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Dok.-Nr.: 9219361

DATEV-HilfeAnleitung vom 24.06.2021

Relevant für:Lohn und Gehalt classicLohn und Gehalt comfortLohn und Gehalt compact

Mutterschutz und Elternzeit

Inhaltsverzeichnis

1 Übergreifende Einstellungen1.1 Relevante Standard-Lohnarten

2 Was möchten Sie tun?2.1 Mutterschutz erfassen2.2 Verdienstangaben erfassen2.3 Beschäftigungsverbot erfassen2.4 Elternzeit erfassen2.5 Besonderheiten erfassen2.6 Rückgemeldete Informationen anzeigen2.7 Fehlzeiten in den Kalender übernehmen2.8 Weitere Themen rund um den Mutterschutz prüfen

3 Weiterführende Informationen3.1 Abweichende Angaben zum Mutterschaftsgeld bei Begrenzung der Erstattung auf die BBG3.2 Mutterschaftsgeld bei privat versicherten und geringfügig beschäftigten Elternteilen3.3 Standard-Entlohnung und Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld3.4 Umlageverfahren U2

4 Weitere Informationen

Mutterschutz

Sobald dem Arbeitgeber eine Schwangerschaft gemeldet wird, muss der Arbeitgeber die Einhaltung des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) beachten und dabei unter anderem folgende Pflichten erfüllen:

Einhaltung der Schutzfrist

Beachtung von Beschäftigungsverboten innerhalb der Schutzfrist

Zahlung eines Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.


Die Mutterschutzfrist umfasst die letzten 6 Wochen vor dem voraussichtlichen Geburtstermin sowie 8 Wochen nach der Entbindung (bei Früh- und Mehrlingsgeburten und Behinderung des Kinds 12 Wochen). Bei vorzeitiger Entbindung verlängert sich die Schutzfrist nach der Entbindung zusätzlich um die Tage, um die sich die Schutzfrist vor der Entbindung verkürzt hat.

Dem Arbeitgeber muss der voraussichtliche Tag der Entbindung mitgeteilt werden.

Wenn zu Beginn der Mutterschutzfrist ein Beschäftigungsverhältnis besteht, zahlt die Krankenkasse bzw. das Bundesversicherungsamt während der Mutterschutzfrist ein Mutterschaftsgeld.

Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Je nach Höhe Arbeitsentgelts zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Das „Gemeinsamen Rundschreiben vom 06./07.12.2017 zu den Leistungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft“ des Spitzenverbands der gesetzlichen Krankenkassen wurde im Jahr 2018 allgemein veröffentlicht und kann nun auch für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld als Referenz herangezogen werden. Es gelten folgende Regelungen:

Für Versicherte mit der Entlohnungsform „Gehalt“ ist jeder Monat mit 30 Tagen anzusetzen. Das Netto-Arbeitsentgelt aller 3 Monate des Berechnungszeitraums ist somit durch 90 Tage zu teilen. In allen anderen Fällen (z. B. Stundenlohn, Tagelohn) sind die tatsächlichen Kalendertage des jeweiligen Berechnungszeitraums zu berücksichtigen. Ändert sich die Entlohnungsform innerhalb der 3 Monate, ist die Berechnung ab dem Zeitpunkt der Änderung anzupassen.

Bei der Ermittlung des Nettoverdiensts werden Beiträge zur freiwilligen und privaten Kranken- und Pflegeversicherung - nach Abzug des Beitragszuschusses des Arbeitgebers -in Abzug gebracht.

Beschäftigungsverbot

Wenn das Leben und die Gesundheit des Kinds oder des austragenden Elternteils bei Fortdauer der Beschäftigung gefährdet ist, kann vor Beginn der eigentlichen Mutterschutzfrist ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden.

Dabei kann ein arbeitsplatzbezogenes, generelles Beschäftigungsverbot bestehen oder ein individuelles Beschäftigungsverbot per ärztlichen Attest ausgesprochen werden.

Das Beschäftigungsverbot kann jede Tätigkeit untersagen (Vollausfall) oder die Arbeitszeit reduzieren (Teilausfall).

Für die entfallenen Arbeitsstunden muss Mutterschutzlohn gezahlt werden. Mutterschutzlohn muss auch dann gezahlt werden, wenn aufgrund des Beschäftigungsverbots bestimmte Tätigkeiten nicht mehr ausgeübt werden und damit ein Entgeltausfall verbunden ist (z. B. Nachtarbeit mit Nachtarbeitszuschlag).

Die Krankenkassen erstatten den Mutterschutzlohn im Rahmen des U2-Erstattungsverfahrens.

Elternzeit

Gem. § 15 BErzGG besteht Anspruch auf Elternzeit bis zur Vollendung des 3. Lebensjahrs eines Kinds für jeden Arbeitnehmer, zur Berufsbildung Beschäftigten und Heimarbeitnehmer jeden Geschlechts (d/m/w/x).

Ein Anteil von bis zu 24 Monaten ist auf die Zeit bis zur Vollendung des 8. Lebensjahrs übertragbar.


Die Elternzeit kann, auch anteilig, von jedem Elternteil allein oder von beiden Elternteilen gemeinsam genommen werden, sie ist jedoch auf bis zu 3 Jahre pro Kind begrenzt.

Die Zeit der Mutterschutzfrist wird auf die Berechnung angerechnet.

Die Elternzeit kann auf 3 Zeitabschnitte verteilt werden. Eine Verteilung auf weitere Zeitabschnitte ist nur mit der Zustimmung des Arbeitgebers möglich.

Jeder Elternteil kann frei bestimmen, wann die Elternzeit angetreten und für welche Dauer sie in Anspruch genommen werden soll. Die Elternzeit muss also nicht generell mit der Geburt des Kinds oder im unmittelbaren Anschluss an die Mutterschutzfrist genommen werden.Die Elternzeit ist beim Arbeitgeber schriftlich (formlos) zu beantragen.

1 Übergreifende Einstellungen

1.1 Relevante Standard-LohnartenDie folgenden Lohnarten sind für das gewählte Thema automatisch vorgegeben. Wenn eine Lohnart nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie die Lohnart anpassen oder eine individuelle Lohnart anlegen.

Standard-LohnartenStandard-Lohnarten verwalten Sie auf Mandantenebene unter Erfassen | Mandantendaten | Anpassung Lohnarten | Lohnarten.

Nr. Bezeichnung St SV Eingabe Funktion

3300 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

frei frei Eingaben zur Berechnung des Arbeitgeberzuschusses in den Mitarbeiterdaten

Anhand der Eingaben in den Mitarbeiterdaten ermittelt die Lohnart automatisch den vom Arbeitgeber zu zahlenden Zuschuss.

3330 Mutterschutzlohn Betrag lfd lfd Betrag Mit dieser Lohnart wird der Betrag für den Verdienstausfall über die Monatserfassung erfasst.

3340 Mutterschutzlohn, Std. lfd lfd Anzahl Mit dieser Lohnart werden die zusätzlich zu bezahlenden Stunden für den Arbeitsausfall bei Stundenlohnempfängern erfasst.

8036 Urlaubsausgl.Muttersch.gd,Wo. -- -- -- Für Baulohn


2 Was möchten Sie tun?

2.1 Mutterschutz erfassen

Mutterschutz erfassen

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Mutterschutz.

Achtung

Mindesteingaben

Sie müssen für die Abrechnung von Mutterschutz mindestens folgende Angaben erfassen:

den wahrscheinlichen Tag der Entbindung

die Lohnart für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

die Standard-Entlohnungsform für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld

Element Eingabe

Feld Wahrscheinlicher Tag der Entbindung > Erfassen Sie den voraussichtlichen Geburtstermin (für die automatische Ermittlung des Mutterschutzgeldes erforderlich).

