Excel 2010: DatenEingabe und -Auswertung · PDF fileArbeitsstelle WAS Stand September 2015 1 1 Einführung Microsoft Excel 2010 führt eine Reihe von Bezeichnungen für seine Funktionen,

eine handreichung für studierende des fachbereichs sozial- und kulturwissenschaften

ARBE I TSSTEL LE WI SSENSCHAFTL I CHE S

ARBE I TEN UND SOZ I AL FORSCHUNG

Excel 2010:DatenEingabe und -Auswertung

Stand 09/2015

Thors

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Arbeitsstelle WAS Stand September 2015 I

Vorwort

Über WAS

Die Arbeitsstelle Wissenschaftliches Arbeiten und Sozialforschung wurde im Wintersemester

2011/12 ins Leben gerufen, um einen Beitrag zur Verbesserung der Qualität von Studium und Lehre

zu leisten.

Unser Aufgabenschwerpunkt ist die Weiterentwicklung und konzeptionelle Unterstützung der Pro-

pädeutik. Aus diesem Grund unterstützen wir den Prozess der Aneignung und Vertiefung sozialwis-

senschaftlicher Basiskompetenzen. Neben unseren Fortbildungsangeboten für Lehrende und Studie-

rende, einer Lernplattform und einem Semesterapparat in der Fachbibliothek Sozialwesen der Hoch-

schule Düsseldorf sollen auch unsere Reader zum wissenschaftlichen Arbeiten, zum Formatieren in

Word und die hier vorliegenden Hinweise zur Datenauswertung mit Excel dazu beitragen.

Weitere Informationen über die Arbeitsstelle WAS sowie unser aktuelles Angebot finden Sie auf un-

serer Homepage: http://soz-kult.hs-duesseldorf.de/studium/was.

Zur Auswertung quantitativer Daten mit Excel

Valides Datenmaterial über die Gegenstandsbereiche Sozialer Arbeit ist unerlässlich für eine reflexive

Praxis Sozialer Arbeit. Hierfür bedarf es nicht nur kontrollierter Erhebungsmethoden, sondern auch

effektiver Instrumente der Auswertung und Darstellung. MS Excel bietet gute Möglichkeiten auch

umfangreiche Datensätze zu bündeln und grafisch darzustellen. Zu beachten freilich ist, dass Excel

nicht in erster Linie Statistik- und Analysesoftware ist. Die Problemstellungen der schließenden Sta-

tistik, mit deren Hilfe Aussagen über das Verhältnis einer Stichprobe zur Grundgesamtheit getroffen

werden können, sind sicherlich bei speziell dafür entworfenen Programmen besser aufgehoben. Be-

achten Sie dazu auch unsere regelmäßigen Schulungen zu SPSS. Zugleich ist Excel ein Kalkulations-

programm mit umfangreichen Funktionsmöglichkeiten. Erschöpfende Einführungen in die Handha-

bung des Programms nehmen schnell mehrere hundert Buchseiten ein. Wir haben deshalb gezielt

einige Funktionen gesammelt, die es Ihnen ermöglichen sollen, Ihre quantitativen Daten in MS Excel

einzugeben und auszuwerten.

Eine solche Handreichung bleibt Entwurf und soll dynamisch bleiben. Deshalb freuen wir uns auf Ihre

Rückmeldungen und Erweiterungsvorschläge.

Ihr Team WAS

Kontakt:

Hochschule Düsseldorf Fachbereich SK Sozial- und Kulturwissenschaften Arbeitsstelle WAS

Gebäude 24.21, Raum 01.62 Tel.: 0211-811-4607 E-Mail: [email protected]

http://soz-kult.hs-duesseldorf.de/studium/was

Arbeitsstelle WAS Stand September 2015 II

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................................... II

1 Einführung ............................................................................................................................ 1

1.1 Zentrale Begriffe ...................................................................................................................... 1

1.2 Ablauf der Auswertung ............................................................................................................ 1

2 Erstellen einer Datenmatrix ................................................................................................... 3

3 Codierung und Eingabe der Daten ......................................................................................... 4

4 Wichtige Kennzahlen der deskriptiven Statistik ...................................................................... 6

4.1 Mittelwerte – Maße der zentralen Tendenz ............................................................................ 6

4.2 Streuungsmaße ........................................................................................................................ 8

4.3 Häufigkeiten ............................................................................................................................ 8

5 Sortieren und Filtern von Daten .......................................................................................... 10

6 Grafische Darstellung der Ergebnisse ................................................................................... 13

Arbeitsstelle WAS Stand September 2015 1

1 Einführung

Microsoft Excel 2010 führt eine Reihe von Bezeichnungen für seine Funktionen, die nicht unbedingt

selbsterklärend sind. Wir stellen unseren Hinweisen deshalb eine kurze Erläuterung dieser

Bezeichnungen vorneweg. Zudem möchten wir einführend den grundsätzlichen Ablauf der Eingabe

und Auswertung quantitativer Daten in Excel darstellen. Daran orientiert sich der Aufbau des

vorliegenden Readers.

