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www.personalwirtschaft.de G 21212 ISSN 98001630

PersonalwirtschaftMagazin für Human Resources

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Round Table | Case Study | IDC White Paper

HR Cloud SoftwareZeit, die HR-IT-Strategie

zu aktualisieren

In Kooperation mit:

HR + ITCONSULTING

HR CLOUD SERVICES

HR ANALYTICS

TALENT MANAGEMENTSUITE

HR - IT STRATEGIE

SUPPORT

E-RECRUITING

HR + IT ConsultingWirksame HR Prozesse und Systeme

Die Informationstechnologie verändert unser Leben von Grund auf. Die Art und Weise, wie wir privat und geschäftlich interagieren, stellt neue Herausforde-rungen an Geschäftsprozesse und die Organisation. Ein wirksames HR Manage-ment muss das berücksichtigen und eine robuste Mechanik für moderne HR Instrumente bereitstellen! Promerit HR + IT Consulting entwickelt und implementiert HR Prozesse und �� IT-gestütztes Talent Management und E-Recruiting. Mit unserer Kombination aus HR Expertise und technischem Know-how machen wir unsere Kunden in �� !��"��#�� $��!�� %�� &��'��( �%�� ! �� #��#��)�� abgestimmt sind. Dabei ist die Akzeptanz unserer Lösungen der wichtigste * �� + ��!�,�� #�� '��'��'� �#��&��ein neues Erlebnis von Perso nalprozessen.

INHALT HR CLOUD SOFTWARE

Sonderheft 11 | 2014 www.personalwirtschaft.de 33

n der Softwarebranche vollzieht sich ein fundamentaler, evo-lutionärer Wandel. Das klassische Geschäftsmodell, Software-

lizenzen an Unternehmen zu verkaufen, das sogenannte On-Pre-mise-Geschäft, ist ins Wanken geraten. Wozu aufwändigeInstallationen und Wartungen auf eigenen Servern, wenn dieTools auch im Internet verfügbar sind?

Das Zauberwort lautet Cloud, das Rechnen in der Internet-Wol-ke. Der Siegeszug des Cloud Computing begann im privatenBereich bereits vor rund zehn Jahren bei den Online-Versand-händlern, es folgten zahlreiche mobile Dienste rund um dasSmartphone. Nun entdecken immer mehr Unternehmen dieMöglichkeiten und Vorzüge der Cloud für ihre Business-Anwen-dungen, auch für ihre HR-Lösungen. Das Angebot Cloud-basier-ter HR-Software ist in den vergangenen Jahren deutlich gestie-gen. Vorreiter ist hier einmal mehr der US-amerikanische Markt. Auch auf dem deutschen Markt tut sich etwas. Das zeigt die ersteUntersuchung zum Thema HR und Cloud im deutschsprachi-gen Raum, die das Beratungsunternehmen Promerit HR + IT Consulting AG in Auftrag gegeben hat. Die Datenerhebung und-auswertung wurde von dem renommierten IT-Marktforschungs-unternehmen IDC (International Data Corporation) durchge-führt. In diesem Sonderheft präsentieren wir exklusiv das

Über den Wolken

Inhalt

5 Round Table

Cloud-Lösungen als Positionierungshebel

9 Interview

„Jedes Haus braucht ein solides Fundament“

10 Case Study Manor AG

Erst die Strategie, dann die Software

12 IDC White Paper

Wie HR Cloud Software zukunftsorientiertes HR Managementerfolgreich unterstützen kann

I White Paper, in dem IDC die zentralen Ergebnisse dieser Befra-gung zusammengefasst hat. Zudem berichten wir über eineintensive Diskussion mit führenden Cloud-Anbietern und zei-gen mit einer Case Study, wie wichtig eine HR-IT-Strategie ist,bevor in Cloud-Software investiert wird.

Die Botschaft ist klar. Die Cloud erhält in den Personalabteilun-gen deutscher Unternehmen mit guten Argumenten langsam,aber sicher Einzug. Personalmanager können sich der Diskus-sion um Cloud Computing also nicht mehr entziehen. Reden Siemit und nutzen Sie die Informationen aus diesem Sonderheft,um Ihre HR-IT-Strategie zu aktualisieren. Die Freiheiten derneuen HR-Wolken wollen entdeckt werden.

Axel Singler, Vorstand und Partner, Promerit HR + IT Consulting AG

Erwin Stickling, Chefredakteur, Personalwirtschaft

Im pres sum

Re dak ti on: Erwin Stickling, Chefredakteur; Alexander Kolberg, Redakteur

Re dak ti ons an schrift: Wol ters Klu wer Deutsch land GmbH, Luxemburger Straße 449, 50939 Köln, Te le fon: 0221/94373-7653, Fax: 0221/94373-7757, E-Mail: per so nal wirt schaft@wol ters klu wer.de, www.per so nal wirt schaft.de

Fach bei trä ge aus bereits erschienenen Ausgaben sind ver füg bar un ter: www.per so nal wirt schaft.de

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Her stel lung: Frauke Helene Hille

Ge stal tung: Au ha ge-Schwarz, Köln

Fotos (S. 4-8): Hartmut Bühler

Art.-Nr. 98001630

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Co py right: Luch ter hand, ei ne Mar ke von Wol ters Klu wer Deutsch land GmbH. © 2014 Wol ters Klu wer Deutsch land GmbH, Köln.

Sonderheft 11 | 2014 www.personalwirtschaft.de4

HR CLOUD SOFTWARE Round Table

Software-Lösungen aus der Cloud haben großes Potenzial, HR-Prozesse zu vereinfachen und

zu verbessern. So der Tenor des Round Table-Gesprächs, das die Personalwirtschaft auf Einladung

der Promerit HR + IT Consulting AG mit ausgewiesenen Branchenkennern führte.

Cloud-Lösungen als Positionierungshebel

R Cloud-Lösungen sind momentan inaller Munde und werden von den ver-

schiedenen Anbietern mittlerweile mit gro-ßem Marketingaufwand in den Marktgedrückt. Große Teile der deutschen Unter-nehmen zieren sich allerdings noch, sobeherzt zuzugreifen, wie es sich die Soft-ware-Schmieden gerne vorstellen würden.Woran liegt das? Eine von der Promerit HR+ IT Consulting AG in Auftrag gegebeneStudie zeigt nach wie vor bestehende Vor-behalte gegen die Technologie auf: Daten-schutz- und sicherheit sowie außerhalbdeutscher Jurisdiktion liegende Rechen-zentren sind hier die meistgenanntenHemmfaktoren – aber auch die Integrationin die bestehende IT-Landschaft wird vonvielen als nicht so einfach beschrieben.Inwieweit sind die Vorbehalte verständlich,und was sind dagegen die unabweisbarenVorteile, die Cloud Services bieten? Dieswaren zentrale Punkte, die die Personal-wirtschaft mit verschiedenen Anbieterver-tretern diskutierte – die, wie könnte es

anders sein, selbstbewusst die Chancenhervorhoben, die in ihren jeweiligen Anwen-dungen liegen.

Sicherheitsbedenken oft überzogen

Axel Singler, Partner des Round Table-Gast-gebers Promerit, das sich eine anbieter-neutrale Softwareberatung auf die Fahnegeschrieben hat, machte keinen Hehl dar-aus, dass er viele Vorbehalte für überzo-gen hält: „Die genannten Sicherheitsthe-men sind natürlich wichtig – so pauschal,wie sie meiner Beobachtung nach immerwieder ins Felde geführt werden, bekommtdie Diskussion allerdings schnell Stamm-tischniveau“, so der Experte. „Die Anbieterhaben in den vergangenen Jahren sehr vielgetan, um den Kundenanforderungen zugenügen. Diese Maßnahmen werden beider Bewertung teilweise noch nicht ent-sprechend gewürdigt.“Wie sie als Anbieter denn in Kundenge-sprächen durch die Unternehmen mit Vor-behalten konfrontiert werden, wollte Mode-

rator Erwin Stickling, Chefredakteur derPersonalwirtschaft, von den anderen Teil-nehmern wissen. Ralf Wagner, Vice President HCM Solu-tions bei SAP, beobachtet: „Datenschutzals Thema ist im Kundenkontakt nach wievor noch stark präsent. Die Snowden-Ver-öffentlichungen haben in dieser Hinsichtnoch einmal das Bewusstsein geschärft.Unsere Rechenzentren sind mit modernster

H

Die Runde moderierte Erwin Stickling, Chefredakteur Personalwirtschaft.


Technologie ausgestattet und auf einemvergleichbaren Sicherheitsniveau wie Kun-den-Rechenzentren.“ Andreas Loroch vomTalent Management-Anbieter Haufe-uman-tis schloss sich in weiten Teilen Axel Sin-glers Thesen an: „Unabhängig davon, objemand nun in dem Thema Cloud versiertist oder nicht: Die Sicherheitsbedenkensind häufig die verfügbarsten Einwände, diesich im Prinzip jeder ableiten kann. AlsAnbieter haben wir hier einfach ein entspre-chendes Leistungsportfolio bereitzustel-len, das die Einwände behandelt und so zusicheren Entscheidungen führt. Ich glau-be nicht, dass die Sorgen dann am Ende desTages so kaufrelevant sind wie die Studiesie abbildet.“ Christoph Kull, Country Manager DACHbei der Workday GmbH (Tochter der US-amerikanischen Workday Inc.), die ihrenKunden ein Komplettangebot ausschließ-licher HR Cloud-Lösungen macht, drehteden Spieß sogar um: „Bedenken hinsicht-

lich der Cloud kommen meistens aus derIT, und das dann oft nicht in den erstenGesprächen, sondern nachgelagert. Wennman dagegen mit Anwälten oder Data Secu-rity Officers redet, hat man ihnen gegen-über oft sogar gute Argumente für dieCloud. Die ist nämlich unserer Überzeu-gung nach fast sicherer als jeder Rechen-zentrumsbetreiber, der das nur für einUnternehmen macht.“Einen behutsamen Weg wählt Oracle, wieHCM Sales Development Manager JoachimSkura erläuterte: „Wir leiten den Dialog –auch wenn die Frage vom Kunden nichtexplizit gestellt wird – direkt zu dessenHemmfaktoren. Wir glauben an die CloudTechnologie. Es ist ein überzeugender busi-ness case. Wir wollen den Aspekt mit demKunden diskutieren und ihm dann aberdie Wahl lassen. Unser Vorteil: Wir könnenbeides anbieten, On-Premise und Cloud,und auch die entsprechenden Übergängedazwischen bauen.“ Zwei weitere Argu-

mente baut Oracle gerade auf. Etwa eineWoche nach diesem Gespräch ging dieAnkündigung des Softwareriesen durchdie Medien, in Deutschland zwei Rechen-zentren eröffnen zu wollen. WettbewerberSAP hatte hier bislang durch sein moder-nes Rechenzentrum in St. Leon-Rot einenklaren „Heimvorteil“.

