Gültig ab/ Jürgen Ohligschläger Genehmigt/ Andrea … · Las presentes instrucciones de proceso no inclu-yen un diagrama de flujos, pero sí todas las etapas de proceso, así como

Programación y supervisión de programación de auditorías de las nor-mas ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 22000 / FSSC 22000 / 9100 y ss. / OHSAS

/ SCC / SCP / ISO 27001 / VDA 6.x-Explicaciones / UNE 66926 / UNE 66102

Scheduling and monitoring of dates of audits ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 22000 / FSSC 22000 / 9100 y ss. / OHSAS / SCC / SCP / ISO 27001 / VDA

6.x—explanations UNE 66926 / UNE 66102

Validez / Validity: Global

Revisión / Revision: 12

Página / Page: 1 de 33

Gültig ab/ Valid from: 2014-08-22 Prozesseigner/

Process Owner: Jürgen Ohligschläger

Genehmigt/ Approved:

Andrea Sterl

Aclaración, modificación y/o adición de requisitos para la aplicación local en España

Valido Spain: 2017-10-06

Dueño del proceso:

Resp. Tecnicos de Esquema Aprobado por:

Resp. Técnicos de Esquema, correspondiente

Aplicación esquemas de acreditación ENAC y esquemas sin acreditación - Cambios en color amarillo

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1 Notas General notes Las presentes instrucciones de proceso no inclu-

yen un diagrama de flujos, pero sí todas las etapas de proceso, así como referencias a los requisitos de acreditación que sirven de base. Al final, se encuentra una lista de todos los docu-mentos prefijados aplicables.

This procedure is complete without a flowchart. It includes all process steps as well as references to the underlying accreditation requirements. At the end, there is a list of all applicable docu-ments.

2 Resumen de las explicaciones Overview of the explanations Nº Temario Theme

Programación y supervisión de programación de auditorías de las normas ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 22000 / FSSC 22000 / 9100 y ss. /

OHSAS / SCC / SCP / ISO 27001 / VDA 6.x-Explicaciones UNE 66926 / UNE 66102

Scheduling and monitoring of dates of audits ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 22000 / FSSC 22000 / 9100 y ss. / OHSAS / SCC / SCP / ISO

27001 / VDA 6.x—explanations UNE 66926 / UNE 66102




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10 20 30 40 50 60 70 70a 80 90 90a 100

Generalidades Plazos para la realización de la auditoría / Decisión sobre la certificación Plazos para la emisión de cartas de escalación (que serán emitidas por el jefe de proyecto/ centros certificadores) / vistas en ZQB Plazo y contenido para recordatorios desde ZQB Planificación a tiempo de auditorías de segui-miento y de renovación Cartas informativas Carta de cancelación Obtención de un nuevo certificado después de la retirada Suspensión VDA 6.x: (Siehe unter Nr. 70 VDA 6.x) Adelanto de la auditoría de seguimiento y renovación

GeneralTerms for audit performances / certification decision Points in time for escalation letters (to be issued by project controller/certification offices) / corresponding views in ZQB Points in time and content for reminder from ZQB Timely planning of surveillance and repeat Information letters Letter of withdrawal Issuing a new certificate after withdrawl Suspension Modificación: VDA 6.x: (See under No. 70 VDA 6.x) Predating of Surveillance and re-certification audits and Due Dates








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3 Aclaración, modificación y/o adición de requisi-

tos para la aplicación local en España 10 Generalidades

Los siguientes resúmenes comprenden las regula-ciones para la realización de auditorías y la toma de decisiones sobre la certificación. Además, se indican los plazos y los contenidos para los recordatorios del la base de datos, así como los plazos en los que hay que enviar cartas a los clientes por medio de los jefe de proyecto y/o los centros certificadores. Due date = último día de auditoría de la etapa 2 de auditoría de certificación / Fecha de vencimiento para auditorías sucesivas. Si la due date no cae en un día laborable (dependiendo de las regulaciones nacionales), se considerará como fecha clave el último día laborable anterior. La auditoría siempre debe comenzar en la due date, aunque no es necesario que esté terminada. La tarea de los jefe de proyecto/ centros certifica-dores consiste en evitar, mediante un control con-tinuo de los plazos y una comunicación directa con el auditor y/o el cliente, que se retire un certificado por haber sobrepasado los plazos. Exclusivamente el gremio de certificación de TR

General The following overviews outline for audit perfor-mance and certification decision. Moreover, terms and content of reminders from the database are listed and the points in time where letters to customers must be sent by the project controller or certification bodies. Due date = last audit day certification audit Stage 2/ due date for next audits. If the due date is not a working day (depending on national regulations) so the due date is the last previous working day. The audit must have begun by the due date but need not to be finished. The task of the project controller/certification offices is to avoid the withdrawal of a certificate as a result of exceeding of terms by continuous monitoring of the dates and direct communication with the audi-tor or the client. The extensions of terms for certification deci-

Es función de planificación evitar la suspensión y cancelaciones de un certificado como resultado de superar los plazos establecidos. Aclaración para expedientes con acreditación ENAC o sin acreditación:








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Cert puede decidir sobre una prórroga de plazos para la toma de decisión o la suspensión de un certificado.

sion/suspension of a certificate can exclusively be decided by the certification board of TR Cert.

La extensión de los plazos sólo puede ser tomadas por el Comité de Certificación del centro de certifi-cación.

20 Plazos para la realización de la auditoría / Decisión sobre la certificación

Terms for audit performances / certification decision Realización de la auditoría Audit conducting

Plazos time limits

Aclaración, modificación y/o adición de requisi-tos para la aplicación local en España

Realización de la 1ª auditoría de seguimiento (FU) des-pués de la auditoría inicial de certificación conducting 1. surveillance audit after initial certification audit)

Due Date - 3 meses /+ 0 días Due Date - 3 months / + 0 days Note for LGA IC clients. For all project with certificate issue date befor 2013-03-01 the due date is day and month of the valid until date of the certifi-cate.

La fecha de “toma de decisión inicial” (Date of first issue) es la que regirá a la 1ra auditoria de segui-miento luego de una CA: Fecha toma de decisión: - 3 months / + 0 días

Realización de auditorías de seguimiento (excepto la 1ª FU después de la auditoría inicial de certificación) conducting surveillance audits (except 1. FU after initial certification audit)

Due Date – 3 meses / + 1 mes Due Date -3 months / + 1 month Note for LGA IC clients. For all project with certificate issue date

Due Date – 3 meses / + 2 meses, siempre y cuando sea al menos 1 vez al año. Nota: debe entender “año civil” (Nota: Enero a Di-ciembre del año en curso).