1.1 Zentrale Begriffe

Im Reader bedienen wir uns in Bezug auf Excel folgender Bezeichnungen:

Wenn Sie das Programm öffnen, sehen Sie ein sog. Menüband (siehe Screenshot unten), das aus

verschiedenen Registerkarten (Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln usw.) mit jeweils mehreren

Befehlen besteht. Hier ist die Registerkarte Start geöffnet:

Die Registerkarte bezeichnet die wichtigste Gliederungs- und Sortierungsebene. Bei den Standard-

Voreinstellungen haben Sie folgende Registerkarten zur Auswahl: Datei, Start, Einfügen, Seitenlayout,

Formeln, Daten, Überprüfen und Ansicht. Jede Registerkarte unterteilt sich in Gruppen – im Falle der

Registerkarte Start in die Gruppen Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung, Zahl, Formatvorlagen,

Zellen und Bearbeiten (s.o.).

Im oberen Teil dieser Gruppen befinden sich die Befehle. Mit ihrer Hilfe können Sie zügig auf

einzelne Bereiche zugreifen und sie z.B. formatieren. Im unteren Teil finden Sie die Gruppen-

bezeichnung und teilweise am rechten unteren Rand kleine Pfeile, mit denen Sie das jeweils

zugehörige Dialogfeld öffnen können. Das ist ein neues Fenster, in dem Sie alle Befehle finden, die

Sie in der Registerkarte im Menüband haben, aber darüber hinaus auch weitere Möglichkeiten.

Unterhalb des Menübands sehen Sie zum einen das Namenfeld, in dem Ihnen angezeigt wird, in

welcher Zelle Sie sich gerade befinden – hier die Zelle A1, die schwarz umrahmt ist. Daneben

befindet sich die Bearbeitungsleiste. Hier sehen Sie die Funktion, die für die jeweilige Zelle hinterlegt

ist (im o.g. Beispiel die Summe der Zellen C5 bis E5). In der Zelle selbst wird währendessen das

Ergebnis der hinterlegten Funktion als Zahlenwert angezeigt (hier der Wert 126).

1.2 Ablauf der Auswertung

Wenn Sie Ihre Daten gesammelt haben, ist der erste Schritt, die Fragebögen/Testbögen zu numme-

rieren. Sollten Sie sich im Laufe der Dateneingabe einmal vertun, müssen Sie sonst womöglich wieder

ganz von vorne mit der Eingabe beginnen. Die Nummerierung kann aus einfachen Zahlen oder be-

stimmten Codes bestehen – beispielsweise Kürzel für die jeweilige Institution oder Berufsgruppe,

wenn dies zutrifft. Diese Bezeichnung soll so gestaltet sein, dass sie nur einmal vergeben wird, also

ein Code eindeutig einem Bogen zuzuordnen ist.


Nachdem Sie das erledigt haben, ist der nächste Schritt die Erstellung einer Datenmatrix (siehe Kapi-

tel 2 Erstellen einer Datenmatrix), indem Sie die Spalten und Zeilen Ihren Daten entsprechend be-

nennen. Es folgt die Eingabe der Daten in die Datenmatrix (siehe Kapitel 3 Codierung und Eingabe

der Daten) und schließlich die Berechnung zentraler Kennwerte der deskriptiven Statistik (siehe Kapi-

tel 4 Wichtige Kennzahlen der deskriptiven Statistik). Gegebenenfalls ist für den Forschungsbericht

auch eine grafische Darstellung der Daten in Form von Diagrammen gewünscht – diese Möglichkeit

stellen wir Ihnen in Kapitel 6 Grafische Darstellung der Ergebnisse kurz vor.


2 Erstellen einer Datenmatrix

Die Daten, die Sie in Ihrer Erhebung gesammelt haben, müssen Sie in Excel eingeben. Den Rahmen

dafür stellt die sogenannte Datenmatrix dar. Diese erstellen Sie, bevor Sie die Daten tatsächlich in

Excel einpflegen. Es ist auch möglich, die Datenmatrix schon vor der Datenerhebung zu erstellen. Das

kann hilfreich sein, um im Vorfeld schon mögliche Schwierigkeiten bei der Dateneingabe auszuräu-

men, die man sonst übersehen könnte.

