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Grundlagen der
digitalen Archivierung
Mag. Susanne Fröhlich
(Österreichisches Staatsarchiv)
2
• Einführung und Definition
• OAIS-Modell
• Fragestellungen / Rahmenbedingungen
• Hilfsmittel
• Zusammenfassung
Digitale Archivierung - Agenda
3
Digitale Archivierung - Agenda
4
Digitale Archivierung = ?????
Digitale Daten plus Transportcontainer X
auf Server ablegen = Digitales Archiv
5
Digitale (Langzeit)Archivierung
=
Datenspeicherung / Einlagerung
Backup-Erzeugung
Preservation / Migration
Digitalisierung
Digitale Archivierung - Annahme I
≠
6
Digitale Archivierung - Abgrenzung
Digitale (Langzeit)archivierung =
Die Übernahme (Speicherung, Einlagerung),
dauerhafte Aufbewahrung und Erhaltung der
Verfügbarkeit (Lesbarkeit) digitaler Daten unter
Rücksicht auf Originalität, Authentizität und
Datensicherheit
Digitalisierung =
Überführung analoger Materialien in digitale
Formate zu deren Sicherung, Reproduktion oder
Verbreitung
7
Digitale Archivierung - Abgrenzung
Digitale (Langzeit)archivierung ≈ Daten sind in der Regel „digital born“
stammen aus Data-Management-Lifecycle-Systemen
gelten rechtlich als Original (=„Unikat“)
dürfen nie verloren gehen (Sicherung durch mehrfach redundante Speicherung notwendig)
Digitalisierung ≈ Daten ursprünglich analog
werden erst durch Umwandlung digital
stammen oft aus Datenbanken bzw. sind „Projektergebnisse“
gelten rechtlich nicht als Original (=„Kopie“)
könnten u.U. verloren gehen (analoge Vorlage bleibt erhalten und kann bei Bedarf reproduziert werden)
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Digitale Archivierung - Annahme II
Digitale Archivierung....
...spart Kosten
...spart Personal bzw. ersetzt Archivare durch Techniker
...reduziert Standorte/Archive
...ist eine rein technische Angelegenheit
...kürzt, beschleunigt, automatisiert Prozesse
...ersetzt alle bisherigen Softwareprodukte (DMS, AIS…)
...ist sicherer als herkömmliche Archivierung
...vereinfacht die Benutzung
frei nach: Peter Sandner, Hessisches Staatsarchiv. 10 FAQ´s - Argumente zu Bedarf und Notwendigkeiten der digitalen Archivierung. Vortrag, Ludwigsburg 2012
http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/16/_jcr_content/Par/downloadlist/DownloadListPar/download_0.ocFile/Praesentation%20Sandner.pdf
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Digitale Archivierung - Realität
Digitale Archivierung...
...ist dauerhafte Aufgabe
...bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv
...erfolgt zusätzlich zur klassischen Archivierung
...ist eine archivfachliche Aufgabe
...beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten
...benötigt intensive fachliche Voranalysen innerhalb der Organisation
...erfordert allenfalls Änderungen der Rahmenbedingungen
...bedingt Wartung, Support und Weiterentwicklung
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Digitale Archivierung - Definition
Digitale Archive... ...bewerkstelligen Übernahme (Speicherung, Einlagerung) und
dauerhafte Aufbewahrung (Migration, Preservation) digitaler Daten
...dienen der langfristigen Erhaltung der Verfügbarkeit (Lesbarkeit) und Benutzung (Suche) von digitalen Daten
...garantieren Nachvollziehbarkeit, Rechtsicherung und Kontinuität
...nehmen Rücksicht auf Originalität, Authentizität und Datensicherheit
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Digitale Archivierung - Definition
Digitale Archivierung hat keine...