Mit der Eingabe des wahrscheinlichen Tags der Entbindung wird die gesetzliche Mutterschutzfrist von Lohn und Gehalt berechnet und in den relevanten Feldern hinterlegt.

Wenn eine abweichende Frist gelten soll, können Sie dies zusammen mit dem Grund für die Abweichung eingeben.

Für die automatische Berechnung des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld hat die Eingabe Vorrang vor den errechneten Schutzfristen.

Feld Tatsächlicher Tag der Entbindung > Erfassen Sie das tatsächliche Datum der Geburt.

Wenn das Kind erst nach dem wahrscheinlichen Entbindungstag geboren wird, verlängert sich die


Element Eingabe

ursprünglich errechnete Schutzfrist nach der Geburt entsprechend.

Bei jeder vorzeitigen Entbindung verlängert sich die Frist nach der tatsächlichen Geburt um den Zeitraum, um den sich die sechswöchige Frist vor der Entbindung verkürzt.

Im Feld Mögliche Elternzeit (1. Teil) in der Registerkarte Elternzeit wird auf der Grundlage des Felds Tatsächlicher Tag der Entbindung automatisch das von Lohn und Gehalt ermittelte Beginn- und Enddatum der Elternzeit angezeigt.

Kontrollkästchen Mehrlingsgeburt > Aktivieren, wenn eine Mehrlingsgeburt vorliegt.

Die Schutzfrist endet in diesem Fall erst 12 Wochen nach der Entbindung.

Kontrollkästchen Frühgeburt > Aktivieren, wenn es sich um eine Frühgeburt gemäß ärztlicher Bescheinigung handelt.


Zusätzlich verlängert sich die Frist um den Zeitraum, um den sich die sechswöchige Frist vor der Entbindung verkürzt.

Kontrollkästchen Behinderung des Kindes > Aktivieren, wenn vor Ablauf von acht Wochen nach der Entbindung bei dem Kind eine Behinderung im Sinne von § 2 Absatz 1 Satz des Neunten Buches Sozialgesetzbuch ärztlich festgestellt wird.


Kontrollkästchen Fehlgeburt > Aktivieren, wenn eine Fehlgeburt vorliegt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden die Angaben zur Mutterschutzfrist und die Kalendereintragungen MS - Mutterschutzfrist gelöscht.

Etwaige Beschäftigungsverbote bleiben bestehen.

Felder Beginn / Ende Mutterschutzfrist Zeigt die gesetzliche Mutterschutzfrist an, die automatisch nach der Eingabe der Daten in der Gruppe Allgemeine Daten ermittelt wird.


Element Eingabe

Feld Abweichender Beginn / Ende Mutterschutzfrist > Erfassen Sie ein abweichendes Beginn- und Enddatum der automatisch ermittelten Mutterschutzfrist manuell.

Liste Grund für abweichende Fristen > Wählen Sie einen Grund für die abweichenden Fristen aus:

freiwillige Arbeitsleistung der Frau

Tod des Kindes

Überschneidung mit bestehender

Elternzeit

Korrektur der Schutzfrist bei

vorzeitiger Geburt

- oder -

> Erfassen Sie einen eigenen Grund.

Korrektur der Schutzfrist bei vorzeitiger Geburt

Wenn die Entbindung früher als berechnet eintritt, dann können Sie den Beginn der Mutterschutzfrist zurückverlegen:

Wenn für diesen zusätzlich zur Mutterschutzfrist gehörenden Zeitraum ein Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht, dann legen Sie den abweichenden Beginn 6 Wochen vor dem tatsächlichen Entbindungstermin und 8 bzw. 12 Wochen nach dem tatsächlichen Entbindungstermin.

Als Grund für abweichende Frist wählen Sie Korrektur der Mutterschutzfrist bei vorzeitiger Geburt.

Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht für diesen Zeitraum, wenn für den Zeitraum vor Beginn der ursprünglichen Mutterschutzfrist kein Anspruch auf Arbeitsentgelt bestand. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der austragende Elternteil zu dieser Zeit arbeitsunfähig krank und die sechswöchige Entgeltfortzahlungsfrist abgelaufen war.

Kein Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht für diesen Zeitraum, wenn der Zeitraum vor Beginn der ursprünglichen Mutterschutzfrist bereits mit Entgelt belegt war, weil der austragende Elternteil z.B. gearbeitet oder der Arbeitgeber Lohnfortzahlung gewährt hat. Löschen Sie in diesem Fall die abweichende Mutterschutzfrist.

2.2 Verdienstangaben erfassen


Verdienstangaben erfassen

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Verdienstangaben.

Achtung

Mindesteingaben

Sie müssen für die Abrechnung von Mutterschutz mindestens folgende Angaben erfassen:

Den wahrscheinlichen Tag der Entbindung.

Die Lohnart für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Die Standard-Entlohnungsform für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.

Vereinbartes laufendes Arbeitsentgelt

Erfassen Sie auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Stammdaten | Entlohnung | Bezüge/Abzüge im Feld Vereinbartes laufendes Arbeitsentgelt (für EEL-Meldungen und Mutterschutz) das laufende SV-pflichtige Brutto-Arbeitsentgelt, das mit dem austragenden Elternteil vereinbart ist.

Die Eingabe ist nur für das DÜ-Verfahren EEL bei Festbezugsempfängern notwendig. Es ersetzt die bisherigen Eingabefelder in den Krankheitszeiten.

Gruppe Angaben zum Mutterschaftsgeld/Verdienstangaben

Element Eingabe

Feld Lohnart Zuschuss z. Mutterschaftsgeld Wird automatisch mit der Standard-Lohnart 3300 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach Eingabe des wahrscheinlichen Tags der Entbindung vorbelegt.

Mit der Lohnart 3300 wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld abgerechnet.

Die Lohnart für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld muss auf Basis des Lohnartenkerns MUT01 erstellt sein.


Element Eingabe

Kontrollkästchen Abweichende Verdienstangaben für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld erfassen

> Aktivieren, wenn Sie manuelle Eingaben für die Berechnung des Zuschusses vornehmen wollen oder die Werte aus den abgerechneten Lohnkonten nicht verwendet werden können.

Wenn einzelne Monate mehr als 3 Jahre vor dem aktuellen Abrechnungszeitpunkt liegen, müssen Sie das Kontrollkästchen ebenfalls markieren und die abweichenden Werte erfassen. Hier ist ein Zugriff auf Abrechnungsdaten nicht mehr möglich.

Es müssen mindestens 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist und die laufenden vereinbarten Brutto-Werte für die 3 Monate erfasst werden.

Wenn Sie das Kontrollkästchen nicht aktivieren, werden die letzten 3 abgerechneten Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist automatisch ermittelt.

Die laufenden Brutto- und Netto-Verdienste werden aus den abgerechneten Lohnkonten übernommen.

Bei Mutterschutzfristen ab 01.01.2019 werden entschuldigte unbezahlten Fehlzeiten (z. B. Krankengeldbezug) im Berechnungszeitraum, die einen vollen Kalendertag umfassen, automatisch bei der Ermittlung des Divisors berücksichtigt. Die Verdienstkürzungen bleiben somit außer Ansatz.

Kontrollkästchen Manuelle Eingaben für EEL verwenden Im Normalfall brauchen Sie das Kontrollkästchen nicht zu aktivieren, weil Lohn und Gehalt sowohl die letzten Entgeltabrechnungszeiträume als auch die laufenden Entgelte automatisch ermittelt.

Sie können sowohl Monate als auch die SV-pflichtigen laufenden Brutto-Entgelte selbst eingeben oder nur die Monate oder die Entgelte.

