Fast Close - Home | · sich ein Unternehmen hier verbessern kann, ha¨ngt natu¨rlich davon ab, wie lange es bisher fu¨r einen Abschluss gebraucht hat. So steht am Anfang eines

Fast Close

H Handelsrecht

H.1 Definition und Ursachen des Fast Close

Fast Close bedeutet ein fruhes Schließen der Bucher, sprich einenschnellen, zeitnah zum Bilanzstichtag erstellten Jahres- bzw. Kon-zernabschluss, d.h. fruher als gesetzlich gefordert. Auch „schnelle“Quartals- oder Monatsabschlusse lassen sich unter dem Begriff sub-sumieren. Neben der Aufstellung des Abschlusses zahlt man regel-maßig auch dessen Prufung (soweit eine Prufungspflicht bestehtoder eine freiwillige Prufung vorgenommen wird), Veroffentlichungund Feststellung1 zum Fast Close.

Zum Anderen bezeichnet Fast Close auch alle Methoden undProzesse, die mit dem Ziel einer schnelleren, optimierten, kos-tengunstigeren, standardisierten und automatisierten Abschlusser-stellung angewendet werden.

Die Wege zu einem Fast Close lassen sich unter drei ubergeord-neten Maßnahmenkategorien zusammenfassen:

• Ablaufe und Prozesse werden beschleunigt, Wartezeiten wer-den verkurzt;

• Abschlusstatigkeiten werden zeitlich vorverlegt (klassisches Bei-spiel: vorverlegte Inventur);

• die Bilanzierung und Bewertung wird vereinfacht (Beispiel: Be-wertungsvereinfachungen wie Verbrauchsfolgeverfahren, Ansatzvon Festwerten, pauschalierte Wertberichtigungsermittlung etc.),es werden Schatzverfahren und Wesentlichkeitsgrenzen ange-wandt.

1 Betrifft nur den Jahresabschluss; nicht den Konzernabschluss.

DefinitionFast Close

Methoden /Prozesse

Maßnahmen

Fast Close– Handelsrecht FaOliver Glück

Bilanzierung aktuell – Praxishandbuch für das Rechnungswesen Seite 1VD

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http://www.dashoefer.de/handbuch/bilanzierung-aktuell.html?wa=PROBE-BIL-15

Seitens des Gesetzgebers ist ein Fast Close nicht vorgesehen, d.h., esgibt keine gesetzlichen Erleichterungen, die in Anspruch genom-men werden konnen. Ein Fast Close-Abschluss muss denselbengesetzlichen Regelungen und Anforderungen genugen wie ein „nor-maler“ Abschluss.

Auch wenn die Abschlusserstellung allgemein und der Fast Closeim Besonderen hauptsachlich ein Thema des Rechnungswesens ist,wirkt sich der Fast Close auf zahlreiche Unternehmensbereiche undAbteilungen aus, die direkt unterstutzend tatig sind (z.B. IT-Abtei-lung) oder Daten und Dokumente fur den Abschluss zuliefernmussen (z.B. Personalabteilung, Einkauf, Lagerwirtschaft).

Der Fast Close beinhaltet neben dem mit der kurzeren Frist ver-bundenen „Stresspotenzial“ auch die Moglichkeit, traditionelleProzesse zu uberdenken und zu verschlanken, und dadurch Arbeitund Kosten zu sparen.

Der Fast Close ist ublicherweise kein einmaliges Projekt, sondernwird von Jahr zu Jahr weiter optimiert; es handelt sich eher um einBeispiel fur einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Inwiefernsich ein Unternehmen hier verbessern kann, hangt naturlich davonab, wie lange es bisher fur einen Abschluss gebraucht hat. So stehtam Anfang eines jeden Fast Close-Projekts eine Analyse, warumder Abschluss bisher so lange gedauert hat.

Alle DAX 30-Unternehmen veranstalten ihre Bilanzpressekonferenzinnerhalb von drei Monaten nach dem Abschlussstichtag. Innerhalbder letzten Jahre haben sich die Veroffentlichungstermine weiternach vorne verlagert. So gab z.B. die SAP AG ihre Geschaftszahlenfur das zum 31. Dezember 2011 endende Geschaftsjahr bereits am25. Januar 2012 bekannt. Umgesetzt haben den Fast Close bisherv.a. die kapitalmarktorientierten Unternehmen. Aber auch mittel-standische Gesellschaften konnen ggf. von einem Fast Close pro-fitieren.

Fur einen Fast Close gibt es externe und interne Grunde.

keine Erleichte-rungen füreinen Fast

Close

Auswirkungenauf das ganzeUnternehmen

kontinuierli-cher Verbes-

serungsprozess

Praxis

Ursachen

FaFast Close

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Externer Druck kommt v.a von Seiten der Kapitalmarktakteure, dieauf die zeitnahe Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informatio-nen2 drangen. Die IFRS sprechen hier von decision usefulness undder Extremfall (z.B. die Bilanz fur 2012 liegt erst Ende 2013 vor)macht deutlich, dass nur aktuelle Informationen relevante Informa-tionen sind.

Die IFRS weisen in Tz. 43 des Rahmenkonzepts explizit daraufhin, dass die durch den Abschluss vermittelten Informationen beieiner unangemessenen Verzogerung der Berichterstattung ihre Re-levanz verlieren konnen. Im Spannungsfeld zwischen zeitnaherBerichterstattung und einer Bereitstellung verlasslicher Informatio-nen3 wird das Management aufgefordert, diese beiden Aspektegegeneinander abzuwagen.

Ein schneller Abschluss wird in aller Regel mit einer Einschrankungder Qualitat bzw. der Genauigkeit der Daten einhergehen. Ent-scheidend ist, ob die Qualitatsminderung bzw. die geringere Ver-lasslichkeit wesentlich sind.

Beispiel:

Ein Fast Close-Abschluss wird immer eine Ruckstellung fur aus-stehende Rechnungen beinhalten, da zum (fruhen) Zeitpunktder Aufstellung in der Regel noch nicht alle das alte Geschafts-jahr betreffenden Rechnungen eingegangen sind.

