Excel Kurs

Teil I

Die Exceloberfläche, Optionen einstellen,automatisches Ausfüllen, Rechenoperationen ,

einfaches Rechnen mit Zellen.

F. Bäumer

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Die Exceloberfläche

‘Office‘-Schaltfläche

Multfunktionsleiste

Symbolleisten fürdenSchnellzugriff

Namenfeld

Bearbeitungsfeld

Spaltenbeschriftung

Zeilenbeschriftung

TabellenregisterStatusleiste

Arbeitsbereich

Titelleiste

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Die ‘Office‘-Schaltfläche und die Excel-Optionen

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Im „Optionen-Fenster“ können viele Excel-Eigenschaften gesetzt werden.

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Das Exceltabellenblatt

Jedes Tabellenblatt enthält:

1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten

Eine Excel-Datei oder auch Excel-Mappe genannt, kann mehrere Tabellenblätter beinhalten.Wie viele Tabellenblätter eine neue Excel-Mappe haben soll, kann in den „Optionen“ eingestellt werden.

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Eingabe unter Excel: Zahlen und Texte

Die Eingaben werden direkt in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste vorgenommen.Dabei werden die Eingaben wie folgt interpretiert:

• Zahlen / Datumseingaben werden rechtbündig in der Zelle ausgerichtet 12

• Texte werden linksbündig ausgerichtet Text

• Soll eine Eingabe unbedingt als Text interpretiert werden, so muss als erstes Zeichen ein Hochkomma eingegeben werden.

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Eingabe unter Excel: Kommazahlen

Kommazahlen werden mit einem Komma ( nicht mit einem Punkt ) eingegeben.Dieses lässt sich aber in der Windows-Ländereinstellung umstellen !

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Eingabe unter Excel: Datum und Zeit

Das Datum wird üblicherweise in der Reihenfolge: Tag, Monat und Jahr, jeweils mit einem Punkt getrennt eingegeben.

Wird nur der Tag und der Monat eingegeben, so wird automatisch das aktuelle Jahr hinzugefügt

12.12 12.12.2005

Führende Nullen müssen bei der Tag oder Monatseingabe nicht eingegeben werden.Die Jahreszahl kann ebenfalls in der Kurzform eingegeben werden D.h. statt 2005 >> 05 Aber: ab der Jahreseingabe 30 wird das Jahr 1930 interpretiert

Zeiten werden in der Reihenfolge Stunde, Minute und optional Sekunde eingegeben. Das Trennzeichen ist der Doppelpunkt: Beispiel „8:12“

Auch bei der Zeiteingabe muss die führende Null nicht eingegeben werden.

Tastenkürzel Eingabe des aktuellen Datums: Strg + .

Tastenkürzel Eingabe der aktuellen Zeit: Strg + :

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Eingabe unter Excel: Bereiche einer Tabelle markieren ( Maus )

Ein Zellbereich lässt sich am schnellsten mit der Maus markieren.

Vorgehensweise

• mit der linken Maustaste wird die oberste linke Zelle des zu markierenden Bereiches angeklickt( es ist darauf zu achten, das dabei ein dickes weißes Kreuz zu sehen ist )

• mit gedrückter linker Maustaste wird zur rechten untersten Zelle des Bereiches gezogen.

• Maustaste loslassen und der entsprechende Bereich ist markiert.

Für Fortgeschrittene:

Mit Hilfe der Strg-Taste lassen sichmehrere Bereiche markieren ( durch wiederholtes Markieren nach oben beschriebenem Schema )

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Eingabe unter Excel: Bereiche einer Tabelle markieren ( Tastatur )

Ein Zellbereich lässt sich mit der Tastatur genauer steuern.

Vorgehensweise

• Oberste linke Zelle des zu markierenden Bereiches anklicken oder mittels Cursortasten anwählen.

• Shift-Taste drücken und gedrückt gehalten.

• durch Drücken einer entsprechenden Cursortaste wird nun ein Bereich vergrößert oder verkleinert.Beispiel: Es wurde die Zelle C3 ausgewählt und die Shift-Taste gedrückt ( und gedrückt gehalten ) durch wiederholtes Drücken der „Cursor-Taste runter“ wird der Bereich nach unten

erweitert. Durch Drücken der „Cursor-Taste rechts“ nach rechts erweitert.

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Eingabe unter Excel: Automatisches Hochzählen

Um eine Zahlenreihe in eine Excel-Tabelle einzugeben, kann dieses wie folgt vereinfacht werden:

• Startzahl in eine Zelle eingegeben und mit RETURN bestätigt.

• Zelle mit der entsprechenden Startzahl nochmals anklicken.

• Den Mauszeiger auf die linke untere Ecke der entsprechenden Zelle setzen, sodass sich die Form des Mauszeigers in ein schmales schwarzen Kreuz verwandelt.

