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© Arcadis 2015
HERZLICH WILLKOMMEN ZUM E-LEARNING-KURS „ALLGEMEINE GESCHÄFTSPRINZIPIENVON ARCADIS“
Die Aufgabe von Arcadis besteht darin, im Hinblick auf natürliche Schutzgüter und bauliche Vermögenswerte herausragende und nachhaltige Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen.Unsere zentralenWerte stellen sicher, dass wir unsere Aufgabe erfüllen können:
Im Vordergrund stehen MenschenKundenerfolgIntegritätZusammenarbeitNachhaltigkeit
IntegritätIntegrität ist einer unserer zentralen Werte. Er ist für unsereArbeitsweise von grundlegender Bedeutung.Integrität bedeutet, dass wir unsere Geschäfte auf ehrlicheund verantwortungsvolle Weise tätigen und uns dabei anden höchsten beruflichen Standards orientieren. In diesemSinne erachten wir diesen Wert als unsere „Betriebslizenz“und als Kern unserer Kundenfokussierung.Unsere Verpflichtung zu Integrität ist in den AllgemeinenGeschäftsprinzipien von Arcadis (Arcadis GeneralBusiness Principles, AGBP) und den besonderenAntikorruptionsstandards (Specific Anti-CorruptionStandards, SACS) festgeschrieben.
Jede Person, die für Arcadis arbeitet, muss die AGBP unddie SACS verstehen und diese in ihrer täglichen Arbeitumsetzen.Dieser AGBP-E-Learning-Kurs wurde mit dem Zielkonzipiert, Ihr Verständnis der AGBP und der SACS zuerweitern und hervorzuheben, welche Bedeutung undRelevanz Integrität bei allem, was wir tun, hat.Der AGBP-E-Learning-Kurs besteht aus einem kurzen E-Learning-Modul. Nach Abschluss des E-Learning-Kurseshaben Sie die Möglichkeit, den vollständigen Wortlaut derAGBP und der SACS zu lesen. Anschließend werden Sieaufgefordert, zum Testbereich zu gehen (siehe rechts).
E-Learning
Sie werden zunächst durch ein kurzes E-Learning-Modulgeleitet:• Sie werden an die wesentlichen Prinzipien der AGBP
und der SACS erinnert.• Sie erhalten einige praktische „Dos & Don‘ts“
Der E-Learning-Kurs dauert etwa 15 Minuten.
Online-Test
Danach werden Sie aufgefordert, die AGBP und dieSACS auf ethische Problemstellungen im Online-Testanzuwenden. Wenn Sie vor dem Test üben möchten,könnenSie zum Übungsbereich gehen.
Die in dem Test enthaltenen Problemstellungen sollendas Bewusstsein für potenzielle Konflikte und ethischeSituationen schärfen, mit denen Sie bei Ihrer Arbeitkonfrontiert werden könnten. Die Erkenntnisse, die Siebei diesem Test sammeln, dienen als Referenz für das,was im Sinne der AGBP und der SACS alsangemessenes Verhalten gilt und was nicht.
Der Online-Test dauert etwa 45 Minuten.
AGBP-E-LEARNING-MODUL
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EIN RAHMENWERK FÜR ETHISCHES VERHALTEN: AGBP UND SACS
Die AGBP sind ein Spiegelbild des Unternehmens, das wir sein möchten.
Die AGBP und die SACS gelten nicht nur für Mitarbeiter, sondern für alle Personen, die fürArcadis arbeiten – gleich auf welcher Ebene und in welchem Unternehmen. Wir allemüssen die Prinzipien der AGBP und der SACS befolgen.
Von Zeit zu Zeit können wir auf Probleme treffen, für die die AGBP oder die SACS keineeindeutigen Antworten geben. Diese Fälle sind oftmals Grauzonen. Um mit diesenProblemstellungen optimal umzugehen, brauchen wir eine offene Kultur, in der wir Fragenstellen und diskutieren können und anderen Hilfestellung geben. Holen Sie sich imZweifelsfall immer Ratschläge und Anweisungen von Ihrem Vorgesetzten ein. Dies hilft,aus einer Situation ein Thema zu machen, obwohl es völlig unbegründet ist oder auch,falls es tatsächlich ein Problem gibt, optimal damit umzugehen und es zu lösen. Niemandsollte das Gefühl haben, Probleme alleine lösen zu müssen!
Um ein solches Umfeld zu schaffen, brauchen wir Ihre Mithilfe und Unterstützung – jedenTag.
Auf den nächsten Folien werden die folgenden Themen hinsichtlich der AGBP und derSACS besprochen:
Die Prinzipien der AGBP legen Leitlinien für ethische Geschäftsentscheidungen und -handlungen fest. Die SACS bauen auf diesen auf und bieten spezifische Leitlinien hinsichtlich Geschenken, Einladungen und Zahlungen an Dritte.
