Friedrich Stratmann Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung

Friedrich Stratmann

Kennzahlen von Verwaltungsleistungen

im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung

Kennzahlen von VerwaltungsleistungenKennzahlen von Verwaltungsleistungen22.8.200622.8.2006

22

1. Grundlagen - Evaluierung

2. Kennzahlenorientierte Evaluierung

4. Prozessorientierte EvaluierungEinstellungs-, Berufungsverfahren

3. Kennzahlenorientierte Evaluierungvon Verwaltungsbereichen

5. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Studierendenverwaltung


33

Problemstellungen – AnlässeProblemstellungen – Anlässe

Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden – quantitativ und/oder qualitativ -

Legitimationsdruck: „Was macht eigentlich die Verwaltung?? Müssen die nicht auch einsparen?

Problemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen; Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden

Effizienzdruck: „Produkte“ der Verwaltung sind im Vergleich mit anderen Hochschulen zu „teuer“

Effektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat; Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht


44

Unterschiedliche ErwartungenUnterschiedliche Erwartungenund Sichtweisen und Sichtweisen


55

Kennzahlenorientiert / quantitativ:

Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)

Aufwandsschätzung Leistungsparameter

Interpretation der Ergebnisse

Folgerungen: Wo stehe ich? „Rote-Lampe-Funktion“

Prozessorientiert / qualitativ

Vergleich von Prozessen

Visualisierung, Prozessbewertung

ergänzt durch Aufwandsschätzung und Kennzahlenbildung

Maßnahmen zur Prozess-Optimierung ableiten

Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlen


66




3. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Personalverwaltung



77

Verfahren der Evaluierung Verfahren der Evaluierung

3. Erhebung und 3. Erhebung und Aufbereitung der Daten/Aufbereitung der Daten/InformationenInformationen

5. Planung 5. Planung von Maßnahmenvon Maßnahmen

1. Klärung von Grundsatzfragen1. Klärung von GrundsatzfragenFestlegen von Zielen und Objekten Festlegen von Zielen und Objekten

2. Auswahl von Aufgaben, 2. Auswahl von Aufgaben, Prozessen und Kriterien Prozessen und Kriterien 6. Evaluierung der 6. Evaluierung der

MaßnahmenMaßnahmen

4. Bewertung der Daten/Ergebnisse 4. Bewertung der Daten/Ergebnisse Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern) Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern)


88

Quantitative kennzahlenorientierteQuantitative kennzahlenorientierteEvaluierung Evaluierung

Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ)

oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt)

Output:Leistungen (Basiszahlen)

Kennzahlen für Effizienz (Produktivität)Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen

(Basiszahl) für das Produkt bzw. den Produktbereich


99

Prozessmodell HochschuleProzessmodell Hochschule

InputRessourcen

PersonalFinanzenTechnologieInfrastrukturQualifikation

ProjektanzahlEinstellungenBuchungenPrüfungenZulassungen

OutputLeistunge

n

OutcomeWirkungen

„erfolgreiche“ AbsolventenNobelpreiseRankingplatz Nr. 1KundenorientierungRechtmäßigkeit

Organisation

Arbeitsprozess ArbeitsorganisationOrganisationsstrukturOrganisationskulturMikropolitik


1010




3. Kennzahlenorientierte Evaluierungvon Verwaltungsbereichen



1111

Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Personalverwaltung Haushalts-(Finanz-)verwaltung Bau- und Gebäudemanagement Forschungsverwaltung IT-Management der Verwaltung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Sonstige Hochschulverwaltung

Identifikation und Abgrenzung Identifikation und Abgrenzung der Verwaltungsbereiche der Verwaltungsbereiche


1212

KennzahlenorientiertesKennzahlenorientiertes Benchmarking: Benchmarking: Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)

Organisationsstruktur

Aufgabenfelder (nach HIS)

Abt. Haus-halt

Abt. Perso-

nal

Abt. Studie-rende

Abt. Bau / GM

AAARechts-

stelle

Büro des

Rektors

Presse-stelle

Tech.-Trans.