Viele mittelstandische Unternehmen, die keinen Fast Close auf-stellen, warten hingegen, bis alle Rechnungen in den MonatenJanuar und Februar des Folgejahrs eingegangen sind und ver-buchen diese als Verbindlichkeiten. Die Verbuchung auf Basis derRechnungen ist genauer und verlasslicher: es handelt sich um

2 Vgl. IFRS Rahmenkonzept, Tz. 12.3 Eine weitere qualitative Anforderung an den Abschluss, vgl. IFRS Rahmen-

konzept Tz. 31.

externeUrsachen

Zeitnähe vs.Verlässlichkeit



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gewisse Verbindlichkeiten anstelle von Ruckstellungen als unge-wisse Verbindlichkeiten.

Durch eine gute Organisation (z.B. ein System, in dem alle Bestel-lungen mit ihren vereinbarten Bestellwerten / -preisen erfasst sind;ein Rechnungseingangsbuch, aus dem alle eingegangenen, abernoch nicht freigegebenen bzw. gebuchten Rechnungen ersichtlichsind) konnen eine Nichterfassung von Betragen und fehlerhafteWertansatze vermieden werden, so dass die Verlasslichkeit undGenauigkeit der Daten gewahrleistet sind.

Daruber hinaus sind auch viele mittelstandische Unternehmen, diefruher als eigenstandige, oftmals eigentumergefuhrte Unternehmentatig waren, dann durch ein Unternehmen mehrheitlich erworbenwurden, und sich nunmehr in einem Konzernverbund wiederfin-den, dazu gezwungen, ihre Abschlusse fruhzeitig an die Konzern-mutter zu liefern, damit diese den Konzernabschluss schnell aufstel-len kann.

Das Ausmaß des Fast Close ist von Unternehmen zu Unternehmenunterschiedlich. Bei einem mehrstufigen Konzern bilden die einzel-nen Gesellschaften mit ihrer direkt ubergeordneten Muttergesell-schaft einen Teilkonzernabschluss, der wiederum in den nachstho-heren Teilkonzernabschluss eingeht usw. Von den in der Konzern-hierarchie ganz unten stehenden Gesellschaften wird dadurch derschnellste Abschluss verlangt, so dass diesen fur die Aufstellung ggf.nur wenige Tage nach dem Bilanzstichtag verbleiben.

Der Deutsche Corporate Governance-Kodex sieht in Tz. 7.1.1 vor,dass Zwischenberichte innerhalb von 45 Tagen und Konzern-abschlusse innerhalb von 90 Tagen veroffentlicht werden sollten;das impliziert eine weitaus fruhere Aufstellung des Abschlusses, alses die gesetzlichen Vorschriften vorsehen.

Konzern-verbund

Deutscher Cor-porate Gover-nance Kodex

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Indirekt ergeben sich aus einer schnellen Aufstellung und Ver-offentlichung weitere Vorteile fur die Unternehmen:

• ein besseres Image auf dem Kapitalmarkt;

• im Zusammenhang mit Kreditratings (Basel II) ist eine schnel-lere Bereitstellung von Abschlussdaten vorteilhaft;

• etwaige geplante Transaktionen (z.B. Eigenkapitalaufnahmen,Kreditantrage) bedurfen einer aktuellen, testierten Bilanz;

• durch die Optimierung der Prozesse entsteht ein effizient auf-gestelltes Unternehmen, u.U. sogar mit geringeren Kosten furdie Rechnungslegung verbunden;

• nicht zu vergessen ist die Aufgabe des Abschlusses als Informa-tionsinstrument fur die Geschaftsleitung. Fur Entscheidungenbzw. Maßnahmen des Managements stellt ein zeitnah erstellterAbschluss eine wichtige Grundlage dar.

Ein Fast Close erfordert naturlich eine enge Abstimmung mit demAbschlussprufer. So wie das Unternehmen viele Abschlussarbeitenzeitlich vorverlegt, wird auch der Abschlussprufer Prufungshand-lungen nach vorne verlagern.

Beispiel:

Das Anlagevermogen kann zum Stand 30. November des Ge-schaftsjahrs gepruft werden. Dazu zahlen die Prufung wesentli-cher Anlagenzugange, die Angemessenheit der Abschreibungs-methoden und Nutzungsdauern sowie die ausreichende Beruck-sichtigung etwaiger außerplanmaßiger Abschreibungsbedarfe.

Der noch „offene“ Monat Dezember kann dann relativ einfach –ggf. auch nur analytisch durch Plausibilitatsuberlegungen bzw.Fortschreibung – gepruft werden.

interne Gründe

Einbindungder Abschluss-prüfer



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Bei großen Unternehmen ist der Abschlussprufer nahezu ganzjahrigvor Ort, um Systemprufungen vorzunehmen und einzelne Pru-fungsfelder bereits vorab abzudecken.

Zu der Vorbereitung des Abschlusses gehort auch die Abstimmungvon Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden – insbesondere beistrittigen Themen – mit dem Abschlussprufer, so dass dieser sichrechtzeitig damit befassen kann und zum Jahresende keine Uberra-schungen drohen. Dadurch reduzieren sich etwaige Anpassungs-buchungen zum Jahresende, die den Fast Close-Prozess verzogernkonnten.

Im Zusammenhang mit dem Fast Close soll dargestellt werden, wiedieser erreicht bzw. im Unternehmen organisatorisch umgesetztwerden kann, ohne dass dadurch die Qualitat, d.h. die Zuverlassig-keit bzw. Richtigkeit des Abschlusses, leidet.

H.2 Aufstellungspflichten und -fristen

Das Ergebnis eines Fast Close ist letztlich ein testierter, veroffent-lichungsfahiger Abschluss. Der Fast Close ist somit vor dem Hin-tergrund der gesetzlichen Fristen fur Aufstellung, Prufung, Fest-stellung und Veroffentlichung des Abschlusses zu betrachten.

Die Aufstellung eines Jahresabschlusses bzw. Konzernabschlussesbeinhaltet die Fertigstellung aller benotigten Rechenwerke bzw.Dokumente.

