Human ResouRces

W o d e r M e n s c h i M V o r d e r g r u n d s t e h t

3

Jedes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten in einer

motivierenden Atmosphäre sinnvoll zu nutzen, zu fördern und entsprechend zu qualifizieren ist eine Aufgabe,

welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte

darum die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung

geht die Human Resources Software weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft sie, die personellen

Ressourcen optimal auszuschöpfen und dabei auch dem Menschen gerecht zu werden.

Beginnen, wo andere aufhören

Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS

entwickelt wird. Auch die Human Resources Software ist Ausdruck dieser Einstellung. Klar strukturiert, vielseitig

und von bestechender Effizienz wird sie zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes Unternehmens.

ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 41‘000 Unternehmen im täglichen Einsatz

bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software sowohl in Klein-

betrieben als auch im Einsatz in grösseren Unternehmen. Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz

der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.

W o d e r M e n s c h i M V o r d e r g r u n d s t e h t

IntRo

A B A c u s B u s i n e s s s o F t W A r e – M e h r r A u M F Ü r i n d i V i d u A l i t ä t

5

aBacus vi – Design the future

ABACUS vi, und so auch die Human Resources Software, ist vollständig neu in Internet-

Architektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das

rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von

Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen,

Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Das Programm kann sowohl auf

Einzelplatzsystemen als auch in einer Server-Installation genutzt werden. Bei Server-

Installationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. Der Zugriff

erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängige nutzung der

Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.

moderne Technologien

Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Human Resources Software zum

tragen kommen, sind:

> Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Mitarbeitenden, Infor ma-

tionen und Dokumenten, die in Mitarbeiterdossiers abgespeichert sind

> Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken wie beispielsweise für den Personal-

stamm

> Abfragen von Informationen via Internet und Intranet

> Visualisierung der Daten durch Grafiken

> Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten

umfassender service

> Die Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.

> ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirt-

schaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den

Unterhalt der Software.

> Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und

den produktiven Einsatz der Programme.

A B A c u s B u s i n e s s s o F t W A r e – M e h r r A u M F Ü r i n d i V i d u A l i t ä t

IntRo

i n t e g r i e r t e s g e s A M t s y s t e M F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n

seite 8-11 Personaldaten

seite 12-15 stellen und organigramme

seite 16-19 Budgetierung

seite 20-23 Konten und Gegenstände verwalten

seite 26-29 Knowledge management

seite 30-33 Beurteilung und Zielvereinbarung

seite 34-37 Bewerbermanagement

seite 38 optionen zu Human Resources

Die aktuellen Systemanforderungen finden

Sie auf der ABACUS Homepage unter dem Link

www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

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Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares

Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personal-

führung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die

Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personal-

administration umfassendes Gesamtsystem.

Eine moderne Personalführung braucht Instrumente, welche die Arbeit der Personal-

verantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS Human

Resources zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit struktu-

riert, rationalisiert und wesentlich effizienter.

> Workflows für die effiziente Unterstützung von Prozessen in der Personaladministration

wie zum Beispiel Eintritte, Austritte, Absenzen

> Anpassung der Software an die unternehmenspezifischen Anforderungen durch

Masken design, freie Feldbezeichnungen, Erweiterungen der Datenbank, Prozess ab-

wick lung und damit eine Reduktion des Aufwands für die Personaladministration

> Gesetzliche neuerungen im Salärbereich werden sofort umgesetzt und integriert.

> Jährlich wird eine neue Version ausgeliefert, die den Kunden immer die neusten

techno logien zur Verfügung stellt.

i n t e g r i e r t e s g e s A M t s y s t e M F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n

Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares

F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n

InHALt

p e r s o n A l d At e n

”Die Mitarbeitenden sind der Erfolgsfaktor

unseres Unternehmens. Der flexible und

sensible Umgang mit dem Personal,

seinen Daten und Ressourcen gehören für

mich zu den wichtigsten Elementen einer

modernen Personaladministration.“

9

p e r s o n A l d At e n

In den Personalinformationen werden alle Daten über die mitarbeitenden

er fasst. Diese umfassen die stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und

er nennungen, stellenbelegungen, stellvertretungen usw.

Grunddaten Lohnbuchhaltung

Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personal-

lohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse

geführt, was dem Anwender ermöglicht, vorgängig Stammdaten für den Folgemonat

oder das Folgejahr zu erfassen respektive anzupassen.

> Personalstammdaten

Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten

wie name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten

auch diverse nationale Informationen wie Sozialversicherungsnummer, SUVA/UVG-

Code etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie telefon, Zivilstand,

Beruf usw. ergänzt werden. Im Personalstamm besteht die Möglichkeit, beliebige

zusätzliche Daten felder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. Diese können sich auf

den Beruf, die Funktion, die Adresse usw. beziehen.

> Personallohndaten

In den Personallohndaten werden die Daten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fix-

spesen usw. erfasst. Für die Erfassung stehen beliebig viele frei beschriftbare Felder zur

Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass sie

bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren

auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets.

> Personallisten

Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im

Standardumfang des Programms Human Resources integriert sind.

PERSonALDAtEn

Beförderungen und ernennungen

Beförderungen und Ernennungen können zentral eingegeben und bezeichnet werden.

Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung

bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur

Verfügung.

stellenbelegung

Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird

jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben, zum Beispiel zur

Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen von Antritts- und Austrittsdatum ist pro

Stelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die

Aus wertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung:

> Stellenbelegung pro Mitarbeiter

> offene Stellen und Überbelegungen

> Fluktuationsrate

Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, werden die

aktuell belegten Stellen automatisch quittiert.

mitarbeiterfoto im Personalstamm

Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird der

Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch sein Bild. Es kann bei-

spielsweise für Stammblätter, Visitenkarten und organigramme verwendet werden.

p e r s o n A l d At e n

11

h i g h l i g h t s

> Dossier

Zu den Mitarbeitenden gehörende Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeits-

verträge, Ausbildungsvereinbarungen usw. lassen sich in die elektronischen Dossiers

ablegen und bei Bedarf anzeigen und ausdrucken.

> Zugriffsschutz

Grösste Aufmerksamkeit wird in der Human Resources Software der Vertraulichkeit

der Informationen und damit der Sicherheit der Daten beigemessen. Einerseits kann

genau definiert werden, auf welche Programmteile ein Benutzer Zugriff hat. Anderer-

seits kann pro Benutzer festgelegt werden, über welche Mitarbeitenden er Infor ma-

tionen abfragen darf – beispielsweise, dass ein Abteilungsleiter nur Daten von Mitar-

bei tenden seiner Abteilung einsehen kann. Dabei wird zwischen den Lese- und

Schreibrechten unterschieden.

> Zusätzliche adressen

Für jeden Mitarbeiter lassen sich zusätzliche Adressen erfassen und hinterlegen: die

notfalladresse, eine Hausarztadresse, ein Zweitwohnsitz, ein allfälliger Vormund usw.

Diese Adressen stehen für die Lohnabrechnung oder Informationsschreiben zur

Verfügung.

> notizen

Mitarbeitergespräche, Personalentscheide und Memos können auf dem Mitarbeiter-

dossier als notizen hinterlegt werden, lassen sich nach typen ordnen und helfen die

Übersicht zu wahren. Ergänzend können auch Dokumente, wie beispielsweise E-Mails,

angehängt werden.

PERSonALDAtEn

s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e

”In einem modern organisierten Unter­

nehmen ist es unerlässlich, stets den

Überblick über die Stellen beschreibungen,

Funktionen und den Auslastungsgrad

zu behalten.“

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ein zentraler aspekt in jedem unternehmen ist die Bewirtschaftung der stellen.

Das Programm Human Resources erlaubt das auswerten von Vakanzen und

Überbelegungen, die Pflege der stellenbeschreibungen und die Darstellung der

stellenpläne in grafischer Form.

stellenorganisation

Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz.

Für die Beschreibung der zu verrichtenden tätigkeiten, resp. der Funktionen und Stellen,

stehen textbausteine zur Verfügung. Die Stellenbeschreibung lässt sich ausdrucken oder

alternativ auch in einem beliebigen Format ins elektronische Dossier der Stelle ablegen.

Im Stellenpensum kann mit einem Prozentwert angegeben werden, ob es sich um eine

Vollzeitstelle, eine teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen

des Antritts- wie auch des Austrittsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine Historie

über die Belegung verfügbar.

stellenzuordnungen

Die Stellenzuordnung kann entweder aus Sicht der Stelle oder aus Sicht des Mitarbeiters

erfolgen. Wird eine Stelle ausgewählt, sind alle Mitarbeitenden ersichtlich, welche diese

Stelle besetzen. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von Stellenpools nützlich.

Wird ein Mitarbeiter selektiert, wird sofort ersichtlich, welche Stellen der Mitarbeiter im

Unter nehmen inne hat und welche Funktionen er ausübt.

auswertungen stellen

Für Informationen über die Stellen stehen verschiedene Listen zur Verfügung, wie die

Stellenstammblätter, welche sämtliche Informationen einer Stelle enthalten, oder Listen

in Journalform, die der Übersicht dienen. So ist zum Beispiel auch eine Liste über die

Stellenbelegung und Vakanzen sowie eine Überbelegungsliste im Programm enthalten.

StELLEn UnD oRGAnIGRAMME

s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e

organigramm – organisation

Ein organigramm ist die grafische Übersicht des Stellenplans. Sobald ein Unternehmen

eine gewisse Grösse überschreitet, wird es notwendig, die Darstellung in mehrere Ele-

mente aufzuteilen. Die organisation eines Unternehmens kann deshalb über mehrere

or ganigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm

meh rere Suborganigramme zugeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen

Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Das Hauptorganigramm selber dient dann der

Grobübersicht, respektive ist eine totalisierung der Suborganigramme. Wurde zum Bei-

spiel ein organigramm nach Abteilungen aufgebaut, sind auf dem Hauptorgani gramm

alle Abteilungen inklusive der Anzahl Stellenprozente der einzelnen Abteilungen ersicht-

lich.

Direktes Bearbeiten der stammdaten aus organigramm

Sollen die Stammdaten eines Elements bearbeitet werden, wird durch Anklicken eines

Daten bankfeldes direkt aus dem organigramm der Stellenstamm gestartet. Die Stellen-

definition lässt sich so bequem anpassen oder man kann auch via Stellenzuordnung

direkt in den Per sonalstamm auf den Inhaber der Stelle wechseln.

Gestaltungselemente des organigramms

Die organigramme können beliebig gestaltet werden. Elemente wie Schriftgrösse und

Schriftart, Farbe, Rahmentyp und Elementform lassen sich frei definieren, genauso wie

auch die Verbindungen zwischen den Elementen mit Linien, Pfeilen usw. Die in den or -

ga ni grammen verwendeten Elemente können verschoben und beliebig platziert werden.

Linien und Pfeile werden dabei automatisch angepasst, so dass keinerlei Verbin dungen

verloren gehen.

organigramme drucken

Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt. Ausdrucke lassen

sich mit entsprechendem Druckertreiber bis zum Format A1 erstellen, so dass auch für

ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden ein organigramm gedruckt werden

kann. neben dem Ausdruck ist auch die Speicherung im HtML-Format möglich, was eine

Platzierung des organigramms im Intranet oder Internet ermöglicht.

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s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e

h i g h l i g h t s

> stellenstamm

Der Stellenstamm ist ähnlich dem Personalstamm aufgebaut. Besonders wichtig bei

den Stellen ist, dass auch Lohnwerte und andere Berechnungselemente hinterlegt

wer den können. Dies ermöglicht die Budgetierung von vakanten Stellen. Dabei kann

auch aufgezeigt werden, was ein Zielgehalt für eine bestimmte Stelle sein sollte und

welche Abweichung sich daraus zum effektiven Gehalt des Mitarbeiters ergibt, der

diese Stelle besetzt. Im Stellenstamm besteht zudem die Möglichkeit, beliebige zusätz-

liche Datenfelder in unbeschränkter Anzahl zu definieren.

> stellenbeschreibung / Dossiers

Eine Stellenbeschreibung lässt sich auf jeder Stelle hinterlegen. Sind ähnliche Stellen

vorhanden, können die Beschreibungen auch aus mehreren Funktionsbeschreibungen

flexibel zusammengesetzt werden. Zu den Stellen gehören auch Dokumente wie

Regle mente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten usw. Diese lassen sich in

Dossiers, welche pro Stelle geführt werden, elektronisch ablegen und können so ent-

sprechend über einen beliebigen Zeitraum aufbewahrt werden.

> Inhalt organigramm

Ein organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese

repräsentieren die Stellen. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und er -

gibt sich aus verschiedenen Feldern. Diese können direkt dem Personal- oder Stel len -

stamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser

Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den organi-

grammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäf ti-

gungs grades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines

Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern

auch Werte wie der Headcount oder das total aller Stellenprozente einer organi-

sationseinheit berechnet werden. Ein besonderes Highlight ist auch, dass direkt im

Stellenorganigramm angezeigt werden kann, welche Mitarbeitenden die Stelle beset-

zen. Der Zugriff auf die Mitarbeiterfotos machen die organigramme persönlicher.

StELLEn UnD oRGAnIGRAMME

B u d g e t i e r u n g

”Für die verschiedenen Budget­

varianten brauchen wir ein flexibles

Lohnabrechnungs system, das uns

für alle Anforderungen den nötigen

Spielraum lässt.“

17

Im Lohn- und Gehaltsbereich existiert eine Vielzahl von Budgetpraktiken: kompli-

zierte einkommensveränderungen per Jahres- oder monatsende, die Planung

und Bewilligung der Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres, monatliche

oder projektbezogene Budgetierung benötigter mitarbeiter mit entsprechender

Lohnsumme usw. auch dass mehrere Varianten von Budgets erstellt werden

müssen, gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Budget basiert auf Lohnarten

Das Budget basiert grundsätzlich auf der Definition des Lohnartenstamms. Dies hat

einerseits den Vorteil, dass Anpassungen gewisser Lohnarten automatisch auch bei allen

Budgetberechnungen berücksichtigt werden. Andererseits stimmt auch die Kontierung

für die Verbuchung des Budgets mit jener der Lohnarten überein. Selbstverständlich las-

sen sich auch Lohnarten definieren, die ausschliesslich für die Budgetierung verwendet

werden.

Vorbudgets

Das Programm bietet eine Funktion, mit der Vorbudgets erstellt werden können. So lässt

sich beispielsweise eine Lohnerhöhung vorbudgetieren. Diese Vorbudgets, respektive de -

ren Resultate, können anschliessend für die eigentliche Budgetierung verwendet werden.

BUDGEtIERUnG

Budget berechnen

Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeitende oder

Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Abrechnungslauf ab. Vakante

Stellen werden automatisch berücksichtigt. Die Be rechnung kann beliebig oft und in

mehreren Varianten durchgeführt werden. Falls notwendig, kann das Budget individuell

pro Mitarbeiter manuell angepasst werden.

Budgetjournale

Mehrere Auswertungen erlauben eine effiziente Kontrolle und Dokumentation der bud-

getierten Daten. Dabei können verschiedene Ebenen via Mitarbeiter-, Kostenstellen- oder

Abteilungsstufe ausgewertet werden.

Zugriffskonzept

Ein ausgeklügeltes Zugriffskonzept ist in allen Bereichen der Budgetprogramme inte-

griert. Auf diese Weise können alle Abteilungen oder Kostenstellenverantwortlichen

un ab hängig voneinander budgetieren. Gleichzeitig ist aber sichergestellt, dass Zahlen

anderer Abteilungen nicht eingesehen werden können.

B u d g e t i e r u n g

19

B u d g e t i e r u n g

h i g h l i g h t s

> Budgetprozess

Budgetprozesse sind oft komplex und ein optimaler Prozess des einen Unternehmens

ist für andere Unternehmen in der gleichen Form ungeeignet. Darum kann der Prozess

mit Hilfe verschiedener Bausteine flexibel nach dem Baukastenprinzip definiert wer-

den. Dabei lassen sich auch mehrere Bewilligungsstufen einbauen. Mit tels einer Ab -

lauf steuerung kann dann der optimal auf das Unternehmen zugeschnittene Prozess

definiert werden.

> Budgetvarianten

Durch verschiedene Budgetvarianten lassen sich mehrere voneinander unabhängige

Budgets ausarbeiten, um diese zum Beispiel dem Management vorzulegen. So kann

ein Budget mit einer Personalaufstockung und ein zweites Budget mit einer Personal-

reduktion erstellt werden. Auch sind beliebig viele Simulationsläufe möglich.

> Rollendes Budget – Forecast-Funktionen

neben den Budgetvarianten stehen auch rollende Budgets für Forecasts zur Verfügung.

Dies erlaubt zum Beispiel quartalsweise einen Abgleich zwischen den Ist-Werten und

dem Budget vorzunehmen. Entspricht das Ergebnis des Abgleichs nicht dem ge -

wünschten Resultat, können rechtzeitig Massnahmen getroffen und die restlichen

Quartale entsprechend nachbudgetiert werden. Das originalbudget wird davon nicht

beeinflusst.

BUDGEtIERUnG

K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n

”Vielen Mitarbeitern werden Gegen stände

zur Verfügung gestellt oder Konten für sie

geführt. Die Human Resources Software

hilft mir ohne grossen Aufwand den

Überblick zu behalten.“

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stunden oder Tage, aber auch Gegenstände wie schlüssel, Parkplätze usw. – die

Human Resources software erlaubt die Führung von Konten für die Ver wal tung

von Geldern, mengen und Gegenständen.

Konten führen

Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die

Möglichkeit, automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung direkt auf Konten zu

buchen. Für jedes Konto können beliebige Felder definiert und geführt werden. Ausser-

dem lassen sich auch vertragliche Vereinbarungen, notizen usw. direkt auf den Konten

hinterlegen.

Konten abfragen

Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Saldi pro Journal, Konto und Kalen-

derjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die

Kontoauszüge und -abschlussbelege können in einer Kurzform oder in Briefform erstellt

werden.

Konten verzinsen

Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden.

Unterstützt werden neben den gültigen Verzinsungsformeln auch pauschale Saldo ver-

zinsungen (BVG). Zur Kontrolle stehen folgende Listen zur Verfügung:

> Zinsnachweisliste

> Zinskontrollliste

Konten-mitarbeiter-Verbindung

Konten werden in der Regel mit einem Mitarbeiter verbunden, da sie einen direkten

Bezug zu diesem haben. Deshalb sind die Konten ebenfalls in den Personalstamm inte-

griert und können dort jederzeit eingesehen und bebucht werden. Ähnlich wie bei einem

Fibu-Konto ist ein entsprechender Kontoauszug vorhanden, in dem sämtliche Buchungen

und auch der entsprechende Saldo aufgeführt sind.

KontEn UnD GEGEnStÄnDE

K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n

Die flexible Definition erlaubt es, die Konten für verschiedenste Anwendungsbereiche

einzusetzen. So können zum Beispiel Mitarbeiterdarlehen geführt werden, eine Ferien-

kontrolle ist möglich oder auch ein BVG-Konto kann entsprechend verwaltet werden.

Konten auf anderen ebenen

Konten können auf sehr unterschiedlichen Ebenen geführt werden. Es ist zum Beispiel

möglich ein Konto auch auf Abteilungsebene zu verwalten. Auf diese Weise lässt sich für

jeden Mitarbeiter nachvollziehbar eine Abteilungskasse und Ähnliches führen. Gerade

die tatsache, dass solche Konten ausserhalb der Finanzbuchhaltung geführt werden kön-

nen, ermöglicht optimale Lösungen.

Gegenstände definieren

Der Begriff der Gegenstände ist sehr weit gefächert. So können denn auch Gegenstände,

respektive die notwendigen Definitionen der Gegenstände sehr unterschiedlich sein. Für

alle Gegenstände lassen sich beliebige Felder definieren: Bezeichnungen, Ablaufdaten,

Benutzungsgebühren, Grössenangaben, Seriennummern, Rückgabebedin gun gen usw.

Auch vertragliche Vereinbarungen, Dokumente, notizen oder Bilder können für jeden

Gegenstand hinterlegt werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Exemplare,

wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl nur einmal erfasst.

Gegenstände-Historie

Für bestimmte Gegenstände ist es notwendig eine Historie zu führen, um zum Beispiel

jederzeit nachvollziehen zu können, welchen Weg ein Gegenstand zurückgelegt hat oder

wer zu welchem Zeitpunkt eine Zugriffsberechtigung hatte.

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K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n

h i g h l i g h t s

> Verbindung von Gegenständen und mitarbeitern

Gegenstände werden in der Regel mit Mitarbeitenden verbunden, da sie auch di rekt

an diese abgegeben werden. Entsprechende Eingabefelder können dafür direkt im

Personalstamm verwendet werden. Für die Informationsabfrage stehen zwei Sichten

zur Verfügung. Zum Einen sieht man auf einen Blick, welche Mitarbeitende welche

Gegenstände erhalten haben und zum Anderen kann auch ermittelt werden, welche

Mitarbeitende einen bestimmten Gegenstand, zum Beispiel ein Handy, erhalten

haben.

> Verzinsung von Konten und effizientes Bearbeiten mehrerer Gegenstände

Das Programm bietet die Möglichkeit, Zinsläufe für alle Konten oder Kontentypen

über alle Mitarbeitende oder auch nur eine Auswahl davon durchzuführen. So können

zum Beispiel am Jahresende Ver zinsungen auf Mitarbeiterdarlehen inklusive den ent-

sprechenden Zins buchungen effizient und automatisiert erstellt werden. Aber auch

Ge gen stände lassen sich auf einfache Weise mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig

zu ordnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn zum Beispiel eine ganze Abteilung

mit neuer Arbeits kleidung ausgerüstet wird.

> Konten mit Lohnarten verknüpfen

Errechnete Resultate einer Lohnart werden aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein

entsprechendes Konto des Mitarbeiters verbucht. Zusätzlich ist die Gegen stands ver-

wal tung mit der Lohnbuchhaltung so verknüpfbar, dass Benutzungs- und Depot-

gebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.

KontEn UnD GEGEnStÄnDE

A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s d i e B e t r i e B s K l i M A - s o F t W A r e

25

A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s d i e B e t r i e B s K l i M A - s o F t W A r e

K n o W l e d g e M A n A g e M e n t

”Bei der optimalen Nutzung und Weiter­

entwicklung von Know­how leistet ABACUS

Human Resources wertvolle Dienste.“

27

Die Kenntnisse jedes einzelnen sind so individuell wie seine Per sön lichkeit.

Wissen wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert – so wie auch der

erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Doch ihre optimale nutzung und

kon tinuierliche Weiterentwicklung von Know-how stellt zusätzliche anforde run-

gen ans unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business software.

Felder frei definieren für den aufbau der Wissensdatenbank

Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen – Aus- und

Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten – geführt

werden. Darin enthaltene Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unter-

schiedlich sein. Darum kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern

hinter legt werden. Mögliche Felder, zum Beispiel für die ”Weiterbildung”, können sein:

> Begonnen am

> Beendet am

> Arbeitgeberkosten

> Verpflichtung in Monaten oder Franken

> Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen)

> Beliebige weitere Informationsfelder

Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Aus- und

Wei ter bildungen einfach und zielgerichtet. Pro Eintrag können individuelle Bemerkun gen

im notizblock hinterlegt, sowie Ausbildungsvereinbarungen im Dossier gespeichert

werden.

KnoWLEDGE MAnAGEMEnt

K n o W l e d g e M A n A g e M e n t

Wissen strukturieren

Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und

Weiterbildungen können beliebig viele Gruppierungen definiert werden: Beispielsweise

eine Gruppierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Gruppierung

nach Stufe (FH, Universität usw.). Für die schnelle Suche nach einzelnen Ausbildungen

lassen sich auch zwei oder mehrere Gruppierungen kombinieren.

Dies ermöglicht zum Beispiel auch eine Unterscheidung zwischen effektiven Ausbildungen

und Kursen oder internen Ausbildungen. So können in der einen Gruppierung Aus bil-

dungen wie Lehre, Fachhochschulabschluss usw. geführt werden und in einer anderen

Gruppe interne Kurse. Zudem lassen sich auch periodische Überprüfungen durchführen,

um sicherzustellen, dass zum Beispiel jeder Mitarbeiter im Zweijahresrhythmus einen

Sanitätskurs belegt hat.

Bildungsstand auswerten

Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten und Selek-

tions kriterien ausgewertet werden. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht

brach liegendes Potential oder Bildungslücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und

sorgt für die notwendige transparenz im Personalbereich.

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K n o W l e d g e M A n A g e M e n t

h i g h l i g h t s

> Verpflichtung

Mit einem definierbaren Feld lässt sich die Verpflichtungsdauer eines Mitarbeiters

auto matisch berechnen. Dazu erscheint ein separates Fenster, in dem die Dauer in

Jahren, Monaten und tagen erfasst werden kann. Der Endtermin wird dadurch auto-

matisch berechnet. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit der Direkterfassung.

Beim Austritt des Mitarbeiters erscheint eine Warnung, falls für diesen noch eine lau-

fende Ver pflichtung besteht.

> massenzuweisung / massenänderung

Mit der Massenzuweisung kann mehreren Mitarbeitenden in einem einzigen Arbeits-

schritt eine Ausbildung oder ein Kurs zugeordnet werden. Die Massenänderung

ermöglicht die zeitsparende Anpassung und Änderung vorhandener Daten – beispiels-

weise bei der Erfassung von Verschiebungsdaten oder der Statusänderung nach

Absolvierung des Kurses.

> Zugriff auf andere Datenbankfelder

Bei der Felddefinition kann auf ausgewählte ABACUS Datenbankfelder direkt zuge-

griffen werden. Dadurch ist die Aktualität der Daten stets gewährleistet und eine

Doppel erfassung entfällt. Um zum Beispiel die Institute den Aus- und Weiterbildungen

zuzuordnen, können die gewünschten Informationen direkt von der Adressdatenbank

verwendet werden. Mit der gewohnten Suchhilfe ist ein schneller Zugriff auf den

gewünschten Anbieter gewährleistet.

> suche nach aus- und Weiterbildungen

Mit Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stamm-

datenprogrammen und Auswertungen erleichtert: Wird nach dem Schlüsselwort

”Buch haltung“ gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie ”Buchhalter FA“ oder

”Eidg. dipl. Buchhalter / Controller“ angezeigt, auf denen das Schlüsselwort hinterlegt

ist und es erscheinen alle Mitarbeitende, für welche dieses Schlüsselwort erfasst

wurde.

KnoWLEDGE MAnAGEMEnt

B e u r t e i l u n g u n d

Z i e lV e r e i n B A r u n g

”Jede Persönlichkeit ist einzigartig

und speziell. Ein Beurteilungs­ und

Ziel vereinbarungs system wie dasjenige

des ABACUS Human Resources trägt

dieser Tatsache Rechnung.“

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unterschiedliche sichtweisen bei der Beur teilung der mitarbeitenden durch den

Vorgesetzten und den mitarbeiter selbst sollten sich in einem Beurtei lungs- und

Ziel verein barungssystem widerspiegeln, ohne die strukturen des Human

Resources Prozesses in Frage zu stellen oder die einheit und Vergleichbarkeit der

Informationen zu gefährden.

Beurteilungsbogen

Jede Beurteilung und Zielvereinbarung eines Mitarbeiters erfolgt nach festgelegten

Kriterien. Dabei ist der Aufbau der Beurteilungsbogen in vielen Fällen identisch, damit die

Vergleichbarkeit mit anderen Mitarbeitenden möglich ist. Haben bestimmte Berufsgruppen

oder Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an den Beruf und somit auch unter-

schiedliche Anforderungen an den Beurteilungsbogen, können beliebig viele und unter-

schiedliche Beurteilungsbogen definiert werden. Sie sind vollkommen frei gestaltbar. Es

stehen dafür freie Felder, Gewichtungen, Zielerreichungsdefinitionen und Skalierungen

zur Verfügung. Die Beurteilungsbogen werden anschliessend den einzelnen Mitar-

beitenden oder Mitarbeitergruppen zugewiesen.

Beurteilungsprozesse

Um unterschiedliche Beurteilungsprozesse mit der Software zu unterstützen, stehen ver-

schiedenste Möglichkeiten zur Verfügung. normalerweise ist der Prozess auf einer Jah-

res beurteilung aufgebaut. Selbstverständlich lassen sich auch abweichende Periodizitäten

für einzelne Mitarbeitende oder auch Berufsgruppen definieren.

BEURtEILUnG UnD ZIELVEREInBARUnG

B e u r t e i l u n g u n d Z i e lV e r e i n B A r u n g

Integrierte PDF-Technologie

Anstatt den Beurteilungsbogen auszudrucken, kann er auch als PDF-Formular erstellt

werden. Dieses kann dann vom Vorgesetzten, losgelöst von der ABACUS Software, aus-

gefüllt werden. Die Personalabteilung übernimmt anschliessend den Beurteilungsbogen

dank einer speziellen PDF-technologie automatisch in die HR-Software. Die Daten und

Informationen stehen so für alle Auswertungen und Vergleiche mit anderen Mitar-

beitenden zur Verfügung.

Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten

Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können mit einer Vielzahl von

Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien nach verschiedenen Aspekten ausge-

wertet werden. Das strukturierte, übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential

oder Lücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige transparenz.

Zudem können für das Mitarbeitergespräch leere Beurteilungs- oder Ziel verein barungs-

bogen gedruckt werden.

33

B e u r t e i l u n g u n d Z i e lV e r e i n B A r u n g

h i g h l i g h t s

> Berechnete Felder

Für die automatische Weiterberechnung von Werten kann in einem Feld auch eine

Formel hinterlegt werden. Bei der Definition dieser Formel lassen sich bestehende Fel-

der, operatoren oder Funktionen verwenden. So können zum Beispiel Gewichtungs-

faktoren in Beurteilungen integriert oder der Zielerreichungsgrad errechnet werden.

> Vergleichbarkeit

Verschiedene Auswertungen erlauben es, Mitarbeitende, die anhand des gleichen

Beur tei lungs bogens beurteilt wurden, miteinander zu vergleichen. Wird in den Beur-

teilungs skalen mit Zahlen gearbeitet, können Durchschnittswerte errechnet und so

Abwei chungen einzelner Mitarbeitender analysiert werden.

> Freie Gestaltung der Programmmasken

Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von

Ab schnitten, Spalten oder Zeilen erfolgen. Die Reihenfolge der Felder lässt sich indivi-

duell bestimmen. Damit werden die benötigten Informationen für die Beurteilung und

Ziel vereinbarung der Mitarbeitenden bedürfnisgerecht in den Stammdaten und Aus-

wertungen festgelegt. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der

Vergangenheit an.

BEURtEILUnG UnD ZIELVEREInBARUnG

B e W e r B e r M A n A g e M e n t

”Das Bewerbermanagement der ABACUS

Human Resources Software überlässt nichts

dem Zufall und unterstützt mich als

Personalverantwortlichen in jeder Phase

optimal.“

35

B e W e r B e r M A n A g e M e n t

Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und

effizienten Verwaltung der Bewerber und stellenausschreibungen. Die einzelnen

Phasen einer Rekrutierung von der ausschreibung einer offenen stelle bis zur

definitiven einstellung eines Interessenten können abgebildet werden.

erfassung der Bewerber

Die Personalien eines Interessenten werden in den Stammdaten erfasst. Um Mehrfach-

erfassungen desselben Kandidaten zu vermeiden, vergleicht das System den namen und

den Vornamen der Interessenten mit dem Bewerber- und Personalstamm. Wird eine

Übereinstimmung gefunden, besteht die Möglichkeit, die Erfassung fortzusetzen oder

die bestehenden Daten zu bearbeiten. Jeder Bewerbung lässt sich ein frei definierbarer

Status (pendent, zurückgestellt, abgelehnt) zuweisen. Im Bewerberstamm und in der

Bewerberübersicht kann nach diesem Status selektiert werden.

Bewerbungen via Internet

Im Bewerberstamm sind flexible online-Schnittstellen enthalten. Werden beispielsweise

auf der Homepage Stelleninserate platziert, können eingehende Bewerbungen mit sämt-

lichen Informationen, Arbeitszeugnissen und Fotos automatisch in den Bewerberstamm

übernommen werden.

BEWERBERMAnAGEMEnt

B e W e r B e r M A n A g e M e n t

Bewerberübersicht

Die Übersicht über sämtliche Bewerbungen kann individuell angepasst werden.

Ge wünschte Informationen wie Bewerbungsstatus, Klassierung und offene Rückmel-

dungen können angezeigt und als Filter verwendet werden. Davon ausgehend können

Massenaktionen wie Eingangsbestätigungen ausgelöst werden. terminierte Aktionen

werden aufgelistet und dienen dem Sachbearbeiter zur effizienten Planung.

aktionen: schritt für schritt zum Ziel

Mit den so genannten ”Aktionen“ werden die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung

einer Bewerbung abgebildet. Dies sind zum Beispiel die Eingangsbestätigung der Bewer-

bungs unterlagen oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sobald der Sachbearbeiter

einen Vorgang fertig bearbeitet hat, markiert er diesen als ”erledigt”. Aktivi täten können

auch mit einem Status und einem Seriendokument verknüpft werden. Ist beispielsweise

die Aktivität ”Eingangsbestätigung“ erledigt, wird auf der Be werbung automatisch der

Status ”pendent“ gesetzt und das Seriendokument ”Eingangs bestätigung“ ausgedruckt.

Aktionen eignen sich besonders auch für Massenverarbeitungen. Durch immer mehr

Blindbewerbungen müssen viele Absagebriefe versendet werden. Die Aktionen ermög-

lichen es, die Bewerber gleichzeitig zu bearbeiten und Absagebriefe serienmässig zu

verschicken.

Bewerber qualifizieren

Bewerber, die in die engere Wahl kommen, sollen beurteilt werden können. Dazu lassen

sich Kriterien bestimmen und gewichten. Die Beurteilung kann dabei von mehreren

Personen eingesehen und wenn nötig ergänzt werden. Somit lässt sich der geeignete

Kandidat für die zu besetzende Stelle ermitteln.

37

B e W e r B e r M A n A g e M e n t

h i g h l i g h t s

> expresserfassung

Um den Aufwand für die Erfassung der Bewerber möglichst gering zu halten, müssen

für Interessenten, die nach einer ersten Selektion nicht für die ausgeschriebene offene

Stelle geeignet sind, nur einige wenige Mussfelder ausgefüllt werden. Die Maske der

Expresserfassung beschränkt sich aus diesem Grund auf die Angaben name, Vorname,

Adresse und Geschlecht. nach der Erfassung kann ein Barcode gedruckt werden,

damit die Bewerbungsunterlagen in der Masse eingescannt werden können.

> Bewerber-Inbox

Beurteilungen von Bewerber-Dossiers werden von Linienvorgesetzten in der Bewerber-

Inbox vorgenommen. Die Bewerbungsunterlagen können dort eingesehen und kom-

mentiert werden. Die Beurteilungsformulare sind frei definierbar, damit je nach Art der

Beurteilung die gewünschte Rückmeldung eingeholt werden kann.

> Dossierverwaltung

In den Dossiers werden die zum Bewerber gehörenden Dokumente wie der Lebens-

lauf, die Zeugnisse oder die Korrespondenz in elektronischer Form abgelegt. Diese

können jederzeit schnell und gezielt aufgerufen und dargestellt werden.

> Bewerber in Personalstamm übernehmen

Wird ein Bewerber angestellt, werden die Daten per Mausklick in den Personalstamm

der Lohnbuchhaltung übernommen. Dabei werden sämtliche Informationen des

Bewerbers auf den neuen Mitarbeiter übertragen. nach der Übernahme werden die

Daten des neuen Mitarbeiters, falls gewünscht, aus dem Bewerberstamm gelöscht.

BEWERBERMAnAGEMEnt

Die aBacus Human Resources software ist als modulares Gesamtsystem aufge-

baut und lässt sich damit entsprechend jeder unternehmensgrösse und anfor-

derung beliebig skalieren:

> Grundversion

> optionale Module:

- Mandanten

- Kostenstellen

- Schnittstellen

- Budget

- Bewerber

- Konto / Gegenstände

- Stellen

- Knowledge-Management, Beurteilungen

- organigramme

- AbaReport

Die detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen optionen sind verfügbar auf:

www.abacus.ch/links/human-ressources

Die aBacus Lohnbuchhaltung integriert mit der Human Resources software

Dieses integrierte Gesamtsystem unterstützt effizient alle Prozesse im Bereich der Per-

sonal administration.

Die Lohnbuchhaltungssoftware bietet Funktionen wie:

> Personalstamm

> Lohnarten

> Lohnverarbeitung

> Gesetzliche Abrechnungen

> Kostenstellen

> Fibu-Verbuchungsmatrix

> Fremdwährungen

> Auswertungen / Dokumente und Formulare / Zugriffschutz

> Geschäftsbereiche

> Electronic Banking

Weiterführende Informationen zur Lohnbuchhaltung sind in der separaten Dokumentation

enthalten.

o p t i o n e n Z u r A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s s o F t W A r e

Fremdprodukte / Individuallösungen Zeiterfassungssysteme

Debitoren-

buchhaltung

Kreditoren-

buchhaltung

Stammdaten

Anlagen-

buchhaltung

Produktionsplanung

und -steuerung

Leistungs- und

Projektabrechnung

E-Business

Archivierung

AbaScan

Informations-

management

Business Prozess Engine

Workflow

Lohnbuchhaltung

Human Resources

Finanzbuchhaltung

Kostenrechnung

AbaSmart iPad App

AbaImmo

Immobilienbewirtschaftung

Adobe Intranet / Internet E-Mail-Programme Microsoft Office

AbaNotify – MeldesystemAbaSearch – SuchmaschineAbaReport – Report Writer

AbaAudit – Datenbank-

Überwachungssystem

SmartJob – Automatisierung

von Abläufen

AbaConnect

Standardschnittstellen

Auftragsbearbeitung

Fakturierung

AbaBau

Technische Bauprogramme

Electronic

Banking

Service- und Vertrags-

management

CRM

oPtIonEn 39

i n t e g r i e r t e s o F t W A r e F Ü r A l l e A n s p r Ü c h e

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software

CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Research SA, Business Software

CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch info@abacus.ch

ABACUS Business Solutions GmbH

D-80336 München, www.abacus-solutions.de info@abacus-solutions.de Eck

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