...Standardlösung - jedes digitale Archiv ist „individuell“
...taxativen „Checklisten“ ...fixen Vorgaben zu Software, Hardware und Tools
Aber Digitale Archivierung hat... ...Referenzmodelle ...Rahmenbedingungen ...Standards und Normen ...Homepages, Literatur, Communities
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Digitale Archivierung - Agenda
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Digitale Archivierung - OAIS-Modell
Open Archival Information System –
Reference Model
„Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer
größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen
besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu
erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu
machen. Es erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten.“
Zitat: nestor-materialien 16, Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System - Deutsche Übersetzung. Hrsg. nestor-Arbeitsgruppe OAIS-
Übersetzung / Terminologie. Frankfurt am Main, 2012
14
Digitale Archivierung - Was ist OAIS?
Ursprung in der digitalen Datenhaltung der NASA
Diskussionen/Notwendigkeit zur Archivierung seit den 1960er Jahren; keine
konkrete Umsetzung bis Anfang 1990er Jahre
Ab 1994 20 US- und 17 internationale Workshops, Ausarbeitung
gemeinsamer Formulierungen und Anforderungen zur digitalen Archivierung
Erste Norm 2003 als: ISO 14721:2003 Space data and information transfer
systems - Open Archival Information System - Reference Model (Blue Book)
In Europa ab Ende 1990er Jahren; Einrichtung diverser (EU)-Arbeitsgruppen
(u.A. NESTOR - Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und
Langzeitverfügbarkeit Digitaler Ressourcen)
2012 Veröffentlichung ISO 14721:2012 (Magenta Book)
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Digitale Archivierung - Was bietet OAIS?
OAIS bietet...
...einen Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind
...die Konzepte, die es auch nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken
...einen Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive
...einen Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und –techniken
...eine Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information
...einen Rahmen, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. physische Datenträger) abzudecken
...Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs
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Digitale Archivierung - Was kann OAIS?
Das Referenzmodell spricht sämtliche Funktionen in der digitalen Langzeiterhaltung an:
=> Übernahme, Archivspeicher, Datenverwaltung, Zugriff und Auslieferung
Es behandelt...
...die Migration digitaler Information auf neue Datenträger und in neue Formate,
...die zur Repräsentation der Information verwendeten Datenmodelle,
...die Bedeutung der Software bei der Informationserhaltung
...sowie den Austausch digitaler Information zwischen Archiven.
Es bestimmt...
...sowohl interne als auch externe Schnittstellen zu den einzelnen Funktionen des
Archivs sowie eine Reihe von übergeordneten Diensten zu diesen Schnittstellen.
Es definiert...
...eine Mindestmenge von Verantwortlichkeiten für ein Archiv, damit es ein OAIS
genannt werden kann
Es beschreibt...
...ein Maximalarchiv durch eine breite Palette an nützlichen Begriffen und Konzepten.
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Digitale Archivierung - Was bietet OAIS nicht?
OAIS bietet kein(e)...
...bestimmtes Design und auch keine bestimmte Art der Umsetzung vor. Tatsächliche Umsetzungen können Funktionen unterschiedlich gruppieren, maximieren, minimieren oder herausbrechen.
...Vorschläge zu allgemeinen Prinzipien wie Dokumentation, Transparenz, Messbarkeit, Angemessenheit
...konkreten Angaben zu nicht-funktionalen Anforderungen wie Zuverlässigkeit, Änderbarkeit, Übertragbarkeit
...Zusammenhänge zwischen abstrakten (Policy) und konkreten (Praxis) Einheiten.
...Umsetzungsbeispiele, Best-Practices bzw. Checklisten (ab Version 2012)
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Digitale Archivierung - OAIS Prozess
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Digitale Archivierung - OAIS Modell Überblick
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Digitale Archivierung - OAIS-Modell 2003
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Digitale Archivierung - OAIS-Modell 2012
22
Archivierungszyklus analog
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Archivierungszyklus vs. OAIS-Modell
24
Archivierungszyklus digital
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Digitale Archivierung - Fazit OAIS-Modell
Vorteile:
• Referenzmodell / Handlungsrahmen
• Allgemeine Terminologie
• Modular, Schnittstellen
Nachteile:
• Vorarchivischer Bereich fehlt (Datenproduktion, Bewertung, Skartierung)
• Keine organisatorischen Vorgaben
• Keine konkreten Umsetzungsbeispiele („Checklisten“)
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Digitale Archivierung - Agenda
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Digitale Archivierung - Planung =
Fragestellungen / Rahmenbedingungen
=> rechtliche Notwendigkeit, DLM, Datensicherung, Benutzung etc.
