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SharePoint wird in vielen Unternehmen bereits als unternehmensweite Plattform eingesetzt und ist teilweise auch als Mitarbeiterportal etabliert. Anwenderunternehmen können den erzielten Mehrwert jedoch noch erhöhen, wenn sie auch für die Kommunikation mit Kunden und Partnern im Extranet sowie für den öffentlichen Unternehmensauftritt auf die Lösung zurückgreifen. Allerdings lassen viele Business- und IT-Entscheider diese Möglichkeit noch ungenutzt.
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November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
Fokusthema: Social Business
SharePoint 2010: Die Fähigkeiten von SharePoint als
zentrale Plattform bleiben häufig ungewürdigt 10.02.2012
Axel Oppermann 0561 506975-24
Axel.oppermann@experto
n-group.com
SharePoint wird in vielen
Unternehmen bereits als unternehmensweite
Plattform eingesetzt und ist teilweise auch als
Mitarbeiterportal etabliert.
Anwenderunternehmen können den erzielten
Mehrwert jedoch noch erhöhen, wenn sie auch
für die Kommunikation mit Kunden und
Partnern im Extranet sowie für den
öffentlichen Unternehmensauftritt auf die
Lösung zurückgreifen. Allerdings lassen viele
Business- und IT-Entscheider diese
Möglichkeit noch ungenutzt.
November 2012 © Experton Group www.experton-group.de
„Zu viele Köche verderben den Brei!“ Dieses
alte Sprichwort trifft, in vielen Unternehmen
in Deutschland, auch auf das Content- und
Web-Content-Management zu. So werden
häufig unterschiedliche Lösungen und
Konzepte für Internet, Intranet und Extranet
parallel eingesetzt und betrieben. Hierdurch
werden enorme finanzielle und personelle
Ressourcen gebunden. Ferner sinkt oftmals die
Anwenderzufriedenheit, da Inhalte nicht oder
nicht ausreichend bereitgestellt oder gefunden
werden - Reibungsverluste sind
vorprogrammiert. Durch die nicht vorhandene
Interoperabilität dieser Systeme entstehen
neue Aufwände bei der Konsolidierung von
Inhalten und der Integration von Line-of-
Business-Anwendungen. Die Probleme
verstärken sich, wenn das Unternehmen ein
großes Markenportfolio hat, welches dezentral
auf Produktebene organisiert wird, oder die
Steuerung der Unternehmensauftritte aus
einzelnen Länderorganisationen heraus erfolgt.
Die Experton Group schätzt, dass durch
konsolidierte Plattformen im Bereich CMS-
/WCM-Infrastrukturen ca. 30 bis 35 Prozent
der Kosten eingespart werden könnten.
Zahlreiche Content-Strategen, Marketingprofis
und insbesondere die IT-Abteilungen haben
dieses Problem auch bereits identifiziert. So
steht die Konsolidierung von Content- und
Web-Content-Plattformen sowie die
Erweiterung und Modernisierung im Fokus
vieler IT-Entscheider. Diese sehen in der
Schaffung einer einheitlichen und
konsolidierten Kommunikationsplattform eine
Herausforderung, die sie in den kommenden 12
bis 18 Monaten bewältigen müssen. Durch eine
solche Vereinheitlichung in den Plattformen
und Redaktionssystemen sollen Skaleneffekte
bei der nahtlosen Verknüpfung von Freigabe-
Workflows und der Rechteverwaltung der
internen Dokumentenverwaltung erfolgen. In
diesem Zusammenhang gilt es gleichfalls, eine
umfassende Integration zwischen
Businessapplikationen und Web-Frontend zu
ermöglichen.
Strömungen im Gebiet des Web Content
Managements
Die von der Experton Group durchgeführten
Analysen und Gespräche mit Entscheidern
zeigen drei zentrale Themenbereiche auf,
welche die IT-Abteilungen im Speziellen und
das Management im Besonderen im Bereich
Web Content Management und moderne
Nutzung von Webanwendungen in den
kommenden 12 bis 18 Monaten lösen wollen
und/oder müssen. Hierbei geht es um einen
Paradigmenwechsel von der Betrachtung
einzelner Systeme (Multi-Plattform-
Umgebungen) hin zu integrierten Lösungen.
Des Weiteren geht es um eine strategische
Neupositionierung des Web Content
Managements unter besonderer
Berücksichtigung des Anwenders mit seinen
individuellen Bedürfnissen als zentrales
Element sowie um die Integration von
Endgeräten jeglicher Art.
Diese hieraus entstehenden
Herausforderungen sollen durch interoperable
Plattformen ermöglicht werden, die sowohl die
Integration von Line-of-Business-
Anwendungen ermöglichen, als auch eine
Bereitstellung der Inhalte losgelöst vom
Formfaktor abbilden.