Firmen mit neuer IT-Strategie setzen eher auf Cloud

Auch wenn die Meinungen zur Cloud nochambivalent sind: Die allgemeine Entwick-lung des Akzeptanzgrades der Lösungen –wo führt sie hin? Andreas Loroch von Hau-fe-umantis sieht zumindest in seiner Pra-xis die Vorbehalte schwinden: „Für uns alsausschließlicher Anbieter von Cloud-Lösun-gen im Talent Management-Bereich spieltdie Schwarz-weiß-Frage ‚Cloud: Ja oderNein?‘ so keine Rolle. Wir erleben das höch-stens bei Großunternehmen, die oftmalsein institutionalisiertes Sicherheitsbedürf-nis haben, dass es sorgsam mit den Vortei-len der Cloud aufzuwiegen gilt.“ ChristophKull verweist auf entsprechende Ergeb-nisse der Promerit-Studie: „Eine zentraleErkenntnis der Erhebung ist doch: Unter-nehmen, die eine HR-IT-Strategie haben, dienicht älter als zwei Jahre alt ist, haben einstarkes Interesse, in die Cloud zu gehen.Für mich ein klares Zeichen dafür, dassCloud als eine Alternative zu dem, was inden vergangenen 30 Jahren gemacht wur-de, im deutschsprachigen Markt angekom-men ist.“Auch der große Software-Tanker SAP hat dieZeichen der Zeit erkannt und nicht zuletztmit der Akquise von Success Factors dieWeichen in Richtung Cloud gestellt. „Wirsehen in den vergangenen Jahren eine deut-liche Tendenz – gerade im deutschsprachi-gen Markt – hin zu Hybrid-Lösungen.Grundsätzlich ist es für Kunden oft nichtdie Frage ob, sondern wann sie schrittweiseauf HR Cloud-Lösungen umstellen“, sagtRalf Wagner (SAP). Tag über Nacht sieht erden Siegeszug von Cloud-Lösungen abernicht kommen und gibt ein technischesBeispiel: „Global operierende Unterneh-men berichten schon einmal davon, dass

Die genannten Sicherheits-themen sind natürlich wichtig – so pauschal, wie sie meiner Beobachtung nach immer wiederins Feld geführt werden, bekommtdie Diskussion allerdings schnellStammtischniveau.Axel Singler, Partner, Promerit HR + IT Consulting AG

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Schaut man zehn Jahre in dieZukunft, so werden Software -anwendungen größtenteils cloud-basiert sein. Ich denke, man kannhier von einem Verhältnis vonCloud/Hybrid/On-Premise von70/20/10 ausgehen.Andreas Loroch, Talent Management Ambassador,Haufe-umantis AG

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gerade in Ermerging Markets die Internet-verbindung nicht immer stabil ist. Für sieein Grund, mit dem Gang in die Cloud nochetwas zu warten.“ Vor unüberlegten Ent-scheidungen warnt auch Joachim Skura:„Es sind nicht alle IT-Infrastrukturen dafürbereit, eine neue Technologie zu verdau-en. In Fällen, in denen Unternehmen übereinen viele Jahre gewachsenen Kernbereichan Anwendungen verfügen, könnten nachder Entscheidung für eine fachlich durch-aus sinnvolle Cloud-Lösung mitunter hoherAbstimmungsaufwand mit den Kernsyste-men nötig werden. Die Cloud-Strategie mussmit der Ist-Situation abgestimmmt sein.“

Neue Formen des Arbeitens abbilden

Stellt sich die Frage, für welche Szenariensich denn der Gang in die Cloud lohnt.Einig waren sich die Round Table-Teilneh-mer darin, dass das Personalmanagementmit seinen Angeboten auch auf allgemei-ne Entwicklungen in der Arbeitswelt rea-gieren muss und dass HR Cloud Serviceshier mitunter die besseren, weil smarterenLösungen bieten. Globalisierung, zeitlichund örtlich flexible Arbeitsplätze und eingewandeltes User-Verhalten erkannten alleals Treiber. Diese Arbeitswelt von morgen sei teilweiseschon die HR-Welt von heute, so ChristophKull von Workday. „Beispiele sind Perfor-mance-Review-Gespräche, die direkt aufdem iPad mitdokumentiert werden kön-nen, oder Recruiting-Prozesse, die von denbeteiligten Personen über ihre mobilen

Endgeräte vorangetrieben werden kön-nen – etwa der Manager, der am Flugha-fen einen Kandidaten interviewt und sofortdanach sein Feedback in die Cloud-Lösun-gen eingibt, damit die HR-Kollegen dennächsten Bewerbungsschritt unmittelbareinleiten können.“Haufe-umantis-Berater Loroch beschreibtdie Vorteile anhand derselben HR-Hand-lungsfelder: „Im Recruiting beispielsweisekönnen Cloud-Lösungen die ‚Time to Hire‘verkürzen – von ‚Web-zu-Web‘ ist der Pro-zess für alle Beteiligten schneller, einfacher,persönlicher und transparenter. Ähnlichesgilt für das 360-Grad-Feedback, bei demjeder mit einem Webzugang die Performan-ce einer Person bewerten kann. Auch in derPersonalentwicklung können Cloud-Lösun-gen die Interaktion zwischen Initiatoren,Teilnehmern und Trainern vor, währendund nach Veranstaltungen erleichtern.“ UndSAP-Experte Wagner befand: „Nur mit einermitarbeiterzentrierten Personalstrategiewird es gelingen, die richtigen Talente zufinden und vor allem auch zu halten. Hilf-reich ist es in diesem Sinne beispielsweise,wenn der Mitarbeiter eigene Daten schon inder Onboarding-Phase vor dem erstenArbeitstag pflegen kann oder über eine Kol-laborationsplattform den Kontakt zu künf-tigen Kollegen herstellen kann.“ SAP-Cloud-Lösungen deckten das bereits heute ab.

Vorteil: Einfache Bedienbarkeit

„Die Digitalisierung unseres Lebens wirdweiter voranschreiten. Mobile Computingund die Automatisierung von einfacheren

Entscheidungsroutinen und Arbeitsabläufenwie Adhoc-Auswertungen werden sich ver-breiten. Die Cloud ist dabei als disruptiveTechnologie eine treibende Kraft, auch wennsie als Werkzeug noch nicht die Lösung derHerausforderungen, aber durchaus ein wich-tiger ‚Enabler‘ sein kann“, befand schließ-lich Joachim Skura von Oracle.Bewusst salopp wies schließlich Promerit-HR + IT Partner Axel Singler auf Folgendeshin: „Das Auge isst auch bei IT-Kaufent-scheidungen mit. Was ich damit sagen will:Es ist vielen Interessenten egal, ob die Soft-ware in der Cloud- oder On-Premise zurVerfügung gestellt wird. Cloud-Lösungenhaben aber ganz einfach den Vorteil, dasssie in der Regel sehr übersichtlich gestal-tet und damit intuitiv bedienbar sind – Siesehen einfach schicker aus.“ Der Beraterweiter: „In diesem Sinne unterstützenCloud-Lösungen für den HR-Bereich heuteschon sehr stark die Anforderungen anmobile Bedienung. Unabhängig von Hard-ware oder Device, Ort und Zeit zu arbei-ten, ist einer der zentralen Usecases. Diesbestätigen ja auch die Studienteilnehmer.“

Komplett-Suite oder Best-of-Breed?

Die oben genannten Beispiele für Cloud-Anwendungen bezogen sich zumeist aufden großen Komplex, den man unter „TalentManagement“ zusammenfassen kann. Hierscheinen tatsächlich die Hürden in denUnternehmen am schnellsten zu fallen.Wird dies aber auch bei als besonders sen-sibel geltenden Daten aus den Administra-tionsbereichen der Fall sein?Workday hat hier klare Vorstellungen. „Füruns geht der Trend dahin, HR ganzheitlichaus der Cloud zu betreiben. Laut Studie sindja heute schon 17 Prozent der Unterneh-men mit ihren Stammdaten in der Cloud“,so Christoph Kull. Was für ihn dafürspricht?„Eine gute Cloud-Lösung sollte heutzutagekeiner komplizierten Schnittstellen mehrbedürfen, sondern auf einer einzigen Platt-form alle Informationen über den Mitarbei-ter bereitstellen – von den Stammdaten,organisatorischen Informationen, Vergü-tungsinformationen, über Performance- oderNachfolgeinformationen bis hin zu Daten

Bei einer reinen, einheitlichenCloud-Lösung können HR und IT sich ausschließlich auf dieBusiness-Herausforderungen konzentrieren und brauchen keine Technologiediskussionenführen oder sich Sorgen umSchnittstellenkomplikationenmachen.Christoph Kull, Country Manager DACH, Workday GmbH

„


seiner Kompetenzen und Fähigkeiten. Unse-re Kunden schätzen genau das.“ Das hatselbstverständlich seinen Reiz, auch weilverschiedene HR-Handlungsfelder so eineinheitliches „Look & Feel“ bekommen. Heißtnatürlich auch, dass das Kundenunterneh-men einem Anbieter wie Workday den ges-amten „Employee Life Cycle“ anvertraut.Kulls Argumentation konnte Oracle-Exper-te Skura grundsätzlich nachvollziehen. Mankann eine HR-IT-Landschaft nicht so einfachwie ein Baukastensystem zusammenbauen.Ein großer Vorteil von Lösungen aus einerHand ist, dass in ihnen nicht nur techni-sches Know-how, sondern auch über Jahregewachsenes, übergreifendes Fachwissenaus dem HR-Bereich steckt. Eine professio-nelle und hochqualitative Lösung ist ein insich abgestimmtes System aus Hardwareund Software. Dadurch entsteht ein ein-heitlicher Datenpool, wir nennen das ‚Onesingle source of truth‘“. Das sei beispiels-weise die Voraussetzung, wenn Unterneh-men analysieren wollten, welche Auswir-kung ihre letzten Einstellungen für ihreExpansion in Asien haben.Noch aber sind viele Unternehmen weitvon einer in sich schlüssigen HR-IT-Land-schaft entfernt. Axel Singler meint: „Wirhaben selbst innerhalb von HR-Abteilun-gen noch verschiedene Silos, in denen nichtbereichsübergreifend gedacht wird. Es wärewünschenswert, wenn sich dort die Erkennt-nis durchsetzt, dass viele Prozesse eigent-lich miteinander zusammenhängen. TalentManagement und Performance Manage-ment etwa sollte man nicht getrennt von-

einander laufen lassen, sondern als inte-griertes Talent Management ansehen. Nichtumsonst beziehen viele UnternehmenTalent Management-Lösungen mittlerwei-le als Komplett-Suite.“Auch wenn es schlüssig ist, HR-Prozesseintelligent miteinander zu verzahnen – dieFrage: „Machen wir es mit einer Komplett-lösung oder über den Best-of-Breed-Ansatzmit intelligentem Schnittstellenmanage-ment?“ wird auch im wohl anbrechendenCloud-Zeitalter die Geister von IT-Verant-wortlichen scheiden. Manche werden sichfür die Lösung aus einer Hand entscheiden,andere möglicherweise einen Bogen umAnbieter machen, die sie in ihre zwar in sichkonsistentere, dafür aber auch geschlos-senere Software-Welt ziehen wollen.

