Wissenschaft & Technik | Cloud- und Workfl owlösungen

s hat sich eine regelrechte Eu-phorie breit gemacht, weil es so

einfach und praktisch ist. Wir können alle persönlichen Daten wie Bilder, Kalender, Adressbücher, Textverarbeitung, E-Mail- Services in der Cloud ablegen. Die Daten der Nutzer werden auf dem gesamten digitalen Umfeld, auf Laptop, Tablet-PC und Smartphone synchronisiert. Auch ein Crash der eigenen Festplatte ver-schont die Dateien in der Cloud.Auch die großen Konzerne schweben angesichts dieser Perspektiven auf Wol-ke sieben. Ob Microsoft, Apple, Google, Yahoo oder Amazon, alle Giganten ver-suchen die Nutzer dazu zu überreden, ihre Daten in der Cloud zu speichern.Doch diesen Komfort bezahlen die An-wender mit einem massiven Kontrollver-lust, vor allem wenn man keine Backup-Version auf der eigenen Festplatte mehr speichert. Die sorgfältige Lektüre der Nutzungsbedingungen für Cloud-Diens-te zeigt, sämtliche Betreiber lassen sich das Recht einräumen, die Daten ihrer Nutzer einzusehen und automatisch zu scannen. Schlimmer noch: Google blendet neben E-Mails sogar noch die passende Werbung ein. Darüber hinaus haben US-amerikanische Behörden mit Hinweis auf das Antiterrorgesetz (Patri-ot Act) nahezu unbegrenzten Zugriff auf Server von US-Firmen. Microsoft und Google haben schon 2011 bekundet, dass sie den europäischen Rechenzen-tren Zugriff gewähren wollen.Insbesondere Firmen, Freiberufl er oder Juristen sollten daher prüfen bevor sie die unternehmenseigene iCloud aktivie-ren oder ihre Daten auf einem außereu-ropäischen Cloud-Dienst speichern. Sie könnten damit gegen deutsche Daten-schutzbestimmungen verstoßen.

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Nutzen und Gefahr der Datenwolke Sind IHRE Daten in der Cloud wirklich sicher und wie nutze ich sie am besten?

Es stellt sich nun die Frage, wie wir die moderne Technologie trotzdem sinnvoll und sicher nutzen können. Die wich-tigste Erkenntnis ist, sich vor dem Start von dem Technologiepartner genau beschreiben zu lassen, wo die Server stehen (wenn möglich in Deutschland), wer die Betreiber sind und wie ein mög-liches Backup-Szenario aussehen kann. Wenn Sie diese Punkte beachtet haben können Sie sich mit der Frage beschäfti-gen, wie nutze ich die möglichen Cloud-Dienste für meine Bedürfnisse?

AusgangssituationIm Bereich der Organisation und Work-fl ows befi nden sich fast alle Unterneh-men heute noch im Mittelalter. Der ef-fi ziente Einsatz von Computern in der Produktion ist heute State of the Art.Jedoch in der Organisation und Prozess-steuerung, auch wenn man das so oft nicht wahrhaben will, werden sie nach wie vor wenig effi zient eingesetzt. Im besten Fall sind Hotfolder gesteuerte Prozesse im Einsatz.Bei der Organisation und Verwendung von Daten, Dokumenten und Dateien tun sich bei vielen Abgründe auf. Auf den Ar-beitsplatzrechnern und auf den Servern steppt das pure Datenchaos.Schon kleine Projekte bestehen aus vielen Dateien. Eine Unmenge von Lay-outversionen und Zwischenversionen machen die Datenablage nicht über-sichtlicher. Hinzu kommen verwendete und nicht-verwendete Bilder. Es ent-steht der Eindruck, dass die gesamte Branche aus Daten-Messis besteht. Denn wer löscht schon Daten?Dabei bestehen Marketingdokumente doch nur aus nur drei Datentypen:1. Dokumente

2. Bilder3. SchriftenAber genau damit fängt das Inkompati-bilitäts-Dilemma an.Allgemein hat man sich damit abgefun-den, dass oft mehr als 20 Prozent der Ar-beitszeit für Datenorganisation verwen-det wird. Wie will man das auch mit den allgemein bekannten Mitteln in den Griff bekommen? Aktuell hat man nur zwei Möglichkeiten: Man räumt dauernd auf, oder sucht permanent. In der Regel ge-schieht beides. Es sind unproduktive Ar-beiten, die „auf Null“ zu reduzieren sind.Im Bereich der Prozessoptimierung wird nicht ganzheitlich gedacht, sondern bestenfalls in Tools.Für einzelne Arbeitsschritte ist mehr oder weniger halbherzig ein Tool im Einsatz. Bei vielen hat sich ein Sammelsurium von Tools in den letzten Jahren angehäuft, die nur von Einzelnen bedient werden können. Die vorhandenen Prozesse und Workfl ows gleichen einem Flickentep-pich mit unmotivierten Nähten kreuz und quer. Prozessbrüche und mangelnde Ver-zahnung sind der Standard.Es gibt Mediendienstleister, die ihre Aufträge in bis zu fünf verschiedenen Systemen von Hand anlegen. Die Mit-arbeiter haben gleichzeitig mehrere Or-ganisationstools mit unterschiedlichen Bedienoberfl ächen auf ihren Rechnern im Einsatz. Auch mit diesen Umständen hat man sich mehr oder weniger abge-funden und vieler Orts empfi ndet man diese als normal.Noch vor gar nicht so langer Zeit hat die Marketing-Industrie richtig gute Gewin-ne erwirtschaftet. Es wurde genug Geld verdient, um Verlustleistungen in der Or-ganisation abzufedern. Doch diese Zeiten sind vorbei. Den Gewinn mit Mehrumsatz R