Fur den Einzelabschluss sind dies die Bilanz und Gewinn- und Ver-lustrechnung (§ 242 Abs. 3 HGB). Kapitalgesellschaften mussenden Jahresabschluss um einen Anhang erweitern und einen Lagebe-richt4 aufstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB). Kapitalmarktorien-tierte Kapitalgesellschaften, sofern sie nicht zur Aufstellung einesKonzernabschlusses verpflichtet sind, mussen den Jahresabschluss

4 Kleine Kapitalgesellschaften sind von der Aufstellungspflicht fur einen Lagebe-richt befreit (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Aufstellung

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um eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel erwei-tern (§ 264 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Fur den Konzernabschluss entsprechend: die Konzernbilanz, dieKonzern-Gewinn- und Verlustrechnung, der Konzernanhang, dieKapitalflussrechnung, der Eigenkapitalspiegel sowie der Konzern-lagebericht (§ 297 Abs. 1, § 290 Abs. 1 Satz 1 HGB)5.

Die Aufstellung durch die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaftendet mit der „unverzuglichen“ Vorlage des Jahresabschlusses undLageberichts beim Abschlussprufer (§ 320 Abs. 1 Satz 1 HGB) bzw.im Falle des Konzernabschlusses durch Vorlage des Konzern-abschlusses, des Konzernlageberichts sowie der Jahresabschlusse, derLageberichte sowie ggf. der Prufungsberichte des Mutterunterneh-mens und der Tochterunternehmen (§ 320 Abs. 3 Satz 1 HGB).

Zwischen dem Aufstellungszeitpunkt (d.h. dem Ende des Aufstel-lungszeitraums) und der Feststellung des Jahresabschlusses kon-nen und mussen u.U. – z.B. aufgrund von wesentlichen Prufungs-feststellungen des Abschlussprufers – Anderungen bzw. Korrektu-ren vorgenommen werden.

Der Gesetzgeber raumt den Unternehmen durchaus eine ausrei-chende Frist fur die Aufstellung von Jahresabschluss und (soweiterforderlich) Lagebericht ein:

• fur Kaufleute gilt allgemein die etwas unscharfe Vorgabe, dasssie den Jahresabschluss innerhalb der „einem ordnungsgemaßenGeschaftsgang entsprechenden Zeit“ aufzustellen haben (§ 243Abs. 3 HGB);

• fur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften6 sowie haf-tungsbeschrankte Personenhandelsgesellschaften i.S.d. § 264aHGB gilt eine dreimonatige Frist nach dem Bilanzstichtag, fur

5 Ggf. optional erganzt um eine Segmentberichterstattung.6 Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften i.S.d. § 264d HGB gelten stets

als große (§ 267 Abs. 3 Satz 2 HGB).

gesetzlichePflichten



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kleine Kapitalgesellschaften darf die Aufstellung auch spatererfolgen, wenn dies einem ordnungsgemaßen Geschaftsgangentspricht, jedoch hochstens innerhalb der ersten sechs Monatedes auf den Bilanzstichtag folgenden Geschaftsjahrs (§ 264Abs. 1 Satze 3 und 4 HGB);

• die Aufstellungsfrist fur den Konzernabschluss betragt funf Mo-nate (§ 290 Abs. 1 HGB). Ausloser fur den Fast Close ist v.a.der veroffentlichte Konzernabschluss borsennotierter Unterneh-men – die Einzelabschlusse der einbezogenen Konzernunterneh-men werden dadurch entsprechend mit „nach vorne gezogen“.

Die seitens des Gesetzgebers relativ großzugig bemessenen Fristenstellen einen Kompromiss dar zwischen zwei unterschiedlichenAnforderungen an den Abschluss:

• der handelsrechtliche Jahresabschluss hat indirekt (uber dieMaßgeblichkeit der Handelsbilanz fur die Steuerbilanz) wesent-liche Bedeutung fur die Steuerbemessung. Fur die Steuerbe-horden hat die Sicherstellung einer korrekten Steuerbemessungs-grundlage hohe Prioritat. Je langer der Zeitraum zwischenBilanzstichtag und Abschlusserstellung ist, umso „fehlerfreier“sollte der Jahresabschluss sein, da viele Bewertungsfragen sich indieser Zeitspanne abschließend klaren lassen;

• fur die anderen Zwecke des handelsrechtlichen Jahresabschlusses– v.a. die Informationsvermittlung – stellt sich die Situationanders dar: fur zahlreiche Bilanzadressaten wie Eigentumer,Glaubiger, Arbeitnehmer oder das Management sind zeitnaheInformationen entscheidend. Insbesondere das Managementmuss im Hinblick auf die ordnungsgemaße Geschaftsfuhrungbestandsgefahrdende Fehlentwicklungen fruhzeitig erkennenund diesen mit entsprechenden Maßnahmen begegnen konnen.

Weitere Fristen ergeben sich fur Aktiengesellschaften aus der Ver-pflichtung, die Hauptversammlung spatestens in den ersten acht

Ursachen dergesetzlichgewährten

Fristen

Hauptver-sammlung AG

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Monaten des Geschaftsjahrs durchzufuhren (§ 175 Abs. 1 Satz 2AktG) und diese mindestens dreißig Tage vor dem Hauptver-sammlungstermin einzuberufen (§ 123 Abs. 1 AktG). Dies setztvoraus, dass die Prufung durch den Abschlussprufer bereits abge-schlossen ist.

Nach Aufstellung des Abschlusses durch die gesetzlichen Vertreterder Gesellschaft folgt die Prufung durch den bestellten Abschluss-prufer. Der Gesetzgeber hat fur die Prufung keine Zeitdauer vor-gegeben. Die Prufung ist terminlich eingezwangt zwischen Aufstel-lungszeitpunkt, Feststellungszeitpunkt und Offenlegungsfrist.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und Lagebericht bzw. denKonzernabschluss und Konzernlagebericht ebenfalls zu prufen(§ 171 Abs. 1 Satz 1 AktG). Er hat dafur einen Monat Zeit; eineVerlangerung des Zeitraums auf zwei Monate ist moglich (§ 171Abs. 3 Satze 1 und 2 AktG). Der Aufsichtsrat muss laut § 171Abs. 2 Satz 3 AktG zu dem Ergebnis der Prufung des Abschluss-prufers Stellung nehmen; die Prufung durch den Aufsichtsraterfolgt also im Anschluss an die Prufung durch den Abschluss-prufer. Der Aufsichtsrat berichtet dann schriftlich uber die Prufungan die Hauptversammlung (§ 171 Abs. 2 Satz 1 AktG).