Ihre Datenmatrix kann etwa so aussehen:

1. In der ersten Zeile der Matrix stehen Bezeichnungen für alle Variablen (z. B. Fragebogen-

Nummer, Geschlecht, die einzelnen Fragen oder Messwerte, ...). Das können beispielsweise Kurz-

titel sein (anstatt „Wie viele Jahre Berufserfahrung haben Sie?“: „Berufserfahrung“ o.ä.), aber

auch einfache Zahlen (Frage 1 = 1 etc.). Selbstverständlich sollten Sie sich an geeigneter Stelle no-

tieren, was die Variablennamen bedeuten.

2. In der ersten Spalte der Matrix stehen die Bezeichnungen für die jeweilige Untersuchungseinheit

(d.h. den Fragebogen, die Person, …). Das kann eine Zahl sein, aber auch ein zusätzliches Kürzel,

das Ihnen hilft, den einzelnen Fall einzuordnen – wenn Sie eine Befragung in verschiedenen Städ-

ten durchgeführt haben, können Sie beispielsweise deren Kfz-Kennzeichen nutzen, bei verschie-

denen Berufsgruppen eine Abkürzung wie im Beispiel SP für Sozialpädagogische Fachkräfte und

LK für Lehrkräfte. Verwenden Sie hier möglichst die gleiche Codierung, die Sie auch auf den Fra-

gebögen selbst verwendet haben, um die Zuordnung zu vereinfachen.

In den anderen Zellen werden später die Werte eingetragen (siehe Kapitel 3 Codierung und Eingabe

der Daten). Ihre Matrix hat also jetzt pro Untersuchungseinheit (= Person) eine Zeile, in der die Werte

für die jeweiligen Variablen eingetragen werden. Andersherum betrachtet: Pro Variable (= Frage) hat

die Matrix eine Spalte, in der die Werte für jede Untersuchungseinheit eingetragen werden.

Tipp: Bei großen Datenmengen kann es sinnvoll sein, für jede Gruppe (z.B. Stadt, Klasse, Schule, …)

ein eigenes Tabellenblatt anzulegen, da dies übersichtlicher ist als eine Gesamtaufstellung. In jedem

Fall sollten Sie aber zusätzlich ein Tabellenblatt mit den Gesamtdaten erstellen.

1. 2.


3 Codierung und Eingabe der Daten

Nachdem Sie nun die Datenmatrix erstellt haben, tragen Sie die einzelnen Werte in die übrigen Zellen

ein. Außerhalb der 1. Zeile und Spalte sollten Sie ausschließlich Zahlen eintragen. Das ist bei einigen

Werten einfacher umzusetzen als bei anderen.

Wir unterscheiden hier vier Fälle, die wir in den beiden Beispielen für ausgefüllte Datenmatrizen

auch dementsprechend gekennzeichnet haben:

1. Zahlen

Die Werte liegen als Zahlen vor (z. B. Alter, Berufserfahrung in Jahren, Ergebnis einer Klausur als No-

te). In diesem Fall werden einfach die Zahlen direkt in die betreffende Zelle eingetragen. In allen an-

deren Fällen müssen Sie die Antworten erst zu einer Zahl verschlüsseln, also codieren.

2. Einfachnennung

Die Werte liegen nicht als Zahlen vor, können aber durch eine (!) Zahl ausgedrückt werden. Das ist

der Fall, wenn nur eine Antwort vorgesehen ist (z. B. bei Beruf, Wohnort, Geschlecht, ja/nein-Fragen,

Bewertungsfragen mit einer Skala von 1 bis 5). Bei Ja/nein-Fragen beispielsweise können die Antwor-

ten durch 0 (=nein) und 1 (=ja) codiert werden. Bei der Frage nach dem Beruf könnten die Antworten

dann durch die Zahlen 1, 2, 3, 4 etc. codiert werden, wobei jeder Beruf durch eine Zahl ausgedrückt

wird. Achtung: Dieser Fall tritt nur bei geschlossenen Fragen („Ankreuzfragen“) ein, bei denen nur

eine Antwort ausgewählt werden soll. Sonst müssen Sie bei Fall 3 (Mehrfachnennung) oder 4 (offene

Fragen) schauen!

3. Mehrfachnennung

Die Werte liegen nicht als Zahlen vor und die Fragen sind so gestellt, dass bei einer Person mehrere

Antworten vorliegen können (z. B. „Wie sind Sie auf XY aufmerksam geworden?“ oder „Welchen

Stressoren fühlen Sie sich in Ihrem Berufsalltag regelmäßig ausgesetzt?“). Solche Daten behandelt

man so, als wäre jede Antwortmöglichkeit eine separate ja/nein-Frage. Es wird also für jede Ant-

wortmöglichkeit eine eigene Spalte angelegt, als wäre sie eine eigene Variable, in der dann eine 1

eingetragen wird, wenn sie angekreuzt wurde, und eine 0 bzw. nichts, wenn nicht.1

1 Diese Möglichkeit haben Sie auch im Fall 2: Für jede Antwortmöglichkeit eine Spalte mit 1/0 als Codierung.


4. Offene Fragen

Die Werte liegen nicht als Zahlen vor und die Fragen sind so gestellt, dass die Person selbst eine Ant-

wort formulieren soll (z.B. Frage nach Wünschen oder Gestaltungsvorschlägen oder dem Wohnort).

