DWS-Schriftenreihe - Schriften des Deutschen wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater e.V.

Fristenkontrollbuch für Steuerberater

Mit ausführlicher Anleitung und Fristen-ABC

vonDiplom-Volkswirt Dr. Heinrich Weiler

13., überarbeitete Auflage

Fristenkontrollbuch für Steuerberater – Weiler

schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

Thematische Gliederung:

Allgemeines

Verlag C.H. Beck München 2011

Verlag C.H. Beck im Internet:www.beck.de

ISBN 978 3 406 62028 7

Inhaltsverzeichnis: Fristenkontrollbuch für Steuerberater – Weiler

Rechtliche Hinweise

Änderung wirksam wird, festzuhalten. Auch hier ist die Übertra-gung der Aufgabe durch Unterschrift festzuhalten.

Selbstverständlich können einer Person mehrere der genanntenAufgaben übertragen werden. In diesem Falle ist der Name derPerson in jeder Rubrik festzuhalten.

Der Steuerberater selbst ist natürlich dann als Verantwortlicherin die Rubrik I. des Fristenbuches einzutragen, wenn er sich einebestimmte Aufgabe persönlich vorbehält oder ihm diese Aufgabe

wiesen ist, damit komplett ersichtlich ist, wer für die Erledi-gung bestimmter Aufgaben verantwortlich ist.

Da – wie bereits oben erwähnt – die Steuerberatungspraxen nachStruktur und Größe unterschiedlich sind, ist es denkbar, dass nochweitere Verantwortlichkeiten bei der Führung des Fristenkontroll-uches festgelegt werden müssen. In diesem Falle müsste die

Rubrik I. 6. mit Angabe der Verantwortlichkeit aus gefüllt werden.Bereits bei der Aufzählung der Festlegung der Verantwortlich-

eiten sind die wichtigsten Arbeiten im Zusammenhang mit der Führung eines Fristenkontrollbuches angesprochen worden.An dieser Stelle sollen einige allgemeine Hinweise zu diesen Positionen gegeben werden.

ostdurchsicht und Bestimmung der fristbehaftetenSchriftstücke

Die wichtigste Voraussetzung für die Wahrung von Fristen ist das Erkennen von fristbehafteten Schriftstücken. Aus diesem Grun-de muss bei der Durchsicht der Eingangspost größte Sorgfalt

wendet werden. Jedes Schriftstück, das durch die Post ein -geht oder persönlich von einem Mandanten vorgelegt wird, ist miteinem Eingangsstempel zu versehen und sofort zu überprüfen, ob es einen fristbehafteten Inhalt hat. Bei Zustellung muss zusätz-lich das Datum, unter dem das Empfangsbekenntnis nach § 174ZPO unterzeichnet worden war, vermerkt werden, da nur dieses(und nicht das Datum des Eingangsstempels) für den Fristbeginnmaßgeblich ist (BGH-Beschluss vom 16. 4. 1996 VI ZR 362/95,NJW 1996 S. 1968). Der maßgebliche Zeitpunkt der Zustellung istanhand der Datumsangabe im unterzeichneten Empfangsbekennt-nis oder auf dem Zustellungsumschlag zu ermitteln. Das Datum der Zustellung ist gesondert und deutlich abgehoben von dem nichtmaßgeblichen Aufdruck des Eingangsdatums zu vermerken (BGH-Beschluss vom 22. 6. 2010 VIII ZB 12/10, NJW 2010 S. 3305).

Die Postdurchsicht und die Bestimmung der fristbehaftetenSchriftstücke sind von äußerster Wichtigkeit. Deshalb sind Neuzu-gänge vom Steuerberater auf Fristensachen durchzusehen (BFH-Urteil vom 31. 10. 1963, HFR 1964 S. 94). Diese Aufgabe solltealso dem Steuerberater vorbehalten bleiben, d. h. diese Verant-

ortlichkeiten sollte man nicht auf sonstige Mitarbeiter delegie-ren, da eine Vielzahl unterschiedlicher Schriftstücke fristbehafte-ten Charakter haben kann. Dies sind selbstverständlich alle Steuer-

bescheide, aber auch sonstige Verwaltungsakte, darüber hinausEinspruchsentscheidungen, Klagen; es können jedoch auch einfa-che Anfragen des Finanzamts sein. Die übrigen Mitarbeiter sindanzuweisen, dass sie grundsätzlich keine Schriftstücke selbst ent-gegennehmen bzw. solche sofort an die zuständige Stelle zur ord-nungsgemäßen Erfassung weitergeben.

Bei der Organisation des Fristenwesens ist sicherzustellen, dassalle erforderlichen Handlungen zur Fristenkontrolle zum frühest-möglichen Zeitpunkt und im unmittelbaren Zusammenhang mitdem den Fristlauf auslösenden Ereignis vorgenommen werden(BGH-Urteil vom 13. 7. 2010 VI ZB 1/10, NJW 2011 S. 151).

Der für die Durchsicht der Post Verantwortliche hat zu prüfen,wie das fristbehaftete Schriftstück die Praxis erreicht hat. Hierbeiist zu unterscheiden, ob der Vorgang mit einfachem Brief ver-schickt wurde oder ob er zugestellt worden ist. Für den Fall, dass es sich um einen einfachen Brief handelt, ist zu prüfen, ob derfristbehaftete Vorgang ein Datum hat, nämlich das Aufgabedatumzur Post. Dieses ist für die Bekanntgabevermutung und Berech-nung der 3-Tage-Regelung wichtig (vgl. III.). Fehlt ein Datum aufdem fristbehafteten Vorgang oder ist das Datum nicht lesbar, so istdas Eingangsdatum zu vermerken, der Briefumschlag ist an denVorgang anzuheften. Das Empfangsbekenntnis darf nur unter-zeichnet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Rechtsmittelfristin den Handakten festgehalten und vermerkt ist, dass die Frist imFristenkalender notiert ist (BGH-Urteil vom 12. 1. 2010 VI ZB64/09, NJW-RR 2010 S. 417).

