FileMaker Pro 6 - Widnau Schule Online · 2014. 4. 2. · 6 Einführung in FileMaker Pro betrachtet werden. Man kann Layouts erzeugen für die Dateneingabe, für das Suchen, für

FileMaker Pro 6Einführung

UniversitätsrechenzentrumKlingelbergstrasse 70, 4056 BaselH. ChristenJuni 2003

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EINLEITUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

GRUNDLAGEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

DATENSÄTZE, FELDER UND LAYOUTS.................................................................................................5

ERSTELLEN EINER ADRESSKARTEI .....................................................................................................7

DIE STANDARDELEMENTE (STATUSBEREICH).......................................................................................9

BETRIEBSARTEN (MODI)................................................................................................................. 10

GESTALTEN VON LAYOUTS.............................................................................................................. 12

LISTEN-, TABELLEN- UND FORMULAR-ANSICHT ................................................................................ 16

FORMATIEREN.............................................................................................................................. 18

ARBEITEN MIT DATEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4

DATEN EINGEBEN .......................................................................................................................... 24

DATEN SUCHEN............................................................................................................................. 33

DATEN BEARBEITEN....................................................................................................................... 38

DATEN SORTIEREN......................................................................................................................... 41

IMPORT UND EXPORT VON DATEN.................................................................................................... 44

AUSDRUCKEN............................................................................................................................... 50

FORTGESCHRITTENE TECHNIKEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1

FORMELFELDER............................................................................................................................ 51

AUSWERTEFELDER ........................................................................................................................ 53

WIEDERHOLFELDER....................................................................................................................... 55

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RELATIONALE VERKNÜPFUNGEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 9

DIE 1→N RELATION MIT HAUPTSCHLÜSSEL ...................................................................................... 61

DIE 1→1 RELATION MIT FREMDSCHLÜSSEL...................................................................................... 64

VERKNÜPFUNG DURCH REFERENZ................................................................................................... 67

SERIENBRIEF-FELDER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 9

ETIKETTEN DRUCKEN..................................................................................................................... 69

SERIENBRIEFE ERSTELLEN.............................................................................................................. 72

REPORTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 3

DIE BEREICHE IM LAYOUT.............................................................................................................. 74

TEILAUSWERTUNGEN..................................................................................................................... 74

AUTOMATISIERUNGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 0

BILDER ARCHIVIEREN.................................................................................................................... 81

TASTEN-BEFEHLE.......................................................................................................................... 84

SELBSTDEFINIERTE SCHALTFLÄCHEN .............................................................................................. 86

SCRIPTE ...................................................................................................................................... 88

WEITERFÜHRENDE TECHNIKEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 1

Einführung in FileMaker Pro 3

Einleitung

FileMaker Pro ist ein Datenbankprogramm, mit dem man jede Art von Daten strukturiert erfas-sen, darstellen und auswerten kann. Im einfachsten Fall sind dies Karteien wie Adressdaten oderVersandlisten. Aber auch komplexere Datenbankanwendungen wie Warenlager oder Ausleih-kontrollen lassen sich mit FileMaker Pro realisieren.

FileMaker Pro erlaubt seit Version 3 echte relationale Datenbanksysteme aufzubauen. SeineStärke liegt in der einfachen Handhabung des Programms und vor allem in der Tatsache, dassder Normalanwender selber seine Datenbankprogramme entwickeln und anpassen kann, ohnesich allzu stark in den Tiefen der Programmierung zu verlieren. Bei klassischen relationalenDatenbankprogrammen braucht es dazu meist einen Datenbankentwickler, also einen Profi, vondem man im Grunde immer abhängig ist, wenn man an der Datenbank Abänderungen oder Er-gänzungen vornehmen will.

In FileMaker Pro kann man die Layouts, das sind die Masken für die Eingabe und die Report-gestaltung, selber mit einfachen Werkzeugen gestalten und jederzeit ergänzen. Aus vorhandenenDaten kann man über Funktionen neue Daten berechnen lassen oder man kann gruppierte Datenin Reporten auswerten.

Zu den wesentlichen Leistungsmerkmalen von FileMaker Pro zählen unter anderem:

Einfacher Aufbau einer Datenbank mit vordefinierten LayoutsKomfortable Gestaltungsmöglichkeit von Masken und ReportsArbeiten mit relationalen Verknüpfungen aus mehreren DateienEffiziente Suchfunktionen, da alle Felder indexiert werden könnenGute Auswertemöglichkeiten für BerichteAutomatische Abläufe auf Knopfdruck (Script-Programmierung)Anbindung ans Internet durch Webpublishing

Man kann mit FileMaker Pro erstaunlich komfortable Applikationen bauen, die nahe an grosseDatenbanksysteme reichen, sollte aber nie vergessen, dass das eigentliche Einsatzgebiet vonFileMaker Pro die Vereinfachung der täglichen Routineaufgaben im Bürobereich ist, also einfa-che Register, Verzeichnisse und Listenverwaltung oder Adressenverwaltung mit Etikettendruck.

4 Einführung in FileMaker Pro

Die vorliegende Einführung soll dazu dienen, den ersten Einstieg in FileMaker Pro zu erleich-tern und die Wege aufzeigen, wie man anhand der Originalhandbücher auch die Feinheiten desProgramms ausschöpfen kann.

Grundlagen

Als Datenbank kann im Grunde jede geordnete Sammlung von Daten auf dem Computer be-zeichnet werden. Jeder Computer besitzt an sich schon als Teil des Betriebssystems eine "Da-tenbank", um alle Dokumente und Programme zu verwalten. Wir nennen dies das Filesystemdes Computers und meinen damit die Möglichkeit, Dateien (Files, Dokumente oder Programme)geordnet und strukturiert in Ordnern (Folders, Directories) abzulegen und wieder aufzufinden.

Natürlich könnte man dieses Filesystem auch dazu verwenden, um eine eigene "Datenbank"aufzubauen, etwa ein Personenregister, und für jede Person ein eigenes Dokument anlegen.

Der offensichtliche Nachteil einer solchen Dokumentensammlung wäre sicher, dass man denInhalt der erstellten Dokumente nicht wiederverwerten kann, etwa zum Erstellen von Listen.Ausserdem kann ein einzelnes Dokument nicht verschiedene Darstellungsformen besitzen undwenn man etwa eine Änderung anbringen möchte, z.B. die Bemerkungen vergrössern, dannmüsste man dies von Hand in allen Dokumenten einzeln durchführen.

Aus diesen Gründen drängt sich ein anderes Konzept zum Verwalten gleichartiger Daten auf:die Datenbank als Sammlung gleichartig strukturierter Datensätze mit der Möglichkeit, dieseDaten nach Wunsch auszuwählen und darzustellen.


Datensätze, Felder und Layouts

Eine Datenbank ist eine Sammlung gleichartiger Informationseinheiten mit einer Struktur. Sieist immer aus gleichartigen Datensätzen (Records) aufgebaut, die jeweils ein bestimmtes Objektbeschreiben, etwa eine Person bei Personendateien. Der einzelne Datensatz wiederum ist unter-strukturiert in so genannte Felder als Teile eines Datensatzes, etwa der Name oder Vorname beiPersonendateien. Diese Felderstruktur ist für alle Datensätze immer gleich. Die Gesamtheit allerDatensätze wird in einer Datei zusammengefasst. In komplexeren Datenbankanwendungenkann man mit mehreren solchen Dateien1 arbeiten, man kann sie untereinander verknüpfen, z.B.über ein gemeinsames eindeutiges Schlüsselfeld und auf diese Weise vermeiden, dass die glei-che Information mehrfach abgelegt wird. FileMaker Pro unterstützt solche relationalen Ver-knüpfungen und kann über 100 einzelne Dateien miteinander in Beziehung bringen.

Für den Anfang ist es am besten, wenn man sich die Datenbank nur als eine einzige Datei vor-stellt, strukturiert in Datensätze mit Feldern (sog. flat file database). Man kann sich eine solcheDatenbank als Abbild eines konventionellen Karteikastens (= Datei) mit Karteikärtchen (= Da-tensatz) vorstellen.

VornameName

TelHaus

StockRaum

MaxMeier22 33 4423A4401

Jede Karteikarte hat eine Unterteilung in Felder für die variablen Einträge. Bei den Karteikartenmuss man unterscheiden zwischen dem festen Feldbeschreibungstext (z.B. der Text Name oderVorname) und dem je nach Datensatz verschiedenen Feldinhalt (z.B. Meier im Namensfeld).Der Feldbeschreibungstext gehört nicht zum Datenbankinhalt sondern ist Teil der Präsentati-onsmaske, welche die Darstellung für die Dateneingabe oder für Reporte festlegt. Solche Mas-ken heissen in FileMaker Pro Layouts. Die gleichen Daten können über verschiedene Layouts

1 Andere Datenbanksysteme reden hier von Tabellen statt von Dateien.


betrachtet werden. Man kann Layouts erzeugen für die Dateneingabe, für das Suchen, für Listenund für Auswertungen beim Ausdrucken. Die Daten werden davon nicht berührt, nur die Dar-stellung ändert sich je nach Layout.

Wenn man die Felder einer Datenbank definiert, dann muss man für jedes Feld einen Feldtypangeben. FileMaker Pro unterstützt die folgenden Feldtypen:

Text Für Texteingaben bis max. 64'000 Zeichen. Mehrere Eingabezeilensind möglich. Alle Wörter im Textfeld können indexiert werden.

Zahlen Für Zahleneingaben mit max. 255 Zeichen. Nur eine Eingabezeileerlaubt. Indexiert wird nur der Zahlenteil

Datum Für ein einziges Datum. Die Darstellung kann einheitlich eingestelltwerden.

Zeit Für eine einzige Zeitangabe. Die Darstellung kann einheitlich einge-stellt werden.

Medien Zum Einspeichern von Bild-, Film- oder Tondokumenten in ein Feld.

Formel Zum Berechnen eines Ergebnisses aus den anderen Feldern dessel-ben Datensatzes.

Auswertung Zum Berechnen bestimmter Ergebnisse aus mehreren gruppiertenDatensätze oder über alle Datensätze.

Global Für Werte, die in allen Records einer Datenbank verwendet werden.

Durch die Angabe eines Typs für jedes Feld wird ein Teil der Interpretation des Feldes vorweg-genommen. Mit Zahlen- Datums- und Zeit-Feldern kann man Rechnen. Zudem vereinfacht derTyp eines Feldes viele Fragen der Darstellung, der Formatierung und auch den Test auf korrekteDateneingabe. Feldlängen spielen in FileMaker Pro keine Rolle, das Maximum für Textfelderist 216 Buchstaben.


Erstellen einer Adresskartei

Das Erstellen einer neuen Datenbank mit FileMaker Pro ist ganz einfach. Starten Sie das Pro-gramm über das Dock oder auf die Ihnen vertraute Weise.

Nach dem Begrüssungsschirm erscheint eine Dialogbox, in welcher man für eine neue DateiVorlagen verwenden kann. Hier wollen wir von Grund auf eine neue Datei erstellen. Sie könnendas Ankreuzfeld unten links ausfüllen, damit der Vorlagendialog nicht mehr erscheint. In derfolgenden Dialogbox geben Sie den Dateinamen testadressen.fp5 für die neu zu erstellendeDatenbank ein, wählen als Speicherort den Schreibtisch und drücken den Sichern-Knopf.

Ein Dokumentfenster wird geöffnet und davor erscheint die Dialogbox zur Felderdefinition.Schreiben Sie die Namen der folgenden 7 Felder (jeweils vom Typ Text) in das vorselektierteNamensfeld.

Titel, Vorname, Name, Adresse, PLZ, Wohnort, Telefon

Man kann die Feldnamen einfach eintippen und nach jedem Namen die Return-Taste drücken.Es verwirrt am Anfang etwas, da man mit dem Eintippen weiterer Felder meint, die alten Namenwürden überschrieben.


Nach Abschluss der Definitionen klicken Sie auf den Fertig-Knopf. Danach wird automatischdas Standard-Layout, d.h. eine Bildschirm-Maske mit allen Feldern für einen Datensatz erzeugt.In diesem Layout kann man sogleich Daten erfassen.

Das Standardlayout hat die Karteikartenform (Formularform). Am linken Rand der Felder ste-hen rechtsbündig und fett die Feldnamen, daneben ist Platz für die einzelnen Felder. Falls beiIhnen die Feldrahmen nicht sichtbar sind, dann klicken Sie einfach mit der Maus in den weissenBereich, wo die Felder erwartet werden. Sofort werden die punktierten Feldrahmen sichtbar. Dasmomentane Eingabefeld wird umrandet dargestellt.


Die Standardelemente (Statusbereich)

Füllen Sie einige Karteikarten mit Daten auf. Verwenden Sie die Tabulator-Taste, um zumnächsten Feld zu springen oder klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Feld. Die Return-Taste sollten Sie während der Eingabe nicht verwenden, es sei denn, Sie möchten in einem be-stimmten Feld mehr als eine einzige Textzeile unterbringen.

Einen neuen leeren Datensatz erzeugt man im Menü Datensätze mit dem Befehl Neuer Daten-satz oder mit der Tastenkombination .

Nachdem die Datenbank einige Datensätze enthält, können Sie sich den Datenbank-Bedienelementen zuwenden. Am linken Rand des Fensters sehen Sie den Statusbereich mit denStandard-Bedienelementen für FileMaker Pro.

Zuoberst befindet sich ein Aufklappmenü, in welchem man das aktuelleLayout einstellen kann. Momentan gibt es hier nur ein Layout.

Darunter ist das Buchsymbol. Im Buch kann man durch einen Klick aufeine Seite vor- oder rückwärts blättern. Je nach Betriebsart (s. u.) wirddabei der Datensatz oder die Seite oder der Suchauftrag durchgeblättert.

Darunter wird die Anzahl Datensätze angezeigt, oft mit Zusatzangabenüber die Selektion oder Sortierung.

Am unteren Rand befinden sich Darstellungssymbole. Der Massstab 100zeigt die aktuelle Grösse in %, die "Berg"-Symbole dienen zur Verkleine-rung oder Vergrösserung und mit dem Fenstersymbol kann man den Sta-tusbereich ein- oder ausschalten.

Je nach Betriebsmodus werden im Statusbereich noch weitere Symbole angezeigt, z.B. die Gra-fikelemente zum Zeichnen und Ausgestalten von Layouts. Auch Schaltknöpfe können dort er-scheinen, etwa zum Auslösen des Suchvorgangs, wenn man Daten finden will.


Betriebsarten (Modi)

Jedes Layout kann in verschiedenen Betriebsarten verwendet werden. Jede Betriebsart hat ihreneigenen Aufgabenbereich. Die Menüs und auch die Schaltknöpfe im Statusbereich können sichje nach Betriebsart ändern.

Man kann die gewünschte Betriebsart über das Ansicht-Menü einstellen oder auch über dieSchaltfläche am unteren Fensterrand, was oft schneller geht.

Blättern

Der Blättern-Modus ist die wichtigste Betriebsart in FileMaker Pro. Im Blättern-Modus bear-beitet man den Inhalt der Datenbank. In diesem Modus kann man Datensätze ansehen oderdurchblättern. Man kann sie aber auch abändern, neu einfügen, löschen oder sortieren.

Suchen

Der Suchen-Modus dient zum Aufnehmen von Suchkriterien (Abfragen), nach denen man Da-ten auffinden und selektieren möchte. Dabei kann man mehrere Such-Abfragen erstellen und ineiner Suche zusammenfassen. Als Resultat der Suche erhält man eine Teilmenge aller Datensät-ze, die so genannten aufgerufenen Datensätze (Suchsatz), mit denen man weiterarbeiten kann.Bei erneuter Suche kann man den Suchsatz einengen oder erweitern. Nach einem Suchvorgangspringt FileMaker Pro automatisch wieder in den Blättern-Modus zurück. Die aufgerufenenDatensätze bleiben erhalten, auch wenn man die Datenbank schliesst. Will man wieder alle Da-tensätze sehen, dann wählt man im Datensätze-Menü den Befehl Alle Datensätze anzeigen.


Seitenansicht

Der Modus Seitenansicht erzeugt am Bildschirm die Darstellung, die man beim Ausdrucken aufPapier sehen würde. Einige Gestaltungsmerkmale werden erst in der Seitenansicht aktiviert, z.B.Felder zusammenrücken oder Zwischentotale bei Auswertungen. Wenn die Seitenansicht nichtden Wünschen entspricht, dann kann man das entsprechende Layout abändern und anpassen.Wenn Sie im Seitenansichts-Modus im Buchsymbol links im Statusbereich blättern, dann wirdSeiten-weise geblättert und nicht Datensatz-weise.