Erleichterungen für die HR-Abteilung

HR Services aus der Cloud unterstützen,darin stimmten die Round Table-Teilneh-mer überein, das Personalmanagementauch in eigener Sache. Andreas Loroch vonHaufe Umantis ist überzeugt: „Die Cloud lie-fert HR einen guten Positionierungshebelim Dialog mit dem Business. Software mussMitarbeitende zunehmend dazu befähigen,direkt Beiträge zum Unternehmenserfolg zuleisten und parallel ihre eigene Entwick-lung zu bestimmen. Instrumente aus derCloud sind überall, zu jeder Zeit, vernetzt,einfach und individuell anwendbar.“ Einweiterer Vorteil sei: „HR muss nur nochbedingte IT-Kompetenzen haben. Im Vorder-grund steht für Personalmanager die Nut-

zen- und Funktionsbetrachtung. Das verbes-sert die Zusammenarbeit mit IT, Businessund Arbeitnehmervertretern und führt soharmonischer und schneller zur besserenZusammenarbeit.“Joachim Skura sagt mit Hinblick auf denEinführungsprozess: „Der Implementie-rungsaufwand ist einfach mit viel wenigerAufwand verbunden – es geht sowohlschneller als auch mit weniger Leuten.Zudem steht die gesamte Suite von Anfangan zur Verfügung, ausladende Customi-zing-Projekte entfallen.“ Christoph Kull(Workday) bestätigt: „Bei einer reinen, ein-heitlichen Cloud-Lösung können HR undIT sich ausschließlich auf die Business-Her-ausforderungen konzentrieren und brau-chen keine Technologiediskussionen führenoder sich Sorgen um Schnittstellenkompli-kationen machen.“Auch die Zusammenarbeit mit den Fachab-teilungen könnte sich vereinfachen – durchden simplen Umstand der Cloud-Lösungen,dass sie bislang nur in eingeschränktemMaße konfiguriert werden können. „Frü-her war es häufig so, dass HR zusammenmit IT unterschiedliche Anforderungen ausverschiedenen Unternehmensbereichenumsetzen mussten. Dies hat Einführungs-prozesse verkompliziert verlangsamt“,beschreibt Ralf Wagner, SAP. „Heute kön-nen Personalmanager mit Cloud-LösungenStandardprozesse schnell ausrollen. DurchKonfigurationsmöglichkeiten können Zu -satzentwicklungen häufig vermieden wer-den.“Axel Singler schließlich erwähnt zudemden Vorzug, dass HR-Cloud-Software sichviel stärker an einem Best-practice-Ansatzorientieren. Doch mahnend weist er daraufhin: „Es existiert oft die Vorstellung manmüßte dadurch keinen entsprechenden Pro-zess definieren, weil der Prozess quasi inder Software ‚eingebaut‘ ist. Dies ist eingefährlicher Irrglaube. Es ist nach wie vorunabdingbar, seine Prozesse zu definierenbeziehungsweise zu analysieren und opti-mieren.“ Außerdem erwähnt Singler nocheinen weiteren Aspekt einer Cloud-Lösung.Der Kunde bleibe mit seiner Software immerauf dem neuesten Stand. Die Innovations-

Wir sehen in den vergangenenJahren eine deutliche Tendenz –gerade im deutschsprachigenMarkt – hin zu Hybrid-Lösungen.Grundsätzlich ist es für Kunden oftnicht die Frage ob, sondern wannsie schrittweise auf HR Cloud-Lösungen umstellen.Ralf Wagner, Vice President HCM Solutions, SAP

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zyklen seien sehr kurz. Je nach Herstellerwerde alle drei Monate ein neues Releasegeliefert. „Dabei kommt die ‚Schwarmintel-ligenz‘ des Kundenstammes zum Tragen.“,so der Experte.

Neue Zusammenarbeit zwischen HR und IT

Schließlich erkennt Singler auch eine Ver-schiebung der Gewichte im Beschaffungs-prozess: „Müde von langwierigen, aufwän-digen, nervenaufreibenden und teurenOn-Premise-Projekten, bei denen gegebe-nenfalls eh nicht das gewünschte Ergebnisvom internen Dienstleister, der IT, gelie-fert wurde, sieht HR die Chance, mit einerCloud-Lösung die Tool-Hoheit zu überneh-men.“ Dies deckt sich auch mit den Stu-dienergebnissen. Die IT-Abteilung ist aber längst nicht raus ausdem Beschaffungs- und Implementierungs-prozess. „Auch künftig werden HR- und IT-Abteilung bei der vermehrten Nutzung vonCloud-Lösungen zur Abbildung von Personal-prozessen eng zusammenarbeiten“, erklärtSAP-Experte Wagner. „Es kommt dabei aufdie Rollenverteilung an. Die HR-Abteilungkann schnell mit dem Software-Lieferantendie gewünschten Prozesse durch gelieferteMusterprozesse, Inhalte und Konfigurationabbilden, während sich die IT-Abteilung aufdie Bereitstellung der Infrastruktur und dieIntegration zu bestehenden Lösungen kon-zentrieren kann.“ Durch diese klar abge-grenzten Verantwortlichkeiten könnten bei-de Bereiche den Wissensaufbau und -erhaltüberlappungsfrei gestalten, so dass sichdadurch Einsparpotenziale ergäben.

Viele gute Gründe für die Cloud

Spricht also alles dafür, dass wir 2024 nurnoch Unternehmen haben werden, die sichüberwiegend auf HR Cloud Services ver-lassen? „Die Geschwindigkeit nimmt zu.Auch wenn der Cloud-Zug vielleicht nochnicht ganz so schnell fährt wie in angel-sächsischen Ländern: HR-Tools aus der‚Wolke‘ sind auch im deutschsprachigenRaum nicht mehr aufzuhalten – auch für dieklassischen HR Core-Themen wie Stamm-daten“, ist Axel Singler überzeugt. „Es spre-

chen sowohl Nutzenaspekte als auch Markt-faktoren dafür: Beispielsweise wird alleinschon die zunehmende Mobilität derArbeitswelt dafür sorgen, dass HR-Abtei-lungen nicht an Cloud-Lösungen vorbei-kommen. Dazu kommt, dass die Software-Anbieter natürlich Geld verdienen wollen,und Cloud-Lösungen im HR-Bereich sindein Wachstumsfeld. Wenn die großen Her-steller nur noch HR-Software aus der Cloudanbieten, bleibt den Kunden kaum eineandere Wahl, als mitzugehen.“Die beiden ganz Großen am Tisch sehendas ähnlich, allerdings nicht ohne zu beto-nen, dass sie eine hundertprozentige Abde-ckung mit Cloud-Lösungen für nicht wahr-scheinlich halten. Ralf Wagner von SAPsagt beispielsweise: „Ein signifikanter Anteilvon HR Prozessen wird auf der Basis vonHybrid-Modellen abgebildet. Künftig wer-den immer weniger Unternehmen aus-schließlich On-Premise-Lösungen nutzen.Die meisten werden auf Cloud Lösungenumstellen. Zwei Gründe: Erstens lässt sicheine Personalstrategie in dynamischenUmfeldern schneller mit Cloud-Lösungenabbilden und anpassen. Zweitens kann auchdie Wirksamkeit von Personalarbeit bes-ser gemessen werden, da gute Cloud-Lösun-gen Analytics und Messgrößen anbieten, dieBenchmarking ermöglichen.“ Und Joachim Skura von Oracle antwortet aufdie Frage, was er denn in zehn Jahren ver-kaufen werde: „Wir werden auch in Zukunftbeides anbieten: On-Premise- und Cloud-Lösungen. Die Welt wird sich signifikantändern, aber es wird weiterhin unterschied-

lichste Business-Anforderungen geben.Auch in zehn Jahren wird es HR noch weiter-hin in einer klassischen Rolle des Admi-nistrators geben. Dort wird man mit weni-ger flexiblen Lösungen auskommen.Dagegen sprechen internationale, dynami-sche und komplexe Umgebungen für Cloud-Lösungen als Mittel der Wahl.“

Ein Szenario: 70-20-10

Andreas Loroch formuliert sein Szenario so:„Schaut man zehn Jahre in die Zukunft, so werden Softwareanwendungen größten-teils cloudbasiert sein. Ich denke, man kann hier von einem Verhältnis von Cloud/Hybrid/On-Premise von 70/20/10 ausgehen.“Seine Begründung: „Die Cloud bietet die erfor-derliche Agilität und Wirtschaftlichkeit fürinnovative Anwendungsfelder wie Realtime-Talent-Management oder Smart Data.“Workday-Experte Kull ist vom komplettenSiegeszug der Technologie überzeugt: „DasPersonalmanagement muss Schritt haltenmit technologischen Veränderung, Globa-lisierung und dynamischen Märkten, die dieUnternehmen treiben. Ein solches Umfelderfordert Prozesse, an denen die Mitarbei-ter teilhaben können. Die einzige Möglich-keit hierfür ist für mich eine flexible, cloud-basierte Lösung, bei der sich Unternehmennicht mit langen Einführungs- und Upgra-de-Prozessen rumschlagen müssen.“Ob und wie schnell dieser Siegeszug von-statten geht, will Promerit ab jetzt in regel-mäßigen Abständen mittels Befragungenuntersuchen. Die Personalwirtschaft wirddarüber berichten. Alexander Kolberg

Es sind nicht alle IT-Infrastrukturendafür bereit, eine neue Technologiezu verdauen. Die Cloud-Strategiemuss mit der Ist-Situation abge-stimmmt sein.Joachim Skura, HCM Application Sales Development Manager, Oracle

