Hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1 Inventarisierung in der Kommune Worauf kommt es an? Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh zu Gast

hallobtf! gmbh / Kai-Inventarisierungstag 2010 / Seite 1

Inventarisierung in der Kommune

Worauf kommt es an?

Matthias Breitenfelderhallobtf! gmbh

zu Gast bei der Arbeitsgruppe "Zertifizierung nsk"der ekom21

Gießen, 17. November 2010


Worüber wollen wir heute sprechen?Inventarisierung in der Kommune – Worauf kommt es an?

• Inventarisierung und AnlagenbuchhaltungIst das nicht das gleiche?

• Wir machen InventurInventur ist viel mehr als Rumlaufen und Piepsen

• Geschichten aus dem Leben eines KühlschrankEin fairer Deal

• Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Ihr Referent & Kai…


Ihr Referent

Matthias Breitenfelder

Diplom-MathematikerGeschäftsführer der hallobtf! gmbh

Die hallobtf! gmbh

Gründung 1992, Sitz Köln

10 hochqualifizierte MitarbeiterBerater, Entwickler, Experten für das kommunale Finanzwesen

• IT-Projekte in der kommunalen Verwaltung

• Kommunale Inventarisierungslösung Kai(Kai kann alles inventarisieren ®)

• Doppik al dente! ® für den kommunalen Gesamtabschluss


KaiKai kann alles inventarisieren ®

Kommunale

Inventarisierungslösung Kai

• Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung

• Im Jahr 2004 entstandenentwickelt mit 18 Pilotkommunen

• Bundesweit in 440 Verwaltungen genutztKommunen, Hochschulen, Behörden

• Bei 13 kommunalen IT-Dienstleisternim Angebot








Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung (1)Ist das nicht das gleiche?

BilanzStadt Musterstadt

Umlaufvermögen

• Sachanlagen…Maschinen, … Betriebs-/Gesch. Ausst.

Anlagevermögen

RAP

Eigenkapital

Sonderposten

Verbindlichkeiten

Rückstellungen

RAP

FehlbetragAnlagen-Nachweis

Der AnlagenbuchhalterKämmerei



Schule

Mobiliar: Tische & Stühle, Tafeln, …

Gegenstände in der Physiksammlung

Musikinstrumente

…

…

mobiles

Vermögen


Ich will Geige lernen!


Schule

Ich Waldhorn

!Ich Querflöte

!

Der Herr Musiklehrer

Musik-Instrumente?

Haben wir denn genügend

Musikinstrumente da?



AnlagenbuchInventarverwaltung

für den Bilanz-Nachweis

für GWG's: nur summarisch

Gesamtheiten(Fest- und Gruppenwerte)

nur Eigentum

Aktivierung nach Rg.-Eingang

zur Bewirtschaftung

Jeder Gegenstand einzeln(mit Ausnahmen …)

auch Fremd-Eigentum(Leasing)

Erfassung bei Lieferung

Durchführung von Inventuren

+

Wichtig: Die Schnittstelle zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch








Wir machen Inventur (1)Warum & wie?

Hessische GemHVO-Doppik §35Inventar, Inventur

Hessische GemHVO-Doppik §36Inventurvereinfachungen

VV zur GemHVO Doppik

Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GOI)Vollständigkeit

Richtigkeit

Einzelerfassung und Einzelbewertung

Nachprüfbarkeit

Klarheit

Wirtschaftlichkeit


Wir machen Inventur (2)Welche Information brauche ich für die Inventur unbedingt?

Mandant

Buchungskreis

Die Inventar-

Nummer

Typ, Untertyp

Inventar-Muster

Standort

Gebäude, Etage, Raum

Org.-Einheit

Bereich

Freifelder,Rubriken

Die Schnittstelle

zum Anlagenbuch

Mengen-einheit


Wir machen Inventur (3)Wie gehen wir vor?

Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung.

Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

relevant ?Ab 150

EUR oder was?



Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch.

Jeden Raum nehmen wir vollständig auf.

Danach melden wir den Raum "fertig".

Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

Raum für Raum für Raum…



Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Ganz wichtig! Wir gehen vom IST zum SOLL. Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-

Bestand abzuarbeiten. Wir nehmen das auf, was wir finden.

Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

Vom IST zum

SOLL

!



Inventur einrichten

Sachplan:• wo?• wessen Eigentum?• was?

Personal-/Zeit-/Ressourcenplan:• wer?• wann?• womit?• wohin?



zählen

Handscannerund Laptop

mobiles Erfassungsgerät

synchronisieren

Bleistift und Papier

Zähllistedrucken

Kugelschreiber



zählen:• Raum betreten

• Gegenstand vorhanden• Gegenstand nicht vorhanden

(jedenfalls nicht hier)• Unerwarteter Gegenstand

(mit Etikett)• Neuer Gegenstand (Neufund)• …• …



synchronisieren



Differenzen bearbeiten:• nicht erfasst (Fehlbestand?)• Abweichung

(Standort, Menge)• Fremdfund• Neufund

Differenzen verbuchen



Alles gut dokumentiert:

Sachplan

Personal-/Zeitplan

Zählliste

Zählergebnis-Liste (Nachweis)

Inventur-Kontrollblatt

Inventur-Ergebnisliste








Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (1)Was passiert, wenn …

… die KITA einen Kühlschrank kauft?

Fachbereich

Lieferschein /Rechnung

Lieferschein /Rechnung

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Anlagegut anlegen?



Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Finanzbereich

> 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"> 410 € ?

(> 1.000 € ?)