1. Mögliche Folgen eines Verstoßes gegen die AGBP und die SACS
2. Interessenkonflikte3. Bestechung und
Korruption
4. Zusammenarbeit mitDritten
5. Geschenke undEinladungen
6. Wettbewerb
7. Datenschutz8. Berufliche Integrität9. Meldung von Verstößen
Die AGBP umfasseneine Reihe von Verpflichtungen gegenüber den verschiedenen Stakeholdern von Arcadis, einschließlich all derjenigen Personen, die für Arcadis arbeiten.
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INTERESSENKONFLIKTE
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• Ihren (direkten) Familienangehörigen und engen Freunden• einem Unternehmen oder Geschäft, in dem Sie oder Ihre
Familienangehörigen oder engen Freunde eine Rollespielen oder an dem Sie oder Ihre Familienangehörigenoder engen Freunde ein finanzielles Interessehaben
Wir handeln im besten Interesse von Arcadis und unseren Kunden und vermeiden jeglichen Konflikt mit unseren persönlichen oder geschäftlichen Aktivitäten und
finanziellen Interessen.
Was ist ein Interessenkonflikt?Ein Interessenkonflikt besteht, wenn Ihre persönlichenInteressen, Tätigkeiten oder Situationen (wahrscheinlich) mitIhrer Fähigkeit in Konflikt stehen, im besten Interesse vonArcadis oder unseren Kunden zu handeln.
Ihre persönlichen Interessen umfassen die Interessen von:
• Der Kauf von Dienstleistungen für Arcadis von Unternehmen,an denen Sie oder Ihre Familie ein finanzielles Interessehaben oder von denen eines Ihrer Familienmitglieder dieKontaktperson ist
• Die Arbeit an einem Projekt, bei dem Ihr Kunde Immobilienentwickelt, an denen Sie ein Interessehaben
• Die Beteiligung an der Beauftragung eines Familienmitgliedsfür Arcadis, vor allem, wenn dies zu unangemessenenBerichtslinien zwischen Ihnen und Ihrem Familienmitgliedführen würde
• Die Weitergabe vertraulicher Informationen, in deren BesitzSie durch Ihre Position bei Arcadis gekommen sind, anFreunde oder Familienmitglieder oder sonstige Dritte
• Die Unterstützung von geschäftlichen Unternehmungen, andenen Sie innerhalb von Arcadis ein Interesse haben – zumBeispiel Ihren Kolleginnen oder Kollegen, die aus demAusland zu Besuch kommen, die Chauffeurdienste IhresPartners anbieten
Beispiele für Interessenkonflikte
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INTERESSENKONFLIKTE – DO'S & DON'TS
Holen Sie sich im Zweifelsfall immer Ratschläge und Anweisungen von Ihrem Vorgesetzten ein. Dies hilft, aus einer Situation ein Thema zu machen, obwohl es
völlig unbegründet ist oder auch, falls es tatsächlich ein Problem gibt, optimal damit umzugehen und es zu lösen.
DON‘TS
• Sie dürfen keine persönliche Gebühr, Provision oder sonstige Vergünstigung verlangen, annehmen oder dafür erhalten, dass Sie einen Arcadis-Kunden einem nicht zu Arcadis gehörenden Unternehmenvorstellenoder ihn hieran verweisen.
• Sie dürfen keine direkte oder indirekte finanzielle Beteiligung an einem Lieferanten oder konkurrierenden Unternehmen (mit Ausnahme von Anteilen an einer börsennotierten Gesellschaft) ohne die Zustimmung Ihres Vorgesetzten erwerben oder halten.
DOS
• Sie müssen Situationen vermeiden, in denen Ihr persönliches Interesse (einschließlich der Interessen Ihrer Familienangehörigen und engen Freunde) mit Ihrer Fähigkeit in Konflikt stehen könnten, im besten Interesse von Arcadis oder seinen Kunden zu handeln.
• Sie müssen unverzüglich Ihren Vorgesetzten über jegliche persönliche Interessen informieren, die Sie oder Ihre Familienangehörigen an einem Kunden oder Lieferanten von Arcadis haben könnten.
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BESTECHUNG UND KORRUPTION
Null-Toleranz-Politik – Bestechungen jeglicher Form sind unzulässig.
• Korruption ist ein breiter gefasstes Konzept als Bestechung. Diesebeiden Konzepte werden in der Regel auch innerhalb von Arcadisgleichwertig verwendet und sind beide verboten. Bestechung umfasst imAllgemeinen:
einen Vorteil(ob in bar oder in anderer Form) anzubieten, zu versprechen oder zu
verschaffen;oder
einen Vorteil zu verlangen, zu erhalten oder zu akzeptieren;in jedem Fall
als Anreiz, um eine unsachgemäße Leistung oder einenunangemessenen Geschäftsvorteil herbeizuführen oder zu belohnen
• Bestechungen können Gelder, Geschenke, Einladungen,Kostenübernahme und gegenseitige Gefälligkeiten umfassen.
