Führungsschulung Juni 2011

2Führungsschulung

Teamarbeit

3Führungsschulung

Ein Team ist ...

eine kleine Gruppe von Personen,

deren Fähigkeiten einander ergänzen,

die sich für eine gemeinsame Sache,

gemeinsame Leistungsziele und

einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren

und sich gegenseitig zur Verantwortung ziehen.

Teamarbeit Definition Team

(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

4Führungsschulung

Klare gemeinsame Ziele haben

Klare gemeinsame Wege zum Ziel kennen

Gemeinsam entscheiden

Gemeinsam formulierte Verhaltensregeln einhalten

Voneinander lernen

Offen miteinander reden

Toleranz üben

Sich gegenseitig unterstützen

Alle beteiligen

Merkmale eines guten Teams

(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

5Führungsschulung

Interesse an den anderen Teams und Verständnis für die Situation der anderen Teams

Sich Zeit nehmen für die gemeinsame Problemlösung

Offen sein gegenüber anderen Teams, sich nicht abkapseln

Sich die übergeordnete, teamübergreifende Aufgabe klar machen

Für Verbesserungsvorschläge von aussen offen sein

Von anderen Teams lernen und eigenes Wissen weitergeben

Teamübergreifende Verhaltensregeln einhalten

Merkmale einer guten teamübergreifenden Zusammenarbeit

(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

6Führungsschulung

Phasen der Teamentwicklung (1/6)

In Anlehnung an Tuckman 1996, in Staehle, Management, 1999

Pro

dukt

ivitä

t

Forming Storming Norming Performing Reforming

t

7Führungsschulung

Forming: Orientierungsphase (2/6)

Aufgaben, Ziele Teambeziehungen Führung

Teambildung Unsicherheit im Verhalten Klare und transparente Führung

Zieleklärung Die Zusammenarbeit ist noch nicht eingespielt, was zusätzlich belastend ist.

Die Teamleitung erklärt Aufgaben und stellt Verhaltensregeln zur Diskussion.

Aufgabenklärung

Eigene Rolle finden

8Führungsschulung

Storming: Konfrontations-/Konfliktphase (3/6)

Aufgaben, Ziele Teambeziehungen Führung

Auseinandersetzung über richtiges Vorgehen

Unterschiedliche Ansichten über Verhaltensregeln

Konflikte um die Autorität der Führungsperson

Vorgehensweise bei der Aufgabenbewältigung überdenken

Gruppenbildungen Macht- und Statuskonflikte

Führungsstil wird in Frage gestellt

9Führungsschulung

Norming: Organisationsphase (4/6)

Aufgaben, Ziele Teambeziehungen Führung

Vorgehen zur Aufgaben- und Zielerfüllung gemeinsam festlegen

Gegenseitige Wertschätzung und Akzeptanz

Zugehörigkeitsgefühl

Die Zusammenarbeit mit der Führungsperson ist geklärt.

Entwicklung kooperativer Arbeitsbeziehungen

Etablieren von Umgangsformen Führungsperson wird gerufen, wenn es Probleme gibt.

10Führungsschulung

Performing: Leistungsphase (5/6)

Aufgaben, Ziele Teambeziehungen Führung

Problemlösefähigkeit ist entwickelt.

Arbeitsprozesse werden laufend verbessert.

Das Team fühlt sich der Aufgabe und Verantwortung verpflichtet.

Die Arbeitsteilung orientiert sich an den individuellen Qualifikationen und Interessen.

Wir-Gefühl Konstruktives Nachdenken über

die Zusammenarbeit Gegenseitiger Respekt und

Achtung

Führungsperson als Coach, der den Prozess begleitet, günstige Rahmenbedingungen schafft und ein positives Teamklima fördert.

11Führungsschulung

Reforming: Bilanzierungsphase (6/6)

Aufgaben, Ziele Teambeziehungen Führung

Abschluss Bilanz ziehen

Zusammenhalt lockert sich. Energieniveau sinkt.

Abschluss steuern Evtl. neue Ziele festlegen.

Distanzierung gegenüber der Gruppe

Erfahrungen und Bilanz festhalten.