Erfolgt eine Postzustellung, so ist die Zustellungsurkunde demfristbehafteten Vorgang beizufügen. Der Zustellungstag muss aufdem fristbehafteten Vorgang vermerkt werden (Hinweis: hier keine 3-Tage-Regelung). Im weiteren Verlauf ist zu prüfen, ob dieZustellung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Probleme können sich immer dann ergeben, wenn der Steuer-bescheid nicht auf „normalem“ Wege in die Praxis gelangt.Heftet z. B. der Mandant den Steuerbescheid zu den Buchfüh -rungsunterlagen und reicht ihn im Laufe des nächsten Monatsein, kann die Frist schon versäumt sein. Auch wenn ein solchesVerhalten dem Mandanten anzulasten ist, sollten diese Versäum-nisse durch entsprechende Unterrichtung der Mandanten vermie-den werden.

Auch die schnelle Bearbeitung kann zu Problemen führen: Der Mandant sendet den Steuerbescheid per Telefax zu. Der Sach-bearbeiter entnimmt ihn dem Telefaxgerät, um ihn sofort zu be -arbeiten. Wird dieser Vorgang, weil er nicht seinen normalen Wegläuft, nicht in das Fristenkontrollbuch aufgenommen, besteht dieGefahr des Fristversäumnisses, nämlich dann, wenn der Mitarbei-ter nicht rechtzeitig reagiert.

Elektronische Zugänge sind unverzüglich in die Fristenkon-trolle mit einzubeziehen. Der sicher ste Weg ist, dass die Praxis nur

Rechtliche Hinweise

eine (zentrale) e-mail-Anschrift hat. Die e-mails sind auszu-en und wie jeder andere Posteingang zu behandeln, d. h.

demjenigen vorzulegen, der für die Durchsicht der Post auf Frist-erantwortlich ist. Sind dezentrale e-mail-Anschriften vor-

handen, so hat der Mitarbeiter die gesamte Eingangspost an dieZentralstelle oder an den für die Postdurchsicht Verantwortlichensofort (elektronisch) weiterzuleiten. Eine Beschränkung der Wei-terleitungsverpflichtung auf „wichtige“ Vorgänge oder nur auf„fristbehaftete“ Vorgänge kann nur eingeführt werden, wenn derdezentrale Empfänger ein Steuerberater ist (s. o. BFH-Urteil vom

10. 1963 zu den Neuzugängen). Insbesondere wenn die Praxisam elektronischen Be scheid verfahren teilnimmt, sind die genann-ten Besonderheiten strikt zu beachten. Auf jeden Fall muss sicher-gestellt werden, dass der elektronische Briefkasten täglich geleertwird. Krankheits- und Urlaubsabwesenheiten sind zu beachten.Aus all dem sieht man, dass der zentrale e-mail-Eingang sicherer

besonderen Situationen werden erhöhte Anforderungen an den Steuerberater gestellt. Keine Wiedereinsetzung wurde beiZustellung an einem Samstag gewährt, die zu einem Fristversäum-nis führte (Urteil des FG Saarland vom 25. 2. 1987 I K 92/86).Erreicht eine Zustellung des Finanzamts nur zufällig den an einemSamstag in seinem Büro anwesenden Steuerberater, so muss

rade wegen dieses außergewöhnlichen Umstandes von demSteuerberater erwartet werden, dass er die weitere Bearbeitung,insbesondere die Fristwahrung, überwacht.

ichtig: Zur Vermeidung solcher Gefahren muss durch Praxis-ganisation eindeutig festgelegt werden, dass jedes fristbehaftete

Schriftstück den normalen festgelegten Weg zu gehen hat, d. h.fristbehaftete Schriftstück – auch das elektronisch eingegan-

gene – ist in das Fristenkontrollbuch einzutragen (welche Eintra-gungen im Einzelnen vorzunehmen sind, wird im Folgenden unter

. beschrieben). Es ist außerdem auf dem Schriftstück selbst dieFristennummer und die Fristberechnung zu vermerken. Hierzuist die e-mail auszudrucken.

Der Eintrag jedes fristbehafteten Schriftstücks in das Fristen -ontrollbuch ist notwendig, auch wenn mit einer baldigen oder

vielleicht sofortigen Erledigung zu rechnen ist, da nicht ausge-schlossen werden kann, dass die sofortige Bearbeitung unterbleibtund dann die Fristwahrung möglicherweise vergessen wird.

Eine Verletzung der Sorgfaltspflicht liegt vor, wenn die Handak-ten zur sofortigen Wiedervorlage in den Geschäftsgang gegebenwerden, ohne zu überprüfen, ob die Frist notiert ist (BGH mitBeschluss vom 13. 2. 2003 V ZR 422/02). Ein Eintrag ist auch dannorzunehmen, wenn Fristablauf droht. Selbst wenn nur ein oder

age Zeit für die Bearbeitung verbleiben, sollten die 5 Minu-ten für die Fristenkontrolle aufgewandt werden, da selbst der eilig-

ang wieder in Vergessenheit geraten kann.

Eine Weitergabe von fristbehafteten Schriftstücken ohne Fris -tennummer und der im Folgenden beschriebenen Fristenberech-nung hat strikt zu unterbleiben. Auch ein Hinlegen eines fristbe-hafteten Vorgangs mit einem Klebezettel, auf dem die Anweisungdes Eintrags einer Frist notiert ist, genügt nicht, da sich zum ei-nen der Klebezettel ablösen könnte bzw. sich die Akten vermischenkönnten (OLG Hamburg mit Beschluss vom 8. 6 1998 14 U 80/98).

3. Berechnung der Fristen

Das fristbehaftete Schriftstück ist nach Postdurchsicht undVergabe der Fristennummer unmittelbar dem für die Fristbe-rechnung Verantwortlichen vorzulegen, falls die Fristberechnungnicht durch den für die Postdurchsicht Verantwortlichen erfolgt.Grund sätzlich sollte die Frist vom Steuerberater selbst berech-net werden (BFH-Beschluss vom 30. 6. 1967, BStBl. III S. 613).Nur die Be rechnung der einfachen und in seinem Büro geläufigenFristen sollte er ausgebildeten und sorgfältig überwachten An-gestellten anvertrauen (BFH-Beschluss vom 11. 12. 1968, BSt-Bl. 1969 II S. 190). In der Regel wird die Postdurchsicht und dieFristberechnung in einem Arbeitsgang durch den Steuerberater er-folgen.

