Handbuch PROZESS Learning Point - · PDF fileDas Zielblatt des Vorsemesters hilft euch einen groben ... am Literaturverwaltungsprogramm Citavi weiterzuarbeiten und ... wobei

Handbuch

PROZESS Learning Point

WS 2016/17

KFUNIline Übungsfirma-WeiterbildungsGmbH

Universitätsstraße 15/Bauteil FE, 8010 GRAZ, AUSTRIA

Telefon: +43 316 380 3537, Fax: +43 316 380 693537

wirtschaftspaedagogik.uni-graz.at/de/kfuniline/, [email protected]

Inhaltsverzeichnis

1 VORWORT ................................................................................................................ 4

2 ERSTE SCHRITTE .................................................................................................... 5

2.1 E-M@il Learning Point ........................................................................................................... 5

2.2 Laufwerk I: .............................................................................................................................. 5

2.3 Zielblatt der VorgängerInnen.................................................................................................. 5

2.4 Einführung in die Moderation und Protokollführung ............................................................... 5

2.5 Feedbackmethoden ............................................................................................................... 6

3 PERSONALVERRECHNUNG ................................................................................... 6

4 KVP UND QUALITÄTSMANAGEMENT .................................................................... 7

5 CITAVI ....................................................................................................................... 8

6 KOORDINATION DER ÜFA-BESUCHE .................................................................... 8

7 PERSONALEINKAUF ............................................................................................... 8

8 ALLGEMEINE PRÄSENTATIONEN ......................................................................... 9

9 MOODLE UND WIKIS ............................................................................................... 9

9.1 Dateien ................................................................................................................................... 9

9.2 WIKIs .................................................................................................................................... 10

10 BEWERBUNGSVERFAHREN .................................................................................11

11 GESCHÄFTSBERICHT ............................................................................................11

12 ZIELBLATT ..............................................................................................................11

13 CHECKLISTE FÜR DIE ÜBERGABE ......................................................................13

I:\WS 2016_2017\Learning Point\Handbücher

1 Vorwort

Liebe Üflinge, das vorliegende Handbuch soll euch einen guten Überblick über die Aufgaben

des Prozesses Learning Point in der KFUNIline bieten.

Am Beginn des Handbuchs werden die ersten Schritte erklärt. Danach wird auf die wesentli-

chen Aufgaben des Prozesses Learning Point genauer eingegangen. Schaut euch vor allem

die Zielblätter an, dadurch bekommt ihr einen schnellen Überblick über alle eure Aufgaben

und auch, wann diese in etwa zu erledigen sind. Wir haben eine neue Checkliste für die

Übergabe erstellt, die euch helfen soll, möglichst schnell in den Prozess Learning Point hin-

einzufinden.

Wir wünschen euch ein spannendes und lehrreiches ÜFA-Semester und hoffen euch mit

dem vorliegenden Handbuch vor allem die ersten Arbeitswochen zu erleichtern!

Eure Alt-Üflinge aus dem Learning Point!


2 Erste Schritte

Hier findet ihr eine kurze Übersicht über die wichtigsten Tätigkeiten in den ersten Wochen.

Zentrale Aufgaben des Prozesses Learning Point werden anschließend noch genauer erläu-

tert.

2.1 E-M@il Learning Point Der Zugriff auf die Ordnerstrukturen erfolgt mittels Webbrowser:

http://email.uni-graz.at

Ihr könnt unter den Quicklinks bei den Services für Bedienstete unter Webmail einsteigen!

Adresse: [email protected]

Benutzername: wipmai11 Passwort: 278907

Zuständigkeit: Learning Point

2.2 Laufwerk I: Verschafft euch einen Überblick über das Laufwerk I:, auf welchem ihr das ganze Semester

hindurch arbeiten werdet. Da ihr gut von zu Hause arbeiten könnt, wäre es durchaus nütz-

lich, euch Zugang auf das Laufwerk I: mittels VPN zu verschaffen. Eine Anleitung dazu be-

findet sich im Handbuch Monitoring.

2.3 Zielblatt der VorgängerInnen Das Zielblatt des Vorsemesters hilft euch einen groben Überblick über die größeren Aufga-

ben des Learning Points zu bekommen. Das Zielblatt vom WS 2016/17 findet ihr auf dem

Laufwerk I:\WS 2016_2017\Learning Point\Ziele.