• Dies kann entweder ein Vorteil für Arcadis, ein anderes Unternehmenoder ein persönlicher Vorteil sein.
• Die Zustimmung zu einer Bestechung, auch wenn sie am Ende nichtstattfindet und / oder Bargeldzahlungen oder andereEntschädigungsleistungen nicht geleistet werden, reicht bereitsaus, um eine Straftat darzustellen.
• Politische und wohltätige Spenden unterliegen der Genehmigung desManagements. Seien Sie sich darüber bewusst, dass auch derartigeSpenden eine Form von Bestechung sein können.
Was sind Bestechung und Korruption?• Im Jahr 2016 hat Arcadis jegliche
Schmiergeldzahlungen verboten, auch wenn siegemäß den lokalen Gesetzen und Vorschriften zulässigsind.
• Schmiergeldzahlungen sind:
kleine Beträge, die an einen Regierungsbeamten gezahlt werden, um diesen Beamten dazu zu
ermutigen, eine „routinemäßige Beamtenhandlung“einzuleiten oder zu beschleunigen, zu deren Vornahme
er bereits verpflichtet ist.
• Zum Beispiel handelt es sich um eine Schmiergeld-zahlung, wenn ein Regierungsbeamter Sie darüberinformiert, dass Arcadis die beantragte Genehmigungerst in einigen Wochen erhalten wird, dabei jedocherklärt, dass er das Verfahren im Austausch für einekleine Entschädigung beschleunigen könne.
• Wenn Sie jedoch ein formell zulässiges„beschleunigtes“ Verfahren einer Regierungsstelle inAnspruch nehmen, wobei eine zusätzliche öffentlichbekannte Zahlung geleistet wird, um ein Verfahren zubeschleunigen, handelt es sich nicht um eineSchmiergeldzahlung.
Was sindSchmiergeldzahlungen?
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BESTECHUNG UND KORRUPTION – DO'S & DON'TS
Eine scheinbare Bestechung kann für Arcadis ebenso schädlich sein wie einetatsächliche Bestechung.
DON‘TS
• Sie dürfen keine Zahlung oder andere Vergünstigung verlangen oder annehmen, um Aufträge auf ungebührliche Weise an Kunden, Agenten, Partner, Subunternehmer, Lieferanten, Beamte oder andere Personen zu vergeben oder von diesen zu erhalten.
• Sie dürfen keine Zahlung oder andere Vergünstigung leisten oder anbieten, um Aufträge auf ungebührliche Weise für Arcadis zu gewinnen(„Ich tue dies für Sie, was können Sie für mich tun?“)
• Sie dürfen keine Schmiergeldzahlungen leisten, auch wenn dies gemäß den lokalen Gesetzen und Vorschriften zulässig ist.
DOS
• Sie müssen unverzüglich Ihren Vorgesetzten oder lokalen Compliance-Beauftragten kontaktieren, wenn Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestimmter Zahlungen, Vorschläge oder Anfragen haben. Niemand muss Probleme alleine lösen!
• Denken Sie daran, dass Bestechung viele Formen annehmen kann.
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ZUSAMMENARBEIT MIT DRITTEN
Wenden Sie sich an Ihr lokales Rechtsteam, wenn SieFragen hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Dritten haben.
JV-Partnern und Agenten erbringt.
Ein unangemessenes Verhaltenseitens Parteien, mit denen wirzusammenarbeiten, kann denRuf von Arcadis schädigen undin einigen Fällen zu einerHaftung von Arcadis führen.Deshalb müssen sie einen gutenRuf haben und bekannt dafürsein, integer zu handeln.
Wie muss eine Zusammenarbeitaussehen?Um eine Zusammenarbeithandelt es sich, wenn ArcadisDienstleistungen in Koopera-tionmit Dritten wie z. B. Beratern,
• Bei der Auswahl eines Geschäftspartners müssen Sie sicherstellen, dass die jeweiligenPartner integer handeln. Zu diesem Zweck sollten Sie entsprechende Kontrollen durchführen:
− Führen Sie eine ordnungsgemäße Due-Diligence-Prüfung durch.− Stellen Sie sicher, dass die Dienstleistungen, die Dritte erbringen sollen, sowie die
Bedingungen ihrer Beauftragung klar und schriftlich dokumentiert werden.− Bestätigen Sie, dass die anfallenden Gebühren angemessen sind, im Verhältnis zu den
erbrachten Leistungen stehen und direkt an den Dritten gezahlt werden.− Übermitteln Sie Dritten eine Kopie der AGBP und lassen Sie sie schriftlich bestätigen,
dass sie die Prinzipien der AGBP befolgen werden.• Zu jedem Zeitpunkt müssen (potenzielle) „Red Flags“ in Bezug auf die Integrität des Dritten
weiterverfolgt werden (beraten Sie sich mit Ihrem lokalen Rechtsteam).• Neben potenziellen Integritätsproblemen hinsichtlich „Red Flags“ sollten Sie auch
kommerzielle Bedenken berücksichtigen, wie zum Beispiel, ob der Geschäftspartner überdie entsprechenden Qualifikationen und Erfahrungen verfügt. Bitte halten Sie sich in dieserSache an die entsprechende Richtlinie.