Wird ein Steuerberater in einem Verfahren durch einen anderenSteuerberater eingeschaltet, hat er selbständig das Zustelldatum zuüberprüfen und darf sich nicht auf die inhaltliche Richtigkeit derMitteilung – auch einer erprobten Kraft – verlassen (OLG Koblenzmit Urteil vom 6. 4. 2001 10 U 243/00).

Befindet sich in den Handakten ein Schreiben des erstinstanzli-chen Prozessbevollmächtigten mit einer unzutreffenden Angabedes Ablaufs der Berufungsfrist, darf der Prozessbevollmächtigteder 2. Instanz die Berechnung der Berufungsfrist seinem Büro-personal nicht ohne einen deutlichen Hinweis auf die falsche Frist-berechnung zur selbstständigen Erledigung überlassen (BGH-Beschluss vom 9. 9. 2008 VI ZB 8/08, NJW 2008 S. 3705).

Der für die Fristberechnung Verantwortliche hat – entsprechendden Anweisungen in III. – die Fristen zu berechnen. Er hat insbe-sondere den Ablauf der Frist festzustellen und auf dem Schrift-stück zu vermerken. Aus diesem Grunde ist eine e-mail auch auszu-drucken.

Praxistipp:

Der für die Postdurchsicht Verantwortliche hat die Verpflichtung, allefristbehafteten Schriftstücke – auch die elektronischen – sofort auszu-sortieren und sie mit einer Fristennummer für den Eintrag in das Fris -tenkontrollbuch zu ver sehen. Diese Schriftstücke – auch die elektro -nischen – sind dem für die Berechnung der Fristen Verantwortlichenvorzulegen.

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Außerdem sollte eine sog. Vorfrist oder Fristerinnerung auf dem fristbehafteten Schriftstück vermerkt werden. Die Frist -erinnerung (Vorfrist) sollte mindestens eine Woche (so Beschlussdes BGH vom 6. 7. 1994 VIII ZB 26/94, BB 1994 S. 1667), bessersogar 10 Tage vor Ablauf der endgültigen Frist liegen. Mit der Vor-frist soll sichergestellt werden, dass auch im Falle von Unregel-mäßigkeiten und Zwischenfällen noch hinreichend Zeit für diefristwahrende Handlung bleibt (BGH-Beschluss vom 30. 10. 2001VI ZB 43/01, NJW 2002 S. 443). Zunächst ist die reine Bearbei-tungszeit zu kalkulieren. Außerdem ist zu berücksichtigen, wel-cher Zeitraum von der endgültigen Bearbeitung des fristbehafteten

angs bis zum Zugang bei der jeweiligen Behörde oder demGericht verstreichen wird.

Die Frist ist nur gewahrt, wenn der Vorgang (z. B. der Ein-spruch, die Klage) die Behörde oder das Gericht vor Fristablauf

eicht. Die Postlaufzeit ist also einzukalkulieren. Die Vorfristletztlich dazu,den mit der sachlichen Bearbeitung des fristbe-

hafteten Schrift stücks Beauftragten rechtzeitig an die Erledigungzu erinnern.

Erinnerungsfristen, die an einem Wochenende liegen, werdenig übersehen, vor allem wenn sich Feiertage ballen. Es sollten

deshalb die Erinnerungsfristen vor die entsprechenden Feier -tage gelegt werden, damit auch dann, wenn der Bearbeiter ineinem Kurzurlaub ist, eine rechtzeitige Bearbeitung sicherge -stellt ist.

ird bei der Fristberechnung festgestellt, dass bei einem frist-behafteten Vorgang in Kürze der endgültige Fristablauf droht, soist dieser fristbehaftete Vorgang besonders zu kennzeichnen. Es

iehlt sich die Aufschrift „eilig“ oder „besonders eilbedürf-. Er ist unmittelbar nach Eintrag in das Fristenkontrollbuch zur

Bearbeitung weiterzugeben.Als „eilig“ kommen insbesondere solche fristbehafteten Vor-

gänge in Betracht, die unmittelbar dem Mandanten zugegangenund bei diesem eine gewisse Zeit liegengeblieben sind. In solchenFällen bewährt sich der Eingangsstempel des Steuerberaters, durchden eine „kurze“ Bearbeitungszeit dokumentiert werden kann. Das

genbleiben beim Mandanten hat keine Auswirkung auf dieFristberechnung; sie erfolgt nach den normalen Regeln. Vorbeu-gend sollte jedoch jedem Mandanten geraten werden, fristbehaf -tete Vorgänge unmittelbar nach Erhalt dem Steuerberater zuzulei-ten. Das Problem des „Liegenbleibens beim Mandanten“ ergibtsich dann nicht, wenn der Steuerberater selber Zustellungsbevoll-mächtigter ist. In diesem Falle erreicht das fristbehaftete Schrift-stück unmittelbar den Steuerberater, so dass ausreichend Bearbei-tungszeit zur Verfügung steht.

Als „besonders eilbedürftig“ sind insbesondere diejenigen frist-behafteten Vorgänge zu bezeichnen, bei denen eine etwaige Vor-frist bereits abgelaufen ist.

Besonderheit: Fristbehaftete Vorgänge, die am Tag des Frist- ablaufs erst eingehen, sind sofort demjenigen, der für die endgülti-ge Bearbeitung von fristbehafteten Vorgängen zuständig ist, vor-zulegen, damit dieser ggf. eine fristwahrende Handlung vorneh-men kann.

