aktiven Fenster.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite

Lernen oder Nachschlagen?

In diesem Handbuch wird teilweise - siehe oben - auf die Online-Hilfe verwiesen und die

entsprechende Hilfeseite angegeben.

Klicken Sie im PDF-Dokument auf den Link und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Die Hilfe öffnet sich in Ihrem Standardbrowser mit der angegebenen Seite.

2 Daten pflegen

In diesem Kapitel finden Sie grundlegende Informationen, wie Sie Daten in CAS genesis-

World von Adressen, Dokumenten, Telefonaten, E-Mails usw. pflegen.

http://hilfe.cas.de/

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#lernen_oder_nachschlagen.htm


12

2.1 CAS genesisWorld starten

Anmelden an CAS genesisWorld ist möglich

mit dem Benutzernamen und Kennwort von Windows oder

mit einem Benutzernamen und Kennwort von CAS genesisWorld.

Unter Umständen benötigen Sie weitere Angaben wie den Namen des Applikations-

servers oder der Datenbank.

Die notwendigen Angaben für die Anmeldung erfahren Sie von Ihrem Administrator.

Wie Anmelden möglich ist und was für Sie am einfachsten ist, können Sie auch auspro-

bieren.

Benutzername und Kennwort von Windows verwenden Doppelklicken Sie auf dem Symbol von CAS genesisWorld auf dem Desktop.

Oder klicken Sie in der Windows Taskleiste auf die Schaltfläche Start und wählen Sie

Programme/CAS genesisWorld/CAS genesisWorld. Das Anmeldefenster öffnet sich.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort von Windows im Anmeldefenster

ein.

Wenn CAS genesisWorld startet, ist das Anmelden mit dem Benutzernamen und Kenn-

wort von Windows an CAS genesisWorld möglich.

Schließen Sie CAS genesisWorld und probieren Sie die folgende gleiche, aber ein-

fachere Möglichkeit.

Starten Sie CAS genesisWorld.

Geben Sie nichts im Anmeldefenster ein.

Drücken Sie die Enter-Taste der Tastatur oder klicken Sie auf die Schaltfläche Anmel-

den.

Automatisch wird nun das Anmelden an CAS genesisWorld über den Benutzernamen und

das Kennwort von Windows versucht.

Benutzername und Kennwort von CAS genesisWorld verwenden

Durch den Administrator wird ein Benutzername in CAS genesisWorld für Sie festgelegt.

Das Kennwort kann der Administrator leer lassen, so dass Sie sich zu Beginn ohne Kenn-

wort anmelden können.

Vergeben Sie auf jeden Fall ein eigenes Kennwort.

Ein Kennwort für CAS genesisWorld benötigen Sie, wenn der Export von Daten aus CAS

genesisWorld besonders geschützt ist. Der Administrator kann dies einstellen.


13

Dann müssen Sie das Kennwort für CAS genesisWorld z. B. auch vor dem Drucken von

Adressen oder bei einem Serienbrief an mehrere Adressen eingeben. Weitere Informa-

tionen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Daten exportieren/importieren.

Den Benutzernamen und das Kennwort bzw. ob das Kennwort leer ist, erfahren Sie von

Ihrem Administrator.

Beispielsweise haben Sie sich mit dem Benutzernamen und dem Kennwort von Win-

dows an CAS genesisWorld angemeldet.

Im Programmfenster wird Ihr Benutzername für CAS genesisWorld in der Titelzeile

angezeigt.

Klicken Sie im Menü Extras des Programmfensters auf Einstellungen/Register Allge-

mein/Schaltfläche Kennwort ändern.

Vergeben Sie ein eigenes, persönliches Kennwort.

Applikationsserver und Datenbank

Der Applikationsserver führt die Arbeitsschritte von CAS genesisWorld durch und Daten

von CAS genesisWorld werden in der Datenbank gespeichert, siehe Kapitel "Aufbau von

CAS genesisWorld" auf Seite 8.

Teilweise werden mehrere Applikationsserver und auch Datenbanken im gleichen Unter-

nehmen verwendet. Für spezielle Aufgaben ist dann Anmelden an bestimmten Applika-

tionsservern oder Datenbanken notwendig.

Üblicherweise sind allerdings Applikationsserver und Datenbank im Anmeldefenster be-

reits eingetragen.

Vorteile und Anmelden an unterschiedlichen Clients

Die unterschiedlichen Möglichkeiten für das Anmelden bieten unterschiedliche Vorteile,

insbesondere wenn Sie mehrere Clients einsetzen, siehe Kapitel "Aufbau von CAS

genesisWorld" auf Seite 8.

Durch das Anmelden mit Benutzername und Kennwort von Windows brauchen Sie

sich keinen weiteren Benutzernamen und kein weiteres Kennwort für CAS genesis-

World merken.

Dieses Anmelden ist auch bei mobilen CRM-Lösungen möglich, also z. B. bei CAS

genesisWorld Web. Dafür müssen Sie sich einmal im Netz Ihres Unternehmens ange-

meldet haben. Anschließend ist das Anmelden auch von unterwegs möglich und zwar

so lange, bis Sie Ihr Kennwort ändern. Dann melden Sie sich erneut einmal im Netz

Ihres Unternehmens an.

Auch mit einem Notebook oder wenn Sie die Replikation einsetzen, ist das Anmelden

mit und ohne Zugriff auf das interne Netz möglich.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#exportieren_importieren_rechte.htm


14

Das Kennwort von Windows müssen Sie regelmäßig ändern, wenn dies der Administ-

rator so einstellt. Damit wird der Datenschutz besser berücksichtigt.

Eine weitere Möglichkeit ist das Starten von CAS genesisWorld mit Parametern. Dies

finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite CAS genesisWorld schnell aufrufen.

Individuelle Farben für CAS genesisWorld

In CAS genesisWorld haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Farben der Oberfläche Ihren

Vorstellungen und Anforderungen anzupassen.

Eine erste Möglichkeit sind die Farben im Programmfenster. Klicken Sie im Menü

Extras auf Einstellungen.

Öffnen Sie das Register Arbeitsumgebung und dann das Register Benutzeroberflä-

che personalisieren.

In der Dropdown-Liste Farbschema ändern wählen Sie entweder festgelegte Farben

für alle möglichen Elemente oder eigene Farben für jedes Element mit Benutzerdefi-

niertes Farbschema.

Ebenfalls im Fenster Einstellungen sind für den Kalender im Register Farben unter-

schiedliche Farben für unterschiedliche Termine möglich, z. B. für Ihre eigenen Ter-

mine, für Termine mehrerer Teilnehmer oder öffentliche Termine.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#A_genesisWorld_beschleunigt_aufrufen.htm


15

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Kalender/Register

Farben.

Im Register Listen des Fensters Einstellungen sind z. B. abwechselnde Farben für

Zeilen oder ein Raster zwischen Spalten und Zeilen möglich.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Einstellungen Listen.

2.2 Das Programmfenster

Nach dem Start sehen Sie das Programmfenster von CAS genesisWorld.

Menüleiste und Symbolleiste

Mit der Menü- und Symbolleiste rufen Sie Funktionen von CAS genesisWorld auf.

Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, wird nach kurzer Zeit ein Text mit der

Beschreibung des Symbols eingeblendet.

Registerkarten

Geöffnete Ansichten werden als Registerkarten angezeigt. Wenn Sie bestimmte An-

sichten häufig benötigen, können Sie auch mehrere Ansichten jeweils als eigene Re-

gisterkarte öffnen.

Programmnavigator

Im linken Teil des Programmfensters befindet sich der Programmnavigator, der ver-

schiedene Ansichten auf Daten enthält.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#R_Einstellungen_Register_Kalender_Register_Farben.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#R_Einstellungen_Register_Kalender_Register_Farben.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#R_Einstellungen_Register_Listen.htm


16

Ansichten

Die Daten der Ansicht sehen Sie im Anzeigebereich, wenn Sie eine Ansicht links im

Programmnavigator anklicken.

Statusleiste

Unten im Programmfenster befindet sich die Statusleiste mit unterschiedlichen Infor-

mationen je nach Ansicht.

2.3 Mit Daten arbeiten

In CAS genesisWorld arbeiten Sie mit verschiedenen Datensätzen, beispielsweise mit

Terminen, Adressen, Aufgaben oder Dokumenten.

Ein Datensatz enthält zusammengehörige Informationen und ist durch einen Schlüssel

oder Namen eindeutig identifizierbar. Zum Datensatz "Anne Calina Maier" gehören alle

Informationen zu Frau Maier wie Vorname, Nachname, Anschrift usw.

Als Datensatz-Typen werden in dieser Dokumentation die Datensätze einer Art bezeich-

net. Die wichtigsten Datensatz-Typen sind:

Adressen: In einer Adresse sind die Daten von Personen und/oder Firmen gespei-

chert. Dabei werden Firmen, Ansprechpartner und Einzelkontakte als Adresstypen un-

terschieden.

Termine: Ein Termin ist eine Aktivität mit einem zeitlich genau abgesteckten Zeit-

raum, z. B. Schulung von 8.00 - 17.00 Uhr.

Verteiler: Ein Verteiler ist eine Sammlung von Adressen. Die Adressen eines Verteilers

können Sie beispielsweise insgesamt mit einem Brief oder einer E-Mail anschreiben.

Aufgaben: Mit einer Aufgabe definieren Sie, was wann in einem bestimmten Zusam-

menhang zu erledigen ist.

Dokumente: In Dokumenten sind zunächst für CAS genesisWorld relevante Informa-

tionen enthalten, nämlich Stichwort, Kategorie, Teilnehmer usw.

Bei bestimmten Dokumenten ist außerdem eine Archivdatei enthalten, z. B. ein Micro-

soft Word-Dokument, eine Microsoft Excel-Tabelle, ein Bild oder eine PDF-Datei.

Berichte: Ein Bericht bezieht sich auf eine Anzahl von Datensätzen eines Daten-

satz-Typs, also Adressen, Projekte, Aufgaben usw. Mithilfe einer Berichtsvorlage wird

eine Darstellung oder Auswertung der Daten erstellt. Beispiele für Berichte sind eine

Adressliste oder ein Balkendiagramm.

Telefonate: Mit diesem Datensatz-Typ speichern Sie eingehende und ausgehende

Anrufe in CAS genesisWorld. Im Datensatz protokollieren Sie die Gesprächsdauer,

ordnen ein Thema zu, tragen Gesprächsnotizen ein usw.


17

CAS genesisWorld kann eine Anbindung zur Telefonanlage haben. Telefonate lassen

sich wie andere Datensätze in Listen anzeigen, verknüpfen, Sie können Teilnehmer zu-

ordnen usw.

E-Mails rufen Sie in CAS genesisWorld von Ihrem Postfach ab. Wenn Sie E-Mails in

CAS genesisWorld archivieren, werden sie zu einem CAS genesisWorld-Datensatz und

damit auch in der CAS genesisWorld-Datenbank gespeichert. CAS genesisWorld

unterstützt IMAP4.

Urlaube: Urlaubseinträge erstrecken sich über Tage oder Wochen.

Verkaufschancen: Mit diesem Datensatz-Typ verwalten Sie mögliche Verkäufe bzw.

Aufträge von Kunden. Einer Verkaufschance wird die Adresse eines potentiellen

Kunden zugeordnet. Alle Telefonate, E-Mails, Schriftverkehr usw. werden der Verkaufs-

chance und der Adresse zugeordnet, so dass eine vollständige Kundenakte entsteht.

In jeder Verkaufschance pflegen Sie die zugehörigen Produkte oder Dienstleistungen

des möglichen Verkaufs.

2.3.1 Datensätze anlegen und bearbeiten

Datensätze erstellen und bearbeiten Sie in einem Datensatzfenster. Der Titel des Fensters

hängt vom Datensatz-Typ und der Bearbeitung ab, also Aufgabe neu anlegen oder

Aufgabe bearbeiten, Termin neu anlegen, Termin bearbeiten usw.

Eingaben im Datensatzfenster können Sie als Vorlage für die Erstellung neuer Datensätze

speichern, siehe Kapitel "Vorlagen für Datensätze erstellen" auf Seite 31.

Am Beispiel einer Aufgabe wird beschrieben, wie Sie Datensätze in CAS genesisWorld

anlegen und bearbeiten. Das Vorgehen ist bei anderen Datensatz-Typen vergleichbar.

Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/Aufgabe. Das Fenster Aufgabe neu anlegen

öffnet sich.

Geben Sie zunächst ein Stichwort ein, das die Aufgabe gut beschreibt. Dann ist die

Aufgabe über die Suche leichter wieder zu finden.

Nun können Sie die Priorität der Aufgabe angeben, den Bearbeitungsstatus, Schlag-

worte usw.

In Eingabefelder geben Sie direkt Text ein.

Alternativ können Sie die Symbole neben den Eingabefeldern verwenden. Anklicken

eines Symbols öffnet ein Fenster zum Wählen einer Eingabe, z. B. für ein Datum.

Die Menüleiste im Datensatzfenster kann - wie im Programmfenster - ausgeblendet sein.

Die Menüleiste wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf die Titelzeile des Daten-

satzfensters links oben bewegen oder auf den Pfeil ganz rechts in der Symbolleiste

klicken.


18

Im Fenster sind außer dem Register Allgemein weitere Register vorhanden, die je nach

Datensatz-Typ unterschiedlich sein können.

Für Adressen und Dokumente bietet CAS genesisWorld weitere Möglichkeiten der Ein-

gabe und Verwaltung. Diese sind in den Kapiteln "Adressenverwaltung" auf Seite 56 und

"Dokumentenverwaltung" auf Seite 76 gesondert beschrieben.

Um Ihre Eingaben abzuschließen, verwenden Sie die Funktionen im Menü Datei oder

die Symbole im Fenster.

Speichern speichert Ihre Eingaben. Das Datensatzfenster bleibt geöffnet und alle

Eingaben in den Feldern bleiben erhalten.

Speichern&Neu speichert Ihre Eingaben und öffnet ein neues Datensatzfenster.

Damit geben Sie mehrere Datensätze nacheinander ein.

Speichern&Schließen speichert die Eingaben und das Datensatzfenster wird ge-

schlossen.

Um einen Datensatz zu ändern, öffnen Sie das entsprechende Fenster Aufgabe bear-

beiten, Termin bearbeiten usw.

Jede Änderung eines Datensatzes wird im Register Journal des Datensatzfensters festge-

halten. Damit lassen sich Änderungen nachvollziehen und ggf. rückgängig machen.


19

Funktionen lassen sich in CAS genesisWorld häufig auf verschiedene Arten aufrufen. Mit

den folgenden Möglichkeiten öffnen Sie z. B. einen Datensatz:

Markieren Sie einen Datensatz in einer Ansicht durch Anklicken und klicken Sie dann

im Menü Datei auf Öffnen.

Doppelklicken Sie auf den Datensatz.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz und dann im Kontextmenü

auf Öffnen.

Markieren Sie den Datensatz und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Öffnen in der

Symbolleiste. In jeder Ansicht - Liste, Kalender usw. - finden Sie eine spezielle Symbol-

leiste mit den wichtigsten Funktionen für eine Ansicht.

Tastenkombinationen sind ebenfalls möglich, z. B. Strg + O zum Öffnen.

Die letzten 20 bearbeiteten Datensätze werden angezeigt, wenn Sie im Programm-

fenster das Menü Datei öffnen. Das Symbol des Datensatz-Typs und das Stichwort

werden angezeigt. Anklicken eines Eintrags öffnet den Datensatz.

2.3.2 Datensätze löschen und wiederherstellen Markieren Sie den Datensatz in einer Ansicht durch Anklicken mit der Maus.

Klicken Sie dann im Menü Bearbeiten auf Löschen. Der Datensatz wird in den Papier-

korb verschoben.

Im Ordner Papierkorb ist für jeden Datensatz-Typ eine Liste enthalten. Markieren Sie

dort den Datensatz.

Einen Datensatz im Papierkorb können Sie öffnen. Ein geöffneter Datensatz lässt sich

vor dem Löschen oder Wiederherstellen besser prüfen.

Im Papierkorb geöffnete Datensätze lassen sich aber nicht ändern. Auch das Ändern

von Verknüpfungen oder Rechten für den Datensatz ist nicht möglich.

Mit Wiederherstellen machen Sie das Löschen rückgängig.

Wenn Sie einen Datensatz im Papierkorb löschen, dann ist der Datensatz endgültig

gelöscht.

2.4 Eingabehilfen

Eingabehilfen sind festgelegte Vorgaben für bestimmte Felder in Datensatzfenstern wie

etwa Status oder Kategorie. Der Administrator kann Eingabehilfen in der Management

Konsole anlegen oder ändern.


20

Verschiedene Typen von Eingabehilfen lassen sich unterscheiden:

Eine Auswahlliste bietet eine Liste, aus der Sie einen einzigen Eintrag wählen.

Eine Auswahlliste mit Eingabemöglichkeit bietet eine Liste, aus der Sie einen ein-

zigen Eintrag wählen. Statt der vorgegebenen Einträge können Sie Text eingeben.

Eine Mehrfachauswahl öffnet ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere Eingabe-

hilfen wählen.

Eine Mehrfachauswahl mit Eingabemöglichkeit erlaubt Ihnen ebenfalls die Wahl

von einer oder mehreren Eingabehilfen. Zusätzlich können Sie Text eingeben. Mehrere

Einträge werden im entsprechenden Feld durch Kommata getrennt.

Ein Auswahlbaum bietet eine Baumstruktur, mit der mehrere Einträge in einer festen

Reihenfolge gewählt werden. Dabei kann jeder Eintrag in dieser hierarchischen

Struktur eine Auswahlliste oder eine Mehrfachauswahl sein.

Die Funktion Auswahlbaum ist nur in der Premium Edition verfügbar.


21

2.4.1 Spezielle Eingaben

Je nach Team und Sprache können eigene Eingabehilfen vorhanden sein.

Gruppenspezifische Eingabehilfen

Für Anwender aus verschiedenen Gruppen können unterschiedliche Eingabehilfen ver-

fügbar sein, beispielsweise für verschiedene Abteilungen.

Internationale Eingabehilfen

Anwender können in unterschiedlichen Sprachen mit dem gleichen Applikationsserver

arbeiten. Die Eingabehilfen und Einträge in den entsprechenden Feldern erhalten Sie au-

tomatisch in der Sprache, in der Sie sich an CAS genesisWorld angemeldet haben.

Bei internationalen Eingabehilfen können Sie keinen eigenen Text eingeben, sondern nur

unter den angezeigten Einträgen wählen. Wenn Sie den gleichen Datensatz mit CAS

genesisWorld in einer anderen Sprache öffnen, sehen Sie das Feld in der anderen

Sprache.

2.4.2 Besonderheiten bei Typ und Status

Mit den Feldern Typ und Status lassen sich Datensätze einheitlich kennzeichnen. Die

Felder und die entsprechenden Funktionen sind nur in der Premium Edition verfügbar.

Diese Felder werden üblicherweise nur mithilfe von Eingabehilfen ausgefüllt und manu-

elle Eingaben sind nicht möglich.

In einem Datensatz können Sie genau einen Eintrag für den Typ und einen Eintrag für

den Status wählen.

Welche Einträge in der Dropdown-Liste Status verfügbar sind, kann vom eingestellten

Eintrag im Feld Typ abhängig sein.

Je nach den Einstellungen des Administrators werden über diese Felder auch die Anzeige

von Registern im Datensatz sowie Pflichtfelder gesteuert. Beispielsweise wird das Register

Verkaufschancen in Adressen nur angezeigt, wenn bei einer Adresse der Typ Kunde

eingestellt wird.

Beispiel Typ und Status bei Urlaub

Das folgende einfache Beispiel zeigt, wie sich die Felder Typ und Status grundsätzlich

verwenden lassen. Die Felder werden in Ihrem Unternehmen vermutlich für andere

Datensatz-Typen und andere Zielsetzungen verwendet.

Beim Datensatz-Typ Urlaub sollen nur bestimme Einträge möglich sein.

Beim Feld Typ sind vorhanden: Standard, Sonderurlaub.


22

Beim Typ "Standard" sind folgende Einträge für den Status vorhanden: Betriebsferien,

sonstiger Urlaub.

Beim Typ "Sonderurlaub" sind folgende Einträge für den Status vorhanden: Gleitzeit,

Hochzeit, Todesfall.

Wenn Sie bei Typ den Eintrag Standard wählen, sind im Feld Status die Einträge Be-

triebsferien und sonstiger Urlaub verfügbar.

Wenn Sie bei Typ den Eintrag Sonderurlaub wählen, sind im Feld Status die Einträge

Gleitzeit, Hochzeit, oder Todesfall wählbar.

Weitere Beispiele finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Typ und Status: Funktionen

und Beispiele.

Pflichtfelder

Bestimmte Einträge für den Typ oder den Status können dazu führen, dass im Daten-

satzfenster bestimmte Eingaben notwendig werden. Dann werden also bestimmte Felder

zu Pflichtfeldern. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, damit ein Datensatz gespeichert

werden kann.

Wenn z. B. bei einer Adresse der Typ Kunde eingestellt wird, dann muss auch das Feld

Branche ausgefüllt werden.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#typ_status_funktionen_beispiele.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#typ_status_funktionen_beispiele.htm


23

2.5 Datensätze suchen

In CAS genesisWorld haben Sie mehrere Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen.

Das Ergebnis einer Suche wird als Liste oder als Akte angezeigt. Mit den Ergebnissen der

Suche können Sie sofort weiterarbeiten und z. B. eine CAS genesisWorld-Kurznotiz anle-

gen, eine E-Mail schreiben oder Datensätze verknüpfen.

Klicken Sie auf das Menü Suche.

Mit Globale Suche durchsuchen Sie bestimmte Daten eines Datensatz-Typs, also z. B.

Adressen oder Aufgaben oder alle Datensatz-Typen.

Mit Freien Termin suchen öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie für mehrere Teilneh-

mer und Ressourcen, z. B. einem Besprechungsraum, einen Termin in einem bestimm-

ten Zeitraum finden.

Im Folgenden zeigen wir die globale Suche. Alle Informationen zur Suche finden Sie de-

tailliert in der Online-Hilfe auf der Seite Suchen und Filtern und auf den untergeordneten

Seiten.

Klicken Sie auf das Symbol Globale Suche. Das Fenster Suche öffnet sich.

Im rechten Teil des Fensters Suche werden Ihre letzten Suchen aufgeführt. Durch An-

klicken führen Sie diese wieder durch.

Legen Sie über die Dropdown-Liste Suchbereich links oben den Datensatz-Typ fest,

also z. B. Adressen oder Aufgaben. Diese Daten werden dann durchsucht.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#A_Nach_Datensaetzen_suchen.htm


24

In dieser Dropdown-Liste können Sie auch In allen Bereichen wählen, dann werden

alle Datensatz-Typen durchsucht.

Über die Dropdown-Liste Suchmuster wählen Sie die Felder, in denen Ihre

eingegebenen Suchbegriffe gesucht werden sollen.

Wenn nur ein Feld angezeigt wird, beispielsweise Stichwort, dann wird der Suchbe-

griff nur in diesem Feld gesucht.

Wenn bei Suchmuster mehrere Felder angezeigt werden, kann der Suchbegriff aus

mehreren Worten bestehen. Bei Adressen ist standardmäßig Name Firma Ort

eingestellt.

Je genauer Sie einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben, umso schneller ist die

Suche und umso genauer sind die Ergebnisse.

Die ersten 3 Buchstaben des Suchbegriffs müssen richtig geschrieben sein, weil immer

der Wortanfang betrachtet wird.

Die folgenden Beispiele beruhen auf den Einstellungen, die nach der Installation von CAS

genesisWorld bei Adressen verfügbar sind.

Beispiel: mehr als ein Wort suchen Bei Suchmuster ist Name Firma Ort bei Adressen eingestellt.

Geben Sie Master und Software als Suchbegriffe ein.

Nun werden alle Datensätze gefunden, bei denen Name, Firma oder Ort mit Master

beginnen. Außerdem werden alle Datensätze gefunden, bei denen mindestens eines

der zu durchsuchenden Felder mit Master beginnt und mindestens ein weiteres der

zu durchsuchenden Felder mit Software beginnt.

Beispiel: Stellvertreterzeichen

Stellvertreterzeichen, Joker oder Wildcards sind Zeichen, die als Platzhalter stellvertretend

für beliebige Zeichen verwendet werden.

Wenn Sie die Schreibweise von Suchbegriffen nicht genau kennen oder nach bestimmten

Schreibweisen mit einzelnen unterschiedlichen Zeichen suchen möchten, sind Stellver-

treterzeichen nützlich.

Das Prozentzeichen steht als Platzhalter für mehrere Zeichen.

Ober%: Obermüller, Obermaier, ...

Der Unterstrich steht für einen einzigen Buchstaben.

Ma_er: Maier, Mayer, Mater, Mauer, ...


25

Ein Stern bzw. ein Fragezeichen als Stellvertreterzeichen werden automatisch durch

ein Prozentzeichen bzw. einen Unterstrich ersetzt.

Anführungszeichen um ein oder mehrere Worte heißt, dass genau nach dieser

Zeichenfolge gesucht wird.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Individuell suchen.

2.5.1 Symbolleiste Suche

Mit der Symbolleiste Suche im Programm-

fenster führen Sie schnell eine Suche in bestimmten Feldern durch. Um das Ergebnis der

Suche zu verfeinern, können Sie zusätzliche Suchparameter eingeben. Ein schon einmal

eingegebener Suchbegriff wird bei der zweiten Eingabe automatisch vervollständigt.

Einfache Suche Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe in das Suchfeld ein.

Starten Sie die Suche durch Drücken der Enter-Taste.

Klick auf das Symbol rechts im Suchfeld öffnet eine Dropdown-Liste mit Ihren letzten

Suchen.

Das Fenster Suche mit den Ergebnissen öffnet sich. Hier können Sie Ihre Suche weiter

verfeinern, falls nötig.

Suche mit Parametern Geben Sie im Suchfeld außer dem Suchbegriff auch die Abkürzung für den Daten-

satz-Typ ein.

Abkürzung und Suchbegriff müssen durch ein Leerzeichen getrennt sein.

Allgemein: Abkürzung Suchbegriff

Beispiel: AU Testaufgabe

AD: Adresse – dies ist die Standardeinstellung. Wenn Sie keine Abkürzung eingeben,

wird nach Adressen gesucht.

AU - Aufgabe

BER - Bericht

DO - Dokument

EM - E-Mail

PR - Projekt

TE - Termin

TEL - Telefonat

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#suchen_individuell.htm


26

UR - Urlaub

VC - Verkaufschance

VE - Verteiler

VO - Vorgang

Wenn Sie den Namen eines Suchfelds mit eingeben, wird die Suche auf dieses Feld

beschränkt.

Allgemein: Suchfeld=Suchbegriff

Beispiel: Teilort=Rintheim

Hier wird eine Filtersuche nach Adressen gestartet mit Rintheim als Teilort.

Die Suche wird noch genauer, wenn Sie die Abkürzung für den Datensatz-Typ und

den Namen eines Suchfelds angeben.

Allgemein: Abkürzung Suchfeld=Suchbegriff

Beispiel: AU Bearbeitungsstatus=erledigt

2.5.2 Mit der SmartSearch suchen

Mit der SmartSearch finden Sie Informationen bereits ab der Eingabe von zwei Zeichen

und durchsuchen gleichzeitig die wichtigsten Datensatz-Typen und Textfelder. Die

SmartSearch macht Ihnen Vorschläge für Suchbegriffe und liefert so passende Ergeb-

nisse, bevor Sie Ihre Suche gestartet haben. Je nach Ihren Einstellungen werden auch Ar-

chivdateien wie Microsoft Word-, Microsoft Excel- oder Microsoft

PowerPoint-Dokumente durchsucht.

Wo verwenden Sie die SmartSearch?

Eine SmartSearch wird bei bestimmten Suchfeldern in CAS genesisWorld durchgeführt.

Beispiele für diese Suchfelder sind:

das Suchfeld in der Symbolleiste des Programmfensters,

die Schaltfläche Verknüpfen mit in Ansichten und in Datensatzfenstern,

das Suchfeld in Verkaufschancen, um einen Kunden einzutragen oder

das Suchfeld in Verteilern, um Adressen zu einem Verteiler hinzuzufügen.

Zusätzlich erleichtert die SmartSearch weitere Prozesse wie z. B. die Suche in Archivda-

teien oder die Überschneidungsprüfung bei Terminen.

Die SmartSearch ist nur verfügbar, wenn diese durch den Administrator aktiviert

wurde.


27

Vorgehen Klicken Sie in das Suchfeld z. B. im Programmfenster und geben Sie Zeichen ein. Ab

zwei eingegebenen Zeichen wird eine Liste mit Treffern angezeigt, die mit jedem

weiteren Zeichen aktualisiert wird.

Die Treffer markieren Sie mit der Maus oder mit den Pfeiltasten der Tastatur. Mit den

Pfeiltasten oder dem Mausrad blättern Sie bis zum letzten Treffer.

Abhängig vom Datensatz-Typ rufen Sie direkt bei den Treffern bestimmte Funktionen

auf.

Beispielsweise können Sie sofort eine bestimmte Telefonnummer einer Adresse anru-

fen, den Kalender aller Beteiligten eines Termins einsehen oder die Akte eines Daten-

satzes öffnen.

Wenn Sie nach der Eingabe eines Suchbegriffes die Enter-Taste drücken, wird entwe-

der das Fenster Suche oder der erste Treffer geöffnet.

Mit der SmartSearch werden nicht alle Datensatz-Typen durchsucht. Haben Sie nicht

das Gewünschte gefunden, drücken Sie im leeren Suchfeld die Enter-Taste.

Das Fenster Suche öffnet sich.

Weitere Informationen zur SmartSearch finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite

SmartSearch.

2.5.3 Zielgenau Filter festlegen

Filter werden an mehreren Stellen in CAS genesisWorld verwendet, beispielsweise in der

Suche oder auch für Eigenschaften von Listenansichten. Die Funktionsweise ist immer

gleich.