2.4 Einführung in die Moderation und Protokollführung Das Handout dazu ist auf dem Laufwerk I:\WS 2016_2017\Protokolle zu finden. Wir haben in

der 2. ÜFA-Sitzung die wichtigsten Punkte für die Moderation und Protokollführung erklärt

und ausgeteilt, es sollte per Mail an die Gruppe geschickt werden. Als Präsentationsmedium

sollte nur in Ausnahmefällen auf PowerPoint Präsentationen zurückgegriffen werden.


Achtung! Bereits in der ersten ÜFA-Sitzung sollte jemand das Protokoll schreiben! Da

das vermutlich wenige Üflinge wissen, wäre es ratsam, dass jemand vom Learning Point

einen Laptop mitnimmt und sich für das Schreiben des Protokolls anbietet. Das Protokoll

sollte kurz und stichwortartig verfasst werden. Die Protokolle der ÜFA-Sitzungen vom WS

2016/17 findet ihr unter I:\WS 2016_2017\Protokolle.

2.5 Feedbackmethoden Es gilt zu beachten, dass Feedbackmethoden nicht mit Methoden zur Evaluation verwechselt

werden dürfen. In der 2. ÜFA-Sitzung müsst ihr bereits mehrere Feedbackmethoden vorbe-

reiten (ModeratorIn, Schielleiten, Übergabe).

Des Weiteren werden am Anfang des Semesters (in der 1. ÜFA-Sitzung) die ModeratorInnen

und ProtokollschreiberInnen bestimmt (entsprechende Listen werden vom Bereich Monito-

ring und Support erstellt). Die Aufgabe vom Learning Point ist es, am Ende jeder ÜFA-

Sitzung (außer der 1.+2. ÜFA-Sitzung, da diese von der Geschäftsführung moderiert wird)

eine Feedbackmethode bereit zu stellen, um dem/der ModeratorIn durch alle Üflinge — mög-

lichst schriftlich — ein Feedback geben zu können. Beispiele für Feedbackmethoden, die

im letzten Semester verwendet wurden, findet ihr auf dem Laufwerk I:\Sommersemester

2016\Learning Point\Feedback und im Ordner Feedback-Methoden im Üfa Büro bzw. auf

Moodle. Des Weiteren wurde besprochen, dass es Sinn machen würde, den Moderator/die

Moderatorin, der/die Feedback mittels einer bestimmten Methode erhalten hat, darüber zu

befragen, ob diese Feedback-Methode hilfreich war. Des Weiteren wurde auch angeregt,

dass von Moderation zu Moderation aktiv gelernt werden sollte. D.h. „Mängel“ der ersten

Moderation sollten in der zweiten Moderation nicht mehr vorkommen etc. Hier müsstet ihr

euch noch überlegen, wie dieser Lernprozess in Gang gesetzt werden könnte. Außerdem

seid ihr beim ÜFA-Infoabend dafür verantwortlich, eine Evaluationsmethode für die Abteilung

Marketing bereitzustellen, welche dann von euch ausgewertet und in der darauffolgenden

Einheit von euch präsentiert wird.

3 Personalverrechnung

Im Zuge der Übergabe bekommt ihr von den Alt-Üflingen auch eine genaue Einführung in die

Personalverrechnung. Dazu gibt es ein separates Handbuch. Dieses findet ihr auf dem

Laufwerk I:\WS 2016_2017\Learning Point\Handbücher.


4 KVP und Qualitätsmanagement

Die KFUNIline soll sich stetig weiterentwickeln bzw. verbessern, wozu es einer kontinuierli-

chen Verbesserung bedarf. Dies umfasst sowohl das Arbeiten im Modell als auch das Arbei-

ten am Modell. Hierzu können Kontinuierliche Verbesserungsvorschläge (KVP) als

Hilfsmittel herangezogen werden. Im WS 2016/17 wurde es so gehandhabt, dass jede Abtei-

lung/jeder Prozess einen Vorschlag einbrachte. Der Prozess Learning Point ist dafür verant-

wortlich, dass jede Abteilung/jeder Prozess die vereinbarten KVPs einbringt.