Notwendig ist die Eingabe der Entgelte, wenn

innerhalb des Berechnungszeitraums aufgrund entschuldigter Fehlzeiten ein Entgelt ausgefallen ist (§ 21 Abs. 2 Nr. 2 MuSchG).

sich innerhalb des Berechnungszeitraums oder bis zum Beginn der Schutzfrist eine Entgeltänderung


Element Eingabe

ergeben hat (§ 21 Abs. 4 MuSchG), die rückwirkend für den gesamten Berechnungszeitraum zu berücksichtigen ist.

Der „Berechnungszeitraum“ gemäß § 21 Abs. 1 MuSchG ist der bis zu 3 Monate umfassende Zeitraum vor dem Beginn der Schutzfrist ohne Zeiten (= Tage) ohne Arbeitsentgelt.

In diesem Sonderfall aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie die Monate und/oder die korrigierten Brutto-Beträge ein. Die Netto-Entgelte, die sich aus den eingegebenen Brutto-Werten ergeben, werden von Lohn und Gehalt bei der Meldungserstellung durch eine fiktive Entgeltabrechnung ermittelt.

> Aktivieren, wenn Sie die wegen Mutterschutz und AAG eingegebenen Zeiträume als letzte Entgeltabrechnungszeiträume für EEL verwenden wollen.

Bei Aktivierung:

Werden die letzten 3 Monate, die Sie bereits für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschutzgeld erfasst haben, auch für EEL verwendet.

Können die Felder Laufendes SV-Brutto bearbeitet werden.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren und lediglich die Zeiträume eingeben, ermittelt Lohn und Gehalt die laufenden Netto-Entgelte automatisch aus den abgerechneten laufenden Brutto-Entgelten im Lohnkonto.

Kontrollkästchen Automatische Berücksichtigung dauerhafter Entgeltänderungen gemäß § 21 Abs. 4 MuSchG unterdrücken

> Aktivieren, wenn die automatische Berücksichtigung dauerhafter Entgeltänderungen im Berechnungszeitraum unterdrückt werden soll.

Beispiel:

Der austragende Elternteil hat im Januar und Februar ein Gehalt in Höhe von 500 Euro, im März in Höhe von 550 Euro erhalten. Die Mutterschutzfrist beginnt im April, sodass die Monate Januar bis März für die Berechnung


Element Eingabe

des Mutterschaftsgelds verwendet werden (Berechnungszeitraums).

Gemäß § 21 Abs. 4 MuSchG sind die 550 Euro bzw. das Netto-Entgelt daraus für alle 3 Monate zu berücksichtigen. Das Programm erledigt das grundsätzlich für Sie. Wenn eine Entgeltänderung eines Festbezugs oder eines Stundenlohns bzw. bei Stundenlohn eine Änderung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit erkannt wird, geht das Programm von einer dauerhaften Änderung aus. Ist die Änderung nicht dauerhaft, müssen Sie hier eingreifen und den Automatismus mit diesem Kontrollkästchen unterbinden. Ggf. müssen Sie dann auch das tatsächliche 'Laufende SV-Brutto' für den 2. und 3. Monat vorgeben.

Weitere Informationen finden Sie unter: Entgeltersatzleistungen (EEL) – Abschnitt „Weiterführende Informationen – Berechnung des tatsächlichen Bruttoentgelts bei Mutterschutz“.

Felder Monat Der letzte abgerechnete Monat vor Beginn der Mutterschutzfrist wird von Lohn und Gehalt automatisch vorbelegt, sobald ein wahrscheinlicher Geburtstermin im Feld Wahrscheinlicher Tag der Entbindung in der Registerkarte Mutterschutz erfasst ist.

Nur bearbeitbar bei Aktivierung des Kontrollkästchens Abweichende Verdienstangaben für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld erfassen oder Manuelle Eingaben für EEL verwenden.

Bei Aktivierung eines der Kontrollkästchen wird der Monat in Abhängigkeit vom Beginn der Mutterschutzfrist ermittelt und vorbelegt.

Sie müssen den Monat ändern, wenn in dem Monat kein Arbeitsentgelt erzielt wurde.

Achtung:

Lohn und Gehalt kann Werte bis maximal 2 Jahre vor dem letzten abrechenbaren Jahr ermitteln. Wenn die benötigten Monate weiter zurückliegen, muss eine EEL-Meldung manuell über sv.net erstellt werden.


Element Eingabe

Felder Laufendes Brutto vereinbart Im Regelfall ermittelt Lohn und Gehalt das vereinbarte laufende Brutto-Entgelt bzw. übernimmt es aus den abgerechneten Lohnkonten.

> Erfassen Sie das vereinbarte laufende Brutto-Entgelt manuell:

Wenn im Monat Entgeltkürzungen enthalten sind, die keinen vollen Kalendertag umfassen und bei der Berechnung des Zuschusses zum Mutterschutz unberücksichtigt bleiben müssen (z. B. für einiges Stunden des Tags entfällt die Arbeit wegen Kurzarbeit).

- oder –

Unentschuldigte Fehlzeiten vorliegen.

- oder -

Bei Beginn der Mutterschutzfrist dauerhafte Verdiensterhöhungen oder -minderungen aufgetreten sind, die bei der Berechnung des Zuschusses berücksichtigt werden müssen.

- oder -

Wenn nach den gesetzlichen Grundsätzen und Berechnungsformeln eine Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld nicht möglich ist und deshalb das Entgelt einer vergleichbar beschäftigten Person zugrunde zu legen ist.

- oder -

Der austragende Elternteil vor Beginn der Mutterschutzfrist während der Elternzeit gearbeitet hat und das in den letzten 3 Monaten vor Beginn der Mutterschutzfrist erzielte Entgelt nicht für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld herangezogen werden darf.

Hinweis:

Wenn Sie eine Eingabe tätigen, müssen Sie die Entgelte für alle 3 Monate erfassen. Es muss immer das Vollzeitentgelt eingegeben werden, da das Programm bei abweichenden Verdienstangaben das Entgelt grundsätzlich durch 90 bzw. die tatsächlichen


Element Eingabe

Kalendertage der letzten 3 abgerechneten Kalendertage vor Beginn der Mutterschutzfrist dividiert.

Felder Laufendes Netto vereinbart Im Regelfall übernimmt Lohn und Gehalt das vereinbarte laufende Netto-Entgelt aus den abgerechneten Lohnkonten bzw. kann es bei Eingabe von Laufendes Brutto vereinbart automatisch ermittelt werden.

> Erfassen Sie das vereinbarte laufende Netto-Entgelt manuell:

Wenn der erfasste Brutto-Verdienst nicht voll steuer- und sozialversicherungspflichtig ist.

Das gilt auch dann, wenn andere Besteuerungskriterien (z. B. Steuerklasse) für die Berechnung des Zuschusses zu berücksichtigen sind als in den Stammdaten für den Monat hinterlegt sind.

Für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld müssen andere Besteuerungsmerkmale (z. B. Steuerklasse) verwendet werden, als sie in den Stammdaten für den Abrechnungsmonat hinterlegt sind.

Wenn die Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist sehr weit zurückliegen (z. B. Monate vor Beginn einer Elternzeit). Lohn und Gehalt hat dann für diesen Zeitraum keine Berechnungsgrundlagen mehr.

Wenn die Mutterschutzfrist im Eintrittsmonat beginnt. Lohn und Gehalt liegt in diesem Fall für die 3 Monate vor Mutterschutzbeginn keine Daten vor.

Felder Laufendes SV-Brutto Grundsätzlich ermittelt das Programm das lfd. SV-Brutto bzw. das im EEL-Verfahren zu meldende lfd. Netto-Entgelt für jeden Monat des "Berechnungszeitraums" (gemäß § 21 Abs. 1 MuSchG) aus dem Lohnkonto. Deshalb müssen Sie hier in den meisten Fällen nichts eingeben.