IT SUMME

Haushalt 11,20 0,50 11,70 10,1%

Forschung 1,40 0,20 1,50 3,10 2,7%

Personal 1,00 7,00 0,20 8,20 7,1%

Studierende 7,70 0,40 8,10 7,0%

Prüfung 8,80 0,80 9,60 8,3%

Akademisches Auslandsamt 3,75 3,75 3,2%

Bau- und Gebäudemanagement 1,00 53,40 0,50 54,90 47,3%

Übrige Verwaltungsbereiche 2,90 0,00 0,20 0,00 0,00 2,00 7,85 1,30 0,50 2,00 16,75 14,4%

davon Hochschulplanung und Statistik 1,50 0,20 0,50 0,20 2,40 2,1%

davon Controlling und Recht 0,40 2,00 2,40 2,1%

davon Akademische Angelegenheiten 1,00 0,65 1,65 1,4%

davon Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 1,30 0,30 1,60 1,4%

davon IT (ohne Verwaltungs-DV) 2,00 2,00 1,7%

davon Rektoratsverwaltung 6,70 6,70 5,8%

SUMME 17,50 7,00 16,90 53,40 3,75 2,00 7,85 1,30 2,00 4,40 116,10

15,1% 6,0% 14,6% 46,0% 3,2% 1,7% 6,8% 1,1% 1,7% 3,8%


1313

Identifikation von Aufgaben und ProduktenIdentifikation von Aufgaben und Produktenin einem Verwaltungsbereich in einem Verwaltungsbereich

0

Produkt-übergreifende

Aufgaben

Personal-sachbearbeitung

Personal-wirtschaft

Abrechnungs-verfahren

Bezügestelle

Sonstige Aufgaben der

Personalverwaltung

LeitungEinstellungen

Verlängerungen

Stellenplan, Stellenrahmen, Mittelplanung,

Stellenbewertung, Stellenfreigabe

DV (Administration/Pflege des

Dokumentenmanagements

Sekretariatarbeitszeit- und

vergütungswirksame Änderungen

Statistik

arbeitsvertrags-wirksame

Änderungen

familienstands-bezogene

Leistungen

Dienstreisen, Umzugskosten, Trennungsgeld

Beendigung vonArbeits- und

Dienstverhältnissen

Widerspruchs- und Prozessmanagement

studentische Hilfskräfte

Personal-entwicklung

SonstigePersonal-

sachbearbeitung


1414

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandsschätzung - LeistungsparameterAufwandsschätzung - Leistungsparameter

Input – Ressourcen des VB „Personal“

Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ für die Produktbereiche

Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung, Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung,

familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren, Sonstige Aufgaben

Output – Leistungsparameter (Basiszahlen) Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle) Dienstreisen Personalakten


1515

.

Gesamt in % Gesamt in %

Produktübergreifende Aufgaben 4,50 13,0 6,03 15,0

PB Personalentwicklung 2,00 5,8 0,80 2,0

PB Personalwirtschaft 2,00 5,8 1,27 3,2

PB Personalsachbearbeitung 19,80 57,4 11,42 28,5

Sonstige Standardaufgaben in der PV 2,50 7,2 6,54 16,3

davon für Dienstreiseabwicklung 1,00 2,10 5,2

SUMME Personalverwaltung-1 30,80 89,3 26,06 65,0

PB Bezügestelle/familienstandsbez. Lei. 12,94 32,3

Ortsspezifische Sonderaufgaben der PV 3,70 10,7 1,10 2,7

SUMME Personalverwaltung-2 34,50 100,0 40,10 100,0

HS 1 HS2

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung im Vergleich Aufwandschätzung im Vergleich


1616

.