Es ist dabei auch zu beachten, dass diese in den betrieblichen Sitzungen vorzustellen

sind, so dass die Geschäftsleitung als auch die übrigen Üflinge über die KVP informiert sind

und darüber diskutiert werden kann. Hierbei sollten auch immer die KVP vom Vormonat kon-

trolliert werden, d.h. ob diese auch umgesetzt wurden bzw. werden. Darüber hinaus müssen

die Vorschläge dokumentiert und eventuell am Ende des Semesters durch alle Üflinge ab-

schließend evaluiert werden (nach Absprache mit der Geschäftsleitung). Gibt es entspre-

chende Verbesserungsvorschläge, die noch nicht umgesetzt wurden bzw. am Ende des Se-

mesters zu Tage gekommen sind bzw. erst im nächsten Semester relevant sind, sind diese

im Handbuch und am Laufwerk festzuhalten. Es wurde ein Formular „Übersicht über die

KVPs“ gestaltet, es befindet sich am Laufwerk I. Am besten dokumentiert ihr die KVPs gleich

laufend in diesem Dokument, so habt ihr jederzeit einen guten Überblick darüber, welche

KVPs noch offen sind bzw. erledigt etc. Das Dokument ist auch zum Ende des Semesters an

die Geschäftsführung zu übermitteln.

Vorgehensweise:

Legt Termine fest bis wann die KVPs im jeweiligen Monat einlangen müssen und teilt diese

den Üflingen mit. Schickt an alle früh genug ein Erinnerungsmail aus, damit ihr die Verbes-

serungsvorschläge rechtzeitig bekommt. Hierzu wurde ein neues Formular eingeführt, mit

Hilfe dessen jede Abteilung bzw. jeder Prozess die monatlichen KVPs erstellen und euch

schicken muss. Diese Vorlage sowie die Liste der Verbesserungsvorschläge vom WS

2016/17 findet ihr am Laufwerk I. Die alten kontinuierlichen Verbesserungsvorschläge sollten

ebenfalls überprüft werden und können bei Bedarf für das aktuelle Semester übernommen

werden.


5 Citavi

Der Prozess Learning Point ist auch für das Literaturverwaltungsprogramm Citavi verantwort-

lich. Im Wintersemester 2016/17 wurde Citavi für die Übungsfirma neu erstellt und findet sich

unter Citavi 5, ÜFA Literatur. Das Citavi Literaturverwaltungsprogramm soll dazu dienen,

dass die gesamte ÜFA-Literatur für alle Üflinge zugängig gemacht wird. Dabei ist es wesent-

lich, am Literaturverwaltungsprogramm Citavi weiterzuarbeiten und dieses mit wertvollen

Beiträgen und Artikeln zu füllen.

6 Koordination der ÜFA-Besuche

Es ist von jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin am Anfang des Semesters ein ÜFA-

Besuch selbst zu organisieren und durchzuführen. Besonders wichtig dabei ist, dass jede/r

eine andere Übungsfirma besucht und darüber hinaus keine Übungsfirma aus dem Vorse-

mester gewählt wird. Dafür ist eine ÜFA-Besuchsliste von dem Bereich Monitoring und Sup-

port anzufertigen, in der ihr euch selber eintragen könnt. Die Listen von den Vorsemestern

befinden sich ebenfalls im ÜFA-Büro.

Außerdem ist mit der für die ausgewählte ÜFA zuständigen Person Kontakt aufzunehmen

und ein Termin zu vereinbaren. Genaue Fristen werden in der 1. Sitzung bekanntgegeben.

Im Zuge des ÜFA-Besuches ist auch ein Bericht zu verfassen. Dafür ist am Laufwerk und im

Büro ein entsprechender Ordner anzulegen, welcher zum Abspeichern und Abheften der

Berichte dienen soll (I:\WS 2016_2017\ÜFA Besuch). Der Prozess Learning Point ist für die

ordnungsgemäße Speicherung sowie für die Sammlung und Auswertung der ÜFA-Besuchs-

Berichte zuständig. Die ÜFA-Berichte sind ein wichtiger Bestandteil der 2. oder 3. pädagogi-

schen Sitzung.