=> Dimensionierung der Daten
Was? => welche Daten/Formate
Wielange? => Dauer der Datenhaltung
Wie? => unter welchen Voraussetzungen
Womit? => mit welchen technischen Mitteln
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Was - Digital Archivieren ? =
Welche - Daten habe ich ?
Akten / Urkunden
Bücher
Findmittel
Digitalisate (Bilder, Fotos, Karten)
Datenbanken / Fachanwendungen
Dokumentenmanagementsysteme / AIS
Webseiten
Audio-, Videodaten
=> Metadaten und/oder Content ?
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Welche Daten => Schriftgut/Urkunden ?
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Welche Daten => Bücher ?
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Welche Daten => Findmittel ?
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Welche Daten => Fotos, Scans ?
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Welche Daten => Formulare ?
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Welche Daten => Datenbanken ?
35
Welche Daten => DLM-Systeme ?
36
Welche Daten => Webseiten ?
37
Welche Daten => Audiodaten ?
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Wielange - Digital Archivieren ?
abhängig von rechtlichen und / oder organisatorischen Vorgaben
Kurzfristig => 0-10 Jahre => nicht archivwürdig
=> Sicherung/Speicherung
Mittelfristig => 10-30 max. 50 Jahre => archivwürdig für Produzenten
=> kurzfristiger Betrieb,
tw. Benutzung
Langfristig => < 30 Jahre - dauerhaft („ewig“) => archivwürdiges Schriftgut
=> digitales Archiv inkl.
Preservation/Migration,
Dauerbetrieb, Administration,
Benutzung, Erhaltung
=> impliziert löschen (= skartieren) ja/nein ?
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Wielange - Digital Archivieren ?
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Wie - Digital Archivieren ?
5 Bereiche <=> Ressourcen
Personal
Hardware
Software
Betrieb
& Zeitrahmen und Kosten
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Wie - Digital Archivieren ? => Personal
Fragestellungen:
• Welche Leistungen können interne Mitarbeitern abdecken ?
• Welche Leistungen müssen extern „zugekauft“ werden ?
• Welchen Personenkreis benötigt man für welche
Umsetzungsphase ? (z.B. Projektplanung, Umsetzung, laufender Betrieb, Preservation)
Personenkreis: Fachmitarbeiter, Experten, Berater
Techniker (Umsetzung, Betrieb, Support/Hotline)
Juristen, Controller (Vergabe, Abrechnung)
Administrative, Projektleitung, Projektkoordination
Preservation Planner und Durchführer
+ ....... ???
=> Synergieeffekte ??
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Wie - Digital Archivieren ? => Hardware
Fragestellungen (technische Ausstattung):
• Rechenzentrum/-zentren (Stellfläche) ?
• Festplatten, Server, Cluster, Tape-Libraries... ?
• Netzwerkanbindungen, Mailserver... ?
• Sicherheitseinrichtungen (Backups)... ?
• Speicherplatz (Festplatten, SAN, ...) ?
• Schnittstellen (zu Altsystemen, AIS, Internet, ...) ?
• Wie sehen die Datenschutz- und Datensicherheitskonzepte aus ?
Ergebnis/Erkenntnis: Technische Prozessabläufe planen/optimieren
Speicher(platz) dimensionieren (inkl. Backupstandort!)
Datenschutz- und Katastrophenkonzepte festlegen (Backups)
Hardwaretausch nötig ja/nein, ab wann, durch wen...
Preservation Planning ja/nein, ab wann, durch wen...
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Wie - Digital Archivieren?
=> Software technisch
Fragestellungen (inhaltlich-techn. Funktionen):
• Systemsoftware (Standardprodukte) oder Individualentwicklung ?
• Open Source Tools oder kommerzielle/proprietäre Software ?