Diese Art von Frage bietet sich immer dann an, wenn man die möglichen Antworten nicht absehen

kann. In diesem Fall ist oft ein mehrschrittiges Vorgehen notwendig: In einem ersten Schritt über-

nehmen Sie die Antworten einfach wortgetreu. In einem zweiten Schritt (falls nötig) müssen Sie dann

selbst entscheiden, nach welchen Kriterien Sie die Antworten zusammenfassen möchten. Beim Woh-

nort kann man beispielsweise nach Landkreisen, Regionen oder Entfernungen gruppieren (bis 10 km,

bis 50 km, bis 100 km vom Arbeitsplatz). Bei Wünschen können Sie schauen, ob sich mehrere Ant-

worten zu einer Kategorie zusammenfassen lassen (im Beispiel unten beispielsweise die je 2 Antwor-

ten zu den Lehrplänen und zur besseren Einbindung). Wenn Sie den zweiten Schritt vollzogen haben,

können Sie die entstandenen Gruppen codieren (wie bei Fall 2 bzw. 3). Ob und wie Sie den zweiten

Schritt vollziehen, hängt immer von Ihrer Fragestellung und von Ihrem Erkenntnisinteresse ab.

Gehen Sie bei der Eingabe zeilenweise vor, d.h., dass Sie die Werte Fragebogen um Fragebogen in die

vorbereitete Datenmatrix eintragen. Bei fehlenden Werten (keine Antwort oder unverständlich) wird

die entsprechende Zelle frei gelassen oder mit einem Wert codiert, den diese Variable nicht anneh-

men kann (beispielsweise beim Geburtsjahr der Code 9999, bei 6 vorkommenden Berufen der Code

99).


4 Wichtige Kennzahlen der deskriptiven Statistik

Mit dem Einsatz eines Fragebogens werden zahlreiche Daten produziert, die sich dann unsortiert in

Ihrer Datenmatrix finden. Der Aussagewert dieser Datenmengen erschließt sich nicht auf den ersten

Blick. Bloße Zahlensammlungen sind zunächst unübersichtlich, mithin sinnlos. Deskriptive Statistik

beschäftigt sich mit der Organisation, Zusammenfassung und Darstellung von Daten, um sie über-

sichtlich und für einen Betrachter leicht fassbar zu machen. Aus einer Vielzahl von Daten werden also

einige wenige Kennzahlen einer Statistik gebildet, die zentrale Eigenschaften der Datenmenge anzei-

gen. Mithilfe von Excel ist es vor allem relativ leicht möglich Mittelwerte und Streuungsmaße einer

Verteilung zu berechnen.

4.1 Mittelwerte – Maße der zentralen Tendenz

Die gebräuchlichen Formen die zentrale Tendenz einer Verteilung darzustellen sind das arithmetische

Mittel, der Median, sowie der Modus.

arithmetisches Mittel

Das arithmetische Mittel gibt den Durchschnitt aller Werte einer Variable wieder. Sie haben etwa

folgende Informationen über das Alter einer befragten Personengruppe erhalten:

Das arithmetische Mittel erhalten Sie durch das Zusammenzählen

der einzelnen Werte (also 18 + 22 + 21 …). Diese Summe teilen Sie

dann durch die Anzahl der Nennungen (hier: 9). Excel erleichtert

Ihnen hier die Arbeit vor allem bei größeren Frage- und Zahlen-

mengen wie folgt: In der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbei-

ten wird Ihnen das Summensymbol Ʃ angezeigt. Mit dem Klick auf

den Pfeil neben diesem Befehl öffnet sich ein Dialogfeld mit einer

Reihe statistischer Kennzahlen, z.B. der Summe, dem Mittelwert

und der Anzahl der Werte, die Sie auswählen können.

Im Beispiel unten sehen Sie die Anzahl der Werte in der Zelle B13. Diese Zelle ist durch die Funktion

„=ANZAHL(B3:B11)“ gekennzeichnet. Dies sehen Sie auch in der Bearbeitungsleiste.


Modus

Der Modus einer Verteilung ist derjenige Wert, der am häufigsten vorkommt. Würden wir eine Zu-

fallsstichprobe ziehen, würde er mit der größten Wahrscheinlichkeit gezogen werden. Im obigen

Beispiel lässt sich der Modus leicht ablesen. Nur der Wert 22 wird zwei Mal angegeben.