12Führungsschulung

Teamarbeit8 Rollen im Team

BeraterIn Kreative/rÜberzeugerInStratege/Strategin

OrganisatorInMacherInPrüferInBewahrerIn

13Führungsschulung

Teamorientierte Zusammenarbeit entwickeln

Verständnis entwickeln

Hindernisse/Unterstützung zusammentragen

Massnahmen definieren und Aktionsplan erstellen

(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

Teamorientierte Zusammenarbeit heisst für mich/uns….

Was hindert uns daran?Was könnte uns dabei unterstützen?

Was können wir verändern?Wie können wir dies verändern?

14Führungsschulung

Kommunikation und Information

15Führungsschulung

Nachricht

Grundlagen der KommunikationSenden - Empfangen

16Führungsschulung

Grundlagen der KommunikationKommunikationskanäle

Gestik und Mimik

Ton und Stimme

Worte

Man geht davon aus, dass mehr als die Hälfte der Informationen über die Körpersprache, rund ein Drittel durch Stimme und Tonlage und nur ein relativ geringer Teil über die gesprochene Sprache aufgenommen wird.

17Führungsschulung

Beziehungs-Ohr

Was hält er/sie von mir?

Selbstoffen-barungs-Ohr

Was ist mit ihm/ihr los?

Appell-Ohr

Was soll ich also tun?

Sach-Ohr

Welche Information erhalte ich?

Grundlagen der KommunikationDie 4 Aspekte der Kommunikation

18Führungsschulung

Kommunikation

Das Gespräch ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente, beispielsweise- um herauszufinden, wo Belastungen liegen,- um Mitarbeitenden Unterstützung anzubieten,- um schwierige Situationen aufzuklären,- um gemeinsame Lösungen zu finden.

19Führungsschulung

KommunikationGrundregeln für die Gesprächsführung

Aufmerksam zuhören, ausreden lassen

Auf das Gesagte eingehen, nachfragen

Offene Fragen stellen

Nonverbale Signale beachten: Körperhaltung, Bewegungen während des Gesprächs, Augenkontakt, Tonfall, etc.

Keine Anschuldigungen

Freundlich und klar bleiben

Ehrlich und direkt sein

Wertschätzend und verständnisvoll sein

20Führungsschulung

KommunikationGesprächstipps

Keine Vorurteile

Keine Interpretationen

Ich-Botschaften

Offene Fragen

Nur eine Frage aufs Mal stellen

Gesprächspausen

Gesprächszeit

Erwartungen kommunizieren

Zusammenfassen

Gesprächsziel im Auge behalten

Befürchtungen ansprechen

21Führungsschulung

KommunikationFeedback

Feedback als Lernchance

Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. Diese Fehler sind Lernchancen. Das Feedback eröffnet diese Lernchancen und gibt dem Mitarbeitenden Hinweise auf zwei Ebenen: Aufgabenerfüllung: Haben seine Handlungen zum gewünschten

Ergebnis geführt?

Soziales Verhalten: Wie wirkt er auf andere?

Positives Feedback, also Lob, verstärkt positives Verhalten. Zudem ist jeder Mitarbeitende auf Rückmeldungen angewiesen, um sein Kommunikations- und Teamverhalten zu verbessern bzw. zu korrigieren.

22Führungsschulung

KommunikationKonstruktives Feedback geben

Tipps für konstruktives Feedback

(auch hier die Kommunikations-Regeln anwenden)

beschreibend

konkret

umfassend

angemessen

hilfreich

erbeten

rechtzeitig

aufbauend

23Führungsschulung

Informationspolitik ist Teil derFührungskultur

Wann rechtzeitig, offensiv, regelmässig

statt wenn wir gefragt werden, unter Druck, verzögert

Wie offen, durch die Verantwortlichen

statt indirekt, über Dritte (Presse/Kolleg/innen) oder via Gerüchte

für alle verständlich statt nur für Insider verständlich

Was Wahrheit; die realen Fakten und Gründe

statt gelogen und/oder schöngeredet

An wen

alle Betroffenen statt Kreis von Auserwählten, zufällig Anwesende

fördert Vertrauen und Akzeptanz

fördert Misstrauen, Vermutungen, Gerüchte

24Führungsschulung

Informieren in Veränderungs-prozessen

• Kanal: aus erster Hand (statt aus der Zeitung, von anderen Abteilungen, gerüchtehalber etc.)