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befor 2013-03-01 the due date is day and month of the valid until date of the certifi-cate.

Realización de la Renovación sin gap. conducting recertification audits for continuity certif-icates without gap

Due date – 3 months Validity period of certificate fixes the exact time limit* *Important: The certification decision must be done before expiration date of the certif-icate.

Due Date – 3 meses Importante: La toma de decisión del certificado debe estar realizada antes de la fecha de expiración del certificado.

Realización de la Renovación con gap. (Excluido EN 9100ff) conducting recertification audits with certificate gap (excluded for EN 9100ff.)

Due date – 3 months / Validity period of certificate fixes the exact time limit* *Important: The certification decision must be done within 3 months after expiration date of the certificate.

Due Date – 3 meses Entrega de la documentación completa de la auditoria con Planes de Acciones Aprobados por el Lead Auditor, hasta la fecha de validez exacta del certificado. Importante: La toma de decisión del certificado debe estar realizada con un máximo de 6 meses después de la fecha de expiración del certificado anterior, no siendo factible la restauración de un certificado superado estos 6 meses.

Realización de auditorías con el objetivo de renovar la certificación después de expirar la fecha del certi-ficado conducting audits with aim of re-certification after expiring date of the certificate

Audits for Re-Certification, which are con-ducted after expiry date of the certificate, must follow the rules of an initial certifica-tion. Note: (the following is excluded for EN 9100ff.) Within 6 months after the expiry date of the certificate in general it is ex-pected that there is a management system which is ready for stage 2. In dependence of changes in the management system and results of previous audits the time for stage

No es factible solicitud de prórrogas en las renovaciones, para conseguir una renovación sin Gaps ¡¡. Auditorías de Renovación que se realicen después de la expiración del certificado: Las auditorías, que se llevan a cabo después de la expiración del certificado anterior pueden tener dos enfoques distintos:








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1 must be calculated. If the stage 1 audit is not needed there can be a reduction up to 30% of the man-day effort which is basis for the calculation of the audit. In this case the validity of the new certifi-cate begins with the date of certification decision and ends 3 years after validity of the old certificate. The due date will remain the same as in the previous cycle.

- de Re-certificación ó - una nueva certificación.

En ambos casos deberán calcularse de acuerdo con las reglas de una certificación inicial. Opción 1) Auditorías de Re-certificación: Después de que expira la fecha del certificado y dentro de los 6 meses posteriores (4 meses para la realización con entrega documentación + 2 para la toma de decisión) a la fecha de expiración del certificado. Si hay cambios significativos, se deben considerar los cambios en el sistema de gestión y los resultados de auditorías anteriores, para calcular el tiempo para la etapa 1. Por el contrario, si no se necesita la auditoría de la etapa 1, puede aplicarse una reducción de hasta el 30% del tiempo de jornadas de auditoria. En este caso, la validez del nuevo certificado tendrá que comenzar con la fecha de la decisión de certificación y termina 3 años después de validez del certificado anterior. La fecha de Due Date, seguirá siendo la misma que en el ciclo anterior, manteniendo la antiguedad. Opción 2) Auditorías Certificación Inicial después de que expire la fecha del certificado: Se deberán realizar como una CA inicial (certificación inicial, con tiempos de CA, oferta de CA, firmar un nuevo contrato, contract review, informes de CA, etc.)








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Nota: Se pierde la antigüedad y comienza un ciclo nuevo. El antiguo número de certificación puede ser usado para este nuevo certificado. Dentro de los 6 meses posteriores a la fecha de expiración del certificado, en general, se espera que un sistema de gestión este preparado para la etapa 2 (NO se necesita realizar Etapa I). Para fecha de auditoría de certificación mayor de 6 meses, se debe realizar siempre con las dos etapas.

VDA 6.4 VDA 6.4 For VDA 6.4 requires at least one construction site audit to be conducted during each certification and recertifica-tion audit and in connection with one of either of the sur-veillance audits. Ver document original en versión inglés o alemán en Masterfile VDA

The timing of the construction site audit shall be agreed with the organization in advance and must be planned within the following time windows: Certification audit: + 30 days Recertification audit: - 120 days / + 30 days Surveillance audit: FU1 - 90 days until FU2 + 90 days

AZAV Trägerzulassung: Es gelten die oben beschriebenen Regeln wie bei ISO 9001 Maßnahmenzulassung: Jährliche Überwachung, basierend auf Stichprobenprüfung Trägerzulassung: The requirements for ISO 9001 (see above) are relevant. Maßnahmenzulassung: Annual surveil-








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lance, based on sampling.

Decisión sobre la certificación para audito-rías / certification decision for audits

Plazos time limits


Decisión sobre certificación para normas, excepto aeronáuticas / certification decision for standards except aerospace Auditorías sin desviación(es) Audits without nonconformity(ies)

Due date + 2 meses Due Date + 2 months

Decisión sobre certificación para normas, excepto aeronáuticas / certification decision for standards except aerospace Auditorías con desviación(es) Audits with nonconformity(ies)


En el caso de NC Mayores: En el caso de CA (Certificacion Inicial) Si no se puede verificar la implementación de las correc-ciones y acciones correctivas de una no conformidad mayor en los 6 meses desde el último dia de etapa 2, debe realizarse otra auditoria de etapa 2 antes de reco-mendar la certificación. En el caso de RA (Renovación): Para todas las NC Mayores, la EC fija plazos para la implementación de correcciones y plan de acciones co-rrectivas (PAC). Estos PAC´s deben implementarse y verificarse antes de la expiración de la certificación y según los plazos establecidos en el apartado “ Pre-








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sentación de desviaciones (Acciones Correctoras)”

Sólo sector aeronáutico / only aerospace: sin / con desviación(es) (aeronáutica): without / with nonconformity(ies) (aerospace)


EN 9100ff. Zertifizierungsentscheidung für CA und SA bei Luftfahrt / certification decision for CA and SA for aerospace: Audits ohne undmit Abweichung(en) einschließlich Freigabe des Audits in der OASIS DB durch den BDLI Audits without and with nonconformity(ies) including release of the audit in OASIS DB by BDLI :

EN 9100 et seq. Letzter Audittag + max. 90 Tage Last auditday + max. 90 days

Decisión de certificación para los casos de audi-torías de re-certificación sin gap Certification decision for re-certification audits for continuity certificates without gap

End of validity of certificate -3/+0 months Note: The validity of the sequence certificate starts with the date of invalidity of the “old” cer-tificate Final de la validez del certificado -3/+0 meses Nota: La validez del siguiente certificado em-pieza al día siguiente de la fecha de expiración del antiguo certificado.