• Wenn der Mauszeiger nun die Form eines schmalen schwarzen Kreuzes hat, wird die Taste Strg gedrückt und gedrückt gehalten.

• Dabei wird die aktuelle Endzahl rechts neben dem Mauszeiger angezeigt.

• Nun mit gedrückter Strg-Taste und gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger nach unten bewegt.

• Ist die gewünschte Endzahl oder die gewünschte Zelle erreicht, wird zuerst die linke Maustaste und dann die Strg-Taste losgelassen.

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Eingabe unter Excel: Automatische Hochzählen

Weitere Möglichkeiten des automatischen Hochzählens.

Die ersten Zellen müssen markiert werden.

Das automatische Hochzählen funktioniert

auch mit folgenden Eingaben:

• Datum ( es wird tageweise hochgezählt )

• Zeit ( es wird stundenweise hochgezählt )

• Mo

• Montag

• Jan

• Januar

• Texte mit Zahlen am Anfang oder am Ende

( alles ohne Strg-Taste )

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Ändern des ZellinhaltesEs gibt 3 Möglichkeiten um den Inhalt einer Zelle zu ändern. Zuvor muss aber die zu ändernde

Zelle angeklickt werden:

• Klicken in die Bearbeitungszeile

• Doppelklick in die entsprechende Zelle

• oder mittel Funktionstaste F2

Löschen der Inhalte einer Zelle oder eines Bereiches

Die Inhalte der aktuellen Zelle oder eines gewählten Bereiches lassen sich mit der Entf-Taste löschen.

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Breite einer Spalte ändern

Die Breite einer Spalte kann nach drei verschiedenen Methoden geändert werden.

• Automatische Spaltbreite: Der Mauszeiger wird genau zwischen 2 Spaltenbeschriftungen gesetzt. Hierbei verändert sich der Mauszeiger zu einem senkrechten Strich mit zwei Pfeilen, die nach links bzw. rechts zeigen.Wird nun ein Doppelklick mit der linken Maustaste ausgeführt, wird die links vom Mauscursor befindliche Spalte auf eine Breite gesetzt, die dem höchsten Eintrag der Zelle in dieser Spalte entspricht.

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Breite einer Spalte ändern

• Spaltbreite mit der Maus einstellen: Der Mauszeiger wird wiederum genau zwischen 2 Spaltenbeschriftungen gesetzt. Hat sich der Mauszeiger wieder verändert ( Strich und Doppelpfeil ) kann nun mit gedrückter linker Maustaste durch Ziehen der Maus nach links oder rechts die Spaltbreite verändert werden.

• Genaue Spaltbreite eingeben: Bei der 3. Methode wird die Spalte in der Spaltenbezeichnung angeklickt. Durch Drücken der rechten Maustaste erhält man ein kleines Menü , das sogenannte Kontextmenü: Daraus wird die Option Spaltbreite ausgewählt. In dem kleinen nun erscheinenden Fenster kann die Spaltenbreite per Zahleingabe eingegeben werden.

Sind mehrere Spalten markiert, gelten oben beschriebene Aktionen für alle Spalten

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Höhe einer Zeile ändern

Die Vorgehensweise um die Höhe einer Zeile zu ändern ist analog zu der Methode, wie wir sie schon bei der Veränderung der Spaltbreite gesehen haben.

Auch hier gibt es 3 Methoden:

• Automatische Zeilenhöhe( Doppelklick zwischen 2 Zeilenbeschriftungen, die oberste Zeile wird verändert )

• Einstellung der Zeilenhöhe mittels Maus( Setzen des Mauszeigers zwischen zwei Zeilenbeschriftungen und mit gedrückter linker Maustaste kann nun die entsprechende Zeile verändert werden.)

• Genaue Einstellung der Zeilenhöhe( Markieren der entsprechenden Zeile, Drücken der rechten Maustaste, aus Kontextmenü Zeilenhöhe aufrufen, Zeilenhöhe eingeben )

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Zellen verbinden und zentrieren ( aus mehreren Zellen wird eine Zelle gemacht )

Manchmal ist es wünschenswert, einen Bereich aus mehreren Zellen zu einer Zelle zusammenzufassen.

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Zellinhalte ausrichten ( waagerecht / senkrecht )

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Zellen / Bereiche rahmen

Zellen können mittels Symbole gerahmt werden. Oder mit dem Zellenformatierungs-Fenster:

Strg + 1

Achtung:Es wird nur das formatiert, was vorher markiert worden ist

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Zellen / Bereiche rahmen durch das Zellenformatierungsfenster

Es werden die äußeren Linien des Bereichs gesetzt

Es werden alle inneren Linien des Bereichs gesetzt

Es werden alle Rahmen-Linien des bestehenden Bereichs gelöscht

Es werden alle inneren Linien des Bereichs gesetzt

Es werden die äußeren Linien des Bereichs gesetzt

Farbenwahl der Linien

Linienart wählen (durch die Wahl der Linienart wird noch keine Linie gesetzt )

Setzen von schrägen Linien im gesamten Bereich

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Zellenhintergrund einfärben

Auch der Zellhintergrund kann über Symbole eingefärbt werde.