Die Feststellung des Jahresabschlusses wird fur die einzelnenGesellschaftsformen in den einschlagigen Gesetzen geregelt:

• fur die Aktiengesellschaft in §§ 172, 173 AktG, wonach dieFeststellung durch Vorstand und Aufsichtsrat (§ 172 AktG)oder durch die Hauptversammlung (§ 173 AktG) erfolgt.

Die Feststellung durch die Hauptversammlung kommt nur inden Fallen zum Tragen, in denen Vorstand und Aufsichtsratbeschließen, die Feststellung der Hauptversammlung zu uber-lassen oder in denen der Aufsichtsrat den Jahresabschlussnicht gebilligt hat.

• fur die Kommanditgesellschaft auf Aktien in § 286 AktG: hierstellt die Hauptversammlung den Jahresabschluss fest; Voraus-

Prüfung

Prüfungdurch denAufsichtsrat

Feststellungdes JA



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setzung ist die Zustimmung des personlich haftenden Gesell-schafters (§ 286 Abs. 1 AktG);

• fur die GmbH in § 42a GmbHG, wonach Jahresabschluss undLagebericht unverzuglich nach der Aufstellung (bzw. bei pru-fungspflichtigen GmbHs nach der Prufung) den Gesellschaf-tern „zum Zwecke der Feststellung des Jahresabschlusses“ vor-zulegen sind7.

Fur alle Gesellschaftsformen gilt: Der Jahresabschluss kann nichtfestgestellt werden, sofern er nicht (im Falle einer bestehendenPrufungspflicht) gepruft wurde (§ 316 Abs. 1 Satz 2 HGB).

Anmerkung:

Der Konzernabschluss wird nicht festgestellt, da an ihn keineunmittelbaren Rechtswirkungen (wie z.B. die Ausschuttungs-bemessung) geknupft sind.

Dadurch werden die zeitliche Abfolge – und damit auch dieAnsatzpunkte fur eine Beschleunigung des Prozesses – fur das „Pro-jekt“ Fast Close bei kapitalmarktorientierten Aktiengesellschaftenvorgegeben:

1) Aufstellung;

2) Prufung durch Abschlussprufer;

3) Prufung durch Aufsichtsrat;

4) Veroffentlichung.

7 Sofern die GmbH einen Aufsichtsrat hat, ist auch dessen Bericht zusatzlichden Gesellschaftern vorzulegen.

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Die zeitliche Einordnung der Feststellung des Jahresabschlusseserfolgt abhangig davon, ob Vorstand und Aufsichtsrat oder dieHauptversammlung den Jahresabschluss feststellen.

H.3 Grundlegende Optionen

Stellt man die Abschlusserstellung bis hin zum veroffentlichungs-fahigen Konzernabschluss als Prozess dar, ergibt sich folgendes Bild:

1) Laufende Finanzbuchhaltung;

2) Aufstellung des Einzelabschlusses;

3) „Reporting Package“;

4) Aufstellung des Konzernabschlusses;

5) Prufung;

6) Veroffentlichung / Bilanzpressekonferenz.

Moglichkeiten, die Abschlusserstellung zu beschleunigen und zuoptimieren sind u.a.:

• Verkurzung, Vereinfachung, Standardisierung und Automati-sierung der Prozesse;

• Vereinfachung der Bilanzierung und Bewertung sowohl imHinblick auf das Mengengerust als auch den Wertansatz;

• zeitliche Vorverlagerung von Arbeiten;

• Aufteilung der Arbeiten auf mehr Personen / Abteilungen, umEngpasse zu entlasten oder umgekehrt: Zusammenfassung vonTatigkeiten bei einigen wenigen, um Koordinationsprobleme zumindern;



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• Zuweisen von Verantwortlichkeiten und entsprechenden Kom-petenzen / Weisungsbefugnissen.

Dazu zahlen im Einzelnen z.B. folgende Maßnahmen:

Diese Maßnahme bezieht sich auf die Nebenbucher Anlagebuch-haltung, Inventurbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuch-haltung sowie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Die Bucher wer-den nicht wie bei einem herkommlichen Abschluss ublich am31. Dezember geschlossen, sondern vor dem Abschlussstichtag(i.d.R. maximal ein bis zwei Wochen vorher).

Voraussetzung fur die Anwendbarkeit der Methode ist, dass sich inden genannten Nebenbuchern keine wesentlichen Veranderungenin der Zeit zwischen der vorzeitigen Schließung und dem Bilanz-stichtag ergeben.

Beispiel:

Es sollten in der Anlagenbuchhaltung keine großeren Zugangean Grundstucken oder Maschinen mehr zu verbuchen sein.

Die in dem Zwischenzeitraum auftretenden Transaktionen wer-den erst in der darauffolgenden Periode (dem nachsten Geschafts-jahr) verbucht. Damit wird zwar das Stichtagsprinzip des § 252Abs. 1 Nr. 3 HGB verletzt, dies lasst sich aber durch den Wesent-lichkeitsgrundsatz ggf. rechtfertigen.

Eine integrierte ERP-Software in allen Unternehmensbereichen(Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Vertrieb etc.) bzw. konzern-weit eingesetzt erleichtert die Abschlussarbeiten erheblich, da keinemanuellen Schnittstellen den Datenfluss „bremsen“. In der Praxiswird in vielen Unternehmen noch umfassend mit Spreadsheets(z.B. fur die Vorratsbewertung auf Basis einer Reichweitenanalyse)gearbeitet, deren Ergebnisse dann manuell eingepflegt werden mus-

vorzeitigesSchließen derNebenbücher

integrierteERP-Software

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sen. Das muss nicht kritisch sein; eine systemseitige Berechnungwird aber immer schneller und weniger aufwandig sein (abgesehenvom oftmals erheblichen erstmaligen Implementierungsaufwand).

Voraussetzung fur einen erfolgreichen Fast Close ist das Aufsetzeneines entsprechenden Projekts, das moglichst durch die obersteUnternehmensleitung entsprechend gestutzt werden sollte. Aus-gehend vom „gewunschten“ Aufstellungstermin (Fertigstellungster-min des Abschlusses), muss ein Projektplan mit Beschreibung derjeweiligen Aktivitat, Verantwortlichem und genauen (End-)Termi-nen erstellt werden.