„

Personalwirtschaft: Der Einsatz von Cloud-basierter Software im HR-Bereich nimmtlangsam an Fahrt auf, wie Ihre Studiezeigt. Dennoch gilt die Datensicherheitimmer noch als Hemmschuh, zu Recht?Axel Singler: Die Cloud-Anbieter haben in denvergangenen Jahren sehr viel im BereichDatensicherheit getan – etwa, indem sieRechenzentren nach Europa und Deutsch-land verlagert haben und diese nach hiesi-gen Standards mehrfach haben zertifizierenlassen. Je mehr sich die Unternehmen mit derCloud auseinandersetzen, desto weniger wirdder Sicherheitsaspekt zum Hemmschuh. Daszeigt auch die Studie. Unternehmen, die ihreHR-IT-Strategie in den vergangenen beidenJahren neu entwickelt haben, setzen mit 35Prozent am häufigsten auf HR Cloud-Lösun-gen. Für einige ist die Datensicherheit in derCloud sogar ein Antriebsfaktor.Die Vorzüge der Cloud liegen auf der Handund werden in der Studie nochmalsbestätigt: mobiler Zugriff, geringereKosten, Bedienerfreundlichkeit. Das kön-nen gute On-Premise-Lösungen doch auchbieten, oder?Grundsätzlich ja, aber HR-Cloud-Anbieterkonnten bei der Entwicklung ihrer Lösungendirekt auf neue Webtechnologien setzen,womit Aspekte wie die intuitive Bedienbar-keit und Einfachheit der Anwendung gege-ben sind. Cloud-Anbieter haben praktischhier den Vorteil der späten Geburt. Insbe-sondere Talent Management-Themen wie dieNachfolgeplanung oder Prozesse, in die Mit-arbeiter und Führungskräfte stark einge-

Die Cloud verspricht schnelle Lösungen. Doch so einfach Cloud-basierte

Tools funktionieren: Ihr Einsatz sollte auf Basis einer soliden HR-IT-Strategie

und definierter Prozesse erfolgen. Davon ist Axel Singler, Vorstand der

Promerit HR + IT Consulting AG, überzeugt.

„Jedes Haus braucht ein solides Fundament“

in hoher Datenqualität zur Verfügung zustellen. Anschließend gilt es, mit dem Soft-wareanbieter Integrationspotenziale zuheben.Sind Sie vom Siegeszug der Cloud-Tech-nologie überzeugt?In fünf Jahren wird ihre Nutzung in Unter-nehmen selbstverständlich sein. Dafür spre-chen drei Gründe: Erstens gibt es heute kei-nen relevanten Anbieter mehr, der keinCloud-Szenario abbildet. Alle großen Her-steller sind heute in der Lage, Full Cloud-Szenarien abzubilden. Zweitens wird einewachsende Zahl an zufriedenen Kundendafür sorgen, dass die Vorbehalte gegen überder Technologie schwinden. Und drittenswerden sich Cloud-Lösungen aus ihrem bis-lang noch recht starren Korsett lösen. Denndie Kunden sind nicht bereit zu akzeptieren,dass bei Cloud-Lösungen keine individuellenAnpassungen möglich sind. Bis zur Full Cloud fahren die meistenUnternehmen aber erst einmal mit einemhybriden Software-Motor, wie die Studiezeigt.Das ist aus heutiger Sicht nachvollziehbar.Denn es geht den Unternehmen auch umInvestitionssicherheit. Oft haben sie in denvergangenen Jahren noch einmal in On-Pre-mise-Lösungen investiert. Nun wollen sienicht auf einmal ihre gesamte IT-Architek-tur über den Haufen werfen. Wichtig ist,dass sie für ein hybrides Modell eine Stra-tegie definieren, um die Schnittstellen zwi-schen Cloud und On-Premise beherrschenzu können.

bunden sind und bei denen es in hohemMaße auf Nutzerfreundlichkeit ankommt,wandern in die Cloud. Oft sind es also die End-anwender der Lösungen im Unternehmen, dieentsprechende Anwendungen forcieren. HRwird dabei zum Treiber, IT eher zum Getrie-benen. Deshalb raten wir, dass sich beide imRahmen der HR-IT-Strategiediskussion aneinen Tisch setzen, um gemeinsam die Zie-le und ihre Umsetzung zu definieren.Was muss diskutiert werden, bevor sichein Unternehmen für eine HR-Softwareaus der Cloud entscheidet?Wie bei jeder Investition bedarf es indivi-dueller Business Cases. In diesen sollten derBetrachtungszeitraum, zu unterstützendeProzesse und die Migrationskosten – um nureinige Punkte zu nennen – eingehen. Also nicht Plug and play?Jedes Haus braucht ein solides Fundament.Es ist ein Mythos zu glauben, dass Cloud-Lösungen den Personalabteilungen die kon-zeptionelle Arbeit erleichterten, indem sieihnen durch ihren hohen Standardisierungs-grad bestimmte Prozesse vorgäben. Hier wür-de ich als Personalmanager vorsichtig sein.Es ist nach wie vor unabdingbar, vor der Ent-scheidung für eine neue Software die eige-nen Prozesse zu analysieren und zu opti-mieren. Auch die Stammdatenqualität istsicherzustellen. Die Stammdaten sind soessenziell dafür, andere Tools vernünftig nut-zen zu können, dass es vielfach Sinn macht,vor der Entscheidung für eine neue Softwareerst einmal an diesem Fundament zu arbei-ten. Das heißt, diese global, einheitlich und

Axel Singler

Interview HR CLOUD SOFTWARE



Mit welcher Software kann das Talent Management

optimal unterstützt werden? Die Schweizer

Warenhauskette Manor hat zur Beantwortung dieser

Frage eine neue HR-IT-Strategie entwickelt.

Erst die Strategie,dann die Software

IT-Abteilungen ist dies vielleicht eine dergrößten Herausforderungen im HCM-Umfeld der letzten Jahr(zehnt)e.

HR-IT-Strategie als Antwort

Auch die Schweizer Manor-Gruppe mit Sitzin Genf hat sich im Sommer 2013 mit die-sen Fragestellungen beschäftigt. Mit ihren64 Häusern und über 10 000 Mitarbeiternerwirtschaftete die Warenhauskette im sel-ben Jahr einen Umsatz von 2,8 MilliardenFranken. Ausgehend von einer veränder-ten Unternehmenssituation sollte dasTalent Management-Instrumentarium fach-lich neu ausgerichtet werden. FolgendeZiele wurden dabei verfolgt: l Eine stärkere Verknüpfung der Talent

Management-Aktivitäten mit den Be -dürf nissen und dem Nutzen bei denProzesskunden im „Business“.

l Eine stärkere Verzahnung der strategi-schen Bedarfsplanung mit Nachfolge-planung und Recruiting.

l Eine höhere Transparenz über Prozess-daten und -ergebnisse (zum Beispielden Talentstatus von Mitarbeitern undMitarbeiterinnen).

l Eine Erhöhung der Verbindlichkeit imTalent Management, unter anderemüber die konsequente Kommunikationvon „Spielregeln“.

Als Softwareunterstützung ist bei Manorin 2013 ein klassisches SAP-Stammdaten-system im Einsatz. Auch erste Erfahrun-gen mit Cloud-fähiger Software existier-ten, beispielsweise im Bereich Learning.Schon zu Beginn der Neuausrichtung wur-de deutlich, dass die getroffenen fach-lichen Entscheidungen am Ende vielfälti-ge Auswirkungen auf die IT-Unterstützunghaben würden. Daher entschieden sichdie Bereiche HR und IT der Manor mitUnterstützung durch die Promerit HR + ITConsulting AG, eine HR-IT Strategie zuerarbeiten. Über die strategische Veran-kerung der Aktivitäten nicht nur in HR,sondern auch in der IT und HR-IT solltendie anstehenden IT-Investitionen belastbargeplant und streng am Nutzen für die End-anwender ausgerichtet werden. Um dieDurchgängigkeit der Prozesse zu erhöhenund bestehende fachliche Silos abzubau-en, mussten technische Antworten gefun-den werden.

Ausrichtung am Kundennutzen

Um die HR-IT-Strategie zu erstellen, gin-gen Manor und Promerit in drei Schrittenvor. Im ersten Schritt wurde eine umfas-sende Ist-Analyse durchgeführt, die denSchwerpunkt auf die Analyse der Zufrie-denheit der „internen Kunden“ mit den

ie Marktveränderungen im HR Soft-ware-Markt, weg von „on-premise“,

hin zur „Cloud“, entwickeln sich für vie-le HR- und IT-Entscheider in Unternehmenzu einer echten Herausforderung. Umsich hier zukunftssicher aufzustellen,empfiehlt sich die Entwicklung einer dedi-zierten HR-IT-Strategie. Nur so kannsichergestellt werden, dass die jeweili-gen HR- und IT-Strategien in ein gemein-sames, konsistentes Zielbild mit einerrealistischen, erreichbaren Zeitplanungübersetzt werden.

Die Cloud-Herausforderung

Die Cloud kommt in der Realität einerimmer größeren Anzahl von Unterneh-men an. Automatisch kommen damit aufdie Firmen eine Vielzahl von Fragen zu:Sollen die On-Premise-Anwendungen nocheinmal einem Upgrade unterzogen oder indie Cloud umgezogen werden? Gibt esAnwendungen beziehungsweise Prozesse,die aus heutiger Sicht on-premise bleibensollten? Welche Anforderung ist zu einembestimmten Zeitpunkt „noch on-premise“oder „schon in der Cloud“ abgebildet? Undwelche Implikationen ergeben sich hie -raus für die einzelnen Endanwender -gruppen, die IT-Infrastruktur, den Sup-port der Anwendungen? Für viele HR- und

D

HR CLOUD SOFTWARE Case Study


men priorisiert und in eine HR-IT-Road-map überführt. Diese berücksichtigt auchmögliche fachliche oder technischeAbhängigkeiten zwischen den einzelnenMaßnahmen beziehungsweise Projekten.Überraschendes Ergebnis dieser Akti-vitäten war, dass, obwohl der initialeAnstoß für das Projekt im Talent Manage-ment lag, die Roadmap am Ende alle HR-Prozesse bis hin zu den Stammdaten undden Grundlagenprozessen erfasste. Auchwenn Letztere weiterhin on-premise blei-ben, dürfen sie in keiner Betrachtungfehlen.Im dritten und letzten Schritt erarbeite-te das Projektteam einen Bewertungska-talog für die Software-Anbieterauswahldurch Manor. Dieser berücksichtigtebereits die Ergebnisse aus den neuenTalent Management-Konzepten. DieAnbieterauswahl selbst wurde auf dieserBasis alleine durch Manor durchgeführt,um Abhängigkeiten zur Umsetzung zuvermeiden. Manor entschied sich für eineintegrierte Cloud-Lösung und damit gegendie Einführung mehrerer unterschied-licher Cloud-Systeme. „Wir sind froh überdie langfristige Perspektive der HR-IT-Strategie. Ohne sie hätten wir möglicher-weise das große Ganze aus dem Blick ver-loren und wären dazu verleitet worden,uns aus der Sicht der jeweiligen Silo-Pro-zesse für einen Best-of-Breed-Ansatz zuentscheiden – einschließlich der sich hier-aus ergebenden Schwierigkeiten“, soMichael Brönnimann, Projektleiter beiManor. Die seit der Anbieterauswahl lau-fenden Umsetzungsprojekte werden dannwieder durch Promerit unterstützt.