Decisión de certificación para los casos de audi-torías de re-certificación con gap (excluidos EN 9100ff) Certification decision for re-certification audits for certificates with gap (excluded for EN 9100et. seq.)

End of validity of certificate +3 months Note: The validity of the certificate starts with the date of release and ends 3 years after ex-piring date of the “old” certificate (Exception AZAV; Trägerzulassung 5 years; Maßnahmenzulassung not relevant)








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El final de la fecha de validez del certificado + 3 meses. Nota: La validez del certificado empieza con la fecha de toma de decisión y termina +3 años después de la anterior validez del certificado.

EN 9100 ff.: OASIS DB Pflege nach einer Zertifizierungsentscheidung EN 9100 et seq.: Update OASIS DB after a certifica-tion decision.

Bei Audits, die eine Zertifizierungsentscheidung enthalten, ist der TRCert OASIS-Administrator dafür verantwortlich, die erforderlichen Daten innerhalb von 30Tagen nach dem Ausstellungsdatum des Zertifikates in die OASIS Datenbank einzupflegen. For audits involving a certification decision, the TRCert OASIS Administrator is responsible for the input of the required data into the OASIS database within 30 days after the certificate issue date.

Presentación de desviaciones (Acciones Correctoras / submission of non-conformities

Plazos time limits

Presentación de desviaciones: submission of nonconformities Einreichung von Abweichungen: submission of nonconformities (Excluded for EN 9100ff)

Due date + 3 meses Due date + 3 months In case of conducting a recertification audit (RA) the validity period of certificate fixes the exact time limit (ensure on time certification decision) En el caso de auditorías de recertificación (RA)

IMPORTANTE para los Auditores Líderes El plazo máximo para la presentación de las acciones correcti-vas por parte del cliente es de 60 días naturales, desde el último día de la auditoría on site. Si no se puede verificar la implementación de las correcciones y acciones correctivas antes de los 90 dias naturales a contar desde el último día de la auditoria (Etapa 2 ó RA), se propon-drá realizar al cliente una visita extraordinaria - con su coste adicional según las Condiciones de Contratación - en los 60 días naturales siguientes como máximo, a fin de verificar el








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la fecha de validez del certificado fija la fecha límite (asegurando que la decisión de certifica-ción se tome a tiempo)

cierre de las correcciones y acciones correctivas. Una vez realizada la visita, y si su resultado es satisfactorio, se procede-rá a la recomendación de la certificación/renovación. Si en los 6 meses posteriores al último día de la auditoría de la Etapa 2, no es posible verificar lo indicado en el apartado ante-rior, se debe realizar otra auditoría de Etapa 2 antes de reco-mendar la certificación. En el caso de las auditorías de Recertificación (RA) la fecha límite para la entrega de las acciones correctivas al auditor líder, debe-rían ser como mínimo 3 semanas antes de la expiración de los certificados, con el fin que estas acciones se verifiquen antes de la expiración del certificado actual.

VDA 6.x – Nonconformity management and decerti-fication process Ver document original en versión inglés o alemán en Masterfile VDA

All required steps to close a nonconformity have to be closed within 90 days after the last audit day. If this is not evident the decertifica-tion process has to be initiated, see procedure “Decertification process VDA 6.x”.

EN 9100ff.: Abweichungsmanagement EN 9100ff.: Management of non-conformities

Bei Nichtkonformitäten, die eine Sofortmaßnahme erfordern, müssen die Korrekturen innerhalb von 7 Tagen nach Abschluss des Audits erfolgt sein. Nach weiteren 14 Tagen muss eine Einigung mit dem Lead-Auditor über die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen erfolgt sein. Bei allen anderen Nichtkonformitäten muss die geplante Korrekturmaßnahme max. 30 Tage ab Ende des Vor-Ort-Audits dem Lead-Auditor zur Bewertung der Wirksamkeit zugeschickt werden. Die Zertifizierungsstelle leitet den Prozess der Aussetzung ein, wenn die








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Organisation nicht innerhalb von 60 Tagen nach Ausstellung der Nichtkonformität nachweisen kann, dass die Konformität mit der Norm wieder hergestellt ist. Sobald dieser Sachverhalt eintritt, verläuft der Prozess wie folgt: Der Lead-Auditor informiert unverzüglich die Zertifizierungsstelle (Reviewer und Project Koordinator Luftfahrt), die den Kunden dann schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung in Kenntnis setzt. Das Zertifikat wird daraufhin sowohl in der OASIS Datenbank als auch in der internen Datenbank vom Project-Koordinator Luftfahrt suspendiert. In case of non-conformities which require a containment action the corrections must be made within 7 days after the end of the audit. After another 14 days, an agreement on the effectiveness of the corrective actions must have been done with the lead auditor. For all other non-conformities, the planned corrective action must be sent to the lead audi-tor max. 30 days after the end of the on-site audits to evaluate the effectiveness. The certifi-cation body shall initiate the process of suspen-sion, if the organization is unable to prove, within 60 days of the issue of non-conformity that the conformity with the norm is restored. Once this situation occurs the process is as follows: The lead auditor shall immediately inform the certification body (Reviewer and








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Project Coordinator Aerospace), which informs the customer in writing about the suspension of certification. The certificate will be suspended in the OASIS database and in the internal database by the Project Coordinator Aerospace.