Gesamt in % Gesamt in %

Einstellungen 4,00 20,2 2,80 24,5

Arbeitszeit- u. vergütungswirksame Änderungen 2,63 13,3 1,85 16,2

Arbeitsvertragsrelevante Änderungen 3,37 17,0 1,21 10,6

Beendigung von Arbeits- u.Dienstverhältnissen 1,25 6,3 0,42 3,7

SUMME Personalsachbearbeitung-1 11,25 56,8 6,28 55,0

Angelegenheiten stud. Hilfskräfte 2,00 10,1 1,04 9,1

Sonstige Personalsachbearbeitung 6,55 33,1 4,10 35,9

SUMME Personalsachbearbeitung-2 19,80 100,0 11,42 100,0

HS1 HS2

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich


1717

Basisjahr: 2003 HS1 HS2

Einstellungen, wiss. + nicht-wiss. Personal 1.088 2.760

Beendigungen, wiss. + nicht-wiss. Personal 669 620

Einstellungen, studentische Hilfskräfte 2.078 3.130

Beschäftigte (Stand:31.12.2003) 3.454 3.471

Studentische Hilfskräfte (Stand: 31.12.2003) 1.808 1.070

Dienstreisen 2.380 6.836

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Leistungsparameter im Vergleich Leistungsparameter im Vergleich


1818

Basisjahr: 2003 HS1 HS2

(1) VZÄ Produktübergreifend zu VZÄ Personalverwaltung 0,130 0,150

(2) Beschäftigte zu VZÄ Personalverwaltung-1 110 133

(4) Beschäftigte zu Personalsachbearbeitung-1 307 553

(5) Stud. Hilfskräfte zu VZÄ für Bearbeitung stud. Hilfskräfte 904 1.029

(6) Einstellg. + Verlängerg. - Personal (Anzahl) zu VZÄ Einstellungen 272 986

(7) Beendigungen-Personal (Anzahl) zu VZÄ Beendigungen 535 1.476

(8) Einstellg. + Verlängerg - Hilfskräfte (Anzahl) zu VZÄ für Bearbeitung Hilfskräfte

1.039 3.010

(9) Dienstreisen (Anzahl) zu VZÄ Dienstreiseabwicklung (zentral) 2.380 3.255

(10) Einstellungen Personal (Fälle) je 100 Beschäftigte 31 80

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Kennzahlen im Vergleich Kennzahlen im Vergleich


1919

Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben

„Sonstige Aufgaben“

„Verschätzungen“ beim Aufwand in kleinen Einrichtungen haben große Auswirkungen

Spannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten „Einstellungen“ u. „Beendigungen“ erheblich!

Anteil der Personalsachbearbeitung an Personalverwaltung sehr unterschiedlich

„Normen“ des Rechnungshofs werden nicht erreicht

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Ergebnisse Ergebnisse


2020




3. Kennzahlenorientierte Evaluierungder Verwaltungsbereiche



2121


2. Kennzahlenorientierte Evaluierungallgemein + Personalverwaltung


4. Kennzahlenorientierte EvaluierungBeispiel: Forschungsverwaltung



2222

Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in

Standardprozess in jeder Hochschule

Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung

Stand der Automatisierung

Stand der Dezentralisierung

Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r)

Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben)

Ressourcenaufwändiger Prozess

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Standardprozess EinstellungsverfahrenStandardprozess Einstellungsverfahren


2323

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Visualisierung Einstellungsverfahren: Visualisierung


2424

Teilprozesse U1 U2

Vorabberatungunverbindliche Beratung zu gewünschgten Einstellungen der dezentralen Einrichtungen

Vorabberatung zu Stellenanfragen

Antragsprüfung und Stellenreservierung

Stellenfreigabe erforderlich keine Antragsprüfung und Stellenfreigabe (dezentrale Verantwortlichkeiten)

Bewerbungsverfahrendezentrale Aufgabenwahrnehmung Untersützung bei der Bewerberauswahl durch

PersAbt. (Stellenausschreibung)

Einstellungs-antragsprüfung

Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen, Auswahlverfahren, bevorz. Personenkreis, arbeitsrechtl. Grundlagen, Drittmittelfinanzierung)Stellenfreigabevermerk einholen

Einstellungsantrag ausfüllen (dezentral)Prüfung (Vollständigkeit der Unterlagen, Finanzierbarkeit [Stelle, Mittel, Drittmittel])Einstellungsvoraussetzungen gegeben