Mit einem Filter wählen Sie bestimmte Datensätze aus einem größeren Bestand. Dafür

geben Sie Filterbedingungen an, denen die gesuchten Datensätze entsprechen sollen. Ein

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#smartsearch.htm


28

Filter besteht aus einer oder mehreren Filterbedingungen. Alle Filterbedingungen lassen

sich insgesamt als Filter speichern und immer wieder verwenden.

Klicken Sie im Menü Suche auf Globale Suche. Das Fenster Suche öffnet sich.

Öffnen Sie das Register Erweiterte Suche.

Hier geben Sie Filterbedingungen für eine Suche an. Dann werden die Daten gesucht,

die die Bedingungen des Filters erfüllen.

Beispiel

Beispielsweise suchen Sie Adressen mit der Branche Dienstleistung und der Kategorie

Interessent, deren Postleitzahl mit 7 und 8 anfangen.

In der Dropdown-Liste Suchbereich im Register Erweiterte Suche muss der Daten-

satz-Typ Adressen eingestellt sein. Damit legen Sie fest, dass sich die folgenden Ein-

stellungen auf diesen Datensatz-Typ beziehen.

Wenn Sie die Suche aus einer Ansicht mit Adressen öffnen, ist der Datensatz-Typ au-

tomatisch eingestellt. Wenn Sie die Suche aber beispielsweise aus einer Liste mit Do-

kumenten öffnen, dann ist Dokumente als Datensatz-Typ eingestellt.

In der Dropdown-Liste Tabellenfeld wählen Sie Branche.

Die Dropdown-Liste enthält alle verfügbaren Felder für den eingestellten Daten-

satz-Typ.

Bei Bedingung steht automatisch beginnt mit. Die Bedingung verknüpft das

Tabellenfeld mit dem Filterwert.

Für andere Filterbedingungen können Sie weitere Bedingungen wählen, wie endet

mit, größer, kleiner usw.


29

Bei Filterwert wählen Sie Dienstleistung in der Dropdown-Liste. Bei Filterwert bzw.

Tabellenfeld geben Sie den Wert an, mit dem das links gewählte Tabellenfeld ent-

sprechend der Bedingung verglichen werden soll.

Sind für ein Tabellenfeld nur bestimmte Werte möglich, wird beim Filterwert eine

Dropdown-Liste angezeigt. Dies ist bei Branche der Fall, wenn Eingabehilfen für

dieses Feld vorhanden sind, siehe Kapitel "Eingabehilfen" auf Seite 19.

Damit haben Sie die erste Filterbedingung festgelegt. Eine Zeile mit Tabellenfeld, Be-

dingung und Filterwert wird als Filterbedingung bezeichnet.

Für die zweite Filterbedingung legen Sie fest:

bei Tabellenfeld den Eintrag Kategorie,

bei Bedingung den Eintrag beginnt mit und

bei Filterwert wählen Sie Interessent.

Nun stellen Sie ein, dass nur Adressen aus den Postleitzahlgebieten 7 und 8 berücksich-

tigt werden. Dafür benötigen Sie zwei miteinander verknüpfte Filterbedingungen.

Legen Sie zunächst fest:

bei Tabellenfeld den Eintrag PLZ,


bei Filterwert die 7.

Wenn für ein Tabellenfeld beliebige Werte möglich sind, wie etwa bei Postleitzahl

oder auch bei Stichwort, wird bei Filterwert ein Eingabefeld angezeigt. In dieses Feld

tragen Sie dann einen Wert ein, mit dem das Tabellenfeld entsprechend der Bedin-

gung verglichen werden soll.

Legen Sie nun fest:

bei Tabellenfeld den Eintrag PLZ,


bei Filterwert die 8.

Am rechten Rand jeder Zeile werden Filterbedingungen verbunden, entweder mit und

oder mit oder. Sind Filterbedingungen mit und verbunden, dann müssen alle Filterbe-

dingungen erfüllt sein. Sind Filterbedingungen mit oder verbunden, dann muss nur eine

der Bedingungen erfüllt sein.

Im Beispiel sind bisher alle Bedingungen mit und verbunden. Daher lautet der Filter

bisher: Filtere alle Adressen,

bei denen Dienstleistung als Branche eingestellt ist

und

Interessent als Kategorie eingestellt ist


30

und

die Postleitzahl mit 7 beginnt

und

die Postleitzahl mit 8 beginnt.

Die Adressen können aber entweder aus dem Postleitzahlgebiet 7 oder aus dem Post-

leitzahlgebiet 8 stammen.

Klicken Sie nach der Filterbedingung mit Postleitzahl 7 auf die Schaltfläche und. Auf

dieser Schaltfläche wird nun oder angezeigt.

Wenn Sie mehrere Filterbedingungen mit und verbinden und zwischen oder nach

diesen Filterbedingungen mehrere Bedingungen mit oder verbinden, dann setzen Sie

die Filterbedingungen in Klammern, die mit oder verbunden sind.

In diesen Fällen gilt eine ähnliche Regel wie "Multiplikation geht vor Addition". Das

heißt, ohne Klammern würden die vorherigen und-Verbindungen nur mit der ersten

oder-Verbindung geprüft. Das Ergebnis dieser Prüfung wird mit der nächsten

oder-Verbindung geprüft usw.

Zeigen Sie daher mit dem Mauszeiger vor das Tabellenfeld mit 7 bei der ersten PLZ

und bewegen Sie den Mauszeiger langsam nach links, bis eine Klammer eingeblendet

wird. Nach dem Anklicken wird eine Klammer vor diese Filterbedingung eingefügt.

Auf die gleiche Art und Weise schließen Sie die Klammer am Ende der Filterbedingung

mit 8 als der zweiten PLZ.

Anschließend klicken Sie auf Suchen und die Ergebnisse werden angezeigt.

Filter speichern und laden

Mehrere Filterbedingungen können komplex werden. Daher lässt sich eine Kombination

von Filterbedingungen insgesamt als Filter speichern und wiederverwenden.

Klicken Sie beispielsweise im Register Erweiterte Suche des Fensters Suche auf

Aktuellen Filter speichern.

Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen ein.

Wenn Sie die Option Öffentlich anklicken, ist dieser Filter für alle Benutzer verfügbar

und kann von allen Benutzern geladen und geändert werden. Wenn Sie die Option

nicht anklicken, können nur Sie diesen Filter verwenden.

Um einen Filter wieder zu verwenden, klicken Sie auf Gespeicherten Filter laden.


31

2.6 Vorlagen für Datensätze erstellen

Vorlagen können Sie für alle Datensatz-Typen in CAS genesisWorld erstellen. Wenn Sie

für wiederkehrende Tätigkeiten eine Vorlage erstellen, müssen Sie beim Anlegen eines

Datensatzes nur noch wenige Eingaben ergänzen.

Beispiele für mögliche Vorlagen:

Wiederkehrende Termine, die zu unterschiedlichen Zeiten mit gleichen Teilnehmern

stattfinden.

Für Fehlermeldungen an den Support existiert eine Vorlage für eine Aufgabe.

Für geschäftliche E-Mails bestehen Vorschriften und dafür existieren mehrere Vor-

lagen.

Vorlagen müssen für jeden Datensatz-Typ gesondert erstellt werden. Dynamische Felder

werden nicht gespeichert, wie z. B. das Datum im Fenster Termin neu anlegen/bear-

beiten. Diese Felder werden aktualisiert, wenn ein neuer Datensatz mit der Vorlage an-

gelegt wird.

Gespeicherte Vorlagen für Datensätze können Sie als Symbol in die benutzerdefinierte

Symbolleiste einfügen. Dann können Sie neue Datensätze auf Basis einer Vorlage mit

einem Mausklick erstellen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe

auf der Seite Fenster anpassen.

Bei Vorlagen für Dokumente sind einige Besonderheiten zu beachten - siehe Kapitel

"Vorlagen für Dokumente" auf Seite 88.

Vorlage erstellen Öffnen Sie ein Datensatzfenster des Datensatz-Typs, für den Sie eine Vorlage anlegen

möchten. Legen Sie einen neuen Datensatz an, z. B. eine Aufgabe.

Geben Sie die Daten der Vorlage ein, die immer gleich bleiben.

Sollen auch Kolleginnen und Kollegen diese Vorlage verwenden? Vergeben Sie ent-

sprechende Besitz- oder Fremdzugriffsrechte im Fenster Teilnehmer wählen.

Prüfen Sie im Register Akte, ob bereits Verknüpfungen in diesem Datensatz enthalten

sind und ob diese Ihren Vorstellungen entsprechen.

Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern als Vorlage. Eine Abfrage öffnet sich, ob die

Verknüpfungen ebenfalls in der Vorlage gespeichert werden sollen.

Wenn Sie eine Vorlage für einen Datensatz bearbeiten und unter dem gleichen

Namen speichern, öffnet sich eine Abfrage. Nun können Sie die bestehende Vorlage

überschreiben oder eine neue Vorlage anlegen.

Schließen Sie das Fenster Aufgabe neu anlegen ohne zu speichern.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#F_Anpassen.htm


32

Vorlage laden Öffnen Sie ein Datensatzfenster, z. B. Aufgabe neu anlegen.

Klicken Sie im Menü Datei auf Vorlage verwenden. Das Fenster zur Auswahl einer

Vorlage für diesen Datensatz-Typ öffnet sich.

Wählen Sie eine Vorlage und klicken Sie auf OK. Die Eingaben und Einstellungen der

Vorlage wie Teilnehmer, Verknüpfungen usw. werden in das aktuelle Datensatzfenster

übernommen.

Oder klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste im Menü Datei auf Neu/Aufgabe. Diese

Methode funktioniert für alle Datensatz-Typen außer für Berichte.

2.7 Verknüpfungen und Akte

Im Arbeitsalltag hängt fast jede Information, die Sie benötigen, mit anderen Informatio-

nen zusammen. Zu einer Adresse existiert eine Reihe weiterer wichtiger Daten, nämlich

Korrespondenz, Besprechungstermine, Aufgaben, Telefonate, E-Mails usw.

Dieser Zusammenhang zwischen Datensätzen wird in CAS genesisWorld mit Verknüp-

fungen hergestellt. In CAS genesisWorld lässt sich jeder Datensatz mit jedem anderen

Datensatz verknüpfen. Jede Adresse kann mit Terminen, Dokumenten, E-Mails usw. ver-

knüpft werden. Verknüpfungen sehen Sie in Akten. Mit der Zeit erhalten Sie eine Akte, in

der dann beispielsweise bei Adressen alle Kontakte zu einem Kunden, Interessenten oder

Geschäftspartner mit einem Klick sichtbar sind.

Der Administrator kann in der Management Konsole neue Verknüpfungsarten für Ihr

Unternehmen anlegen.

Beispiele: Eine Adresse ist die Zentrale bzw. ein Konzern. Die Verknüpfungen zu weiteren

Adressen haben das Attribut Tochter. Oder Projekte sind mit weiteren Projekten ver-

knüpft und diese Verknüpfungen haben das Attribut Teilprojekt. Möglicherweise sind

also in Ihrem Unternehmen außer allgemeinen Verknüpfungen weitere Verknüpfungsar-

ten vorhanden. Die grundsätzliche Vorgehensweise für Verknüpfungen ist aber immer

vergleichbar.

2.7.1 Datensätze miteinander verknüpfen

Mit einem Kunden findet ein Termin statt. Dieser Termin soll mit der Adresse des Kunden

verknüpft werden. Verknüpfungen sehen Sie im Register Akte von jedem Datensatz oder

in einer Ansicht Akte. Datensätze lassen sich auf verschiedene Weise miteinander ver-

knüpfen.


33

Der Termin wird neu angelegt Suchen Sie eine Adresse - siehe Kapitel "Datensätze suchen" auf Seite 23.

Öffnen Sie die Adresse z. B. durch Doppelklick.

Klicken Sie im Menü Einfügen auf Neue Verknüpfung/Termin. Das Fenster Termin

neu anlegen öffnet sich.

Geben Sie Daten in diesem Fenster ein, z. B. das Stichwort, den Zeitpunkt und die Teil-

nehmer und speichern Sie den Termin.

Der neue Termin ist nun mit der Adresse verknüpft.

Der Termin ist bereits angelegt Öffnen Sie den gewünschten Termin z. B. durch Doppelklick.

Klicken Sie im Menü Einfügen oder in der Symbolleiste auf Verknüpfen mit/

Adresse. Das Fenster Suche öffnet sich.

Suchen Sie nach der Adresse, die Sie mit dem Termin verknüpfen möchten.

Markieren Sie im Ergebnis der Suche die Adresse.

Wenn Verknüpfungsarten bei einem Datensatz-Typ vorhanden sind, wählen Sie diese

über die Dropdown-Liste Verknüpfungsarten unten im Fenster Suche.

Möchten Sie die Adresse verknüpfen und nach weiteren zu verknüpfenden Daten-

sätzen suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen & Weiter.

Möchten Sie den markierten Datensatz verknüpfen und das Fenster Suche schließen,

klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen & Schließen.

Der Termin ist nun mit der Adresse verknüpft.

Alternative mit der SmartSearch Im Datensatzfenster wird das Feld Verknüpfen mit zu einem Suchfeld,

wenn die SmartSearch aktiv ist, siehe Kapitel "Mit der SmartSearch suchen" auf Seite

26.

Klicken Sie auf einen gefundenen Datensatz, wird eine Verknüpfung mit der Verknüp-

fungsart Allgemein eingetragen.

Andere Verknüpfungsarten wählen Sie über die untergeordneten Einträge bei der

Liste der Treffer.


34

Klicken Sie auf eine Verknüpfungsart und der Termin ist mit der Adresse verknüpft.

2.7.2 Verknüpfungen im Register Akte Um alle Verknüpfungen eines bestimmten Datensatzes zu sehen, öffnen Sie diesen

Datensatz. Öffnen Sie beispielsweise die Adresse aus dem letzten Beispiel.

Klicken Sie auf das Register Akte.

Links im Fenster befindet sich der Verknüpfungsnavigator mit Ansichten für die Ver-

knüpfungen des geöffneten Datensatzes.

Im Verknüpfungsnavigator sind auf der obersten Ebene zwei Einträge: Akte und Ver-

knüpfungen.

In der Akte werden Verknüpfungen zu unterschiedlichen Datensatz-Typen angezeigt.

Klicken Sie auf das Pluszeichen vor der Akte. Eine Liste öffnet sich. Aktivieren Sie die

Datensatz-Typen, die in der Akte angezeigt werden sollen. Welche Datensatz-Typen

Sie in der Liste wählen können, hat der Administrator eingestellt.


35

Nicht alle Datensatz-Typen enthalten gleiche Felder. Der "Name" eines Datensatzes ist

z. B. das Feld Stichwort bei einer Aufgabe und das Feld Betreff bei einer E-Mail.

Außerdem ist evtl. ein bestimmtes Feld sehr wichtig, wie etwa das Feld Adresskurzinfo

bei Verkaufschancen. Welche Felder in der Spalte Stichwort der Akte angezeigt

werden, legt der Administrator in der Management Konsole fest.

Verknüpfungen enthält Ansichten mit Verknüpfungen dieses Datensatz-Typs, z. B.

Termine oder Aufgaben.

Wenn Sie im Verknüpfungsnavigator Termine markiert haben, dann sehen Sie alle

verknüpften Termine zum geöffneten Datensatz.

Hier wird die Liste der Datensätze angezeigt, die mit dem geöffneten Datensatz ver-

knüpft sind.

Wenn Sie einen verknüpften Datensatz in der Liste bei anklicken, werden in dieser

Vorschau die wichtigsten Felder dieses Datensatzes angezeigt.

Die Vorschau lässt sich ein- oder ausblenden. Weitere Informationen finden Sie in der

Online-Hilfe auf der Seite Fenster Position des Registers Akte.

2.7.3 Verknüpfungen in der Ansicht Akte

Im Register Akte sehen Sie die Verknüpfungen eines Datensatzes, siehe vorheriges

Kapitel. In der Ansicht Akte sehen Sie die Verknüpfungen mehrerer Datensätze eines

Datensatz-Typs. Eine Ansicht Akte bezieht sich also immer auf einen bestimmten Daten-

satz-Typ und ist im Programmnavigator enthalten, wie beispielsweise eine Adressakte

oder Aufgabenakte.

Öffnen Sie zum Beispiel eine Ansicht Adressakte.

Eine Ansicht Akte im Programmnavigator besteht aus mehreren Teilen.

Im oberen Teil der Ansicht befindet sich eine Liste. Welche Datensätze in dieser Liste

angezeigt werden, wird in den Eigenschaften der Ansicht mithilfe eines Filters festge-

legt.

In einer Adressakte sehen Sie Adressen in dieser Liste. Markieren Sie eine Adresse.

Unten links im Fenster befindet sich der Verknüpfungsnavigator mit Ansichten für die

Verknüpfungen.

Markieren Sie eine Ansicht, beispielsweise Termine oder Akte.

Hier wird die Liste der Datensätze angezeigt, die mit dem bei markierten Daten-

satz verknüpft sind.

Wenn Sie bei die Ansicht Termine markiert haben, dann sehen Sie alle ver-

knüpften Termine zu einer Adresse. Markieren Sie bei die Ansicht Akte:

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x9/index.htm#F_Ueberblickeinstellungen.htm


36

Nun sehen Sie alle verknüpften Datensätze zu einer Adresse, die in der Akte angezeigt

werden.

Welche Datensätze die Akte zeigt, können Sie ändern. Klicken Sie auf das Pluszeichen

vor der Akte. Eine Liste mit Datensatz-Typen öffnet sich. Aktivieren Sie die Daten-

satz-Typen, die in der Akte angezeigt werden sollen.

Wenn Sie einen verknüpften Datensatz in anklicken, werden in dieser Vorschau

die wichtigsten Felder dieses Datensatzes angezeigt.

Die generelle Vorgabe für die Anzeige der Vorschau erfolgt im Fenster Einstellungen

und zwar im Register Arbeitsumgebung über die Schaltfläche Position. Die Vorgabe

für eine einzelne Akte wird in den Eigenschaften der Ansicht festgelegt.

Wenn Sie in der oberen Liste mehrere Datensätze markieren, werden in der Liste

bei die Verknüpfungen zu allen markierten Datensätzen angezeigt.

2.7.4 Mehrere Datensätze gleichzeitig verknüpfen

Mehrere Datensätze können Sie gleichzeitig mit mehreren weiteren Datensätzen ver-

knüpfen, z. B. mehrere Adressen mit mehreren Aufgaben.

Klicken Sie im Programmnavigator auf eine Liste mit Adressen.

Markieren Sie die Adressen, die Sie verknüpfen möchten.

Erste Schritte Daten in Ansichten sehen

37

Klicken Sie im Menü Einfügen auf Verknüpfen mit und wählen Sie den gewünschten

Datensatz-Typ. Das Fenster Suche öffnet sich.

Markieren Sie in den Ergebnissen der Suche mehrere Einträge.

Klicken Sie im Fenster Suche auf Verknüpfen & Schließen.

2.7.5 Verknüpfen mit Drag & Drop Mit dem Symbol Verknüpfen in der Symbolleiste des Datensatzfensters starten Sie

eine Drag & Drop-Aktion.

Klicken Sie das Symbol an und halten Sie die Maustaste gedrückt.

Ziehen Sie den Mauszeiger entweder in ein anderes geöffnetes Datensatzfenster oder

auf einen Datensatz in einer Liste.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Anschließend sind die beiden Datensätze mit-

einander verknüpft.

Alternativ markieren Sie einen Datensatz in einer Liste und ziehen den Datensatz auf

ein geöffnetes Datensatzfenster, beispielsweise in der Taskleiste.

2.7.6 Verknüpfung entfernen

Mit dieser Aktion löschen Sie keine Datensätze, sondern entfernen die Verbindung

zwischen verknüpften Datensätzen.

Markieren Sie die Verknüpfungen im Register Akte des Datensatzfensters oder in

einer Ansicht Akte.

Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfungen entfernen.

Wenn Sie eine Verknüpfung im Register Akte eines Datensatzes gelöscht haben,

speichern Sie den Datensatz. Erst dann ist die entfernte Verknüpfung gelöscht.

Wenn Sie eine Verknüpfung in einer Ansicht Akte löschen, wird die Verknüpfung

sofort entfernt.

3 Daten in Ansichten sehen

Mit CAS genesisWorld erfassen und speichern Sie Daten. Um diese Daten in CAS genesis-

World anzuzeigen, sind unterschiedliche Ansichten verfügbar: das Cockpit, Kalenderan-

sichten, Listenansichten usw. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Ansichten vorge-

stellt. Die Akte ist bereits im Kapitel "Verknüpfungen in der Ansicht Akte" auf Seite 35

beschrieben.


38

Ansichten sehen Sie im Programmnavigator links im Programmfenster, siehe Kapitel "Das

Programmfenster" auf Seite 15.

3.1 Was ist ein Programmnavigator?

Ein Navigator enthält Ansichten und Ordner sowie deren Anordnung in einer Baum-

struktur.

Doppelklick auf einen Ordner klappt den Ordner auf, Anklicken einer Ansicht zeigt die

Ansicht rechts im Arbeitsbereich.

Beim Start von CAS genesisWorld ist üblicherweise ein Programmnavigator vorhanden,

der Ordner und Ansichten für Ihre Arbeit enthält. Dieser Navigator wird durch den Admi-

nistrator oder Benutzer mit entsprechenden Rechten eingerichtet.

Ordner enthalten ein oder mehrere Ansichten und dienen der Übersichtlichkeit im

Navigator.

Ein Ordner Organisation kann z. B Kalenderansichten ent-

halten, der Ordner Adressen enthält verschiedene Listen-

ansichten für Adressen und Projekte, Dokumente sowie

ein Cockpit sind im Ordner Projektplanung.

Möglicherweise haben Sie in Ihrem Unternehmen einen

Navigator für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Oder

Sie erhalten einen speziellen Navigator für Ihren Arbeits-

platz bzw. Ihre Abteilung mit den Ansichten, die für Sie

wichtig sind.

Der Administrator kann Ansichten eines Navigators für be-

stimmte Benutzer oder Gruppen von Benutzern mit so ge-

nannten Fachbereichen festlegen.

Wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator er-

halten haben, können Sie einen eigenen Navigator

anlegen und haben Zugriff auf die entsprechenden

Funktionen.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Navigatoren.

3.2 Was sind Ansichten?

Eine Ansicht ist eine Sammlung von Einstellungen, die festlegen,

welcher Teil aller in der Datenbank vorhandenen Daten

auf welche Art angezeigt werden soll.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Navigatoren.htm


39

Für die unterschiedlichen Arten von Daten - die Datensatz-Typen - sind unterschiedliche

Ansichten möglich:

Termine werden üblicherweise in Kalenderansichten angezeigt.

Für Adressen, Aufgaben oder Dokumente sind Listenansichten gut geeignet.

Für Planung und Auswertung sind Diagramme zu empfehlen.

Mehrere Datensatz-Typen in einer Ansicht können ebenfalls angezeigt werden. Damit

erhalten Sie einen Überblick, um wichtige Daten auf einen Blick zu sehen. Die beiden

wichtigsten Ansichten dieser Art sind das Cockpit und die Akte.

Das Cockpit zeigt beispielsweise Ihre heutigen Termine, Ihre letzten Anrufe, zuletzt

bearbeitete Dokumente und Aufgaben für heute.

Akten zeigen verknüpfte Datensätze, siehe Kapitel "Verknüpfungen und Akte" auf

Seite 32.

Jede Ansicht zeigt prinzipiell nur Daten, auf die Sie Zugriffsrechte haben.

Jede Ansicht zeigt immer aktuelle Daten, weil die Daten beim Öffnen der Ansicht aus der

Datenbank abgerufen werden. Kollegen aktualisieren beispielsweise gerade Adressen,

Ihre Kollegin setzt mehrere Aufgaben auf erledigt und ein neues Projekt wurde angelegt:

Wenn Sie eine Ansicht öffnen, sehen Sie alle Daten mit dem aktuellen Stand. Neu hinzu-

gefügte Datensätze seit dem letzten Öffnen sehen Sie automatisch ebenfalls, wenn Sie

Zugriffsrechte auf die Datensätze haben.

Mit den Eigenschaften der Ansicht ist eingestellt, welche Daten, wie sortiert, mit welchen

Feldern usw. angezeigt werden sollen. Eine Listenansicht zeigt beispielsweise nur Doku-

mente mit Microsoft Excel-Tabellen, diese Liste ist alphabetisch sortiert und der letzte

Bearbeiter wird angezeigt. Eine Kalenderansicht zeigt beispielsweise alle Termine der Ab-

teilung Einkauf. Eine andere Kalenderansicht zeigt als Jahresansicht alle Urlaube dieser

Abteilung.

Eigenschaften einer Ansicht können Sie immer öffnen und sich damit informieren. An-

sichten können Sie ändern, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhal-

ten haben.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Navigator auf eine Ansicht. Im folgenden

Kontextmenü klicken Sie auf Eigenschaften.

Ein Fenster öffnet sich, in dem die Eigenschaften der Ansicht auf verschiedenen

Registern angezeigt werden. Hier sehen oder ändern Sie z. B. welche Datensätze die

Ansicht zeigt oder wie ein Filter eingestellt ist.

Neue Ansichten erstellen Sie mit dem Ansichtsassistenten, wenn Sie die erforderlichen

Rechte vom Administrator erhalten haben.

Klicken Sie z. B. im Menü Datei auf Neu/Ansicht. Ein Aufruf über das Kontextmenü

oder die Tastatur ist ebenfalls möglich.


40

3.3 Das Cockpit

Ein Cockpit enthält so genannte Bausteine, die bestimmte Daten anzeigen oder Funk-

tionen anbieten. Bausteine enthalten Links, mit denen Sie die Datensätze öffnen und

bearbeiten oder die Funktionen aufrufen.

Adressen bietet Funktionen wie die Suche nach Adressen, Anlegen oder Bearbeiten

einer Adresse.

Die Bausteine Zuletzt bearbeitete Adressen bzw. Zuletzt bearbeitete Dokumente

zeigen jeweils eine Liste mit entsprechenden Datensätzen eines bestimmten Zeitraums

und einer bestimmten Kategorie.

Die Bausteine Anstehende Termine, Meine Termine heute, Meine Aufgaben

heute, Entgangene Anrufe heute zeigen Listen mit entsprechenden Datensätzen.

Korrespondenz bietet Funktionen für Dokumente und Briefe.

Der Baustein Favoriten enthält Links in das Internet oder ein Intranet.

Die Geburtstagsliste zeigt Geburtstage von Adressen einer bestimmten Kategorie für

einen Zeitraum, beispielsweise von Kolleginnen und Kollegen.

Das Standardcockpit enthält wichtige Bausteine für die tägliche Arbeit und lässt sich als

erste Ansicht im Navigator verwenden. Damit haben Sie einen Überblick über aktuelle

Informationen und Tätigkeiten eines Tages. Das Standardcockpit ist ein Unterneh-

mens-Cockpit.


41

3.3.1 Unternehmens-Cockpit

In einem Unternehmens-Cockpit wird eine Teilmenge aller Daten in CAS genesisWorld

angezeigt. Im Programmnavigator können neben dem Standardcockpit weitere Unter-

nehmens-Cockpits vorhanden sein. Beispiele für diese Cockpits sind

Wichtige Daten für den Vertrieb - mit Adressen, bestimmten Verknüpfungen, Team-

kalendern usw.

Aktueller Stand im Unternehmen - mit den neuen Berichten, aktuellen Beschwerden,

zuletzt bearbeiteten Adressen, heute erledigten Aufgaben usw.

Organisation des Sekretariats mit Terminen aller Vorstände, nächste interne Termine,

Anfragen ohne Antwort, offene Anrufe usw.

Wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie das

Standardcockpit ändern und weitere Unternehmens-Cockpits im Programmnavigator

anlegen.

Eine Ausnahme sind öffentliche Bausteine, die in Unternehmens- und Datensatz-Cockpits

verfügbar sein können. Diese Bausteine kann nur der Administrator anlegen und ändern.

3.3.2 Datensatz-Cockpits

In Datensatzfenstern sind Datensatz-Cockpits im Register Cockpit.


42

Unternehmens-Cockpits beziehen sich auf eine Teilmenge aller Daten in CAS genesis-

World. Datensatz-Cockpits beziehen sich auf Daten des aktuellen Datensatzes und seine

Verknüpfungen.

In einem Datensatz-Cockpit für Adressen lassen sich z. B. wichtige Daten und Verknüp-

fungen von Kunden anzeigen. Mit einem Datensatz-Cockpit für ein Projekt lässt sich ein

Überblick über den Stand dieses Projekts anzeigen: durch die Anzeige der verknüpften

Dokumente, der offenen und erledigten Aufgaben, der entsprechenden Verkaufschancen

usw.

Datensatz-Cockpits lassen sich unter einem Namen speichern. Wenn Sie die Option

Öffentlich anklicken, ist dieses Cockpit für alle Benutzer verfügbar. Bausteine im Daten-

satz-Cockpit lassen sich ebenfalls exportieren und importieren. Wenn Sie ein bestimmtes

Datensatz-Cockpit als Standard für einen Datensatz-Typ verwenden, dann wird dieses

Datensatz-Cockpit beim Öffnen des Registers automatisch angezeigt.

Der Administrator stellt in der Management Konsole ein, bei welchen Datensatz-Typen

das Register Cockpit verfügbar ist. Die Bausteine des Datensatz-Cockpits können Sie

ändern, mit Ausnahme der öffentlichen Bausteine.

3.4 Mit Kalenderansichten organisieren

Kalenderansichten sind als Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht möglich.


43

In Kalenderansichten sehen Sie Ihre Termine in einem bestimmten Zeitraum und verwal-

ten diese, sehen ggf. auch Termine von Kolleginnen und Kollegen oder weitere verplante

Zeiten wie Urlaube, Vorgänge und Telefonate.

Alle Kalenderansichten haben einen ähnlichen Aufbau und enthalten mehrere Bereiche.

Im Kalenderbereich sehen Sie Termine, evtl. auch weitere Aktivitäten wie Urlaube,

Vorgänge und Telefonate.