Langfristige ErgebnisseTrotz bestehender Einzelstrategien in HRund in der IT hatte sich Manor im aktuel-len Umfeld zur Erstellung einer kombi-nierten HR-IT-Strategie entschlossen.

Damit wurden vielfältige Ergebnisseerreicht: l Die gegenseitigen Erwartungshaltun-

gen von HR und IT sind klar kommuni-ziert und werden gegenseitig beachtet.Das gegenseitige Verständnis und dieTransparenz sind eine wichtige Basis fürdie weitere Zusammenarbeit für dengemeinsamen internen Endkunden.

l Es liegt eine realistische Zeitplanungfür die IT-gestützte Implementierungeiner Talent Management-Lösung vor.Die Roadmap berücksichtigt die Manor-spezifische Situation und erlaubt es derIT, gegenüber HR, und HR wiederum,gegenüber seinen Endkunden im Busi-ness zu „liefern“.

l Die Auswahl der Software erfolgte fun-diert und entlang der Manor-eigenenAnforderungen und Prioritäten. Die fina-le Entscheidung berücksichtigt aktuel-le Markttrends ebenso wie die Integra-tion mit HR-Grundlagen und deneinzelnen Talentprozessen. Eine neu-erliche Silobildung wird durch dieAnbieterauswahl vermieden.

Leistungen von HR und IT legte. Inter-views wurden geführt und ein Online-Fra-gebogen wurde eingesetzt, um die Zufrie-denheit der Nutzer mit der Qualität derHR-Prozesse und ihrer IT-Unterstützungzu messen. Auch die Priorität der Prozes-se und der Wunsch nach weitergehenderIT-Unterstützung wurden be leuchtet.Hintergrund hierfür ist, dass Manor undPromerit überzeugt sind, dass die Aus-richtung am Kundennutzen entscheidendist für den Beitrag der HR-IT-Maßnahmenzum Unternehmenserfolg: „HR-Tools kön-nen nur dann ihre volle Wirksamkeit ver-breiten, wenn die internen Kunden wieMitarbeitende und Manager gerne mitihnen arbeiten“, sagt Alexander Beck,Head of Human Resources & Talent undMitglied der Geschäftsleitung bei Manor.Und weiter: „Dabei ist die verzahnte stra-tegische und konzeptionelle Zusammen-arbeit zwischen HR- und IT-Spezialistendie Grundlage für die erfolgreiche Praxis-umsetzung.“ Weitere Bausteine der Ist-Analyse waren eine Kar tographierung derbestehenden IT-Infrastruktur und der ein-zelnen Nutzergruppen. Auch die Vorgabenaus der IT-Strategie wurden analysiert,um frühzeitig die „Leitplanken“ für diespäteren Delivery- und Support-Modellezu kennen.

HR-Grundlagen nicht außer Acht lassen

Im zweiten Schritt wurden die Ergeb-nisse der Ist-Analyse diskutiert und ingemeinsamen Workshops zwischen Ma -nor und Promerit in eine Soll-Definitionüberführt. Die Handlungsfelder und Opti-mierungspotenziale wurden über alleHR-Prozesse hinweg bewertet und mitweiteren Entscheidungskriterien wie derstrategischen Relevanz und der Umsetz-barkeit angereichert. Aufbauend hieraufwurden die unterschiedlichen Maßnah-

HR-Tools können nur dann ihre volle Wirksamkeit verbreiten, wenn dieinternen Kunden wie Mitarbeitende und Manager gerne mit ihnen arbeiten.Alexander Beck, Head of Human Resources & Talent und Mitglied der Geschäftsleitung bei Manor

„

Autor

Tobias Keim, Manger bei Promerit HR + ITConsulting AG, Frankfurt,[email protected]

Autor

Sven Dormann, Partner bei Promerit HR + ITConsulting AG, Frankfurt,[email protected]


HR CLOUD SOFTWARE IDC White Paper

Welche Rolle werden Cloud-Lösungen in der Personalarbeit zukünftig in Deutschland spielen? Dieser Frage ist die

Unternehmensberatung Promerit HR + IT Consulting AG mit einer beim Marktforschungsinstitut IDC beauftragten

Befragung nachgegangen. Hier präsentieren wir das White Paper mit den zentralen Ergebnisssen der Untersuchung.

Wie HR Cloud Software zukunftsorientiertes HR Management erfolgreich unterstützen kann


Voraussetzung für die Teilnahme war, dassdie Befragten über Entscheidungen unddie Auswahl von HR Cloud-Lösungen infor-miert sind (9 Prozent), diese beeinflussen(25 Prozent), dem Entscheidungsgremiumangehören (48 Prozent) oder die finaleEntscheidung treffen (18 Prozent). Die

as vorliegende White Paper wurde imAuftrag der Promerit HR + IT Consul-

ting AG erstellt und richtet sich vor alleman Manager aus den Bereichen HumanResources (HR), HR-IT und IT. IDC hat Ent-scheider aus dem HR- und IT-Umfeld imdeutschsprachigen Raum befragt unduntersucht, ob und wie HR-IT-Lösungenaus der Cloud Personalabteilungen dabeiunterstützen können, ein modernes HRManagement effizient und effektiv umzu-setzen.In Zeiten von immer dynamischeren Märk-ten, zunehmender Globalisierung undeinem Trend hin zum Arbeitnehmermarktrückt die rein administrative HR-Arbeit inden Hintergrund und der Bedarf an wirk-samen und wertschöpfenden Tätigkeitenwie zum Beispiel Talent Managementwächst. Nur so können sich Unternehmenerfolgreich für die Zukunft aufstellen. Mitdieser Erkenntnis sollte die Studie folgen-de Fragen beantworten:l Wie stellen sich HR- und IT-Abteilungen

auf die umfassenden Änderungen imBereich HR-IT-Software ein?

l Sind HR Cloud-Szenarien bereits in eineraktuellen HR-IT-Strategie festgehalten?

l Wie wichtig ist zukünftig ein möglicherMix aus HR Cloud- und On-Premises-Lösungen?

l Wie schätzen Unternehmen das ThemaCloud für HR ein?

l Welche Vorteile sehen HR- und IT-Verant-wortliche in HR Cloud-Lösunge, und wel-che Befürchtungen haben sie?

Methodik

IDC befragte hierzu im Juli 2014 über eineOnlinebefragung 190 Entscheider ausUnternehmen aus dem deutschsprachi-gen Raum. Dabei kamen circa 90 Prozentder Befragten aus Deutschland und knappzehn Prozent aus Österreich und derSchweiz. Es wurden nur Firmen mit welt-weit mehr als 2500 Beschäftigten in derAuswertung berücksichtigt. Das Samplesetzt sich wie folgt zusammen: IT (48 Pro-zent), Personalwesen (35 Prozent), IT imPersonalwesen (9 Prozent), Geschäftsfüh-rung (8 Prozent).

Aussagekraft der Ergebnisse wird durchdiese Teilnahmebedingung und weitereQualitätsmaßnahmen gewährleistet.Die befragten Unternehmen des Samplesstammen aus nahezu allen Branchen,wobei das Verarbeitende Gewerbe mit 33Prozent den größten Anteil hat.

HR-Ziele Abbildung 1

Die Weiterbildung, aber auch andere Teilprozesse des Talent Managements rücken in den Fokus.Zudem haben die Befragten die HR-Prozesse und Kosten im Blick.

Auswahl der drei wichtigsten Ziele, n=190

Mitarbeiter qualifizieren

Personalverwaltungsprozesse optimieren

Strategische Personalthemen angehen

Personalverwaltungskosten/-aufwand senken

Veränderungsprozesse begleiten

Recruiting-Prozess verbessern

Strategische Personalplanung ausbauen

Performance Management verbessern

Talent Management intensivieren

HR-Technologie erneuern

Internationalisierung des Unternehmens unterstützen

HR Analytics ausbauen

Weiß nicht

Sonstige

43%

32%

28%

25%

22%

22%

21%

21%

17%

17%

16%

12%

4%

1%

Quel

le: I

DC, 2

014

Nach ihren wichtigsten HR-Zielen in den kommenden zwei Jahren gefragt, gaben dieUnternehmen folgende Prioritäten an:

Definitionen Info

On-Premises:Hierbei erwirbt der Nutzer ein Computerprogramm und betreibt diese auf eigener Hardware, selbst.Er ist somit auch für das IT Management selbst zuständig. Bei kommerzieller Software zahlt der Nutzer hierbei Lizenzen und ggf. Wartungsgebühren. Aktualisierungen der Software, sogenannteUpgrades, werden vom Softwareanbieter zur Verfügung gestellt. Die Software wird auf den Serverndes Anwenders installiert.

Cloud Services/SaaS (Software as a Service):Standardisierte Services für Unternehmen, die über das Internet (per Webbrowser) anhandunterschiedlicher Bereitstellungsmodelle in Echtzeit angeboten und genutzt werden.Die Merkmale von Cloud Services:• Standardisierte und modulare Services („schlüsselfertig“)• Keine Installation (zum Beispiel Zugriff per Webbrowser)• Über das Internet nutzbar• „Selbstbezug“ durch die User (Bezug über Webportal, Administration et cetera)• Mandantenfähig (wird von vielen Nutzern/Unternehmen gebraucht)• Hoch skalierbar (bedarfsabhängig, Laufzeit et cetera)• Verbrauchsabhängige Abrechnung (oder Pauschalpreis)• Standard-Schnittstellen/API

Side-by-side/Hybride Umgebungen:Mischmodell zwischen On-Premises und Cloud-Lösungen

D



ser Anforderung einerseits und neuen tech-nologischen Möglichkeiten andererseits,ist eine aktuelle, auf diese Rahmenbedin-gungen angepasste, HR-IT-Strategie erfor-derlich. Dabei sollten nicht nur die not-wendigen IT Tools, sondern auch daspassende IT-Bezugsmodell definiert wer-den.Wie wichtig eine spezifische IT-Strategie fürdas Personalwesen ist, zeigt sich daran,dass zwei Drittel (68 Prozent) der befrag-ten Unternehmen bereits eine HR-IT-Stra-tegie verankert haben und weitere 17 Pro-zent eine solche gerade entwickeln(Abbildung 2). HR und IT sind also augen-scheinlich gut für die zukunftsorientier-ten HR-Aufgaben gerüstet. Doch eine tie-

fergehende Analyse zeigt ein etwas ande-res Bild.

