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Excel 2010 Die Anleitung in Bildern von Petra Bilke und Ulrike Sprung

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Excel 2010Die Anleitung in Bildern

vonPetra Bilke und Ulrike Sprung

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Inhalt

1 Ein erster Überblick ............................. 12

Excel starten und beenden ........................................ 14

Was ist wo in Excel 2010? ......................................... 16

Befehle über das Menüband aufrufen ........................ 22

Was sind Kontextmenüs? .......................................... 24

Effektiv mit Smarttags arbeiten .................................. 26

Tastatur-Shortcuts gezielt einsetzen ........................... 28

2 Mit Tabellen arbeiten .......................... 32

Im Tabellenblatt bewegen ......................................... 34

Daten eingeben, verändern, löschen ......................... 36

Excel als Taschenrechner ........................................... 40

Einfache Formeln eingeben ....................................... 41

Tipparbeit durch Zeigen reduzieren ........................... 43

Arbeitsergebnisse speichern ...................................... 45

Eine Arbeitsmappe öffnen ......................................... 47

Eine neue Arbeitsmappe erzeugen ............................ 49

3 Es geht noch viel schneller! ................. 52

Weniger Aufwand durch Autoausfüllen ..................... 54

Autoausfüllen von Zahlen und Texten ........................ 55

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Inhalt

Benutzerdefinierte Datenreihen ................................. 57

Bereiche markieren ................................................... 61

Bereiche kopieren ..................................................... 63

Bereiche löschen ....................................................... 65

Drag & Drop ............................................................. 66

Zeilen und Spalten neu anordnen mit Drag & Drop ... 67

Zeilen und Spalten einfügen ...................................... 68

Zeilen und Spalten löschen ........................................ 70

Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern ........................ 71

Überblick: Excel-Cursor ............................................. 75

4 Tabellen professionell gestalten .......... 78

Schnelles Arbeiten mit Designs ................................. 80

Designbestandteile ändern ........................................ 86

Zellen formatieren ..................................................... 88

Zellinhalte ausrichten ................................................ 90

Zellen verbinden und Zeilenumbrüche vornehmen .... 92

Zahlen formatieren .................................................... 94

Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern ............ 98

Rahmenlinien verwenden .......................................... 102

Hintergrundfarbe von Zellen festlegen ....................... 106

Umgang mit dem Pinsel: Zellformatierung übertragen ...................................... 108

Tabelle drehen .......................................................... 110

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Inhalt

5 Drucken ............................................... 112

Ein erster Druckversuch ............................................. 114

Arbeitsmappen-Ansichten ......................................... 116

Die Seitenansicht kontrollieren .................................. 118

Ausrichtung – Quer- oder Hochformat? ..................... 120

Seitenränder einstellen .............................................. 122

Kopf- und Fußzeile verwenden .................................. 124

Seitenumbrüche festlegen und löschen ...................... 130

Zeilen- oder Spaltenwiederholung auf jeder Seite ...... 134

6 Formeln und Funktionen ..................... 136

Formeln erzeugen mit der Ausfüllfunktion ................. 138

Relative und absolute Adressierung ........................... 140

Funktionsbibliothek .................................................. 143

Der Funktionsassistent hilft ....................................... 145

Statistik – mit Summe, Mittelwert und Co. ................ 147

Statistik mit ZÄHLENWENN() .................................... 155

Datum & Uhrzeit – Jahre, Monate, Tage .................... 157

Datum & Uhrzeit – Arbeitstage .................................. 163

Datum & Uhrzeit – Datumsrechnereien ..................... 165

Datum & Uhrzeit – eine professionelle Geburtstagsliste ........................... 169

Datum & Uhrzeit – Zeitberechnungen ....................... 173

Logik – die WENN-Funktion am Beispiel ................... 177

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Inhalt

Funktionen verschachteln .......................................... 181

Nachschlagen und verweisen – die Funktion SVERWEIS ............................................ 183

Finanzmathematik – Kredite? Darlehen? RMZ hilft! ... 187

Bedingte Formatierung .............................................. 190

Kurzübersicht: Wichtige Funktionen .......................... 196

7 Diagramme und Grafiken .................... 206

Diagramme erstellen ................................................. 208

Diagrammelemente bearbeiten und ergänzen ............ 214

Den richtigen Diagrammtyp wählen .......................... 218

Sparklines oder Minidiagramme ................................ 221

Einsatz von Grafiken .................................................. 225

Einfügen eines Screenshots ....................................... 231

8 Arbeitsmappen umfangreich nutzen ... 236

Mehrere Arbeitsmappen verwenden ......................... 238

Tabellenblätter einfügen, umbenennen, verschieben, kopieren, löschen .................................. 240

