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„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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1
Grundlagen und Nutzen des elektronischen DokumentenmanagementsDr. Ulrich Kampffmeyer
„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und Diensten der Behindertenhilfe“
Marburg, 21.05.2007
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
„Informations- und Kommunikationstechnologien in Vereinen, Einrichtungen und
Diensten der Behindertenhilfe“
Grundlagen und Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements
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Agenda
• Grundlagen des Dokumentenmanagements • Anwendungsgebiete von
Dokumentenmanagement-Systemen• Rechtliche Anforderungen • Wirtschaftlicher Einsatz • Erfolgsfaktoren • Strategien und Trends
• Diskussion
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5
© PROJECT CONSULT 2002
Records ManagementRecords Management
Electronic Document -ManagementElectronic Document -ManagementImagingImaging
MultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken
Web Content ManagementWeb Content Management
Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management
EAIEAI
BPMBPM
EDMEDM
WorkflowWorkflow
EDMEDM
EDRMSEDRMS
Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung
Collaborative CommerceCollaborative Commerce
ASP / DMCOASP / DMCO
Document WarehouseDocument Warehouse
Optical FilingOptical Filing
E-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management
Digital SignatureDigital Signature
GroupwareGroupware
Collaborative CommerceCollaborative Commerce
Knowledge ManagementKnowledge Management
Engineering Document ManagementEngineering Document Management
Document Related TechnologiesDocument Related TechnologiesContent ManagementContent Management
ScanningScanning
Media Asset ManagementMedia Asset Management
Enterprise Application Integration
Enterprise Application Integration
COLDCOLD
Digital Rights ManagementDigital Rights Management
DMSDMS
Intranet Repository
Intranet Repository
PortalePortaleDocument Management Document Management
ILMILM
UDM UDM
Digital Asset ManagementDigital Asset Management
MAMMAM
iECMiECM
IDOMIDOM
EDMEDM
Enterprise Content IntegrationEnterprise Content Integration
ECIECI
CMSCMS
DRMDRMREAREA
Revisionssichere ArchivierungRevisionssichere Archivierung
E-Mail ManagementE-Mail ManagementKMKM
ERMERM
IRSIRS
DMDM
WCMWCM
DRTDRT
EDMEDM
Business Process ManagementBusiness Process Management
BPMBPM
CaptureCapture
Output ManagementOutput Management
Multi Channel DistributionMulti Channel Distribution
PreservationPreservation
EAkteEAkte
TCMTCM
IDARSIDARS
VCMVCM
DAMDAM
Elektronische SignaturElektronische Signatur
eSignatureeSignature
Information Lifecycle ManagementInformation Lifecycle Management
Single Instance ArchivierungSingle Instance Archivierung
PreservationPreservation
Compliant Transaction ArchivingCompliant Transaction Archiving
CTACTA
Electronic Records ManagementElectronic Records Management
Single Source Publishing
Single Source Publishing
WorkflowWorkflow
WissensmanagementWissensmanagement
CollaborationCollaboration
Enterprise Content ManagementEnterprise Content ManagementOMSOMS
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Unstructured Content
DefinitionECM Enterprise Content Management
DataBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2001
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Drei Ideen
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ECM als Unternehmensinfrastruktur
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
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ECM BasisideenIntegrative Middleware
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware
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ECM Basisideen Dienstekonzept
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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Komponenten des Enterprise Content Management
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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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CAPTURE
Human created Recogniton
Indexing
Input Designs
Categorization
• Office Documents • OCR
• Form • HCR
• Rich Media • ICR
• Microfilm • OMR
• Barcode
Application created Forms Processing
E-Forms/Web-Forms• ERP
• XML
• Finacial Applications Aggregation
• E-Billing COLD/ERM
Input
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MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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Document Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
DocumentManagement
• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-
führung
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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Web Content Management
• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung
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Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung
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Workflow / Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Workflow / Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
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STORE
Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses
Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail
Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM
• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc
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PRESERVE
Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE
Aussonderung
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DELIVER
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output
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ECM-Haus
Collaboration
Scanning
Document Imaging
Forms Processing
Recognition
Categorization
Indexing
Document Management
Records Management
E-Mail Management
Digital Asset Management
Web Content Management
Business Process
Management
Workflow
EAI
Repositories
Storage
Long-Term Archival
Backup / Recovery
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Paper
CA
PT
UR
EM
AN
AG
E ST
OR
EP
RE
SE
RV
ED
ELI
VE
R
Enabling Web Client other Devices
Usage
PKI DRMUser ManagmentDirectory Service
User RightsManagement
SE
CU
RIT
Y
Firewall
Electronic
Electronic Signature
Fat Client
Entry Exit
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
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ECM 2006:Was ist neu im Portfolio?