Um sich den Modus durch Excel anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Befehl fx direkt links neben

der Bearbeitungsleiste. Es öffnet sich das Dialogfeld Funktion einfügen, in dem Sie die Kategorie Sta-

tistik auswählen. Nun erhalten Sie eine ganze Reihe weiterer, alphabetisch sortierter Funktionen,

darunter den Modus und den Median.

Wichtig ist, dass Sie als Bezugswerte die richtigen Zeilen und Spalten angeben, in unserem Beispiel

bezieht sich die Zelle B16, die den Modus anzeigt, auf die Zellen B3 bis B11. In der Bearbeitungsleiste

steht damit die Formel: „=MODUS.EINF(B3:B11)“

Median

Ober- und unterhalb des Medianwertes liegen gleich viele Werte, d.h. der Median ist derjenige Wert,

der eine Verteilung halbiert. Bei einer ungeraden Zahl von Werten ist der Median leicht abzulesen.

Liegen etwa die Werte 3,4,5,6,7 (n= 5) vor, so ist der dritte Wert (hier die 5) der Median. Die Berech-

nung des Medians setzt voraus, dass die Daten der Größe nach geordnet sind (x_1 <= x_2 <= …). Bei

einer geraden Zahl von Werten ist das arithmetische Mittel der beiden mittleren Zahlen der Median.

In der Reihe 2, 3, 5, 6 ist der Median folglich die Mitte des zweiten und dritten Wertes (hier also 4).

Auch den Median finden Sie in dem Dialogfeld Funktion einfügen. In der Bearbeitungsleiste steht

dann die Formel „=MEDIAN(B3:B11)“

Insgesamt ergibt sich also nebenstehendes Bild für unsere Bei-

spielverteilung.

Für die Summe wird nun in Zelle B14 der Wert 195

angezeigt. Die Zelle B14 ist mit der Funktion

„=SUMME(B3:B11)“ definiert.

Genauso ist der Mittelwert durch die Funktion

„=MITTELWERT(B3:B11)“ definiert.

Tipp: Sie können alle Funktionen mit diesen Formeln

auch händisch in die Bearbeitungsleiste eingeben.


4.2 Streuungsmaße

Nun können recht unterschiedliche Verteilungen zu etwa demselben Mittelwert führen. Die oben

angegebenen Maße der zentralen Tendenz (arithmetisches Mittel, Modus, Median) genügen nicht,

eine Verteilung vollständig zu charakterisieren. Streuungsmaße geben Auskunft darüber, wie stark

einzelne Werte voneinander abweichen.

Die Varianz ist ein weiteres Streuungsmaß; sie nimmt umso größere Werte an, je stärker die Mess-

werte von ihrem Mittelwert abweichen. Auch die Varianz finden Sie unter den in Excel bereitgestell-

ten Formeln; sie lautet für unser Beispiel: "=VARIANZ(B3:B11)"

Die Standardabweichung schließlich ist ein Indikator für die Breite einer Verteilung. Sie gibt an, wie

weit die Werte um den Mittelwert streuen. In Excel errechnen Sie die Standardabweichung für unser

Beispiel mit dem Befehl: "=STABW(B3:B11)"

4.3 Häufigkeiten

Excel kann Ihnen auch die absolute und relative Häufigkeit der Nennungen einzelner Werte einer

Variable anzeigen – also anzeigen, wie oft eine bestimmte Antwort gegeben wurde. Die unten ste-

hende Tabelle bezieht sich auf Fragen zu Geschlecht und Zuwanderungsgeschichte. Die Antwortmög-

lichkeiten wurden mit den Ziffern 1 und 2 codiert.

Die Spannweite (range) gibt die Größe des

Bereichs an, in dem sich alle Messwerte fin-

den. Eine Standardtabellenfunktion zur Be-

rechnung dieses Wertes bietet Excel nicht an.

Sie können sich aber behelfen, indem Sie zwei

Tabellenfunktionen miteinander kombinieren,

um die Spannweite Ihrer Daten zu berechnen.

Um die Spannweite zu berechnen, bilden Sie

die Differenz aus dem Maximum (MAX) und

dem Minimum (MIN) der Werte Ihrer Tabelle.