In der Monatsübersicht ändern Sie den angezeigten Zeitraum der Ansicht.

Die Aufgabenliste im Kalender zeigt Ihre Aufgaben für heute.

Wählen oder tragen Sie Benutzer ein und im Teamkalender sehen Sie Aktivitäten von

Kolleginnen und Kollegen.

Im Menü Ansicht bei einer Kalenderansicht können Sie die einzelnen Bereiche wie die

Monatsübersicht oder die Aufgabenliste ein-/ausblenden.

Im Menü Ansicht sind immer spezielle Funktionen für eine Ansicht enthalten.

Um die Größe der Bereiche zu ändern, positionieren Sie die Maus auf einer senkrech-

ten oder waagrechten Trennlinie zwischen zwei Bereichen. Dann drücken Sie die linke

Maustaste, halten sie gedrückt und verschieben die Trennlinie.

In den folgenden Abschnitten wird ein Teil der Funktionen in Kalenderansichten be-

schrieben. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Mit Kalen-

deransichten organisieren.

3.4.1 Kalenderbereich Im Kalenderbereich sehen Sie Termine, evtl. auch Urlaube, Vorgänge und Telefonate.

Über die Pfeile links oben blättern Sie in der Tagesansicht einen Tag, in der

Wochenansicht eine Woche usw. vor oder zurück.

Markieren Sie im Kalender mit der Maus den gewünschten Zeitraum. Klicken Sie nun

mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und im Kontextmenü auf Neu.

Im Kontextmenü unter Neu werden die Datensatz-Typen angezeigt, die auch im

Kalenderbereich angezeigt werden. Wenn die Kalenderansicht also nur Termine und

Urlaub zeigt, können Sie auch nur Termine und Urlaube über das Kontextmenü anle-

gen.

Wählen Sie dann, ob Sie einen Termin, einen Urlaub, einen Vorgang oder ein Telefo-

nat eintragen möchten.

Wenn Sie auf einem leeren Bereich doppelklicken, öffnet sich das Datensatzfenster für

einen Termin.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#A_Neue_Kalenderansicht_erstellen.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#A_Neue_Kalenderansicht_erstellen.htm


44

Aktivieren Sie die Option Ganztägig bei einem Termin, wenn dieser für den ganzen

Tag eingetragen werden soll.

Ganztägige Termine sind für spezielle Ereignisse vorgesehen wie Sommerfest, Jahres-

tag, Jubiläum usw. Bei ganztägigen Terminen sind Vorgaben des Administrators für

die Überschneidungsprüfung vorhanden.

Doppelklicken Sie auf einen Datensatz. Im folgenden Fenster ändern Sie den Daten-

satz.

Klicken Sie auf einen angezeigten Datensatz und verschieben Sie ihn mit Drag & Drop

auf eine andere Zeit.

Klicken Sie auf einen Datensatz und drücken Sie dann die Entf-Taste. Der Datensatz

wird gelöscht.

3.4.2 Monatsübersicht

In der Monatsübersicht wird der aktuelle Monat angezeigt. Das heutige Datum ist in der

Monatsübersicht markiert.

Durch Anklicken eines Tages oder einer Kalenderwoche in der Monatsübersicht wird in

der Kalenderansicht der entsprechende Zeitraum angezeigt, also in der Tagesansicht

dieser Tag, in der Wochenansicht die Woche mit diesem Tag usw.

Mit den Pfeilen neben den Monaten bzw. Jahren blättern Sie jeweils einen Monat oder

ein Jahr vor bzw. zurück.

Anklicken der Monatsübersicht mit der rechten Maustaste öffnet ein Kontextmenü mit

den Einträgen Heute, Morgen und Gestern.

Wenn Sie eine Aktivität in der Kalenderansicht anklicken und mit Drag & Drop in die

Monatsübersicht auf einen Tag ziehen, wird die Aktivität verschoben.

3.4.3 Aufgabenliste im Kalender

In der Aufgabenliste der Kalenderansichten sehen Sie nur Ihre Aufgaben und zwar die,

die heute anstehen. Die Liste bietet die gleichen Funktionen wie jede Listenansicht.

Mit der Schaltfläche Filter legen Sie fest, welche Aufgaben angezeigt werden. Die Ein-

stellungen für einen Filter sind die gleichen wie bei einem Filter für die Suche, siehe

Kapitel "Zielgenau Filter festlegen" auf Seite 27.


45

3.4.4 Teamkalender: In fremde Kalender schauen

Wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie

Kalender von anderen und von Ressourcen einsehen.

Mit dem Teamkalender lässt sich leicht feststellen, wann eine Kollegin oder ein Kollege

Zeit hat. Ein gemeinsamer Termin für mehrere und z. B. ein Besprechungsraum lassen

sich schnell finden, wenn Sie Termine von mehreren Benutzern und Ressourcen anzeigen

lassen.

Um den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen anzuzeigen, wählen Sie einen

Benutzer mit der Dropdown-Liste rechts oben in einer Kalenderansicht.

Alternativ schreiben Sie den Namen des Kollegen oder der Kollegin in das Eingabe-

feld.

Über dem Kalenderbereich wird eine Zeile Teamkalender mit dem Namen des Be-

nutzers angezeigt, den Sie in der Dropdown-Liste gewählt oder im Feld eingegeben

haben.

Auch verplante Zeiten von mehreren Benutzern und Ressourcen lassen sich im Teamka-

lender anzeigen.

Geben Sie zwei oder mehr Benutzer im Eingabefeld rechts oben ein - getrennt durch

Kommata. Namen brauchen Sie nicht ausschreiben, eindeutige Eingaben reichen, z. B.

die ersten beiden Buchstaben des Vornamens und des Nachnamens.

Auf die gleiche Art und Weise wählen Sie eine oder mehrere Ressourcen.

Über dem Kalenderbereich wird eine Zeile Teamkalender mit dem Namen der Benutzer

bzw. der Ressourcen eingeblendet. Im Kalenderbereich sehen Sie Termine, Telefonate,

Vorgänge und Urlaub dieses Benutzers bzw. der Ressource in Ihrer Kalenderansicht, also

mit den Einstellungen Ihrer Kalenderansicht.

Mit dem Teamkalender lassen sich nun einfach gemeinsame Aktivitäten mit allen

gewählten Benutzern oder Ressourcen anlegen.


46

Legen Sie eine Aktivität wie z. B. einen Termin an wie üblich. Ein Hinweis öffnet sich,

ob die Teilnehmer der Ansicht übernommen werden sollen.

Klicken Sie auf Ja, sind in der folgenden Aktivitäten alle Benutzer und Ressourcen als

Teilnehmer eingetragen, die bei Teamkalender angezeigt werden.

Klicken Sie in der Zeile Teamkalender auf das x nach dem Namen eines Benutzers

oder einer Ressource, werden die Aktivitäten dieses Benutzers nicht mehr angezeigt.

3.4.5 Einstellungen für den Kalender Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen und öffnen Sie das Register Kalender.

Hier legen Sie Einstellungen fest, die für alle Ihre Kalenderansichten gelten.

Im Register Allgemein legen Sie bei Überschneidungsprüfung einschalten fest, ob

Überschneidungen mit anderen Terminen, Urlaub oder Vorgängen geprüft werden

sollen.


47

Bei einer Überschneidung erhalten Sie dann vor dem Eintragen des Datensatzes einen

Hinweis. Nun können Sie den Zeitpunkt ändern oder den Datensatz trotzdem

speichern.

Im Register Farben stellen Sie die Farben für Titelzeile, Wochentag, Arbeitszeit, be-

stimmte Termine usw. in Ihren Kalenderansichten ein.

Im Register Arbeitszeit stellen Sie die Arbeitszeit für die Kalenderansicht ein.

Im Register Feiertage stellen Sie ein, welche Feiertage bei Ihnen gelten und aktivieren

diese Einstellung mit der Schaltfläche OK oder Übernehmen. Damit werden Feiertage

Ihres Landes bei einer Berechnung der Dauer von Urlaub, der Arbeitszeit usw. be-

rücksichtigt. Nur dann ist die Berechnung der Anzahl von Werktagen z. B. bei Urlaub

korrekt, weil diese Feiertage nicht mitgezählt werden.

3.5 Mit Listenansichten arbeiten

In einer Listenansicht werden die Datensätze zeilenweise untereinander angezeigt. Eine

Listenansicht kann Teil einer anderen Ansicht sein, beispielsweise in einer Akte oder bei

der Suche. Die Funktionen sind immer vergleichbar.

Beispiele für Listenansichten sind:

eine Listenansicht mit Dokumenten,

eine Liste mit Adressen von A bis G, eine Liste von H bis N usw. oder

eine Listenansicht für alle laufenden und eine für alle abgeschlossenen Projekte.

Die wichtigsten Funktionen für die Arbeit mit Daten finden Sie immer in der Symbolleiste

direkt über der Liste. Die Funktionen beziehen sich auf den Datensatz-Typ.


48

In einer Listenansicht für Adressen sind beispielsweise Funktionen enthalten, um eine

E-Mail oder einen Brief zu schreiben. In einer Liste mit E-Mails sind Funktionen zum Ant-

worten oder Weiterleiten enthalten.

Welche Datensätze eine Listenansicht zeigt, wird in den Eigenschaften der Listenansicht

eingestellt, siehe Kapitel "Was sind Ansichten?" auf Seite 38.

Welche Felder in welcher Reihenfolge wie sortiert oder gruppiert eine Liste zeigt, wird im

Ansichtsformat gespeichert. Das Ansichtsformat können Sie nur ändern, wenn Sie die er-

forderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben. Detaillierte Informationen dazu

finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Register Ansichtsformat.

Viele Einstellungen einer Listenansicht für eine konkrete Tätigkeit sind auch direkt in der

Liste möglich. Diese Einstellungen bleiben erhalten, so lange die Ansicht geöffnet ist.

3.5.1 Reihenfolge der Felder und Sortierung ändern Die Reihenfolge der Felder ändern Sie durch Anklicken eines Felds in der Zeile mit den

Feldnamen und Verschieben der Spalte mit Drag & Drop.

So können Sie zuerst das Feld Erzeugt am, dann das Feld Schlagworte und dann

Gültig bis anzeigen lassen. Die weiteren Felder der Liste folgen danach.

Um die Liste nun nach dem Feld Erzeugt am zu sortieren, klicken Sie auf den Feld-

namen. Die Liste wird aufsteigend sortiert.

Durch erneutes Anklicken wird die Liste absteigend sortiert. Ein Dreieck im Spaltentitel

zeigt die Sortierrichtung.

Um nach mehreren Feldern zu sortieren, klicken Sie auf den ersten Feldnamen und

dann mit gedrückter Strg-Taste auf einen zweiten Feldnamen.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#R_Ansicht_Eigenschaften_Listendefinition.htm


49

Die Reihenfolge der Sortierung wird durch kleine Ziffern angezeigt.

Um eine einzelne Spalte absteigend zu sortieren, klicken Sie erneut, jedoch ohne die

Strg-Taste gedrückt zu halten.

Damit erhalten Sie eine Liste, in der die ältesten Dokumente am Anfang stehen.

Wenn Sie nun langsam zweimal hintereinander mit der Maus in das Feld Gültig bis

klicken, wird der Text im Feld markiert und ist bearbeitbar.

So können Sie sofort ein passendes Datum eintragen. Bearbeiten auf diese Art ist für

Felder mit Text und Datum möglich, wenn beliebige Eingaben erlaubt sind.

3.5.2 Nach Feldern gruppieren

Beim Gruppieren werden Daten einer Listenansicht nach bestimmten Feldern zusammen-

gefasst. Dies ist mit allen Feldern möglich.

Haben Sie beispielsweise Adressen an unterschiedlichen Standorten, können Sie die Liste

nach den Standorten gruppieren. Für jeden Ort wird eine einzelne Liste mit den jewei-

ligen Adressen angezeigt.

Markieren Sie den Feldnamen, nach dem Sie gruppieren möchten. Ziehen Sie den

Feldnamen dann mit Drag & Drop in die Zeile darüber. Gehen Sie so mit allen Spalten

vor, nach denen Sie gruppieren möchten. Wenn Sie nach mehreren Spalten

gruppieren, wird auch die Hierarchie angezeigt.

Die einzelnen Listen öffnen Sie mit Klick auf den Pfeil.


50

Anklicken der Feldnamen sortiert die Liste auf- oder absteigend.

Wenn Sie die Feldnamen mit Drag & Drop wieder nach unten ziehen, wird die

Gruppierung rückgängig gemacht.

3.5.3 Filter über Listen

In allen Listenansichten können Sie über der Liste einen Filter angeben. Ein solcher Filter

ist auch in Listen enthalten, die Teil einer anderen Ansicht sind, wie beispielsweise in

Akten. Der Filter wird ab dem ersten eingegebenen Zeichen aktiv und schränkt die ange-

zeigte Liste auf bestimmte Datensätze ein.

In der Dropdown-Liste Filter über wählen Sie das Feld, nach dem die Liste gefiltert

werden soll. In der Dropdown-Liste sind die Felder enthalten, die Text enthalten und in

der Liste angezeigt werden.

Standardmäßig ist hier Filter über Stichwort eingestellt.

Wenn gewünschte Felder nicht in der Liste enthalten sind, dann klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf die Zeile mit den Feldnamen.

Wählen Sie im Kontextmenü Spalten hinzufügen und dann das gewünschte Feld, das

Text enthält. Felder mit einem Datum oder einer Zahl werden nicht in den Filter aufge-

nommen.

Für geübte Anwender: Das Feld muss vom Datentyp varchar sein.

Das hinzugefügte Feld können Sie nun ebenfalls in der Dropdown-Liste Filter über

wählen.

In der Abbildung werden nach der Eingabe von Angebot alle Dokumente in der Liste

angezeigt, bei denen das Stichwort mit Angebot beginnt.


51

In diesem Filter können Sie auch Stellvertreterzeichen bzw. Wildcards verwenden, siehe

Kapitel "Beispiel: Stellvertreterzeichen" auf Seite 24.

Mit der Eingabe angebot%gmbh suchen Sie nach allen Datensätzen, bei denen das

Stichwort mit angebot beginnt, dem ein beliebiger Text folgt, auf den dann die

Zeichenfolge gmbh folgt.

Umgekehrt können Sie beispielsweise %mailing eingeben. In diesem Fall wird nach

allen Stichworten gesucht, die das Wort mailing enthalten.

Am Ende des Suchbegriffes müssen Sie kein %-Zeichen eingeben. Eine Suche nach

Adressen mit dem Suchbegriff mai findet sowohl Maier als auch Mai.

Alle Eingaben können Sie in kleinen Buchstaben schreiben, Groß- oder Kleinschrei-

bung spielen keine Rolle.

Anklicken dieses Symbols im Eingabefeld Filter über zeigt wieder die gesamte Liste.

3.5.4 Einstellungen Listen Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen und öffnen Sie das Register Listen.

Hier legen Sie Einstellungen fest, die für alle Ihre Listenansichten gelten.

Stellen Sie ein, welche Farbe für die Ansicht verwendet werden soll, welche Schrift usw.


52

Standard-Ansichtsformate gelten immer für einen Datensatz-Typ und werden verwen-

det, wenn in einer Listenansicht kein spezielles Ansichtsformat festgelegt ist. Diese

Ansichtsformate können Sie ändern, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Admi-

nistrator erhalten haben.

3.6 Grafikansichten

Spezielle Grafikansichten sind für Aktivitäten und Projekte vorhanden. Diagramme sind

für alle Datensatz-Typen möglich. Jede Grafikansicht enthält Schaltflächen, mit denen Sie

die Anzeige schnell anpassen.

3.6.1 Aktivitätengrafik

Eine Aktivitätengrafik zeigt Termine, Aufgaben, Vorgänge oder Urlaube - entweder ein-

zelne oder mehrere dieser Datensatz-Typen mit einer Zeitskala. Damit können beispiels-

weise die Urlaube aller Kolleginnen und Kollegen in diesem Jahr angezeigt werden.

Mit den Schaltflächen der Symbolleiste blenden Sie bestimmte Datensatz-Typen ein

oder aus und ändern die Zeitskala.

In der linken Liste mit den Aktivitäten sind alle Funktionen für Listen möglich. Wenn

Sie z. B. doppelt auf eine Aktivität in der Liste klicken, wird das Datensatzfenster ge-

öffnet.

Die Aktivitäten werden je nach Dauer als längere oder kürzere Balken angezeigt.

Unter der grafischen Anzeige sind Schaltflächen, mit denen Sie die Zeitskala ändern.

Klick auf Jetzt lässt die Zeitskala am heutigen Tag beginnen bzw. enden.

Mit der Dropdown-Liste oben links können Sie alle Aktivitäten oder nur Urlaube, Ter-

mine, nur Aufgaben usw. oder Aktivitäten mit bestimmten Status anzeigen lassen.


53

3.6.2 Projektgrafik

Eine Projektgrafik zeigt im oberen Teil eine Liste mit Projekten. Markieren Sie ein oder

mehrere Projekte in der Liste, so werden unten in einer Aktivitätengrafik alle mit diesem

Projekt verknüpften Aktivitäten angezeigt.

Beispielsweise planen Sie mithilfe von Projekten und verknüpfen alle Termine, Aufgaben,

Dokumente, Vorgänge mit dem jeweiligen Projekt. Dann erhalten Sie schnell eine grafi-

sche Übersicht über Umfang und Aufwand für ein oder auch mehrere Projekte.

In der Liste mit Projekten sind alle Funktionen für Listen möglich.

In der Aktivitätengrafik sind die Funktionen dieser Ansicht verfügbar.

3.6.3 Diagramme

Ein Diagramm zeigt im oberen Teil ein Säulen-, Balken- oder Kreisdiagramm. Die Liste im

unteren Teil zeigt die Datensätze, die durch das Diagramm dargestellt werden.

Damit können Sie beispielsweise die Status von Verkaufschancen eines bestimmten Zeit-

raums anzeigen lassen.

Wenn Sie auf ein Element der Grafik klicken, etwa einen Balken oder eine Säule, zeigt

die Liste die zugehörigen Datensätze.

Das markierte Element in der Grafik ist nach dem Anklicken farblich hervorgehoben.


54

Das markierte Element wird in der Legende in der gleichen Farbe angezeigt, wenn eine

Legende angezeigt wird.

Außer als Grafikansicht im Programmnavigator können Diagramme auch in einem

Cockpit - etwas kleiner - enthalten sein.

Wenn Sie ein Diagramm im Cockpit einmal anklicken, öffnet sich ein neues Fenster.

Das Fenster zeigt die Grafik und die Liste in einer größeren Darstellung.

3.7 Ansichten in Registerkarten

Wenn Sie bestimmte Ansichten häufig benötigen, können Sie mehrere Ansichten jeweils

als eigene Registerkarte im Programmfenster von CAS genesisWorld öffnen.

Ansicht in Registerkarte öffnen

Alle Ansichten des Programmnavigators lassen sich in einer Registerkarte öffnen.

Markieren Sie eine beliebige Ansicht im Navigator.

Klicken Sie im Menü Ansicht oder im Kontextmenü auf In neuer Registerkarte

öffnen.


55

Links oben im Anzeigebereich werden alle geöffneten Registerkarten angezeigt.

Wenn Sie zu einer Registerkarte wechseln, dann wird die Position dieser Ansicht im

Programmnavigator hervorgehoben. Der Programmnavigator wird so weit aufge-

klappt, dass diese Hervorhebung sichtbar ist.

Alternativ öffnen Sie eine Ansicht in einer Registerkarte, indem Sie die Ansicht mit ge-

drückter Strg-Taste im Programmnavigator anklicken.

Das Anklicken einer Ansicht mit dem Mausrad öffnet die Registerkarte ebenfalls.

Mit der Tastenkombination Strg + F3 öffnen Sie die Suche in einer Registerkarte.

Funktionen in Registerkarten

Funktionen der Menüs und die Symbolleisten ändern sich – wie üblich in CAS genesis-

World – je nach Ansicht. In einer Kalenderansicht sind andere Funktionen verfügbar als in

einer Listenansicht. Das gilt auch in einer Registerkarte.

Die Reihenfolge der Registerkarten ändern Sie mit Drag & Drop.

Jede Registerkarte lässt sich durch Anklicken dieses Symbols schließen.

Bei einer Listenansicht wird nach etwa 5 Minuten das "Alter" rechts unten angezeigt,

wenn die Ansicht in der Zwischenzeit nicht aktualisiert wurde.

Möchten Sie bereits geöffnete Ansichten nicht versehentlich erneut öffnen, lässt sich

dies verhindern, siehe Kapitel "Arbeitsumgebung einstellen" auf Seite 113.

Funktionen für Registerkarten Registerkarten verfügen über ein eigenes Kontextmenü, das Sie durch Anklicken des

Titels der Registerkarte öffnen. Damit schließen Sie Registerkarten, wechseln zwischen

Registerkarten, speichern Registerkartengruppen und legen Einstellungen fest.

Registerkartengruppe speichern/Registerkartengruppe laden öffnet jeweils ein

Fenster, in dem Sie die angezeigte Gruppe speichern bzw. laden. Damit sind diese

Registerkarten bei jedem Start von CAS genesisWorld verfügbar.

Bei einer Registerkartengruppe können Sie die Option Beim Öffnen des Navigators

automatisch laden aktivieren. Diese Registerkartengruppe wird dann geladen, wenn

der Navigator geladen wird, beispielsweise beim Start von CAS genesisWorld.

Erste Schritte Adressenverwaltung

56

4 Adressenverwaltung

In CAS genesisWorld sind drei verschiedene Arten von Adressen vorhanden:

Firmen und

Ansprechpartner, die der jeweiligen Firma zugeordnet sind, sowie

Einzelkontakte: Hier sind die Daten von Firma sowie Ansprechpartner in einem

Datensatz enthalten oder nur die Daten einer Firma oder nur die Daten einer Person.

4.1 Neue Adresse anlegen

Beim Anlegen von Adressen wählen Sie zunächst, ob Sie eine Firma, einen Ansprech-

partner oder einen Einzelkontakt anlegen. Das Vorgehen und die Felder unterscheiden

sich je nach Art der Adresse.

4.1.1 Firma und Ansprechpartner anlegen Um einen neuen Firmendatensatz anzulegen, klicken Sie im Menü Datei auf

Neu/Adresse/Firma.

Das Fenster Firma neu öffnet sich, in dem Sie die Daten zur Firma eingeben.

Ansprechpartner anlegen


57

Bevor Sie Ansprechpartner anlegen können, muss immer der zugehörige Datensatz der

Firma vorhanden sein.

Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, klicken Sie im Menü Datei auf Neu/

Adresse/Ansprechpartner.

Das Fenster Suche öffnet sich: Suchen Sie die Firma für diesen Ansprechpartner.

In den Ergebnissen der Suche markieren Sie den gewünschten Datensatz der Firma

und klicken dann auf die Schaltfläche Neuer Ansprechpartner.

Daraufhin öffnet sich das Fenster Ansprechpartner neu, in dem Sie die Daten des

Ansprechpartners eingeben.

Haben Sie gerade einen Firmendatensatz angelegt oder zum Bearbeiten geöffnet,

können Sie den Ansprechpartner auch direkt im Datensatzfenster der Firma anlegen.

Klicken Sie im Datensatzfenster der Firma im Menü Datei auf Neu/Adresse/An-

sprechpartner. Das Fenster Ansprechpartner neu öffnet sich.

4.1.2 Einzelkontakt anlegen

In einem Einzelkontakt sind die Daten einer Firma und einer Person oder die Daten einer

Person in einem einzigen Datensatz enthalten.


58

Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/Adresse/Einzelkontakt.

4.1.3 Adresstypen umwandeln

Ein Einzelkontakt lässt sich in einen Ansprechpartner oder eine Firma umwandeln.

Einzelkontakt in Ansprechpartner umwandeln

Einzelkontakte lassen sich leicht in Ansprechpartner einer Firma umwandeln:

Suchen Sie nach den Einzelkontakten, die Sie einer Firma zuordnen möchten.

Markieren Sie diese Adressen in den Ergebnissen der Suche.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Datensätze und klicken Sie

im Kontextmenü auf Firmenbildung.

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

Mit dem Eintrag zu bestehender Firma öffnet sich das Fenster Suche.

Mit dem Eintrag zu neuer Firma legen Sie für die ausgewählten Einzelkontakte eine

neue Firma an: Das Fenster Firma neu öffnet sich.

Einzelkontakt in Firma umwandeln

Einen Einzelkontakt wandeln Sie in eine Firma um, indem Sie zu dem Einzelkontakt einen

neuen Ansprechpartner anlegen.

Suchen Sie nach Einzelkontakten.

Klicken Sie in den Ergebnissen der Suche einen Einzelkontakt mit der rechten Maus-

taste an und wählen Sie im Kontextmenü neuer Ansprechpartner zu Firma.

Das Fenster Ansprechpartner neu öffnet sich. Geben Sie die Daten des Ansprech-

partners ein.

Nach dem Speichern wird anhand der Daten des Einzelkontakts eine neue Firmenadresse

angelegt. Der bisherige Einzelkontakt wird in einen Ansprechpartner umgewandelt.

Dieser und der neue Ansprechpartner sind der neuen Firma als Ansprechpartner zuge-

ordnet.

4.2 Spezielle Felder von Adressen

Einige Felder bei Adressen bieten spezielle Funktionen bei der Eingabe und Pflege, an-

dere Felder werden bei bestimmten Funktionen verwendet, beispielsweise beim

Schreiben einer E-Mail oder eines Briefs oder wenn Sie eine Kampagne planen.


59

4.2.1 Anschrift und Anschreiben

Zu den Feldern für die Anschrift gehören mindestens Land, Ort, Straße und Postleitzahl.

Die Anzahl, Anordnung und mögliche Inhalte dieser Felder unterscheiden sich teilweise je

nach dem Land.

Felder für die Anschrift und Felder für die Anrede sowie die Briefanrede benötigen Sie in

Briefen, Serienbriefen und Mailings. Diese Felder werden für eine einheitliche Kommuni-

kation - auch in mehreren Sprachen - üblicherweise durch Eingabehilfen ausgefüllt, siehe

Kapitel "Eingabehilfen" auf Seite 19.

Automatiken für die Felder Anrede, Briefanrede, Geschlecht und Land sind in Kapitel

"Kommunikation mit Komfort" auf Seite 96 beschrieben.

4.2.2 Adressen mit Bild

Bei jeder Adresse können Sie ein Bild einbinden. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen,

wird das Bild vergrößert angezeigt.

Klicken Sie im Datensatzfenster der Adresse auf den Platzhalter für das Bild.

Das Dateiauswahlfenster öffnet sich, in dem Sie eine Grafikdatei im passenden Format

in einem Ordner wählen, also beispielsweise .jpg oder .png.

Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie zusätzlich einen Filter ein-

stellen, das Bild löschen oder durch ein anderes Bild ersetzen können.

Das eingefügte Bild wird automatisch für die Anzeige verkleinert.

Wenn Sie ein Bild im Datensatzfenster löschen, wird das Bild aus der Adresse entfernt.

Die Datei für das Bild im entsprechenden Ordner wird nicht gelöscht.

4.2.3 Telefon, Fax, E-Mail


60

Das Feld Kontaktdaten zeigt Telefon-, Faxnummern, E-Mail usw. dieser Adresse. Im

oberen Teil des Bereichs stehen die wichtigsten Angaben, im unteren Teil des Bereichs

alle weiteren Angaben, soweit der verfügbare Platz dies zulässt.

Klicken Sie in das Feld und das Feld vergrößert sich: Alle verfügbaren Kontaktdaten

werden angezeigt und können schnell bearbeitet werden.

Dieses Symbol neben Kontaktdaten öffnet das Fenster Kontaktdaten bearbeiten, in

dem alle Telefon-, Faxnummern, E-Mail usw. detailliert angezeigt, bearbeitet, forma-

tiert und für die Anzeige gewählt werden können.

Fenster Kontaktdaten bearbeiten

Für Telefonnummern, E-Mail usw. sind mehrere Felder vorgesehen.

Löschen löscht die Eingaben einer Zeile.

Dieses Symbol vor einer Telefon- oder Faxnummer zeigt an, dass die Nummer nicht

der DIN 5008 entspricht. Wenn Sie das Symbol anklicken, wird die Nummer automa-

tisch entsprechend formatiert.

Im Datensatzfenster der Adresse sind solche Angaben im Feld Kontaktdaten rot mar-

kiert. Die automatische Formatierung ist nur über das Symbol im Fenster Kontaktda-

ten bearbeiten möglich.

Wenn Sie im Feld Kontaktdaten auf eines dieser Symbole klicken, dann wird

die Telefonnummer gewählt, das Fenster Eine neue E-Mail senden geöffnet bzw. der

Browser gestartet und die Internetseite angezeigt.

Standard heißt, dass dieses Feld im oberen Teil des Felds Kontaktdaten angezeigt wird.

Bei Telefonnummern können Sie 3 Nummern im oberen Teil des Felds Kontaktdaten

anzeigen lassen, bei Faxnummern, E-Mail-Adressen usw. jeweils einen Eintrag.

Bei E-Mails bedeutet Standard zusätzlich, dass diese E-Mail-Adresse als Vorgabe fest-

gelegt ist. Wenn Sie bei einer Adresse auf das Symbol zum Versenden einer E-Mail

klicken oder ein Mailing erstellen, wird die als Standard markierte E-Mail-Adresse

verwendet.

Telefon- und Faxnummern formatieren

Bei der Eingabe und Darstellung von Telefonnummern wird die DIN 5008 unterstützt.

Prinzipiell können Sie Telefon- oder Faxnummern so eingeben, wie Sie dies gewohnt

sind. Außer Zahlen ist allerdings nur der Bindestrich zulässig.

Telefon- und Faxnummern ohne besondere Formatierung werden mit der Ländervorwahl,

also beispielsweise mit "+49" gespeichert. Die Ländervorwahl wird auch in eine Daten-

quelle für Microsoft Word übernommen. Diese Einstellung lässt sich nicht ändern.