> Erfassen Sie das laufende SV-pflichtige Brutto-Entgelt, wenn einer der nachfolgenden Sachverhalte vorliegt. Die eingegebenen Brutto-Beträge werden im EEL-Verfahren zur Berechnung des jeweiligen zu übermittelnden Nettobetrags benötigt.


Element Eingabe

Keine abgerechneten Werte

Situation: Für die aktuelle Beschäftigung liegen keine abgerechneten Werte vor.

Folge: Gemäß § 21 Abs. 3 MuSchG ist in diesem Fall ein vergleichbares Entgelt anzusetzen. Dies ist z. B. der Fall, wenn der austragende Elternteil seine Ausbildung beendet hat und der Beginn der Mutterschutzfrist mit dem Beginn der regulären Beschäftigung zusammenfällt. Die Ausbildungsvergütungen dürfen dabei nicht berücksichtigt werden. Stattdessen ist in diesem Fall für die letzten 3 Monate der Ausbildung fiktiv das Entgelt der Beschäftigung nach Ende der Ausbildung anzusetzen.

Achtung: Wenn im jeweiligen Monat während der Ausbildung Fehlzeiten vorliegen, ist dieses fiktive Entgelt hier auf den jeweiligen Teilmonat zu kürzen.

Unverschuldete Fehlzeiten im Berechnungszeitraum

Situation: Innerhalb des "Berechnungszeitraums" gemäß § 21 Abs. 1 MuSchG liegen unverschuldete Fehlzeiten vor.

Folge: Das wegen dieser Fehlzeiten ausgefallene Entgelt ist zum tatsächlichen Brutto hinzuzurechnen (§ 21 Abs. 2 Nr. 2 MuSchG). Das Programm kann diese Fehlzeiten nicht automatisch berücksichtigen. In diesem Fall müssen Sie hier die Summe aus tatsächlich erzieltem Entgelt und ausgefallenem Entgelt eingeben. Bei Entgeltkürzungen wegen selbst verschuldeter Fehlzeiten, wie z. B. bei einem unrechtmäßigen Streik, dürfen Sie den Betrag dagegen nicht korrigieren.

Dauerhafte Entgeltänderungen

Situation: Während des "Berechnungszeitraums" (§ 21 Abs. 4 Nr. 1 MuSchG) oder nach dem "Berechnungszeitraum" (§ 21 Abs. 4 Nr. 2 MuSchG) tritt eine dauerhafte Änderung der Höhe des Entgelts ein. Das kann z. B. eine Gehaltserhöhung/Stundenlohnerhöhung, das


Element Eingabe

Hinzukommen/Wegfallen eines Entgeltbestandteils, wie VWL oder Dienstwagen oder eine Verringerung der Arbeitszeit sein.

Folge: Für alle 3 Monate des "Berechnungszeitraums" gemäß § 21 Abs. 1 MuSchG ist das geänderte Entgelt zu berücksichtigen. D.h. Sie müssen jeweils das lfd. SV-Brutto eingeben, das unter den geänderten Bedingungen in dem Monat erzielt worden wäre.

Achtung:

Die exakte Höhe der jeweiligen Netto-Beträge wird nur in 2 Situationen benötigt:

In mindestens einem der 3 Monate liegt ein Netto-Entgelt unter 390 EUR (403 EUR bei Stundenlohnempfängern) vor. Ab diesen Netto-Beträgen wird bereits das maximale Mutterschaftsgeld in Höhe von 13 EUR/Tag gezahlt.

Eine Mehrfachbeschäftigung liegt vor. In diesem Fall benötigt die Krankenkasse die exakte Höhe der Netto-Entgelte, um das Mutterschaftsgeld auf die Beschäftigungen aufteilen zu können. Dies ist nötig, damit in der Folge für alle Beschäftigungen die korrekte Höhe des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld ermittelt werden kann.

Wenn einer der 3 oben beschriebenen Sachverhalte vorliegt, die tatsächlich abgerechneten Beträge aber bereits zu einem höheren Netto-Entgelt führen (und keine Mehrfachbeschäftigung vorliegt), ist keine Eingabe notwendig.

Hinweise:

Um das laufende SV-Brutto erfassen zu können, muss das Kontrollkästchen Manuelle Eingaben für EEL verwenden aktiviert sein.

Lohn und Gehalt kann fiktive Berechnungen von Netto-Entgelten bis maximal 2 Jahre vor dem letzten abrechenbaren Jahr durchführen. Wenn die benötigten


Element Eingabe

Monate weiter zurückliegen, muss eine EEL-Meldung manuell über sv.net erstellt werden.

Beispiel: Mit der Version 10.6 sind die Jahre 2017 und 2018 abrechenbar. In diesem Fall sind Eingaben rückwirkend bis zum Jahr 2015 möglich. Wenn ein Monat des "Berechnungszeitraums" im Jahr 2014 oder weiter zurückliegt, kann die Meldung nicht mit Lohn und Gehalt erstellt werden. Dann muss sie über sv.net erstellt werden.

Gruppe Angaben zum Mutterschaftsgeld bei Nebenbeschäftigung

Element Eingabe

Feld Nebenverdienst netto pro Tag > Erfassen Sie den Netto-Nebenverdienst pro Tag, wenn neben der hier abgerechneten Beschäftigung eine Nebenbeschäftigung vorliegt.

Mit der Abrechnung erhalten Sie ein Berechnungsschema, aus dem die komplette Berechnung nachvollzogen werden kann.

Feld Ende Nebenbeschäftigung (TT.MM.JJJJ) > Erfassen Sie das Ende der Nebenbeschäftigung.

Netto-Beträge als Basis für die Berechnung des Zuschusses

Die Netto-Beträge werden als Basis zur Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld herangezogen.

Dauerhafte Verdiensterhöhungen (z. B. allgemeine tarifliche Lohnerhöhung) oder Verdienstkürzungen, die vor Beginn oder während des Beginns der Mutterschutzfrist eintreten, müssen bei der Berechnung des Zuschusses berücksichtigt werden:

Dauerhafte Veränderung des Verdiensts in den letzten 3 Monaten vor Beginn der Mutterschutzfrist

Erfassen Sie in dem Feld Laufendes Brutto vereinbart das abweichende laufende Brutto für alle 3 Monate.

Das gilt auch dann, wenn nicht alle 3 Referenzmonate bei der dauerhaften Verdiensterhöhung oder Verdienstkürzung zu betrachten sind. Lohn und Gehalt ermittelt die resultierenden neuen Netto-Beträge automatisch.

Dauerhafte Veränderung erst während der Mutterschaftsfrist (z. B. Beginn der Mutterschutzfrist im April, allgemeine Tariferhöhung im Mai)


Erfassen Sie den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld aufgrund der neuen Berechnungsgrundlagen erst ab dem Veränderungszeitpunkt:

Berechnen Sie den Differenzbetrag des Zuschusses manuell.

Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Bewegungsdaten | Monatserfassung und erfassen Sie den Differenzbetrag unter der Lohnart 3300 (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld). Lohn und Gehalt weist in diesem Fall den automatisch ermittelten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und den zusätzlich von Ihnen erfassten Differenzbetrag aus.

Höhe und Zeitpunkt der 1. Zahlung des Zuschusses

Aus diesen Angaben berechnet Lohn und Gehalt automatisch die Höhe und den Zeitpunkt der 1. Zahlung des Arbeitgeberzuschusses.

Wenn der Arbeitgeberzuschuss nicht automatisch berechnet werden soll, erfassen Sie beim Netto-Verdienst 0,01 EUR pro Monat.

Im Verarbeitungsprotokoll der Abrechnung erhalten Sie den Hinweis: #LN12972 "Es kann für Monat MM/JJJJ kein Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld ermittelt werden. Der tägliche Netto-Verdienst in Höhe von 0,00 EUR ist niedriger als das Mutterschaftsgeld der Krankenkasse in Höhe von 13,00 EUR."