ArbeitsplatzbewertungTätigkeitsbeschreibung prüfenEingruppierung festlegen

Eingruppierung festlegen

Mitbestimmungs-verfahren

Beteiligungsverfahren mit PR durchführen kein Mitbestimmungsverfahren

Einstellungsverfahren

Einstellungsunterlagen mit DV erstellenVollständigkeit der Unterlagen prüfenNeuen Beschäftigten informierenPersonalakte anlegenGelöbnis undförmliche Verpflichtung zentral durchführenBezügeanweisung veranlassen

Personalakte anlegenDaten eingebenArbeitsvertrag erstellenEinstellungsschreiben erstellenUnterlagen in UnterschriftengangVertrag unterschreiben lassenGelöbnis und förmliche Verpflichtung dezentral durchführenPersonalakte auf Vollst. prüfenBezügeanweisung veranlassen

AbschlussarbeitenDienstantritt der PersAbt. anzeigenPersonalakte vervollständigen und ablegen

Dienstantritt der PersAbt. anzeigenPersonalakte vervollständigen und ablegen

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses


2525

Einstellung eines wiss. Mitarbeiters

Teilprozesse

HS 1 HS 2

in VZÄ in %

KennzahlAufwand/

Einstell+Verläng.

in VZÄ in %

KennzahlAufwand/

Einstell+Verläng.

1 2 3 4 5 6 7

Vorabberatung 0,50 14,3 0,050 0,30 15,0 0,038

Antragsprüfung Stellenreservierung

0,20 5,7 0,020

Bewerbungsverfahren

Einstellungantragsprüfung 0,70 20,0 0,070 0,20 10,0 0,025

Arbeitsplatzbewertung 0,05 1,4 0,005 0,05 2,5 0,006

Mitbestimmungsverfahren 0,90 25,7 0,090

Einstellungs-, Verlängerungsverfahren

1,00 28,6 0,100 1,20 60,0 0,150

Abschlussarbeiten 0,15 4,3 0,015 0,25 12,5 0,031

SUMME 3,50 100,0 0,350 2,00 100,0 0,250

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: RessourceneinsatzEinstellungsverfahren: Ressourceneinsatz


2626

Qualitative Evaluierung der PersonalverwaltungQualitative Evaluierung der PersonalverwaltungEinstellungsverfahren: ProzessbewertungEinstellungsverfahren: Prozessbewertung

Rahmen- bedingungen

BAT, HRG, LandesHSchG, TzBfG, SGB IX, Haushaltsgesetz mit Durchführungsbestimmungen, LandesPVG, LandesgleichstellungsG, Ausländerrecht, Vorschriften zur PA-Führung, Beschlüsse der Hochschulleitung

Prozess- charakteristika

Komplexe, teilweise routinemäßige Einzelfallbearbeitung mit Kundenkontakt, Feuerwehrarbeiten., Handeln auf Eigeninitiative

Schnittstellen Bewerber, Lehrstuhl, Dekan, (Fachbereich, Institut) Personalabteilung, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r), Bezügestelle, Ausländerbehörde, Arbeitsagentur

Arbeits-(Hilfs)mittel Internet, Software (z.B. SAP-HR, HISSVA , MS-Office, etc.), Telefon, Mail, Formulare, Checklisten/Kompendium

Qualifikation der Beschäftigten

gehobener und mittlerer Dienst (Angestellte, Beamte)

"Weiche Faktoren"

Zusammenarbeit mit/durch Personalvertretung, hohe Belastung durch Arbeitsspitzen (z.B. Semester-, Quartalsbeginn); ständig sich wandelnde Anforderungen durch umfangreiche Rechtsänderungen; "Eigenheiten" der verschiedenen Lehrstuhlinhaber/Dekane, DV-Abhängigkeit bei ausgewiesenem Dokumentenmanagement

Bewertungs-Kriterien

Ausprägungen im Prozess "Einstellungt eines/ einer wiss. Mitarbeiters/ in


2727

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: ErgebnisseEinstellungsverfahren: Ergebnisse

Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards („Arbeits- und Tarifrecht“) zu garantieren

Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe, Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses)

Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst, Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand

Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen)


2828

Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche)

Berufungsverfahren ist nur z. T. in der „Zuständigkeit“ der Hochschulverwaltung angesiedelt

Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen

Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind

oder zu sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen

Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit?


