Handreichung zur Nutzung der Datenbank – Modul Kurzaustausch (STEP)

Club Jugenddienst (Teilnahme am Camp oder am Familienaustausch (F/F)

Liebe/r Jugenddienstbeauftragte/r, wir haben das Kurzaustausch-Modul in der Datenbank überarbeitet. Damit wurde u.a. das Bewerbungsformular den internationalen Gegebenheiten angepasst und kann, komplett fertig-gestellt, innerhalb der Datenbank ohne zusätzliche Verschlüsslung bis zum ausländischen Distrikt weitergege-ben werden. Hier finden Sie die neue Handreichung zur Nutzung. FNeddermeier Stand: Dezember 2016

Beim erstmaligen Einloggen in das Datenbank-Konto muss die Datenschutz-Richtlinie heruntergeladen (Klick auf: „Privacy Policy“), gelesen und bestätigt werden.

1. Nachdem ein Bewerber vom Rotary Club akzeptiert worden ist, legt der Jugenddienstbeauftragte (YEO) ein

Bewerber-Konto in der Datenbank an: Mit Klick auf: ADD NEW APPLICANT

1.a. Programmauswahl 1.b. Kontrolle 1.c. Eingabe der Bewerberdaten

Prüfe: Sind die Daten von Club YEO und Präsident korrekt? Sonst än-dern. Abschluss mit Klick in Check-box

2. Der Bewerber erhält ein Email mit den persönlichen Zugangscodes zum Konto. Bei Verlust des Passwortes kann ein neues Passwort über die Funktion „Forgot your Password“ generiert werden.

3. Der Club YEO erhält ebenfalls ein Email mit zwei Anhängen (Die Muster der Anhänge finden Sie im Download-Bereich der Website):

Liebe/r Jugenddienstbeauftragte/r, Sie haben eine Bewerbungsakte für einen Outbound, den Ihr Rotary Club betreuen wird, in der Austauschdatenbank angelegt. Damit verpflichten Sie sich im Familienaustausch auch, in der Regel zeitgleich, während des Auslandsaufenthalts des Outbounds, einen Inbound aufzunehmen und zu betreuen. In dem beigefügten Vertrag zwischen Ihrem Rotary Club und Ihrem Distrikt "Aufgaben für einen Rotary Club zur Teilnahme am Rotary Schüler-Kurzaustauschprogrammen(STEP)" bestätigen Sie, das Wohlergehen aller am Austausch Beteiligten zu gewähr-leisten und den Zertifizierungsregeln von Rotary International zu entsprechen. Eine Kopie des Vertrages geben Sie bitte ausgefüllt und unterschrieben an den Distrikt weiter, eine weitere Kopie verbleibt bei den Clubakten. Ebenfalls beigefügt ist eine Checkliste zur Dokumentierung der Maßnahmen zur Auswahl und Vorbereitung des Outbounds und der Betreuung des Inbounds. Die ausgefüllten und unterschriebenen Listen müssen fünf Jahre lang in Ihren Clubunterlagen auf-bewahrt werden. Das gesamte Programmhandbuch für die Schüleraustausch-Programme finden Sie im Download Center der Internetseite www.rotary-jd.de. Wir wünschen Ihnen eine gute und interessante Zeit mit Ihren Austauschschülern. Ihr Rotary Jugenddienst Deutschland Team. Diese E-Mail wurde automatisch erstellt. Bitte antworte nicht an diese E-Mail-Adresse.

Anlagen:

4. Nachdem der Bewerber die Steps 2 und 3 komplett ausgefüllt hat (alle Felder mit * müssen ausgefüllt sein) erhält er ein Email mit der blanko Seite 4 der Bewerbung (Extraform) und dem Vertrag zwischen Bewerber/ El-

tern und Club. Der Club YEO erhält eine Kopie des Emails. Neu: Alle Unterschriften werden auf diesem Extra-Formblatt geleistet. Es unterschreiben die Bewerber und El-tern und von Rotary der YEO, der Club-Präsident und abschließend der Distrikt-Koordinator. Die Seite 4 muss, nachdem alle Unterschriften geleistet wurden, gescannt und als Bild (jpg) im Step 11 hochgeladen und in die Bewerbung integriert werden. Die Extraform kann in Step 11 erneut angefordert werden. Der Distrikt legt fest, nach welchem Arbeitsschritt und durch wen die Extraform in die Bewerbung integriert wird.

5. Anhand der in Step 9 eingetragenen Länderwünsche nimmt der STEP-Koordinator des Distrikts später die Län-dereinplanung vor.

6. Sind alle Eintragungen durch den Bewerber erfolgt und die Bilder hochgeladen, schließt dieser die Bewerbung ab. Anschließend können vom Bewerber keine Änderungen vorgenommen werden. Für den Club-YEO wird

dies durch die grüne Wolke in der „Program“-Spalte angezeigt. Der Club-YEO prüft die Bewerbung und ergänzt/ändert sofern erforderlich. Abhängig von der Festlegung innerhalb des Distrikts kann der Club-YEO in Step 11 auch die fertiggestellt Extra-form hochladen. Letztlich schließt der Club-YEO durch Klick auf das grüne Häkchen in der “Action“-Spalte die Bewerbung ab. Er kann anschließend keine Änderungen vornehmen. Beachte hierzu die Festlegung der Arbeitsschritte inner-halb des Distrikts.

Die Statusleiste zeigt den Bearbeitungsstand der Bewerbung an.

Bewerbung angelegt, nie bearbeitet

Bewerbung geöffnet, keine Eingaben

Bewerber hat Da-ten eingetragen

Bewerber hat Bearbei-tung abgeschlossen

Bewerbung ist abge-schlossen

Anlage: Muster „Extraform“ = Seite 4 der Bewerbung

Extra-Formblatt, wird nach komplett ausgefüllten Steps 2 und 3 zugeschickt und wird im Step 11

ausgefüllt als Bild (jpg) hochgeladen (Einzelheiten dazu werden im Distrikt festgelegt)