• Bitte beachten Sie die für Ihre Region geltende Richtlinie für Zusammenarbeit, der Sieweitere Informationen über das Risikomanagement bei einer Zusammenarbeit, einenÜberblick über bevorzugte Lieferanten / strategische Partner sowie wichtige Bedingungenund Kriterien zur Auswahl und Bewertung externer Partner entnehmen können.
Grundprinzipien
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ZUSAMMENARBEIT MIT DRITTEN – DOS & DON'TS
Prüfen Sie alle Umstände, bei denen Sie eine unangemessene Verhaltensweise desDritten vermuten.
DON'TS
• Sie dürfen keine Zahlung an einen Dritten leisten, wenndies nicht in dem Vertrag dargelegt ist oder wenn dieserDritte nicht in dem Vertrag angeführt ist.
• Sie dürfen keine Bargeldzahlungen oder Zahlungen anOffshore-Unternehmen oder auf Nummernkonten leisten.
• Sie dürfen keine Zahlungen an Dritte leisten, wenn Sie wissen oder vermuten, dass sie die Zahlung als Bestechung verwenden oder direkt oder indirekt als Bestechung anbieten werden.
• Sie dürfen nicht unterschätzen, wie wichtig es ist, Vereinbarungen, Änderungen von Verträgen und wichtige mündliche Gespräche schriftlich zu bestätigen.
DOS
• Sie müssen sicherstellen, dass die Dritten, die Sie im Auftrag von Arcadis beauftragen, legitime Dienstleister sind, über einen guten Ruf verfügen und bekannt dafür sind, integer zu handeln. Bevor Sie eine solche Partei beauftragen, müssen Sie angemessene Überprüfungen durchführen.
• Sie müssen Dritten eine Kopie der AGBP übermitteln und sie darüber informieren, dass die Einhaltung der Richtlinien eine Voraussetzung für die Beauftragung ist und ein Verstoß ein Grund für eine frühzeitige Kündigung darstellen kann.
• Sie müssen besonders vorsichtig sein, wenn Sie einen Agenten beauftragen, da ein Agent Arcadis vertritt und jedes ungebührliche Verhalten direkt auf Arcadis zurückfällt.
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GESCHENKE UND EINLADUNGEN
Sie sollten auch schon den Anschein eines ungebührlichen Verhaltens vermeiden.
• Geschenke und Einladungen dürfen nur dann gegeben oderangenommen werden wenn:− sie eine Geste der Höflichkeit sind;− sie auf gängiger Praxis basieren, die lokal und in der
Branche akzeptiert ist;− dies im Einklang mit dem Gesetz und den ethischen
Richtlinien der anderen Partei erfolgt.
• Die Annahme von Geschenken und Einladungen:− muss verweigert werden, wenn das Geschenk oder die
Einladung einen Wert hat, der eineGeschäftsentscheidung beeinflussen könnte;
− darf nicht zu einer Abhängigkeitsbeziehung führen;− darf nicht den Anschein eines ungebührlichen Verhaltens
erwecken.
Grundprinzipienakzeptieren Sie keine Bargeld-
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• Geben oder Geschenke (es sei denn, örtlicheGebräuche und Geschäftspraktiken erfordern dies,und nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den Vorstand von Arcadis).
• Bitte lesen Sie sich Ihre lokale Richtlinie zuGeschenken und Einladungen durch, um genaueInformationen über Beschränkungen hinsichtlichWert und Anzahl von Geschenken und Einladungenzu erhalten.
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GESCHENKE UND EINLADUNGEN – DOS & DON'TS
Die Geschäftsentscheidungen von Arcadis müssen immer auflegitimen unternehmerischen Erwägungen basieren.
DON'TS
• Sie dürfen keine Reisen und Übernachtungen annehmen oder anbieten, es sei denn, dies ist für bestimmte Geschäfts-, Schulungs- oder Studien-zwecke angemessen und wurde von Ihrem Vor-gesetzten genehmigt.
• Sie dürfen keine Geschenke oder Einladungen während eines Präqualifikations- oder Ausschreibungsverfahrens anbieten oder annehmen.
• Sie dürfen den Wert oder die Häufigkeit eines Geschenkes oder von Geschenken nicht aufteilen oder verschleiern, oder etwas annehmen, das an Ihre Privatadresse geschickt wurde.