2929

Dezentral (FB, BA)

Hoch-schul-

verwaltung

Hoch-schul-leitung

GremienSenat, HS-Rat

Sonst.Betei-

teiligteMin

Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung

Auswahlverfahren

Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung

Berufungsverhandlungen

Verfahren nach Rufannahme

Prozess-Schritte

Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien

Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: StrukturierungstableauBerufungsverfahren: Strukturierungstableau


3030

Prozess-Schritte Operative Aufgaben im Berufungsverfahren

Profil-, Strukturprüfung

Widmung, Stellenfreigabe,

Funktionsbeschreibung,

Ausschreibung

Prüfung der Antragsunterlagen aus FB/Fakultät

(Ausstattung, Funktionsbeschreibung, Ausschreibungstext);

Anfertigung des Vorlageschreibens an die Hochschulleitung;

Gestaltung und Realisierung der Ausschreibung

Auswahl verfahrenoperative Begleitung des Bewerbungsverfahrens

(Bewerbungsunterlagen, Verfahrensorganisation)

Beschlussfassung über

Berufungsliste; Ruferteilung

operative Begleitung des Verfahrens bei Hochschulleitung

(und ggf. Senat); Prüfung und K ommentierung des

Berufungsberichts für die Hochschulleitung

Berufungsverhandlung;

Rufannahme

Prüfung der sachlichen und baulichen Anforderungen an

die Ausstattung; Vorschlag für persönliche Bezüge;

Protokollführung (Berufungsverhandlungen, -vereinbarungen)

Verfahren nach Rufannahme Erstellung des Dienstvertrags; Unterlagen an

Bezügestelle (falls notwendig)

Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Aufgaben der VerwaltungBerufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung


3131

BerufungsrechtÜbertragung des Berufungsrechts an die Hochschulleitung

Berufungsbeauftragter:Bestellung eines Hochschullehrers als Berufungsbeauftragten

Ausschreibung (Anforderungen)Kriterien der BK ersichtlichinternational ausgeschriebenkein auf eine Person zugeschnittenes Fachprofil

Zusammensetzung der Berufungskommission(u.a.. Beteiligung von stimmberechtigten Frauen)Beteiligung externer Experten

Berufungen im Kontext von Struktur- und Entwicklungsplanung

Qualitätskontrolle beim Workflow

Betreuung und Information der BewerberInnen

Verfahrenstransparenz für die BewerberInnen

Verfahrensdauer und Organisation

Rolle der Hochschulverwaltung

Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: BewertungskriterienBerufungsverfahren: Bewertungskriterien


3232

HS 1

HS 2

HS 3

HS 4

Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text)Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo.

Verfahrensregeln: Bereitstellung im InternetProzessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement

Verfahrensregeln: webbasiert im InternetDokumentenmanagement: webbasiert im InternetVerfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo.

Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow

Qualitative Evaluierung Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: QualitätsmanagementBerufungsverfahren: Qualitätsmanagement


3333




3. Kennzahlenorientierte Evaluierungder Verwaltungsbereiche



3434

Formen der Bewerbungen (online/postalisch)

Formen der Zulassung (mit/ohne HAV, EFV)

Formen der Einschreibung (postalisch/persönlich)

Aufgabenzuordnung (Bildungsinländer/ Bildungsausländer)

Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Exmatrikulation

Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Studierendenverwaltung

wichtige Produkte und ihre Spezifikawichtige Produkte und ihre Spezifika


3535

Uni 1 Uni 2 Uni 3 Uni 4

VZÄ VZÄ VZÄ VZÄ

Produktbereiche Produkte

Abs. in % Abs. in % Abs. in % Abs. in %

Leitung 0,21 10,9 0,09 6,4 0,4 5,7 0,35 5,3

Bewerbungen 0,25 13,0 0,06 4,4 1,22 17,5 1,69 25,5

Zulassungen*) 0,18 9,3 0,36 25,1 1,59 22,7 2,29 34,5

Einschreibungen 0,32 16,6 0,28 19,6 0,88 12,5 0,94 14,2

Rückmeldung 0,20 10,3 0,25 17,7 0,30 4,3 0,28 4,1

Beurlaubung 0,16 8,3 0,09 6,8 0,30 4,3 0,08 1,2

Exmatrikulation 0,18 9,3 0,09 6,8 0,36 5,1 0,17 2,6

Beratung ... ...

