GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr...Information und Technik Nordrhein-Westfalen 4 • Beginne dort, wo Du Dich im Moment befindest • Komme mit den anderen überein, dass inkrementelle,

GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr

KANBAN – Was ist das ?

15.02.2016 | www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ15.02.2016 | www.GPM-IPMA.de

Inhalt

1. Überarbeiteter Foliensatz der Veranstaltung vom 15.02.2016 bei der

IT.NRW

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

2. Kontaktdetails des Referenten

3. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr

Hinweis: Alle Rechte und Pflichten obliegen dem Präsentierenden:Ulrich von Hagen, IT.NRW, Düsseldorf

Information und TechnikNordrhein-Westfalen

Kanban – Was ist das?

GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr

15.02.2016

Ulrich von Hagen – IT.NRW


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Themen

• Kanban(Konzepte und Praktiken)

• Was sind agile Vorgehensweisen?(Agiles Manifest)

• Möglicher Nutzen durch einen Kanban-Einsatz

KanbanUlrich von Hagen – IT.NRW15.02.2016


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Agiles Manifest

Quelle: http://agilemanifesto.org/ - verabschiedet im Februar 2001

© 2001, the above authorsthis declaration may be freely copied in any form, but only in its entirety through this notice.

Individuals and interactionover processes and tools

Working softwareover comprehensive documentation

Customer collaborationover contract negotiation

Responding to changeover following a plan

Individuen und Interaktionenmehr als Prozesse und Werkzeuge

Funktionierende Softwaremehr als umfassende Dokumentation

Zusammenarbeit mit dem Kundenmehr als Vertragsverhandlung

Reagieren auf Veränderungmehr als das Befolgen eines Plans



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• Beginne dort, wo Du Dich im Moment befindest

• Komme mit den anderen überein, dass inkrementelle, evolutionäre Veränderungen angestrebt werden

• Respektiere den bestehenden Prozess sowie die existierenden Rollen, Verantwortlichkeiten und Berufsbezeichnungen

• Fördere Leadership auf allen Ebenen in der Organisation

Kanban*: Grundprinzipien

* Wenn im Folgenden von „Kanban“ gesprochen wird, so ist stets – im Gegensatz zum ursprünglichen Kanban für den Produktionsbereich (z. B. Automobilindustrie) – „Kanban in der IT“ bzw. „Kanban für die Wissensarbeit“ gemeint.


Quelle der Grafik:http://msl-cdn.radiantforestllc.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/2013/05/boss-vs-leader-800x800.png(ergänzt um grünen Rahmen)


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• Visualisiere den Arbeitsablauf auf einem „Kanban-Board“

Kanban: Grundlegenden Praktiken (1)

• Steuere und messe den Arbeitsfluss(Betrachte Blockaden und Engpässe, messe Durchlaufzeiten, Durchsatz, Länge von Warteschlangen usw.)

• Begrenze die Aufgaben pro Arbeitsstation(Limit Work In Progress (WIP))

• Führe ein „Pull-System“ ein(Aufgaben werden nicht zugewiesen, sondern eigenverantwortlich von den Teammitgliedern „gezogen“)


Quelle der Grafik:https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Simple-kanban-board-.jpg


6

• Mache die Regeln für den Prozess explizit(z. B. „Wann ist eine Aufgabe als erledigt anzusehen?“)

• Etabliere Feedback-Mechanismen

• Verbessere gemeinschaftlich stetig die Abläufe*(basierend auf Modellen und wissenschaftlichen Methoden) u. a. um die Durchlaufzeit so kurz und vorhersehbar wie möglich zu machen

Kanban: Grundlegenden Praktiken (2)

* vgl. auch „Kaizen“ (japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie bzw. methodisches Konzept, in deren/dessen Zentrumdas Streben nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung steht)

• Denke systemisch(Betrachte den Durchsatz und die Durchlaufzeiten des Gesamtsystems)



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Was ist Kanban?



8

Was ist Kanban?

Wir probieren es mal aus!