Layout

Die Darstellung der Daten wird in FileMaker Pro über Layouts gesteuert. Die gleichen Datenkönnen über verschiedene Layouts betrachtet werden. Wenn man will, kann man separate Lay-outs erzeugen für die Dateneingabe, für das Suchen, für Listen und für Auswertungen beimAusdrucken. Man kann aber auch dasselbe Layout für alle diese Vorgänge verwenden.

Der Layout-Modus wird zum Gestalten und Ausarbeiten der Layouts verwendet. Die Auswahlder dargestellten Felder, ihre Anordnung auf dem Bildschirm und ihre Formatierung können Sienur über den Layout-Modus festlegen. In diesem Modus kann man neue Layouts erzeugen,vorhandene kopieren oder umbenennen und nicht mehr benötigte löschen. Versuchen Sie alserstes, das vorhandene Standardlayout der Testadressen mit dem Befehl Layout duplizieren imLayouts-Menü zu duplizieren. Das Duplikat erhält den Namen Layout #1 Kopie und wird zumaktuellen Layout.

Anschliessend können Sie einen passenderen Namen für das Layout wählen über den BefehlLayouteinstellungen im Layouts-Menü.


Jetzt können Sie am Layout Eingabe gefahrlos Veränderungen vornehmen. Falls etwas schiefläuft, können Sie oben links im Statusbereich immer noch auf das Layout #1 zurückschalten.

Gestalten von Layouts

Im Layout-Modus stehen verschiedene neue Werkzeuge zum Ausgestalten der Layouts zurVerfügung. Sie finden diese einerseits im Statusbereich am linken Fensterrand, andererseits inden Menüs Format und Anordnen. Die Gestaltungswerkzeuge sind wie in einem Zeichenpro-gramm (z.B. AppleWorks) zu verwenden.

Pfeilsymbol zum Auswählen von Objekten, Textsymbol, Liniensymbol,Rechteck, Rundeck und Oval.Knopf für Aktionen, Portal-Fenster für Listen bei 1→n Relationen.

Feldsymbol zum Einfügen neuer Felder ins Layout.

Bereichssymbol zum Abgrenzen von Bereichen wie Kopf-, Daten und Fuss-bereich. Mehr dazu im Teil Reporte.

Symbole für Farbe, Füllmuster, Linienfarbe und Muster und Linienstärke.

Das nachträgliche Abändern oder Ergänzen eines Layouts kann mit diesen Werkzeugen einfacherfolgen. Man wählt ein Objekt im Layout aus und selektiert z.B. eine gewünschte Farbe für dieFläche oder die Umrandung.


Vordefinierte Layouts

Am leichtesten baut man Layouts auf, indem man eines der vordefinierten Layouts verwendetund dieses dann wunschgemäss abändert. Wählen Sie für das Beispiel Testadressen im Lay-outs-Menü den Befehl Neues Layout/Neuer Bericht. Der Layout-Assistent führt Sie schrittweisedurch einige Dialogboxen, die Sie der Reihe nach ausfüllen. Im ersten Schritt geben Sie demLayout einen Namen, z.B. Liste und wählen als Typ Liste/Bericht als Spalte.

Im dritten Schritt kann man die Anzahl und Reihenfolge der Felder festlegen, die im Layouterscheinen sollen. Sie werden später horizontal aneinandergereiht mit den Feldnamen als Kopf-zeile. Im vierten Schritt kann man nach den Feldern sortieren. Dies ist nur bei Berichten sinn-voll, hier überspringen Sie den Schritt einfach.

In Schritt 5 können Sie ein Thema wählen und damit die grafische Ausgestaltung vorgeben.


Schritt 6 und 7 sind nur bei Berichten sinnvoll, überspringen Sie beide.

Im letzten Schritt 8 wählen Sie die untere Option, damit Sie die Liste zuerst im Layout-Modusbegutachten können.

Das Layout erscheint, wobei der obere Kopfteil die Feldnamen enthält und der untere Teil (derDatenteil) die eigentlichen Felder, welche Sie bei Bedarf in der Grösse noch anpassen könnten.

Am linken Rand sehen Sie die Bereichsmarkierungen für den Kopfteil, Datenteil und den Fuss-teil. Man kann diese umklappen, um sie besser lesen zu können, indem man am unteren Fenster-rand auf das Umklappsymbol klickt.


Kopf- und Fussteil wurden in diesem vordefinierten Layout automatisch erzeugt. Man kann sieauch nachträglich mit dem Bereichssymbol aus der linken Palette in ein Layout einfügen odermit der Löschtaste wegnehmen. Im Kopfteil, der beim Blättern stehen bleibt und beim Ausdru-cken auf jedem Blatt wiederholt wird, sind die Feldnamen eingefügt, im Datenteil erscheinen dieDatensätze und im hier nicht vorhandenen Fussteil könnte man Seitennummern etc. platzieren.

Das Listenlayout hätten Sie mit entsprechendem Aufwand auch ohne den Layoutassistentendirekt von Hand erstellen können. Dazu müsste man das neue Layout mit der Option leeresLayout erzeugen und dann alle Felder von Hand mit dem Feld-Tool in den Datenteil und alleFeldnamen mit dem Text-Tool in den Kopfteil platzieren. Die einzelnen Elemente könnte mandarauf noch wunschgemäss formatieren (Schriftart, Farbe, Ausrichtung).

Wenn Sie schon mehrere Datensätze eingegeben haben, werden Sie feststellen, dass im Listen-Layout alle ausgewählten Datensätze aufgelistet werden

Dies liegt daran, dass das Listenlayout die Ansicht Als Liste anzeigen eingeschaltet hat.

Sie finden im Blättern-Modus im Ansicht-Menü drei Ansichtsarten, Als Formular anzeigen, AlsListe anzeigen und Als Tabelle anzeigen. In der Formularform wird beim Blättern jeweils nurein Datensatz angezeigt, bei Listen und Tabellen aber alle ausgewählten Datensätze.


Listen-, Tabellen- und Formular-Ansicht

Jedes Layout kann man in drei Ansichten verwenden: In der Formularansicht, in der Listenan-sicht oder in der Tabellenansicht. Bei der Listenansicht werden alle ausgewählten Datensätzedargestellt, bei Formularanzeige jeweils nur ein Datensatz. Die Tabellenansicht ist ähnlich wiedie Listenansicht, aber mit den aus der Tabellenkalkulation vertrauten Darstellungselementen.Stellen Sie Ihr eben erzeugtes Layout Liste versuchsweise einmal auf Tabellenansicht. WählenSie dazu im Ansicht-Menü den Befehl Als Tabelle anzeigen.

Jedes Feld erhält einen Spaltenkopf, der verschiebbar ist, d.h. Sie können die Reihenfolge derSpalten im Blättern-Modus verstellen. Zwischen den Spaltenköpfen lassen sich die Spaltenbrei-ten verstellen. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert die Daten nach der Spalte, sofern dieseOption eingestellt ist. Wählen Sie im Layout-Modus Layout-Einstellungen und dort das Regis-ter Ansichten.

Sie sehen, dass zu jedem Layout 3 Ansichten voreingestellt sind. Sie können nicht gewünschteAnsichten verbieten, sodass sie der Anwender im Blättern-Modus nicht selektieren kann. Weite-re Eigenschaften der Tabellenansicht lassen sich individuell über den Schaltknopf Eigenschaftenfestlegen, z.B. die Sortiereigenschaft.


Ansichtsarten sind nicht zu verwechseln mit Layouts. Jedes Layout besitzt automatisch diese 3Ansichtsarten als umschaltbare Eigenschaften des Layouts. Dies verwirrt den Anfänger oft. Ambesten machen Sie es sich zur Regel, einem erzeugten Layout nur eine einzige Ansichtsart zu-zuweisen: Standardlayouts immer die Formularansicht, Listenlayouts immer die Listenansichtund Tabellenlayouts immer die Tabellenansicht. Tabellenlayouts erzeugen Sie am besten mitdem Layoutassistenten.

FileMaker Pro besitzt folgende vordefinierte Layout-Arten, die Sie im Layout-Modus mit demBefehl Neues Layout im ersten Schritt auswählen können:

Typ Wirkung

Standardformular Felder in Zeilen, Feldnamen links davon. Für Formulare.

Liste/Bericht als Spalte Felder in Spalten für Listen, ev. mehrzeilig, wenn der Platz auf Seitenicht ausreicht. Kopfteil für Überschrift. Sortierte Berichte mit Zwi-schentotalen und Gesamttotalen

Tabellenansicht Standardlayout mit voreingestellter Tabellenansicht

Etiketten Felder gruppiert für mehrspaltigen Etikettendruck.

Umschlag Felder im Kopfteil an der Position eines Standardbriefumschlags.

Leeres Layout Leeres Layout mit Kopf-, Daten und Fussteil.

Selbstgestaltete Layouts

Übungsordner: Lohnliste.fp5

Am besten lernt man die Möglichkeiten der Gestaltung von Layouts an Beispielen. Im folgen-den Teil verwenden wir die Beispieldatei Lohnliste.fp5 und wollen darin das vorbereitete LayoutListe abändern.


Die Datei besitzt 4 Felder, Name und Vorname vom Typ Text, Lohn vom Typ Zahl und Datumvom Typ Datum.

Schalten Sie zuerst in den Layout-Modus. Duplizieren Sie zur Sicherheit das Layout im Lay-outs-Menü und arbeiten Sie an der Kopie. Sie werden das kopierte Listenlayout umformen unddabei die Fähigkeiten von FileMaker Pro im Formatieren der einzelnen Elemente schrittweisekennen lernen.

Formatieren

Ähnlich wie in anderen Programmen kann man mit FileMaker Pro jedes Element oder Objekt ineinem Layout auf verschiedene Arten formatieren. Wir unterscheiden dabei die Formatierungfür die Feldergrösse und Anordnung, für Textattribute wie Schrift, Grösse, Stil, Farbe und Aus-richtung, für Zahlen- und Datumsformate, für Rahmen mit Farbe, Linienbreite und Füllmusterund für grafische Ausschmückungen wie Linien, Logos und andere Grafikelemente.

Texte

Zuerst soll der fixe Text im Kopfteil der Liste formatiert werden. Selektieren Sie im Layout mitdem vorgewählten Pfeilsymbol alle Feldertitel aus. Sie können dazu den ersten Titel mit derMaus anklicken und die weiteren bei gedrückter Shift-Taste dazuwählen (Shift-Klick-Trick)oder auch einen Rahmen um alle Titelobjekte ziehen.


Nun können Sie die Textattribute im Format-Menü nach Ihrem Geschmack wählen, z.B.Schriftart Times, Grösse 12, Stil fett, nicht unterstrichen und wenn Sie wollen auch eine Farbe.

Selektierte Teile können Sie mit der Maus verschieben oder auch mit den Pfeiltasten, was oft vielpräziser ist.

Den Kopfbereich können Sie verkleinern oder vergrössern, indem Sie die fein punktierte Linieam unteren Rand des Kopfbereichs mit der Mausspitze fassen und nach oben oder unten ver-schieben. Sie können auch den Kopfbereichsknopf umklappen mit Hilfe des Bereichsumschal-ters unten in der Statuszeile. Darauf lassen sich die Bereiche vergrössern oder verkleinern, in-dem man die Schaltknöpfe verschiebt.

Den Kopfteil-Hintergrund können Sie einfärben nach Ihrem Geschmack. Selektieren Sie dazuden Kopfteil-Knopf links im Bereich und wählen Sie anschliessend eine Farbe in der Farbpa-lette im Statusbereich.

Neue Textobjekte kann man mit dem Text-Tool (A) im Layout einfügen. Selektieren Sie das A-Tool und spannen Sie damit oben im Kopfteil ein Rechteck für einen Titel auf. Schreiben Sie indas aufgespannte Textfeld als Titel z.B. Lohnliste. Zum Korrigieren vorhandener Texte verwen-det man ebenfalls das Text-Tool und korrigiert damit den Text wie in jedem Textprogramm.

Felder

Vorhandene Felder kann man mit dem Pfeil-Tool selektieren und mit der Maus verschieben wiealle anderen Objekte. Fassen Sie dazu das Feld im Inneren mit der Maus. Wenn Sie hingegendas Feld an einer Ecke fassen, dann können Sie den Feldbereich vergrössern. Eine horizontalepunktierte Linie erscheint beim Verschieben als Indikator für den unteren Textrand des Feldes.Sie hilft beim exakten Positionieren des Feldes.

Selektierte Felder kann man mit der Löschtaste löschen. Versuchen Sie, das Feld Vorname imLayout zu löschen und anschliessend gleich wieder einzufügen.


Neue Felder werden mit dem Feld-Tool eingefügt.

Ziehen Sie dazu das Feld-Tool mit gedrückter Maustaste an die Ein-fügeposition. Gleich nach dem Loslassen erscheint ein Fenster zurFeldauswahl. Wenn darin die Box für Feldbeschriftung angeklicktist, dann wird links vom gewählten Feld auch noch dessen Feldnameals Textobjekt in Fett eingefügt.

Neue Felder können Sie auch erstellen, indem Sie ein schon vorhandenes Feld bei gedrückterWahl-Taste (Alt) an die Zielstelle verschieben. Auch hier erscheint die Feld angeben- Dialog-box. Das neue Feld erhält sämtliche Formatierungen des ursprünglichen Feldes.

Ein Doppelklick auf ein Feldobjekt holt dieselbe Feld angeben- Dialogbox. Damit können Siedie Feldnamen rasch abändern.

Die Textattribute von Feldern kann man wie bei gewöhnlichen Textobjekten über das Format-Menü einstellen. Dort kann man einzeln Schrift, Grösse, Stil und Ausrichtung festlegen, oderauch gesamthaft über den Befehl Text.

Spezielle Formatierungen gibt es für Zahlen- und Datumsfelder. Im Format-Menü hat es, jenach gewähltem Feldtyp, spezifische Formatanweisungen. Selektieren Sie im Layout das FeldLohn und wählen Sie anschliessend im Format-Menü Zahl, dann kann man die gewünschte


Darstellung für das Zahlenformat wie Anzahl der Dezimalstellen oder bei Bedarf das Wäh-rungssymbol voreinstellen.

Ebenso kann man bei Datumsfeldern eine einheitliche Darstellung für die Anzeige des Datumsvoreinstellen.

Rahmen

Die Rahmen, die Sie um die Felder im Layout-Modus sehen, erscheinen im Blättern-Modusoder in der Seitenansicht nicht. Wenn man Rahmen immer sichtbar haben will, dann muss mandies für die Felder einstellen unter Feldrahmen im Format-Menü.


Dort kann man die Rahmen individuell mit Werten für Farbe, Strichdicken und Position ein-stellen.

Allerdings wirken solche Rahmen unbearbeitet wie Kästchen und nicht wie linierte Tabellen.Verwenden Sie also besser die Tabellenansicht für saubere linierte Blätter.

Wenn Sie richtig linierte Listen in Listenansicht erzeugen wollen, dann hilft ein Trick weiter.Definieren Sie die Ränder für die Felder nur links, unten und rechts, nicht aber oben und schie-ben Sie alle Felder bis ein Pixel unter den Kopfbereich.

Achtung: Wenn ein Feld zu Nahe an den Kopfbereich verschoben wird, sodass seine obereKante gerade noch die untere Kopfbereichslinie berührt, dann zählt das Feld zum Kopfbereichund wird in der Liste nur einmal (pro Seite) gezeigt. Verschieben Sie solche falsch platziertenFelder wieder ein wenig nach unten.

Auf diese Weise erhält man zumindest im Blättern-Modus die gewünschte Darstellung. In derSeitenansicht und beim Ausdrucken fehlt allerdings die oberste Feldbegrenzungslinie. Mankann diese aber als zusätzliche Linie mit dem Linien-Tool im Kopfbereich einfügen.

Grafikobjekte

FileMaker Pro-Layouts können Sie gut grafisch ausgestalten, indem Sie Logos, Bilder und Far-ben verwenden. Die Grafik-Tools in FileMaker selber sind zwar etwas dürftig, immerhin kannman Linien, Rechtecke, Rundecke und Kreise erzeugen. Für Logos verwenden Sie besser einGrafikprogramm, kopieren das Bild und fügen es im Layout ein.

Zur Übung können Sie einen farbigen Kreis als Ausschmückung im Kopfteil einfügen.


FileMaker Pro enthält in seinen Beispieldaten einige gelungene Muster und Vorlagen zur grafi-schen Ausgestaltung von Layouts.

Spezialobjekte

Im Einfügen-Menü kann man einige Spezialitäten in einem Layout unterbringen wie Seiten-nummern, Datum oder Zeit und zwar momentan oder laufend aktualisiert. Auch Laufnummernlassen sich dort erzeugen, mit denen man Listen durchnumerieren kann.

Zudem kann man dort alle Felder als Serienbrief-Symbole einfügen. Im Gegensatz zum Feld-Tool lassen sich derart eingefügte Felder nicht abändern, sondern nur darstellen. Dafür aberpassen sich die Feldbreite und die benötigte Zeilenanzahl automatisch dem Feldinhalt an. Weiterunten werden wir solche Serienbriefsymbole bei Etiketten und Serienbriefen kennen lernen.