DOS
• Sie müssen sich stets fragen: Würde ich mich wohl dabei fühlen, wenn ich anderen Personen von diesem Geschenk oder dieser Einladung erzählen würde? Wie würde ich mich fühlen, wenn dies auf der Titelseite der morgigen Zeitung erscheinen würde? Wenn Sie Probleme dabei haben, Ihre Handlung zu rechtfertigen, ist sie wahrscheinlich nicht in Ordnung, und Sie sollten sich Rat holen.
• Sie müssen Ihre lokale Richtlinie zu Geschenken und Einladungen zu Rate ziehen, um Informationen über zulässige Beträge zu erhalten.
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FAIRER WETTBEWERB
Wir unterstützen das Prinzip der freien Marktwirtschaft und des fairen Wettbewerbs als Basis für die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und beachten die anwendbaren
Wettbewerbsgesetze und -bestimmungen.
• Bei einem fairen Wettbewerb führen Unternehmen ihreGeschäftstätigkeiten unabhängig und treffen unabhängigeEntscheidungen. Sie stehen hinsichtlich Aspekten wie Preis,Gebiet, Qualität und Innovation miteinander in Konkurrenz.
• Das Wettbewerbsrecht hat in der Regel zum Ziel, denWettbewerb zu fördern und aufrechtzuerhalten undwettbewerbsschädigende Verhaltensweisen zubestrafen.
• Laut Wettbewerbsrecht ist es untersagt, eine beherrschendeStellung (in der Regel ein Marktanteil von über 20 %) zumissbrauchen. Eine beherrschende Stellung ist an sich nichtwettbewerbsschädigend. Wenn jedoch ein Unternehmen dieseStellung ausnutzt, um die Konkurrenz auszuschalten, wird diesals Missbrauch erachtet.
Was ist fairer Wettbewerb?
Gewinnspannen, Strategien, Kosten oder anderer Faktoren,die das Wettbewerbsverhalten von Arcadis bestimmen oderbeeinflussen, mit dem Ziel, ein ähnliches Verhalten desWettbewerbers hervorzurufen.
• Abschluss von Vereinbarungen mit einem Wettbewerberdarüber, auf den Wettbewerb zu verzichten, Geschäfte mitLieferanten zu beschränken, nicht wettbewerbsfähigeAngebote bei Ausschreibungen einzureichen oder Kunden oderMärkte aufzuteilen (manchmal als „Kartelle“ bezeichnet).
Eine Vereinbarung muss nicht schriftlich getroffen werden, umillegal zu sein. Sie können auch gegen das Gesetz verstoßen,wenn Sie eine informelle Unterhaltung (oder „Gentlemen'sAgreement“) mit einem Wettbewerber führen, auch wenn dieVereinbarung nicht umgesetzt wird.
GrundprinzipienAllgemein formuliert müssen zwei Arten von Praktiken und / oderAbsprachen jederzeit vermieden werden:
• Austausch sensibler Geschäftsinformationen mitWettbewerbern hinsichtlich Preisen, Verkäufen, Angeboten,
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FAIRER WETTBEWERB – DOS & DON'TS
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Handlung wettbewerbsschädigend ist,kontaktieren Sie unverzüglich Ihr lokales Rechtsteam.
DON'TS
• Sie dürfen mit keinem Kunden hinsichtlich der Bestimmungen einer Ausschreibung außerhalb der jeweiligen Ausschreibungsregeln und -verfahren weder direkt noch indirekt in Kontakt treten.
• Sie dürfen (ohne die Einbindung Ihres lokalen Rechtsteams) mit keinen Wettbewerbern über Preise, Handelsbedingungen, Kunden, Angebote oder Pläne sprechen oder diesbezügliche Informationen austauschen.
DOS
• Sie müssen mit Ihrem lokalen Rechtsteam über jede vorgeschlagene Zusammenarbeit mit einem Wettbewerber sprechen, sei es in Form eines Joint Venture, Konsortiums, eines Haupt- oder Unterberaters oder auf andere Weise.
• Sie müssen Ihr lokales Rechtsteam unverzüglich über unangemessene Gespräche oder denVersuch eines unangemessenen Gesprächs seitenseines Wettbewerbersinformieren (auch wenn Sie dasGesprächverweigert haben).
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DATENSCHUTZ
Arcadis hat sich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten aufprofessionelle Weise und im Einklang mit dem Gesetz zu verwalten.
• Datenschutz umfasst den Schutz des Zugangs zu und derNutzung von personenbezogenen Daten.
• Personenbezogene Daten werden im weitesten Sinne alsInformationen bezeichnet, mit denen man direkt oder indirekteine Person identifizieren kann, wie z. B. Name,Geburtsdatum, Adresse, Mitarbeiternummer, Berufsgruppe,Foto und Unterschrift.
Was ist Datenschutz?• Wir respektieren das Recht auf Datenschutz aller Personen,
mit denen wir arbeiten – sowohl intern als auch extern – undwir fordern von jedem Mitarbeiter, sicherzustellen, dass
missbräuchlich oder falschpersonenbezogene Daten nichtverwendet werden.