Schiffchenbau:• Variante A:

Push-Prinzip, kein WIP-Limit• Variante B:

Pull-Prinzip, WIP-Limit = 1



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• Arbeit wird in kleine (wertstiftende) Teile aufgeteilt• Spaltentitel stellen die Arbeitsschritte/Stationen dar,

wo eine Aufgabe gerade im Arbeitsablauf steckt• Menge der Aufgaben pro Arbeitsstation wird begrenzt• Aufgaben wandert mit der Zeit von links nach rechts• Aufgaben werden bei der vorangehenden Station abgeholt (Pull-Prinzip)• es können an jeder Station Puffer eingerichtet werden

Kanban-Board: Steuerung der gesamten Arbeit


Quelle der Grafik:https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Simple-kanban-board-.jpg


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Kanban-Board: Grundlegender Aufbau

EINGE-PLANT A B FERTIGC

Optionen

Arbeit erfolgt entlang desArbeitsflusses nach dem Pull-PrinzipAuffüllung



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Einge-plant Realisierung Test ProduktivAuslieferung

in Arbeit erledigt in Arbeit erledigt

(2)(4) (3) (2)

Kanban-Board: Grundlegender Ablauf

Mit dieser animierten Folie wurde der Flow auf einem Kanban-Board und insbesondere die Bedeutung von WIP-Limits erläutert.



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Kanban-Board aus dem Projekt „NRWDOS“



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Kanban-Karte (Gestaltungsbeispiel)

01.06.2015 26.06.201512.06.2015

Willi Müller

Benutzer und deren Zugriffsrechte ins System eintragen

Benutzer einrichten

STARTDATUMENDEDATUM ZIELTERMIN,

soweit relevant

TITEL und KURZBESCHREIBUNG

der Aufgabe

ERSTELLER

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AUFWAND, ggf. Aufwand in Tagen

oder Stunden

Kennzeichnung der SERVICE‐KLASSE Kennzeichnung

von Blockaden

BEARBEITER



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Priorisierung

Welche Anforderungen/Aufgaben sind besonders wichtig?

Quelle: http://www.wengerna.com

Kriterien:• Wert/Nutzen• beseitigtes Risiko • verursachte Kosten• nicht entstehende Verzögerungskosten

MuSCoW-Priorisierung:• Must have• Should have• Could have• Won‘t have



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Priorisierung: Service-Klassen

Welche Aufgaben soll als nächste angegangen werden?

Service-Klasse Beschreibung

BeschleunigtArbeiten, welche unmittelbar hohe Kosten verursachen. (Diese werden mit höchster Priorität behandelt und dürfen ggf. temporär auch das WIP-Limit überschreiten.)Beispiel: Ein Serverausfall bei einer wichtigen Webanwendung.

Fester TerminArbeiten, welche termingerecht erledigt sein müssen und bei Nicht-Einhalten hohe Kosten verursachen. Beispiel: Inkrafttreten einer Gesetzesänderung mit dem Risiko hoher Strafzahlungen und gar Geschäftsunfähigkeit.

Standard Arbeiten des Alltagsgeschäfts.

Vage / unbestimmbare Kosten

Arbeiten, welche zum momentanen Zeitpunkt eher unbedeutend sind, eventuell in Zukunft aber große Auswirkungen haben bzw. Kosten verursachen können.Beispiel: Vorbereitungsarbeiten für eine neue zukunftsweisende Software-Entwicklungsumgebung.



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Serviceklassen und Verzögerungskosten

Beschleunigt:

Quelle: Leopold, Klaus; Kaltenecker, Siegfried:Kanban in der IT: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen (Hanser Verlag) München, 2013(ergänzt um Beispiele)

Fester Liefertermin:

Standard:Unbestimmbare

Kosten:

Beispiel:Ein zentraler Server ist

abgefackelt.

Beispiel:Gesetzesänderung

zum 01.01.2017 muss zwingend

umgesetzt werden.

Beispiel:Features, die möglichst bald

aber nicht zwingend zu einem festen Termin zur Verfügung stehen sollen.