• DAM Digital Asset Management• E-Mail Management• EAI Enterprise Application Integration• Enterprise Search / Retrieval• Content Integration• Backup / Recovery / Continuity• Longterm Archival / Digital Preservation• Migration (Emulation)• Localization / Multi-lingual• DRM Digital Rights Management
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Posteingangserfassung
• Frühes, paralleles, spätes Erfassen• Automatisierung der Informationserfassung• Automatische Posterfassung• Der „einheitliche Postkorb“• Integrationsaspekte• Technische Ansätze• ...
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Auswirkungen Posteingang
• Umfang der Automatisierbarkeit• Organisation; besonders bei stufenweiser
Einführung• Zeitpunkt der Bereitstellung• Abhängigkeit von der Verfügbarkeit• Prozentsatz „richtig“ erkannter Daten und
Aufwände für „Clearing“• Gute Einflussmöglichkeiten auf selbst erstelltes
Schriftgut (Vordrucke, Formulare, Individualbriefe)• Rechtsgrundlagen
• Unterschriften• Papiervernichtung• Elektronisches Posteingangsbuch (zertifizierte
Zeitstempel)
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Archivierung von E-Mails
• Rechtsregeln für die E-Mail-Archivierung• Archivierungspflicht für empfangene und
abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB.• „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“• „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme“
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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)
• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge.
• Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina.
• Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste
• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten E-Mails aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)
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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)
• Komprimierung der archivierten Dokumente• Archivierung von verschlüsselten
Maildokumenten• Konvertierung der Anhänge und/oder des
Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate• Single Instance Archivierung.
(Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.)
• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen
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Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-BoxKomponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale
etc.Anwendererwartung:
• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box
• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muss wissen, wo die Information ist“)
• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität
• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com
Der „einheitliche Postkorb“
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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ
E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Akte- DokumenteInternet-Formular„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenFormulare
IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck
Fremdnutzung
DfüDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung
ECM-Lösung
Vorgangs-bearbeitung
WF DMS Akte
Archiv
Aus-sonderung
Historisches
Archiv
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Postkorb und Aktensicht
Posteingang
Desktop
Persönliche Ablagein Bearbeitung
AktenstrukturAnsicht
Entsorgung
Postausgang
Sortieren,sichten
Stati Journal
JournalJournal
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ePA Elektronische Patientenakte (1)
• Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Zusammenstellung aus zentraler elektronischer Sammlung und Verwaltung aller den Krankheits- und Behandlungsverlauf eines Patienten betreffenden Daten (Diagnosen, Behandlungsverlauf, etc.). Dabei werden die Informationen aller beteiligten medizinischen Bereiche mit deren jeweiligen geeigneten Formaten bzw. Medien zusammengefasst und verfügbar gemacht.
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ePA Elektronische Patientenakte (2)
• Man kann zwischen patientengeführten Patientenakten und Leistungserbringer geführten Patientenakten unterscheiden:
• Die patientengeführten Akten, legt sich der Patient selbst bei entsprechenden Serviceanbietern an und gibt den einzelnen an seiner Behandlung beteiligten Ärzten Zugriff darauf.