Modernes HR Management mit einerveralteten HR-IT-Strategie?

Während zehn Prozent der befragten Unter-nehmen – es handelt sich dabei immernoch um international tätige Unternehmenmit mehr als 2500 Mitarbeitern – noch garkeine HR-IT-Strategie implementiert haben,ist diese bei 32 Prozent bereits älter alszwei Jahre (Abbildung 2). Angesichts derbereits erwähnten, revolutionären Verän-derungen im Arbeitgeber-Markt und beiHR Software-Lösungen stellt sich die Fra-ge, ob diese Organisationen hinsichtlichdes Einsatzes aktueller HR Tools noch opti-

Die wichtigsten Anforderungen an dieHR-AbteilungDie weiter voranschreitende Globalisie-rung, stark verkürzte Produkt- und Inno-vationszyklen, intensiver Wettbewerbs-und Kostendruck sowie der demografischeWandel sind nur einige der Herausforde-rungen, denen sich Unternehmen heutzu-tage stellen müssen. In Verbindung mitdisruptiven IT-Innovationen (Cloud Servi-ces, Tablet PCs und Smartphones, sozialenNetzwerken und kollaborativen Prozessen)und dem zunehmenden Fachkräfteman-gel sorgen die genannten Rahmenbedin-gungen für einen tiefgreifenden und rasan-ten Wandel der modernen Arbeitswelt.Für Personalabteilungen bringen diese Ent-wicklungen neue, unbekannte und meistzusätzliche Aufgaben mit sich. Reine Per-sonalverwaltungstätigkeiten wie Payroll,Reisekostenabrechnungen oder Zeitwirt-schaft müssen effizient abgewickelt wer-den, damit mehr Zeit und Aufmerksam-keit für wertschöpfende Themen wiestrategische Personalplanung oder Mitar-beiterqualifizierung verwandt werden kön-nen.Nach ihren wichtigsten HR-Zielen befragt,gaben die Unternehmen klare Prioritätenan (Abbildung 1). Die Antworten zeigen,dass Weiterbildung, aber auch andere Teil-prozesse des Talent Managements wieRecruiting, Performance oder PotentialManagement, in den Fokus rücken. Dar-über hinaus bleibt auch die Optimierungbestehender Prozesse ein wichtigerAspekt. Auffällig ist, dass in Zeiten von„Big Data“ das Thema HR Analytics abge-schlagen auf dem vorletzten Platz ran-giert. Im weiteren Verlauf der Studie wirdsich zeigen, dass dieser Rang nicht ver-wundert – denn was nicht erfasst wird,kann auch nicht gemessen werden. DesWeiteren spielen aber auch Datenschutz-aspekte bei der Erfassung, Speicherungund Verarbeitung der HR-Daten einewesentliche Rolle.Die genannten Ziele kann die Personalab-teilung nur dann erfolgreich angehen, wennsie von operativen Administrationsaufga-ben spürbar entlastet wird. Angesichts die-

Software-Unterstützung der HR-Prozesse – heute Abbildung 3

Noch dominiert die klassische On-Premises-Software in der Personalarbeit. Aber selbst in derPersonalverwaltung sind bereits Cloud-Lösungen im Einsatz.

Personalstammdaten

Lohnbuchhaltung/Payroll

HR Analytics/Reporting

Compensation & Benefits

Trainingsadministration

Recruiting/Onboarding

Performance Management

Potential Management

Workforce Management

Strategische Nachfolgeplanung

Quel

le: I

DC, 2

014

n=190On-Premises Software Als Cloud/SaaS

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Outgesourct Keine Software im Einsatz Weiß nicht

HR-IT-Strategie in den befragten Unternehmen Abbildung 2

Zwei Drittel der befragten Unternehmen können eine HR-IT-Strategie vorweisen, sie ist jedochteilweise veraltet. Je aktueller die Strategie ist, desto häufiger entscheiden sich die Unterneh-men für eine Cloud-Lösung.

HR-IT-Strategie wird aktuell festgelegt

< 2 Jahre

< 5 Jahre

> 5 Jahre

Keine HR-IT-Strategie vorhanden

Weiß nicht

17%

36%

21%

11%

10%

5%

Quel

le: I

DC, 2

014

n=190


tionsprozesse auch weiterhin in den eta-blierten On-Premises-Lösungen verblei-ben. In der Folge weiten sich hybride HR-IT-Umgebungen in den kommenden zweiJahren aus.Die Detailbetrachtung (Abbildung 5) zeigtdie Wanderungen besonders deutlich: Ins-besondere komplexe Themen wie die stra-

mal aufgestellt sind. Dass es daran berech-tigte Zweifel geben sollte, zeigen die folgen-den Ergebnisse:l Organisationen, die ihre HR-IT-Strategie

innerhalb der letzten beiden Jahre entwi-ckelt haben, setzen am häufigsten Cloud-Lösungen ein (35 Prozent).

l Firmen, die ihre HR-IT-Strategie aktuellentwickeln, planen am häufigsten HRCloud Services in den kommenden 12bis 24 Monaten einzuführen (25 Prozent)oder beschäftigen sich (25 Prozent)aktuell mit der Thematik.

l Unternehmen, die keine HR-IT-Strategiehaben, entschieden sich besonders häu-fig gegen den Einsatz (45 Prozent) vonHR Cloud-Lösungen.

Ein Blick auf die aktuelle und zukünftiggeplante Nutzung von HR Software, wiesie in den Abbildungen 3 und 4 dargestelltist, untermauert die Bedeutung eineraktuellen HR-IT-Strategie.

Die Zukunft ist hybrid

Die meisten Personalprozesse der befrag-ten Unternehmen laufen aktuell software-basiert (Abbildung 3). Dabei werden dieklassischen Personalverwaltungsbereichewie Personalstammdaten (67 Prozent) oderPayroll (62 Prozent) am häufigsten mit On-Premises Software abgebildet. Außerdemzeigt sich, dass heute vor allem im Bereichder Talent Management-Prozesse CloudServices eingesetzt werden. Die strategischeNachfolgeplanung muss noch vielfach ohneSoftwareeinsatz auskommen. Die hybrideSoftware-Landschaft ist also heute bereitsRealität.Interessant ist es daher, einen Blick in dieZukunft zu wagen. Wie wird wohl die HR-IT-Landschaft zukünftig aussehen? Abbil-dung 4 zeigt die geplante Unterstützung vonHR-Prozessen durch HR Cloud-Lösungen inden nächsten 12 bis 24 Monaten. Beim Ver-gleich der Antworten fällt eine interessan-te Tendenz auf: Vor allem zukunftsorien-tierte und damit „wirksame“ HR-Themenim Talent Management wandern nach Aus-sage der befragten Unternehmen in dieCloud. Wenn es nach ihnen geht, sollendie „traditionellen“ Kern- und Administra-

tegische Nachfolgeplanung oder Prozes-se, die unter Einbindung von Mitarbei-tern und Führungskräften stattfindenund bei denen es vor allem auf die einfa-che Verfügbarkeit und Nutzerfreundlich-keit ankommt, werden zukünftig in derCloud umgesetzt (vgl. Spalte „Keine Soft-ware im Einsatz“ zu „Cloud/SaaS“ für

Einsatz von HR Cloud Services in Personalprozessen –heute und zukünftig (in 12 bis 24 Monaten)

Abbildung 4

In den nächsten zwei Jahren werden HR-Aufgaben im Bereich Talent Management verstärktüber Cloud Services unterstützt.

Heute In 12 bis 24 Monaten







Personalstammdaten




18%30%17%27%14%26%16%25%17%25%

9%23%17%22%13%21%14%20%11%14%

Quel

le: I

DC, 2

014

n=190

Differenz: Aktuelle vs. zukünftige Unterstützung (in 12 bis 24 Monaten) der HR-Prozesse (Angaben in Prozentpunkten)

Abbildung 5

Komplexe Themen wie strategische Nachfolgeplanung oder Prozesse, die unter Einbindung vonMitarbeitern und Führungskräften stattfinden und bei denen es vor allem auf die einfache Ver-fügbarkeit und Nutzerfreundlichkeit ankommt, werden zukünftig in der Cloud umgesetzt.

n=190

Personalstammdaten










-7

-6

-11

-5

-13

-10

-7

-6

-5

-5

+5

+3

+9

+8

+8

+12

+10

+12

+6

+14

-3

-3

+2

-1

+4

0

+3

-1

-1

+2

-2

+1

-6

-8

-5

-5

-10

-12

-5

-17

+7

+5

+6

+6

+6

+3

+4

+7

+5

+6

On-PremisesSoftware

Cloud/SaaS Outgesourct Keine Software im Einsatz

Weiß nicht

Quel

le: I

DC, 2

014



verwunderlich, dass vor allem sensibleDaten wie Personalstammdaten und Pay-roll-Daten bevorzugt weiter in der eigenenOn-Premises-Umgebung belassen werdensollen.Die Befragung ergab, dass die meistenUnternehmen (66 Prozent) Sicherheitsbe-denken (Datenverlust/-missbrauch) alsGrund nennen, warum eine Cloud Soft-ware nicht eingeführt werden soll. Danachfolgen mit 62 Prozent Bedenken bezüglichdes Datenstandorts und von 55 Prozentwerden „Gesetzliche Regularien“ ange-führt. Interessanterweise ist das neueBezahlmodell „Verbrauchsabhängige Ab -rechnung …“, bei dem man keine Software-

lizenz kauft, sondern die Software auf Basisregelmäßiger Zahlungen mietet, nur für18 Prozent ein Grund nicht „in die Cloud“zu gehen. Offensichtlich überwiegen dieVorteile, die in der Flexibilisierung der IT-Kosten liegen.Während diese Ergebnisse Fachleute nichtüberraschen dürften, ergibt eine tieferge-hende Analyse folgendes differenziertesBild:l Nur knapp jedes zweite Unternehmen,

das bereits HR Cloud Services nutzt,nennt Sicherheitsbedenken als Hemm-faktor.

l Unter den Firmen, die sich noch nichtmit HR Cloud Services beschäftigt haben,

Performance und Potential Management)oder wandern von einer On-Premises-Lösung in die Cloud (zum Beispiel Recru-iting und Trainingsadministration). Andieser Stelle zeigt sich auch, warum HRAnalytics nur von wenigen Unternehmenzu den strategischen HR-Zielen gezähltwird: Für einige Prozesse gibt es schlicht-weg noch keine systemische Unterstüt-zung, sodass ein umfassendes Reportingnicht möglich ist. Umso interessanterwird die Entwicklung zu beobachten sein,wenn zukünftig mehr Prozesse und damitmehr Daten in der Cloud zur Analyse zurVerfügung stehen. Da der HR-Bereich bis-lang in vielen Unternehmen der Leis-tungsmessung durch Kennzahlen entgan-gen ist, muss dieser Veränderung einKulturwandel vorausgehen.