(z.B. für Formaterkennung, Schemaprüfung, Konvertierung, Security, Virenprüfung,
Reporting, Webshop...)
• Welche Schnittstellen ? (z.B. Ingest, Access, AIS, Internet, Mail, DLM, PVP, Datenbanken...)
• Welche Zusatztools, -funktionen ? (z.B. Webshop, Billing...)
Ergebnis/Erkenntnis: Geeignete Softwareprodukte und/oder Tools auswählen
Schnittstellendefinition(en) erstellen
Abläufe des Archivierungszyklus inkl. Benutzung garantieren
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Software fachlich
Fragestellungen (inhaltlich-fachl. Funktionen):
• Welche Archivstruktur / Tektonik wird benötigt ?
• Welche Inhaltsinformationen (= Datenformate, Content)
dürfen/müssen/sollen ins Archiv gelangen ?
• Welche Erschließungsinformationen (deskriptive Metadaten)
sind notwendig ?
• Welche Suchmechanismen werden gebraucht (= Findmittel) ?
• Welche Rechte-, Rollenverwaltung ist ausreichend ?
• Welche allgemeinen Zugriffsbestimmungen müssen abgebildet
werden (Schutzfristen, Benutzung Wann-Wer-Wie-Wo-Was,
AGB, Hilfe...) ?
• Welche Workflows/Prozesse/Use Cases werden benötigt ?
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Software fachlich
Ergebnis/Erkenntnis:
Strukturierte(s) Ablagesystem(e) bzw. Tektonik erstellen
benötigte Datenformate eruieren/auswählen/festlegen
Deskriptive Metadaten erschließen => strukturierte Daten
Suchkriterien definieren (lesbar, suchbar, änderbar...)
Rechte-, Rollenverwaltung festlegen (intern, extern, Fristen...)
(Archiv)Fachliche Prozessabläufe definieren/optimieren
Vorarchivischen Bereich (Produzenten) einbinden/informieren
Allgemeine Ressourcenplanung vorlegen
Notwendige organisatorische Änderungen frühzeitig eruieren, festlegen, planen und an Stakeholder kommunizieren
Preservation Planning Prozesse „mitdenken“
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Strukturierte Daten: (=Schriftgutverwaltung / Records Management)
• Inhaltsinformationen (= Dateien/Content)
• Erschließungsinformationen (= deskriptive Metadaten)
• Erhaltungsinformationen (= technische Metadaten)
Ergebnis/Erkenntnis:
Deskriptive Metadaten auswählen => einzuhaltende Standards festlegen (DC, MODS, EAD...) => Datenaufbereitung bzw. Konvertierung durchführen => Metadatenmapping erstellen
eindeutige „Identifier“ mit „signifikaten Eigenschaften“ festlegen
einheitliche Erschließung der Metadaten
Datenaufbereitung vorab notwendig / möglich
für alle Archive durchführbar
je besser die Datenstruktur, je einfacher das digLA
Vorgabe für Suchparameter (= Findmittel)
Wie - Digital Archivieren ? => Datenhaltung
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping I
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping II
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Metadatenmapping III
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Digitale Archivierung – Statement I
Digitale Archivierung gilt in ihren Grundprinzipien für alle Datenformate
unabhängig von ihren Ursprungssystemen und kann für jedes Archiv umgesetzt werden!
Voraussetzung: Selbstevaluierung der notwendigen Anforderungen.
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Wie - Digital Archivieren ? => Betrieb
Fragestellungen (Betriebsführung):
• Welche Standorte (Rechenzentrum, Server, Stellfläche, Energie, Personal...) werden benötigt ?
• Wer übernimmt die operative Betriebsführung und Standortbetreuung ?
• Wer führt Schulungen, Hotlinebetreuung, Support... durch ?
• Wer ist für Wartung, Weiterentwicklung, Releasemanagement... verantwortlich ?
• Werden Funktionen wie Logging, Reporting, etc. benötigt ?
• Wer trägt die Kosten für die IT-Unterstützung ?