Gruppenmodus ......................................................... 246

Tabellenblattübergreifende Formeln .......................... 250

Arbeitsblätter und Zellen schützen ............................ 254

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Inhalt

9 Listen gekonnt auswerten ................... 260

Daten sortieren ......................................................... 262

Den AutoFilter anwenden ......................................... 264

Listen gekonnt aufbereiten ........................................ 266

Fenster fixieren – Zeilen und Spalten feststellen ......... 270

Statistik ohne Formeln mithilfe der Pivot-Tabelle ....... 272

Daten in der Pivot-Tabelle neu anordnen ................... 276

Auswertung nach Jahren und Monaten ..................... 278

Pivot-Tabelle schnell formatieren ............................... 280

PivotChart ................................................................. 282

Einen Datenschnitt ausrechnen ................................. 286

10 Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen ..................................... 290

Eine PDF-Kopie der Arbeitsmappe erstellen .............. 292

Intelligente Tabellen in Word .................................... 294

Serienbriefe auf Basis von Excel-Listen ....................... 298

11 Nützliche Vorlagen .............................. 304

Jahreskalender .......................................................... 306

Sparplan .................................................................... 308

Taschengeldverwaltung ............................................. 310

Nordic-Walking-Laufkalender .................................... 312

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Inhalt

Fahrtenbuch   ..............................................................  314

Turniertabelle   ............................................................  316

Musterrechnung allgemein   ........................................  318

Gemischte Musterrechnung mit 7 %  und 19 % MwSt.   .......................................................  320

Musterrechnung für Kleinunternehmer  nach § 19 UStG   .........................................................  322

Musterrechnung für Kleinbeträge bis 150 €   ...............  324

Arbeitszeitentabelle   ..................................................  326

Stundenplan  ..............................................................  328

Glossar   ......................................................................  330

Index   ........................................................................  342

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Wenn Sie viele Zahlen in ein Ar-beitsblatt eingeben, wird dieses zunehmend unübersichtlich. Um dem entgegenzuwirken, können Sie das Aussehen der Zahlen verändern, indem Sie die Zahlen formatieren.

Schritt 1Öffnen Sie unsere Telefonkosten-Liste. Die Tabelle ist nicht optimal gestaltet, denn die Zahlen sind nicht als Beträge formatiert, und es gibt z. B. keine Währungsangaben. Das lässt sich recht schnell ändern. Um zunächst die Zahlen im Währungs-format darzustellen, markieren Sie den Bereich B4:E16.

Schritt 2Klicken Sie nun in der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf den Pfeil neben dem Symbol Buchhal-tungszahlenformat. Es stehen € und $ zur Auswahl.

Schritt 3Wenn Sie ein anderes Währungs-symbol nutzen wollen, markieren Sie die betreffenden Zellen. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf den Dialogpfeil unten rechts. Ein Dialogfenster öffnet sich.

Zahlen formatieren

1

2

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Schritt 4Klicken Sie links unter Kategorie auf Währung. Im Feld Dezimalstellen 1 geben Sie die Anzahl der anzuzei-genden Dezimalstellen an, in unse-rem Fall »2«. Über den Pfeil rechts neben dem Feld Symbol wählen Sie eine Währung aus der Liste aus.

Schritt 5Im Dialogfenster stehen Ihnen zahl-reiche weitere Formatierungsmög-lichkeiten zur Auswahl. Wir haben hier einige Beispiele für Sie zusam-mengetragen, aber probieren Sie einfach selbst ein paar Formate aus.

Schritt 6Wenn Sie nach Ihren Experimenten wieder das Standardformat für Zah-len einstellen wollen, wählen Sie da-für einfach die Kategorie Standard aus, und bestätigen Sie das Dialog-fenster mit einem Klick auf OK.

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

MarkierungWenn Sie die Markierung verges-sen, gilt die Formatierung nur für die aktuelle Zelle.

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5

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a

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Schritt 7Die Anzahl der Dezimalstellen lässt sich noch einfacher ändern. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf das Icon für Dezimalstelle hinzufügen, um mehr Nachkom-mastellen anzuzeigen. Pro Klick wird eine Stelle ergänzt. Wenn Sie Stellen hinter dem Komma löschen möch-ten, klicken Sie auf das Icon Dezi-malstelle löschen 1.

Schritt 8Für die am häufigsten gebrauchten Formate bietet Excel eine Auswahl-liste an, die Sie ebenfalls in der Gruppe Zahl finden. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld, und wählen Sie eine Darstellung aus der Liste aus, z. B. Währung.