Beispiel:

Bilanzposten / Aktivitat Termin Verantwortlicher

Forderungen / Verbindlichkeiten

Vorlaufige Intercompany-Abstimmung zum30. November 2012

10.12.2012 Meier (Buchhaltung)

Vorrate

Durchfuhrung Reichweitenanalyse FertigeErzeugnisse

04.01.2013 Muller (Vertrieb)

Ruckstellungen

Berechnung der Urlaubsruckstellung

04.01.2013 Huber (Personalabteilung)

…

Abhangigkeiten sind bei der Terminplanung zu beachten.

Beispiel:

Die Berechnung der Ruckstellung fur ausstehende Rechnungenkann erst nach Buchungsschluss fur die Kreditorenbuchhaltungerfolgen.

Projektplan„Abschlusser-stellung“



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Zum Projektplan gehoren auch allgemeine Anweisungen.

Beispiele:

• der letzte Warenausgang erfolgt am 22. Dezember;

• Wareneingange werden bis zum 22. Dezember angenommen(Lieferanten sind entsprechend zu informieren);

• die Inventur findet am 23. Dezember statt.

Hard Close

Der sog. Hard Close bezeichnet die Erstellung eines Monats-abschlusses (i.d.R. auf den 30. November des Geschaftsjahrs, umeine moglichst große Zeitnahe zum Bilanzstichtag zu wahren), derjedoch im Gegensatz zu den ublichen Monatsabschlussen sorgfalti-ger, genauer und den Anforderungen eines Jahresabschlusses ent-sprechend aufgestellt wird. Dazu zahlen z.B. die genaue Buchungder Abschreibungen, exakte Berechnungen der Ruckstellungen undAbgrenzungen sowie die gesetzesgemaße Bewertung der Vorrate(Niederstwertprinzip etc).

Der verbleibende Monat (im Regelfall: Dezember) wird geschatztund diese Schatzungen gehen in den Abschluss ein (d.h., derAbschluss wird „wie ublich“ mit Werten zum 31. Dezembererstellt). Alle Bilanzierungs- und Bewertungsfragen (z.B. Gibt esBedarf fur außerplanmaßige Abschreibungen? Mussen Wertberich-tigungen auf Forderungen gebildet werden?) werden bereits zu die-sem Zeitpunkt geklart. Dieser Abschluss zum 30. November mitWerten zum 31. Dezember ist dann auch Gegenstand der Prufung.Soweit moglich und notwendig, werden die so ermittelten Bilanz-und GuV-Werte laufend aktualisiert.

Entsprechend werden auch die dazugehorigen Prufungshandlun-gen in enger Abstimmung mit dem Abschlussprufer vorgezogen.

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Der Hard Close ist eine der in der Praxis angewandten Moglich-keiten, einen Fast Close zu erreichen.

Beispiel:

Beim Celesio-Konzern umfasst der Jahresabschlussprozess aus-weislich des Geschaftsberichts zum Einen einen Hard Close aufden 30. September des Geschaftsjahrs, „der nach Art und Umfangder Abschlusserstellungstatigkeiten nahezu einem Jahresabschlussentspricht“, sowie den Fast Close zum 31. Dezember des Geschafts-jahrs.

Der Hard Close tritt in der Praxis in zwei Varianten auf: als voll-umfanglicher und als auf Teilbereiche bezogener Hard Close.

Beim vollumfanglichen Hard Close wird ein vorgezogener, kom-pletter Abschluss (i.d.R. zum 30. November) mit Bilanz- undGuV-Werten zum 31. Dezember erstellt. In dem Fall mussen dieWerte fur den Monat Dezember geschatzt bzw. durch Fortschrei-bung ermittelt werden.

Da die Korrektheit und Verlasslichkeit des Abschlusses weiterhingewahrleistet sein muss, sind ggf. bei wesentlichen AbweichungenAnpassungen der Bilanz- und GuV-Posten erforderlich.

Beim teilumfanglichen Hard Close beschrankt sich die Erstellungeines vorgezogenen Abschlusses auf besonders geeignete Bilanz-und GuV-Posten. Andere Abschlussposten werden wie ublich zumBilanzstichtag ermittelt.

vollum-fänglicherHard Close

teilum-fänglicherHard Close



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Fur einen Fast Close geeignete Bilanzposten sind ublicherweise:

• Anlagevermogen;

• Vorrate;

• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;

• Forderungen innerhalb des Konzernverbunds;

• Rechnungsabgrenzungsposten;

• Pensionsruckstellungen;

• sonstige Ruckstellungen;

• Anleihen;

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;

• Verbindlichkeiten innerhalb des Konzernverbunds.

Fur einen Fast Close nicht oder nur beschrankt geeignete Bilanz-posten sind ublicherweise:

• Bankguthaben / Verbindlichkeiten gegenuber Kreditinstituten;

• sonstige Vermogensgegenstande / sonstige Verbindlichkeiten;

• Steuerruckstellungen;

• latente Steuern.

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H.4 Fast Close im Jahresabschluss(Einzelabschluss)

Die Maßnahmen, die mit einem Fast Close als Zielsetzung ergriffenwerden konnen, sollen beispielhaft fur die wesentlichen Bilanzpos-ten dargestellt werden.

Vorab sollten Wesentlichkeitsgrenzen festgelegt werden, um zusehen, ob es im Einzelfall des Aufwands bedarf, einen Bilanzpostengenau zu ermitteln bzw. auftretende Differenzen zu klaren. Damitsteht fest, welche Ungenauigkeiten bzw. auch Schatzfehler akzep-tiert werden.

Anlagevermögen

Die Inventur fur das Sachanlagevermogen muss nicht zum Jahres-ende durchgefuhrt werden; vielmehr erlauben die Regelungen desHGB eine zeitlich vorverlegte Bestandserfassung (vgl. § 241 HGBsowie den Beitrag � Inventur).