Beispiel:Experimente mit neuen

zukunftsweisenden Tools



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Warum Limitierung des „Work in Progress“?

Nach Little‘s Law lässt sich demnach die Durchlaufzeit leicht verkürzen, indem die Anzahl begonnener Aufgaben („Work in Progress“) reduziert wird.

Menge an paralleler Arbeit (WIP)Durchlaufzeit =

Durchsatz

Kontextwechsel (Multitasking) vermeiden: Kontextwechsel benötigt zusätzliche (verschwendete) Zeit Kontextwechsel führt zu Fehlern und vermindert daher die Qualität

Motto: „Stop Starting – Start Finishing!“*

* Also: nicht weitere Aufgaben anfangen, sondern die angefangenen Aufgaben fertigstellen!



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Multitasking

Sequentielle Arbeit vs. quasi-parallele Arbeit

Quelle: Klaus Leopold: Software-Kanban im Einsatz – Das etwas andere Kochrezeptheise Developer 03.05.2011 (http://www.heise.de/developer/artikel/Software-Kanban-im-Einsatz-1235465.html)



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• Verkürzung der Durchlaufzeiten des Gesamtprozesses /Erkennen von Engpässe

• gleichmäßiger Fluss der Arbeiten (Flow)

• Abbau von Überlastung einzelner Mitarbeiter oder ganzer Teams nachhaltiges Arbeitstempo, Abbau von Wissensinseln

Was bringt der Kanban-Einsatz?

• bessere Vorhersagbarkeit des Prozesses höhere Kundenzufriedenheit

• höhere Akzeptanz der Beteiligten für Änderungen am Prozess gelebter Kontinuierlicher Verbesserungsprozess



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Flow

flow = speed * density

Was bringt die 100%-Auslastung?



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Messungen in Kanban (Beispiel)

Cumulative Flow Diagramm

Quelle: Leopold, Klaus; Kaltenecker, Siegfried:Kanban in der IT: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen (Hanser Verlag) München, 2013

Aus diesem Cumulative Flow Diagramm wird erkennbar, dass sich die Durchlaufzeit verkürzt hat.



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Messung der Durchlaufzeit (Beispiel)

Messen der Durchlaufzeit inklusive Trendanalyse:

Quelle: Leopold, Klaus; Kaltenecker, Siegfried:Kanban in der IT: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen (Hanser Verlag) München, 2013

Spektralanalyse der Durchlaufzeit:



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Erste Schritte zum eigenen Kanban-System

• Wo sind die Systemgrenzen?Auf welcher Organisationsebene soll Kanban zum Einsatz kommen? Kanban Flight Levels (siehe nächste Folie)

• Wie ist der grundlegende Prozessablauf?

• Wer ist betroffen/beteiligt?

• Welche Meetings existieren bereits?Und welche weiteren Meetings sind ggf. sinnvoll?

• Welches Problem soll (zunächst) gelöst werden?



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Einsatzebenen* von Kanban

• persönliche Kanban-Nutzung (auch „Personal Kanban“ genannt)

* vgl. Flight-Levels-Modell von Klaus Leopold (http://www.leanability.com/kanban-flight-levels/)

• Kanban auf Team-Ebene mit koordiniertem Zufluss zum System(Durch eine „Zuflussregulierung“ wird gewährleistet, dass das Team nur so viel Arbeit übernimmt, wie es auch abschließen kann.)

• Kanban für die Wertschöpfungskette(Verbesserung des Wertstroms wird dadurch erreicht, dass die Zusammenarbeit der beteiligten Teams/Bereiche optimiert wird.)

• Kanban fürs Portfolios(Die verschiedenen Wertschöpfungsketten (z. B. Projekte, Produkte, Kunden etc.) in einer Organisation werden optimiert.)

• Kanban für Teams mit unkoordiniertem Zufluss zum System (Ist leicht einzuführen. Da der Zufluss zum System nicht reguliert wird, besteht die Gefahr, dass das Team überlastet wird.)