Exaktes Arbeiten

Wenn Sie einmal ein Layout vollständig von Hand aufbauen, werden Sie froh sein um die Aus-richtungshilfen und die Möglichkeiten, die Objekte an einem Raster zu orientieren. In den Me-nüs Ansicht und Anordnen stehen die Werkzeuge zum exakten Arbeiten zur Verfügung. ImAnsicht-Menü kann man ein Grafiklineal am linken und oberen Blattrand einblenden. Zusätzlichlassen sich mit Hilfslinien kleine Markierungslinien im Lineal zur aktuellen Position darstellenund mit Fadenkreuz ein Fadenkreuz einblenden, das in die Nähe gebrachte Objekte anzieht.Besonders nützlich ist das Objektgrösse-Fenster, das man im Ansicht-Menü einschalten kann.In diesem Fenster kann man die exakten Masse von Objekten kontrollieren und direkt eintippen.


Im Menü Anordnen findet man die aus Grafikprogrammen bekannten Möglichkeiten zumGruppieren, Ändern der Schichtfolge und zum Ausrichten von Objekten.

Arbeiten mit Daten

Wenn man die Felder und Layouts einer Datenbank einmal definiert hat, kann man mit FileMa-ker Pro sofort arbeiten. Man kann Daten eingeben und korrigieren, suchen, sortieren, Listen undBerichte zusammenstellen, ohne dass man weiter programmieren muss.

Daten eingeben

Sie wissen schon, dass man im Blättern-Modus in praktisch jedem Layout Daten eingebenkann2. Mit der Tabulatortaste springt man von Feld zu Feld und nur bei der Returntaste mussman aufpassen, da sie den Eingabevorgang nicht abbricht, sondern für mehrzeiligen Text in ei-nem Feld vorbehalten ist3. Einen neuen leeren Datensatz erzeugt man im Menü Datensätze mitdem Befehl Neuer Datensatz oder mit der Tastenkombination .

2 Man kann Felder allerdings sperren, um eine Eingabe zu verhindern. In Serienbrieffeldern und in Feldern, die im

Kopf- oder Fussteil eines Layouts stehen, können Daten nicht eingegeben werden.

3 Die Enter-Taste allderdings bricht den Eingabevorgang ab.


Besonders hilfreich bei der Dateneingabe können Voreinstellungen und Überprüfungen sein.Auch der Einsatz von Auswahllisten oder Ankreuzfeldern erleichtert die korrekte Eingabe.

Voreinstellungen


Verwenden Sie zum Kennen lernen von Vorgabewerten und Überprüfungen wieder die Daten-bank Lohnliste.fp5. Das Datumsfeld soll als Beispiel einer Vorgabe bei der Eingabe von neuenDatensätzen mit dem momentanen Datum vordefiniert sein. Dies erreicht man, indem man imAblage-Menü Felder definieren aufruft, dort das Datumsfeld auswählt und den Knopf Optionenaktiviert.

Im Optionen-Fenster können Sie im Register Automatische Eingabe verschiedene Voreinstel-lungen je nach Feldtyp einschalten. Zuoberst in der Popup-Liste sind die Eingabe-Optionenvorbereitet. Markieren Sie den Knopf links neben Erstellungsdatum. Im Klappmenü könnteman auch das Änderungsdatum voreinstellen. Von jetzt an, wenn Sie OK und Fertig geklickthaben, wird bei jedem neuen Datensatz das Datumsfeld mit dem momentanen Datum gefüllt.Man kann diese Daten immer noch von Hand abändern, wenn man will. Dazu müsste man aller-dings die voreingestellten Daten erst löschen.

Wenn man voreingestellte Daten häufig überschreiben muss, wäre es praktisch, wenn die Vor-einstellung bei Anwahl des Feldes bereits selektiert wäre, sodass man sie einfach überschreiben


könnte. Genau dies kann man in FileMaker Pro verlangen, allerdings nicht bei der Felddefiniti-on, sondern als Attribut eines Feldes im Layout. Wählen Sie dazu im Layout-Modus das Da-tumsfeld aus. Anschliessend aktivieren Sie im Format-Menü den Befehl Feldformat.

Zuunterst in der Dialogbox kreuzt man die Box neben Gesamten Feldinhalt auswählen an. Dortkann man übrigens die Eingabe für ein bestimmtes Feld auch sperren.

Daten prüfen


Bei der Felddefinition kann man für ein Feld verlangen, dass die eingegebenen Daten vor demSpeichern geprüft werden. Folgende Prüfkriterien sind dabei möglich:

- Das Feld darf nicht leer bleiben- Der Feldwert muss eindeutig sein (nicht wiederholt vorkommen)- Der Feldwert muss schon einmal vorhanden sein- Die Eingabe muss vom Typ Zahl/ Datum/ Zeit sein- Die Eingabe muss in einer Werteliste vorkommen- Die Zahleneingabe muss zwischen Grenzen liegen.- Eine Formel überprüft die Eingabe

Wählen Sie zum Testen in der Datei Lohnliste.fp5 das Feld Lohn und setzen Sie Testgrenzenfür die Eingabe zwischen 2200 und 9000.


Die Dialogbox wird wieder über den Befehl Felder definieren im Ablage-Menü unter Optionenbearbeitet. Dort müssen Sie zuerst das Register Überprüfung selektieren, dann können Sie Be-reichsgrenzen eingeben.

Auswahllisten, Popupmenüs, Radiobuttons, Checkboxen, Rollfenster

Übungsordner: Adressen1.fp5

Gut gestaltete Eingabelayouts mit Menüs, Radiobuttons oder Checkboxen erleichtern die Daten-eingabe nicht nur, sondern sie eliminieren mögliche Fehlerquellen bei der Datenerfassung. Be-sonders bei der Ausgestaltung von Fragebogen will man heutzutage nicht mehr verzichten aufdiese Darstellungselemente. Grundlage dieser Auswahlelemente ist jeweils eine Werteliste, dieman für ein bestimmtes Feld definiert.

Um diese Techniken zu illustrieren, öffnen Sie die Datei Adressen1.fp5 und fügen zuerst einigeneue Felder ein. Dabei lernen Sie gerade, dass man in einer FileMaker-Datei jederzeit neue Fel-der einfügen kann, wenn dies nötig wird. Schalten Sie in Layout-Modus, anschliessend sollenüber den Befehl Felder definieren im Ablage-Menü folgende neuen Felder definiert werden.


Ergänzen Sie die Datei mit den 5 Zusatzfeldern Anrede, Institution, Land, Gruppe, Bemerkun-gen, jeweils vom Typ Text. Anschliessend bringen Sie die Felder durch Verschieben in der Di-alogbox in die richtige Reihenfolge: Anrede zuoberst, Institution vor Adresse, Land nach Ort,Gruppe und Bemerkungen ans Ende.

Nach diesen Ergänzungen stellen Sie fest, dass das vorhandene Eingabelayout mit den neuenFeldern ergänzt worden ist4, aber leider nicht in der richtigen Reihenfolge der Felder. ErstellenSie daher ein neues Layout vom Typ Standard. Dieses besitzt dann die richtige Felderreihenfol-ge. Löschen Sie am besten das vorherige alte Layout.

4 Man kann dieses automatische Feldeinfügen in den Voreinstellungen im FileMaker-Menü ausschalten. Verwen-

den Sie die Programm-Voreinstellungen und dort das Register Layout.


Die Felder Anrede, Titel, Land und Gruppe sollen nun als Auswahlfelder formatiert werden.Selektieren Sie zuerst das Feld Anrede und aktivieren Sie den Befehl Feldformat im Format-Menü.

In der Feldformat-Dialogbox stellen Sie den Typ Optionsfelder ein. Dies erzeugt die sog. Ra-dio-Buttons, die Sie aus anderen Programmen sicher schon kennen. Im Popup-Menü rechtsdaneben steht vorerst der Hinweis Keine Listen definiert. Dort wählen Sie den Eintrag Werte-listen definieren.

Die vorerst noch leere Liste aller vorhandenen Wertelisten erscheint. Drücken Sie hier den Neu-Knopf. Sogleich erscheint ein weiteres Fenster, in welchem man eine neue Liste anlegen kann.Nun soll für das Feld Anrede eine Werteliste definiert werden, sodass man beim Dateneingebenspäter nur wählen kann statt einzutippen. Im Dialogfeld Wertelistename geben Sie der Liste denNamen Anredeliste. Bei der vorgewählten Option Spezialwerte verwenden können Sie im rech-ten Eingabefeld Vorauswahlwerte eintippen. Verwenden Sie für Anrede Herr und Frau. Jeder


Eintrag wird durch ein Return getrennt, am Schluss soll aber kein Return mehr stehen. DrückenSie den OK-Knopf, dann kehren Sie wieder in das Wertelisten-Fenster zurück. Hier könnengleich auch die Wertelisten für die drei weiteren Felder eingeben, auch wenn Sie aktuell das FeldAnrede bearbeiten5. Erstellen Sie Listen mit den Namen Titelliste, Landliste und Gruppenlisteund geben Sie darin die folgenden Werte ein:

Titelliste Landliste Gruppenliste(leer) CH Student/inDr. F Assistent/inDr. med. D Lektor/inProf. I Dozent/inProf. Dr. wiss. Mitarb./inProf. Dr. med.PD

Vor dem Verlassen der Dialogbox über den Fertig-Knopf wählen Sie wieder die Anredelisteaus, da Sie ja das Anredefeld formatieren. Verlassen Sie auch die darunter liegende Feldformat-Dialogbox über den OK-Knopf.

Anschliessend formatieren Sie entsprechend mit dem Befehl Feldformat die Felder Titel, Landund Gruppe. Für Titel wählen Sie den voreingestellten Feldformattyp Einblendliste, für LandEinblendmenü und für Gruppe Ankreuzfelder. Verbinden Sie jeden Typ mit der entsprechendenvorbereiteten Liste im rechten Popup-Feld.

Das letzte Feld Bemerkungen soll gross genug aufgespannt werden um irgendwelche Bemer-kungen aufnehmen zu können. Die Länge der Bemerkungen will man unter Umständen nichtbegrenzen. Für diesen Zweck kann man einem Feld vertikale Rollbalken hinzufügen, sodassman den Text im Feld rollen kann. Auch dieses Attribut kann man im Layout-Modus mit Feld-format über ein Ankreuzfeld einstellen

Nach einigen Verschiebungen der Felder kann man sich ein ansprechendes Layout herstellen.Das Endresultat könnte etwa folgendermassen aussehen.

5 Wertelisten kann man auch über das Ablage-Menü mit dem Befehl Wertelisten definieren aufrufen, eingeben

und abändern.


Schalten Sie in Blättern-Modus und testen Sie das neue Layout mit den Vorgabefeldern aus.Alle mit der Maus möglichen Eingaben kann man übrigens auch von der Tastatur aus durchfüh-ren.

Wenn man ein Checkbox- oder Radiobutton-Feld schmaler macht, dann werden die Knöpfeuntereinander dargestellt.

Durch die Grösse der Feldumrandung kann man die Anordnung steuern.

Wertelisten unterhalten

Wenn man Wertelisten verwenden will, die ab und zu ändern, dann kann man dem Datenbank-benutzer erlauben, solche Änderungen selber einzugeben6. Dazu ist es nicht nötig, dass der Be-nutzer in Layout-Modus gehen muss, er muss also nicht „Programmieren“. Er kann direkt aus

6 Wenn Sie Wertelisten als Einblendliste darstellen, dann können Sie direkt auch nicht in der Liste vorkommende

Werte eintragen. Dazu muss man lediglich ein zweitesmal in das Eingabefeld klicken. Der 1. Klick öffnet die

Liste, nach dem 2. Klick kann man ins Feld schreiben, was man will.


dem Ablage-Menü den Befehl Wertelisten definieren aufrufen, die gewünschte Liste wählen undabändern. Bei oft wechselnden Listeneinträgen kann man bei der Zuweisung einer Werteliste inder Dialogbox Felder definieren das Feld Mit Bearbeiten (bei Einblendlisten und Menüs) resp.das Feld Mit Weitere (bei Menüs, Ankreuzfeldern und Auswahlfeldern) ankreuzen.

Mit Weitere erlaubt einzelne Zusatzwerte ausserhalb der Liste einzugeben, ohne dass diese in dieListe aufgenommen werden. Mit Bearbeiten gestattet das Korrigieren und Ergänzen der Listewährend der Eingabe.

Achtung

Das unbedachte Verändern von Wertelisten kann in FileMaker zu grossen Problemen führen.Denken Sie immer daran, was der Sinn einer Werteliste ist: eine Eingabehilfe. Anstatt dass Sieeinen Eintrag in ein Feld selber eintippen, wählen Sie ihn aus einer Liste oder über eine Check-box etc. Damit wird der Listenwert für Sie in das Feld „eingetippt“.

Falls Sie nun einen Wertelisteneintrag ändern, wird für alle neuen Datensätze der neue Wertverwendet. Bei früheren Datensätzen bleibt aber der alte Wert gespeichert. Dies spielt bei Ein-blendmenüs oder Einblendlisten keine so grosse Rolle, denn Sie sehen ja, was im Feld geschrie-ben steht. Bei Auswahlfeldern und Markierungsfeldern aber kann sich eine Wertelistenverände-rung verheerend auswirken: Neue angekreuzte Werte funktionieren korrekt, die alten Werteaber, bei denen man den alten Wertelisteneintrag angekreuzt hatte, scheinen verschwunden zusein. Tatsächlich ist im Feld aber immer noch der alte Wert abgelegt. Wenn Sie ein Layout ha-ben in dem dieses Feld als normales Textfeld vorkommt, können Sie sich davon überzeugen.Dieser alte Wert stimmt aber nicht mehr mit dem neuen Wertelisteneintrag überein, daher er-scheint er nicht angekreuzt.

Dies bedeutet, dass man sehr sorgfältig vorgehen muss, wenn man Wertelisten abändert, sofernschon Daten eingegeben worden sind.

Wertelistenarten

In FileMaker lassen sich Wertelisten auf drei Arten einrichten:


1. Als direkt einzutippende, feste Spezialwerte. Diese Art haben Sie gerade kennen ge-lernt.

2. Als Werteliste, die in einer anderen Filemakerdatei schon vorkommt. Man kann alsobei grösseren Projekten mit mehreren Dateien die Werteliste in einer einzigen Dateianlegen und von den anderen Dateien gewissermassen „fernbeziehen“.

3. Als Liste der Werte, die in einem Feld einer externen Datei vorkommen. Damit wirdder Unterhalt solcher Listen voll vom Programmierer der Datenbank steuerbar. ImPrinzip kann jedes Feld aus irgendeiner FileMakerdatei, auch aus der gerade aktiven,als Werteliste verwendet werden.

Wertelisten der dritten Art sind vor allem nützlich, wenn man in relational verbundenen DateienDatensätze auswählen will. Sie erfahren dazu mehr im FileMaker Fortgeschrittenen-Kurs.

Daten suchen

Übungsordner:Waren.fp5, PLZ.fp5

Eine der Stärken von FileMaker Pro liegt im Komfort für das Suchen und Wiederauffinden vonDatensätzen innerhalb einer Datenbank. Die Effizienz, d.h. die hohe Geschwindigkeit beim Su-chen hat ihren Grund in der Eigenschaft, dass in FileMaker Pro alle Felder indexiert werdenkönnen. Indexieren bedeutet, dass zu einem Feld im Verborgenen eine sortierte Liste mit allenEinträgen des Feldes unterhalten wird, dank derer das Auffinden rascher erfolgen kann. DieseListen enthalten alle vorkommenden Wörter des Feldes einzeln, sodass man auch nach Teilwor-ten innerhalb eines Textes rasch suchen kann. Natürlich benötigt FileMaker Pro dafür entspre-chenden Diskplatz, der im Vergleich mit anderen Datenbanken oft grösser ist.

Suchen kann man in einer FileMaker Pro-Datei sofort, sobald Datensätze vorhanden sind. JedesLayout kann als Suchmaske verwendet werden. Dazu muss man nur den Suchen-Modus ein-stellen. Das Layout erscheint mit leeren Feldern und schon kann man die gewünschten Such-kriterien in die einzelnen Felder eintippen. Der Suchvorgang wird gestartet, indem man im lin-ken Statusbereich den Knopf Suchen anklickt oder die Enter-Taste drückt.