61

Wenn Sie nach Telefonnummern suchen, die im internationalen Format eingegeben sind,

werden diese nur gefunden, wenn Sie ohne führende Null suchen.

Geben Sie also die Telefonnummer mit einem Stellvertreterzeichen ein, beispielsweise

%72196380.

4.2.4 Kontaktarten

Durch die Angaben im Feld Kontaktart lassen sich Kunden, Lieferanten, Partner usw. so

ansprechen, wie sie dies wünschen.

Damit Sie eine bevorzugte Kontaktart festlegen können, müssen Sie die Kontaktdaten

dafür erfasst haben. Damit Sie also beispielsweise Telefon als bevorzugte Kontaktart

wählen können, müssen Sie eine Telefonnummer in der Adresse eingetragen haben.

Im Fenster Kontaktarten sind nur die Optionen wählbar, für die entsprechende Kontakt-

daten vorliegen.

Für die Kontaktart SMS ist in CAS genesisWorld keine systemgestützte Anbindung

(CTI) wie ein E-Mail-Client oder die Telefonieanbindung vorhanden. Deshalb können

Sie SMS als bevorzugte oder erlaubte Kontaktart immer aktivieren, auch wenn die

Felder Telefon oder Telefon (Mobil) nicht ausgefüllt sind.

Legen Sie als bevorzugte Kontaktart fest, auf welche Weise dieser Kunde, Interessent

usw. angesprochen werden möchte.

Bei erlaubten Kontaktarten legen Sie fest, auf welche Art diese Adresse auch ange-

sprochen werden kann, neben der bevorzugten Kontaktart.

Die erlaubte Kontaktart wird berücksichtigt, wenn Sie einen Brief, ein Mailing oder

eine E-Mail an eine Adresse schreiben oder eine Kampagne erstellen. Ist die jeweilige

Kontaktart bei einer Adresse nicht erlaubt, erhalten Sie einen Hinweis.

4.3 Spezielle Funktionen für Adressen

Adressen sind ein wesentlicher Teil von CAS genesisWorld und daher sind für Adressen

viele Funktionen vorhanden. In diesem Kapitel wird ein Teil dieser Funktionen vorgestellt.


62

Alle Funktionen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Adressenverwaltung und auf

den untergeordneten Seiten.

4.3.1 Adressen automatisch einfügen: Adress-Assistent

Adressen erfassen Sie schnell und einfach mit dem Adress-Assistent. Den Adress-Assis-

tenten öffnen Sie im Programmfenster, im E-Mail-Fenster oder beim Archivieren einer

E-Mail. Auch in Microsoft Outlook verwenden Sie den Adress-Assistenten beim Über-

nehmen einer Adresse. Das Vorgehen ist immer ähnlich.

Die Funktionen für den Adress-Assistenten sind nur verfügbar, wenn Sie die erforder-

lichen Rechte vom Administrator erhalten haben.

Vorgehen im Programmfenster Markieren Sie den Text einer Adresse, beispielsweise in einem Dokument oder auf

einer Internetseite.

Kopieren Sie den markierten Text in die Zwischenablage, z. B. mit Strg + C.

Klicken Sie im Menü Extras oder in der Symbolleiste des Programmfensters auf

Adress-Assistent.

Das Fenster Adress-Assistent öffnet sich und zeigt den Inhalt der Zwischenablage. Im

Fenster können Sie Text ändern oder löschen.

Klicken Sie auf Adressdatensatz erzeugen. Eine Abfrage öffnet sich.

Wählen Sie, ob Sie eine Firmenadresse, einen Ansprechpartner oder einen Einzelkon-

takt anlegen möchten.

Die passenden Informationen werden - soweit wie möglich automatisch - in die Felder

der Adresse eingetragen.

In das Feld Notizen wird der Text eingetragen, der sich keinem Feld der Adresse zu-

ordnen lässt.

Bei Firmen werden außerdem Vorname und Name im Feld Notizen gespeichert,

damit diese Informationen nicht verloren gehen.

Vorgehen im E-Mail-Fenster Markieren Sie passenden Text - etwa in der Signatur der E-Mail.

Im E-Mail-Fenster finden Sie Adress-Assistent ebenfalls in der Symbolleiste und im

Menü Extras.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#O_Adressmanagement_Ueberblick.htm


63

Das Fenster Adress-Assistent öffnet sich und der markierte Text ist im Fenster bereits

enthalten.

Vorgehen beim Archivieren von E-Mails

Vor dem Archivieren und Verknüpfen einer E-Mail muss die Adresse des Absenders oder

Empfängers in CAS genesisWorld erfasst sein. Möglicherweise stellen Sie während dem

Archivieren fest, dass dies nicht der Fall ist.

Klicken Sie im Fenster E-Mail archivieren auf die Schaltfläche, um den Bereich Ver-

knüpfen mit weiteren Datensätzen zu öffnen.

Klicken Sie auf Adress-Assistent. Im folgenden Fenster ist der gesamte Text der zu

archivierenden E-Mail enthalten.

Klicken Sie auf Adresse anlegen.

Die Abfrage und das Anlegen der Adresse erfolgen wie im Programmfenster.

Anschließend fahren Sie mit dem Archivieren der E-Mail fort.

Alle Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Adress-Assistent.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Adresse_einfuegen.htm


64

4.3.2 Automatische Adressprüfung

Adressen erfassen und die Qualität dieser Daten werden durch die automatische Adress-

prüfung unterstützt. Bestimmte Felder im Datensatz werden automatisch eingetragen,

z. B. das Feld Ort, wenn Sie die Postleitzahl eingeben. Felder für die Anschrift, Anrede,

Telefonnummern usw. werden durch die automatische Adressprüfung beim Öffnen oder

Speichern der Adresse geprüft.

Werden Vorgaben der Adressprüfung nicht erfüllt, wird ein Hinweis angezeigt.

Alle Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Automatische Adressprü-

fung.

Adressprüfung während der Eingabe

Wenn Sie eine Adresse erfassen, werden bestimmte Felder automatisch vervollständigt

oder eingetragen.

Automatiken für die Felder Anrede, Briefanrede, Geschlecht und Land sind in Kapitel

"Kommunikation mit Komfort" auf Seite 96 beschrieben.

Ort, Teilort und Bundesland werden für viele Länder automatisch ausgefüllt, wenn

Sie die Postleitzahl eingeben. Gilt eine Postleitzahl für mehrere Orte oder Ortsteile,

werden diese in der entsprechenden Dropdown-Liste angezeigt.

Der Administrator kann Vorgaben für weitere Länder ergänzen.

Angaben zur Bankverbindung sind voneinander und vom Feld Land abhängig.

Bankinstitut und BIC-Nummer werden automatisch ausgefüllt, wenn die Bankleitzahl

eingegeben wird. Dies ist nur möglich, wenn Deutschland als Land eingestellt ist.

Der Administrator kann bei Bedarf weitere Länder hinzufügen.

BIC, Bankinstitut und Kontonummer werden automatisch ausgefüllt, wenn die IBAN

eingegeben wird. Dies ist nur möglich, wenn Deutschland, Österreich, Schweiz oder

Luxemburg als Land eingestellt ist.

Die IBAN wird vorgeschlagen, wenn die Kontonummer und die Bankleitzahl einge-

geben sind. Ein Vorschlag erfolgt nur, wenn im Feld IBAN noch kein Wert eingetragen

ist.

Ein eingetragener Wert im Feld IBAN wird geprüft, um z. B. Tippfehler auszuschließen.

Die IBAN-Prüfung erfolgt für alle Länder. Ein Fehler wird angezeigt, wenn die IBAN

nicht gültig ist.

Die IBAN wird auf Basis der ISO-Norm 13616 berechnet. Bei deutschen Konten wird

dafür die Standard-IBAN-Regel verwendet, die von der Deutschen Bundesbank veröf-

fentlicht wurde.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#AdressenPruefung.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#AdressenPruefung.htm


65

Sonderregelungen zur Bildung der IBAN werden nicht berücksichtigt, z. B. bei Spen-

denkonten. In manchen Fällen wird deshalb nicht die korrekte IBAN erzeugt.

Nachdem die Felder IBAN, Kontonummer und Bankleitzahl ausgefüllt sind und der

Datensatz gespeichert ist, wird keine Konsistenzprüfung zwischen diesen drei Feldern

mehr durchgeführt.

Rufnummern werden formatiert und die Ländervorwahl wird automatisch eingetragen.

Telefon- und Faxnummern werden automatisch nach DIN 5008 formatiert.

Das Vervollständigen der Ländervorwahl erfolgt passend zum Feld Land der Anschrift.

Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird die Ländervorwahl Standard eingetragen.

Eine bevorzugte Kontaktart können Sie nur aktivieren, wenn die entsprechenden

Kontaktdaten erfasst sind, siehe Kapitel "Kontaktarten" auf Seite 61.

Adressprüfung beim Speichern

Wenn Sie eine Adresse anlegen, dann wird die Adressprüfung beim ersten Speichern

durchgeführt. Beim Öffnen eines vorhandenen Datensatzes Adresse wird die Adressprü-

fung ebenfalls durchgeführt. Im Datensatzfenster der Adresse wird direkt unter den

Registern ein Hinweis angezeigt.

Wenn Sie diese Zeile anklicken, öffnet sich das Fenster Ergebnis der automatischen

Adressprüfung.

Mit der Schaltfläche Alle Änderungsvorschläge übernehmen werden alle Vorschläge

übernommen.

Eingaben sind in den Feldern nicht möglich, einzelne Änderungsvorschläge überneh-

men Sie mit der Schaltfläche Übernehmen.


66

Möglicherweise ist ein Vorschlag der Adressprüfung nicht korrekt. Aktivieren Sie dann

Adresse bis zur nächsten Änderung als geprüft markieren.

Dann werden so lange keine Änderungsvorschläge angezeigt, bis diese Adresse das

nächste Mal geändert und gespeichert wird.

4.3.3 Dubletten

Einstellungen für die Dublettenprüfung legt der Administrator in der Management Kon-

sole fest. Dazu gehören beispielsweise:

Welche Felder werden bei der Dublettenprüfung betrachtet? Dies sind meist Firma,

Vorname, Name, Straße, Postleitzahl und Ort.

Sollen Adressen beim Auflösen von Dubletten gelöscht oder deaktiviert werden?

Sollen Adressen von der Dublettenprüfung ausgeschlossen werden, wenn Werte in

bestimmten Feldern eingetragen sind?

Sobald Sie eine Adresse speichern und bestimmte Felder mit einer vorhandenen Adresse

Ähnlichkeiten aufweisen, startet die Dublettenprüfung. Das Fenster Dublette gefunden

öffnet sich.

Wählen Sie in diesem Fenster, ob die Dublette aufgelöst werden soll.

Wenn Dubletten aufgelöst werden, dann werden die Informationen aus diesen

Adressen zusammengeführt. Verknüpfungen der Adressen werden ebenfalls zusam-

mengeführt und falls Adressen nicht öffentlich sind, werden auch die Teilnehmer und

Rechte zusammengefasst.

Anschließend existiert nur noch eine einzige Adresse mit allen Informationen.


67

4.3.4 Adresse deaktivieren

Wenn beispielsweise ein Ansprechpartner einer Firma ausscheidet, dann sollte dieser

Ansprechpartner nicht gelöscht werden, denn die Verknüpfungen aus der Akte des An-

sprechpartners sollen ja erhalten bleiben. Adressen lassen sich daher deaktivieren. In

Listenansichten werden deaktivierte Adressen durchgestrichen angezeigt.

Klicken Sie im Datensatzfenster dieser Adresse im Menü Extras auf Adresse deakti-

vieren oder auf das entsprechende Symbol.

Wenn Sie eine deaktivierte Adresse öffnen, wird direkt unter den Registern angezeigt,

dass diese Adresse deaktiviert ist. Alle Felder einer deaktivierten Adresse werden grau

angezeigt und Eingaben sind nicht möglich.

In den Eigenschaften einer Ansicht, bei einem Filter oder einer Suche können Sie de-

aktivierte Adressen berücksichtigen.

4.3.5 Synchrone Feldwerte

Bei Adressen von Firmen und Ansprechpartnern sind Felder häufig gleich bzw. sollen

gleich bleiben. Damit diese Felder nicht doppelt gepflegt werden müssen, lassen sich

diese Felder automatisch synchron halten.

Wenn Sie die erforderlichen Rechte für diese Funktion vom Administrator nicht erhalten

haben, dann ist beim Anlegen oder Speichern eines Ansprechpartners die Option Syn-

chrone Feldwerte an/aus gesetzt und lässt sich nicht ändern.

Die Felder Firma, Firma2 und Branche werden immer synchron gehalten. Ob weitere

Felder automatisch synchron gehalten werden, legt der Administrator in der Manage-

ment Konsole fest.

Bei synchron gehaltenen Feldern können Sie die entsprechenden Daten beim Ansprech-

partner nicht ändern, sondern nur im Datensatz der Firma.

Beispiel

Für eine Firma legen Sie einen neuen Ansprechpartner an. Im Datensatz des Ansprech-

partners sind nach dem Öffnen bereits die Felder Firma, Firma2 und Branche der Firma

eingetragen. Üblicherweise ist auch die Anschrift von Firmen und Ansprechpartnern

gleich und bereits eingetragen.

Eventuell wurde vom Administrator eingestellt, dass beim Ansprechpartner die Funk-

tion Synchrone Feldwerte an/aus aktiv ist.

Dies erkennen Sie daran, dass die Schaltfläche in der Symbolleiste farbig hinterlegt ist.

Im Menü Extras wird bei der Funktion ein Häkchen angezeigt.


68

Ist die Funktion noch nicht aktiv, klicken Sie im Menü Extras oder in der Symbolleiste

auf Synchrone Feldwerte an/aus.

Sind bereits Werte in synchron gehaltenen Feldern enthalten, öffnet sich ein Hinweis.

Wenn Sie den Hinweis bestätigen, werden die Felder aus der Firma in den Datensatz

des Ansprechpartners übernommen.

Manchmal unterscheidet sich allerdings die Anschrift bei Ansprechpartnern von der An-

schrift der Firma.

Deaktivieren Sie dann die Option Synchrone Feldwerte an/aus.

Nun lassen sich beim Ansprechpartner von der Firma abweichende Anschriften ein-

geben.

4.3.6 Zeichensatz und Unicode

Jede Sprache besitzt ein eigenes Alphabet mit eigenen Zeichen und Sonderzeichen. Ein

spezieller Zeichensatz als internationaler Standard ist Unicode, mit dem alle Zeichen aller

Schriften digital kodiert sind und angezeigt werden können.

Ob spezielle Sonderzeichen oder - mit Unicode - alle Sonderzeichen in CAS genesis-

World angezeigt werden, legt der Administrator fest.

Insbesondere Adressen benötigen möglicherweise Sonderzeichen, um so Namen, Orte,

Anschriften usw. mit den richtigen Zeichen einzugeben und anzuzeigen.

Felder mit Sonderzeichen werden in allen Ansichten, in der Akte, im Journal, im Cock-

pit usw. "richtig" angezeigt.

Bei der Suche werden alle Sonderzeichen für Buchstaben berücksichtigt. Wird z. B. ein

Wort mit e gesucht, werden auch entsprechende Sonderzeichen wie é, è, ê usw. be-

rücksichtigt.

Felder mit Sonderzeichen lassen sich in Filterbedingungen oder im Filter über Listen

oder im Adress-Assistent verwenden.

Sonderzeichen sind auch in Eingabehilfen möglich.

Auch bei der Anbindung an Microsoft Word werden Felder mit Sonderzeichen beim

Schreiben eines Briefs berücksichtigt.

Wenn Sie Zeichen eingeben möchten, die üblicherweise nicht auf Ihrer Tastatur verfügbar

sind, haben Sie zwei Möglichkeiten.

Einzelne Zeichen eingeben Die erste Methode eignet sich eher für einzelne Zeichen: Stellen Sie fest, welchen

Zeichenwert bzw. Dezimalcode das gewünschte Zeichen hat. Geben Sie dann diese

Zahlen über den Nummernblock der Tastatur mit gedrückter Alt-Taste ein.


69

Entsprechende Hinweise finden Sie, wenn Sie in der Online-Hilfe des Windows

Explorers nach Zeichentabelle suchen.

Tastatur insgesamt umstellen

Die genauen Namen der folgenden Funktionen sind je nach Version Ihres Betriebssys-

tems ein bisschen unterschiedlich.

Öffnen Sie im Betriebssystem die Systemsteuerung.

Suchen Sie nach den Einstellungen für Sprache und Region.

Öffnen Sie die Einstellungen für die Tastatur.

Wählen Sie die Sprache, auf die Sie Ihre Tastatur umstellen möchten.

Anschließend können Sie Zeichen dieser Sprache mit Ihrer Tastatur eingeben.

4.3.7 Geomarketing und Karten

In einer Karte lassen sich eine oder mehrere Adressen anzeigen und Sie können die An-

zeige mit mehreren Funktionen ändern. Eine Karte können Sie jederzeit in einem neuen

Fenster öffnen oder Sie legen im Programmnavigator mit dem Ansichtsassistenten eine

Kartenansicht für bestimmte Adressen an, siehe Kapitel "Was sind Ansichten?" auf Seite

38.

Hinweise

In der Karte können nur georeferenzierte Adressen angezeigt werden. Adressen

können nicht georeferenziert werden, wenn die Anschrift nicht korrekt ist wie etwa bei

einer falschen Postleitzahl.

Wenn eine Adresse trotz richtiger Anschrift nicht in der Karte angezeigt wird, fragen

Sie Ihren Administrator.

Um die Georeferenzierung kostenlos anbieten zu können, verwendet die CAS Software

AG einen OpenStreetMap-Server. Dieser liefert in manchen Regionen weniger genaue

Koordinaten, Adressen werden am falschen Ort in der Karte angezeigt oder einzelne

Adressen können nicht georeferenziert werden.

Adressen in Karte zeigen Öffnen Sie eine Listenansicht mit Adressen, markieren Sie eine Adresse und klicken

Sie im Menü Extras auf Karte.

Damit sehen Sie, wo eine einzelne Adresse liegt. Die markierte Adresse wird als Mit-

telpunkt verwendet.


70

Markieren Sie in der Listenansicht mehrere Adressen oder öffnen Sie eine Listenan-

sicht mit Adressen und klicken Sie im Menü Extras auf Karte.

Nun sehen Sie für die markierten Adressen bzw. die Adressen der Ansicht, wo diese

Adressen liegen.

Mehrere Adressen am gleichen Ort werden durch eine entsprechende Zahl angezeigt,

wenn ein großer Maßstab für die Karte verwendet wird. Sobald der Maßstab dies zulässt,

werden die Adressen einzeln angezeigt. Eine Zahl wird immer bei Ansprechpartnern am

gleichen Ort angezeigt.

Mit gedrückter Maustaste verschieben Sie den angezeigten Ausschnitt.

Mit dem Drehen des Mausrads ändern Sie den Maßstab der Karte.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einer einzigen Adresse schweben oder eine

Adresse anklicken, öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Namen der Adresse.

Die Angabe Ungefähre Position bedeutet, dass die Adresse nicht genau georeferen-

ziert werden konnte.

In dem kleinen Fenster öffnet die Schaltfläche Kontaktdetails das Datensatzfenster

der Adresse. Die Schaltfläche Route planen öffnet das Datensatzfenster der Adresse

mit dem Register Lageplan.


71

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Kreis für mehrere Adressen schweben oder

diese Markierung anklicken, öffnet sich ebenfalls ein kleines Fenster.

In diesem Fenster öffnet die Schaltfläche In Liste anzeigen eine Listenansicht mit allen

Adressen an diesem Ort.

Links oben wird die Dropdown-Liste Gewählte Adressen angezeigt. Die Drop-

down-Liste enthält alle Listenansichten mit Adressen des aktuellen Programmnaviga-

tors. Damit können Sie statt der markierten Adressen auch alle Adressen einer Ansicht

in der Karte anzeigen lassen.

Funktionen der Umkreissuche in der Karte

Rechts oben im Fenster mit der Karte wird der Umkreis eingestellt, in

dem Adressen angezeigt werden. Steht der Schieberegler auf 0, wird kein Umkreis ange-

zeigt.

Stellen Sie eine größere Zahl als 0 ein, wird ein Kreis in die Karte eingezeichnet und

der Mittelpunkt des Kreises wird markiert.

Um einen neuen Mittelpunkt des Umkreises festzulegen, klicken Sie mit der rechten

Maustaste in die Karte und dann im Kontextmenü auf Neuer Umkreismittelpunkt.

Mit In Liste anzeigen wird eine Listenansicht in einem neuen Fenster mit allen

Adressen geöffnet, die im Umkreis liegen.

Im Fenster sind alle Funktionen einer Listenansicht für Adressen in CAS genesisWorld

verfügbar.

Weitere Funktionen finden Sie in der Online-Hilfe für Anwender auf der Seite Geomar-

keting und Karten.

4.3.8 Soziale Netzwerke

Bei allen personenbezogenen Informationen in CAS

genesisWorld werden Schaltflächen für soziale Netzwerke und Suchmaschinen wie

Google angezeigt, also bei Adressen, Telefonaten und E-Mails im Posteingang, in der

Vorschau und bei archivierten E-Mails.

Nur wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, werden

diese Schaltflächen angezeigt.

Wenn Sie ein Symbol anklicken, öffnet sich entweder das Fenster Web-Profile oder

Ihr Browser. Soziale Netzwerke und die zur Adresse gehörende Homepage werden

immer im Fenster Web-Profile angezeigt.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#geomarketing_karten.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#geomarketing_karten.htm


72

Mit den Schaltflächen von CAS genesisWorld können Sie zu Suchmaschinen umschal-

ten. Bei einer sofortigen Wahl einer Suchmaschine wird der Browser geöffnet.

Bei einem sozialen Netzwerk geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.

Aktivieren Sie Anmeldedaten in CAS genesisWorld merken, dann werden diese

Daten für das soziale Netzwerk in Ihren Einstellungen gespeichert. Diese Einstellungen

können Sie jederzeit ändern oder löschen.

Wenn Sie Anmeldedaten in CAS genesisWorld merken nicht aktivieren, dann

werden diese Anmeldedaten temporär in CAS genesisWorld gespeichert. So werden

Sie am entsprechenden Netzwerk automatisch angemeldet, so lange Sie CAS genesis-

World nicht schließen. Wenn Sie CAS genesisWorld schließen, werden diese Daten

gelöscht.

Wenn Sie auf das Symbol für eine Suchmaschine wie z. B. Google oder Bing klicken,

wird die Seite mit den Suchergebnissen geöffnet. Der Firmenname bzw. Name ist als

Suchbegriff bereits eingetragen.

Beachten Sie, dass "Robert Glaser" ein fiktiver Benutzer in den Beispieldaten von CAS

genesisWorld ist.

Im Fenster Web-Profile sind für die Recherche weitere Funktionen in den Symbolleisten

enthalten. Die angezeigte Internetseite aus dem sozialen Netzwerk zeigt die gleichen

Daten, wie wenn Sie sich wie üblich im Browser an diesem Netzwerk anmelden.


73

Zurück/Vorwärts blättert eine Internetseite vor bzw. zurück.

Profil verbinden ordnet das momentan angezeigte Profil zu oder das Ergebnis einer

Suche. Wenn Sie anschließend in der Adresse, dem Telefonat oder einer E-Mail auf das

entsprechende Symbol klicken, wird sofort die verbundene Internetseite im Fenster

Web-Profile angezeigt.

Verbindung aufheben löst die Verbindung zum eingestellten Profil oder dem Ergeb-

nis einer Suche auf.

Aktualisieren aktualisiert die angezeigte Internetseite.

Im Browser öffnen öffnet in einem neuen Fenster Ihren Standard-Browser mit der

momentan angezeigten Seite.

Erneute Suche beginnt eine Suche mit den Suchbegriffen im Eingabefenster. Wenn

beispielsweise die Schreibweise von Name oder Firmenname einer Adresse fraglich ist,

können Sie Stellvertreterzeichen bei einer Suche verwenden und die Adresse dann

korrigieren.

Hinweise

Für die Anzeige der Internetseite aus einem sozialen Netzwerk wird Ihr persönlicher

Benutzername und Ihr Kennwort beispielsweise von Xing oder Facebook verwendet.

Benutzernamen und Kennworte für die sozialen Netzwerke können Sie in den Einstel-

lungen von CAS genesisWorld speichern. Die Anmeldedaten werden verschlüsselt in

der Datenbank gespeichert und können nicht ausgelesen werden.

Haben Sie die Anmeldedaten nicht gespeichert, öffnet sich das Formular zur Anmel-

dung am sozialen Netzwerk.

Unterschiedliche Benutzer von CAS genesisWorld sehen also im gleichen sozialen

Netzwerk unterschiedliche Informationen. Weil die Internetseite aus dem sozialen

Netzwerk immer direkt geöffnet wird, sehen Sie immer die momentan aktuellen Daten.

4.4 Verteiler

Ein Verteiler ist eine Sammlung von Adressen für einen bestimmten Zweck, z. B. für eine

Marketingkampagne oder für Weihnachtspost. Verteiler sind ein eigener Datensatz-Typ.

Daher lassen sich Verteiler mit weiteren Datensätzen verknüpfen, gelöschte Verteiler

werden in den Papierkorb verschoben, für Verteiler können Sie Listenansichten oder

Akten anlegen usw.

Die Adressen eines Verteilers sind nicht mit dem Verteiler verknüpft. Um einen Verteiler

mit einem anderen CAS genesisWorld-Datensatz zu verknüpfen, verwenden Sie die

Schaltflächen Neue Verknüpfung bzw. Verknüpfen mit. Diese verknüpften Datensätze

sehen Sie dann in der Akte des Verteilers.


74

Die Funktionen zum Anschreiben eines gesamten Verteilers und zum Drucken der

Adressen sind nur verfügbar, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator

erhalten haben.

Im Register Allgemein des Fensters Verteiler bearbeiten finden Sie Schaltflächen, um

die Sammlung der Adressen des Verteilers zu ändern.

Für Verteiler können Sie Vorlagen erstellen, siehe Kapitel "Vorlagen für Datensätze er-

stellen" auf Seite 31. Wenn Sie einen Verteiler als Vorlage speichern, dann werden die

Adressen des Verteilers ebenfalls in der Vorlage gespeichert.

Die Zuordnung einer einzelnen Adresse zu einem Verteiler können Sie ebenfalls im

Datensatzfenster einer Adresse im Register Verteiler ändern.

4.4.1 Wie erstellen Sie einen Verteiler?

Ermitteln Sie die Adressen, die Sie als Verteiler zusammenfassen möchten.

Dafür können Sie beispielsweise eine Adressenliste öffnen und mit dem Filter über der

Liste die gewünschten Adressen zusammenstellen.


75

Oder Sie öffnen die Suche und suchen nach den gewünschten Adressen.

Markieren Sie die gewünschten Adressen.

Klicken Sie im Menü Bearbeiten des Programmfensters oder des Fensters Suche auf

Als Verteiler speichern. Das Fenster Verteiler neu anlegen öffnet sich.

Vergeben Sie ein Stichwort und legen Sie Teilnehmer für den Verteiler fest.

Alternativ klicken Sie im Menü Bearbeiten auf In vorhandenen Verteiler aufneh-

men. Das Fenster Adresse(n) in die markierten Verteiler aufnehmen öffnet sich.

Markieren Sie einen oder mehrere Verteiler, in die die markierten Adressen aufge-

nommen werden sollen.

4.4.2 Wie ändern Sie einen Verteiler? Suchen Sie nach Verteilern oder öffnen Sie eine Liste mit Verteilern.

Alternativ öffnen Sie eine beliebige Adresse und dann das Register Verteiler. Klicken

Sie auf Verteiler ändern, dann werden alle verfügbaren Verteiler angezeigt.

Öffnen Sie das Fenster Verteiler bearbeiten z. B. durch einen Doppelklick.

Adresse(n) hinzufügen erweitert den Verteiler.

Das Feld wird zu einem Suchfeld, wenn die SmartSearch aktiv ist, siehe Kapitel "Mit

der SmartSearch suchen" auf Seite 26.

Ohne SmartSearch öffnet sich das Fenster Suche, in dem Sie Adressen nach einer

Suche mit folgenden beiden Schaltflächen übernehmen.

Übernehmen & Weiter fügt die markierten Adressen zum Verteiler hinzu. Das

Fenster Suche bleibt für eine weitere Suche geöffnet.

Übernehmen & Schließen fügt die markierten Adressen zum Verteiler hinzu.

Adresse(n) entfernen entfernt die markierten Adressen aus dem Verteiler.

Neue Adresse öffnet das Datensatzfenster für eine neue Adresse, die nach dem

Speichern im Verteiler enthalten ist.

Verteiler hinzufügen öffnet ein Fenster mit den vorhandenen Verteilern. Markieren

Sie einen oder mehrere Verteiler. Die Adressen dieser Verteiler werden dem aktuellen

Verteiler hinzugefügt.

Verteiler abziehen öffnet ein Fenster mit den vorhandenen Verteilern. Markieren Sie

einen oder mehrere Verteiler. Die Adressen dieser Verteiler werden aus dem aktuellen

Verteiler entfernt.

Erste Schritte Dokumentenverwaltung

76

Wenn Sie im Fenster Verteiler bearbeiten eine Adresse markieren und die Entf-Taste

drücken, dann wird die Adresse aus dem Verteiler entfernt.

Hinzufügen oder Entfernen einer Adresse zu einem Verteiler wird im Register Jour-

nal protokolliert. So sehen Sie, wann beispielsweise eine bestimmte Adresse in einen

Verteiler aufgenommen oder entfernt wurde.

5 Dokumentenverwaltung

In CAS genesisWorld lassen sich mehrere Typen von Dokumenten unterscheiden:

Die Internet-Adresse enthält eine Internet-Adresse.

Die Kurznotiz enthält Text im Bereich Notizen. Damit können Sie beispielsweise ein

Gespräch oder ein Memo festhalten.

Mit dem besonderen Dokumentdatensatz Mailing schreiben und versenden Sie

E-Mails im HTML-Format an eine oder mehrere Adressen.

Ein weiterer Typ besteht aus den Metadaten und zusätzlich einer Archivda-

tei, z. B. einem Microsoft Word-Dokument. Eine Archivdatei kann jede Datei sein.

Der Unterschied zwischen Dokumentdatensätzen besteht darin, das eine Archivdatei vor-

handen sein kann oder nicht: Entweder sind alle Informationen eines Dokuments ein-

schließlich Texten und weiteren Inhalten wie Grafiken vollständig in CAS genesisWorld

vorhanden. Oder in CAS genesisWorld sind Metadaten enthalten, Texte und weitere In-

halte werden in anderen Programmen bearbeitet, wie z. B. in Microsoft Word, Microsoft

Excel oder Grafikprogrammen. Die Microsoft Word-Dokumente, Microsoft Excel-Ta-

bellen, Grafikdateien und auch archivierte E-Mails sind so genannte Archivdateien.

Archivdateien werden entweder in CAS genesisWorld nur verwaltet und der Datensatz

enthält einen Verweis auf die Datei oder die Archivdatei wird im Dokumentenarchiv ge-

speichert, siehe Kapitel "Aufbau von CAS genesisWorld" auf Seite 8.

Dokumentdatensatz enthält einen Verweis auf die Datei

Die Dateien können von Anwendern in einem beliebigen Ordner lokal oder im Netz ge-

speichert werden und sind auch ohne CAS genesisWorld verfügbar. Der Dokumentda-

tensatz in CAS genesisWorld enthält einen Verweis, d. h. den absoluten Pfad auf die

Datei.

Mit dieser Methode ist die Konsistenz der Daten durch CAS genesisWorld nicht zu ge-

währleisten. Die Archivdatei kann mit oder ohne CAS genesisWorld geöffnet und bear-

beitet werden. Außerdem ist die Verfügbarkeit nicht gewährleistet, weil Anwender evtl.

Archivdateien auf der lokalen Festplatte speichern oder in andere Ordner verschieben, so

dass die Dateien nicht jederzeit bzw. für jeden Benutzer verfügbar sind.


77

Wenn Dokumentdatensätze mit einem Dateiverweis gespeichert wurden und die Archiv-

datei sich nicht öffnen lässt, sind mehrere Fälle möglich.

Ist der andere Rechner eingeschaltet und mit dem Netzwerk verbunden?

Bestehen mindestens Leserechte auf dieses Dokument?

Wird versucht, die Archivdatei über ein Laufwerksmapping anzusprechen, das nicht

eingerichtet oder mit einem anderen Laufwerksnamen verbunden ist?

Speichern im Dokumentenarchiv

Die Archivdateien werden in einem geschützten Ordner gespeichert, dem so genannten

Dokumentenarchiv. Auf diesen Ordner greift nur der Applikationsserver zu. Die Archiv-

dateien werden über CAS genesisWorld mit den zugehörigen Anwendungen geöffnet.

Diese Methode bietet Datensicherheit, da im Gegensatz zu Dateiverweisen der Zugriff

auf Dokumente über CAS genesisWorld mit entsprechenden Rechten erfolgt. Das gleich-

zeitige Ändern einer Archivdatei von zwei Anwendern wird durch einen Sperrmechanis-

mus verhindert.

Hinweise

Da prinzipiell jeder Anwender selbst entscheidet, wie die Dateien gespeichert werden,

sollte hier ein einheitliches Vorgehen vereinbart werden.

Wenn Anwender über das Internet oder mit einem Intranet arbeiten, z. B. CAS genesis-

World Web oder teamWorks, sollten die Dateien grundsätzlich im Dokumentenarchiv

gespeichert werden, denn über Dateiverweise lassen sich die Dateien nicht öffnen.

5.1 Anbindung an Microsoft Word

CAS genesisWorld arbeitet mit Microsoft Word zusammen. Die Archivdateien werden

über CAS genesisWorld entweder als Dateiverweis oder im Dokumentenarchiv gespei-

chert. So können Sie diese Dokumentdatensätze mit Adressen verknüpfen, danach

suchen usw.

Die Zusammenarbeit von CAS genesisWorld und Microsoft Word beruht auf einer An-

bindung. Diese Anbindung wird automatisch installiert.

5.2 Adressen anschreiben

Wenn Sie ein Anschreiben erstellen, schreiben Sie üblicherweise an eine oder mehrere

Adressen und erstellen dafür einen Text.


78

Im Anschreiben sind Felder der Adresse enthalten, z. B. die Anschrift, die Anrede und der

Name. Das sind die Seriendruckfelder. Weitere Informationen aus CAS genesisWorld - die

Feldvariablen - werden ebenfalls verwendet, z. B. Ihr Name, Ihre Durchwahl oder Ihre Ab-

teilung.

Schließlich erstellen Sie das Anschreiben und

drucken einen Brief bei einer Adresse oder

mehrere Briefe bei mehreren Adressen oder

versenden das Anschreiben als personalisierte E-Mail an mehrere Empfänger.

Was brauchen Sie für ein Anschreiben?

Grundlage eines Anschreibens sind immer eine oder mehrere Adressen, die in CAS

genesisWorld erfasst sind. Zumindest die Felder Anrede, Name und Vorname und die

(Post-)Anschrift oder E-Mail-Adresse werden in einem Anschreiben verwendet. Diese

Angaben fügen Sie als Seriendruckfelder in das Anschreiben ein.

In ein Anschreiben übernehmen Sie außerdem Angaben über den Absender: Ihren

Namen, Ihre Durchwahl oder Ihre Abteilung usw. Diese Angaben werden als Feldva-

riablen bezeichnet.

Nun benötigen Sie noch eine Vorlage für Ihr Anschreiben. Eine Vorlage enthält gleich-

bleibende Elemente des Anschreibens wie die Anschrift, den Betreff, die Anredezeile

und die Gestaltung des Anschreibens. Die Vorlagen werden in CAS genesisWorld ver-

waltet und ggf. erstellt.

Den Text des Anschreibens mit den Feldern erstellen Sie mit der Standardvorlage

Mailing in CAS genesisWorld oder für einen Brief mit CAS genesisWorld und Micro-

soft Word.

Vor dem Versand oder Druck werden die Felder mit den Daten der Adressen und den

Angaben über den Absender automatisch mit den richtigen Inhalten befüllt.

Üblicherweise sind Vorlagen für Briefe in einem Unternehmen vorhanden, die die richti-

gen Felder an den richtigen Stellen enthalten.

Falls Sie eine Vorlage z. B. für einen Geschäftsbrief erstellen möchten, informieren Sie sich

bitte genauer in der Online-Hilfe für Anwender.

Bei Anschreiben mit der Post besteht kein grundlegender Unterschied, ob Sie an eine

oder mehrere Adressen schreiben.

Bei Anschreiben mit E-Mail verwenden Sie möglicherweise unterschiedliche Daten-

satz-Typen. Für eine individuelle E-Mail an eine Adresse klicken Sie im Menü Datei des

Programmfensters auf Neu und dann auf E-Mail. Für Mailings an mehrere Adressen

verwenden Sie beispielsweise die Standardvorlage Mailing in CAS genesisWorld.


79

Erforderliche Rechte

Serienbriefe und Mailings für mehrere Adressen können Sie nur erstellen, wenn Sie die

erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben.

Bei fehlendem Recht kann ein Serienbrief mit Microsoft Word nicht für mehrere

Adressen erstellt werden. Serienbriefe können dann nur für eine einzige Adresse er-

stellt werden. Sind mehr als eine Adresse mit dem Dokumentdatensatz verknüpft, wird

beim Öffnen des Microsoft Word-Dokuments eine Meldung angezeigt.

Die Standardvorlage für ein Mailing lässt sich ebenfalls nur für eine, nicht für mehrere

Adressen verwenden.

5.3 (Serien-)Brief mit Microsoft Word

Briefe, Serienbriefe oder weitere Anschreiben wie z. B. Angebote können Sie mit Micro-

soft Word erstellen.

Für Microsoft Word sind Dokumentvorlagen in CAS genesisWorld als Beispiele enthalten.

Wenn Sie eine neue Dokumentvorlage für Ihr Unternehmen erstellen möchten oder vor-

handene Dokumentvorlagen ändern, sollten Sie mit Microsoft Word, Feldern in Microsoft

Word und dem Seriendruck vertraut sein.

Die folgenden Schritte zeigen ein Beispiel für das Anlegen eines Serienbriefs. Auf ähn-

liche Weise können Sie einen Brief für nur einen Empfänger erstellen, z. B. ein Angebot.

Empfänger wählen und Dokument anlegen Markieren Sie die Adressen der Empfänger, z. B. nach einer Suche oder in einer

Adressenliste.

Klicken Sie auf Dokument anlegen. Das Fenster Dokument erstellen aus öffnet sich.

Wählen Sie eine Datei von Microsoft Word als Vorlage.

Das Fenster Dokument neu anlegen öffnet sich. Die markierten Adressen werden au-

tomatisch mit dem Datensatz des neuen Dokuments verknüpft. Um weitere Adressen

hinzuzufügen, verknüpfen Sie diese ebenfalls mit dem neuen Dokumentdatensatz.

Geben Sie das Stichwort, ggf. Kategorie, Schlagworte usw. ein. Legen Sie die Teilneh-

mer für das Dokument fest.

Speichern Sie den Dokumentdatensatz, bevor Sie die Archivdatei in Microsoft Word

öffnen. Beim Speichern wird aus der Vorlage das entsprechende Microsoft

Word-Dokument erstellt, in dem dann alle benötigten Informationen wie z. B. die

Seriendruckfelder verfügbar sind.


80

Serienbrief in Microsoft Word bearbeiten und Anschreiben

erstellen

Klicken Sie bei Archivdatei öffnen auf das Symbol Datei zum Bearbeiten öffnen.

Microsoft Word wird gestartet und Sie sehen das Dokument, das in der Dokument-

vorlage enthalten ist.

Für Dokumente und Adressen sind verschiedene Automatiken in Kapitel "Kommunika-

tion mit Komfort" auf Seite 96 beschrieben.

In Microsoft Word ist im Register CAS Word Add-In eine Symbolleiste mit allen Funkti-

onen für Anschreiben über CAS genesisWorld vorhanden.

Seriendruckfelder einfügen öffnet das gleichnamige Fenster. Damit fügen Sie

Seriendruckfelder von Adressen der Empfänger, weitere Seriendruckfelder aus ver-

knüpften Datensätzen und Feldvariablen ein.

Adresszeilen einfügen ist ein spezielles Element, mit dem Sie gleichzeitig alle Serien-

druckfelder für eine vollständige Anschrift im In- oder Ausland gleichzeitig einfügen.

Feldvariablen ersetzen übernimmt aus den Einstellungen in CAS genesisWorld die

Werte, z. B. für Angaben zum Absender.

In Microsoft Word finden Sie weitere Funktionen für den Seriendruck im Register Sen-

dungen, z. B. "Wenn ... Dann … Sonst"-Regeln für alternativen Text im Serienbrief.

Außerdem können Sie den Serienbrief erzeugen und drucken.

Wenn Sie in der Symbolleiste von Microsoft Word auf Serienbrief erstellen klicken,

öffnet sich eine Abfrage und Sie können den Brief auf zwei Arten erstellen lassen:

Mit Statisch erzeugen Sie aus der Datenquelle und dem Hauptdokument ein An-

schreiben. Alle Seriendruckfelder und Feldvariablen werden durch entsprechende

Feldwerte aus CAS genesisWorld ersetzt. Das heißt, wenn Sie den Brief zu einem

späteren Zeitpunkt öffnen, sind die gleichen Daten der Adressen oder Ihre Daten ent-

halten, auch wenn sich die Adresse vielleicht inzwischen geändert hat.

Mit Dynamisch öffnen Sie das Hauptdokument. Seriendruckfelder aus den Adressen

bleiben als Felder im Anschreiben erhalten und werden beim Verbinden oder Drucken

durch entsprechende Feldwerte aus CAS genesisWorld ersetzt. Feldvariablen und

weitere Seriendruckfelder von verknüpften Datensatz-Typen werden immer durch

Feldwerte ersetzt. Wenn Sie den Brief zu einem späteren Zeitpunkt öffnen und Daten

der Adressen haben sich geändert, dann werden beim Verbinden oder Drucken des

Serienbriefs die Daten ebenfalls aktualisiert. Bei dieser Variante wird erst beim Ver-

binden oder Drucken für jeden Brief ein eigenes Dokument erzeugt.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Symbolleiste in

Microsoft Word.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#S_genesisSymbolleiste_in_Word.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#S_genesisSymbolleiste_in_Word.htm


81

Hinweise

CAS genesisWorld erstellt aus Ihren markierten Adressen und den Feldvariablen eine

Datenquelle für Microsoft Word.

Die Feldvariablen geben Sie im Fenster Einstellungen im Register Dokumente an.

Diese Feldvariablen sind ebenfalls in der Datenquelle enthalten.

Eine Ausnahme stellen Grafiken oder Dateien dar, wie z. B. Ihre Unterschrift. Diese kann

Microsoft Word nicht als Seriendruckfelder verarbeiten. Daher müssen Sie diese Feld-

variablen durch die Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen bzw. Feldvariablen er-

setzen in das Microsoft Word-Dokument einfügen bzw. ersetzen lassen.

Verwenden Sie in Dokumentvorlagen keine schreibgeschützten Bereiche, da diese

beim Ersetzen der Variablen zu Problemen führen können.

5.4 Standardvorlage Mailing

Mit der Standardvorlage Mailing erstellen und versenden Sie E-Mails im HTML-For-

mat. Mit der Vorlage wird ein besonderer Dokumentdatensatz vom Typ Mailing erstellt.

Den Dokumentdatensatz können Sie als Vorlage speichern, siehe Kapitel "Vorlagen für

Datensätze erstellen" auf Seite 31.

In ein Mailing können Sie über die entsprechenden Funktionen

alle Felder von Adressen einfügen,

Feldvariablen von CAS genesisWorld einfügen und

Anlagen einfügen.

Im Register Allgemein stehen die notwendigen Informationen für das Erstellen und

Senden des Mailings.

Im Register Erweitert stehen Meta-Informationen für einen CAS genesisWorld-Daten-

satz, z. B. die Teilnehmer, die Kategorie oder das Datum.

Das Register Status enthält eine Übersicht nach dem Senden.

5.4.1 Mailing erstellen Klicken Sie beispielsweise im Menü Datei auf Neu/Dokument. Das Fenster Doku-

ment erstellen aus öffnet sich.

Klicken Sie auf die Vorlage Mailing. Diese Vorlage finden Sie üblicherweise in der An-

sicht Alle Vorlagen oder Standardvorlagen.

Im folgenden Fenster Mailing neu anlegen vergeben Sie ein Stichwort.


82

Wählen Sie das E-Mail-Konto zum Versenden. Die Dropdown-Liste enthält alle

E-Mail-Konten, auf die Sie Zugriff haben.

Der Absender wird nach der Wahl des E-Mail-Kontos automatisch eingetragen. Den

Eintrag können Sie ändern, indem Sie den Wert überschreiben.

Bei Dokumentsprache wählen Sie die Sprache, in der Sie das Mailing versenden

möchten.

Die Dokumentsprache ist für die Platzhalter wie Seriendruckfelder relevant. Die Inhalte

werden in der gewählten Dokumentsprache ausgefüllt, falls Werte für diese Felder in

CAS genesisWorld in dieser Sprache vorhanden sind,

Ändern öffnet das Fenster Empfänger wählen. In CAS genesisWorld können bei je-

der Adresse mehrere E-Mail-Adressen vorhanden sein. Wählen Sie das E-Mail-Feld,

das für das Mailing verwendet werden soll.

Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen. Suchen und übernehmen Sie im folgenden

Fenster Suche die gewünschten Adressen, siehe Kapitel "Datensätze suchen" auf Seite

23.

Die Adressen sind nach dem Wählen von OK im Fenster Empfänger wählen automa-

tisch mit dem Mailing verknüpft.


83

Die Schaltfläche unter Weitere Empfänger blendet die Felder An, CC und BCC ein,

wie bei einer üblichen E-Mail. In diese Felder geben Sie E-Mail-Adressen ein oder

wählen E-Mail-Adressen mit den Schaltflächen nach den Feldern. Weitere Informatio-

nen dazu finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite E-Mail-Empfänger auswählen.

Diese weiteren Empfänger haben keinen Bezug zu Datensätzen von Adressen in CAS

genesisWorld. Daher werden für solche Empfänger auch keine Verknüpfungen mit

dem Dokumentdatensatz eingetragen.

5.4.2 Mailing schreiben Schreiben und formatieren Sie den Text des Mailings. In den Editor können Sie

HTML-Dateien laden.

Informationen zum HTML-Editor finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Hinweise

zu E-Mails im HTML-Format.

Klicken Sie in einem Mailing auf die Schaltfläche rechts vom Texteditor.

Ein neuer Bereich mit den Registern für Seriendruckfelder und Feldvariablen wird an-

gezeigt.

Platzieren Sie die Einfügemarke im Feld Betreff an die Stelle, an der Sie einen Platz-

halter einfügen möchten.

Markieren Sie ein Seriendruckfeld oder eine Feldvariable und klicken Sie auf den

oberen roten Pfeil.

Platzieren Sie die Einfügemarke im Text des Mailings an die Stelle, an der Sie einen

Platzhalter einfügen möchten.

Klicken Sie dann auf den unteren roten Pfeil.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#E_Mail_Empfaenger_auswaehle.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#StandardvorlageSerienEMailHinweise.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#StandardvorlageSerienEMailHinweise.htm


84

Die Schaltfläche unter dem Text des Mailings öffnet den Bereich Anlagen.

Die Schaltfläche öffnet das Fenster Anlagen wählen.

Anlage hinzufügen öffnet das Fenster Suche, mit dem Sie einen Dokumentdatensatz

suchen und die Archivdatei als Anlage einfügen.

Anlagen müssen als Dokumentdatensatz in CAS genesisWorld vorhanden sein.

Neue Anlage hinzufügen öffnet das Fenster Dokument erstellen aus, mit dem Sie

einen neuen Dokumentdatensatz anlegen.

Als Anlage werden immer die Archivdateien eingefügt und diese Dateien versenden

Sie dann auch mit dem Mailing, siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung" auf Seite 76.

Internet-Adressen lassen sich nicht als Anlage einfügen. Dies gilt ebenfalls für Doku-

mente, bei denen Archivdateien als Dateiverweise vorhanden sind. Solche Dokumente

lassen sich mit einem Mailing nicht versenden.

5.4.3 Mailing testen

Vor dem endgültigen Senden ist ein Test empfehlenswert.

Vorschau öffnet ein Fenster, in dem Sie die E-Mail mit den individuell ausgefüllten

Seriendruckfeldern und Feldvariablen für jeden Empfänger anzeigen lassen.

Wenn Sie testen möchten, wie die E-Mails voraussichtlich bei den Empfängern aus-

sieht, klicken Sie auf Test-E-Mail senden.

Die Test-E-Mail wird immer an den Absender des eingestellten E-Mail-Kontos gesen-

det, so dass alle richtigen Empfänger schon vor dem Test eingetragen sein können.

Nun können Sie die gesendete Test-E-Mail beispielsweise mit verschiedenen

E-Mail-Clients öffnen und kontrollieren.


85

5.4.4 Mailing senden

Am Erstellen, Versenden und der Kontrolle von Mailings können mehrere Benutzer betei-

ligt sein. Dafür muss bei jedem dieser Benutzer das gleiche E-Mail-Konto eingerichtet

sein. Insbesondere muss der Name des Kontos so lauten, wie im Datensatz des Mailings

angegeben.

Wie lange das Senden eines Mailings dauert, ist von mehreren Faktoren abhängig: An

wie viele Adressen versenden Sie, wie groß ist die E-Mail bzw. ein eventueller Anhang,

wie leistungsfähig ist Ihr E-Mail-System?

Mailing senden öffnet das gleichnamige Fenster.

Beim ersten Senden eines Mailings und Öffnen des Fensters legen Sie fest, ob Sie sofort

oder zeitversetzt senden. Außerdem stellen Sie Optionen ein.

Bei einem erneuten Senden oder beim Fortsetzen eines Mailings legen Sie im Fenster

zusätzlich fest, wie das Mailing fortgesetzt werden soll.

Sofort oder zeitversetzt senden Aktivieren Sie Sendevorgang sofort starten, dann beginnt das Senden des Mailings

nach dem Anklicken der Schaltfläche Senden in diesem Fenster.

Aktivieren Sie Sendevorgang zeitversetzt starten am und tragen Sie ein Datum und

eine Uhrzeit ein. Das Senden der E-Mails erfolgt ab dem angegebenen Zeitpunkt.

Optionen Aktivieren Sie Identische E-Mail-Adressen nur einmal anschreiben, wenn mehrfach

hinzugefügte Empfänger nur eine E-Mail erhalten sollen.

Aktivieren Sie E-Mails nach dem Senden automatisch archivieren, dann wird jede

E-Mail automatisch mit der Standardvorlage archiviert und mit dem Empfänger ver-

knüpft.

Außerdem wird jede gesendete E-Mail automatisch mit dem Datensatz des Mailings

verknüpft.


86

Aktivieren Sie E-Mails im Ordner "Gesendete Objekte" ablegen, wenn Sie alle ge-

sendeten E-Mails im entsprechenden Ordner des E-Mail-Kontos des Absenders spei-

chern möchten.

Schaltflächen im Fenster Mailing senden Mit der Schaltfläche Senden im Fenster übernehmen Sie die Einstellungen im Fenster

Mailing senden. Das Senden der E-Mails erfolgt sofort oder ab dem angegebenen

Zeitpunkt beim zeitversetzten Senden.

So lange das Senden noch nicht begonnen hat, können Sie jederzeit auf nicht zeitver-

setzt umstellen oder Datum und Uhrzeit ändern.

Die E-Mails werden immer durch den Applikationsserver im Hintergrund versendet.

Empfehlenswert ist das Senden, wenn die Auslastung des Applikationsservers geringer

ist, z. B. nachts.

Vorschau öffnet ein Fenster, in dem das Mailing mit den ausgefüllten Platzhaltern im

Betreff und im Text für jeden Empfänger angezeigt wird.

Mailing ändern oder erneut senden

Bei einem Mailing lassen sich jederzeit der Betreff oder Text ändern sowie neue Empfän-

ger und neue Anlagen hinzufügen.

Wenn Sie zeitversetzt senden und der Zeitpunkt des Sendens ist noch nicht erreicht,

lassen sich jederzeit alle Daten für das Mailing ändern.

Im Bereich Empfänger werden immer noch nicht angeschriebene E-Mail-Adressen ange-

zeigt.

Wurde das Mailing bereits vollständig gesendet, ändern Sie die gewünschten Daten

und tragen weitere Empfänger ein.

Möchten Sie keine Daten ändern und das Mailing trotzdem noch einmal senden,

klicken Sie im Datensatzfenster auf Mailing zurücksetzen.

Wurde das Mailing bereits teilweise gesendet, wird ein Teil der Empfänger im gleich-

namigen Bereich des Datensatzfensters noch angezeigt. Ändern Sie ebenfalls die ge-

wünschten Daten einschließlich eventueller Empfänger.

Haben Sie Daten des Mailings geändert, speichern Sie zunächst den Datensatz des

Mailings.

Die Schaltfläche Mailing senden im Datensatzfenster wird wieder wählbar und öffnet

das gleichnamige Fenster.

Angezeigt wird, wie viele E-Mails erfolgreich und nicht erfolgreich versendet und wie

viele Dubletten erkannt wurden.


87

Wählen Sie, ob Sie das Mailing zurücksetzen und alle Empfänger erneut an-

schreiben.

Mit dieser Option werden sämtliche Informationen zu den Empfängern zurückgesetzt.

Dazu gehört beispielsweise, welche Empfänger erfolgreich angeschrieben oder ob

Dubletten gefunden wurde. Bei einem erneuten Senden schreiben Sie sämtliche Emp-

fänger erneut an, also neue, nicht angeschriebene und bereits angeschriebene Emp-

fänger.

Das Vorgehen bei allen Empfängern entspricht dem Vorgehen bei neuen Empfängern.

Alternativ wählen Sie Nur neue oder noch nicht angeschriebene Empfänger an-

schreiben.

5.4.5 Senden im Register Status verfolgen

Das Register Status des Datensatzfensters öffnet sich automatisch, wenn Sie auf Senden

im Fenster Mailing senden klicken.

Das Register lässt sich auch zu jedem gewünschten Zeitpunkt öffnen, um Fortschritte

oder Ergebnisse zu prüfen.

Wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen am Mailing beteiligt sind, können alle die Fort-

schritte des Sendens im Register Status verfolgen.

Der Fortschrittsbalken informiert über den Status des Mailings: Wie viele E-Mails wurden

erfolgreich und wie viele nicht erfolgreich versendet. Außerdem wird angezeigt, wie viele

Adressen von Empfängern als Dubletten betrachtet werden.


88

Diese Informationen werden für jedes durchgeführte Mailing im Register Status gespei-

chert und angezeigt, wenn Sie in der Dropdown-Liste Sendevorgang einen Eintrag wäh-

len. Die Liste Empfänger zeigt die Adressen bei jedem Sendevorgang.

Ist das Senden des Mailings beendet, wird eine E-Mail an den Absender des Mailings

gesendet. In der E-Mail steht ebenfalls, wie viele E-Mails erfolgreich und nicht erfolgreich

versendet und wie viele Dubletten erkannt wurden.

Nach dem Erstellen eines Mailings besteht zwischen dem Datensatz des Mailings und

den Adressen der Empfänger eine allgemeine Verknüpfung, siehe Kapitel "Mailing erstel-

len" auf Seite 81. Nachdem eine E-Mail an eine Adresse versendet wurde, wird statt der

allgemeinen Verknüpfung die Verknüpfungsart Mailing Empfänger eingetragen. So

sehen Sie in der Akte, an welche Empfänger die E-Mail schon gesendet wurde und an

welche nicht, siehe Kapitel "Verknüpfungen und Akte" auf Seite 32.

Nachdem ein Mailing versendet ist, werden im Register Allgemein die Empfänger ent-

fernt, siehe Kapitel "Mailing erstellen" auf Seite 81. Im Datensatzfenster eines Mailings im

Register Allgemein werden Bereich Empfänger noch nicht angeschriebene

E-Mail-Adressen angezeigt.

Wurde ein Mailing noch nicht an alle Empfänger gesendet, ist die Schaltfläche Sende-

vorgang unterbrechen aktiv. Damit lässt sich ein Mailing abbrechen oder unter-

brechen, um das Mailing z. B. zu ändern.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Mailings schreiben und

senden und den untergeordneten Seiten.

5.5 Vorlagen für Dokumente

Wenn Sie in CAS genesisWorld einen neuen Dokumentdatensatz erstellen möchten,

wählen Sie üblicherweise eine Dokumentvorlage.

Klicken Sie im Programmfenster im Menü Extras auf Dokumentvorlagen.

In dem folgenden Fenster Dokumentvorlagen erstellen und ändern Sie Vorlagen für

Dokumente.

Über die Symbole rechts im Fenster können Sie die Dokumentvorlagen als Symbole

oder als Liste anzeigen lassen. Mit der Liste sehen Sie auf einen Blick z. B. das Erstel-

lungsdatum oder die Teilnehmer.

Im Fenster Dokument neu anlegen bzw. Dokument bearbeiten können Sie ein Doku-

ment über das Menü Datei ebenfalls als Vorlage speichern.

Vorhandene Vorlagen wählen Sie im Fenster Dokument erstellen aus.

Eine Vorlage für eine CAS genesisWorld-Internet-Adresse, -Kurznotiz und ein Mailing be-

steht aus dem jeweiligen Datensatz mit den Metadaten, also den für CAS genesisWorld

relevanten Informationen nämlich Stichwort, Kategorie, Teilnehmer usw.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#SerienEMail.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#SerienEMail.htm


89

Eine Vorlage für einen Dokumentdatensatz mit einer Archivdatei besteht aus:

den Metadaten, die im Datensatz enthalten sind und zusätzlich

der Archivdatei z. B. einer Microsoft Word-Dokumentvorlage oder einer Vorlage für

eine Microsoft Excel-Tabelle.

Das Anlegen einer Vorlage für Dokumentdatensätze ohne und mit Archivdatei unter-

scheidet sich.

5.5.1 Vorlage für Dokumentdatensätze ohne Archivdatei

Die Standardvorlagen CAS genesisWorld-Internet-Adresse, CAS genesisWorld-Kurznotiz

und Mailing können nicht geändert werden.

Wenn Sie eine eigene Dokumentvorlage dieser Art anlegen möchten, duplizieren Sie

eine der Standardvorlagen: Klicken Sie im Fenster Dokumentvorlagen z. B. auf eine

CAS genesisWorld-Internet-Adresse und dann im Menü Bearbeiten auf Duplizieren.

Die Vorgehensweise ist bei den Vorlagen Kurznotiz und Mailing analog.

Geben Sie die Daten im Datensatzfenster ein wie bei einer Vorlage für andere Daten-

satz-Typen, siehe Kapitel "Vorlagen für Datensätze erstellen" auf Seite 31.

Nach dem Speichern wird die Vorlage auch im Fenster Dokument erstellen aus ange-

zeigt.

Um eine solche Dokumentvorlage zu ändern, markieren Sie die Vorlage im Fenster

Dokumentvorlagen und klicken im Menü Bearbeiten auf Vorlage bearbeiten.


90

5.5.2 Vorlage für Dokumentdatensätze mit Archivdatei

Die Dokumentvorlage mit einer Archivdatei enthält sowohl die Metadaten als auch eine

Archivdatei. Je nach Ihren Anforderungen ändern Sie sowohl die Metadaten als auch die

Archivdatei.

Klicken Sie im Menü Extras auf Dokumentvorlagen.

Klicken Sie im Menü Datei des Fensters auf Neu und dann auf Vorlage aus Datei

oder auf das Symbol. Das gleichnamige Fenster öffnet sich.

Hier wird der Ordner auf Ihrem Rechner angezeigt, in dem üblicherweise Vorlagen

gespeichert werden.