Schritt 9Wenn Sie auf das Format Buch-haltung klicken, wird ebenfalls die Währung Euro eingestellt, doch hinter dem Eurozeichen wird jeweils noch ein Leerzeichen ergänzt, um die Übersichtlichkeit der Tabelle zu erhöhen.

Zahlen formatieren (Forts.)

LandeswährungDas Format Währung nutzt die Währung, die in der Systemsteu-erung des Betriebssystems hinter-legt ist (üblicherweise die Landes-währung).

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a

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Schritt 10Ein anderer Fall einer Zahlenangabe ist die Postleitzahl. Nehmen wir an, die Überschrift Ihrer Tabelle lautet »Telefonliste aus dem Postleitzahlen-bereich«. In der Zelle E1 geben Sie nun die Postleitzahl »03429« ein.

Schritt 11Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢) – Excel macht daraufhin aus Ihrer Eingabe automatisch die Zahl 3429. Die führende Null ist durch die Standardformatierung verloren gegangen. Für dieses Problem gibt es aber natürlich eine Lösung.

Schritt 12Markieren Sie die Zelle E1. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf den Pfeil für das Dialog-feld. Im Dialogfenster wählen Sie dann unter Kategorie den Eintrag Sonderformat 2. Aus der Liste Typ auf der rechten Seite des Fensters wählen Sie Postleitzahl, und dann klicken Sie auf OK, um Ihre Einga-ben zu bestätigen.

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

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1 2 3 4 5

Q W E R T ZCaps

Ctrl Alt

b

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Sie können Schriftart und -größe für markierte Bereiche auf einem Arbeitsblatt ändern. Zudem können Sie die in neuen Arbeitsmappen ver-wendete Standardschriftart sowie die Standardschriftgröße ändern.

Schritt 1Markieren Sie die Zelle A1, um die Überschrift zu formatieren. Im Re-gister Start in der Gruppe Schrift-art stehen Ihnen nun verschiedene Möglichkeiten der Schriftformatie-rung zur Verfügung.

Schritt 2Um eine andere Schriftart auszu-wählen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld mit der vor-eingestellten Schriftart. Aus der Liste können Sie eine passende Schrift wählen. Auch hierbei wird Ihnen eine Vorschau angezeigt.

Schritt 3Wenn Sie die Größe der Schrift (den Schriftgrad) ändern möchten, gehen Sie genauso vor. Alternativ können Sie die entsprechenden Symbole Schriftgrad vergrößern 1 und Schriftgrad verkleinern 2 nutzen.

Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern

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a

b

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Schritt 4Für eine weitere Gestaltung markie-ren Sie die entsprechenden Zellen und klicken Sie auf Fett, Kursiv oder Unterstrichen 3. Alterna-tiv können Sie im Register Start in der Gruppe Schriftart auf den Menüpfeil unten rechts klicken und Ihre Wahl im Dialogfenster vorneh-men.

Schritt 5Im Dialogfeld können Sie dann z. B. einen anderen Schriftschnitt wäh-len, in unserem Fall Fett.

Schritt 6Zu guter Letzt passen Sie die Farbe der Schrift an. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Icon für die Schrift-farbe, und wählen Sie dann unter Designfarben, Standardfarben oder Weitere Farben… die Farbe aus, die Sie verwenden möchten.

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

SchriftgrößeDie Schriftgröße wird in Punkt angegeben. Gut lesbar ist eine Schriftgröße von 11 Punkt.

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Schritt 7Auch für die Schrift gibt es in Excel natürlich Standardeinstellungen. Wenn Sie das Programm öffnen, wird in einer neuen Tabelle dieser Standard in den entsprechenden Feldern angezeigt. Excel 2010 ver-wendet grundsätzlich die Schriftart Calibri mit dem Schriftgrad 11 1.

Schritt 8Um die Standardeinstellungen dau-erhaft zu verändern, klicken Sie im Menü Datei auf Optionen. Darauf-hin taucht das Dialogfenster Excel-Optionen auf.

Schritt 9In der Kategorie Allgemein können Sie in der Gruppe Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen nun die ge-wünschte Schriftart (in unserem Bei-spiel Arial) sowie den gewünschten Schriftgrad (10 Punkt) hinterlegen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben dann mit OK.

Schriftart, -größe und -farbe von Text ändern (Forts.)

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Schritt 10Excel weist Sie darauf hin, dass Sie das Programm beenden und neu starten müssen, damit die Änderun-gen wirksam werden. Bestätigen Sie das Popup mit einem Klick auf OK.