Fristbehaftete Schriftstücke, die erst nach Ablauf der Frist ein-gehen, müssen nicht mehr in das Fristenkontrollbuch eingetragenwerden. Dennoch sollte die Fristberechnung komplett durchge-führt werden. Sie sollte aber mit dem Zusatz versehen werden, dassder Eingang erst nach Ablauf der Frist erfolgte. Auch hier emp-fiehlt sich eine sofortige Mitteilung an den Mandanten, dass eineFristwahrung nur bei rechtzeitiger Vorlage der fristbehafteten Vor-gänge möglich ist. Außerdem ist in solchen Fällen zu prüfen, obGründe für die Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand mög-lich sind. Auch hierfür sind die entsprechenden Fristen zu berech-nen und unverzüglich die Anträge zu stellen.

4. Führung des Fristenkontrollbuches

Das fristbehaftete Schriftstück, auf dem der Fristablauf mit Vorfrist bereits vermerkt ist, ist dem Verantwortlichen für den Eintrag der Frist in das Fristenkontrollbuch vorzulegen. Auch für die mechanischen Tätigkeiten, wie das Eintragen der Fristen in das Fristenkontrollbuch, darf der Steuerberater nur eine zuver-lässige Bürokraft heranziehen (BFH-Beschluss vom 30. 6. 1967,BStBl. III S. 613). Besondere Sorgfalt hat der Steuerberater wal-ten zu lassen, wenn ältere Arbeitnehmer das Fristenkontroll-buch führen, insbesondere wenn sie anlässlich der Pensionierungausscheiden. Der BFH hat mit Beschluss vom 13. 7. 1989 (VIII R55/88) keine Wiedereinsetzung gewährt, wenn ein Berufs ange-höriger es versäumt, anlässlich des Ausscheidens seiner Sekretärinihre bisherige Tätigkeit im Bereich der Fristenkontrolle zu über-prüfen. Die Gefahr der altersbedingten Unzuverlässigkeit von vorder Pensionierung stehenden Personen – so der BFH – sei zu beach-ten.

Der für die Führung des Fristenkontrollbuches Verantwortli-che hat sofort – wie unter V. beschrieben – die Fris tennummer,

Praxistipp:Der für die Fristberechnung Verantwortliche hat auf dem fristbehafte-ten Schriftstück den Fristablauf, ggf. mit einer Erinnerungsfrist, zuvermerken. Zweckmäßig ist es, den gesamten Rechenvorgang auf demSchriftstück festzuhalten, also Vermerk des Fristbeginns, der Frist -dauer (ggf. einer Fristverlängerung) und Fristende.* Das so gekenn-zeichnete fristbehaftete Schriftstück ist dem Verantwortlichen für dieFührung des Fristenkontrollbuches zur Eintragung vorzulegen.

* Ein Muster ist als Kopiervorlage beigefügt.

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den Fristablauf und die Fristerinnerung (Spalte 1–3), Mandanten-mit Mandantennummer (Spalte 4–5) sowie die Be zeich-

nung des Bescheides oder des Vorganges mit Angabe des Da tumsund des Eingangs (Spalte 6–8) einzutragen. Außerdem ist imSteuerberater-Kalender* unter dem Datum der Fristerinnerung

orfrist) sowie unter dem Datum des Fristablaufs die Fris ten -einzutragen. Im Steuerberater-Kalender ist ein entspre-

chender Freiraum dafür vorgesehen. Mit diesen Eintragungen istdas fristbehaftete Schriftstück in die Fristenkontrolle aufgenom-

Besondere Sorgfalt muss dann walten, wenn in einem Büro einyp von fristbehaftetem Vorgang erstmals erscheint. Soeine Wiedereinsetzung gewährt, als der Prozessbevoll-

mächtigte bei Eingang der ersten in seinem Büro vorkommendenEntscheidung des BFH über die Zulassung der Revision die Mitar-beiterin, die das Fristenkontrollbuch führt, nicht darauf hinwies,dass nunmehr die Revisionsfrist zu notieren und die Revision zu

gründen ist (Beschluss des BFH vom 16. 5. 1990 IV R 29/90,BFH/NV 1991 S. 174).

Die Führung des Fristenkontrollbuches beschränkt sich nichtauf den Fristeintrag; vielmehr hat der dafür Verantwortliche dieeinzelnen weiteren Arbeiten im Fristenkontrollbuch zu vermerken.Diese Eintragungen dürfen von dem für die Führung des Fristen-ontrollbuches Verantwortlichen nur dann vorgenommen werden,

wenn eine verbindliche Mitteilung des für den jeweiligen Bearbei-tungsabschnitt Verantwortlichen erfolgt ist.

So hat also z. B. der für die Prüfung eines Bescheides oder einesangs Verantwortliche zu melden, ob der Bescheid in Ordnung

ist oder ob er weiterbearbeitet wird. In diesen Fällen hat dann der fürdie Führung des Fristenkontrollbuches Verantwortliche die ent-sprechenden Eintragungen vorzunehmen. Der wichtigste Eintrag indiesem Zusammenhang ist der Fristaustrag bei Aufgabe zur Postoder eine andere Erledigung, deren Verantwortlichkeit speziell

gelt sein sollte (vgl. unter 6.).

5. Tägliche Kontrolle der Fristen und notwendige Erinnerung

Eine tägliche Kontrolle der Fristen ist zwingend notwendig, um sicherzustellen, dass keine Frist „vergessen“ wird. DoppelteSicherheit ist gegeben, wenn neben der Führung des Frist en -ontrollbuches die Fristennummern in den Steuerberater-Kalender

Praxistipp:Sofort nach Übergabe von fristbehafteten Schriftstücken hat der für die Führung des Fristenkontrollbuches Verantwortliche die obenaufgeführten Eintragungen im Fristenkontrollbuch und im Steuer -

-Kalender vorzunehmen, damit eine sachgerechte Kontrolle möglich ist.

eingetragen werden. Auch die Überprüfung der Fristen darf nureiner zuverlässigen Bürokraft übertragen werden (vgl. BFH-Be -schluss vom 30. 6. 1967, BStBl. III S. 613).

Besondere organisatorische Vorkehrungen sind für den Fall der Abwesenheit des „normalen“ Fristenbuchführers zu treffen,damit eine ausreichende anderweitige Kontrolle erfolgen kann(BGH-Beschluss vom 8. 11. 1988 VI ZB 26/88, HFR 1990S. 153).