Ergebnis/Erkenntnis: Organisatorische Zuständigkeiten und Abläufe („wer macht wann was“)
genau festlegen
Aufgaben/Leistungen der Archive und der IT eruieren und „trennen“
Feststellung ob eigene digLA-Administration notwendig ja/nein
Langzeitarchivierung ist unbefristet und (Betriebs)Kosten entstehen laufend
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Wie - Digital Archivieren ?
=> Sonstige Faktoren
Ressourcen:
• Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen ?
• Welcher Zeitrahmen ist einzuhalten (= Projektplanung => evaluieren, ausschreiben, entwickeln, betreiben, warten, benutzen...) ?
• Welche Kosten (Erstinvestition, Anschaffung, laufend!) entstehen ?
• Welche Standards sind einzuhalten („Vertrauenswürdigkeit“) ?
Ergebnis/Erkenntnis: Rechtlage klären bzw. anpassen (z.B. Eigentumsrechte der Daten,
„Original“, Löschen, Bewerten, Datenauslagerung an Dritte...)
Sukzessive Anpassung administrativer Prozesse
angepasstes Zeit-, Budget- und Personalmanagement
kontinuierliche Prozesserneuerungen zur Standardsicherung
bedingt dauerhafte Organisationsänderung
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Digitale Archivierung – Statement II
Digitale Archivierung ist keine rein
„technische Lösung“!
Digitale Archivierung ist als Änderung
der Prozessabläufe der
Gesamtorganisation zu begreifen!
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Womit - Digital Archivieren ?
Entscheidung welches System benötige ich wann, wofür
und mit welcher technischen Ausstattung?
Findmittelerstellung => Datenbanksystem
Metadatenhaltung => Archivinformationssystem
Scannen/Verfilmen => Digitalisierung(sprojekt)
Schriftgutverwaltung => Datenmanagementsystem
Sicherung/Speicherung => Server, Rechenzentrum
Erhaltung => Preservation Planning
Verbreitung/Verkauf => Homepage, Webshop
<= Summe aus Allem =>
Langzeitarchivierung <=> Digitales Archiv
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Womit - Digital Archivieren?
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Digitale Archivierung - Rahmenbedingungen
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Digitale Archivierung - Statement III
Digitale (Langzeit)Archivierung
=
Summe aller notwendigen Prozesse
und Strategien die der, durch
technischen Wandel bedingten
Alterung von digitalen Daten,
langfristig vorbeugen kann!
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Digitale Archivierung - Agenda
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Digitale Archivierung - Hilfsmittel
Kommunikation/Terminologie
Standards/Normen
Communities/Projekte/Initiativen
Literatur / Internet
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Digitale Archivierung - Kommunikation
• „Lernen Sie OAIS“ => gemeinsame Sprache erleichtert interdisziplinäre Kommunikation
• Achten Sie auf Gesprächspartner => Techniker definieren z.B. „Archiv“ und „langfristig“ anders als Archivare
• Seien Sie „lästig“ und „hartnäckig“ => digital ist heute, nicht irgendwann einmal...
• Kommunizieren Sie IHRE Bedürfnisse => nicht die der Stakeholder, Techniker etc.
• Bleiben Sie „standhaft“ => Kompromisse: ja, Abstriche aus archivischer Sicht: nein
61
Digitale Archivierung - Terminologie
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Administration Archivverwaltung, allgemeines Verwaltungsmodul für digitale Archive gem. OAIS
Access Datenausgabe, Benutzung
AIP Archival Information Package (Eingelagertes digitales Archivpaket)
AIS Archivinformationssystem
Consumer Archivbenutzer im digitalen Kontext gem. OAIS
Content Inhalt/Beilagen/Dokumente des digitalen Objektes (z.B. PDF, Word, Mail, Bild)
Data Management Datenbankmodul zur Haltung der deskriptiven Metadaten, Erschließung
digLA Digitales Archiv Österreich
DIP Dissemination Information Package (Ausgangsdatenpaket zur Benutzung etc.)