Für Microsoft Word-Dokumente sollten nicht die Dateien für Dokumentvorlagen ver-

wendet werden, sondern DOCX-Dateien. Microsoft Word-Dokumentvorlagen, also

DOTX-Dateien bieten in CAS genesisWorld nicht alle Funktionen von Microsoft Word.

Wählen Sie die Datei.

Das Fenster Dokumentvorlage neu anlegen öffnet sich. Der Name der gewählten

Datei ist im Stichwort eingetragen.

Sollen auch Kolleginnen und Kollegen diese Vorlage verwenden? Vergeben Sie ent-

sprechende Besitz- oder Fremdzugriffsrechte im Fenster Teilnehmer wählen.

Prüfen Sie im Register Akte, ob bereits Verknüpfungen in diesem Datensatz enthalten

sind und ob diese Ihren Vorstellungen entsprechen.

Öffnen Sie ggf. die Archivdatei und ändern Sie den Inhalt.

Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern. Das Dokument wird als Dokumentvorlage

mit der Archivdatei gespeichert und ist nun auch im Fenster Dokument erstellen aus

verfügbar.

Wenn Sie im Menü Datei des Fensters auf Neu und Leere Wordvorlage klicken, öff-

net sich ebenfalls das Fenster Dokumentvorlage neu anlegen.

Alternativ zu diesem Vorgehen können Sie auch eine existierende Dokumentvorlage

kopieren. Klicken Sie dafür im Menü Bearbeiten auf Duplizieren und passen Sie dann

Teilnehmer, Verknüpfungen, die Archivdatei usw. an.

Um eine eigene Dokumentvorlage dieser Art zu ändern, markieren Sie die Vorlage

und klicken im Menü Bearbeiten auf Vorlage bearbeiten oder auf das Symbol.

5.6 Dokumente bearbeiten: Besonderheiten

Datensätze für Dokumente finden Sie in Listenansichten für Dokumente, in Akten oder

mit der Suche, siehe Kapitel "Datensätze suchen" auf Seite 23.


91

Im Register Allgemein des Fensters Dokument bearbeiten finden Sie die wichtigsten

Informationen über das Dokument.

Bei den Dokumentvorlagen Kurznotiz und Internet-Adresse sind die Felder vergleichbar -

natürlich bis auf die Funktionen für Archivdateien.

Archivdatei öffnen Die Schaltfläche neben Archivdatei öffnen startet bei einer CAS genesisWorld-Inter-

net-Adresse den Browser und zeigt die entsprechende Internetseite.

Datei zum Bearbeiten öffnen startet die entsprechende Anwendung und öffnet

die Archivdatei, die Sie sofort bearbeiten können.

Ob eine Archivdatei ein Microsoft Word-Dokument, ein Microsoft Excel-Dokument,

eine Grafik usw. ist, sehen Sie am Symbol.

Datei zum Lesen öffnen startet die entsprechende Anwendung und öffnet die Ar-

chivdatei schreibgeschützt.

Datei drucken druckt die Archivdatei.

Möchten Sie den Inhalt des aktiven Registers drucken, klicken Sie auf das Symbol

Drucker in der Symbolleiste des Fensters Dokument bearbeiten.


92

Archivdatei speichern Speichern Sie die Archivdatei zunächst in dem entsprechenden Programm, wie z. B.

Microsoft Word.

Klicken Sie auf Speichern&Schließen, um die Archivdatei im Datensatz zu aktualisie-

ren.

Erst dann ist die geänderte Fassung der Archivdatei im Datensatz verfügbar.

5.6.1 Spezielle Funktionen für Dokumente

Verschiedene Funktionen erleichtern das Pflegen und Verwalten von Dokumenten.

Menü Extras im Datensatzfenster Dokument ins Archiv übernehmen ist vorhanden, wenn ein Dokumentdatensatz mit

einem Dateiverweis gespeichert wurde. Um die Archivdatei in das Dokumentenarchiv

zu übernehmen, öffnen Sie das Fenster Dokument bearbeiten und klicken im Menü

Extras auf Dokument ins Archiv übernehmen.

Dokumentsperre aufheben: Die Dokumentsperre verhindert, dass zwei Benutzer

gleichzeitig ein Dokument bearbeiten. Öffnen Sie ein Dokument, das momentan von

einem anderen Benutzer geöffnet ist, so erhalten Sie die Meldung: "Das Dokument

wird zurzeit von ... bearbeitet und der Zugriff ist deshalb gesperrt."

Auf dieses Dokument können Sie nicht zugreifen, außer Sie stimmen der Sicherheits-

abfrage zu, dass Sie eine schreibgeschützte Kopie öffnen möchten.

Falls Sie dringend auf ein Dokument zugreifen müssen und diese Kollegin oder dieser

Kollege ist nicht erreichbar, können Sie die Sperre aufheben: Klicken Sie im Fenster

Dokument bearbeiten im Menü Extras auf Dokumentsperre aufheben.

Eventuelle Änderungen durch den anderen Benutzer sind dann aber verloren.

Archivdatei überschreiben: Wenn Sie die Archivdatei eines Dokumentdatensatzes -

etwa eine Microsoft Word-, Excel- oder PDF-Datei - ersetzen bzw. aktualisieren

möchten, klicken Sie im Menü Extras des Fensters Dokument bearbeiten auf Archiv-

datei überschreiben. Das Dateiauswahlfenster von Windows öffnet sich, in dem Sie

die neue Datei wählen.

Archivdatei exportieren öffnet das Dateiauswahlfenster von Windows. Hiermit

speichern Sie die Archivdatei in einem beliebigen Ordner.

Damit erstellen Sie eine Kopie der Archivdatei aus dem Dokumentenarchiv. Wenn Sie

die exportierte Archivdatei ändern, dann sind diese Änderungen nicht im Dokument-

datensatz von CAS genesisWorld enthalten.


93

Eine exportierte und geänderte Archivdatei übernehmen Sie mit Archivdatei über-

schreiben wieder in das Dokumentenarchiv.

In Dokumentenlisten Datei öffnen in Dokumentenlisten bietet eine Dropdown-Liste, mit der Sie die Ar-

chivdatei eines Dokumentdatensatzes entweder zum Lesen oder zum Bearbeiten öff-

nen. Damit brauchen Sie nicht zuerst den Dokumentdatensatz öffnen.

Zum Lesen startet die jeweilige Anwendung und öffnet die Archivdatei schreibgeschützt.

Wenn Sie direkt auf Datei öffnen klicken, wird die Archivdatei ebenfalls sofort in der

entsprechenden Anwendung zum Lesen geöffnet.

Ist ein Dokument nicht im Dokumentenarchiv gespeichert, öffnet sich das Fenster

Dokument bearbeiten.

Zum Bearbeiten startet die entsprechende Anwendung und öffnet die Archivdatei, die

Sie sofort bearbeiten können.

Dabei wird die Dokumentsperre beachtet bzw. aktiv.

Wenn Sie die Archivdatei in der entsprechenden Anwendung speichern bzw. schließen

und zu CAS genesisWorld zurückkehren, dann ist der Dokumentdatensatz geöffnet.

Im Dokumentdatensatz von CAS genesisWorld können Sie nun ggf. weitere Daten wie

das Stichwort oder die Kategorie ändern.

Maximale Größe von Archivdokumenten

Eine Archivdatei kann jede Datei sein, die Sie auf Ihrem Rechner erstellen können, bei-

spielsweise auch ZIP-Dateien. Sehr große oder viele große Archivdateien können die

Performanz von CAS genesisWorld einschränken.

Der Administrator kann die maximale Größe der Archivdateien festlegen, die im Doku-

mentenarchiv gespeichert werden. Möchten Sie eine zu große Archivdatei im Dokumen-

tenarchiv speichern, erhalten Sie einen Hinweis. Nun können Sie den Dokumentdatensatz

alternativ mit einem Verweis auf die Datei speichern.

Möglicherweise öffnen und bearbeiten Sie eine Archivdatei und können den Dokument-

datensatz nicht mehr speichern, weil die Archivdatei die maximale Größe überschreitet.

Nun können Sie den Dokumentdatensatz natürlich schließen ohne zu speichern. Die

Archivdatei bleibt dann unverändert.

Alternativ können Sie die Archivdatei als Datei in einem Ordner speichern. Im nächsten

Schritt können Sie dann in CAS genesisWorld einen neuen Dokumentdatensatz mit

einem Dateiverweis anlegen.

Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Administrator.


94

Dokumente und Drag & Drop

Wenn Dokumente wie Microsoft Word-Dateien, PDFs usw. noch nicht als Dokumentda-

tensätze in CAS genesisWorld gespeichert sind, lassen sich diese einfach übernehmen:

Ziehen Sie ein Dokument z. B. ein Microsoft Word-Dokument oder eine PDF-Datei auf

dem Desktop oder aus dem Windows Explorer auf das CAS genesisWorld-Symbol auf

dem Desktop. Anschließend öffnet sich das Fenster Dokument neu anlegen und die

Archivdatei ist bereits eingefügt.

Alternativ markieren Sie ein Dokument im Windows Explorer und ziehen das Doku-

ment in das Programmfenster von CAS genesisWorld. Anschließend öffnet sich das

Fenster Dokument neu anlegen und die Archivdatei ist bereits eingefügt.

Alternativ markieren Sie ein Dokument im Windows Explorer und ziehen das Doku-

ment auf ein beliebiges Datensatzfenster. Anschließend öffnet sich das Fenster Doku-

ment neu anlegen, die Archivdatei ist bereits eingefügt. Außerdem ist das Dokument

mit dem Datensatz verknüpft, auf dessen Datensatzfenster Sie das Dokument gezo-

gen haben.

Wenn Sie ein Dokument auf einen Termin im Kalender ziehen, wird der neu erstellte

Dokumentdatensatz automatisch mit dem Termin verknüpft.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Drag & Drop.

5.6.2 Versionen verwalten

Versionen für Dokumente erhöhen die Datensicherheit. Einen bestimmten Bearbeitungs-

stand der Archivdatei können Sie jederzeit als Version speichern und bei Bedarf wieder-

herstellen.

Jedes Mal, wenn Sie eine Version erstellen, wird der aktuelle Stand der Archivdatei

kopiert und als Version im Dokumentenarchiv gespeichert. Das heißt, zusätzlich zu den

gespeicherten Versionen der Archivdateien existiert stets eine lokale Arbeitsversion, mit

der Sie aktuell arbeiten und die Sie jederzeit ändern können.

Klicken Sie im Fenster Dokument bearbeiten auf das Register Versionen.

Version automatisch oder manuell erstellen Aktivieren Sie die Option Automatisch beim Speichern Version erstellen, dann wird

bei jedem Ändern der Archivdatei und Speichern des Datensatzes automatisch eine

Version von der Archivdatei erstellt.

Die Option Automatisch beim Speichern Version erstellen ist beim jeweiligen Do-

kumentdatensatz nicht mehr rückgängig zu machen.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#DragDrop.htm


95

Ist diese Option nicht aktiviert, können Sie manuell zu einem beliebigen Zeitpunkt

eine neue Version erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Version erstellen.

Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie einen Kommentar zu dieser Version eingeben. Mit

Klick auf OK wird die Version erstellt.

Version wiederherstellen Wenn Sie eine Version wiederherstellen möchten, markieren Sie in der Liste die ent-

sprechende Version.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen. Ein Fenster öffnet sich.

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder stellen Sie die markierte Version wieder

her und überschreiben damit Ihre aktuelle Arbeitskopie. Oder Sie stellen die markierte

Version wieder her und erstellen gleichzeitig eine Version von der aktuellen Arbeits-

kopie.

Wenn Sie die Option Wiederherstellen und Arbeitskopie überschreiben wählen,

dann wird die aktuelle Version der Archivdatei überschrieben und ist anschließend

nicht mehr vorhanden.

Dies kann nützlich sein, wenn Sie die Archivdatei unbeabsichtigt geändert haben und

diese Änderungen rückgängig machen möchten.

Hinweise

Ist die Option Automatisch beim Speichern Version erstellen aktiv, dann werden Sie

bei jedem Speichern des Dokumentdatensatzes aufgefordert, einen Kommentar einzu-

geben. Mit diesem Kommentar wird dann die Version erstellt.

Wenn Sie den Dokumentdatensatz schließen ohne zu speichern, dann wird keine Ver-

sion erstellt. Vorhandene Änderungen der Archivdatei werden dann allerdings auch

nicht gespeichert.

5.6.3 Felder von Dokumentenlisten

In Dokumentenlisten sind mehrere Felder verfügbar, die Ihre Arbeit erleichtern.

Dokumentgröße

Dieses Feld zeigt die Größe eines Dokuments in Kilobyte an. Möchten Sie dieses Feld

beispielsweise in einem Filter verwenden, dann müssen Sie die Größe in Byte angeben,

also z. B. kleiner und 1000000 für Dokumente kleiner als 1 MB. Dies liegt daran, dass

keine Maßeinheit mit angegeben werden kann.

Erste Schritte Kommunikation mit Komfort

96

Dateityp

Dieses Feld ist für Dokumentdatensätze mit einer Archivdatei relevant. Das

Feld zeigt in einer Liste das entsprechende Symbol für die Archivdatei.

Verwenden Sie dieses Feld beispielsweise für einen Filter, wenn Sie eine erweiterte Suche

durchführen.

Legen Sie als Filterbedingung fest:

Tabellenfeld = Dateityp

Bedingung = beginnt mit

Filterwert = doc

Das Feld Dateityp enthält die Dateinamenserweiterung (Extension), wie Sie in der Drop-

down-Liste der Filterwerte erkennen. Daher ist die Bedingung beginnt mit für die Liste

ausreichend. Außerdem werden auf diese Weise im obigen Beispiel auch .docx-Doku-

mente angezeigt.

in Bearbeitung von

Bearbeitet ein anderer Benutzer ein Dokument, dann ist das Dokument gesperrt. In

diesem Feld der Name des Benutzers angezeigt, der das Dokument bearbeitet.

Dokumententyp

Dieses Feld zeigt, ob ein Dokument mit einer Archivdatei, eine Internet-Adres-

se, eine Kurznotiz oder ein Mailing vorliegt.

Nach diesem Feld lässt sich suchen, damit lassen sich Listen sortieren und Filterbedin-

gungen festlegen.

In einer Liste werden Symbole im entsprechenden Feld angezeigt, in einer Filterbedin-

gung oder bei der Suche enthält das Feld Dokumententyp die Bezeichnung Archivdo-

kument, Internet-Adresse usw.

6 Kommunikation mit Komfort

Mehrere Felder und Funktionen bei Adressen und Dokumenten sowie verschiedene

Automatiken unterstützen Sie in CAS genesisWorld

beim Erfassen und Pflegen von Adressen und

der Kommunikation mit Briefen und Mailings.

Beispiel

Im Feld Land ist der passende Eintrag für eine Adresse vorhanden.


97

Dann füllen Sie das Feld Vorname aus.

Automatisch werden jetzt die Felder Anrede und Geschlecht ausgefüllt.

Füllen Sie das Feld Name aus.

Automatisch wird das Feld Briefanrede ausgefüllt.

Dies ist möglich, weil in speziellen Dateien bestimmte Zuordnungen festgelegt sind:

In der Datei sind die Vornamen Heike, Sabine usw. eingetragen und für alle diese Vor-

namen ist weiblich als Geschlecht festgelegt. Genauso sind die Vornamen Michael, Chris-

tian usw. möglich und für alle diese Vornamen ist männlich als Geschlecht festgelegt.

Wenn Sie also einen Vornamen eingeben, werden in der entsprechenden Datei die Ein-

gaben für die anderen Felder gesucht und dann in der Adresse eingetragen.

Die Automatiken für Dokumente beruhen auf dem Eintrag im Feld Dokumentsprache

eines Dokuments und dem Eintrag im Feld Geschlecht bei Adressen. So erstellen Sie

Briefe, Serien-Briefe und Mailings mit Briefanreden und Texten aus Eingabehilfen in

mehreren Sprachen in genau einer Sprache: nämlich der Dokumentsprache.

6.1 Automatiken für Adressen

Wie gehen Sie vor?

6.1.1 Grundlegende Einstellungen

Prüfen Sie zunächst Ihre Einstellungen für Adressen.

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen und öffnen Sie das Register Adressen.

Diese Einstellungen gelten für alle Adressen, die Sie bearbeiten und werden üblicher-

weise vom Administrator eingestellt. Möglicherweise können Sie die Einstellungen aber

auch selbst festlegen oder ändern.

Für die Automatiken einer Kommunikation mit Komfort sind folgende Einstellungen

notwendig:

Bei Land (Standard) sollte das Land eingestellt sein, für das Sie am häufigsten

Adressen erfassen. Wenn Sie eine Adresse neu anlegen, ist im Feld Land der neuen

Adresse dieses Land als Vorgabe eingetragen.

Die aus den Einstellungen übernommene Vorgabe können Sie jederzeit ändern.

Die Einstellung für Land (Standard) bestimmt zusätzlich das Land des Absenders,

damit bei Anschreiben an Empfänger im In- oder Ausland die richtige postalische An-

schrift eingefügt wird.


98

Die Einstellung für das Land (Standard) wird speziell für jeden Benutzer in der Daten-

bank gespeichert, je nach der individuellen Einstellung oder der Einstellung des Admi-

nistrators. Dadurch ist das Land des Absenders für jeden Benutzer festgelegt.

6.1.2 Felder automatisch ausfüllen lassen Legen Sie eine Adresse an. In der Dropdown-Liste Land ist bereits der gleiche Eintrag

wie bei Land (Standard) in den Einstellungen enthalten.

Wenn Sie jetzt eine Adresse für ein anderes Land anlegen möchten, wählen Sie einen

anderen Eintrag.

Geben Sie einen Vornamen ein.

Das Feld Geschlecht wird nun bei Einzelkontakten und Ansprechpartnern automatisch

ausgefüllt.

Das Feld Anrede wird automatisch ausgefüllt. Dabei wird das Feld Land berücksichtigt

- nicht bei allen, aber bei sehr vielen Ländern. Das Feld Anrede enthält dann Frau in

Deutschland, Ms. für Großbritannien, Sra. für Spanien usw.

Wenn Sie eine Adresse etwa für eine Familie erfassen, geben Sie vermutlich keinen

Vornamen ein. Dann lassen Sie das Feld Geschlecht leer oder wählen sonstige.


99

Ist ein Vorname nicht eindeutig männlich oder weiblich oder ist ein Vorname nicht in

der Datei mit der Zuordnung enthalten, werden die Felder Geschlecht und Anrede

nicht ausgefüllt. Dann geben Sie das Geschlecht manuell ein.

Wenn die Felder Geschlecht und Land ausgefüllt sind, geben Sie den Nachnamen

ein.

Nun wird das Feld Briefanrede automatisch ausgefüllt.

6.1.3 Gut zu wissen

Die Vorgabe für Land (Standard) in den Einstellungen gilt immer für alle Anschriften,

also Firmen-, Liefer- und Privatanschrift.

Vorgaben für die Briefanrede sind für folgende Länder im Standard vorhanden:

Deutschland, Frankreich, Irland, Italien, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumä-

nien, Schweiz (deutsche Werte), Spanien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Verei-

nigte Staaten, Vereinigtes Königreich.

Die Zuordnungen von Vorname und Anrede oder Land, Geschlecht und Briefanrede sind

in speziellen Dateien gespeichert. Diese Dateien kann der Administrator anpassen und

erweitern.

In verschiedenen Ländern gilt mehr als eine Amtssprache, beispielsweise in der Schweiz

oder in Belgien. Auch dann ist das automatische Ausfüllen möglich. Dabei werden das

Feld Land, das Geschlecht sowie ein weiteres Feld berücksichtigt. Dies kann das Feld

Bevorzugte Sprache sein. Fragen Sie Ihren Administrator.

6.2 Automatiken für Dokumente

Bei Briefen und Serienbriefen unterscheiden sich die Anschrift, die Anrede und die Brief-

anrede je nach dem Land des Empfängers. Bei Mailings unterscheiden sich Anrede und

Briefanrede je nach dem Land.

Bei Seriendruckfeldern in Anschreiben werden die Anschrift, Anrede und Briefanrede üb-

licherweise je nach dem Feld Land des Empfängers eingefügt.

Das ist nicht günstig, wenn Sie Empfänger aus mehreren unterschiedlichen Ländern mit

einem Dokument anschreiben möchten.

Beispiel

An Empfänger aus mehreren unterschiedlichen Ländern soll aus einer Verkaufschance ein

Angebot geschrieben werden.

Der Text des Briefs wird in Englisch geschrieben.


100

Die Anschriften müssen den Vorgaben für eine postalische Anschrift im Land des

Empfängers entsprechen.

Die Anrede gehört zur Anschrift und soll daher dem Land des Empfängers entspre-

chen.

Im Text des Briefs werden Seriendruckfelder aus Feldern der Verkaufschance verwen-

det. Diese Felder der Verkaufschance werden mithilfe von Eingabehilfen ausgefüllt.

Diese Texte sollen im Angebot natürlich ebenfalls auf Englisch sein.

Die Briefanrede für einen Empfänger soll in Englisch sein, wie der Text des Angebots.

Die Automatiken für Dokumente sind für diese oder ähnliche Vorgehen bei Dokument-

datensätzen mit Archivdatei für Briefe bzw. Serienbriefe sowie Mailings möglich. Die Au-

tomatiken beruhen auf

dem Feld Dokumentsprache im Datensatz des Dokuments,

den Seriendruckfeldern, die Sie verwenden,

den Feldern Land, Geschlecht, Anrede und Briefanrede von den Adressen der Emp-

fänger und

der Vorgabe für das Land (Standard) für Adressen im Fenster Einstellungen.

6.2.1 Postalische Anschrift je nach Land des Empfängers

Die Felder für die Anschrift werden je nach dem Land des Empfängers angeordnet. Wenn

Sie ein Anschreiben in Microsoft Word erstellen, werden so für deutsche Adressen die

Vorgaben für eine deutsche Anschrift, für englische Adressen die Vorgaben für eine eng-

lische Anschrift usw. berücksichtigt.

Die passende postalische Anschrift je nach In- oder Ausland wird nach 2 Bedingungen er-

stellt: Berücksichtigt wird das Feld Land im Datensatz Adresse und das Land des Absen-

ders aus der Einstellung für Land (Standard), siehe Kapitel "Grundlegende Einstellun-

gen" auf Seite 97.

Das Land des Empfängers wird dann eingefügt, wenn die Länder bei Absender und

Empfänger unterschiedlich sind.

Für das Land des Absenders wird immer die Vorgabe für das Land (Standard) ver-

wendet.

Ist bei Empfängern aus dem Ausland das Feld Land im Datensatz Adresse eingetra-

gen, dann wird der Feldwert für das Land in der Adresse berücksichtigt.

Ist das Feld Land in einer Adresse nicht ausgefüllt, wird für die Anschrift die Einstel-

lung für das Land (Standard) verwendet.


101

6.2.2 Dokumentsprache Wählen Sie in der Dropdown-Liste Dokumentsprache im Dokumentdatensatz die

Sprache, in der Sie das Dokument erstellen möchten.

Für das Angebot aus einer Verkaufschance im Beispiel wählen Sie Englisch.

Speichern Sie den Dokumentdatensatz.

Nun öffnen Sie die Archivdatei, wenn Sie einen Brief oder Serienbrief erstellen, siehe

Kapitel "(Serien-)Brief mit Microsoft Word" auf Seite 79.

Bei einem Mailing schreiben Sie den Text und fügen Seriendruckfelder direkt im

Register Allgemein ein, siehe Kapitel "Standardvorlage Mailing" auf Seite 81.

6.2.3 Text, Seriendruckfelder und Dokumentvorlage

Briefe und Serienbriefe mit Microsoft Word beruhen immer auf einer Vorlage. Mailings

können auf einer Vorlage beruhen, siehe Kapitel "Vorlagen für Dokumente" auf Seite 88.

Wenn Sie ein neues Dokument mit einer Vorlage erstellen, wird der Eintrag im Feld Do-

kumentsprache von der Vorlage übernommen.

Die Bezeichnungen der Seriendruckfelder werden in der Sprache angezeigt, mit der Sie

an CAS genesisWorld angemeldet sind. Wenn Sie also auf Deutsch angemeldet sind, wird

das Seriendruckfeld Briefanrede angezeigt. Wenn Sie auf Englisch angemeldet sind, wird

Salutation angezeigt.

Schreiben Sie den Text des Anschreibens in der Sprache, die im Feld Dokument-

sprache des Dokumentdatensatzes festgelegt ist.

Dies gilt genauso, wenn Sie eine Vorlage für ein Anschreiben erstellen.

In Adressen enthält das Feld Briefanrede den entsprechenden Eintrag je nach dem Feld

Land dieser Adresse. Verwenden Sie das Feld Briefanrede als Seriendruckfeld, dann wird

bei einem Brief, Serienbrief oder einem Mailing der Eintrag in der Adresse verwendet.

Wenn Sie aber wie im obigen Beispiel ein Anschreiben an Empfänger aus verschiedenen

Ländern erstellen, würde die Briefanrede immer in verschiedenen Sprachen eingefügt.

Daher verwenden Sie nicht das Feld Briefanrede als Seriendruckfeld.

Verwenden Sie stattdessen das Seriendruckfeld Briefanrede in der Dokument-

sprache.

Die Briefanrede wird automatisch je nach dem Feld Dokumentsprache des Doku-

mentdatensatzes eingefügt. Das Feld Briefanrede in Adressen wird ignoriert.

Nach dem beschriebenen Beispiel für das Angebot in englischer Sprache wird dann

Dear Mr. bzw. Dear Ms. eingefügt.

Erste Schritte Die E-Mail-Anbindung

102

Bei den Adressen der Empfänger muss allerdings das Feld Geschlecht ausgefüllt sein.

Ist dies nicht der Fall, wird eine Anrede ohne Bezug auf Frau oder Mann eingefügt.

Im Text eines Anschreibens werden üblicherweise Seriendruckfelder aus Feldern von

Adressen verwendet. Bei Angeboten aus einer Verkaufschance sind weitere Felder aus

verknüpften Adressen und Produkten der Verkaufschance oder aus dem Dokument-

datensatz für das Angebot als Seriendruckfelder verwendbar.

Fügen Sie entsprechende Seriendruckfelder in das Anschreiben ein.

Damit diese Seriendruckfelder entsprechend dem Eintrag im Feld Dokumentsprache des

Dokumentdatensatzes eingefügt werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt

sein:

Das Feld muss mit einer Eingabehilfe ohne Eingabemöglichkeit ausgefüllt werden, also

einer internationalen Eingabehilfe, siehe Kapitel "Eingabehilfen" auf Seite 19.

Die möglichen Einträge in diesem Feld müssen in mehreren Sprachen vorliegen. Dies

wird vom Administrator festgelegt.

6.2.4 Gut zu wissen

Die Einträge in der Dropdown-Liste Dokumentsprache des Dokumentdatensatzes

setzen voraus, dass die jeweiligen Sprachpakete für CAS genesisWorld durch den Admi-

nistrator installiert wurden. Sprachpakete sind für alle die Sprachen installiert, mit denen

Sie sich an CAS genesisWorld anmelden können. Welche Sprachen dies sind, sehen Sie

im Fenster für die Anmeldung in der Dropdown-Liste für die Auswahl der Sprache.

Wenn Sie ein Dokument anlegen, öffnet sich das Fenster Dokument erstellen aus. Wenn

Sie die Vorlagen als Liste anzeigen lassen, können Sie ebenfalls das Feld Dokument-

sprache anzeigen lassen, siehe Kapitel "Filter über Listen" auf Seite 50.

7 Die E-Mail-Anbindung

Die Abbildung gibt einen Überblick zur E-Mail-Anbindung an CAS genesisWorld.

E-Mail-Server

Durch den E-Mail-Server werden E-Mails empfangen, verwaltet und gesendet. Das Ver-

walten erfolgt über Postfächer, die über eine E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert

werden. In Ihrem Unternehmen ist üblicherweise ein E-Mail-Server vorhanden oder Ihre

Postfächer werden von einem Provider bereitgestellt.

Die Postfächer auf dem E-Mail-Server richtet üblicherweise der Administrator ein. Auf ein

oder mehrere Postfächer, so genannte E-Mail-Konten dürfen Sie als Anwender zugreifen.


103

In CAS genesisWorld wird IMAP4 für E-Mail-Konten unterstützt.

Anwender E-Mail-Client

Auf Ihre Postfächer greifen Sie mit einem E-Mail-Programm zu: Dies kann in Windows

etwa Microsoft Outlook oder der E-Mail-Client von CAS genesisWorld sein.

Die Verbindung zwischen dem Postfach auf dem E-Mail-Server und dem E-Mail-Pro-

gramm wird mit dem E-Mail-Konto hergestellt. Ein oder mehrere E-Mail-Konten werden

im E-Mail-Programm eingerichtet, also beispielsweise im E-Mail-Client von CAS genesis-

World.

Das E-Mail-Konto für CAS genesisWorld legt üblicherweise der Administrator für Sie an.

Im Programmnavigator greifen Sie über Ansichten dann auf dieses E-Mail-Konto zu,

siehe Kapitel "Was ist der Programmnavigator?" auf Seite 38.

In CAS genesisWorld können Sie auch ein anderes E-Mail-Programm als Standard für den

E-Mail-Client einstellen, beispielsweise Microsoft Outlook. Dann öffnet sich beim

Schreiben einer neuen E-Mail das eingestellte E-Mail-Programm.

E-Mails offline bearbeiten

Auch wenn Sie keine Verbindung zum E-Mail-Server bzw. zum Internet haben, können

Sie E-Mails lesen, bearbeiten oder löschen, etwa von unterwegs. Dafür müssen die

E-Mails vom E-Mail-Server zusätzlich in einem lokalen Ordner Ihres Rechners gespeichert

werden. Die E-Mails werden dann versendet oder auf dem E-Mail-Server gelöscht, sobald

wieder eine Verbindung zum E-Mail-Server hergestellt ist.