Die 1. Kontrolle erfolgt im Steuerberater-Kalender dadurch,dass anhand der unter dem jeweiligen Tagesdatum eingetragenenFristennummer der fristbehaftete Vorgang festgestellt wird unddie im Folgenden beschriebenen Erinnerungen bzw. fristwahren-den Handlungen eingeleitet werden. Die 2. Kontrolle erfolgt überdas Fristenkontrollbuch. Dabei sind alle Zeilen zu überprüfen,bei denen kein Fristenaustrag in der Spalte 19 vorgenommen ist,d. h. alle Zeilen, die nicht vollständig ausgefüllt sind.

Wird bei der Kontrolle festgestellt, dass eine Vorfrist erreichtist, ist unverzüglich der Bearbeiter an die endgültige Bearbeitungdes fristbehafteten Schriftstücks unter Angabe des Fristablaufs zuerinnern.

Ist der Bearbeiter am Tage der Vorfrist nicht erreichbar, so ist dieser – falls die Bearbeitung durch ihn am nächsten Tag möglich ist – schriftlich auf die Einhaltung der Frist und die Erledigung der Arbeiten hinzuweisen. Ist jedoch abzusehen, dassder Bearbeiter länger abwesend ist, sei es aus Urlaubs-, Krank-heits- oder dienstlichen Gründen, dann ist entweder der Praxis-inhaber hierauf aufmerksam zu machen oder der entsprechen-de Vertreter des Bearbeiters auf die Erledigung hinzuweisen. In beiden Fällen ist jedoch am folgenden Tag eine weitere Erinne-rung vorzunehmen, also die Vorfrist um einen Tag zu verlän-gern.

Darüber hinaus ist zu prüfen, ob bei einem fristbehafteten Vor-gang ein Fristablauf droht, obwohl eine Fristerinnerung schongegeben war. In diesem Falle ist die Erinnerung unverzüglich zuwiederholen und ggf. zu veranlassen, dass durch geeignete Maß-nahmen – z. B. unmittelbare Vorlage beim Praxisinhaber – die Fristdennoch gewahrt wird. Hier kann im Zweifel durch fristwahrendeHandlungen erreicht werden, dass rein formal die Frist eingehaltenwird (auch wenn eine materielle Bearbeitung nicht oder nicht mehrvollständig möglich war). Hierbei ist zu beachten, dass der Frist -ablauf erst um 24.00 Uhr am Fristablauftag eintritt, so dass auchnoch nach Büroschluss eine Fristwahrung durch Einwurf in den ent-sprechend gekennzeichneten Posteingangskasten des Finanzamtsoder des Gerichtes möglich ist. Gleichzeitig sollte geprüft werden,ob auch über andere Kommunikationswege, z. B. durch Telefax,eine Fristwahrung noch möglich ist.

* Steuerberater-Kalender, Verlag C. H. Beck, München.

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6. Fristaustrag bei Aufgabe zur Post oder anderer Erledigung

Ein fristbehafteter Vorgang ist i. S. der Fristenkontrolle dannendgültig abgeschlossen, wenn der Fristaustrag (Spalte 18/19)

genommen wird. Der Fristaustrag hat zu erfolgen, wenn dieErledigung des fristbehafteten Vorganges erfolgt ist. Diese kanndurch Aufgabe zur Post oder durch andere Erledigung erfol-gen (Vermerk in Spalte 14/15). Absolut wichtig ist es, die Post -sendung so rechtzeitig aufzugeben, dass sie den Empfänger vor Frist ende erreicht, wobei ein regelmäßiger Betriebsablauf der Post unterstellt werden kann. Hierbei ist naturgemäß auch Voraus-setzung, dass die Postsendung entsprechend den Bestimmungenauch freigemacht wurde (siehe auch Postausgangsbuch).** Auchnach Erlass der Postuniversaldienstverordnung vom 15. 12. 1999(BGBl. I. S. 4218) darf ein Postteilnehmer darauf vertrauen, dasswerktags im Bundesgebiet aufgegebene Postsendungen am fol-genden Werktag im Bundesgebiet ausgeliefert werden (BGH-Beschluss vom 13. 5. 2004 V ZB 62/03, NJW-RR 2004 S. 1217,bestätigt durch Beschluss vom 18. 7. 2007 XII ZB 32/07, NJW2007 S. 2778) auch für Postlaufzeiten der Deutschen Post AG.

Dabei darf der Absender eines fristgebundenen Schriftsatzes aufdie angegebenen Leerungszeiten des von ihm benutzten Briefka-stens vertrauen (BGH-Beschluss vom 20. 5. 2009 IV ZB 2/08,NJW 2009 S. 2379).

Nach dem BFH-Urteil vom 7. 12. 1988 (BStBl. 1989 II S. 266)dürfen Fristen im Fristenkontrollbuch erst aufgrund der Eintra-gung im Postausgangsbuch gelöscht werden. Der Be arbeiter desFristenkontrollbuches muss sich also vergewissern, dass dasSchriftstück auch die Praxis verlassen hat. Eine verlässliche Aus-gangskontrolle setzt zugleich voraus, dass die Frist nach Durch-führung dieser Maßnahmen sofort – nicht erst an einem der folgen-den Tage – gestrichen wird (BGH-Beschluss vom 22. 4. 2009 XIIZB 167/08, NJW-RR 2009 S. 937); denn nur dann kann eine unge-strichene Frist ihre Warnfunktion erfüllen. So hat auch der Bun-desgerichtshof mit Beschluss vom 28. 9. 1989 (VII ZB 7/89, HFR1990 S. 394) entschieden, dass Notfristen erst dann gelöscht wer-den dürfen, wenn das fristwahrende Schriftstück auch wirklich

Praxistipp:

Durch tägliche Kontrolle des Steuerberater-Kalenders und des Fris -tenkontrollbuches muss sichergestellt sein, dass bei jeder noch nichterledigten Frist rechtzeitig eine Erinnerung (Spalte 3) vorgenommenwird; auf jeden Fall muss vor Ablauf der Frist (Spalte 2) eine fristwah-rende Handlung vorgenommen werden. An die Einhaltung der Fristenist – am besten schriftlich* – am Tag der Vorfrist zu erinnern.

abgesandt ist oder jedenfalls sichere Vorsorge da für getroffen wor-den ist, dass das postfertige Schriftstück tat sächlich hinausgeht.Vergleiche hierzu auch das Urteil des FG München vom 24. 7.1991 (IX K 4043/80), nach dem keine Wiedereinsetzung wegenmangelnder Büroorganisation gewährt wurde. Hierzu ist bei Tele-faxübermittlung ein Einzelnachweis auszudrucken und auf dieserGrundlage die Vollständigkeit zu überprüfen (BGH-Beschlussvom 26. 1. 2006 I ZB 64/05, NJW 2006 S. 1519).