Achtung: Suchfalle


Die elegante Suchmöglichkeit in Filemaker hat auch Tücken: Wenn man beim Suchen vergisst,zuerst den Suchen-Modus einzuschalten, dann bleibt man im Blättern-Modus. Wenn Sie imBlättern-Modus aber versehentlich in ein Feld einen vermeintlichen Suchbegriff eintippen, dannwird der vorhandene Feldinhalt überschrieben. Drücken Sie jetzt noch die Enter-Taste, dannwird das Überschriebene ohne Warnung gesichert. Es gibt dabei kein "UnDo". VergewissernSie sich also immer beim Suchen, dass der Suchen-Modus wirklich eingeschaltet ist. Sie erken-nen dies an den leeren Feldern und natürlich am Statusbereich, wo der Modus-Schalter auf Su-chen steht.

Am Beispiel der Datei Waren.fp5, welche über 800 Einträge besitzt, sollen die Prinzipien desSuchens besprochen werden. Öffnen Sie diese Datei, dann sehen Sie in Listenform im Blättern-Modus die ersten Einträge. Es handelt sich um eine alte Version des Biozentrum-Warenkatalogsmit den Feldern Kategorie, Bezeichnung, Grösse, Menge und Preis.

Einfaches Suchen

Als ersten wollen Sie vielleicht wissen, wie viele Chemikalienartikel in der Datei vorhanden sind.Gehen Sie in den Suchen-Modus und tippen Sie im Feld Kategorie das Wort Chemikalien ein(oder auch nur die Anfangsbuchstaben).


Anschliessend drücken Sie den Suchen-Knopf oder die Return-Taste. Praktisch augenblicklicherscheint die gefundene Liste7 aller Chemikalien im Blättern-Modus. Im linken Statusbereichkann man nachsehen, wie viele Datensätze gefunden wurden. Falls das Suchen einmal längereZeit dauert, dann ist das Suchfeld noch nicht indexiert worden. FileMaker Pro indexiert nichtautomatisch alle Felder, sondern nach Bedarf. Beim ersten Suchen wird das Indexieren nachge-holt und bei späteren Suchaufträgen (im selben Feld) geht dann alles schneller. Man kann aller-dings auch im Felder definieren -Dialog unter Optionen im Register Speicher explizit angeben,dass immer oder nie indexiert werden soll.

Als weiteres Beispiel können Sie alle Artikel mit einem Preis zwischen 5 und 10 Franken her-aussuchen. Schreiben Sie dazu im Suchen-Modus ins Feld Preis einfach 5...10 und drücken Sieanschliessend die Return-Taste. Die drei Punkte signalisieren eine Bereichssuche. WeitereSuchbegriffe finden Sie im Aufklappmenü Symbole im Statusbereich. Es dient als Eingabehilfe.

Wenn Sie in einem Suchfeld nach Text suchen, dann werden alle Einträge gefunden, bei denenirgendein Wort im selben Feld mit dem Text beginnt. Wollen Sie eine schärfere Selektion, dannkönnen Sie die Spezialzeichen = oder == verwenden. Wenn etwa ein Vornamensfeld in einer

7 Die Liste der gefunden Daten heisst in Filemaker Suchsatz.


Datenbank die 3 Datensätze Hans, Hansjörg und Hans-Frieder enthält, dann finden Sie mit demSuchtext Hans alle 3, mit =Hans die beiden Hans und Hans-Frieder und mit ==Hans nur nochden einen, der exakt Hans und sonst nichts enthält.

Wenn man die Box Ohne ankreuzt, dann wird eine Suche negiert, d.h. alle Datensätze werdengefunden, welche die Bedingung nicht erfüllen8.

Das Resultat einer Suche ist immer eine Untermenge aller Datensätze. Man nennt diese Mengeden Satz der gefundenen Daten. Er bleibt bestehen, bis man eine neue Suche gestartet hat oderbis man im Datensätze-Menü den Befehl Alle Datensätze anzeigen aktiviert hat. GefundeneDaten bleiben selbst beim Verlassen einer Datei bestehen. Wenn man die Datei wieder öffnet,dann ist dieselbe Untermenge wieder sichtbar.

Kombiniertes Suchen

Kombiniertes Suchen bedeutet, dass man mehrere Suchkriterien gemeinsam erfüllt habenmöchte. Dabei taucht immer die Problematik der Und- resp. Oder-Verknüpfung auf. Die Und-Verknüpfung zweier Suchbegriffe bedeutet, dass sowohl das erste wie auch das zweite Kriteri-um erfüllt sein sollen. Die Oder-Verknüpfung hingegen bedeutet, dass entweder das erste oderdas zweite Kriterium (oder beide) erfüllt sein sollen.

Die Und-Verknüpfung ist der häufigere Fall und in FileMaker Pro sehr einfach zu vollziehen.Man gibt die Zusatzbedingungen einfach in die entsprechenden Felder des selben Layouts imSuchen-Modus ein. Suchen Sie als Beispiel im Warenkatalog alle Artikel, die im Beschrei-bungsfeld das Wort Metall enthalten und deren Preis kleiner als 10 Franken ist.

Bei der Oder-Verknüpfung benötigt man zwei Suchmasken, eine für das erste Kriterienbündelund eine für das zweite. Suchen Sie z.B. nach allen Artikeln, die im Beschreibungstext entwederGlas oder Becher enthalten, dann beginnen Sie mit der Suche nach Glas. Bevor Sie nun denSuchen-Knopf (oder die Return-Taste) drücken, erstellen Sie im Abfragen-Menü mit dem Be-fehl Neue Abfrage hinzufügen oder mit Befehl N eine neue Abfrage. Wenn Ihr Suchlayout inListenform (wie im Beispiel) ist, dann werden die beiden Abfragen als Zeilen gleich untereinan-

8 Anstelle der Negation der Suchbegriffe können Sie auch positiv suchen, und anschliessend die Ergebnisse (die

gefundenen Datensätze) umkehren. Dazu dient der Befehl Ausschluss anzeigen im Datensätze-Menü.


dergeschrieben. Bei Nicht-Listenform muss man im Statusbereich links (im Buch) blättern, umvon Abfrage zu Abfrage zu springen.

Geben Sie in der zweiten Zeile ebenfalls im Feld Kategorie noch Becher ein und drücken Siedann die Return-Taste. Alle Becher und alle Gläser werden darauf angezeigt. Es sollten 50 Ein-träge sein.

Suchsatz einschränken oder erweitern

Als weiteres Beispiel zum Thema Suchen können Sie die Datei PLZ.fp5 verwenden. Sie enthältalle Ortschaften mit Postleitzahlen der Schweiz und die Strassennamen aller Städte (Stand Juni2003).

Um rasch in den Suchen-Modus zu gelangen, können Sie einfach die Abkürzung Befehlstaste Ftippen und anschliessend die Anfangsbuchstaben einer Ortschaft, gefolgt von der Return-Tastetippen. Das suchen geht rasch, obwohl über 17000 Datensätze in der Datei sind.


Oft will man in Städten die korrekte Postleitzahl einer bestimmten Strasse herausfinden. GebenSie als Beispiel im Suchen-Modus die Klingelbergstrasse ein, dann finden Sie als Ort Basel mitder PLZ 4056.

Ein Klick auf den Copy-Schaltknopf kopiert die Adressangabe in die Zwischenablage, sodassSie die Adresse gleich in ein Dokument einfügen können und nur noch die Strassennummerergänzen müssen9.

Seit Filemaker Version 6 kann man kombiniertes Suchen auch einfacher vollziehen, indem maneinen schon gefundenen Suchsatz mit einer erneuten Suche entweder einschränkt oder erweitert.Als Beispiel wollen wir eine Suche einschränken. Suchen Sie in der PLZ-Datei zuerst nach allenStrassen, in denen der Name Freie vorkommt. Es sollten 16 sein in diversen Städten. Jetzt gehenSie erneut in Suchen-Modus und geben unter Kanton BS ein, tippen aber kein Return. Stattdes-sen selektieren Sie im Abfrage-Menü den Befehl Suchsatz einschränken. Als Resultat solltennur noch drei Datensätze aus Basel erscheinen.

Die PLZ-Datei kann in grösseren Projekten auch als Hilfs- Datenbank zur Eingabehilfe ver-wendet werden.

Daten bearbeiten

Die wesentlichen Techniken zum Bearbeiten von Daten in FileMaker Pro sollen in diesem Teilkurz zusammengefasst werden. Man bearbeitet Daten immer im Blättern-Modus. Ungewohnt,aber sehr praktisch ist die Eigenschaft von FileMaker Pro, dass alle Aktionen immer automa-

9 Der Copy-Knopf startet einen entsprechenden Script. Mehr über Scripts erfahren Sie gegen Ende dieser Anlei-

tung.


tisch gesichert werden, sei es beim Daten-Eingeben, Ändern oder Löschen. Es gibt keinen OK-oder Ausführen-Knopf, wie in manchen anderen Datenbanksystemen10.

Wenn Sie wollen, können Sie gewisse Layouts resp. einzelne Felder eines Layouts sperren fürdie Datenveränderung. Dies bewirken Sie dadurch, dass Sie das Feld im Layout-Modus selek-tieren und im Format-Befehl bei der Feldformat-Dialogbox unten Eingabe im Feld zulassenwegkreuzen. Sie können auch ein Layout erstellen, in welchem die Felder als Serienbrief-Symbole (Merge-Fields) eingefügt sind, in solchen kann man auch nicht eingeben. Beide Wegehaben allerdings den Mangel, dass man in solchen Feldern nicht suchen kann, denn Suchenbedingt Eingabe11.

Einfügen

Neue Daten werden im Datensätze-Menü mit dem Befehl Neuer Datensatz eingefügt. DerKurzbefehl dazu lautet . Ein neuer leerer Datensatz wird dabei eingefügt und auch gleichabgespeichert. Dieser Datensatz kann mit Daten aufgefüllt werden, dabei werden die leeren Fel-der überschrieben. Einfügen wird also gleich wie Ändern behandelt.

Ändern

Daten können im Blättern-Modus jederzeit geändert werden. Es gibt im Blättern-Modus immereinen momentanen Datensatz (current record), der gerade ausgewählt ist. Bei Listenlayouts ist esder mit einem kleinen schwarzen Balken am linken Rand markierte, bei Standardlayouts dergerade angezeigte. Im Buchsymbol oder am seitlichen Schieberegler kann man den momentanenDatensatz einstellen oder über die Datensatznummer direkt eintippen und mit Return auswählen.

Wie auch beim Einfügen, gibt es keinen Sichern-Befehl, mit dem man die gemachte Änderungabspeichern kann. Jede Änderung wird automatisch beim Verlassen des Feldes oder durch drü-cken der Enter-Taste auf Disk sichergestellt.

10 Aus diesem Grund ist es oft sinnvoll, vor grossen Änderungen eine Sicherungskopie anzulegen.

11 Ein Ausweg aus diesem Problem: verwenden Sie Formelfelder (s. später) der Art Vollname = Vorname

&Name. In Formelfeldern kann man suchen, aber keine Daten eingeben.


Löschen

Daten werden (im Blättern-Modus) im Datensätze-Menü mit dem Befehl Datensatz löschengelöscht. Der Kurzbefehl dazu lautet . Vor dem endgültigen Löschen erscheint noch eineWarnbox.

Wenn man nach einer Suche alle gefundenen Datensätze gleichzeitig löschen will, dann kannman den Befehl Gefundene Datensätze löschen im Datensätze-Menü verwenden. Auch hiererscheint eine Warnbox, um ein versehentliches Löschen zu vermeiden.

Ersetzen

Sehr nützlich aber auch gefährlich in FileMaker Pro ist die Möglichkeit, Daten in einem Feldüber die ganze Datenbank oder die gefundene Auswahl zu ersetzen. Im Datensätze-Menü fin-den Sie den Befehl Inhalt ersetzen, er ist nur aktiv, wenn ein Feld angeklickt ist.

Als Vorschlagwert zum Ersetzen wird der Wert des angeklickten Feldes als Muster für alle an-deren selektierten verwendet. Wenn Sie diesen zuvor leer machen, dann können Sie auf diese


Weise elegant einzelne Felder grosser Datenbestände löschen. Auch Spezialwerte wie Serien-nummern oder auch berechnete Funktionswerte kann man auf diese Weise automatisch einfü-gen lassen.

Daten sortieren

Übungsordner:Teilnehmer.fp5

Sortieren von Daten ist oft der beste Weg, um die Übersicht zu behalten. Man kann in FileMa-ker Pro nach allen vorhandenen Feldern sortieren. Sortierangaben werden mit der Datei abgelegtund bleiben bestehen, ähnlich wie die Such- oder Selektionskriterien.

Es gibt zwei verschiedene Aspekte, für die Sortieren eine Rolle spielt. Zum einen will man durchSortieren eine geordnete Reihenfolge erzeugen, etwa eine nach Namen sortierte Liste. Zum an-dern kann man durch Sortieren eine Datei anhand eines Kategoriefeldes in Gruppen unterteilen,etwa alle Personen nach Kanton gruppieren. Der zweite Fall bringt völlig neue Möglichkeitender Auswertung mit sich. Man kann mit FileMaker Pro gruppierte Daten pro Gruppe oder Teil-gruppe auswerten. Beispiele dazu finden Sie im Teil über Reporte.

Um mit dem Sortieren üben zu können, verwenden wir die Datei Teilnehmer.fp5. Sie enthälteinige hundert Kursteilnehmer, mit den Feldern Titel, Vorname, Name, Kurs, Ersatz, Datumund Status.

Automatisches Sortieren in der Tabellenansicht

Schalten Sie in der Teilnehmerdatei zuerst das Layout Tabelle ein. Dieses Layout verwendet dieTabellenansicht. (Das Layout Liste verwendet die Listenansicht, das Layout Eingabe die For-mularansicht). Die Tabelle ist vorerst unsortiert, d.h. in der Reihenfolge der Dateneingabe. Kli-cken Sie nun auf den Spaltenkopf Datum.


Sofort wird nach Datum sortiert. Probieren Sie auch die anderen Spaltenköpfe aus. Ein zweiterKlick auf eine bereits sortierte Spalte kehrt die Sortierung um (auf- oder absteigend).

Diese Sortiermöglichkeit über die Spaltenköpfe ist bei der Tabellenansicht nicht automatischvorhanden, sie muss im Layout eingeschaltet werden. Sehen Sie nach im Layout-Modus unterdem Befehl Layout Einstellungen im Layouts-Menü.

Dort kann man im Register Ansicht über den Schaltknopf Eigenschaften die automatische Sor-tier-Eigenschaft ein- oder ausschalten.

Sortieren über den Sortieren-Befehl

Verwenden Sie jetzt in der Teilnehmerdatei das Layout Liste. Die vorherige Sortierung bleibtbestehen.


Zum Sortieren wählen Sie im Datensätze-Menü den Befehl Sortieren. In der Dialogbox wählenSie links die Felder durch Doppelklick auf einen Feldnahmen in der gewünschten Sortierreihen-folge aus. Die Sortierfelder erscheinen rechts und Sie können gegebenenfalls noch die Reihen-folge ändern.

Nach Drücken des Sortieren-Knopfes erscheint die sortierte Liste am Bildschirm. Üben Sieauch hier das Sortieren nach diversen Kriterien. Als Beispiel können Sie Kurslisten erzeugen,indem Sie folgende Sortierreihenfolgen vorgeben: 1. Kurs, 2. Gruppe, 3. Name.

Jede ausgeführte Sortierung bleibt bestehen, auch wenn Sie FileMaker verlassen. Wenn Siewieder unsortierte Daten haben möchten, dann müssen Sie den Sortierbefehl aufrufen und dortden Knopf Unsortiert anklicken.


Import und Export von Daten

Übungsordner:Apotheken.xls

Immer wieder kommt es vor, dass man Daten aus einem anderen Programm übernehmenmöchte oder einem anderen Programm übergeben möchte. Typische Beispiele sind Daten vonund zu Word, Excel, StatView und anderen Programmen. Zu diesem Zweck besitzt FileMakerPro die Befehle Datensätze importieren resp. Datensätze exportieren im Ablage-Menü.

Import

Oft funktioniert ein Fremddatenimport über den normalen Öffnen-Befehl im Ablage-Menü. Sokann man z.B. Excel-Dateien mit Listendaten direkt von FileMaker aus öffnen und daraus eineDatenbank erstellen lassen. Wählen Sie als Beispiel die Exceldatei Apotheken.xls. Damit fremdeDateien überhaupt in der Öffnen-Dialogbox erscheinen, muss man unten bei Anzeigen auf Alleverfügbaren stellen.

Im zweiten Schritt wählen Sie das Arbeitsblatt der Exceldatei aus. Im dritten Schritt bestimmenSie, ob die Feldnamen von den Spaltenkopfnamen der Tabelle übernommen werden sollen undim vierten Schritt erhält die Datenbank einen Dateinamen.


Die Exceldatei wird in eine Filemakerdatei konvertiert, welche 2 vorbereitete Layouts enthält.Layout #1 ist in der Formularansicht vorbereitet, Layout #2 wird in Tabellenansicht geöffnet.und Sie können direkt damit arbeiten.