• Form: im persönlichen Kontakt (statt per Mail)

• Zeitpunkt: frühzeitig (statt wenn es schon gelaufen ist)

• Inhalt: sachbezogen, wahr, ausgewählt, offen (statt ratenweise, schönfärberisch oder sogar unehrlich)

• Inhaltliche Transparenz: Ziele, erwartete Ergebnisse

• Prozesstransparenz: Wer macht was, wann und mit wem? Was wir heute noch nicht wissen.

25Führungsschulung

Wann kommt eine Information an?

• Wenn sie einfach, klar, knapp, anschaulich ist.

• Einmal ist keinmal (Redundanz).

• Mehrere Kanäle sind effizienter.

• Wenn es den Empfänger etwas angeht:

– inhaltlich (betrifft mich das?)

– zeitlich (passend? dringend?)(Lehrstuhl für Arbeits- und Organisationspsychologie, Universität Bern)

26Führungsschulung

Formen der Partizipation

Partizipationsgrad/-form Beschreibung

Keine Partizipation, autoritäre Entscheidung

Entscheidung durch verantwortliche Führungsperson

Partizipation durch Information Entscheidung durch verantwortliche Führungsperson

Betroffene werden systematisch informiert, Fragen werden beantwortet, Dialog ist möglich.

Partizipation durch Konsultation Entscheidung durch verantwortliche Führungsperson nach Einholen der Meinung von bzw. Beratung mit Mitarbeitenden

Partizipation durch Einbezug der Mitarbeitenden

Mitarbeitende bereiten die Entscheidung vor, z.B. durch Erarbeitung von Lösungsvarianten.

Entscheidung durch verantwortliche Führungsperson

Partizipation durch Gruppenentscheidung

Mitarbeitende und Führung erarbeiten Lösungen und entscheiden gemeinsam.

(in Anlehnung an Tannenbaum, 1967)

Partizipation ist eine wichtige Ressource in der betrieblichen Gesundheitsförderung

27Führungsschulung

Arbeitsgestaltung

28Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: Merkmale

Ganzheitlichkeit Planen, Ausführen, Kontrollieren der Arbeit, Ablaufrückmeldung, Resultatrückmeldung

Anforderungsvielfalt Unterschiedliche Anforderungen an Qualifikationen und Funktionen

Autonomie Hierarchisch vollständige Aufgaben mit Dispositions-, Partizipations- und Entscheidungsmöglichkeiten, Handlungsspielraum

Soziale Interaktion und Unterstützung Kooperationserfordernisse, Kommunikationsmöglichkeiten, soziale Unterstützung

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten Einsatz und Erweiterung vorhandener Qualifikationen, Aneignung neuer Qualifikationen (auch soziale Qualifikationen)

Zeitelastizität und stressfreie Regulierbarkeit Zeitpuffer für Vorgabezeiten und zeitliche Freiräume

Sinnhaftigkeit Gesellschaftlich und ökologisch nützliche und unbedenkliche Produkte

29Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: KonzepteWeitere Umsetzungsbeispiele

• Systematischer Arbeitsplatzwechsel (Job-Rotation): Die Mitarbeitenden arbeiten an verschiedenen Arbeitsplätzen, was bis zum Wechsel zwischen allen Arbeitskräften in allen Arbeitsbereichen führen kann. Verringerung der Monotonie und Erhöhung der Flexibilität

• Aufgabenvergrösserung (Job-Enlargement): Die Mitarbeitenden übernehmen mehrere Aufgaben, die in der Ausführung ähnlich sind („mehr desselben“). Erweiterung des Arbeitsumfangs und der Einsetzbarkeit

• Aufgabenbereicherung (Job-Enrichment): Die bisherige Tätigkeit eines Mitarbeitenden wird um Arbeiten auf höherem Anforderungs- niveau erweitert. Der Mitarbeitende wird in die Lage versetzt, in höherem Masse eigen- verantwortlich zu arbeiten. Erhöhung der Anforderungen und Vergrösserung der Selbstständigkeit und der Verantwortung

30Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: Partizipation (vgl. Folie 26)

Die wichtigste Aufgabe gesundheitsgerechter Personalführung und Arbeitsorganisation besteht darin, die Fähigkeiten der Mitarbeiten-den bei der Arbeitsgestaltung zu berücksichtigen. Alle Mitarbeitenden sollen möglichst weitgehend an Planungen und Entscheidungen beteiligt werden. Dies fördert den betrieblichen Dialog und trägt damit zu einer guten Zusammenarbeit zwischen den Arbeitgebenden und ihren Mitarbeitenden bei. Gut informierte Arbeitnehmende identifizieren sich stärker mit dem Betrieb, was sich auch in der Motivation und Produktivität nieder-schlägt.

31Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: Ressourcen

Die genannten Gestaltungsmerkmale lassen sich u.a. auch in organisationale und soziale Ressourcen von Gesundheit gliedern. Beide Ressourcenarten sind durch die Führungskräfte beeinflussbar und zeigen betriebliche Handlungsfelder auf, wie Mitarbeitende trotz Belastungen gesund bleiben können.

32Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: Organisationale Ressourcen

• Aufgabenvielfalt • Qualifikationspotential der Arbeitstätigkeit • Tätigkeitsspielraum • Partizipationsmöglichkeiten • Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsplatzes • Spielraum für persönliche und private Dinge bei der Arbeit

33Führungsschulung

Arbeitsgestaltung: Soziale Ressourcen

• positives Arbeitsklima • mitarbeiterorientiertes Vorgesetztenverhalten • soziale Unterstützung durch Führungskräfte • soziale Unterstützung durch Arbeitskolleginnen und Arbeitskollegen

34Führungsschulung

Soziale Unterstützung

35Führungsschulung

Soziale Unterstützung

• Emotionale UnterstützungIch finde ein offenes Ohr, wenn es mir schlecht geht, wenn ich mich aufgeregt habe (z.B. über Kunden, Lieferanten, Material) etc. Ich fühle mich verstanden.

• Fachliche UnterstützungBei fachlichen Fragen erhalte ich Inputs, die mir helfen, das Problem zu lösen.

• Soziale UnterstützungIch fühle mich der Gruppe zugehörig, ohne dass ich etwas Besonderes leisten muss. Beispiel: Stammtisch.

36Führungsschulung

Delegieren

37Führungsschulung

Delegation und Auftragserteilung

Delegation

Übergabe von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an Mitarbeitende

Auftragserteilung

Übergabe von Aufgaben an Mitarbeitende. Kompetenzen und Verantwortung werden nicht oder nur in sehr beschränktem Ausmass übergeben.

38Führungsschulung

AUFGABE

VERANTWORTUNG KOMPETENZ

Kongruenzprinzip der Delegation

39Führungsschulung

Delegierbare und nicht-delegierbare Aufgaben

Delegierbare Aufgaben

Routine-Aufgaben

Spezial-Aufgaben

Detail-Aufgaben

Aufgaben, deren Ziele und Leistungsstandards eindeutig definiert sind (Qualität, Quantität, Kosten, Termine, Zusammenarbeit)

Nicht-delegierbare Aufgaben

Auswahl von Mitarbeitenden

Ziele vereinbaren

Delegieren

Koordinieren

Motivieren

Mitarbeitenden-Beurteilung

Mitarbeitenden-Förderung

Allgemein: Führungsaufgaben

40Führungsschulung

Delegation: Widerstände und Befürchtungen Gewohnheit

Lieblingstätigkeit

Zu wenig Geduld (Lernprozesse)

Ungenügende Organisation der eigenen Arbeit

Mangel an Selbstdisziplin

Befürchtungen, dass

es der/die Mitarbeitende anders macht

es der/die Mitarbeitende besser macht und dadurch mit der Zeit die eigene Position gefährdet

eigenes Ansehen verloren geht, wenn der/die Mitarbeitende erfolgreich ist

Autorität, Kontrolle, Übersicht verloren gehen

41Führungsschulung

Wer soll kontrollieren?

Selbstkontrolle durch Mitarbeitende

• Kontrolle soll immer auch Selbst-kontrolle sein.

• Sachliche Voraussetzungen: • vollständige Aufgaben • Mitarbeitende müssen über notwendige

Informationen verfügen.

• Persönliche Voraussetzungen• Mitarbeitende müssen fähig und willens

sein, die Kontrollen durchzuführen, Selbstständigkeit.