Die Anweisung an eine Angestellte, eine bereits fertiggestellteBerufungsschrift 4 Tage später per Telefax an das Gericht zu ver-senden, genügt nicht im Hinblick auf den fristwahrenden Ein-gang (BGH-Beschluss vom 27. 10. 1998 X ZB 20/98, NJW 1999S. 429). Vielmehr muss an jedem Arbeitstag das Fristenkontroll-buch auf Erledigung hin überprüft werden.

Zur Ausgangskontrolle gehört auch die Überprüfung, ob dasabgehende Schriftstück auch tatsächlich unterschrieben ist (BGH-Beschluss vom 27. 9. 1994 XI ZB 9/94, NJW 1994 S. 3235).

Wird das fristwahrende Schriftstück per Telefax übermittelt,darf die Frist nur aufgrund eines vom Absendegerät gedrucktenEinzelnachweises über die ordnungsgemäße Übermittlung ge -löscht werden (BGH vom 28. 9. 1989, BB S. 2219). Eine Überprü-fung des Sendeberichts, ob alle Seiten übertragen wurden, ist drin-gend geboten (vgl. hierzu Beschluss des BGH vom 13. 6. 1996 VIIZB 13/96, NJW 1996 S. 2513 und vom 22. 10. 2009 VIII ZB 97/09,NJW-RR 2010 S. 998). Störungen des Empfangsgeräts gehenjedoch zu Lasten des Empfängers. Das FG Düsseldorf hat Wieder-einsetzung gewährt, da die Einlegung eines Einspruchs wegenStörung des Em pfangsgeräts des Finanzamts fehlschlug (FG Düs-seldorf, Urteil vom 23. 7. 1999 18 K 1866/98 AO, EFG S. 1059). DerAb sender hat alles Erforderliche zur Fristwahrung getan, wennunter nor malen Umständen eine Übermittlung bis 24.00 Uhr am Tag des Fristendes erfolgt wäre (BVerfG-Beschluss vom 1. 8.1996 1 BvR 121/95, NJW S. 2857). Falls Kenntnis besteht, dass vor Fristablauf wegen Scheiterns des Übermittlungsversuchs das fristwahrende Schriftstück den Empfänger nicht erreicht, sindsofort weitere oder andere (zumutbare) Übermittlungen – z. B. per-sönlich durch Einwurf in den dafür vorgesehenen Posteingangs-kasten – zu unternehmen, um die Wiedereinsetzung nicht zu ge-fährden.

Zu beachten ist auch, ob die richtige Faxnummer (des richtigenGe richts) im Schriftsatz eingesetzt und angewählt wurde. Ein ein-fa cher Hinweis, die richtige Nummer zu verwenden, genügt nicht(BGH mit Beschluss vom 1. 3. 2005 VI ZB 65/04, Gerling Infor-ma tionen 2006 S. 77). Eine Anweisung, die Faxnummer aus derstän dig aktualisierten „Aktenvita“ zu entnehmen, per Hand in denSchrift satz einzufügen und sodann nach der Übertragung den Ein -zels en de bericht ausdrucken zu lassen und diesen zu kontrollieren,genügt den Sorgfaltsanforderungen an eine Ausgangskontrolle

Ein Muster ist als Kopiervorlage beigefügt.Postausgangsbuch, Verlag C. H. Beck, München.

Rechtliche Hinweise

(BGH mit Be schluss vom 22. 6. 2004 VI ZB 14/04, NJW 20043491). Eine um fassende Darstellung zu den Anforderungen

an die Ausgangskontrolle bei fristwahrender Übermittlung perax ist im BGH-Be schluss vom 21. 7. 2004 XII ZB 27/03,2004 S. 3490 enthalten.

Ein Fristaustrag ist auch dann vorzunehmen, wenn ein fristbehaf-gang nicht weiterbearbeitet werden muss, weil z. B. die

orprüfung ergeben hat, dass der Bescheid in Ordnung ist11). In diesem Falle darf der Fristaustrag nur erfolgen, wenn

die schriftliche Bestätigung des Verantwortlichen für die Bearbei-tung dem Führer des Fristenkontrollbuches vorliegt.

Als weiterer Fall des Fristaustrags ist die Fristverlängerung zubeachten. Da im Fall einer Fristverlängerung eine neue Frist zuberechnen ist (siehe Seite 27), ist die „alte“ Frist auszutragen mitHinweis auf die neue Fristennummer. Gleichzeitig ist die neueFrist – quasi als neuer Vorgang – neu mit neuer Fristennummer indas Fristenkontrollbuch aufzunehmen und die entsprechenden

gänge – also Austrag der „alten“ Frist und Eintrag der „neuen“Frist – im Steuerberater-Kalender vorzunehmen. Das hypotheti-sche Ende einer beantragten Fristverlängerung ist als „vorläufig“

ennzeichnet im Fristenkalender einzutragen (alsbald nach Ein-reichung des Verlängerungsantrags) und muss rechtzeitig, späte-stens nach Eingang der gerichtlichen Mitteilung, überprüft wer-den, damit das wirkliche Ende der Frist festgestellt wird (BGH-Beschluss vom 17. 7. 2010 VI ZB 1/10, NJW 2011 S. 151).