Wenn der Arbeitgeberzuschuss aufgrund einer Fehlgeburt nicht berechnet werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Fehlgeburt auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Mutterschutz. Dadurch werden keine mutterschutzrechtlichen Folgen ausgelöst.

2.3 Beschäftigungsverbot erfassen

Beschäftigungsverbot erfassen

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Beschäftigungsverbot.

Achtung

Mindesteingaben

Sie müssen für die Abrechnung von Beschäftigungsverbot mindestens folgende Angaben erfassen:


den wahrscheinlichen Tag der Entbindung

die Standard-Entlohnungsform für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld

Element Eingabe

Feld Von, Feld Bis > Erfassen Sie Beginn und Ende des Beschäftigungsverbots im Format TT.MM.JJJJ.

Das Beschäftigungsverbot muss vor Beginn der eigentlichen Mutterschutzfrist beendet sein.

Liste Art Für die Meldung an die Krankenkasse muss zwischen generellem und individuellem Beschäftigungsverbot unterschieden werden.

> Wählen Sie:

Individuelles Beschäftigungsverbot

Vollausfall

Der schwangere werdende Elternteil darf laut ärztlichem Attest während der Schwangerschaft im eingegebenen Zeitraum keiner Beschäftigung mehr nachgehen.

Individuelles Beschäftigungsverbot

Teil-/Entgeltausfall

Der schwangere werdende Elternteil darf laut ärztlichem Attest während der Schwangerschaft im eingegebenen Zeitraum zeitlich oder seinen Aufgaben nach nur noch eingeschränkt einer Beschäftigung nachgehen.

Generelles Beschäftigungsverbot Teil-

/Entgeltausfall

Der schwangere werdende Elternteil darf nach dem Mutterschutzgesetz während der Schwangerschaft im eingegebenen Zeitraum zeitlich oder seinen Aufgaben nach nur noch eingeschränkt einer Beschäftigung nachgehen.

Generelles Beschäftigungsverbot

Vollausfall


Element Eingabe

Der austragende Elternteil darf nach dem Mutterschutzgesetz während der Schwangerschaft im eingegebenen Zeitraum keiner Beschäftigung mehr nachgehen.

Die Gründe für ein generelles Beschäftigungsverbot stehen im Mutterschutzgesetz, z.B. nicht schwer heben.

Feld Lohnart Zeitlohnempfänger Wenn es sich bei dem austragenden Elternteil um einen Zeitlohnempfänger handelt:

> Erfassen Sie die Lohnart für Zeitlohnempfänger.

- oder -

> Wählen Sie über das Symbol Erfassen Sie eine Lohnart bei Vollausfall bei Stunden-/Tagelohn- oder Akkordlohnempfängern die Lohnart aus.

Wenn eine Monatsvergütung (Gehalt, Festlohn) gezahlt wird, darf keine Lohnart erfasst werden. Hier wird die normale Monatsvergütung auch während des Beschäftigungsverbots weiter gezahlt.

Achtung:

Verwenden Sie eine Lohnart auf Basis des Lohnartenkerns BSV02, z.B. die Standardlohnart 3340 Mutterschutzlohn, Std.

Wenn neben dem Gehalt in den letzten 3 Monaten vor Beginn der Schwangerschaft noch zusätzliche laufende sozialversicherungspflichtige Entgelte gezahlt wurden, erfassen Sie den Ausgleichsbetrag hierfür in der Monatserfassung mit der Lohnart 3330 Mutterschutzlohn Betrag.

Erstattungen und Beschäftigungsverbot

Für die Angaben zu Beschäftigungsverboten wird ein eigener Erstattungsantrag erstellt. Wenn in einem Monat ein Beschäftigungsverbot und ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld vorliegen, werden 2 Erstattungsanträge erstellt.

Der Beginn der Schutzfrist und das Ende des Beschäftigungsverbots dürfen sich nicht überschneiden.

Beschäftigungsverbot Teil- oder Entgeltausfall


Bei Teil- bzw. Entgeltausfall werden die Zeiten des Beschäftigungsverbots nicht in den Kalender übernommen.

Ausfallzeiten: Erfassen Sie den Ausfallschlüssel ML im Kalender. Der Ausfallschlüssel darf nur an den Tagen erfasst sein, an denen der austragende Elternteil tatsächlich arbeitet (z. B. Montag bis Freitag). Wenn Sie den Ausfall über Zeitraum erfassen eingeben, entfernen Sie den Ausfallschlüssel an arbeitsfreien Tagen (z. B. Wochenende) manuell. Verwenden Sie für Stundenlohnempfänger oder Stundenlohnempfängerinnen (d/w/x) die Lohnart 3340. Wenn das Beschäftigungsverbot nur für einzelne Stunden eines Arbeitstages gilt, erfassen Sie neben dem Ausfallschlüssel ML zusätzlich die tatsächlich gearbeiteten Stunden mit dem Ausfallschlüssel 1.

Nur Verdienstausfall: Erfassen Sie den Ausgleichsbetrag in der Monatserfassung mit der Lohnart 3330.

Arbeitsunfähigkeit während eines Beschäftigungsverbots erfassen

1 Vorgehen:Beenden Sie in der Registerkarte Beschäftigungsverbote das Beschäftigungsverbot zum letzten Tag vor Beginn der Krankheit.

2 Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Bewegungsdaten | Kalender.

3 Erfassen Sie eine Unterbrechung mit dem Ausfallschlüssel K Krankheit (Lohnfortzahlung) bzw. K6 Krankheit mit Kranken(tage)geldanspruch für den entsprechenden Zeitraum.

4 Erfassen Sie ein neues Beschäftigungsverbot ab dem 1. Tag nach Ende der Arbeitsunfähigkeit.

Hinweis

Lohn und Gehalt erstellt für jeden Zeitraum einen Antrag auf Erstattung U2 bzw. U1.

2.4 Elternzeit erfassen

Elternzeit erfassen

Voraussetzung:Sie haben das tatsächliche Geburtsdatum in der Registerkarte Mutterschutz im Feld Tatsächlicher Tag der Entbindung erfasst.

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Elternzeit.


Element Eingabe

Gruppe Mögliche Elternzeit (1. Teil) Bei austragenden Elternteilen:

Automatisch von Lohn und Gehalt berechneter Zeitraum der Elternzeit anhand der Eingabe in Feld Tatsächlicher Tag der Entbindung.

Bei (werdenden) Elternteilen, die kein Kind austragen oder geboren haben:

Die Felder werden nach Eingabe des tatsächlichen Entbindungstages angezeigt.

Gruppe Elternzeit - Abschnitte > Erfassen Sie die Elternzeitabschnitte.

Wenn die Elternzeit an einem Stück genommen wird, erfassen Sie Beginn- und Enddatum in den Feldern Beginn / Ende - 1. Teil.

- oder -

Wenn die Elternzeit geteilt genommen wird, erfassen Sie Beginn- und Enddatum in den entsprechenden Feldern.

Dauer der Elternzeit

Anspruch auf Elternzeit besteht bis zur Vollendung des 3. Lebensjahres eines Kinds. Ein Anteil von bis zu 24 Monaten ist auf die Zeit bis zur Vollendung des achten Lebensjahres übertragbar.

Die Elternzeit kann, auch anteilig, von jedem Elternteil allein oder von beiden Elternteilen gemeinsam genommen werden, sie ist jedoch auf bis zu 3 Jahre pro Kind begrenzt. Die Zeit der Mutterschutzfrist wird auf die Berechnung angerechnet.

Die Elternzeit kann auf 3 Zeitabschnitte verteilt werden. Eine Verteilung auf weitere Zeitabschnitte ist nur mit der Zustimmung des Arbeitgebers möglich. Es kann frei bestimmt werden, wann die Elternzeit angetreten und für welche Dauer sie in Anspruch genommen werden soll. Die Elternzeit muss also nicht generell mit der Geburt des Kinds oder im unmittelbaren Anschluss an die Mutterschutzfrist genommen werden.

