Geschftliche E-Mails schreiben und beantworten
Der elektronische Brief hat den postalischen Schriftverkehr
weitgend verdrngt und ist auch in der Geschftswelt nicht mehr
wegzudenken. Allerdings fllt es vielen Versendern noch immer
schwer, die E-Mails auch formell korrekt zu verfassen. Das wird
dadurch verstrkt, dass E-Mails dazu verleiten, Frmlichkeiten,
Grammatik und Gro- und Kleinschreibung zu vernachlssigen.
ABSOLVENTA gibt Tipps fr das Schreiben von E-Mails im geschftlichen
Umfeld.Insbesondere bei Online-Bewerbungen und beim E-Mail-Kontakt
zu Personalern oder potentiellen Arbeitgebern bedarf es groer
Sorgfalt. Hier kommt die sogenannte Netikette ins Spiel, die bei
jedem elektronischen Informationsaustausch beachtet werden
sollte.Das Wort Netikette setzt sich aus den Begriffen net =
Internet und Etikette = gutes Benehmen zusammen und umfasst einige
Regeln, die beim Schreiben und Beantworten von E-Mails beachtet
werden sollten, insbesondere im Bewerbungsprozess und bei
geschftlichen E-Mails.
Der richtige EinstiegNicht-private E-Mails mssen, genau wie
Briefe, aussagekrftig und korrekt sein und klare Botschaften
enthalten. Das Anliegen sollte klar und deutlich sowie in kurzen
Stzen formuliert werden. Das erspart dem Empfnger Zeit und
erleichtert das Verstndnis.Die richtige und vollstndige Anrede ist
ebenso wichtig wie der Betreff der E-Mail. Aus der Betreffzeile
sollte der Empfnger sofort entnehmen knnen worum es sich in der
E-Mail handelt. Bei der Anrede hat sich Sehr geehrte(r)Frau/ Herr
XY durchgesetzt.Wenn man schon einige E-Mails ausgetauscht hat,
darf mitunter auch das informellere Guten Tag Frau/ Herr XY
verwendet werden. Wichtig ist dabei auch den Titel korrekt zu
verwenden. Bei der E-Mail-Korrespondenz mit dem Hochschulprofessor
wird das Wort Professor stets ausgeschrieben, wobei ein Doktortitel
mit Dr. abgekrzt wird.Sollte der Empfnger mehrere Titel tragen,
z.B. Professor Dr. Mller, so wird bei der Anrede nur der hchste
Titel genannt, in diesem Fall Professor Mller.
Stil und FormalittenEine E-Mail ist kein Telefongesprch, deshalb
sollte auch keineswegs so geschrieben werden, als ob es sich um ein
lockeres Gesprch handelt. Genauso wenig ist eine E-Mail eine SMS,
bei der so viele Informationen wie mglich durch zahlreiche
Abkrzungen bermittelt werden sollen.E-Mails sollten immer korrekt,
vollstndig und hflich verfasst werden und selbstverstndlich in
richtiger Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion sowie Gro- und
Kleinschreibung formuliert sein. Daran fhrt kein Weg vorbei, wenn
man will, dass die E-Mail ernst genommen wird.
E-Mails richtig strukturierenDer richtige Aufbau einer E-Mail
beginnt mit dem aussgekrftigen Betreff, der hflichen Anrede und
einem kurzen Einleitungssatz. Der Hauptteil der E-Mail sollte in
Abstze gegliedert werden, da dies das Lesen und Verstehen
erleichtert. Zur Verabschiedung gehrt ein freundlicher Schlusssatz,
die Gruformel, die brigens nicht als MfG abgekrzt werden sollte und
der Vor- und Zuname des Absenders. Bei einer geschftlichen E-Mail
folgen darauf noch eine Signatur sowie die gesellschaftsrechtlichen
Angaben.
Richtig auf eine E-Mail antwortenBei der Antwort auf eine E-Mail
sollte auch gegebenenfalls die Betreffzeile aktualisiert werden.
Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff Bewerbung als
Trainee im Controlling, sollte sich der Betreff beim
Antwortschreiben auf die erhaltene E-Mail beziehen, z.B.