• Sie dürfen personenbezogeneGeschäftszwecken verwenden,
Daten nur zu legitimenz. B. Personalverwaltung,
Entwicklung und Verbesserung von Dienstleistungen,Management-Berichterstattung, Marketing sowie rechtliche undregulatorische Compliance.
• Personenbezogene Daten müssen aktuell und richtig sein. Dasbedeutet, dass Sie Arcadis darüber informieren müssen, wennsich die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Datenändern. Wenn Sie für die personenbezogenen Daten vonKolleginnen und Kollegen oder Kunden verantwortlich sind,müssen Sie alle Änderungen der personenbezogenen Daten,von denen Sie Kenntnis erlangen, umsetzen.
• Personenbezogene Daten müssen ordnungsgemäß vorunrechtmäßigem Zugang oder missbräuchlicher Verwendunggeschützt werden.
Grundprinzipien
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DATENSCHUTZ DOS & DON'TS
Holen Sie sich im Zweifelsfall immer Ratschläge und Anweisungenvon Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem lokalen Rechtsteamein.
DON'TS
• Sie dürfen keine sensiblen Daten ohne Absprache mit Ihrem lokalen Rechtsteam sammeln und verarbeiten, d. h. Informationen zur ethnischen Zugehörigkeit, zu Gesundheit,Vorstrafen, sexuellen Präferenzen oder religiösen Überzeugungen.
• Sie dürfen auf keine persönlichen Daten zugreifen, sofern dies nicht für die Erfüllung Ihrer geschäftlichen Aufgaben erforderlich ist. Bitte beachten Sie dies, wenn Sie Daten weiterleiten, und versenden Sie personenbezogene Daten nur an Personen, die hierüber Kenntnis haben müssen.
• Sie dürfen personenbezogene Daten nicht länger als für den Zweck ihrer Verarbeitung erforderlich aufbewahren. Beachten Sie jedoch, dass wir solche Daten eventuell aufbewahren müssen, beispielsweise um unsere Verpflichtungen im Rahmen von Kundenvereinbarungen oder unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen oder um uns gegen Forderungen zu verteidigen, die gegen uns erhoben wurden. Holen Sie sich im Zweifelsfall immer Ratschläge und Anweisungen von Ihrem lokalen Rechtsteam ein.
DOS
• Sie müssen Kolleginnen und Kollegen oder Kunden informieren, wenn Sie ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verarbeiten als für denjenigen, für den diese ursprünglich gesammelt wurden, sofern die Verarbeitung nicht durch eine andere Datenschutzerklärung oder -richtlinie abgedeckt ist.
• Sie müssen personenbezogene Daten ordnungsgemäß schützen, wenn Sie sie an Dritte außerhalb von Arcadis weiterleiten. Bitte kontaktieren Sie Ihr lokales Rechtsteam, da in den meisten Fällen ein Vertrag mit dem jeweiligen Dritten abgeschlossen werden muss.
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BERUFLICHE INTEGRITÄT
Integrität ist in allen beruflichen Angelegenheiten von Bedeutung.
• Seien Sie gegenüber Ihren Kolleginnen und Kollegenrespektvoll und höflich. Sie sollten eine offene undintegrative Atmosphäre fördern und auf angemesseneund positive Weise mit Ihren Kolleginnen undKollegen kommunizieren.
• Wir akzeptieren keinerlei Form der Diskriminierungoder Belästigung .
Verhalten am Arbeitsplatz –Grundprinzipien
• Sie müssen akkurate und transparente Aufzeichnungen zu Ihren(Trans-)Aktionen unter Einhaltung der jeweiligen Verfahrenführen.
• Sie müssen korrekte und akkurate Aufzeichnungen führen, wiez. B. Rechnungen, Konten, Arbeitszeiterfassungsbögen fürMitarbeiter oder Ausgaben-Listen.
• Sie müssen die Informationen, die Sie während der Erbringungunserer Dienstleistungen erhalten haben, vertraulich behandeln.Sie müssen auch die für unsere Kunden ausgearbeitetenDokumente oder Berichte vertraulich behandeln, soferndiesbezüglich keine anderweitigen Vereinbarungen getroffenwurden.
• Sie sind für die ordnungsgemäße Verwendung, den Schutz unddie Bewahrung der Vermögenswerte und Ressourcen vonArcadis verantwortlich. Dies umfasst das gesamte (geistige)Eigentum und Firmen-Know-how sowie sämtliche Sachmittel,Finanzdaten undvertraulichen Informationen.
Aufzeichnungen, Betrug, Vertraulichkeit & korrekter Umgang mit den Vermögenswerten des Unternehmens
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BERUFLICHE INTEGRITÄT – DOS & DON'TS
DON'TS
• Sie dürfen die Vermögenswerte, Ressourcen oder Informationen von Arcadis nicht zum persönlichen Nutzen von Ihnen, Ihrer Familie oder Ihren Freundennutzen.