DLM Document Lifecycle Management
DMS Dokumenten-Management-System
EDIAKT II Österreichischer XML-Standard für Datenpakete zur Einlagerung in digitale Archive
ELAK, EiB Elektronischer Akt, ELAK im Bund
Hybridakten Akten mit physischen/analogen Beilagen (gebundene Broschüren, Überformaten)
Ingest Dateneinlagerung, (Schriftgut)übernahme
Metadaten Deskriptive Erschließungsdaten des digitalen Objektes (Basis für Findmittel)
Migration Prozess der Durchführung zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten
Preservation Gesamtprozess zur langfristigen Erhaltung digitaler Daten (Preservation Planning)
Producer Daten-, Schriftgutproduzenten im digitalen Kontext gem. OAIS
Repräsentation digitale Ausformung von Datenpaketen (insbesondere nach Preservation)
SIP Submission Information Package (Eingangsdatenpaket im Ingest)
Storage Datenspeicher, Server, Repository, Rechenzentrum
Digitale Archivierung - Glossar
63
Internationale Standards - Metadaten
http://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/metadatamap/
Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe
2009/2010 von Jenn Riley, Devin Becker
105 Metadatenstandards plus Glossar
64
Internationale Standards - Metadaten
• ISDIAH, ISAAR (CPF), ISAD (G) oder ISO 15489-1
• PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies)
http://www.loc.gov/standards/premis/
– Empfehlungen, Vorschläge und Best-Practices zur
Implementierung von Metadaten
• EAD (Encoded Archival Description) http://www.loc.gov/ead/
– Austauschformat für deskriptive Metadaten (AIS, Access)
– analog dazu: EAG, EAC-CPF
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)
http://www.loc.gov/standards/mets/mets-schemadocs.html
– XML-Format zur Übertragung deskriptiver, administrativer
und struktureller Metadaten von digitalen Objekten
65
Internationale Standards - Formaterkennung
• PRONOM http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx
– Technische Datenbank mit vordefinierten Formaten
zur Unterstützung der Migration
• DROID (Digital Record Object Identification)
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/projects-and-work/droid.htm
– Software zur automatischen Formaterkennung beim
Ingest bzw. zur Migration
• JHOVE (JSTOR/Harvard Object Validation Environment) http://jhove.sourceforge.net/#implementation
– Softwareframework zur Formaterkennung, Validierung und Charakterisierung digitaler Objekte
66
Internationale Standards – Diverse Projekte
• PLANETS (Preservation and Long-term Access through networked Services) http://www.planets-project.eu/
– Services und Tools, die die langfristige Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von digitalen Informationen sicherstellen
• MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) http://www.moreq2.eu/
– Europäischer Standard für elektronisches Records-Management
• PDF/A-Association, PDF/A-Competence Center http://www.pdfa.org/?lang=de
• KOST - Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (CH, DE, LI) http://kost-ceco.ch/cms/
• BLSG-Arbeitsgruppe(n) des Bundes - Ausarbeitung gemeinsamer österreichischer Standards durch Bund, Länder,
Städte und Gemeinden
- z.B. digLA-Konvention, EDIAKT II Schema, Portalverbund...
http://reference.e-government.gv.at/Dig__Langzeitarchivierung.740.0.html
67
Normung - CCSDS
The Consultative Committee for Space Data
Systems
=> OAIS, Vertrauenswürdige Archive, etc. http://public.ccsds.org/default.aspx
68
Normung - ISO
International Organization for
Standardization
=> Spiegelgremien
für DIN/EU/ASI;
OAIS, Schriftgut-
verwaltung, PDF/A
http://www.iso.org/iso/home.htm
69
Normung - nestor-Kompetenznetzwerk
nestor
=> Handbücher, Materialien, Deutsche Version OAIS,
Zertifizierung, Siegel, Arbeitsgruppen
http://www.langzeitarchivierung.de/Subsites/nestor/DE/Home/home_node.html
(Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital
Resources in Germany)
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Normung - nestor-Checkliste
=> nestor Checkliste (PDF oder Excel)
http://files.d-nb.de/nestor/checklisten/nestor_Checkliste.pdf
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Normung – DIN
DIN – NABD, NA 009-00-15
=> Arbeitskreise zu Ingest, PDF, Schriftgutverwaltung, Zertifizierung etc.