Langfristige Erwartung: Hybride HR-IT-Landschaften

Gemischte IT-Umgebungen stellen damit fürdie meisten befragten HR- und IT-Entschei-der nicht nur einfach einen vorübergehen-den Trend oder eine Übergangslösung dar:Fast die Hälfte (45 Prozent) der befragtenUnternehmen erwartet im Zeit raum vonzwei bis fünf Jahren einen Mix aus On-Pre-mises Software und Cloud Software (vgl.Abbildung 6).Noch deutlicher wird der Trend, wenn nurUnternehmen betrachtet werden, die sichmit Cloud Services beschäftigen, diese pla-nen oder bereits einsetzen. Hier gehennicht nur 45 Prozent der befragten Unter-nehmen (siehe Abbildung 6), sondern rund60 Prozent von einer hybriden HR-IT-Land-schaft aus.

Hemmfaktoren für Cloud-Lösungen

Ein weiterer Grund für die zunehmendeVerbreitung von Cloud-Lösungen und damitder Festigung des „Hybrid“-Trends ist sicherder Tatsache geschuldet, dass die Anbietervon HR Cloud Software die Sicherheitsbe-denken ihrer Kunden ernst genommen undentsprechende Maßnahmen getroffenhaben. Doch die Befragung zeigt: Nochimmer gibt es eine große Skepsis bei denbefragten Unternehmen. Somit ist es nicht

Hemmfaktoren für HR Cloud-Lösungen Abbildung 7

Noch immer gibt es große Sicherheitsbedenken bei der Cloud, vor allem bei den Unternehmen,die sich mit der Cloud noch nicht beschäftigt haben.

Auswahl der fünf wichtigsten Kriterien, n=190

Sicherheitsdenken (Datenverlust/-missbrauch)

Datenstandort nicht in Deutschland

Gesetzliche Regularien/Compliance

Aufwendige IT-Anpassungen erforderlich

Kein/kaum Customizing der HR-Cloud-Lösung möglich

Personalprozesse müssen angepasst/standardisiert werden

Komplexe Veknüpfung/Management hybrider IT-Landschaften

Fehlendes Know-how bezüglich Cloud-Lösungen

Insgesamt keine/zu geringe Kostensenkung für IT

Aufwendige Stammdaten-Definition

Mangelnde Performance (zu langsame Internetverbindung)

Fehlende Rückendeckung des Managements/der Geschäftsführung

IT- und Personalfachbereiche müssen eng zusammenarbeiten

Verbrauchsabhängige Abrechnung nicht gewünscht/kalkulierbar

Sonstige

66%

62%

55%

41%

37%

37%

35%

29%

27%

27%

26%

21%

19%

18%

1%

Quel

le: I

DC, 2

014

Zukünftige Verwendung (in zwei bis fünf Jahren) von Software im HR-Bereich

Abbildung 6

Die Unternehmen planen mit hybriden HR-IT-Landschaften.

HR Tools werden weiterhin vor allem als herkömmlicheOn-Premises Software bezogen werden

HR Tools werden als Mix aus herkömmlicher On-Premises Software undSaaS/Cloud-Lösung bezogen werden (Hybrid/side-by-side)

HR Tools werden hauptsächlich als Software as a Service(Cloud) bezogen werden

Weiß nicht

41%

45%

8%

6%

Quel

le: I

DC, 2

014

n=190

HR und IT schätzen die Vorzüge von Cloud-Lösungen teilweise unterschiedlich ein. Sie solltensich deshalb austauschen und abstimmen.


der HR-Abteilung verbunden. Bei Cloud-Lösungen hingegen werden Upgrades teil-

weise direkt durch den Anbieter gesteuertund finden in kürzeren Abständen statt, so

sind die Sicherheitsbedenken mit 70 Pro-zent viel stärker ausgeprägt.

Der Informationsstand ist daher ausschlag-gebend für die Meinung der Unternehmen.Unternehmen ist daher zu empfehlen, sichanbieterunabhängig beraten zu lassen, umdie rechtlichen Aspekte im Kontext vonHR Cloud Services einwandfrei zu klären.

Antriebsfaktoren von HR Cloud-Lösungen

Wie im vorherigen Abschnitt aufgezeigt,werden HR Cloud-Lösungen vor allem fürProzesse mit hoher Mitarbeiterbeteiligungeingesetzt. Dies spiegelt sich auch in dengenannten Antriebsfaktoren für die Nut-zung von HR Cloud-Lösungen wider (Abbil-dung 8). Der Trend zur Flexibilität imArbeitsumfeld zeigt sich auch hier. So nen-nen 57 Prozent der Befragten „MobilerZugriff“ und 48 Prozent die Einbindung vonAußenstellen wie Filialen, Niederlassungenoder das Homeoffice als Grund für ihreCloud-Präferenz. Dieses Ergebnis wird auchdurch die IDC-Studie „Cloud Computing inDeutschland 2013“ bestätigt, laut der runddie Hälfte der Belegschaft in deutschenUnternehmen gelegentlich oder sogar oftvon unterwegs oder im Homeoffice arbeitet.Vielen Entscheidern geht es aber auch umdie Kosten. So wird das Kriterium „Gerin-gere Kosten und damit verbundener Auf-wand für Betrieb und Wartung“ von 51 Pro-zent und „Niedrigere Gesamtkosten (TCO)“von 46 Prozent der Befragten genannt.Auch hier zeigt eine Detailauswertung eineninteressanten Aspekt auf. Während allge-mein nur 32 Prozent aller befragten HR-und IT-Entscheider die „Intuitive/anwen-derfreundliche Nutzeroberfläche“ als Vorteileiner Cloud-Lösung angeben, entscheidensich Unternehmen, die bereits HR Cloud-Lösungen nutzen, zu 41 Prozent für diesesKriterium.Die Antriebsfaktoren geringerer IT-Aufwand(51 Prozent) sowie aktueller Release-Stand(44 Prozent) sind besonders interessant:Bei der Verwendung einer On-Premises-Lösung sind Upgrades durch die Vorberei-tung, Installation und Testphase häufig mitenormen Aufwänden auf Seiten der IT- und

Antriebsfaktoren für den Einsatz von HR Cloud-Lösungen Abbildung 8

Die Möglichkeit, einen mobilen Zugriff auf HR-Daten zu haben, ist der wichtigste Treiber für dieCloud. Aber auch geringere Kosten und eine schnellere Einführung spielen eine große Rolle,wenn sich Unternehmen für eine HR Cloud-Lösung entscheiden.

Auswahl der fünf wichtigsten Kriterien, n=190

Mobiler Zugriff

Geringere Kosten/Aufwand/Zeit für Betrieb, Adminstration, Upgrades etc. für die IT

Einfache Einbindung von Mitarbeitern in Filialen, Niederlassungen, Homeoffice

Niedrigere Gesamtkosten (TCO)

Gleicher/aktueller Release-Stand für alle User (automatisch)

Kürzere Implementierungsdauer

Flexible/skalierbare Nutzung

Einfachere Integration mit unterschiedlichen Applikationen/Datenquellen

Einführung neuester Software zur Orientierung an Best-Practice-Prozessen

Intiutive/anwenderfreundliche Nutzeroberfläche

Verbesserte Datensicherheit (durch zentrale Speicherung)

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Soziale/interaktive Funktionen (Chats, Kommentare etc.)

Sonstige

57%

51%

48%

46%

44%

39%

38%

38%

37%

32%

29%

21%

16%

4%

Quel

le: I

DC, 2

014

Antriebsfaktoren für den Einsatz von HR Cloud-Lösungenaus Sicht von HR und IT

Abbildung 9

HR IT

Mobiler Zugriff

Geringere Kosten/Aufwand/Zeit für Betrieb/ Adminstration, Upgrades etc. für die IT

Einfache Einbindung von Mitarbeitern in Filialen, Niederlassungen, Homeoffice

Niedrigere Gesamtkosten (TCO)

Einfachere Integration mit unterschiedlichen Applikationen/Datenquellen

Gleicher/aktueller Release-Stand für alle User (automatisch)

Intiutive/anwenderfreundliche Nutzeroberfläche

Einführung neuester Software zur Orientierung an Best-Practice-Prozessen

Kürzere Implementierungsdauer

Flexible/skalierbare Nutzung

Verbesserte Datensicherheit (durch zentrale Speicherung)

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Soziale/interaktive Funktionen (Chats, Kommentare etc.)

Sonstige

62%52%48%53%48%48%46%47%44%32%44%43%36%28%35%39%35%45%34%42%33%25%19%23%15%16%

2%7%

Quel

le: I

DC, 2

014

5 Nennungen, n=190 (HR=98, IT=92)



HR-IT-Landschaft entwickelt, zeigt sich auchan weiteren Ergebnissen:l HR-IT und IT-Abteilung sind sich uneinig

darüber, wer sich zukünftig um Anpas-sungen, Releases, Support oder das UserManagement der HR Cloud Services küm-mern wird: Die IT-Abteilung sieht sich hierweiterhin in der Pflicht, wohingegen inter-essanterweise der HR-Bereich eine immerwichtigere Rolle bei sich oder dem HR-IT-Bereich sieht. Im Durchschnitt ist hier eineDifferenz von 20 Prozentpunkten festzu-stellen.

l Zudem unterscheiden sich die Angabenzu den Plänen, wie HR-Prozesse in denkommenden 12 bis 24 Monaten unterstütztwerden sollen. IT-Entscheider wollen HR-Prozesse häufiger (durchschnittlich einAbstand von neun Prozentpunkten) inder Cloud umsetzen als ihre HR-Kollegen.

Um die Barrieren zwischen beiden Berei-chen abzubauen, ist die Vermittlung durchexterne Berater sinnvoll (Abbildung 11): 27Prozent der befragten HR- und IT-Entschei-der teilen diese Meinung und zählen dieVermittlung zwischen IT, Personalabteilungund Fachbereichen zu den wichtigsten exter-nen Services im Rahmen von HR Cloud-Pro-jekten. Auch Unterstützung bei Integrations-und Migrationsszenarien sowie Trainings-themen werden als wichtig erachtet. Erfreu-

lich ist, dass die notwendige Abstimmungzwischen HR und IT als hemmender Faktoreiner Einführung von HR Cloud-Lösungenmit nur 19 Prozent erst auf dem vorletztenPlatz zu finden ist (Abbildung 7).