In der Bearbeitungsleiste findet sich folgende

Formel:

„=MAX(B3:B11)-MIN(B3:B11)“


Um die absoluten Häufigkeiten anzeigen zu lassen, markieren Sie die Zellen, in denen sich die Ergeb-

nisse finden sollen. Achtung: Markieren Sie so viele Zellen, wie Antwortkategorien vorhanden sind,

also im obigen Beispiel markieren Sie zwei Felder (hier B13 und B14). Klicken Sie in der Registerkarte

Formeln auf den Befehl Funktion einfügen, dann landen Sie auf anderem Weg in dem bereits bekann-

ten Dialogfeld Funktion einfügen. In der Kategorie Statistik finden sie die Funktion Häufigkeit. Sie

werden nun aufgefordert die sogenannten Funktionsargumente zu benennen. Die Daten sind die

Werte, sie beziehen sich im Beispiel für Frage 1 auf die Zellen B2 bis B10; die Klassen bezeichnen die

Antwortmöglichkeiten, im obigen Beispiel in den Zellen A13 und A14 (das müssen Sie ggf. zuvor hän-

disch eingeben). Beenden Sie den Vorgang nicht mit OK, sondern mit der Tastenkombination Strg,

Shift und Enter, die Sie gleichzeitig drücken.

Excel zeigt Ihnen nun neben jedem Wert die absolute Häufigkeit

seiner Nennung an. Wenn Sie neben der Zahl der Nennung auch die

relative Häufigkeit, sprich den prozentualen Anteil an den Nennun-

gen insgesamt, darstellen möchten, müssen Sie zunächst die Sum-

me aller Nennungen errechnen (hier 9). Dazu klicken Sie in der Re-

gisterkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf das Summenzeichen Ʃ und wählen die zu summieren-

den Werte aus. Nun können Sie in einer neuen Spalte die prozentualen Anteile errechnen lassen,

indem Sie entweder

a) für jeden Wert die Zahl der jeweiligen Nennungen (hier 3 bzw. 6) mit 100 multiplizieren und

durch die Zahl der gesamten Nennungen (hier 9) teilen. Klicken Sie dazu auf die Bearbeitungsleis-

te, beginnen Sie Ihre Formel mit „=“ und klicken Sie dann die entsprechenden Zellen an (hier:

B13*100/B15 und dann B14*100/B15) oder

b) die Zellen, in denen das Ergebnis stehen soll, ins Prozentformat bringen (über Registerkarte Start,

Gruppe Zahl) - dann müssen Sie nur B13/B15 rechnen.


5 Sortieren und Filtern von Daten

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, sind die Datensätze zuerst in der Reihenfolge sortiert, in

der Sie diese eingegeben haben. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten nach verschiedenen

Kriterien zu sortieren oder auch zu filtern, sodass nur bestimmte Datensätze angezeigt werden. Zu-

dem können Sie bestimmte Daten optisch hervorheben. Das kann Ihnen dabei helfen, einen ersten

Überblick über Ihre Daten zu bekommen.

Wenn Sie die Daten sortieren oder filtern möchten, ist

es zuerst ratsam, für einige Aktionen sogar notwendig,

dass Sie die Daten als Tabelle formatieren. Dazu mar-

kieren Sie Ihre Daten und klicken dann in der Register-

karte Einfügen auf den Befehl Tabelle. In dem Dialog-

feld, das sich beim Umwandeln in eine Tabelle öffnet,

setzen Sie ein Häkchen bei Tabelle hat Überschriften.

Die Spaltenbeschriftungen sind jetzt hervorgehoben

und als Tabellenüberschriften formatiert (siehe links).

Sortieren von Daten

Sie können Ihre Daten der Größe nach auf- oder absteigend sortieren, indem Sie die Spalte markie-

ren, deren Werte Sie aufsteigend oder absteigend sortieren möchten, und dann in der Registerkarte

Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Sortieren und Filtern klicken. Dort wählen Sie entwe-

der eine der beiden vorgegebenen Optionen (auf- oder ab-

steigend sortieren). In dem dann erscheinenden Dialogfeld

wählen Sie die Option Markierung erweitern. Tun Sie das

nicht, sortiert Excel Ihnen nur die markierte Spalte, d.h. ein

Datensatz steht nicht mehr in einer Zeile; Zellen in dieser Spal-

te werden anders als die anderen Zellen in derselben Zeile

verschoben.

Alternativ können Sie den ganzen Bereich, in dem die zu sortierenden Daten stehen, markieren, und

wiederum in der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten unter dem Befehl Sortieren und Filtern

auf das Benutzerdefiniertes Sortieren klicken. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie auswählen kön-

nen, nach welchem Kriterium Sie die Daten sortieren möchten.


Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü die betreffende Variable und im letzten Dropdown-Menü die

Reihenfolge aus. Sie können dann weitere Ebenen hinzufügen, indem Sie auf den entsprechenden

Befehl oben links im Dialogfeld klicken. Es öffnet sich eine neue Zeile, in der Sie wieder Variable und

Reihenfolge auswählen. Sie können beliebig viele Sortierebenen festlegen (maximal so viele, wie es

Variablen gibt). Wenn Sie auf OK klicken, wird die Sortierung angewendet. Welche Variablen in die

Sortierung einbezogen wurden, sehen Sie anhand eines kleinen Pfeilsymbols neben der Spaltenüber-

schrift. Sie entfernen die Sortierung, indem Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten

unter dem Befehl Sortieren und Filtern auf Löschen klicken.