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30 Plazos para la emisión de cartas de escalación (que serán emitidas por el jefe de pro-

yecto/ centros certificadores) / vistas en ZQB Points in time for escalation letters (to be issued by project controller/certification of-fices) / corresponding views in ZQB

Momento Point in time

Criterio de ZQB View in ZQB

Carta Letter


Aclaración: El incumplimiento de los plazos de auditoría supo-ne la SUSPENSIÓN automática de la certificación. Se informará al cliente que durante el tiempo que dure la suspensión no puede hacer uso de su con-dición de certificado a través de las cartas corres-pondientes

Due date 1ª FU después de CA (no se ha anotado ninguna fecha de auditoría o no se ha realizado una audi-toría) Due date 1. FU after CA (no audit date entered or no audit per-formed)

„Admin / Escalation Proce-dure / open surveillance audits“ / by cert office

Carta de retirada de certificados debido a la falta auditoría de se-guimiento. „Escalation letter for withdrawing of certificates due to a missing sur-veillance audit” Nota: Para la suspensión resulta irrelevante que el culpable del in-cumplimiento del plazo sea el clien-te o el certificador. Note: For the withdrawal, it is irrele-vant whether the exceeding of the due date was caused by the client

Aclaración:








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or by the certification body. Las cartas las prepara el centro de certificación quien las entrega a planificación para su envío al cliente. La frecuencia de envío de cartas es mensual. Para la mejor operatividad del centro de certifica-ción, las cartas se anexarán a ZQB 1 ó 2 veces al año coincidiendo con las contrataciones extraordi-narias y periodos de menos trabajo. Siempre coin-cidiendo con los meses previos a las auditorías internas y externas. Mientras tanto estas cartas se guardan en el servidor certifi-ca/calidad/anulaciones/mes. El control de las empresas que se encuentran en estas circunstancias se realiza a través de los lis-tados periódicos de escalación que prepara el centro de certificación.

Due date + 1 mes otras distintas CA (no se ha anotado una fecha de audito-ría ni se ha realizado una auditoría) Due date + 1 month other SA (no audit date documented or audit not yet conducted)

„Admin / Escalation Proce-dure / open surveillance audits“ / by cert office

“Escalation letter for withdrawing of certificates due to a missing surveil-lance audit” Nota: Para la suspensión resulta irrelevante que el culpable del in-cumplimiento del plazo sea el clien-te o el certificador. Note: For the withdrawal, it is irrele-vant whether the exceeding of the due date was caused by the client

Aclaración: Las cartas de suspensión las prepara el centro de certificación quien las envía al cliente. Anexa estas cartas escaneadas en ZQB conforme se indica en el procedimiento. Durante la revisión formal, el centro de certificación revisa que tales cartas se encuentran anexadas en ZQB. Las cartas las firma el responsable del centro de certificación.








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or by the certification body. El proceso descrito es equivalente tanto para sus-pensiones forzosas como voluntarias

Fin de la validez / RA Auditoría de renovación (no se ha anotado una fecha de audito-ría o no se ha realizado una auditoría) End of validity / RA (no audit date entered or no audit per-formed)

Comunicación a los clientes de que se necesita una programación a tiempo (incluida en ofertas en caso de TR Cert) Information to customer, that timely scheduling is necessary (enclosed in offers at TR Cert)

A fin de potenciar la aceptación en tiempo de ofer-tas de renovación para evitar que caduquen, se envía una carta de aviso con antelación anterior a validez-3 meses por parte de comercial El centro de certificación prepara listado periódicos advirtiendo de auditorías próximas a caducar en los próximos 4 meses

Plazos para cartas escalación (que serán creadas por jefe de proyecto/ centros certificadores) / criterios correspondientes de ZQB Points in time for escalation letters (to be issued by project controller/certification offices) / corresponding views in ZQB

Momento Point in time

Criterio de ZQB View in ZQB

Carta Letter

Realización de auditoría con desvia-ciones Due date + 2 meses (aún no se han recibido las acciones correctoras) -> Carta del auditor jefe / centro auditor Audit performance with nonconformi-ties Due Date + 2 months (nonconformities not yet received) -> Letter by Lead Auditor / auditing office

„Letter concerning missing correc-tive actions on the part of the cus-tomer“ (to be issued by Lead Audi-tor/auditing office)

EN 9100 Auditdurchführung mit Abweichungen, Letzter Audittag + 50 Tage, (noch kein Nachweis eingegangen, dass die Organisation, die Konformität mit der

„Eskalationsschreiben fehlende Korrekturmaßnahmen durch den Kunden“ (durch Auditor/auditierende Stelle zu versenden)








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Norm wieder hergestellt hat) -> Schreiben durch Auditleiter auditierende Stelle/ an die Organisation. EN 9100 Audit performance with nonconformities: Last audit day + 50 days (still no proof that the conformity with the norm is re-stored by the organization) -> Letter by lead auditor/ auditing office to the organization.

„Letter concerning missing correc-tive actions on the part of the cus-tomer“ (to be issued by Lead Audi-tor/auditing office)

40 Plazo y contenido para recordatorios desde ZQB /

Points in time and content for reminder from ZQB Momento Point in time

Recordatorio Reminder

Texto Text


Due date FU –2 meses (no se ha anotado todavía una fecha de audito-ría o la fecha de auditoría es demasiado tardía) Due Date SA –2 months (no audit date entered yet or audit date too late)

1º recordatorio al auditor first reminder to auditor

La auditoría de seguimiento se tiene que realizar a su debido tiempo. The surveillance audit must be per-formed in due time.

Due date FU –1 mes (no se ha anotado una fecha de audito-ría o no se realizó la auditoría) Due Date SA –1 month (no audit date entered yet or audit date too late)

2º recordatorio al auditor second reminder to auditor

La auditoría de seguimiento se debe realizar a su debido tiempo; con indica-ción de las consecuencias. The surveillance audit must be per-formed in due time; referring to conse-quences.








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Due date + 2 meses FU1 después de CA (no se ha anotado una fecha de audito-ría o no se realizó la auditoría) Due Date + 2 month SA1 after CA (no audit date entered or audit not performed)

Infomail al auditor info mail to auditor

La auditoría de seguimiento no se realizó a su debido tiempo con indica-ción de las consecuencias. Se sus-pende el certificado. The surveillance audit was not per-formed in due time referring to conse-quences. Certificate was set invalid.

Due Date + 3 meses, otras distintas CA (no se ha anotado una fecha de audito-ría o no se realizó la auditoría) Due Date + 3 month other SA (no audit date entered or audit not performed)


La auditoría de seguimiento no se realizó a su debido tiempo con indica-ción de las consecuencias. Se sus-pende el certificado. The surveillance audit was not per-formed in due time referring to conse-quences. Certificate was set invalid.