Wenn Sie schon eine Filemakerdatei besitzen, in welche Sie Daten aus einer Exceldatei aufneh-men möchten, dann verwenden Sie nicht den Öffnen–Befehl, sondern Datensätze importierenim Ablage-Menü und dort den Unterbefehl Datei.


Zum Üben dieses Vorgangs löschen Sie zuerst alle Datensätze in der eben erstellten FileMaker-Datei Apotheken konvertiert.fp5 und wählen dann Datensätze importieren/Datei im Ablage-Menü. Auch hier erscheint die Öffnen-Dialogbox, in welcher das Format wieder auf Alle Datei-en gestellt werden muss. Öffnen Sie die Datei Apotheken.xls. In der Option Erste Reihe müssenSie wieder Feldnamen wählen, sonst werden die Feldnamen als Daten mitimportiert.

Vor dem Import lassen sich die Daten einzelnen Feldern zuweisen. Hier muss man also aufpas-sen, dass die Daten in die richtigen Felder gelangen, denn normalerweise heissen die Felder inder Filemakerdatenbank nicht gleich wie die Spaltenköpfe in der Exceldatei. Diese Dialogboxerlaubt noch viele weitere Einstellungen. Standardmässig fügen Sie neue Datensätze hinzu, mankann aber auch die aufgerufenen (gefundenen) Datensätze ersetzen oder sogar eine Datenbankaktualisieren, wobei nur die Daten, welche in gewissen Schlüsselfeldern übereinstimmen, ersetztwerden sollen (update by matching key).

Export

Der umgekehrte Weg, Filemaker-Dateien nach Excel zu transferieren, ist mit Excel aus Office Xgenau so leicht. Starten Sie Excel, schliessen Sie die leere Arbeitsmappe und verwenden Sie denÖffnen-Befehl im Datei-Menü.

Selektieren Sie in der Öffnen-Dialogbox unter Zeigen den Dateityp FileMaker Pro Dateien undwählen Sie die Filemakerdatei Apotheken konvertiert.fp5. Nach drücken des Öffnen-Knopfeswird die Datei in Filemaker gestartet und eine Import-Dialogbox erscheint, in welcher Sie diegewünschten Felder auswählen können.


Wählen Sie alle Felder und drücken Sie den Fertig stellen-Knopf. Alternativ können Sie auchSuchkriterien zum Filtrieren der Daten eingeben. Anschliessend erscheinen die Daten in Excel.

Bei älteren Versionen von Excel ist der direkte Import von Filemakerdaten nicht unterstützt. Indiesem Fall können Sie die Daten zuerst aus der Filemakerdatei exportieren. Verwenden Siewieder die Datei Apotheken konvertiert.fp5 und den Befehl Datensätze exportieren im Ablage-Menü. Geben Sie als Dateinamen Apotheken.mer ein und selektieren Sie den Dateityp Serien-brief.

Der voreingestellte Dateityp Text mit Tab würde zwar auch funktionieren, allerdings gehen dabeidie Feldnamen (Spaltenkopfnamen in Excel) verloren. Der Dateityp Serienbrief trennt die ein-zelnen Felder mit einem Semikolon und schreibt als erste Zeile auch die Feldnamen auf. DieserDateityp ist, wie der Name sagt, für Serienbriefe unter Word besonders geeignet, kann aber auchsonst verwendet werden.

In der Dialogbox zum Angeben der Exportfolge wählen Sie die gewünschten Felder aus, hieram besten mit dem Schaltknopf Alle kopieren. Auf der rechten Seite kann man noch die Felder-


Reihenfolge nach Wunsch einstellen. Klicken Sie auf Exportieren, dann entsteht das ge-wünschte Exportfile.

Nun starten Sie Excel und öffnen darin die eben erstellte Datei Apotheken.mer. Sie müssen denÖffnen-Befehl von Excel verwenden und bei Zeigen die Option Alle lesbaren Dateien auswäh-len. Anschliessend wird der Textassistent von Excel automatisch gestartet.

Der Excel-Textassistent hilft Ihnen, die Daten richtig auf die Zellen zu verteilen. Im zweitenSchritt müssen Sie als Feldtrennzeichen das Semikolon anklicken, dann klappt alles automa-tisch.

XML-Import und Export

Eine Besonderheit in Filemaker 6 beim Import und Export ist das Format XML. XML (eXten-sible Markup Language) ist wie HTML eine Markup-Sprache, mit der man Daten strukturiertablegen kann. Dabei wird neben den eigentlichen Daten auch die Bedeutung der Daten (Meta-daten) mitabgelegt in Form von Markierungs-Tags. Dies ermöglicht einen Austausch der Datenzwischen verschiedenen Programmen und Computerplattformen. Dank XML kann man Datenzwischen verschiedenen Datenbanksystemen austauschen oder sogar über neue Internet-Dienste„fernbeziehen“. Beispiele dazu sind etwa die Validierung von eMail-Adressen, die Aktualisie-rung von Börsen- oder Wechselkurs-Daten.

XML-Daten lassen sich beliebig umtransformieren und in praktisch jedes spezifische Daten-format verwandeln mit Hilfe von XSL (eXtensible Stylesheet Language). Solche Stylesheet-Transformationen (XSLT) gibt es z.B. für RTF, HTML, EDI und zum Import von Daten ande-


rer Systeme wie SAP, Peoplesoft und viele andere. Mehr Informationen zu diesem Gebiet erfah-ren Sie unter der URL www.filemaker.com/xml.

Um einen ersten Einblick in das Gebiet rund um XML zu erhalten, können Sie in Filemaker dieDatei Apotheken konvertiert.fp5 in eine XML-Datei exportieren über den Befehl Datensätzeexportieren im Ablage-Menü. Geben Sie als Dateinamen test1xml ein und selektieren Sie denDateityp XML.

Im zweiten Schritt verwenden Sie die vorgwählte Grammatik FMPXMLRESULT und im Drit-ten Schritt alle Felder zum exportieren. Die exportierte Datei test1.xml können Sie mit einemTexteditor oder mit dem Internet Explorer ansehen. Im Internet Explorer werden der Dateninhaltschwarz und die Metadaten (Markup-Tags) farbig dargestellt. Die Datei enthält als Metadatenauch die Feldnamen und entspricht der Kolonnenstruktur einer Tabelle.

Die Datei test1.xml lässt sich direkt wieder in eine Filemakerdatenbank importieren, wobei dieFeldnamen erhalten bleiben.

Sie können den XML-Export auch gemäss der zweiten Grammatik FMPDSORESULT in eineDatei test2.xml exportiern. In dieser wird jeder Datensatz mit den Feldnamen als Markup-Tagsgekennzeichnet.


Ausdrucken

Das Ausdrucken von Daten aus FileMaker Pro-Dateien ist äusserst einfach. Das Papierformatkann man im Ablage-Menü überprüfen oder neu einstellen und anschliessend den Befehl Dru-cken im selben Menü aktivieren. Wichtig ist, dass man beim Drucken von Daten weiss, dassnormalerweise alle ausgerufenen Daten gedruckt werden.

Daten drucken

Wenn Sie den Befehl Drucken im Ablage-Menü aktivieren, dann können Sie die ausgewähltenDaten gemäss dem gerade eingestellten Layout ausdrucken. Bevor Sie wirklich auf Papier dru-cken, lohnt es sich, die Ausgabe auf dem Bildschirm zu kontrollieren. Dazu dient der ModusSeitenansicht, in dem man (im Buchsymbol links oben im Statusbereich) seitenweise durchblät-tern kann. Die Druckdialogbox ist voreingestellt auf Allgemein, schalten Sie dort auf FileMakerPro, um weitere Druckoptionen einstellen zu können.

In der Druck-Dialogbox ist vorgewählt, dass alle aufgerufenen Datensätze gedruckt werdensollen. Wenn man will, kann man auch nur den aktuellen Datensatz, einen leeren Datensatz, dieFelddefinitionen oder Scripte drucken.


Besonders nützlich im Drucken-Dialog ist die Möglichkeit, einen leeren Datensatz als Vorlageausdrucken zu können. Wenn Sie Leeren Datensatz auswählen, haben Sie zusätzliche Forma-tiermöglichkeiten für Felder mit Rahmen und Unterstreichungen als Trennlinien.

Mit dieser Option lassen sich ausgezeichnet Fragebogen herstellen. Erstellen Sie dafür ein an-sprechendes Eingabe-Layout, das auf mehrere Seiten verteilt sein kann, mit Ankreuz-Kästchenund anderen Feinheiten. Anschliessend drucken Sie dieses Layout für einen leeren Datensatz,und schon haben Sie eine gedruckte Vorlage des Fragebogens, der genau gleich aussieht wiedas Layout, in welches Sie später, wenn die Fragebogen zurückkommen, die Daten eingeben.

Fortgeschrittene Techniken

Zu den Stärken von FileMaker Pro gehört die leichte Art, wie man aus vorhandenen Daten neueDaten berechnen kann. Bei berechneten Daten muss man unterscheiden zwischen sogenanntenFormeln und Auswertungen. In Formeln kann man typischerweise Daten innerhalb eines einzi-gen Datensatzes verknüpfen, bei Auswertungen handelt es sich um die Zusammenfassung derDaten eines Feldes über mehrere (gruppierte) Datensätze hinweg, z.B. für Totale oder Subtotale.Natürlich sind auch Mischungen möglich, etwa das Umrechnen von Totalen.

Weiterhin besitzt FileMaker Pro die Möglichkeit sogenannter Wiederhol-Felder, in denen die-selbe Feldart mehrfach repetiert werden kann. Viel mächtiger aber ist die Möglichkeit, über Re-lationen aus einer FileMaker-Datei auf andere FileMaker-Dateien zuzugreifen. Damit eröffnensich Möglichkeiten der Datenverwaltung, wie man sie sonst nur bei grossen Datenbanksystemenerreichen kann.

Formelfelder

Übungsordner: Preise1.fp5

Formelfelder können Resultate automatisch aufnehmen, die sich aus den Daten innerhalb einesDatensatzes berechnen lassen. Ein Formelfeld wird normalerweise beim Erstellen der Daten-


bank wie ein gewöhnliches Feld vordefiniert, allerdings vom Typ Formel. Am Beispiel der DateiPreise1.fp5 soll der Vorgang erläutert werden. Man möchte aus dem Einzelpreis und der Mengejedes Artikels den Gesamtpreis berechnen lassen. Öffnen Sie Preise1.fp5 und aktivieren SieFelder definieren im Ablage-Menü.

Definieren Sie ein neues Feld mit dem Namen Gesamtpreis vom Typ Formel. Nach Drückendes Erstellen-Knopfes kann man die Formel in einer weiteren Dialogbox eingeben. Geben Siedort als Formel Menge*Preis pro Einheit ein. Die Feldnamen und Operatoren kann man mit derMaus auswählen, Sie müssen also nichts eintippen.

Bei berechneten Feldern kann man verlangen, dass die Resultate einer Formel nicht in der Da-tenbank abgelegt werden, sondern nur bei Bedarf berechnet werden. Diese Einstelloption ver-birgt sich hinter dem Knopf Speicheroptionen. Dort kann man über ein Ankreuzfeld die Spei-


cherung ein- oder ausschalten, allerdings sind diese Felder dann nicht indexierbar12, d.h. lang-samer zum Suchen.

Als Ergebnis erhalten Sie ein modifiziertes Layout, in welchem das neue Formelfeld nebst sei-nem Namen eingefügt ist13. Gehen Sie in den Layout-Modus und verschieben Sie den Feldna-men Gesamtpreis in den Kopfbereich neben die anderen Spaltennamen und das FormelfeldGesamtpreis rechts neben die anderen Datenfelder.

Sobald Sie in den Blättern-Modus zurückschalten, sehen Sie das Resultat: Die neuen Datenwerden automatisch aus den vorhandenen berechnet. Versuchen Sie noch, einen Teil eines Da-tensatzes zu ändern, etwa eine Menge. Sobald Sie das Feld wechseln, wird die Änderung be-rücksichtigt und das betroffene Formelfeld neuberechnet.

Formelfelder sind im Blättern-Modus nicht veränderbar. Man kann sie zwar überschreiben,sobald man aber das Feld verlässt, erfolgt eine Warnmeldung. Diese Editierbarkeit ist nötig,damit man im Suchen-Modus auch in Formelfeldern etwas eingeben kann. Natürlich können Sieauch ein Formelfeld für jede Eingabe sperren (Format Feldformat), dann kann man aber auchnicht darin suchen

Auswertefelder

Übungsordner: Preise2.fp5

Auswertefelder kann man verwenden, wenn man aus einem Feldwert in einer Gruppe von Da-tensätzen (oder innerhalb eines Wiederholfeldes) etwas berechnen will, z.B. die Summe. Es

12 Solche Felder können nicht als Schlüsselfeld für eine Beziehung verwendet werden.

13 Das automatische Einfügen neuer Felder in das gerade aktive Layout kann in den Programm-Voreinstellungen

ausgeschaltet werden.


stehen folgende vordefinierte Funktionen für ein Auswertefeld zur Verfügung: Summe, Mittel-wert, Anzahl, Minimum, Maximum, Standardabweichung oder Prozentanteil. Aus diesen Wertenkann man über ein Formelfeld weitere Grössen berechnen.

Als Beispiel soll eine Summe über die Preise aller Datensätze berechnet werden. Verwenden Siedie Datei Preise2.fp5, in welcher vorhin in einem Formelfeld der Gesamtpreis=Menge*Preispro Einheit berechnet worden ist. In dieser Datei soll zusätzlich der Totalpreis aller Artikel alsLagerwert berechnet werden. Öffnen Sie Preise2.fp5, gehen Sie in Layout-Modus und aktivie-ren Sie Felder definieren im Ablage-Menü. Hier fügen Sie ein neues Feld mit dem Namen La-gerwert und vom Typ Auswertung ein.

In der Dialogbox sehen Sie die verschiedenen Einstellungen, die es für Auswertefelder gibt.Stellen Sie Summe von Gesamtpreis ein. Das im Layout erzeugte Feld verschieben Sie an-schliessend samt Namen in den Fussbereich14 unten im Fenster.

14 Der Fussbereich wird beim Ausdrucken immer unten an der Seite eingefügt. Wenn Sie den Lagerwert lieber an

die Liste anschliessen wollen, dann wechseln Sie (mit einem Doppelklick auf den Bereichsschaltknopf) den Fuss-

teil in eine nachgestellte Auswertung


Auswertefelder in FileMaker Pro sind Felder, deren Wert erst anhand der aktuellen Auswahloder des Sortierzustandes der Datenbank bestimmt sind. Ein Total z.B. kann verschiedeneWerte aufnehmen, jenachdem, ob man alle Datensätze aufgerufen hat oder nur einen Teil. Völligvertraut mit Auswertefeldern kann man erst werden, wenn man die verschiedenen Zonen in ei-nem Layout kennt, die man für Reporte verwendet. Mehr dazu finden Sie unter dem Thema Re-porte.

Wiederholfelder

Übungsordner: Rechnung.fp5

Wenn in einem Feld einer FileMaker Pro Datenbank mehrere gleichartige Werte untergebrachtwerden sollen, dann kann man dieses Feld als Wiederholfeld definieren. Solche Wiederholfel-der sind aber nur dann zu verwenden, wenn man eine obere Grenze der Anzahl Wiederholungenkennt, sie sind kein Ersatz für eine richtige, sogenannte 1-n-Relation, wie man sie in einer relati-onalen Datenbank bei Wiederholungen eigentlich verwenden sollte. Für viele Fälle in der Praxisstellen Wiederholfelder aber einen guten Kompromiss dar.

Als Übungsbeispiel können Sie die Datei Rechnung.fp5 öffnen. Sie enthält die Felder Name,Adresse, Datum, Artikel und Preis.


Wenn dieselbe Person nun mehr als einen Artikel kaufen möchte, dann müsste man einen neuenDatensatz anlegen mit denselben Personenangaben, was unnötige Duplizierarbeit bedeutet underst noch fehleranfällig ist. Wenn man zum vorneherein festlegt, dass nicht mehr als z.B. 10Artikel pro Rechnungsblatt verrechnet werden sollen, dann kann man die Felder Artikel undPreis als Wiederholfelder definieren. Gehen Sie in Layout-Modus und aktivieren Sie Felderdefinieren im Ablage-Menü. Klicken Sie doppelt auf das Feld Artikel, wählen Sie das RegisterSpeicher und kreuzen Sie die Box Wiederholfeld an. Die maximale Anzahl der Wiederholungensetzen Sie auf 10.

Dasselbe soll auch für das Feld Preis vollzogen werden. Im Layout ändert sich vorerst nochnichts. Selektieren Sie nun im Layout die Felder Artikel und Preis und aktivieren Sie Feldformatim Format-Menü.


Die aktuelle Anzahl der Wiederholungen im Layout kann dort bis zur vorhin definierten oberenGrenze eingestellt werden. Wählen Sie auch hier 10 Wiederholungen. Die Anordnung der Wie-derholfelder ist auf vertikal voreingestellt, kann aber auch horizontal erfolgen.