Terminvereinbarung zum Vorstellungsgesprch. Der Antworttext wird
ber die ursprngliche Nachricht gesetzt, damit der Gesprchspartner
den E-Mail-Verlauf nochmals zur Erinnerung gegenlesen kann.Anhnge
sollten nur versendet werden, wenn es sinnvoll ist oder wenn sie
ausdrcklich erwnscht sind. Die Datenmenge sollte dabei nicht zu gro
sein und in den gngigen Formaten wie PDF, JPG oder ZIP gehalten
werden, damit sie der Adressat ohne Probleme mit den
Standardprogrammen von Windows und Mac ffnen kann.
Allgemeine Dos & DontsDer Inhalt einer E-Mail sollte vor dem
Versand noch einmal gecheckt werden, da Tippfehler nicht nur den
Lesefluss stren, sondern auch unprofessionell wirken.Scherze und
Smileys haben in offiziellen und geschftlichen E-Mails genauso
wenig zu suchen wie die bertriebene Verwendung von Abkrzungen. Was
beim E-Mail-Austausch mit Freunden und Bekannten vllig in Ordnung
ist, kommt bei Personalern oder Vorgesetzten, Kunden oder
Geschftspartnern weniger gut an.Auch ironische uerungen sollten
vermieden werden. Studien ergaben nmlich, dass Ironie von der
Mehrzahl der Leser nicht im Sinne des Absenders verstanden wird.
(Smileys und Co. knnen da zwar zum Teil Abhilfe schaffen, doch die
sind ja tabu!)Die Beantwortung einer geschftlichen E-Mail sollte
mglichst innerhalb eines vpn 24 Stunden geschehen. Wochenenden
bilden hier eine Ausnahme. Im Fall eines Urlaubs sollte mit einer
Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden, dass sich die Antwort
verzgern knnte.
Tipps fr die E-Mail-Bewerbung
In den meisten Stellenangeboten findet sich heutzutage der
Hinweis Bitte schicken Sie uns Ihre vollstndigen
Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu. Daran sollten sich Bewerber
dringend halten, denn das hat gute Grnde. Weitere Infos und
praktische Tipps von ABSOLVENTA.Drei wesentliche Vorteile der
E-Mail-Bewerbung: Es ist schneller als der Versand per Post, zudem
kann man als Bewerber in krzerer Zeit mehr Bewerbungen erstellen
und verschicken Es ist gnstiger und umweltfreundlicher (kein Porto,
kein Papier, keine Mappe etc.) Es ist praktischer, denn die E-Mail
bzw. die Bewerbung kann innerhalb des Unternehmens schnell und
leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werdenWer dann
dennoch eine postalische Bewerbung verschickt kann entweder nicht
richtig lesen oder zeigt dem Personaler, dass er keine Ahnung im
Umgang mit dem Computer hat.Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung:
Die UnterlagenDie Bewerbungsunterlagen fr eine E-Mail-Bewerbung
sind im Prinzip dieselben wie fr eine Bewerbungsmappe: Anschreiben,
Lebenslauf, Zeugnisse. Auch in dieser Reihenfolge. Hierbei ist die
Besonderheit, dass man bei einer E-Mail-Bewerbung alle Dokumente
mglichst in einer einzigen Datei verschickt. Maximal sollten es
zwei sein: Eine Datei mit Anschreiben und Lebenslauf, die andere
Datei enthlt alle sonstigen relevanten Zeugnisse und
Dokumente.Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen
Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass
die beiden Elemente zusammengehren.Die elektronische Bewerbung
ermglicht es, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann
man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse der
Bewerber positiv hervorstechen. bertreiben sollte man es damit
allerdings nicht.Anders als eine klassische Bewerbung muss die
Online-Bewerbung nicht unbedingt eine Unterschrift tragen. Dennoch
macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift
einscannt und am Ende des Anschreibens platziert.Besonderheiten der
E-Mail-Bewerbung: Sammeldatei als PDF oder ZIPWer schon einmal
E-Mails mit einzelnen Fotos bekommen hat, wei: Es ist deutlich
praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln
anklicken muss. Bei E-Mail-Bewerbungen geht es Personalern nicht
anders. Whle ein gebruchliches Format fr diese Sammeldatei, so
mssen sie nicht jede einzelne Datei anklicken.Ein Worddokument
(.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung nur bedingt,
denn dieses Dateiformat kann gelegentlich zu Problemen fhren: Je
nach Programmversion des Empfngers werden evtl. Formatierungen
innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht
angezeigt. Das wirft dann ein schlechtes Bild auf die
Bewerbung.Allgemein empfiehlt es sich daher, eine einzige PDF-Datei
mit allen Inhalten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie
z.B. Einzug oder Grafikelemente unverndert, egal welches Programm
der Personaler zum ffnen der Datei verwendet.Word-Versionen haben
ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF
umwandeln kann. Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z.B.