2.5 Besonderheiten erfassenIn der Registerkarte Besonderheiten erfassen Sie Zusatzangaben zum Mutterschaftsgeld/Verdienstangaben in Sonderfällen und bei Beendigung der Beschäftigung während der Mutterschutzfrist.


Die Zusatzangaben bei Beendigung der Beschäftigung werden nur benötigt, wenn der letzte Beschäftigungstag innerhalb der Mutterschutzfrist liegt. Das wird in aller Regel nur bei befristeten Beschäftigungsverhältnissen der Fall sein. Hintergrund für diese Zusatzangaben ist die Notwendigkeit für die Krankenkasse, das Mutterschaftsgeld für den Zeitraum nach Beschäftigungsende wie Krankengeld zu berechnen. Dazu sind weitere Angaben notwendig.

Kündigung eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses

Liegt ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vor, sind weitere Angaben über die Kündigung unter Stammdaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung erforderlich. Nur durch die weiteren Informationen zur Kündigung können in der EEL-Bescheinigung die Angaben zum beendeten Arbeitsverhältnis übermittelt werden.

Liegt ein befristetes Arbeitsverhältnis vor, sind keine weiteren Angaben zur Kündigung erforderlich.

Die Art des Arbeitsverhältnisses hinterlegen Sie unter Stammdaten | Beschäftigung | Zeitraum im Feld Arbeitsverhältnis.

Zusatzangaben zum Mutterschaftsgeld/Verdienstangaben in Sonderfällen erfassen

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Besonderheiten.

Gruppe Zusatzangaben zum Mutterschaftsgeld/Verdienstangaben in Sonderfällen

Element Eingabe

Kontrollkästchen Rückmeldung der Entgeltersatzleistung > Aktivieren, wenn im Meldesatz das Kennzeichen für die Rückmeldung der Höhe der Entgeltersatzleistung durch den Sozialleistungsträger aktiviert werden soll (Sonderfall).

Im Regelfall müssen Sie hier nichts erfassen, weil das entsprechende Feld im Meldesatz von Lohn und Gehalt automatisch vorbelegt wird.

Eine Eingabe ist nur dann nötig, wenn Sie über die Monatserfassung ungekürzte laufende Bezüge abrechnen, weil das Programm diesen Sachverhalt nicht erkennen kann.

Das Kennzeichen wird automatisch aktiviert, wenn gleichzeitig während der Zahlung des Mutterschutzgeldes


Element Eingabe

ein vom Arbeitgeber weitergezahltes laufendes Entgelt von mehr als 50 EUR im Monat gemeldet wird.

Feld Laufendes Netto, das während des Bezuges von Mutterschaftsgeld weiterhin erzielt wird

> Erfassen Sie den Netto-Betrag, der sich aus dem monatlichen weitergezahlten SV-pflichtigen Bruttoentgelt ergibt. Hier ist nur dann ein Betrag einzugeben, wenn das Bruttoentgelt 50 EUR übersteigt.

Liste Art der Fehlzeit vor Beginn der Mutterschutzfrist (Bei Systemwechsel)

> Wählen Sie für den Sonderfall des Systemwechsels einen Wert aus.

Die Auswahl wird nur benötigt, wenn der Tag vor dem Beginn der Mutterschutzfrist noch mit dem alten Lohnsystem abgerechnet wurde. Wenn dieser Tag auch noch ein Fehltag war, können Sie hier die Art des Fehltags auswählen.

Feld Letzter SV-Tag vor der Entbindung (Bei Systemwechsel)

> Erfassen Sie den letzten SV-Tag vor der Entbindung, auch wenn es sich um einen unbezahlten SV-Tag, wie Samstag oder Sonntag handelt.

Wenn kein Systemwechsel erfolgt, ermittelt das Programm den Wert automatisch.

Kontrollkästchen Werkstudentin (PSG 106) mit gesetzlicher Krankenversicherung

> Aktivieren, wenn es sich bei dem austragenden Elternteil um eine in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Werkstudentin oder Werkstudenten (PGS 106, BGS 0100) handelt.

Folgende Konstellationen sind möglich:

Bis zum 25. Lebensjahr im Rahmen einer Familienversicherung

Bis zum 30. Lebensjahr im Rahmen einer studentischen Krankenversicherung

Oder danach im Rahmen einer freiwilligen Krankenversicherung.

Der austragende Elternteil hat trotz des BGS KV = 0 einen Anspruch auf Mutterschaftsgeld.

Durch Aktivierung wird von Lohn und Gehalt eine EEL-Meldung erstellt.

Weitergewährte AG-Leistungen manuell vorgeben


Hinweis

Wird während der Entgeltersatzleistung eine laufende, SV-pflichtige AG-Leistung bezahlt, die voraussichtlich den SV-Freibetrag (um mehr als 50 EUR) übersteigt, ist die Höhe des beitragspflichtigen Teils dieser Zahlung (brutto und netto) zu melden. Dies geschieht im Rahmen des DÜ-Verfahrens EEL mit dem Meldegrund 51.

Diese Beträge werden automatisch vom Programm berechnet. Ggf. sind Angaben auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Bewegungsdaten | Monatsstammdaten Registerkarte Arbeitgeberleistungen bei Sozialleistungsbezug vorzunehmen.

Alternativ können Sie hier einen (abweichenden) Betrag erfassen. Dieser wird vorrangig verwendet.

Element Vorgehen und Beschreibung

> Erfassen Sie hier den (abweichenden) Bruttobetrag.

Dabei ist der Wert für den vollen Monat zu melden, auch wenn die Unterbrechung kürzer ist. Hat die Entgeltabrechnung ergeben, dass die beitragspflichtige Einnahme 0 ist, muss hier der Wert 0 eingegeben werden.

Feld Beitragspflichtige Einnahme brutto (voller Monat)

> Erfassen Sie hier den (abweichenden) Nettobetrag.

Hinweis: Dieser Nettobetrag kann mittels einer fiktiven Abrechnung ermittelt werden, indem mit den Stammdaten dieses Mitarbeiters oder Mitarbeiterin ausschließlich die beitragspflichtige Einnahme für den vollen Monat abgerechnet wird.

Zusatzangaben bei Beendigung der Beschäftigung während der Mutterschutzfrist erfassen


Gruppe Zusatzangaben bei Beendigung der Beschäftigung während der Mutterschutzfrist

Element Eingabe

Kontrollkästchen Monate und tatsächliche Brutti eingeben

Im Normalfall müssen Sie die Eingabemöglichkeit nicht aktivieren, weil Lohn und Gehalt sowohl die letzten


Element Eingabe

Entgeltabrechnungszeiträume als auch die laufenden Entgelte automatisch ermittelt.

> Aktivieren, wenn Sie die letzten Entgeltabrechnungszeiträume und die tatsächlichen Brutti selbst eingeben wollen:

Nötig ist die Eingabe, wenn rückwirkend eine Verdiensterhöhung für einen der letzten Entgeltabrechnungszeiträume erfolgt, die aber erst nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit vereinbart worden ist.

In diesem Sonderfall müssen Sie das Kontrollkästchen aktivieren und Monate sowie korrigierte Brutto-Bezüge erfassen.

Die Netto-Entgelte, die sich aus den eingegebenen Brutto-Werten ergeben, werden von Lohn und Gehalt bei der Meldungserstellung durch eine fiktive Entgeltabrechnung ermittelt.

- oder -

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren und nur die Zeiträume erfassen, ermittelt Lohn und Gehalt die laufenden Netto-Entgelte automatisch aus den abgerechneten laufenden Brutto-Entgelten im Lohnkonto.