Das Layout ändert sich und es werden alle 10 Wiederholfelder eingezeichnet, wie wenn es rich-tige Felder wären.

Was ist eigentlich der Vorteil eines Wiederholfeldes gegenüber einer simplen Aneinanderrei-hung von separaten Feldern? Im Grunde ist nur das Suchen und Berechnen von Daten in Wie-derholfeldern einfacher. Eine Suchabfrage in einem Wiederholfeld sucht bei allen Wiederho-lungen und in Berechnungen kann man auf alle Wiederholungen zugreifen, z.B. die FunktionSumme(Wiederholfeldname) verwenden.

Erstellen Sie ein neues Feld über Felder definieren im Ablage-Menü mit dem Namen Total undvon Typ Formel:


Verschieben Sie das Totalfeld und den Label unter die Preiskolonne und prüfen Sie das Resul-tat.

Sie sehen, dass beim Einfüllen der Rechnung der Totalbetrag laufend nachgeführt wird.

Unschön sind die leeren, unaufgefüllten Zellen am Ende der Liste. Wenn Sie solche leeren Be-reiche unterdrücken möchten, können Sie das im Seitenansichts-Modus oder beim Ausdruckenerreichen. Selektieren Sie dazu die Felder Artikel, Preis, den Textlabel Total und das Feld Totalim Layout-Modus. Wählen Sie dann im Format-Menü den Befehl Angleichen.

Kreuzen Sie die Box Nach oben an, dann wird unbesetzter Leerraum unterdrückt.

Wiederholfelder können auch Probleme erzeugen, speziell wenn man Daten an andere Pro-gramme exportieren will. Oft ist es dabei nützlich, wenn man weiss, dass in Tabulator-getrenntenExportdateien Wiederholfelder durch das ASCII-Zeichen 29 getrennt werden. Man kann dannmit einem Editorprogramm diese Zeichen in gewöhnliche Tabs verwandeln und die Daten im-portieren. Nützlich ist auch die Möglichkeit, dass man eine FileMaker Pro-Datei in eine "leere"Kopie, einen sog. Clone, importieren kann und dabei die Wahl hat, Wiederholfelder in einzelneDatensätze aufzuspalten.


Oft ist es besser, wenn man statt Wiederholfelder zu verwenden, das Konzept der Datenbanküberdenkt und eine relationale 1→n Verknüpfung mit einer zweiten Datei einführt. Im folgen-den Beispiel wird gezeigt, wie man diese Aufgabe mit Hilfe eine Journaldatei lösen kann, welchemit der Rechnungsdatei über eine Seriennummer verbunden wird.

Relationale Verknüpfungen

Relationale Verknüpfungen erlauben in FileMaker Pro das Nachschlagen von Informationen ineiner anderen Datei anhand eines Schlüsselfeldes und das Darstellen dieser Information imLayout der Ausgangsdatei. Dank dieser Möglichkeit, Informationen aus mehreren Dateien zu-sammenzutragen, eröffnen sich für den Anwender ganz neue Dimensionen bei der Konzeptionund Realisation von Datenbankprojekten.

Wichtigstes Grundprinzip bei der Verknüpfung von Dateien ist die Relation. Eine Relation ver-bindet zwei Dateien, das Master-File und das Related-File, anhand eines Schlüsselfeldes, in demgleiche Werte stehen müssen. Sie können sich die Verknüpfung als automatischen Suchvorgangvorstellen, bei welchem im Related-File alle Datensätze herausgepickt werden, bei denen derWert des Schlüsselfelds übereinstimmt mit dem Schlüsselfeldwert des Datensatzes im Master-File. Das Schlüsselfeld kann z.B. eine Personen-Identifikationsnummer, Warennummer oderandere eindeutige Nummer sein. Im Related-File kann derselbe Wert eines Schlüsselfeldes, alsFremdschlüssel in mehreren Datensätzen vorkommen.

Bei Relationen ist immer die Richtung, d.h. die Sichtweise, wichtig. Man gibt an, von welcherDatei aus (Master) auf welche andere Datei (Related) zugegriffen wird. Die Rollen können jenach Problemstellung durchaus vertauscht werden. Auf diese Weise kann man 2 Arten der Re-lation erhalten, die 1→1 Relation und die 1→n Relation.

In der 1→1 Relation entspricht jedem Masterfile-Datensatz genau ein Datensatz im Related File.Der Schlüsselwert eines Masterfile-Datensatzes kommt im Related-File als Fremdschlüssel nureinmal vor.

In der 1→n Relation kann zu einem Masterfile-Datensatz mehr als ein Datensatz im Related Filegefunden werden. Der Schlüsselwert des Masterfile-Datensatzes kann im Related-File mehrfachvorkommen.

In der Praxis sind die Beziehungen zwischen 2 Dateien meist weder vom 1→1 Typ noch vom1→n Typ, sondern vom sogenannten n→m Typ (Many to many). Das bedeutet, dass es zu ei-


nem Datensatz in der Masterdatei viele Datensätze in der Related-Datei (m) gibt, umgekehrt aberauch zu jedem Datensatz aus der Related-Datei viele Masterdatensätze (n) existieren. DieSchwierigkeit beim Design von Datenbankapplikationen besteht meistens darin, diese Zusam-menhänge erst zu erkennen und geeignet aufzulösen.

Als Beispiel für eine 1→n Relation wollen wir die vorherige Rechnungsdatei verwenden, aller-dings ohne Wiederholfelder, sondern korrekt mit Hilfe einer relational verknüpften Journal-Datei. Dafür entfällt die vorher nötige Limite für die maximal möglichen Artikeleinträge proRechnung. Die Hauptdatei Rechnungen.fp5 enthält die Felder R_Nr, Name, Adresse und Da-tum. R_Nr ist eine Rechnungsnummer, welche als automatische Seriennummer vom Anwendernicht ausgefüllt werden muss.

Die Felder Artikel und Preis werden hier nicht benötigt, diese sollen in die Journaldatei ausgela-gert werden. Die Datei Journal.fp5 enthält die Felder R_Nr, Artikel und Preis.

Stellen Sie sich diese beiden Dateien als Tabellen vor, dann sehen Sie, dass man zu jedem Mas-terdatensatz anhand der R_Nr im Related File Journal entsprechende Datensätze „herauspi-cken“ könnte, um eine vollständige Rechnung mit allen Artikeln zu erhalten. Genau dies voll-zieht sich bei relational verknüpften Dateien automatisch: Zu jedem Masterdatensatz werden imRelated File die Datensätze mit übereinstimmendem Schlüsselwert (R_Nr) herausgesucht.

Master:Rechnungen

Related:Journal

R_Nr Name Adresse R_Nr Artikel Preis001 Max Basel 001 Velo 450002 Fritz Bern 001 Mantel 290

001 Handschuhe 12002 Auto 2050

Solchermassen „herausgepickte“ Datensätze lassen sich dann innerhalb der Masterdatei dar-stellen und formatieren.


Die 1→n Relation mit Hauptschlüssel

Übungsordner: Ordner Relationen:Ordner Rechnung1

Öffnen Sie die Datei Rechnungen.fp5 und erstellen Sie als erstes eine relationale Verknüpfungzur Datei Journal.fp5. Dazu gehen Sie ins Ablage-Menü und wählen Beziehung definieren.

Drücken Sie den Neu-Knopf, um eine neue Beziehung zu definieren. Wählen Sie anschliessenddie Datei Journal.fp5 aus. Achtung: wählen Sie die „richtige“ Datei aus, d.h. die Journal.fp5-Datei im selben Ordner wie die Hauptdatei. Im Übungsordner kommt sie mehrfach vor.

Nun kann man das für die Beziehung verwendete Schlüsselfeld angeben. Links stehen alle Fel-der der Masterdatei, rechts alle Felder der Related Datei.

Wählen Sie in beiden Spalten das Feld R_Nr und kreuzen Sie auch die Checkboxen am unterenRand an, welche das Löschen und Erstellen von Bezugsdatensätzen erlauben. Drücken Sie denOK-Knopf, dann sehen Sie die eben erstellte Beziehung in der Liste, die Sie mit dem Fertig-Knopf schliessen können.


Nachdem Sie die Beziehung definiert haben, können Sie in der Masterdatei im Layout-Modusausser den eigenen Feldern auch alle Felder der Related-Datei Journal.fp5 mit dem Feld-Toolverwenden. Allerdings kann man in solchermassen direkt platzierten Feldern immer nur denersten gefundenen related Datensatz darstellen. Damit man alle gefundenen related Datensätze(1→n) darstellen kann, benötigt man ein sogenanntes Portal (Ausschnitt oder Aussichtsfensterin die andere Datei).

Schalten Sie in der Datei Rechnungen.fp5 in Layout-Modus und erzeugen Sie am unteren Randeinen solchen Ausschnitt (Portal). Dies ist in der Sprache von FileMaker ein Listenfeld, das eineListe von referierten Datensätzen darstellen kann, gewissermassen ein Fenster in die andere Da-tei hinein. Zum Aufspannen des Listenfeldes verwenden Sie das Portal-Tool in der Palette links.Ziehen Sie damit ein Rechteck auf, so gross, wie die einzelnen Artikel auf einer Rechnung Platzbrauchen.

Nach dem Aufspannen erscheint das Dialogfeld zur Portaldefinition. Wählen Sie bei Datensät-ze zeigen von die Beziehung Journal und weiter unten Vertikaler Rollbalken. DasselbeAusschnitteinstellungs-Fenster erhalten Sie auch nachträglich, wenn man das Portal mit Dop-pelklick bearbeiten möchte. Ein vorerst noch leeres Portal erscheint, in welchem die einzelnenArtikel jeder Rechnung aufgelistet werden sollen.


Hier müssen Sie noch festlegen, welche Felder der Journaldatei im Portal dargestellt werdensollen. Sie positionieren mit dem Feldtool die Felder in der obersten (weissen) Portalzeile, dieals Muster für die ganze Liste verstanden wird. Wählen Sie im Beispiel die Felder Artikel undPreis. Platzieren Sie die Feldlabels oberhalb des Portals.

Wenn alle Felder richtig festgelegt sind, können Sie umschalten in Blättern-Modus. Zu jederRechnung können Sie jetzt beliebig viele Artikel und Preise eintragen.

Auch hier kann man eine Totalsumme aller Artikel berechnen lassen. Erstellen Sie wiederum einFormelfeld Total als Summe über alle Preise aus der Related Datei Journal. Hierzu müssen Siebei der Formeldefinition nicht die Felder der aktuellen Datei, sondern die von der Relation Jour-nal einstellen.

Wenn Sie einige Rechnungen im Beispiel eingetragen haben, dann lohnt sich ein Blick in die imHintergrund automatisch aufgefüllte Journal-Datei. Wählen Sie im Fenster-Menü die DateiJournal.fp5 aus


Sie sehen, dass in dieser exakt Buch geführt worden ist. Die entsprechenden R_Nr-Werte in derrelated Datei wurden automatisch von Filemaker erzeugt. Normalerweise braucht man dieseDatei überhaupt nicht zur Kenntnis zu nehmen, andererseits kann man in ihr oft ausgezeichnetauswerten, z.B. wievielmal ein bestimmter Artikel verkauft worden ist.

Die 1→1 Relation mit Fremdschlüssel


Beim obigen Beispiel der Rechnungen konnten Sie in einer Rechnung beliebige Artikel undderen Preise direkt in eine Portalzeile eingeben. Oft ist es in der Realität aber wünschenswert,wenn man die Artikel aus einer vorbereiteten Artikelliste samt Preisen beziehen kann. Amschönsten wäre es, wenn man die Artikeleingabe über eine Werteliste, d.h. nur durch Anklickeneines Listeneintrages, vollziehen könnte.

Dazu benötigen wir eine neue Datei Artikel.fp5 mit den Feldern A_Nr, Bezeichnung und Preis.A_Nr ist die Artikelnummer, die als automatische Seriennummer von Filemaker erstellt werdenkann.

Die Journaldatei Journal.fp5 wird folgendermassen abgeändert: Die beiden Felder Artikel undPreis werden nicht mehr direkt verwendet, sondern sie sollen aus der Artikeldatei „fernbezo-


gen“ werden. Dazu benötigen wir zusätzlich ein Feld A_Nr, in welcher die Artikelnummer alsFremdschlüssel abgelegt wird. Dieses Feld dient dann zur Auswahl eines Artikels. Des weiterenwird aus Journal.fp5 eine Beziehung in die Datei Artikel.fp5 definiert:

Hier bleiben die Optionen zum Löschen und Erstellen von Bezugsdatensätzen ungecheckt, denndie Artikeldatei soll nicht verändert werden können.

Die beiden Felder Artikel und Preis in der Journaldatei werden umdefiniert als Formelfelder, dieüber die eben erstellte Beziehung in die Artikeldatei definiert werden.

Damit genügt es, in der Journaldatei eine Artikelnummer einzugeben, die zugehörige Artikelbe-zeichnung und der Preis werden automatisch über das Formelfeld berechnet. Allerdings wollenwir nicht direkt in der Journaldatei Daten eingeben, sondern in der Rechnungsdatei über dasPortal.

Dazu muss auch die Rechnungen.fp5-Datei leicht abgeändert werden. Im Portal wird als zusätz-liches Feld die A_Nr am Anfang eingefügt.


Jetzt könnte man leicht Artikel eintragen, wenn man die zugehörigen Artikelnummern im Kopfhätte. In die Felder Artikel und Preis kann man nicht mehr schreiben, denn dies sind nun For-melfelder, die entsprechend der Artikelnummer automatisch ausgefüllt werden

Um nicht auf diese Artikelnummern angewiesen zu sein, verwenden wir eine Werteliste als Ein-gabehilfe. Wählen Sie in der Rechnungendatei Werteliste definieren im Ablage-Menü understellen Sie eine neue Werteliste mit dem Namen Artikelliste.

Verwenden Sie hier den zweiten Auswahlknopf bei Werte verwenden aus Feld. In der nächstenDialogbox müssen Sie über der Schaltknopf Datei angeben zuerst die (richtige) Datei Arti-kel.fp5 auswählen, darauf links in der Liste das Feld A_Nr und rechts die Checkbox Auch Werteverwenden aus ankreuzen, dann das Feld Bezeichnung selektieren. Darauf klicken Sie OK unddarunter auf Fertig.

Jetzt können Sie in Layout-Modus schalten, im Portal das Feld A_Nr wählen und über denFeldformat-Befehl im Format-Menü das Feld als Einblendliste formatieren mit der Artikellisteals Eingabehilfe.

Zurück in Blättern-Modus können Sie das Werk austesten. Ein Klick ins erste Feld des Portalszeigt die Artikelliste, dort wählen Sie mit einem Klick den gewünschten Artikel und sogleichgeht die Liste wieder auf für den nächsten Eintrag.


Bezeichnung und Preis werden jeweils sofort eingetragen.

Achtung!

Da die Artikel und Preise rein relational „fernbezogen“ werden, wirkt sich eine Änderung einesArtikelnamens oder Preises sofort auf die Rechnungen aus, auch auf die alten Rechnungen.Schalten Sie im Fenster-Menü auf die Artikeldatei und versuchen Sie, dort einen verrechnetenEintrag zu ändern. Die Änderung wirkt sich sofort auf alle Rechnungen aus, in denen dieserArtikel vorkommt.

Verknüpfung durch Referenz


Nicht immer ist die oben beschriebene relationale Verknüpfung der richtige Weg, um Daten auseiner anderen Datei mitzubenutzen. Oft ist der Weg über ein einfaches Kopieren von Daten ausder related-Datei anhand eines Schlüsselwertes vernünftiger. Denken Sie etwa im obigen Bei-spiel, was geschehen würde, wenn Sie die Rechnungen ausdrucken, verschicken und nachträg-lich die Preisliste ändern. Die Zahlen würden sofort verändert, auch für bereits bezahlte Rech-nungen. Das kann natürlich nicht erwünscht sein. Man verwendet in solchen Fällen an Stelle des"relationalen Fernbezugs" eine sog. Lookup- oder Referenz-Verbindung zum Related-File, inwelcher die Daten echt kopiert werden.

Um im Beispiel der Rechnungen diese Referenz-Verbindung herzustellen, müssen Sie als erstesin der Journal.fp5-Datei die beiden Felder, die oben Formelfelder waren, wieder in Textfelderverwandeln. Verwenden Sie dazu Felder definieren im Ablage-Menü, klicken Sie auf die Felder,wählen Sie den Typ Text und drücken Sie den Sichern-Knopf.


Jetzt wird jedes dieser beiden Felder mit der Option Referenzwert versehen. Drücken Sie denOptionen-Knopf und kreuzen Sie im Register Automatische Eingabe die Box bei Referenzwertan.