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Mensajes, plazos y contenidos para recordatorios desde ZQB Points in time and content for reminders from ZQB Momento Point in time

Recordatorio Reminder

Texto Text

Due date RA – 3 meses (no se ha anotado todavía una fecha de auditoría o la fecha de auditoría es de-masiado tardía) Due Date RA – 3 month (no audit date entered yet or audit date too late)

1º recordatorio al auditor first reminder to auditor

La auditoría de renovación debe realizarse en los 3 meses siguien-tes. The repeat audit should be per-formed within the next 3 months

Due date RA – 2 meses (no se ha ano-tado todavía una fecha de auditoría o la fecha de auditoría es demasiado tardía) Due Date RA – 2 month (no audit date entered yet or audit date too late)

2º recordatorio al auditor second reminder to auditor

La auditoría de renovación debe realizarse dentro del mes siguiente, indicando las consecuencias. The repeat audit should be per-formed within the next month refer-ring to consequences.

Fin de la validez de RA + 3 meses (no se ha anotado una fecha de audito-ría o no se realizó la auditoría) End of validity RA + 3 month (no audit date entered or audit not per-formed)


La auditoría de renovación no se realizó a su debido tiempo indican-do las consecuencias (fin de la validez). The repeat audit was not performed in due time referring to conse-quences (end of the validity of the certificate)

Para acreditación ENAC En RA: aplica + 0 meses








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Nº Explicación Explanation Aclaración, modificación y/o adición de requisi-tos para la aplicación local en España

50 Planificación a tiempo de auditorías de segui-miento y de renovación Como filtro sirve en las notas ZQB el criterio "Main / Audit planning / certification office / month."

Timely planning of surveillance and repeat The ZQB notes view "Main / Audit planning / certifi-cation office / month" serves as filter.

60 Cartas informativas Las cartas informativas concernientes al venci-miento (suspensión o cancelación) serán creadas y enviadas por los centros certificadores o jefe de proyecto correspondientes. Después de la firma, se escanearán y se añadirán al expediente en la mascara “notification” Como filtro sirve en la ZQB la vista „Admin / Escalation Procedure / info letter to client“

Information letters The information letters concerning the upcoming audits are issued and sent by the certification bod-ies or project controller. After they are signed they are scanned and added to the project under "notifi-cation". In ZQB notes the following view serves as filter. „Admin / Escalation Procedure / info letter to client“

Aclaración: Las cartas de cancelación las prepara el centro de certificación quien las envía al cliente. Anexa estas cartas escaneadas en ZQB conforme se indica en el procedimiento. Durante la revisión formal, el centro de certificación revisa que tales cartas se encuentran anexadas en ZQB. Las cartas las firma el responsable del centro de certificación. El proceso descrito es equivalente tanto para can-celaciones forzosas como voluntarias.








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70 Retirada o Cancelación En particular, el certificado se retirará si:

no se realizó una auditoría de seguimiento a su debido tiempo y no se aceptó la sus-pensión;

las desviaciones no se cerraron a su debi-do tiempo y no se aceptó la suspensión;

no se realizó el cierre de auditoría a su de-bido tiempo y no se aceptó la suspensión;

vence el plazo para una suspensión y no se ha eliminado la causa de la suspensión.

Carta de cancelación Sirve la vista ZQB „Admin / Escalation Procedure / open FUs/RAs“ El jefe de proyecto / centros certificadores perti-nentes crearán y enviarán las cartas de cancela-ción después de una decisión de certificación ne-gativa. En ello también podrá implicarse el gremio de certificación de TR Cert. Antes del envío de la carta de cancelación, el cen-tro director / centro certificador tomará contacto con Ventas, para que este departamento intente salvar el proyecto de certificación si fuese posible (generalmente, tras consultar con el auditor co-rrespondiente). Después del envío de la carta de cancelación, el jefe de proyecto / centro certificador

Withdrawal The certificate is to be withdrawed in particular, if

a surveillance audit is not conducted within the time limits and a suspension was not accepted

nonconformities are not closed within the time limits and a suspension was not ac-cepted

audit is not released within the time limits and a suspension was not accepted

Letter of withdrawal. In ZQB notes the following view serves as filter „Admin / Escalation Procedure / open FUs/RAs Letters of withdrawal after the negative certification decision are issued and sent by the respective project controller/deputy certification office manag-er. Therefore the certification board of the TR Cert can be involved. Before withdrawal letters are sent out, the certifica-tion body must contact the sales department so that the sales department can attempt to save the certification project (normally in close coordination

Aclaración: Normalmente se avisará al responsable de zona correspondiente. La no realización en los plazos fijados del proceso de toma de decisión será motivo de retirada o cancelación del certificado. Donde dice „Certification Borad“ es en España “Comité de Certificación”








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informará a Ventas. Dependiendo del encargado, en las cartas de can-celación se aplicarán las siguientes reglas de fir-ma: - Creación por jefe de proyecto/ centros certifica-

dores: firma del jefe de proyecto y el director sectorial TR Cert / Centro de certificación.

La carta de cancelación firmada se escaneará antes de su envío y se añadirá a la auditoría en ZQB en el contenedor “Notificación“ („Withdrawal letter to client“). La auditoría se tendrá que “cancelar“ y, a conti-nuación, “cerrar“ (véase la figura 1). En el contenedor de auditoría en ZQB se registrará quién envió la carta de cancelación y cuándo lo hizo (véase la figura 2). Tanto el certificado como los subcertificados se „cancelarán“ en ZQB (véase la figura 3).

with the respective auditor). After the withdrawal letter has been sent, the project control-ler/certification body must inform the sales depart-ment. Depending on the originator the following rules for the signature apply for the letters of withdrawal: - issue by project controller/certification office:

signature by project controller and industry manager TR/deputy certification office manager

The signed letter of withdrawal must be scanned before dispatch and must be added to the audit in the ZQB in the container "Notification" ("Withdrawal letter to client"). The audit must be cancelled and closed (see figure 1). It must be recorded in the ZQB audit container, who sent the letter of withdrawal at what date (see figure 2). The certificate as well as sub-certificates, if appli-cable, must be cancelled in ZQB (see figure 3).