Die Einstellungen für den Offlinebetrieb legen Sie beim E-Mail-Konto oder in E-Mailan-

sichten fest.


104

Datenbank

Wenn Sie E-Mails archivieren, wird eine Kopie der E-Mail als CAS genesisWorld-Daten-

satz in der Datenbank gespeichert. Bei archivierten E-Mails können Sie dann Teilnehmer

wählen, andere Datensätze verknüpfen usw. und damit diese Kommunikation mit

Interessenten, Kunden oder anderen Kontakten in CAS genesisWorld speichern.

7.1 Was brauchen Sie, um E-Mails zu sehen?

Um mit E-Mails zu arbeiten, brauchen Sie ein E-Mail-Konto und eine E-Mailansicht in CAS

genesisWorld. Mit dem E-Mail-Konto greifen Sie auf Ihr Postfach auf einem E-Mail-Server

zu.

Wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie selbst

ein E-Mail-Konto anlegen.

Auf dem E-Mail-Server haben Sie ein oder mehrere Postfächer, in denen Ihre empfange-

nen und gesendeten E-Mails verwaltet werden. Der E-Mail-Server empfängt und sendet

die E-Mails.

E-Mail-Server werden von verschiedenen Anbietern bereitgestellt oder Sie haben einen

eigenen E-Mail-Server im Unternehmen.

Wenn Sie in CAS genesisWorld mit E-Mails arbeiten möchten, muss in CAS genesisWorld

eine Anbindung an den E-Mail-Server und an Ihre Postfächer vorhanden sein. Mit dieser

Anbindung haben Sie Zugriff auf Ihre Postfächer.

Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, müssen Sie in CAS genesisWorld nur ein-

stellen, dass Sie Microsoft Outlook als Standard E-Mail-Client verwenden. Dann

werden alle notwendigen Angaben von Microsoft Outlook verwendet.

Wenn Sie Internet Mail über IMAP4 verwenden und CAS genesisWorld als

E-Mail-Client verwenden möchten, benötigen Sie ein E-Mail-Konto wie bei jedem

E-Mail-Client. Für das E-Mail-Konto stellen Sie in CAS genesisWorld ein,

wie der E-Mail-Server heißt,

wie Ihre Postfächer heißen, also wie Ihre E-Mail-Adresse lautet, und

geben den Anmeldenamen und das Kennwort in CAS genesisWorld für Ihre Post-

fächer an.

Wenn Sie keine ständige Internet-Verbindung haben, können Sie auch offline mit

E-Mails arbeiten.

Ein Standardkonto für Ihre E-Mails kann vom Administrator eingerichtet werden. Dieses

persönliche Standardkonto wird dann beispielsweise im Programmnavigator für Ihren

Arbeitsplatz bzw. Ihre Abteilung eingestellt. Wenn Sie einen solchen Programmnavigator

verwenden, zeigt eine E-Mailansicht mit dem Standardkonto Ihre E-Mails aus Ihrem Post-

fach.


105

7.1.1 Die unterschiedlichen Arten von E-Mails

E-Mails sind etwas komplexer als die anderen Datensätze in CAS genesisWorld: E-Mails

können in CAS genesisWorld online, offline oder archiviert vorhanden sein.

Online

E-Mails befinden sich üblicherweise auf einem E-Mail-Server, auf dem Sie ein oder

mehrere Postfächer haben. Alle von Ihnen empfangenen und gesendeten E-Mails werden

auf dem E-Mail-Server verwaltet.

Auf die E-Mails auf dem E-Mail-Server greifen Sie online mit einem E-Mail-Client zu, in

CAS genesisWorld beispielsweise mit einer E-Mailansicht (Postfach).

Onlinebetrieb heißt, dass über das E-Mail-Konto eine Verbindung zum E-Mail-Server

besteht und Sie über diese Verbindung auf Ihr Postfach zugreifen. Damit haben Sie einen

stets aktuellen Zugriff auf Ihre Postfächer.

Da die E-Mails auf dem E-Mail-Server verwaltet werden, sind diese E-Mails keine CAS

genesisWorld-Datensätze. Mit dem E-Mail-Client in CAS genesisWorld verwalten Sie also

E-Mails auf einem E-Mail-Server.

Offline

Möglicherweise arbeiten Sie mit einem Notebook und das Notebook ist nicht immer im

Netzwerk Ihres Unternehmens eingebunden. Dann besteht in dieser Zeit vermutlich auch

keine Verbindung zum E-Mail-Server. Oder eine Verbindung in das Internet ist nicht

immer gegeben.

Offlinebetrieb heißt, dass Sie auch ohne Verbindung zum E-Mail-Server auf den Inhalt

Ihres Postfachs zugreifen können. Dies ist möglich, wenn der Inhalt von Postfächern auf

dem E-Mail-Server in lokale Ordner auf Ihrem Rechner bzw. Notebook kopiert wird.

Bei den Eigenschaften eines Kontos können Sie Weitere Einstellungen für den Offline-

betrieb angeben. Dabei legen Sie fest, ob E-Mails für den Offlinebetrieb gespeichert

werden sollen.

Lokale Ordner sind Ordner auf Ihrem Rechner in

C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\CAS genesisWorld\E-Mail. Auf den

Ordner C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\ können Sie zugreifen, indem

Sie im Windows Explorer %appdata% eingeben.

Für den Offlinebetrieb ist die Übernahme in lokale Ordner empfehlenswert, weil die

Performanz höher ist.

Auf die E-Mails in einem lokalen Ordner hat nur der Benutzer Zugriff, der auch Zugriff auf

das Postfach hat.


106

Eine offline-fähige E-Mail ist kein CAS genesisWorld-Datensatz. Mit dem E-Mail-Client in

CAS genesisWorld verwalten Sie E-Mails sowohl online als auch offline.

Archiviert

Wenn Sie eine E-Mail in CAS genesisWorld archivieren, dann wird eine Kopie der E-Mail

als CAS genesisWorld-Datensatz gespeichert. Daher können Sie Teilnehmer auch nur für

archivierte E-Mails wählen oder die archivierte E-Mail mit anderen CAS genesisWorld-Da-

tensätzen verknüpfen.

Die archivierte E-Mail hat keine Verbindung mehr zu der E-Mail auf dem E-Mail-Server in

Ihrem Postfach.

Sowohl im Online- als auch im Offlinebetrieb können Sie E-Mails archivieren.

7.1.2 Wo sehen Sie Ihre E-Mails?

Üblicherweise wird das Standardkonto für E-Mails durch den Administrator angelegt.

Wenn Sie einen Programmnavigator für Ihren Arbeitsplatz bzw. Ihre Abteilung verwen-

den, ist im Programmnavigator die E-Mailansicht (Postfach) mit dem Standardkonto

vermutlich bereits enthalten. Dann sehen Sie E-Mails in folgenden Ansichten:

E-Mailansicht (Postfach)

Diese Ansicht enthält den Ordner Postfach mit mehreren untergeordneten Ansichten

wie Posteingang, Entwürfe, gesendete E-Mails usw. Hier können Sie weitere Ordner

anlegen, um Ihre E-Mails zu sortieren.

Offlineordner: Listenansicht E-Mail

In dieser Listenansicht werden entweder archivierte E-Mails angezeigt oder E-Mails,

die lokal gespeichert wurden. Welche Datensätze offline E-Mails bzw. archivierte

E-Mails sind, wird in der Listenansicht durch Symbole angezeigt.

7.1.3 Wie bearbeiten Sie E-Mails in CAS genesisWorld?

Sobald Sie ein E-Mail-Konto und eine entsprechende Ansicht haben, haben Sie Zugriff

über CAS genesisWorld auf Ihr Postfach auf dem E-Mail-Server. Wenn Sie nun in einer

E-Mailansicht beispielsweise auf Posteingang klicken, greifen Sie direkt bzw. online auf

das Postfach zu und sehen Ihre E-Mails.

Gleichzeitig wird der Inhalt Ihres Postfachs nach und nach automatisch lokal gespeichert,

damit bei weiteren Zugriffen schneller und auch offline zugegriffen werden kann. Dies

wird bei den Eigenschaften des E-Mail-Kontos eingestellt.

In allen E-Mailansichten, im Offline- als auch im Onlinebetrieb können Sie neue E-Mails

schreiben, E-Mails bearbeiten, löschen usw.


107

7.2 Microsoft Outlook verwenden

In CAS genesisWorld können Sie - falls gewünscht - weiterhin mit Microsoft Outlook als

E-Mail-Client arbeiten.

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen/Register E-Mail/Register Allgemein.

Bei Standard E-Mail-Client stellen Sie Microsoft Outlook ein. In der Dropdown-Liste

werden die E-Mail-Clients angezeigt, die auf Ihrem Rechner verfügbar sind.

Außerdem deaktivieren Sie die Option In CAS genesisWorld immer mit dem CAS

genesisWorld E-Mail-Client senden.

Weitere Einstellungen sind nicht notwendig.

Nun werden in CAS genesisWorld die Fenster von Microsoft Outlook für das Schreiben

und Senden von E-Mails verwendet. In den Fenstern von Microsoft Outlook sind Funkti-

onen von CAS genesisWorld verfügbar.

Datensätze von CAS genesisWorld fügen Sie mit Drag & Drop als Anlage ein.

E-Mails archivieren Sie in den Fenstern von Microsoft Outlook mit den Schaltflächen

Archivieren oder Senden&Archivieren.

Dabei öffnet sich das Fenster E-Mail archivieren von CAS genesisWorld.

Die Schaltfläche Schnellarchivieren archiviert E-Mails in CAS genesisWorld auf Basis

der Standardvorlage.

Anhänge archivieren Sie als Dokumentdatensätze in CAS genesisWorld. Markieren Sie

dazu eine E-Mail mit Anlage und klicken Sie im Register Anlagen von Microsoft Out-

look auf Als Dokument archivieren.

Mehrere Anlagen archivieren Sie, indem Sie in der Zeile mit den Anlagen das Kontext-

menü öffnen und auf Als Dokument archivieren klicken.

Für jede markierte Anlage wird ein Dokumentdatensatz in CAS genesisWorld angelegt.

Nach dem Archivieren öffnet sich eine Liste mit den Dokumentdatensätzen der archi-

vierten Anlagen, wenn CAS genesisWorld installiert ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Microsoft Outlook.

Die hier beschriebenen Vorgehensweisen sind so nur für Microsoft Outlook als

E-Mail-Client möglich.

7.3 Die verschiedenen E-Mailansichten

E-Mails werden in E-Mailansichten angezeigt, entweder

für ein Postfach oder

in einem Offlineordner, d. h. einer Listenansicht für archivierte E-Mails oder E-Mails.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#H_Outlook_Anbindung_optimal_nutzen.htm


108

7.3.1 Postfach

Die Ansichten im Postfach von CAS genesisWorld haben eine Verbindung zu Ihrem Post-

fach auf dem E-Mail-Server. Die Ansichten sind stets aktuell, wenn das automatische Ak-

tualisieren bei den Eigenschaften des Kontos eingestellt ist.

In diesen Ansichten können Sie E-Mails beantworten, weiterleiten usw. Im Postfach ange-

zeigte E-Mails sind jedoch keine CAS genesisWorld-Datensätze, d. h., Sie können keine

Teilnehmer wählen oder E-Mails verknüpfen.

Welche Ordner und Ansichten eines E-Mail-Kontos im Programmnavigator von CAS

genesisWorld angezeigt werden, ist von mehreren Faktoren abhängig. Insbesondere

wenn Sie Microsoft Outlook einsetzen und Ordner in Microsoft Outlook ändern, werden

Ansichten in CAS genesisWorld nicht automatisch aktualisiert. Weitere Informationen

finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Einstellungen E-Mail-Konto unter dem Link

Register E-Mail-Ordner verwalten.

Onlinebetrieb: Dieses Symbol wird üblicherweise angezeigt. In jeder Ansicht des

Postfachs schalten Sie mit dieser Schaltfläche auf Offlinebetrieb um. Dann sind zusätz-

lich verschiedene Funktionen einer Ansicht möglich wie etwa Ansichtsformate oder

Filter.

Im Offlinebetrieb greifen Sie auf E-Mails zu, die bereits lokal gespeichert sind.

Das lokale Speichern von E-Mails stellen Sie bei den Eigenschaften des E-Mail-Kontos

ein: bei einem IMAP-Konto im Register E-Mail-Ordner verwalten jeweils bei Weitere

Einstellungen für den Offlinebetrieb.

Im Offlinebetrieb sehen Sie die gleichen E-Mails wie im Onlinebetrieb mit einer ge-

wissen Verzögerung.

Falls keine E-Mails angezeigt werden, prüfen Sie Folgendes:

Verweist das Postfach noch auf das richtige E-Mail-Konto? Öffnen Sie im Programm-

navigator das Kontextmenü und klicken Sie auf Eigenschaften/Register

E-Mail-Konten.

Markieren Sie das Postfach im Programmnavigator. Klicken Sie im Menü Ansicht auf

Aktualisieren.

7.3.2 Offlineordner: Neue Listenansicht E-Mails

In dieser Listenansicht können Sie entweder archivierte E-Mails anzeigen lassen oder

E-Mails, die durch das lokale Speichern offline verfügbar sind.

Offline verfügbare E-Mails können Sie für ein bestimmtes oder alle Ihre Postfächer an-

zeigen lassen. Außerdem können Sie Ordner angeben, die berücksichtigt werden sollen.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#F_Eigenschaften_e_Mail_Profil.htm


109

7.4 E-Mails schreiben und versenden Klicken Sie im Menü Datei auf Neu/E-Mail oder auf das Symbol. Das Fenster Eine

neue E-Mail senden öffnet sich.

Wenn Sie im Menü Format auf E-Mail Format klicken, wählen Sie anschließend, ob

die E-Mail im Text- oder HTML-Format erstellt werden soll.

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, öffnet sich das entsprechende Fenster dieses

E-Mail-Clients.

Geben Sie in das Feld An einen oder mehrere Empfänger ein.

Geben Sie einen Text bei Betreff ein und schreiben Sie dann Ihre Nachricht.

Mit der Schaltfläche Rechtschreibprüfung schalten Sie die Rechtschreibprüfung ein

oder aus. Wenn die Rechtschreibprüfung aktiviert ist, werden falsch geschriebene

Wörter werden rot unterstrichen angezeigt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf

ein unterstrichenes Wort klicken, werden Verbesserungsvorschläge angezeigt.

Wenn ein korrektes Wort fälschlicherweise unterstrichen wurde, können Sie das Wort

zum Wörterbuch hinzufügen. Dann wird das Wort künftig nicht mehr unterstrichen.

Anlagen können Sie beispielsweise vom Desktop mit Drag & Drop in das Feld Anla-

gen ziehen oder Sie verwenden das Symbol.


110

Der Bereich Anlagen im unteren Teil des Fensters wird erst angezeigt, wenn eine An-

lage eingefügt wurde, entweder mit Drag & Drop oder über die entsprechende Funk-

tion in der Symbolleiste.

Das Bild eines Absenders oder Empfängers wird in einer E-Mail angezeigt, wenn ein

Bild in der Adresse vorhanden ist. Anklicken des Bilds öffnet die entsprechende

Adresse, siehe Kapitel "Adressen mit Bild" auf Seite 59.

Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, können Sie über eine Schaltfläche eine Anrede

automatisch einfügen.

Mit Klick auf Senden versenden Sie die Nachricht. Mit Klick auf Senden & Archivie-

ren lässt sich die E-Mail sofort anschließend archivieren.

E-Mail direkt in einer Liste für Adressen erstellen Klicken Sie im Navigator auf eine Ansicht mit Adressen. Dies kann z. B. eine Listenan-

sicht oder auch eine Akte sein, in der Adressen angezeigt werden.

Markieren Sie in der Liste den oder die Empfänger.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste und dann im Kontextmenü auf E-Mail an

Adresse(n) senden.

Im folgenden Menü wählen Sie, in welches Feld die E-Mail-Adressen übernommen

werden sollen: in das An-, CC- oder BCC-Feld.

Das Fenster Eine neue E-Mail senden öffnet sich.

7.5 E-Mails und Drag & Drop

Die E-Mail-Adresse einer Adresse können Sie mit Drag & Drop als Empfänger in eine

E-Mail übernehmen.

Öffnen Sie ein E-Mail-Fenster.

Öffnen Sie eine Ansicht mit Adressen.

Markieren Sie eine oder mehrere Adressen und ziehen Sie diese in das E-Mail-Fenster.

Das Kontextmenü öffnet sich automatisch und Sie können wählen, ob die E-Mail-Ad-

resse in das Empfänger-, CC- oder BCC-Feld eingefügt werden soll. Eingefügt wird

immer die E-Mail-Adresse, die in der Adresse als Standard festgelegt wurde, siehe

Kapitel "Fenster Kontaktdaten bearbeiten" auf Seite 60.

CAS genesisWorld-Datensätze fügen Sie mit Drag & Drop als Anlagen in eine E-Mail ein.

Markieren Sie die Datensätze in einer beliebigen Ansicht und ziehen Sie die Markie-

rung auf ein E-Mail-Fenster, das unten in der Programmleiste angezeigt wird.


111

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Drag & Drop.

7.6 E-Mails archivieren

Um E-Mails als CAS genesisWorld-Datensätze mit allen dafür vorhandenen Funktionen

wie Verknüpfungen oder Teilnehmer zu übernehmen, müssen Sie diese archivieren.

E-Mails archivieren Sie als Termin, Aufgabe, Dokument oder als CAS genesisWorld-E-Mail.

Beim Archivieren als CAS genesisWorld E-Mail werden Anlagen direkt mit der E-Mail ar-

chiviert. Beim Archivieren der E-Mail als Termin, Aufgabe oder Dokument werden An-

lagen als Dokumentdatensatz im Dokumentenarchiv gespeichert und mit dem Termin,

der Aufgabe oder dem Dokument verknüpft.

Markieren Sie in einer E-Mailansicht eine E-Mail und klicken Sie im Kontextmenü auf

Archivieren als/Datensatz-Typ.

Das Fenster E-Mail archivieren öffnet sich. Hier wählen Sie eine Archivierungsvorlage.

Anschließend öffnet sich das entsprechende Datensatzfenster.

7.7 Signatur und Abwesenheit

In den Einstellungen von CAS genesisWorld legen Sie den Text für eine Signatur und für

Abwesenheit fest.

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen. Öffnen Sie das Register E-Mail und

dann das Register Signatur/Abwesenheit.

Signatur Legen Sie zunächst mit der Schaltfläche Signaturen bearbeiten eine Signatur an oder

importieren Sie eine Signatur im Fenster Signaturen verwalten.

Der Administrator kann eine globale Signatur festlegen. Aktivieren Sie Globale Signa-

tur anfügen im Fenster Signaturen verwalten, dann wird die globale an Ihre persön-

liche Signatur angefügt.

Aktivieren Sie dann die Option bei Ausgehenden E-Mails eine Signatur hinzufügen,

wird die Signatur standardmäßig bei allen ausgehenden E-Mails verwendet.

Arbeiten Sie mit mehreren E-Mail-Konten, können Sie für jedes E-Mail-Konto eine eigene

Signatur festlegen. Die Signatur legen Sie in den Eigenschaften des E-Mail-Kontos fest.

Die Standard-Signatur wird immer dann verwendet, wenn keine eigene Signatur für ein

E-Mail-Konto festgelegt ist.

Wenn Sie mit Microsoft Outlook senden, dann wird die Signatur aus Microsoft Outlook

verwendet.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#DragDrop.htm


112

Abwesenheit

Im Register Signatur/Abwesenheit schalten Sie den Abwesenheitsassistent ein bzw. aus

und geben den Text ein, der während der Abwesenheit automatisch versendet wird. Auch

wenn der gleiche Absender mehrere E-Mails an Sie sendet, wird dieser Absender nur ein-

mal eine E-Mail für Ihre Abwesenheit erhalten.

Dieser Abwesenheitsassistent gilt für IMAP-Konten in CAS genesisWorld. Beim Konto

muss das Kennwort gespeichert werden, weil sonst eine automatische Anmeldung am

E-Mail-Server nicht möglich ist.

Bearbeiten öffnet das Fenster CAS genesisWorld Texteditor. Geben Sie den Text

ein, der bei Abwesenheit versendet werden soll.

7.8 Regeln für E-Mails

Für die E-Mails Ihrer E-Mail-Konten können Sie bestimmte Regeln festlegen. Damit lassen

sich E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben oder archivieren.

Die entsprechenden Funktionen finden Sie im Fenster Einstellungen in zwei Registern:

Sowohl im Register Regeln als auch im Register E-Mail ist das Register Regeln für

E-Mails enthalten.

Wenn Sie CAS genesisWorld nicht geöffnet haben, werden die Regeln durch den CAS

genesisWorld-Applikationsserver durchgeführt. Damit der Applikationsserver die Regeln

ausführen kann, ist der Zugriff auf das E-Mail-Konto notwendig. Kann der Applikations-

server beispielsweise nicht auf das Internet zugreifen, ist möglicherweise auch der Zugriff

auf das E-Mail-Konto nicht möglich.

Beim Konto muss das Kennwort gespeichert werden, weil sonst eine automatische An-

meldung am E-Mail-Server nicht möglich ist.

Vorgehen Klicken Sie auf Neu. Das Fenster Regel neu anlegen öffnet sich.

Erste Schritte Wichtige Einstellungen

113

Der Name wird zunächst automatisch vergeben. Deaktivieren Sie Name automatisch

vergeben, um einen eigenen Namen einzugeben.

Geben Sie Name und Beschreibung ein.

Wählen Sie im Register Merkmale das E-Mail-Konto, das überwacht werden soll.

Legen Sie dann Überwachte Merkmale der eintreffenden E-Mail fest. Merkmale

können beispielsweise der Absender, Text vom Feld Betreff oder die Priorität der

E-Mail sein.

Im Register Aktion legen Sie fest, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner ver-

schoben werden soll oder ob die eintreffende E-Mail archiviert werden soll.

Außerdem können Sie die überwachten E-Mails automatisch als gelesen markieren

lassen und die Desktopbenachrichtigung unterdrücken.

Die Reihenfolge der Regeln ändern Sie im Register Regeln für E-Mails mit den

Schaltflächen Nach oben bzw. Nach unten. Die vorhandenen Regeln werden in der

Reihenfolge angewendet, wie sie in der Liste stehen.

Wenn Sie eine neue Regel angelegt haben, klicken Sie auf Anwenden. Dann wird die

Regel einmal für alle E-Mails in Ihrem Posteingang durchgeführt.

Wenn Sie in einer E-Mail-Liste eine E-Mail markieren und im Kontextmenü auf Regel

erstellen klicken, dann können Sie auf Basis der markierten E-Mail ebenfalls eine neue

Regel erstellen. Dabei werden die Parameter der markierten E-Mail in der neuen Regel

bereits eingestellt.

8 Wichtige Einstellungen

In diesem Kapitel sind wichtige Einstellungen beschrieben. Alle Einstellungen finden Sie

detailliert in der Online-Hilfe.

8.1 Arbeitsumgebung einstellen

Die Einstellungen in diesem Register gelten für Sie persönlich. Wenn Sie sich an einem

anderen Rechner anmelden, werden ebenfalls diese Einstellungen verwendet.

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen und öffnen Sie das Register

Arbeitsumgebung.

Der Administrator kann Vorgaben für den Startnavigator, den zusätzlichen Navigator

sowie Verknüpfungsnavigatoren festlegen. Diese Vorgaben können Sie nur ändern, wenn

Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben.


114

Unabhängig von den Vorgaben des Administrators sind die folgenden Einstellungen

immer möglich.

Cockpit beim Start anzeigen startet CAS genesisWorld mit dem Cockpit als erster

Ansicht. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird die erste Ansicht nach dem Cockpit im

Programmnavigator angezeigt.

Die Option Anzeigen blendet die Menüleiste im Programmfenster ein.

Deaktivieren Sie die Option, wenn Sie meist mit dem Kontextmenü oder den Symbol-

leisten arbeiten. Dann haben Sie ohne Menüleiste mehr Platz.

Wenn Sie im Programmfenster oder im Datensatzfenster die Maus im Bereich der

Menüleiste bewegen oder auf den Pfeil neben der Schaltfläche für die Hilfe klicken,

wird die Menüleiste eingeblendet.

Ist Registerkarte im Hintergrund öffnen aktiv, dann bleibt die aktuelle Registerkarte

im Vordergrund, auch wenn Sie eine weitere Registerkarte öffnen. Ist diese Option

deaktiviert, dann wird immer die gerade geöffnete Registerkarte aktiviert.

Mit aktiver Option Registerkarte nur einmal öffnen wird zu einer Registerkarte ge-

sprungen, wenn Sie eine Ansicht erneut in einer Registerkarte öffnen möchten.

Bei Wörterbuch wählen Sie, welches Wörterbuch in welcher Sprache in Notizen und

E-Mails für die Rechtschreibprüfung verwendet wird. Die Sprache ist als Vorgabe ein-

stellt, mit der Sie sich an CAS genesisWorld angemeldet haben.


115

Ein geändertes Wörterbuch ist erst nach einem Neustart von CAS genesisWorld

verfügbar.

Die Rechtschreibprüfung finden Sie im Texteditor von CAS genesisWorld z. B. im

Feld Notizen eines Datensatzes oder im E-Mail-Fenster, siehe Kapitel "E-Mails schrei-

ben und versenden" auf Seite 109.

Bei Register Akte in Datensatzfenstern legen Sie mit der Schaltfläche Position fest,

ob überhaupt und an welcher Stelle das Register Akte angezeigt werden soll.

Außerdem legen Sie fest, ob in Akten eine Vorschau angezeigt werden soll.

8.2 Benachrichtigungs- und Aktionsdienst

Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst lassen sich Regeln festlegen, die feste

Abläufe in einem Unternehmen automatisieren. In einer Regel wird festgelegt, bei

welchen Ereignissen welche Benachrichtigungen mit E-Mail oder andere Aktionen auto-

matisch ausgelöst werden.

Damit Sie Benachrichtigungen erhalten, müssen Sie Regeln üblicherweise abonnieren.

Beispiele

Benachrichtige mich, wenn ein anderer Benutzer einen Termin mit mir anlegt.

Benachrichtige mich, wenn ein anderer Benutzer einen Termin mit mir ändert.

Benachrichtige Benutzer A, B und C, wenn ein A-Kunde ein neues Produkt gekauft hat.

Im Text der E-Mail soll der Name des Kunden angegeben werden.

Wenn eine Support-Anfrage zum Thema X gestellt wird, dann wird automatisch Be-

nutzer Y als Bearbeiter eingetragen.

Wenn eine Aufgabe der Kategorie ABC erledigt wird, dann ändere auch die Werte der

Felder Y und Z.

Erzeuge einen Datensatz Telefonat mit einem Kunden, wenn bestimmte Bedingungen

erfüllt sind.

Falls ein neuer Termin mit einem Kunden im Besprechungsraum angelegt wird, dann

delegiere eine Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter, dass der Besprechungsraum

vorzubereiten ist.

Wird eine E-Mail mit dem Betreff Einladung Testworkshop archiviert, dann verknüpfe

diese mit dem Projekt Testworkshop.

Hat ein Kunde Geburtstag, so wird am Tag zuvor eine Benachrichtigung an den zu-

ständigen Vertriebsmitarbeiter gesendet.

Zwei Arten von Regeln lassen sich unterscheiden:


116

Bei Regeln für Benachrichtigungen können Teilnehmer eines Datensatzes eine

E-Mail erhalten, wenn bestimmte Datensätze neu angelegt oder geändert wurden

oder eine bestimmte Frist überschritten wurde. Auch Änderungen von Verknüpfungen

lassen sich überwachen. Diese Benachrichtigungen erhalten auch Mitglieder einer

Gruppe, wenn eine Gruppe als Teilnehmer am Datensatz eingetragen ist. Regeln für

Benachrichtigungen können Anwender abonnieren. Allerdings sind auch Pflichtbe-

nachrichtigungen möglich. Diese erhalten Anwender auch dann, wenn sie eine Regel

nicht abonniert haben.

Bei Regeln für Aktionen werden bei Änderungen oder Fristüberschreitungen von be-

stimmten Datensätzen in CAS genesisWorld neue Datensätze angelegt oder Daten-

sätze mit anderen Datensätzen verknüpft usw. Diese Regeln können Anwender nicht

abonnieren.

Damit ein Benutzer Regeln anlegen bzw. ändern kann, muss dieser Benutzer die ent-

sprechenden Rechte vom Administrator erhalten haben. Um Regeln abonnieren zu

können, sind keine speziellen Rechte erforderlich.

Informieren Sie sich, wie diese Abläufe in Ihrem Unternehmen organisiert werden und

welche Regeln für Ihre Arbeit relevant sind.

Erste Schritte Das Rechtesystem

117

Regeln für Benachrichtigungen abonnieren

Alle Anwender können Regeln für Benachrichtigungen abonnieren oder auch wieder ab-

bestellen.

Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen und wechseln Sie zum Register Regeln.

Markieren Sie in der Liste eine Regel und klicken Sie auf Abonnieren.

Dies machen Sie mit Abbestellen rückgängig.

Mit der Schaltfläche Eigenschaften öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das überwachte

Ereignis und die dazugehörige Aktion einsehen können.

9 Das Rechtesystem

Aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes können Rechte in CAS genesis-

World vergeben werden, die den Zugriff auf Daten und Funktionen regeln. Die Abbildung

zeigt die Themen dieses Kapitels und grundlegende Bereiche, für die Rechte vergeben

werden, nämlich

für das Bearbeiten von Daten,

für das Darstellen von Daten und

für Funktionen.


118

Die folgenden Grundlagen sind für die Arbeit mit CAS genesisWorld wesentlich. Viele

weitere Einstellungen für Rechte sind insbesondere für den Administrator möglich. Wenn

bestimmte Rechte für Sie als Anwender erforderlich sind, ist dies in der Online-Hilfe bei

der entsprechenden Funktion angegeben.

Rechte vergibt zuerst der Administrator

Die grundlegenden Einstellungen für Rechte legt der Administrator in der Management

Konsole fest.