Anschliessend wählen Sie oben rechts die Relation Artikel und bestimmen, welches Feld aus derArtikeldatei kopiert werden soll, bei Artikel ist es das Feld Bezeichnung, bei Preis das FeldPreis.

Jetzt können Sie die Datei Rechnungen.fp5 prüfen: Die Dateneingabe erfolgt genau gleich wievorhin über das Einblendmenü. Allerdings kann man jetzt bei Bedarf auch die Artikelnamen unddie Preise abändern, ohne dass damit an der Artikelliste etwas verändert würde. Man kann sogardirekt Artikel und Preise eintragen, ohne die Benutzung des Artikelnummernfeldes als Eingabe-hilfe.

Merke!

Es gibt viele Gründe, welche die Referenz rechtfertigen, auch wenn die Datenbank-Puristen im-mer wieder auf rein relationales Design verweisen. Der Hauptgrund ist aber praktisch immer,dass man die Daten Aufbewahren oder „einfrieren“ will. Zudem ist eine via Referenz aufge-füllte Datenbank auch für sich allein wertvoll, sie enthält alle Angaben im Gegensatz zu einerrelational verknüpften, bei welcher der Inhalt wertlos ist, wenn man nur die Masterdatei hat unddie Related Dateien nicht vorhanden sind.

Wenn nötig, kann man durch Referenz kopierte Daten leicht in der gesamten Datenbank wiederaktualisieren. Dazu klicken Sie im Blättern-Modus in das Schlüsselfeld der Relation, auf wel-cher die Referenz basiert und wählen im Menü Datensätze den Befehl Inhalt erneut suchen.


Die Meldung macht Sie darauf aufmerksam, dass alle Referenzwerte aktualisiert werden.

Serienbrief-Felder

Etiketten drucken


FileMaker Pro eignet sich hervorragend zum Drucken von Adress-Etiketten. Für Etiketten gibtes ein spezielles vorbereitetes Layout, das Sie meist nur noch geringfügig anpassen müssen, umfixfertige Etiketten zu erhalten. Verwenden Sie als Beispiel die Datei Adressen2.fp5, gehen Siein Layout-Modus und wählen Sie Neues Layout im Modus-Menü.

Unter den möglichen vordefinierten Layout-Typen wählen Sie hier Etiketten.

Im darauf folgenden Dialog kann man Normgrössen (Avery und Zweckform) auswählen oderdie Masse selber definieren. Im nächsten Dialog werden die benötigten Felder (Anrede, Titel,Vorname, Name, Institution, Adresse, PLZ, Ort) ausgewählt. Bei jedem Doppelklick auf einen


Feldnamen werden die Felder, umrandet von Doppelklammern, eingefügt. Fügen Sie nach Vor-name, Titel und PLZ jeweils einen Leerschlag ein und am Zeilenende ein Return.

Wählen Sie im letzten Schritt des Layout-Assistenten die Option in Layoutansicht öffnen.

Als Resultat wird ein Zwei- oder Dreispaltenlayout erzeugt, in welchem die Felder untereinanderals sogenannte Serienbrief-Felder (Mergefields) formatiert sind15. Die erste Spalte dient alsMuster für die beiden anderen Spalten, man definiert die Felder also nur einmal.

Im Blättern-Modus sieht man noch keine mehrspaltige Darstellung der Felder, aber im Seite-nansichts-Modus wird der Vorgang deutlich.

Das Feld Titel besitzt vorläufig noch einen Schönheitsfehler, da damit Probleme mit eingerück-ten Namen für titellose Personen entstehen können. Diese Art von Problemen können Sie ele-

15 Mergefelder können Sie auch direkt in jedes Layout einfügen über das Einfügen-Menü mit dem Serienbrieffeld-

Befehl


gant mit Formelfeldern beheben, diesmal allerdings berechnen Sie etwas aus Textfeldern undnicht aus Zahlen. Definieren Sie über Felder definieren im Ablage-Menü ein neues Formelfeldmit dem Namen Vollname und geben Sie die folgende Text-Formel ein:

Die Formel sieht zwar kompliziert aus, ist aber bei näherer Betrachtung verständlich. Sie wirdaus vordefinierten Funktionen (Wenn-Funktion, IstLeer-Funktion) aufgebaut, die man allespartenweise gruppiert im rechten Listenfeld findet.

Der &-Operator bewirkt ein Zusammenhängen der entsprechenden Texte (Konkatenierungs-Operator). Wichtig ist bei der Definition von Textfunktionen, dass man unten links im Fensterden Datentyp des Formelfeldes auf Text einstellt, denn voreingestellt ist der Typ Zahl.

Nun schalten Sie in Layout-Modus und korrigieren das Etikettenlayout folgendermassen: Erset-zen Sie die Zeile mit Titel, Vorname und Name durch den Eintrag Vollname. Verwenden Sie imEinfügen-Menü dazu den Befehl Serienbrief, dann erscheint die Felderliste, aus der Sie das FeldVollname direkt wählen können. Befehlstaste M holt dieselbe Dialogbox (Mergefields).

Mit diesen korrigierten Etiketten sollten die Adressen korrekt aussehen, sowohl bei Personenmit Titeln als auch für Personen ohne Titel.


Serienbriefe erstellen


Mit Hilfe solcher Merge-Fields, d. h. Feldnamen, umrandet von Doppelklammern, kann manauch richtige Serienbriefe erstellen. Die Textformatiermöglichkeiten von FileMaker Pro erlau-ben eine komfortable Seitengestaltung, ähnlich wie in einer Textverarbeitung. Man kann in ei-nem neuen Layout den festen Brieftext mit dem Text-Tool (A) im Layout-Modus schreiben.Man kann auch aus einer Word-Datei der ganzen Brief kopieren und im Layout einfügen. Ach-ten Sie darauf, dass dabei im Ansicht-Menü das Textlineal eingeschaltet ist. Damit erhalten Siedie von der Textverarbeitung bekannten Tools zum Gestalten des Textes (Tabulatoren, Ränder,Stile etc.).

Immer, wenn Sie an eine Stelle im Brieftext kommen, an der Sie gerne einen Namen oder andereTeile der Datenbank eingefügt hätten, verwenden Sie im Einfügen-Menü den Befehl Serien-brieffeld. Sie können auch direkt den Kürzel Befehlstaste M verwenden. So können Sie einfachdas gewünschte Feld einfügen lassen.

Für die Briefanrede lohnt es sich, ein Zusatzfeld Briefanrede von Typ Formel in der Datenbankzu erstellen. Die Formel definieren Sie folgendermassen:

Auch hier ist der Konkatenierungs-Operator (&) wichtig, mit dem man den Inhalt von Textfel-dern zusammenfügt. Zudem gibt es für Textfelder noch viele Funktionen zum Bearbeiten vonTextinhalten. Schalten Sie auch hier den Datentyp des Formelfeldes auf den Typ Text.

Auf diese Weise lassen sich die unterschiedlichen Anredetexte abhängig von den Daten korrektberechnen und im Brief einfügen.


Auf diese Weise können Sie viele Briefe in die Datenbank aufnehmen. Jeder Brief ist ein eige-nes Layout, dem Sie einen passenden Namen geben können. Der Vorteil einer solchen Lösungist dabei, dass alle Briefe zusammen mit den Adressdaten in einer einzigen Datei zusammen-gehalten bleiben.

Serienbriefe über Textverarbeitung

Selbstverständlich kann man auch die Serienbrief-Funktionen von Textverarbeitungsprogram-men wie Word oder AppleWorks zusammen mit einer FileMaker Pro-Datenbank verwenden.Dazu muss man die Adressdaten zuerst in eine Datei exportieren. Das spezielle DateiformatSerienbrief speichert alle notwendigen Informationen, um eine Serienbrief-Merge-Datei fürAppleWorks und Microsoft Word zu erstellen.

Reporte

Reporte sind Berichte, die Sie aus Extrakten der Datenbank erstellen können. In einem Reportwill man Teile der Datenbank geeignet gruppieren und darstellen, eventuell auch Zwischenre-sultate dazufügen und die zu druckenden Seiten ansprechend ausschmücken. Anstatt auf demPapier kann man einen Report auch auf dem Bildschirm im Seitenansichts-Modus durchblät-tern.

Komfortable Gestaltungsmöglichkeiten bietet FileMaker Pro bei Reporten über sogenannteTeilauswertungen. Bei Teilauswertungen handelt es sich um Zusammenfassungen von Daten,die durch Sortieren in Gruppen unterteilt sind, etwa die Löhne, aufsummiert nach Abteilungenoder die Warenpreistotale gesondert nach Kategorie.


Die Bereiche im Layout

In FileMaker Pro kann jedes Layout für Reporte verwendet werden. Ein Layout kann in ver-schiedene Zonen resp. Bereiche unterteilt sein, welche die Aufbereitung des Reports steuern.FileMaker Pro kennt insgesamt 8 verschiedene solche Bereichsarten, mit denen man elegantReporte gestalten kann.Kopf 1. SeiteFuss 1. Seite

Bereich wird nur auf der 1. Seite anstelle des normalen Kopf-oder Fussteils ausgeschrieben.

KopfteilFussteil

Erscheint oben resp. unten auf jeder Seite im Seitenansichtsmo-dus, resp. Fenster im Blättern-Modus.

Datenteil Bereich wird für jeden Datensatz der aktuellen Auswahl repetiert.Vorangestellte Auswertung Wird für Zusammenfassungen aller aufgerufener Daten voran-

gestellt.Nachgestellte Auswertung Wird für Zusammenfassungen aller aufgerufener Daten darun-

tergefügt.Teilauswertung wenn sor-tiert nach

Wird für Zusammenfassungen gruppierter Daten bei jedemGruppenwechsel verwendet.

Solche Bereiche lassen sich über das Layouts-Menü mit dem Befehl Bereichseinstellung odermit dem Bereichstool-Tool im Statusbereich am linken Rand erzeugen oder abändern.

Die Bedeutung des Kopf- und Fussbereichs in den Layouts haben Sie bereits kennen gelernt.Oben resp. unten auf jeder Seite eines Reports (auf Papier oder in Seitenansicht) kann man ei-nen festen Text oder Platzhalter für Seitennummern oder Datum einfügen. Im Blättern-Moduserscheinen dafür fixierte Bereiche, unter denen die Daten durchgerollt werden können.

Die Bereiche Auswertung oder Teilauswertung werden für Reporte verwendet, bei welchen manz.B. Gesamt-Totale oder Zwischen-Totale bei jedem Gruppenwechsel einbauen kann.

Teilauswertungen

Übungsordner: Ordner Reporte: Teilnehmer.fp5

Teilauswertungen sind in älteren Filemaker Pro-Versionen für den Anfänger nicht ganz so ein-fach zu erstellen gewesen. Zuerst musste man Auswertefelder für Totale oder Anzahlen definie-


ren, diese korrekt im Layout in einem speziellen Teilauswertungsbereich platzieren, die Daten-bank nach dem Gruppierungsfeld sortieren und das Resultat in Seitenansicht betrachten.

Dieser mühsame Weg wird mit Hilfe des Layout-Assistenten in Filemaker Pro bedeutend ver-einfacht.

Verwenden Sie zum Ausprobieren die Datei Teilnehmer.fp5 mit den Feldern Name, Kurs undGruppe. Das Ziel ist, einen Report zu erstellen, in welchem alle Personen pro Kurs und proGruppe zusammengestellt sind. Nach jedem Gruppen- und Kurs-Wechsel soll die Anzahl derTeilnehmer ausgedruckt und graphisch hervorgehoben werden. Zu diesem Zweck benötigen wirein zusätzliches Feld Anzahl vom Typ Auswertung, das als Anzahl der Namen definiert seinkann16.

Jetzt gehen Sie im Layout-Modus ins Layouts-Menü und starten den Layout-Assistenten mitdem Befehl Neues Layout/ Neuer Bericht. Nennen Sie das Layout Bericht und wählen Sie alsTyp Liste/Bericht als Spalte.

In Schritt 2 Wählen Sie die Option Bericht mit gruppierten Daten und kreuzen Zwischen- undEndsummen an

16 Das Feld kann auch erst im Berichtsassistenten erstellt werden.


Im 3. Schritt selektieren Sie die ersten 3 Felder, im 4. Schritt wählen Sie die Felder, nach denengruppiert werden soll, hier also Kurs und Gruppe.

Im 5. Schritt kann man als zusätzliche Sortierung noch nach Name sortieren. Im 6. Schritt wirddas Auswertefeld Anzahl vorgeschlagen. Wählen Sie in der Mitte bei Kategorie auswerten nachdas Feld Kurs und drücken Sie auf den Hinzufügen-Knopf. Anschliessend wählen Sie auch dasFeld Gruppe und fügen es hinzu.


Im 7. Schritt kann eine Endsumme verlangt werden. Drücken Sie auf den Hinzufügen-Knopf.Im 8. Schritt wählt man die Ausschmückungsart, die auf Aqua-Design voreingestellt ist.

Im 9. Schritt könnte man noch Kopf- oder Fussteil-Details einfügen. Im 10. Schritt kann manautomatisch einen Script erstellen lassen, der den Report wiederholt.


Im letzten Schritt kann man den Report gleich ansehen oder via Layout-Modus noch verfeinern.

Das Endergebnis ist ein vollständiger Report mit allen verlangten Zwischen- und End-Anzahlen.

Teilauswertungen wie diese klappen nur richtig, wenn die Daten nach den entsprechenden Teil-auswertungsfeldern sortiert sind und wenn man sie in Seitenansicht ansieht. Diese Schritte wer-den durch den automatisch erstellten Script Bericht ausgeführt. Sie können diesen Script jeder-zeit wiederholen über das Script-Menü. Als Vorübung zum Kapitel Automatisierungen könnenSie sich den Inhalt des automatisch erstellten Scripts Bericht ansehen. Sie werden ihn sofortverstehen. Gehen Sie ins Script-Menü und wählen Sie den Befehl ScriptMaker. Die Liste allerScripts erscheint, hier ist allerdings nur der Script Bericht vorhanden.

Klicken Sie doppelt auf diesen Script, damit er sich öffnet.


Im linken Fenster sehen Sie alle möglichen Scriptbefehle, die man mit Doppelklick ins Fensterrechts einfügen könnte. Hier brauchen Sie nichts einzufügen, der Script ist schon erstellt und dieeinzelnen Befehle erklären sich von selbst.

An den Doppelpfeilsymbolen könnte man die Reihenfolge der Befehle verändern. Verlassen Sieden Script am besten durch einen Klick auf Abbrechen und schliessen Sie das Scriptfensterüber den Fertig-Knopf.

Übersichtsdarstellung

In solchen Teilauswertungen kann man sogar den Datenteil ganz weglassen und nur die Zwi-schensummen auflisten. Dazu gehen Sie in Layout-Modus und duplizieren Sie das Layout Be-richt. Anschliessend korrigieren Sie die Layoutkopie folgendermassen: Löschen Sie den Daten-bereich, indem Sie den Bereichsknopf (D) selektieren und darauf die Löschtaste drücken.


Löschen Sie auf dieselbe Weise auch den Kopfteil und die beiden oberen Teilauswertungsberei-che.

Auf diese Weise erhalten Sie Übersichtsreporte, in welchen nur die Zusammenfassung steht.

Automatisierungen

In einer oft benutzten FileMaker Pro Applikation treten häufig dieselben Arbeitsabläufe auf, dieman mit Hilfe der vordefinierten Menüs und Schaltflächen bewältigen muss. Bei gleichartigenArbeitssequenzen wie Auswählen, Sortieren, Layout-Wechseln und Drucken wünscht man sichoft eine Erleichterung von der monotonen Arbeit. Genau zu diesem Zweck gibt es in FileMakerPro die Möglichkeit, mit Hilfe von selbstdefinierten Tasten und Schaltknöpfen eine Applikationbenutzerfreundlicher zu gestalten. Eine wichtige Rolle spielen dabei Scripte, d.h. Ablaufsequen-zen mit Hilfe von vorbereiteten Befehlen, mit denen man eine Anwendung programmieren kann.


Bilder archivieren

Übungsordner: Ordner Automatisierung:Bilderbank.fp5 und Ordner Bilder

Filemaker erlaubt es, in Medienfeldern Bilder abzulegen. Solche Medienfelder können in denLayouts in der gewünschten Grösse angeordnet werden, Filemaker skaliert die gespeichertenBilder automatisch, entweder durch Verkleinern oder durch Vergrössern17. Die Bilder könnenentweder durch die Kopieren/ Einfügen-Technik oder durch den Befehl Datensätze importierenim Ablage-Menü in ein Medienfeld eingefügt werden. Mit dem Unterbefehl Datei kann jedeBilddatei (oder auch Film- und Tondokumente) eingefügt werden.

Bei grossen Bildersammlungen werden Sie den in Filemaker 6 neuen Befehl Datensätze im-portieren Ordner schätzen lernen, mit welchem man ganze Bildersammlungen in die Daten-bank einlesen kann.