Oder über das Zellenformatierungs-Fenster, Karteireiter „Muster“

Hinweis:Möchten Sie einen Zellenbereich einfärben, so verschwinden danach die Gitternetzlinien in diesem Bereich.

Übrigens: weiß ist auch eine Farbe

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Textumbruch in der Zelle

Falls ein Text länger als sie Spaltbreite ist, nimmt dieser den Platz der Nachbarzellen ein.

Befindet sich in der Nachbarzelle aber ein Text, so wird der erste Text abgeschnitten.

Dies kann durch einen Zeilenumbruch verhindert werden

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Textumbruch in der Zelle

Soll ein Zeilenumbruch an einer bestimmte Stelle aktivier sein, so kann dieser wie folgt gesetzt werden

• Es wird ein Text bis zur Stelle, an der der Umbruch gesetzt werden soll geschrieben.

• nun kann in der nächsten Zeile weiter geschrieben werden, bis der Text mit der Return-Taste abgeschlossen wird.

• dann folgt die Tastenkombination Alt + Return

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Zeilen und Spalten fixieren

Um zu erreichen das zum Beispiel immer die obersten 3 Zeilen der Exceltabelle sichtbar sind, gibt es die Möglichkeit diese Zeilen zu fixieren.

• Wählen Sie die Multifunktionsleisten-Option “Ansich“, “Fenster fixieren“

• nun sind die obersten 3 Zeilen fixiert,d.h beim Runterscrollen bleiben dieseZeilen stehen.

Vorgehensweise

• Markieren Sie die Zelle unterhalb der zu fixierenden Zeilen, in der 1. Spalte also die Zelle A4

Sollen auch Spalten fixiert werden,so muss die aktive Zelle entsprechen positioniert werden. Es gilt:

Alle Zeilen oberhalb der aktuellenZelle und alle Spalten links neben der aktuellen Zelle werden fixiert

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Rechnen mit Excel ( die Operanten )

In Excel wird eine Rechnung immer mit einem Gleichheitszeichen angeführt.

Danach folgt eine Zahl, ein Bereich, ein Name oder eine Funktion.

Liste der wichtigsten Rechenoperanten:

Berechnung Bemerkung

=12+13 Addition

=123-25 Subtraktion

=12*12 Multiplikation

=156/26 Division

=12+3/4

=(12+3)/4

=123^3 Potenz

=WURZEL(498) Quadratwurzel

=16 (̂1/2) Quadratwurzel

=16 (̂1/5) 5. Wurzel

=12,3+63,6+96,2+89,3+10,36 Kettenrechnung

=PI() Ausgabe der Zahl Pi ( )

Klammerrechnung

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Rechnen mit Excel ( Berechnungen mit Bezügen )

Jede Zelle eines Tabellenblattes ist durch einen Namen gekennzeichnet. Aufgrund dieser Tatsache kann bei einer Berechnung auf diesen Namen bezogen werden.

Um die Inhalte zweier Zellen ( A2 und B2 ) miteinander zu multiplizieren und das Ergebnis in Zelle C2 berechnen zulassen , ist wie folgt vorzugehen:

• Gleichheitszeichen ( = ) in Zelle C2 schreiben

• nachfolgend die Adresse der Zelle A1 schreiben

• den Rechenoperand eintragen ( das Malzeichen in Form eines Sterns * )

• die Adresse der 2 Zelle B2 eintragen

• die Eingabe nun mit der Return-Taste abschließen

Hinweis: Anstatt die Adressen einzugeben, ist es einfacher die Zelle einfach nur anzuklicken !

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Ansichtssache: die Ansichtsarten unter Excel

Excel unterscheidet 2 Ansichtsarten: die Ergebnisansicht ( Normalansicht ) und die Formelansicht

Hinweis: Schneller geht‘s mit der Tastenkombination Strg + #

Die Ansichtsart kann auch unter den Excel-Optionen, eingestellt werden:

Umschalten der Ansichtsartenin der Multifunktions-leiste Formeln

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Ansichtssache: die Ansichtsarten unter Excel ( Beispiel )

Reihe700707714721728735742749756763770

Ergebnisansicht ( Normalansicht )

Reihe700=A2+7=A3+7=A4+7=A5+7=A6+7=A7+7=A8+7=A9+7=A10+7=A11+7

Formelansicht

Umschalten der Ansichtsarten mittels Tastenkombination

Strg + #