Las cartas de cancelación las firma Dirección Téc-nica y/o Dirección del Area CSG.








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70a

VDA, ver procedimiento original en masterfile

Application of the decertification process VDA 6.x The decertification process has to be applied in case the rules to maintain the VDA 6.x certificate supplement are violated. The procedure describes the suspension and following reinstatement or withdrawal, respectively cancellation of the VDA 6.x certificate supplement, see procedure “Decerti-fication process VDA 6.x”

70b Aktualiserung OASIS DB bei Verlust eines Zertifikates gem. EN 9100ff durch Entzug Nach Entzug eines Zertifikates muss die OASIS Datenbank vom TRCert OASIS Administrator innerhalb von 14 Tagen aktualisiert werden, um Änderungen im Zertifizierungsstatus einer Organisation zu reflektieren. .

Update of OASIS DB in case of loss of Certifi-cate according to EN 9100ff due to withdrawal After suspension or withdrawal of a certificate the OASIS database has to be updated by TRCert OASIS Administrator. This shall be performed with-in 14 calendar days to reflect any change in an organization’s certification status.

80 Obtención de un nuevo certificado después de la retirada o cancelación: En los 6 meses siguientes a la fecha de suspen-sión (en caso de suspensión por no haber realiza-do una auditoría de seguimiento, la fecha de can-celación será la due date de la auditoría de segui-miento) se podrá realizar la auditoría requerida, incluida la decisión sobre la certificación, con la misma documentación y la misma cantidad de días-auditor que una auditoría de renovación. El nuevo periodo de vigencia del certificado co-

Issuing a new certificate after withdrawal Within 6 months up to the withdrawal date of the certificate (in case of a not performed surveillance audit, the withdrawal date is the DueDate of the surveillance audit) a audit may be conducted with the same documentation and amount of auditor time as a repeat audit, as long as the certification decision is drawn within the 6 month. The new validity of the certificate begins with the date for the positive certification decision and ends latest 3

Para ENAC, ISO 9001/14001/OHSAS 18001/ No se permite ningún tipo de suspensión autoriza-da para las renovaciones que superen la fecha de validez. En este caso se deberá iniciar un proceso nuevo de certificación inicial, y procederá del siguiente modo: - deberán procesarse como una CA (certificación

inicial, con tiempos de CA, oferta de CA, firmar un nuevo contrato, contract review, informes de CA, etc.








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menzará en la fecha de la decisión de certificación positiva y terminará a más tardar 3 años después de la due date de la última auditoría de seguimien-to (posiblemente no realizada). Esta due date se utilizará también para el nuevo certificado. El número de certificado anterior podrá utilizarse otra vez para el nuevo proceso. En el caso de que se tome una decisión de certifi-cación pasados 6 meses desde la fecha de retira-da, habrá que realizar una auditoría de certificación (documentación y cantidad de días-auditor para una auditoría de certificación). El número de certificación anterior se podrá usar otra vez para el nuevo proceso.

years after the end of the DueDate of the last (pos-sibly not performed) surveillance audit. This DueDate is used for the new certificate too. The former certification number can be used for the new certificate. In case of the certification decision is drawn more than 6 months after the withdrawal date, a certifica-tion audit (documentation and amount of auditor time as a certfication audit) has to be conducted. The former certification number can be used for the new certificate.

- se pierde el histórico del tiempo que llevaba certificado (ó fecha de emisión inicial)

- se inicia un nuevo ciclo de certificación y se determina un nuevo due date, que será la fecha de la última auditoria realizada,

- se puede mantener el Nro. del certificado. - Para fecha de auditoría de certificación mayor

de 6 meses, se debe realizar los dos etapas

Nº Explicación Explanation Aclaración, modificación y/o adición de requisi-

tos para la aplicación local en España 90 Suspensión

El gremio de certificación de TRCert decidirá la suspensión de certificaciones por un máximo de 6 meses en los casos mencionados en el capítulo 9.6.2 de la ISO 17021 Causas para una suspensión Las causas que pueden dar lugar a una suspen-sión el proceso deberán ser graves. Han de justifi-car por qué no es posible auditar el sistema de gestión en el marco de tiempo programado. A los

Suspension The certification board of TRCert decides on the suspension of certifications for a maximum of 6 months if one of the reasons mentioned in ISO 17021 applies. Reasons for suspension The reasons which lead to a suspension of the procedure should be serious. They should justify why the management system can't be audited in the scheduled time-frame. In terms of a certification

Modificación: En España esta función la realiza el Comité de Certificación para expedientes con acreditación ENAC. Ver 9.6.5 de la ISO 17021:2015








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efectos de una certificación, el centro certificador tiene que suponer siempre que el sistema de ges-tión, independientemente de la situación, por ejemplo también en períodos de dificultad financie-ra o en caso de reestructuraciones, etc., se man-tendrá y, por tanto, puede auditarse también en cualquier momento. Pueden ser causas graves:

- Incendio u otras catástrofes naturales - Fallecimiento del gerente (en pequeñas

empresas) - Caída del TI - Parada de la producción o de procesos - Jornadas de trabajo reducidas y funciona-

miento limitado (en un escenario de crisis económicas)

Solicitud de suspensión La solicitud de suspensión la presentará informal-mente el centro director / centro certificador com-petente y tendrá que entregarse, como más tarde, 1 mes antes de la due date. En el escrito se debe indicar lo siguiente:

- Número de certificación - Validez del certificado - Tipo y due date de la siguiente auditoría - Duración deseada de la suspensión

the certification body must always assume that the management system, regardless of the situation, e.g. also in case of financial shortages or reorgani-zations, is maintained and can be audited at any time. Serious reasons may be: fire or other natural disasters the general manager has died (in case of minor companies) the IT has crashed stop of production or processes short-time work and reduced business (only with the background of global economy crises ) Application for suspension The application to the certification board must be in writing and has to be provided latest until 1 month before Due Date by the responsible certification office. In the writing the following informations are to be given:

- certification number - validity of certificate - kind and duedate of the next audit - requested duration of the suspension

Aclaración ENAC o esquemas sin acreditación: La gestión y evaluación se realiza de forma equiva-lente a la descrita para la solicitud de prórroga de la certificación.