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zu steigern, ist fast aussichtslos. Durch Mehrumsatz werden oft weniger Gewinne erzielt, weil die Preise ganz einfach im Kel-ler sind. Ein Teufelskreis.Die einzige Methode, mehr Gewinn vom Umsatz zu machen, ist, die Produktion ef-fi zienter zu gestalten. Das heißt, standar-disierte Prozesse einführen, automatisie-ren und konsequent interne und externe Prozesse miteinander verzahnen. Ziel ist es, vorhandene Ressourcen besser auszu-nutzen und durch nachhaltiges Qualitäts-management weniger Fehler zu machen.Es gilt, kürzere Wege zwischen Kunden, Fertigung und Zulieferern zu schaffen, indem ein Kommunikations- und Pro-zessnetzwerk über die Abteilungen und die eigene Firma hinaus eingeführt wird. Das Schlagwort lautet Collaboration Workfl ow und beinhaltet auch die Kun-denbindung durch Datentransparenz und neue Serviceleistungen.Die Technologien hierfür sind vorhan-den. Die Ausgangsproblematik und ihre Lösungen müssen nur ins Bewusstsein gebracht werden. Das Umdenken be-ginnt dann fast von selbst. Das gilt für Agenturen, Marketingabteilungen, den gewöhnlichen Mediendienstleister und selbstverständlich auch für Druckerei-en. Die Aussagen gelten für die gesamte Marketing Industrie.

Collaboration Workfl owDie Herausforderung besteht darin, die individuellen Prozesse miteinander zu verbinden. Häufi g sind diese technisch einfach nicht kompatibel. Der Mensch als Vermittler zwischen den Prozessen ist dabei nicht sonderlich effi zient. Kommu-nikationsprobleme, Spannungen, Adhoc-Entscheidungen und Fehler sind an der Tagesordnung. Jeder kommuniziert mit je-dem. Keiner weiß, was er soll, jeder macht, was er kann. Und alle machen mit. Termi-ne werden oft nur durch Überstunden und Nachtschichten eingehalten. Nahezu je-der Beteiligte kennt diese Zustände:1. Termindruck durch mangelnde

Abstimmung2. Unterschiedliche Systeme und Benuteroberfl ächen3. Keiner kennt den aktuellen Gesamtstatus4. Verprellte Kunden5. Unnötige Kosten6. Mehrarbeit durch adhoc- Entscheidungen7. Keine Kalkulationsgrundlage

Tatsache ist:1. 80% der Prozesse werden manuell abgewickelt2. 80% der Kalkulation sind am Ende der Produktion hinfällig3. Keine Organisation- und DatentransparenzAlles in allem bedeutet das unzufriede-ne Mitarbeiter, Zulieferer und nicht zu-letzt unzufriedene Kunden.Auch wenn jeder Kunde sehr individuell bedient werden will, Tatsache ist eben-falls: 80% aller Prozesse in der Marke-tingproduktion sind kundenübergrei-fend gleich.Und genau hier liegt ein großes Opti-mierungspotential!

Verzahnung interner und externer ProzesseDie Beteiligten der Marketingprodukti-on müssen sich über zwei verzahnende Workfl ows Gedanken machen.Zum Einen besteht der interne Workfl ow im eigenen Unternehmen, in dem Pro-zesse abteilungs- und personenüber-greifend vernetzt werden müssen. Zum Anderen gibt es den externen Worfl ow zwischen Kunde, Agentur und Zulieferern

AuftragsmanagementIn der Marketing Industrie wird mittler-weile der Auftragseingang in aller Regel in einem wie auch immer gearteten ERP- System erfasst. Jedoch bei fast keinem Unternehmen gibt es eine nahtlose Ver-zahnung mit allen daraus resultieren-den Produktionsprozessen und damit

verbundene Methoden der Produktions- und Mitarbeiterplanung und -steuerung. Ganz selten ist eine Einbeziehung und schon gar keine Öffnung gegenüber den Kunden umgesetzt. Die Integration von Zulieferern ist zumeist überhaupt nicht gegeben. Grund hierfür ist oft die Angst,man könnte durch verzahntes Handeln etwas preisgeben.Doch will man heute eine moderne Mar-ketingproduktion in Gang setzen, muss man sich öffnen und kollaborieren. Ein-mal damit angefangen, verschwinden die Ängste. Man wird schnell feststellen,dass diese grundlos waren und die Vor-teile einer Öffnung werden sichtbar.Die beschriebene Marketing-Cloud ist auch schon bekannt unter dem Begriff SaaS – Software as a Service. Dies be-deutet, die gesamten Prozesse und Softwarelösungen stehen im Internet als Dienstleistung zur Verfügung. Die Einführung inklusive der Betreuung wird gleich mitgeliefert. Die Entgeltung erfolgt nutzungsabhängig über eine monatliche Pauschale, wie von Telefon- oder Internetfl atrates bekannt.Mit dieser Preispolitik kann sich auch ein kleines Unternehmen eine große Lö-sung leisten. Denn der Preis orientiert sich nicht an Funktionen, sondern im Wesentlichen an der Mitarbeiterzahl der Kunden. Damit orientiert sich der Preis ausschließlich am Nutzen, den die Kun-den durch die CloudServices haben.So können ganz große und ganz kleine Unternehmen eine moderne Marketing-produktion wirtschaftlich einführen. Die Praxis hat es mehr als einmal bestätigt: Software und Know-how mieten ist günstiger als kaufen!Fazit: Es ist sehr umständlich mit dem eigenen digitalen Wohnzimmer von der einen in die andere Wolke zu ziehen. Daher sollte man sich vorher überlegen, mit welchem Technologiepartner und welcher Lösung man für sein Unterneh-men die meisten Vorteile und Prozess-

optimierungen erreichen kann.