Die Datenbank Bilderbank.fp5 ist leer und besitzt vorerst noch keine Bilder. Sie werden sehen,wie leicht man sie mit Bildern auffüllen kann. Im vorbereiteten Ordner Bilder sind zwei Unter-ordner für Sommerbilder und Winterbilder untergebracht. Die enthaltenen Bilder können direktin die Bilderdatenbank eingelesen werden.

Die Datenbank wurde vorbereitet mit folgenden 5 Feldern:

Bild soll das Bild in voller Grösse aufnehmen, Bild Vorschau eine automatisch erzeugte Klein-bildversion, Name soll den Dateinamen der Bilddatei aufnehmen und Pfad den Speicherpfad(URL) der Bilddatei.

Um die Bilder in die Datenbank aufzunehmen, verwenden Sie im Ablage-Menü den Befehl Da-tensätze importieren mit der Suboption Ordner.

17 Die automatische Grössenanpassung kann über den Graphic-Befehl im Format-Menü ausgeschaltet werden.


Der Import-Assistent verlangt von Ihnen zuerst den Speicherort der Bilddateien sowie den Da-teityp (Bilder oder Texte). Wenn Sie Bilder wählen, steht Ihnen die Option Nur Verweis aufjede Bilddatei importieren zur Verfügung, mit welcher die Bilder nicht abkopiert werden, son-dern nur ein Verweis auf die Originaldaten gespeichert wird, um Platz zu sparen. Allerdingsdürfen dann die Dateinamen und der Speicherort nicht mehr verändert werden.

Im nächsten Schritt wählen Sie die Zuordnung der vordefinierten Importgrössen Bild, Dateina-me, Dateipfad und Bildvorschau auf die entsprechenden Felder in der Datenbank, die dort nichtgleich heissen müssen.


Im letzten Importschritt können Sie bestimmen, ob die Bildernummerierung automatisch erzeugtwerden soll.

Nach diesen kurzen Schritten ist die Datenbank erstellt und die Bilder werden in Listenformanhand des kleinen Vorschaubildes aufgelistet.

Wenn Sie wollen, dass die Datei beim Öffnen immer in dieser Listenansicht erscheint, dannstellen Sie dies in der Voreinstellung ein. Dazu dient der Befehl Voreinstellungen Dokument imFileMaker-Menü.


Kreuzen Sie Umschalten zu Layout an und wählen Sie das Layout Liste.

Tasten-Befehle

Übungsordner: Ordner Automatisierung:Bilderbank.fp5

In Filemaker Pro kann man jedem Objekt eines Layouts, d.h. Texten, Feldern oder Grafikeneine Tasten-Aktion zuordnen. Beim Anklicken eines solchen Objekts wird eine programmierba-re Aktion ausgeführt. Dies befreit den Anwender von der Kenntnis der Filemaker-eigenen Be-fehle. Man kann Applikationen erstellen, die vollständig über selbstgemachte Knöpfe undSchaltflächen bedienbar sind. Als Beispiel wollen wir in der Datei Bilderbank.fp5 den Wechselzwischen den Layouts mit Tastenbefehlen automatisieren.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Layouts in einer Datenbank kann im grauen Status-bereich links oben beim Layout-Einblendmenü vollzogen werden. Dies wissen aber nur "file-makerkundige" Anwender. Der Normalanwender sollte den Wechsel zwischen den Layoutsintuitiv erfassen und z.B. über Buttons ausführen können. Buttons (Schaltknöpfe) sind Ele-mente eines Layouts (Bilder, Felder oder Texte), denen Sie einen Befehl zuweisen können, (z. B.gehe zu Layout xyz).

Nehmen Sie als Beispiel die Datei Bilderbank.fp5. Sorgen Sie zuerst in Layout-Modus überLayout-Einstellungen dafür, dass das Listenlayout in der Listenansicht erscheint und das Einga-belayout in der Formularansicht.

Nun möchten wir erreichen, dass man mit einem Klick auf eine Zeile in der Liste direkt zu die-sem Datensatz im Eingabelayout (Formularansicht) springt. Hier sind die Details zu diesemDatensatz und das Bild in Grossansicht dargestellt.

Dieses Verhalten erreichen Sie, indem Sie im Listenlayout alle Felder selektieren und über dasFormat-Menü den Befehl Taste aktivieren.


In der Dialogbox wählen Sie den Befehl Gehe zu Layout und rechts das Layout Eingabe.

Probieren Sie die Wirkung aus im Blättern-Modus. Ein Klick auf ein Bild oder einen Text inder Liste bringt Sie augenblicklich zum entsprechenden grossen Bild. Zurückschalten müssenSie allerdings noch unkomfortabel über das Layout-Popup-Menü oben links im grauen Status-bereich.

Sie benötigen einen Schaltknopf, um aus dem Eingabe-Layout ins Listen-Layout zurückzukeh-ren. Schaltknöpfe lassen sich direkt mit dem Schaltknopf-Tool im Layout-Modus erstellen.

Ansprechender wirken allerdings Grafiken, die Sie als Tasten definieren können. In den File-Maker-Beispieldateien finden Sie viele solche Grafiken. Sie können auch die kleine Tasten-sammlung aus der Filemakerdatei Buttons.fp5 verwenden (s. nächstes Beispiel).

Den Liste-Button aus der Datei Buttons.fp5 für die Rückkehr in das Listen-Layout können Sieim Layout-Modus kopieren und in der Datei Bilderbank.fp5 im Layout Eingabe oben rechtsplatzieren.


Verbinden Sie mit dieser Taste im Format-Taste-Befehl den Befehl Gehe zu Layout Liste.

Solche anklickbaren Listeneinträge sind wichtige Navigationshilfen für den Anwender. Sie kön-nen anklickbare Textfelder in Listen auch blau und unterstrichen formatieren, damit der Anwen-der das Gefühl eines Hyperlinks erhält. Er spürt, dass ein Klick auf einen Eintrag zu weitererInformation über diesen Eintrag führt. Allerdings müssen Sie beim Design Ihrer Applikationdarauf achten, dass solche Eigenschaften konsequent beibehalten werden. Alle Listen sollen sichso verhalten, auch Portal-Listen mit Datensätzen aus relational verknüpften Dateien. Die weite-ren Navigationsfunktionen, wie das Zurückkehren zum Listenlayout aus dem Formular oder dasSuchen verbinden Sie am besten mit Schaltknöpfen.

Selbstdefinierte Schaltflächen

Übungsordner: Ordner Automatisierung: Buttons.fp5, Bilderbank.fp5

Die Datei Buttons.fp5 enthält kein einziges Feld sondern nur Layouts. Öffnen Sie die Datei undgehen Sie gleich in Layout-Modus.


Im Layout sehen Sie 8 Buttons, deren Aktion rechts beschrieben ist. Zuunterst finden Sie eineSchaltflächengruppe mit Symbolen wie bei einem Recorder, mit denen man durch die Datensät-ze schalten kann.

Innerhalb der Pfeilknöpfe befindet sich eine Anzeigefläche, in welcher über das Platzhaltersym-bol @@ die momentane Datensatznummer angezeigt wird.

Klicken Sie doppelt auf einen der Buttons, dann sehen Sie, welcher Befehl sich dahinter ver-birgt. Beim Neu-Knopf ist es der Befehl Neuer Datensatz.


Wenn Sie selber solche Buttons erstellen wollen, benötigen Sie ein Zeichen- resp. Mal-Programm, z. B. AppleWorks oder Photoshop. Dort erstellen Sie die Grafik, kopieren Sie undfügen sie in Filemaker Pro in ein Layout ein. Anschliessend selektieren Sie die Grafik undwählen im Format-Menü den Taste-Befehl. Dann erscheint die Taste angeben-Dialogbox, inwelcher Sie den gewünschten Befehl aussuchen und wählen.

Wenn man in Filemaker eine Grafik mit verbundenem Tastenbefehl kopiert, dann wird ausserdem Bild gleich auch der Tastenbefehl mitkopiert. Man kann sie dann in einem neuen Layouteinfügen und der Befehl wird übertragen, vorausgesetzt, dass am Zielort die Layouts (und ev.Felder oder Scripte) gleich heissen.

Probieren Sie diese Eigenschaft der Buttons aus. Kopieren Sie die für das Arbeiten wichtigstenButtons und fügen Sie diese in der Datei Bilderbank.fp5 im Eingabe-Layout ein.

Dank solchen Buttons kann auch ein Anwender, der Filemaker gar nicht kennt, die Datenbanksteuern.

Scripte

Übungsordner: Ordner Automatisierung: Bilderbank.fp5

Scripte sind Ablaufsequenzen von vorbereiteten, abgespeicherten Befehlen, mit denen man eineAnwendung programmieren kann. Über Scripte kann man alle FileMaker Pro-Befehle, die manmit der Maus über das Menü oder sonstige Bedienfelder ausführen kann, automatisch ausfüh-ren lassen. Damit stehen dem gewiegteren FileMaker Pro-Anwender mächtige Werkzeuge zurVerfügung, die es erlauben, Applikationen zu programmieren. Die Scriptsprache enthält allewesentlichen Elemente einer Programmiersprache wie Kontrollstrukturen mit Verzweigmöglich-keiten, Wiederholungen und auch globale Variable für Zwischenspeicherungen, die bei allenDatensätzen verwendet werden können. Viele Abläufe des täglichen Gebrauchs lassen sich inFileMaker Pro recht praktisch über solche Scripte automatisieren.


Script für einen Datensatz

Als erstes Beispiel eines Scriptes soll in der Datei Bilderbank.fp5 ein einzelnes Bild 3 Sekundenlang im Eingabelayout (Grossformat) gezeigt werden.

Gehen Sie ins Script-Menü und wählen Sie dort den ersten Befehl Scriptmaker.

In der Dialogbox werden alle schon vorhandenen Scripts aufgelistet, vorerst hat es noch keine.Schreiben Sie ins untere Feld einen Namen für den neu zu erstellenden Script. Nennen Sie ihnZeige Bild 3 Sekunden und drücken Sie den Erstellen-Knopf.

Im linken Rollfenster stehen alle möglichen Script-Befehle, nach Kategorien geordnet. Am An-fang hat man noch Mühe, die gewünschten Befehle zu finden, die meisten aber entsprechen denmöglichen Befehlen, die Sie über die Menüs in Filemaker schon kennen. Suchen Sie den BefehlGehe zu Layout


im Navigationsbereich und klicken Sie doppelt darauf. Sofort wird der Befehl ins rechte Fensterabkopiert, nur müssen Sie noch sagen, zu welchem Layout gesprungen werden soll. Dies wäh-len Sie im unteren Fensterteil im Popup-Menü bei Optionen.

Wählen Sie dort das Layout Eingabe. Als zweiten Befehl wählen Sie Script unterbrechen/forts.

und über den Angeben-Knopf im Optionen-Teil eine Unterbrechungsdauer von 3 Sekunden.

Als letzten Befehl fügen Sie noch einmal den Befehl Gehe zu Layout ein, allerdings mit demPseudo-Layout Originallayout. Damit springt der Script wieder in das vor dem Aufruf vorhan-dene Layout.

Jetzt schliessen Sie die Script-Definitionsbox mit OK und die darunterliegende Scriptliste mitFertig. Den Script können Sie ausprobieren, indem Sie ihn im Script-Menü anwählen oder dieTastenkombination Befehl 1 drücken.


Script für alle Datensätze

In vielen Scripts möchte man eine bestimmte Aktion für alle vorhandenen Datensätze ausführen.Dazu benötigt man eine Schleife (Loop), die vom ersten bis zum letzten Datensatz repetiert wird.Da diese Kontrollstruktur so häufig benötigt wird, wollen wir sie hier behandeln.

Gehen Sie wieder ins Script-Menü und wählen Sie Scriptmaker. Erstellen Sie einen neuenScript mit dem Namen Alle Datensätze bearbeiten.

Im Script-Definitionsfenster beginnen Sie mit dem ersten Befehl:

im Navigationsbereich. Als zweiten Befehl wählen Sie Schleife, wobei gleich auch der EndeSchleife-Befehl miteingefügt wird. Als dritten Befehl duplizieren Sie den ersten Befehl, wählenaber im Optionenteil bei Angeben weiter und kreuzen die Checkbox Nach letztem beenden an.Verschieben Sie diesen Befehl vor die Zeile Ende-Schleife. Jetzt steht schon das Gerüst zumDurchlaufen aller Datensätze in der ganzen Datenbank. Es fehlt nur noch die Aktion, die beijedem Datensatz ausgeführt werden soll. Wählen Sie dazu den Befehl Script ausführen undunten bei Angeben den Script drehen. Verschieben Sie diesen Befehl direkt nach Schleife. Derganze Script sieht jetzt folgendermassen aus:

Dieser Script zeigt alle Bilder in der ganzen Datenbank jeweils 3 Sekunden und endet nach demletzten Datensatz.

Weiterführende Techniken

In dieser Einführung konnte nur auf die grundlegenden Techniken im Gebrauch und Aufbauvon FileMaker Pro Datenbanken eingegangen werden. Es gibt noch viele Verfeinerungen in der


Anwendung und weiterführende Techniken, für die auf die umfangreiche Original-Literatur unddie Kursanleitung FileMaker Pro für Fortgeschrittene verwiesen werden muss. Hier wird nochein kurzer Ausblick auf die weiterführenden Techniken wie Passwortschutz und Multiuser-Einsatz gegeben.

Zugriffsschutz mit Passwort

FileMaker-Datenbanken können für verschiedene Zwecke geschützt werden. Man kannZugriffsklassen definieren, die jeweils über ein Passwort geschützt, nur gewisse Aktionen in derDatenbank vornehmen können. So kann man etwa Menüs oder Menüpunkte klassenweise sper-ren oder freigeben. Die Rechte zum Eingeben neuer Daten, zum Ausdrucken und vieles anderelassen sich individuell vergeben. Man kann auch einzelne Datensätze für gewisse Anwendersperren. Dies ist vor allem in Multi-User-Umgebungen notwendig und sinnvoll.

Multi-User Datenbanken

FileMaker-Datenbanken können von mehreren Benutzern über ein lokales Netzwerk oder auchüber das Internet gleichzeitig bearbeitet werden. Jeder Benützer muss FileMaker besitzen, dieDatenbanken sind aber gemeinsam nutzbar. Die bei Mehrbenutzeranwendungen notwendigenRecord-Locking-Mechanismen werden von Filemaker selber verwaltet, sodass die Daten immerkonsistent sind. Wenn ein Benutzer am Editieren eines Datensatzes ist, dann können andereBenützer diesen Datensatz nur lesen und nicht verändern, bis der Editierer seine Eingabe andiesem Datensatz abgeschlossen hat.

Filemaker-Server Datenbanken

In Multi-User-Umgebungen kann eine FileMaker-Datenbank manchmal recht stark belastetsein. Auch wenn die Programme verteilt sind, die Daten müssen meist vollständig über das Netzzum Programm gesendet werden. Denken Sie sich nur einen Such-Befehl, bei dem aus 100000Datensätzen nur wenige gefunden werden sollen. FileMaker muss dazu alle Daten ansehenkönnen, um den Subset zu finden, d.h. es werden grosse Datenmengen über das Netz geschickt.

Bei einer Client-Server-Datenbank werden gewisse Aufgaben des lokalen Programms auf einzentrales Serverprogramm verlagert, etwa zum Suchen von Records. Dazu braucht es ein spe-zielles Serverprogramm, das genauso wie die Daten, zentral genutzt werden kann. Trotzdembraucht jeder Benutzer noch seine eigene FileMaker-Lizenz. FileMaker Server-Datenbanken


laufen in Multi-User-Umgebungen viel effizienter als das normale FileMaker. Allerdings sinddie Serverlizenzen auch viel teurer.

WWW-Datenbankserver

Im World Wide Web des Internet gibt es viele Datenbanken, die man einfach über eine Web-Page in Formularform abfragen kann. FileMaker kann als Webserver eingerichtet werden, derSeiten mit Inhalten der Datenbanken erzeugen kann, der aber auch gewöhnliche Webseiten be-dienen kann. Der Internetbenutzer sieht dabei gar nicht, dass es sich um eine Filemakerdaten-bank handelt. Er schickt seine Suchaufträge als HTML-Formular (HyperText Markup Langua-ge) ab und erhält die Resultate als normale Webseite. Der Vorteil einer solchen Datenbank istdie Plattform-Unabhängigkeit. Der Anwender braucht nur einen Webbrowser zum Ansehen undBearbeiten der Daten und kein installiertes Filemakerprogramm.

Documents

FileMaker Pro 6 - Widnau Schule Online · 2014. 4. 2. · 6 Einführung in FileMaker Pro betrachtet werden. Man kann Layouts erzeugen für die Dateneingabe, für das Suchen, für