FreePDF, mit denen man ein PDF fr eine E-Mail-Bewerbung ber das
Druckermen erstellen kann. Komprimierungsprogramme wie WinZip sind
auch gebruchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie knnen
ungeschulten Personalern Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man
daher immer auf der richtigen Seite.Vom Fotograf bekommt man seine
Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualitt. So kann ein
einziges Bild dann schon mal 10 MB gro sein. Bevor man es in seine
Bewerbung einfgt, muss man die Dateigre deutlich verringern.Wie gro
die Datei letztendlich ist, hngt davon ab, wie umfangreich die
Bewerbungsunterlagen sind. Mehr als insgesamt 5 MB sollten es aber
nicht sein. Das hat zwei Grnde: Ist der Anhang der E-Mail zu gro,
besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens
landet. Auerdem kann der Personaler eine kleinere Datei schneller
herunterladen.Besonderheiten der E-Mail-Bewerbung: Das Anschreiben
im TextfeldAuch die E-Mail-Bewerbung braucht ein Anschreiben. Viele
Bewerber geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das
Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in die
Bewerbungsdatei zu integrieren. Bitte nicht nachmachen, davon ist
dringend abzuraten! Zum einen gilt es dabei zu beachten, dass
Sonderzeichen und Umlaute je nach Browser in Fllzeichen zerstckelt
werden knnen. Zum anderen kann das Bewerbungsschreiben dann von
anderen bersehen werden, wenn die Bewerbung innerhalb des
Unternehmens per E-Mail weitergeleitet wird.Als Text an das
Unternehmen im E-Mail-Editor reicht ein kurzer Text, zum
Beispiel:Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],im Anhang zu dieser
E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen fr die Stelle als
[XYZ].Fr Rckfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfgung.Mit
freundlichen Gren[Vorname Name]In die Betreffzeile der
E-Mail-Bewerbung sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche
Stelle man sich bewirbt. So kann der Personaler die Bewerbung
sofort richtig zuordnen. Beispiel: Bewerbung auf Trainee-Stelle
Ref.-Nr. 123456.Rechtschreibung, Grammatik und Co.: Formalitten
beachtenAuch wenn der frmliche Brief etwas aus der Mode gekommen
sein mag: bei einer frmlichen E-Mail sollte man dennoch die
gleichen Richtlinien anwenden. Wie bei einer klassischen Bewerbung
per Bewerbungsmappe wird in der kompletten Bewerbung erwartet, dass
bei frmlichen Anreden, Gruformeln und anderen Merkmalen die
formelle Schreibe beachtet und angewendet wird. Auch die
Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlssig.
Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalern ein
K.O-Kriterium.Bei einer E-Mail-Bewerbung fllt der Blick des
HR-Managers brigens auch auf die Adresse. Absender la
[email protected] oder [email protected] wirken
nicht sonderlich professionell. Achte deshalb auf eine neutrale
Namensgebung bei der offiziellen Adresse, am besten
[email protected] der Signatur der E-Mail sollten die
kompletten und aktuellen Kontaktdaten stehen. So erleichtert man
dem Personaler den schnellen Zugriff auf diese Kontaktdaten, da er
dazu spter nicht extra noch einmal den Anhang der E-Mail-Bewerbung
aufrufen muss.Werden diese Hinweise konsequent beachtet, erhht man
schon allein dadurch seine Chancen im Personalauswahlverfahren. Die
Jobbrse ABSOLVENTA wnscht viel Erfolg fr die E-Mail-Bewerbung!