7 Personaleinkauf

Jedes Mitglied vom Learning Point muss eigenständig Personaleinkäufe tätigen. Davon

muss einer beim ÜFA-Besuch getätigt werden. Weitere Einkäufe müssen im Inland, im Aus-

land und über den Web-Shop vorgenommen werden. Wie viel Geld ihr dafür ausgeben dürft

bestimmt das Rechnungswesen. Diese Personaleinkäufe müssen dann in das Portfolio (am

Ende des Semesters im Zuge der Leistungsbeurteilung) gegeben werden. Bei den Einkäufen

über den Web-Shop müsst ihr auch die tatsächliche Abbuchung vom Konto beilegen.


8 Allgemeine Präsentationen

Um Präsentationen zu erstellen benötigt man den Masterfoliensatz der KFUNIline. Das

Layout wird von der Abteilung Marketing bestimmt und alle Vorlagen für Handouts werden

ebenfalls vom Marketing vorgegeben. Grundsätzlich gilt, dass keine Power Point Präsentati-

onen erstellt werden sollten, wenn dies nicht unbedingt notwendig ist. Man sollte das Motto

„weniger ist mehr“ beachten, wobei der Kreativität aber keine Grenzen gesetzt sind. Der

Masterfoliensatz sollte dann am Laufwerk I allen Üflingen zugänglich gemacht werden.

9 Moodle und Wikis

Moodle muss neu überarbeitet und aktualisiert werden. Bei der Übergabe werdet ihr von den

Alt-Üflingen bzw. der Geschäftsführung zu Teachern ernannt und habt somit alle Bearbei-

tungsrechte. Solltet ihr dennoch Fragen haben, solltet ihr mit Herrn Dr. Slepcevic-Zach Kon-

takt aufnehmen. Bei Fragen und Problemen technischer Art steht euch Herr Thomas Galli-

Magerl ([email protected]) aus der ZID-Abteilung zur Seite.

9.1 Dateien

9.1.1 Dateien hochladen

Unter Administration findet ihr einen Button Dateien, diesen müsst ihr anklicken, dann

Durchsuchen, gewünschte Datei vom Laufwerk I heraussuchen und diese Datei hochla-

den.

9.1.2 Verzeichnis erstellen

Ihr könnt dann unter Verzeichnis erstellen Ordner erstellen in die ihr eure Dateien einord-

net. Gebt dem Ordner einen Namen und klickt auf Erstellen.

9.1.3 Dateien in Verzeichnis verschieben

Geht unter Dateien, klickt die Dateien, die ihr verschieben wollt, links an, und klickt auf in ein

anderes Verzeichnis verschieben, wählt dann das Zielverzeichnis aus und klickt auf Ver-

schieben.


9.1.4 Dateien löschen

Um Dateien zu löschen, müsst ihr in Dateien gehen, wählt die gewünschte Datei mittels

Häkchen aus und sucht unter mit ausgewählten Dateien Vollständig löschen aus. moodle

fragt euch dann nochmal ob ihr sicher löschen wollt, mit Ja bestätigen.

9.1.5 Verzeichnisse im Kurs anordnen

Unter Arbeitsmaterial anlegen auf Link auf Verzeichnis klicken. Name eingeben, ge-

wünschtes Verzeichnis auswählen und speichern. Dann mittels der orangen Pfeile wie

gewünscht verschieben.

9.2 WIKIs Zur Erklärung: wir haben die Wikis für zwei verschiedene Dinge verwendet. Einerseits als

To-Do-Listen, weil jede/r KursteilnehmerIn auf diese zugreifen und sie bearbeiten kann. An-

dererseits als Enzyklopädie die die wichtigsten Begriffe rund um die Übungsfirma enthält.

9.2.1 WIKIs anlegen

Unter Aktivität anlegen, Wiki anklicken, Namen eingeben und Speichern.

9.2.2 WIKIs bearbeiten

Zu bearbeitendes Wiki auswählen, auf bearbeiten und dann im Textfeld gewünschten Text

einfügen. Der Text kann ähnlich wie im Word formatiert werden, leider stehen nicht ganz so

viele Funktionen zur Verfügung. So haben wir unsere To-Do-Listen erstellt und einfach eine

Tabelle eingefügt in die jede/r selbständig reinschreiben kann. Bitte zum Sichern immer auf

Speichern klicken.