Fazit

Um im Markt erfolgreich bestehen zu kön-nen, müssen die HR-Abteilungen strategi-sche Personalthemen angehen und TalentManagement-Maßnahmen umsetzen. Da -für müssen die erforderlichen Freiräumege schaffen werden, indem bestehende HR-Prozesse vereinfacht und Kosten redu-ziert werden. Eine effiziente Unterstützungder HR-Prozesse und insbesondere derTalent Management-Prozesse ist für dieErreichung der HR- und Unternehmenszie-le essenziell. Allerdings ist zu beachten,dass aufgrund der großen technischenUmbrüche der letzten Jahre nur eine aktuel-le HR-IT-Strategie zu einem optimalen Ergeb-nis führen wird. Eine veraltete oder nicht vor-handene HR-IT-Strategie (rund 40 Prozentder befragten Unternehmen) birgt dieGefahr, sich an überholten Kriterien undInformationen zu orientieren und die Chan-cen der HR Cloud-Lösungen zu übersehen.Denn die Nutzung von HR Cloud Servicesreduziert den operativen Aufwand für HR ITund IT. Vor allem aber sorgen der mobile

dass sich die Aufwände verteilen. Durch dieStandardisierung der Cloud Software sinktzudem das Risiko, dass neue Upgrades unter-nehmensindividuellen Einstellungen ent-gegenstehen.

HR und IT müssen sich eng abstimmen

Neben den genannten Antriebsfaktoren gibtes aber auch zahlreiche andere Aspekte, aufdie Unternehmen bei der Implementierungvon HR Cloud-Lösungen achten sollten. Fak-toren wie die notwendige Stammdatenkon-solidierung, die Anpassung der Personal-prozesse an die Möglichkeiten der Softwareoder auch die Integration des zuvor erwähn-ten hybriden Modells führen dazu, dass sichHR- und IT-Abteilungen viel enger abstim-men müssen (Abbildung 10). Die IDC-StudieCloud Computing in Deutschland 2013 unter-mauert, dass unterschiedliche Ziele sowieSprach- und Mentalitätsunterschiede dieZusammenarbeit behindern können.In der Studienauswertung wurde daherabschließend noch ein besonderes Augen-merk auf Gemeinsamkeiten und Unterschie-de in den Aussagen von Entscheidern aus HRim Gegensatz zu Entscheidern aus der ITgelegt. Aufgrund der zahlenmäßig ausgegli-chenen Teilnehmerverteilung aus HR (52Prozent) und IT (48 Prozent) sind hier vali-de Aussagen möglich.Ein erster Reibungs-punkt zwischen HR und IT ist die unter-schiedliche Wahrnehmung bezüglich derEinfachheit der Integration von HR Cloud-Lösungen in die bestehende IT-Landschaft.So sahen 44 Prozent der befragten Persona-ler die einfache Integration als Antriebsfak-tor an, wohingegen nur 32 Prozent der IT–Experten diese Meinung teilten (Abbildung9). Auch auf die Frage nach der Beurteilungvon wichtigen Faktoren für eine erfolgrei-che Implementierung von HR Cloud-Lösun-gen bestätigt sich, dass eine enge Abstim-mung von HR- und IT-Abteilung erforderlichist (Abbildung 10).

Synchronisation bezüglich Zielen undAufgaben notwendig

Das Spannungsfeld zwischen den Bereichen,welches sich im Zuge der Umgestaltung der

Bewertung: Faktoren zur erfolgreichen Implementierungvon HR Cloud Services

Abbildung 10

Ohne eine konsistente Stammdatenbasis und eine Standardisierung von HR-Prozessen wird dieImplementierung von HR Cloud Services scheitern. Wichtig ist zudem die enge Zusammenarbeitvon IT, HR und Fachbereichen sowie die Rückendeckung des Managements.

1=wichtig, 5=unwichtig, n=190

Konsistente Stammdatendefinition zwischen allen vorhandenen IT-Systemen

Enge Zusammenarbeit von IT, Personalabteilung und Fachbereichen

Konsolidierung/Standardisierung der HR-Prozesse im Zuge der Software-Einführung

Rückendeckung der Geschäftsleitung/des Managements

Fokus auf anwenderfreundliche Benutzeroberfläche

Aktives begleitendes Change Management zur Schaffung von Akteptanz

bei allen Stakeholdern

Anpassung von HR-Prozessen zur Abbildung in der Software

Möglichst hohe individuelle Anpassungsmöglichkeiten der HR Cloud-Lösung

(Customization) an die HR-Prozesse

Cloud-Kompetenzaufbau im HR-Bereich

1,8

1,9

1,9

1,9

2,0

2,1

2,2

2,2

2,5

Quel

le: I

DC, 2

014

2 3 541

Außerdem ist eine konsistente Stammda-tendefinition einer der wichtigsten Fakto-ren für eine erfolgreiche Implementierung.Um diese Herausforderungen gemeinsamzu meistern, müssen HR- und IT-Managerviel enger als bisher zusammenarbeiten.Dazu sind Barrieren abzubauen und es mussdie Erkenntnis wachsen, dass der erfolgrei-che Einsatz von HR Cloud-Lösungen nurgemeinsam erreicht werden kann.Hierbei ist vor allem ein neues Rollenver-ständnis der IT-Abteilung erforderlich. Die IT-Abteilung muss die Anforderungen der HR-Abteilung und der Nutzer von HR-Lösungenverstehen. Erst dann kann der optimale Mixaus On-Premises- und Cloud-Lösungen gefun-den werden, um sowohl die Sicherheit der HR-Daten zu gewährleisten, als auch den maxi-malen Nutzen für HR-Abteilung und dieMitarbeiter zu ermöglichen.

Empfehlungen

Auf Basis der vorliegenden Ergebnisse emp-fiehlt IDC Folgendes:

Aktualisieren Sie Ihre HR-IT-StrategieHR Cloud-Lösungen bieten Ihnen zahlrei-

Zugriff, die einfache Einbindung von Filia-len, die Nutzung neuester Funktionalitätendurch einen aktuellen Release-Stand sowiedie intuitive Benutzung bei den befragten Fir-men für hohe Akzeptanz bei den Mitarbei-tern und Führungskräften.Aus diesen Gründen nutzen aktuell bereitsmehr als ein Viertel (27 Prozent) der Unter-nehmen HR-Lösungen aus der Cloud, und dieVerbreitung gewinnt an Fahrt: Über ein Drit-tel der Organisationen beschäftigt sich mit(19 Prozent) oder plant die Einführung von(16 Prozent) HR Cloud Services in den kom-menden 12 bis 24 Monaten. Dabei sollenvor allem zukunftsorientierte Talent Manage-ment-Prozesse mit HR Cloud-Lösungen unter-stützt werden. Die „klassischen“ HR-Berei-che wie Personalstammdatenpflege oderPayroll verbleiben vorerst in On-Premises-Anwendungen. Als Konsequenz entstehenhybride HR-IT-Landschaften.Bei der Umsetzung der Cloud-Pläne im HR-Bereich ist darauf zu achten, dass neben derKlärung von Sicherheitsfragen auch die Per-sonalprozesse anzupassen sind, denn einge-schränkte Customizing-Möglichkeiten stel-len eine der größten Herausforderungen dar.

Externe Unterstützung bei der Einführung/Nutzung von HR Cloud Services

Abbildung 11

Externe Unterstützung wird vor allem bei Integrations- und Migrationsszenarien und bei Trai-nings gewünscht. Aber auch bei der Analyse von Prozessen und der Auswahl von Anbietern istHilfe gern gesehen, ebenso wie bei der Zusammenarbeit von HR und IT.

Migration vorhandener Personaldaten in die Cloud

Training der End-user

Training der IT-Mitarbeiter

Integration mit anderen Applikationen/Cloud Services

Vermittlung zwischen IT, Personalabteilung und Fachbereichen

Auswahl der passenden HR Cloud-Lösungen

Analyse/Anpassung von Personalprozessen

Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners

Training der Systemverantwortlichen/-administratoren für HR Cloud-Lösung

Allgemein fehlendes fachliches Know-how

Analyse der „Cloud-Readiness“ der Organisation

Allgemein fehlendes technisches Know-how

Change Management

Fachliche Unterstützung bei den Release Upgrades

Technische Unterstützung bei den Release Upgrades

Weiß nicht

33%

30%

28%

27%

27%

26%

25%

24%

24%

21%

19%

19%

18%

17%

17%

7%

Quel

le: I

DC, 2

014

Auswahl der fünf wichtigsten Kriterien, n=190 10 20 30 50400

Autoren

Matthias Kraus, Projektleiter und Analyst, und Lynn-Kristin Thorenz, Director Research & Consulting, IDC Central Europe GmbH, Frankfurt

che Vorteile und unterstützen Sie bei derErreichung der neuen, zukunftsorientier-ten HR-Ziele. HR und IT sind eng miteinan-der verknüpft und Unternehmen, die ihreHR-IT-Strategie in den letzten zwei Jahrenaktualisierten, nutzen am häufigsten HRCloud-Lösungen.

Überprüfen und standardisieren Sie IhrePersonalprozesseDie Anpassung der HR-Prozesse ist eine dergrößten Herausforderungen, aber auch eineder größten Chancen, um sich an Best Prac-tices-Prozessen zu orientieren und den War-tungsaufwand zu reduzieren. Finden Sie fürIhr Unternehmen die optimale Balance ausIndividualität und Standardisierung.

Verknüpfen Sie herkömmliche On-Pre-mises- mit HR Cloud-Lösungen Vermeiden Sie neue Silos und schaffen Sieeine ganzheitliche HR-Datensicht. Dies ist dieVoraussetzung, um im Rahmen eineszukunftsorientierten Talent Managementsdie Möglichkeiten, die eine hybride HR-IT-Umgebung bietet, auszuschöpfen.

Achten Sie auf eine konsistente Stamm-datendefinitionDie Verknüpfung von On-Premises-Appli-kationen mit Cloud-Lösungen stellt eine dergrößten Herausforderungen dar. Dement-sprechend ist die konsistente Definition derHR-Daten ein wichtiger Aspekt für die befrag-ten Unternehmen.

Arbeiten Sie eng mit allen BeteiligtenzusammenHR-Daten müssen konsistent definiert seinund HR-Prozesse sind an die Möglichkeitenvon hybriden HR-IT-Umgebungen anzupas-sen. Um diese organisatorischen Veränderun-gen anzugehen und eine hohe Akzeptanzbei allen Beteiligten zu erzielen, sollten Sievon Anfang an bereichsübergreifend Handin Hand arbeiten.

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G 21212 ISSN 98001630 Personalwirtschaft extra Magazin ... · Williams Lea & Tag GmbH, München Co py right: Luch ter hand, ... len, das die Einwände behandelt und so zu sicheren