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, können die tatsächlichen laufenden SV-pflichtigen Brutto-Entgelte (Felder Laufendes Brutto tatsächlich) bearbeitet werden.

> Erfassen Sie die Felder Monat, wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren. Die zu übermittelnden laufenden Netto-Entgelte werden automatisch durch das Programm mit einer fiktiven Entgeltabrechnung aus diesem Brutto-Entgelten ermittelt. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren und lediglich die Zeiträume eingeben, ermittelt das Programm die laufenden Netto-Entgelte automatisch aus den abgerechneten laufenden Brutto-Entgelten im Lohnkonto.


Element Eingabe

Felder Monat Automatisch vorbelegt, sobald Feld Wahrscheinlicher Tag der Entbindung (Registerkarte Mutterschutz) erfasst wurde.

Eine manuelle Eingabe ist möglich, wenn Sie die Kontrollkästchen Abweichende Verdienstangaben für die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld erfassen oder Manuelle Eingaben für EEL verwenden aktivieren.

Mit Aktivierung eines der Kontrollkästchen wird der Monat in Abhängigkeit vom Beginn der Mutterschutzfrist ermittelt und vorbelegt.

Sie müssen den Monat ändern, wenn in dem Monat kein Arbeitsentgelt erzielt wurde.

Felder Laufendes Brutto tatsächlich > Erfassen Sie den tatsächlichen Brutto-Verdienst.

Die Eingabe ist nur nötig, wenn diese Bedingungen zutreffen:

Bei Beendigung der Beschäftigung innerhalb der Mutterschutzfrist

Im Fall einer rückwirkenden Verdiensterhöhung im Monat vor Beginn der Frist, die aber erst nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit vereinbart worden ist

Umwandlung eines laufenden Entgelts im Rahmen einer betrieblichen Altersvorsorge (bAV)

Arbeitsentgelt bei Transfer-Kurarbeitergeld erfassen



Feld Gezahltes Transfer-Kurzarbeitergeld Es handelt sich dabei um das tatsächlich zugeflossene Transfer-Kurzarbeitergeld.

> Wenn ein Systemwechsel stattfindet, muss dieses Feld erfasst werden.



Wenn der Monat, für den das Transfer-Kurzarbeitergeld zu melden ist, von Lohn und Gehalt berechnet, kann der Betrag automatisch ermittelt werden.

Feld Brutto-Soll Arbeitsentgelt Es handelt sich dabei um das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall erzielt hätte. Mehrarbeit und Einmalzahlungen zählen nicht dazu.


Wenn der Monat, für den das Transfer-Kurzarbeitergeld zu melden ist, von Lohn und Gehalt berechnet, kann der Betrag automatisch ermittelt werden.

Feld Individuelles Netto aus dem Brutto-Soll Es handelt sich dabei um das fiktive individuelle Nettoentgelt, das aus dem Brutto-Soll Arbeitsentgelt errechnet wird. Der Wert kann nicht automatisch berechnet werden.

Es handelt sich nicht um das Netto-Soll Entgelt aus der Kug-Berechnung.

> Wenn das Brutto-Soll Arbeitsentgelt existiert, muss das Feld erfasst werden.

Feld Brutto-Ist Arbeitsentgelt Es handelt sich dabei um das in dem Anspruchszeitraum tatsächlich erzielte Bruttoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers zuzüglich aller ihm zustehenden Entgeltanteile. Bei der Ermittlung des Ist-Entgelts wird einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nicht berücksichtigt.


> Wenn der Arbeitnehmeranspruch auf ein Arbeitsentgelt hat, das noch nicht ausgezahlt wurde, muss dieses Feld erfasst werden.

Feld Individuelles Netto aus dem Brutto-Ist Es handelt sich dabei um das tatsächlich erzielte Nettoarbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Der Wert kann nicht automatisch berechnet werden.

> Wenn im Monat des Beginns der Arbeitsunfähigkeit oder im letzten Entgeltabrechnungszeitraum Transfer-Kug gezahlt wurde, muss das Feld erfasst werden.


2.6 Rückgemeldete Informationen anzeigen

Rückgemeldete Informationen anzeigen

Vorgehen:Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz, Registerkarte Rückgemeldete Informationen.

Gruppe Rückmeldungen zur Höhe der Entgeltersatzleistungen

Element Funktion

Feld Aktenzeichen SV-Träger Zeigt das vom Sozialversicherungsträger ermittelte und rückgemeldete Aktenzeichen.

Feld Höhe der täglichen Entgeltersatzleistungen brutto Zeigt die vom Sozialversicherungsträger rückgemeldete tägliche Höhe der Entgeltersatzleistungen brutto an.

Feld Höhe der täglichen Entgeltersatzleistungen brutto Zeigt die vom Sozialversicherungsträger rückgemeldete tägliche Höhe der Entgeltersatzleistungen netto an.

Gruppe Ansprechpartner der Krankenkasse Zeigt die Daten des Ansprechpartners der Krankenkasse an.

Gruppe Rückmeldungen zum Ende der Entgeltersatzleistung

Element Funktion

Feld Aktenzeichen SV-Träger Zeigt das vom Sozialversicherungsträger ermittelte und rückgemeldete Aktenzeichen.

Feld Beginn der EEL laut Krankenkasse Zeigt den vom Sozialversicherungsträger rückgemeldeten, ggf. abweichenden Beginn der Entgeltersatzleistungen an.

Feld Ende der EEL laut Krankenkasse Zeigt das vom Sozialversicherungsträger rückgemeldete Ende der Entgeltersatzleistungen an.

Liste Grund für Beendigung der EEL Zeigt den vom Sozialversicherungsträger rückgemeldeten Grund für das Ende der Entgeltersatzleistung an.

Gruppe Ansprechpartner der Krankenkasse Zeigt die Daten des Ansprechpartners der Krankenkasse an.

2.7 Fehlzeiten in den Kalender übernehmen

Achtung


Die Übernahme oder Erfassung der Daten in die Kalendererfassung ist für eine korrekte Abrechnung zwingend erforderlich.

Auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Stammdaten | Besonderheiten | Mutterschutz können Sie über die Schaltfläche Übernahme Kalender folgende Zeiträume in den Kalender übernehmen:

Mutterschutzfrist

Wenn Sie neue oder geänderte Werte zum Zeitraum der Mutterschutzfrist in den Kalender übernehmen möchten, dann wählen Sie die Schaltfläche Übernahme Kalender. Lohn und Gehalt ermittelt dann bei der nächsten Abrechnung die tatsächlichen Sozialversicherungstage des Monats und rechnet die gespeicherten Festbezüge entsprechend der hinterlegten Teilmonatsformel um.

Nach der Übernahme ist der komplette Mutterschutzzeitraum im Fenster Kalender mit dem Ausfallschlüssel MS eingetragen.

Elternzeit

Wenn Sie neue oder geänderte Werte zum Zeitraum der Elternzeit in den Kalender übernehmen möchten, dann wählen Sie die Schaltfläche Übernahme Kalender. Lohn und Gehalt ermittelt bei der nächsten Abrechnung die tatsächlichen Sozialversicherungstage des Monats und rechnet die gespeicherten Festbezüge entsprechend der hinterlegten Teilmonatsformel um.

Für Zeiten der Elternzeit (Ausfallschlüssel EZ Elternzeit) wird für zukünftige Monate die Funktion Fortschreibung Unterbrechung auf Mitarbeiterebene unter Erfassen | Bewegungsdaten | Kalender aktiviert und das Ende der Elternzeit als Ende der Unterbrechung gesetzt.

Bei mehreren Elternzeitabschnitten kann die Funktion Fortschreiben nur für den 1. Elternzeitabschnitt aktiviert werden.

Elternzeiten nach dem 3. Lebensjahr des Kindes müssen Sie selbst in der Kalendererfassung eingeben. Verwenden Sie hierzu die Funktion Zeitraum erfassen.