Fremdkontrolle durch Vorgesetzte• Oft negativ konnotiert, erfordert deshalb

Takt• Selbstverständlicher Bestandteil der

Arbeit und nicht Ausdruck von Misstrauen• Innerhalb von festgelegten Regeln, keine

Vorgesetztenwillkür• Kein Missbrauch von Macht auf Grund

der Stellung• Feedback vermittelt Sicherheit.• Wertschätzende Haltung

Grundsätzlich: Selbstkontrolle vor Fremdkontrolle, wenn die sachlichen und die persönlichen Voraussetzungen für eine Selbstkontrolle gegeben sind.

42Führungsschulung

Umgang mit Veränderungen

43Führungsschulung

Veränderungsmanagement: Grundlagen 1

Veränderungsmanagement

Planung und Steuerung von Veränderungsprozessen mit dem Ziel der Optimierung oder Veränderung von organisationalen Mustern

Dimensionen der Veränderung

Strategie, Struktur, Prozesse, Technologie, Personalmanagement, Arbeitszeitgestaltung, Entlöhnungsmodell, Führungsgrundsätze, Kulturprinzipien etc.

Zielbereiche

- Wirtschaftliche Ziele (Zeit, Kosten, Qualität, Flexibilität)

- Organisationsbezogene Ziele (Aufbau-Ablauforganisation; Teams; individuelle Aufgaben)

- Mitarbeitendenbezogene Ziele (Arbeitsbedingungen, Personaleinsatz, Nutzung Potenziale, Gesundheit)

- Technikbezogene Ziele

44Führungsschulung

Veränderungsmanagement: Grundlagen 2

Anforderungen an Führungskräfte Vertrauensvorschuss für neue Lösungen

Positives Menschenbild

Vorbildfunktion

Prozess- und Verhaltensdisziplin

Belastungssituation berücksichtigen (Linienaufgaben, Projektaufgaben)

Nachhaltige Veränderungen Umsichtige und ausgewogene Optimierung der verschiedenen Zielbereiche

Verbesserte Voraussetzung für die weiterführende Entwicklung des Unternehmens

Führen bei einer Mehrheit der Mitarbeitenden zu einer positiven Gesamtbilanz

Erfolg von Veränderungen Ebene der inhaltlichen Konzeption - Strukturebene: Was?

Ebene der sozialen Integration - Prozessebene: Wie? Akzeptieren des Transformationsprozesses, Sinn der Lösung

45Führungsschulung

Einflussgrössen auf Widerstand bei Veränderungen

Erlebtes Problembewusstsein bez. Notwendigkeit zur Veränderung (Warum?)

Zielsetzung der Veränderung (Wohin?)

Vorgehen bei der Veränderung (Wie?)

Persönliche Beeinflussbarkeit der Veränderung

Übereinstimmung mit persönlichen Zielen

Individuelle Merkmale, persönliche Erfahrungen(Strohm & Fischer, 1999; Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

46Führungsschulung

Umgang mit Widerstand: Grundsätze

1. Es gibt keine Veränderung ohne Widerstand.

2. Widerstand enthält immer eine verschlüsselte

Botschaft.

3. Nichtbeachtung von Widerstand führt zu

Blockaden.

4. Mit dem Widerstand, nicht gegen ihn gehen.

47Führungsschulung

Umgang mit Angst in Veränderungsprozessen

Grundhaltung

Ängste sind immer berechtigt.

Ängste sind - subjektive - Realität.

Falscher Umgang

Ängste nicht als unbegründet oder irrational erklären.

Richtiger Umgang

Vorhandene Ängste wahrnehmen.

Ängste ernst nehmen.

Sicherheit in der Unsicherheit schaffen.(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

48Führungsschulung

Sicherheit in der Unsicherheit

Durchschaubarkeit

Gründe für eine Veränderung mit ihren sozialen, technischen, ökonomischen und ökologischen Zusammenhängen durchschauen.

Den Prozess der Veränderung (was wer mit wem wann und wie) durchschauen.

-> Information der Betroffenen

Vorhersehbarkeit

Die zukünftigen Bedingungen (Folgen!) mit ihren sozialen, technischen, ökonomischen und ökologischen Konsequenzen vorhersehen.

-> Qualifizierung der Betroffenen

Beeinflussbarkeit

Die Art der sozialen, technischen, ökonomischen und ökologischen Veränderungen beeinflussen.

-> Beteiligung der Betroffenen

(Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung)

49Führungsschulung

Feedback