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- Nueva fecha de auditoría acordada - Causa de la suspensión

En el caso de suspensiones por deseo del cliente, se adjuntará a la solicitud el correspondiente escri-to del cliente en el que se mencione la causa de la suspensión, así como el tiempo de suspensión que se desea. En especial, en el caso de que la audito-ría no se realice en el tiempo debido, se indicará cuándo se prevé que podrá realizarse la auditoría. El proceso de cómo enviar una solicitud al comité de certificación se describe en el proce-dimiento de toma de decisiones para la certifi-cación Duración de la suspensión, comunicación al centro certificador / centro director La suspensión comenzará en la fecha en que se haya producido la causa de la suspensión, es de-cir, por ejemplo, coincidiendo con el fin del plazo de carencia para realizar la auditoría. La suspensión terminará en la fecha fijada por el equipo de certificación. El equipo de certificación podrá acordar una sus-pensión de hasta de 6 meses como máximo.

- new scheduled audit date - reason for the suspension

In case of a suspension requested by the client, an writing of the client has to be attached which gives information about the reason for the suspension and the requested duration of the suspension. Especially in case of conducting audit not in time, a planned audit date must be specified. The process how to send an application to the certification board is described in the procedure for certification decision. Duration of suspension, Information to the cer-tification office/project controller The suspension begins with the incidence of the suspension reason, e.g. with the end of time limits for audit conducting. The suspension ends with the expiring date fixed by the certification board. The certification board can terminate a suspension almost up to 6 month. In place of the certification board the following








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En lugar del gremio de certificación, las siguientes personas están habilitadas para tomar decisiones sobre las suspensiones:

- Director / Directora del centro certificador (TR Cert)

- Gerente de TRCert GmbH La decisión relativa a la suspensión se documenta-rá en el acta de las reuniones del equipo de certifi-cación y se distribuirá junto con ella al centro certi-ficador / centro director correspondiente. UNE 66102: Operativa de comunicación a autoridad competente en los casos de retirada certificado según RD 125/2017, artículo 9, punto 6. Información a la empresa sobre la suspensión El centro certificador / centro director responsable habrá de informar a la empresa sobre la suspen-sión (véase el formulario “Escrito de confirmación de la suspensión“). El escrito deberá contener lo siguiente:

- Información de que el certificado no es vá-lido durante el período de suspensión y de que se deberán omitir la publicidad y el uso de logotipos que incluyan el certifica-do.

persons are authorized to decide about suspen-sions:

- Head of the certification office (TR Cert)

- Managing director of TRCert GmbH The decision of the suspension has to be docu-mented in the minutes of the certification board and will be distributed with this to the relevant certifica-tion office/process controller. Information of the client about suspension The client has to be informed about the suspension by the responsible certification office / process controller (see form sheet “Confirmation of suspen-sion”). The writing has to contain:

- Information, that the certificate is not valid during the period of suspension and that relating advertising and use of the logo is forbidden

- Starting date of suspension

Aclaración ENAC o esquemas sin acreditación. La suspensión dura un máximo de 6 meses desde la fecha de due date. Después se procede a la cancelación. El control se realiza a través de los listados perió-dicos de escalación. Las decisiones las toma el comité de certificación








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- Fecha del inicio de la suspensión. - Fecha del fin de la suspensión. - Las etapas y las fechas que se han de

cumplir para conseguir que el certificado vuelva a ser válido.

- El centro director / centro certificador pondrá el certificado en „suspenso“ en ZQB. Se introducirá el correspondiente texto informativo en el contenedor de certificados de ZQB. La correspondencia con el cliente se depositará en el contenedor "Notifica-ción". Decisión sobre la cancelación de la suspensiónEl centro certificador / centro director decidirá a más tardar a la expiración de la suspensión sobre los procedimientos siguientes:

- Después de eliminada la causa de la sus-pensión y de la verificación positiva por parte del centro certificador / centro direc-tor, el certificado expedido anteriormente volverá a ser válido con el período de vali-dez anterior. La verificación positiva se do-cumentará en ZQB en el certificado y en el contenedor de la auditoría correspondien-te.

- Si no se realiza una auditoría pendiente,

- Expiring date of suspension - The steps and deadlines which have to be

followed to set the certificate valid again The certificate has to be set to "suspended" in ZQB by the certification office / project controller and a remark about the suspension hast to be put in ZQB certificate container. The correspondence has to be deposit in the Container "Notification". Decision of removal of suspension The certification office / project controller decides latest with expiring of the suspension about the following actions.

After elimination of the reason for post-ponement and positive review by the certi-fication office/project controller the certifi-cate already issued is valid with the former validity period. The positive review has to be documented in the ZQB in the certifi-cate and in the relevant audit container.

If no audit has been conducted including certification decision in between the maxi-mum time frame for postponement of 6

Aclaración : El centro de certificación se encarga de la informa-ción al cliente.








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incluida la toma de decisión sobre la certi-ficación, dentro del período máximo de suspensión de 6 meses, habrá que retirar el certificado (véase arriba el nº 70). En casos excepcionales extremos, se podrá decidir en el equipo de certificación sobre otra prórroga de la suspensión. La corres-pondiente solicitud, junto con las justifica-ciones, tendrán que recibirse en el equipo de certificación al menos 1 mes antes del vencimiento del plazo de suspensión fija-do.

month, the certificate must be withdrawed (see above No. 70). In very exceptional cases an extension of the suspension might be accepted by the certification board. The certification board should re-ceive the application for extension includ-ing reasons at least 1 month before the suspension period ends.

90a VDA 6.x: (Siehe unter Nr. 70 VDA 6.x) VDA 6.x: (See under No. 70 VDA 6.x) 90b Aktualisierung OASIS DB bei Verlust eines

Zertifikates gem. EN 9100ff durch Aussetzung Nach Aussetzung eines Zertifikates muss die OASIS Datenbank vom TRCert OASIS Administrator innerhalb von 14 Tagen aktualisiert werden, um Änderungen im Zertifizierungsstatus einer Organisation zu reflektieren. .

Update of OASIS DB in case of Loss of Certifi-cate according to EN 9100ff due to suspension After suspension of a certificate the OASIS data-base has to be updated by TRCert OASIS Adminis-trator. This shall be performed within 14 calendar days to reflect any change in an organization’s certification status.