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Infos zu Kanban (1):

• Bücher zu Kanban (Auswahl):• Anderson, David J.:

Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen (dpunkt-Verlag) Heidelberg, 2011• Leopold, Klaus; Kaltenecker, Siegfried:

Kanban in der IT: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen (Hanser Verlag) München, 2013

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• Erfahrungsberichte zum Einsatz agiler Vorgehensweisen (Auswahl):• Wolf, Henning (Hrsg.):

Agile Projekte mit Scrum, XP und Kanban im Unternehmen durchführen – Erfahrungsberichte aus der Praxis (dpunkt-Verlag) Heidelberg, 2., akt. Auflage 2015Dieser Sammelband enthält Erfahrungsberichte von verschiedenen Beratern, in denen diese ihre Erfahrungen beim Einsatz agiler Vorgehensweisen in unterschiedlichen Organisations- und Projektumfeldern darstellen.

• Kanban-Plakat:• http://www.kanban-plakat.de/Kanban-Plakat.html

Kanban-Plakat zum Download in DIN A 1 und zum Bestellen

• Informationsveranstaltung im IT-Fortbildungsprogramm des MIK NRW:• Kanban in der IT

Nächster Termin: 27.04.2016 / siehe http://www.it-fortbildung.nrw.de/angebot/produktInfo.jspx?jahr=2016&key=XKA



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Infos zu Kanban (2):

• Internet:• Roock, Arne: Software-Kanban – eine Einführung, ProjektMagazin 2011

https://www.projektmagazin.de/artikel/software-kanban-eine-einfuehrung_996703

• Roock, Arne: Höhere Produktivität durch geringere Auslastung - Den Output des Teams mit Kanban optimieren, ProjektMagazin Ausgabe 21/2012https://www.projektmagazin.de/artikel/den-output-des-teams-mit-kanban-optimieren_1075562

• Leopold, Klaus: Software-Kanban im Einsatz - Das etwas andere Kochrezept, heise Developer 03.05.2011http://www.heise.de/developer/artikel/Software-Kanban-im-Einsatz-1235465.html

• Leopold, Klaus: Kanban richtig einführen – Beständigkeit des Wandels, heise Developer 20.09.2011http://www.heise.de/developer/artikel/Kanban-richtig-einfuehren-1344554.html

• Kaltenecker, Siegfried; Leopold, Klaus: So gelingt die Kanban-Einführung, ProjektMagazin Ausgabe 14/2012https://www.projektmagazin.de/artikel/so-gelingt-die-kanban-einfuehrung_1072605

• LeanKit: Kanban Roadmap - How to Get Started in 5 Stepshttp://info.leankit.com/kanban-roadmap

• Kniberg, Henrik; Skarin, Mattias: Kanban und Scrum – Optimaler Einsatz beider Methoden:http://www.infoq.com/resource/news/2010/01/kanban-scrum-minibook/en/resources/KanbanAndScrum-German.pdf;Original: „Kanban and Scrum – making the most of both“ (2010):http://www.infoq.com/minibooks/kanban-scrum-minibook

26 KanbanUlrich von Hagen – IT.NRW15.02.2016


27

Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit

Ulrich von [email protected]

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Kanban Foundation IKanban anwenden

Professional ScrumProduct Owner I


KOMPETENZ

Kontakt

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

Hauptgeschäftsstelle NürnbergFrankenCampus – Frankenstraße 15290461 NürnbergTel.: +49 (0)911 43 33 69-0Fax: +49 (0)911 43 33 69-99E-Mail: [email protected]: http://www.GPM-IPMA.deBlog: http://gpm-blog.de/

Veranstaltungshinweise der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhrhttp://www.gpm-ipma.de/ueber_uns/regionen/........

Bei Fragen zum Veranstaltungsprogramm oder zu Netzwerk-möglichkeiten können Sie sich gerne an die

Region Düsseldorf / Rhein-RuhrAlexander Miskiw Dieter Staudt

Tel.: +49 (0) 2051 809640 +49 (0) 211 9449-6449E-Mail: [email protected] [email protected]

wenden.

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