• Die Leistungserbringer geführten Patientenakten dagegen stellt ein medizinischer Leistungserbringer (in der Regel ein Krankenhaus) den an der Behandlung von Patienten in seinem Einzugsbereich beteiligten Leistungserbringern eine Patientenakte zur Verfügung in welche sie (nach Einwilligung des Patienten) gemeinsame Patienteninformationen einstellen.
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38
Elektronische ArchivierungBegriffe
• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ zusammen mit „Preservation“ im englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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39
Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung
In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:
• Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit
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40
Workflow
• Abbildung von Ablauf- und Aufbauorganisationsstrukturen• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von
zusammen hängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten
• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z.B. Fach anwendungen) und Dokumente (z.B. Office-Produkte)
• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgängen einschließlich Mitzeichnung
• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Verwaltungsfunktionalität
• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse der Bearbeitung
• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen
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Collaboration
• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes
Bearbeiten von Informa tionen• Wissensbasen über Skills, Ressourcen und
Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere
• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing
• Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung
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42
Automatische Klassifikation
• Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut
• Zu unterscheiden sind die Ansätze:• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer
Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und
Strukturierung der Ergebnisse
• Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend
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Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur entspricht...
„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit
ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“
§2 SigG
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Elektronisch signierte Dokumente
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist.
• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.
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eGK elektronische Gesundheitskarte (1)
• Die elektronische Gesundheitskarte soll die Kranken-versicherungskarte ersetzen, um die Datenübermittlung zwischen Patienten und medizinischen Dienstleistern kostengünstiger, schneller und einfacher zu gestalten.
• Die Gesetze sahen ursprünglich vor, dass die Karte neben einem Foto des Versicherten auch Angaben für die elektronische Übermittlung ärztlicher Verordnungen enthält. Diese Vorgaben konnten bisher auf Grund von technischen und/oder organisatorischen Problemen nicht komplett umgesetzt werden.
• Die eGK soll strukturell in zwei Teile gegliedert werden:• Administrativer Pflichtteil
• Freiwilliger medizinischer Teil
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eGK elektronische Gesundheitskarte (2)
• Administrativer Teil:• Hier werden Daten wie z.B. Geburtsdatum,
Krankenkasse oder Adresse gespeichert. Änderungen lassen sich direkt auf die Karte schreiben, was zu Kosteneinsparungen führen soll. In diesem Teil soll weiterhin das eRezept gespeichert werden, bzw. bei umfangreichen Ver-schreibungen ein Hinweis auf einen zentralen Lagerort. Alle vertraulichen Angaben werden verschlüsselt abgelegt und können nur nach Eingabe einer PIN bzw. in Arztpraxen gelesen werden.
• Freiwilliger medizinischer Teil• Dieser enthält direkt auf der Karte Angaben zur Notfall-
versorgung und eine Dokumentation der eingenommenen Medikamente. Weitere Angaben, wie z.B. die elektronische Krankenakte, werden auf einem zentralen Server gespeichert und lassen sich von dort über eine gesicherte Verbindung abrufen.
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Der Kunde
• Gesetzliche Krankenkasse• Ca. 700.000 Versicherte• > 1000 Mitarbeiter • Bundesweit aktiv• 5 Geschäftsstellen
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Das Projekt
Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse
• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Pflichtenheft, Konzept für elektronische Signaturen• Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept, Scann-Konzept• Unterstützung des Projektmanagements• Verfahrensdokumentation• Unterstützung der Abnahme durch das BVA• u.a.
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Das Projekt
Konzept, Auswahl und Begleitung der Einführung einer elektronischen Aktenlösung mit automatisierter Posteingangsverarbeitung in einer Krankenkasse
• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Pflichtenheft, Konzept für elektronische
Signaturen• Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept, Scann-Konzept• Unterstützung des Projektmanagements• Verfahrensdokumentation• Unterstützung der Abnahme durch das BVA• u.a.