Schritt 11Öffnen Sie Excel erneut, dann sehen Sie die Veränderung in den Feldern Schriftart und Schriftgrad 2. Die neue Standardschriftart Arial und der neue Standardschriftgrad 10 werden nun in allen neuen Arbeits-mappen verwendet. Sie können diese Änderungen auf dem gleichen Weg wieder rückgängig machen.

Kapitel 4: Tabellen professionell gestalten

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Index

AAbsoluter Bezug 83, 135, 140 ff.,

330Achse 330Adresse 330Adressliste 298Aktives Blatt 19, 330Aktive Zelle 18, 254, 330Ansicht 21Anwendungsfenster 16Anzahl 147Arbeitsblatt 14, 18

auswählen 61schützen 254 ff.

Arbeitsmappe 238, 330wechseln 239

Argument 143, 331Argumentlose Funktion 143Ausblenden 74Ausdruck 331Ausfüllkästchen 54, 331

Autoausfüllen unterdrücken 56Formeln 58Liste importieren 57

Ausschneiden 63Autoausfüllen 138

unterdrücken 56AutoFilter 264, 331AutoKorrektur 36, 331

BBackstage-Ansicht 45, 47, 331Balkendiagramm 218Bearbeitungsleiste 36, 332Bearbeitungsmodus 21Bedingte Formatierung 190, 332

Befehlhinzufügen 16Formatierung 88 ff.rückgängig machen 29wiederholen 29

Bereich 332Berichtsfilter 274Bestätigen 36Bewegen auf dem Tabellenblatt

34Bezug 140

absoluter 83, 135, 140 ff., 330relativer 140, 141, 337

Bildlaufleiste 20Blatt, aktives 19, 330Blattregister 332Blattschutz 254 ff.

aufheben 259Kennwort 259 ff.

CCursor

Autoausfüllen 75Eingabe 75Kopieren 76Markieren 75, 77Spaltenbreite 76Verschieben 76Zeilenhöhe 77

DDann-Wert 177Dateiname 45, 127Datei öffnen 47, 48Dateityp 46

Datenändern 38eingeben 36löschen 38

Datenbalken 192Datenpunkt 332Datenquelle 298, 299Datenreihe 212, 332Datenschnitt 286, 333Datum

aktuelles 31, 55, 128eingeben 31, 37, 55, 128, 144

Datumsformat 37, 157 ff., 333Datumsfunktion 157 ff.Design 85, 333Dezimalstellen 96Diagramm 208, 333Diagrammtyp 218Dialogfenster 22, 23Drag & Drop 66, 333

Kopieren 66, 76Verschieben 66, 76

Dropdown-Liste 23Drucken 112 ff.Drucktitel 334Druckvorschau 114

Umbruchvorschau 21, 116, 117, 130, 340

Duplikate entfernen 268

EEinblenden 74Einfügen 27, 63, 64, 68

Einfügebereich 63Spalten 69Zeilen 68

Eingabecursor 75Eingabemodus 21

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343

Index

Ergebniszelle 41Excel

beenden 14starten 14Hilfe 143

Excel-Tabellein Word verwenden 294

FFenster

fixieren 270 ff.unterteilen 239

Filter 264, 274Filterpfeil 83Fixieren 270 ff.Flächendiagramm 219Formatierung 334

bedingte 190, 332benutzerdefinierte 158löschen 39Rahmenlinien 102Schriftart 98Schriftfarbe 99Schriftgrad 98Schriftgröße 98Schriftschnitt 99Standard 95übertragen 108, 109Zahlen 94

Formatvorlage 80 ff., 105, 232, 280, 281

Formel 334einfache 41, 42kopieren 58, 138 ff.tabellenblattübergreifende

250 ff.transponieren 110, 111

Formelansicht 29Formelanzeige 139Füllfarbe 106Funktion

Anzahl 150, 202Anzahl2 151, 202AnzahlLeereZellen 154, 202Arbeitstag 164, 196argumentlose 143Aufrunden 176, 201Bw 198Datedif 169, 196Datum 160, 170, 196Datwert 196DM 204Edatum 162, 196Ersetzen 203Ganzzahl 201Gerade 201Glätten 203Heute 143, 159, 196Istgerade 199Istleer 199Istungerade 199Istzahl 199Jahr 159, 196Jetzt 159, 196Kalenderwoche 196Kürzen 201Länge 203Links 203Max 148, 202MaxA 202Median 202Min 149, 202Minute 197Mittelwert 148, 202Mittelwertwenn 202Monat 159, 197