Der Fristaustrag erfolgt, indem im Steuerberater-Kalender dieunter dem jeweiligen Datum vermerkten Fristennummern der Vor-frist bzw. des Fristablaufs durchgestrichen und mit Namenszei-chen abgezeichnet werden. Im Fristenkontrollbuch wird die end-gültige Bearbeitung durch Eintrag in den beiden letzten Spaltendokumentiert. Zur Erleichterung der Kontrolle kann, wenn alle

gänge einer Doppelseite des Fristenkontrollbuches erledigtsind (Fristaustrag), diese Doppelseite, z. B. durch einen Quer-

omplett entwertet werden.

Praxistipp:Ein Fristaustrag ist erst dann vorzunehmen, wenn der hierfür Verant-

ortliche definitiv festgestellt hat, dass die Erledigung des fristbehaf-teten Vorganges erfolgt ist, endweder dadurch, dass sich eine Tätigkeiterübrigt, weil der Vorgang in Ordnung ist, oder weil die fristwahrendeHandlung vorgenommen worden ist. Erst wenn dies zweifelsfrei fest-steht und wenn diese Handlung, z. B. Aufgabe zur Post, tatsächlich

geführt und im Postausgangsbuch* eingetragen ist, darf derFristaustrag vorgenommen werden.

7. Sonstige Verantwortlichkeiten

Je nach Struktur der Praxis können weitere Verantwortlichkei-ten festgelegt werden. Unter den Eintragungshinweisen (V.) wirdim Einzelnen noch angegeben, welche Tätigkeiten zur Fristwah-rung noch zu erledigen sind. Diese Tätigkeiten sind in den Spalten9 bis 17 einzutragen.

Es ist denkbar, dass die für die bestimmten Tätigkeiten vorgese-henen Bearbeiter bereits definitiv im Fristenkontrollbuch vermerktwerden. In der Regel wird es jedoch so sein, dass insbesondere beigrößeren Praxen die Prüfung, die Weiterbearbeitung und die end-gültige Kontrolle der Bearbeitung durch verschiedene Personen er -folgt, je nachdem, wer für die Bearbeitung eines bestimmten Man-danten oder eines bestimmten Sachgebietes zuständig ist. Soll tenkeine festen Zuständigkeiten für alle fristbehafteten Vorgänge vor-gesehen sein, dann muss insbesondere der für die Prüfung zu-ständige Bearbeiter auf dem fristbehafteten Schriftstück bezeich-net werden. Dieser hat dann dafür Sorge zu tragen, dass für denFall, dass eineWeiterbearbeitung notwendig ist, der fristbehafte-te Vor gang an den zuständigen Bearbeiter ab gegeben wird. Ist eine Weiterbearbeitung jedoch nicht notwendig, so hat der für die Prüfung Verantwortliche das Ergebnis „in Ordnung“ (Spalte 11) zumelden.

Er hat außerdem eine entsprechende Nachricht an den Mandan-ten zu veranlassen. In diesem Falle ist dann der Fristaustrag vor -zunehmen (vgl. 6.). Falls eine Weiterbearbeitung notwendig ist, ist diese dann so zeitig vorzunehmen, dass eine Fristwahrung mög-lich ist.

Jeder Schritt der Erledigung ist dem Verantwortlichen für dieFührung des Fristenkontrollbuches zu melden.

Praxistipp:Je nach Struktur der Praxis sind entweder die festen Bearbeiter für dieweitere Bearbeitung aller fristbehafteten Vorgänge im Voraus festzu-legen (in diesem Falle Eintrag unter I. 6.) oder es ist der jeweils näch-ste Bearbeiter auf dem fristbehafteten Schriftstück schriftlich festzu-halten.

Arbeitsanweisungen

Fristbeginn1.

Fristdauer2. siehe Seite 25

Ereignisfristen§ 187 Abs.1 BGB, § 108 Abs. 2 AO

z.B. Rechtsbehelfsfrist

Fristbeginnum 0.00 Uhr des Tages, der auf den Tag der Bekanntgabe folgt

Ereignistag wird nicht mitgerechnet

Ggf. Bekanntgabevermutung3-Tage-Regelung des § 122 Abs.2 AObeachten

§ 108 Abs.3 AO ist anzuwenden(AEAO zu § 108)

Fristbeginnum 0.00 Uhr des Tages

Tag wird mitgerechnet

Tagesbeginnfristen§ 187 Abs. 2 BGB

z.B. Lebensalter

III. Anleitung zur Fristberechnung

orbemerkung

Die nachfolgenden Hinweise zur Fristberechnung, die Geset-xte und das Fristen-ABC im Anhang geben den Rechtszu-

stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (siehe Impressum)wieder; zwischenzeitliche Rechtsänderungen sind zu berücksich-tigen, am besten durch handschriftliche Korrekturen.

Die Fristberechnung richtet sich nach den Vorschriften der §§ 187 bis 193 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), es sei denn,in § 108 Abs. 2 bis 5 AO wäre etwas anderes bestimmt (§ 108

1 AO).

Für den Praktiker stellen sich hinsichtlich der Fristberechnungfolgende vier Fragen:

– Wann beginnt die Frist?– Wie lange dauert die Frist?– Ist eine Fristverlängerung möglich?– Wann endet die Frist?In diesem Zusammenhang sei auf den Unterschied zwischen

einer Frist und einem Termin hingewiesen. Eine Frist ist einbestimmter, abgegrenzter Zeitraum, der sich über Stunden, Tage,Wochen, Monate oder Jahre erstrecken kann. Dagegen ist ein Ter-min ein bestimmter Zeitpunkt. Er ist genau auf die Stunde, den

Fristbeginn

ag, den Monat oder das Jahr bestimmt. Hierbei ist § 108 Abs. 5O zu beachten, nach der der von einer Behörde gesetzte Termin

auch dann einzuhalten ist, wenn er auf einen Sonntag, gesetzlichenFeiertag oder Sonnabend fällt. Bei einem Termin tritt das Ereigniszu dem genannten Zeitpunkt ein oder ist die Handlung zu demgenannten Zeitpunkt durchzuführen.

Bei einer Frist ist das Handeln innerhalb des Zeitraums erfor-derlich, um gewisse Rechtsfolgen zu vermeiden oder zu erreichen.