Nº Explicación Explanation Aclaración, modificación y/o adición de requisi-

tos para la aplicación local en España 100 Procedimiento en casos de “fuerza mayor”

Casos de fuerza mayor, (ej. Desastres naturales, politicas, guerras, ) con efectos devastadores en la

Procedure for cases of "force majeure" Cases of "force majeure" (e.g. natural disasters, political unrest, wars) have devastating effects on

No son de aplicación estos casos de “fuerza mayor” en aquellas auditorias de RA que no se hayan aprobado, antes de la validez del certifi-cado anterior.








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gente y las compañias en areas afectadas. Los viajes a las áreas afectadas con severidad pueden ser limitados o aún imposible desde hace algún tiempo. Por lo tanto, puede ser asumido que TRCert GmbH y las empresas afectadas son in-capaces de realizar actividades de seguimiento En tales casos donde las actividades de vigilancia no pueden ser realizadas TRCert GmbH va a : - juntos con la dirección y el jefe del centro de

certificación determinan planes de acción para las empresas afectadas e informarán a estas empresas de los planes de acción.

- efectuar un cambio, que debe ser adecuado para la situación de la empresa, del programa de seguimiento conforme a los proyectos de acción de TRCert GmbH.

- asegurar que cualquier desviación de las exi-gencias de acreditación y los procedimientos estándar de TRCert GmbH es explicada y do-cumentada.

- el seguimiento o actividades de recertificación conforme a la acción decidida se planifican en cuanto la situación en las áreas afectadas per-mitan esto.

many people and companies in the affected areas. Traveling to the affected areas can be severely limited or even impossible for some time. There-fore, it can be assumed that TRCert GmbH and the affected companies are unable to perform upcom-ing surveillance activities. In such cases where surveillance activities cannot be performed TRCert GmbH shall:

- together with the management and the head of the certification body determine action plans for the affected companies and inform these com-panies of the action plans.

- effect a change, which must be adequate for the company's situation, of the regular surveillance plan in accordance with the action plans of TRCert GmbH.

- ensure that any deviation from the accreditation requirements and the standard procedures of TRCert GmbH is explained and documented.

- resume surveillance or recertification activities in accordance with the determined action plans as soon as the situation in the affected areas al-lows this.

110 Adelanto de la auditoría de seguimiento y reno-vación Si la auditoría de seguimiento se realiza antes de

Advancing surveillance and re-certification audits and Due Dates If a surveillance audit is performed with the audit








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3 meses de la due date, la validez del certificado se acorta y la due date se adelanta acorde con la nueva fecha de la auditoría de seguimiento. Por lo tanto, se deben emitir nuevos certificados de forma inmediata Ejemplo: Hasta ahora DD (due date): 15.08.; validez del certificado hasta el 03.11.2013 Fecha de FU1: 01.02.2011 (6 meses y 14 dias antes del DueDate) => deviacion sobre el período de tolerancia es 3 meses y 14 dias En el futuro: DD: 01.05.; validez del certificado hasta 20.07.2013 Si se realiza una auditoría de renovación en lugar de una aduitoría de seguimiento, se establece como nueva due date la fecha del último día de la auditoría de renovación. La fecha de validez del nuevo certificado coincide con la fecha de la toma de decisión y finaliza 3 años después a contar desde la fecha del último día de la auditoría más un máximo de 3 meses. Si se realiza una auditoría de renovación hasta 3 meses antes de que finalice el periodo de validez del certificado, la due date puede modificarse por la fecha del último día de la auditoría de renova-ción. La validez del certificado no puede ser supe-rior a 3 años a contar desde la fecha de toma de

days of a surveillance audit more than three months before the Due Date, the validity of the certificate is shortened by this time and the Due Date is advanced accordingly . Therefore, new certificates must also be issued immediately. Example: until now: DD: 15.08.; validity of certificate until 03.11.2013 audit date FU1: 01.02.2011 (6 month and 14 days before DueDate) => deviation to the tolerance time is 3 month and 14 days in future: DD: 01.05.; validity of certificate until 20.07.2013 If a re-certification audit is performed instead of a surveillance audit, the new Due Date is set to the last day of this re-certification audit. The certificate validity period (max. three years) starts with the release date and ends after three years plus three months after the last audit day at the latest. By performing a re-certification audit up to three months before the end of the certificate validity period, the Due Date can be moved to the last day of this re-certification audit. The Certificate validity period of no more than three years then starts with the release date and ends after three years plus








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decisión hasta 3 años + 3 meses desde el úlitmo día de la fecha de la auditoría.

three months after the last audit day at the latest.

4 Documentos aplicables Applicable documents DAkkS 71 SD 6 024

DAkkS 71 SD 6 039

DAkkS 71 SD 6 024

DAkkS 71 SD 6 039

Carta escalonada para la retirada del certificado debido a la falta de una auditoría de seguimien-to

Escalation letter for withdrawing a certificate due to a missing surveillance audit

Carta escalonada sobre la falta de acuerdo en la fecha para la auditoría de seguimiento

Escalation letter concerning missing termination of the surveillance audit

− Modelo de carta de información − Modelo de carta de suspensión temporal − Modelo de carta de cancelación − Modelo de carta de prórroga de la validez del

certificado − Modelo de Carta de aviso comercial de

renovaciones próximas a caducar − Notas Técnicas pertinentes.

Carta escalonada sobre la falta de acuerdo en

la fecha para la auditoría de renovación Escalation letter concerning missing termination

of the repeat audit

Carta escalonada sobre la falta de medidas correctoras por parte del cliente

Letter concerning missing corrective actions on the part of the customer

Escrito de confirmación de la suspensión Confirmation of Suspension








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VDA 6.x: -Zertifizierungsvorgaben für VDA 6.1, VDA 6.2,

VDA 6.4, auf Basis ISO 9001; 5. Auflage, Sep-tember 2008

-PA „Dezertifizierungsprozess VDA 6.x“

VDA 6.x -Certification Requirements VDA 6.1, VDA 6.2,

VDA 6.4, on the basis of ISO 9001; 5th Edition, September 2008

-Procedure “Decertification process VDA 6.x”

EN 9104-001 für Zertifizierungen gem. EN 9100ff.

EN 9104-001 for certifications according to EN 9100 et seq..

Documents

Gültig ab/ Jürgen Ohligschläger Genehmigt/ Andrea … · Las presentes instrucciones de proceso no inclu-yen un diagrama de flujos, pero sí todas las etapas de proceso, así como