Monatsende 197Nettoarbeitstage 163, 197Nicht 199Obergrenze 201Oder 199Rechts 203Rest 201RMZ 187, 198Runden 201Sekunde 197Spalte 200Stunde 197Suchen 203Summe 147, 201SVerweis 200Tag 159, 197Text 203Umwandeln 204Und 199Ungerade 201Untergrenze 201Verketten 203Wenn 177, 182, 200Wiederholen 203Wochentag 160Wurzel 201Zählenwenn 155, 202Zeile 200Zeit 197Zelle 199Zins 198Zw 198

Funktionsassistent 145Funktionsbibliothek 144Funktionsname 143Funktionsreferenz 143Fußzeile 124, 334

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GGruppieren 246, 278, 334

Gruppierung aufheben 247

HHilfe 17, 30, 143, 146Hintergrundgrafik 225Hochformat 120

KKennwort 257Kombinationsdiagramm 220Konstante 334Kontextmenü 12, 24, 334Kontrollkästchen 23Kopfzeile 124, 335Kopieren 63, 64, 66, 67, 76,

108 ff., 242, 243, 294 ff.Kreisdiagramm 218Kriterien 335

LLaufrahmen 60, 63, 335Legende 335Liniendiagramm 219Liste 262, 266Listenfeld 23Livevorschau 64, 82Löschen

alles 65mit der Entf-Taste 65Spalten 70Formate 65Zeilen 70

MMappe1 14Markieren 61, 335

Bereich 61alles 61

Maustastelinke 24rechte 24

Menüband 12, 18, 22, 28, 335Mittelwert 147, 148

NNamensfeld 18, 35, 336Navigationsbereich 19Navigationsschaltfläche 20Netzdiagramm 220Neue Mappe 49Normalansicht 336

OObjekt 209Operand 336Operator 336Osterformel 166

PPDF 292, 336PivotChart 282, 336Pivot-Tabelle 272, 276, 337Pixel 337Platzhalterzeichen 156Postleitzahl 97Punktdiagramm 220

QQuerformat 120

RRahmenart 102Rahmenlinie 102Rechte Maustaste 24Register 17, 19, 20, 28

Eigenes Register erstellen 24Registerfarbe 241Relativer Bezug 140, 141, 337Ringdiagramm 219Rückgängig machen 29

SSäulendiagramm 218Schattierung 106Schreibmarke 36Schreibschutz 254 ff., 337

Kennwort 257, 258Screenshot 231, 337Seite einrichten 119Seitenansicht 117, 118, 337Seitenlayout 21, 116, 338Seitenränder 122Seitenumbruch 130, 338Serienbrief 298Seriendruckfeld 299Shortcut 12Smarttag 12, 26, 55, 64, 338Sonst-Wert 177Sortieren 262Sortierreihenfolge 338Spalte 18Spaltenbreite 71

optimale 72

Index

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Spaltenwiederholung 134Sparkline 221, 338Speichern 45, 46Spezialfilter 264Standard-Seitenumbruch 117Startdokument 299Statuszeile 21Summe 147Summenfunktion 147

TTabelle

an Word übergeben 294Tabellenblatt 339

ausblenden 244einblenden 244einfügen 240gruppieren 246kopieren 242löschen 245schützen 254 ff.verschieben 241

Tabellenblattübergreifende Formel 250, 339

Tabellenformatvorlage 83, 339duplizieren 87

Tabellentools 84Taschenrechner 40Tastaturkürzel 28 ff., 339Tastatur-Shortcut 28 ff., 339Teilungsfeld 20, 339

Textkonvertierungs-Assistent 266

Titelleiste 16Tortendiagramm 218Transponieren 110, 111

UUmbruchvorschau 21, 116, 117,

340

VVerbinden von Zellen 92, 340Vergleichsoperator 156, 340Verknüpfung 296, 297, 340Vorlage 50, 80 ff., 304 ff.

WWährungsformat 94Wechsel zwischen Arbeits-

mappen 239Wenn-Funktion 177, 182, 200Wert

größter 147kleinster 147überschreiben 38

WiederholenBefehl 29Spalte 134

Zeile 135Word

Verknüpfung mit 296 ff.

ZZahl

eingeben 37, 55 ff.Zahlenformat 37, 42, 91, 94 ff.Zahlenreihe 55 ff.

Zeigen 43, 44, 340Zeile 18Zeilenanfang 34Zeilenhöhe 73

optimale 73Zeilenumbruch 93, 340Zeilenwiederholung 134Zellcursor 19Zelle 19, 341

aktive 18, 254, 330ausrichten 90schützen 254 ff., 337verbinden 92, 340

Zellenformatvorlage 80, 105, 341ändern 86

Zoomregler 21, 302Zuletzt verwendet 48Zwischenablage 63, 341

Ausschneiden 63Einfügen 63Kopieren 63

Index