Teil der Anforderungen
des BVA oder rechtliche
Anforderungen
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Das Projekt (2)
Zielsetzung • Elektronische Prozessunterstützung in der
Sachbearbeitung• Rationalisierung der Verwaltungsabläufe
• Zeitrahmen• Konzept und Ausschreibung: 2003 – 2005• Implementierung: 2005 / 2006• Weitere noch laufende Unterstützung
• PROJECT CONSULT Team• Projektleitung und fachliche Unterstützung: Dr. Joachim Hartmann• Strategie- und Managementberatung: Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Automatisiertes Posteingangsverfahren
CRM
Andere
Output-Management
IS KV
oder SAP
Post-eingang
Scannen Erkennung Vali-dierung
Workflow
Archiv
DMS
Kontrolle + El. Signatur
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Das Vorgehen
• Wirtschaftlichkeitsanalyse• Realisierungskonzept• Vorstandsentscheidung • Pflichtenheft • EU-weites Ausschreibungsverfahren• Fachkonzept und Pilotierung im Arbeitgeberbereich
mit ca. 70 Mitarbeitern• Dezentrales Scann-Konzept• Ausweitung auf den Versichertenbereich• Verfahrensdokumentation• BVA-Abnahme
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Das Auswahlverfahren
EU-weite Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht : Eingeschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb
• Ca. 50 Teilnahmeanträge• 11 vorqualifizierte Teilnehmer an der Ausschreibung• Standardisierter Ausschreibungstext, einheitlicher Aufbau
der Angebote• 2 Angebote scheiden wegen Nichterfüllung der K.O.-
Kriterien aus• Lösungspräsentation auf Basis vorgegebener Szenarien• Mindestlaufzeit dieses Verfahrens wegen der
vorgeschriebenen Verfahrensfristen: 5 Monate ab Veröffentlichung der Ausschreibung
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Die kritischen Faktoren im Projekt
• Bei geringen fachlichen Unterschieden entscheidet bei einer öffentlichen Ausschreibung weitgehend der Preis. Empfehlung: relativ hohe Gewichtung von Referenzen und Lösungspräsentation
• Trotz einheitlich vorgeschriebenem Aufbau der Angebote in Teilen eingeschränkte Vergelichbarkeit
• Insolvenz eines Subunternehmers führte zu Mehraufwand
• Verhandlungen mit dem Betreiber der Lösung (Outsourcing) dauerten wesentlich länger als geplant, dadurch verzögerte Einführung bzw. Änderung des Einführungskonzepts erforderlich
• Der Aufwand für die Pflege der Prozesse und des Aktenplans wurde unterschätzt
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Der Projekterfolg / Nutzen
• 10 - 15 % Einsparungen in der Sachbearbeitung in den Bereichen, in denen die Lösung eingeführt ist
• Hoher Aufwand für das Projektmanagement zahlte sich in einer weitgehend problemarmen Einführung aus
• Schnelle Akzeptanz bei den Anwendern trotz anfänglicher Bedenkenträger
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Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben
Compliance: Definition
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• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit
Compliance: Grundsätzliche Kriterien
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Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name Jahr
AktG Aktiengesetz 2007
AO Abgabenordnung 2006
BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006
BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006
BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006
BBankG Bundesbankgesetz 2006
EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister 2007
EStG Einkommensteuergesetz 2006
EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000
GwG Geldwäschegesetz 1997
GmbHG Gesetz betreffend die GmbH 2006
HGB Handelsgesetzbuch 2006
IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz 1997
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Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name JahrInvZulG Investitionszulagengesetz 2004
KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998
ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002
SigÄndG Signaturänderungsgesetz 2004
SigG Signaturgesetz 2005
TDG Teledienstegesetz 2006
TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001
TKG Telekommunikationsgesetz 2007
UMAGGesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts 2005
UStG Umsatzsteuergesetz 2006
UmwG Umwandlungsgesetz 2006
VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004
VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften 2002
ZPO Zivilprozessordnung 2006
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Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr
GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2002
GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002
GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997
SigV Signaturverordnung 2001
SRVwVAllg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999
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Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte Relevante Kostenarten
Arbeitskosten für Archivierungs- undRetrievalfunktionen• Dokumenteneingang und -ersterfassung,
Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und -wartung, Benutzerbetreuung
Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung, Migration vorhandener Informationen
• (gegebenenfalls externer Scanservice)
Kapitalkosten
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Nutzenpotenziale
verbesserteProzesse
Informations-verfügbarkeit
Informationsschutz
Qualität derArbeitsergebnisse
Kundenzufriedenheit
Mitarbeitermotivation
neue Services/Produkte
verbesserteOrganisationsstruktur
Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
Personalkosten
technische Ausstattungz.B.:
PapierlogistikMikroverfilmung
administrativer Aufwand
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Wirtschaftlichkeit
Wirtschaftlichkeit
Leistungen
Leistungen
Kosten
Kosten
Leistungsdifferenz
Ist-Zustand vor ECM-Einführung
Soll-Zustand nach ECM-Einführung
Kostendifferenz
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Kosten / Nutzen„Quantitativ versus Qualitativ“
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
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Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial
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69 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
© PROJECT CONSULT 2002
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70
Nutzenerwartung bei Unternehmen ohne ein DMS System
Quelle: VOI-DMS Marktstudie
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71
Gründe für DMS-Projektabbruch
Quelle: VOI-DMS Marktstudie
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Vorbereitungen ECM – Projekt
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Ich weiß bereits so schon, was ich will• Für das bisschen Archivierung setze ich mich
eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter
• Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten
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Vorbereitungen ECM – Projekt
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• DMS ist kein geschäftskritisches System• Eine kleine kostengünstige Lösung für das
bisschen Archivieren und Recherchieren reicht schon aus
• Warum soll ich mir über eine Lösung für ein paar Zehntausend DM große Gedanken machen
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Vorbereitungen ECM – Projekt
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Technische Rahmenbedingungen• Fachliche / organisatorische Anforderungen• Rechtliche Anforderungen• Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP• Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,• Standards, Formate, Schichten, Integration...• Wirtschaftlichkeit...
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Vorbereitungen ECM – Projekt
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?• Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind
vorhanden:• Lösungsansätze• Technische Spezifika• Anbieter- / Produkt-Markt
• Wie grenze ich Anforderungen/Komponentenvoneinander ab?
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Vorbereitungen ECM – Projekt
Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
• Unser Softwarehouse für die Anwendungslösung• Unser „Haus- und Hofberater“• Die Beratungskollegen unserer Wirtschaftsprüfer• Die Top Ten der Consultinggesellschaften • Freie Berater aus der DMS-Branche• Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-
Branche• Spezialberatungen für ECM
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ECM-Trends
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste
• „Enabling“ von und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und SaaS• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser, Portale und
AJAX• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management• Directory Services für übergreifende Berechtigungen• Elektronische Signatur• Web Content Management als Bestandteil von Enterprise Content
Management• Collaboration statt vordefiniertem Workflow• Konsolidierung und Konvergenz – beim Anwender wie im Markt
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ECM / DMS
WCM
Groupware /
OfficePrint
ERPOutput
Management
Fachverfahren Datenbanken
Speicher
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ECM
WCM
Groupware /
OfficePrint
ERPOutput
Management
Fachverfahren Datenbanken
Speicher
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Differenzierung des Produktangebotes
• Basisfunktionalität• Spezialisierte Lösungen• ECM – Suiten• Komponenten & Dienste
• Kommerzielle Produkte• Semi-kommerzielle Open Source Produkte• Open Source Freeware• SaaS Software as a Service
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Content centric applicationsnach Forrester
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Magic Quadrant der Gartner Gruppe 2006
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Sieben Thesen
(1) Compliance Overflow
(2) Risk Management
(3) Informationsabhängigkeit
(4) Informationsflut
(5) Informationslücke
(6) Informationsbewertung
(7) Gesellschaftliche Verantwortung
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„Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.“
Erkki Liikanen, EU-Kommissar, 1999
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