Bei den Rechten für das Bearbeiten von Daten legt der Administrator fest, welche Daten-

satz-Typen und welche Felder von Datensatz-Typen Sie sehen und bearbeiten können.

Außerdem legt der Administrator fest, ob Sie als Anwender ebenfalls Rechte für das Be-

arbeiten von Daten vergeben dürfen. Mit den Fremdzugriffsrechten wird durch den Ad-

ministrator eingestellt, ob und welche Kolleginnen oder Kollegen im gesamten Unter-

nehmen oder in Ihrem Team Ihre Daten sehen und bearbeiten dürfen. Fremdzugriffs-

rechte gelten auch für Sie selbst und bestimmen, welche Daten Sie von anderen sehen

und bearbeiten dürfen.

Bei den Rechten für das Darstellen von Daten legen der Administrator oder Anwender

mit speziellen Rechten einen Programmnavigator mit Ansichten und vermutlich auch An-

sichtsformate fest.

Bei den Rechten für Funktionen legt der Administrator fest, wie Sie sich an CAS genesis-

World anmelden. Außerdem steuern Rechte, welche Erweiterungen Sie einsetzen dürfen

und ob Sie bestimmte Funktionen durchführen dürfen wie etwa Serienbriefe an mehrere

Adressen oder Anlegen von Regeln.

Welche Möglichkeiten haben Sie als Anwender?

Rechte für das Bearbeiten von Daten legen Sie als Anwender üblicherweise beim Anlegen

von Datensätzen fest: Dabei stellen Sie ein, welche Rechte andere Benutzer an diesen

Datensätzen erhalten sollen.

Rechte für das Darstellen von Daten müssen Sie vom Administrator erhalten. Verfügen

Sie über diese Rechte, können Sie Navigatoren, Ansichten und Ansichtsformate anlegen

oder ändern.

Rechte für Funktionen stellen Sie als Anwender nicht ein, sondern Sie erhalten bestimmte

Rechte - je nach den von Ihnen eingesetzten Modulen und je nach Ihrem Arbeitsplatz.

9.1 Rechte für das Bearbeiten von Daten

Wenn Sie Funktionen dieses Kapitels ausprobieren möchten, ist eine Kollegin oder ein

Kollege hilfreich. Dann können Sie gemeinsam ausprobieren, welche Folgen welche Ein-

stellungen haben.


119

In CAS genesisWorld werden Benutzer, Administrator(en), Gruppen und Ressourcen un-

terschieden.

Benutzer sind alle, die mit einem oder mehreren Programmen von CAS genesisWorld

arbeiten, also z. B. mit dem Desktop-Client, CAS genesisWorld Web oder der Manage-

ment Konsole, siehe Kapitel "Aufbau von CAS genesisWorld" auf Seite 8.

Damit ein Benutzer mit CAS genesisWorld arbeiten kann, muss ein Benutzerkonto in CAS

genesisWorld vorhanden sein. Ein Benutzerkonto besteht aus einem Namen, evtl. einem

Kennwort und einer E-Mail-Adresse. Mit dem Benutzerkonto können Sie sich an einem

oder mehreren Programmen von CAS genesisWorld anmelden.

Administratoren sind spezielle Benutzer mit sehr vielen Rechten. Ein Benutzerkonto für

einen Administrator ist in CAS genesisWorld immer vorhanden. Mindestens ein Admi-

nistrator ist der Verwalter von CAS genesisWorld und konfiguriert die Programme, legt

weitere Benutzerkonten an, vergibt Rechte, verwaltet Vorgaben usw. Dies erfolgt zum

großen Teil in der Management Konsole.

Mehrere Benutzer von CAS genesisWorld werden vom Administrator nach bestimmten

Anforderungen Ihres Unternehmens zusammengefasst, z. B. nach Teams, Abteilungen

oder nach bestimmten Rechten auf Funktionen. Jeder Benutzer kann mehreren Gruppen

angehören, z. B. sind Sie als Anwender in der Gruppe Abteilung ABC und der Gruppe

Team A und der Gruppe Benutzer von Modul X. Benutzer einer Gruppe haben häufig

vergleichbare Rechte und können gegenseitig auf ihre Daten zugreifen.

Eine Ressource ist ein Betriebsmittel wie ein PKW oder ein Besprechungsraum. Für eine

Ressource wird ein spezielles "Benutzerkonto" in der Management Konsole angelegt.

Damit lassen sich Ressourcen als "Teilnehmer" in einen Datensatz wie etwa einen Termin

einfügen, in Gruppen zusammenfassen und so in CAS genesisWorld verwalten.

Wenn Sie CAS genesisWorld als Anwender einsetzen, arbeiten Sie mit Ihrem Benutzer-

konto, ändern und speichern Daten und Einstellungen für CAS genesisWorld oder Daten

für dieses Benutzerkonto.

9.1.1 Besitzrechte

Wenn Sie einen Datensatz anlegen, vergeben Sie üblicherweise automatisch auch Besitz-

rechte an diesem Datensatz.

Teilnehmer bei Datensätzen wählen

Besitzrechte vergeben Sie, indem Sie Benutzer als Teilnehmer am Datensatz eintragen.

Das grundsätzliche Vorgehen ist bei allen Datensatz-Typen gleich, bei Terminen sind

weitere Funktionen vorhanden.

Legen Sie z. B. eine neue Aufgabe an.


120

In Datensatzfenstern werden Teilnehmer im gleichnamigen Feld angezeigt. In dieses

Feld können Sie Namen von anderen Benutzern einfach eingeben. Die Namen werden

automatisch vervollständigt, wenn Sie die Eingabetaste drücken.

Die so eingetragenen Teilnehmer erhalten vollständige Rechte. Wenn Sie dies nicht

möchten, öffnen Sie das Fenster Teilnehmer wählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche oder das Symbol Teilnehmer.

Links werden Benutzer, Gruppen und Ressourcen angezeigt. Ganz oben in der Liste

sehen Sie die Favoriten.

Favoriten legen Sie fest, in dem Sie auf das graue Sternchen hinter dem jeweiligen Ein-

trag klicken. Favoriten werden dann mit einem blauen Stern markiert. Anklicken der

Spalte sortiert nach dieser Spalte und Favoriten werden am Anfang bzw. Ende der

Liste angezeigt.

Wenn Sie Favoriten im Fenster Teilnehmer wählen festgelegt haben, starten Sie CAS

genesisWorld anschließend neu. Dann werden die Favoriten in der Dropdown-Liste im

Teamkalender am Anfang angezeigt, siehe Kapitel "Teamkalender: In fremde Kalender

schauen" auf Seite 45.

In der rechten Liste Teilnehmer sind Sie beim Anlegen automatisch eingetragen. Damit

haben zunächst Sie als einziger Besitzrechte.

Mit der Suche über der Liste links können Sie nach Benutzern, Gruppen und Ressour-

cen suchen.

Verschieben Sie Benutzer, Gruppen und Ressourcen aus der linken Liste mit dem

grünen Pfeil nach rechts.


121

Verschieben ist ebenfalls mit Doppelklick oder durch Drücken der Leertaste möglich.

Diese Benutzer, Gruppen und Ressourcen werden so ebenfalls zu Teilnehmern bzw.

Besitzern der Aufgabe und erhalten Besitzrechte.

Mit gedrückter Shift-Taste und Anklicken von 2 Einträgen markieren Sie mehrere Be-

nutzer, Gruppen oder Ressourcen direkt untereinander.

Mit gedrückter Strg-Taste und Anklicken mehrerer Einträge, markieren Sie mehrere

einzelne Benutzer, Gruppen oder Ressourcen.

Für alle Teilnehmer in der rechten Liste können Sie gesondert festlegen, welche Rechte

ein Teilnehmer am Datensatz haben soll, z. B. vollständige Rechte oder nur Lesen.

Markieren Sie einen oder mehrere Teilnehmer in der rechten Liste.

Mit der Dropdown-Liste Rechtevergabe legen Sie die Zugriffsrechte für markierte

Teilnehmer fest. Die Einträge Lesen oder Bearbeiten, duplizieren usw. beschreiben,

welche Tätigkeiten mit einem Zugriffsrecht möglich sind. Die höchste Stufe ist Voll-

ständige Rechte. Damit lassen sich Daten nicht nur bearbeiten und löschen, sondern

auch im Papierkorb endgültig löschen.

Der Administrator kann festlegen, welche Rechte und Fremdzugriffsrechte Sie einstel-

len dürfen. Die Abbildung zeigt alle verfügbaren Zugriffsrechte. Möglicherweise

werden bei Ihnen weniger und nur die wichtigsten Zugriffsrechte angezeigt.

Besonderheiten bei Terminen Wenn Sie Benutzer, Gruppen oder Ressourcen bei Terminen direkt im Feld des Daten-

satzfensters eintragen, werden Überschneidungen mit anderen Terminen farblich

markiert.

Ein grüner Strich vor dem Namen zeigt, dass diese Zeit noch nicht verplant ist.

Ein roter Strich bedeutet, dass Überschneidungen vorliegen. Wenn Sie mit der Maus

über dem entsprechenden Eintrag schweben, sehen Sie alle Überschneidungen für

den eingetragenen Zeitraum.

Hat ein Teilnehmer Geburtstag am Tag des Termins, wird das Symbol eines Luftballons

neben dem großen Bild des Teilnehmers angezeigt.


122

Schon beim Tippen sehen Sie, ob Kollegen oder Kolleginnen oder eine Ressource für

den eingetragenen Zeitraum noch nicht verplant sind.

Bei aktivem Einladungsmanagement können Sie externe Teilnehmer einladen, indem Sie

die E-Mail-Adresse eingeben. Ist diese E-Mail-Adresse in einer Adresse in CAS genesis-

World eingetragen, kann der Termin automatisch mit der Adresse verknüpft werden. Ob

dies durchgeführt wird, legt der Administrator fest.

Weitere Informationen zum Einladungsmanagement finden Sie in der Online-Hilfe auf

der Seite Einladungen zu Terminen.

Hinweise

Die Überschneidungsprüfung beim Tippen funktioniert nur, wenn die SmartSearch

aktiv ist, siehe Kapitel "Mit der SmartSearch suchen" auf Seite 26.

Außerdem muss die Überschneidungsprüfung unter Einstellungen/Kalender im

Register Allgemein aktiv sein, siehe Kapitel "Einstellungen für den Kalender" auf Seite

46.

Beginn und Ende müssen bereits im Termin eingetragen sein, damit Überschneidun-

gen feststellbar sind.

Öffentliche Daten

Wenn für Daten in CAS genesisWorld keine Besitzrechte festgelegt wurden, dann sind

diese Daten öffentlich. Diese Daten sind für alle Benutzer sichtbar und können von allen

bearbeitet werden.

Wenn Sie im Fenster Teilnehmer wählen bei einem Datensatz alle Teilnehmer der

rechten Liste entfernen, dann wird automatisch der Teilnehmer Alle (öffentlich) ein-

gefügt.

Dieser spezielle Teilnehmer steht für alle Benutzer von CAS genesisWorld. Nach dem

Einfügen haben alle Benutzer vollständige Rechte auf den Datensatz.

Vergeben Sie beim Teilnehmer Alle (öffentlich) mit der Schaltfläche Rechte ein an-

deres Zugriffsrecht, dann sind weniger Rechte möglich.

Beispiel

Für eine Kollegin und Sie selbst legen Sie einen Termin an. Als Teilnehmer wählen Sie die

Kollegin und den Benutzer Alle (öffentlich). Die Kollegin erhält vollständige Rechte, der

Teilnehmer Alle (öffentlich) lesende Rechte.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#EinladungenTerminen.htm


123

Dann kann die Kollegin den Termin verschieben, die Notizen ändern, eine Verknüpfung

einfügen usw. Alle anderen Benutzer können den Termin sehen, aber nicht ändern.

Wenn Sie im Feld Teilnehmer des Datensatzfensters alle Teilnehmer löschen, wird au-

tomatisch der Benutzer Alle (öffentlich) als Teilnehmer mit vollständigen Rechten

eingetragen.

Navigatoren, Filter oder Ansichtsformate lassen sich ebenfalls als öffentliche Daten

speichern, wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben. Auch

dabei gilt, dass bei öffentlichen Daten alle Benutzer darauf zugreifen können.

Datensätze delegieren

Wenn Sie sich selbst als Teilnehmer für einen Datensatz austragen, dann delegieren Sie

den Datensatz an den oder die verbleibenden Teilnehmer.

Solange der Datensatz nicht ein zweites Mal delegiert wird, haben Sie Rechte als ur-

sprünglicher Teilnehmer. Dies gilt unabhängig davon, wie oft der Datensatz von einem

weiteren Benutzer geändert wird. Allerdings können Sie als ursprünglicher Teilnehmer

den Datensatz nach dem Delegieren nicht mehr löschen. Ausnahme: Wenn Sie als ur-

sprünglicher Teilnehmer das Fremdzugriffsrecht Löschen auf einen der eingetragenen

Teilnehmer haben, können Sie den Datensatz trotzdem löschen.

9.1.2 Fremdzugriffsrechte

Fremdzugriffsrechte sind die Rechte, die ein Anwender auf die Daten von anderen hat.

Dabei können Sie 2 Standpunkte einnehmen:

Andere Benutzer haben Rechte auf Ihre Daten.

Sie haben Rechte auf Daten von anderen.

Im Team zusammenarbeiten

Gegenseitige Fremdzugriffsrechte für alle Benutzer stellt zunächst der Administrator ein.

Damit können Sie auf Daten von anderen zugreifen und z. B.

über eine Kalenderansicht sehen, wann eine Kollegin Zeit hat,

gemeinsam mit Kollegen ein Dokument bearbeiten,

auf alle Aufgaben Ihres Teams zugreifen, so dass Sie andere bei Urlaub oder Krankheit

vertreten können oder

Vorgänge delegieren und trotzdem auf dem Laufenden bleiben.

Auch andere können aus ähnlichen Gründen auf Ihre Daten zugreifen.


124

Diese allgemeinen Fremdzugriffsrechte werden häufig für Benutzer eines Teams einge-

stellt. Wenn Sie einer Gruppe von Benutzer zugeordnet sind - etwa der Gruppe Abtei-

lung ABC und der Gruppe Team A und der Gruppe Benutzer von Modul X, sind damit

ebenfalls Fremdzugriffsrechte verbunden.

Die allgemeinen Fremdzugriffsrechte gelten für bestimmte Benutzer und für bestimmte

Datensatz-Typen.

Der Administrator kann einstellen, dass Sie selbst die allgemeinen Fremdzugriffsrechte

sowie den Fremdzugriff aufgrund Gruppenzugehörigkeit festlegen dürfen.

Klicken Sie im Desktop-Client im Menü Extras auf Einstellungen.

Zugriffsrechte aufgrund Gruppenzugehörigkeit deaktivieren finden Sie im

Register Allgemein.

Im gleichen Register öffnen Sie mit Fremdzugriff ändern das gleichnamige Fenster.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Einstellungen Allge-

mein Fremdzugriff.

Rechte einschränken

Bestimmte Kolleginnen und Kollegen können durch die allgemeinen Fremdzugriffsrechte

also üblicherweise auf Daten zugreifen, die Sie anlegen.

Wenn Sie diese Fremdzugriffsrechte bei bestimmten Datensätzen einschränken

möchten, öffnen Sie das Fenster Teilnehmer wählen.

Rechts unten im Fenster Teilnehmer wählen legen Sie in der Dropdown-Liste ein

Maximales Fremdzugriffsrecht fest.

Dieses Fremdzugriffsrecht gilt:

für den entsprechenden Datensatz,

für alle Benutzer, die allgemeine Fremdzugriffsrechte durch den Administrator oder

Sie selbst erhalten haben und

als Einschränkung für die Benutzer, die Fremdzugriff auf Benutzer haben, die auf Sie

Fremdzugriff haben.

Fremdzugriffsrechte vererben sich. Ein Benutzer hat Fremdzugriffsrechte auf Ihre

Daten. Ein zweiter Benutzer hat Fremdzugriffsrechte auf die Daten des ersten

Benutzers. Dann hat der zweite Benutzer auch Fremdzugriffsrechte auf Ihre Daten.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Einstellungen_Allgemein_Fremdzugriff.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Einstellungen_Allgemein_Fremdzugriff.htm


125

Wenn Sie das Fremdzugriffsrecht an einem Datensatz gesondert einstellen, gilt dieses

Fremdzugriffsrecht für alle Benutzer, die direkt auf Sie Fremdzugriff haben oder Fremd-

zugriff über andere Benutzer geerbt haben.

Verschiedene Benutzer A, B und C haben - etwa durch Einstellungen des Administrators -

unterschiedliche Fremdzugriffsrechte für Termine auf Sie als Benutzer D.

Benutzer A hat vollständige Fremdzugriffsrechte,

Benutzer B kann Datensätze ändern und

Benutzer C hat keine Fremdzugriffsrechte auf Sie als Benutzer D.

Als Benutzer D legen Sie einen Termin an und stellen als maximales Fremdzugriffsrecht

Lesen ein, siehe Abbildung. Somit können die Benutzer A und B diesen Termin nur noch

lesen und nicht mehr ändern oder löschen. Für Benutzer C ändert sich nichts, da dieser

Benutzer sowieso keine Fremdzugriffsrechte auf Sie als Benutzer D hat.

Durch das Einstellen des Fremdzugriffs am Datensatz als Benutzer D verschieben Sie also

die rote Linie nach oben oder unten und vergeben damit mehr oder weniger Rechte.

Bestimmten Benutzern können Sie auch ganz speziell weniger Rechte erteilen, ohne die

Fremdzugriffsrechte zu beachten.

Fügen Sie diese Benutzer als Teilnehmer des Datensatzes hinzu.

Markieren Sie den oder die Teilnehmer in der rechten Liste.

Klicken Sie auf das Symbol Rechte über der rechten Liste und stellen Sie die Rechte

für diese Teilnehmer ein.

Das Besitzrecht zählt stärker als das Fremdzugriffsrecht: Unterscheiden sich Besitzrecht

und Fremdzugriffsrecht, dann zählt das Besitzrecht. So können Sie beispielsweise das

Recht Lesen bei einem Datensatz für einen Teilnehmer erlauben. Dann gilt dieses Recht,

auch wenn dieser Teilnehmer beim Fremdzugriff vollständige Rechte auf Ihre Datensätze

hat.


126

Benutzer in einer Gruppe können in der Gruppe ebenfalls unterschiedliche Rechte haben.

Daraus ergeben sich dann unterschiedliche Fremdzugriffsrechte auf andere Benutzer der

Gruppe. Über Einstellen des Besitzrechts an einem Datensatz lassen sich auch Zugriffs-

rechte einer Gruppe und eines Benutzers dieser Gruppe unterschiedlich einstellen:

Eine Gruppe ist Teilnehmer mit vollständigen Rechten an einem Datensatz. Benutzer A

ist Mitglied der Gruppe und hat in der Gruppe vollständige Rechte. Dann hat auch

Benutzer A vollständige Rechte an einem Datensatz, wenn Sie diese Gruppe als Teil-

nehmer eintragen.

Fügen Sie nun zusätzlich den Benutzer A als Teilnehmer am Datensatz hinzu. Stellen

Sie bei diesem Teilnehmer das Recht Lesen ein. Dann besitzt Teilnehmer A am Daten-

satz nur lesende Rechte, obwohl er Mitglied der Gruppe ist.

9.1.3 Persönliche und vertrauliche Datensätze

Fremdzugriffsrechte von anderen Benutzern auf Ihre Datensätze deaktivieren Sie am ein-

fachsten, wenn Sie das Fremdzugriffsrecht auf Persönlich stellen. Einen persönlichen

Datensatz sehen nur die Benutzer, die als Teilnehmer am Datensatz eingetragen sind und

zwar mit dem dabei eingestellten Besitzrecht. Fremdzugriffsrechte sind bei persönlichen

Datensätzen ausgeschaltet.


127

Aktivieren Sie im Datensatzfenster im Register Allgemein die Option Persönlich.

Alternativ öffnen Sie das Fenster Teilnehmer wählen. Rechts unten wählen Sie bei

Maximales Fremdzugriffsrecht als Fremdzugriffsrecht Persönlich.

Bei vertraulichen Datensätzen lässt sich im Gegensatz zu persönlichen ein spezielles all-

gemeines Fremdzugriffsrecht einstellen. Das Fremdzugriffsrecht Vollständige Rechte,

Zugriff auf vertrauliche kann vom Administrator oder ggf. von Ihnen selbst vergeben

werden. Einen vertraulichen Datensatz sehen auch die Benutzer, bei denen dieses allge-

meine Fremdzugriffsrecht eingestellt ist. Das Fremdzugriffsrecht ist z. B. bei einem Assis-

tenten hilfreich, mit dem Sie eng zusammenarbeiten.

Termine, Urlaube, Vorgänge und Telefonate lassen sich im Kalender anzeigen, siehe

Kapitel "Kalenderbereich" auf Seite 43. Ein persönlicher oder vertraulicher Datensatz

dieser Datensatz-Typen wird im Teamkalender angezeigt und ist mit *Kein Zugriff* ge-

kennzeichnet, wenn mindestens das Fremdzugriffsrecht Zeiten im Kalender einsehen

vorhanden ist. Dann sehen Benutzer über das Symbol, welcher Datensatz-Typ eingetra-

gen ist sowie den Beginn und das Ende.

Möglicherweise werden auch die Teilnehmer eines solchen Datensatz-Typs angezeigt,

wenn der Administrator dies erlaubt hat und Sie allgemeine Fremdzugriffsrechte auf

einen der Teilnehmer haben.

9.2 Rechte für das Darstellen von Daten

In allen Ansichten von CAS genesisWorld sehen Sie immer nur die Daten, auf die Sie Be-

sitzrechte oder Fremdzugriffsrechte haben.

Wenn Sie die erforderlichen Rechte haben, können Sie Ansichten im Navigator festlegen

oder Vorgaben des Administrators ändern. In jeder Ansicht lässt sich einstellen, von

welchen Benutzern welche Daten angezeigt werden sollen. Beispielsweise lassen sich alle

Spezifikationen für Produkte aus allen Abteilungen anzeigen oder alle Verkaufschancen

von allen Verkaufsteams.

Auch wenn Sie Ansichten nicht ändern dürfen oder eine Ansicht nicht ändern möchten,

ist das gezielte Darstellen von Daten anderer Benutzer auf 2 Arten möglich:

Im Teamkalender lassen sich Termine, Urlaube, Vorgänge und Telefonate von allen

Benutzern anzeigen, auf die Sie Fremdzugriffsrechte haben.

Dabei werden die Einstellungen Ihrer Kalenderansicht verwendet. Wenn Ihre Kalender-

ansicht nur Termine zeigt, zeigt auch der Teamkalender nur Termine, siehe Kapitel

"Teamkalender: In fremde Kalender schauen" auf Seite 45.

Im Fenster Suche finden Sie Datensätze bestimmter Benutzer über die Suchoptionen.

Oder Sie suchen noch genauer im Register Erweiterte Suche, welcher Benutzer

welche Datensätze erstellt oder geändert hat, siehe Kapitel "Zielgenau Filter festlegen"

auf Seite 27.


128

Daten benutzerübergreifend suchen

Klicken Sie im Menü Suche auf Globale Suche.

Egal wie Sie suchen, finden Sie immer nur die Datensätze, auf die Sie Zugriffsrechte

haben. Dazu gehören

öffentliche Datensätze,

Datensätze, bei denen Sie Teilnehmer sind und

Datensätze von Benutzern, auf die Sie Fremdzugriffsrechte haben.

Daten bestimmter Benutzer suchen Im Register Suche im Bereich Suchoptionen öffnet die Schaltfläche Teilnehmer

wählen das gleichnamige Fenster.

Wählen Sie, wessen Datensätze gesucht werden sollen.

In CAS genesisWorld werden immer die Zugriffsrechte berücksichtigt. Daher finden Sie

auch nach der Wahl von mehreren Teilnehmern nur die Datensätze, auf die Sie Zugriff

haben.

Die Suche wird schneller, wenn Sie nicht nach öffentlichen Datensätzen suchen und

daher den Benutzer Alle (öffentlich) nicht als Teilnehmer wählen.

9.3 Rechte für Funktionen

Rechte für Funktionen dienen dem Datenschutz und der Datensicherheit.

Der Administrator legt zunächst fest, welche Funktionen und welche Erweiterungen Sie

als Anwender an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen dürfen.

Als geübter Anwender und für bestimmte Tätigkeiten erhalten Sie möglicherweise spezi-

elle Rechte oder sogar Administrationsrechte und betreuen dann z. B. Arbeitsabläufe für

Kolleginnen und Kollegen.

9.3.1 Erweiterungen mit Modulen

Editionen und Module erweitern CAS genesisWorld

mit neuen Datensatz-Typen wie z. B. Kampagnen bei Marketing pro oder Belegen bei

Easy Invoice,

bieten zusätzliche Funktionen wie z. B. hierarchische Eingabehilfen oder Primärver-

knüpfungen bei der Premium Edition,


129

ermöglichen den Zugriff auf CAS genesisWorld mit dem Browser oder mobilen Endge-

räten wie z. B. mit CAS genesisWorld Web oder Clients auf Basis von Android-, iOS-

oder Windows-Betriebssystemen,

bieten Schnittstellen für den Austausch von Daten aus CAS genesisWorld mit anderen

Programmen wie z. B. Inxmail für E-Mail-Marketing oder Exchange sync für die Zu-

sammenarbeit mit Microsoft Outlook.

Üblicherweise erfordern Editionen und Module eigene Lizenzen, daher muss der Einsatz

eines Moduls für Anwender vom Administrator freigeschaltet werden.

Werden Daten von CAS genesisWorld über eine Schnittstelle mit einem anderen Pro-

gramm ausgetauscht, benötigen Sie üblicherweise auch Zugriff auf dieses andere Pro-

gramm.

Einen Überblick über alle Module finden Sie auf hilfe.cas.de und detaillierte Informatio-

nen über die jeweiligen Links.

9.3.2 Funktionen je nach Arbeitsplatz

In CAS genesisWorld sind wichtige und sensible Daten aus allen Bereichen eines Unter-

nehmens gespeichert. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen benötigen unter-

schiedliche Daten für ihre Arbeit. Bestimmte Daten müssen besonders geschützt werden,

wie beispielsweise Daten über Kunden oder Personaldaten.

Die Anforderungen für Funktionen je nach Arbeitsplatz lassen sich unter 3 Aspekten be-

schreiben:

Rechte für Funktionen zum Bearbeiten von Daten,

Rechte für Funktionen für Vorgaben zum Darstellen von Daten und

Funktionen für den Datenschutz insbesondere bei Adressen.

Funktionen für den Datenschutz

Funktionen für den Datenschutz verhindern unerwünschten Datenabfluss aus CAS

genesisWorld und schützen insbesondere personenbezogene Daten, so dass nur berech-

tigte Benutzer beispielsweise folgende Funktionen sehen oder aufrufen können:

Serienbriefe, Mailings und Etikettendruck für mehrere Adressen,

Import/Export für Adressen beispielsweise über den Export nach Microsoft Excel, Ko-

pieren und Einfügen oder Drag & Drop,

Einsatz des Adress-Assistenten oder

Erstellen von Berichten.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe auf der Seite Spezielle Rechte für

den Datenschutz.

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Datenschutz.htm

http://hilfe.cas.de/CgW/de/Desktop_Client/x10/index.htm#Datenschutz.htm


130

Funktionen für Vorgaben

Navigatoren, Ansichten, Ansichtsformate, Verknüpfungsnavigatoren usw. bieten Ihnen

eine angepasste Oberfläche von CAS genesisWorld.

Mit den erforderlichen Rechten legen Sie möglicherweise einen Navigator oder ein An-

sichtsformat für Ihr Team fest und geben diese Vorgabe weiter.

Ebenso können Vorlagen für Briefe, E-Mails und weiteren Schriftverkehr oder auch Archi-

vierungsvorlagen von bestimmten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern erstellt werden,

um das Auftreten Ihres Unternehmens zu vereinheitlichen.

Funktionen mit großen Auswirkungen

Bestimmte Funktionen haben große Auswirkungen auf andere Datensätze, andere Be-

nutzer oder im Unternehmen insgesamt und erfordern daher eigene Rechte.

Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst lassen sich Arbeitsabläufe in bestimmten

Teams vereinheitlichen, wie etwa: Falls ein neuer Termin mit einem Kunden im Bespre-

chungsraum angelegt wird, dann delegiere eine Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter,

dass der Besprechungsraum vorzubereiten ist. Daher können Sie Regeln auch als Anwen-

der anlegen, wenn Sie das Recht Regel-Administrator besitzen.

Spezielle Administrationsrechte erlauben sogar Funktionen in der Management Konsole,

etwa wenn Sie Module wie die Replikation oder Survey einsetzen.

9.4 Verbindungen und Zusammenhänge

Die Abbildung zeigt zusammenfassend einige Beispiele, wie sich Rechte wechselseitig

beeinflussen.


131

1) Rechte zum Bearbeiten von Daten - zumindest das Recht Lesen - sind notwendig,

damit Sie Daten in Ansichten sehen.

2) Rechte zum Darstellen von Daten sind notwendig, damit Sie Funktionen auf die Daten

anwenden können.

3) Haben Sie Besitzrechte oder Fremdzugriffsrechte auf Daten, werden diese Daten im

Programmnavigator angezeigt.

4) Haben Sie Fremdzugriffsrechte, finden Sie diese Daten auf jeden Fall mit der Suche -

auch ohne eine entsprechende Ansicht im Programmnavigator.

5) Der Programmnavigator enthält spezielle Ansichten für Daten, wenn Sie mit einem

oder mehreren Modulen arbeiten.

Viele weitere Angaben zu Rechten in der Online-Hilfe können Sie in dieses Schema und

diese Prinzipien einsortieren.

Documents

Erste Schritte - hilfe.cas.dehilfe.cas.de/doc/de/ErsteSchritteCASgenesisWorld.pdf · Erste Schritte CAS genesisWorld im Überblick 9 Was ist was? Mit einem Client von CAS genesisWorld