Soweit Vermogensgegenstande des Sachanlagevermogens regelma-ßig ersetzt werden und ihr Gesamtwert fur das Unternehmen vonnachrangiger Bedeutung8 ist, konnen sie mit einer gleichbleibendenMenge und einem gleichbleibenden Wert (Festwert) angesetzt wer-den, sofern ihr Bestand in seiner Große, seinem Wert und seinerZusammensetzung nur geringen Veranderungen unterliegt (§ 240Abs. 3 Satz 1 HGB). Der Festwert kann z.B. – sofern die o.g.Voraussetzungen gegeben sind – auf Buroausstattung oder Labor-einrichtung angewandt werden. Dadurch fallen die jahrliche kor-perliche Bestandsaufnahme sowie die Einzelwertermittlung furdiese Vermogenswerte weg.

Die bei Anwendung des Festwertverfahrens auf das Anlagever-mogen nach § 240 Abs. 3 Satz 2 HGB alle drei Jahre erforderliche

8 Nachrangige Bedeutung ist nicht mehr gegeben, wenn der Gesamtfestwertuber funf Prozent der Bilanzsumme betragt.

Wesentlich-keitsgrenzen

Inventurdes Anlage-vermögens

Festbewertung



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physische Bestandsaufnahme kann rollierend durchgefuhrt wer-den, indem z.B. jedes Jahr ein Drittel des Bestands gezahlt wird.Dadurch wird zwar jedes Jahr mit Arbeit belastet, allerdings redu-ziert sich dadurch der große Aufwand im dritten Jahr, der Prozesswird standardisiert und zur Routine.

Ob außerplanmaßige Abschreibungen vorzunehmen sind, lasst sicham 30. November eines Geschaftsjahrs in der Regel ebenso gutbeurteilen wie am 31. Dezember und kann deshalb vorgezogenwerden. Am Jahresende ist dann zu uberprufen, ob sich neueAnhaltspunkte fur weiteren außerordentlichen Abwertungsbedarfoder den Wegfall ursprunglicher Grunde fur eine außerplanmaßigeAbschreibung ergeben haben. V.a. in der IFRS-Rechnungslegungsind Berechnungen zum Werthaltigkeitstest (Impairment Testnach IAS 36) aufwandig und erfordern einen gewissen Zeitbedarf.Auch etwaige Zuschreibungsbedarfe konnen bereits vorab gepruftwerden.

Selbst erstellte Vermogensgegenstande des Anlagevermogens, die alsaktivierte Eigenleistungen erfasst werden, sollten laufend auf sepa-rate Projekte gebucht werden, um manuelle Berechnungen amJahresende unnotig zu machen.

Auch die Beteiligungsbewertung kann vor den Bilanzstichtag, z.B.wiederum auf den 30. November vorgezogen werden. Anhalts-punkte fur dauerhafte Wertminderungen i.S.d. § 253 Abs. 3 Satz 3HGB, die verpflichtend zu einer außerplanmaßigen Abschreibungfuhren oder auch nicht dauerhafte Wertminderungen i.S.d. § 253Abs. 3 Satz 4 HGB, fur die ein Abwertungswahlrecht besteht, lie-gen i.d.R. ebenfalls unterjahrig vor (z.B. aufgrund monatlicherReportings der Beteiligungen).

Ggf. sind hier umfangreiche Unternehmensbewertungen z.B. nachdem Ertragswertverfahren notwendig, die intern mit großerem Auf-wand verbunden sind oder als Gutachten beauftragt werden. Inso-fern ist hier eine moglichst fruhe Beurteilung der Werthaltigkeitder Beteiligungen moglich und angemessen.

außerplan-mäßige Ab-

schreibungen

aktivierteEigenleis-

tungen

Beteiligungs-bewertung

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Vorräte

Die Inventur fur das Vorratsvermogen muss nicht zum Jahresendedurchgefuhrt werden; die Regelungen des HGB eroffnen hierviele Moglichkeiten:

• eine zeitlich abweichende Bestandserfassung (eine vorverlegteInventur);

• Inventurvereinfachungsverfahren;

• eine permanente Inventur;

• sowie u.U. bei Vorliegen der Voraussetzungen eine Stichpro-beninventur (vgl. § 241 HGB sowie den Beitrag � Inventur).

Die Bilanzierung und Bewertung des Vorratsvermogens kann aufmehrere Arten vereinfacht werden, um einen Fast Close durchgeringeren Arbeitsaufwand zu unterstutzen:

Vermogensgegenstande des Vorratsvermogens mussen – im Gegen-satz zu dem allgemeinen Grundsatz des § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB –nicht zwingend einzeln bewertet werden. Sofern es sich um gleich-artige Vermogensgegenstande handelt, konnen diese zusammenge-fasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt (§ 240Abs. 4 HGB) oder nach den Verbrauchsfolgeverfahren des § 256HGB (LIFO, FIFO) bewertet werden.

Auch fur Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe kann unter den bereitsbeim Sachanlagevermogen genannten Voraussetzungen ein Fest-wert angesetzt werden (§ 240 Abs. 3 Satz 1 HGB).

Eine weitere Moglichkeit, die Bewertung zu vereinfachen, ist dieStandardkostenmethode. Standardkosten sind Plankosten, diemeist zum Ende einer Periode fur die Folgeperiode analytischfestgelegt werden. Dabei fließen Material- und Lohnaufwandmit ihren in der Regel gut prognostizierbaren Faktorpreisen

Inventur

Bewertung

Bewertungsver-einfachungs-verfahren

Festbewertung

Standard-kosten



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(Einkaufspreise, Lohne) als Einzelkosten in die Bewertung derfertigen Erzeugnisse bzw. Produkte ein. Zudem wird einegeplante Kapazitatsauslastung als Grundlage fur die Berechnungder Gemeinkostenzuschlage angesetzt.

Die Vereinfachung fur die Bewertung besteht darin, dass Fertig-erzeugnisse nunmehr das ganze Jahr uber und auch am Bilanzstich-tag mit diesen Standardkosten bewertet werden. D.h., eine z.B.monatliche, aufwandige Bewertung auf Basis der Ist-Kosten dervergangenen Periode entfallt. Voraussetzung ist jedoch, dass dieStandardkosten regelmaßig uberpruft9 und – im Falle wesentlicherAbweichungen – angepasst werden.

Auch unfertige Erzeugnisse konnen in das Standardkostenmodellintegriert werden, indem Zwischenstufen definiert und z.B. mitentsprechenden prozentualen Werten versehen werden.

Beispiel:

Ein Hersteller von Turen definiert u.a. folgende Zwischenproduk-tionsstufen: „Tur unlackiert“, „Tur lackiert“, „Tur mit Beschla-gen versehen“.