Filtern von Daten

Anders als beim Sortieren werden beim Filtern bestimmte Werte ausgeblendet. Wenn Sie auf den

kleinen Pfeil rechts neben der Spaltenbezeichnung klicken, öffnet sich hierfür ein Dialogfeld.

Dieses Feld bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, die

Daten auf- oder absteigend zu sortieren. Zudem kön-

nen Sie die Daten filtern, indem Sie die Häkchen im

unteren Teil des Feldes nur bei den Daten setzen, die

angezeigt werden sollen (z.B. möchten Sie nur die

hoch belasteten Fälle anschauen und setzen deshalb

nur bei 4 und 5 Ihr Häkchen, oder Sie möchten sich

nur die Gruppe der Lehrkräfte anschauen und lassen

sich deshalb nur Beruf 2 anzeigen). Zudem können Sie

gezielt nach Fällen suchen, indem Sie das Suchkriteri-

um (eine Zahl) in das Suchfeld eintippen.

Die Option Zahlenfilter ermöglicht es, sich darüber hinaus bestimmte Werte anzeigen zu lassen, zum

Beispiel alle, die größer oder kleiner als ein von Ihnen bestimmter Wert sind oder zwischen zwei

Werten liegen, Werte, die unter oder über dem Durchschnitt der Variable liegen oder die 10 höchs-

ten Werte. Probieren Sie einfach einmal aus, welche Möglichkeiten es dort gibt!

Sobald Sie auf OK klicken, werden Ihre Daten Ihren Vorgaben entsprechend gefiltert. Dass ein Filter

angewendet wurde, erkennen Sie am kleinen Trichter-Symbol in der Spaltenüberschrift. Wenn Sie

einen Filter wieder entfernen möchten, tun Sie dies ebenfalls, indem Sie auf den Pfeil neben der

Überschrift klicken und Filter löschen aus … anklicken.

Die Befehle zum Setzen und zum Löschen von Filtern finden Sie auch in der Registerkarte Daten in

der Gruppe Sortieren und Filtern.

Bedingte Formatierung

Unter der Option Zahlenfilter wurde gerade die Möglichkeit beschrieben, sich nur bestimmt Werte,

wie z.B. jene, die unter oder über dem Durchschnitt der Variable liegen oder die 10 höchsten Werte

insgesamt, anzeigen zu lassen. Sie können diese Werte aber auch durch eine sogenannte bedingte

Formatierung hervorheben, anstatt Sie herauszufiltern. Im Unterschied zum oben beschriebenen

Filtern werden dann weiterhin alle Werte angezeigt; es findet lediglich eine optische Hervorhebung

der für Sie relevanten Daten durch die bedingte Formatierung statt.


Die Möglichkeit zur optischen Kennzeichnung finden

Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Format-

vorlagen. Wenn Sie dort auf Bedingte Formatierung

klicken, öffnet sich ein Dialogfeld, das Ihnen eine gan-

ze Reihe von voreingestellten Gestaltungsmöglichkei-

ten bietet.

Unter Regeln zum Hervorheben von Zellen werden

Ihnen die Möglichkeiten Größer als x, Kleiner als x,

Gleich x oder Zwischen x und y angezeigt. Klicken Sie

darauf, öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie den Zah-

lenwert eingeben können.

Unter Obere/untere Regeln können Sie sich die größ-

ten/kleinsten x Werte, die oberen/unteren x% oder die

Werte unter/über dem arithmetischen Mittel hervor-

heben lassen. In dem sich dann öffnenden Dialogfeld

können Sie jeweils noch Anpassungen vornehmen.

Sie können neben dieser reinen Hervorhebung auch

Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätze einfügen. Hier gilt: je nach Variable bieten sich unter-

schiedliche Darstellungen an.

Wir zeigen Ihnen in der Abbildung

rechts ein paar Möglichkeiten auf,

wie Sie diese Formatierung einset-

zen können. Bei einer hohen

Stressbelastung beispielsweise

können Sie das betreffende Feld

rot, bei geringerer grün, bei mittle-

rer gelb einfärben lassen. Sie kön-

nen die Belastung auch mithilfe

von roten Balken darstellen. Die

Berufserfahrung wird visualisiert, indem Sie Kreise einfügen lassen, die je nach Umfang der Berufser-

fahrung leer, zu einem Viertel, zur Hälfte, zu drei Vierteln oder ganz voll sind. Probieren Sie hier ein-

fach aus und klicken Sie sich durch die verschiedenen Möglichkeiten durch!