Beschäftigungsverbot

Vollausfall

Die Zeiten des Beschäftigungsverbots werden automatisch übernommen.

Erfassungen erfolgen für eingegebenen Zeitraum mit Ausfallschlüssel ML nach den für die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter oder Mandanten hinterlegten Arbeitszeiten.

Teilausfall bei Zeitlohnempfängerin

Sie müssen das Beschäftigungsverbot manuell erfassen.

Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Bewegungsdaten | Kalender.

Erfassen Sie den Arbeitsausfall an den einzelnen Arbeitstagen mit dem Ausfallschlüssel ML Mutterschutzlohn/Beschäftigungsverbot, die Anzahl der Arbeitsstunden und eine Lohnart für die Bezahlung, z.B. Standardlohnart 3340 Mutterschutzlohn. An arbeitsfreien Tagen, z.B. Wochenende, darf der Ausfallschlüssel ML Mutterschutzlohn/Beschäftigungsverbot bei einem Teilausfall nicht erfasst werden.


Teilausfall bei Monatsvergütung


Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Bewegungsdaten | Kalender.

Erfassen Sie den Arbeitsausfall an den einzelnen Arbeitstagen mit dem Ausfallschlüssel ML Mutterschutzlohn/Beschäftigungsverbot und die Anzahl der Arbeitsstunden. Bei einem Teilausfall von einzelnen Stunden pro Tag erfassen Sie den Ausfallschlüssel ML nur für die tatsächlichen Ausfallstunden. Arbeitsfreie Zeiten, z. B. Wochenenden, dürfen nicht mit Ausfallschlüssel ML erfasst werden.

Die Erfassung erfolgt in der Regel ohne Lohnart. Lohn und Gehalt errechnet gemäß den Arbeitszeiten, die mit Ausfallschlüssel ML erfasst wurden, den Erstattungsbetrag aus der Monatsvergütung.

Wenn ein Arbeitsausfall wegen Beschäftigungsverbot nur für einen Teil des Tages vorliegt, geben Sie im Feld Tage einen Wert kleiner 1,00 ein. Geben Sie neben den Ausfallsfallstunden auf Grund des Beschäftigungsverbots zusätzlich noch die tatsächlich an diesem Tage gearbeiteten Arbeitsstunden mit dem Ausfallschlüssel 1 ein.

Entgeltausfall


Wählen Sie auf Mitarbeiterebene Erfassen | Bewegungsdaten | Monatserfassung.

Erfassen Sie den Betrag des Verdienstausfalls, z.B. entgangene Nachtzuschläge. Verwenden Sie dafür z.B. die Standardlohnart 3330 Mutterschutzlohn Betrag.

Wie Sie Fehlzeiten manuell erfassen, erfahren Sie unter: Kalender.

2.8 Weitere Themen rund um den Mutterschutz prüfen

Entgeltersatzleistungen (EEL) und AAGÜber die Schaltfläche Übersicht Rückmeldung EEL/AAG können Sie die von der Sozialversicherung zurückgemeldeten Meldungen sehen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Entgeltersatzleistungen (EEL).

Kostenträger- und KostenstellenverteilungSie können die Mitarbeiterin im Mutterschutz einer Organisationseinheit (Kostenträger und Kostenstelle) zuordnen. Legen Sie die entsprechende Organisationseinheit vorher auf Mandantenebene unter Erfassen | Mandantendaten | Organisationseinheiten | Kostenstellen an.

Weitere Informationen finden Sie unter: Kostenstellen/Kostenträger.

3 Weiterführende Informationen

3.1 Abweichende Angaben zum Mutterschaftsgeld bei Begrenzung der Erstattung auf die BBG


Laut Gesetz darf im U2-Erstattungsverfahren weder beim Beschäftigungsverbot noch beim Zuschuss zum Mutterschaftsgeld die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung angewendet werden. Das BSG-Urteil vom 13.12.2011 (B 1 KR 7/11 R) bestätigt die Unzulässigkeit der BBG-Begrenzung bei U2.

Einige Kassen haben die Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung jedoch in ihren Satzungen festgelegt.

Aufgrund der gesetzlichen Regelung erfolgt grundsätzlich keine Begrenzung auf die BBG, auch wenn dies in der ITSG-Beitragssatzdatei in den Institutionen im DATEV Arbeitsplatz hinterlegt ist.

Wenn die Begrenzung auf die BBG berücksichtigt werden soll, können Sie dies bei den betroffenen Krankenkassen festlegen.

3.2 Mutterschaftsgeld bei privat versicherten und geringfügig beschäftigten ElternteilenSchwangere Arbeitnehmer, die nicht selbst Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind (z. B. privat Krankenversicherte oder in der Gesetzlichen Krankenversicherung familienversicherte), erhalten Mutterschaftsgeld in Höhe von insgesamt höchstens 210 EUR.

Zuständig hierfür ist das Bundesversicherungsamt (Mutterschaftsgeldstelle). Informationen und Antragsformulare für das Mutterschaftsgeld stehen auf der Internetseite des Bundesversicherungsamts zur Verfügung.

Um von der Umlagekasse eine Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschutz zu erhalten, wie z. B. den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder das Entgelt während Beschäftigungsverbot, ist ein AAG-Antrag erforderlich.

EEL-Meldungen wegen Mutterschaftsgeld nur bei gesetzlicher und freiwilliger Krankenversicherung erstellt werden.

3.3 Standard-Entlohnung und Berechnung des Zuschusses zum MutterschaftsgeldDas Netto-Arbeitsentgelt pro Kalendertag ist für Versicherte mit der Entlohnungsform „Gehalt“ durch 90 Tage (Monat 30 Tage) zu teilen. In allen anderen Fällen (z. B. Stundenlohn, Tagelohn) sind die tatsächlichen Kalendertage des jeweiligen Berechnungszeitraums zu berücksichtigen. Ändert sich die Entlohnungsform innerhalb der drei Monate, ist die Berechnung ab dem Zeitpunkt der Änderung anzupassen. Für Mutterschutzzeiträume vor dem 01.01.2019 wurde unabhängig von der Entlohnungsform grundsätzlich durch 90 dividiert.

> Erfassen Sie bei dem austragenden Elternteil die Standardentlohnung (unter Stammdaten | Beschäftigung | Tätigkeit Registerkarte Organisationseinheiten), ggf. mit Änderungen ab Beginn der letzten drei abgerechneten Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist. Die Standardentlohnung wird im AAG- und EEL-Verfahren benötigt.

3.4 Umlageverfahren U2Das Umlageverfahren U2 ist ein Ausgleichsverfahren für Aufwendungen bei Mutterschutz.

Erstattungsfähige Aufwendungen

Der Arbeitgeber bekommt von der Kasse folgende Aufwendungen erstattet:

Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld,

Lohnfortzahlung während eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz (Mutterschutzlohn),

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.


Bemessungsgrundlage für die Beitragsberechnung

Die Bemessungsgrundlage für die Beitragsberechnung ist das rentenversicherungspflichtige Brutto-Arbeitsentgelt der lohnfortzahlungsberechtigten

Arbeitern

Auszubildenden

Angestellten

Das gilt auch, wenn kein austragender Elternteil im Betrieb beschäftigt ist.

4 Weitere Informationen

Rechtliche Hintergründe im ThemenlexikonMutterschaftsgeld

Elternzeit

Mutterschutz

Mutterschutzfrist

Mutterschutzlohn

Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

Beispiele und LösungenArbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld berechnen

Beschäftigungsverbot abrechnen - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1002467)

Begrenzung der U2-Erstattung auf die BBG (Beispiele für Lohn und Gehalt) (Dok.-Nr. 1002468)

Tätigkeit in Elternzeit abrechnen - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1002430)

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