=> Terminologie, Anwendungsbereich, Kriterienkataloge, Beispiele etc.
http://www.nabd.din.de/cmd?workflowname=InitCommittee&search_committee=nabd&contextid=nabd
72
Normung – DIN 31644 - 31647
• 31644:2012 „Information und Dokumentation - Kriterien für
vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“
• 31645:2011 „Information und Dokumentation - Leitfaden zur
Informationsübernahme in digitale Langzeitarchive“
• 31646:2013 „Information und Dokumentation - Anforderungen an die
langfristige Handhabung persistenter Identifikatoren (Persistent
Identifier, PI)“
• 31647:2014 „Information und Dokumentation - Beweiswerterhaltung
kryptographisch signierter Dokumente“
73
Normung – DIN 31644:2012, Kriterienkatalog
K 1: Auswahl der Informationsobjekte und ihrer Repräsentationen
K 2: Verantwortung für den Erhalt
K 3: Zielgruppen
K 4: Zugang
K 5: Interpretierbarkeit
K 6: Rechtliche und vertragliche Basis
K 7: Rechtskonformität
K 8: Finanzierung
K 9: Personal
K 10: Organisation und Prozesse
K 11: Erhaltungsmaßnahmen
K 12: Krisen-/Nachfolgeregelung
K 13: Signifikante Eigenschaften
K 14: Integrität: Aufnahmeschnittstelle
K 15: Integrität: Funktionen der Archivablage
K 16: Integrität: Nutzerschnittstelle
Org
an
isa
tori
sc
he
r
Ra
hm
en
Da
ten
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info
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-
tio
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74
Normung – DIN 31644:2012, Kriterienkatalog
K 17: Authentizität: Aufnahme
K 18: Authentizität: Erhaltungsmaßnahmen
K 19: Authentizität: Nutzung
K 20: Technische Hoheit
K 21: Transferpakete
K 22: Transformation der Transferpakete in Archivpakete
K 23: Archivpakete
K 24: Interpretierbarkeit der Archivpakete
K 25: Transformation der Archivpakete in Nutzungspakete
K 26: Nutzungspakete
K 27: Identifizierung
K 28: Beschreibende Metadaten
K 29: Strukturelle Metadaten
K 30: Technische Metadaten
K 31: Protokollierung der Langzeiterhaltungsmaßnahmen
K 32: Administrative Metadaten
K 33: IT-Infrastruktur
K 34: Sicherheit
Da
ten
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75
Digitale Archivierung - Sonstige Communities
• Open Preservation Foundation (OPF) http://openpreservation.org/
• DLM-Forum der EU http://www.dlmforum.eu/
• Arbeitskreis zur Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen (AUdS)
http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html
• Archivschule Marburg (Publikationen, Transferarbeiten) http://www.archivschule.de/
• Archivinitiativen: ÖStA (digLA Gremien, Preservation Group), Deutsches Bundesarchiv,
Schweizer Bundesarchiv, Landesarchiv Baden-Württemberg,
Staatsarchive St. Gallen, Basel, Sachsen, Thüringen, Hamburg,
Potsdam, München...
• Digitale Langzeitarchivierung des Bundes http://reference.e-government.gv.at/Dig__Langzeitarchivierung.740.0.html
• Plattform Digitales Österreich http://www.digitales.oesterreich.gv.at/
• VÖA-Arbeitsgruppen (Standardisierung, RM, Benutzung...) http://www.voea.at/
• Diverse User-Groups einschlägiger Softwarehersteller
• ........???
76
Digitale Archivierung - Literatur (Auszug)
Lutz Alexandra (Hrsg), Schriftgutverwaltung nach DIN ISO 15489-1. Ein Leitfaden zur
qualitätssicheren Aktenführung. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2012. 73 S.,
ISBN 978-3-410-22696-3
Keitel Christian, Schoger Astrid (Hrsg), Vertrauenswürdige digitale Langzeit-
archivierung nach DIN 31644. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2013. 112 S.,
ISBN 978-3-410-23499-9
Schrimpf Sabine, Das OAIS-Modell für die Langzeitarchivierung. Anwendung der ISO
14721 in Bibliotheken und Archiven. Beuth Verlag GmbH Berlin, Wien, Zürich 2014.