• Sie dürfen keine Transaktionen oder Zahlungen verbergen oder verschleiern, diese falsch charakterisieren oder nicht gemäß dem Genehmigungsverfahren verzeichnen oder behandeln.
• Sie dürfen die vertraulichen Informationen von Arcadis oder vonKunden nichtoffenlegen.
• Sie dürfen nicht-öffentliche Informationen, die in der Regel den Aktienpreis der Wertpapiere von Arcadis oder Kunden beeinflussen könnten, nicht weitergeben, bevor diese Informationen offiziell durch das entsprechend bevollmächtigte Management in Übereinstimmung mit den anwendbaren gesetzlichen Anforderungen und der Börsenordnung bekannt gegeben werden.
• Sie dürfen nicht mit den Wertpapieren von Arcadis handeln, wenn Sie im Besitz von „Insider-Informationen“ sind.
DOS
• Sie müssen Ihre Kolleginnen, Kollegen und Kunden so behandeln, wie Sie selbst behandelt werdenmöchten.
• Sie müssen zu einem offenen und vertrauensvollen Arbeitsumfeld beitragen, indem Sie geschäftliche Probleme mit Kolleginnen und Kollegen oder Ihrem Vorgesetzten besprechen.
• Sie müssen Ihre Zeit genau erfassen und korrekte Rechnungen an Kunden ausstellen. Wenn Sie z. B. gebeten wurden, Ihren Arbeitszeiterfassungsbogen im Voraus auszufüllen und Sie im Endeffekt weniger Zeit aufgewendet haben, müssen Sie den Arbeitszeiterfassungsbogen korrigieren. Wenn Sie dies nicht tun, betrügen Sie unsere Kunden.
Die Mitarbeiter werden dazu aufgefordert, die Arcadis-Werte umzusetzen
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WAS MACHE ICH, WENN?
Die Meldung von Fehlverhalten ist sehr wichtig und das Richtige!
/ Compliance-
1. Ihr direkter Vorgesetzter
2. Ihr Management vor Ort
3. Ihr jeweiliger Compliance-Beauftragter / Compliance-Ausschuss
4. das Management der Region
5. der regionale Compliance-Beauftragte / Compliance-Ausschuss
6. der konzernweite Compliance-Beauftragte Ausschuss oder
7. der Arcadis-Prüfungs- & RisikoausschussFalls die zuerst genannte Instanz nicht erreichbar ist, das Problemdiese Instanz betrifft oder Sie sich nicht wohl dabei fühlen, den Vorfalldieser Instanz zu melden, sollten Sie das Problem der anschließendgenannten Instanzmelden.
... ich einen Verstoß vermute?Wenn Sie vermuten, dass es zu einem Verstoß gegen unserezentralen Werte, die AGBP, SACS oder andere externe oder interneRichtlinien und Vorschriften gekommen ist oder kommen könnte, ist eswichtig, dies zu melden. Arcadis ist sich darüber bewusst, dass eseventuell nicht einfach ist, ein Fehlverhalten zu melden. Wenn wirjedoch über ein (potenzielles) Problem informiert sind, können wir esangehen und die (oder einige der) Konsequenzen wahrscheinlichmildern. Bitte verwenden Sie folgende Berichtwege:
...ich anonym bleiben möchte?Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, das Meldeverfahren zuverwenden oder anonym bleiben möchten, können Sie dieIntegritäts-Hotline anrufen (klicken Sie hier, um eine Liste dergebührenfreien Telefonnummern in jedem Land zu erhalten).
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WIE FUNKTIONIERT DIE INTEGRITÄTS-HOTLINE?• Wenn Sie vollkommen anonym bleiben möchten, können Sie Verstöße über die Integritäts-Hotline melden.• Wenn Sie ein Compliance-Problem in gutem Glauben melden, werden Sie vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt.• Die Integritäts-Hotline wird unabhängig von einer externen Partei betrieben:SpeakUp
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2• SpeakUp transkribiert und
übersetzt Ihre Nachricht.• Eine Nachricht wird per
E-Mail an den Chief ComplianceOfficer gesendet.
• Wählen Sie die gebührenfreie Telefonnummer.• Sie erhalten Anweisungen in Ihrer
Muttersprache.• Sie erhalten eine eindeutige Fallnummer.
• Hinterlassen Sie Ihre Nachricht.
• SpeakUp wird per E-Mail über die Antwortinformiert.
• SpeakUp übersetzt die Antwort und archiviert eine Sprachnachricht unter der Fallnummer.
• Sie können sich dieNachricht anhören.
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• Der Compliance-Beauftragte liestIhre Nachricht.
• Der Compliance-Beauftragte hinterlässt eine schriftliche Antwort auf Ihre Nachricht.
