Herzlich Willkommen

Sascha Bütterling

Sales Support

UTAX DocForms GmbH

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Thema

Sicheres / Intelligentes Druckmanagement:

Selbstlenkende Dokumente in der Praxis

Agenda

• Wer ist UTAX DocForms?

• Was ist Dokumentenfluss?

• Wie sieht das in der Praxis aus?

• Wo steckt das Potenzial?

• Wie lautet Ihr Fazit?

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Dortmund

UTAX DocForms GmbH – „Your Software Partner“

1958 Gründung der heutigen UTAX DocForms GmbH in Dortmund als inhabergeführtes Unternehmen im Umfeld der gesamten Bürotechnik

1990 konsequente Orientierung der heutigen UTAX DocForms GmbHan neuen Technologien im Umfeld der Bürokommunikation durch die zweite Inhabergeneration

1990-2003 Entwicklung zum Software- und Consultingunternehmen mit Schwerpunkt Archivierung, DMS und Workflow in etwa 500 Projekten

2003 Übernahme der heutigen UTAX DocForms GmbH durch die UTAX GmbH im Rahmen der Forcierung des UTAX CONSULTING Konzeptes

2003-2005 Erweiterung des UTAX CONSULTING Konzeptes um dokumentnahe Softwarethemen zum UTAX DOCUMENT CONSULTING

Agenda

• Wer ist UTAX DocForms?

• Was ist Dokumentenfluss?

• Wie sieht das in der Praxis aus?

• Wo steckt das Potenzial?

• Wie lautet Ihr Fazit?

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„Bei der nächsten Sintflut wird Gott nichtdas Wasser, sondern Papier verwenden“

Romain Gary

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Dokumentenfluss ist …

• Dokumente erzeugen

• Dokumente drucken

• Dokumente versenden

• Dokumente weiterleiten

• Dokumente ablegen

• …

Agenda

• Wer ist UTAX DocForms?

• Was ist Dokumentenfluss?

• Wie sieht das in der Praxis aus?

• Wo steckt das Potenzial?

• Wie lautet Ihr Fazit?

Produktfamilien

Output-Kostenmanagement

ACCOUNTING4WORK

Formular- und Print-Outputmanagement

FORMS4WORK

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert?

z.B. bei der Erarbeitung eines Vertrages …

• Etwas im Drucker liegengelassen

• Falschen Drucker ‚erwischt‘

• Ausdruck getätigt, aber verschwunden

• Vertraulicher Ausdruck wird einem vom Mitarbeiter ins Büro gebracht

• Lange ‚Warteschlange‘ vor dem Drucker

• …

Wir haben die Lösung!

Follow2Print

• Druckaufträge folgen Ihnen durch das Unternehmen

• Sicheres Drucken: Erst nach Authentifizierung startet der Druck

• Einfache Authentifizierung durch berührungslose Transponder als Checkkarten und/oder Schlüsselanhänger

• integrierte Kostenerfassung

Agenda

• Wer ist UTAX DocForms?

• Was ist Dokumentenfluss?

• Wie sieht das in der Praxis aus?

• Wo steckt das Potenzial?

• Wie lautet Ihr Fazit?

70%

10%

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Transport

Zugriff und Ablage

Bearbeitung

Papier DMS

Quelle: Anderson Consulting

Steigerungspotenzial

Papier elektronisch

Forms4WorkVorherAusgangsbelege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) werden mit Nadeldruckern auf Durchschlagssätze gedruckt.Die Durchschläge werden jeweils getrennt, sortiert und an die einzelnen Fachabteilungen verteilt.

NachherDas Original und die erforderlichen Kopien werden direkt auf den Abteilungsdruckern ausgegeben.Der Ausdruck erfolgt auf Laserdruckern mit Normalpapier

Original Kundenausdruck

Durchschlagz.B. für die Buchhaltung

Durchschlagfür das Lager

Original Kundenausdruck

Kopie z.B. für die Buchhaltung

Kopie für das Lager

Nutzen:

• teure Durchschlagssätze werden nicht mehr benötigt• keine schwer lesbaren Durchschläge• schnelle Verteilung und dadurch kürzere Reaktionszeiten• Ablösung der teuren Matrixdrucker

FORMS4WORKoutputServer

Druck-auftrag

Forms4WorkVorherBriefpapier, Durchschlagsätze, Vordrucke etc. werden in großen Mengen bei Druckereien bestellt

NachherMit Hilfe der Forms4Work Software können Firmenformulare, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpapier völlig frei gestaltet und jederzeit verändert werden, sollte sich z.B. eine Telfonnummer oder die Anschrift ändern.Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf der Rückseite des Formulars z.B. die AGB´s zu hinterlegen.

FORMS4WORKoutputServer

Hintergrund Overlay Vordergrund Overlay(weiße Rechtecke)

Job Daten

Nutzen:

• Kostenersparnis, da kein teures Briefpapier mehr über Druckereien bestellt werden muss, sondern der Ausdruck auf preiswerten Blankopapier erfolgt• Reduzierung der Lagerhaltungskosten – Print on demand!• es müssen bei Änderungen (z.B. der Anschrift) nicht „tonnenweise“ Briefpapier weggeworfen werden

Druckauftrag

Angebotschreiben

Auftragbestätigen

Bestellungbei

Lieferanten

Wareneingang,Rechnung

prüfen

Lieferung und Rechnung

Ein typischer Geschäftsvorfall:

DruckenAblegen

FormulardruckenAblegen

FormulardruckenAblegen

ScannenAblegenPrüfenFreigeben

Formulare druckenAblegen

Ganzheitliche Lösung:

• Ablage in Archiv, z.T. vollautomatisch durch FORMS4WORK• Aufbereitung der Formulare mit FORMS4WORK (inkl. Barcode)• Erfassung der Ausgabekosten durch ACCOUNTING4WORK

Agenda

• Wer ist UTAX DocForms?

• Was ist Dokumentenfluss?

• Wie sieht das in der Praxis aus?

• Wo steckt das Potenzial?

• Wie lautet Ihr Fazit?

Nutzen

• Kostenreduktion in der Formular-Verwaltung

• Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung

• Vereinfachung der Dokumentenhandhabung

• Ablösung unwirtschaftlicher Formularvordrucke durch preiswertes Blankopapier

• Perfektes Schriftbild durch leistungsfähigen Laserdruck statt Nadel-Durchschläge

• Imageförderung durch Geschäftsdokumente in aktuellem Design (CI)

• flexible Druckumgebung durch Follow2Print

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!