Fur eine fertige Tur wurden Standardherstellungskosten von200 Euro ermittelt; die Zwischenstufe „Tur unlackiert“ wird mit50 Prozent (d.h. 100 Euro), die „Tur lackiert“ mit 70 Prozent(d.h. 140 Euro) bewertet, usw.

Die Anwendung der Standardkostenmethode setzt eine gute ana-lytische Planung der Kostenstruktur voraus.

Wertberichtigungen konnen im Vorratsvermogen als standardi-sierter Prozess definiert werden. Beispielsweise konnen die Bewer-

9 Z.B. wenn sich Rohstoffpreise fur Ol oder Stahl gegenuber den Planannahmenwesentlich starker erhohen.

Wertberich-tigungen

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tungen (z.B. durchschnittlicher Einkaufspreis) zur Durchfuhrungdes Niederstwerttests per EDV-Auswertung mit den aktuell imSystem erfassten Preisen (oder aktuellen Preislisten) oder behelfs-weise mit dem letzten Einkaufspreis verglichen werden.

Zudem kann auf Basis der Umsatzzahlen (z.B. der durchschnitt-lichen Abverkaufe der jeweils letzten drei Monate) eine Hochrech-nung der Reichweite der Lagerbestande vorgenommen werden,auf dessen Basis dann pauschalierte (prozentuale) Gangigkeits-abschlage nach einem vom Unternehmen festgelegten Abwer-tungsschema vorgenommen werden.

Intercompany-Salden

Eine der wesentlichen Tatigkeiten im Rahmen der Abschlusserstel-lung von Unternehmen, die in einen Konzernverbund integriertsind, ist die sog. Intercompany-Abstimmung: Die Konzernunter-nehmen stimmen zum Bilanzstichtag ihre wechselseitigen Forde-rungen und Verbindlichkeiten ab. Dabei ergeben sich in der Praxisregelmaßig Differenzen, die sich uber das Geschaftsjahr kumulierthaben und die zu klaren sind.

Wird diese Intercompany-Abstimmung hingegen regelmaßig – z.B.auf Quartals- oder gar Monatsbasis – vorgenommen, reduzierensich die Abstimmungsarbeiten zum Abschlussstichtag ganz wesent-lich. Differenzen werden sofort geklart, so dass zum Jahresendekeine wesentlichen Abstimmungsarbeiten mehr anfallen.

Das stellt auch die diesbezugliche Korrektheit etwaiger Zwischen-berichte sicher.

Forderungen / Debitorenbuchhaltung

Eine Integration des Rechnungs- und Buchhaltungssystemsbeschleunigt den Abschlussprozess. In vielen kleineren mittel-

Abstimmungder Konzern-salden

integrierteSoftware



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standischen Firmen hingegen werden Rechnungen noch manuellgebucht – dies ist wie ublich eine Kosten-Nutzen-Erwagung.

Geldeingange auf den Bankkonten sollten taglich mit den Forde-rungen bzw. offenen Rechnungen ausgeziffert werden, um keinekumulierten ungeklarten Betrage in den Forderungssalden amBilanzstichtag zu haben.

Die letzten Ausgangsrechnungen sollten unmittelbar nach demAbschlussstichtag gebucht werden. Hat das Unternehmen z.B.zwischen Weihnachten und Neujahr Betriebsferien und werdensomit in dieser Zeit keine Lieferungen mehr ausgefuhrt, kann derBuchungsschluss vor den Bilanzstichtag verlagert werden.

Viele Unternehmen (und auch Abschlussprufer) stimmen ihre Sal-den (wesentliche oder per Stichprobe ermittelte) mit Kundenunterjahrig mittels Saldenbestatigungen ab, z.B. zum 30. Novem-ber des Geschaftsjahrs. Etwaige Differenzen konnen somit nochvor dem Bilanzstichtag geklart werden. In dem Fall muss nur nocheine Fortschreibung der Salden bis zum Bilanzstichtag kontrolliertbzw. gepruft werden.

Die Abteilung, die den engsten Kundenkontakt hat (Vertrieb,Auftragsbearbeitung), sollte angehalten werden, etwaige Informa-tionen, die ggf. eine Einzelwertberichtigung erfordern (z.B. Insol-venz des Kunden, strittige Leistungsumfange („Ware nicht erhal-ten“, „mit Qualitat unzufrieden“ etc.)), umgehend auch unterjah-rig an die Finanzbuchhaltung zu melden.

Daruber hinaus kann bei Forderungen eine monatliche Analysedes Forderungsbestands (z.B. Altersstrukturanalyse) vorgenom-men werden, um – verknupft mit einem pauschalisierten Abwer-tungsschema (z.B. Forderungen, die mehr als 90 Tage uberfalligsind, werden zu 50 Prozent abgeschrieben; Forderungen, diemehr als 180 Tage uberfallig sind, werden zu 100 Prozent abge-schrieben; zudem werden auf den verbliebenen Bestand Landerri-siken durch differenzierte pauschale Prozentsatze abgebildet) –den Wertberichtigungsbedarf jeweils aktuell zu haben.

Auszifferung

Umsatz-verbuchung /

Abgrenzung

Saldenabstim-mung / -bestä-

tigung

Wertberich-tigung

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Rechnungsabgrenzungsposten

Das Unternehmen kann versuchen, Vertrage, die bestimmte Zeit-raume abdecken und im Vorhinein bezahlt werden (z.B. Versiche-rungen, Wartungsvertrage, Abonnements, Webhosting etc.), aufeinen dem Kalenderjahr entsprechenden Zeitraum umzustellen.Damit reduziert sich oder entfallt gar die Berechnung und Buchungvon Rechnungsabgrenzungsposten.

Rückstellungen

Viele Unternehmen berechnen Ruckstellungen ausschließlich zumJahresende; dies auch dann, wenn sie unterjahrig, z.B. monatlich(innerbetriebliche) Abschlusse bzw. Managementreports aufstellen.Ggf. werden Ruckstellungen pro rata zugefuhrt (z.B. werdenmonatlich „budgetierte“ ein Prozent vom Umsatz als Gewahrleis-tungsruckstellung gebucht; wie hoch der tatsachlich erforderlicheProzentsatz ist, wird dann am Jahresende anhand von Statistikenetc. ermittelt).