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"


nsk


Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Finanzbereich

> 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"> 410 € ?

(> 1.000 € ?)

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2010"

Rechnung buchen

Im Finanzverfahren

Rechnung erfassen

Kontierung auf das Anlagegut("synchrone Aktivierung")

Buchung auf Kostensammler("asynchrone Aktivierung")


Bestandsverzeichnis

Inventarisierungslösung

Kai

Werteverzeichnis

Anlagenbuch

nsk1:1

Einzel-Anlagegüter

n:1Festwerte, Gruppenwerte

Nachweis für die Bilanz

Abschreibungen ermitteln

Fachbereich Finanzbereich

Operative Bestandsführung

1:0Fremdeigentum

Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (4)Trennung von Bestands- und Werteverzeichnis

Inventuren

Einzelnachweis GWG‘s



Bestandsverzeichnis


KaiÄnderungsmeldung

en

Fachbereich

Abgangsmeldunge

nMeldungen an den

Anlagen-buchhalter

Änderungs-Report

... unser Kühlschrank ausgebucht werden muss?

… sich die Kostenstelle ändert?

… sich der Standort ändert?(Ist das eigentlich noch wichtig?)


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (6)Ein fairer Deal

Bestandsverzeichnis


Kai

Fachbereich

Der Fachbereich • nutzt Kai für die eigene Disposition

und

• gleichzeitig als "Meldesystem" zur Anlagenbuchhaltung

Der Anlagenbuchhalter • übernimmt aus Kai die

Zugangs- und Änderungs-meldungen und

• nutzt Kai als Einzelnachweis zum Anlagenbuch


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (7)Es geht allerdings auch rückwärts …

Anlagenbestand

nsk(als Bestandsbuch)

Inventursystem

Kai(als reines Inventursystem)

Alle(drei) Jahre wieder

…

Inventur• Planung• Standortbegehung• Nachbearbeitung• Abschluss• Nachweis

Neufundeautom. Überleitung

Änderungs-Report

VeränderungenAbgänge


Geschichten aus dem Leben eines Kühlschranks (8)nsk als Ausgangspunkt für die Inventur

Anlagenbestand

nsk(als Bestandsbuch)

Drei Voraussetzungen

1. Verlässliche Standort-Angaben(als "abhakbare Einheiten")

2. VollständigkeitAlles, was gezählt werden muss, ist drin

3. Keine GesamtheitenFestwerte, Gruppenwerte, GWG-Sammelpositionen

Interessante Frage: Wie mach ich's mit den Etiketten?








Software & TechnikZuerst ein Wort zur Technik

Handscanner & Laptop

(Netbook, Tablet-PC)

mobiles Erfassungsgerät

Barcode-Etikett

Kühlschrank

• Barcode und Scanner sind zwar wichtige Hilfsmittel

• Die "Musik" spielt aber nicht in der Technik, sondern in der Organisation


Software & TechnikWas muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten?

Zweierlei:

1. die Fachämter begeistern

2. den Anlagenbuchhalter begeistern

Klasse!

toll!


Software & TechnikDie Fachämter begeistern (1)

Im IT-Bereich hatten wir bisher unsere Bestände im Excel

Mit Kai kann habe ich alles viel besser im Überblick …



Alle technischen Daten unserer IT-Ausrüstung kann ich in Kai speichern.

Alle benötigten Datenfelder richte ich selbst ein.

• … mit komfortabler Eingabe

• … und Plausibilitätsprüfung

• Texte, Zahlen, Datumsangaben



Ich kann Inventargüter schnell finden

Alles ist sicher und nachvollziehbar



Zweierlei:



toll!


Anlagen-Nachweis

Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (1)

Früher hatten wir jeden Kleinkram im Anlagenbuch

Das war 'ne Menge Arbeit …

... und hat überhaupt nichts genützt

... weil die Fachbereiche nie was gemeldet haben

… die hatten nämlich alle klammheimlich ihre eigene Bestandsführung

... im Excel

AnlagenbuchhalterKämmerei


Software & TechnikDen Anlagenbuchhalter begeistern (2)

Jetzt haben alle Kaiund zwar in der gesamten Verwaltung

Wir gehen mehr und mehr zu einem schlankeren Anlagenbuch über

• Gruppenwerte, Festwerte,keine GWG's mehr

• die Fachbereiche führen ihr komplettes mobiles Vermögen in Kai

• was ich fürs Anlagenbuch wissen muss, das hole ich mir selbst aus Kai

• Kai ist mein "Nebenbuch zum nsk"

• Und den Neubeschaffungsprozess haben wir ebenfalls verschlankt

KaiÄnderungs

Report

AnlagenbuchhalterKämmerei



Zweierlei:



Klasse!

toll!








Inventarisierung in der KommuneJa, worauf kommt es an?

auf eine gute Organisation!Je sorgfältiger der Inventarisierungs-Prozess organisiert wird, umso besser gelingt es,

• einen sinnvollen Informationsfluss aufzubauen,

• die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Inventur zu erfüllen,

• Mehrwert im Finanzbereich und in den Fachbereichen zu schaffen,

• den Aufwand in Grenzen zu halten.

Eine gut durchdachte Software kann helfen.


Inventarisierung in der KommuneWorauf kommt es an?

Wen können Sie fragen?• Ihren Kai-Ansprechpartner bei der

ekom21, Herrn Thomas Ellenberger

• [email protected]

• www.hallokai.de

• bundesweit etwa 450 Kai-Verwaltungen(darunter 10 Großstädte)

Na dann …

schönen Dank für Ihr Interesse!

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