Summe Studierendenverwaltung 1,93 100,0 1,45 100,0 7,00 100,0 6,64 100,0

Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung


3636


VZÄ VZÄ VZÄ VZÄ

Produktbereiche Produkte

absolut

je 10.000Stud

absolut

je 10.000Stud

absolut

je 10.000Stud

absolut

je 10.000Stud

Leitung 0,21 0,74 0,09 0,23 0,4 0,32 0,35 0,34

Bewerbungen 0,25 0,88 0,06 0,15 1,22 0,97 1,69 1,65

Zulassungen*) 0,18 0,63 0,36 0,88 1,59 1,26 2,29 2,24

Einschreibungen 0,32 1,13 0,28 0,69 0,88 0,69 0,94 0,92

Rückmeldung 0,20 0,70 0,25 0,62 0,30 0,24 0,28 0,27

Beurlaubung 0,16 0,56 0,09 0,24 0,30 0,24 0,08 0,08

Exmatrikulation 0,18 0,63 0,09 0,24 0,36 0,28 0,17 0,17

Beratung ... ...

... ... ...

Summe Stud.verwaltung 1,93 6,79 1,45 3,51 7,00 5,54 6,64 6,50

Anzahl Studierende 2.840 4.143 12.632 10.230

Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung - Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung -

Strukturkennzahlen Strukturkennzahlen


3737

WS 02/03 SS 03

BewerbungAnzahl der Bewerbungen - insgesamt

Anzahl der Bewerbungen von BildungsausländernAnzahl der Ausgaben von Bewerbungsmaterialien (Immatrikulationsamt bzw. ausgelagerte Stelle)

Zulassung Anzahl der Zulassungen Anzahl der zugelassenen BildungsausländerAnzahl Zulassungen im Rahmen der Nachrückverfahren (einschl. Losverfahren)

Einschreibung Anzahl der Einschreibungen insgesamtAnzahl der Einschreibungen von Bildungsausländern Anzahl der Studiengang-/Fachwechsel

Rückmeldung Anzahl der Rückmeldungen Anzahl der Mahnungen

Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung LeistungsparameterStudierendenverwaltung Leistungsparameter


3838


Personalaufwand (VZÄ) je 1.000 Zulassungen 0,18 0,28 0,23 0,40


Zulassungen je Einschreibung 2,13 1,46 1,88 1,39

1. Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl

2. Relative Kennzahlen

Qualitative Evaluierung der Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Fallbezogene Studierendenverwaltung Fallbezogene

KennzahlenKennzahlen


3939

SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN

Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcen- und Leistungsunterschieden wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und

keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern

Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen

wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein reines Kopieren von Praxis )

Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal

wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten möglich sind


4040

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 „Benchmarking von Hochschulverwaltungen“ Information:http://www.his.de/Abt3/Analysen/Infoseite


4141

Beteiligung am HIS-VerfahrenBeteiligung am HIS-VerfahrenQuantitatives Benchmarking Quantitatives Benchmarking

Anfordern der HIS-Erhebungsbögen

Finden von zwei – drei Partnerhochschulen

Erhebung der Daten in der Hochschule

Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS

Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS

HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten

Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den Partnerhochschulen und HIS


4242

Beteiligung am HIS-VerfahrenBeteiligung am HIS-VerfahrenAblauf eines prozessorientierten Benchmarkings Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings

Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein gemeinsames Benchmarking

durchzuführen

Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber

Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang, auszuwählende Prozesse)

Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachen- analyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung

Dokumentation der Ergebnisse durch HIS

Abschlussworkshop

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Friedrich Stratmann Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung