Protokoll der Mitgliederversammlung

IFSA Förder- und Alumninetzwerk / IFSA Supporter and Alumni Network

Es versammelten sich heute,

am 21.10.2018, um 10:08 Uhr , in Freiburg , die in der Anwesenheitsliste (Anhang I) namentlich genannten und stimmberechtigten 7 Personen.

Gemäß der Vereinssatzung übernahmen Jonas Geschke die Versammlungsleitung und Simone Herpich die

Protokollführung.

Jonas Geschke eröffnete die Versammlung und begrüßte die Anwesenden. Er stellte die ordentliche

Einberufung und die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest. Daraufhin ging er zur Tagesordnung

über.

TOP 1:

Jonas Geschke präsentierte die in der Einladung bereits kommunizierte Tagesordnung:

1. Beschluss über die Tagesordnung | Approval of the agenda

2. Jahresbericht des Vorstandes | Report by the Board

3. Bericht der Kassenprüfung | Report by the cash audit

4. Annahme des Jahresberichtes 2017 und Entlastung des Vorstandes | Approval of Annual Report 2017

and discharge of the Board

5. Satzungsänderungen | Statutes changes:

§6.6, §7.4, §8, §10, §12

6. Änderungen der Vereinsordnung | Changes in the Rules of Procedure

7. Wahl des Alumni Network Coordinator Teams | Election of the Alumni Network Coordinator Team

8. Sonstiges | Miscellaneous

Es gab keine Änderungswünsche für die Tagesordnung, sie ist damit beschlossen.

TOP 2:

Jonas Geschke trug den Bericht des Vorstandes vor.

Erste Details sind im Jahresbericht 2017 nachzulesen, darüber hinaus beschrieb er, dass die Vorstandsarbeit in

2018 überwiegend aus der Registereintragung des Vereins sowie dem Aufbau der grundsätzlichen

administrativen Strukturen des Vereins bestand (z.B. Website, Spenden- und Mitgliedermanagementsystem,

MoU mit der IFSA). Für die nächste Zeit wird v.a. die Mitgliederwerbung ein entscheidendes Thema sein, damit

der Verein einen nachhaltigen finanziellen Grundhaushalt durch Mitgliedsbeiträge bekommt.

TOP 3:

Die Kassenprüfung wurde am 8.10.2018 von Franziska Wenger durchgeführt. Laura Hempelmann trug den

Bericht der Kassenprüfung vor. Der Bericht wird dem Protokoll angehängt.

TOP 4:

Lisa Prior beantragte die Annahme des Jahresberichtes 2017. Die Abstimmung über die Annahme erfolgte per

Handzeichen. Das Ergebnis der Abstimmung:

1

Annahme des Jahresberichtes 2017 | Approval of Annual Report

2017

3 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

4 Enthaltungen | Abstain

Laura Hempelmann beantragte die Entlastung des Vorstandes. Da der Vorstand sich nicht selbst entlasten

kann, werden die Stimmen der anwesenden Vorstandsmitglieder als Enthaltung gewertet. Die Abstimmung

über die Entlastung erfolgte per Handzeichen. Das Ergebnis der Abstimmung:

Entlastung des Vorstandes | Discharge of the Board 3 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

4 Enthaltungen | Abstain

Damit ist der Jahresbericht 2017 angenommen und der Vorstand für seine Handlungen seit der

Gründungsversammlung entlastet.

TOP 5:

Wie in der Einladung zur Mitgliederversammlung angekündigt, wurde über die nachfolgenden

Satzungsänderungen einzeln beschlossen.

● §6.6 Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung

● §7.4 Wahl des Vorstandes

● §8 Kassenprüfung

● §10 Datenschutz

● §12 Inkrafttreten der Satzung

Nach Klärung kurzer Nachfragen wurde wie folgt per Handzeichen beschlossen:

§6.6 Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung

alt neu

Aufgaben der Mitgliederversammlung sind unter anderem

a. die Entgegennahme des Rechenschafts- und Haushaltsberichtes des Vorstandes,

b. die Entlastung des Vorstands, c. die Wahl des Vorstands, d. die Beschlussfassung über

Satzungsänderungen sowie Änderungen an der Vereinsordnung und

e. die Beschlussfassung über die Vereinsauflösung.

Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung sind unter anderem

a. die Entgegennahme des Berichtes des Vorstands,

b. die Entgegennahme des Berichtes der Kassenprüfung,

c. die Entlastung des Vorstands, d. die Wahl des Vorstands, e. die Wahl der Kassenprüfung, f. die Beschlussfassung über

Satzungsänderungen sowie Änderungen an der Vereinsordnung und

g. die Beschlussfassung über die Vereinsauflösung.

Satzungsänderung §6.6 Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung | Statutes change §6.6 Agenda of the General Assembly

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

2

§7.4 Wahl des Vorstandes

alt neu

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von drei Jahren gewählt. Bei verspäteten Vorstandswahlen bleibt der Vorstand so lange geschäftsführend im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt ist.

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung für die Dauer von drei Jahren gewählt. Bei verspäteten Vorstandswahlen bleibt der Vorstand so lange geschäftsführend im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt ist. Wiederwahl ist zulässig.

Satzungsänderung §7.4 Wahl des Vorstandes | Statutes change §7.4 Election of the Board

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

§8 Kassenprüfung

alt neu

- - - 1. Die Kassenprüfung wird jährlich vor der Mitgliederversammlung durchgeführt. Dafür wird ein ordentliches Mitglied von der Mitgliederversammlung für die Dauer von drei Jahren gewählt. Wiederwahl ist zulässig. 2. Die Kassenprüfung hat die Aufgabe, Rechnungsbelege sowie deren ordnungsgemäße Verbuchung und die Mittelverwendung zu überprüfen sowie den Kassenbestand des abgelaufenen Kalenderjahres festzustellen. Die Prüfung bezieht sich nicht auf Zweckmäßigkeit der vom Vorstand getätigten Ausgaben. Die Kassenprüfung hat die Mitgliederversammlung über das Ergebnis der Prüfung zu unterrichten.

Satzungsänderung §8 Kassenprüfung | Statutes change §8 Cash audit

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

§10 Datenschutz

alt neu

- - - 1. Der Verein verarbeitet die Daten seiner Mitglieder, Unterstützer, Interessenten oder sonstiger Personen nach bestem Wissen und Gewissen entsprechend den Bestimmungen der Datenschutz- grundverordnung. Die verarbeiteten Daten sowie die Art, der Umfang, der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis (z.B. Mitgliedschaft). 2. Zu den verarbeiteten Daten gehören grundsätzliche Bestands- und Stammdaten der Personen (z.B. Name, Adresse, etc.), Kontaktdaten

3

(z.B. Email-Adresse, Telefon, etc.), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, mitgeteilte Inhalte und Informationen, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie, etc.). 3. Wir löschen Daten, die zur Erbringung unserer satzungs- und geschäftsmäßigen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies bestimmt sich entsprechend der jeweiligen Aufgaben und vertraglichen Beziehungen.

Satzungsänderung §10 Datenschutz | Statutes change §10 Data security

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

§12 Inkrafttreten der Satzung

alt neu

Diese Satzung wurde durch die Gründungs- versammlung am 18.12.2017 in Bonn beschlossen und tritt mit der Eintragung in das Vereinsregister in Kraft. Letzte Änderungen wurden am 27.03.2018 beschlossen.

Diese Satzung wurde durch die Gründungs- versammlung am 18.12.2017 in Bonn beschlossen und tritt mit der Eintragung in das Vereinsregister in Kraft. Letzte Änderungen wurden am 21.10.2018 beschlossen.

Satzungsänderung §12 Inkrafttreten der Satzung | Statutes change §12 Coming to force

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

Zur Info: Die geänderte Satzung tritt mit Eintrag beim Amtsgericht in Kraft.

TOP 6:

Die vorgeschlagenen Änderungen an der Vereinsordnung wurden besprochen und im Gesamten wie folgt per

Handzeichen beschlossen:

Änderungen an der Vereinsordnung | Changes in the Rules of Procedure

7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

Zur Info: Die geänderte Vereinsordnung tritt mit Zurverfügungstellung auf der Vereins-Website in Kraft.

TOP 7:

Nach dem Beschluss zur Änderung der Vereinsordnung gibt es nun nicht mehr nur einen Alumni Network

Coordinator, sondern ein Alumni Network Coordinator Team. Dieses besteht aus bis zu drei Personen. Für die

Positionen des Alumni Network Coordinator Teams stellen sich 3 Kandidierende zur Wahl:

● Yagmur Bütün

● Laura Hempelmann

● Dan Burgar Kuželički

4

Da für die verfügbaren 3 Positionen 3 Kandidierende zur Verfügung standen, wurde die Wahl des Alumni

Network Coordinator Teams entsprechend einem Kandidierenden pro Position durchgeführt. Die Wahl wurde

durch Handzeichen durchgeführt und hatte folgendes Ergebnis:

Yagmur Bütün 7 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

0 Enthaltungen | Abstain

Laura Hempelmann 6 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

1 Enthaltungen | Abstain

Dan Burgar Kuželički 6 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

1 Enthaltungen | Abstain

Die Gewählten erklärten auf Nachfrage, dass sie die Wahl annehmen. Die Amtszeit der drei Positionen geht bis

zur Mitgliederversammlung 2021.

TOP 8:

Mitgliederversammlung 2019

Aufgrund des Geschäftsjahres und der Kassenprüfung sollte die Mitgliederversammlung möglichst früher im

Kalenderjahr, möglichst im 1. Quartal stattfinden. Dementsprechend soll sie 2019 im März stattfinden.

Versammlungsort könnte online, oder ggf. Göttingen sein. Weitere Vorschläge können gemacht werden.

SAN Members section

Der aktuelle Online-Mitgliederbereich bringt einige Probleme mit sich. So ist viel Programmieraufwand nötig,

um den Login-Bereich zu entwickeln und das System aktuell zu halten. Bisher wird der Mitgliederbereich kaum

genutzt. Da der Verein aktuell nur ein Zertifikat zur SSL-Verschlüsselung hat, welches für den Mitgliederbereich

statt der Website genutzt wird, bekommen einige Mitglieder die Vereins-Emails momentan in den

Spam-Ordner, da die Website-Domain nicht verschlüsselt ist. Daher wäre es gut, den Mitgliederbereich zu

schließen und ein öffentliches oder generalpasswort-geschütztes Verzeichnis auf der Website einzurichten.

Ein geschützter Mitgliederbereich, wenn auch noch nicht vollends entwickelt, wird dennoch für gut und

wichtig befunden, insbesondere ein Forum mit direkter Kontaktmöglichkeit. Aus diesem Grund soll die

Entscheidung über die Zukunft des Mitgliederbereichs an das Alumni Network Coordinator Team

weitergereicht werden, inkl. der Entscheidung, ob ggf. ein zusätzliches Zertifikat zur SSL-Verschlüsselung

gekauft werden muss.

Das Alumni Network Coordinator Team kümmert sich um die Entscheidung, ob und wie der Mitgliederbereich weiter entwickelt wird | The Alumni Network Coordinator Team takes care of the decision, if and how the Members section will be further developed

6 Ja-Stimmen | Yes 0 Nein-Stimmen | No

1 Enthaltungen | Abstain

Damit entscheidet das Alumni Network Coordinator Team über die Zukunft des Mitgliederbereichs.

5

Anhang I

Anwesenheitsliste

● Jonas Geschke

● Gregor Lanz

● Alexander Pinkwart

● Laura Hempelmann

● Mohammed Elkhateeb

● Lisa Prior

● Simone Herpich

7

IFSAFörder-undAlumninetzwerke.V.inEnglish:IFSASupporterandAlumniNetwork℅J.GeschkeGlasbläserallee610245Berlin

VorstandJonasGeschkeAlexanderPinkwartGregorLanzSimoneHerpich

BankIBAN:DE58430609671218325400BIC:GENODEM1GLSGLSGemeinschaXsbank

RegistrierungAmtsgerichtBerlin-CharloZenburgRegisternummer:VR36574BSteuernummer:27/668/59969Gemeinnützigkeitanerkannt

IFSAFörder-undAlumninetzwerke.V.support-ifsa.net

BerichtzurKassenprüfung|Reportofthecashaudit

Am 08.10.2018 hat die Kassenprüfung für den Zeitraum vom 01.01.2018 bis30.09.2018 staZgefunden. An der Kassenprüfung haben Franziska Wenger alsKassenprüferinundGregorLanzalsFinanzvorstandteilgenommen.

ZurPrüfung lagen folgendeUnterlagenvor:KontoauszügezumVereinskontobeiderGLSGemeinschaXsbank,mitderKontonummer1218325400undalledazugehörigenBelege,dieBuchführunginFormeinerSummen-undSaldenliste,eineMitgliederlistesowieeineEinnahmenüberschussrechnung.

Die Kontobestände des Jahresberichtes sdmmen mit den Salden der vorliegendenKontoauszüge überein. Alle Ein- und Ausgaben sind vollständig, rechnerisch undsachlich richdg und nachvollziehbar dokumendert. Die Belege und Kontoauszügeliegen vollständig vor. Die Kassenprüfung hat keine Beanstandung ergeben. DieKassenprüfungschlägtdaherdieEntlastungderVorstandschaXvor.StuZgart,08.10.2018

FranziskaWenger

Transla;onintoEnglish:

On 08.10.2018, the cash audit for the period from 01.01.2018 to 30.09.2018 tookplace. Franziska Wenger as auditor and Gregor Lanz as Chief Financial Officerpardcipatedinthecashaudit.

Thefollowingdocumentswereavailableforexaminadon:Accountstatementsfortheassociadon’sbankaccountat theGLSGemeinschaXsbank,withtheaccountnumber1218325400,andallcorrespondingreceipts,thebookkeepingintheformofa listofsumsandbalances,alistofmembersaswellasanincomestatement.

Theaccountbalancesof theannual report agreewith thebalancesof theavailableaccountstatements.All receiptsandexpendituresarecompletely,arithmedcallyandfactually correct and comprehensibly documented. The receipts and accountstatements are complete. The cash audit did not result in any objecdons. The cashauditthereforeproposesthedischargeoftheBoard.