Arcadis macht die Mitarbeiter nicht für einen geschäftlichen Verlustinfolge der Einhaltung der AGBP und der SACS verantwortlich. 19
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SEIEN SIE SICH DER KONSEQUENZEN BEWUSST, WENN SIE GEGEN DIE AGBP UND DIE SACS VERSTOSSEN – SOWOHLFÜR DAS UNTERNEHMEN ALS AUCH FÜR SIE PERSÖNLICH.
Verstöße gegen die AGBP und die SACS könnten auch Verstößegegen Gesetze und Vorschriften sein, was zu einer Strafverfolgung und
Bußgeldern für Arcadis und Einzelpersonen führen könnte.
• Von jeder Person, die für Arcadis arbeitet, wird die Einhaltung der AGBP und derSACS gefordert.
• Die AGBP und die SACS umfassen die Grundprinzipien in den Bereichen fairerWettbewerb, Datenschutz, Bekämpfung von Bestechung und Korruption usw.Verstöße gegen Gesetze in diesen Bereichen können zu Sanktionen sowohl gegenArcadis als auch gegen Einzelpersonen führen. Arcadis riskiert eine Strafverfolgungdes Unternehmens sowie Straf- und Bußgelder. Einzelpersonen riskieren Bußgelderund eine Gefängnisstrafe.
• Ein Verstoß gegen die AGBP, SACS und / oder Gesetze kann auch schwerwiegendeKonsequenzen für Arcadis haben, wie z. B. Reputationsschäden, Probleme mit(potenziellen) Kunden und eine der Aktienkurses von Arcadis kann fallen.
• Viele Unternehmen und in zunehmendem Maße auch Unternehmensmitarbeiterhaben die Konsequenzen eines Verstoßes gegen Gesetze bereits aus erster Handerfahren (siehe rechts).
• Durch die Einhaltung der AGBP und der SACS wird vermieden, dass Arcadis undseine Mitarbeiter dem Risiko von Sanktionen und anderen negativen Konsequenzenausgesetzt sind.
• Ihr lokales Rechtsteam und Ihr lokaler Compliance-Beauftragter stehen Ihnen mit Ratund Tat zur Seite. Wenden Sie sich also immer an diese, wenn Sie Zweifel oderFragen haben.
8. MÄRZ 2016Ein ehemaliger CEO des größten brasilianischenBauunternehmens Odebrecht SA wird zu über 19Jahren Gefängnis für die Beteiligung an einemKorruptionssystem des staatlichen Öl- und Energiekonzerns Petrobras verurteilt.
Top 8 Geldbußen für Verstöße von Unternehmengegen US-amerikanische Gesetze zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption:
1 Siemens (Deutschland): 800 Mio. $ im Jahr 2008
2 Alstom (Frankreich): 772 Mio. $ im Jahr 2014
3 KBR/Halliburton (USA): 579 Mio. $ im Jahr 2009
4 BAE (UK): 400 Mio. $ im Jahr 2010
5 Total SA (Frankreich) 398 Mio. $ im Jahr 2013
6 VimpelCom (Niederlande / Russland)397,6 Mio. $ im Jahr 2016
7 Alcoa (USA) 384 Mio. $ im Jahr 2014
8 Snamprogetti Netherlands B.V. / ENI S.p.A(Niederlande / Italien): 365 Mio. $ im Jahr 2010
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SO, JETZT WISSEN SIE, WAS SIE TUN MÜSSEN… RICHTIG?
Wir hoffen, dass die erneute Darlegung der Grundprinzipiender AGBP und der SACS auf den vorherigen Folien einenützliche Erinnerung war.
Die AGBP und die SACS bilden sowohl die Grundlage für dieArbeitsweise bei Arcadis als auch für das Treffen der richtigenEntscheidung, wenn Sie mit einem ethischen Problem konfrontiertsind.
In dieser Schulung können wir natürlich nicht alle der von denAGBP und den SACS abgedeckten Themen umfassendbehandeln. Sie können den gesamten Text der AGBP und derSACS lesen, wenn Sie auf die Buttons auf der rechten Seiteklicken.
Und denken Sie daran: Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl – sowohlbeim Test als auch im wahren Leben. Auch wenn Sie nichtkomplett sicher sind, ob etwas ein Problem ist: Wenn es sich„komisch“ anfühlt, ist es wahrscheinlich ein Problem. Wenn Siesich bei etwas unwohl fühlen, sollten Sie dies intern diskutieren.
Bestätigung Ihrer Einhaltung der AGBP und der SACS
Da alle, die für Arcadis arbeiten, bestätigen müssen, dass sie dieAGBP und die SACS gelesen und verstanden haben und befolgenwerden, bitten wir Sie, dies auf der nächsten Seite (erneut) zubestätigen, indem Sie unten auf „Ich stimme zu“ klicken.Anschließend können Sie zum Testbereich gehen.
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