Für alle hier vorgestellten Varianten gilt: Unterhalb der von Excel vorgeschlagenen Formatierungen

können Sie in allen Fällen auf Weitere Regeln klicken. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine Formatie-

rung ganz nach Ihrem Bedarf anzupassen. Wenn Sie die Formatierung nicht mehr angezeigt bekom-

men möchten, klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf den Befehl

Bedingte Formatierung und dort auf Regeln löschen. Sie können dann wählen, welche Formatierun-

gen gelöscht werden sollen.


6 Grafische Darstellung der Ergebnisse

Für Ihren Forschungsbericht werden Sie regelmäßig grafische Darstellungen Ihrer Ergebnisse in Form

von Diagrammen einfügen.

Abhängig davon, welche Aussage Sie mit Ihren Daten treffen wollen, bieten sich je unterschiedliche

Diagrammtypen an. Kreisdiagramme verwendet man beispielsweise, um relative Häufigkeiten und

Verteilungen abzubilden (z.B. Anteil der einzelnen Berufsgruppen an der Gesamtgruppe), Balken- und

Säulendiagramme hingegen für absolute Häufigkeiten (z.B. Anzahl der Nennung der einzelnen Stres-

soren). Bei Fragen mit Mehrfachnennungen empfiehlt sich insofern eher die Arbeit mit Balken- oder

Säulendiagrammen. Um Zusammenhänge zwischen zwei Variablen abzubilden (z.B. zwischen Berufs-

erfahrung und Stressbelastung) eigenen sich sogenannte Liniendiagramme.

Grundsätzlich generieren Sie Kreis-, Balken- und Säulendiagramme nicht aus Ihren Rohdaten, sprich

direkt aus der Datenmatrix. Sie müssen die Daten zuvor schon weiterverarbeitet haben, indem Sie

z.B. die Häufigkeiten der einzelnen Werte oder die Durchschnittswerte mehrerer Variablen errech-

nen lassen. Liniendiagramme können Sie hingegen in einigen Fällen auch aus den Rohdaten erstellen.

Für das unten stehende Kreisdiagramm haben wir dementsprechend die Häufigkeiten der verschie-

denen genannten Schulformen anzeigen lassen (siehe Kapitel 4.3 Häufigkeiten).

Wenn die Zeilenbeschriftungen links von den Daten und die Spaltenbeschriftungen über den Daten

stehen, wird Ihnen Excel i.d.R. automatisch ein passendes Diagramm erzeugen. Dazu wählen Sie in

der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme Ihren gewünschten Diagrammtyp aus.

Sie können die konkrete Gestaltung eines Diagramms nach dem Einfügen verändern. Die obige Dar-

stellungsvariante erhalten Sie, indem Sie das Diagramm anklicken und unter Diagrammtools in der

Registerkarte Entwurf in die Gruppe Layouts gehen. Dort haben Sie verschiedene Optionen Ihr Dia-

gramm zu gestalten, einzelne Bereiche der Grafik hervorzuheben usw. Auch hier gilt: Probieren Sie

die verschiedenen Darstellungsvarianten einfach einmal aus.


Mit dem oben ebenfalls

markierten Befehl Daten

auswählen können Sie bei

Bedarf die Datenbezüge

Ihres Diagramms verän-

dern. Es öffnet sich folgen-

des Dialogfeld:

Die Beschriftung als Legendeneinträge und Horizontale Achsenbeschriftung ist zunächst kontraintui-

tiv. Wenn Sie unter Legendeneinträge auf Bearbeiten klicken, können Sie Namen und Bezüge Ihres

Diagramms festlegen und verändern.

Als Reihenname definieren Sie den Namen der Datenreihe. Als Reihenwerte benennen Sie den Be-

reich von Daten, der hier abgebildet werden soll, also im obigen Beispiel den Bereich von C8 bis C11.

Die Benennungen Ihrer Werte (hier die Schulformen 1-4) verändern Sie, indem Sie die Horizontale

Achsenbeschriftung bearbeiten und analog die Bezugsreihe verändern.

Wenn sich Kreisdiagramme vor allem eignen, um relative Häufigkeiten abzubilden, so können Sie mit

Balken- und Stabdiagrammen in erster Linie absolute Häufigkeiten abbilden:

Das Einfügen und die Auswahl der Bezugsdaten folgt der gleichen Systematik, wie bei der Erstellung

von Kreisdiagrammen.


Mit dem Liniendiagramm lassen sich u.U.

Hypothesen über Zusammenhänge zwi-

schen Variablen sichtbar machen.

Für alle Diagramme gilt: Achten Sie darauf,

dass Sie diese präzise beschriften, einen

aussagekräftigen Titel wählen und ange-

ben, wie viele Fälle jeweils dargestellt sind

(n).

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