Die Fristberechnung ist in folgenden vier Schritten

ristbeginn siehe auch Schaubild auf Seite 22

ristdauer siehe auch Schaubild auf Seite 25

ristverlängerung siehe auch Schaubild auf Seite 27

ristende siehe auch Schaubild auf Seite 28

orzunehmen, wobei die jeweiligen Besonderheiten zu beachten

1. Fristbeginn

Hinsichtlich des Fristbeginns sind Ereignisfristen (§ 187 Abs. 1108 Abs. 2 AO) und Tagesbeginnfristen (§ 187 Abs. 2

BGB) zu unterscheiden. Im Steuerrecht sind insbesondere dieeignisfristen relevant. Bei einer Ereignisfrist beginnt der Lauf

der Frist mit dem Tag, der auf die Bekanntgabe der Frist folgt(außer wenn dem Betroffenen etwas anderes mitgeteilt wird). Der Ereignistag selber wird also nicht mitgerechnet.

Mit Postzustellungsurkunde wird am 6. Dezember des Jahres 06 der Einkom-mensteuerbescheid der Eheleute A für das Jahr 05 zugestellt. Die Rechtsbe-helfsfrist des § 355 Abs. 1 AO (1 Monat) beginnt mit Ablauf des Bekanntga-

ages zu laufen, also am 7. Dezember 06 um 0.00 Uhr.

Es ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass bei Postzustellungdie sog. 3-Tage-Regelung (Bekanntgabe-Vermutung des § 122

2 Nr. 1 AO) nicht zur Anwendung kommt; hier wird der Zu -stellungstag auf dem Briefumschag vermerkt. Dies wurde bestätigtdurch das Finanzgericht Hamburg (Urteil vom 22. 6. 1989 II 97/88,EFG 1989 S. 550) und den BFH (Urteil vom 19. 6. 1991 I R 77/89, BStBl. 1991 II S. 478).

Bei der Zustellung kann ein weiteres Problem auftreten, näm-lich der Fall, dass die Zustellung wegen gleicher Kanzlei- und

atadresse an einem Samstag erfolgte. Hier wurde nach einemBeschluss des BFH vom 13. 11. 1989 (III B 107/88, BFH/NV 1990S. 649) keine Wiedereinsetzung gewährt, weil bei der Fristbe -rechnung nicht unterschieden wurde, ob die Zustellung bereitssamstags und nicht erst am Montag erfolgte.

Das datierte und unterschriebene Empfangsbekenntnis i. S. d.174 ZPO erbringt den Beweis für die Entgegennahme und deren

Zeitpunkt. Der Gegenbeweis der Unrichtigkeit ist zwar möglich;er ist jedoch nicht bereits dadurch erbracht, daß die Möglichkeiteiner Unrichtigkeit besteht (BGH-Beschluss vom 13. 6. 1966 VIIZB 12/96, NJW S. 2514). Durch den Gegenbeweis muss jede Mög-lichkeit für die Richtigkeit des Empfangsbekenntnisses ausge-schlossen sein (BFH mit Beschluss vom 23. 2. 2006 IX B 206/05,BFH/NV 2006 S. 1667)

Nur für den Fall, dass es sich um einen einfachen Brief handelt,ist die Bekanntgabe-Vermutung des § 122 Abs. 2 AO zu beach-ten. Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der durch die Post im Gel-tungsbereich des Gesetzes übermittelt wird, gilt mit dem 3. Tagnach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben, außer wenn ernicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Anstelledes 3-Tage-Zeitraums gilt bei Übermittlung an einen Beteiligtenaußerhalb des Geltungsbereiches dieses Gesetzes, also in das Aus-land, 1 Monat (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Beispiel:Die Eheleute B erhalten ebenfalls ihren Einkommensteuerbescheid für dasJahr 05 am 6. Dezember des Jahres 06. Er geht ihnen in einem einfachen ver-schlossenen Brief zu, der am 5. Dezember des Jahres 06 von der Finanzver-waltung zur Post gegeben wurde.Entsprechend der Bekanntgabe-Vermutung des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO er-folgt die Bekanntgabe am 3. Tag nach der Aufgabe zur Post, also am8. Dezember des Jahres 06. Die Rechtsbehelfsfrist des § 355 Abs. 1 AObeginnt somit am 9. Dezember des Jahres 06 um 0.00 Uhr.

Der Steuerberater darf für die Berechnung der Rechtsmittel -frist (hier Ansatz der 3-Tage-Frist) nicht davon ausgehen, dass die Bekanntgabe mit einfachem Brief erfolgte, wenn der Steuer-pflichtige ihm den Steuerbescheid – ohne Briefumschlag – über-gibt.

Die Bekanntgabe-Vermutung ist nach Beschluss des IX. Senatsdes BFH vom 17. 9. 2002 IX R 68/98 (BStBl. 2003 II S. 2) – ent -gegen den früheren Entscheidungen des III., IV. und X. Senats –eine Frist. Bis dahin hatte der 3-Tage-Zeitraum, der für den Post-lauf gerechnet wird, keine Bedeutung für die Anwendung des§ 108 Abs. 3 AO, nach der das Ende einer Frist, die auf einen Sonn-tag, einen gesetzlichen Feiertag oder Sonnabend fällt, auf den Ab -lauf des nächstfolgenden Werktages verschoben wird.

Da sich der III., IV. und X. Senat zwischenzeitlich der Ansichtdes IX. Senats angeschlossen haben, ist der Vorlagebeschluss anden Großen Senat des BFH zurückgezogen (BFH vom 23. 9. 2003IX R 68/98, BStBl. 2003 II S. 875) und das Verfahren abgeschlos-sen worden (BFH-Urteil vom 14. 10. 2003 IX R 68/98, BStBl. IIS. 896). Es herrscht damit Einigkeit, dass sich die 3-Tage-Frist,wenn das Fristende auf einen Sonntag, gesetzlichen Feiertag oderSonnabend fällt, bis zum nächstfolgenden Werktag verlängert. DerAnwendungserlass zur AO (AEAO zu § 108) wurde entsprechendgeändert.