332 S., ISBN 978-3-410-23954-3
Fröhlich Susanne, Normen und Standards der digitalen Archivierung. In: Scrinium -
Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band
68 (2014), S. 79-97. Wien 2014
Fröhlich Susanne, Digitale Archivierung leicht gemacht. In: Scrinium - Zeitschrift des
Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA). Band 69 (2015)
=> erscheint bis Herbst
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Digitale Archivierung - Agenda
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Digitale Archivierung - Zusammenfassung
= To-Do-Liste
Fragestellungen nach allgemeine Vorgaben:
Welche... • ... Datenarten, Formate sind erlaubt ?
• ... Menge/Größenordnungen (TB/GB) kommen ins Archiv ?
• ... Dateninhalte (Content und/oder Metadaten, strukturiert...) ?
• ... rechtlicher Hintergrund, organisatorischen Vorgaben ?
• ... einzuhaltenden Standards ?
• ... technischen Vorgaben (alte Systeme ablösen, Sicherheit) ?
• ... Aufbewahrungsdauer (Löschen, Migration, Preservation) ?
• ... Archivprozesse (Übernahme, Benutzung, Schutzfristen, Rechte...)?
• ... Schnittstellen, externe Systeme (AIS) ?
• ... sonstigen Vorbedingungen ?
Ergebnis/Erkenntnis: Status Quo eruieren, Planen, Informieren, Umsetzen
Interne und externe Organisations- und Prozessanalyse
Auswahl der richtigen Dokumentations- und/oder Archivierungsart
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Digitale Archivierung - Zusammenfassung
• Digitale Archivierung ist dauerhafte Aufgabe (v.a. bei Budgetplanung)
• Beginnt eigentlich erst NACH der Einlagerung der Daten
• Benötigt intensive Voranalysen innerhalb der Organisation (Schemata, Mapping, Rechte, Rollen, Reports, Workflows)
• Bedarf permanenter personeller Betreuung = ressourcenintensiv (Archivare, Techniker, Administration, Call Center, Hotline...)
• Bedingt Änderungen der Rahmenbedingungen (neue Arbeitsabläufe/Prozesse, Organisationsänderungen, Gesetze...)
• Erfordert Wartung, Support, Weiterentwicklung (am „Stand der Technik“ bleiben)
• Größte Herausforderung: Preservation Planning
80
Digitale Archivierung - Schlussbemerkungen
• „Es muss nicht alles gleichzeitig passieren“ !
• Auch digitale Archivierung kann sich bei der Umsetzung „Zeit lassen“ !
• Module und Prozesse können einzeln und schrittweise umgesetzt werden !
• Nicht jedes Archiv benötigt alle Komponenten !
• Auch bei knappen Ressourcen können gute Ergebnisse erzielt werden !
• Prioritäten setzen: (digitalisieren) - sichern - erschließen - (benutzen) - migrieren - benutzen !
• Kontakte knüpfen, Kooperationen suchen, „Am Laufenden bleiben“ !
• Standards als Vorgaben und Argumentationsgrundlage verwenden !
• Stakeholder laufend darauf hinweisen/informieren !
81
Österreichisches Staatsarchiv Nottendorfergasse 2, A-1030 Wien
http://www.oesta.gv.at
Archivfachliche Funktionen/Bewertung Technische Funktionen/Preservation
Mag. Susanne Fröhlich Mag. Hannes Kulovits Tel: ++43/(0)1/79540-288 Tel: ++43/(0)1/79540-256
[email protected] [email protected]
Marketing Digitales Archiv
Dr. Berthold Konrath Tel: ++43/(0)1/79540-290
Kontakte und Information
82
Danke
für Ihre
Aufmerksamkeit!!