Soll ein Wort verlinkt und auf einer neuen Seite genauer erklärt werden (so wie bei Wikipe-

dia) müsst ihr es in eckigen Klammern schreiben. Wenn ihr also das Wort Buchung auf einer

eigenen Seite erklären wollt müsst ihr es im Text als [Buchung] eingeben. Unbedingt ab-

speichern und erst dann in die neue Seite wechseln und den Text für Rechnungswesen

eingeben.


Nachdem ihr auf Speichern geklickt habt, kommt ihr zur nächsten Übersicht. Das Wort, das

ihr verlinken wollt ist mit einem blauen Fragezeichen versehen. Wenn ihr das Fragezeichen

anklickt kommt ihr in die neue Seite und könnt den Text eingeben. Wenn ihr diesen wieder

abspeichert wird das verlinkte Wort blau geschrieben. Dh. fertig erklärte Fachworte sind blau

geschrieben, Wörter die noch erklärt werden sollen sind mit einem blauen Fragezeichen ver-

sehen.

9.2.3 Fachworte suchen

Klickt in eines eurer Wikis hinein, gebt bei Wikis suchen euren Suchbegriff ein und geht auf

Wiki durchsuchen. Es werden euch dann alle Seiten angezeigt in denen das gesuchte

Fachwort vorkommt.

10 Bewerbungsverfahren

Die Bewertungskriterien müssen von euch weiter verfeinert werden. Die Kriterien sollten ob-

jektiv und transparent sein. Die genauen Bewertungskriterien findet ihr am Laufwerk I.

Unsere drei Anforderungen an die Neu-Üflinge waren ein kurzes und prägnantes Bewer-

bungsschreiben, ein tabellarischer Lebenslauf nach europäischem Standard und eine „Dritte

Seite“ auf der die Kompetenzen eingebaut werden sollten.

Ihr seid auch dafür verantwortlich, dass ihr die Neu-Üflinge den einzelnen Bereichen zuord-

net und eine Vor-Auswahl anhand eurer Bewertungskriterien trefft.

11 Geschäftsbericht

Aufgabe des Prozesses Learning Point ist auch die Aktualisierung des Geschäftsberichtes.

Aufgrund des umfassenden Workloads wurde im WS 2016/17 der Geschäftsbericht von der

Abteilung Marketing aktualisiert.

12 Zielblatt

Jedes Semester sind Zielblätter anzufertigen, worin jede Abteilung bzw. jeder Prozess für

sich festlegt, welche Ziele zu erreichen sind. Bei der Erstellung der Ziele sollte die SMART-

Formel verwendet werden:


S spezifisch (das Ziel muss präzise, also eindeutig definierbar sein)

M messbar (Messbarkeitskriterien)

A ausführbar/ attraktiv

R realistisch

T terminierbar (Angaben, bis wann das Ziel erreicht werden soll)

Es können Semesterziele, aber auch semesterübergreifende Ziele von den einzelnen Abtei-

lungen bzw. Prozessen verfasst werden.

Weiters sind auch die Messgrößen von wesentlicher Bedeutung. Man sollte sich genau

überlegen, wie die einzelnen Ziele zu messen sind und was man mit den konkreten Maß-

nahmen erreichen möchte.

Die Zielblätter sind mit der GF abzugleichen und während des Semesters laufend anzupas-

sen. Es ist sinnvoll gleich zu Beginn ein vollständiges Zielblatt inklusive Fristen zu erstellen.

Dies erleichtert auch die Arbeitsteilung innerhalb der Abteilung bzw. innerhalb des Prozes-

ses. Das Zielblatt vom Prozess Learning Point findet ihr auf dem Laufwerk I.


13 Checkliste für die Übergabe

Allgemeine Übergabe: erledigt:

Laufwerk I

Vorlagen für Protokolle, Agenden usw.

E-Mail Account

Zielblatt

Übungsfirmenbesuche

KVP

Citavi

Bewerbungsmanagement

Personaleinkauf

Geschäftsbericht

Personalverrechnung:

Handbuch

Passwörter

Durchführung aktuelle PV (SoSe: September, WS: Februar)

Zuordnung der Leermonate (SoSe: Februar, Juli; WS: August, September)

ÜFA-Sitzungen:

Protokollführung in der 1. Sitzung

Moderation und Protokollführung

Feedbackmethoden für ModeratorInnen

Feedback für Schielleiten und Übergabe

Documents

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