Sofern die Prozesse standardisiert sind, konnen Ruckstellungenautomatisch monatlich gebucht werden.

Beispiele:

Die Personalsoftware erfasst die bestehenden und verbrauchtenUrlaubstage. Verbunden mit den entsprechenden Gehaltern10 undSozialversicherungskosten lassen sich Tagessatze und damit dieUrlaubsruckstellung „auf Knopfdruck“ errechnen. Dies gilt analogfur zu vergutende Uberstunden.

Garantiekosten werden unterjahrig erfasst. Ein entsprechendermittelter Prozentsatz an Garantiekosten wird zum 30. Novem-ber auf den hochgerechneten Jahresumsatz angewandt.

10 Ggf. wird hier mit Durchschnittsgehaltern und Sozialabgaben gerechnet.

vorgezogeneBildung vonRückstellungen



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Auch Boni und Tantiemen konnen in der Regel schon vor demBilanzstichtag geschatzt werden. Zwar hangen die genauen Bonioft von den endgultigen Zahlen ab (z.B. Umsatzprovision furden Vertrieb), allerdings ist zum 30. November eine Prognosebzw. Hochrechnung meist kein Problem.

Zu den Abschlussarbeiten im Bereich Ruckstellungen gehort auchdie fruhzeitige Einholung von Rechtsanwaltsschreiben (z.B. auf den30. November) mit Details zu anhangigen Rechtsstreitigkeiten, umProzessrisiken entsprechend abbilden zu konnen. Zum Jahresendereicht dann eine kurze Stellungnahme der Rechtsanwalte, ob sichneue Sachverhalte oder andere Beurteilungen ergeben haben.

Die Pensionsruckstellung wird bei vielen Unternehmen auch ohneFast Close bereits vorab durch Gutachter ermittelt, da die benotig-ten Daten in der Regel bereits vor Jahresende bekannt sind.

Verbindlichkeiten / Kreditorenbuchhaltung

Sofern Wareneingange, empfangene Leistungen (z.B. eine Marke-ting-Kampagne oder Veredelungsarbeiten) und Rechnungseingangetaglich verbucht werden, reduziert sich der Aufwand am Bilanz-stichtag erheblich. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, dassalle Bestellungen im EDV-System erfasst werden und nicht ma-nuell „am System vorbei“ initiiert werden.

Fur die Erfassung der Wareneingange bzw. empfangenen Leistun-gen, fur die noch keine Rechnung eingegangen ist, gibt es verschie-dene Moglichkeiten: zum Einen kann aus dem EDV-System abge-lesen werden, welche Bestellvorgange noch nicht abgeschlossensind. Zum Anderen konnten diese auch uber ein Verrechnungs-konto abgebildet werden. Daraus lasst sich die Ruckstellung furausstehende Rechnungen ableiten.

Pensionsrück-stellungen

Warenein-gangs- /

Rechnungs-verbuchung

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Fur Saldenabstimmungen- / bestatigungen gilt das bei den Forde-rungen erwahnte Prozedere analog.

H.5 Fast Close im Konzernabschluss

Das wichtigste Instrument, um einen termingerechten schnellenKonzernabschluss zu gewahrleisten, ist ein verbindlicher Termin-plan zur Abgabe der jeweiligen Reporting Packages an die Konzern-zentrale. Daraus konnen die einzelnen Konzerngesellschaften denihnen verbleibenden Zeitplan ableiten.

Von hoher Bedeutung sind Einheitlichkeit und Standardisierung:dazu gehoren einheitliche Kontenrahmen und Reporting Packagesfur alle Gesellschaften sowie ein konzernweites Bilanzierungshand-buch, das Bilanzierung (Welche Aktivierungswahlrechte werdenausgeubt?), Bewertung (Definition der Herstellungskosten; genutzteBewertungsvereinfachungsverfahren; Festlegung der Abschreibungs-methoden und Nutzungsdauern; etc.) und den Ausweis verbindlichregelt.

Dazu gehort aber auch eine Definition von Prozessen mit Beschrei-bung der Tatigkeiten („Alle Konzernunternehmen fuhren eine vor-gelagerte Inventur am 30. November durch“) und Fristen („undbuchen die Inventurdifferenzen innerhalb von drei Werktagen.“).Auch Vorlagen („Templates“) konnen darin enthalten sein (z.B.ein Format fur den Ruckstellungsspiegel oder ein Schema zurBerechnung pauschaler Wertberichtigungen anhand der Alters-strukturliste der Forderungen).



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H.6 Abschließende Betrachtung / Fazit

Der Fast Close hat einige Problematiken:

• Zeitdruck

Unter Zeitdruck entstehen eher Fehler.

• Stichtagsprinzip

Das Stichtagsprinzip des § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, wonach dieBewertung zum Abschlussstichtag, d.h. unter Berucksichtigungaller bis dahin eintretenden Wertminderungen, vorzunehmenist, wird durch eine Vorverlagerung von Abschlussbuchungenverletzt.

• Wertaufhellungszeitraum

Der Wertaufhellungszeitraum wird verkurzt: Durch die schnel-lere Schließung der Bucher bzw. die Vorziehung des Aufstel-lungszeitpunkts reduziert sich der Zeitraum nach dem Bilanz-stichtag, innerhalb dessen u.U. werterhellende Tatbestandeeine Berucksichtigung im bzw. eine Anderung des Abschlusseserfordern (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).

• Prufung

Die Prufung gerat ebenfalls unter großeren Zeitdruck. Die Pru-fungsgesellschaften begegnen diesem z.B. durch eine Vorverlage-rung von Prufungshandlungen, den verstarkten Einsatz von Sys-temprufungen sowie ggf. den Einsatz entsprechender „Man-power“ auf dem Prufungsmandat.

Fur kapitalmarktorientierte Unternehmen ist ein schnellerAbschluss sicherlich essenziell und durch gute Organisation auchohne wesentliche Qualitatseinbußen erreichbar.

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Fast Close - Home | · sich ein Unternehmen hier verbessern kann, ha¨ngt natu¨rlich davon ab, wie lange es bisher fu¨r einen Abschluss gebraucht hat. So steht am Anfang eines