Key Performance Indikatoren
Im Online-Marketing gibt es eigentlich nur
drei zentrale Key Performance Indikatoren:
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Visitors (Besucher), Conversions (Erreichung
des Ziels der Marketingmaßnahme –
exemplarisch: Bestellen eines Newsletters oder
der eigentliche Einkauf) und Retentions
(Intensivierung der Kundenbeziehung und
Steigerung des Wiederkaufverhaltens). Diese
drei Indikatoren sind für Unternehmen auch in
den Bereichen Intranet-, Extranet- und
allgemeinen Internetauftritten von
entscheidender Bedeutung. Allerdings wird
hier der „Besucher“ durch den „Nutzer“ ersetzt
und Ziele von Marketingmaßnahmen in
Prozess- oder Unternehmensziele. Um diese
erfolgskritischen Faktoren zu erfüllen, geht es
immer mehr darum, Inhalte effektiv und
effizient zu erstellen, bereitzustellen und zu
pflegen. Durch die zunehmende Anzahl an
Websites in Internet- und Intranet-Konzepten
und die Tatsache, dass die durchschnittliche
Zahl von verlinkten HTML-Seiten und
Datenquellen stark wächst, sind auch die
Komplexität und die Anforderungen an die
Content-Systeme nachhaltig gestiegen. Es hat
sich gezeigt, dass Multi-Plattform-
Umgebungen diesen Anforderungen nicht
mehr gerecht werden. Aus diesem Grund ist
eine Konsolidierung der eingesetzten Lösungen
unabdingbar. Hierfür eigenen sich
insbesondere Plattformen, die einerseits
bereits im Unternehmen eingesetzt werden
und/oder auch für weitere
Anwendungsszenarien eingesetzt werden
können.
Skalieren mit SharePoint
In vielen Unternehmen verbindet Microsofts
SharePoint Menschen mit geschäftskritischen
Informationen, Fachwissen und untereinander.
Hierdurch konnte die Produktivität der
Mitarbeiter und die Qualität des Outputs in
den letzten Jahren nachhaltig verbessert
werden. Wollen Mitarbeiter jedoch mit Kunden
kollaborieren oder Inhalte im Web publizieren,
müssen sie oftmals auf weitere Systeme
zugreifen. Für den Anwender bedeutet dies
zusätzlichen Aufwand. Auch stehen in diesen
Systemen mangels Integration von
geschäftsprozessrelevanten Daten häufig nicht
die benötigten Informationen bereit. Ein
einheitliches Tool für Internet, Intranet und
Extranet könnte dem entgegenwirken und die
Agilität verbessern, indem Mitarbeiter die
Möglichkeit erhalten, zusammenzuarbeiten
und schnellere, besser fundierte
Entscheidungen zu treffen. Eine solche
Plattform kann - und das wissen viele
Entscheider in Anwenderunternehmen, die
bereits SharePoint einsetzen nicht - auch eben
SharePoint sein.
Der Nutzen liegt insbesondere darin
begründet, dass durch die Standardisierung
der Prozesse und der damit verbundenen
Zentralisierung von Datenbanken, Zeit- und
Kostenvorteile erzielt werden können.
Anwender können unabhängig vom Ort und
losgelöst von technischem Wissen sowohl auf
Vorlagen als auch auf Line-of-Business-
Anwendungen zugreifen. Von den Vorteilen,
die SharePoint 2010 bietet, profitieren somit
Anwender (Nutzer), Autoren und Redakteure
von Inhalten, die IT-Abteilung sowie das
Marketing.
Neben einer Reduzierung der Lizenzkosten
und des allgemeinen Supports profitieren die
IT-Abteilungen insbesondere von der
Möglichkeit, das Berechtigungsmanagement
über das bestehende Active Directory (AD)
umsetzen können. Auch eine Anbindung an
Drittsysteme ist über bestehende
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Schnittstellen oder durch von Dienstleistern
entwickelte Konnektoren möglich. Die laufende
Verwaltung wird durch dieselbe
Managementkonsole und das identische
Konzept für mehrere Portale ermöglicht.
Aber nicht nur für die IT-Abteilungen stellt
sich SharePoint als eine charmante Option dar.
Vielmehr profitieren auch die Autoren und
Manager der Inhalte. Hier zahlen sich
insbesondere die bekannte Umgebung aus der
Office-Client-Welt und die etablierten
Workflowgestaltungsmöglichkeiten aus.
Die Verantwortlichen für das Content
Management und die Marketingstrategen
profitieren durch konsolidierte und
kontrollierbare Prozesse sowie effiziente und
effektive automatisierte Workflows.
Fazit
Unternehmen können durch einen
konsolidierten Ansatz Schulungs- und
Supportkosten reduzieren, die Ausgaben für
Lizenzen optimieren und den Nutzen aus den
eingesetzten und integrierten Lösungen
erhöhen.
IT-Verantwortlichen wird empfohlen, im
Rahmen einer Score Card die
unterschiedlichen Kosten- und
Leistungsbestandteile der eingesetzten
Lösungen zu erfassen, gegenüberzustellen und
zu bewerten. Bei einer Entscheidung für eine
konsolidierte Plattform müssen die
Anforderungen der internen und externen
Anwender genauso berücksichtigt werden wie
die langfristigen Betriebskosten (Wartung,
Support, Integrationsaufwände, laufende
Lizenzkosten) der ausgewählten Lösung.